GUIDA DEL NOTAIO ALL’UTILIZZO E AL CONTROLLO DELLE PROCEDURE E DEGLI STRUMENTI INFORMATICI

IntroduzioneDematerializzazione File e programmi Atto notarile informaticoProceduraConservazione a normaPDF/A Firma digitaleCasi praticiMarca temporale

INTRODUZIONE

In una mia relazione “Dal notaio rurale al notaio informatico”, ormai di un decennio fà, concludevo che:L’informatica deve essere assunta dal Notariato in maniera diretta; esempi importanti di questa assunzione diretta ne abbiamo già: la Notartel, la RUN, la BDN, il notiziario CNN, la lista sigillo, i collegamenti alle banche dati esterne, il collegamento al CED della Cassazione; altri verranno tra poco: il modello unico informatico e la firma digitale; un altro epocale tra non molto: l’atto notarile informatico. In altri termini il Notaio, avvalendosi dell’informatica, deve essere in grado di controllare tutti i processi dello studio, proprio per assicurare quella qualità della prestazione che gli viene richiesta, prima che dalla parte, innanzi tutto dall’ordinamento giuridico, fonte della sua funzione.È quindi essenziale per il Notariato che la cultura informatica si espanda tra i notai, che questo bisogno di cultura informatica venga recepito da tutti, non solo da quei pochi notai autodidatti ma anche dalla maggioranza dei Notai, che deve riqualificare la propria cultura, dalle Scuole di Notariato che dovrebbero insegnare anche l’informatica notarile, dai Consigli Notarili che dovrebbero avere un notaio referente informatico, dal Consiglio Nazionale del Notariato che dovrebbe tenere dei corsi permanenti di aggiornamento dei referenti informatici, dalle Associazioni Sindacali tra Notai e da Federnotai, che dovrebbero “tastare il polso” del processo di informatizzazione culturale dei notai.

L’importante è che i notai non vengano abbandonati in balia delle software houses, che non diffondono cultura informatica, ma che anzi, per ovvi motivi, tendono ad alimentare l’ignoranza informatica.

Il problema è tornato ad essere attuale con l’avvento dell’atto notarile informatico,’ tantè che la Fondazione del Notariato ha iniziato a dedicarvi dei convegni:

L'atto notarile informatico: prime riflessioni sul D.Lgs. 110/2010 - Firenze 29 Ottobre 2010

e il CNN ha comunicato l’inizio dei corsi di divulgazione:

Ai PRESIDENTI deiCONSIGLI NOTARILIOggetto: Commissione Informatica: progetto di divulgazione sul territorioLa Commissione Informatica nella seduta del 18 novembre u.s. ha esaminato, tra gli altri punti all’ordine del giorno, la fattibilità di un progetto di formazione sui temi dell’informatica maggiormente connessi all’attività notarile e rivolto ai notai sul territorio.L’attività di progettualità, studio e approfondimento dei temi giuridici del “fenomeno informatica” è oggetto naturale della Commissione e non può non raccordarsi anche con un programma di formazione sulle modalità con cui le “conquiste” tecnologiche ci coinvolgono nel lavoro di tutti i giorni.Considerazione oggi più che mai attuale dopo l’introduzione nel nostro sistema dell’atto pubblico informatico.Da queste considerazioni è nata l’idea di Incontri di Formazione” che la Commissione intende realizzare proponendo momenti di approfondimento teorico e momenti più specialistici di tipo tecnico/pratico.Parte teorica:- formazione del documento informatico (firma, atto pubblico scrittura privata autenticata)- conservazione del documento informatico- copie ed estratti- trasmissione del documento (PEC)- sicurezza, protezione e riservatezza dei dati personali (sistemi di autenticazione ed autorizzazione, trattamento-informativa-consensoParte pratica:- firma ed autentica

- verifica della firma- richiesta di marca temporale- verifica di marca temporale- sistema di conservazione- utilizzazione della Pec (spedizione di un messaggio, verifica delle varie ricevute)- Consultazione online di archivi informatici (banche dati)- Consultazione di sistemi informatici giudiziari (PCT - Aste telematiche - segnalazioni antiriciclaggio)

DEMATERIALIZZAZIONE

Prima del computer la traduzione del pensiero in scritto non aveva intermediari: se dovevi scrivere “Notaio” lo si scriveva direttamente o a penna o a macchina su un foglio di carta.Se invece digito gli stessi caratteri su una tastiera di computer tramite un editor di testo (c.d. videoscrittura) scrivo con il linguaggio adoperato dal computer (linguaggio binario) in un file (termine inglese per "archivio"), ossia in un contenitore di informazione digitalizzata.Il file, infatti, è costituito da bit, da cifre binarie (in inglese "binary digit") ovvero uno dei due simboli del sistema numerico binario, classicamente chiamati zero (0) e uno (1), perché nel computer esistono sostanzialmente due stati: acceso=1 e spento=0.

La parola “Notaio” digitata sulla tastiera è costituita da sei caratteri stampabili ASCII (78 111 116 97 105 111)

  0 1 2 3 4 5 6 7 8 930       ! " # $ % & '40 ( ) * + , - . / 0 150 2 3 4 5 6 7 8 9 : ;60 < = > ? @ A B C D E70 F G H I J K L M N O80 P Q R S T U V W X Y90 Z [ \ ] ^ _ ‘ a b c100 d e f g h i j k l m

110 n o p q r s t u v w120 x y z { | } ~   € �130 ‚ ƒ „ … † ‡ ˆ ‰ Š ‹140 Œ � Ž � � ‘ ’ “ ” •150 – — ˜ ™ š › œ � ž Ÿ160   ¡ ¢ £ ¤ ¥ ¦ § ¨ ©170 ª « ¬ ® ¯ ° ± ² ³180 ´ µ ¶ · ¸ ¹ º » ¼ ½190 ¾ ¿ À Á Â Ã Ä Å Æ Ç200 È É Ê Ë Ì Í Î Ï Ð Ñ210 Ò Ó Ô Õ Ö × Ø Ù Ú Û220 Ü Ý Þ ß à á â ã ä å230 æ ç è é ê ë ì í î ï240 ð ñ ò ó ô õ ö ÷ ø ù250 ú û ü ý þ ÿ          0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

