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San José, 15 de noviembre del 2018AI-INF-030-2018

Señor:Nogui Acosta JaénViceministro de Ingresos

ASUNTO: Informe final de control interno sobre la atención y trámite de los casos enviados por la Dirección de Fiscalización a la Dirección Normativa de la DGA.

Estimado señor:

Nos permitimos presentarle el informe de control interno, sobre estudio especial realizado en la Dirección Normativa de la Dirección General de Aduanas (DGA), en atención a Directriz de ese Despacho Nº DVMI-0127-2018, de fecha 17 de mayo del 2018. Este informe contiene en el apartado de resultados los aspectos de control interno, que fueron evaluados y sobre los cuales se formulan acciones de mejora.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implementación de las recomendaciones. Para tales efectos, considerar lo dispuesto en el Manual de Atención de Informes de la Contraloría General de la República y de la Auditoría Interna, establecido en el Ministerio de Hacienda.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Auditoría Interna, dentro del plazo señalado la decisión que se tome respecto a las recomendaciones que se plantean en el presente informe, así como el Plan de Acción y el cronograma respectivo que se defina para su efectivo cumplimiento y el seguimiento que le corresponde a esta Auditoría Interna.

Dejándolo informado para la toma de decisiones, se suscribe.

Atentamente,

Juan de Dios Araya NavarroDirector

Ce: JAN/oma/mmc/lop/rscSra. Rocio Aguilar Montoya, Ministra de Hacienda.Criterio de auditoría N° 033_ Procedimientos administrativos en Normativa DGA.Estudio 015-2018

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: (506)2222-4486 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

INFORME DE CONTROL INTERNO SOBRE LA ATENCIÓN Y TRÁMITE DE LOS CASOS

ENVIADOS POR LA DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN A LA DIRECCIÓN NORMATIVA

DE LA DGA

AI-INF-030-2018

AUDITORÍA INTERNANoviembre, 2018

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO...................................................................................................................................... i

1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................1

1.1. Origen...........................................................................................................................................................1

1.2. Objetivo.........................................................................................................................................................1

1.3. Alcance.........................................................................................................................................................1

1.4. Comunicación oral de resultados.....................................................................................................................1

1.5. Normativa relacionada con control interno........................................................................................................1

2. RESULTADOS................................................................................................................................................2

2.1. Generalidades................................................................................................................................................2

2.2. Aspectos de coordinación y comunicación entre Dirección General de Aduanas con las direcciones de

Fiscalización y Normativa.........................................................................................................................................4

2.3. Sobre la atención del oficio N°DGA-440-2005 de la Dirección General..............................................................5

2.4. Sobre los expedientes que tienen pendiente el acto final y en plazo de prescripción............................................7

2.5. Sobre la atención de los recursos de reconsideración por parte de la DN............................................................8

2.6. Sobre los expedientes remitidos a cobro judicial...............................................................................................9

2.7. Sobre la necesidad de revisar la evaluación y administración de los riesgos en la DGA........................................9

2.8. Sobre el seguimiento a los servicios preventivos emitidos durante el desarrollo de este estudio..........................11

3. CONCLUSIONES.........................................................................................................................................13

4. RECOMENDACIONES...............................................................................................................................14

ANEXO N° 1..........................................................................................................................................................17

ANEXO N° 2..........................................................................................................................................................18

ANEXO N° 3..........................................................................................................................................................19



AI-INF-030-2018 Pág. i

INFORME DE CONTROL INTERNO SOBRE LA ATENCIÓN Y TRÁMITE DE LOS CASOS ENVIADOS POR LA DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN A LA DIRECCIÓN NORMATIVA DE LA DIRECCION GENEAL DE ADUANAS

RESUMEN EJECUTIVO

El presente estudio especial se realiza a solicitud del Despacho del Viceministro de Ingresos, contenida en la Directriz Nº DVMI-0127-2018, de fecha 17 de mayo del 2018, la cual fue incorporada en el Plan de Trabajo Anual del 2018 de esta Auditoría Interna. Estuvo a cargo del Lic. Moisés Mejías Cubero, Lic. Rafael Sariol Chacón y Lic. Luis Fernando Obando Peraza, con la supervisión del Lic. Oldemar Murillo Arce, Coordinador del Área de Auditoría de Ingresos.

El objetivo del estudio consistió en revisar el proceso de atención y trámite de un lote de 168 expedientes que trasladó la Dirección de Fiscalización a la Dirección Normativa, con el propósito de verificar si estos son gestionados de conformidad con la normativa aduanera que regula esta materia.

Durante la revisión de estos expedientes, se determinaron algunas debilidades de control, que a continuación se detallan: A lo interno de la Dirección General de Aduanas no se tienen definidos los mecanismos de coordinación y

comunicación entre el Director General, Dirección de Fiscalización y Dirección Normativa, lo anterior, porque no hay un proceso de realimentación del estado de los casos en trámite.

Los órganos fiscalizadores de la DGA especialmente la Dirección de Fiscalización no están cumpliendo con lo indicado en el oficio N° DGA-440-2005 del 11 de noviembre del 2005, debido a que se determinaron casos que fueron devueltos a esta oficina por estar mal motivados; y porque están remitiendo expedientes a la Dirección Normativa con un plazo menor a tres meses antes del vencimiento de la DUA, situación que genera que al final del procedimiento ordinario, algunos expedientes sean resueltos por el Tribunal Aduanero Nacional (TAN ) a favor del importador.

El Departamento de Procedimientos Administrativos de la Dirección Normativa no atiende los casos determinativos ordinarios dentro de los plazos legales establecidos en la Ley N° 7557, Ley General de Aduanas, definidos en los artículos 196, y 204.

Se detectó por parte de esta Auditoría Interna un error en un certificado de adeudo elaborado por la Dirección Normativa y remitido al Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda.

Se determina que la Matriz del Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional “SEVRI” de los periodos 2015 al 2017 realizada por la Dirección General de Aduanas, no identifica el riesgo que se está presentando en esta Dirección desde el año 2008. en cuanto al tema de “Prescripción de expedientes en los departamentos normativos de la DGA.

Se evidencia que a la fecha de este informe la Dirección General Aduanas no ha subsanado el riesgo de pérdida por deterioro de los 302 expedientes que mantiene archivados, en condición inapropiada en la Aduana Central, situación comunicada oportunamente en el servicio preventivo de advertencia N°AI-AD-018-2018 de cita.

Se evidencia que la Dirección General de Aduanas mediante oficio N°DGA-PC-250-2018 de fecha de 18 de octubre del 2018 establece un plan de acción para establecer los mecanismos de coordinación y comunicación entre el Ministerio de Hacienda y la Procuraduría General de la República, con el fin definir trazabilidad del proceso de denuncias relacionadas con el fraude fiscal.

