win administratorhandbuch 1

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Administratorhandbuch 1

update software AG

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Administratorhandbuch 1

Version 7.0, Service Pack 1

Juli 2006

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i

Inhalt

Einführung 1 Setup und Installation ..........................................................................................................................1

Start der Installation .................................................................................................................. 1 Überprüfen vorhandener Installationen .......................................................................................2 Benutzerinformationen............................................................................................................... 2 MS SQL Server 2005 Express...................................................................................................... 3 Installation von MS SQL Server 2005 Express ..............................................................................4 Einrichten der Datenbankverbindung (ODBC) ..............................................................................5 Sprachauswahl .......................................................................................................................... 6 Zielverzeichnis und Dokumentation .............................................................................................7 Installationsbeginn..................................................................................................................... 7 Abschluss der Installation........................................................................................................... 8 Setup im Silent-Modus ............................................................................................................... 8 Wartungsfunktionen................................................................................................................... 9 Lizenzierung ............................................................................................................................ 13 Deinstallation .......................................................................................................................... 15 Technische Hinweise................................................................................................................ 17 Individuelles Startlogo definieren .............................................................................................. 18

Verzeichnisstruktur............................................................................................................................. 18 <Programmverzeichnis>\SYSTEM\EXE...................................................................................... 19 <Datenverzeichnis>\SYSTEM\EXE ............................................................................................ 19 <Datenverzeichnis>\SYSTEM\DB.............................................................................................. 19 <Datenverzeichnis>\SYSTEM\SYS ............................................................................................ 20 <Datenverzeichnis>\<Benutzername>\DB................................................................................ 20 <Datenverzeichnis>\<Benutzername> ..................................................................................... 20 <Datenverzeichnis>\<Benutzername>\FRM.............................................................................. 20 Verzeichnis für Benutzerrechte ................................................................................................. 20

Module von update.seven ................................................................................................................... 21 Module starten ........................................................................................................................ 21

Datensicherung und Systemsperre ...................................................................................................... 22 update.seven sperren .............................................................................................................. 22 Rebuild ................................................................................................................................... 23 Sperre aufheben...................................................................................................................... 23

Support ............................................................................................................................................. 23

Konfigurationsmodul 25 Konfiguration starten.......................................................................................................................... 25 Stationsnummer vergeben .................................................................................................................. 26 Neuanlage eines Benutzers ................................................................................................................. 26 Ändern der Benutzerdaten .................................................................................................................. 27 Löschen von Benutzern....................................................................................................................... 27 Modulrechte, Passwort-Einstellungen, Prozess-Tracking........................................................................ 27 Passwörter deaktivieren...................................................................................................................... 29 Einrichten von Programm-Modulen...................................................................................................... 29

Rechtemodul 31 Dreistufiges Rechtesystem.................................................................................................................. 31 Rechtemodul starten .......................................................................................................................... 31 Rechte............................................................................................................................................... 32

Voraussetzung für gültige Rechte ............................................................................................. 32 Rechte neu definieren .............................................................................................................. 32

ii

Rechte ändern......................................................................................................................... 33 Rechte-Information.................................................................................................................. 33 Infobereiche sperren................................................................................................................ 33 Bedingungen auf Infobereiche.................................................................................................. 34 Vorgabewerte bei Neuaufnahme............................................................................................... 35 Sperre für einzelne Felder ........................................................................................................ 35 Weitere Einstellungen definieren............................................................................................... 36 Personenfelder von identischen Personen synchronisieren.......................................................... 37 Top-Down- und Bottom-Up-Einschränkungen ............................................................................ 38 Rechte zuweisen...................................................................................................................... 42 Arbeiten mit Triggern............................................................................................................... 42 Workflow ................................................................................................................................ 43

Station .............................................................................................................................................. 43 Station definieren .................................................................................................................... 43 Kontextmenü........................................................................................................................... 44

Bearbeiter.......................................................................................................................................... 44 Benutzerliste im Modul Konfiguration ........................................................................................ 44 Bearbeiter im Modul Rechte...................................................................................................... 45 Bearbeiter definieren ............................................................................................................... 45 Gruppen anlegen ..................................................................................................................... 48 Bearbeiter einer Gruppe zuordnen ............................................................................................ 49 Bearbeiter inaktiv setzen .......................................................................................................... 51 Ressourcen anlegen................................................................................................................. 51 "Öffentliche" Bearbeiter und Gruppen ....................................................................................... 52

Sprachen ........................................................................................................................................... 52 Sprache definieren................................................................................................................... 52

Trigger .............................................................................................................................................. 53 Triggerauslöser........................................................................................................................ 53 Triggerreaktionen .................................................................................................................... 54 Trigger.................................................................................................................................... 54 Trigger definieren .................................................................................................................... 54 Triggerfunktionen definieren .................................................................................................... 56 Zeilen verschieben und einfügen............................................................................................... 59 Laden eines Triggers................................................................................................................ 60 Löschen eines Triggers............................................................................................................. 60 Feldreferenz ............................................................................................................................ 60 Anmerkungen.......................................................................................................................... 61 Trigger-Beispiele...................................................................................................................... 63 Externe Programme mit Trigger aufrufen .................................................................................. 66 Daten an Textverarbeitung übergeben ...................................................................................... 67 Webseiten anzeigen................................................................................................................. 67 Trigger-Auslöser definieren ...................................................................................................... 69 Trigger und Rechte .................................................................................................................. 74 Ketten und Bäume von Triggern ............................................................................................... 74 Auslöser-, Reaktions- und Referenzinfobereich .......................................................................... 74 Stapelverarbeitung von Triggern............................................................................................... 78 Trigger-Tricks .......................................................................................................................... 79 Mehrere Trigger durch ein Ereignis ausführen ........................................................................... 79 Trigger für mehrere Datensätze ausführen ................................................................................ 80 Beispiel: Verschieben versäumter Kontakte ............................................................................... 80

Mandanten ........................................................................................................................................ 80 Funktionsüberblick ................................................................................................................... 81 Mandantenrecht ...................................................................................................................... 81 Mandanten.............................................................................................................................. 83 Mandantenfähigkeit im Vergleich mit Rechten............................................................................ 87 Migration................................................................................................................................. 88 Kataloge und Katalogwartung................................................................................................... 89 Import .................................................................................................................................... 90 Änderungen der Mandantenstruktur.......................................................................................... 91

Stationskonfiguration.......................................................................................................................... 96 Protokollierung für Lese- und Schreibzugriffe ....................................................................................... 98

Aktivieren und Durchführen der Zugriffsprotokollierung.............................................................. 98 Protokolliere Lesen .................................................................................................................. 99

iii

Protokolliere Schreiben........................................................................................................... 100 Zugriffsprotokolle exportieren................................................................................................. 101 Lesezugriff protokollieren ....................................................................................................... 101 Felder des Infobereichs Protokolliere Lesen ............................................................................. 101 Aufbau der Protokolldateien von Lesezugriffen ........................................................................ 102 Schreibzugriff protokollieren ................................................................................................... 103 Felder des Infobereichs Protokolliere Schreiben ....................................................................... 103 Aufbau der Protokolldateien von Schreibzugriffen .................................................................... 104

Benutzer-Tracking ............................................................................................................................ 105 Session-Tracking .............................................................................................................................. 106 Prozess-Tracking.............................................................................................................................. 107 Passwort-Einstellungen..................................................................................................................... 108

Länge des Passworts.............................................................................................................. 109 Alias-Benutzer ....................................................................................................................... 109 System-Blocking .................................................................................................................... 109 Entblocken eines Benutzers .................................................................................................... 110

Lizenzmeldung starten...................................................................................................................... 110 Lizenzdatei ............................................................................................................................ 111

Rechtemodul und andere Module ...................................................................................................... 112 Benutzerrechte ...................................................................................................................... 112 Rechte und Kommunikationsmodul ......................................................................................... 113 Rechte und Wartungsmodul ................................................................................................... 113 Rechte und Import-/Exportmodul ........................................................................................... 113

update.seven phone-Konfiguration .................................................................................................... 114 Basiskonfiguration ohne update.seven phone-Installation......................................................... 114 Telefonprofil definieren .......................................................................................................... 115 Aktionen aktivieren ................................................................................................................ 122 Aufgaben definieren............................................................................................................... 124 Bedingungen definieren ......................................................................................................... 125 Telefonprofil zuweisen ........................................................................................................... 128 Telefonprofile in update.seven web aktivieren ........................................................................ 129 Zusätzliche Telefonfelder im Datenmodell................................................................................ 130 update.seven designer-Einstellungen ...................................................................................... 130 Beispiel ................................................................................................................................. 131 Allgemeine Systemarchitektur................................................................................................. 135

Importmodul 137 Voraussetzungen für den Import ....................................................................................................... 137

Benutzerrechte ...................................................................................................................... 137 Importdatei ........................................................................................................................... 137 Infobereich Zuordnung (nur Branchenversion BTB).................................................................. 138

Importformat erstellen...................................................................................................................... 138 Dateiformat........................................................................................................................... 139 Importfelder auswählen ......................................................................................................... 142 Reihenfolge ändern................................................................................................................ 143 Feldlängen ändern ................................................................................................................. 143 Feldinhalte transformieren...................................................................................................... 144 Infobereichseigenschaften...................................................................................................... 145 Feldeigenschaften.................................................................................................................. 148 Import-Testlauf ..................................................................................................................... 151

Abgleich .......................................................................................................................................... 152 Abgleichfelder bei Firmen und Personen.................................................................................. 152 Firmenabgleich ...................................................................................................................... 152 Personenabgleich................................................................................................................... 154 Objektabgleich (nur Branchenversion BTB).............................................................................. 155 Abgleichlogik für andere Infobereiche ..................................................................................... 156 Import und externe Schlüssel ................................................................................................. 162

Importvorgang................................................................................................................................. 164 Fehler beim Import .......................................................................................................................... 166

iv

Exportmodul 167 Optionen ......................................................................................................................................... 167 Felder und Formate.......................................................................................................................... 168 Dateiformat ..................................................................................................................................... 168 Inhalt der Exportdatei....................................................................................................................... 169 Infobereiche (Kontextmenü) ............................................................................................................. 169 Bedingungen.................................................................................................................................... 169 Reihenfolge der Infobereiche ............................................................................................................ 170 Autoimport / Autoexport ................................................................................................................... 170

Parameter für den Autoimport / Autoexport............................................................................. 170 Autoimport per Script-Datei .................................................................................................... 172

Wartungsmodul 173 Wartung starten............................................................................................................................... 173 Land................................................................................................................................................ 173

Infobereich Land ................................................................................................................... 174 Land neu aufnehmen (Wartungsmodul) .................................................................................. 174 Land neu aufnehmen (Hauptmodul)........................................................................................ 175 Länderkatalog warten ............................................................................................................ 176 Suchen / Bedingungen definieren ........................................................................................... 176 Orte (Kontextmenü)............................................................................................................... 176

Ort .................................................................................................................................................. 177 Ort neu aufnehmen (Wartungsmodul)..................................................................................... 177 Ort neu aufnehmen (Datenbankmodul) ................................................................................... 178 Ortetabelle und Datenbank..................................................................................................... 179 Suchen / Bedingungen definieren ........................................................................................... 180 Orte importieren .................................................................................................................... 180 Orte und Kommunikation ....................................................................................................... 180

Kataloge .......................................................................................................................................... 180 Infobereich Katalog öffnen ..................................................................................................... 181 Katalogwert sperren............................................................................................................... 181 Katalogwert neu aufnehmen................................................................................................... 181 Katalogwert ändern ............................................................................................................... 182 Katalogwert löschen und ersetzen........................................................................................... 182 Mandantennummer ändern .................................................................................................... 182 Löschliste .............................................................................................................................. 182 Titelkataloge ......................................................................................................................... 183 Mehrsprachige Kataloge ......................................................................................................... 183 Katalogneuaufnahme in einer anderen Sprache ....................................................................... 184

Datenmodell .................................................................................................................................... 184 Allgemeine Vorgangsweise ..................................................................................................... 185 Weitergeben von Änderungen an Außenstellen........................................................................ 187 Vordefinierte fixe Kataloge bearbeiten..................................................................................... 188 Neue fixe Kataloge anlegen .................................................................................................... 189 Vordefinierte variable Kataloge umbenennen........................................................................... 189 Neue variable Kataloge anlegen.............................................................................................. 190 Neue Infobereiche anlegen..................................................................................................... 191 Vordefinierte Infobereiche bearbeiten ..................................................................................... 193 Optionen für Infobereiche ...................................................................................................... 194 Neue Felder hinzufügen ......................................................................................................... 200 Felder umbenennen ............................................................................................................... 203 Optionen für Felder................................................................................................................ 203 Einträge löschen .................................................................................................................... 211 Beispiel: Reklamationen ......................................................................................................... 211

Portfolioformat................................................................................................................................. 215 Löschen........................................................................................................................................... 218

Lösche .................................................................................................................................. 218 bedingt ................................................................................................................................. 218 Bedingung............................................................................................................................. 218

v

Selektion ............................................................................................................................... 218 Selekt.Name.......................................................................................................................... 219 Objekt-Selektion (nur Branchenversion BTB) ........................................................................... 219 Kontrolle ............................................................................................................................... 219 Gelöschte Sätze nicht kommunizieren ..................................................................................... 219 Anz. ...................................................................................................................................... 219 Gelöscht................................................................................................................................ 219 Start ..................................................................................................................................... 219 Abhängige Daten löschen....................................................................................................... 219

Aktualisierung .................................................................................................................................. 220 Bedingt ................................................................................................................................. 220 Bedingung............................................................................................................................. 220 Selektion ............................................................................................................................... 220 Selekt. Name......................................................................................................................... 221 Objekt-Selekt (nur Branchenversion BTB)................................................................................ 221 Kontrolle ............................................................................................................................... 221 Geändert............................................................................................................................... 221 Feld ...................................................................................................................................... 221 Ersatzwert............................................................................................................................. 221 Kein Ersatzwert ..................................................................................................................... 221 Upd ...................................................................................................................................... 221 Start ..................................................................................................................................... 222 Kontroll-Ablauf ...................................................................................................................... 222 Ändern.................................................................................................................................. 222 OK........................................................................................................................................ 222 Stopp.................................................................................................................................... 222

Analysemodul 223 Analyseformat.................................................................................................................................. 223

Oberer Teil der Maske............................................................................................................ 223 Unterer Teil der Maske........................................................................................................... 225

Analyse definieren............................................................................................................................ 225 Auswahl der Ursprungsdaten.................................................................................................. 226 Infobereich auswählen ........................................................................................................... 226 Bedingung definieren ............................................................................................................. 226 Auswahl des Analysefelds....................................................................................................... 227 Feldsummen.......................................................................................................................... 227 Definition einer Subanalyse .................................................................................................... 227 Skalierung............................................................................................................................. 227 Speichern der Analyse............................................................................................................ 228

Ausführen der Analyse...................................................................................................................... 228 Übergabe an Tabellenkalkulation ............................................................................................ 229

Subanalyse erstellen......................................................................................................................... 229 Auswahl der Primäranalyse..................................................................................................... 229 Wahl des Feldes der Subanalyse............................................................................................. 229 Festlegen der Subanalyseeinheit............................................................................................. 230 Speichern der Subanalyse ...................................................................................................... 230 Starten der Subanalyse .......................................................................................................... 230 Subanalyse als Balkendiagramm oder Tortendiagramm darstellen............................................. 230 Subanalyse übergeben........................................................................................................... 230

Skalierung nachträglich bearbeiten.................................................................................................... 230 Neuen Wertebereich hinzufügen ............................................................................................. 231 Zusätzliche Kriterien............................................................................................................... 231

Grafische Darstellung ....................................................................................................................... 232 Dialogfeld Optionen ............................................................................................................... 233

Auto-Analyse ................................................................................................................................... 235

Rebuild-Modul 237 Rebuild starten................................................................................................................................. 237 Auto-Rebuild.................................................................................................................................... 238

vi

SQL-Tool 239

Index 243

1

Zielgruppe für dieses Handbuch sind Systemadministratoren. In diesem Handbuch werden folgende Schritte zur Inbetriebnahme von update.seven beschrieben:

• Installation und Konfiguration von update.seven (Modul Konfiguration)

• Einrichtung und Zuweisung von Rechten (Modul Rechte)

• Übernahme bereits vorhandener Daten, z. B. Kundendaten vom Host (Modul Import)

• Export von Daten aus update.seven, um diese in anderen Systemen zu nutzen (Modul Export)

• Wartung der bereits in update.seven vorhandenen Daten, Ändern oder Löschen größerer Mengen von Datensätzen, Ersetzen von Werten (Modul Wartung)

• Analyse der Daten (Modul Analyse)

• Wiederherstellen von beschädigten Infobereichen (Modul Rebuild)

Im Administratorhandbuch 2 wird Folgendes beschrieben:

• Einrichtung der Kommunikation für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Stationen von update.seven (Zentrale, Niederlassung, Notebook)

• Definition von Masken, Listen und Feldern (Maskengenerator)

• Konfiguration von Desktops und Zuweisung zu einzelnen Stationen, Bearbeitern und Bearbeitergruppen. (z. B. Konfiguration der Symbolleiste und Einstellungen einzelner Ebenen)

• Konfigurationseinstellungen

• Tastaturbefehle für Masken und Listen

Setup und Installation

Zur erfolgreichen Durchführung der Installation müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Anmeldung beim Betriebssystem als Benutzer mit Administratorrechten.

• Platzbedarf auf der Festplatte für die Installation: ~ 170 MB.

• Installation auf einem unterstützten Betriebssystem.

• Auf dem Server: Verbindung ins Internet, um die Lizenzierung durchführen zu können (MS Internet Explorer 5 oder höher).

Die technischen Voraussetzungen (Hardware, Software, Rechte) erfahren Sie bei Ihrem update-Betreuer, im Support Center oder auf www.update.com im Bereich Support.

Start der Installation

1 Wenn Sie von einer CD aus installieren, legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk ein. Das Installationsprogramm startet automatisch.

Wenn Sie nicht von einer CD aus installieren, rufen Sie die Datei setup.exe auf. Es wird ein Unterverzeichnis update.seven win <Branchenversion> erstellt, in das die Installationsdateien entpackt werden. Wechseln Sie in dieses Unterverzeichnis und rufen Sie die Datei setup.exe auf.

2 Wählen Sie eine der Datenbanken aus. Dieses Dokument behandelt MS SQL als Beispiel, da Sie in diesem Fall zusätzlich zu update.seven auch den MS SQL-Server 2005 Express installieren können.

Die Installation startet.

K A P I T E L 1

Einführung

2 Administratorhandbuch 1 update.seven win

Überprüfen vorhandener Installationen

1 Klicken Sie auf Next, um zu überprüfen, ob bereits eine Version von update.seven in der gleichen Branchen- und Datenbankversion installiert ist.

Wenn die Installation einen Eintrag für eine aktuelle Version in der Registrierung findet, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Installation abgebrochen.

Sie können diese Überprüfung umgehen, indem Sie folgende Registrierungseinträge ändern bzw. entfernen:

• HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\update.com\btb70<mss bzw. ora>

• HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\Current Version\Uninstall\{entsprechender Produktschlüssel}

Anmerkung: Die Manipulation dieser Daten ist nur für erfahrene Systembenutzer gedacht und wird von update weder empfohlen noch unterstützt.

Benutzerinformationen

1 Geben Sie in das Feld User Name Ihren Benutzernamen und in das Feld Company Name Ihren Firmennamen ein.

2 Wenn Sie eine auf 30 Tage begrenzte Testversion installieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Install evaluation version (30 days time-limit). Bei Bedarf müssen Sie nur Ihren Benutzer- bzw. Firmennamen korrigieren. Die Felder Product-ID und Serial number werden automatisch mit entsprechenden Daten erfasst und inaktiv dargestellt.

Kapitel 1 Einführung 3

3 Wenn Sie eine Vollversion installieren möchten, erfassen Sie die Felder Product-ID und Serial number. Nach Abschluss der Installation müssen Sie für jede Server-Installation die Lizenz via Internet freischalten, Lizenzierung auf Seite 13.

Anmerkung: Eine Lizenzierung ist für Notebooks nicht notwendig.

4 Klicken Sie auf Next.

Anmerkung: Falls die Angaben unvollständig oder falsch sind, wird eine Fehlerbeschreibung ausgegeben. Korrigieren Sie den Fehler und fahren Sie mit der Installation fort.

MS SQL Server 2005 Express

MS SQL Server 2005 Express ist die von Microsoft unterstützte Weiterentwicklung des Vorgängers MSDE 2000. Weitere Informationen und Produktbeschreibungen finden Sie auf den entsprechenden Internetseiten von Microsoft.

Kompatibilität

MS SQL Server 2005 Express ist eine Client-Datenbank, die mit Microsoft SQL-Server und update.seven kompatibel und für alle aktuellen Microsoft-Betriebssysteme verfügbar ist.

Administration

Alle SQL Server-Produkte einschließlich MS SQL Server 2005 Express können über SQL Server Enterprise Manager (remote) verwaltet werden. Voraussetzung dafür ist SQL Server Enterprise Edition, SQL Server Standard Edition bzw. SQL Server Personal Edition.


Installation von MS SQL Server 2005 Express

1 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen install MS-Sql Server 2005 Express Edition.

2 Geben Sie in das Feld Instance name einen beliebigen Namen und in das Feld Admin password ein Passwort ein.

Anmerkung: Das Passwort darf keine Teile des Benutzernamens enthalten, die länger als zwei Zeichen sind. Das Passwort muss zumindest sechs Zeichen lang sein, und es muss Zeichen aus mindestens drei der folgenden vier Gruppen enthalten: 1. (englische) Großbuchstaben von A–Z 2. (englische) Kleinbuchstaben von a–z 3. Ziffern von 0–9 4. die Zeichen $, #, %, +, -, _.

3 Bestätigen Sie mit Next.

4 Bestätigen Sie das Passwort.


Einrichten der Datenbankverbindung (ODBC)

Sie können eine Datenbankverbindung erstellen, die die Kommunikation zwischen update.seven und einer MS SQL-Datenbank/MSDE-Instanz definiert.

1 Geben Sie an, mit welchem MS SQL-Server (wahlweise auch zu welcher MSDE-Instanz) sich update.seven verbinden soll.

2 Geben Sie in die Felder Admin user und Password einen für die Datenbank gültigen Benutzernamen und das dazugehörige Passwort an.

Falls Sie zuvor einen neuen Benutzer angelegt haben, können Sie diese Daten hier verwenden.

3 Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Create new database. Wenn Sie eine bestehende Datenbank verwenden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

4 Geben Sie bei Name den Namen der Datenbank ein.

5 Wenn Sie einen neuen Benutzer erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Create new user. Wenn Sie einen bestehenden Benutzer verwenden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

6 Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort ein.

7 Wenn Sie neue Tabellen anlegen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen New tables.

8 Geben Sie in das Feld Prefix das Kürzel ein, das vor alle von update.seven angelegten Datenbanktabellen geschrieben wird, um Administratoren das Arbeiten auf der Datenbank, z. B. mit Microsoft Enterprise Manager, zu erleichtern.

9 Wenn Sie eine neue ODBC-Verbindung erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen New conn. Wenn Sie eine bestehende ODBC-Verbindung erstellen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

10 Geben Sie in das Feld Name einen Namen für die ODBC-Verbindung ein.

11 Klicken Sie auf Test, um die eingegebenen Werte zu überprüfen.



Anmerkung: Falls Ihr Server nicht angezeigt wird, überprüfen Sie, ob eine Installation vorhanden ist. Der Name des Servers oder der MSDE-Instanz (hier: ATPC1314) muss angegeben sein. Die Zeitzone wird beim Erstellen der Datenbank aus dem System übernommen und in der Datei mmdb.ini gespeichert (Eintrag TIMEZONE). Eine nachträgliche Änderung der Zeitzone ist nicht mehr möglich.

Sprachauswahl

Die Standardsprachen Deutsch und Englisch werden immer installiert.

1 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei einer aktuell verfügbaren Sprache, um sie zu installieren.


Um zusätzliche Sprachen zu installieren, müssen Sie mit Ihrer Lizenz eine Zusatzsprache erwerben. Alle in der Seriennummer verschlüsselten Sprachen sind in der entsprechenden Seriennummer-Textdatei vermerkt. Sämtliche aktuellen Versionen sind für Benutzer mit Wartungsvertrag jederzeit abrufbar:

http://www.update.com, Registerkarte Support

Anmerkung: Nicht alle Sprachen sind in jeder Branchenversion (BTB, FS, OTC) verfügbar. Eine aktuelle Aufstellung aller geplanten Sprachen erhalten Sie über das Support Center ([email protected]) oder Ihren Ansprechpartner bei update.


Zielverzeichnis und Dokumentation

1 Wählen Sie hier die Zielverzeichnisse der Installation aus.

Das Programmverzeichnis enthält die ausführbaren Dateien von update.seven, das Datenverzeichnis enthält Konfigurationsdateien einzelner Benutzer.

Standardmäßig sind Programm- und Datenverzeichnis gleich. Eine Installation in unterschiedliche Verzeichnisse ist möglich, update empfiehlt dies jedoch aus Administrationsgründen nicht. Bei einer Trennung von Programm- und Datenverzeichnis kann update.seven nicht direkt, sondern nur mit Angabe des entsprechenden Zielverzeichnisses über die Befehlszeile ausgeführt werden.

Anmerkung: update empfiehlt, bei diesen Verzeichnisnamen Leerzeichen zu vermeiden, da Script- und Befehlszeilenaufrufe diese nicht interpretieren können.

2 Wählen Sie die gewünschte Standardsprache für Ihre Installation und für die Startmenüoptionen aus.

3 Wählen Sie im Bereich Manuals, in welcher Sprache Sie Handbücher installieren möchten. Die Handbücher werden im Verzeichnis \Manuals gespeichert.

4 Wählen Sie im Bereich Online Help, in welcher Sprache Sie Hilfedateien installieren möchten. Die Hilfedateien werden im Verzeichnis \system\exe\ gespeichert.

Wenn Sie die Hilfedateien in Deutsch und Englisch installiert haben, werden die deutschen Hilfedateien aufgerufen, wenn Sie update.seven in deutsch starten. In allen anderen Sprachen werden die englischen Hilfedateien aufgerufen.


Installationsbeginn

1 Alle eingegebenen Informationen für die Installation werden angezeigt.

2 Klicken Sie auf Next, um den Installationsprozess zu starten oder klicken Sie auf Back, um die Eingaben zu korrigieren.

Die Installation kopiert nun die benötigten Programmdateien in die von Ihnen bestimmten Verzeichnisse und konfiguriert (falls eingestellt) die Datenbankverbindung.


Informationen wie Zielverzeichnis, Seriennummer, Standardsprache, Versionsnummer usw. werden gespeichert:

o in der Datei mminst.ini im Datenverzeichnis \system\sys\

o in der Registrierung unter HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\update.com\

Die entsprechenden Verknüpfungen werden im Startmenü und am Desktop angelegt.

Abschluss der Installation

Klicken Sie auf Finish, um die Installation zu beenden.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Start update.seven win configuration aktivieren, gelangen Sie zur Registrierung, Registrierung der Server-Installation auf Seite 13.

Setup im Silent-Modus

Die Verwendung des Silent Setup ist für Systemadministratoren zur Hilfe bei der Erstellung automatischer Setups gedacht.

Um Meldungen des Systems während der Installation zu verhindern:

1 Rufen Sie die Installation mit einem Parameter auf:

Setup.exe -silent

Die Datei silent[_ora].ini wird angezeigt.

2 Es wird in folgenden Verzeichnissen überprüft, ob eine Datei silent.ini bzw. silent_ora.ini vorhanden ist:

1. Verzeichnis, in dem die Datei Setup.exe ausgeführt wird

2. Laufwerk, auf dem Windows installiert wurde, dort im Root-Verzeichnis

3. Windows Systemverzeichnis: z. B. C:\Windows\System32

In allen drei Fällen wird die ini-Datei in das Windows-Root-Verzeichnis kopiert.

3 Wenn keine Datei gefunden wird, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie eine Vorlage der Datei silent.ini in ein beliebiges Verzeichnis kopieren können. Durch Klicken auf Browse wird die Datei mit Notepad geöffnet. In diesem Fall müssen Sie nach Bearbeiten der Datei die Installation (mit Parameter -silent) erneut starten.


4 Ändern Sie die Standardvorgaben Ihren Anforderungen entsprechend.

o Wie in der Datei Silent.ini (bzw. Silent_ora.ini bei Oracle) dokumentiert, werden Server- oder Instanzname, DatabaseName und TablePrefix in Großschreibung umgewandelt.

o In der Oracle-Variante ist ein Table-Prefix, das mit einer Zahl beginnt, nicht erlaubt.

o Löschen Sie keine Zeilen aus der ini-Datei. Die Installation wird bei Fehlen einer Zeile abgebrochen.

5 Nach Beendigung des Setup wird die Protokolldatei Silent.log im Windows-Root-Verzeichnis erstellt.

Anmerkung: Wenn bereits eine Installation vorliegt, hat der Silent-Modus keine Bedeutung, und der Standard-Wartungsmodus wird ausgeführt.

Wartungsfunktionen

1 Wählen Sie mit der Menüoption Start Einstellungen Systemsteuerung Programme hinzufügen/ändern update.seven aus.

2 Klicken Sie auf die Option Hinzufügen/ändern.

Sie befinden sich nun im Hauptmenü für die Wartungsfunktionen.

Sie können zusätzliche Sprachen, Handbücher oder Hilfedateien installieren, die Datei mmdb.ini ansehen oder die Seriennummer ändern.

"Modify"

1 Starten Sie die Wartungsfunktion, Wartungsfunktionen auf Seite 9.

2 Wählen Sie die Option Modify.

3 Bestätigen Sie mit Next.

4 Verändern Sie während der Installation bereits durchgeführte Schritte.


Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

o Change customer information: Benutzerinformationen und Seriennummer ändern auf Seite 10.

o Install additional components: Sprachen, Handbücher und Hilfedateien hinzufügen auf Seite 11.

o Edit mmdb.ini entries manually: mmdb.ini-Einträge anzeigen auf Seite 12.

Benutzerinformationen und Seriennummer ändern

1 Wählen Sie Start Programme update.seven Admin Change customer information und klicken Sie auf Next.

2 Sie können Benutzernamen und Firmennamen ändern oder eine neue Seriennummer eingeben.

3 Vor dem Ändern der Seriennummer müssen Sie sicherstellen, dass die alte Seriennummer deinstalliert wurde.

Bei Server-Versionen bleibt die neue Lizenz gesperrt, bis die alte Seriennummer deinstalliert wurde. Wenn Sie eine Seriennummer ohne vorherige Deinstallation ändern, ist diese Lizenz verloren und kann von Ihnen nicht mehr aus der Webregistrierung entfernt werden. In diesem Fall, ebenso wie bei Festplattenfehlern oder anderen unvorhergesehenen Problemen, nehmen Sie mit dem Support Center Kontakt auf und teilen Sie Folgendes mit:

o Genaue Fehlerbeschreibung

o Angabe der Seriennummer und Login-Daten der Webregistrierung

o Prüfcode oder Stationsnummer der betroffenen Installation

Anmerkung: In der Regel wird eine Seriennummer nur geändert, wenn zuvor eine Demo- oder zeitlimitierte Lizenz verwendet wurde, oder durch den Kauf neuer Sprachen eine Neulizenzierung notwendig ist. Die Product-ID eines Kunden bleibt immer gleich und sollte nur korrigiert werden, falls sie falsch eingetragen wurde.


Die Product-ID und die Seriennummer werden überprüft, und die Informationen werden in die Registrierung und die Datei mminst.ini geschrieben.

Note: Seriennummern für Versionen mit Datensatzlimitierung werden nicht akzeptiert, sie werden ausschließlich vom Setup-Programm verwendet. Seriennummern für zeitlimitierte Versionen werden hingegen akzeptiert.


Sprachen, Handbücher und Hilfedateien hinzufügen

1 Wechseln Sie in das Wartungsfunktionen-Hauptmenü, "Modify" auf Seite 9.

2 Wählen Sie die Option Install additional components.


4 Falls Sie während der Installation eine gekaufte Sprache nicht installiert haben, können Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.


6 Sie können für alle Sprachen, die Sie erworben haben, nachträglich Handbücher und Online-Hilfedateien installieren. Deutsch und Englisch stehen als Standardoptionen zur Verfügung.


8 Klicken Sie auf Install, um die gewünschten Änderungen durchzuführen.


mmdb.ini-Einträge anzeigen

1 Wechseln Sie in das Wartungsfunktionen-Hauptmenü, "Modify" auf Seite 9.

2 Wählen Sie die Option Edit mmdb.ini entries manually.


Die Datei mmdb.ini wird in Ihrem Standardeditor geöffnet.

