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Einführung einer neuen

kaufmännischen SoftwareEine zeitgemäße kaufmännische Software vereinfacht die Abläufe im Büro und

erleichtert eine wirtschaftliche und gesetzeskonforme Betriebsführung.

Dieses Whitepaper begleitet die Inhaber kleiner und mittelständischer Hand-werksbetriebe durch alle Stufen der Einführung einer neuen kaufmännischen Software. Von der Ermittlung eines unternehmensspezifischen Anforderungs-profils bis hin zu der Auswahl der passenden Lösung, deren Inbetriebnahme

und Erweiterung werden alle Projektschritte systematisch beleuchtet. Konkrete Praxistipps erleichtern die Umsetzung. Erklärtes Ziel ist ein reibungsloser Umstieg

– bei möglichst geringen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft. Joachim Bley

WHITEPAPER | PRAXISLEITFADEN DIGITALISIERUNG IM HANDWERK

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Herausgeber und Verlag:Alfons W. Gentner Verlag GmbH & Co. KG Forststr. 131, 70193 Stuttgart

Postanschrift:Postfach 10 17 42, 70015 Stuttgart

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Redaktion:Redaktion haustec.de Verantwortlicher Stephan von Oelhafen Forststraße 131, 70193 Stuttgart Telefon: +49 (0)7 11 / 63 67 20 E-Mail: info@haustec.de

Autor:Joachim Bley

Layout und Gestaltung:haustec.de

Bezugsbedingungen:Die systematische Ordnung des Whitepapers sowie alle in ihr enthaltenen einzelnen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt.

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mebestimmungen ohne schriftliche Einwilligung des Verla-ges in irgendeiner Form – durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren – reproduziert oder in eine von Maschi-nen, insbesondere von Datenverarbeitungsanlagen, ver-wendbare Sprache übertragen werden.

Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen und dgl. in diesem Whitepaper berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne Weiteres von jedermann benutzt werden dürfen; oft han-delt es sich um gesetzlich geschützte eingetragene Waren-zeichen, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind.

IMPRESSUM

Inhalt Seite

I. Vorüberlegungen 3

Ein Projekt aufsetzen 3

II. Informationsbeschaffung/Beratung 5

Digitalisierungskompetenz aufbauen 5

III. Anforderungsprofil 6

Grundlegende Anforderungen klären 6

IV. Software-Auswahl 7

Die Software auswählen 7

V. Hardware-Voraussetzungen 8

Die Basis für eine erfolgreiche Software-Einführung schaffen 8

VI. Test-Phase 9

Praxistest durchführen 9

VII. Einführungs-/ Vorbereitungsphase 10

Den Software-Umstieg gründlich vorbereiten 10

VIII. Den Regelbetrieb starten 11

In das tägliche Geschäft einbeziehen 11

IX. Die nächsten Schritte 12

Die Digitalisierung fortsetzen 12

X. Zusammenfassung/ Die wichtigstens Tipps 12

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I. Vorüberlegungen

1. Ein Projekt aufsetzenMehr Angebote, mehr Baustellen, mehr Rech-nungen und mehr Buchungen... Dass Hand-werksbetriebe derzeit gut im Geschäft sind, zieht in deren Büros eine Menge Mehrarbeit nach sich. Darüber hinaus erhöhen gesetz-liche Vorschriften wie beispielsweise die Da-tenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektro-nischer Form sowie zum Datenzugriff “, kurz GOBD, die Komplexität in der Verwaltung.

Angesichts der Personalengpässe im Hand-werk können in erster Linie schlankere Abläu-fe und damit eine praxisgerechte Digitalisie-rung aus der Klemme helfen. Wer diese Ziele erreichen möchte, kommt an dem Einsatz ge-eigneter Software-Werkzeuge nicht vorbei.

1.1 Gute Planung ist wichtigDie Auswahl und Einführung einer neuen Software hat weitreichende Folgen für den Betrieb und die Mitarbeiter. Solche Projek-te verlangen eine durchdachte Planung. Ent-scheidungen sollten aufgrund von Fakten, im Dialog mit den Beteiligten und nach reiflicher Überlegung getroffen werden.

1.2 Den eigenen Ist-Zustand ermittelnDer Auswahlprozess beginnt mit einer inter-nen Bestandsaufnahme, die Klarheit bringt, wie die Abläufe im Büro bislang aussehen. Ty-pische Fragestellungen lauten hier:

• An welchen Stellen treten im Büroalltag Fehler oder Probleme auf?

• Wo müssen Daten doppelt erfasst werden?

• Was kostet unnötig Zeit? • Was stört die Mitarbeiter an den bisheri-

gen Abläufen? • Was wünschen sich Kunden und Ge-

schäftspartner für eine effizientere Zusammenarbeit?

Tipp: Der Ist-Zustand des eigenen Betriebs in Sachen Digitalisierung lässt sich am besten mit einem praxisgerechten Reifegrad-Check, der im Internet häufig kostenlos angeboten wird, ermitteln.

