8/22/2013

1

WIC Coordinator Webcast 8/22/13

~  Director’s Updates

~  WIC Funding and Status

~  Caseload

~  New Initiatives

WIC Updates ~

MDCH Changes

Breastfeeding Awareness Month

USDAMgt. Evaluation

Other Updates

8/22/2013

2

WIC Funding and Status~

FY 2014 NSA Funding Level from USDA

Breastfeeding Peer Counseling Funds

FY 2014 Budget Allocations

Food Costs

Caseload ~

FY 2013 Reports and Trends

FY 2014 – First Quarter

Charting Participation

Review Monthly

8/22/2013

3

Chart Your Participation

One – Year Cert for Children

8/22/2013

4

New Initiatives ~

Review of Enhancements

Update ‐ Summer EBT for Children (SEBTC)

Client Centered Services (CCS)

Audits, Program Integrity, Others

WIC Fall Coordinator’s Mtg and Annual Training & Educ. Conf.

~Save the Dates~

Fall Coord. Mtg. 10/23‐24  Bay City

~~~REGISTER NOW~~~

Annual Conf. 4/29‐30, 2014 Gr. Rapids

8/22/2013

5

Nutrition Education

Coming your way !

On‐line PCE (Client‐Centered) Modules

Nutrition Care Manual renewal

Year‐End Nutrition Education ResourcesWichealth.org Mobile App

Shared Education Modules: “Tips for Healthy Kids” and “Healthy, Happy, Active Child”

Care Plan Documentation Tips

Nutrition Education Policy Revision

Nutrition Education Coming your way !

8/22/2013

6

Western Region/AZ On‐line PCE Modules

Advanced CPA Training

Advancing Client‐Centered Services

NOW in Michigan WIC LMS

Advancing Client-Centered Services

2 Links to Access LMS1. WIC website  2. MPHI trainings

8/22/2013

7

To access MI WIC On‐line Client Centered Modules

On‐line Client Centered Modules

8/22/2013

8

MPHI link to LMS‐ Automatic!

LMS log‐in

https://courses.mihealth.org/PUBLIC/cm0670/home.html

8/22/2013

9

Login to LMS to Open this Page

Scroll down to LMS PCE Modules

8/22/2013

10

Nutrition Care Manual / Pediatric Nutrition Care Manual

2013 Updates

NCM (revised and expanded sections!) PW: diet

IBS       *PCOS

PNCM (new handouts!)

Vitamin D’s role in weight management

Adolescent Pregnancy

Nutrition Care Manual / Pediatric Nutrition Care Manual

Login site:   www.nutritioncaremanual.org

Username:  WIC@michigan.gov

Current Password: diet

Sept.  1 update:

Password:    PureMI

Updated NCM Guidance WIC web site

8/22/2013

11

New look, same great information.

Sept. in Arabic too!

Spanish available  in 2012 format 

Order through E‐forms  DCH 1323 (Sp, Arabic)

Tips for a Healthy Pregnancy

MyPlate for Expecting Moms

8/22/2013

12

MyPlate for Breastfeeding Moms

Nutrition Matters Toddler Materials

8/22/2013

13

NWA magazine:  Let’s Eat

Nutrition Education 

for 6‐12+ Months

Guide to Solid Foods

Time to Play

Feeding Tips

Feeding your 2 to 5 Year Old

Popular item!

Still available – order directly from the United Dairy Industry of Michigan

8/22/2013

14

Kids’ Aprons

Perfect for little kitchen helpers!

Designed for ages 3‐5

Lightweight polyester material

Velcro closure 

MyPlate and Food Group visuals

NE Methods Report  (Oct‐Mar 2013)TOTAL CONTACTS  793,203

Individual 406,191 51%

NE not Individual 387,012 49%

Internet 242,459 63%

Total Not Internet

144,553 37%

Ed Mall 86,257 22%

Counseling 30,521  8%

Group Ed/Fac.Discussion

24,857 6%

‐Home 1,314 .3%

‐Hospital 1,151 .29%

‐BF phone calls 453  .1%

8/22/2013

15

29

Absolutely! wichealth has a smart phone mobile platform

1. Use computer to sign‐up  for wichealth.org  & create profile. 

2. Then, just type “wichealth.org” in phone browser

3. Log‐in  with usual ID and PW 4. WahLah!! mobile form opens!  Awesome! 

Shared Lesson Binders

Tips for Healthy Kids Kit

Self-Directed, One-on-One, or Group Educationfor Parents and Caregivers

Michigan WIC

Nutrition Education Module for State

Sharing

8/22/2013

16

MI‐WIC Care Plan Not Needed – Do not enter notes in Subjective/Assessment or Intervention Plan areas

1. Click  on “Save” button to save the CP. The CP can still be modified for a few days if any changes/additions are needed.2. Click on “Freeze Plan” button. This will make the CP “read” only, so it can no longer be modified. It will still be on theCP screen. This manual selection will freeze the CP at End of Day. 

