Who we want to be: • Number 1 ICT healthcare specialist in Belgium

• Trusted sustainable partner of our clients

Belgian market share (70.000 beds) by solution area: • Front Office: + 20.500 beds

• Mid Office: 42.000 beds

• Back Office: 22.500 beds

• Full strategic solution (= Front + Mid + Back Office): + 3.500 beds

Our main objectives: • Improve the quality of healthcare, by means of ICT.

• Improve the healthcare sector’s efficiency, by means of ICT.

• Contribute to the development of our partners (as VAR).

The values guiding us: • social responsible entrepreneurship,

• client satisfaction,

• team spirit,

• quality and innovation.

Key Figures • 170 employees

• Turnover 2012: 26,46 m€

• EBIT: 4,47 m€

• Clients in Belgium, France, Luxemburg, Switzerland

● Taken Medisch Technische Dienst

● Accreditatie

● JCI : norm FMS 8

● NIAZ : Rubriek 421

● FMIS : vlag dekt vele ladingen & integratie is key

● Casus : ZNA

● aan de hand van 6 uitdagingen en op basis van geïntegreerd SAP ERP4HC platform FMIS Biotechniek gerelateerd toepassen in lijn met norm JCI

agenda

● beheer van medische apparatuur (inventaris, documentatie, handleidingen, …)

● advies bij opstellen van specificaties en aankoop van medische apparatuur

● technische oplevering van medische apparatuur en hun installatie

● meewerken aan vorming en opleiding van gebruikers van medische apparatuur

● planning (en uitvoeren) van preventief onderhoud (PO), i.e. het periodiek preventief vervangen van onderdelen

● uitvoeren van routine onderhoud (RO), in de zin van de noodzakelijke verzorging van medische toestellen en vermeld in de handleiding

● accidenteel onderhoud (AO), i.e. herstellingen

● kwaliteitscontrole (QC) ● uitbreiden of verbouwen van

medische apparatuur ● toezicht op de uitbesteding

van het voormelde ● ….

Taak Medisch Technische dienst

● bijhouden van gegevens en documentatie van technische prestaties uitgevoerd op de medische apparatuur

● onderhouden van contacten met de technische diensten van de leveranciers en fabrikanten

● opvolgen van de technische uitbatingkosten van de medische apparatuur

● verlenen van technische informatie en technische bijstand i.v.m. medische apparatuur

● …….

Taken

● Evoluties in: ● Veiligheidsfilosofie

● Ontwerp en technologie: elektronica, materialen, ICT, …

● Maatschappij

● Penetratie van Technologie in het ziekenhuis

● Referentiedocumenten:

– Richtlijnen, wetten en normen in verband met medische hulpmiddelen

– Welzijn op het werk en bescherming van het leefmilieu

– Erkenning van recht van patiënt op kwalitatieve zorg

– Toepassing van normen en kwaliteitssystemen in de gezondheidszorg

Medische Technologie

EEG 93/42, KB, IEC, T013, EN, 62353, … HELP … en Ik?!

Accreditatie

“bewust omgaan met risico’s en

multidisciplinair samen-werken” technische dienst, ziekenhuishygiëne, preventiedienst, artsen, verpleging, paramedici, apotheek,

schoonmaak, logistiek, aankoop, …

“risicoanalyse prioriteiten” ziekenhuisbreed: technicus en zorgverlener

“reactief proactief”

Accreditatie

”zeg wat je doet EN doe wat je zegt”

“eigenaarschap taken en processen”

“traceerbaarheid”

“no shame, no blame”

● Externe toetsing dat het ziekenhuis voldoet aan

gepubliceerde omschreven normen / standaarden,

met als finaliteit het stimuleren van een continue

verbetering van de kwaliteit van de

gezondheidszorg

● Cultuurverandering:

● aandacht voor veiligheid

● bewustwording

● een nieuwe (kritische) bril om naar (patiënt)-veiligheid in

de eigen omgeving te kijken

Accreditatie

Accreditatie : JCI

Patiënt Patiëntveiligheid

Toegankelijkheid van de zorg en

overgang tussen de zorgprogramma’s

Rechten van patiënten en hun familie

Diagnose

Verzorging

Anesthesie en chirurgische ingrepen

Beheer en gebruik van medicatie

Informatie voor patiënten en hun familie

OrganisatieKwaliteitsbeleid en patiëntveiligheid

Infectiepreventie & -controle

Leiderschap en directiebeleid

Facilitair beleid en veiligheid

Kwalificatie en opleiding van medewerkers

Communicatiebeleid en

beheer van informatie

Accreditatie : NIAZ

JCI Medische apparatuur

JCI Medische apparatuur

● heeft impact op

● Inventarisatie

● Regsitratie lifecycle en indienststelling

● Onderhoudsbeheer

● Registratie van preventief/curatief onderhoud incl. link naar

documentatie (DMS)

● Opvolg en verbeter proces

● Ondersteuning van de accreditering

● Randvoorwaarde: gebruiksvriendelijk (zowel input als rapportage) ● Reden: input van (enkel) data/informatie met toegevoegde waarde is noodzakelijk.

● Immers, zonder input geen data. Zonder data geen rapportage mogelijk voor (risico)analyse/opvolging/beheer.

