What You Need to Know aboutWhat You Need to Know about Project Workflow

Presented by:  Yoonsang Kim, PhD

Wi h ib i bWith contributions by:Mike Berbaum, PhDOksana Pugach, PhD

IHRP Methodology Research Core Chalk Talk, Feb. 12, 2012

D t t• Data managementdata entry, data cleaning, logic check, data dictionary

• Folder managementFolder managementfolder structure, file naming scheme, file ddescription

• Article sharingg• Digital repository

Data Management1 Data Entry1. Data Entry

• Decide how to enter the data in e‐form: MS ec de o to e te t e data e o : SAccess, REDCap, Epi Info, SPSS, Tele form

• Double‐Entryy• Set up some rules:

1. How to enter missing values (e.g, “.” or “‐99”)2. Do not enter text as a value if can avoid (e.g., for a 

dichotomous choice, enter 1 and 0)3 Data di tionar ( ersion 1)3. Data dictionary (version 1)

• Take a note if find inconsistent answers, possible errors etc (e g skip pattern)errors, etc. (e.g., skip pattern)

MS Access database

Data Management2 Data Cleaning2. Data Cleaning

• Double‐entry checkDouble entry check• Are the variables in the possible range? (e.g., age = 10)age = ‐10)

• Duplicate IDs? Missing IDs?• Program to prevent from entering implausible values; available in MS Access, REDCap

Data Management3 Logic Check3. Logic Check

• Skip pattern in the surveySkip pattern in the survey• Any inconsistent answers in related questions?

f i i f d hil d• If inconsistent answers found while data entry – One suggestion: enter the values marked in the 

l “l h k”survey. Fix it later via “logic check”– Another suggestion: program before data entry to 

tprevent

• Make a decision and stick to it

Data Management

• Keep the original/raw data & never overwriteKeep the original/raw data & never overwrite• Keep the data sets in each and every step• Keep all relevant codes and programsKeep all relevant codes and programs• Naming scheme for data files: e.g.,

dataname R for the raw datadataname_R for the raw datadataname_C for cleaned datadataname L for data after logic checkdataname_L for data after logic check

• Data Merge – keep the unique IDs in the same format (numeric or character) across all data sets( )

Data Management

SAS Enterprisep• Import data by drag and drop in the Process Flow window

• While reading the data, can modify the variable names and the formats

• Merge data sets using the Query Builder (same as• Merge data sets using the Query Builder (same as PROC SQL)

• Creating/recoding variables resembles SPSSg/ g• Shows “process flows” including reading in and merging data and computing statistics

SAS Enterprise Process Flow

SAS Enterprise Guide

• Using the SAS Enterprise Guide (Standford Univ)g p ( )http://www.stanford.edu/group/ssds/cgi‐

bin/drupal/files/Guides/Using_the_SAS_Enterprise_Guide_4.2_2011.pdf

I t t E t i G id (M i h I St t U i )• Intro to Enterprise Guide (Marasinghe, Iowa State Univ)http://www.stat.iastate.edu/homepages/mervyn/SAS_Works

hop/SAS%20Short%20Course EG 1 2012.pdfhop/SAS%20Short%20Course_EG_1_2012.pdfhttp://www.stat.iastate.edu/homepages/mervyn/SAS_Works

hop/SAS%20Short%20Course_EG_2_2012.pdf

Data Management4 Data Dictionary4. Data Dictionary

• Set up a file containing the short descriptionsSet up a file containing the short descriptions for variables and labels for values

• SPSS REDCap Epi Info create data dictionary• SPSS, REDCap, Epi Info – create data dictionary• SAS – PROC FORMAT

1. Permanent format – keep the format with the data (version conflict issue)

2. Temporary format – keep the program of PROCFORMAT

An Example of Data Dictionary 

Folder Management

Folder HierarchyOne exampleOne example

Investigatorg

Project 1 Project 2

Data Programs Results Grant Documents

Literature

Key: Build your own structure and stick to itTip: Do not make too many sub‐folders

Organizing FilesUse “header”

Organizing FilesHeader for a analysis report

Organizing FilesHeader for a analysis report

Organizing Files• Build your own file naming scheme or within a groupgroup

• Useful for writing/updating a grant proposal and manuscriptmanuscript

• ExamplesProjectname mm dd yy docxProjectname_mm‐dd‐yy.docxProjectname_yyyy‐mm‐dd.docxProjectname_YK_mm_dd_yy.docx

Organizing Files• Keep a file that describes files

Organizing Files

Hyperlink to project websitesyp p jHyperlink to the file

Organizing Articles

• EndNote Reference Manager ZoteroEndNote, Reference Manager, Zotero(www.zotero.org), BibTeX (www.ctan.org)

• A group library is useful• A group library is useful– I‐drive– Online group libraryOnline group library– Dropbox (www.dropbox.com)– Google Docs/Google Drive (drive.google.com, search doc with key words)

Dissemination

• Digital repository – UIC Indigo (indigo uic edu)Digital repository  UIC Indigo (indigo.uic.edu)Deposit (un)published research, working papers, technical reports, dissertations, etc.p , ,

http://indigo.uic.edu/handle/10027/7261

• DataData– PHI included? HIPPA compliant storageDe Identify before dissemination– De‐Identify before dissemination