Freeze CARE PLAN when completed.   Client Care Plan Report activated. 

8/22/2013

17

Care Plan History1. To view Care Plan History, click on the “Hx” icon a the top of the MI‐WIC screen, then select  “Care Plan History” tab.  2. Select desired certification period  (April 2013 +) then hit “Go.”  3. Double Click in yellow area under “Client CP Rpt” to view the Client CP for that Certification Period. 

8/22/2013

18

Follow Up Tab‐ CLOSE Care Plan BEFORE clicking New Care Plan in CP tab

CLOSE CP on Follow‐up tab BEFORE clicking New Care Plan 

8/22/2013

19

Previous  5.01, 5.02 (High Risk),  5.03 & Exhibits

in progress! 

Nutrition Education Policy Revisions

Advancing Client‐Centered Services

8/22/2013

20

Have a great

day!

Nutrition Education

One‐Year Certificationand

Policy Review

Linda Dingerson

Policy Coordinator

8/22/2013

21

One‐Year Certification

Clients must be scheduled for IEVAL/CEVAL appointment

CEVAL appointment gives access to Mid‐Certification  Assessment screen

No need to assess income

For clients who miss CEVAL appointment,  reschedule appointment at least once

Elements of Child Mid‐certification Visit

Update Family Info, if needed

Height and Weight 

Head circumference (for children under 24 months)

Immunization assessment

Bloodwork – use the current schedule

Brief Update of Health and Dietary Assessment

Nutrition Education

Referrals and Food Package changes, if appropriate

8/22/2013

22

Mid‐ Certification Assessment 

Focuses assessment on what has changed since last time

Engages client in conversation

Provides mechanism to follow up on previous NE and referrals 

More time for:

CPA to address client concerns rather than questions to answer on screens

Finding out what clients really need

Individualizing Nutrition Education and other services

Tools – Certification Information Report

Review of certification appt. data Track the client’s footprint          

Clicking on the           icon pops up the client’s Certification Information report

8/22/2013

23

Certification Information Report(cont’d)

CEVAL Appt. Process ‐ Flow of MI‐WIC Screens

LabMid-Cert Assessment Screen

Can only be saved by CPA during CEVAL Appointment

Nutr & Hlth Summary Nutrition Education BF Assessment, Referrals and Food

Prescription (if needed) Print Docs, Issue Benefits, Schedule

Next Appointment

8/22/2013

24

Replaces Medical and Nutrition History screensOpen-ended questionsAbility to update:

Breastfeeding status Medical Conditions Medications Household Smoking and TV Viewing questions

Add an Assessment Note to the record

CEVAL Appt. Process –Mid‐Cert Assessment Screen

8/22/2013

25

Mid‐Certification Nutrition Education

Allows time for client’s feedback on how they have used Nutrition Education they have received

Discuss successes and barriers with desired Behavior Changes Staff are encouraged to document follow‐up of previous Nutrition Education ‐

Notes, Stage Movement and/or Date Achieved on the previous NE grid row

Provide NE based on client’s concerns Document Nutrition Education given at Mid‐Cert Visit

Plan NE with the client for the remainder of the certification period Add a grid row for NE Plan for Current Certification Period

Give NE Plan Report to client

Resources for Staff

Web‐based Training Module

https://courses.mihealth.org/PUBLIC/index.js

Archived Webcast – MI‐WIC Release 5.4 Webcast ‐ April 4, 2013

Local Agency Training Packets

Coordinator E‐Notice 2013‐42 – April 10, 2013

Coordinator E‐Notice 2013‐82 – July 18, 2013

8/22/2013

26

Certifying Infants 

Certifying Infants 0‐6 Months of Age

Certification period = First Birthday

Certifying Infants 7‐12 Months of Age

Certification period = 6 months

MI‐WIC Policy 2.17 Certification Periods

Policy Review

Medical Documentation Form

Maximum Authorization cannot be greater than 6 months

MI‐WIC Policy 7.03 Food Package for Qualifying Conditions

Policy Review

8/22/2013

27

Women Who Miscarry

PG Status – Eligible for 42 days past miscarriage