 

ed è rappresentata nel sistema binario da queste sei cifre: N o t a i o01001110 01101111 01110100 01100001 01101001 01101111che di solito vengono semplificate ricorrendo al sistema esadecimale in:4E 6F 74 61 69 6Fperché il sistema esadecimale utilizza 16 cifre (oltre a quelle da 0 - 9 usa anche A B C D E F per indicare: 10, 11, 12, 13, 14, 15).Per effettuare contestuali conversioni è utile questa web application: http://home2.paulschou.net/tools/xlate/

Il documento non è più incorporato nella carta ma in un file che potrà essere in tempo reale conservato, duplicato e trasmesso in una molteplicità di modi che assicureranno, secondo il rispetto delle regole di conservazione e dei piani di sicurezza, la “cultura” (anche nel senso etimologico di “coltivazione”) meglio della carta.

Anche la stampa su carta del testo conservato nel file non è altro che un processo digitale che tramite codifica consente alle stampanti di imprimere i caratteri sulla carta.

Peraltro la stampa su carta non è più necessaria per una comoda lettura: le tablet e gli e-book , sempre connessi ad internet, assicurano lettura e funzionalità migliori della carta, tant’è che anche le enciclopedie si sono dematerializzate trasferendosi sul web ed aumentano sempre di più i device e i lettori che consultano volumi di ogni tipo in formato digitale, come Adobe Digital Editions

La dematerializzazione dei documenti cartacei è un processo inarrestabile perché è un corollario del principio dell’entropia dell’universo.Se con ordine si intende uno stato dove è possibile in un sistema chiuso distinguere elementi dalle caratteristiche diverse e con disordine uno stato dove tutto risulta essere omogeneo, si comprende come l’universo (sistema chiuso) va verso uno stato di massimo disordine e quindi di massima entropia: cessa ogni spostamento ed ha luogo uno stato di equilibrio perenne.Se, quindi, in un archivio (sistema chiuso) continuo ad inserire documenti cartacei il disordine ossia l’entropia aumenta.A questo punto, per abbassare l'entropia, ossia il disordine dell’archivio, dovrei poter mettere in ordine.Ma è impossibile: l’archivio è talmente saturo da non consentire in esso alcun spostamento.

L’unica possibilità è di spostare i documenti dal sistema-archivio ad un altro sistema (quale è, ad esempio, il web): in questo modo diminuisco l'entropia dell’archivio a scapito di un altro sistema molto più capiente.

Anche il processo di dematerializzazione dell’attività notarile, con l’avvento dell’atto notarile informatico, sta per arrivare al traguardo: esisterà solo l’atto scritto in bit nella “nuvola” e le “sotto-scrizioni” saranno sostituite da una sequenza di firme digitali che altro non sono che file uniti ad altri file

DEMATERIALIZZAZIONE DELL’ATTIVITÀ NOTARILE

FILE E PROGRAMMI

Un programma predefinito è il programma utilizzato dal sistema operativo all'apertura di un determinato tipo di file, ad esempio un

file di testo, un file audio, un video, un'immagine o una pagina Web: ogni tipo di file è contraddistinto da una “estensione”, e anche ad un’icona, associata al programma che lo ha generato.

I tipi di file con cui il Notaio più frequentemente ha a che fare sono i seguenti:*.txt file di testo che vengono aperti dal programma Notepad (Blocco note)*.htm o html file di testo che contengono dei marcatori previsti da un apposito linguaggio e che vengono aperti dal browser (es: Internet Explorer)*.xml (eXtensible Markup Language, ossia “linguaggio a marcatori estensibile”) che vengono aperti da un apposito visualizzatore contenuto nel browser ma possono essere aperti ed editati come file di testo con Notepad *.pdf file visualizzabili con Adob Reader 9*. xps (Xml Paper Specification) è un formato di documento che consente di visualizzare, salvare, condividere, firmare digitalmente e proteggere il contenuto di un documento; con Windows è possibile creare un documento XPS tramite qualsiasi programma abilitato per la stampa, ma è possibile visualizzare, firmare e impostare le autorizzazioni per i documenti XPS solo tramite XPS Viewer incluso in Windows 7.*.doc, docx, oad, rtf, ecc. file generati da word processor (word 2003, word 2010, OpenWriter)*.p7m file generati da programma per la firma digitale (e-Sign, Dike, ArubaKey ecc.) *.tsd (TimeStampedData con documento e marca): produce un file in formato PKCS#7 adottato dalla normativa italiana come marca temporale con documento in allegato.*.jpeg (ma anche .jpg, .jfif, .jpg, .jpe (acronimo di Joint Photographic Experts Group); attualmente è lo standard di compressione delle immagini fotografiche più utilizzato; i “file immagini” (.bmp, .jpg, .gif, .png, .tiff, possono essere aperti e salvati con Paint*.tiff (Tagged Image File Format) è un formato grafico piuttosto diffuso e largamente utilizzato per lo scambio di immagini fra stampanti e scanner e si aprono e vengono anche convertiti in testo (OCR) con Microsoft Document Imaging oppure con Adobe Acrobat (Writer)

ATTO NOTARILE INFORMATICO

Decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 110 "Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, ai sensi dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69", pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 166 del 19 luglio 2010 (in vigore dal 3 agosto 2010),

Codice dell’Amministrazione digitale (d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e succ. modifiche)

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 1 aprile 2008 - Regole tecniche e di sicurezza per il funzionamento del Sistema pubblico di connettività previste dall'articolo 71, comma 1-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il "Codice dell'amministrazione digitale".

DECRETO PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 30 marzo 2009 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici.

