wikis im organisationalen wissensmanagement

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Wissen gilt in Unternehmen und Organisationen als Produktiv-

faktor und gleichzeitig als Ressource, die sich der Einflussnah-

me und Steuerung und damit dem Einsatz am deutlichsten ent-

ziehen. Die zentral gesteuerte Wissenssammlung und -vertei-

lung über Intranet, Groupware und Content-Management-Sys-

teme hat sich als wenig erfolgreich erwiesen, da sich die Mitar-

beiter kaum aktiv beteiligen. Dabei ist die Kommunikation vor

allem des impliziten Wissens der Mitarbeiter eine zentrale He-

rausforderung. Social Software Anwendungen, insbesondere

Wikis, verdrängen zunehmend herkömmliche Philosophien,

Verfahren und Systemansätze in Unternehmen und Organisa-

tionen. Allerdings gelten beim internen Einsatz andere Voraus-

setzungen und Regeln als bei den öffentlichen Communities.

1. Die Nachteile herkömmlicher Wissens-management-Ansätze

In den letzten Jahren versuchten vor allem größere Unternehmen,die Kommunikation zwischen den Wissensträgern und damit denWissensaustausch zu verbessern. Das kontextsensitive Wissen,das an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen gebunden ist, soll durchgeeignete organisatorische Maßnahmen sowie vor allem verfei-nerte informationstechnische Verfahren dem Unternehmen zu-gänglich gemacht werden. Das Ziel ist eine höhere Produktivität,

eine stärkere Identifizierung mit dem Unternehmen und letztlichverbesserte Marktchancen. Wissen gilt als Produktions- bzw. Pro-duktivfaktor und gleichzeitig ist es eine Ressource, die sich derEinflussnahme und Steuerung und damit dem Einsatz am deut-lichsten entzieht. Entsprechend gibt es auch zunehmend Stim-men, die das Management von Wissen als kaum möglich oder garals Unsinn abqualifizieren. “Data and information may be ma-naged, and information resources may be managed, but know-ledge (what we know) can never be managed, except by the indi-vidual knower, and even then, only imperfectly.” [21].Traditionelle Ansätze betrachten Information und Wissen als et-was, das unabhängig von Individuen in Datenbanken, Intranetsund Informationssystemen gespeichert werden kann. Wissen wirddanach als eine Ressource mit objektiven Charakterzügen ange-sehen. „Traditionell approaches have tended to see informationand knowledge as something existing independent of the user,which can be accessed, stored, classified and managed by refe-rence to its objective characteristics.” [20] Dies erscheint auchnotwendig, denn letztlich ist etwas nur zu handhaben oder zu ma-nagen, wenn es greifbar, also dokumentiert ist. “In the businessworld, it is a common dictum that ‘if you cannot document it, youcannot manage it. Documentation of knowledge is crucial to ma-naging knowledge.[…] It becomes obvious that it is extremely im-portant to manage those assets.” [15]. Wissensmanagement konzentriert sich bisher hauptsächlich aufden Versuch, Wissen, auch verborgenes Wissen zu abstrahierenund zu kodifizieren. Als Hoffnungsträger galten und gelten vor al-lem solche informationstechnische Lösungen, die die Mitarbeitermotivieren und es ihnen erleichtern, ihr Wissen zu dokumentierenund anderen zur Verfügung zu stellen. Dafür sind Intranets undweb-basierte Content-Management-Systeme Standard. Sie hel-fen allerdings vor allem dabei, das Recherchieren von Informa-tionen zu unterstützen, die Input-Seite, d.h. das Einstellen vonWissen bleibt aber weitgehend ebenso unbefriedigend gelöst wiedie Verwaltung der Inhalte. Auch wenn die Wichtigkeit eines funktionierenden Wissensma-nagements allgemein anerkannt wird, erreichen die Umsetzungenin Unternehmen nur selten die gesetzten Ziele. [6]

Wikis im organisationalen Wissensmanagement:

Anforderungen und Gestaltungsoptionen

Martin Michelson, Hochschule Darmstadt

KeywordsSocial Software, Web 2.0, Knowledge Management, Wiki, Re-quirements, DesignStichworteSocial Software, Web 2.0, Wissensmanagement, Wiki, Anforde-rungen, Gestaltung