Por último, se determina que la situación señalada en el informe preventivo de advertencia N°AI-AD-020-2018, no fue atendida por la Dirección General de Aduanas de forma objetiva e imparcial, debido a que se le asignó su análisis al mismo funcionario que incurrió en la práctica incorrecta, Resolver que además, fue revisada por el Jefe del Departamento de Procedimientos Administrativos y aprobada por el Director de Normativa.

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno de la Dirección General de Aduanas, se incluyen una serie de recomendaciones tendientes a subsanar las condiciones determinadas en el apartado de resultados de este informe.



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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se realiza en atención a Directriz del Despacho del Viceministro de Ingresos Nº DVMI-0127-2018, de fecha 17 de mayo del 2018, la cual fue incorporada en el Plan de Trabajo Anual del 2018 de esta Auditoría Interna, para el Área de Ingresos.

1.2. Objetivo

Verificar el proceso de atención y trámite de los expedientes que la Dirección de Fiscalización traslada a la Dirección Normativa, con el propósito de verificar si estos son gestionados de conformidad con la normativa aduanera que regula esta materia.

1.3. Alcance

Comprendió la revisión de un grupo de 168 expedientes que la Dirección de Fiscalización trasladó a la Dirección Normativa durante el período 2008 al 2015, según reporte incluido en el oficio Nº DF-128-2018 de fecha 15 de mayo de 2018, firmado por la Directora de Fiscalización, donde se exponen diversos aspectos, que fundamentaron la revisión por parte de esta instancia fiscalizadora.

El desarrollo del estudio se realiza de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público, emitida por la Contraloría General de la República.

1.4. Comunicación oral de resultados Los resultados de este informe fueron comunicados el 09 de noviembre del 2018 al señor Nogui Acosta Jaén, Viceministro de Ingresos y se contó con la presencia del Lic. Wilson Céspedes Sibaja, Director General de Aduanas, y el Lic. José Ramón Arce Bustos, Subdirector General de Aduanas, quienes expresaron sus comentarios y observaciones, los cuales se incluyen en el Anexo N°1 de este informe.

1.5. Normativa relacionada con control interno

Con el propósito de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el trámite que le corresponde dar a la Administración, con los informes y plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado.

“Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de




auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

2. RESULTADOS

Seguidamente se exponen los hallazgos relevantes en aspectos de control interno, determinados en el desarrollo del estudio.

2.1. Generalidades

La Dirección de Fiscalización, de la Dirección General de Aduanas, de acuerdo con sus competencias puede supervisar, fiscalizar, verificar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones aduaneras, y en aquellos casos cuando se establezca que no se cancelaron los tributos debidos, deberá proponer al sujeto pasivo la regularización de su situación, y en el supuesto de que el sujeto pasivo no acepte regularizar su situación, la autoridad aduanera seguirá el procedimiento administrativo ordinario establecido en la ley N°75571, Ley General de Aduanas, título III, tal como se indica en el artículo 24 bis “Regularización”, que dispone lo siguiente:

“Artículo 24 bis Regularización. /…En el supuesto de que el sujeto pasivo no acepte regularizar su situación, la autoridad aduanera seguirá el procedimiento administrativo ordinario establecido en esta ley.”

Por su parte el Decreto Ejecutivo N° 34475-H, sobre la “Reforma al Reglamento a la Ley General de Aduanas”2 establece en su artículo 9º—Competencias de la Dirección Normativa, señala lo siguiente:

“Es competencia de la Dirección Normativa brindar asesoría jurídica directa a la Dirección General así como al Servicio Nacional de Aduanas, aplicando el criterio institucional; establecer la correcta y uniforme aplicación e interpretación de las normas aduaneras, tributarias y no tributarias que regulan el ingreso, permanencia y salida de las mercancías del territorio aduanero nacional, bajo los principios de facilitación y desarrollo del comercio nacional e internacional, y tramitar los procedimientos administrativos, sean determinativos o sancionatorios contra auxiliares, producto de informes de otras Direcciones, incluso dictar el acto de apertura en tales procedimientos”.

1 Publicada en la Gaceta 212 del 08 de noviembre del 1995, versión de la norma 8 de 8 del 19 de octubre del 2015.2 Publicado en la Gaceta N°83 del 30 de abril del 2008.




En el mismo orden de cosas, en el ejercicio de su competencia y en la parte que interesa la Dirección Normativa le corresponde realizar las siguientes funciones, tal como se señala en el Decreto de cita, específicamente en el artículo 9 bis, que se transcribe:

“Funciones de la Dirección Normativa: l. Preparar para la firma del Director General los proyectos de resolución de los procedimientos sancionatorios contra los auxiliares y de determinación de la obligación tributaria aduanera, así como de todos los actos derivados de éstos. // m. Dar seguimiento a los asuntos de su competencia, que estén siendo ventilados en los tribunales de justicia, con el fin de coordinar y recomendar las acciones administrativas y/o judiciales pertinentes”.

Para cumplir sus funciones, la Dirección Normativa está a cargo de un Director y se encuentra conformada por dos departamentos:

Departamento de Asesoría. Departamento de Procedimientos Administrativos.

El Decreto Ejecutivo N° 34475-H antes mencionado, establece en su artículo 12, que el Departamento de Procedimientos Administrativos tiene como competencia lo siguiente:

“Su ámbito de competencia es la materia sustantiva aduanera. Se enfoca a la defensa jurídica a nivel administrativo del Servicio Nacional de Aduanas y de los intereses fiscales vinculados con el ámbito aduanero. Le corresponde la preparación del acto de apertura e instruir los procedimientos administrativos determinativos y sancionatorios, generados por informes de fiscalización del nivel central rector o por las aduanas en el caso de infracciones sancionables con suspensión. Su competencia se extiende a dar seguimiento y colaboración en los procedimientos instruidos en etapas o instancias ulteriores, tanto en sede administrativa o judicial, incluyendo el seguimiento a la etapa de ejecución de los actos finales y cobratorios”.

El Departamento de Procedimientos Administrativos está a cargo de un jefe y le competen las siguientes funciones de interés, conforme al Decreto Ejecutivo N° 34475-H, artículo 13, según se transcriben:

“a. Tramitar los procedimientos administrativos determinativos y sancionatorios del nivel directivo y central rector, sus incidencias; preparar los proyectos de resolución, los recursos propios de la fase recursiva y dar el trámite que corresponda a los recursos de apelación para ante el Tribunal Aduanero Nacional, con exclusión de los procedimientos propios del régimen disciplinario. // e. Dar seguimiento a los procedimientos en que interviene, ordenando la ejecución, cobro, recaudación y la cancelación de los créditos fiscales o multas, con excepción de los procedimientos iniciados por las aduanas. // g. Implementar una base de datos que contenga información sobre el estado de los expedientes administrativos de procedimientos ordinarios y sancionatorios a cargo del departamento, así como mantener la actualización de dicha base.”