1.3 Optimierte Arbeitsabläufe entwickeln Eine gründliche Bestandsaufnahme liefert die Ansatzpunkte für die Ausarbeitung neuer, schlankerer Abläufe. Nur wenn die Software später effiziente, gut strukturierte und prakti-kable Prozesse im Büro abbildet, kommen de-ren Vorzüge im Tagesgeschäft auch zum Tra-gen. Erstrebenswerte Ziele können sein, über alle relevanten Programmbereiche auf zentral gespeicherte, aktuelle Stammdaten zuzu-greifen, eine automatische Datenübernahme zwischen unterschiedlichen Anwendungen sicherzustellen, Brüche im Informationsfluss zu vermeiden oder durch digitale Belegerfas-sung und den elektronischen Rechnungsver-sand die Papierberge abzubauen.

1.4 Den Kostenrahmen festlegenDie Preise für kaufmännische Softwarepakete variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang

und Lizenzmodell stark. Wer eine ausgefeilte Branchenlösung für die lokale Installation auf dem PC erwirbt, kann hier allein für eine Lizenz pro Arbeitsplatz auch mal weit über 1000 Euro investieren. Auf der anderen Seite vermieten vor allem auch Anbieter, die ihre Software über Rechenzentren via Internet als Cloud-Service bereitstellen (SaaS, Software as a Service), die Nutzungsrechte ihrer Anwen-dungen bereits für wenige Euro pro Nutzer und Monat.

Auch die nicht zu unterschätzenden Neben-kosten sollten vom Start weg einkalkuliert werden: Hierzu zählen je nach Bedarf Inves-titionen in neue Hardware, die Kosten für ex-terne IT-Unterstützung bei der Beratung, Ein-richtung und Programmanpassungen sowie der Aufwand für Schulungs- und Trainings-maßnahmen der Büromitarbeiter und techni-schen Software-Betreuer (Administratoren).

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1.6 Den Zeitrahmen absteckenOb der gesamte Umstellungsprozess drei, sechs, neun Monate oder noch länger dauert, hängt unter anderem von den intern verfüg-baren Zeit- und Personalkontingenten sowie dem Umfang zugekaufter Leistungen ab. Ge-nerell empfiehlt es sich, solchen Digitalisie-rungsprojekten denselben Status wie einem wichtigen Kundenprojekt einzuräumen.

Klare Zeitvorgaben sind hier zielführend. Im Zweifelsfall gilt aber: Gründlichkeit geht vor Schnelligkeit. Aus diesem Grund sollte der Zeitplan auch Raum für den ein oder anderen unvorhergesehenen Umweg lassen.

Ziel des ersten Schritts: Gemeinsam mit den Mitarbeitern wurde eine konkrete Vorstellung entwickelt, wie die optimierten Abläufe im Büro künftig aussehen sollen. Eckdaten wie Budget, Zeitvorgaben, Projektbeteiligte und Zuständigkeiten wurden ebenfalls festgelegt.

Tipp: Zur Finanzierung von solchen Moder-nisierungsmaßnahmen stellt die KfW-Bank mit dem ERP Digitalisierungs- und Innova-tionskredit auch Darlehen zu vergünstigten Zinsen bereit.

Weitere Zuschüsse für Investitionen in neue Hard- und Software können Handwerksbe-triebe unter bestimmtem Bedingungen auch über die Förderprogramme der einzelnen Bundesländer erhalten.

1.5 Mitarbeiter einbinden Eine erfolgreiche Digitalisierung sichert die Zukunftsfähigkeit eines Handwerksbetriebs. Daher sollte die Einführung einer neuen Soft-ware „Chefsache“ sein. Erfolgversprechender als Alleingänge ist dabei aber Teamwork. Es empfiehlt sich generell, die Mitarbeiter früh-zeitig in die geplanten Veränderungspro-zesse einzubinden. Wer sich tagtäglich mit der Angebots- und Rechnungsstellung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Fi-nanzbuchhaltung beschäftigt, kennt die inter-nen Prozesse am besten und kann mit seinen Anregungen maßgeblich zum Projekterfolg beitragen. Zudem akzeptieren die Mitarbeiter eine selbst mitgestaltete Lösung eher als eine Software, die einem „von oben“ vor die Nase gesetzt wird.Solche Modernisierungsmaßnahmen bieten auch die Chance, aufgeschlossene Mitarbeiter zu fördern und ihnen mehr Verantwortung zu übertragen. Generell ist es auch wichtig, die Zuständigkeiten klar zuzuweisen und für eine reibungslose Kommunikation unter den Be-teiligten zu sorgen.

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II. Informationsbeschaf-fung/Beratung

2. Eigene Digitalisierungs-kompetenz aufbauenWer bei Modernisierungsmaßnahmen das Heft des Handelns in der Hand behalten möchte, kann sich heute auf vielfältige Weise die nötige Digitalisierungskompetenz erar-beiten und sich beispielsweise via Internet-Re-cherche auch ausgiebig über die zahlreichen Handwerkersoftware-Varianten informieren.

2.1 Sich im Internet informierenZu allen Aspekten der “Digitalisierung im Handwerk“ finden sich im Internet diverse allgemeiner gehaltene oder auf bestimmte Gewerke spezialisierte Webseiten, Plattfor-men, Blogs, etc. Interessant sind vor allem Angebote, die das Thema von der praktischen Seite beleuchten. Bei der Suche nach einer ge-eigneten Software geben Online-Marktüber-sichten wie beispielsweise unter https://www.softguide.de/ einen ersten Einblick. Diese Software-Vergleiche führen dann auch zu den weiterführenden Informationen der jeweili-gen Hersteller.