FMIS (Facilities Management Information System)

noodzakelijk

FMIS

Patrimonium

Real Estate CAD-integatie

Integratie samenwerking

Magazijn

FInance

Projectbeheer

Vast Actief

● heeft impact op

● Inventarisatie

● Regsitratie lifecycle en indienststelling

● Onderhoudsbeheer

● Registratie van preventief/curatief onderhoud incl. link naar

documentatie (DMS)

● Opvolg en verbeter proces

● Ondersteuning van de accreditering

● Randvoorwaarde: gebruiksvriendelijk (zowel input als rapportage) ● Reden: input van (enkel) data/informatie met toegevoegde waarde is noodzakelijk.

● Immers, zonder input geen data. Zonder data geen rapportage mogelijk voor (risico)analyse/opvolging/beheer.

FMIS (Facilities Management Information System)

noodzakelijk

Inventarisatie Alle medische apparatuur? Risicoclassificatie en ziekenhuisbreed

Inventaris/indienststelling

• Uniek inventarisnummer • Classificatie (eenduidige omschrijving) • Merk – model • Omschrijving • Serienummer • Leverancier • Locatie • Eigenaar • Beheerder onderhoud • Risicoklasse • Kostenplaats • Bouwjaar • Bestelbon • Indienststelling • Attesten/Certificaten • … Functionaliteit FMIS: velden (records) met keuzelijsten, geen vrije tekstvelden

Onderhoudsbeheer

Onderhoudsplanning • Op basis van risicoanalyse • Frequentie • Uitvoerder • Planning (datum)

• In eigen beheer? • In regie? • Onderhoudscontract?

Zeg wat je doet en doe wat je zegt

Opvolg en verbeterproces

1. Jaarlijks bestelbon maken, gekoppeld aan een contract voor een reeks medische apparaten

2. Opvolging van onderhoudsbeurten

3. Preventief onderhoud betalen na de uitvoering

4. jaarlijkse Kalibratie meetapparatuur BioTD

5. Status van de onderhoudsbeurten voor kritische diensten

6. Reparatie

Casussen

● Gegevens ● Contract wordt in ERP4HC gestoken per typetoestel met rubricering F

(gelinkt aan werkorder) incl. tekstartikel

● Elk type heeft meestal een andere prijs en heeft mogelijks ook een andere OHC-formule (preventief, omnium, …)

● Elke type heeft binnen PM verschillende EQ-nummers welke dan weer gekoppeld zijn aan andere kostenplaatsen

● Verwachting ● Aan de hand van een PO-plan moet er 1x/jaar een afroepbestelbon

afgeroepen worden om bestelling OH te plaatsen bij de leverancier. Hierop wordt door leverancier gefactureerd, wordt er vooraf betaald, nog voor alle onderhouden uitgevoerd zijn

Casus 1 Jaarlijks bestelbon maken, gekoppeld aan een contract voor een reeks medische apparaten

Casus 1 : gegevens

Equipment Contract Onderhoudstrategie Taaklijst Onderhoudsplan

Rubricering U - onbekend

Factuur kan op voorhand betaald

worden

Case 1: interne & externe taaklijsten

32

Vereenvoudigd beheer van interne taaklijsten dankzij hiërarchieën:

Case 2

33

Opvolging van onderhoudsbeurten

Gegevens:

Contract in ERP4HC

Equipments in ERP4HC Patrimoniumbeheer

Aantal onderhoudsbeurten is gekend

Verwachting: (dashboard)

Opvolging in een rapport welke onderhoudsbeurten zijn uitgevoerd, welke nog moeten uitgevoerd worden

Per toestel krijgen we van de firma een service-/onderhoudsrapport dat we moeten kunnen koppelen, zodat dit altijd consulteerbaar is en dit zowel voor mensen van BioTD als gebruikers.

Als er extra materialen, … worden gebruikt buiten het contract moeten deze ook aan het desbetreffende toestel kunnen aangerekend worden.

Case 2: rapport OH-orders en status

34

Verschillende standaard rapporten beschikbaar:

Case 2: koppeling rapporten

35

Meerdere documenten en documenttypes koppelbaar aan een Equipment:

Case 2: extra materialen en diensten

36

Vanuit het onderhoudsorder kunnen materialen of diensten toegevoegd worden die niet in het contract zitten:

Case 2: extra materialen en diensten

37

De extra diensten en materialen worden automatisch aan de ATB toegevoegd en kunnen snel aan het aankooporder toegevoegd worden:

Case 6: Reparatie

38

• Gegevens:

– Equipments in ERP4HC Patrimoniumbeheer

– Reeds een aantal reparaties en onderhoudsbeurten uitgevoerd

– Een aantal onderdelen / accessoires hebben een artikelnummer en liggen in het magazijn van BioTD.

• Verwachting:

– BioTD moet servicerapporten kunnen opvragen van laatste onderhoudsbeurten

– BioTD moet via equipmentnummer: bijvoorbeeld technische manual kunnen raadplegen

– BioTD moet de onderdelenlijst van de goederen die in het magazijn liggen van dit toestel kunnen bekijken en reserveren.

– BioTD moet verwittigd worden of er een contract is en welk soort contract. Bijkomend op een eenvoudige manier kunnen opzoeken wie gecontacteerd moet worden in geval van contract.

Case 6: servicerapporten

39

Case 6: technische manuals

40

Case 6: onderdelen

41

Case 6: contract & contact

42

Let’s aim a FMIS “Heaven”

● Where the police are Britisch

● The chefs Italian

● The mechanics German

● The lovers Brazilian

● AND…. It’s all organized by the Swiss

Heaven is

And not for FMIS HELL

● Where the police are German

● The chefs British

● The mechanics Italian

● The lovers Swiss

● And …. It’s all organized by the Brazilians

Hell is ….