2.2. Aspectos de coordinación y comunicación entre Dirección General de Aduanas con las direcciones de Fiscalización y Normativa

De acuerdo con oficio N°DF-128-2018 de cita, la Dirección de Fiscalización señala a su Despacho que:

“Mediante oficio N° DF-108-2016 de fecha 04 de mayo de 2016 procedió a solicitar a la Dirección Normativa información sobre el estado de 360 expedientes remitidos durante el periodo 2008 – 2015…” y que “Pese a múltiples recordatorios efectuados a la Dirección Normativa, así como exhortos en ese sentido dirigidos al Director General de Aduanas es hasta el día 20 de abril de 2018 que recibe respuesta de forma parcial”




Al respecto, se evidenció que efectivamente desde el 04 de mayo de 2016, la Dirección de Fiscalización ha estado solicitando a la Dirección Normativa la información relacionada con el estado de los expedientes objeto de ésta revisión y que dicha solicitud al no ser atendida, fue reiterada por esa Dirección en múltiples ocasiones no solo a los Directores Normativos sino también a los Directores Generales de Aduanas, según se observó en los siguientes oficios:

N°DF-174-2016 del 15 de junio de 2016 dirigido a Xinia Trigueros, Directora a.i. Dirección Normativa N°DF-030-2017 del 18 de enero de 2017 dirigido a José Ramón Arce Bustos, Director de Normativa N°DF-055-2017 del 8 de febrero de 2017 dirigido a Benito Coghi Morales, Director General de

Aduanas N°DF-146-2017 del 07 de abril de 2017 dirigido a Wilson Céspedes Sibaja, Director General de

Aduanas

Sobre el particular, es importante señalar que la situación expuesta evidencia la ausencia de mecanismos de coordinación y comunicación a lo interno de la Dirección General de Aduanas, dado que no hay un proceso de realimentación del estado actual de los casos que se tramitan, para la correspondiente y oportuna toma de decisiones que debe darse a lo interno de esa Dirección General.

En línea con lo anterior, también se evidenció que no obstante los esfuerzos realizados por la Dirección de Fiscalización para obtener dicha información, no fue sino hasta el 19 de abril de 2018 que mediante oficio N° DN-332-2018 que la Dirección Normativa remite información sobre estos expedientes a la Dirección de Fiscalización, señalado lo siguiente:

“…la información de un buen grupo de los expedientes solicitados, quedando pendiente por diversas circunstancias, como la actualización de estado, información insuficiente para ubicar el expediente, expediente no ubicado, etc. que estaremos realizando en un futuro próximo”

Sobre el particular, la norma 5.7 de Control Interno para el Sector Público (NCISP)3, emitida por la Contraloría General de la República, referente a las normas de sistemas de información, dispone lo siguiente:

“Norma 5.7: Calidad de la comunicación. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer los procesos necesarios para asegurar razonablemente que la comunicación de la información se da a las instancias pertinentes y en el tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios, según los asuntos que se encuentran y son necesarios en su esfera de acción. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo”.

Lo antes señalado materializa el riesgo que no se tenga certeza de la situación real de los expedientes que se trasladan a gestión ante la Dirección de Normativa, situación que va en detrimento de las acciones necesarias, para la recuperación de adeudos dejados de percibir por la Hacienda Pública, así como el incumplimiento de los objetivos estratégicos del Ministerio de Hacienda, en materia de captación y recuperación de tributos, no cancelados.

2.3. Sobre la atención del oficio N°DGA-440-2005 de la Dirección General

El 11 de noviembre del 2005, la Dirección General de Aduanas emitió el oficio N°DGA-440-2005, en este documento se establecen los requisitos mínimos que deberán cumplir los informes elaborados por la Dirección de Fiscalización, el Órgano Nacional de Valoración y Verificación Aduanera y todas las Aduanas

3 N-2-2009-CO-DFOE, emitidas por resolución R-CO-9-2009 del Despacho de la Contralora General de la República, el 26 de enero de 2009 y publicada en el Diario Oficial “La Gaceta” Nº 26 del 6 de febrero de 2009.




que remiten informes en ejercicio de sus competencias y que tengan como recomendación el inicio de los procedimientos administrativos ordinarios. Al respecto se determinó lo siguiente:

a) No remisión del expediente dentro del plazo mínimo definido

Sobre la remisión del expediente, la disposición contenida en el oficio°DGA-440-2005, dispone lo siguiente:

“…En razón de lo expuesto todos los informes deberán contener: 5- Los expedientes deberán ser enviados por la Oficina respectiva con un plazo de antelación de 6 meses cuando la interrupción de la prescripción para la determinación de la obligación tributaria se produzca con la notificación del acto final y de 3 meses cuando la interrupción de esta se produzca con la notificación del acto de inicio del procedimiento”.

De acuerdo con la revisión física del legajo del expediente N° DN-047-2012, se identificaron tres DUAs a saber el N°006-2008-014169 del 19 de febrero de 2008, N°005-2008-076234 del 28 de marzo de 2008 y N°005-2008-102649 del 28 de abril de 2008, los cuales de conformidad con la fecha de envío del expediente a la Dirección Normativa, no se ajusta al plazo mínimo de tres meses antes del vencimiento , sin considerar que la interrupción de la prescripción para la determinación de la obligación tributaria se produce con el acto de apertura.

Lo expuesto, ocasiona que se materialice el riesgo de prescripción y por tanto afecta la recuperación de adeudos. Este riesgo se maximiza si consideramos la gran cantidad de expedientes que se tramitan en la Dirección Normativa, y se potencia aún más si las oficinas de origen remiten casos con DUAs fuera del plazo o con un plazo menor a los 3 meses antes del vencimiento.

b) Expedientes mal motivados por la oficina de origen

Sobre la motivación de los expedientes, el oficio N° DGA-440-2005 precitado, señala:

“…En razón de lo expuesto todos los informes deberán contener: 1.- Con el fin de lograr una correcta intimación e imputación se deberá hacer una relación oportuna, expresa, clara, y circunstanciada de los hechos y consecuencias legales. Así como la debida justificación y explicación que originan los cargos efectuados y que permitan arribar a las conclusiones y recomendaciones efectuadas en el informe. Asimismo, se deberá individualizar al presunto infractor relacionándolo con la calificación legal del hecho, señalando los fundamentos de derecho y la sanción a la cual podría ser sometido. 2-Motivación: Otro aspecto a tomar en cuenta en el caso de los cambios de fracción arancelaria, es el hecho de que no basta la indicación de la nueva fracción que técnicamente le corresponde a la mercancía, siendo importante incorporar una explicación técnica (criterio merceológico), en la que se indique específicamente el por qué se descarta la fracción declarada por el consignatario y porque procede tal cambio, así como la base legal que lo sustente”.