«Art. 47-bis1. All’atto pubblico di cui all’articolo 2700 del Codice civile, redatto con procedure informatiche si applicano le disposizioni della presente legge e quelle emanate in attuazione della stessa.2. L'autenticazione di cui all'articolo 2703, secondo comma, del Codice civile, è regolata, in caso di utilizzo di modalità informatiche, dall'articolo 25 del decreto

Art. 20. - Documento informatico1. Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all'articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice.1-bis. L’idoneità del

legislativo 7 marzo 2005 n. 82.Art. 47-ter1. Le disposizioni per la formazione e la conservazione degli atti pubblici e delle scritture private autenticate si applicano, in quanto compatibili, anche ai documenti informatici di cui ai commi 1 e 2 dell'articolo 47-bis.2. L'atto pubblico informatico è ricevuto in conformità a quanto previsto dall'articolo 47 ed è letto dal notaio mediante l'uso ed il controllo personale degli strumenti informatici.3. Il notaio nell’atto pubblico e nell’autenticazione delle firme deve attestare anche la validità dei certificati di firma eventualmente utilizzati dalle parti.»;«Art. 52-bis1. Le parti, i fidefacenti, l’interprete e i testimoni sottoscrivono personalmente l’atto pubblico informatico in presenza del notaio con firma digitale o con firma elettronica, consistente anche nell’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa.2. Il notaio appone personalmente la propria firma digitale dopo le parti, l'interprete e i testimoni e in loro presenza.

«Art. 57-bis1. Quando deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo ad un

documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall’articolo 21.2. Abrogato3. Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici, nonché quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata, sono stabilite ai sensi dell’articolo 71. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico.5. Restano ferme le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali.5-bis. Gli obblighi di

documento informatico, il notaio ne allega copia informatica, certificata conforme ai sensi dell’ articolo 22, commi 1 e 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n 82.2. Quando un documento informatico deve essere allegato ad un atto pubblico o ad una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, il notaio ne allega copia conforme ai sensi dell’articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, formata sullo stesso supporto.»;

«Art.62-bis1. Il notaio per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, comma terzo, se informatici, si avvale della struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato nel rispetto dei principi di cui all’articolo 60 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Gli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma, depositati nella suddetta struttura costituiscono ad ogni effetto di legge originali informatici da cui possono essere tratti duplicati e copie.2. Il Consiglio nazionale del notariato svolge l’attività di cui al comma 1 nel rispetto dei principi di cui agli articoli 12 e 50 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle regole tecniche di cui all'articolo 71 dello stesso decreto e

conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell’articolo 71.

Art. 21. Valore probatorio del documento informatico sottoscritto.1. Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.2-bis). Salvo quanto previsto dall'articolo 25, le scritture

predispone strumenti tecnici idonei a consentire, nei soli casi previsti dalla legge, l'accesso ai documenti conservati nella struttura di cui al comma 1.3. Le spese per il funzionamento della struttura sono poste a carico dei notai e sono ripartite secondo i criteri determinati dal Consiglio nazionale del notariato, escluso ogni onere per lo Stato.

Art. 62-ter1. Nella struttura di cui al comma 1 dell’ articolo 62-bis il notaio conserva anche le copie informatiche degli atti rogati o autenticati su supporto cartaceo, con l’indicazione degli estremi delle annotazioni di cui all’articolo 23 del regio decreto legge 23 ottobre 1924, n. 1737, convertito dalla legge 18 marzo 1926, n. 562.2. Il notaio attesta la conformità all'originale delle copie di cui al comma 1, ai sensi dell’articolo 22 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Art. 62 –quater1. In caso di perdita degli atti, dei repertori e dei registri informatici, alla cui conservazione e tenuta è obbligato il notaio, egli provvede a chiederne la ricostruzione con ricorso al presidente del tribunale competente, ai sensi del regio decreto legge 15 novembre 1925, n. 2071.

private di cui all'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale.….Art. 22. - (Copie informatiche di documenti analogici).- 1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono

2. La ricostruzione degli atti di cui al comma 1 può essere altresì richiesta da chiunque ne ha interesse.3. Ai fini della ricostruzione possono essere utilizzate anche altre registrazioni informatiche conservate presso lo stesso notaio che ha formato l'atto ovvero presso pubblici registri ovvero, in mancanza, una copia autentica dello stesso da chiunque posseduta.4. Non si fa luogo al procedimento di ricostruzione se è disponibile una copia di sicurezza eseguita nell'ambito delle procedure di conservazione cui all'articolo 68-bis, comma 1.»;

«Art. 66-bis1. Tutti i repertori e i registri dei quali è obbligatoria la tenuta per il notaio sono formati e conservati su supporto informatico, nel rispetto dei principi di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.2. Il notaio provvede alla tenuta dei repertori e dei registri di cui al comma 1 avvalendosi della struttura di cui all'articolo 62-bis.3. Con uno o più decreti non aventi natura regolamentare del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro dell’economia e delle finanze, il Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione, il Ministro per i beni e le attività culturali ed il

estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite al sensi dell’articolo 71.3. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5.5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico

Ministro per la semplificazione normativa, sentiti il Consiglio nazionale del notariato il Garante per la protezione dei dati personali e la DigitPA, sono determinate le regole tecniche per la formazione e la conservazione dei repertori, per il controllo periodico del repertorio di cui all'articolo 68 del decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131, e per la ricerca nei repertori stessi delle annotazioni compiute dal notaio.Art. 66-ter1. La tenuta del repertorio informatico sostituisce gli indici previsti dall'articolo 62, sesto comma.»;Art. 68-bis. - 1. Con uno o più decreti non aventi natura regolamentare del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze, il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione e il Ministro per la semplificazione normativa sentiti il Consiglio nazionale del notariato ed il Garante per la protezione dei dati personali e la DigitPA, sono determinate, nel rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82: a) le tipologie di firma elettronica ulteriori rispetto a quella prevista dall'articolo 52-bis che possono essere utilizzate per la sottoscrizione dell'atto pubblico, ferma restando l'idoneità dei

oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.6. Fino alla data di emanazione del decreto di cui al comma 5 per tutti i documenti analogici originali unici permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico..Art. 23. - (Copie analogiche di documenti informatici). 1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del

dispositivi di cui all'articolo 1, comma 1, lettere q), r) e s), dello stesso decreto; b) le regole tecniche per l'organizzazione della struttura di cui al comma 1 dell'articolo 62-bis; c) le regole tecniche per la trasmissione telematica, la conservazione e la consultazione degli atti, delle copie e della documentazione di cui agli articoli 62-bis e 62-ter; d) le regole tecniche per il rilascio delle copie da parte del notaio di quanto previsto alla lettera c); e) le regole tecniche per l'esecuzione delle annotazioni previste dalla legge sugli atti di cui all'articolo 62-bis; f) le regole tecniche per l'esecuzione delle ispezioni di cui agli articoli da 127 a 134, per il trasferimento agli archivi notarili degli atti, dei registri e dei repertori formati su supporto informatico e per la loro conservazione dopo la cessazione del notaio dall'esercizio o il suo trasferimento in altro distretto. 2. Con decreto adottato ai sensi del comma 1 sono stabilite, anche al fine di garantire il rispetto della disposizione di cui all'articolo 476, primo comma, del codice di procedura civile, le regole tecniche per il rilascio su supporto informatico della copia esecutiva, di cui

documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico..Art. 23-bis.- (Duplicati e copie informatiche di documenti informatici).- 1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71.2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.Art. 24. - Firma digitale

all'articolo 474 del codice di procedura civile. 3. Agli atti e alle copie di cui agli articoli 62-bis e 62-ter si applicano le disposizioni di cui agli articoli 50-bis e 51 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Art. 68-ter1. Il notaio può rilasciare copie su supporto informatico degli atti da lui conservati, anche se l'originale è stato formato su un supporto analogico. Parimenti, può rilasciare copie su supporto cartaceo degli stessi atti, anche se informatici.2. Quando l'uso di un determinato supporto non è prescritto dalla legge o non è altrimenti regolato, il notaio rilascia le copie degli atti da lui conservati sul supporto indicato dal richiedente.3. Il notaio attesta la conformità del documento informatico all'originale o alle copie apponendo la propria firma digitale.».«Art. 731. Il notaio può attestare la conformità all'originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto ed a lui esibiti in originale o copia conforme.».

1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata.2. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.Art. 25. - Firma autenticata1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di firma avanzata autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.2. L'autenticazione della firma elettronica anche mediante l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa o qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell’eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.3. L'apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale ha

l'efficacia di cui all'articolo 24, comma 2. 4. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato altro documento formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata dell'originale, secondo le disposizioni dell'articolo 23, comma 5.

Art. 71 - Regole tecniche1. Le regole tecniche previste nel presente codice sono dettate, con decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la pubblica amministrazione e l’innovazione, di concerto con i Ministri competenti, sentita la Conferenza unificata di cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, ed il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, previa acquisizione obbligatoria del parere tecnico di DigitPA.….

Codice CivileArticolo 2699 Atto pubblico.L'atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli

pubblica fede nel luogo dove l'atto è formato.Articolo 2700 Efficacia dell'atto pubblico.L'atto pubblico fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti. Articolo 2703 Sottoscrizione autenticata.Si ha per riconosciuta la sottoscrizione autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.L'autenticazione consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare la identità della persona che sottoscrive.

Modifiche ed integrazioni al Codice dell'amministrazione

digitale (DLGS 30 dicembre 2010 n. 235)

(1) la validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne consentono l'identificazione nei sistemi informativi - attualmente definita "autenticazione informatica" - viene ribattezzata "identificazione informatica". L'espressione "autenticazione informatica" viene mantenuta, ma cambia significato, concentrandosi sull'oggetto della validazione (il documento informatico) e non più sul soggetto (ed indicherà,

dunque, la validazione del documento informatico attraverso l'associazione di dati informatici relativi all'autore o alle circostanze, anche temporali, della redazione). (2) vengono introdotte le nuove definizioni di: copia informatica di documento analogico; copia informatica di documento informatico e duplicato informatico; vengono altresì specificati la relativa efficacia probatoria o gli obblighi di conservazione. 3) si verifica un incremento delle tipologie delle firme, che passano da 3 a 4, con la nuova firma elettronica avanzata che va affiancarsi alle preesistenti firma elettronica, firma elettronica qualificata e firma digitale. Secondo la relazione illustrativa, la nuova definizione di forma elettronica avanzata corrisponde perfettamente, nella sostanza, all'analoga definizione contenuta nella direttiva europea n. 93 del 1992. Si ritiene opportuno accogliere nell'ordinamento italiano tale tipologia di firma elettronica poiché, in relazione all'evoluzione tecnologica, si può oggi concretamente configurare una serie di soluzioni tecniche che, senza giungere a configurare una vera e propria firma digitale o qualificata (cioè basata su un certificato qualificato) può comunque mettere a disposizione dell'utente (e fra questi delle pubbliche amministrazioni) strumenti di firma di buon livello di sicurezza e attendibilità, che si pongono come strumenti atti a semplificare, e quindi a favorire, l'uso delle nuove tecnologie.

firma elettronica avanzata insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;firma elettronica qualificataun particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;firma digitaleun particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un

insieme di documenti informatici.

Quindi sono previste quattro firme elettroniche:

1) firma elettronica semplice: insieme di dati associato ad un altro insieme di dati, utilizzati come metodo di identificazione informatica (es: password, firma biometrica)Per l’atto notarile informatico è sufficiente anche una firma elettronica consistente nell’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa: ciò, come rileva la Relazione al decreto, “al fine di incentivare l’utilizzo delle tecnologie informatiche da parte della generalità dei cittadini, rendendo così possibile, anche a soggetti che non siano in possesso di firma digitale o altri strumenti qualificati, di sottoscrivere l’atto pubblico informatico. La minore affidabilità delle firme elettroniche non qualificate viene superata dalla funzione del notaio, alla presenza del quale l’atto viene sottoscritto dalle parti”.