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Das Problem sind in der Regel tradierte Organisations- und Zu-ständigkeitsstrukturen von Unternehmen und Organisationen, diesich auch beim Wissensmanagement manifestieren. So werdenInhalte der Systeme überwiegend von der für die interne Kommu-nikation zuständigen Person oder Abteilung bereitgestellt. Beiträ-ge von Mitarbeitern durchlaufen zunächst einen redaktionellenProzess: Sei es inhaltlich oder um die Beiträge in eine einheitlicheStruktur zu gießen und ihnen entsprechende Metadaten zuzuwei-sen. Mit den meist aufwändigen Systemen der Wissensverwaltungsind zwar Plattformen für die Publikation von Wissen geschaffen,doch die Prozesse des Wissensaustausches werden durch zentra-le Kontrolle, Freigaberegeln und Qualitätsbestimmungen eher be-hindert.Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass ein zentral ge-steuertes Wissensmanagement einerseits mit einem relativ ho-hem Aufwand verbunden ist, andererseits aber wenig geeignet ist,die Kommunikationsprozesse der Wissensverteilung zu unterstüt-zen. Wissensmanagement sollte letztlich bedeuten, die organisa-torischen, technischen und psychologischen Voraussetzungenund Rahmenbedingungen für den freiwilligen und bereitwilligenWissensaustausch zu schaffen. “At the core of knowledge ma-nagement practise and KM literature today is the desire to en-courage the sharing of knowledge, not the control over personalknowledge. It is not the knowledge itself, but the representationof knowledge held within a person.” [11] Eine besondere Aufgabe kommt dabei Methoden der Erhebung,Dokumentation und systematischen Weitergabe von informellem(implizitem) Wissen der Mitarbeiter zu. Aber gerade die Explora-tion und damit das Verfügbarmachen informellen oder implizitenWissens ist sowohl das Problem als auch die Herausforderung.Dieses persönliche Wissen ist überwiegend durch Kenntnisse, Er-fahrungen, Werte und Ansichten gekennzeichnet, die durch Ler-nen, bei der Arbeit, bei Problemlösungen, und beim Austausch vonIdeen entstehen. Die Übertragung von formalen Unternehmens-strukturen auf das Wissensmanagement in Form von zuständigenAbteilungen für die interne Kommunikation mit entsprechend fil-ternder Wirkung kann hier kaum funktionieren.

2. Die besondere Bedeutung von Wikis für dasWissensmanagement

Social-Software-Ansätze betrachten Information und Wissen alsetwas, das aus sozialer Interaktion entsteht. Im Gegensatz zurherkömmlichen organisierten Form der einseitigen Wissensbe-reitstellung über Intranets stellen Social-Software-Ansätze dieKommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit in den Vorder-grund. Indem sie Wissen personalisieren, heben sie die Trennungzwischen Wissen und Wissensträgern auf. Die Anwendungen vonSocial Software dienen weniger dem Austausch explizitem Wis-sens, als vielmehr der Kommunikation von implizitem Wissen, zumAustausch von Ideen, Erfahrungen und Visionen und der gemein-samen Problemlösung. Ideen und Fragen können von Kollegenaufgegriffen werden, so dass sich daraus Diskussionen und Lö-sungsansätze entwickeln. Der Kommunikationsprozess lässt sich