En línea con lo anterior, se revisó 187 expedientes, determinándose que 9 cuentan con resolución del Tribunal Aduanero Nacional a favor del importador, y de los cuales 6 presentan el error de estar mal motivados desde la oficina de origen, situación que conlleva a la nulidad del acto, cuando son alegados a través del recurso de reconsideración y apelación ante la Dirección Normativa y ante el Tribunal Aduanero Nacional. A continuación en el Cuadro N°1 se detallan los 6 casos:

CUADRO N°1SOBRE LOS EXPEDIENTES MAL MOTIVADOSN° expediente Monto ¢




DN-0145-2012 1 1.588.045,70DN-153-2012 132.089.275,58DN-0514-2008 47.268.578,00DN-0001-2009 18.839.727,97DN-0301-2009 2 3.875.536,21Total General 203.661.163,46

Fuente: Elaboración propia a partir de la información proporcionada por la Dirección Normativa.

La situación antes descrita, conlleva que se materialice el riesgo de recursos dejados de percibir, por errores un expediente mal motivado, situación que ocasiona nulidades del acto administrativo, provocando que la Administración incurra en gastos sobre un caso cuya gestión no va prosperar en la recaudación efectiva de tributos.

c) No validación de los expedientes por parte de la Dirección Normativa

Actualmente el Departamento de Procedimientos Administrativos de la Dirección Normativa no tiene establecida como sana práctica, realizar la validación de los requisitos mínimos que deben contener los expedientes remitidos por los Órganos Fiscalizadores, de conformidad con lo establecido en el oficio precitado (DGA-440-2005), que le permita asegurar razonablemente el cumplimiento de estos.

Sobre el particular, la norma 4.5 de Control Interno para el Sector Público (NCISP)4, emitida por la Contraloría General de la República, referente a las normas de actividades de control, dispone lo siguiente:

“4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones. / El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional…”

La ausencia de esta medida, aunada a la mala práctica de atender los casos al límite del cumplimiento del plazo para la prescripción, genera que en los expedientes que presenten alguna omisión de forma o fondo, ésta no se tenga tiempo para que sea oportunamente subsanada por la oficina de origen, debido al corto tiempo existente entre el momento en que se determina y el vencimiento del plazo. Esta condición podría estar impactando la agilidad en la gestión realizada por el Dpto. de Procedimientos Administrativos, así como la recuperación de los tributos dejados de percibir por el Estado.

2.4. Sobre los expedientes que tienen pendiente el acto final y en plazo de prescripción

La Ley N°7557, Ley General de Aduanas, que en su artículo 196, sobre “Actuaciones comunes del procedimiento ordinario”, establece que la Administración dispone de un plazo de 3 meses para resolver y dictar el acto final, una vez cumplido el plazo y evacuadas las pruebas, según se transcribe a continuación:

“Artículo 196.- Actuaciones comunes del procedimiento ordinario. Para emitir cualquier acto que afecte derechos subjetivos o intereses legítimos, deberán observarse las siguientes normas básicas: a) La apertura del procedimiento, de oficio o a instancia de parte, debe ser notificada a las personas o entidades que puedan verse afectadas. b) En el acto de notificación se otorgará un plazo de quince días hábiles para presentar los alegatos y las pruebas respectivas. La autoridad aduanera que instruya el procedimiento podrá prorrogar, mediante resolución motivada, de oficio, o a instancia de parte interesada este plazo para los efectos de

4 N-2-2009-CO-DFOE, emitidas por resolución R-CO-9-2009 del Despacho de la Contralora General de la República, el 26 de enero de 2009 y publicada en el Diario Oficial “La Gaceta” Nº 26 del 6 de febrero de 2009.




presentación de pruebas. c) A solicitud de parte interesada, el órgano instructor dará audiencia oral y privada por un término de ocho días, una vez evacuadas las pruebas para que las partes desarrollen las conclusiones finales. d) Listo el asunto para resolver, la autoridad aduanera competente dictará la resolución dentro de los tres meses siguientes. La notificación debe contener el texto íntegro del acto.”

Del total de casos revisados en el estudio, según la muestra determinada, 25 expedientes tenían pendiente de elaborar el acto final, debido a que la Dirección Normativa tiene la práctica de emitir los actos finales en el último año del periodo establecido para la prescripción. Ver detalle en el anexo N°2 del presente informe.

La situación en comentario, genera el riesgo de que se venza el plazo establecido para prescripción, generando la posibilidad de que la contraparte en sus alegatos invoque el instituto de la prescripción, todo lo cual afectaría la eficiencia en la recaudación de los tributos aduaneros, sobre todo tomando en consideración que estos expedientes representan un monto total de impuestos dejados de percibir por el Estado de ¢237.325.348,54 (doscientos treinta y siete millones trescientos veinticinco mil trescientos cuarenta y ocho colones con cincuenta y cuatro colones). Tómese en cuenta que la cantidad de expediente en esa condición puede ser aún mayor, dado que estos 25 determinados, corresponden de la muestra de 168 revisados, según lo dispuesto en la Directriz Nº DVMI-0127-2018, de fecha 17 de mayo del 2018 del Despacho del Viceministro de Ingresos.

2.5. Sobre la atención de los recursos de reconsideración por parte de la DN

La Ley N°7557, Ley General de Aduanas, en su artículo 204, sobre “Impugnación de actos de la Dirección General de Aduanas”, establece que la Administración dispone de un plazo de 2 meses para resolver los recursos de reconsideración, a partir de la fecha de la interposición del recurso. A continuación se transcribe el artículo de cita:

“Artículo 204.- Impugnación de actos de la Dirección General de Aduanas. Contra los actos dictados directamente por la Dirección General de Aduanas, cabrán los recursos de reconsideración y de apelación para ante el Tribunal Aduanero Nacional; ambos recursos serán potestativos y deberán interponerse dentro del plazo de los quince días hábiles siguientes a la notificación del acto recurrido. La Dirección General de Aduanas deberá dictar el acto que resuelva el recurso de reconsideración, dentro de dos meses contados a partir de la interposición del recurso. La fase probatoria del recurso de apelación se tramitará de conformidad con el artículo 201 de esta ley. (Así reformado por el artículo 4° de la ley N° 9069 del 10 de setiembre del 2012, "Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria")”

El no cumplimiento de este plazo, violenta el principio constitucional de “justicia pronta y cumplida”, tal y como lo ha indicado el Tribunal Contencioso Administrativo, según se detalla:

“…En tales circunstancias se quebranta de forma grosera el principio de justicia pronta y cumplida establecido en el artículo 41 constitucional aplicable en materia administrativa y el principio de seguridad jurídica que obliga a la administración a resolver los procedimientos de manera ágil y célere, en tanto presupone que los procedimientos administrativos deben ser resueltos, en tesis de principio, por acto final, dentro de plazos razonables y proporcionales, evitando someter al destinatario a procedimientos infundadamente largos y tediosos. (…) En caso de determinarse la existencia de un plazo irracional y desproporcionado de duración del procedimiento administrativo, se genera un vicio en el procedimiento administrativo por infracción a los principios de impulso procesal, celeridad, concentración, siendo que una duración irrazonable del procedimiento puede llevar a la nulidad de lo actuado por la lesión al principio de justicia administrativa pronta y cumplida, que este Tribunal debe tutelar. Por ende, se presenta una deficiencia que da base a la invalidez de lo




actuado. Lo contrario llevaría a cohonestar procedimientos con plazos irrazonables sin consecuencia jurídica alguna, lo que desde luego, no puede tolerar este Tribunal…”. (Tribunal Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda Sección VIII, N° 128 -2015-VII).