Tipp: Wer genauer sehen möchte, wie man mit der entsprechenden Anwendung arbeitet, findet auf der Video-Plattform Youtube zu-sätzliches „Anschauungsmaterial“ und auf-schlussreiche Anleitungen in Form kurzer Filme (Video-Tutorials).

2.2 Sich mit Gleichgesinnten austauschen Am schnellsten kommt man bei der Auswahl in persönlichen Gesprächen mit anderen In-habern zukunftsorientierter Handwerksbe-triebe weiter. Noch besser, wenn die Kollegen im selben Gewerk aktiv sind. Wer aus erster Hand erfährt, welche Softwarelösungen ver-gleichbare Betriebe einsetzen und wo deren Stärken und Schwächen der Anwendungen in der Praxis liegen, kann sich so manche lang-wierige und mitunter mühsame Internet-Re-cherche sparen. Als Treffpunkt digitalaffiner Entscheider im Handwerk bieten sich unter

anderem fachspezifische Messen, Kongresse sowie thematisch passende Vortragsveran-staltungen und Weiterbildungsangebote bei-spielsweise der Handwerkskammern an.

2.3 Geeignete, externe Berater hinzuziehen Mit Unterstützung der richtigen Experten wie beispielsweise der Digitalisierungsberater der Handwerkskammern lassen sich Vorhaben wie die Einführung einer neuen Betriebssoft-ware ebenfalls beschleunigen. Unter der Vo-raussetzung, dass man den richtigen Partner findet. Der sollte auch gegenüber zukunfts-weisenden Technologien wie der Cloud auf-geschlossen sein und neben IT-Kompetenz auch branchenspezifische Erfahrung mitbrin-gen. Spricht er dann auch noch die „Sprache des Handwerks“ und fühlt man sich auch auf persönlicher Ebene gut aufgehoben, sind die Kosten meist gut angelegtes Geld.

Tipp: Auch für Beraterleistungen können unter bestimmten Bedingungen über Förder-programme wie beispielsweise Go-Digital oder die Fördermöglichkeiten der Bundeslän-der Zuschüsse beantragt werden.

Ziel des zweiten Schritts: Der Handwerks-betrieb hat sich einen Marktüberblick ver-schafft, die wesentlichen Möglichkeiten und Unterschiede der Angebote ausgelotet und weitere Anregungen für die Weiterentwick-lung des Betriebs mit einer zukunftsorientier-ten Software gewonnen.

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III. Anforderungsprofil

3. Grundlegende Anforderungen klärenMag das Angebot an kaufmännischer Soft-ware, Branchenlösungen und Handwer-ker-Apps für Smartphones und Tablets noch so groß sein: Die allumfassende Ideallösung aus einer Hand gibt es bislang noch nicht. Umso wichtiger ist es für eine erfolgreiche Su-che, genau zu wissen, was man braucht und was Sinn macht.

3.1 Den Funktionsumfang festlegenDie meisten Software-Anbieter versuchen, mit ihren Programmpaketen ein möglichst breites Aufgabenspektrum abzudecken. Das heißt aber noch lange nicht, dass jedes Produkt auch alle aufgeführten Leistungen durchgängig auf dem gewünschten Quali-tätslevel bereitstellt. Daher sollte man sich im Klaren sein, welche Funktionalitäten und Programmbestandteile in ein Software-Paket von Haus aus integriert sein müssen. Ins Zen-trum der Überlegungen rücken dabei am bes-ten die wesentlichen Aufgaben. Vereinfachen sich häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle, bringt das im Tagesgeschäft später den größ-ten Nutzen. Gerade in zentralen Bereichen wie dem Angebots- und Rechnungswesen und der Lohn-und Finanzbuchhaltung sollten alle „Rädchen“ nahtlos ineinander greifen. Bei der Festlegung des Funktionsumfangs spielt auch die Frage eine Rolle, was intern erledigt wird und welche Aufgaben besser ein externer Dienstleister wie beispielsweise ein Steuerbe-raterbüro übernimmt.Typische Bestandteile einer Handwerkersoft-ware sind:

• Angebots- und Rechnungserstellung• Projekt-/ Auftragsverwaltung• Vor-/ Nachkalkulation• Kundenmanagement (CRM)• Artikelverwaltung/ Leistungskataloge • Finanzbuchhaltung• Lohnabrechnung • Mitarbeiterverwaltung• Projektplanung/ Terminkalender• Lagerverwaltung• Stammdatenverwaltung• Dokumentenmanagement

3.2 Wann eine Branchenlösung die bessere Wahl istEine Branchensoftware ist über die kaufmän-nischen Grundfunktionen hinaus auf die Be-sonderheiten eines Gewerks zugeschnitten. Spielen beispielsweise die Anbindung an die Online-Plattformen des Großhandels, fach-spezifische Artikel- und Leistungskataloge oder spezielle Aufmaß- oder Planungswerk-zeuge eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft, empfiehlt sich eher eine maßgeschneiderte Branchenlösung.

3.3 Software und Anforderungsprofil müssen übereinstimmenNicht der Betrieb muss sich an die Software anpassen. Eine gute Software passt sich an den Betrieb an. Grundsätzlich führt eine schlanke, flexible Lösung, die bereits „von der Stange“ den größten Teil der Anforderungen des je-weiligen Betriebs abdeckt, am schnellsten und einfachsten ans Ziel. Umfangreiche „handge-strickte“, oft auch dauerhaft kostspielige und fehleranfällige Zusatzprogrammierungen („Customizing“) sollten vermieden werden. Der bessere Weg: Fehlt ein Zusatzmodul emp-fehlen sich als Ergänzung oft auch etablierte Spezialanwendungen oder professionell ge-machte Smartphone-Apps anderer Anbieter.