4 Sie können die Einträge ansehen oder bearbeiten.

5 Schließen Sie die Datei mmdb.ini.

6 Klicken Sie auf Finish.

"Repair"


2 Wählen Sie die Option Repair.


Diese Funktion kopiert erneut alle Dateien der Installation in Ihr Zielverzeichnis und legt die Verknüpfung im Startmenü an, ohne dass Sie erneut Einstellungen vornehmen müssen. Sie können somit versehentlich gelöschte Dateien oder Verknüpfungen wieder herstellen.

"Remove"


2 Wählen Sie die Option Remove.

Zum Entfernen einer Installation werden Administratorrechte benötigt.

Anmerkung: Weitere Informationen zur Deinstallation von update.seven finden Sie unter Deinstallation auf Seite 15.


Sie werden gefragt, ob Sie alle installierten Dateien entfernen möchten.

4 Bestätigen Sie mit Yes.

5 Sie können entscheiden, welche Daten Sie löschen möchten.

o Wenn Sie auf No klicken, wird nur der Programmteil von update.seven entfernt und keine Deinstallationsnummer ausgegeben.

o Wenn Sie auf Yes klicken, werden auch die Lizenzinformationen aus der Datenbank entfernt, und eine Deinstallationsnummer wird ausgegeben. Diese Nummer benötigen Sie, um Ihre Lizenz erneut freizuschalten. Notieren Sie diese Nummer sorgfältig. Sie finden die jeweils letzte Nummer jedoch auch in der Registrierung unter:

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\update.com\uninstall

Anmerkung: Wenn Sie update.seven noch nicht lizenziert haben bzw. die Datenbank oder Datenbankverbindung nicht korrekt eingerichtet ist, kann keine korrekte Deinstallationsnummer ausgegeben werden. Bestätigen Sie in diesen Fällen daher immer mit Nein, da sonst eine Fehlermeldung angezeigt wird, die zum Abbruch des Löschvorgangs führt.


Lizenzierung

Nach Abschluss der Server-Installation müssen Sie Ihre Lizenz über das Internet freischalten, um mit update.seven arbeiten zu können. Ihre Lizenzinformationen werden eingetragen in:

• die Registrierung (HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\update.com).

• die Datei mminst.ini im Verzeichnis \system\sys Ihrer update.seven-Installation. Falls Sie in getrennte Programm- und Datenverzeichnisse installieren, finden Sie die Datei im Datenverzeichnis.

Detaillierte Informationen finden Sie unter Technische Hinweise auf Seite 17.

Anmerkung: Eine Lizenzierung ist für Notebooks nicht notwendig.

Registrierung der Server-Installation

Um Ihre Installation zu registrieren:

1 Öffnen Sie die Datei <IhrFirmenName>.txt im Unterverzeichnis _Seriennummern. In dieser Datei finden Sie Ihre Seriennummer und Ihre Login-Daten für die Registrierung.

2 Öffnen Sie einen Internet-Browser.

3 Geben Sie www.update.com/register in das URL-Feld des Browsers ein und drücken Sie die Eingabetaste.

4 Geben Sie auf der Webseite Benutzernamen und Passwort ein. Kopieren Sie diese Daten aus der Textdatei, die Sie zuvor geöffnet haben.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Login.

Das Hauptmenü der Registrierung wird angezeigt.

6 Starten Sie das Konfigurationsmodul von update.seven über die Befehlszeile (...system\exe\mmcfg.exe) oder über die Programmgruppe im Startmenü.


Sie werden aufgefordert, den Lizenzcode (Passwort) für einen zufällig generierten Prüfcode (vierstellig) einzugeben. Lassen Sie das Konfigurationsfenster geöffnet und merken Sie sich den Prüfcode.

7 Wechseln Sie zur Webregistrierung und klicken Sie auf die Menüoption Register update.seven.

Ihre Seriennummer, wie oft Sie diese abrufen dürfen und die Anzahl der bisher verwendeten Lizenzen werden angezeigt. Sie werden aufgefordert, den Prüfcode aus dem Konfigurationsfenster von update.seven und eine Stationsnummer oder ihren Namen einzugeben.

Anmerkung: Die Eingabe dieser Daten dient dazu, bei eventuellen Schäden der Festplatte eine Lizenz eindeutig identifizieren und deinstallieren zu können, so dass keine Lizenzen verloren gehen. Im Feld Stationsnummer dürfen keine Sonderzeichen eingegeben werden, d. h. keine Leerzeichen, #, @ usw.

8 Geben Sie den Prüfcode und die Stationsnummer/Ihren Namen ein.

9 Klicken Sie auf Submit.


10 Sie erhalten ein Passwort (in Großbuchstaben), mit dem Sie die Vollversion von update.seven aktivieren können. Sie werden informiert, wie viele Lizenzen noch verfügbar sind und welche Stationsnummer und welchen Benutzernamen Sie angeben müssen.

11 Wechseln Sie zur Konfiguration von update.seven und geben Sie das erhaltene Passwort in Großbuchstaben in das Feld Geben Sie hier den Lizenz-Code ein ein.

12 Bestätigen Sie mit OK.

Eine Meldung wird angezeigt, dass Ihr System erfolgreich konfiguriert wurde.


Ihre Kopie von update.seven ist nun voll einsatzfähig und Installation sowie Konfiguration sind abgeschlossen.

14 Sie können sich als Administrator mit dem Benutzernamen "SU" bei update.seven anmelden.

Anmerkung: Der Benutzer "SU" verfügt über sämtliche Rechte. Im Konfigurationsmodul sollten Sie dem Benutzer "SU" ein Passwort Ihrer Wahl zuweisen, um unberechtigte Zugriffe auf Ihr System zu vermeiden.

Deinstallation

Für jedes über die Webregistrierung abgerufene Passwort wird von der Summe der gekauften Lizenzen eine Lizenz abgezogen. Wenn Sie eine Installation nicht mehr benötigen, erneut installieren oder auf eine höhere Version migrieren wollen, müssen Sie zuerst deinstallieren, damit die registrierte Lizenz nicht verloren geht. Die Deinstallation darf nur der Administrator durchführen.

update.seven-Module dürfen dabei nicht geöffnet sein.

Anmerkung: Eine Delizenzierung ist für Notebooks nicht notwendig.

Delizenzierung der Server-Installation

1 Wählen Sie Start Programme update.seven Admin Change customer information Remove.

Anmerkung: Die automatisierte Methode führt die gleichen Schritte wie die manuelle Bearbeitung aus. Sollte es zu Problemen kommen oder sollten Sie im Laufe der Änderungen eine Fehlermeldung erhalten, können Sie die Änderungen manuell durchführen (mit \system\exe\mmcfg.exe -d). Falls Sie in getrennte Programm- und Datenverzeichnisse installiert haben, müssen Sie zusätzlich zur ausführenden Datei auch den Pfad des Datenverzeichnisses mit dem Parameter -v: angeben, z. B.: C:\mm\system\exe\mmcfg.exe -d -v: C:\mmdata\

2 Klicken Sie auf Start und bestätigen Sie die letzte Sicherheitsabfrage mit Yes.


Die Deinstallationsnummer wird angezeigt. Diese Nummer ist eine Art umgekehrte Lizenznummer, die Sie benötigen, um in der Webregistrierung wieder eine Lizenz gut geschrieben zu bekommen.

3 Notieren Sie diese Nummer sorgfältig. Sie finden die jeweils letzte Nummer auch in der Registrierung unter HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\update.com\uninstall.

Anmerkung: Wenn Sie mehrere Installationen auf Ihrem Rechner haben, wird dieser Eintrag bei jeder Deinstallation überschrieben.

Zurücksetzen einer Lizenz in der Webregistrierung

1 Wechseln Sie im Internet auf die Seite www.update.com/register und registrieren Sie sich mit Benutzernamen und Passwort der Seriennummer.

2 Wählen Sie im Hauptmenü der Webregistrierung die Option Uninstall update.seven.

3 Geben Sie nun die zuvor erhaltene Deinstallationsnummer sowie Ihren Benutzernamen oder ihre Stationsnummer ein.

Mit diesen Daten können Deinstallationsvorgänge eindeutig einem Benutzer zugeordnet werden. Der Benutzername bzw. die Stationsnummer muss nicht mit den bei der Installation gemachten Angaben identisch sein. Im Feld Stationsnummer dürfen keine Sonderzeichen eingegeben werden, z. B. Leerzeichen, #, @ usw.


Sie erhalten die Bestätigung, dass die Lizenz deinstalliert wurde. Die Anzahl der wieder verfügbaren Lizenzen wird angezeigt.

4 Bestätigen Sie mit OK, um zurück ins Hauptmenü zu gelangen.

Falls Sie ein neues Passwort abfragen möchten, folgen Sie der Beschreibung unter Registrierung der Server-Installation auf Seite 13.

Manuelle Änderung der Seriennummer

1 Öffnen Sie die Textdatei mit Ihrer Seriennummer.

2 Öffnen Sie die Datei mminst.ini im Verzeichnis \system\sys Ihrer update.seven-Installation und ersetzen Sie die Seriennummer (bei Serial=).

3 Speichern Sie die Datei.

4 Tragen Sie die neue Seriennummer in die Registrierung ein.

Je nach ihrer Version finden Sie einen entsprechenden Eintrag in der Registrierung:

o BTB, FS oder OTC

o 70 für update.seven

o mss für MS SQL oder ora für Oracle

Aus der Kombination ergibt sich der Schlüssel, unter dem Sie die Seriennummer finden, z. B. für BTB 7.0 MS SQL:

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\update.com\btb70mss\{serial}.

Anmerkung: Für die Durchführung dieser Änderungen benötigen Sie Administratorrechte.


Technische Hinweise

Manuelle Änderungen sollten nur Systemadministratoren vornehmen, da Fehler Ihre Daten bzw. die Funktionalität von update.seven beeinträchtigen können. Manipulationen an automatisierten Prozessen fallen nicht unter den Wartungsvertrag und werden daher von update nicht unterstützt.

Sollten Probleme bei der Ausführung der Installation auftreten, versuchen Sie folgende Lösungsansätze:

• Kontrollieren Sie, ob Sie auf einem unterstützten Betriebssystem arbeiten. Die aktuellen Installationsvoraussetzungen erfahren Sie auf www.update.com (Support Produktinfo update.win).

• Überprüfen Sie, ob Ihre Seriennummer exakt jener auf der gelieferten CD-ROM entspricht. update empfiehlt, die Seriennummer, den Benutzernamen, das Passwort für die Webregistrierung und das dort erhaltene Passwort für die Konfiguration immer mit "Kopieren + Einfügen" zu übertragen, um Tippfehler zu vermeiden.


• Um die Installation erfolgreich durchführen zu können, benötigen Sie Administratorrechte.

• Ein Abbruch der Installation kann Daten in Ihre Registrierung oder auf die Festplatte speichern, die eine Neuinstallation verhindern. Die Installation wechselt dann bei Neuaufruf automatisch in den Wartungsmodus. Versuchen Sie, Ihre Installation automatisch zu reparieren. Falls das nicht funktioniert, entfernen Sie die folgenden Registrierungseinträge und löschen das angegebene Sicherungsverzeichnis von Ihrer Festplatte:

KEY_LOCAL_MACHINE\Software\update.com\btb70<mss bzw. ora>

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion \Uninstall\{entsprechender Produktschlüssel}

C:\Program Files\InstallShield Installation Information \{entsprechender Produktschlüssel}

• Abweichungen von der Standardinstallation, z. B. manuelles Kopieren von Dateien, Verwendung von Batch-Programmen etc. stellen eine Veränderung der Installation dar, die nicht unter den Wartungsvertrag von update fallen.

• Werden die Programmdateien von update.seven manuell installiert, fehlen diverse Registrierungseinträge, die z. B. für ein Patch-Upgrade der Version oder einer neuen Sprache Voraussetzung sind. Diese Einträge müssen manuell nachgetragen werden, um Upgrades einspielen zu können.

Individuelles Startlogo definieren

Sie können Ihr eigenes Startlogo definieren, das beim Starten des Programms statt des update.seven-Logos angezeigt wird.

Kopieren Sie dazu eine beliebige bmp-Datei mit dem Namen Verlogo.bmp in das Verzeichnis \system\exe. Wenn das Logo nicht nur beim Aufruf von update.seven, sondern auch beim direkten Wechsel in ein anderes Modul angezeigt werden soll, muss die bmp-Datei zusätzlich auch in das Verzeichnis \system\db kopiert werden.

Anmerkung: Wenn Sie bei der Installation unterschiedliche Verzeichnisse für ausführbare Programme und Daten ausgewählt haben, müssen Sie die bmp-Datei sowohl im Programmverzeichnis als auch im Datenverzeichnis in die entsprechenden Unterverzeichnisse kopieren.

Die Anzahl der Farben der bmp-Datei ist unbegrenzt, vorausgesetzt, dass sie von Ihrem Betriebssystem unterstützt wird. Die Größe der Datei sollte an die verwendete Bildschirmauflösung angepasst sein. Berücksichtigen Sie auch, dass rechts unten im Startlogo automatisch der Programmname und die Versionsnummer angezeigt werden. Lassen Sie diesen Platz nach Möglichkeit frei.

Verzeichnisstruktur

Bei der Installation können Sie das Programm- und Datenverzeichnis für update.seven wählen. Dabei wird eine Verzeichnisstruktur angelegt, die Sie nicht ändern dürfen.

Folgende Verzeichnisstruktur ist zum Start der einzelnen Module erforderlich:

Daten-verzeichnis

SU DB Daten des Administrators (SU) (Log-Dateien von Fehlern beim Zusammenführen von Daten)

FRM Einstellungen des Administrators

div. Benutzer

DB benutzerspezifische Daten (Log-Dateien von Fehlern beim Zusammenführen von Daten)

FRM benutzerspezifische Einstellungen

COM Verzeichnis, das update.seven als fixen Bestandteil seiner Struktur benötigt


DI Dummy-Verzeichnis, das update.seven als fixen Bestandteil seiner Struktur benötigt

EXE Verzeichnis, das die Symbol-Dateien enthält

FRM Verzeichnis, das update.seven als fixen Bestandteil seiner Struktur benötigt

SYS Verzeichnis, das systemspezifische Einstellungen (Benutzerliste, Portfolio, Feldnamen, etc.) enthält

Programm-verzeichnis

SYSTEM EXE Verzeichnis, das alle Programmdateien und Bibliotheksprogramme enthält

Bei jeder Neuanlage eines Benutzers wird automatisch ein gleichnamiges Verzeichnis erstellt. Das Verzeichnis SU ist das Verzeichnis für den Administrator und wird bei der Installation erstellt.

Jeder Benutzer arbeitet sowohl in der Einzel- als auch in der Netzwerkversion in seinem persönlichen Verzeichnis. Somit werden Selektionen, Serienbriefe, Listeneinstellungen, etc. in einem persönlichen Benutzerverzeichnis gespeichert.

<Programmverzeichnis>\SYSTEM\EXE

Dieses Verzeichnis enthält Programmdateien und Bibliotheksprogramme:

• mmba.exe: Hauptmodul von update.seven, Rebuild

• mmpr.exe: Druckmodul

• mmim.exe: Import- und Exportmodul

• mmcfg.exe: Konfigurationsmodul und Deinstallation

• mmri.exe: Rechte- und Wartungsmodul

• mman.exe: Analysemodul

• mmco.exe: Kommunikationsmodul

<Datenverzeichnis>\SYSTEM\EXE

In diesem Verzeichnis werden folgende Dateien gespeichert:

• *ico (Symbole)

<Datenverzeichnis>\SYSTEM\DB

Folgende Dateien werden in diesem Verzeichnis gespeichert:

• mmdbstr.txt, mm_catno.txt und mm_relh.txt (erzeugt durch mmba.exe -writedbstr)

• mm_config.txt (erzeugt durch mmba.exe -writedbstr; Liste aller möglichen Einträge im Infobereich Konfiguration)

• mm_relStLn.txt (erzeugt durch mmba.exe -writedbstr; Liste aller Infobereiche, deren Primärschlüssel aus Stationsnummer und Laufnummer besteht - nur diese Infobereiche können für generische Links verwendet werden)

• dbchk.log (die Log-Datei des Datenbankanalysators, erzeugt durch mmba-exe -q:analyze)

• Eine Reihe von txt-Dateien mit allen Meldungen, Menüeinträgen etc. (erzeugt durch mmba.exe -writeres)

• Eine Log-Datei pro Benutzer, z. B. SU_1.log (erzeugt durch mmba.exe -q:smtmlog)

• mmsms.ini (SMS-Versand)


<Datenverzeichnis>\SYSTEM\SYS

Dieses Verzeichnis enthält Systemeinstellungen:

• dokupfad.asc: Globales Dokumentverzeichnis (Pfadangaben)

• musd.*: Konfiguration des Systems (Benutzer)

• pfolio.des: Portfolio-Konfiguration*

• pfolio.*: Portfolio-Konfiguration*

• objbew.des: Portfolio-Konfiguration für Objekte*

• projbew.des: Portfolio-Konfiguration für Opportunities*

• ft.des: individuelle Feldnamen

• mm.ini: spezielle Systemeinstellungen, mm.ini-Datei im Administratorhandbuch 2

(*) je nach Branchenversion

<Datenverzeichnis>\<Benutzername>\DB

Dieses Verzeichnis enthält Log-Dateien von Fehlern beim Zusammenführen von Daten.

<Datenverzeichnis>\<Benutzername>

Dieses Verzeichnis enthält allgemeine benutzerspezifische Einstellungen:

• pro1.cfg: Letzte Einstellung (Suche, Liste oder Maske, etc.)

• dokupfad.asc: Benutzerspezifisches (lokales) Dokumentverzeichnis

• dokusys.asc: Benutzerspezifische Angaben über die verwendete Textverarbeitung bzw. Tabellenkalkulation

• *mtmp.doc: Steuerdatei für die Übergabe an die Textverarbeitung

• mm.cfg: Sonstige benutzerspezifische Einstellungen

• smail.cfg: Mail-Einstellungen

<Datenverzeichnis>\<Benutzername>\FRM

Dieses Verzeichnis enthält die aktuellen Listeneinstellungen eines Benutzers, gespeichert in der Datei eb1.cfg.

Verzeichnis für Benutzerrechte

Wenn ein Benutzer ein Modul öffnet bzw. schließt, werden vom System temporäre Dateien angelegt bzw. gelöscht. Kontrollieren Sie, ob die einzelnen Benutzer die notwendigen Schreib- und Löschberechtigungen in ihren Unterverzeichnissen haben:

Datenverzeichnis Netzrechte für Benutzer Netzrechte für Administrator

\<Benutzername>\db \<Benutzername>\frm \<Benutzername>

Write, Erase, Create Write, Erase, Create

\system\db Write, Create, Read, Modify Write, Create, Read, Modify, Erase

Programmverzeichnis Netzrechte für Benutzer Netzrechte für Administrator

\system\exe Execute Execute

\system\frm Write, Create, Read Write, Create, Read, Erase

\system\sys Read Write, Create, Read


Module von update.seven

Symbol Beschreibung

Das Hauptmodul von update.seven. Hier werden alle Firmen und Personen verwaltet (Datenselektion, Durchführen von Aktionen, Generieren von Mailings, etc.).

Mit dem Modul Druck können Listen gedruckt werden.

Mit dem Modul Wartung kann der Administrator die Datenbank warten. Kataloge, Infobereiche und Felder können angelegt und verändert werden, größere Mengen von Daten geändert oder gelöscht werden, etc.

Mit dem Modul Import können Daten von anderen Systemen in update.seven importiert werden.

Mit dem Modul Export können Daten in unterschiedlichen Formaten exportiert werden, um sie in andere Systeme einzulesen.

Mit dem Modul Kommunikation können Daten zwischen Zentrale, Niederlassungen und Notebooks ausgetauscht werden.

Mit dem Modul Rebuild können beschädigte Infobereiche wiederhergestellt werden.

Mit dem Modul Rechte kann der Administrator die Rechte für die einzelnen Benutzer vergeben (zum Aufrufen, Bearbeiten, Verändern und Löschen von Daten).

Mit dem Modul Konfiguration wird der Lizenznehmer identifiziert, und die Benutzer werden definiert. Hier finden Sie die Basisinformationen zu den Benutzern wie Name, Personalnummer, erstes Passwort, Modulrechte, etc.

Mit dem Modul Analyse können alle marketing- und vertriebsrelevanten Informationen übersichtlich in Tabellen oder grafisch dargestellt werden.

Module starten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Modul zu starten:

• Aus dem Windows-Explorer durch Doppelklicken auf das jeweilige Modul.

• Aus einem anderen Modul von update.seven über die Menüoption Fenster Module.

• Über Start Programme.

Der Benutzer muss den Benutzernamen und das Passwort eingeben und mit OK bestätigen.

Ein Benutzer kann nur auf ein Modul zugreifen, wenn er dazu berechtigt ist, Vergabe von Modulrechten, Passwort-Einstellungen, Prozess-Tracking auf Seite 27, Rechtemodul auf Seite 31 und Einrichten von Programm-Modulen auf Seite 29.


Datensicherung und Systemsperre

In regelmäßigen Abständen sollten Sicherungskopien von allen Daten in den update.seven-Verzeichnissen erstellt werden. Verwenden Sie die bei MS SQL und Oracle mitgelieferten Programme, um eine Sicherungskopie der update.seven-Datenbank zu erstellen.

update.seven sperren

Um update.seven zu sperren:

1 Wählen Sie im Hauptmodul die Menüoption Extras System sperren.

Im Block Aktive Benutzer werden alle aktiven Benutzer und die Module, in denen sie derzeit arbeiten, angezeigt.

Der Block Aktive Prozesse listet alle bereits vorgenommenen Systemsperren und andere aktive Prozesse auf.

2 Aktivieren Sie im Block Aktive Benutzer das Kontrollkästchen Systemsperre ignorieren, wenn Sie für einzelne Benutzer keine Systemsperre vornehmen möchten.

3 Geben Sie die Aufforderung zum Abmelden in Aufforderungsmeldung ein. Diese Meldung wird bei aktiven Benutzern am Bildschirm angezeigt.

4 Klicken Sie auf System sperren.

o Der Zugriff der aktiven Benutzer auf update.seven wird vorübergehend blockiert.

o Weitere Benutzer dürfen sich nicht mehr anmelden.

o Der Administrator (SU) kann nun eine Sicherung (bzw. einen Rebuild) aller Daten von update.seven vornehmen.

Anmerkung: Der Zugriff wird auch für den Administrator gesperrt, wenn er nicht bei sich selbst im Block Aktive Benutzer des Dialogfelds System sperren oder in der Programmdatei mmcfg.exe im Dialogfeld update.seven Konfiguration das Kontrollkästchen Systemsperre ignorieren aktiviert. Wird dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, dauert die Systemsperre für den Administrator vier Minuten.

Wenn der Administrator wartet, bis im Dialogfeld System sperren unten links die Meldung System ist gesperrt angezeigt wird, bevor er update.seven schließt und sich neu anmeldet, wird das Kontrollkästchen Systemsperre ignorieren automatisch für ihn aktiviert.

Im Modul Rechte können Sie Systemsperren für festgelegte und wiederkehrende Termine festlegen, Stationskonfiguration auf Seite 96.


Rebuild

Sobald Sie das System gesperrt haben, wird die Schaltfläche Rebuild aktiv.

Um den Rebuild zu starten:

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Rebuild. Das Dialogfeld Rebuild wird geöffnet.

2 Wählen Sie links die Infobereiche und rechts die Rebuild-Funktion, die gestartet werden soll:

o Rebuild Internal update.seven Fields

o Rebuild Ref. IDs

o Rebuild Person Counter

3 Klicken Sie auf Start.

Der Rebuild wird ausgeführt.

4 Klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfeld zu schließen.

5 Nach dem Rebuild müssen Sie die Sperre aufheben.

Sperre aufheben

Sobald Sie das System gesperrt haben, wird die Schaltfläche Sperre aufheben aktiv.

Um die Sperre aufzuheben:

1 Starten Sie update.seven.

2 Wählen Sie die Menüoption Extras System sperren.

3 Klicken Sie auf Sperre aufheben.

Die Systemsperre wird rückgängig gemacht. Die Module von update.seven werden wieder für den Zugriff freigegeben.

Support

Bei Fragen oder Problemen, die Sie nicht lösen können, wenden Sie sich an das Support Center, das für Kunden mit einem gültigen Wartungsvertrag wochentags von 800-1800 (MEZ) zur Verfügung steht.

Kontaktdaten Support Center:

E-Mail: [email protected]

Telefon (international): +49 (6103) 964-222

Telefon (Österreich): +43 (1) 87855 - 404

Website: http://www.update.com (Registerkarte Support)

Wenn Sie das Support Center kontaktieren, halten Sie folgende Informationen bereit:

• eine genaue Fehlerbeschreibung.

• bei Lizenzierungsproblemen alle relevanten Daten (Lizenznummer, Login-Daten, Prüfcode).

• Informationen über die verwendete Version und die eingespielten Patches von update.seven.

Dazu wählen Sie die Menüoption Hilfe Über update.seven und klicken Sie auf den Hyperlink PatchInfo.

25

Im Konfigurationsmodul werden folgende Informationen erfasst:

• Identifikation als Lizenznehmer

• Vergabe einer Stationsnummer

• Anlage der Benutzer, die mit update.seven arbeiten werden, mit Benutzernamen und Personalnummer. Die detaillierten Personaldaten werden im Modul Rechte erfasst. Die Personalnummer muss eindeutig sein, da sie die Verknüpfung zum Modul Rechte darstellt.

• Vergabe erster Passwörter für Benutzer bzw. später Deaktivierung des Passworts

• Passwort-Einstellungen

• Vergabe von Modulrechten

Konfiguration starten

Die Konfiguration kann nur vom Administrator bzw. von einem Benutzer mit den entsprechenden Modul- und Benutzerrechten vorgenommen werden.

Nach der Installation erkennt update.seven nur einen Benutzer, den SU (Administrator) mit der Personalnummer "1".

Um die Konfiguration zu starten:

1 Starten Sie das Konfigurationsmodul mit der Menüoption Start Programme <update.seven Gruppe> Admin Konfiguration.

2 Geben Sie in das Feld Name SU ein und klicken Sie auf OK.

Das Dialogfeld update.seven-Konfiguration wird geöffnet.

Die Benutzerliste enthält am Anfang nur den Administrator (SU).

K A P I T E L 2

Konfigurationsmodul


Stationsnummer vergeben

Die Stationsnummer ist für die Kommunikation von Bedeutung.

Um die Stationsnummer zu vergeben:

1 Starten Sie das Konfigurationsmodul, Konfiguration starten auf Seite 25.

2 Geben Sie in das Feld Stations-Nummer die Nummer Ihrer Station ein.

3 Klicken Sie auf OK.

Neuanlage eines Benutzers

Anmerkung: Es wird empfohlen, neue Benutzer im Infobereich Bearbeiter des Moduls Rechte mit der Kontextmenüoption Login konfigurieren anzulegen, Anmeldung konfigurieren auf Seite 46. Beim Speichern werden die Bearbeiterdaten in das Konfigurationsmodul übertragen.

Um im Konfigurationsmodul einen neuen Benutzer anzulegen:


2 Klicken Sie auf Neu.

Das Dialogfeld update.seven-Benutzerneuanlage wird angezeigt:

Anmerkung: Wenn Sie ein Stationsrecht für die aktuelle Station definiert haben, so gilt dieses Stationsrecht auch für jene Benutzer, die nur im Konfigurationsmodul angelegt werden.

3 Geben Sie in das Feld Name die Benutzer-ID ein, die der Benutzer zum Anmelden in update.seven verwenden wird.

Der Name darf maximal acht Zeichen lang sein und darf die Sonderzeichen /, \, :, *, ?, ", <, >, | nicht enthalten.

4 Geben Sie in das Feld Nr. die Personalnummer ein. Diese Nummer ist für die Identifikation des Benutzers unbedingt erforderlich und muss eindeutig sein.

Meist wird als Personalnummer in update.seven die unternehmensinterne Personalnummer übernommen.

5 Geben Sie in das Feld Passwort das update.seven-Passwort des Benutzers ein.

Der Administrator kann für jeden Benutzer ein Passwort vergeben. Die maximale Passwort-Länge beträgt 32 Zeichen. Im Infobereich Stationskonfiguration können Sie eine Mindestlänge für das Passwort definieren, Stationskonfiguration auf Seite 96.


Der neu angelegte Benutzer wird in der Benutzerliste angezeigt. Das Benutzerverzeichnis mit den entsprechenden Unterverzeichnissen wird automatisch erstellt. Die Personaldaten, die speziellen Rechte und die Verknüpfungen werden später im Infobereich Bearbeiter erfasst.

Details zur Konfiguration des Passworts und zur Sicherheit finden Sie unter Passwort-Einstellungen auf Seite 108.

Kapitel 2 Konfigurationsmodul 27

Ändern der Benutzerdaten

Um Benutzerdaten zu ändern:


2 Markieren Sie den Benutzernamen, den Sie ändern möchten, in der Benutzerliste.

3 Klicken Sie auf Ändern.

4 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.


Löschen von Benutzern

Um einen Benutzer zu löschen:


2 Markieren Sie den Benutzer, den Sie löschen möchten, in der Benutzerliste.

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.


Anmerkung: Wenn Sie einen Benutzer aus der Benutzerliste löschen, wird nur der Benutzername aus der Benutzerliste gelöscht. Das Benutzerverzeichnis wird nicht gelöscht. Daher haben Sie die Möglichkeit, wichtige Listenformate etc. für einen anderen Benutzer zu kopieren und erst danach das Verzeichnis zu löschen. Um einen gelöschten Benutzer wieder anzulegen, müssen Sie vorher das Benutzerverzeichnis löschen. Über den Infobereich Login Datei können Benutzer mit Zugriffsrechten auf Module importiert werden, Importfelder auswählen und ordnen auf Seite 142.

Modulrechte, Passwort-Einstellungen, Prozess-Tracking

Im Block Modulrechte definieren Sie, welcher Benutzer auf welche Module zugreifen darf.

Sie können auch im Infobereich Bearbeiter über die Schaltfläche Login konfigurieren Einstellungen vornehmen, Bearbeiter auf Seite 44.

Tipp: Seien Sie bei der Vergabe von Modulrechten restriktiv. Es kann schwerwiegende Folgen haben, wenn ein ungeschulter Benutzer Daten importiert oder wartet bzw. im Modul Rechte oder Konfiguration Änderungen vornimmt.

Um Modulrechte etc. zu vergeben:


2 Tragen Sie in die Felder Domäne und Windows-Benutzername den Domänen- und Windows-Benutzernamen ein. Dadurch muss der Benutzer beim Starten von update.seven weder seinen Namen noch sein Passwort eingeben. Das update.seven-Passwort wird nur geprüft, wenn der Benutzer nicht der Windows-Benutzer ist. Dadurch kann sich der Benutzer am eigenen Arbeitsplatz ohne Benutzername und Passwort anmelden. An einem anderen Arbeitsplatz muss er den update.seven-Benutzernamen und das Passwort eingeben.


3 Wenn Sie einen Alias-Benutzer vergeben, kann sich der Benutzer nicht mehr mit dem (nur 8 Zeichen langen) internen update.seven-Benutzernamen anmelden, sondern nur mit dem Alias-Namen. Der Alias-Benutzer darf maximal 64 Zeichen lang sein und darf (wie der Benutzername) keine Sonderzeichen enthalten. Dadurch wird mehr Sicherheit beim Login gewährleistet, Passwort-Einstellungen auf Seite 108.

4 Wenn Sie im Feld Frq.PW-Änderung in Tagen einen Wert eingeben, muss der Benutzer nach Ablauf dieses Zeitraums sein Passwort ändern.

5 Wenn Sie das Kontrollkästchen PW-Änderung beim nächsten Login aktivieren, muss der Benutzer bei der nächsten Anmeldung in update.seven sein Passwort ändern.

6 Geben Sie im Feld Anz. PW-Historie ein, wie viele der zuletzt verwendeten Passwörter beim Wählen eines neuen Passworts nicht verwendet werden dürfen.

Anmerkung: Die Einträge "0" und "1" haben keine Auswirkung. Die größtmögliche Zahl ist 10.

7 Wenn Sie das Kontrollkästchen PW-Prüfung ignorieren aktivieren, werden die im Infobereich Stationskonfiguration definierten Bestimmungen für diesen Benutzer aufgehoben.

8 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ohne Passwort, um das Passwort eines Benutzers zu deaktivieren, Passwörter deaktivieren auf Seite 29.

9 Definieren Sie im Feld Max. Anz. Login-Fehlversuche die Anzahl von Fehlversuchen, nach denen für den Benutzer die Anmeldung gesperrt wird.

Anmerkung: Die maximale Anzahl von Login-Fehlversuchen kann pro Bearbeiter hier, im Dialogfeld Login konfigurieren des Infobereichs Bearbeiter, oder pro Station im Infobereich Stationskonfiguration definiert werden. Der für den Bearbeiter definierte Wert überschreibt den für die Station festgelegten Eintrag.