in den Arbeitsablauf integrieren. [5] Berücksichtigt werden sollder wirkliche Bedarf und nicht eine idealisierte, definierte Formdes Bedarfes. Die Trennung von Nutzern und Bereitstellern von In-halten interner Informationssysteme sollte soweit möglich undsinnvoll überwunden werden. Die auf Social Software basierendenInformationssysteme stellen im Idealfall also nur noch die Platt-form und die Werkzeuge zur Verfügung, für die Inhalte sind dieTeilnehmer selbst verantwortlich. Die Verantwortung für ein funk-tionierendes Wissensmanagement wird der Gemeinschaft über-tragen.Speziell für das den Wissensmanagement in Unternehmen undOrganisationen und damit für das haben sich Wikis etabliert.Wikis sind in erster Linie Wissensdatenbanken und Werkzeuge fürdie Dokumentation. In dieser Hinsicht unterscheiden sie sichzunächst nicht von traditionellen Dokumentenmanagement-Sys-temen. Wie bei Groupware-Systemen wiederum kommt der Mög-lichkeit der kollaborativen Bearbeitung von Dokumenten eine be-sondere Bedeutung zu. Im Gegensatz zu Weblogs, in denen Beiträ-ge sequentiell geschrieben werden und statisch bleiben, unterlie-gen Beiträge in Wikis meist der dynamischen Veränderung undkönnen das Produkt mehrerer Autoren sein. Die Qualität der In-halte entsteht somit mehr durch die kollektive Kompetenz alsdurch die Expertise des Einzelnen, sie sind Ergebnisse eines sozia-len Prozesses. Beiträge werden geschrieben, gelesen, verbessert,referenziert, viele befinden sich in einem ständigen Prozess. Inter-ne Markt- und Wettbewerbsanalysen werden nicht periodisch neugeschrieben, sondern regelmäßig aktualisiert, mit neuen Datenversehen, nicht mehr Zutreffendes wird entfernt. Das Feedbacküber die bestehenden oder gemeinsam erarbeiteten Inhalte dientdem Anreiz zur Teilnahme und der Qualitätssicherung. [8] Fehlerwerden somit schnell behoben, da jeder an der Richtigkeit von In-formationen interessiert ist, anders als in einem zentral gesteuer-ten System, wo jede Änderung einen Freigabeprozess durchlaufenmuss. Darüber hinaus lernen die Teilnehmer sich und ihre Interes-sen kennen. Die Schwierigkeit, in herkömmlichen, oft formal starkstrukturierten Systemen, implizites Wissen zu erfassen, kann soüberwunden werden.In Unternehmen und Organisationen haben Wikis die Aufgabe,das Fachwissen der Mitarbeitern zu bündeln, transparent und ver-fügbar zu machen. Sie dienen vor allem dazu, implizites Wissenaufzudecken, zu dokumentieren, aber auch, um das Wissen vonMitarbeitern festzuhalten, die die Gruppe oder das Unternehmenverlassen haben. Dabei geht es weniger darum, dieses Wissen zukodifizieren, als vielmehr, die Wissensträger zu identifizieren undden kommunikativen Austausch – persönlich oder eben überPlattform – zu befördern.

Der Einsatz von Wikis kann und soll die Art des Wissensmanage-ments verändern. Der traditionelle Ansatz des Wissensmanage-ments zeichnet sich durch die Wissensverwaltung aus: - Fest definiertes inhaltliches Konzept der Wissensdokumen-

tation- Zentrale Administration - Zentrale Qualitätskontrolle (Freigabe von Beiträgen)

Zukunft der Arbeit


- Vordefinierte Terminologie (Metadaten)- Wenig Interaktion und Kontribution- Verantwortliche Autoren der Beiträge- Weitgehend statische Dokumente- Gegensatz von Produzenten und Rezipienten von Informa-

tion

Der Wiki-Ansatz des Wissensmanagements konzentriert sich aufWissensproduktion und Wissensteilung:- Inhaltliches Konzept als sozialer Prozess- Die Teilnehmer legen Inhalte fest und stellen sie ein- Qualitätskontrolle durch die Teilnehmer- Gemeinsame Autoren, Dokumente gehören allen- Metadaten frei durch die Teilnehmer zu bestimmen und zu

ändern- Weitgehend dynamische Dokumente- Interaktion und Kontribution- Einfache Handhabung