3.4 Heute schon in die Cloud gehen? Die Mehrheit der Digitalisierungsexperten ist sich einig: Der Cloud, die Daten und Anwen-dungen auf Webservern via Internet leicht zu-gänglich bereitstellt, gehört die Zukunft. Das gilt in besonderem Maß für kleine und mittel-ständische Handwerksbetriebe, da die Arbeit dadurch deutlich erleichtert wird.

Die Vorteile der Cloud:• Orts-, zeit- und Endgeräte-unabhängige

Verfügbarkeit der Daten und Anwen-dungen via Internet

• Automatische Wartung und Aktualisie-rung der Software-Services

• Hohe Datensicherheit durch professio-nelle Rechenzentren

• Webbasiertes IT-Management ohne kostspielige „Hausbesuche“

• Einfachere Bedarfsanpassungen (Ska-lierbarkeit der Nutzer und des Funk-tionsumfangs)

• Eine höhere Flexibilität und Kosten-transparenz

• Geringere Hardwareanforderungen vor Ort im Betrieb

Die Nachteile der Cloud:• Schnelle, zuverlässig verfügbare Inter-

netanbindung am Unternehmensstand-ort notwendig (idealerweise via Glasfa-ser oder Breitbandkabel)

• Hohes Vertrauen in die ausgewählten ex-ternen Dienstleister erforderlich

Tipp: Handwerksbetriebe, die ohne Breit-band-Internet auskommen müssen oder sich den Schritt in die Cloud (noch) nicht zu-trauen, sollten bei der Auswahl lokal instal-lierter Anwendungen darauf achten, wie auf-geschlossen der Software-Partner der Cloud gegenübersteht. Gibt es beispielsweise als Ergänzung bereits jetzt überzeugende mobi-le Apps, fällt der - früher oder später - fällige Umstieg leichter. Ziel des dritten Schritts: Die Vorstellung, was die gesuchte Software grundsätzlich leisten muss, wurde konkretisiert. Durch gezielte Vorüberlegungen und intensivierte Markt-recherchen wurde die Anzahl möglicher Pro-grammpakete bereits auf einige wenige An-bieter eingegrenzt.

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IV. Software-Auswahl

4. Die Software auswählenDie in Frage kommenden Programmpakete werden im Detail auf ihre Funktionalität und auf ihre Praxistauglichkeit für den eigenen Betrieb untersucht.

4.1 An Live-Demos und (Online-)Präsentation vorausgewählter An-bieter teilnehmenExperten der jeweiligen Software-Anbie-ter demonstrieren potentiellen Kunden ihre Lösungen und stehen auch für Fragen und Antworten zur Verfügung. Die kostenlosen Live-Präsentationsangebote können vor Ort oder zeitsparend oft auch via Internet wahr-genommen werden. Hier empfiehlt es sich, die Software-Anbieter vorab über die eigenen Anforderungen zu informieren. So hat das Gegenüber die Chance, seine Präsentation gleich auf die Bedürfnisse des Handwerksbe-triebs zuzuschneiden.

Tipp: Idealerweise nehmen neben dem Chef auch Mitarbeiter und IT-Berater an den Pro-duktvorstellungen teil. Die Eindrücke sollten im Anschluss kurz besprochen, die wesentli-chen Vor- und Nachteile zur Vorbereitung der Entscheidungsfindung festgehalten werden.

4.2 Eine eigene Nutzwertanalyse durchführen Eine detaillierte Liste mit allen relevanten Ausstattungsmerkmalen und Kriterien er-leichtert eine klare Strukturierung der bislang gewonnenen Erkenntnisse. Je genauer hier die Anforderungen niedergeschrieben sind, desto zuverlässiger dient diese „Schablone“ als Gradmesser für objektive Software-Ver-gleiche. Als nächstes wird ein Punkteschlüs-sel, mit dem sich die Relevanz der einzelnen Kriterien bewerten lässt, ausgearbeitet. Bei dieser Gewichtung erhalten zentrale Funktio-nen eine höhere Maximalpunktzahl als Merk-male, die zwar wünschenswert, aber nicht un-bedingt erforderlich sind.

Für die Nutzwertanalyse wird die ausgear-beitete Tabelle („Entscheidungsmatrix“) für jedes der favorisierten Software-Angebote ausgefüllt. Spiegelt die Tabellenvorlage die in-dividuellen Anforderungen des Handwerks-betriebs exakt wider, passt die Lösung mit der

höchsten Gesamtpunktzahl am besten. Tipp: Die Entscheidungsmatrix sollte sich nicht nur an den marktüblichen Ausstat-tungsmerkmalen, sondern vor allem auch an den Kriterien, die für eine effiziente Umset-zung der ausgearbeiteten internen Arbeitsab-läufe (Workflow) notwendig sind, orientieren.