10 In Feld Anz. Login-Fehlversuche können Sie einen Benutzer durch Zurücksetzen der Login-Fehlversuche auf "0" entblocken, wenn dieser die maximale Anzahl an Fehlversuchen überschritten hat.

11 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Max.Anz. Login-Fehlversuche ignorieren, um die maximale Anzahl an möglichen Fehlversuchen aufzuheben. Der Benutzer wird vom Blocking-Mechanismus ausgenommen.

12 Im Feld Datum offen wird im Fall eines System-Blockings das Datum und die Zeit angezeigt, zu der der Benutzer sich das nächste Mal anmelden darf.

13 Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen im Bereich Modulrechte, wenn Sie dem Benutzer Zugriff auf ein Modul (z. B. Import) oder ein anderes Produkt (z. B. update.seven web) erlauben möchten.

14 Aktivieren Sie das Feld Sperre Windows-Module, um den Zugriff auf alle Windows-Module (Konfiguration, update.seven Hauptmodul, Rebuild, Import, Export, Rechte, Druck, Wartung, Kommunikation, Analyse) bzw. Sperre Web-Module, um alle Web-Module für den Benutzer zu sperren.

15 Wenn Sie das Kontrollkästchen kein mehrf. Zugriff Windows-Module aktivieren, kann sich der Benutzer nur einmal bei den Windows- bzw. Web-Modulen anmelden. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, kann sich der Benutzer mehrfach bei den Modulen anmelden.

Anmerkung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für den Administrator, denn es macht keinen Sinn, dass der Administrator mehrfach in die Module einsteigen kann.

16 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Prozess-Tracking, um das Prozess-Tracking nur für einzelne Benutzer zu ermöglichen, Prozess-Tracking auf Seite 107.

Kapitel 2 Konfigurationsmodul 29

17 Durch Aktivieren der Kontrollkästchen Systemsperre ignorieren, Systemsperre-Datum ignorieren oder tägliche Systemsperre ignorieren können Sie einzelne Benutzer (z. B. den Kommunikations- oder Import-Benutzer) von der Systemsperre ausschließen.


Passwörter deaktivieren

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Passwortabfrage vorübergehend zu deaktivieren, z. B. wenn ein Benutzer sein Passwort vergessen hat.

1 Markieren Sie den Namen des Benutzers in der Benutzerliste, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ohne Passwort.

Der Administrator oder der Benutzer selbst kann sich nun ohne Passwort anmelden, und durch Aktivieren des Kontrollkästchens Passwort ändern im erweiterten Anmeldungsdialogfeld ein neues Passwort definieren.

2 Deaktivieren Sie nach Änderung des Passworts das Kontrollkästchen Ohne Passwort, um die Passwortabfrage für den Benutzer wieder zu aktivieren.

Einrichten von Programm-Modulen

Wenn die Installation nicht lokal erfolgte, müssen Sie jedem einzelnen Benutzer die entsprechenden Symbole am lokalen Rechner zur Verfügung stellen:

1 Starten Sie update.seven (mmba.exe) am lokalen Computer des Benutzers.

2 Melden Sie sich mit dem Benutzernamen und dem Passwort an.

(Bei einem Befehlszeilenaufruf müssen Name und Passwort in Großbuchstaben eingegeben werden.)

3 Wählen Sie im Hauptmodul Hilfe Programmgruppe anlegen.

Das System richtet Desktop-Verknüpfungen auf jene Module ein, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat.

31

Jedes Unternehmen ist daran interessiert, dass nur ein eingeschränkter Personenkreis Zugriff auf Informationen über Kunden, potenzielle Kunden, Interessenten und Mitbewerber hat und dass manche Daten nicht geändert oder gelöscht werden können.

Nur der Administrator und von ihm ermächtigte Benutzer haben Zugriff auf das Modul Rechte.

Dreistufiges Rechtesystem

Rechte werden unter einer Rechtebezeichnung im Infobereich Rechte definiert und als Format gespeichert.

Das Rechtesystem von update.seven ist dreistufig:

• Stationsrechte gelten für alle Benutzer, die auf einer Station arbeiten, wenn die in der Konfiguration der Station angegebene Stationsnummer mit der Stationsnummer im Modul Rechte übereinstimmt.

• Gruppenrechte gelten für alle Mitglieder der Gruppe, für die das entsprechende Gruppenrecht vergeben wurde.

• Bearbeiterrechte gelten für einen bestimmten Bearbeiter.

Die definierten Einschränkungen addieren sich. Wenn also ein Benutzer einer Gruppe angehört und ein Bearbeiterrecht für ihn definiert wurde, so gilt für ihn die Summe der Einschränkungen aus den drei Rechteformaten (Stationsrecht der Station, auf der er arbeitet, plus Gruppenrecht seiner Gruppe, plus sein Bearbeiterrecht). Es ist nicht möglich, z. B. in einem Bearbeiterrecht Einschränkungen aus einem Stationsrecht wieder aufzuheben.

Durch dieses mehrstufige System können Sie für Ihre Daten einen hohen Sicherheitsgrad erzielen und die Datenbank vor Fremdzugriffen schützen.

Um das Rechtesystem von update.seven zu verstehen, ist es notwendig, sich den Zusammenhang zwischen Benutzer-ID, Personalnummer und Bearbeiter zu vergegenwärtigen. Über diesen Zusammenhang funktioniert das Sicherheitssystem von update.seven.

Über den Infobereich Login Datei können Benutzer zusammen mit den Zugriffsrechten auf Module importiert werden.

Anmerkung: update empfiehlt, die Rechte-Einschränkungen soweit wie möglich im Stationsrecht zu definieren. Das Gruppen-Rechteformat sollte nur gruppenspezifische Einschränkungen und das Bearbeiter-Rechteformat ausschließlich individuelle Einschränkungen beinhalten.

Rechtemodul starten

Um das Rechtemodul zu starten:

• Verwenden Sie die Menüoption Start Programme <update.seven-Gruppe> Admin Rechte.

• Führen Sie die Datei \system\exe\mmri.exe aus.

• Wählen Sie im Hauptmodul die Menüoption Fenster Module Rechte.

K A P I T E L 3

Rechtemodul


Rechte

Im Infobereich Rechte werden alle Rechtebezeichnungen für das Gesamtsystem definiert (z. B. Außendienst, Innendienst, Telefonbetreuer) und in den Infobereichen Station und Bearbeiter zugeordnet.

Die einzelnen Rechte beziehen sich auf Neuaufnahme-, Zugriffs- und Änderungsmöglichkeiten für Infobereiche und Felder.

Rechte werden als Formate im Infobereich Formate gespeichert, Formate im Benutzerhandbuch.

Voraussetzung für gültige Rechte

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Rechte gültig sind:

• Die Personennummer des Benutzers in der Konfiguration und in der Bearbeiterliste der Rechte stimmt überein.

• Die Stationsnummer der Station in der Konfiguration und die dem Bearbeiter zugeordnete Stationsnummer in der Bearbeiterliste stimmen überein.

• Die Gruppennummer in der Gruppenliste und die dem Bearbeiter zugeordnete Gruppennummer in der Bearbeiterliste stimmen überein.

Rechte neu definieren

Um neue Rechte zu definieren:

1 Starten Sie das Rechtemodul, Rechtemodul starten auf Seite 31.

2 Wechseln Sie in den Infobereich Rechte.

3 Markieren Sie die gewünschten Rechte, indem Sie in eine Zelle klicken:

o Infobereiche können mit einer Sperre versehen werden. Dabei kann der Zugriff auf den Infobereich, die Neuaufnahme, das Verändern oder das Löschen von Datensätzen gesperrt werden, Infobereiche sperren auf Seite 33.

o Zugriffsrechte auf einen Infobereich können bedingt vergeben werden. Datensätze können nur neu aufgenommen, verändert oder gelöscht werden, wenn sie bestimmte Bedingungen erfüllen, Bedingungen auf Infobereiche auf Seite 34.

o Durch die Vorgabe von Feldinhalten werden Felder schon bei der Neuanlage von Datensätzen mit bestimmten Inhalten erfasst. Das Setzen von Vorgabewerten ist in erster Linie für komplexe update.seven-Systeme mit Kommunikation notwendig, Vorgabewerte bei Neuaufnahme auf Seite 35.

o Auch auf einzelne Felder kann der Zugriff, die Neuaufnahme, Veränderung und das Löschen des Feldinhalts gesperrt werden, Sperre für einzelne Felder auf Seite 35.

In den gesperrten Zellen wird ein Häkchen angezeigt.

4 Klicken Sie auf (Speichern).

Das Dialogfeld Speichern wird angezeigt.

Kapitel 3 Rechtemodul 33

5 Geben Sie im Feld Name die Rechtebezeichnung ein, unter der Sie das Recht speichern möchten.


Dieses Rechteformat können Sie zu einem späteren Zeitpunkt den jeweiligen Stationen, Personengruppen oder Bearbeitern zuordnen.

Rechte ändern

Ein gespeichertes Recht kann geladen und geändert werden:


2 Klicken Sie auf (Laden).

Das Dialogfeld Laden wird geöffnet.

3 Wählen Sie das Recht, das Sie ändern möchten.


Das Recht wird geladen.

5 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.


Rechte-Information

Wenn Sie wissen möchten, wann ein bestimmtes Recht angelegt wurde bzw. wann es zum letzten Mal verändert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Laden oder Sichern, worauf im Dialogfeld Laden oder Sichern in den Spalten Neu und Upd die gewünschten Informationen angezeigt werden.

Infobereiche sperren

Sie können einzelne oder alle Infobereiche für bestimmte Aktivitäten sperren.

• Sperre Zugriff: Der Infobereich ist für den Bearbeiter nicht sichtbar.

• Sperre Neu: Der Infobereich wird angezeigt, aber der Bearbeiter darf keine neuen Datensätze darin anlegen.

• Sperre Upd: Der Infobereich wird angezeigt, aber der Bearbeiter darf bestehende Datensätze nicht ändern.

• Sperre Lös: Der Bearbeiter darf keine Datensätze löschen.

Wenn Sie auf den Spaltenkopf klicken, wird die gesamte Spalte markiert, d. h. alle Infobereiche werden gleichzeitig gesperrt.

Klicken Sie erneut auf die Zelle oder den Spaltenkopf, um die Sperre (Häkchen) aufzuheben.

Anmerkung: In den Rechten wird der Zugriff auf ganze Infobereiche gesperrt, während im Rahmen des Desktops nur gewisse Ansichten auf Daten gesperrt werden, Zugriff auf Ebenen im Administratorhandbuch 2. Wenn für einen Benutzer der Zugriff auf einen bestimmten Infobereich gesperrt ist, wird dieser bei einer Abfrage im Infobereich Selektion in der Spalte Infobereich nicht aufgelistet.


Sonderfall: Akquisitionsstadien und -sperren

In der Standardeinstellung werden Änderungen und Neuanlagen des Feldes Akquis (aus den Infobereichen Firma, Person und Vertriebsgruppe) protokolliert. Sie können auch direkt im Infobereich AKQ-Stadien Datensätze neu anlegen, bearbeiten und löschen.

Folgende Sperren sind möglich:

• Sperre Zugriff auf AKQ-Stadien: Änderungen des Feldes Akquis werden im Infobereich AKQ-Stadien zwar protokolliert, der Benutzer kann aber auf diesen Infobereich nicht zugreifen. Das Dialogfeld Anlass wird bei Feldänderung nicht angezeigt.

• Sperre Neu auf AKQ-Stadien: Diese Sperre bezieht sich nur auf die Neuanlage. Feldänderungen (aus den Infobereichen Firma, Person und Vertriebsgruppe) werden in den Infobereich AKQ-Stadien weiterhin übertragen. Das Dialogfeld Anlass wird bei Feldänderung nicht angezeigt.

• Dialogfeld Anlass:

o Wenn das Dialogfeld Anlass nur bei der Neuanlage im jeweiligen Infobereich unterdrückt werden soll, setzen Sie eine Sperre Neu auf das Feld Anlass des Infobereichs AKQ-Stadien (Spalte Felder).

o Wenn das Dialogfeld Anlass nie angezeigt werden soll, setzen Sie eine Sperre Zugriff auf das Feld Anlass.

Sonderfall: Kataloge sperren

Die Sperre des Infobereichs Katalog wirkt nur in Bezug auf die Felder Neu, Update und Löschen.

Folgende Sperren sind möglich:

• Sperre Zugriff: Ein für das Modul Wartung berechtigter Benutzer, dem die Sperre zugeordnet ist, sieht den Infobereich Katalog nicht.

Wenn Sie möchten, dass ein Katalogfeld für einen Benutzer nicht angezeigt wird, müssen Sie den Zugriff für das Feld des entsprechenden Infobereichs sperren (Infobereich Rechte, Spalte Felder).

Wird die Neuaufnahme von Katalogen generell gesperrt (Infobereich Rechte, Spalte Sperre Neu), bedeutet dies, dass nur vordefinierte Katalogwerte verwendet werden dürfen.

• Sperre Neu: Nur im Modul Wartung und dem Hauptmodul (Datenbank) gültig.

• Sperre Update und Sperre Löschen von Katalogwerten: Nur im Modul Wartung gültig (für Bearbeiter, die für das Modul Wartung berechtigt sind).

Bedingungen auf Infobereiche

Falls der Zugriff auf einen Infobereich oder das Arbeiten in einem Infobereich an bestimmte Bedingungen gekoppelt werden soll, so kann dies in den Spalten Neu bedingt, Upd bedingt und Lös bedingt festgelegt werden.

Klicken Sie in eine Zelle, und definieren Sie eine Bedingung, Bedingungen im Benutzerhandbuch. Beispiel: Nur Firmen der Firmengruppen I und N dürfen verändert werden.

• Zugriff bedingt: Der Bearbeiter kann in diesem Infobereich nur jene Datensätze sehen, die die definierte Bedingung erfüllen.

• Neu bedingt: Der Bearbeiter kann in diesem Infobereich nur jene Datensätze anlegen, die die definierte Bedingung erfüllen.

• Upd bedingt: Der Bearbeiter kann in diesem Infobereich nur jene Datensätze ändern, die die definierte Bedingung erfüllen.

• Lös bedingt: Der Bearbeiter kann in diesem Infobereich nur jene Datensätze löschen, die die definierte Bedingung erfüllen.


Vorgabewerte bei Neuaufnahme

Um bei der Dateneingabe Fehler zu vermeiden, können Vorgaben für die Feldinhalte gesetzt werden. Neue Datensätze werden mit den definierten Vorgabewerten ausgefüllt.

Anmerkung: Vorgaben, die im Hauptmodul über die Menüoption Ansicht Vorgabewerte definiert werden, haben Vorrang vor Vorgaben, die im Modul Rechte festgelegt wurden.

Um neue Vorgaben zu definieren:


2 Klicken Sie das entsprechende Feld in der Spalte Vorgabe neu an.

Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem alle Felder des entsprechenden Infobereichs aufgelistet sind.

3 Tragen Sie die Vorgabewerte in das betreffende Feld ein.

4 Speichern Sie, und kehren Sie in den Infobereich Rechte zurück.

Anmerkung: Wenn ein Vorgabewert fix sein soll, muss das entsprechende Feld im Infobereich mit einer Neuaufnahme- und einer Update-Sperre versehen sein. Andernfalls können Vorgaben vom Bearbeiter überschrieben werden.

Sperre für einzelne Felder

In der Spalte Felder können Sie Sperren für den Zugriff, das Aktualisieren, Löschen und Neuanlegen von Datensätzen auf Feldebene definieren. Sie haben die Möglichkeit, Felder zu einem Mussfeld zu machen, d. h. in das betreffende Feld muss eine Eingabe gemacht werden.

Die Spalte Synchronisation steht nur für den Infobereich Person zur Verfügung und wird für die Synchronisation der Feldinhalte von identischen Personen verwendet, die miteinander verknüpft sind, Personenfelder von identischen Personen synchronisieren auf Seite 37.

Um einzelne Felder zu sperren:


2 Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Infobereichs auf die Spalte Felder.

Der Bereich Felder wird angezeigt:

In diesem Infobereich können Sie:

o Den Zugriff (Anzeige auf dem Bildschirm) auf Felder, die Neuaufnahme, das Ändern oder Löschen von Feldinhalten sperren.

o Die ganze Spalte aktivieren bzw. deaktivieren, wenn Sie auf den Spaltenkopf klicken.

o Mindestanforderungen zur Neuaufnahme von Datensätzen definieren (Mussfelder).


3 Das Vergeben der Sperre erfolgt wie beim Setzen der Sperren auf Infobereiche, Infobereiche sperren auf Seite 33.

o Sperre Zugriff: Der Bearbeiter sieht dieses Feld nicht mehr.

o Sperre Neu. Der Bearbeiter darf in diesem Feld keine neuen Einträge eingeben.

o Sperre Upd: Das Feld wird im Bearbeitungsmodus inaktiv angezeigt und kann nicht verändert werden.

o Sperre Lös: Das Feld muss beim Speichern des Datensatzes einen Feldinhalt haben.

Anmerkung: Im Modul Kommunikation werden auf der Ausgangsstation gesperrte Felder beim Einspielen nicht geschrieben.

4 Definieren Sie auf Feldebene die so genannten Mussfelder. Beim Anlegen eines neuen Datensatzes wird geprüft, ob in diesen Feldern Einträge gemacht wurden und erlaubt erst dann die Neuaufnahme des Datensatzes. Mussfelder können für jeden Infobereich und je nach Rechtekategorie unterschiedlich festgelegt werden.

Hinweis: update empfiehlt, Mussfelder auf jeden Fall in allen Rechtekategorien und dort wiederum für jeden Infobereich festzulegen, da sonst möglicherweise unvollständige Datensätze in die Datenbank gelangen können (z. B. Land, Firma, Ort, Plz im Infobereich Firma).

5 Aktivieren Sie das Feld Update nicht protokoll., wenn Sie für ein Feld vorgenommene Änderungen nicht protokollieren lassen möchten.

6 Klicken Sie auf (OK), um die Einstellungen zu übernehmen und in den Infobereich Rechte zurückzukehren.

Weitere Einstellungen definieren

Sie können für existierende Rechte weitere Einstellungen definieren:

1 Definieren Sie ein Recht oder öffnen Sie ein gespeichertes Rechteformat, Rechte neu definieren auf Seite 32.

2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich außerhalb der Tabelle.

Das Kontextmenü wird angezeigt.

3 Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag sonst.

Das Dialogfeld Weitere Einstellungen wird angezeigt.


4 Wählen Sie im Bereich sieht in der Terminverteilung, ob die Terminverteilung eingeschränkt werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

o Nur die eigenen: Der Bearbeiter sieht nur seine Termine.

o Nur die eigene Gruppe: Wenn der Bearbeiter als Mitglied einer Bearbeitergruppe eingetragen ist, kann er die Termine seiner Gruppe verteilen.

o Die unterstellten Gruppen: Wenn ein Bearbeiter als Gruppenleiter zugeordnet ist, kann er die Termine aller unterstellten Bearbeiter verteilen.

o Alles: Der Bearbeiter kann Termine aller Bearbeiter verteilen.

Die Terminverteilung wird im Infobereich Kalender oder Tagesübersicht über die Schaltfläche Verteilen ausgeführt, Termine verteilen im Benutzerhandbuch.

Anmerkung: Die hier getroffenen Einstellungen haben keine Auswirkung auf die Ansicht der Termine im Kalender oder in der Tagesübersicht. Sie wirken nur beim Verteilen von Terminen. Nachdem Sie die Schaltfläche Verteilen gewählt haben, sehen Sie im Dialogfeld Terminverteilung nur die Bearbeiter, die durch diese Auswahl definiert werden. Termine können dann nur für diese Bearbeiter verteilt werden.

5 Wählen Sie im Block Sperre, ob Sie die Datenausgabe an eine Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation einschränken möchten. Die Verwendung des Maskengenerators, sowie die Definition von Desktops und die Verwendung von Triggern bei der automatischen Selektion kann ebenfalls gesperrt werden.

Beispiel: Wenn Sie nur die Kontrollkästchen Verbindung mit Textverarbeitung und Übergabe an Tabellenkalkulation aktivieren, können Sie zwar Einzelbriefe erzeugen, aber keine Serienbriefe. Es ist nicht möglich, mehrere Datensätze an externe Programme zu übergeben.

6 Aktivieren Sie im Block Sperre das Kontrollkästchen Stationsrecht, um das Stationsrecht zu sperren. Dadurch wird es nicht auf den Bearbeiter bzw. die Gruppe angewendet.

7 Aktivieren Sie im Block Sperre das Kontrollkästchen Gruppenrecht, um das Gruppenrecht zu sperren. Es wird dadurch nicht auf den Bearbeiter angewendet.


Personenfelder von identischen Personen synchronisieren

Im Infobereich Rechte des Moduls Rechte können Sie auf Feldebene definieren, dass bei Änderungen einer verknüpften Person auch die Datensätze der übrigen verknüpften Personen aktualisiert werden. Sie können festlegen, welche Felder des Infobereichs Person synchronisiert werden sollen.

Identische Personen haben auch bei der Kommunikation von Vertriebsgruppen (BTB, FS) und Kundenbetreuern (OTC) eine Bedeutung, Kommunikationsformat im Administratorhandbuch 2.

Identische Personen verknüpfen

Sie haben die Möglichkeit, identische Personen, die in mehreren Firmen erfasst sind, einheitlich zu verwalten, Verknüpfen von identischen Personen im Benutzerhandbuch.

Um identische Personen über den Externen Schlüssel in der Datenbank zu verknüpfen:

1 Starten Sie das update.seven-Hauptmodul.

2 Legen Sie eine der identischen Personen als Hauptperson fest, und erfassen Sie im Hauptmodul im entsprechenden Personendatensatz die Felder Ext.System und Ext.Schlüssel.


3 Geben Sie die Einträge der Felder Ext.System und Ext.Schlüssel in die Felder Hauptpersonen-System und Hauptpersonen-Schlüssel der übrigen Personen ein, die untereinander verknüpft werden sollen.

Die Personen sind nun über den externen Schlüssel in der Datenbank miteinander verknüpft.

Synchronisation

Die Spalte Synchronisation steht nur für den Infobereich Person zur Verfügung und wird für die Synchronisation der Feldinhalte von identischen Personen verwendet, die miteinander verknüpft sind.

Um die Felder, die synchronisiert werden sollen, zu definieren:


2 Klicken Sie in der Zeile Person auf die Spalte Felder.

In der Ansicht Felder werden alle Felder des Infobereichs Person angezeigt.

3 Aktivieren Sie in der Spalte Synchronisation die Felder, die bei Änderung einer der Personen in allen verknüpften Personen ebenfalls aktualisiert werden sollen.

4 Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche OK in der Kopfzeile, um in den Infobereich Rechte zurückzukehren.

5 Speichern Sie das Rechteformat.

6 Weisen Sie das definierte Recht bestimmten Bearbeitern, Gruppen oder Stationen zu, Bearbeiter auf Seite 44 und Station auf Seite 43.

Bei allen Bearbeitern, für die das Recht gültig ist, werden Änderungen in den entsprechenden Feldern bei identischen Personen übernommen.

Top-Down- und Bottom-Up-Einschränkungen

Sie können Einschränkungen auch abhängig von anderen Infobereichen definieren. Bei der Top-Down-Methode werden im übergeordneten Infobereich Bedingungen definiert, die sich auf den abhängigen Infobereich auswirken, bei der Bottom-Up-Methode umgekehrt.

Top-Down

Bei Top-Down werden im übergeordneten ("top") Infobereich Bedingungen definiert, die für den abhängigen ("down") Infobereich gültig sind. Sie können z. B. definieren, dass ein Bearbeiter der Firma nur dann Kontakte ("down") ändern darf, wenn er bei der Firma ("top") eingetragen ist.

Anmerkung: Aus Gründen der Performance werden die Top-Down- und Bottom-Up-Rechte beim Ändern und Löschen in den Modulen Wartung, Import und Export nicht geprüft. Nur die Kommunikation prüft diese Rechte.


Um eine Top-Down-Bedingung zu definieren:


2 Klicken Sie in der Zeile des abhängigen Infobereichs (z. B. Infobereich Kontakt) auf die Spalte Top down.

Der Bereich TopDown-Rechte wird angezeigt:

3 Klicken Sie in der Spalte Infobereich auf den Eintrag Neue Zeile.

Das Dialogfeld Auswahl Infobereiche wird angezeigt.

4 Wählen Sie den übergeordneten Infobereich (z. B. Infobereich Firma) aus der Liste durch Aktivieren des Kontrollkästchens.

Anmerkung: Wenn Sie Infobereiche umbenannt haben, können Sie die von update gelieferten Originalnamen anzeigen, indem Sie das Kontrollkästchen Originalnamen aktivieren. Diese Option steht nur für den Benutzer SU zur Verfügung.


6 Zum Löschen von Einträgen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

o Um eine Zeile wieder zu löschen, klicken Sie erneut in die Zeile und deaktivieren im Dialogfeld das Kontrollkästchen neben dem gewählten Infobereich.

o Um alle Zeilen zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der Kopfzeile.

7 Klicken Sie in die Spalte Bedingt, um die Bedingungen für den gewählten Infobereich zu definieren, z. B. im Infobereich Firma, Feld AD = "Meier".

8 Aktivieren Sie die Spalte Zugriff, um den Zugriff auf den abhängigen Infobereich (z. B. Kontakt) nur dann zu erlauben, wenn die Bedingung auf den übergeordneten Infobereich (z. B. Firma) erfüllt ist.

9 Aktivieren Sie die Spalte Neu, um die Neuanlage im abhängigen Infobereich nur dann zu erlauben, wenn die Bedingung auf den übergeordneten Infobereich erfüllt ist.

10 Aktivieren Sie die Spalte Upd, um Änderungen im abhängigen Infobereich nur dann zu erlauben, wenn die Bedingung auf den übergeordneten Infobereich erfüllt ist.

11 Aktivieren Sie die Spalte Lös, um das Löschen im abhängigen Infobereich nur dann zu erlauben, wenn die Bedingung auf den übergeordneten Infobereich erfüllt ist.

12 Aktivieren Sie die Spalte Optional, wenn mehrere Bedingungen auf mehrere übergeordnete Infobereiche definiert sind, und Sie diese Bedingungen mit "ODER" verbinden wollen. Standardmäßig sind mehrere Zeilen immer mit "UND" verbunden.

13 Aktivieren Sie die Spalte Exklusiv, wenn mehrere abhängige Datensätze des in der Spalte Infobereich angegebenen Infobereichs (z. B. mehrere Vertriebsgruppen-Datensätze) vorhanden sind und alle Datensätze die Bedingung erfüllen müssen.

14 Aktivieren Sie die Spalte 1-1, um eine Bedingung auf den aktuellen abhängigen Datensatz anzuwenden.


Beispiel: Ein Bearbeiter darf nur dann einen Kontakt sehen, wenn entweder die Person oder der Kontakt eine bestimmte Bedingung erfüllt.

Ohne Aktivieren der Spalte 1-1 darf der Kontakt nur dann angezeigt werden, wenn die Person die Bedingung erfüllt und alle Kontakte dieser Person die Bedingung erfüllen.

15 Geben Sie in die Spalte Erklärung einen Text ein. Dieser Text wird als Meldung am Bildschirm angezeigt, wenn der Benutzer eine so gesperrte Aktion durchführen möchte.

16 Klicken Sie auf (OK), um die definierte Top-Down-Bedingung in die Spalte TopDown des Infobereichs Rechte zu übernehmen.

Bottom Up

Bei Bottom-up werden im abhängigen ("bottom") Infobereich Bedingungen definiert, die für den übergeordneten ("top") Infobereich gültig sind. Zum Beispiel, nur wenn es mindestens einen Vertriebsgruppen-Datensatz (bottom) gibt, in dem Sie selbst als Bearbeiter eingetragen sind, dürfen Sie den übergeordneten Personendatensatz ("up") ändern.

Um eine Bottom-Up-Bedingung zu definieren:


2 Klicken Sie in der Zeile des übergeordneten Infobereichs (z. B. Infobereich Person) auf die Spalte Bottom up.

Das Dialogfeld BottomUp-Recht wird angezeigt.

3 Klicken Sie in der Spalte Infobereich auf den Eintrag Neue Zeile.

Das Dialogfeld Auswahl Infobereiche wird angezeigt.

4 Wählen Sie den abhängigen Infobereich (z. B. Infobereich Vertriebsgruppe) aus der Liste durch Aktivieren des Kontrollkästchens.

Anmerkung: Wenn Sie Infobereiche umbenannt haben, können Sie die von update gelieferten Originalnamen anzeigen, indem Sie das Kontrollkästchen Originalnamen aktivieren. Diese Option steht nur für den Benutzer SU zur Verfügung.


6 Zum Löschen von Einträgen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

o Um eine Zeile wieder zu löschen, klicken Sie erneut in die Zeile und deaktivieren im Dialogfeld das Kontrollkästchen neben dem gewählten Infobereich.

o Um alle Zeilen zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der Kopfzeile.

7 Klicken Sie in die Spalte Bedingt, um die Bedingungen für den abhängigen Infobereich zu definieren (z. B. im Infobereich Vertriebsgruppe, Feld Bearbeiter, Eintrag "Meier").

8 Aktivieren Sie die Spalte Zugriff, um den Zugriff auf den übergeordneten Infobereich (z. B. Person) nur dann zu erlauben, wenn die Bedingung auf den abhängigen Infobereich (z. B. Vertriebsgruppe) erfüllt ist.

9 Die Option Neu hat hier keine Funktion.

10 Aktivieren Sie die Spalte Upd, um Änderungen im übergeordneten Infobereich nur dann zu erlauben, wenn die Bedingung auf den abhängigen Infobereich erfüllt ist.

11 Aktivieren Sie die Spalte Lös, um das Löschen im übergeordneten Infobereich nur dann zu erlauben, wenn die Bedingung auf den abhängigen Infobereich erfüllt ist.


12 Aktivieren Sie die Spalte Optional, wenn mehrere Bedingungen auf mehrere übergeordnete Infobereiche definiert sind, und Sie diese Bedingungen mit "ODER" verbinden wollen. Standardmäßig sind mehrere Zeilen immer mit "UND" verbunden.

13 Aktivieren Sie die Spalte Exklusiv, wenn mehrere abhängige Datensätze des in der Spalte Infobereich angegebenen Infobereichs (z. B. mehrere Vertriebsgruppen-Datensätze) vorhanden sind und alle Datensätze die Bedingung erfüllen müssen.

14 Geben Sie in die Spalte Erklärung einen Text ein. Dieser Text wird als Meldung am Bildschirm angezeigt, wenn der Benutzer eine so gesperrte Aktion durchführen möchte.

15 Klicken Sie auf (OK), um die definierte Bottom-Up-Bedingung in die Spalte BottomUp des Infobereichs Rechte zu übernehmen.

Erweiterung der Bottom-Up-Rechte

Die Bottom-Up-Rechte wurden erweitert, so dass sie von Firma und Person auf alle abhängigen Infobereiche angewendet werden können. Sie können z. B. nicht nur definieren, dass ein Bearbeiter eine Firma nur dann ändern kann, wenn er in einer Vertriebsgruppe eingetragen ist, sondern auch, dass die gleiche Einstellung für das Ändern von Interessen gilt. Außerdem können auch Bottom-Up-Bedingungen auf Infobereiche mit generischem Link definiert werden (Aufgabe, ToDo, etc.).

Um zum Beispiel zu definieren, dass ein Bearbeiter einen Interessenten nur dann eintragen oder ändern darf, wenn dieser in einer Vertriebsgruppe eingetragen ist, definieren Sie im entsprechenden Recht für Interesse eine Bottom-Up-Bedingung: "Vertriebsgruppe mit aktuellem Bearbeiter". In den meisten Fällen ist es von Vorteil, wenn Sie zusätzlich die Option alles zur Firma aktivieren.

Mit den Optionen personenbezogen und alles zur Firma können Sie das Recht noch feiner definieren:

• alles zur Firma: nicht aktiviert, personenbezogen: ob aktiviert, spielt in diesem Fall keine Rolle

Vertriebsgruppe personenbezogen: kann personenbezogene Interessen ändern

Vertriebsgruppe firmenbezogen: kann firmenbezogene Interessen ändern

• alles zur Firma: aktiviert, personenbezogen: nicht aktiviert

Jede Vertriebsgruppe, egal ob personenbezogen oder firmenbezogen: erlaubt Änderung jedes Interesses, egal ob personenbezogen oder firmenbezogen. (Standard)

• alles zur Firma: aktiviert, personenbezogen: aktiviert:

Vertriebsgruppe zu Person: kann alle Interessen ändern

Vertriebsgruppe zu Firma: kann firmenbezogene Interessen ändern

Diese Optionen sind nur für Infobereiche aktiv, die zur Person gehören (Interesse, Mailing, Kontakt, Notiz, etc.). Für rein firmenbezogene Infobereiche (z. B. Externer Firmenschlüssel oder Auftrag und Inst.Basis in BTB und OTC) spielt es keine Rolle, ob eine Vertriebsgruppe personenbezogen oder firmenbezogen ist. Sie können in jedem Fall die Firmenschlüssel ändern.