Al respecto, se determinó que 21 expedientes del total de la muestra revisada, tienen pendiente por parte de la Dirección Normativa resolver los recursos de reconsideración interpuestos por las partes interesadas, ya que todos superan el plazo de 2 meses antes citado. Por ejemplo el expediente N°DN-0481-2015 cuyo recurso de reconsideración, fue presentado el 01 de setiembre del 2017, tiene más de un año esperando a que el recurso de reconsideración sea resuelto. Ver detalle en el Anexo N. 3.

Lo anteriormente expuesto, podría materializar el riesgo de pérdida de los tributos a cobrar, por nulidad del procedimiento determinativo ordinario, al no haber justicia pronta y cumplida por parte de la Administración. Esta situación genera además, un impedimento para que el Tribunal Aduanero Nacional disponga oportunamente de expedientes en Apelación que se eleven en alzada para resolver de ese Tribunal.

2.6. Sobre los expedientes remitidos a cobro judicial

De los 187 expedientes revisados se determinó que 19 expedientes, fueron remitidos al Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, sin embargo, se observa que el expediente N° DN-0483-2013 cuenta con un Certificado de Adeudo N°CERT-DN-023-2018 del 08 de febrero de 2018, donde se consigna el nombre de un Auxiliar de la Función Pública, que no tiene relación con este caso.

La situación comentada fue detectada por esta Auditoría Interna y motivó que la Dirección Normativa, emitiera un nuevo certificado de adeudo, para corregir este error material, condición que denota falta de cuidado y podría estarse presentando en otros casos, con el consiguiente perjuicio para el Ministerio.

Sobre el particular, la norma 5.6.1 de las Normas Generales de Control Interno para el Sector Publico emitida por la Contraloría General de la República, referente a sistemas de información, dispone lo siguiente:

“Norma 5.6.1.: La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente”.

Este tipo de inconsistencias puede generar que el proceso de cobro sea tramitado a la persona errónea, con absoluta nulidad y ocasionando gastos administrativos sobre un caso cuya gestión no conducirá a ningún resultado cobratorio y afectando la gestión y eficiencia del Departamento de Cobros Judiciales en la recuperación de adeudos.

2.7. Sobre la necesidad de revisar la evaluación y administración de los riesgos en la DGA

Si bien, la Dirección General de Aduanas dispone de un procesos de evaluación y administración de riesgos, tal como se observa en la Matriz del Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional “SEVRI” de los periodos 2015 al 2017, en esta no se identifica el riesgo que se está presentando en esta Dirección desde el año 2008 en cuanto al tema de “Prescripción de expedientes dentro de los Departamentos Normativos de la DGA”, y que de acuerdo con la Matriz, simplemente se limitan a indicar que los factores de riesgos son producto de una inadecuada conformación o mala identificación de los expedientes documentales. Esto a pesar que la situación real es otra, mucho más compleja y de mayor impacto. El Cuadro N°2 resume en la parte que interesa los resultados del SEVRI de la Dirección General de Aduanas del 2015 al 2017:




CUADRO N°2SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DE RIESGO INSTITUCIONAL SEVRI 2015 Y 2017

DIRECCIÓN GENERAL DE ADUANAS Factores del Riesgo

2015 y 2016 Nivel Riesgo Controles Existentes AccionesEscríbalos Valoración

Estructura ocupacional ineficiente Considerable Estudio de Cargas

de Trabajo. Regular

1. Implementar las recomendaciones del estudio de cargas de trabajo realizado por el Banco Mundial al Servicio Nacional de Aduanas.

Factores del Riesgo 2017 Nivel Riesgo Controles Existentes AccionesEscríbalos Valoración

Conformación inadecuada de los expedientes o mala identificación de los expedientes documentales

Alto

1. Base de datos de Excel con la asignación de expediente. 2. Seguimiento de los documentos a través de Intranet.

Alto

1. Capacitar a las Secretarias en el procedimiento de distribución y custodia de documentos.2. Crear las normas para la homologación del seguimiento de los expedientes.

Fuente: Información proporcionada por la Dirección de Planificación Institucional y por la Dirección General de Aduanas.

Lo anterior, no está de conformidad con la norma 1.8. de las NCISP5 que establece:

“1.8 Contribución del SCI al gobierno corporativo. El SCI debe contribuir al desempeño eficaz y eficiente de las actividades relacionadas con el gobierno corporativo, considerando las normas, prácticas y procedimientos de conformidad con las cuales la institución es dirigida y controlada, así como la regulación de las relaciones que se producen al interior de ella y de las que se mantengan con sujetos externos”.

El no tener identificado todos los riesgos de la Dirección General de Aduanas, como un proceso metodológico, técnico y objetivo, como herramienta de planificación, provoca una afectación en el cumplimiento de los objetivos institucionales de esa dependencia y a su vez en los objetivos estratégicos institucionales. Esto denota debilidades en la gestión de Gobierno Corporativo, que propicie trabajar de forma integrada, gestionando y administrando los riesgos institucionales, permitiendo su Administración, para una oportuna toma de decisiones.

Lo antes expuesto, genera el riesgo de pérdida de confianza en cuanto a la información que se dispone, afectando la gobernanza de la información, al no tenerse definida la trazabilidad y utilidad de esta, se afecta el buen control que se debe ejercer en esta importante gestión institucional, lo que tiene impacto en la recaudación de cobros de tributos no percibidos.

2.8. Sobre el seguimiento a los servicios preventivos emitidos durante el desarrollo de este estudio

De acuerdo con las competencias definidas en el artículo 22, inciso d) de la Ley General de Control Interno, esta Auditoría Interna emitió 3 servicios preventivos de advertencia durante el desarrollo del estudio, para efectos de apoyar la gestión de la DGA en apego a los objetivos del sistema de control interno. Dada la importancia de estos informes, se procede a describir las acciones propuestas por la Administración para su atención oportuna, en la implementación de las acciones correctivas que correspondían.