2.1 Einsatz von Wikis in Unternehmen und Organisationen

Es stellt sich die Frage, inwieweit ein Wiki überhaupt in seinerReinform als Wissensmanagement-Tool für Unternehmen und Or-ganisationen geeignet ist. Die eigentliche Philosophie, die dieWikipedia oder in den öffentlichen fachlichen oder kommunalenWikis weitgehend prägt, basiert ja auf der Idee einer großen undoffenen Community. Organisations- und unternehmensinterne Wikis haben eine ande-re Zielrichtung und einen anderen Charakter als öffentliche Wikis.Dieser Charakter kann durchaus der basisdemokratischen Philoso-phie widersprechen. Es gibt klare Regeln und Verantwortlichkei-ten. Das Wiki ist nicht nach außen hin geöffnet, die Beiträge ha-ben keine anonymen Verfasser, die Mitarbeiter können unter-schiedliche Zugriffsrechte bekommen. Bestimmte Dokumente, dieder Haftbarkeit unterliegen, dürfen nicht beliebig geändert wer-den. So werden Bekanntmachungen etwa der Personalabteilungnur von dieser herausgegeben und ggf. verändert werden können.Ein Mindestmaß an Regeln, Vorgaben und Steuerung ist in Orga-nisationen und Unternehmen schon deshalb unerlässlich, damitder mit der Einführung eines Wikis möglicherweise gewünschte

Kulturwandel akzeptiert und angenommen wird. Heinemann et al.schreiben über die Erfahrungen bei Airbus: „The experiences […]have shown that even though Wikis advocate a very open ap-proach, most employees tend to ask for rules and guidelines to fol-low. This highlights, again, that Knowledge Managers should beaware of the differences between online communities and corpo-rate Wikis.” [6] Auch die in öffentlichen Wikis gebräuchliche re-lative Beliebigkeit in Struktur und Umfang der Beiträge lässt sichnicht übernehmen, sondern folgen weitgehend vorgegebenen Re-geln. Erfahrungsgemäß scheitern partizipatorische Systeme zum Wis-sensaustausch meist daran, dass zu wenig Inhalte eingebrachtwerden. Schon bald nach dem Start werden sie schlicht uninter-essant. Dies liegt zum Teil auch an unrealistischen Erwartungen inder Anfangsphase. Mielke et al. [13] vergleichen die Einführungeines kollaborativen Tools mit der Auswahl, dem Zusammenbauund dem Start eines Lenkdrachen. Nach Fertigstellung wird er indie Luft gehoben, er startet aber nicht von selbst, sondern manmuss ihn in die Höhe ziehen. Und auch dort bleibt er nicht, wenner nicht dauerhaft einer gewissen Windstärke ausgesetzt wird.Es bedarf einer zuständigen redaktionellen Einheit, die nicht nurfür die Rahmenvorgaben sorgt, sondern auch aktuelle Inhalte be-reitstellt, die aus explizitem Wissen, Dokumenten, Daten, Berich-te, Projektdossiers etc. anfallen. Und es bedarf der Unterstützungdurch die Geschäftsleitung, die den Austausch von Wissen als es-sentielles strategisches Ziel proklamiert und leitender Mitarbeiter,die sich selbst intensiv mit Inhalten einbringen. In einem ersten Stadium eignen sich Wikis in Unternehmen undOrganisationen vor allem für die kollaborative Ausarbeitung vonBerichten und Dokumentationen, Richtlinien, Glossarien, Pro-duktbeschreibungen, Handbüchern, Sammlungen von Best Prac-tices, Protokollen und Arbeitsplatzbeschreibungen. [3] In einemausgereiften Stadium steht dann aber der Wissenstransfer zwi-schen den Mitarbeitern im Vordergrund. Ein Wiki, an dem sich vie-le Mitarbeiter aktiv beteiligen, ermöglicht die Identifizierung vonKollegen, die bestimmtes Hintergrundwissen besitzen und sichfachlich austauschen und ergänzen können. [19] Neben den Wis-sensmanagement-Aufgaben dienen Wikis also auch der sozialenInteraktion. Eine indirekte Aufforderung an die Kollegenschaft,Beiträge zu schreiben, sind die so genannten „roten Links“, poten-tielle Artikel also, die schon Überschriften, aber noch keinen Inhalthaben. Sie zeigen an, dass hier ein Bedarf an bestimmten Themenbesteht.