Rechte zuweisen

Nachdem Rechte definiert wurden, müssen Sie sie noch zuweisen. Rechte können einer Station, einer Gruppe oder einem Bearbeiter zugeordnet werden, Dreistufiges Rechtesystem auf Seite 31.

Rechte einer Station zuweisen

Um ein Stationsrecht zuzuweisen:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Station, Station auf Seite 43.

2 Doppelklicken Sie in das Feld Stationsrecht.

Das Dialogfeld Laden wird angezeigt.

3 Wählen Sie das Recht, das Sie der Station zuweisen möchten.


5 Speichern Sie die geänderten Daten.

Anmerkung: Ist einer Station ein Stationsrecht zugeordnet, so gilt dieses Recht für alle Benutzer, die im Modul Konfiguration für diese Station angelegt wurden. Das Stationsrecht wirkt also auch bei jenen Benutzern, die nicht im Infobereich Bearbeiter im Modul Rechte angelegt sind, Bearbeiter auf Seite 44.

Rechte einem Bearbeiter oder einer Gruppe zuweisen

Um ein Bearbeiter- oder Gruppenrecht zuzuweisen:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Bearbeiter, Bearbeiter auf Seite 44.

2 Wechseln Sie zu dem Bearbeiter, dem Sie ein Recht zuordnen wollen.

Gruppen sind im Infobereich Bearbeiter definiert, sie werden im Feld Typ als Gruppe gekennzeichnet, Gruppen anlegen auf Seite 48.

3 Doppelklicken Sie in das Feld Rechtebez.


4 Wählen Sie das Recht, das Sie dem Bearbeiter oder der Gruppe zuweisen möchten.

5 Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Rechte, die für den Bearbeiter oder die Gruppe gelten sollen:

o Stationsrecht: Die der Station zugewiesenen Rechte werden für den Bearbeiter bzw. die Gruppe aktiviert.

o Gruppenrecht: Die Rechte der Gruppen, denen der Bearbeiter angehört, werden aktiviert.

o Bearb.recht: Die Rechte des Bearbeiters werden aktiviert.

Der Bearbeiter erhält die Summe der aktivierten Rechte.


7 Speichern Sie die geänderten Daten.

Arbeiten mit Triggern

Informationen zu Triggern finden Sie im Kapitel Trigger auf Seite 53.


Workflow

Sie können Workflow-Ebenen, die mit der Workflow-Engine von update.seven erstellt wurden, zuweisen. Die Workflow Engine wird zur Implementierung von komplexen Ebenen eingesetzt.

Unterlagen dazu erhalten Sie auf Anfrage von update.

Station

Stationen sind in update.seven physisch vorhandene Datenbanken, d. h. ein Netzwerk-Server gilt als eine Station, da nur ein Datenbestand vorliegt.

Damit die Herkunft der erfassten Daten festgestellt und der Ablauf der Kommunikation zwischen den Stationen koordiniert werden kann, werden in diesem Infobereich Informationen wie Stationsnummer, Standort, Stellung im Kommunikationssystem sowie Einstellungen der Kommunikationszyklen vermerkt.

Der Infobereich Station befindet sich im Modul Rechte (zur Zuweisung von Rechten für eine ganze Station) und im Modul Kommunikation, Kommunikationsmodul im Administratorhandbuch 2.

Station definieren

Um eine Station zu definieren:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Station.

2 Geben Sie in das Feld Stationsnummer die Stationsnummer ein.

Jeder Station wird bei der Installation (im Modul Konfiguration) eine eindeutige Stationsnummer zugewiesen. Die Stationsnummern, die Sie hier eingeben, müssen mit den im Modul Konfiguration definierten Nummern übereinstimmen.

Die angelegten Stationen werden hier für das Modul Rechte und das Modul Kommunikation konfiguriert. Den einzelnen Stationen wird ein Stationsrecht (Rechteformat aus dem Infobereich Rechte) zugewiesen.

3 Geben Sie in das Feld Stationsbezeichnung eine Bezeichnung ein, die die Station eindeutig identifiziert, z. B. "Zentrale Wien", "Niederlassung Frankfurt", "Notebook Josef Gruber" etc.

4 Kennzeichnen Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens Zentrale jene Station, in der zentral alle Daten zusammengefasst werden.

5 Kennzeichnen Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens Aut.Kat.Wartung jene Station, von der aus die Katalogwartung gesteuert wird (in den meisten Fällen die Zentrale). Nur wenn diese Option aktiviert ist, können Sie den Infobereich Katalog im Modul Wartung sehen.

In den Feldern Land, Plz, Ort, Straße, Vwl Land, Vwl, Telefon, Fax werden Informationen über den Standort der Stationen erfasst. Es handelt sich hier um Textfelder ohne Zugriff auf Kataloge.


6 Wählen Sie aus der Liste Stationsrecht das für die Station gültige Stationsrecht aus. Die Rechteformate werden im Infobereich Rechte festgelegt.

Ist einer Station ein Stationsrecht zugeordnet, so gilt dieses Recht für alle Benutzer, die im Modul Konfiguration für diese Station angelegt wurden. Das Stationsrecht wirkt also auch bei jenen Benutzern, die nicht im Infobereich Bearbeiter im Modul Rechte angelegt sind,

Bearbeiter auf Seite 44.

7 Wählen Sie aus der Liste Desktop eine Einstellung für den Desktop. Der Desktop wird beim Start automatisch geladen.

Anmerkung: Wenn auch einer Gruppe oder einem Bearbeiter Desktops zugewiesen sind, hat eine spezielle Einstellung Vorrang vor einer allgemeinen Einstellung, d. h. bei Benutzern, die auf einer Station als Bearbeiter definiert sind, wird beim Starten jener Desktop geladen, der ihm im Infobereich Bearbeiter zugeordnet wurde, Zugriff auf Desktops im Administratorhandbuch 2.

8 Klicken Sie auf (Speichern), um die Daten zu speichern.

Kontextmenü

Im Infobereich Station stehen Ihnen die folgenden Kontextmenüoptionen zur Verfügung:

• Sprachen: Sie gelangen in den Bereich Sprachen(Station), wo Sie auswählen können, welche Sprachen auf dieser Station unterstützt werden. Zuvor müssen Sie diese Sprachen im Infobereich Sprache definieren.

In der Zentrale sind dies alle Sprachen der Gesamtinstallation. Damit wird definiert:

o In welchen Sprachen die Kataloge verfügbar sind.

o Welche sprachabhängigen Formate verfügbar sind (z. B. Feldnamen).

• Verteillogik: Sie gelangen in den Bereich Verteillogik, wo Sie die Bedingungen der Verteillogik für die Kommunikation definieren, Verteillogik im Administratorhandbuch 2.

Bearbeiter

Im Infobereich Bearbeiter werden Mitarbeiter, Gruppen und Ressourcen zentral verwaltet. Diese drei Definitionen werden über den fixen Katalog Typ voneinander getrennt. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre interne Firmenstruktur abzubilden und zentral an einer Stelle zu warten.

Benutzerliste im Modul Konfiguration

Im Modul Konfiguration werden die Benutzer vom Administrator angelegt und die Zugriffsmöglichkeiten auf die verschiedenen Module sowie die Sicherheitsbestimmungen des Passworts festgelegt, Konfigurationsmodul auf Seite 25 und Passwort-Einstellungen auf Seite 108.

Beim Anlegen eines Benutzers wird eine Personalnummer vergeben, die in Zukunft die Verknüpfung zwischen Modulrechten und Zugriffsrechten darstellt. Ohne Personalnummer ist keine Zuordnung von Benutzerrechten und keine Verknüpfung von Benutzer-ID (Name, mit dem sich der Bearbeiter bei der Datenbank anmeldet) und Bearbeitername möglich.

Hinweis: Ist einer Station ein Stationsrecht zugeordnet, gilt dieses Recht automatisch für jeden Benutzer, der im Konfigurationsmodul für die Station angelegt wurde. Das Stationsrecht wirkt auch bei den Benutzern, die nicht als Bearbeiter im Modul Rechte definiert sind.


Bearbeiter im Modul Rechte

Im Infobereich Bearbeiter werden folgende Daten erfasst:

• Personaldaten des Bearbeiters

• Anlage und Zuordnung von Gruppen und Ressourcen

• Verknüpfungen von Stationen, Bearbeitergruppen und Bearbeitern sowie die Zuordnung von Rechten

Über die Option Login konfigurieren im Kontextmenü können Sie Bearbeiterdaten in das Modul Konfiguration übertragen. Hier tragen Sie die Modulrechte und das Passwort des neuen Benutzers ein.

Anmerkung: Den Infobereich Bearbeiter gibt es auch im Hauptmodul. Allerdings steht dort die Option Login konfigurieren im Kontextmenü nicht zur Verfügung.

Bearbeiter definieren

Um einen Bearbeiter zu definieren:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Bearbeiter.

2 Klicken Sie auf (Neu), um einen neuen Bearbeiter anzulegen.

3 Im Feld Bearb.-/Gr.-ID wird eine eindeutige Identifikationsnummer des Bearbeiters oder der Gruppe generiert. Mit dieser Nummer wird der Name, mit dem sich der Benutzer anmeldet, mit der Bearbeiter- oder der Gruppen-ID und den definierten Rechten verknüpft. Die ID kann nicht geändert werden.

4 Geben Sie in das Feld Stationsnr. die Nummer der Station ein, auf der der Bearbeiter arbeitet. Über die Stationsnummer wird der Bezug zur Station und zum Stationsrecht hergestellt. Jede Stationsnummer ist eindeutig und kann nur einmal vergeben werden.

5 Geben Sie in das Feld Rechtegr.-ID die Nummer der Rechtegruppe ein, der der Bearbeiter angehört.


6 Geben Sie in das Feld OrgGr.-ID die Nummer der Gruppe ein, der der Bearbeiter angehört. Die Bearbeitergruppe wird ebenfalls im Infobereich Bearbeiter definiert, Gruppen anlegen auf Seite 48. Über die Gruppennummer wird der Bezug zur Bearbeitergruppe und zum Gruppenrecht hergestellt. Jede Gruppennummer ist eindeutig und kann nur einmal vergeben werden.

7 Geben Sie in das Feld Bezeichnung den Namen des Benutzers, der Gruppe oder der Ressource ein. Dieser Name wird im Bearbeiterkatalog bei der Neuaufnahme automatisch hinzugefügt.

Im Bearbeiterkatalog stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Bearbeiter mit ihrer Gruppenzugehörigkeit sowie Ressourcen anzuzeigen,

Bearbeiterkatalog im Benutzerhandbuch.

Wenn Sie eine Gruppe oder Ressource anlegen, geben Sie hier die Bezeichnung der Gruppe oder Ressource an, Gruppen anlegen auf Seite 48 und Ressourcen anlegen auf Seite 51.

8 Wählen Sie durch Klicken auf die Pfeilschaltfläche rechts im Feld Rechtebez. das Bearbeiter- oder Gruppenrecht, das dem Bearbeiter oder der Gruppe zugeordnet wird. (Rechteformate werden im Infobereich Rechte definiert.)

9 Wählen Sie durch Klicken auf die Pfeilschaltfläche rechts im Feld Desktop den Desktop, der beim Starten von update.seven automatisch geladen wird. Jedem Bearbeiter und jeder Gruppe kann ein bestimmter Desktop zugewiesen werden.

Anmerkung: Sind auch einer Station oder einem Bearbeiter Desktops zugewiesen, gilt folgende Regel: Eine spezielle Einstellung hat Vorrang vor einer allgemeinen Einstellung

Zugriff auf Desktops im Administratorhandbuch 2.

10 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ die Option Bearbeiter.

11 Tragen Sie, falls gewünscht, im Feld Mandantennr. eine Mandantennummer ein, um ein Mandantenrecht zuzuweisen, Mandanten auf Seite 80.

12 Geben Sie Details zur Person im unteren Bereich des Infobereichs ein. In diesem Bereich stehen Ihnen Felder wie Geschlecht, Nachname, Vorname, Land, PLZ usw. zur Verfügung.


Anmeldung konfigurieren

Sie können für einen bereits angelegten Benutzer den Namen für die Anmeldung, das Passwort, die Modulrechte sowie andere Optionen definieren, ohne das Modul Konfiguration zu starten.

Um die Anmeldung für einen Bearbeiter zu definieren:

1 Wechseln Sie zu dem Bearbeiter im Infobereich Bearbeiter.

2 Wählen Sie die Option Login konfigurieren im Kontextmenü.


Das Dialogfeld Login konfigurieren wird angezeigt.

3 Geben Sie im Feld Name den Benutzernamen des Bearbeiters ein. Benutzernamen dürfen max. 8 Zeichen lang sein und können auch Sonderzeichen enthalten, folgende Zeichen sind jedoch ausgeschlossen: \ / : * ? " < > |. Nach dem Speichern wird ein Unterverzeichnis mit diesem Namen angelegt.

4 Geben Sie in das Feld Passwort ein Passwort für den Bearbeiter ein. Das Passwort kann später vom Benutzer selbst verändert werden. Die maximale Länge eines Passworts beträgt 32 Zeichen. Im Infobereich Stationskonfiguration können Sie die Mindestlänge des Passworts definieren, Stationskonfiguration auf Seite 96.

5 Wenn Sie in die Felder Domäne und Windows-Benutzername den Domänen- und Windows-Benutzernamen eintragen, dann muss der Benutzer beim Starten von update.seven weder seinen Namen noch sein Passwort eingeben. Das update.seven-Passwort wird nur geprüft, wenn der Benutzer nicht der Windows-Benutzer ist. Dadurch kann sich der Benutzer am eigenen Arbeitsplatz ohne Benutzername und Passwort anmelden. An einem anderen Arbeitsplatz muss er update.seven-Benutzernamen und -passwort eingeben.

6 Wenn Sie einen Alias-Benutzer vergeben, kann sich der Benutzer nicht mehr mit dem internen update.seven-Benutzernamen anmelden, sondern nur mit dem Alias-Namen. Der Alias-Benutzer darf maximal 64 Zeichen lang sein. Dadurch wird mehr Sicherheit beim Login gewährleistet, Passwort-Einstellungen auf Seite 108.

Alias- und Benutzername dürfen die folgenden Zeichen nicht enthalten: \ / : * ? " < >

7 Geben Sie im Feld Frq.PW-Änderung in Tagen die Anzahl von Tagen ein, nach denen der Benutzer sein Passwort ändern muss.

8 Wenn Sie das Kontrollkästchen PW-Änderung beim nächsten Login aktivieren, muss der Benutzer bei der nächsten Anmeldung in update.seven sein Passwort ändern.

9 Geben Sie im Feld Anz. PW-Historie ein, wie viele der zuletzt verwendeten Passwörter beim Wählen eines neuen Passworts nicht verwendet werden dürfen.

10 Wenn Sie das Kontrollkästchen PW-Prüfung ignorieren aktivieren, werden die im Infobereich Stationskonfiguration definierten Bestimmungen für diesen Benutzer aufgehoben.

11 Definieren Sie im Feld Max. Anz. Login-Fehlversuche die Anzahl von Fehlversuchen, nach denen der Benutzer für die Anmeldung gesperrt wird.


Anmerkung: Die maximale Anzahl von Login-Fehlversuchen kann pro Bearbeiter hier im Dialogfeld Login konfigurieren des Infobereichs Bearbeiter, im Konfigurationsmodul oder pro Station im Infobereich Stationskonfiguration definiert werden. Der für den Bearbeiter definierte Wert überschreibt den für die Station festgelegten Eintrag.

12 In Feld Anz. Login-Fehlversuche kann der Administrator einen Benutzer durch Zurücksetzen der Login-Fehlversuche auf "0" entblocken, wenn dieser die maximale Anzahl an Fehlversuchen überschritten hat.

13 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Max.Anz. Login-Fehlversuche ignorieren, um die maximale Anzahl an möglichen Fehlversuchen aufzuheben. Der Benutzer wird vom Blocking-Mechanismus ausgenommen.

14 Im Feld Datum offen wird im Fall eines System-Blockings vom System das Datum und die Zeit eingetragen, zu der sich der Benutzer das nächste Mal anmelden darf.

15 Aktivieren Sie das Feld Sperre Windows-Module, um den Zugriff auf alle Windows-Module (Konfiguration, update.seven, Rebuild, Import, Export, Rechte, Druck, Wartung, Kommunikation, Analyse) bzw. Sperre Web-Module, um alle Web-Module für den Benutzer zu sperren.

16 Wenn Sie das Kontrollkästchen kein mehrf. Zugriff Windows-Module oder kein mehrf. Zugriff Web-Modul aktivieren, kann sich der Benutzer nur einmal bei den Windows- bzw. Web-Modulen anmelden. Ist dieses Kontrollkästchen deaktiviert, kann sich der Benutzer mehrfach bei den Modulen anmelden.

Anmerkung: Dieses Kontrollkästchen sollte für den Administrator (SU) aktiviert werden, damit er sich nur einmal anmelden kann.

17 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Prozess-Tracking, um das Prozess-Tracking nur für einzelne Benutzer zu ermöglichen.

18 Durch Aktivieren der Kontrollkästchen Systemsperre ignorieren, Systemsperre-Datum ignorieren oder tägliche Systemsperre ignorieren können Sie einzelne Benutzer (z. B. den Kommunikations- oder Import-Benutzer) von der Systemsperre ausschließen.

19 Benutzer dürfen alle Module verwenden, die im Bereich Modulrechte aktiviert wurden.

20 Klicken Sie auf Speichern.

Gruppen anlegen

Im Infobereich Bearbeiter können Sie Bearbeiter nach ihrer Abteilungszugehörigkeit oder nach der Art ihrer Tätigkeit in Gruppen zusammenfassen. Damit können Sie Bearbeiter in Gruppen verwalten und den Gruppen Desktops und Rechte zuordnen. Im Kontaktmanagement können Sie ganze Gruppen zu einem Kontakt oder einer Aufgabe einladen, und im Kalender beim Verteilen von Terminen und beim Filtern von Terminen können Sie ganze Gruppen bearbeiten,

Kontaktmanagement und Kalender im Benutzerhandbuch.

Wenn Sie in einem Datensatz einen Bearbeiter eintragen (z. B. bei einem Kontakt), wird der Eintrag des Feldes OrgGr.-ID automatisch in ein entsprechendes Gruppenfeld übernommen. Damit ist erkennbar, unter welcher Gruppe ein Bearbeiter in einem Datensatz angelegt ist. Außerdem kann über die Definition von Bedingungen oder Selektionen auf einfache Weise auf die Daten einer gesamten Gruppe zugegriffen werden, Bedingungen und Selektionen im Benutzerhandbuch.

Um eine Gruppe anzulegen:


2 Klicken Sie auf (Neu), um einen neuen Bearbeiter anzulegen.

3 Wählen Sie in der Liste Typ den Eintrag Gruppe.

4 Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für die Gruppe ein.


5 Wählen Sie in der Liste Rechtebez. ein bereits definiertes Gruppenrecht.

6 Wählen Sie in der Liste Desktop ein Desktop-Format.

7 Tragen Sie, falls gewünscht, im Feld Mandantennr. eine Mandantennummer ein, um der Gruppe ein Mandantenrecht zuzuweisen, Mandanten auf Seite 80.

8 Klicken Sie auf (Speichern), um die eingegebenen Daten zu speichern.

Im Feld Bearb.-/Gr.-ID wird der Gruppe automatisch eine eindeutige Gruppen-ID zugewiesen.

Bearbeiter einer Gruppe zuordnen

Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Bearbeiter einer Gruppe zuzuordnen:

• Über das Feld OrgGr.-ID.

• Über die Option Gruppenzuordnung im Kontextmenü können Sie Bearbeiter für einen bestimmten Zeitraum einer Gruppe zuordnen. Diese Möglichkeit macht vor allem für temporäre Projektgruppen Sinn.

Jeder Bearbeiter kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet werden.

Gruppenzuordnung über das Feld OrgGr.-ID

Um die Gruppenzuordnung über das Feld OrgGr.-ID vorzunehmen:


2 Laden Sie den Datensatz des Bearbeiters, den Sie zuweisen möchten.

3 Klicken Sie im Feld OrgGr.-ID auf .

Der Katalog Auswahl: Org.-Gruppe wird geöffnet.

4 Aktivieren Sie das Häkchen der Gruppe, die Sie dem Bearbeiter zuweisen wollen.


Im Feld OrgGr.-ID wird nach dem Speichern die Gruppen-ID der gewählten Gruppe angezeigt.


Gruppenzuordnung über das Kontextmenü

Um die Gruppenzuordnung über das Kontextmenü vorzunehmen:


2 Laden Sie den Datensatz des Bearbeiters, den Sie zuweisen möchten.

3 Wählen Sie im Kontextmenü die Option Gruppenzuordnung.

Der Infobereich Gruppenzuordnung wird angezeigt.

4 Klicken Sie auf (Neu).

5 Klicken Sie im Feld Gruppen-ID oder Gruppe auf .

Der Katalog Auswahl: Gruppe wird geöffnet.

6 Wählen Sie die gewünschte Gruppe.

In den Feldern Gruppen-ID und Gruppe werden die Gruppen-ID und der Gruppenname übernommen.

7 Wählen Sie in den Feldern Von und Bis den Zeitraum aus, für den der Bearbeiter dieser Gruppe zugeordnet werden soll.

8 Speichern Sie die eingegebenen Daten.

Gruppenleiter festlegen

Sie können pro Gruppe einen Gruppenleiter bestimmen. Im Kalender können Sie Termine nach Bearbeitern, Gruppen, Gruppenleitern usw. filtern oder verteilen, Kalender im Benutzerhandbuch.

Um einen Gruppenleiter zu definieren:

1 Legen Sie eine Gruppe an oder zeigen Sie im Infobereich Bearbeiter den Gruppen-Datensatz an, für den Sie einen Gruppenleiter definieren möchten, Gruppen anlegen auf Seite 48.

2 Wählen Sie die Menüoption Ansicht Maskenzusatz.

Der Maskenzusatz wird angezeigt.

3 Klicken Sie im Feld Gr.Leiter-ID auf das Symbol Bearbeiter.

Der Katalog Auswahl:Leiter wird angezeigt.

4 Wählen Sie im Katalog Auswahl:Leiter den gewünschten Gruppenleiter.



Vertretung und Vorgesetzter

Sie können für jeden Bearbeiter einen anderen Bearbeiter als Vertretung eintragen. Dadurch hat der Vertreter die Möglichkeit, die Kontakte, Aufgaben und ToDo-Datensätze dieses Bearbeiters anzuzeigen, ohne sich mit dessen Namen in update.seven anmelden zu müssen,

Kontaktmanagement im Benutzerhandbuch.

Sie können einer Ressource eine Vertretung zuordnen, dieser Bearbeiter ist dann für die Verwaltung der Ressource zuständig, Ressourcen anlegen auf Seite 51.

Zu jedem Bearbeiter kann ein Vorgesetzter erfasst werden.

Um eine Vertretung oder einen Vorgesetzten zu definieren:

1 Öffnen Sie den Infobereich Bearbeiter.

2 Laden Sie den Datensatz des Bearbeiters, dem Sie eine Vertretung oder einen Vorgesetzten zuweisen möchten.



4 Klicken Sie im Feld Vertretung oder im Feld Vorgesetzter auf das Symbol Bearbeiter.

Der gewählte Katalog wird angezeigt.

5 Wählen Sie den gewünschten Vertreter oder Vorgesetzten.


Bearbeiter inaktiv setzen

Wenn ein Bearbeiter das Unternehmen verlässt, können seine Daten weiter verwendet werden. In Zukunft dürfen aber keine Daten mehr mit diesem Bearbeiter verknüpft werden. Auch darf er nicht aus dem System gelöscht werden, weil dadurch wertvolle Kundeninformationen verloren gehen würden.

Um einen Bearbeiter inaktiv zu setzen:

1 Öffnen Sie den Infobereich Bearbeiter.

2 Laden Sie den Datensatz des Bearbeiters, den Sie inaktiv setzen möchten.

3 Aktivieren Sie das Feld Inaktiv.

4 Speichern Sie.

Wenn Sie einen Bearbeiter inaktiv setzen, werden die mit diesem Bearbeiter verbundenen Daten weiterhin im System angezeigt. Der Bearbeiter wird aber (z. B. beim Anlegen von Datensätzen) nicht mehr im Bearbeiterkatalog angezeigt. Ausnahme: Beim Definieren von Bedingungen sind auch inaktive Bearbeiter im Bearbeiterkatalog als Vergleichswert einer Bedingung verfügbar.

Tragen Sie für den Bearbeiter eine Vertretung ein, bis ein Nachfolger gefunden wird oder seine Kunden anderen Mitarbeitern zugeteilt werden, Vertretung und Vorgesetzter auf Seite 51.

Ressourcen anlegen

Sie können im Infobereich Bearbeiter Ressourcen anlegen, z. B. um Besprechungsräume oder Geräte für Veranstaltungen zu verwalten. Diese Ressourcen können für Kontakte gebucht werden, Kontaktmanagement im Benutzerhandbuch.

Zur Verwaltung einer Ressource wird im Ressourcendatensatz eine Vertretung eingetragen, und für diesen Bearbeiter werden Kontakt- und ToDo-Datensätze der Buchung der Ressourcen angezeigt.


Um eine Ressource anzulegen:


2 Klicken Sie auf (Neu), um eine neue Ressource anzulegen.

3 Wählen Sie in der Liste Typ den Eintrag Ressource.

4 Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für die Ressource ein.



6 Klicken Sie im Feld Vertretung auf das Symbol Bearbeiter.

Der gewählte Katalog Vertretung wird angezeigt.

7 Wählen Sie den gewünschten Bearbeiter aus.


"Öffentliche" Bearbeiter und Gruppen

Öffentliche Bearbeiter oder Gruppen sind für alle Benutzer sichtbar, auch wenn einzelne Bearbeiter z. B. nur Zugriff auf ihre eigene Gruppe haben.

Um einen Bearbeiter oder eine Gruppe "öffentlich" zu setzen:


2 Laden Sie einen Bearbeiter oder eine Gruppe.



4 Aktivieren Sie das Feld Öffentlich, um den Bearbeiter oder die Gruppe auf den Status "öffentlich" zu setzen.


Sprachen

Hier werden folgende Einstellungen vorgenommen:

• Sprachen des Gesamtsystems

• Sprachversion von update.seven

• Sprache der Katalogfelder

• Katalogbasissprache für die gesamte update.seven-Installation

Sprache definieren

Um eine Sprache zu definieren:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Sprachen.


2 Geben Sie in das Feld Sprache Nr. die Schlüsselnummer der Sprache ein. Diese Nummer hat keine Verbindung zur Sprachnummer von update.seven, die über die Befehlszeile beim Starten benutzt werden kann.

3 Geben Sie in das Feld Sprache(Text) eine Bezeichnung für die Sprache ein. Wenn Sie einer Station eine Sprache zugewiesen (durch Klicken auf die Schaltfläche Sprache im Infobereich Station), steht dieser Eintrag im Dialogfeld Auswahl zur Verfügung. Die hier gewählte Sprache ist die update.seven-Sprache einer Station.

4 Wählen Sie im Feld Sprache(Kat) eine verfügbare Sprache aus dem Katalog Sprache aus. Im Katalog Sprache sind die Basissprachen aufgelistet.

5 Wählen Sie aus der Liste Sprache(update.seven) eine der verfügbaren update.seven-Sprachen aus.

6 Aktivieren Sie das Feld Katalogsprache, wenn die gleiche Katalogsprache wie in Feld Sprache(update.seven) benutzt werden soll. Dies gilt jeweils für die fixen wie auch variablen Kataloge.

Deaktivieren Sie das Feld Katalogsprache, um für die fixen Kataloge die update.seven-Sprache zu verwenden, und für die variablen Kataloge die Katalogbasissprache zu verwenden.

7 Aktivieren Sie das Feld Katalog Basissprache, um die im Feld Sprache(update.seven) eingegebene Sprache zur Basiskatalogsprache zu machen. Diese Sprache ist die (Übersetzungs-) Basis für alle anderen Sprachen von update.seven und gibt an, in welcher Sprache neue Katalogwerte aufgenommen werden.

Dieses Feld sollte nur bei einer Sprache aktiv sein und nicht verändert werden, Katalog auf Seite 181.

Trigger

Mit Triggern können Sie update.seven ohne Programmierung an Ihre Anforderungen anpassen. Sie können Ihre eigenen Funktionen und automatische Prozesse definieren, Rechenoperationen innerhalb der Datenbank durchführen sowie externe Programme aufrufen. Sie können Ihre eigenen Masken, Schaltflächen und Dialogfelder definieren.

Das Konzept von Triggern besteht darin, dass bei gewissen Ereignissen (Triggerauslöser) in der Datenbank bestimmte Triggerreaktionen ausgelöst werden. Diese beiden Teile sind unabhängig voneinander, d. h. Sie können eine Reaktion mehreren Auslösern zuordnen und umgekehrt.

Triggerauslöser

Folgende Ereignisse können Trigger auslösen:

• Masken-Schaltflächen, die Sie mit Hilfe des Maskengenerators in Masken einfügen können. Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, wird der zugeordnete Trigger ausgelöst.

• Einträge im Kontextmenü können Sie über die update.seven-Menüoption Extras Desktop definieren zuordnen. Wenn Sie auf eine dieser Kontextmenüoptionen klicken, wird der zugeordnete Trigger ausgelöst.

• Schaltflächen in der Kopfzeile können Sie über die update.seven-Menüoption Extras Desktop definieren zuordnen. Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, wird der zugeordnete Trigger ausgelöst.

• Die Schaltfläche Neu in der Funktionsleiste können Sie über die update.seven-Menüoption Extras Desktop definieren zuordnen. Über diese Schaltfläche können Sie allerdings nur Trigger mit der Aktion "Neuanlage" aufrufen.

• Im Rahmen eines Bearbeitungsplans (nur Branchenversion BTB) oder Workflow-Prozesses können Trigger ausgelöst werden.

• Bei Autoselektionen können Sie für alle selektierten Firmen, Personen, Objekte und untergeordnete Infobereiche Trigger ausführen.


• Bei Neuanlage, Bearbeiten oder Löschen eines Datensatzes können Trigger ausgelöst werden. Die Definition erfolgt im Rahmen der Rechte. Sie können bestimmen, bei welchen Benutzern welche Trigger ausgelöst werden. Außerdem können Sie festlegen, dass Trigger z. B. nur bei Änderung gewisser Felder ausgelöst werden, oder nur wenn der Datensatz nach (oder vor) der Änderung eine gewisse Bedingung erfüllt.

Triggerreaktionen

Folgende Ereignisse können durch Trigger ausgelöst werden:

• Aufruf eines externen Programms mit Parameterübergabe. Die Parameter können auch Daten aus der Datenbank sein.

• Sie können Daten von update.seven direkt an eine Textverarbeitung übergeben.

• Sie können mit Triggern Änderungen in der Datenbank durchführen, z. B. Datensätze neu anlegen, bearbeiten oder löschen. So können Sie z. B. bei Neuanlage einer Person einen Erstkontakt anlegen oder Rechenfunktionen implementieren. Dies kann, muss aber nicht interaktiv erfolgen.

• Sie können über Trigger auch direkt in update.seven Webseiten anzeigen, Webseiten über Trigger anzeigen auf Seite 67.

• Sie können bestimmen, ob der Trigger bei jeder Feldänderung oder erst beim Speichern neu ausgeführt wird, und ob der Trigger interaktiv oder im Hintergrund ablaufen soll. Außerdem können Sie Felder aus verschiedenen Infobereichen kopieren, um z. B. Firmendaten in den Infobereich Kontakt zu übernehmen.

• Sie können auch bestimmen, dass Felder nur dann kopiert werden sollen, wenn gewisse Bedingungen erfüllt sind. Sie können außerdem gewisse Feldeinträge verbieten und Meldungen definieren, die angezeigt werden, wenn der Benutzer versucht, diese Feldeinträge vorzunehmen.

• Weil diese Trigger selbst Ereignisse in der Datenbank sind, können Sie auf diese Weise Bedingungen für aufeinander folgende Trigger definieren.

Trigger

Die Definition der Trigger-Reaktion erfolgt im Infobereich Trigger des Moduls Rechte.

Um den Infobereich Trigger zu öffnen, wechseln Sie in den Infobereich Trigger.

Die Maske ist in zwei Bereiche unterteilt:

• Im oberen Teil befindet sich eine Reihe von Optionen für die Triggerreaktion.

• Im unteren Teil bestimmen Sie, welche Feldänderungen der Trigger vornehmen soll.

Trigger definieren

Um einen Trigger zu definieren:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Trigger, Trigger auf Seite 54.