Change the Cert End Date to 42 days past miscarriage date

Note: Do not change the Estimated Delivery Date (EDD)

NPP Status – Eligible for 6 months past miscarriage

Enter the miscarriage date as the Date of Actual Delivery (ADD)

MI‐WIC Policy 2.17 Certification Periods 

Policy Review

Class III Registered Dietitian

Designation of Class III RD is decision of WIC Coordinator

Assure that RD has current registration

No longer necessary to submit new RD registration to MDCH WIC Division

MI‐WIC Policy 7.03 Food Package for Qualifying Conditions

Policy Review

8/22/2013

28

Advancing Client‐Centered Services

Food List Changes

Regina Poole

Nutrition Consultant

8/22/2013

29

Juice for Women

Changes

48 oz Plastic

Only Juicy Juice authorized

Frozen 11.5 oz and 12 oz

Dole – any flavor authorized

Non‐Frozen 11.5 oz

Juicy Juice ‐manufacturer discontinued

No longer USDA approved

46 oz Plastic

46 oz Can

Everfresh Juice

Paradise  Fruit Punch ‐

manufacturer discontinued

Store Brand Juice

Any store brand fruit or 

vegetable juice

Juice for Children

8/22/2013

30

Soy Beverages

WestSoy Organic Plus 

Plain and vanilla flavors

32 oz and 64 oz

Shelf stable

Silk 

Original flavor only

32 oz and 64 oz

Refrigerated

Cheese and Eggs

Cheese

16 oz only

Brick  

No longer MI authorized

Goat cheese 

Not MI authorized

Eggs

Small eggs are no longer MI authorized

8/22/2013

31

Beans, Lentils & PeasPeanut Butter

Canned Beans ‐ additional brands of canned beans

Centrella

Essential Everyday (previously Flavorite)

Goya

La Preferida

Shurfine

ValuTime

Peanut Butter

16 – 18 oz Jar 

Store brand only

Honey Kix  no longer MI authorized

Additional Brands

General Mills Dora

Kellogg’s Scooby‐Doo

Post Honey Bunches of Oats

Fruit Blends Banana Blueberry

Fruit Blends Peach Raspberry

Tropical Blends Mango Coconut

Cold Cereals

8/22/2013

32

Additional Brands

Malt‐O‐Meal  

Crispy Rice

Blueberry Mini Spooners 

Oat Blenders – Honey

Oat Blenders – Honey & Almond

Chocolatey Frosted ‐ Manufacturer discontinued

Cold Cereals

Additional Brands Generals Mills Corn Chex

Quaker Oatmeal Squares

Honey Nut

Golden Maple

Store Brands 

Centrella 

Essential Everyday (previously Flavorite)

Kiggins (previously Mornin’ Gems and Rollin Oats)

Cold Cereals

8/22/2013

33

Package size remains as 11 oz or larger

Additional Brands

Nabisco

Cream of Rice

MOM Brand

Better Oats – Oat Revolution Instant Classic

Hot Cereal

Brown Rice

16 oz or 32 oz bag only

14 oz and 28 oz 

No longer USDA approved

Oatmeal

MOMs Best Naturals Old Fashioned Oats

Kroger Old Fashioned Oats

Whole Grains

8/22/2013

34

Whole Grains

Additional Brands of Bread

Aunt Millie's Healthy Goodness

Kroger

Pepperidge Farm Light Style Soft

Village Hearth

Our Family

Shurfresh

Family Choice

Soft and Good

Sunbeam

Bimbo

Roman Meal Sungrain

Sterns Kosher

Tortillas

Added Kroger 10 count Wheat

No longer MI authorized

La Michoacana

Pepito White Corn

Pepito Whole Wheat

Whole Grains

8/22/2013

35

Infant Foods

Cereal

Any brand allowed

Corn added to grain choices

Fruits and Vegetables

Meijer Naturals added

Stage 2 ½ allowed

Meat 

Meijer Naturals added

Nature’s Goodness ‐

manufacturer discontinued

Authorized infant foods listed on  separate insert

Booklet format

New name – Michigan WIC Food Guide

Cost savings statement ‐ *Choose lower price foods

Double breastfeeding page

Cold cereals display

Allowed only in 16 oz package or larger 

Allowed only in 12 oz package or larger 

Cereals identified as 100% Folic Acid, whole grain and

gluten free with new symbols

New Design

8/22/2013

36

Bottom or end (gusset) of bread package displayed

Milk graphics displayed as quart, half gallon and gallon 

Graphic displaying ways to buy up to 36 oz of cereal

Graphic displaying the requirement for 100% juice with minimum 120% Vitamin C (slide 3)

New Design

Back panel

WIC Shopping Tips

Information revised

About your MI WIC Bridge Card

Correct website for Xerox

www.ebt.acs‐inc.com

WIC Fraud or Abuse Line

Stronger fraud and abuse statement

Your Rights