2) firma elettronica avanzata: può trattarsi, verificati i requisiti, dell’ OTP (One Time Password), ad esempio contenuta nella chiavetta utilizzata da alcune banche; come sia associata la firma elettronica avanzata al firmatario, la definizione non lo precisa.

3) firma elettronica qualificata: l’associazione al firmatario avviene attraverso un certificato qualificato;

4) firma digitale: firma elettronica qualificata basata su un sistema di crittografia a chiave pubblica apposta con smart card o token rilasciato dal certificatore qualificato

Art. 21. - Documento informatico sottoscritto con firma elettronica.1. Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo

di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.2-bis). Salvo quanto previsto dall'articolo 25, le scritture private di cui all'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale.

PROCEDURA

DOTAZIONE: portatile sul tavolo di stipula con replicatore di porte USB, collegato al lettore della smart card di firma del Notaio, alla LAN dello studio e possibilmente a Video Proiettore

APERTURA DELLA CARTELLA INFORMATICA relativa all’atto da stipulare contenente oltre alla minuta dell’atto in formato doc o simili, le visure catastali, le visure ipotecarie, i certificati camerali, le copie informatiche dei documenti di identità e dei codici fiscali, le copie informatiche dei certificati di destinazione urbanistica, i titoli di provenienza, ecc.

APERTURA DELLA MINUTA DELL’ATTO.DOC con Word per l’ inserimento delle dichiarazioni delle parti relative alle firme e alla chiusura dell’atto (vedi: prova.doc)

- eventuale apposizione di firma elettronica consistente nell’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa che può avvenire, se il computer è dotato di schermo touch-screen con un pennino ad hoc: lo schermo resistivo infatti si basa sulla pressione, permette di agire su punti molto piccoli, e si può usare sia con le dita che con il pennino. Oggi è già possibile usare il pennino con schermi capacitivi, ma è necessario un prodotto speciale che simula la conduttività dei tessuti umani. In alternativa la sottoscrizione autografa può essere apposta su un foglio di carta da trasformare tramite scanner in un file .tif o .pdf la cui immagine potrà essere catturata negli appunti di Windows con questo mio programma ScreenCapture.exeo con una simile utility presente in Windows 7SnippingTool.exeper essere poi incollata nel file di word nel punto esatto dove deve essere apposta la firma elettronica semplice.

- analfabeta con firma digitale: Tizio dichiara di essere analfabeta ma di poter apporre personalmente la propria firma digitale (sono necessari i testimoni perché il documento da firmare digitalmente deve essere controllabile mediante lettura da chi lo firma)

- analfabeta senza firma digitale: Tizio dichiara di non poter apporre la propria firma elettronica mediante acquisizione grafica perché analfabeta e di non essere dotato di dispositivi di firma digitale (a maggior ragione sono necessari i testimoni)

- cieco con firma digitale: Tizio dichiara di essere privo della vista ma di poter apporre personalmente la propria firma digitale (non sono necessari gli assistenti, secondo la Cassazione prevalente, ma sono necessari i testimoni perché il documento da firmare digitalmente deve essere controllabile mediante lettura da chi lo firma). È stato ipotizzato (L'accessibilità informatica dell'atto pubblico notarile dopo il D.Lgs. 110/2010 - Avv. Giorgio Rognetta (N.D.R.: nomen omen) che il notaio potrebbe trasferire il file contenente l'atto pubblico su un computer portatile del non vedente ove sia già installata la tecnologia assistiva e il software accessibile di firma, consentendo così al non vedente una autonoma e consapevole firma digitale (quest'ultimo caso rileva in particolare qualora il non vedente sia abituato ad utilizzare smart card e lettore sul suo portatile, anziché un dispositivo USB autoinstallante).

- cieco senza firma digitale: Tizio dichiara di non poter apporre la propria firma elettronica mediante acquisizione grafica perché privo della vista e di non essere dotato di dispositivi di firma digitale o di non essere in grado di utilizzare dispositivi di firma (a maggior ragione sono necessari i testimoni).

ALLEGATI CARTACEI - allegati che non devono essere firmati dalle parti (originale di procura speciale, copia autentica di procura generale, certificato di destinazione urbanistica, perizia giurata, ecc.): devono essere trasformati in documenti informatici (PDF/A-1b), unitamente alla certificazione di copia conforme, e firmati digitalmente dal Notaio (resta il problema dell’annotazione della lettera e del numero di repertorio).- allegati che devono essere firmati dalle parti (statuti, planimetrie, ecc.): possono essere trasformati in documenti

informatici (PDF/A-1b) e firmati digitalmente dalle parti e dal Notaio o, per evitare ulteriori firme, possono essere inseriti come file immagini nell’atto.doc prima della sua trasformazione in PDF/A.

LETTURA DELL’ATTO a video “mediante l’uso e il controllo personale degli strumenti informatici” dopo aver effettuato le correzioni ed inserito eventualmente gli allegati: ritengo anch’io, come Petrelli, ammissibile la lettura di un supporto cartaceo, che il notaio abbia personalmente stampato in presenza delle parti, ma, se proprio si vuole conservare questo antico rapporto tattile del Notaio con la carta, per assicurare la necessaria “corrispondenza” tra il testo letto e quello che sarà firmato digitalmente è da ritenere, se non necessaria, per lo meno opportuna la contemporanea visualizzazione del testo del documento informatico tramite un videoproiettore.

TRASFORMAZIONE DELL’ATTO IN PDF/A: Word 2003 (Stampa - PdfCreator con settaggio delle Opzioni di salvataggio automatico)Word 2010 (Salva con nome - PDF - Opzioni)OpenWriter (Esporta nel formato PDF - Opzioni PDF)Mio programma PDFA - P7M.exe

APPOSIZIONE PERSONALE DI OGNI FIRMA DIGITALE: con dispositivo USB autoinstallante - previa visualizzazione del documento già firmato da altri firmatari con preventiva ed automatica verifica della catena dei firmatari (eccettuati i firmatari con firma grafica) - con conseguente creazione, ad ogni firma, di un nuovo file (matrioska.p7m)

APPOSIZIONE FINALE DELLA FIRMA DIGITALE DEL NOTAIO: previo inserimento personale ed alla presenza delle parti della sua Smart Card nel lettore

CREAZIONE DELL’ATTO NOTARILE INFORMATICO: Matrioska.p7m.