5 Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), publicada en La Gaceta No. 26 del 9/2/09.




a) Informe de advertencia N°AI-AD-018-2018

El 28 de agosto del presente año se emite informe de advertencia N°AI-AD-018-2018, en el cual se pone en conocimiento del Director General de Aduanas, la situación determinada en el archivo ubicado en las instalaciones de la Aduana Central, producto de la inspección realizada en dicho lugar se observaron 302 expedientes que permanecen archivados en un recinto sin ventilación y en condición de deterioro, por humedad y otros factores, poniendo en riesgo la documentación en esos expedientes consignada.

Dada esta situación, el Director General de Aduanas mediante oficio N°DN-761-2018 del 4 de setiembre del 2018, indica a la Gestora Administrativa Financiera de la Dirección General de Aduanas, que lo señalado en el informe de advertencia sobre este repositorio de información es de su competencia y con respecto al tema de tabla de plazos, la Dirección Normativa estará coordinando con el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos para realizar dicho trámite, para lo cual deberán remitir la propuesta de plan de acción al Área de Planificación Estratégica y Control de la gestión en un plazo de 10 días hábiles.

Dada lo anterior, la Gestora Administrativa Financiera de la DGA mediante oficio N°GAF-SNA-162-2018 de fecha 17 de setiembre del 2018, manifiesta:

“…esta Gestoría lo que ha hecho es colaborar con la Dirección General de Aduanas tratando de buscar una solución a la problemática de saturación de documentación. //Sin embargo, esta Gestoría no cuenta con espacios disponibles, ni condiciones para mantener la documentación tal y como lo establece el Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda, por esta razón copiamos al señor Denis Parra Mesen, Jefe del Departamento de Servicios, a fin de que brinde la colaboración para ubicar las cajas de la Dirección de Normativa en un espacio que reúna las condiciones necesarias de confidencialidad y conservación de los documentos”.

Sin embargo, las acciones indicadas en dichos oficios no han provocado un impacto de mejora, en las condiciones que fueron observadas y advertidas en el informe N°AI-AD-018-2018 de cita y por tanto, la documentación en los expedientes consignada, está expuesta al riesgo de pérdida y deterioro, pudiendo ocasionar serio perjuicio a los intereses de la Hacienda Pública.

b) Informe de advertencia N°AI-AD-019-2018

Durante la revisión del expediente N°DF-FE-AE-027-2012 se evidenció que actualmente no existe una trazabilidad del proceso de denuncias relacionadas con el fraude fiscal, la ausencia de mecanismos de coordinación y comunicación entre el Ministerio de Hacienda y la Procuraduría General de la República. En tal circunstancia la Auditoría Interna emitió el servicio preventivo de advertencia N°AI-AD-019-2018 de fecha de 3 de setiembre del 2018.

Al respecto, la Dirección General de Aduanas comunica mediante oficio N°DGA-PC-250-2018 de fecha 18 de octubre del 2018 el plan de acción para atender la debilidad expuesta.

c) Informe de advertencia N° AI-AD-020-2018

Se determinaron una serie de aspectos de riesgos relacionados con la gestión administrativa del expediente DN-0259-2015, lo cual conllevó a esta Auditoría Interna a emitir el servicio preventivo de advertencia AI-AD-020-2018 de fecha de 3 de setiembre del 2018, para evidenciar la presunta atribución de exceso de competencias y funciones por parte de los funcionarios del Departamento de Procedimientos Administrativos de la Dirección Normativa.




Lo anterior, se da porque durante la revisión del expediente N°DN-0259-2015 se observa que en el acto de apertura del procedimiento determinativo ordinario, correspondiente al Informe de Fiscalización N° DF-FE-RP-INF-006-2015 del 26 de enero de 2014, se excluyeron las líneas N°1 y N°2 de la Declaración Única Aduanera N°006-2013-080187 del 21 de mayo de 2013, por un monto de ¢198.231,95 (ciento noventa y ocho mil doscientos treinta y un colones con noventa y cinco céntimos), incluida en el informe de cita.

Al respecto, la Dirección Normativa indica que decidieron excluir las líneas de la citada DUA, por cuanto se consideró que el informe emitido por la Dirección de Fiscalización no contaba con los elementos suficientes para respaldar la condición de conexidad determinada por esa dependencia. Esta posición, provocó el vencimiento del plazo para prescripción de esa declaración, y también derivó en la necesidad de ajustar los tributos dejados de percibir por el Estado que habían sido determinados en el informe preparado por la Dirección de Fiscalización.

El informe preventivo de advertencia N°AI-AD-020-2018, fue remitido al Director General de Aduanas el lunes 4 de setiembre por el correo oficial de notificaciones de la DGA. Al respecto, se determinó que la respuesta dada por esa Dirección a esta advertencia mediante oficio N°DN-768-2018 de fecha de 10 de setiembre del 2018, no solventa el riesgo señalado, dado que las acciones que se pretenden establecer solo justifica la continuidad en la realización de esta mala práctica y no acciones, para determinar, si existió o no algún exceso de atribuciones, excluyendo las líneas, sin una debida argumentación del órgano técnico responsable.

Por último, llama la atención que esta medida, expuesta en el oficio N°DN-768-2018 de fecha de 10 de setiembre de 2018, fue atendida por el mismo funcionario al que se le detectó la presunta mala práctica y fue revisada por el Jefe del Departamento de Procedimientos Administrativos y aprobada por el Director de Normativa, y no por funcionarios independientes de los que participaron en la acción, para efectos de determinar objetivamente si se incurrió o no, en algún exceso de competencias, por no ser el órgano técnico, que tenía el deber de analizar y evacuar la acción, de excluir o no las citadas líneas de la Declaración Única Aduanera N°006-2013-080187 del 21 de mayo de 2013, por un monto de ¢198.231,95 (ciento noventa y ocho mil doscientos treinta y un colones con noventa y cinco céntimos).

La forma en que fue atendida esta advertencia, considera esta Auditoría que es contraria a lo señalado en la Directriz N°D-2-2004-CO6 “Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general”, sobre al punto 1.2 referente: “Objetividad e imparcialidad”, dispone lo que se transcribe a continuación:

“Los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos deben ser independientes de grupos de intereses internos y externos, así como también deben ser objetivos al tomar decisiones”.

Por lo indicado en este apartado 2.7 del presente informe, retomamos los literales a) y C) del presente informe, a fin de que se tomen las acciones correspondientes por parte de su Despacho y se analice objetivamente y en forma independiente, si se incurrió o no, en algún mal proceder.

3. CONCLUSIONES

Producto de la revisión efectuada, se concluye lo siguiente:3.1 Se evidencia la necesidad de definir a lo interno de la Dirección General de Aduanas mecanismos de

coordinación y comunicación entre los directores que conforman esa dependencia, que permita administrar los riesgos de incertidumbre, sobre la situación en que se tienen los casos que han sido remitidos a la Dirección Normativa, por parte de los órganos fiscalizadores. Ver punto 2.1 de este informe.