2.2 Voraussetzungen und Erfolgskriterien

Die technische Integration eines Wiki in die bestehende IT-Infra-struktur gestaltet sich relativ unproblematisch. Notwendig sindletztlich nur ein Web-Server, eine leistungsfähige Datenbank undeine Wiki-Software. All dies lässt sich natürlich auch als Netz-dienst mieten. Bei der Wiki-Software gibt es mittlerweile einerecht große Bandbreite von Open-Source- und kommerziellen An-geboten. Zu bedenken ist, dass die meisten Open-Source-Produk-te wie MediaWiki für eine öffentliche Plattform entwickelt wur-

Abbildung 1: Wissensidentifizierung


den. Sie ermöglichen keine Rechteverwaltung und lassen keinegeschützten Bereiche zu. Der frei verfügbare Quellcode der Open-Source-Wikis wie auch im Netz verfügbare Plug-Ins erlauben eszumindest in Teilbereichen, die Software an die eigenen Bedürf-nisse anzupassen. Dieses Vorgehen ist aber eher im Bereich derStruktur und der Gestaltung zu empfehlen. In jedem Fall sollte derFunktionsumfang der Softwareangebote geprüft und mit den ei-genen Anforderungen abgestimmt werden. Eine grundsätzlichere Voraussetzung für den Erfolg eines Wikisist, dass es die strategischen Ziele des Unternehmens wirkungsvollunterstützt und von der Geschäftsleitung gewollt wird. Im Pla-nungsprozess sind die Anwendungsszenarien festzustellen und esist zu ermitteln, welche Funktionen sinnvoll und welche hinder-lich sind. In der Unternehmenspraxis werden Wikis zwar oft alskleine Lösungen in Entwicklungs- und IT-Abteilungen zur Ideen-sammlung und zum Erfahrungsaustausch betrieben, ihre eigentli-che Stärke entfalten sie aber dann, wenn sie für die Mitarbeiterder unterschiedlichsten Bereiche offen sind.Die Planung und Einführung eines neuen Informationssystemswird bei den Mitarbeitern i.d.R. auf Skepsis bzw. Ablehnungstoßen. Dies wird vor allem dann der Fall sein, wenn es als weite-res System zu bereits bestehenden hinzu kommt. Deshalb ist vonder Geschäftsleitung zu kommunizieren, dass es vordergründignicht um die Einführung eines neuen Systems geht, sondern da-rum, die Kompetenzen der Mitarbeiter zu erkennen und zu för-dern. Das Wiki sollte keine zusätzliche Belastung für die Mitarbei-ter bedeuten, sondern umständlichere Verfahren der Informations-gewinnung ablösen und die Bearbeitung der Aufgaben erleich-tern. Ob ein Wiki angenommen wird, hängt entscheidend davonab, ob es den Bedürfnissen und Interessen der betroffenen Mitar-beiter entspricht und ob diese zur regelmäßigen aktiven Teilnah-me bereit sind. Anreizverfahren fördern die Bereitschaft, sich aktiv zu beteiligen.So steigt die Motivation, Beiträge zu liefern und damit eigenesWissen bereitzustellen, wenn dadurch positive Aufmerksamkeitund Prestigegewinn zu erzielen ist. Hilfreich sind Vorreiter („Wiki-Champions“) in gehobenen Positionen mit einem Vertrauens- undRespektvorschuss unter den Mitarbeitern, die sich zumindest inder Anfangsphase engagieren. Zudem benötigt ein Wiki eine Min-destgröße, die möglichst bald erreicht werden sollte. Nur bei um-fassendem Inhalt wir das Wiki auch genutzt: Es wird recherchiert,Beiträge werden erweitert und ergänzt. Die oft initiierten Abtei-lungs-Wikis mit großen, aber wenigen Beiträgen sind wenig öko-nomisch, die Artikel werden kaum gelesen geschweige denn wei-terentwickelt. Der CTO von IBM, Guenther Dueck, beschreibt amBeispiel des „Bluewiki“ der IBM recht anschaulich, wie auch einetabliertes Wiki um seine Akzeptanz kämpfen muss. [4] Somit lassen sich – sicherlich unvollständig - einige Punkte zu-sammenfassen, die ein Wiki-Projekt mittelfristig zum Erfolgführen können:- Die Lösung passt in die Unternehmenskultur und –struktur- Es besteht Bereitschaft zu Veränderungen (Arbeitsweise,

Kontrollstrukturen, Kommunikationsprozesse)- Das Wiki entspricht den Bedürfnissen der Mitarbeiter

- Eine Integration in die Arbeitsprozesse findet statt, der Um-gang mit dem Wiki wird nicht als zusätzliche Last empfun-den.