Full current nondiscrimination statement

New Design

8/22/2013

37

English, Spanish and Arabic translation

Breastfeeding photo to picture Spanish/Hispanic  and 

Arabic ethnicity

Nutrition information displayed on some pages

Health Bite!

Edge of pages has tabs with the food item or information displayed on that page

New Design

Tentative Effective Date: October 15, 2013

Note: Cheese changes (16oz only) will start with Food Guide Effective Date

Projected Implementation

8/22/2013

38

New Design

Nutrition information displayed on some pages

Edge of page is labeled with the food item or information displayed on that page

Thank you!

8/22/2013

39

Advancing Client‐Centered Services

Systems Update

Laurie Perrelli, MS, RDWIC System Requirements Manager

8/22/2013

40

MI‐WIC Release 5.6

Thursday December 12, 2013 – Stop using MI‐WIC at 5:00 p.m.

Friday December 13, 2013 – Release 5.6 available in clinics

Special Project Updates

• MI‐WIC Emergency Back‐Up System

• Client Portal

• Summer EBT for Children

8/22/2013

41

MI‐WIC EBS

Requirements Work GroupProject Lead:  Kobra Eghtedary, Data and Systems Manager 

Kamalesh Bandanadham – 3 SigmaChristopher Bendekgey – KentJoyce Bryant – StateBagya Kodur – StateSummer Korponic ‐ ACCLaurie Perrelli ‐ StateRegina Poole ‐ StateRick Schneider ‐ State

MI‐WIC Emergency Back‐Up System (MI‐WIC EBS)

Thank you to our pilot clinics in:

DHD # 10 – Mason County

Kent County – North County Clinic

IPH – ACC Joy Greenfield

8/22/2013

42

8/22/2013

43

Planning for MI‐WIC EBS Implementation

1. You will receive specific instruction to share with your LA IT for downloading MI‐WIC EBS

2. You will receive policy, training materials, and be directed to a training web cast

3. You will be asked to do a “test” of the application

Stay tuned….

Once we have successfully completed pilot testing you will receive more information…

8/22/2013

44

Client Portal ProjectWork Group

Project Lead:  Kobra Eghtedary

Kamalesh Bandanadham – 3SSW

Jenna Blamer – Muskegon

Kathie Boynton – State WIC

Joyce Bryant – State WIC

Elizabeth Ferrall – Intercare

Heather Kahn – State WIC

Bernadette Meads –Jackson

Laurie Perrelli – State WIC

Kevin Sarb – State WIC

Rick Schneider – State WIC

Program Area Lead Consultation – Terri Riemenschneider

Client Portal Project Plan…

Some features available with the December 2013 Release i.e.

• Determining if eligible for WIC

• Setting up a Client Portal account

• Requesting an Appointment

More features to come…

8/22/2013

45

Summer EBT for Children

8/22/2013

46

91

MI Bridge Card

Year 3 (2013)

• Added Kentwood School District and Detroit Public Schools

• Piloted a smaller food package to assess use and need – randomly assigned $60 or $30 value to new participants

8/22/2013

47

All Pilot Areas – school districts/ISDs

ArenacBayClare DetroitGladwin

Grand RapidsKentwood

Midland

Tuscola

Year 3 (2013)

• 6,000 additional students in Kent County

• 6,000 additional students in Mid‐Michigan

• 16,000 students in Detroit (goal)

TOTAL student goal was 38,600 students

8/22/2013

48

Advancing Client‐Centered Services

Thank you!

8/22/2013

49

Training, Evaluation and Compliance  Updates

Jean Egan , MPH. WIC Coordinator Needs Assessment

Compliance Update

Training Reminders

October through December Trainings to be posted on WIC Website soon

LINK to WIC Website: www.Michigan.gov/WIC~Click on WIC Providers, then Training and Workgroups for access to LMS – Web Modules

~ Click on MDCH WIC Master Calendar to view live 

training and webcast schedule

8/22/2013

50

8/22/2013

51

8/22/2013

52

State WIC Division staff are running the Clinic Closed Hours and Holiday User Monitoring Report and the MI‐WIC Access Monitoring Report , which are found in the Admin Module under Reports, Staff Compliance, to check after hours usage of the MI‐WIC System by local agency clinic staff.

Coordinators are being notified once a month regarding staff usage of the system after hours.

COMPLIANCE: State Level After Hours Monitoring Letters

When you receive a letter from our state contact person, please respond to her within one week.