6 Publicado en la Gaceta No. 228 del 22 de noviembre del 2004




3.2 Se determina que los órganos fiscalizadores de la DGA especialmente la Dirección de Fiscalización no se están ajustando a lo indicado en el oficio N° DGA-440-2005 de cita, porque se determinaron casos que fueron devueltos a esta oficina por estar mal motivados; y porque están remitiendo expedientes a la Dirección Normativa con un plazo menor a tres meses antes del vencimiento de la DUA, lo cual expone a prescripción las acciones, con el consecuente perjuicio para la recaudación de esos tributos. Ver punto 2.2 de este informe.

3.3 Se evidencia que el Departamento de Procedimientos Administrativos de la Dirección Normativa no elabora el acto final del procedimiento determinativo ordinario dentro del plazo legal establecidos en la Ley N° 7557, Ley General de Aduanas, definido en el artículo 196, situación que genera que a la fecha del estudio se tenían, al menos 25 expedientes pendientes de elaborar el acto final. Ver punto 2.3 de este informe.

3.4 Se evidencia que el Departamento de Procedimientos Administrativos de la Dirección Normativa supera los 2 meses plazo para resolver el recurso de reconsideración, a partir de la fecha de la interposición del mismo, situación contraria a lo dispuesto en la Ley N°7557, Ley General de Aduanas, artículo 204, situación que genera que a la fecha del estudio, se tenían al menos 21 recursos de reconsideración pendientes de conocer. Ver punto 2.4 de este informe.

3.5 Se evidencia un certificado de adeudo con una inconsistencia que no fue detectada por la Dirección General de Aduanas, a pesar de que dicho trámite fue revisado por el Jefe del Departamento Procedimientos Administrativos y aprobado por el Director General de Aduanas a.i. Ver punto 2.5 de este informe.

3.6 La Matriz del Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional “SEVRI” de los periodos 2015 al 2017 realizada por la Dirección General de Aduanas, no identifica el riesgo que se está presentando en esta Dirección desde el año 2008. en cuanto al tema de “Prescripción de expedientes dentro de los Departamentos Normativos de la DGA, esto por cuanto los riesgos identificados en la Dirección Normativa puede afectar la gobernanza en el Ministerio de Hacienda y afectar, los intereses de la Hacienda Pública en cuanto a la captación de tributos. Ver punto 2.6 de este informe.

3.7 Se evidencia que a la fecha de este informe la Dirección General Aduanas no ha subsanado el riesgo de pérdida por deterioro de los 302 expedientes que se tienen archivados en forma insegura e inconveniente en la Aduana Central, situación expuesta en el servicio preventivo de advertencia N°AI-AD-018-2018 de cita. Ver punto 2.7 de este informe literal a).

3.8 Se determinó que la Dirección General de Aduanas mediante oficio N°DGA-PC-250-2018 de fecha 18 de octubre del 2018 estableció un plan de acción para establecer los mecanismos de coordinación y comunicación entre el Ministerio de Hacienda y la Procuraduría General de la República, con el fin definir la trazabilidad del proceso de denuncias relacionadas con el fraude fiscal. Ver punto 2.7 de este informe literal b).

3.9 Se comprobó que la situación señalada en el informe preventivo de advertencia N°AI-AD-020-2018, no fue atendida por la Dirección General de Aduanas, tal y como correspondía atender por una instancia independiente e imparcial, debido a que la acción fue propuesta por el mismo funcionario al que se le detectó dicha práctica, además, fue revisada por el Jefe del Departamento de Procedimientos Administrativos y aprobada por el Director de Normativa. Ver punto 2.7 de este informe literal c).

4. RECOMENDACIONES

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno institucional en las actividades que realiza la Dirección General de Aduanas, recomendamos según corresponda la implementación de las siguientes acciones de mejora:




Al Director General de Aduanas 4.1 Girar las instrucciones necesarias para que a lo interno de la DGA se definan los mecanismos de

coordinación y comunicación entre los órganos de fiscalización y la Dirección Normativa, a efectos que se adopte la sana práctica de informar sobre el estado de los casos en trámite en esta última.

4.2 Disponer a los Directores de los Órganos Fiscalizadores, el cumplimiento de lo indicado en el oficio N°DGA-440-2005 del 11 de noviembre del 2005, para que de esta forma, los informes de los expedientes remitidos a la Dirección Normativa sean bien elaborados y motivados, así como, enviados a esa Dirección con los tres meses de anticipación al vencimiento de las Declaraciones Únicas Aduaneras.

4.3 Ordenar al Director de Normativa, el cumplimiento de las siguientes acciones:

a) Definir los procedimientos o mecanismos de control necesarios, con el propósito de que todos los expedientes que ingresan a esa dependencia, por parte de los Órganos Fiscalizadores, sean revisados y documentados de acuerdo con los criterios definidos en el oficio N°DGA-440-2005 del 11 de noviembre del 2005, y de esta forma se comunique las razones que fundamentan el por qué el expediente es rechazado o devuelto a la oficina de origen, para que se subsanen los errores técnicos que presenten.

b) Ordenar que establezca los controles necesarios en el Departamento de Procedimientos Administrativos, de forma que se atiendan los casos determinativos dentro de los plazos legales establecidos en la Ley N° 7557, Ley General de Aduanas de acuerdo con los artículos 196 y 204.

c) Instruir para que proceda en forma inmediata a emitir los actos finales sobre los 25 expedientes que a la fecha de este estudio están pendientes de dicha gestión. La lista de expedientes en esta condición se detalla en el anexo N°2 del presente informe.

d) Ordenar para que en forma inmediata proceda a atender los 21 recursos de reconsideración que a la fecha están pendientes, y en los casos que además presenten apelación ante el Tribunal Aduanero Nacional sean remitidos a éste dentro de un plazo razonable. La lista de expedientes en esta condición se detalla en el anexo N°3 del presente informe.

4.4 Disponer que se revise la vigencia de los “Requisitos mínimos que deben cumplir los informes” definidos en el oficio N°DGA-440-2005 del 11 de noviembre del 2005, según los nuevos requerimientos de control y otras exigencias jurídicas, que sean necesarias.

4.5 Emprender las acciones correspondientes, para que el Jefe del Departamento de Procedimientos Administrativos y la Dirección General, se aseguren de manera razonable que la información consignada en los certificados de adeudo sea correcta, a fin de evitar que este tipo de inconsistencias se sigan presentando.