4.3 Zukunftsfähigkeit und Erweiter-barkeit auf den Prüfstand stellen Ungeachtet eines betriebsspezifischen An-forderungsprofils muss eine geeignete kauf-männische Software von Haus aus zahlreiche weitere Dinge mitbringen, die praktisch für jeden Handwerksbetrieb relevant sind. Dazu gehören neben Sicherheitsaspekten, der Ein-haltung gesetzlicher Vorgaben unter anderem auch Schnittstellen, die die Vernetzung mit der Außenwelt und anderen Anwendungen erleichtern. Grundsätzlich vorteilhaft ist zu-dem auch alles, was mehrfache Datenerfas-sungen minimiert und die such- und fehler-anfällige „Zettelwirtschaft“ verringert. Dazu können beispielsweise eine mobile Zeiterfas-sung oder der elektronische Rechnungsver-sand zählen.

Wer eine neue Software anschafft, sollte sich auch das Unternehmen hinter dem Produkt genau anschauen. Eine etablierte, weit ver-breitete Lösung verspricht in Bezug auf die Weiterentwicklung und Update-Versorgung eine höhere Zukunftssicherheit. Andererseits können gerade auch junge aufstrebende Soft-

ware-Anbieter, die technisch auf der Höhe der Zeit sind, einen Betrieb deutlich schneller und weiter nach vorne bringen als eine starre, eingefahrene Branchenlösung.

Grundlegende Anforderungen an eine zeitge-mäße Handwerkersoftware:• Einhaltung der Datenschutzgrundver-

ordnung (DSGVO) • zum rechtssicheren Umgang mit persön-

lichen Kunden- und Mitarbeiterdaten• Rechtssichere Archivierung geschäfts-

relevanter Dokumente (GOBD)

• Unterstützung gängiger Dateiformate und Standards für den Datenaustausch wie CSV, XML, PDF, Excel, ZUGFerD…

• Zentrale Bereitstellung der Stammdaten über Datenbanken

• Kontrollcenter • Dashboard oder Cockpit, das jederzeit

einen Überblick über aktuelle Kennzah-len und Projektstände gibt

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• Steuerberater (DATEV)• Finanzbehörden (Elster)• Online-Shops des Großhandels

(Datanorm,• IDS-Connect, UGL, OCI…)• Öffentliche Ausschreibungen

(GAEB…)• Integration Bürosoftware, Termine,

Kalender, Aufgaben, Adressen (Microsoft Office 365…)

• Unterstützung gängiger Schnittstellen

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V. Hardware- Voraussetzungen

5. Die Basis für eine erfolg-reiche Software-EinführungschaffenEine gründliche Vorbereitung ist die Voraus-setzung für eine reibungslose Software-Ein-führung.

5.1 Über die Erneuerung des Betriebssystems nachdenkenEine softwaretechnische Runderneuerung kann auch der richtige Zeitpunkt für die An-schaffung neuer PCs mit aktuellem Betriebs-system sein. In der PC-Welt erscheint über kurz oder lang der Umstieg auf Windows 10 ohnehin unausweichlich, zumal Microsoft angekündigt hat, das in Unternehmen immer noch weit verbreitete Windows 7 ab 2020 – von Ausnahmen einmal abgesehen - nicht mehr mit Sicherheits-Updates zu versorgen.

Tipp: Bei einem Wechsel auf Windows 10 muss im Vorfeld geklärt werden, ob die neue Software Microsofts aktuelles Betriebssystem

uneingeschränkt unterstützt und damit zu-verlässig läuft.

5.2 Auf die aktuelle Hardware setzenIn Handwerksbetrieben sind klassische Bü-ro-Computer zur Bewältigung der typischen kaufmännischen Anforderungen in der Regel weiterhin erste Wahl. Empfehlenswert ist zu-dem die Anschaffung großer Monitore oder gar gleich zweier Bildschirme pro Arbeits-platz. Über die größeren Bildflächen können die Mitarbeiter leichter mehrere geöffnete Eingabemasken und Fenster ohne langwie-riges Hin- und Herschieben einsehen und so leichter den Überblick behalten. Die Vernetzung der mobilen und stationären Arbeitsplätze und eine zentrale Bereitstellung der Daten und Anwendungen über einen lo-kalen Server oder die Cloud sollten heute ebenso Standard sein wie eine leistungsfähige Internetanbindung und ein tragfähiges Da-tensicherungskonzept.

Ziel des fünften Schritts: Im Handwerksbe-trieb steht eine geeignete, zukunftsorientierte IT-Infrastruktur für den Betrieb der neuen Software-Werkzeuge bereit.

4.4 Gebrauchstauglichkeit genau un-ter die Lupe nehmenEine praxistaugliche Software zeigt ihre Qua-lität in der Einrichtung und vor allem in der täglichen Nutzung. Deshalb sollte die Benut-zerfreundlichkeit (Usability) bei der Auswahl eine Hauptrolle spielen. Drei Faktoren sind für ein reibungsloses Zusammenspiel zwi-schen Mensch und „Maschine“ entscheidend: • Eine gut strukturierte Bedienoberfläche,

über die je nach Arbeitssituation die wirklich benötigten Funktionen bei-spielsweise über anpassungsfähige Me-nüs leicht auffindbar sind

• Auf Anhieb verständliche Funktionsfel-der, Anweisungen und Rückmeldungen, die die Nutzerführung erleichtern

• Übersichtliche, praxistaugliche Eingabe-masken und Vorlagen

4.5 Kompetenz und Kundennähe der Serviceangebote testenAuch ein näherer Blick auf die Support- und Hilfsangebote der Anbieter lohnt sich. Über-zeugen Umfang, Verständlichkeit und Quali-tät der Dokumentation und Online-Hilfen? Letztlich muss der neue Software-Partner auch mit umfassendem, schnellem und kom-petentem Service überzeugen.