- Das Wiki hat Vorreiter und Botschafter - Es erfährt Unterstützung durch die Leitungsebene- Es werden Anreize gegeben, das eigene Wissen zu teilen,

insbesondere weil Wissenspreisgabe zu Prestigegewinnführt

- Und nicht zuletzt: Die Beteiligung ist ausreichend großEine praxisorientierte Darstellung von Erfolgsfaktoren und Barrie-ren bei der Nutzung eines Wikis als Wissensmanagement-Lösungbieten Heinemann und Katzung. [6]

2.3 Die Bereitstellung bereits vorhandener Inhalte

Die ursprüngliche Wiki-Idee hat wenig mit der Zielsetzung zu tun,ein organisationales Wissensmanagementsystem bereitzustellen.Entsprechend sind vor allem die meisten frei verfügbaren Wiki-Produkte nicht primär für den Einsatz in Unternehmen und Orga-nisationen entwickelt.Wird das Wiki als alleiniges Wissensmanagement-System geführt– und davon geht der vorliegende Beitrag aus -, so werden insbe-sondere in der Beginnphase offizielle organisationsinterne Doku-mente wie Richtlinien, Glossarien, Produktbeschreibungen, Hand-bücher, Sammlungen von Best Practices, Protokolle und Arbeits-platzbeschreibungen eingestellt, um den wichtigen Grundstock zuliefern. Diese Dokumente liegen in einem Wiki-unabhängigen For-mat vor und bilden i.d.R. in den Originalformaten den Anhang zukurzen Wiki-Artikeln. Die Realität in Unternehmen und Organisationen zeigt, dass nichtnur das explizite Wissen in Form von Dokumenten und Daten inDateisystemen, Datenbanken und Dokumentenmanagement-Sys-temen gespeichert ist. Auch implizites, persönliches Wissen exis-tiert in dokumentierter Form. Dazu gehören Präsentationen, Pro-tokolle, Seminarmitschriften, Grafiken, persönlich erstellte Erläu-terungen. Manche Mitarbeiter beteiligen sich schon deshalb nichtals Autoren an einem Wiki ein, weil sie sich nicht in der Lage se-hen oder keine Zeit finden, ihre Erfahrungen und Kenntnisse in ei-genen Beiträgen aktuell zu artikulieren. Etwas anderes ist es,wenn sie eigene bereits vorhandene, in digitaler Form vorliegendeDokumente unverändert in das Wiki überführen können. Das Hin-terlegen von Dateien, die den eigentlichen Beitrag repräsentieren,ist zwar ungewöhnlich für das Prinzip eines Wikis. Jedoch machtes häufig keinen Sinn oder ist zuweilen auch gar nicht möglich, ei-ne umfassende Textabhandlung, eine Präsentation, lange Pro-grammiercodes oder spezielle Grafiken direkt in die Artikelstruk-tur eines Wikis zu packen. Bleiben die Dokumente aber in ihremursprünglichen Dokumentformat, so gibt der eigentliche Wiki-Ar-tikel eine Kurzbeschreibung, die vom jeweiligen Autor selbst er-stellt ist. Diese Möglichkeit, bereits existierende Ausarbeitungenunverändert in das Wiki einzufügen, kann ein bedeutender Anreizsein, Beiträge zu liefern. Dadurch wird das Wiki-Prinzip der dynamischen Beiträge teilwei-se verletzt: Das eigentliche Dokument erfährt keine Änderung, es

Zukunft der Arbeit


sei denn, der Autor führt diese Änderung durch. Alle Interessier-ten können aber entsprechende Anmerkungen und Ergänzungenauf der Wiki-Seite, auf der das Dokument hinterlegt ist, vorneh-men.