4.6 Ordenar a quien corresponda para que se mejore el proceso de gestión y administración de riesgos de sus actividades sustantivas, lo anterior, con el propósito de mejorar la confianza en la información que se dispone para la toma de decisiones en el Ministerio de Hacienda, para lo cual es importante, que se revise y capacite al personal, en las metodologías de valoración de riesgos, según los requerimientos del SEVRI Institucional y las directrices emitidas por la Contraloría General de la República.

A la Directora Administrativa Financiera

4.7 Girar instrucciones para que la situación expuesta en el apartado 2.7 literal a) de este informe, referente al estado de deterioro de los 302 expedientes que mantiene archivados la Dirección Normativa en la Aduana Central, sea resuelta de forma inmediata en forma coordina entre las dos dependencias, acorde con las disposiciones que contiene el Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda.




Al Viceministro de Ingresos:

4.8 Ordenar a quien corresponda, para que la situación de riesgo señalada en el servicio preventivo de advertencia N°AI-AD-020-2018 de fecha 3 de setiembre del 2018, sea revisada y analizada por una instancia independiente a la Dirección General de Aduanas, a efectos de determinar si lo actuado por parte del funcionario del Departamento de Procedimientos Administrativos de la Dirección Normativa está conforme a derecho o si requiere algún otro tipo de acción.

Por último, nos permitimos recordar que las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, debe dentro ese plazo señalado elevar las objeciones al Despacho de la Ministra con las objeciones y soluciones alternas, con copia a la Auditoría Interna, para el análisis y resolución definitiva.

En caso estar conforme, se solicita ordenar la implementación de las acciones que se recomiendan y que se presente, en el lapso de 10 días, el respectivo Plan de Acción, con el Cronograma de cumplimiento, para el seguimiento respectivo de esta Auditoría Interna.

Dejándolo informado, para la toma de decisiones.

Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirector

Lic. Oldemar Murillo Arce Lic. Moisés Mejías Cubero Coordinador Auditoría Área de Ingresos Profesional de Auditoría Interna 3




Lic. Rafael Sariol Chacón Lic. Luis Fernando Obando Peraza Profesional de Auditoría Interna 3 Profesional de Auditoría Interna 2

JDAN/OMA/mmc/rsc/lopCe: Sra. Rocio Aguilar Montoya. Ministra de Hacienda. Sr. Wilson Cespedes Sibaja. Director General de AduanasEstudio N°015-2018 Criterio de auditoría N° 033_ Procedimiento administrativo en la Dir. Normativa DGA.




ANEXO N° 1VALORACIÓN DE OBSERVACIONES A LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Comentarios Valoración1. Sobre el punto 2.2 de este informe, el MEE Nogui R. Acosta Jaén, Viceministro de Ingresos, manifiesta que el oficio N° DGA-440-2005 data de noviembre del 2005, es importante revisar y actualizar dicho documento.

Con respecto al comentario 1), no cambia el contenido del informe, más bien ratifica lo señalado por esta Auditoría Interna, y se va a ampliar la recomendación para que se revise y actualice el oficio N° DGA-440-2005 del 11 de noviembre del 2005.

2. Sobre los puntos 2.3 y 2.4 de este informe, el Lic. José Ramón Arce Bustos, Subdirector General de Aduanas, manifiesta que implementará la medida recomendada a partir de las nuevas entradas y de manera gradual sobre los rezagos.

Con respecto al comentario 2), no cambia el contenido del informe, más bien ratifica lo señalado por esta Auditoría Interna, en cuanto a la necesidad de establecer los controles necesarios en el Departamento de Procedimientos Administrativos, de forma que se atiendan los casos dentro de los plazos legales establecidos en la Ley N° 7557, Ley General de Aduanas, artículos 196 y 204.

3. Sobre el punto 2.7 literal c) de este informe, el Lic. José Ramón Arce Bustos, Subdirector General de Aduanas, solicita que se revise la terminología utilizada para describir el “abuso de competencias” por parte de los funcionarios del Departamento de Procedimientos Administrativos de la Dirección Normativa.

Con respecto al comentario 3), no cambia el contenido del informe, se considere la observación ya fue ajustado por parte de esta Auditoría Interna.

ANEXO N° 2DETALLE DE LOS 25 EXPEDIENTES QUE TIENEN PENDIENTE EL ACTO FINAL

# N° expediente DN Monto ¢




1 DN-062-2016 3 44.076.900,462 DN-062-2016 2 19.966.783,253 DN-062-2016 1 25.376.150,804 DN-0621-2015 1.486.606,205 DN-0499-2015 2 0.00 *6 DN-0220-2013 6 5.034.361,247 DN-0220-2013 7 453.477,488 DN-0220-2013 8 388.739,059 DN-0499-2015 1 3.491.496,15

10 DN-028-2015 257.326,7111 DN-0021-2015 23.605.989,8612 DN-0654-2014 960.959,1113 DN-0644-2013 3.352.941,8214 DN-0607-2013 40.989.383,1715 DN-0665-2015 5.210.729,4616 DN-0615-2015 1.981.129,3017 DN-0642-2015 8.144.620,6018 DN-0489-2015 432.041,2219 DN-0204-2015 15.344.363,2820 DN-0203-2015 29.793.620,4921 DN-0353-2015 586.977,8922 DN-0316-2015 1.931.254,3723 DN-0259-2015 651.966,2324 DN-0258-2015 1.398.068,8525 DN-0029-2015 2.409.461,55Total General 237.325.348,54

Fuente: Elaboración propia a partir de la información proporcionada por la Dirección Normativa.

* Este expediente está relacionado con el expediente DN-499-2015 1, por lo cual no se consigna monto para no duplicar el saldo.




ANEXO N° 3DETALLE DE LOS 21 EXPEDIENTES TIENEN PENDIENTE QUE SE LE RESUELVA EL RECURSO DE

RECONSIDERACIÓN# N° de Expediente Monto ¢

1 DN-0752-2012 10.550.810,682 DN-0221-2012 50.606.524,263 DN-0220-2013 3 1.877.766,074 DN-0220-2013 4 9.348.578,645 DN-0612-2015 4.663.777,296 DN-0481-2015 2.946.653,687 DN-163-2013

DN-477-2013 24.863.590,938 DN-0457-2012 1 11.309.460,339 DN-0457-2012 2 25.527.255,4710 DN-0236-2013 2 31.286.484,0711 DN-0141-2013 3 112.817.475,1412 DN-0141-2013 2 22.797.439,1413 DN-0137-2014 2 1.254.159,6214 DN-0880-2012 2 19.105.273,4215 DN-0589-2012 7.634.807,2016 DN-576-2012 15.686.155,3917 DN-0430-2012 1.173.304,4918 DN-432-2012 1.837.646,8719 DN-0385-2012 243.106.425,5020 DN-0431-2012 1.382.200,6021 DN-0392-2012 75.113.243,03

Total general 674.889.031,82Fuente: Elaboración propia a partir de la información proporcionada por la Dirección Normativa.



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