Ziel des vierten Schritts: Eine geeignete Soft-ware fügt sich nahtlos in die Arbeitsabläufe ein. Sie ist leicht und sicher bedienbar und of-fen für Erweiterungen sowie ergänzende An-wendungen. Anhand einer Nutzwertanalyse hat sich jetzt eine favorisierte Lösung heraus-kristallisiert.

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VI. Test-Phase

6. Praxistests durchführen Die Hardware steht, die passende Software ist ausgewählt. Beim letzten Punkt der Entschei-dungsphase muss sich die neue Lösung in der Praxis bewähren.

6.1 Testangebote ausgiebig nutzen Viele Anbieter stellen ihre Softwarelösun-gen als Demo-Version oder teils in einem begrenzten Zeitraum auch in vollem Funk-tionsumfang für individuelle Tests bereit. Der meist kostenfreie Testzeitraum beträgt in der Regel 30 Tage, in Einzelfällen auch mal 60 Tage. Da immer mehr Softwareanbieter dazu übergehen, die Nutzungsrechte für we-nige Euro pro Monat und Nutzer zu vermie-ten, kann gerade auch bei Cloud-Lösungen mit einem kostenpflichtigen „Probe-Abo“ die Testphase mit geringem Aufwand ausgedehnt werden – vorausgesetzt der Anbieter gewährt eine kurze Kündigungsfrist, die zum Teil bei einem Monat liegt.

6.2 Die wichtigsten und gängigsten Arbeitsprozesse nachbilden Je stärker die Software an die späteren Abläufe angepasst wird, desto aufschlussreicher sind die Testerkenntnisse. So könnte beispielswei-se in Anlehnung an einen aktuellen Kunden-auftrag ein Pilotprojekt aufgesetzt werden, in dem alle Arbeitsschritte von der Anfrage über Angebotserstellung und Auftragserteilung bis hin zur Rechnungserstellung und Ver-buchung der Geschäftsvorfälle nachgebildet werden. Im Idealfall liegen hierzu bereits fir-menspezifische Datenbestände vor.

Tipp: Falls möglich, sollte die Übernahme der Datenbestände ausprobiert werden.

6.3 Auch die Dokumentation und den Service unter die Lupe nehmenTritt in der „Probezeit“ mal ein Problem auf, ist das ein willkommener Anlass, die (On-line-)Hilfen, die Chat-Angebote oder die Te-lefon-Hotline ebenfalls konkreten Praxistests zu unterziehen. Gerade, wer sich später kei-ne persönliche Vor-Ort-IT-Betreuung über Serviceverträge leisten möchte, ist auf einen gut funktionierenden Support via Telefon,

Fernzugriff (Teamviewer…) und Internet an-gewiesen.

6.4 Lizenz- und Vertragsmodalitä-ten klärenNach der Auswahl und Buchung der geeigne-ten Software-Lizenzen oder Cloud–Abonne-ments stehen Vertragsdetails wie Laufzeiten, Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten der gewählten Pakete sowie Art und Umfang der vereinbarten Service-Leistungen (SLA, Service Level Agreements) auf der Agenda.

6.5 Mitarbeiter frühzeitig schulen Jeder Mitarbeiter sollte seine möglicherweise ebenfalls veränderten Aufgaben auch mit der neuen Software auf Anhieb wie gewünscht erledigen können. Daher sind vor allem pra-xisorientierte Schulungen, die im Idealfall auf die Abläufe im Betrieb zugeschnitten sind, unerlässlich. Weiterbildungsmaßnah-men sollten bereits vor der Einführungsphase starten und nicht erst, wenn die neue Lösung bereits im Einsatz ist. Ziel des sechsten Schritts: Der Auswahlpro-zess ist erfolgreich abgeschlossen. Die Mit-arbeiter lernen die neue Software kennen.

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VII. Einführungs-/ Vorbereitungsphase

7. Den Software-Umstieg gründlich vorbereiten Auch wenn Teile der hier anstehenden Vor-bereitungsmaßnahmen bereits während der Testphase erledigt wurden, gibt es noch eine Menge zu tun. Daher sollten entsprechende Zeitkontingente und vorübergehende Pro-duktivitätsrückgänge einkalkuliert werden.

7.1 Installation und Grundeinrich-tung vornehmen Zu den Grundvoraussetzungen für einen rei-bungslosen Live-Betrieb zählt die Installation auf einer geeigneten, aktuellen Hardware. Innerhalb des Betriebs sollten alle Mitarbei-ter mit aktuellen, vereinheitlichten Daten-beständen arbeiten. Diese Anforderung lässt sich über zentrale Datenbanken, die auf ei-nem Server im lokalen IT-Netzwerk oder der Cloud bereitgestellt werden, umsetzen. Wichtige Aspekte bei der Ersteinrichtung :• Software-Aktualisierungen und Sicher-

heits-Patches einspielen• Personalisierte passwortgeschützte Sys-

temanmeldung für die Nutzer einrichten• Sicherheitsaspekte bereits in der Grund-

einrichtung berücksichtigen (Zusam-menarbeit mit Antivirenprogrammen und Firewall, verschlüsselte Datentrans-fers, usw.)