2 Wählen Sie im Feld Infobereich den Namen des Infobereichs, in dem der Trigger Veränderungen durchführen soll.


3 Wählen Sie aus der Liste Aktion, welche Aktion der Trigger ausführen soll. Folgende Aktionen stehen zur Auswahl:

o Aufzeigen: Die Maske des Datensatzes wird auf dem Bildschirm angezeigt. Voraussetzung ist, dass Sie die Option Interaktiv aktivieren.

o Neuanlage: Ein neuer Datensatz wird angelegt. Dabei werden keine Vorgabewerte verwendet. Sie können aber eigene Vorgabewerte in der unteren Maskenhälfte definieren.

o Bearbeiten/Aktualisieren: Ein Datensatz wird geändert.

o Löschen: Ein Datensatz wird gelöscht.

o Web-Ebene: Eine Webseite wird in update.seven geöffnet, Webseiten über Trigger anzeigen auf Seite 67.

o Programmaufruf: Eine externe Anwendung wird aufgerufen.

o Einzel-/Serienbrief: Daten werden an eine externe Textverarbeitung übergeben.

o Vorgabewerte: Vorgabewerte werden für einen Infobereich festgelegt.

4 Geben Sie in das Feld Maske einen Maskennamen ein.

Für interaktive Trigger sollten Sie auf jeden Fall eine Maske eintragen, da sonst die freie Maske angezeigt wird. Sobald Sie eine Maske eingetragen haben, können Sie diese im Maskengenerator (Menüoption Extras Maske bearbeiten) bearbeiten.

Anmerkung: Für nicht-interaktive Trigger hat dieses Feld keine Funktion.

5 Geben Sie in das Feld Begleittext einen beliebigen Text ein. Bei interaktiven Triggern wird dieser Text oberhalb der Triggermaske angezeigt. Bei nicht-interaktiven Triggern, die Prozesse in der Datenbank auslösen, wird diese Meldung in der Statuszeile angezeigt.

6 Folgende Felder können Sie mit einem Mausklick aktivieren (Häkchen) bzw. deaktivieren (kein Häkchen):

o Suchbedingung: Mit einem Klick auf dieses Feld können Sie eine Bedingung für den Infobereich Trigger definieren. Das Feld ist aktiviert, wenn eine Bedingung eingetragen wurde. Der Trigger wird für alle in Frage kommenden Datensätze ausgeführt, die diese Bedingung erfüllen.

Diese Bedingung wird erst in dem Moment geprüft, in dem der Trigger tatsächlich ausgeführt wird, Abarbeiten der Trigger vom Stapel auf Seite 78.

o Plausibilitäts-Check: Der Trigger wird nicht erst beim Speichern aktiv, sondern bei jeder Feldänderung. Voraussetzung dafür ist, dass der Infobereich, den Sie im Feld Infobereich eintragen, derselbe ist wie derjenige, von dem aus der Trigger aufgerufen wird.

Beim Ausführen des Triggers wird ein Dialogfeld mit den Meldungen zu allen Feldänderungen, die tatsächlich durchgeführt wurden, angezeigt, Beispiel: Kontakt-Check per Trigger auf Seite 64. Wenn bei keiner der ausgeführten Feldänderungen eine Meldung eingetragen ist, wird auch kein Dialogfeld angezeigt.

Trigger, bei denen Plausibilitäts-Check aktiviert ist, werden nicht über den Triggerstapel abgearbeitet, sondern direkt nach der Feldänderung. Diese Trigger können keine weiteren Trigger auslösen, Abarbeiten der Trigger vom Stapel auf Seite 78.

o Vor Speichern: Der Trigger wird ausgelöst, nachdem die Schaltfläche Speichern geklickt wurde, aber vor dem eigentlichen Speichervorgang. Dies kann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise Mussfelder mit einem Trigger erfassen möchten.

Trigger, bei denen die Option Vor Speichern aktiviert ist, werden nicht über den Triggerstapel abgearbeitet, sondern sofort beim Speichern bzw. Löschen eines Datensatzes. Diese Trigger können keine weiteren Trigger auslösen, Abarbeiten der Trigger vom Stapel auf Seite 78.


o Interaktiv: Dieser Trigger läuft interaktiv im Vordergrund ab. Interaktiv bedeutet, dass der Benutzer Feldänderungen vornehmen kann.

Für Trigger, die interaktiv ablaufen, sollten Sie eine Maske eintragen. Diese Maske wird dann beim Ausführen des Triggers angezeigt. Wenn Sie keine Maske eintragen, wird die freie Maske angezeigt. Über der Maske wird der Trigger-Begleittext angezeigt. Über diesem Begleittext sehen Sie, bei welcher Firma (und Person) Sie sich während der Triggerausführung befinden.

Anmerkung: Für interaktive Trigger gelten die definierten Rechte, d. h. im Rahmen des Triggers können z. B. nur jene Felder geändert werden, auf die der Benutzer laut seinen Rechten zugreifen darf. Bei nicht interaktiven Triggern, also Triggern, die im Hintergrund ablaufen, gelten die Rechte nicht.

o Aktion abbrechen: Bei interaktiven Triggern wird zusätzlich zu (Speichern) auch

das Symbol (Abbrechen) angezeigt, mit dem der Benutzer die Trigger-Ausführung abbrechen kann.

o Unterdrücke Folgetrigger: Verhindert, dass durch die Ausführung eines Triggers weitere Trigger ausgelöst werden. Damit werden Endlosschleifen vermieden.

Beispiel: Ein Trigger, der nach jeder Änderung protokolliert, welcher Benutzer die Änderung durchgeführt hat und auch die aktuelle Anzahl der Änderungen berechnet, sollte keine Folgetrigger (z. B. sich selbst) aufrufen können.

7 Speichern Sie den Trigger.

Der Name des Triggers wird im Feld Name angezeigt.

Triggerfunktionen definieren

Im unteren Bereich der Triggermaske können Sie definieren, welche Funktionen der Trigger ausführen soll.

Sie können mit Triggern Werte in die Datenbank speichern. Dabei können Sie fixe Werte, variable Werte (Tagesdatum, Bearbeiter) und Inhalte anderer Felder (Referenzen) übernehmen. Außerdem können Sie Rechen- und Textoperationen ausführen und Bedingungen festlegen, wann Felder erfasst werden sollen.

Sie können in einem Trigger jedes Feld mehrmals verwenden, dadurch können Sie Zwischenberechnungen ausführen und Bedingungen definieren.

Um Triggerfunktionen zu definieren:

1 Definieren Sie einen Trigger, oder klicken Sie auf (Laden), um einen bereits gespeicherten Trigger zu öffnen, Trigger definieren auf Seite 54.

2 Um Felder auszuwählen, klicken Sie in der Spalte Feld auf Neue Zeile. Im angezeigten Dialogfeld Feldauswahl können Sie ein Feld durch Klicken aktivieren. Bestätigen Sie mit OK.

Die aufgelisteten Felder sind abhängig vom im oberen Teil der Maske gewählten Infobereich und der gewählten Aktion.

Wenn Sie eine Zeile löschen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen im Dialogfeld Feldauswahl.

Felder, die in dieser Spalte nicht ausgewählt werden können, können Sie in der Spalte Direkte Referenz auswählen (z. B. die Felder Person und Firma des Infobereichs Kontakt.)

3 Um Zeichenketten- oder Rechenoperationen zu definieren, können Sie diese in der Spalte Funktion eintragen. Wird keine Funktion eingetragen, wird der bisherige Feldinhalt durch den Wert, den Sie in den Spalten Feldinhalt, Variabel, Direkte Referenz oder Referenz eintragen, überschrieben. Wenn eine Funktion eingetragen wird, wird der bisherige Feldinhalt mit dem dort eingetragenen Wert mit diesem Operator verknüpft.


Folgende Operatoren stehen zur Verfügung:

Rechenoperatoren (nur für numerische Felder und Dezimalfelder):

o Add: Addiert einen Wert zu dem bisherigen Feldinhalt.

o Sub: Subtrahiert einen Wert vom bisherigen Feldinhalt.

o Mul: Multipliziert den bisherigen Feldinhalt mit einem Wert.

o Div: Dividiert den bisherigen Feldinhalt durch einen Wert.

Zeichenketten-Operatoren (nur für alphanumerische Felder):

o Entfernen: Entfernt eine Zeichenkette aus dem bisherigen Feldinhalt. Wenn der Text mehrmals vorkommt, werden alle Vorkommen gelöscht.

o Einfügen: Fügt eine Zeichenkette vor dem bisherigen Feldinhalt ein.

o Anhängen: Fügt eine Zeichenkette nach den bisherigen Feldinhalt ein.

Ist ein Operator bei einem Feld unzulässig, wird diese Zeile ignoriert. Als Ausnahme dieser Regel können Sie fixe Werte (Tage) zu Datumsfeldern addieren oder subtrahieren. Mit der hier abgebildeten Zeile addieren Sie 7 Tage, also 1 Woche zu dem bisherigen Inhalt im Feld Datum.

Dies ist auch über Monats- und Jahresgrenzen hinweg möglich.

4 Tragen Sie in die Spalte Feldinhalt einen fixen Feldinhalt ein, der in das Feld dieser Zeile geschrieben wird. Es wird sofort geprüft, ob der hier eingetragene Wert für das Format des Feldes zulässig ist. Bei Katalogfeldern können Sie mit Doppelklick den dahinterliegenden Katalog öffnen, bei Datumsfeldern den Kalender.

5 Tragen Sie in die Spalte Variabel Inhalte ein, die davon abhängig sind, wann und bei welchem Benutzer der Trigger ausgelöst wird. Bei der Triggereingabe wird nicht geprüft, ob das Kopieren des Inhalts aufgrund des Feldtyps möglich ist. Dies muss der Benutzer im Einzelfall selbst entscheiden.

Folgende Einträge sind möglich:

o Tagesdatum: Datum

o Zeit: Uhrzeit

o Bearbeiter: der dem Benutzer im Infobereich Bearbeiter zugeordnete Bearbeiter, Katalog Bearbeiter

o Benutzer: Benutzername, alphanumerisch

o Benutzer-ID: Personalnummer des Benutzers aus dem Infobereich Bearbeiter, numerisch

o Gruppe: Name der Gruppe des Benutzers, alphanumerisch

o Gruppenleiter: Leiter der Gruppe des Benutzers, alphanumerisch

o Station: Station des Benutzers, numerisch

o Firma: Zeichenkette bestehend aus Figr., Finr., Firma der aktuellen Firma während der Triggerauslösung, alphanumerisch

o Person: siehe Firma, aber personenbezogen, alphanumerisch

o Objekt (nur BTB): siehe Firma, aber objektbezogen, alphanumerisch

o Var.Ausdruck: Mit dieser Option können Sie in der Spalte Feldinhalt variable Datumsfunktionen eintragen, Datumsfunktionen auf Seite 58.


6 Über die Spalte Direkte Referenz können Sie Felder innerhalb des Datensatzes, den der Trigger neu anlegt oder verändert, kopieren.

Bei der Triggereingabe wird nicht geprüft, ob ein Kopieren des Inhalts aufgrund des Feldtyps möglich ist. Dies muss der Benutzer im Einzelfall selbst entscheiden.

Felder, die in der Spalte Feld nicht ausgewählt werden können, können Sie in der Spalte Direkte Referenz auswählen (z. B. die Felder Person und Firma des Infobereichs Kontakt).

7 Über die Spalte Referenz können Sie Daten aus anderen Infobereichen kopieren.

Wenn Sie auf dieses Feld klicken, wird der Infobereich Feldreferenz geöffnet, Feldreferenz auf Seite 60. Das Feld in der Spalte ist aktiviert, wenn Sie eine oder

mehrere Referenzen eingetragen haben. Sie können die Referenzen wieder bearbeiten, wenn Sie nochmals in das Feld klicken.

8 In der Spalte Bedingungen können Sie eintragen, dass die Feldänderung dieser Zeile nur durchgeführt werden soll, wenn der Trigger-Datensatz eine gewisse Bedingung erfüllt.

Das Feld in der Spalte ist aktiviert, wenn Sie eine oder mehrere Bedingungen eingetragen haben. Sie können die Bedingung wieder bearbeiten, wenn Sie nochmals in das Feld klicken.

Weitere Informationen zur Definition von Bedingungen finden Sie unter Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Anmerkung: Wenn Sie Bedingungen auf Felder setzen, die über Referenzen im gleichen Trigger kopiert werden, prüft die Bedingung den Datensatz vor dem Kopieren der Referenz. Wenn Sie also z. B. Felder von der Firma in die Person kopieren wollen, und in Abhängigkeit dieser Feldinhalte andere Felder bei der Person erfassen wollen, muss dies entweder in zwei getrennten Triggern erfolgen, oder in zwei Triggerläufen, d. h. der Trigger wird einmal aufgerufen und ruft sich selbst noch einmal auf.

9 In der Spalte Meldungen können Sie Meldungen eintragen, die ausgegeben werden, wenn bei dieser Zeile eine Feldänderung durchgeführt wird.

Voraussetzungen:

o Die Option Plausibilitäts-Check ist aktiviert.

o Der Trigger wird nicht über eine Schaltfläche, sondern durch eine Datenbank-Aktion ausgelöst.


Datumsfunktionen

Wenn Sie in der Spalte Variabel den Wert Var.Ausdruck wählen, können Sie in der Spalte Feldinhalt die folgenden Datumsfunktionen eintragen:

Funktion Bedeutung

$curDay aktuelles Datum

$curWeek aktuelle Woche

$curMonth aktueller Monat

$curQuarter aktuelles Quartal

$quarter1 1. Quartal





Funktion Bedeutung

$curYear aktuelles Jahr

$prevDay Vortag

$prevWeek Vorwoche

$prevMonth Vormonat

$prevQuarter vorhergehendes Quartal

$pyQuarter1 1. Quartal Vorjahr




$prevYear Vorjahr

Sie können zusätzlich auch einen bestimmten Zeitraum addieren bzw. subtrahieren. Die Einheiten für die Zeiträume sind:

Funktion Bedeutung

d Tag

w Woche

m Monat

q Quartal

y Jahr

Beispiele:

Funktion Bedeutung

$curDay+1y+1d morgen in einem Jahr

$curYear+1m-1d letzter Tag im Januar dieses Jahres

Zeilen verschieben und einfügen

In Triggern können Sie Zeilen verschieben und neue Zeilen einfügen:

• Klicken Sie für einige Sekunden in die linke Spalte mit der entsprechenden Zeilennummer, und ziehen Sie die Zeile an die gewünschte Position.

• Um eine neue Zeile einzufügen, fügen Sie am Ende der Liste eine neue Zeile ein und verschieben diese wie oben beschrieben.

Anmerkung: Die Zeilen werden der Reihe nach verarbeitet.


Laden eines Triggers

Um einen Trigger zu laden:

1 Wechseln Sie in den Infobereich Trigger.



3 Markieren Sie den Trigger, den Sie laden möchten.


Der Trigger wird geladen.

Löschen eines Triggers

Um einen Trigger zu löschen:




3 Markieren Sie den Trigger, den Sie löschen möchten.

4 Klicken Sie auf Löschen.

5 Bestätigen Sie den Löschvorgang.

6 Klicken Sie auf Abbrechen, um in den Infobereich Trigger zurückzukehren.

Feldreferenz

Wenn Sie in der Triggermaske in ein Feld in der Spalte Referenz klicken, wird der Infobereich Feldreferenz angezeigt. Mit Hilfe von Referenzen können Sie Feldinhalte (Spalte Feld) aus anderen Infobereichen (Spalte Infobereich) kopieren.

Sie können definieren, dass Felder nur kopiert werden, wenn der Trigger aus einem bestimmten Infobereich aufgerufen wird (Spalte Basis-Infobereich), oder Bedingungen für den Datensatz angeben, aus dem kopiert werden soll (Spalte Bedingung).

Dafür ist eine Liste von möglichen Feldern angegeben. Bei jedem Triggeraufruf wird der Reihe nach für die verschiedenen Zeilen getestet, ob das jeweilige Feld kopiert werden kann. Das erste Feld, bei dem das möglich ist, wird kopiert.

Wenn keine passende Referenz gefunden wird, wird der Feldinhalt gelöscht. Sie können dies verhindern, indem Sie das Feld, in das Sie schreiben, unter Direkte Referenz nochmals eintragen.

Um Feldreferenzen zu definieren:


2 Klicken Sie in der Triggermaske in ein Feld in der Spalte Referenz.

Der Infobereich Feldreferenz wird angezeigt.


3 Die Spalte Basis-Infobereich ermöglicht es Ihnen, Trigger von verschiedenen Infobereichen aus auszulösen und, in Abhängigkeit von diesen Infobereichen, verschieden reagieren zu lassen. Sie können jeden Infobereich der update.seven-Datenbank auswählen.

o Wenn kein Basis-Infobereich eingetragen wird, versucht update.seven in jedem Fall, dieses Feld zu erfassen, gleichgültig, von welchem Infobereich aus der Trigger aufgerufen wurde.

o Wenn ein Basis-Infobereich eingetragen wird, versucht update.seven nur dann dieses Feld zu kopieren, wenn der Trigger von dem in Basis-Infobereich eingetragenen Infobereich aus aufgerufen wurde.

4 Wählen Sie in der Spalte Infobereich einen Infobereich, aus dem Sie dann in einem weiteren Schritt in der Spalte Feld ein Feld auswählen, das kopiert werden soll.

Sie können jeden Infobereich angeben. Feldinhalte werden nur kopiert, wenn beim Triggeraufruf eine Verbindung im Datenmodell hergestellt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Auslöser-, Reaktions- und Referenz-Infobereich auf Seite 74.

5 In der Spalte Bedingt können Sie auf den Infobereich, den Sie in der Spalte Infobereich ausgewählt haben, eine Bedingung setzen. Der Feldinhalt wird nur dann kopiert, wenn die Bedingung erfüllt wird.

Das Feld in der Spalte ist aktiviert, wenn Sie eine oder mehrere Bedingungen eingetragen haben. Sie können die Bedingung wieder bearbeiten, wenn Sie nochmals in das Feld klicken.

Weitere Informationen zur Definition von Bedingungen finden Sie unter Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Erfüllen mehrere Datensätze die Bedingung, wird der Feldinhalt aus dem ersten Datensatz kopiert. Wird kein passender Datensatz gefunden, geht update.seven zur nächsten Zeile weiter.

Wenn aus keiner der Zeilen ein Feld gelesen werden konnte, versucht update.seven, die Felder mit Hilfe der Spalten Direkte Referenz, Variabel und Feldinhalt zu erfassen. Wenn dort keine Werte eingetragen sind bzw. Kopieren nicht möglich ist, wird der Feldinhalt, außer bei alphanumerischen Feldern, gelöscht.

Wenn Sie ein Feld mit Referenzen bedingt überschreiben wollen, müssen Sie dieses Feld zusätzlich in Direkte Referenz eintragen.

6 Wählen Sie in der Spalte Feld aus dem gewählten Infobereich ein Feld aus, dessen Inhalt kopiert werden soll.

7 Klicken Sie auf (OK), um in den Infobereich Trigger zurückzukehren.

Anmerkungen

Vorgabewerte

Wenn Sie einen Datensatz mit einem Trigger neu anlegen, gilt:

• Bei nicht interaktiven Triggern gelten keine Vorgabewerte

• Bei interaktiven Triggern gelten alle Vorgabewerte:

o die vom Benutzer eingestellten

o die in den Rechten definierten

o alle fix definierten Vorgabewerte, wie Datum und Bearbeiter im Kontakt

• Feldänderungen, die in den Triggerzeilen definiert sind, überschreiben die Vorgabewerte.

Felder, die normalerweise von update.seven automatisch erfasst werden (z. B. Bearbeiter, Tagesdatum und Zeit beim Kontakt), werden von nicht-interaktiven Triggern nicht erfasst.


Als Vorgabewerte definieren Sie, dass bestimmte Werte in bestimmte Felder geschrieben werden. Diese Vorgabewerte können Sie situationsabhängig gestalten. Sie können z. B. über Referenzen bestimmen, dass im Infobereich Kontakt als Bearbeiter der AD des Infobereichs Person eingetragen wird, oder, wenn bei der Person kein AD eingetragen ist, der AD1 des Infobereichs Firma.

Sie können auch variable Vorgabewerte definieren, z. B. "aktueller Bearbeiter" oder "in 7 Tagen". Das bedeutet, dass der Trigger sofort durch Klicken auf die Schaltflächen Neu bzw. Bearbeiten ausgelöst werden kann.

Der Trigger wird wie üblich im Modul Rechte im Infobereich Rechte und durch Klicken in die Spalte Trigger definiert, wobei im daraufhin geöffneten Dialogfeld Trigger die Spalten Neu bzw. Upd aktiviert werden müssen. Die Spalten Upd Bed. und Upd Felder haben in diesem Fall keine Funktion.

Beispiel 1: Tagesdatum und Bearbeiter variabel

Bei Neuanlage eines Kontakts soll ein kundenbezogenes Dokument angelegt werden. Das Tagesdatum und der Bearbeiter sind variabel.

Geben Sie folgende Daten ein:

Im Infobereich Trigger:

Im Infobereich Feldreferenz:

Die Referenzen beziehen sich auf die Felder Dok.Nr1 und Dok.Nr2 des Infobereichs Dokumente (kundenbez.).

Beispiel 2: Aktueller Bearbeiter, aktuelles Datum plus/minus * Tage

Referenz wie z. B. bei Neuanlage im Infobereich Person: Telefonnummer der Firma als Vorgabewert ins Telefonnummernfeld der Person kopieren.

Automatisch erfasste Schlüsselfelder

Schlüsselfelder, wie Firmengruppe und Firmennummer, werden auch bei Triggern automatisch vergeben. Auch Felder, die von update.seven berechnet werden, z. B. die Kosten eines Kontakts, werden bei Trigger-Neuanlage eingetragen. Wenn Informationen aus anderen Infobereichen übernommen werden (ASPA-Ansprechpartner bei der Opportunity, Artikelinformationen in die Angebotsposition), kann dieser Zusammenhang bei Neuanlage durch einen Trigger in manchen Fällen nicht hergestellt werden.


Reihenfolge

Die Spalten kommen von rechts nach links zur Anwendung:

1 Referenz

2 Direkte Referenz

3 Variabel

4 Feldinhalt

Wenn Sie Werte in Felder kopieren möchten:

• Verwenden Sie Bedingungen, um innerhalb des gleichen Datensatzes zu kopieren.

• Verwenden Sie Referenzen, um aus anderen Datensätzen zu kopieren.

Feldtypen

Je nach Feldtyp muss der Wert, den Sie in das Feld schreiben, eine gewisse Formatierung haben, z. B.:

• Numerische Felder dürfen keine Buchstaben enthalten, haben eine bestimmte Länge.

• Bei Katalogwerten ist nur eine gewisse Menge von Feldeinträgen zulässig. In Katalogfelder können Sie auch den Inhalt eines anderen Feldes übernehmen, vorausgesetzt, es gibt einen Katalogeintrag, der mit diesem Inhalt identisch ist. Eine Neuaufnahme von Katalogwerten ist mit einem Trigger nicht möglich.

Sie sollten also darauf achten, dass der Wert, den Sie in ein Feld schreiben wollen, im jeweiligen Feldtyp zulässig ist.

Trigger-Beispiele

Beispiel: Kontakt neu

Ein Kontakt soll interaktiv angelegt werden, und der Betreuer soll von den Infobereichen Firma, Person oder Kontakt übernommen werden.

Hier wird gezeigt, wie die Trigger-Reaktion zu definieren ist.

Oberer Teil der Maske:

Tragen Sie eine Maske ein, da sonst die freie Maske geöffnet wird.

Unterer Teil der Maske:


Referenzen:

In jeder Bedingung wird geprüft, ob ein Wert in dem jeweiligen Feld eingetragen ist, also z. B. in der ersten Zeile Bearbeiter ist ungleich "leer".

Wenn dieser Trigger von einem Kontakt aus aufgerufen wird, wird der Bearbeiter dieses Kontakts, falls er eingetragen ist, übernommen. Danach wird versucht, den AD der Person zu übernehmen. Ist das nicht möglich, wird versucht, den AD1 der Firma zu übernehmen. Wenn auch dort kein Eintrag vorhanden ist, wird in der Spalte Variabel der aktuelle Bearbeiter übernommen.

Diesen Trigger könnten Sie z. B. über Schaltflächen in den Infobereichen Kontakt oder Person aufrufen, Trigger-Schaltflächen auf Seite 69. Je nachdem, von welchem Infobereich aus dieser Trigger aufgerufen wird, reagiert er anders.

Beispiel: Rechnen mit einem Trigger

Mit einem Trigger soll bei der Firma im Feld FreiN3 die Summe der Felder FreiN1 und FreiN2 eingetragen und mit dem Faktor Frei%1 gewichtet werden.

Der obere Teil der Maske ist wie im vorherigen Beispiel zu definieren, nur dass Sie anstelle des Infobereichs Kontakt hier den Infobereich Firma wählen. Der untere Teil sieht wie folgt aus:

update.seven berechnet den Feldinhalt von Feld FreiN3 schrittweise wie folgt:

Feldinhalt von Feld FreiN3

Nach der 1. Zeile FreiN1 500

Nach der 2. Zeile FreiN1+FreiN2 700

Nach der 3. Zeile (FreiN1+FreiN2)*Frei%1 35000

Nach der 4. Zeile (FreiN1+FreiN2)*Frei%1/100 350

Beispiel: Kontakt-Check per Trigger

Dieses Beispiel zeigt einen Plausibilitäts-Check-Trigger. Bei Neuanlage oder Änderung eines Kontakts soll direkt bei jeder Feldänderung geprüft werden, ob der Status ("geplant", "erledigt" und "versäumt") mit dem Datum vereinbar ist. Dazu sollen Kontakte in der Zukunft auf "geplant" und Kontakte in der Vergangenheit von "geplant" auf "versäumt" gesetzt werden.

Oberer Teil der Maske:


Sie müssen das Feld Plausibilitäts-Check aktivieren, damit der Trigger bei jeder Feldänderung ausgeführt wird und die Dialogfelder angezeigt werden.

Unterer Teil der Maske:

Tragen Sie in die Bedingung der ersten Zeile Folgendes ein:

Tragen Sie in die Bedingung der zweiten Zeile wird Folgendes ein:

Testlauf

Es wird versucht, am 19.12.2005 folgenden Kontakt einzutragen:

Folgendes Dialogfeld wird angezeigt:

Folgende Feldänderung wird durchgeführt:


Externe Programme mit Trigger aufrufen

Sie können mit einem Trigger externe Programme aufrufen. Dabei können Sie als Parameter fixe Werte oder Datenbankfelder übergeben.

Um mit einem Trigger ein Programm aufzurufen:


2 Wählen Sie im Feld Aktion den Eintrag Programmaufruf aus.

3 Geben Sie in das Feld Begleittext einen beliebigen Text ein.

4 Klicken Sie in der Spalte Feld auf Neue Zeile. Ein Dialogfeld wird angezeigt. Die Einträge Programmname und Parameter(#) stehen zur Auswahl.

5 Wählen Sie den Eintrag Programmname.


7 Geben Sie den Namen des Programms, das Sie aufrufen wollen, entweder in die Spalte Feldinhalt ein oder referenzieren Sie ein Datenbankfeld, Feldreferenz auf Seite 60.

8 Sie können Parameter in weiteren Zeilen angeben. Diese Parameter können ebenfalls fix eingetragen (Spalte Feldinhalt), aus der Datenbank referenziert werden, oder (Spalte Variabel) situationsabhängig definiert werden, Feldreferenz auf Seite 60.

Sonderfall: Wenn Sie über Parameter z. B. die Felder Finr des Infobereichs Firma und Nachname des Infobereichs Person übergeben möchten, müssen Sie bei der Definition des Triggers zusätzlich in der Liste Infobereich den Infobereich Person auswählen. Sonst wird bei Aufruf des Triggers immer die erste Person der aktuell angezeigten Firma, nicht die aktuell angezeigte Person übergeben. Dieser Sonderfall betrifft nur die Infobereiche Firma und Person.


Pfadangabe

Wenn kein Pfad angegeben ist, sucht update.seven zuerst im Verzeichnis \system\db und dann im Verzeichnis \system\exe nach dem Programm. Wenn sich das Programm an einem anderen Ort befindet, müssen Sie entweder den vollständigen Pfad angeben oder den relativen Pfad von den Verzeichnissen \system\db bzw. \system\exe aus.

Der Pfadname muss auch dann angegeben werden, wenn der Pfad als Windows-Umgebungsvariable eingetragen ist.


Daten an Textverarbeitung übergeben

Sie können mit einem Trigger Daten an die in update.seven eingestellte Textverarbeitung übergeben, dort das neu erzeugte Dokument bearbeiten, drucken und/oder in der Dokumentverwaltung von update.seven speichern.

Um mit einem Trigger eine Textverarbeitung aufzurufen:


2 Geben Sie in das Feld Name den Triggernamen (Übergabe an Textverarbeitung) ein. Der Name wird erst angezeigt, wenn der Trigger gespeichert wurde.

3 Wählen Sie im Feld Aktion den Eintrag Einzel/Serien-Brief aus.

4 Geben Sie in das Feld Begleittext einen beliebigen Text ein. Dieser Text wird in einem Dialogfeld während der Datenübertragung angezeigt und informiert den Benutzer darüber, dass update.seven eine Aktion durchführt.

5 Klicken Sie auf die Registerkarte Einzel/Serienbrief.

6 Aktivieren Sie das Feld Dokument drucken, um das Dokument auszudrucken.

7 Aktivieren Sie das Feld Dokument speichern, damit update.seven das Dokument in der internen Dokumentverwaltung als Dokument speichert.


Webseiten anzeigen

Sie können mit einem Trigger auch Webseiten in update.seven öffnen. Zusätzlich können an die Webseiten Parameter übergeben werden, die aus den aktuellen Daten generiert werden.

Um einen Webseiten-Aufruf zu definieren:


2 Geben Sie in das Feld Name den Triggernamen ein. Der Name wird erst nach dem Speichern angezeigt.

3 Wählen Sie im Feld Aktion den Eintrag WEB-Ebene aus.

4 Klicken Sie in der Spalte Feld auf Neue Zeile.

Das Dialogfeld Feldauswahl wird angezeigt. Sie haben die Einträge URL und Parameter(#) zur Auswahl.

5 Wählen Sie den Eintrag URL.



7 Geben Sie in die Spalte Feldinhalt die Web-Adresse ein.


9 Definieren Sie einen Trigger-Auslöser, d. h. eine Schaltfläche, eine Kontextmenüoption oder eine Datenbank-Aktion, aufgrund derer die Webseite aufgerufen wird Trigger-Auslöser definieren auf Seite 69.

Parameter übergeben

Sie können Parameter an die Webseite übergeben, die aus den aktuellen Daten erzeugt werden.

1 Definieren Sie dazu einen Trigger zum Anzeigen einer Webseite direkt in update.seven, Webseiten über Trigger anzeigen auf Seite 67.

2 Fügen Sie eine neue Zeile ein, und wählen Sie in der Spalte Feld die Option Parameter (#).

3 Geben Sie in der Spalte Feldinhalt eine Zeichenkette zur Übergabe von Daten an die betreffende Webseite ein.

4 Wenn ein bestimmter Feldinhalt übergeben werden soll, wählen Sie in der Spalte Direkte Referenz ein Feld der Ebene aus, die Sie im oberen Bereich der Maske unter Infobereich gewählt haben.

Sie können in der Spalte Bedingt auch Bedingungen setzen, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Anmerkung: Wenn in den Parametern Feldinhalte übergeben werden, werden diese automatisch URL-kodiert. Alle anderen Texte müssen Sie URL-kodiert eingeben, d. h. Sie müssen %20 an Stelle eines Leerzeichens oder %22 an Stelle eines Anführungszeichens eingeben.


Beispiele für Webseiten anzeigen

Die folgenden Abbildungen dienen nur als Beispiel. Sollten Sie die Webseiten der genannten Firmen verwenden wollen, wenden Sie sich direkt an das jeweilige Unternehmen.

Google: Suche nach Personennamen:

Mappoint: Suche nach Adresse:

Die Bedingung bezieht sich auf den Ländercode. Wenn "Land = Österreich", wird der Ländercode "AT" übergeben. Wenn "Land = Deutschland", wird der Ländercode "DE" übergeben.


Trigger-Auslöser definieren

Um einen Trigger auszuführen, müssen Sie vorher einen Trigger-Auslöser definieren. Die möglichen Auslöser finden Sie unter Trigger-Auslöser auf Seite 53.

Trigger-Schaltflächen

Sie können Trigger-Schaltflächen in jede beliebige Maske einfügen. Wenn in der Maske auf die Schaltfläche geklickt wird, wird der Trigger ausgeführt. Trigger mit definierten Bedingungen auf Feldebene können nicht über Schaltflächen ausgelöst werden, "Bedingte" Trigger-Schaltflächen auf Seite 70.

Um einen Trigger über eine Schaltfläche auszulösen, müssen Sie den Maskengenerator benutzen, Maskengenerator im Administratorhandbuch 2.