PROBLEMATICHE

Numero del Repertorio e della Raccolta: nell’atto notarile cartaceo vengono inseriti dopo la repertoriazione, ossia, con la

recente modifica, entro il giorno successivo alla stipula; con l’atto notarile informatico potranno essere inseriti solo come posteriori annotazioni, quando saranno regolamentate: altrimenti devono essere inseriti prima della firma del file.

Allegati: nell’atto notarile cartaceo vengono uniti all’originale dopo la repertoriazione indicando su ciascuno di essi la relativa lettera ed il numero di Repertorio; con l’atto notarile informatico gli allegati da firmare devono inseriti nell’atto stesso se si vuole evitare la creazione di un file a parte da firmare digitalmente da tutte le parti e dal Notaio e con conseguente impossibilità di apporre la prescritta annotazione.

Effetto Matrioska: il formato P7M imbusta il documento firmato in un nuovo file e così via: per accedere al documento firmato occorre, quindi, “sbustarlo”, con la conseguente duplicazione tra documento firmato e non firmato. Nel caso di documenti con più firme la duplicazione si moltiplica, essendo richiesti tanti sbustamenti quante sono le firme apposte al documento.Per giunta se all’atto notarile informatico devono essere uniti degli allegati firmati digitalmente (dal solo Notaio, o dalle parti e dal Notaio) o delle annotazioni, questa “unione” può avvenire solo tramite un file zip che sarà firmato dal Notaio digitalmente.

Con Adobe è possibile una gestione dell’aspetto visivo della firma digitale nel documento, che consenta cioè di associare all’operazione di firma digitale una rappresentazione grafica di informazioni mediante “campi firma” liberamente posizionabili all’interno delle pagine del documento e che permettono inoltre di contestualizzare l’apposizione di una firma digitale nel contenuto del documento, così come è naturale fare con un autografo su un documento cartaceo.

AUTENTICA DI FIRMA SU DOCUMENTO INFORMATICO

Perché il Notaio possa attestare che la firma apposta è stata verificata, più che alternativa sembrerebbe obbligatoria la seguente procedura:Documenti separati uniti mediante un unico zip (utilizzo standard winzip)La soluzione alternativa utilizzata si basa sulla predisposizione

dell’autentica in un separato file. Le parti appongono, quindi, alla presenza del notaio le loro sottoscrizioni sul documento precedentemente predisposto; il notaio verifica le firme apposte, redige il distinto documento di autentica e lo sottoscrive.Per assicurare il collegamento tra atto, firmato dalle parti, e autentica, firmata dal notaio, si ricorre allo standard winzip. La cartella compressa contenente atto e autentica firmati sarà a sua volta sottoscritta dal notaio per assicurare il collegamento.

CONSERVAZIONE A NORMA

Secondo il CNN lo scopo del sistema di conservazione a norma sarà “da una parte la fornitura ai singoli notai di un servizio che consenta la conservazione di documenti informatici che mantengano nel tempo piena validità giuridica, nel rispetto di una normativa generale del codice dell’amministrazione digitale e specifica della legge notarile, e dall’altra la formazione di un archivio generale e centralizzato dei documenti notarili, che sia gestibile unitariamente e sia utilizzabile dai notai, dagli enti esponenziali della categoria, ma anche dall’intera collettività, essendo destinato a confluire negli Archivi Notarili, così come avviene per gli atti cartacei.”Il Sistema web di Conservazione a Norma consiste nel mantenimento in un “archivio” degli atti e documenti relativi all’attività notarile, originariamente formati su supporto informatico o derivanti dalla conservazione di documenti analogici.Il delegato per l’attività di Conservazione, in nome e per conto del Responsabile della Conservazione, verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. La verifica avviene controllando automaticamente l’integrità dei file contenuti in ogni plico conservato e, ove tecnicamente possibile, che la rappresentazione informatica del documento sia conforme alla struttura prevista dal suo formato (documento ben formato).

In particolare, per i documenti rappresentati con file di tipo: PDF/A, viene verificato automaticamente che il file sia apribile e ben formato rispetto allo standard pubblicato; XML, viene verificato che il file sia apribile, che i caratteri in esso contenuti siano appartenenti allo standard di codifica adottato dal

sistema di Conservazione e che il loro numero risulti uguale a quello indicato nella dimensione del file, che sia ben formato rispetto allo standard XML e, eventualmente, che la sua struttura sia ammessa dallo schema (o dal DTD) ad esso associato; TXT, viene verificato che il file sia apribile, che i caratteri in esso contenuti siano appartenenti allo standard di codifica adottato dal sistema di Conservazione; RTF, viene verificato che il file sia apribile e ben formato e che i caratteri in esso contenuti siano appartenenti allo standard di codifica adottato dal sistema di Conservazione; JPEG, viene verificato che il file sia apribile e ben formato; P7M, vengono estratti dalla busta crittografica tutti i file “dati” corrispondenti ai documenti sottoscritti. Per ogni file si procede alla verifica dei formati associati; TSR, si verifica che il file sia apribile e ben formato rispetto allo standard tecnico prescritto dalla normativa vigente.

È, inoltre, verificata periodicamente la corretta funzionalità del sistema, dei programmi in gestione e degli applicativi di visualizzazione dei formati adottati.