• Gegebenenfalls optische Anpassung der Oberfläche an das Erscheinungsbild des Betriebs (Logo einbinden etc.)

7.2.Sich Zeit für Feinabstimmung nehmenDer Schlüssel einer effizienten Arbeitsweise, die sich tagtäglich in der Büroarbeit durch eine spürbare Zeitersparnis bemerkbar macht, liegt in schlanken Prozessen und einer daran angelehnten Software-Einrichtung. Da-bei geht es unter anderem um die Justierung der Eingabemasken und Formulare für Rech-nungen, Angebote… sowie der Ausgestaltung der Buchungsvorlagen usw. Dazu gehört auch, die Benutzeroberfläche auf das Aufgabenprofil der Mitarbeiter zu-zuschneiden, die Automatisierungspoten-ziale der Software auszuschöpfen und dafür zu sorgen, dass die Datenübergabe zwischen den Software-Modulen reibungslos läuft. Ein-faches Beispiel: Sobald ein Auftrag im System als abgeschlossen markiert wird, erhält die Buchhaltung automatisch die Information, dass die elektronische Rechnung fertiggestellt und versendet werden kann.

7.3 Datenbestände übernehmen und aktualisierenKunden, Mitarbeiter, Artikel…. Ohne aktuel-le, konsistente Datenbestände kann selbst die beste Handwerkersoftware ihre Vorteile nicht einmal ansatzweise ausspielen. Der Daten-transfer von der alten in die neue Software-welt muss klappen – im einfachsten Fall über einen Export- und Import beispielsweise im CSV-Format.

Tipp: Der Umstieg auf eine neue kauf-männische Software bietet zudem eine gute

Gelegenheit, die Stammdaten von Fehlern und Dopplungen zu bereinigen, die digitale „Kundenkartei“ DSGVO-konform auf den neuesten Stand zu bringen und gegebenen-falls neu zu organisieren. Auch dieser Mehr-aufwand lohnt sich mit Blick auf die Vorteile im Tagesgeschäft.

7.4 Steuerungsmöglichkeiten der Software nutzenAuf digitaler Ebene effizient arbeiten, heißt: Jedem Mitarbeiter die für seine Aufgaben notwendigen Informationen und Funktionen bereitstellen. Eine klare „Rollenverteilung“ im Team und Steuerungsinstrumente wie eine Benutzerverwaltung helfen hier weiter. Beispielsweise lässt sich über die Vergabe von Zugriffsrechten regeln, welche Dateien ein Mitarbeiter lesen und bearbeiten darf. Zusätzliche Benachrichtigungsmöglichkei-ten vereinfachen den Informationsaustausch bei Arbeitsabläufen, an denen mehrere Mit-arbeiter beteiligt sind. Beispiel für ein auto-matisiertes „Workflow-Management“: Sobald im Büro ein neues Angebot erstellt ist, kann dieses mit wenigen Klicks dem Chef vorgelegt werden. Nach dessen Freigabe erhält das Büro automatisch eine Nachricht, dass das Ange-bot jetzt per E-Mail an den Kunden versendet werden kann. Ziel des siebten Schritts: Die neue Software ist eingerichtet. Die Datenbestände wurden übernommen und auf den neuesten Stand gebracht. Der Zugriff auf Daten und Anwen-dungen ist so strukturiert, dass jeder Mitar-beiter seine Aufgaben in einer übersichtlichen Arbeitsumgebung effizient erledigen kann und dabei die Sicherheits- und Datenschutz-belange des Betriebs gewährleistet bleiben. Im Testbetrieb läuft das System effizient, sta-bil und zuverlässig.

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VIII. Starten Sie den Regel-betrieb

8. In das tägliche Geschäft ein-beziehenEine gründliche Vorbereitung erhöht die Chancen, dass sich die neue Software auf An-hieb im Live-Betrieb bewährt.

8.1 Für einen erfolgreichen Einstieg sorgenEin Fehlstart hätte nicht nur wirtschaftliche Folgen. Auch die Akzeptanz der Neuerung stünde auf dem Spiel. Stimmen die Abläufe nicht oder hapert es an der Bedienung, keimt im Team schnell Unzufriedenheit auf, was oft dazu führt, dass (wieder) verstärkt auf „Alt-bewährtes“ wie beispielsweise Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen zurückgegriffen wird.Deshalb sollten vom Start weg Anregungen und Kritik der Mitarbeiter ernst genommen und Unzulänglichkeiten umgehend beseitigt

werden. Falls möglich, steht in dieser „hei-ßen“ Phase auch kompetente interne oder externe Unterstützung bereit, die bei Bedarf Software-Anpassungen vornehmen und bei Bedienproblemen direkt weiterhelfen kann.Auch die Wahl des richtigen Zeitpunkts für den Umstieg sollte passen. Phasen wie Haupt-urlaubszeit oder im SHK-Handwerk bei-spielsweise der Beginn der Heizperiode sind denkbar ungeeignet.

Tipp: Im Zweifelsfall kann man wichtige Kunden und enge Geschäftspartner im Vor-feld kurz über eine geplante Software-Umstel-lung informieren.