Let state staff person know the nature of the work that your staff was doing in the system after hours.

This is in a continuing effort to ramp up security and monitoring in our Michigan WIC Program.

After Hours Monitoring Response

8/22/2013

53

Further information about state level and local level compliance monitoring will be presented at the Two Day WIC Coordinator Meeting in October.

If you have questions or concerns about this monitoring please call Eileen Guilford, State Compliance Lead at the Michigan WiC Program at 517‐335‐9836.

Thank you for your cooperation with these monitoring efforts.

Compliance Monitoring

Document Staff Training

Remember to document local agency trainings attended by staff in MI WIC : 

ADMIN/  USER SET UP /

STAFF INFORMATION 

/ STAFF TRAINING 

8/22/2013

54

TRAINING UPDATES

• Sept 25‐26 Clerical, Kalamazoo

• Oct  22 Chart Audit, Bay City • BEFORE Two Day Coordinator 

Meeting   Oct 23 & 24

New Information

NVRA

8/22/2013

55

WIC E‐Notice 2013‐75: Re: Change in Voter Registration Requirement

June 27, 2013

WIC e‐notice

ID Now Required for In‐Person Voter Registration Transactions

Public Act 523 of 2012 now requires individuals to present photo identification when registering to vote in person. If a person does not possess photo ID, he/she is permitted to sign an affidavit form to this effect. This requirement affects voter registrations processed in SOS branch offices; county, city and township clerk’s offices; and other state agencies that process voter registrations.

As of May 2013, the new Voter Registration  law changed

8/22/2013

56

Michigan driver’s license or Michigan personal identification card (current or expired)

Current driver’s license or personal identification card issued by another state 

Current federal or state government‐issued photo identification 

Current U.S. passport 

Current student identification with photo – from a high school or an accredited institution of higher education 

Current military identification card with photo 

Current tribal identification card with photo 

Acceptable ID documents include:

Voter registration applicants that do not possess one of the above‐listed photo ID documents may sign the Affidavit of Voter Not in Possession of Picture Identification Form.

ID Affidavit forms that are completed by clients should be stapled to the voter registration form and sent to the local clerk using standard procedures.

What to do if no Acceptable ID 

8/22/2013

57

AFFIDAVIT OF VOTER NOT IN POSSESSION 

OF PICTURE IDENTIFICATION I,  hereby affirm that I reside at 

(Please Print) 

(Present Street Address) 

I further affirm that I am not in possession of a driver’s license, a state‐issued personal identification card or any other form of picture identification and wish to register to vote. 

By signing this affidavit, I swear that the statements made above are true. 

SIGNATURE OF VOTER:  Х 

Penalty: Making a false statement in this affidavit is perjury, punishable by a fine up to $1,000.00 or imprisonment for up to 5 years, or both. 

AFFIDAVIT OF VOTER NOT IN POSSESSION OF 

PICTURE IDENTIFICATION 

8/22/2013

58

To be completed by Agency Staff 

Sworn and subscribed to before me this  day of 

I certify that the elector named above has completed the above affidavit in my presence. 

Х 

AFFIDAVIT OF VOTER NOT IN POSSESSION OF PICTURE IDENTIFICATION 

REMEMBER:

The Voter  Registration Affidavit is to be used only with new registrants and those who may have a change of address and come into your office to change their address.

NVRA 

8/22/2013

59

We have a few English Affidavits on eforms listed as NVRA, they are in packs of 50.

We have the English,  Spanish and Arabic  versions on our website. www.michigan.gov/wic .  WIC Providers, Forms and Resources and then under Voter Registration Information.

Eforms

IF you have questions, please contact Cheryl Bernard at bernardc@michigan.gov or call 517‐335‐9561

Thank  you

8/22/2013

60

Advancing Client‐Centered Services

……..                 The  End