Um eine Schaltfläche zu definieren:

1 Öffnen Sie im Hauptmodul den Maskengenerator mit der Menüoption Extras Maske bearbeiten.

2 Wechseln Sie zur Symbolleiste Masken-Elemente und klicken Sie auf das Symbol für die

Schaltfläche:

3 Bewegen Sie den Mauszeiger an die Stelle, wo Sie die Schaltfläche platzieren wollen. Der

Mauszeiger verwandelt sich in das Symbol . Klicken Sie.

Das Dialogfeld Schaltflächeneigenschaften wird angezeigt.

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Laden.

5 Das Dialogfeld Schaltfläche aus Tabelle laden wird angezeigt.

6 Blättern Sie z. B. zu Nummer 1200 und wählen Sie Trigger1 aus.


Das Dialogfeld Schaltflächeneigenschaften wird wieder angezeigt.

Sie haben dieser Schaltfläche noch keinen Trigger zugeordnet, sondern nur definiert, dass diese Schaltfläche einen Trigger aufruft. Welcher Trigger das ist, müssen Sie erst bestimmen.


8 Tragen Sie im Feld Text den Text ein, der auf der Schaltfläche zu lesen sein wird. Das Zeichen "&" bewirkt, dass der nachfolgende Buchstabe auf der Trigger-Schaltfläche unterstrichen ist und Sie mit der Tastenkombination Alt+R den Trigger aufrufen können.

9 Geben Sie im Feld Format an, welcher Trigger aufgerufen wird.


Der Maskengenerator wird wieder angezeigt.

11 Speichern Sie die Maske und beenden Sie den Maskengenerator.

Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche Rechner klicken oder Alt+R auf der Tastatur eingeben, wird der Windows-Rechner aufgerufen.

Anzahl Trigger-Schaltflächen

Im Dialogfeld Schaltfläche aus Tabelle laden stehen Ihnen 10 Schaltflächen mit den Nummern 1200 bis 1209 zur Verfügung. Für jede Maske müssen diese Nummern eindeutig vergeben sein. Zwei Trigger-Schaltflächen in einer Maske dürfen nicht die gleiche Nummer haben. Wenn Sie für einen Infobereich mehrere Masken definieren, können Sie in jeder Maske bis zu 10 Trigger-Schaltflächen verwenden.

Trigger-Schaltflächen in Masken mit mehreren Infobereichen

In manchen Masken sind Informationen aus mehreren Infobereichen dargestellt, z. B. Firma und Person oder Firma und Opportunity in der Opportunity-Übersicht der Branchenversion BTB.

Wenn Sie Trigger-Schaltflächen in diesen Masken auslösen, gilt der hierarchisch untergeordnete Infobereich (Person bzw. Opportunity) als Auslöser-Infobereich.

Wenn Sie z. B. über eine Trigger-Schaltfläche von der Firmen- und Personenmaske einen Kontakt anlegen, wird dieser Kontakt zur Person angelegt. Wenn Sie aber einen Kontakt zur Firma anlegen wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Sie blenden den Infobereich Person aus (Menüoption Ansicht Bereiche).

• Sie erstellen einen "Dummy"-Trigger. Der Mausklick löst den "Dummy"-Trigger aus, der bei der Firma eine Feldänderung durchführt, z. B. in ein Freifeld wird die Zeit eingetragen. Darauf reagiert der "echte" Trigger, der den Kontakt (jetzt zur Firma, weil dieser Trigger vom Infobereich Firma ausgelöst wurde) anlegt.

"Bedingte" Trigger-Schaltflächen

Bei Triggern haben Sie keine Möglichkeit, auf den auslösenden Infobereich Bedingungen zu setzen. Um dies dennoch zu realisieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• In manchen Fällen können Sie über die Suchbedingung definieren, dass der Trigger-Infobereich gleich dem auslösenden Infobereich ist und die Reaktion Ändern ist.

• In allen anderen Fällen können Sie einen Dummy-Trigger verwenden: Der Dummy-Trigger führt eine Änderung bei dem Datensatz durch, z. B. wird die Zeit in ein Freifeld eingetragen. Darauf reagiert der "echte" Trigger. Wenn in diesem Freifeld ein neuer Eintrag gemacht wird, und der Datensatz die gewünschte Bedingung erfüllt, so wird dieser Trigger ausgeführt.


Option im Kontextmenü

Sie können dem Kontextmenü Optionen hinzufügen, über die Trigger aufgerufen werden. Sie können dem Kontextmenü beliebig viele Trigger-Einträge hinzufügen und festlegen, in welcher Ansicht (Listenansicht, Neuanlagemodus, Bearbeitungsmodus etc.) und unter welcher Bedingung die Option angezeigt wird.

Informationen über die Definition von Trigger-Auslösern über das Kontextmenü finden Sie unter Registerkarte Kontextmenü im Kapitel Desktop im Administratorhandbuch 2.

Wählen Sie im Dialogfeld Kontextmenü-Einstellungen als Aktionstyp "Trigger".

Schaltfläche in der Kopfzeile

Trigger können auch über Schaltflächen in der Kopfzeile ausgelöst werden, die Sie im Desktop definieren. Sie können der Kopfzeile mehrere Trigger-Schaltflächen hinzufügen, Symbole für die Trigger auswählen und festlegen, in welcher Ansicht die Schaltflächen zur Verfügung stehen sollen.

Informationen über die Definition von Trigger-Schaltflächen in der Kopfzeile finden Sie unter Registerkarte Kopfzeile im Kapitel Desktop im Administratorhandbuch 2.

Wählen Sie als Aktionstyp "Trigger".

Schaltfläche Neu in der Funktionsleiste

Trigger mit der Aktion Neuanlage können der Schaltfläche Neu in der Funktionsleiste zugeordnet werden. Dabei können Sie mehrere Trigger für die Funktionsleiste definieren.

Informationen über die Definition von Trigger-Auslösern über die Schaltfläche Neu in der Funktionsleiste finden Sie unter Konfiguration der Funktionsleiste im Kapitel Desktop im Administratorhandbuch 2.

Datenbankaktionen als Triggerauslöser

Im Infobereich Rechte können Sie definieren, dass Trigger bei gewissen Datenbankaktionen ausgelöst werden. Trigger reagieren auf fast alle Änderungen in der Datenbank:

• Manuelle Änderungen durch den Benutzer

• Workflows

• Trigger

• update.seven-Funktionen

• Import

• Wartung

Anmerkung: Bei der Kommunikation und beim Zusammenführen werden keine Trigger ausgelöst.

Das Auslösen von Triggern findet statt:

• Im Modul Rechte

• In der Autoselektion

• Im Workflow Designer

• Durch update.automator


Datenbankaktionen definieren

Welche Datenbankaktionen welche Trigger auslösen, wird im Infobereich Rechte festgelegt. Diese Trigger werden dann von allen Benutzern (inklusive Administrator), denen dieses Recht als Stations-, Gruppen- oder Bearbeiterrecht zugewiesen ist, ausgeführt.

Wenn eine Datenbankaktion Trigger auslöst, werden diese Trigger zunächst zum Stapel der noch auszuführenden Trigger hinzugefügt, und zwar in der Reihenfolge, in der sie in der Liste eingetragen sind. Die Reihenfolge, in der Sie die Trigger hier eintragen, kann also wichtig sein. Die Verarbeitung erfolgt dann über diesen Stapel, Stapelverarbeitung von Triggern auf Seite 78.

Um einer Datenbankaktion einen Trigger zuzuweisen:


2 Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Infobereichs auf das Feld Trigger.

Wenn bereits ein Trigger definiert wurde, befindet sich dort ein Häkchen, sonst ist das Feld leer.

Die Maske zur Triggerauswahl wird angezeigt.

Wurden schon Trigger-Auslöser zugewiesen, werden diese aufgelistet.

3 Doppelklicken Sie auf das Feld Neue Zeile, um einen neuen Trigger-Auslöser hinzuzufügen.

Das Dialogfeld Laden mit einer Liste der definierten Trigger wird angezeigt.

4 Wählen Sie einen Trigger.


Der Trigger wird an die Liste angefügt.

6 Definieren Sie in der Spalte Bedingt eine Bedingung, damit der Trigger nur ausgeführt wird, wenn diese Bedingung erfüllt wird, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Diese Bedingung wird geprüft, sobald der Trigger ausgelöst wird, und nicht erst, wenn der Trigger vom Stapel abgearbeitet wird, Stapelverarbeitung von Triggern auf Seite 78.

7 Aktivieren Sie das Feld Neu, wenn der Trigger bei der Neuanlage eines Datensatzes ausgelöst werden soll. Dieser Trigger wird allerdings erst beim Speichern des neu angelegten Datensatzes aktiv. Wurde eine Bedingung definiert, wird diese Bedingung vor dem Auslösen des Triggers geprüft.

Ist das Feld Plausibilitäts-Check aktiviert, wird der Trigger sofort bei der Neuanlage ausgelöst.

8 Aktivieren Sie das Feld Upd, wenn der Trigger bei einer Änderung eines Datensatzes, der die Bedingungen unter Bedingt, Upd. Bed. und Upd. Felder erfüllt, ausgelöst werden soll. Dieser Trigger wird allerdings erst beim Speichern des geänderten Datensatzes aktiv.

Trigger, bei denen die Option Plausibilitäts-Check aktiviert ist, werden sofort bei der Dateneingabe ausgelöst.

Anmerkung: Änderungen liegen nur dann vor, wenn sich der Datensatz seit dem letzten Speichern tatsächlich verändert hat. Bei Triggern, bei denen das Feld Plausibilitäts-Check aktiviert ist, wirkt sich diese Option auch auf Trigger bei Neuanlage aus. Falls dieser Trigger nicht oder nur während der Neuanlage ausgelöst werden soll, muss eine Bedingung für das Feld Neu gesetzt werden


9 Aktivieren Sie das Feld Lös, wenn der Trigger beim Löschen eines Datensatzes ausgelöst werden soll. Wurde eine Bedingung definiert, wird diese Bedingung vor dem Auslösen des Triggers geprüft.

10 Definieren Sie in der Spalte Upd Bed. eine Bedingung, damit der Trigger nur ausgeführt wird, wenn diese Bedingung nur beim Ändern eines Datensatzes erfüllt wird,

Bedingungen im Benutzerhandbuch. Auf Neuanlage und Löschen als Auslöser hat diese Bedingung keine Auswirkung.

Wenn dieser Trigger durch einen anderen Trigger vom Stapel ausgelöst wurde, bezieht sich diese Bedingung auf den Zustand des Datensatzes vor Auslösen dieses Triggers,

Stapelverarbeitung von Triggern auf Seite 78.

11 Klicken Sie auf Upd Felder, wenn Sie festlegen möchten, dass der Trigger nach Änderungen in bestimmten Feldern ausgelöst wird.

Nach dem Klicken wird die Maske Triggerfelder angezeigt. In dieser Maske werden alle Felder des Infobereichs aufgelistet.

o Alle Felder, die als "Geändert" und nicht als "Optional" gekennzeichnet sind, werden geändert.

o Mindestens eines der Felder, die auch als "Optional" gekennzeichnet sind, wird geändert.

Im Beispiel oben wird der Trigger bei Veränderungen nur dann ausgelöst, wenn sowohl Datum geändert wurde, als auch entweder Kontakt oder Status (oder beide).

Auf die Optionen Neuanlage und Löschen hat diese Bedingung keine Auswirkung.

12 Klicken Sie auf (OK), um in die Maske Trigger zurückzukehren.

13 Klicken Sie auf (OK), um in den Infobereich Rechte zurückzukehren.

14 Speichern Sie das Recht.

Datenbankaktion einfügen

Um einen Trigger einzufügen:


2 Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Infobereichs auf die Spalte Trigger.


3 Doppelklicken Sie auf den Namen des Triggers, vor dem der neue Trigger eingefügt werden soll.

Das Dialogfeld Laden mit einer Liste der definierten Trigger wird angezeigt.

4 Wählen Sie den gewünschten Trigger.


Ein Dialogfeld zur Bestätigung, ob Sie eine Zeile einfügen wollen, wird angezeigt.

o Wenn Sie auf Ja klicken, wird eine Zeile mit diesem Trigger eingefügt.

o Wenn Sie auf Nein klicken, wird der Trigger nicht eingefügt.




Datenbankaktion löschen

Um einen Trigger zu löschen:


2 Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Infobereichs auf das Feld Trigger.


3 Löschen Sie den Namen des Triggers im Feld.

4 Klicken Sie mit der Maus in eine andere Zeile.

Der Trigger wird gelöscht.

5 Oder klicken Sie auf (Alle löschen), um alle eingetragenen Trigger-Auslöser zu löschen.



Trigger und Rechte

Bei interaktiven Triggern gelten die definierten Rechte, also die Summe aus Stations-, Gruppen- und Benutzerrecht.

Bei nicht interaktiven Triggern (also Triggern, die im Hintergrund ablaufen), gelten diese Einschränkungen nicht, denn die Definition von Triggern sollte dem Administrator vorbehalten bleiben, und Trigger sollten wie automatische Funktionen ablaufen. So kann ein nicht interaktiver Trigger bei einem Benutzer z. B. auch in ein Feld schreiben, das für ihn für Änderungen oder Zugriff gesperrt sind. Ebenso können Datensätze per Trigger gelöscht, geändert oder neu angelegt werden, auch wenn der Benutzer das laut Rechtedefinition nicht darf.

Ketten und Bäume von Triggern

Nachdem die noch auszuführenden Trigger auf dem Stapel abgelegt werden, ist es möglich, Triggerketten zu definieren, von denen ein Trigger den nächsten aufruft. Endlosschleifen sollten vermieden werden. Wenn Sie möchten, dass einer oder mehrere Trigger wiederholt aufgerufen werden, müssen Sie sicherstellen, dass dieser Vorgang auch beendet wird.

Wenn Sie mit einem Trigger mehrere Programmaufrufe und/oder mehrere Datenübergaben an eine Textverarbeitung zugleich auslösen wollen, können Sie dafür einen Dummy-Trigger definieren, der nur eine bestimmte Feldänderung durchführt, worauf der Trigger mit dem Programmaufruf bzw. mit der Übergabe an die Textverarbeitung ausgelöst wird.

Programmaufruf- und Übergabetrigger können keine Folgetrigger auslösen, da sie keine Veränderungen in der Datenbank auslösen.

Auslöser-, Reaktions- und Referenzinfobereich

Während ein Trigger ausgeführt wird, spielen drei Infobereiche eine Rolle:

• Auslöserinfobereich: Der Infobereich, in dem der Trigger ausgelöst wird. Dies kann der Infobereich sein, bei dem im Infobereich Rechte in der Spalte Trigger ein Trigger definiert wurde, manchmal auch der Basis-Infobereich der im Infobereich Trigger definierten Referenz.

• Reaktionsinfobereich: Der Infobereich, in dem der Trigger Veränderungen vornimmt. Dies ist der im Infobereich Trigger im Feld Infobereich gewählte Infobereich.


• Referenzinfobereich: Aus diesem Infobereich werden Daten über Referenz kopiert. Dies ist der Infobereich, der im Infobereich Trigger im Feld Referenz gewählt wurde.

Diese Infobereiche müssen nicht unbedingt unterschiedlich sein. Bei Triggern mit den aktivierten Feldern Plausibilitäts-Check oder Vor Speichern müssen sich Auslöser und Reaktion aber im gleichen Infobereich befinden.

Auslöser- und Reaktionsebene bei Neuanlage

Wenn Sie in einem Infobereich auf die Schaltfläche Neu klicken, werden automatisch eine Reihe von Schlüsselfeldern, z. B. Firmengruppe und -nummer für Firmen und alle der Firma untergeordneten Infobereiche erfasst. Mit Triggern können Sie aber eine Neuanlage von jedem beliebigen anderen Infobereich durchführen, weshalb nicht immer klar ist, woher update.seven die Schlüsselinformationen bekommt.

Bei der Neuanlage von Datensätzen durch einen Trigger werden automatisch alle relevanten Schlüssel vom Auslöserinfobereich in den Reaktionsinfobereich kopiert.

Dementsprechend können Sie vom Infobereich A aus, ohne sich weiter um diese Schlüsselinformationen zu kümmern, Datensätze im Infobereich B anlegen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• B ist ein unabhängiger Infobereich

• B ist abhängig von A

• B ist direkt abhängig von einem übergeordneten Infobereich von A

Wenn Sie Datensätze in anderen Infobereichen anlegen, müssen Sie diese Schlüssel manuell eintragen, d. h. mit einem Trigger werden diese Felder mit Feldinhalten, variablen Werten oder Referenzen erfasst.

Beispiel 1: Kontakt zur Notiz anlegen

Wenn Sie z. B. ausgehend von einer Notiz einen Kontakt anlegen, werden die Schlüsselfelder der Firma (und eventuell der Person) übergeben. Der Kontakt wird zur gleichen Firma bzw. Person angelegt wie die Notiz. Weil das Datum in beiden Fällen ein Schlüsselfeld ist und es eine Beziehung zwischen Notiz und Kontakten gibt (der Text von Kontakten wird in Notizen mit dem gleichen Datum kopiert), wird das Datum übernommen.

Der Bearbeiter des Kontakts ist kein Schlüsselfeld, und wird daher nicht automatisch übernommen. Sie können dies jedoch über Referenzen realisieren, Feldreferenz auf Seite 60.

Beispiel 2: Auslöser- und Reaktionsinfobereich

Das folgende Diagramm stellt die Abhängigkeiten eines Teils der Datenbank dar:

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die vorgenommen Einträge, wenn Sie einen Datensatz von einem der abgebildeten Datensätze aus in einem anderen anlegen. Der Eintrag "via Referenz" bedeutet, dass Sie selbst Schlüssel eintragen müssen, z. B. über Referenzen.


Dazu müssen die betreffenden Schlüsselfelder als Felder in diesem Infobereich verfügbar sein. Beim Kontakt sind sie es z. B. nicht, beim Externen Personenschlüssel schon. Wenn Sie die Schlüsselfelder über den Trigger erfassen, können Sie zu jeder Person in jeder Firma einen Externen Personenschlüssel anlegen.

Reaktions-Infobereich

Auslöser -Infobereich

Firma Ext.Fi. Schlüssel

Person Ext.Pe. Schlüssel

Kontakt Dok. Allg.

Firma Unabh. Firma Firma via Referenz Firma Unabh.

Ext.Fi.Schlüssel Unabh. Firma Firma via Referenz Firma Unabh.

Person Unabh. Firma Firma Person Person Unabh.

Ext.Pe.Schlüssel Unabh. Firma Firma Person Person Unabh.

Kontakt (Firma) Unabh. Firma Firma via Referenz Firma Unabh.

Kontakt (Person) Unabh. Firma Firma Person Person Unabh.

Dok.Allg. Unabh. via Referenz via Referenz via Referenz via Referenz Unabh.

Datensatz wird angelegt zu ...

Wenn Sie z. B. von der Person aus mit einem Trigger einen Kontakt anlegen, werden die Schlüssel der Firma und der Person übergeben. Wenn Sie von der Person aus einen Satz in Dok. Allg. anlegen, kann kein Schlüssel von der Person übergeben werden.

Auslöser- und Reaktionsebene bei Änderung, Ansicht oder Löschen

Bei Änderung, Ansicht oder Löschen als Datenbankreaktion wird auf die Datenbank zugegriffen. Triggerreaktionen werden nicht nur für einen, sondern für alle möglichen Datensätze durchgeführt. Wenn Sie z. B. von einem übergeordneten Infobereich ausgehend Änderungen bei einem abhängigen Infobereich durchführen, so werden die Änderungen bei allen abhängigen Datensätzen, die die Bedingungen erfüllen, durchgeführt.

Standardmöglichkeiten:

• Auslöserinfobereich ist Reaktionsinfobereich: Die Änderung wird im Datensatz durchgeführt, aus dem der Trigger aufgerufen wurde.

• Auslöserinfobereich ist dem Reaktionsinfobereich übergeordnet: Die Änderung wird für alle abhängigen Datensätze durchgeführt, unabhängig davon, ob der Reaktionsinfobereich direkt oder indirekt vom dem Auslöserinfobereich abhängig ist.

• Reaktionsinfobereich ist dem Auslöserinfobereich übergeordnet: Die Änderung wird für den übergeordneten Datensatz ausgeführt, unabhängig davon, ob der Auslöser-Infobereich direkt oder indirekt vom Reaktionsinfobereich abhängig ist.

Anhaltspunkte für die anderen Fälle:

Auslöserinfobereich: Reaktionsinfobereich Änderungen bei Datensätzen

Firma oder Person abhängig von Firma oder Person

abhängig von der gleichen Firma (nur firmenbezogene) bzw. Person

Firma oder Person nur abhängig von Firma

abhängig von Firma oder Person

abhängig von der Firma (nur firmenbezogene)

Firma oder Person nur abhängig von Firma

Person alle Personen der Firma

abhängig von Firma oder Person

nur abhängig von Firma alle zu dieser Firma


Von einem unabhängigen Infobereich aus können keine Datensätze in einem anderen unabhängigen Infobereich geändert, gelöscht oder angezeigt werden. Sie können also z. B. von einer Firma mit einem Trigger keine Änderungen im Infobereich Dok. Allg. durchführen.

Beispiel: Änderungen zwischen Infobereichen

Im folgenden Beispiel können Sie folgende Änderungen machen:

Schlüssel:

Person Kontakt Ext.Fi.Schlüssel

Figr. Figr. Figr.

Finr. Finr. Finr.

Pgr. Pgr. Ext. System

Pnr. Pnr. Ext. Schlüssel

Datum

LNr.

• Wenn Sie von der Person aus Änderungen im Kontakt durchführen möchten, können nur Kontakte zu dieser Person geändert werden. Umgekehrt können Sie von personenbezogenen Kontakten nur Änderungen zu dieser Person machen, nicht aber von firmenbezogenen Kontakten aus.

• Wenn Sie von der Person aus Änderungen in Externen Firmenschlüssel durchführen möchten, obwohl Sie von der Firma und nicht von der Person abhängig sind, können Sie dies tun. Umgekehrt können Sie vom Externen Firmenschlüssel Änderungen bei allen Personen und bei allen firmenbezogenen Kontakten durchführen.

Referenzinfobereich

Der Referenzinfobereich ist jener Infobereich, der im Infobereich Trigger im Feld Referenz gewählt wurde. Der Basis-Infobereich sollte entweder leer oder identisch mit dem Auslöserinfobereich sein.

Als Referenzinfobereiche kommen jene Infobereiche in Frage, deren Schlüssel, wenn vorhanden, mit den Schlüsseln des Auslöser- bzw. des Reaktionsdatensatzes übereinstimmen.

Ob das die Schlüssel des Auslöser- oder des Reaktionsdatensatzes sind, hängt von der Triggeraktion und dem Eintrag in Basis-Infobereich ab. Außer bei Neuanlage kann jedoch nur einer von beiden in Frage kommen, weil in allen gemeinsam übergeordneten Infobereichen die Datensätze identisch sein müssen. Wenn z. B. von einem Kontakt aus eine Notiz angelegt wird, sind beide von der gleichen Person und damit von der gleichen Firma abhängig.

Bei der Neuanlage bezieht sich die Referenz auf den Auslöserdatensatz.

Ein Eintrag in den Basis-Infobereich bedeutet also, dass diese Zeile nur verwendet wird, wenn der Trigger von diesem Infobereich aus aufgerufen wird.


Stapelverarbeitung von Triggern

Anmerkung: Trigger, bei denen die Felder Plausibilitäts-Check oder Vor Speichern aktiviert sind, können nicht über den Stapel verarbeitet werden, da sie direkt nach jeder Feldänderung ausgelöst werden. Sie können ihrerseits keine weiteren Trigger auslösen.

Eine Aktion kann mehrere Trigger auslösen, die eventuell ihrerseits andere Trigger auslösen. update.seven legt diese Trigger auf einem internen Stapel ab. Während ein Trigger ausgeführt wird, kann es also eine Reihe von Triggern geben, die auf einem internen Stapel liegen, der noch verarbeitet werden muss.

Wenn die Ausführung eines dieser Trigger einen weiteren Trigger auslöst, wird der aufgerufene Trigger am Ende des Triggerstapels hinzugefügt ("First in first out"-Prinzip).

Auslösebedingungen werden nur beim Auslösen geprüft, und nicht bevor der Trigger tatsächlich ausgeführt wird. Die Suchbedingung wird dagegen erst geprüft, wenn der Trigger tatsächlich ausgeführt wird.

Auch die Situation, in der der Trigger ausgelöst wird, wird hier vermerkt: Welcher Datensatz muss geändert oder gelöscht werden, bzw. von welchem Satz ausgehend sollen andere Sätze neu angelegt werden.

Bei der Ausführung von Triggern gilt das dreistufige Rechtesystem von update.seven, Dreistufiges Rechtesystem auf Seite 31. Daher werden zuerst jene Trigger ausgeführt, die

aufgrund des Stationsrechts ausgelöst werden, danach diejenigen, die aufgrund des Gruppenrechts ausgelöst werden, und zuletzt diejenigen, die aufgrund des Bearbeiterrechts ausgeführt werden.

Das folgende Diagramm illustriert den Ablauf der Stapelverarbeitung von Triggern:


Trigger-Tricks

Folgende Tricks können beim Arbeiten mit Triggern hilfreich sein:

• Freifelder: Für komplexe Trigger können Sie (falls notwendig) Werte in Freifeldern zwischenspeichern. Sie sollten diese "Triggerfelder" entsprechend benennen, damit Sie sie nicht versehentlich als Datenfelder verwenden und bei der Ausführung anderer Trigger überschreiben.

• Trigger-Zeilenwechsel: Werden mit einem Trigger Texte in Textfelder geschrieben, können Sie mit der Zeichenkombination "\10" einen Zeilenumbruch erzeugen.

• Meldungen bei jeder Feldänderung: Wenn bei einer Person keine Abteilung eingetragen wird, soll bei jeder Feldänderung eine Meldung angezeigt werden. Um das zu erreichen:

Bedingung für Zeile 0

Bedingung für Zeile 1

Ist keine Abteilung eingetragen, werden in das Feld FreiN1 abwechselnd die Werte "1" und "2" eingetragen. Die Option Plausibilitäts-Check muss aktiviert sein, damit der Trigger bei jeder Feldänderung ausgeführt und die Meldung angezeigt wird.

Mehrere Trigger durch ein Ereignis ausführen

Sie können einer Aktion auch mehrere Triggerreaktionen zuordnen. Wollen Sie mit einer Triggerschaltfläche mehrere Triggerreaktionen ausführen, können Sie das über einen Dummy-Trigger erreichen:

• Die Triggerschaltfläche löst einen Dummy-Trigger aus, der eine bestimmte Datenbankänderung durchführt, z. B. in ein Freifeld die Zeit einträgt.

• Die Datenbankänderung des Dummy-Triggers löst mehrere (eventuell bedingte) andere Reaktionen aus.


Trigger für mehrere Datensätze ausführen

Wenn Sie einen Trigger für mehrere Datensätze ausführen wollen, gibt es folgende Möglichkeiten:

• Wird von einem übergeordneten Infobereich aus (z. B. Firma) ein Trigger für einen abhängigen Infobereich (z. B. Person) ausgeführt, wird dieser Trigger für alle Personen dieser Firma ausgeführt.

• Wenn Sie einen Trigger z. B. für alle Firmen oder für alle Kontakte (zu allen Firmen und Personen) ausführen wollen, so gibt es Möglichkeiten über einen Export und anschließenden Import, Beispiel: Verschieben versäumter Kontakte auf Seite 80.

• Bei der Autoselektion können Sie Trigger ausführen lassen, Autoselektionen im Benutzerhandbuch.

Beispiel: Verschieben versäumter Kontakte

Um alle versäumten Kontakte aus der Vergangenheit in die Gegenwart zu verschieben bzw. auf "versäumt" zu setzen:

1 Im Rahmen eines Autoexports werden die Schlüssel aller als "geplant" eingetragenen Kontakte der Vergangenheit exportiert. Zusätzlich wird ein Freifeld exportiert. Das Freifeld ist notwendig, damit beim Import bei jedem Datensatz auch tatsächlich eine Änderung geschieht.

2 Diese Schlüssel werden "autoimportiert" (Abgleich bei Firmen und Personen, Änderung bei Kontakten). Beim Import wird in das Freifeld ein Wert eingetragen.

3 Der Trigger reagiert darauf, dass in diesem Freifeld dieser Wert eingetragen wird. (Bedingung setzen, dieses Feld in Update-Felder eintragen.)

4 Der Trigger verschiebt die Kontakte auf den heutigen Tag, wenn sie als verschiebbar gekennzeichnet sind, und setzt sie auf "versäumt", wenn sie als nicht verschiebbar gekennzeichnet sind (wie der Trigger Kontakt-Check). Außerdem löscht der Trigger den Wert aus dem Freifeld.

5 Autoexport und Autoimport können in einer Batch-Datei zusammengefasst werden, die vom Explorer oder über eine Schaltfläche aufgerufen werden kann.

Anmerkung: Die Befehlszeilen dürfen in der Batch-Datei nicht unmittelbar hintereinander stehen, sondern müssen etwa durch den Befehl "pause" getrennt werden.

Mandanten

Die Einrichtung von Mandanten erlaubt Ihnen:

• Infobereiche und Kataloge nach Mandanten zu trennen.

• bestimmte Daten allen Mandanten zugänglich zu machen.

• Benutzern Zugriff auf Daten mehrerer Mandanten zu ermöglichen.

Die Mandantenfähigkeit betrifft alle Varianten von update.seven (update.seven win, update.seven web etc.).

Anmerkung: Fixe Kataloge sind nicht mandantenfähig, weil sie teilweise fix mit der Businesslogik verknüpft sind und als Einstellungen nicht geändert werden dürfen.


Funktionsüberblick

Sie können in einem Mandantenrecht definieren, ob die Katalogwerte eines Katalogs gleich oder unterschiedlich für alle Mandanten sind. Beispiel: Der Währungskatalog ist gleich für alle Benutzer; der Aktivitäten- und Bearbeiterkatalog nicht.

Bei getrennten Katalogen ist es zusätzlich möglich, dass manche Einträge nur einem Mandanten zugänglich sind, andere jedoch für alle Mandanten sichtbar sind. Gewisse Standardaktivitäten sind allen zugänglich, spezielle Aktivitäten nicht.

Jedem Bearbeiter wird ein Mandant zugewiesen. Ein Bearbeiter sieht alle Katalogwerte, die entweder seinem Mandanten oder allen Bearbeitern zugänglich sind.

Falls dieser Katalog nach Mandanten getrennt ist, wird beim Erfassen eines Katalogs automatisch die Mandantennummer eingetragen. Wenn ein Bearbeiter z. B. eine neue Aktivität erfasst, sehen nur die Benutzer seines Mandanten diesen Katalogwert.

Einzelnen Bearbeitern (z. B. Gebietsleitern, Filialleitern) oder Bearbeitergruppen (z. B. Mutterfirmen, Kampagnen-Managern) kann der Zugriff auf die Daten anderer Mandanten ermöglicht werden. Beispiel: Ein Mutterkonzern hat drei Konzerntöchter (Mandanten), die getrennte Daten haben; die Mitarbeiter des Mutterkonzerns haben jedoch auch auf die Daten der Töchter Zugriff. Ein Mitarbeiter betreut zwei Mandanten und hat daher Zugriff auf die Daten beider Mandanten. Ein Gebietsleiter hat Zugriff auf die Daten mehrerer Mandanten.

Pro Infobereich kann im Mandantenrecht ein Feld ausgewählt werden, das als Mandantenfeld verwendet wird. Beim Zugriff auf Daten wird dieses Feld geprüft, und bei Neuanlage wird es mit der Mandantennummer des Bearbeiters erfasst. Dadurch müssen Sie nicht mehr pro Mandant ein Recht mit verschiedenen Bedingungen und Vorgabewerten definieren, sondern ein allgemeines Recht für alle Mandanten, wodurch die Implementierung schneller, transparenter und weniger fehleranfällig wird.

Mandantenrecht

Im Infobereich Mandantenrecht definieren Sie, welche Kataloge und Daten nach Mandanten getrennt werden.

In der Regel kommen Sie mit folgenden typischen Mandantenrechten aus:

• "Standard" für die meisten Benutzer

• "Admin" für gemeinsame Importe

• "Power" für Power-Benutzer

Im Kontextmenü stehen Ihnen die Optionen Katalog und Infobereich zur Verfügung, mit denen Sie zwischen den beiden Bereichen wechseln können.


Katalog

Für Kataloge stehen Ihnen zwei Spalten zur Verfügung:

• Wenn Sicht aktiviert ist, wird beim Anzeigen der Katalogeinträge die Mandantennummer der Katalogeinträge geprüft. Dies bedeutet, dass der Benutzer nicht alle Katalogeinträge sieht. Wenn Sicht nicht aktiviert ist, sehen Benutzer mit diesem Mandantenrecht alle Katalogeinträge in diesem Katalog, unabhängig davon, ob die Mandantennummer eingetragen ist.