2.4. Inhaltliche Strukturierung und Navigation

Eine inhaltlich und gestalterisch klare Struktur des Wikis hilft beider Handhabung und Recherche. Bei vielen Wiki-Projekten, wieauch bei der Konzeption und Einrichtung von Wissensmanage-ment-Systemen allgemein, wird der Strukturierung der Inhaltesowie der Navigation meist wenig Aufmerksamkeit geschenkt. DieRecherche- und Navigationsmöglichkeit herkömmlicher Wiki-Software orientieren sich an dem Prinzip des Beitragstitels als we-sentliches Beschreibungs- und Suchmerkmal, die Volltextsucheist selbstverständlich. Darüber hinaus wird durch Verlinkung ein-zelner Stichworten im Text auf andere Artikel verwiesen, deren Ti-tel dieses Stichwort enthält. Ist ein Stichwort verlinkt, aber nochkein Beitrag vorhanden, so erscheint das beim Anklicken dasStichwort rot markiert und ein Hinweis, dass der Artikel nochfehlt, aber ein Interesse besteht, dass dieses Thema bearbeitetwird. Wiki-Software ist auf den Charakter öffentlicher Wikis wie derWikipedia zugeschnitten, bei der die Nutzer gewohnt sind, wie miteiner Suchmaschine zu agieren. Zwar bietet gerade Wikipedia dieMöglichkeit, über hierarchische Strukturen zu navigieren, ausge-feilte Navigationsfunktionen wie bei Dokumentenmanagement-Systemen fehlen aber. Kommerzielle Programme unterscheiden

sich in dieser Hinsicht kaum. Der Schwerpunkt liegt auf einem er-höhten Funktionsumfang, tiefergehenden Nutzerverwaltungsop-tionen sowie besseren Sicherheitsstandards. Ein Wiki in einem Unternehmen oder einer Organisation soll einleicht zu handhabendes Werkzeug sein, um einerseits das in Do-kumente gefasste Wissen schnell und problemlos aufzufinden,und andererseits, die Erfassung und Zuordnung von Beiträgendurch die Wissensträger zu unterstützen. Mangels formularartigeSuch- und Erfassungsmasken, wie sie sowohl in öffentlich zu-gänglichen Online-Datenbanken als auch in organisationalen Do-kumentenmanagement-Systemen geboten werden, können eineentsprechende Strukturierung und dazu gehörende Navigations-möglichenkeiten dabei helfen, die Nachteile des einfachen Wiki-Prinzips zu kompensieren. Ein Wiki kann und soll durchaus einherkömmliches Dokumentenmanagement-System als Ganzes er-setzen oder aber dieses als nachgelagertes Datei-Repository nut-zen.

2.5. Ein Wiki für studentisches Wissensmanagement

Am Beispiel eines Wiki, das eine studentische Projektgruppe unterLeitung des Autors im Bereich Informationswissenschaft derHochschule Darmstadt entwickelt hat, wird nachfolgend kurz vor-gestellt, wie solch eine Struktur aufgebaut sein kann. Aufgabewar, studentische Expertise, die sich in Form von fachlichen Ar-beiten, Referaten, Präsentationen und Programmentwicklungendokumentiert, in einem internen Wiki zu erschließen. Dabei wur-de darauf geachtet, dass sich die grundsätzliche Konzeption auf

Abbildung 2: Hauptseite mit Kategorien und interaktiven Grafiken


Unternehmen und Organisation übertragen lässt, in denen Mitar-beiter ihre Arbeitsergebnisse in unterschiedlicher Weise doku-mentieren (müssen). Als Wiki-Software wurde die Open-Source MediaWiki gewählt,ein Web-Server und eine MySQL-Datenbank eingerichtet. DieProjektgruppe sollte zunächst eigene Arbeiten einstellen, um soeinen Grundstock für ein fachbereichs- bzw. in einem späterenStadium hochschulweites Wiki von studentischer Expertise zu bil-den. Die grundsätzliche Fragestellung drehte sich um die Strukturdes Wiki. Studentische Arbeiten werden im Rahmen von Lehrver-anstaltungen erstellt. Es kristallisierte sich schließlich heraus,dass auf der obersten Ebene die Fachbereichsstruktur und auf dernachgeordneten Ebene das Studienprogramm die Grundstrukturdes Wikis bilden sollte.