PDF/A

In un file PDF è possibile incorporare metadati come titolo, autore, data di creazione e di modifica, oggetto, parole chiave, ecc. Si possono quindi classificare i documenti automaticamente in base ai metadati, senza la necessità di un intervento umano. Lo standard ISO 19005-1 definisce “un formato di file basato su PDF, conosciuto come PDF/A, che fornisce un meccanismo per la rappresentazione dei documenti elettronici in un modo che preservi il loro aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per la creazione, la memorizzazione e il rendering dei file”. Lo standard non definisce una strategia di archiviazione, né quali debbano essere gli obiettivi di un sistema di archiviazione. Identifica un “profilo” che assicura la riproducibilità dei documenti elettronici negli anni a venire.

Non tutti i formati PDF/A rispondono ai requisiti previsti dallo standard internazionale richiesti dal decreto; quindi è necessario assicurarsi che il file sia in formato PDF/A–1. Stante l’attuale disposto normativo e contrariamente a quanto precedentemente

previsto sia dalle istruzioni e dalla circolare Unioncamere non è più ammesso l’utilizzo del formato TIF, quale alternativa al PDF/A.(15/01/2009-ITL/ITNET)

Per creare file PDF/A si può ricorrere a vari programmi:-       Acrobat Writer-        Word 2010 (Salva con nome - PDF - Opzioni)-        OpenWriter (Esporta nel formato PDF - Opzioni PDF)-       PdfCreator: prova.doc

Il mio programma PDFA - P7M.exe consente, tramite la libreria di PdfCreator, la "conversione" non solo di file di testo (txt) o di word (doc o rtf) ma anche di file PDF normali in file PDF/A-1b che passino la verifica con l'apposito programma on line su Telemaco.

FIRMA DIGITALE

Un documento informatico è tale se firmato con una firma digitale e se sottoposto a verifica il controllo sia positivo, nel senso che il documento non è stato alterato e che il certificato di firma utilizzato è valido.Il software e-Sign recepisce le nuove regole tecniche emanate dal CNIPA ora DigitPA su alcune particolarità nella gestione della firma digitale qualificata (algoritmi crittografici, nuove modalità di controllo delle chiavi di cifratura), oltre a nuove e più evolute specifiche di utilizzo nell’ambito delle attività notarili, e aumenta il livello di sicurezza ed affidabilità degli oggetti firmati.La firma digitale viene realizzata facendo un riassunto del file (hash o digest) e successivamente cifrando questo riassunto con la chiave privata presente nel dispositivo del titolare. Il tutto viene poi ricomposto in un unico file. La precedente deliberazione prevedeva che il digest venisse creato con algoritmo SHA-1, che la cifratura fosse realizzata con algoritmo di RSA (Rivest-Shamir-Adleman) e che il documento iniziale insieme al certificato utente e alla firma venissero ricomposti in un file in formato pkcs#7. Le debolezze che sono state scoperte nell'algoritmo di digest SHA-1 hanno portato a prevedere l'introduzione della versione più robusta dello stessa famiglia di algoritmi, lo SHA-256; la cifratura viene effettuata con algoritmo RSA e chiave a 1024 e il tutto viene ricomposto nel formato CAdES (CMS Advanced Electronic

Signature), ritenuto indispensabile per rispettare le norme europee sulla firma digitale. Il formato pkcs#7 ora CAdES è il più diffuso. Le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di accettare almeno questo formato. Nella deliberazione però si fa riferimento anche al formato di firma PDF, chiamato PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) e XAdES (XML Advanced Electronic Signature), anche per questi lo SHA-1 è deprecato e il digest per la firma deve essere lo SHA-256.Ai sensi della normativa italiana vigente, il formato PDF è riconosciuto valido per la firma digitale a tutti gli effetti di LeggeIn riferimento alla Deliberazione CNIPA n.45/2009, il formato PDF (ISO/IEC 32000) è stato riconosciuto pienamente valido per la firma digitale ai sensi dell'Art. 21, comma 15. Sono riconosciuti il formato di busta crittografica e di firma sviluppati in conformità alle specifiche ETSI TS 102 778 (PAdES).

Il nuovo software, oltre a rispettare le specifiche pubbliche, è predisposto:- per gestire le firme nei formati PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) e XAdES (XML Advanced Electronic Signature); - per interfacciarsi con diverse tipologie di smartcard (opzione resa indispensabile dall’avvento dell’atto informatico e delle autentiche digitali);- per utilizzare diverse tecniche di imbustamento.Pur lasciando inalterato il procedimento di firma digitale, l’algoritmo di impronta SHA1 è sostituito con quello più robusto SHA-256; e il formato pkcs#7 lascia il posto al formato CAdES (CMS Advanced Electronic Signature), ritenuto più sicuro, flessibile e aderente alle normative europee sulla firma digitale.In vista dell’emanazione delle regole tecniche sull’atto informatico è alla prova un componente software integrabile con “e-Sign” in grado di dare una risposta tecnologica alla problematica delle autentiche notarili digitali. Tale prototipo, unendo le potenzialità e la flessibilità della firma XML e gli standard di imbustamento promossi da DigitPA, offrirà uno strumento di firma digitale a valore legale completo per la prassi di studio.

Il file con estensione -signed.pdf viene aperto direttamente da

Adobe Reader 9 che è in grado di verificare firme digitali nel formato PDF e di visualizzare il documento informatico oggetto della sottoscrizione.Attenzione: pur avendo installato Adobe Acrobat 9, cercando di aprire il file potrebbe comparire una schermata con le diciture “Almeno una firma presenta problemi” e “La validità della firma è sconosciuta”:Per verificare la firma digitale dei file pdf devono essere installati un apposito add-on e i certificati di firma: Adobe - lista certificati.pdf

Una firma XML è costituito dall’ elemento Signature nel http://www.w3.org/2000/09/xmldsig # namespace.