• Wenn Neu aktiviert ist, wird die Mandantennummer beim Erfassen eines Katalogwerts automatisch eingetragen.

Infobereich

Hier können Sie alle Infobereiche auswählen, für die es die Felder Mandantennummer und Mandantenname oder entsprechende Freifelder gibt, Mandantenfelder auf Seite 92.

Für Infobereiche stehen Ihnen fünf Spalten zur Verfügung:

• Sicht: Der Benutzer hat nur auf die Daten des eigenen Mandanten Zugriff. Die Überprüfung erfolgt über das in der Spalte Mandantennr. ausgewählte Feld.

• Neu: Die Mandantennummer wird in das ausgewählte Feld übertragen. Werte, die der Benutzer einträgt, werden überschrieben.

• Aktualisieren: Wenn der Benutzer versucht, diesen Datensatz zu ändern, wird die Mandantennummer überprüft.

• Löschen: Wenn der Benutzer versucht, diesen Datensatz zu löschen, wird die Mandantennummer überprüft.

• Feld Mandantennr.: Hier können Sie ein Feld für die Mandantennummer auswählen. In den wichtigsten unabhängigen Infobereichen (Firma, Person, Aktivität, Spesen, Objekt (BTB), Konditionen (OTC), Kampagne (FS), etc.) stehen entsprechende Felder zur Verfügung. In allen Infobereichen, in denen es kein spezielles Feld gibt, können Sie ein ganzzahliges oder dezimales Freifeld (Felder des Typs Frei-N oder Frei-Dez) verwenden. Achten Sie darauf, dass dieses Feld nicht von der bei Ihnen verwendeten update.seven-Version oder von Triggern verwendet wird, Mandantenfelder auf Seite 92. In der Regel definieren Sie Mandantenfähigkeit auf der obersten Stufe und übertragen sie von dort über Top-Down-Rechte auf die abhängigen Infobereiche, Top Down auf Seite 38.

Das Feld für die Mandantennummer wird beim Speichern der Neuanlage erfasst und überschreibt den bisherigen Wert in jedem Fall, gleichgültig ob er manuell eingetragen wurde, über Vorgabewerte manuell oder aus den Rechten stammt. Damit ein Benutzer dieses Feld nach dem Speichern nicht ändern darf, müssen Sie das Feld in den Rechten für Neuanlage, Änderung und Löschen sperren, Rechte auf Seite 32.

Um für dieses Feld beim Zugriff auf Daten eine optimale Performance zu erreichen, können Sie es direkt in der SQL-Datenbank indizieren.


Anmerkung: Wenn ein Infobereich als mandantenabhängig definiert wird, hat dies die gleiche Wirkung wie eine entsprechende Bedingung in den Rechten, Rechte auf Seite 32. Wenn Sie z. B. für den Infobereich Wechselkurstabelle das Feld Frei N-1 auswählen, entspricht dies folgender Bedingung: Frei N-1 = Mandant, wobei Mandant ein variabler Wert ist, der entweder leer, der eigene Mandant oder ein Zusatzmandant sein kann. Sie sehen die Daten des Mandanten also weder in Masken oder Listen, noch in der Suche oder im Abgleich.

Hinweise zur Anwendung:

• Wenn Sie eine Spalte aktivieren, sollten Sie auch ein Feld auswählen. Das erste verfügbare Feld wird nicht automatisch ausgewählt, weil dies leicht zu Fehlern führen könnte.

• Folgende Kombinationen sind typisch:

o Keine Spalte ausgewählt

o Sicht+Neu+Update+Löschen+Feld: Mandantenfähigkeit für Zugriff und Bearbeitung

o Neu+Update+Löschen+Feld: Mandantenfähigkeit für Bearbeitung

• Wenn Sie z. B. Firmen oder Personen mandantenfähig einrichten, wird dadurch nicht automatisch auf abhängige Daten die Mandantennummer der Firma bzw. Person geprüft:

o Richten Sie die entsprechenden Bereiche mandantenfähig ein oder

o Definieren Sie entsprechende Top-Down-Rechte

• Um Firmen oder Personen mehreren Mandanten zuzuordnen, gehen Sie z. B. folgendermaßen vor:

o Richten Sie Vertriebsgruppen mandantenfähig ein

o Definieren Sie für Firmen bzw. Personen ein Bottom-Up-Recht auf Vertriebsgruppen

Mandanten

Nachdem Sie eines oder mehrere Mandantenrechte definiert haben, können Sie im Infobereich Mandanten die Mandanten eintragen oder auch importieren. Bei jedem Mandanten müssen Sie folgende Informationen erfassen:

• Mandantennummer (ganze Zahl, 9-stellig, eindeutiger Schlüssel)

• Mandantenname (Textfeld, sollte erfasst werden)

• Mandantenrecht (Auswahlfeld, in der Regel notwendig)

• Text (optional)


Zuweisen von Mandanten zu Benutzern

Jedem Bearbeiter und somit jedem Benutzer, jeder Gruppe und jeder Station können Sie einen Mandanten zuweisen, indem Sie die Mandantennummer eintragen. Daraufhin wird der Mandantenname angezeigt.

Zusatzmandanten

Sie haben im Infobereich Zusatzmandant die Möglichkeit, einzelnen Bearbeitern oder Mandanten Zusatzmandanten zuzuweisen.

Mit Zusatzmandanten können Sie Zugriff auf die Daten zusätzlicher Mandanten (Daten und Kataloge dieser Mandantennummer) erlauben. Die Rechte der Zusatzmandanten spielen dabei keine Rolle, d. h. pro Benutzer gilt nur ein Mandantenrecht. Bei der Neuanlage wird nur die Nummer des Mandanten, nicht zusätzlich die des Zusatzmandanten, eingetragen.

Die Felder Zus.Mand.Nr. und Zusatz-Mand.Name funktionieren wie die Felder Mandantenname und Mandantennr. für Bearbeiter, Gruppen und Stationen.

Ein Bearbeiter hat in den folgenden Fällen Zugriff auf Daten und Kataloge:

• Für den Bearbeiter ist keine Bearbeiternummer eingetragen.

• Der Zugriff ist laut Mandantenrecht nicht mandantenabhängig.

• Wenn der Zugriff mandantenabhängig ist, kann in den folgenden Fällen auf Daten bzw. Kataloge zugegriffen werden:

o Wenn keine Mandantennummer eingetragen ist.

o Wenn die eigene Mandantennummer eingetragen ist.

o Wenn die Mandantennummer eines eigenen Zusatzmandanten eingetragen ist.

Anmerkung: Zusatzmandanten werden nicht vererbt.

Aus Performance-Gründen ist es nicht möglich, Wertbereiche einzutragen, d. h. es ist nicht möglich zu definieren, dass die Mandanten 110 bis 199 Zusatzmandanten des Mandanten 100 sind.

Möglichkeiten für die Zuordnung zu mehreren Mandanten

Daten

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um Daten mehreren oder allen Mandanten zugänglich zu machen:

• Daten und Kataloge ohne Mandantennummer sind allen Mandanten zugänglich.

• Wenn einzelne Bearbeiter Zugriff auf die Daten mehrerer Mandanten haben sollen, können Sie für die entsprechenden Bearbeiter Zusatzmandanten erfassen.

• Wenn alle Bearbeiter eines Mandanten Zugriff auf die Daten anderer Mandanten haben sollen (z. B. die Bearbeiter eines Mutterkonzerns sollen Zugriff auf die Daten der Töchter haben, jedoch nicht umgekehrt), können Sie den entsprechenden Bearbeitern Zusatzmandanten zuweisen.


• Wenn Firmen oder Personen mehreren Personen zugeordnet sein sollen, können Sie dies über Vertriebsgruppen bzw. Kundenbetreuer (OTC) abbilden: Definieren Sie die Firmen als nicht mandantenabhängig, die Vertriebsgruppen als mandantenabhängig. Bei Neuanlage einer Firma generieren Sie automatisch eine Vertriebsgruppe, damit die Firma zunächst dem Mandanten zugeordnet ist, für den sie eingetragen wurde. Um die Firma einem zweiten Mandanten zuzuordnen, muss entweder ein Bearbeiter vorhanden sein, dessen Mandant der zweite Mandant oder dessen Zusatzmandant der erste Mandant ist. Andernfalls werden die Vertriebsgruppen z. B. über den Import generiert. Aufgrund der Schlüssel bei Vertriebsgruppen ist es nicht möglich, mehrere Vertriebsgruppen zu einer Firma bzw. einer Firma ohne einen Eintrag in einem der folgenden Felder anzulegen:

o Branchenversion BTB: AD1, Geschäftsbereich, Produktgruppe

o Branchenversion FS: Produktgruppe, KB1, Betreuer-Nr.

o Branchenversion OTC: Warengruppe, Segment, Betreuer, Route

Einer dieser Kataloge sollte also mandantenfähig sein (in der Regel der Katalog Bearbeiter) und automatisch erfasst werden.

• Dieselben Firmen oder Personen sollten im System nicht für mehrere Mandanten identisch vorhanden sein, wenn ein Mandant Zusatzmandant des anderen ist. Dies kann einerseits Benutzer verwirren, und andererseits beim Import mit Abgleich über Name und Adresse zu Problemen führen, Import auf Seite 90.

• Wenn mehrere Mandanten Zugriff auf bestimmte Daten haben sollen, können Sie dies über Scheinmandanten erreichen. Erfassen Sie für diese Scheinmandanten Daten, und weisen Sie die Scheinmandanten als Zusatzmandanten zu.

Kataloge

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um mehreren Mandanten "gleiche" Katalogwerte zugänglich zu machen:

• Sie erfassen pro Mandant separat einen Katalogwert: Dies empfiehlt sich dann, wenn die gleichen Katalogwerte nur dem Namen nach gleich sind (z. B. zwei Bearbeiter namens Franz Muster an verschiedenen Orten). Wenn der eine Katalogwert gelöscht wird, ist der andere davon nicht betroffen.

• Sie machen den Katalogwert allen Mandanten zugänglich. Diese Möglichkeit empfiehlt sich, wenn die Kataloge nicht mandantenbezogen sind (z. B. Länder, Währungen).

• Sie erfassen den Katalogwert nur einmal, weisen aber Zusatzmandanten zu, so dass mehrere Mandanten auf diesen Katalogwert zugreifen können. Diese Möglichkeit empfiehlt sich, wenn gleiche Katalogwerte auch einen gleichen Inhalt haben (ein Bearbeiter ist für zwei Mandanten tätig).

Vorgangsweise Mandanten

Projektinhalt:

Vor der Anlage von Mandantenrechten und Mandanten sollten Sie folgende Fragen klären:

• Welche Mandanten benötigen Sie? Welche Bearbeitergruppen sollen mit gemeinsamen Daten arbeiten, welche mit getrennten Daten?

• Wer soll Zugriff auf die Daten mehrerer Mandanten haben? Gibt es Hierarchien zwischen den Mandanten, d. h. muss ein Mandant auf die Daten des anderen zugreifen, aber nicht umgekehrt, oder sollen einzelne Bearbeiter die Daten mehrerer Mandanten bearbeiten können?

• Welche Kataloge und Daten sollen getrennt werden? In der Regel sind das Firmen, Personen sowie alle davon abhängigen Daten, eventuell Artikel und Kataloge wie z. B. Aktivitäten, Bearbeiter, Produktgruppe etc.

• Welche bestehenden Kataloge und Daten sollen getrennt werden? Sind solche Daten bereits im System vorhanden und wenn ja, welchen Mandanten werden sie jetzt nachträglich zugeordnet.


• Werden Daten für mehrere Mandanten gemeinsam importiert? Wenn ja, benötigen Sie einen Import-Benutzer mit Zugriff auf die Daten aller Mandanten?

• Wie werden Daten erfasst? Bei jeder Art der Datenerfassung (manuell im Hauptmodul, bei Import etc.) sollte sichergestellt werden, dass die Daten immer den richtigen Mandanten zugeordnet werden können.

• Wer erfasst Katalogwerte? Bei jeder Art der Katalogerfassung (manuell im Hauptmodul, Import von Daten, Import in die Katalogtabelle) sollte ebenfalls sichergestellt werden, dass die Daten immer den richtigen Mandanten zugeordnet werden können.

Projektdefinition:

• Definieren Sie, welche Kataloge und Daten nach Mandanten getrennt werden sollen. In der Regel genügt ein Standard-Mandantenrecht und ein Import- oder Admin-Mandantenrecht.

• Definieren Sie die Mandanten, und weisen Sie ihnen ein Mandantenrecht zu. In der Regel ist dies ein Admin-Mandant mit Admin-Mandantenrecht sowie mehrere Mandanten mit Standard-Mandantenrecht.

• Nehmen Sie eventuell Scheinmandanten als Mandanten auf.

• Weisen Sie Zusatzmandanten zu.

• Weisen Sie Bearbeitern Mandanten zu.

• Wenn Sie Bearbeiter importieren, sollten Sie sie als Import-Benutzer mit Admin-Mandantenrecht importieren. Im Importformat sollte auch pro Bearbeiter die Mandantennummer mitgeliefert werden.

• Wenn Sie die Bearbeiter manuell anlegen, legen Sie als Admin-Benutzer zuerst die Bearbeiter als Kataloge einschließlich Mandantennummer und dann als Datensätze mit identischen Mandantennummern an. Wenn die Bearbeiter bereits angelegt sind, tragen Sie die Mandantennummern in die Kataloge und die Bearbeitertabelle ein.

Richtlinien zur Definition von Mandanten:

• Die Anzahl der mandantenabhängigen Kataloge bzw. Katalogwerte und der Scheinmandanten sollte möglichst klein gehalten werden.

• Wenn Sie einen Katalog (z. B. Bearbeiter) als mandantenabhängig definieren, sollten Sie in der Regel auch alle Infobereiche, in denen dieser Katalog vorkommt und angezeigt wird (Firma, Person, Aktivität etc.), als mandantenabhängig definieren.

Eine Ausnahme besteht, wenn es zwar nicht möglich sein soll, Daten für andere Mandanten zu erfassen, diese jedoch anzeigen zu können.

• Wenn ein Infobereich als mandantenabhängig definiert ist, können Kataloge in diesem Infobereich unabhängig von den Mandanten sein. Beispielsweise kann der Infobereich Firma nach Mandanten getrennt sein, der Länderkatalog jedoch nicht.

• Wenn ein übergeordneter Infobereich mandantenabhängig ist (z. B. Firma), sind in der Regel auch alle davon abhängigen Infobereiche (Person, Kontakt, Interesse etc.) mandantenabhängig. Dabei sollten Sie Folgendes beachten:

o Definieren Sie im Infobereich Mandantenrecht die Infobereiche als mandantenabhängig oder

o Erfassen Sie eine entsprechende Top-Down-Bedingung, Top Down auf Seite 38.

Falls Sie dies nicht tun, kann Folgendes geschehen: Wenn auf einen dieser abhängigen Infobereiche unabhängig von dem übergeordneten zugegriffen wird (z. B. Kontakt im Kalender) werden auch die übergeordneten Infobereiche angezeigt, die laut Mandantenrecht nicht sichtbar sind.

• In der Regel definieren Sie Infobereiche der obersten Ebene als mandantenfähig und übertragen diese auf die abhängigen Infobereiche. In allen Infobereichen, in denen eine Trennung nach Mandanten sinnvoll ist, steht Ihnen ein entsprechendes Feld zur Verfügung. In den meisten übrigen Infobereichen können Sie ein Freifeld auswählen. Sie sollten jedoch darauf achten, dass es nicht zu unerwünschten Resultaten kommt.


Beispiel: Wenn Sie Firma und Person als nicht mandantenabhängig, Kontakte jedoch als mandantenabhängig definieren, werden Betreuungen nicht nach Mandanten getrennt. Auch alle anderen Berechnungen, die innerhalb der Daten einer Firma oder Person ablaufen, nehmen nicht darauf Rücksicht, ob innerhalb der Firma und Person abhängige Daten auf verschiedene Mandanten aufgeteilt sind.

• Wenn Sie für die Abbildung gemeinsamer Katalogwerte mehrerer Mandanten Zusatzmandanten verwenden, in einem Katalog mandantenunabhängige und mandantenabhängige Katalogwerte mischen, oder wenn Mandanten Zugriff auf Daten anderer Mandanten mit Hilfe von Zusatzmandanten haben, sollten Sie darauf achten, dass die Katalogwerte der Zusatzmandanten nicht bei einem der zugehörigen Mandanten bestehen. Dies hat zwei Gründe: Erstens wird eine Verwirrung der Benutzer vermieden und zweitens würden beim Import in jedem Fall die Katalogwerte des Mandanten des Datensatzes verwendet werden, Import auf Seite 90.

• Die Mandantennummer des Bearbeiterkatalogs sollte mit jener in der Bearbeitertabelle identisch sein.

• Sie sollten vermeiden, in einem Katalog Werte ohne Mandantennummer zu haben, die gleich lauten wie ein Wert mit Mandantennummer.

• Wenn eine Bedingung auf einen mandantenabhängigen Katalogwert gesetzt wird und dieses Format z. B. an Benutzer gesendet wird, müssen diese auf diesen Katalogwert zugreifen können. In manchen Fällen kann es daher notwendig sein, das entsprechende Format z. B. pro Mandant zu duplizieren. Daher sollten in Formaten, die für mehrere oder alle Benutzer definiert sind, Bedingungen auf mandantenabhängige Katalogwerte vermieden werden.

Bei falscher Konfiguration kann es vorkommen, dass ein Benutzer Katalogwerte sieht, die er laut Definition nicht sehen dürfte. In diesem Fall wird aus Performance-Gründen der Katalogwert in der Maske und in der Liste angezeigt. Wenn der Katalog geöffnet wird, ist der Katalogwert jedoch nicht sichtbar. Dies hat folgende Ursachen:

• Ein Katalog ist mandantenabhängig, kommt aber in einem Infobereich vor, der nicht mandantenabhängig ist (z. B. Katalog Bearbeiter ist mandantenabhängig, der Infobereich Firma nicht).

Lösungsvorschlag: Definieren Sie auch den Infobereich als mandantenabhängig.

• In einem Infobereich zu Mandant 100 ist ein Katalogwert zu Mandant 200 ausgewählt.

Mandantenfähigkeit im Vergleich mit Rechten

Kataloge

Für Kataloge gibt es keine Überschneidung der Einstellungen in den Infobereichen Rechte und Mandantenrecht:

• Im Infobereich Rechte legen Sie fest, in welchen Katalogen neue Werte erfasst werden können

• Im Infobereich Mandantenrecht legen Sie fest, bei welchen Katalogen bei Neuanlage die Mandantennummer eingetragen werden soll.

Daten

Für Daten können Sie eine Mandantenfähigkeit entweder über den Infobereich Rechte oder den Infobereich Mandantenrecht erreichen:

• Im Infobereich Rechte ist es möglich, mit einigem Aufwand Mandantenfähigkeit zu erreichen:

o Definieren Sie pro Infobereich ein Feld (Katalog, alphanumerisch oder numerisch) und

o Definieren Sie für jeden Mandanten ein Recht, das sich durch verschiedene Vorgabewerte und Bedingungen für dieses Feld unterscheidet.


Anmerkung: Diese Methode ist mit relativ viel Aufwand und Unsicherheit verbunden, da pro Mandant ein Recht definiert werden muss und überall die richtigen Werte eingetragen werden müssen. Die Änderungen müssen in allen Rechten nachgezogen werden.

• Die Einrichtung von Mandanten im Infobereich Mandantenrecht hat den Vorteil, dass Sie nicht pro Mandant ein Recht definieren müssen und die Vorgabewerte und Bedingungen sehr viel übersichtlicher und leichter zu definieren sind. Ein Nachteil besteht darin, dass Sie z. B. keine Kataloge oder alphanumerische Felder verwenden können.

Hier stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

o Sie verwenden für Daten den Infobereich Rechte.

o Wenn Sie bisher Mandanten über den Infobereich Rechte und pro benötigtem Infobereich ein Feld (Katalog, alphanumerisch oder numerisch) definiert haben, können Sie diese Felder verwenden bzw. frei machen und über die Wartung, den Import oder Export mit den vorhandenen Daten erfassen, Informationen dazu

Migration auf Seite 88. Sie müssen dies jedoch nicht gleich bei der Umstellung machen, sondern können dies jederzeit später oder schrittweise und/oder nur für manche Infobereiche vornehmen.

• Alle Zugriffs- und Bearbeitungseinschränkungen im Mandantenrecht verhalten sich so, als hätten Sie Bedingungen auf das Feld Mandantennr. im Infobereich Rechte definiert.

Anmerkung: Im Stationsrecht treffen Sie die Einstellungen, die für alle Benutzer gelten sollen.

Im Gruppenrecht definieren Sie, welche Bearbeitergruppen in welchen Infobereichen und Feldern Zugriffs- und Änderungsrechte haben. Eine Gruppe besteht in der Regel aus Benutzern, die ähnliche Arbeitsprozesse haben.

Im Mandantenrecht definieren Sie, auf welche Daten und Katalogwerte die Benutzer zugreifen. Ein Mandant besteht daher in der Regel aus Benutzern, die auf dieselben Daten zugreifen.

Migration

Daten und Kataloge ohne Mandantennummer sind unabhängig von der Definition der Mandantenrechte allen Mandanten zugänglich, d. h. bestehende Daten werden nach einem Upgrade wie bisher angezeigt und können bearbeitet werden.

So können Sie bestehende Daten und Kataloge mandantenfähig einrichten:

• Definieren Sie zunächst, welche Einträge in welchen Katalogen allen Mandanten und welche nur bestimmten Mandanten zugänglich sein sollen. Je nach Anzahl können Sie dies in der Katalogwartung eintragen oder per Import bzw. Export durchführen. Beim Import bzw. Export wird auch automatisch über die Katalogwartung die Mandantennummer in den Formaten geändert, Katalogwartung auf Seite 90.

• Falls Sie bei bestehenden Daten bereits ein passendes numerisches Feld als Mandantenfeld verwenden, können Sie es im Infobereich Mandantenrecht auswählen. Wenn Sie bisher Ihre Daten über den Infobereich Rechte über verschiedene Vorgabewerte und Bedingungen pro Mandant getrennt haben, können Sie diese Vorgabewerte bzw. Bedingungen entfernen. Dadurch verringert sich der Wartungsaufwand. Wenn Sie alle entfernen können, vermeiden Sie die Rechte pro Mandant und weiteren Wartungsaufwand.

• Falls Sie die Information z. B. als Katalog oder alphanumerisches Feld gespeichert haben, können Sie über die Wartung oder den Import bzw. Export diese Information in das neu definierte Mandantenfeld mit einer eventuellen Transformation kopieren.

• Falls Sie die Information nicht als Katalog oder alphanumerisches Feld gespeichert haben, müssen Sie im Projekt definieren, nach welchen Kriterien bestimmte Daten welchen Mandanten zugeordnet werden sollen. Anschließend tragen Sie die Werte über die Wartung, den Import, Export oder manuell ein.


Folgendes gilt bei Migrationen:

• Bei der Migration wird in alle Bereiche, bei denen die Mandantennummer hinzugekommen ist, diese Mandantennummer hinzugefügt.

• Alle Bereiche, in denen Katalogwerte in Feldern hinterlegt sind, müssen nicht migriert werden, da in den Feldern nur der Katalog-Code eingetragen ist. Dieser Katalog-Code ist zusammen mit der Katalognummer, die sich aus der Definition des Feldes im Datenmodell ergibt, eindeutig. Für die Zuweisung von Katalogen zu Mandanten muss also nicht das Datenmodell für alle Katalogfelder geändert werden, sondern nur die Katalogtabelle.

• Formate werden automatisch migriert, da in den Formaten nicht der Katalog-Code, sondern nur der Katalogwert eingetragen ist. Hier wird bei der Migration automatisch zusätzlich die leere Mandantennummer eingetragen.

Kataloge und Katalogwartung

Im Infobereich Katalog im Modul Wartung werden alle Kataloge in allen Sprachen gespeichert, Katalog auf Seite 180. Folgende Informationen werden pro Katalogwert gespeichert:

• Katalognummer

• Sprache

• Katalog-Code

• Sperre

• Katalogtext

• Externer Schlüssel

• Mandantennummer

• Neu, Upd, Löskz, Astnr.

Folgende Kombinationen sind eindeutig:

• Katalognummer + Sprache + Katalog-Code

• Katalognummer + Katalogtext + Mandantennummer

In Datensätze wird nur der Katalog-Code eingetragen (z. B. im Feld Land im Infobereich Firma). Die dazu gehörende Katalognummer leitet sich vom Datenmodell ab: Hinter dem Feld Land im Infobereich Firma (Person, Zusatzadresse, etc.) liegt der Katalog Land mit der Nummer 2. Die im Infobereich Katalog angezeigte Sprache ist die Sprache, in der update.seven gestartet wurde. Bei Änderungen des Katalogtexts oder der Mandantennummer müssen diese nicht übertragen werden, da der Katalog-Code eindeutig, d. h. unabhängig von der Sprache ist.

In allen Formaten ist nicht der Katalog-Code eingetragen, sondern die Mandantennummer und der Katalogtext in der Basissprache. Dadurch können identische Katalogwerte in einem dezentralen System als gleich erkannt werden. Dies bedeutet auch, dass sich die Codes zu den Texten auf den verschiedenen Stationen unterscheiden können. Dies erklärt, warum bei Änderungen von Katalogtexten in der Wartung oder auch von Mandantennummern diese Änderungen in die Formate, aber nicht in die Infobereiche, übertragen werden müssen.

Die Obergrenze des Katalog-Codes liegt bei 65535, d. h. pro Katalog können maximal 65535 Einträge erfasst werden. Diese Zahl kann von den Mandanten auch gemeinsam nicht überschritten werden. Außerdem kommt es bei ca. 1000 für einen Benutzer sichtbaren Katalogeinträgen zu Performance-Problemen beim Öffnen von Katalogen. Daraus ergeben sich folgende Richtwerte für die Anzahl der Kataloge:

• Bis 50 Mandanten maximal 1000 Einträge pro Mandant




Katalogwartung

Im Infobereich Katalog im Modul Wartung wird die Mandantennummer als zusätzliche Spalte angezeigt. Der Bearbeiter sieht nur die Katalogwerte, auf die er laut Mandantenrecht Zugriff hat.

Wenn Sie Katalogwerte neu anlegen bzw. bearbeiten, wird im Dialogfeld die Mandantennummer angezeigt.

Sie können die Mandantennummer nach Bedarf ändern. Falls Sie Werte dieses Katalogs neu anlegen bzw. darauf zugreifen dürfen, wird bei einer Neuanlage geprüft, ob die eingetragene Nummer die Nummer Ihres Mandanten oder eines Ihrer Zusatzmandanten ist. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie die Mandantennummer ändern. Mandantennummern können Sie jedoch nur ändern, wenn im Mandantenrecht Zugriff und Neuanlage nicht aktiviert sind.

Katalogwerte müssen innerhalb einer Mandantennummer eindeutig sein. Dies bedeutet, dass Sie die gleichnamigen Bearbeiter "Peter Müller", die in den Niederlassungen in München und Frankfurt vorkommen, zweimal erfassen können, z. B. mit den Mandantennummern 1200 und 1100.

Anmerkung: Katalogwartungen werden automatisch durchgeführt, wenn beim Import in die Katalogtabelle Katalogtexte oder Mandantennummern geändert werden.

Import

update.seven bietet die Möglichkeit, entweder als Mandant zu importieren, d. h. mit den Rechten des Mandanten, oder Daten mehrerer Mandanten mit der Mandantennummer in jeder Zeile gleichzeitig zu importieren, z. B. Bearbeiter für alle Mandanten.

Wenn Sie für einen Mandanten importieren, müssen Sie dies als Benutzer dieses Mandanten tun. Dies bedeutet, dass Sie pro Mandanten einen Import-Benutzer anlegen können. Beim Import gelten somit die Rechte des Mandanten, d. h. nur die dem Mandanten zugewiesenen Daten können erfasst bzw. darauf zugegriffen werden. In diesem Fall ist eine Anpassung der Import- und Exportformate nicht nötig.

Um in einem Importvorgang die Daten mehrerer Mandanten zu importieren:

• Definieren Sie einen Import-Benutzer, und weisen Sie ein Admin-Mandantenrecht zu, in dem weder Daten noch Kataloge für den Zugriff oder Bearbeitung eingeschränkt sind.

• In jeder importierten Zeile muss die Mandantennummer vorhanden sein.


• Importieren Sie die Mandantennummer mit Abgleich und eventuell Neuaufnahme in den Infobereich Mandant in das Feld Mandantennummer, und definieren Sie den Infobereich Mandant in den Infobereichseigenschaften als ersten (Nummer 0). Dadurch wird davon ausgegangen, dass die Daten dieser Importzeile für diesen Mandanten bestimmt sind. Dies bedeutet, dass die Einstellungen des Mandantenrechts dieses Mandanten gelten, d. h. Daten und Kataloge werden, falls dies so definiert wurde, mit dieser Mandantennummer aufgenommen bzw. abgeglichen.

• Für einzelne Datensätze können Sie in der Importzeile andere Mandantennummern vergeben, z. B. die Nummer eines Zusatzmandanten. Wichtig ist dabei, dass Sie die Nummer des Hauptmandanten in den Infobereich Mandant importieren und dort abgleichen, damit update.seven über das Mandantenrecht informiert ist, welche Daten mandantenabhängig sind und welche Felder für die Mandantennummer verwendet werden.

• Bei Katalogen wird geprüft, ob es einen solchen Katalogwert gibt, auf den dieser Mandant Zugriff hat. Wenn dies der Fall ist, wird dieser Katalogwert verwendet. Wenn es mehrere gibt, haben die Kataloge des eigenen Mandanten oder ohne Mandanten Vorrang vor den Katalogen der Zusatzmandanten. Wenn Sie also in Daten Katalogwerte eintragen bzw. importieren, sollten Sie darauf achten, dass es zur Mandantennummer des Datensatzes keinen identischen Katalogwert gibt. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Katalogwert neu aufgenommen. Abhängig von der Einstellung im Mandantenrecht wird die Nummer des eigenen Mandanten eingetragen.

Anmerkung: Wenn Sie die Mandantenfähigkeit auf Daten über den Infobereich Rechte realisiert haben und zum Mandantenrecht wechseln, müssen Sie Ihre Importformate entsprechend anpassen.

Hinweise für den Import:

• Wenn ein Admin-Benutzer z. B. die Mandantennummer 100 in die Mandantentabelle importiert und im Mandantenrecht für diesen Infobereich keine Einschränkungen gelten, und der Admin-Benutzer zusätzlich in die Firma die Mandantennummer 110 importiert, wird geprüft, ob der Mandant 100 Zugriff auf den Mandanten 110 hat.

• Wenn Sie mit Einschränkungen z. B. als Benutzer des Mandanten 200 importieren, wird geprüft, ob Sie Zugriff auf den Mandanten 100 bzw. 110 haben.

• Sie sollten vermeiden, über Name und Adresse abzugleichen, wenn Mandanten Zugriff auf Daten anderer Mandanten haben und identische Firmen vorhanden sein können. Beim Abgleich nach Name und Adresse erscheinen die Daten, auf die Ihr Mandant bzw. der Mandant, für den Sie importieren, Zugriff hat.

Beispiel: Sie importieren mit Einschränkungen als Benutzer des Mandanten 200, und identische Firmen für die Mandanten 100 und 110 sind vorhanden. Beim Abgleich nach Name und Adresse wird die erste gefundene Firma abgeglichen, wenn für beide Mandanten identische Firmen vorhanden sind.

Änderungen der Mandantenstruktur

Notwendige Änderungen der Mandantenstruktur können rasch und einfach durchgeführt werden.

Mandantenzugehörigkeit ändern

Durch Ändern der entsprechenden Mandantennummer können Sie Infobereiche und Kataloge abhängig von Ihren Rechten leicht einem anderen Mandanten zuordnen:

• Für Infobereiche können Sie dies einzeln manuell oder über die Wartung, den Import oder Export durchführen.

Anmerkung: Nur der Administrator kann das Feld Mandantennr. in den einzelnen Infobereichen manuell ändern. Alle übrigen Benutzer können das Feld zwar neu erfassen, später jedoch nicht mehr bearbeiten.


• Für Kataloge können Sie dies einzeln in der Katalogwartung oder über den Export oder Import durchführen.

Mandanten ändern und zusammenführen

Mandanten können sehr einfach zusammengeführt werden:

• Die Mandantennummer für Daten in den Infobereichen wird über den Wartungsvorgang geändert.

• Die Mandantennummer für Kataloge kann in der Katalogwartung oder während des Imports oder Exports geändert werden.

Anmerkung: Für Daten und Kataloge müssen Sie jeweils in der Katalogwartung inhaltlich definieren, welche Katalogwerte zusammengeführt werden sollen.