8.2 Zahlen, Dokumente und Prozes-se anfangs genauer prüfenIn der Startphase ist mehr Kontrolle besser. Dabei geht es darum, Fehlerquellen möglichst frühzeitig zu entdecken. Sofern es ein Betrieb personell stemmen kann, hilft es in den ersten Tagen auch noch das bisherige System paral-

lel zu betreiben. Dessen Referenzzahlen und Dokumente erleichtern den Abgleich mit der neuen Software. Zudem steht dann für Notfäl-le eine „Fallback“-Lösung bereit.

8.3 Erfolge kommunizieren, Moti-vation und Unterstützung der Mit-arbeiter wertschätzenGemeinsame Fortschritte und Erfolge wäh-rend des Projektverlaufs sollten auch mit den Mitarbeitern geteilt werden. Dazu zählt auch, deren (Zusatz-)Leistungen und Enga-gement entsprechend zu würdigen. Das ist umso wichtiger, wenn die Vorteile, an der einen oder anderen Stelle nicht unmittelbar sichtbar werden, weil dort für den Teamerfolg punktuell sogar mehr geleistet werden muss als bisher. Ziel des achten Schritts: Die neue Software läuft nach Plan. Das Büro-Team kann seine Aufgaben nun leichter erledigen. Der Chef hat einen besseren Überblick über Projekte und Zahlen.

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IX. Die nächsten Schritte

9. Die Digitalisierung fortsetzenDigitalisierung ist ein kontinuierlicher Pro-zess. Handwerksunternehmen sollten die Hebel dort ansetzen, wo im Verhältnis zum Aufwand der größte Nutzen entsteht. Was sollte nach der Einführung einer neuen kauf-männischen Software als Nächstes kommen?

9.1 Regelmäßig eine digitale Stand-ortbestimmung durchführen Wurden die gesteckten Ziele erreicht? Genügt die Software weiterhin den Anforderungen? Gibt es mittlerweile sinnvolle Erweiterungen oder Neuerungen? Solche Fragen sollten sich Handwerksbetriebe immer wieder stellen. Das heißt aber auch: Den technischen Fort-schritt „draußen“ sollte man im Auge behal-ten und daraus bei Bedarf weitere neue Pro-jektideen entwickeln.

9.2 Mit der Cloud und Business- Apps schneller vorankommenDie folgende Aufstellung gibt – ohne An-spruch auf Vollständigkeit – einen ersten

Überblick zu weiteren möglichen Moderni-sierungsmaßnahmen. • Mobile Büroanbindung externer Mitar-

beiter, die auf der Baustelle oder vor Ort beim Kunden aktiv sind

• Einführung einer gesetzeskonformen di-gitalen, mobilen Zeiterfassung

• Ausstattung der Fahrzeuge mit einem elektronischen Fahrtenbuch

• Digitale Bauakte für Baustellen-Manage-ment und -Dokumentation

• Werkzeugverwaltung

Tipp: Oft lassen sich Digitalisierungspro-jekte bereits mit einer cloudbasierten Hand-werker-App für das Smartphone oder Tablet einfach umsetzen. Gerade auch Startup-Un-ternehmen, die aus dem Handwerk kommen und ihre Apps gezielt für das Handwerk ent-wickeln, bieten oft praxisorientierte Lösun-gen, die beispielsweise den Datenaustausch zwischen Büro und Baustelle verbessern. Über die Schnittstellen der kaufmännischen Software sollte dann der Datenaustausch zwi-schen beiden Welten auch mit erträglichem Aufwand machbar sein.

X. Zusammenfassung/ Die wichtigsten Tipps

Ein Modernisierungsprojekt muss immer beherrschbar bleiben. Gerade für kleinere Handwerksbetriebe ist diese Vorgabe mit Blick auf das fordernde Tagesgeschäft eine der größten Herausforderungen. Für die Praxis bedeutet das: Größere Maßnahmen sollten sinnvoll unterteilt und Schritt für Schritt rea-lisiert werden.Hier noch einmal die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Software-Einführung:

• Modernisierungsmaßnahmen wie ein Kundenprojekt behandeln und entspre-chend Personal, Zeitkontingente und Kosten einplanen

• Digitalisierung ist Chef- und Teamsache, deshalb sollte man die Mitarbeiter im Büro und die IT-Verantwortlichen von Anfang an für das Projekt gewinnen

• Bei Bedarf einen externen IT-Partner hinzuziehen, der im Handwerk zuhause ist und mit dem man sich auch persön-lich versteht

• Informieren und Recherchieren: Vor allem der Erfahrungsaustausch mit ver-gleichbaren Handwerksbetrieben, den Digitalisierungsberatern der Kammern liefern wertvolle Erkenntnisse bei der Softwareauswahl

• Auf den Betrieb zugeschnittene Anfor-derungen und Abläufe festlegen, an die sich dann die Software anpassen muss

• Die perfekte Handwerkersoftware gibt es nicht. Stattdessen im Funktionsumfang auf die wesentlichen Aspekte achten, und bei Bedarf weitere Aufgaben mit ge-eigneten mobilen Handwerker-Apps er-gänzen

• Erst eine einfache Bedienung, Anpas-sungs- und Weiterentwicklungsmög-lichkeiten, Zukunftssicherheit und gute Service-Angebote machen Handwerker-software praxistauglich

• Sich mit dem Erreichten nicht zufrieden geben. Stattdessen mit der eigenen Digi-talisierung weitermachen und nach und nach die nächsten Modernisierungspro-jekte angehen.

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