La struttura di base è la seguente:

<ds:Signature xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#"> <ds:SignedInfo> <ds:CanonicalizationMethod Algorithm="http://www.w3.org/TR/2001/REC-xml-c14n-20010315"/> <ds:SignatureMethod Algorithm="http://www.w3.org/2001/04/xmldsig-more#rsa-sha256"/> <ds:Reference URI=""> <ds:Transforms> <ds:Transform Algorithm="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#enveloped-signature"/> <ds:Transform Algorithm="http://www.w3.org/TR/2001/REC-xml-c14n-20010315"/> </ds:Transforms> <ds:DigestMethod Algorithm="http://www.w3.org/2001/04/xmlenc#sha256"/> <ds:DigestValue></ds:DigestValue> </ds:Reference> </ds:SignedInfo> <ds:SignatureValue>/ds:SignatureValue> <ds:KeyInfo> <ds:X509Data>

<ds:X509Certificate></ds:X509Certificate> </ds:X509Data> <ds:KeyValue> <ds:RSAKeyValue> <ds:Modulus></ds:Modulus> <ds:Exponent></ds:Exponent> </ds:RSAKeyValue> </ds:KeyValue> </ds:KeyInfo></ds:Signature>

La verifica della firma digitale può essere effettuata anche tramite il verificatore on line del CNN:http://vol.ca.notariato.it/o di Infocert:https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php

o tramite il mio programma PDFA - P7M.exe

Il Notaio, come tale, deve firmare con la Smart Card rilasciata dal CNN tramite il Presidente del suo distretto.I soggetti che utilizzeranno la firma digitale come privati devono dotarsi di dispositivi di firma, come quelli rilasciati da InfoCert o da ArubaKey (che è del tutto simile a e-Sign) da me utilizzato per le dimostrazioni.

CASI PRATICI

1) Certificazione di conformità di copia su supporto informatico ad atto notarile su sopporto analogico: copia per il Registro Imprese; copia su richiesta della parte (es: cieco)

L’attestazione non va a Repertorio; per le copie in bollo va fatta menzione del pagamento tramite F24

La presente copia su supporto informatico è conforme all’originale documento su supporto analogico in corso di registrazione e si rilascia per uso del Registro Imprese (BOLLO ASSOLTO AI SENSI DEL DECRETO 22/02/2007 MEDIANTE M.U.I. )Campobasso,

2) Certificazione di conformità di copia su supporto informatico a documento su supporto analogico esibito: copia di diploma, ecc.

L’attestazione non va a Repertorio; per le copie in bollo va fatta menzione del pagamento tramite F24

Art. 22. - (Copie informatiche di documenti analogici).- 1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.

3) Copia per immagine su supporto informatico (da allegare ad atto notarile informatico) di documento su supporto analogico: copia del certificato di destinazione urbanista o di procura da allegare ad atto informaticoAll’immagine va allegata la certificazione di conformità, che forse va a Repertorio

Art. 22. - (Copie informatiche di documenti analogici).-2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite al sensi dell’articolo 71.

4) Certificazione di copia su supporto analogico conforme a documento informatico, da cui è stata estratta previa verifica della firma digitale, da allegare ad atto notarile su supporto analogico: procura Unicredit

La certificazione va a Repertorio

Art. 23. - (Copie analogiche di documenti informatici). -1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

5) Duplicato di documento informatico da allegare ad atto notarile informatico: procura speciale informatica

È sufficiente controllare il formato e la validità del certificato di firma

Art. 23-bis.- (Duplicati e copie informatiche di documenti informatici).- 1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71.2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

6) atto pubblico o scrittura privata autenticata che non devono essere conservati a raccolta (esempio: atto di notorietà, procure per un unico atto - polizze fideiussorie autenticate, imprese familiari, quietanza autenticata per surroga)N.B. la procura speciale informatica da utilizzare per la stipula di un atto notarile può essere allegata ad un atto notarile nel suo formato analogico estratto, previa verifica con certificazione, adottando una particolare procedura:- il Notaio che riceve o autentica la procura speciale non può rilasciare alla parte la procura informatica, perché questa potrebbe duplicarla- il Notaio che riceve o autentica la procura speciale deve inviare tramite posta certificata la procura informatica al Notaio che deve stipulare l’atto previa richiesta di invio per posta certificata - il Notaio che riceve o autentica la procura speciale ad invio

effettuato deve conservare “a norma” la mail di richiesta e di risposta con invio.

MARCA TEMPORALEPer ovviare al problema della perdita di validità nel tempo del documento informatico, occorre poter dimostrare che esso è stato firmato anteriormente alla data di scadenza del certificato di firma e questo lo si ottiene con la marca temporale “il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi”;Il tempo, cui fanno riferimento le marche temporali è riferito al Tempo Universale Coordinato ed è assicurato da un sistema ridondante di antenne, sincronizzate tramite segnale satellitare GPS. Il file della marca ha estensione '.tsr'/'.tst'. La verifica di una marca temporale può essere fatta solo in presenza del documento su cui è stata apposta. Quindi i due file documento e marca (.p7m e .tsr) sono sempre associati.

Il servizio TSA (Timestamping Authority) è fornito da WebRA del Consiglio Nazionale del Notariato (per accedere inserire come username il proprio codice fiscale e come password quella ricevuta e modificata al primo accesso).

In e-Sign è possibile richiedere direttamente una marca temporale in due modi:1) Trascinando un file sull'icona dell'applicazione.2) Cliccando sull'icona dell'applicazione, si aprirà una finestra che ci consentirà di scegliere il file per il quale si intende richiedere la marca temporale alla TSAUna volta avviata l'applicazione, è possibile inserire i dati relativi alla TSA, ovvero la username e la password per la richiesta di marca temporale. Dopo aver inserito questi dati si dovrà selezionare il percorso dove si intende salvare il nuovo file.Di default questo è impostato nella stessa cartella del file originale.È possibile tramite menù a tendina selezionare il tipo di marca temporale desiderato:- Busta .M7M (busta m7m con documento e marca): produce un documento in formato MIME multiport (lo stesso formato delle e-mail con allegato),

- Busta .TSD (TimeStampedData con documento e marca): produce un file in formato PKCS#7 adottato dalla normativa Italiana come marca temporale con documento in allegato.- File .TSR (Marca temporale del documento): produce un file in un formato standard riconosciuto a livello mondiale, che però non ha alcuna visione del documento a cui afferisce, per cui non è presente il documento in allegato.