Auf die umfangreichen Planungs-, technischen und redaktionel-len Arbeiten, die notwendig waren, um das Wiki schließlich imLauf des Jahres 2010 in Betrieb zu nehmen, soll hier nicht nähereingegangen werden. Vor allem zur Programmierung und Gestal-tung der interaktiven grafischen Navigation und der Einbindungunterschiedlichster Dateiformate musste die Software angepasstwerden, was sich durch den freien Quellcode und im Netz verfüg-bare Plug-Inns bewerkstelligen ließ. Ein eigenes Forum bietet je-dem Nutzer die Möglichkeit, Weiterentwicklungen oder Verände-rungen am Wiki in Bezug auf Inhalt, Ausrichtung, Gestaltung undTechnik vorzuschlagen.

Das Wiki enthält mehrere alternative Navigationsmöglichkeiten:Eine Kategorisierung der Inhalte, interaktive Grafiken, ein alpha-betischer Index sowie eine Volltextsuche. Die Kategorien sindebenso wie die interaktiven Grafiken als Hierarchie aufgebaut, in-dem das Anwählen eines Punktes jeweils die nachfolgenden Un-terpunkte öffnet. Auch zwischen den eigentlichen Wikibeiträgenselbst besteht eine Hierarchie: Die Lehrveranstaltung bietet eineAuswahl an thematischen Beiträgen, die wiederum auf hinterleg-te Dokumente unterschiedlichen Formates verweisen und diesekurz zusammenfassen. Derzeit werden keine Metadaten in Form von Schlagworten ver-geben. In einem späteren Stadium kann das Wiki um ein semanti-sches Metadaten-Management erweitert werden. Dafür bietetsich das auf dem MediaWiki aufsetzende Semantic MediaWiki(SMV) an. [18], [14]

4. Fazit

Wikis sind zunächst Werkzeuge für das Wissensmanagement,gleichzeitig aber auch Plattformen, die den fachlichen Austauschvon Mitarbeitern unterstützen, die sich persönlich gar nicht ken-nen müssen. Hemmnisse bestehen in der Bereitschaft, das eigeneWissen in Form von regelmäßigen Beiträgen intern zu artikulieren.Damit das Wiki schnell zu einer produktiven Größe gelangt, soll-ten die Mitarbeiter angehalten werden, bereits bestehende eige-ne Dokumente in ihrem Originalformat in das Wiki zu stellen. Für

Zukunft der Arbeit

Abbildung 3: Wiki-Seite mit Zusammenfassung der dazugehörenden Präsentation


die Wiki-Seiten selbst genügen kurze Zusammenfassungen. Einegute Navigationsstruktur unterstützt sowohl bei der themati-schen Suche als auch bei der Zuordnung eigener Beiträge. Wich-tig für den dauerhaften Erfolg ist, dass das Wiki die Kultur desWissensaustausches fördert. Und letztlich muss die Beschäfti-gung mit ihm die Arbeitsprozesse unterstützen, interessant seinund vielleicht auch Spaß machen.

Literatur

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Autor

Prof. Dr. Martin MichelsonHochschule DarmstadtHaardtring 10064295 DarmstadtTel.: 06151/16-9389E.Mail: [email protected]: www.iuw.h-da.de/michelson

Wikis in organisational Knowledge Manage-ment: Requirements and Design Options

Knowledge is considered to be a productivity factor and a re-source in enterprises and organizations, which most clearlyevades influence, control and use. Centrally controlled collec-tion and distribution of knowledge using Intranet, Group-ware and Content management systems have not proved tobe very successful, as most employees rarely participate.However, the communication especially of the employees’ ta-cit knowledge is a main challenge. Social Software applica-tions, particularly Wikis, replace the traditional philosophies,processes and systems in enterprises and organizations. Itshould be noted that different requirements and rules applyfor the internal operation than in the public communities.