• Ein Mandant wird als Zusatzmandant eines anderen Mandanten definiert. Die bisherige Ordnung bleibt für vorhandene Daten bestehen.

• Firmen und Personen, die bei den beiden Mandanten getrennt erfasst waren, können im Hauptmodul über die Menüoption Bearbeiten Firmen/Personen zusammenführen zusammengeführt werden.

Zusatzmandanten ändern

Wenn sich die Zugriffsrechte von Bearbeitern oder Mandanten auf die Daten anderer Mandanten ändern, müssen Sie die Definition der Zusatzmandanten ändern.

Anmerkung: Wenn Sie einem Bearbeiter oder Mandanten den Zugriff auf die Daten eines anderen Mandanten ermöglichen, sollten Sie auch den Zugriff auf die Daten aller Zusatzmandanten ermöglichen.

Mandantenfelder

In dieser Liste werden alle unabhängigen Infobereiche aufgelistet. In den Spalten Mandantennr. und Freifeld wird angegeben, ob ein Feld Mandantennr. vorhanden ist oder ob ein Freifeld definiert werden muss.

Infobereich BTB OTC FS Mandanten- Nr

Frei-feld

Kommentar

Abteilung x x

Aktion x x -

Aktivität x x x x -

Artikelstamm (Produktstamm)

x x x x Siehe Anmerkungen

Aufgaben x x x x -

Bearbeiter x x x x -

Belegart Berechnung

x x - Siehe Anmerkungen

Bestand x x Siehe Anmerkungen

Bestand Buchungskreis


Bestands-berechnung


Bestands-verwaltung

x x Siehe Anmerkungen



Frei-feld

Kommentar

Betreuer x x

Beziehungs-Level x x -

BLZ x o Siehe Anmerkungen

Branchentabelle x o Siehe Anmerkungen

Dokumente x x x x

Event-Tabelle x x x x -

Fehlzeiten x x x x -

Firma x x x x -

Formate x x x x Siehe Anmerkungen

Fragebogen x x x x -

Idealkunde x x -

ID-Tabelle x x x o Nur für Admin.

Info Datenbestand x x

Kampagne x x x x -

Kategorie x x -

Konditionen x x -

Kostentabelle x x o Siehe Anmerkungen

Land x x x o Siehe Anmerkungen

Mandant x x x x -

Markstatistik Menge x x -

Markstatistik Umsatz

x x -

Objekte x x -

Ort x x x x - Siehe Anmerkungen

Person x x x x -

Produktstamm x x

Prozess-Tracking x x x o Nur für Admin.

Routen x x -

Schlüsseltabelle Objekt

x x o Siehe Anmerkungen

Schwerpunkt-produkt

x x -

Session-Tracking x x x o Nur für Admin.

Spesen x x x x -



Frei-feld

Kommentar

Sprachen x x x o Nur für Admin.

Staffelmenge x x Siehe Anmerkungen

Station x x x x -

Stations-Konfiguration

x x x o Nur für Admin.

System-Ereignis x x x o Nur für Admin.

Umsatzplan x x -

Benutzer-Tracking x x x o Nur für Admin.

Verkaufsplanung x x

Vertriebsbereich x x x

Wechselkurstabelle x x x x

Workflow Designer x o Siehe Anmerkungen

Zuordnung x x x x - Siehe Anmerkungen

Anmerkungen:

• Artikelstamm, Produktstamm, Staffelmenge: Bei der Trennung von Artikeln nach Mandanten müssen Sie beachten, dass der Schlüssel (Artikel-Nr. bzw. Produkt-ID) in der gesamten Datenbank eindeutig sein muss, d. h. verschiedene Mandanten dürfen nicht gleiche Artikelnummern erfassen.

Lösungsvorschlag: Sie können die Artikelnummern zentral vergeben oder bei jeder Artikelnummer die Mandantennummer vorne bzw. hinten anfügen.

Der Vorteil dieses Systems liegt jedoch darin, dass der Artikelstamm für alle Mandanten gleich ist, die Angebote, Aufträge und Beratungen jedoch nicht.

• Belegart Berechnung, Bestand, Bestand Buchungskreis, Bestandsberechnung, Bestandsverwaltung: Die Zuordnung von Mandantennummern zu den entsprechenden Katalogwerten und Daten sollte synchron sein.

• BLZ: Bankleitzahlen sind nicht mandantenabhängige Daten.

• Branchentabelle, Schlüsseltabelle Objekt: Wenn unterschiedliche Mandanten verschiedene Schlüssel für Branchen bzw. Objekte verwenden sollen, können den unterschiedlichen Mandanten verschiedene Gruppen für diese Schlüssel zugewiesen werden und der Zugriff auf die übrigen über den Infobereich Rechte gesperrt werden.

• Kostentabelle: Wenn pro Mandant verschiedene Kostentabellen erfasst werden sollen, müssen pro Bearbeiter entsprechende Kostentabellen-Datensätze erstellt werden. Benutzer benötigen keinen Zugriff auf die Kostentabelle.

• Formate: In der Regel ist eine Trennung von Formaten nach Mandanten nicht notwendig, da Formate entweder vom Administrator zugewiesen werden (Rechte, Masken, Trigger) und vom Benutzer nicht wahrgenommen werden oder benutzerspezifisch sind (Selektionen).

• Land: Der Infobereich wird nur vom Administrator in der Wartung gesehen. Prinzipiell kann der Katalog Land nach Mandanten getrennt werden, doch macht dies in der Regel keinen Sinn.

• Ort: Eine Mandantentrennung nach Orten macht Sinn, wenn über die Ortetabelle Bearbeiterzuordnungen realisiert werden.

• Workflow Designer: Wird in der Regel nur vom Administrator bearbeitet.


• Zuordnung: Für die Zuordnung von Bearbeitern zu Vertriebsgruppen müssen die Kataloge Produktgruppe und Geschäftsbereich bzw. Segment erfasst werden. Durch die Trennung dieser Kataloge können Sie die Zuordnungen nach Mandanten trennen. Die Zuordnung von Bearbeitern zu Firmen kann nach Mandanten getrennt werden, indem der Länderkatalog nach Mandanten getrennt wird oder per Trigger automatisch eine mandantenabhängige Standardvertriebsgruppe angelegt wird, diese Zuordnungen zunächst zu dieser Vertriebsgruppe erfolgen und dann die Bearbeiter über Trigger in die Firma aufgenommen werden.

Schlüssel

Schlüssel sind nicht mandantenabhängig. Dies hat folgende Vorteile:

• Wenn ein Bearbeiter Zugriff auf die Daten mehrerer Mandanten hat, ist der Schlüssel noch immer für einen Datensatz eindeutig, auch quer über diese Mandanten.

• Wenn sich die Zuordnung zu einem Mandanten ändert (Zuweisung einer Firma zu einem anderen Mandanten, Fusion, Trennung von Mandanten), wird der (Primär-)Schlüssel nicht geändert. Einerseits wäre dies durch die Verwendung der Kommunikation auch nicht möglich, andererseits muss der Schlüssel für abhängige Daten und in Fremdsystemen nicht geändert werden.

Bei folgenden Schlüsselarten muss dies berücksichtigt werden:

• Laufnummern (z. B. Firma, Person, Auftrag etc.): Die einzige sichtbare Auswirkung für den Benutzer besteht darin, dass Laufnummern nicht durchgängig vergeben werden müssen. Da der Zweck von Laufnummern jedoch darin besteht, einen Datensatz eindeutig zu klassifizieren, sollte dies kein Problem darstellen.

• Schlüssel, die Kataloge enthalten (Externer Firmen-Schlüssel, Fragebogen etc.): Durch die Trennung der entsprechenden Kataloge können Mandanten voneinander unabhängig Schlüssel vergeben.

• Schlüssel, die vergeben werden können (Artikel- bzw. Produktstamm): Wenn diese Bereiche nach Mandanten getrennt werden sollen, muss sichergestellt werden, dass sich die Schlüssel der verschiedenen Mandanten unterscheiden.

Kommunikation

Das Feld Mandantennr. ist nicht Bestandteil des Schlüssels, wird also bei der Kommunikation nicht für den Abgleich verwendet. Falls auf unterschiedlichen Stationen Firmen bestehen, die sich nur durch die Mandantennummer unterscheiden und Sie Firmen bei der Kommunikation nach Name und Adresse abgleichen, werden diese Firmen bei der Kommunikation zusammengeführt. Dies kann nicht geschehen, wenn Sie bei der Kommunikation wie von update empfohlen über die Firmennummer abgleichen.

Neu aufgenommene Katalogwerte werden folgendermaßen kommuniziert:

• Wenn Katalogwerte manuell oder über den Import aufgenommen wurden, werden bei einer normalen Kommunikation (d. h. einer Kommunikation, bei der nicht über den Parameter "-w" und auch keine Urladung kommuniziert wird) nur Kataloge kommuniziert, die in den kommunizierten Datensätzen vorhanden sind.

• Wenn Katalogwerte über die Katalogwartung aufgenommen wurden, werden alle Kataloge an alle Stationen ausgespielt.

Anmerkung: Prinzipiell sind alle Kataloge auf den Stationen vorhanden. Im Verlauf der Kommunikation wird nicht geprüft, welche Stationen Kataloge welcher Mandanten bekommen sollen, da dies zu komplex wäre.

Das Datenvolumen von Katalogen im Vergleich mit übrigen Daten ist jedoch gering, sollte also nicht ins Gewicht fallen.


Stationskonfiguration

Im Infobereich Stationskonfiguration können Sie pro Station Systemsperren und die Verfolgung von Sessions und Prozessen festlegen.

Pro Station können Sie einen Konfigurationsdatensatz anlegen; der Schlüssel ist die Stationsnummer.

StNr.

Nummer der Station, für die die Stationskonfiguration angelegt wird.

Systemsperre anfordern, Text

In der Registerkarte Sperre werden die Systemsperren angezeigt, die im Hauptmodul über die Menüoption Extras System sperren festgelegt wurden.

Das Feld Systemsperre anfordern kann nicht bearbeitet werden.

Systemsperre-Datum, Systemsperre-Beginn, Systemsperre-Ende, Text zu Datum

Hier können Sie das Datum und den Zeitpunkt der Systemsperre sowie einen Text festlegen.

Systemsperre Montag etc., tägliche Systemsperre, tägliche Systemsperre von/bis, tägliche Nachricht

Hier können Sie regelmäßige Systemsperren definieren. Dazu müssen Sie Folgendes einstellen:

• Die Systemsperre täglich aktivieren

• Die Zeiten und die Tage eintragen, an denen das System gesperrt werden soll

Anmerkung: Die im Infobereich Stationskonfiguration festgelegten Systemsperren gelten im Gegensatz zu den im Hauptmodul eingerichteten Systemsperren nicht für den Administrator,

Datensicherung und Systemsperre auf Seite 22.

Session-Tracking, Session-Tracking Web

Hier wird das Session-Tracking für die Windows- bzw. Web-Clients dieser Station aktiviert, Session-Tracking auf Seite 106.

Prozess-Tracking, Prozess-Tracking Web

Hier wird das Prozess-Tracking für die Windows- bzw. Web-Clients dieser Station aktiviert, Prozess-Tracking auf Seite 107.

Windows Trace, Web Trace

Derzeit ohne Funktion.

Kat-Refresh-Frq.

Hier tragen Sie in Minuten ein, wie oft im laufenden Betrieb geprüft werden soll, ob Kataloge durch andere Benutzer geändert wurden (manuell, Import oder Katalogwartung).

Format-Refresh-Frq.

Betrifft nur die Web-Version. Kennzeichnet, wie oft Formatänderungen im laufenden Betrieb aktualisiert werden sollen.

Stations-Tracking-Frq.

Hier tragen Sie ein, wie oft im laufenden Betrieb geprüft werden soll, ob eine Systemsperre gesetzt wurde. Der Standardwert ist 2 Minuten.


Benutzer-Tracking-Frq., Benutzer-Tracking-Frq. Web

Hier tragen Sie ein, in welchem Intervall im laufenden Betrieb aktualisiert werden soll.

letzter Systemcheck

Datum, an dem die Lizenzdatei zuletzt gesendet wurde, Lizenzmeldung starten auf Seite 110.

Domäne

Standard-Domäne der Station, d. h. Domäne für alle Benutzer, bei denen keine andere Domäne eingetragen ist.

In den folgenden Feldern im Maskenzusatz werden die Passwort-Einstellungen eingerichtet, Passwort-Einstellungen auf Seite 108:

Frq. PW-Änderung in Tagen

Frequenz in Tagen, in der Benutzer ihre Passwörter ändern müssen.

Mindestlänge PW

Mindestlänge des Passworts.

PW muss Ziffern enthalten

Das Passwort muss mindestens eine Ziffer enthalten.

PW muss Buchstaben enthalten

Das Passwort muss mindestens einen Buchstaben enthalten.

PW darf Benutzername nicht enthalten

Das Passwort darf den Benutzernamen nicht enthalten.

Max. Anz. Login-Fehlversuche

Hier können Sie festlegen, dass sich Benutzer nach einer bestimmten Zahl von Fehlversuchen beim Login nicht mehr anmelden dürfen.

Anmerkung: Die maximale Anzahl von Login-Fehlversuchen kann sowohl pro Station hier im Infobereich Stationskonfiguration, oder pro Bearbeiter im Konfigurationsmodul oder im Dialogfeld Login konfigurieren des Infobereichs Bearbeiter definiert werden. Der für den Bearbeiter definierte Wert überschreibt den für die Station festgelegten Eintrag.

Max. Blocking

Für diese Station wird der Blocking-Mechanismus über die maximale Anzahl von Fehlversuchen wirksam.

Tracking Login-Fehlversuche

Die Anzahl der Login-Fehlversuche wird im Infobereich Stationskonfiguration protokolliert.

Exponential-Blocking

Für diese Station wird das exponentielle Blocking wirksam.


Protokollierung für Lese- und Schreibzugriffe

Sie können die Datenzugriffe in update.seven in eine Protokolldatei exportieren.

Folgende Zugriffe können protokolliert werden:

• Datenänderungen (d. h. Neuanlage, Bearbeiten und Löschen) durch den Benutzer im Hauptmodul, in den Modulen Import, Wartung und Rechte sowie in update.seven web

• Datenänderungen über die Web- oder XML-Schnittstelle sowie über DDE-Server

• Lesezugriffe:

o Anzeige in Liste und Maske

o Anzeige in einem Dialogfeld (z. B. Suchmaske, Firmen- oder Personensuche)

o im Modul Export

o im Modul Analyse

o über DDE-Server

o Drucken aus dem Hauptmodul

o Übergabe an Microsoft Word oder Microsoft Excel

Nicht als Zugriff gelten dagegen:

• Kommunikation

• Rebuild

• Database Analyzer

• Selektionen

• Lesen in Workflows oder Triggern (im Hintergrund, d. h. nicht interaktiv)

Anmerkung: Die Protokollierungstabellen werden nicht kommuniziert, d. h. sie müssen pro Station eingerichtet, exportiert und gelöscht werden.

Aktivieren und Durchführen der Zugriffsprotokollierung

Folgende Schritte sind zur Vorbereitung und Durchführung der Zugriffsprotokollierung notwendig:

• Im Infobereich Rechte des Moduls Rechte wird die Protokollierung für Lese- und Schreibzugriffe eingerichtet und im Rechteformat gespeichert, Protokolliere Lesen auf Seite 99 und Protokolliere Schreiben auf Seite 100.

• Das definierte Rechteformat wird den Bearbeitern zugewiesen, deren Lese- oder Schreibzugriffe protokolliert werden sollen.

• Über die Optionen Protokolliere Lesen und Protokolliere Schreiben in der Symbolleiste oder im Menü Info werden die Protokolldateien nach unterschiedlichen Kriterien (für bestimmte Benutzer, Infobereiche...) exportiert und auch gelöscht, Zugriffsprotokolle exportieren auf Seite 101.

Anmerkung: Die Optionen Protokolliere Lesen und Protokolliere Schreiben in der Symbolleiste oder im Menü Info stehen nur für den Administrator zur Verfügung.

Im Infobereich Konfiguration können Sie das Trennzeichen für die Protokolldatei definieren, Konfiguration im Administratorhandbuch 2.


Protokolliere Lesen

In der Spalte Protokolliere Lesen des Infobereichs Rechte nehmen Sie pro Infobereich die Einstellungen für die Protokollierung der Lesezugriffe vor.

1 Klicken Sie in die Spalte Protokolliere Lesen des gewünschten Infobereichs.

Folgende Optionen werden angezeigt:

Protokolliere: Aktivieren Sie diese Zeile, um die Protokollierung des Lesezugriffs generell zu aktivieren. Wenn Sie diese Zeile aktivieren, werden auch die Zeilen Modul und Funktionen automatisch aktiviert.

Bedingt: Klicken Sie in diese Zeile, um eine Bedingung für die Protokollierung des Lesezugriffs zu definieren, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Modul: Hier bestimmen Sie, auf welche Module sich die Protokollierung bezieht. Klicken Sie

auf , um die einzelnen Module anzuzeigen. Wenn die Zeile Modul aktiviert ist, sind automatisch alle Module aktiviert. Sie können die Module, für die keine Protokollierung stattfinden soll, einzeln deaktivieren.

Funktionen: Hier bestimmen Sie, auf welche Funktionen (Maske, Liste, etc.) sich die

Protokollierung bezieht. Klicken Sie auf , um die einzelnen Funktionen anzuzeigen. Wenn die Zeile Funktionen aktiviert ist, sind automatisch alle Funktionen aktiviert. Sie können die Funktionen, für die keine Protokollierung stattfinden soll, einzeln deaktivieren.

2 Wählen Sie die Schaltfläche OK in der Kopfzeile, um Ihre Einstellungen zu bestätigen und in den Infobereich Rechte zurückzukehren.


Mit der Schaltfläche Löschen können Sie die getroffenen Einstellungen entfernen.

Anmerkung: Rechteformate, die Protokollierungsdaten enthalten, können in älteren Versionen von marketing.manager, die noch nicht über diese Funktion verfügen, nicht gelesen werden. Die Protokollierung steht ab der Version 6.0 SP1 zur Verfügung.


Protokolliere Schreiben

In der Spalte Protokolliere Schreiben des Infobereichs Rechte nehmen Sie pro Infobereich die Einstellungen für die Protokollierung der Schreibzugriffe vor. Sie können die Einstellungen separat für die Neuanlage, das Bearbeiten und das Löschen in einem bestimmten Infobereich definieren.

1 Klicken Sie in die Spalte Protokolliere Schreiben des gewünschten Infobereichs.

Folgende Optionen werden angezeigt:

Protokolliere: Aktivieren Sie in dieser Zeile die Spalten für Neuanlage, Bearbeiten oder Löschen, um die Protokollierung des Schreibzugriffs generell zu aktivieren. Wenn Sie eine Zeile aktivieren, wird sie auch für die Optionen Modul, Funktionen und nur die geänderten Felder aktiviert.

Bedingt: Aktivieren Sie in dieser Zeile die Spalten für Neuanlage, Bearbeiten oder Löschen, um Bedingungen für die Protokollierung des Lesezugriffs zu definieren, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

bedingt (vor Änderung): Diese Option steht nur für die Spalte Bearbeiten zur Verfügung. Klicken Sie in diese Zeile, um eine Bedingung zu definieren, die sich auf die Datensätze vor dem Bearbeiten bezieht, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Modul: Hier bestimmen Sie, auf welche Module sich die Protokollierung bezieht. Klicken Sie

auf , um die einzelnen Module anzuzeigen. Wenn die Spalte für Neuanlage, Bearbeiten oder Löschen in der Zeile Modul aktiviert ist, sind automatisch alle Module aktiviert. Sie können die Module, für die keine Protokollierung stattfinden soll, einzeln deaktivieren.

Funktionen: Hier bestimmen Sie, auf welche Funktionen (Aktivität, Trigger, Workflow)

sich die Protokollierung bezieht. Klicken Sie auf , um die einzelnen Funktionen anzuzeigen. Wenn die Spalte für Neuanlage, Bearbeiten oder Löschen in der Zeile Funktionen aktiviert ist, sind automatisch alle Funktionen aktiviert. Sie können die Funktionen, für die keine Protokollierung stattfinden soll, einzeln deaktivieren.

nur die geänderten Felder: Aktivieren Sie die Spalte für Neuanlage oder Bearbeiten in der Zeile nur die geänderten Felder, wenn nicht der gesamte Datensatz, sondern nur die bearbeiteten Felder protokolliert werden sollen.

Felder: Hier bestimmen Sie, auf welche Felder des gewählten Infobereichs sich die

Protokollierung bezieht. Klicken Sie auf , um alle Felder des jeweiligen Infobereichs anzuzeigen. Wenn die Spalte für Neuanlage, Bearbeiten oder Löschen in der Zeile Felder aktiviert ist, sind automatisch alle Felder des Infobereichs aktiviert. Sie können die Felder, für die keine Protokollierung stattfinden soll, einzeln deaktivieren.

2 Wählen Sie die Schaltfläche OK in der Kopfzeile, um Ihre Einstellungen zu bestätigen und in den Infobereich Rechte zurückzukehren.


Mit Hilfe der Schaltfläche Löschen können Sie die getroffenen Einstellungen entfernen.


Anmerkung: Rechteformate, die Protokollierungsdaten enthalten, können in älteren Versionen von marketing.manager, die noch nicht über diese Funktion verfügen, nicht gelesen werden. Die Protokollierung steht ab der Version 6.0 SP1 zur Verfügung.

Zugriffsprotokolle exportieren

Nachdem im Infobereich Rechte die Einstellungen für die Protokollierung der Lese- und Schreibzugriffe getroffen wurden und Sie den gewünschten Benutzern das entsprechende Rechteformat zugeordnet haben, können Sie die Protokolldateien mit den gewünschten Informationen exportieren.

Anmerkung: Die Optionen Protokolliere Lesen und Protokolliere Schreiben in der Symbolleiste oder im Menü Info stehen nur für den Administrator zur Verfügung.

Lesezugriff protokollieren

1 Wählen Sie die Option Protokolliere Lesen in der Symbolleiste oder im Menü Info.

2 Der Infobereich Protokolliere Lesen wird angezeigt.

3 Tragen Sie im Feld Dateiname einen Namen der Protokolldatei ein. Sonst erhalten Sie beim Exportieren die Meldung: "Datei kann nicht geöffnet werden".

4 Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen für die Protokolldatei vor, und wählen Sie die Schaltfläche Export.

Die Protokolldatei wird, sofern nichts anderes angegeben wird, in das Verzeichnis \system\db geschrieben.

Felder des Infobereichs Protokolliere Lesen

Startdatum

Geben Sie hier ein Startdatum ein, falls die Protokollierung durch einen Datumsbereich eingeschränkt werden soll.

Enddatum

Geben Sie hier ein Enddatum ein, falls die Protokollierung durch einen Datumsbereich eingeschränkt werden soll.

Benutzername

Tragen Sie hier einen Benutzernamen (d. h. den Login-Namen eines Benutzers) ein, wenn die Protokollierung auf einen bestimmten Benutzer beschränkt werden soll.


Infobereich

Wählen Sie in diesem Katalog einen Infobereich aus, wenn die Protokollierung auf einen bestimmten Infobereich beschränkt werden soll.

Anmerkung: Falls die Felder Startdatum, Enddatum, Benutzername und Infobereich nicht erfasst werden, kommt es bei der Protokollierung zu keiner Einschränkung in Bezug auf diese Kriterien.

Dateiname

Geben Sie hier einen Namen für die Protokolldatei an, z. B. "protokoll.txt". Wenn Sie keinen Dateinamen eintragen und die Schaltfläche Export wählen, wird folgende Meldung angezeigt: "Datei kann nicht geöffnet werden."

Satznr.

Hier wird nach der Erstellung der Protokolldatei die Anzahl der exportierten Protokolleinträge angezeigt.

Export

Wählen Sie diese Schaltfläche, um die Protokolldatei zu erstellen.

Löschen

Wählen Sie diese Schaltfläche, um Protokolleinträge zu löschen.

Anmerkung: Beim Löschen von Protokolleinträgen können Sie nur nach dem Datumsbereich (Felder Start Datum und Ende Datum) einschränken.

Aufbau der Protokolldateien von Lesezugriffen

Die in einer Protokolldatei von Lesezugriffen enthaltenen Daten werden in folgender Reihenfolge angezeigt:

Datum 20031113

Zeit (HHMMSS) 132054

Benutzer LEA

Bearb.-ID 10000018

Modul update.seven

Funktion Liste

Infobereich FI

Datensatz-ID 1

Feld-Nr. F0

Feld* F1;6

*Bei Lesezugriffen wird hier nur der eindeutige Schlüssel des Datensatzes erfasst.


Beispiel:

Anmerkung: Die Protokolldatei kann z. B. mit Microsoft Excel in übersichtlicher Form angezeigt werden.

Schreibzugriff protokollieren

1 Wählen Sie die Option Protokolliere Schreiben in der Symbolleiste oder im Menü Info.

2 Der Infobereich Protokolliere Schreiben wird angezeigt.

3 Tragen Sie im Feld Dateiname einen Namen der Protokolldatei ein.

4 Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen für die Protokolldatei vor, und wählen Sie die Schaltfläche Export.

Die Protokolldatei wird, sofern nichts anderes angegeben wird, in das Verzeichnis \system\db geschrieben.

Felder des Infobereichs Protokolliere Schreiben

Im Infobereich Protokolliere Schreiben stehen Ihnen die gleichen Felder zur Verfügung wie im Infobereich Protokolliere Lesen.

Zusätzlich können Sie folgende Einstellungen wählen:

Neuanlage

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Neuanlegen von Datensätzen protokolliert werden soll.

Bearbeiten

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Bearbeiten von Datensätzen protokolliert werden soll.


Löschen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Löschen von Protokolleinträgen protokolliert werden soll.

Anmerkung: Aktivieren Sie mindestens eines dieser drei Kontrollkästchen, sonst kann keine Protokolldatei erstellt werden, und Sie erhalten die Meldung: "Datei kann nicht geöffnet werden".

Aufbau der Protokolldateien von Schreibzugriffen

Die in einer Protokolldatei von Schreibzugriffen enthaltenen Daten werden in folgender Reihenfolge angezeigt:

Datum 20031117

Zeit (HHMMSS) 164323

Benutzer LEA

Bearb.-ID 10000018

Modul update.seven

Modus* N

Funktion Parent Link

Infobereich MA

Datensatz-ID 542

Feld-Nr. F106

Feld F1;31

* "N" steht für Neuanlage, "U" für Bearbeiten und "D" für Löschen

Bei Schreibzugriffen mit Neuanlage oder Bearbeiten werden hier nicht nur der eindeutige Schlüssel des Datensatzes, sondern auch alle Felder erfasst.

Beim Löschen wird nur der eindeutige Schlüssel des Datensatzes geschrieben.

Beispiel:

Anmerkung: Die Exportdatei kann mit Microsoft Excel in übersichtlicher Form geöffnet werden.

Interaktive Trigger werden wie manuelle Änderungen behandelt und protokolliert, auch wenn Änderungen durch Trigger nicht protokolliert werden sollen (d. h. die Funktion Trigger ist im Rechteformat nicht aktiviert).


Benutzer-Tracking

Die Daten im Infobereich Benutzer-Tracking werden automatisch erstellt. Sie können diese Daten zwar anzeigen, aber nicht bearbeiten oder löschen.

Der eindeutige Schlüssel besteht aus Stationsnummer + Benutzername + Modul.

StNr.

Stationsnummer des Benutzers.

Benutzername

Name des Benutzers (Login-Name).

Modul

Name des Moduls.

Datum erstes Login, Zeit erstes Login

Datum und Zeit, wann sich der Benutzer zuerst angemeldet hat.

Datum letztes Login, Zeit letztes Login

Datum und Zeit, wann sich der Benutzer zuletzt angemeldet hat.

Gesamtdauer Login, Gesamtdauer Login (msec.)

Gesamtdauer der Login in Tagen, Stunden, Minuten und Sekunden. Intern wird die Dauer in Millisekunden protokolliert und für die Ausgabe umgewandelt.

Anzahl Tastaturanschläge, Anzahl Mausklicks

Protokoll, wie oft der Benutzer in diesem Modul insgesamt eine Taste betätigt hat bzw. mit der Maus geklickt hat.

Dauer letztes Login, Dauer letztes Login (msec.)

Dauer des letzten Logins in Tagen, Stunden, Minuten und Sekunden. Intern wird die Dauer in Millisekunden protokolliert und für die Ausgabe umgewandelt.

Anzahl Logins, Anzahl Logouts, Benutzer aktiv

Die Ziffer im Feld Anzahl Logins wird jedes Mal um 1 erhöht, sobald sich der Benutzer anmeldet. Die Ziffer im Feld Anzahl Logouts wird jedes Mal um 1 erhöht, wenn der Benutzer das Modul korrekt beendet.

Das Feld Benutzer aktiv wird aktiviert angezeigt, solange der Benutzer im betreffenden Modul angemeldet ist. Sobald sich der Benutzer abmeldet, wird das Feld inaktiv angezeigt.

Wenn der Benutzer nicht aktiv ist, ergibt sich aus der Differenz der Felder Anzahl Logins und Anzahl Logouts die Anzahl der Abstürze. Wenn der Benutzer aktiv ist, ist die Anzahl der Abstürze gleich der Differenz der Felder Anzahl Logins und Anzahl Logouts minus 1.


Datum Trackerstart, Zeit Trackerstart

Datum und Zeit des Trackerstarts.

Letzte Eingabe

Zeitpunkt der letzten Eingabe. 14:05:53:900 bedeutet 14:05 Uhr, 53 Sekunden und 900 Millisekunden.

Session-Tracking

Pro Login in ein Modul von update.seven wird ein Datensatz erstellt, wenn das Kontrollkästchen Session-Tracking im Infobereich Stationskonfiguration aktiviert wurde, Stationskonfiguration auf Seite 96.

Der Schlüssel ist Stationsnummer + Benutzername + Modul + Datum + Zeit.

Wenn die Anzahl der Daten zu groß ist, können Sie Bedingungen verwenden, um gezielt z. B. auf die Daten eines bestimmten Tages oder Benutzers zugreifen zu können.

StNr.

Station, die verfolgt wird.

Benutzername

Name des Benutzers, der verfolgt wird.

Modul

Modul, das verfolgt wird.

Datum, Zeit

Datum und Zeit des Logins.

Logout-Datum, Logout-Zeit

Datum und Zeit des Logouts.

Login-Dauer

Die Login-Dauer wird in Millisekunden berechnet und für die Anzeige in Tage, Stunden und Minuten umgerechnet.

Anzahl Tastaturanschläge, Anzahl Mausklicks

Protokoll, wie oft der Benutzer während dieser Session eine Taste betätigt hat bzw. mit der Maus geklickt hat.


Prozess-Tracking

Bei der Durchführung verschiedener Prozesse wird in update.seven ein Datensatz erstellt. Manche Prozesse werden immer verfolgt, andere nur, wenn das Kontrollkästchen Prozess-Tracking im Infobereich Stationskonfiguration aktiviert ist. Dies kann der Kontrolle dienen, um festzustellen, welche Benutzer wann welche Prozesse durchgeführt haben und kann z. B. für einige Tage aktiviert werden. Die generierten Datensätze können über die Wartung gelöscht werden.

Der Schlüssel ist Stationsnummer + Datum + Zeit(msec.) * Benutzername + Modul.

Zusätzliche Indizes sind:

• Stationsnummer + Prozess + Status + Datum + Zeit(msec.)

• Stationsnummer + Status + Datum + Zeit(msec.)

StNr.

Station, die verfolgt wird.

Benutzername

Name des Benutzers, der verfolgt wird.

Modul

Modul, das verfolgt wird.

Datum, Zeit

Datum und Zeit, zu denen der Prozess gestartet wurde.

Modul

Modul, in dem der Prozess gestartet wurde.

Prozess

Folgende Prozesse werden immer verfolgt bzw. können verfolgt werden:

Prozess Immer Nur bei aktiviertem Prozess-Tracking

Löschen nach korrektem Beenden

Rebuild x x

Selektion, Objekt-Selektion, Autoselektion, Auto-Objektselektion

x x

Generieren bei Aktivitäten x

Zusammenführen x x

Katalogwartung in mehreren Phasen x


Prozess Immer Nur bei aktiviertem Prozess-Tracking

Löschen nach korrektem Beenden

Kommunikation, Synchronisation in mehreren Phasen

x

Änderungen und Löschungen in der Wartung

x

Import, Export x x

Anmerkung: Systemsperren werden im Prozess-Tracking nicht als Datensätze angelegt, auch wenn im Infobereich Stationskonfiguration das Kontrollkästchen Prozess-Tracking aktiviert ist.

Enddatum

Datum, an dem dieser Prozess beendet wurde.

Dauer

Die Dauer des Prozesses wird in Millisekunden berechnet und für die Anzeige in Tage, Stunden und Minuten umgerechnet.

Status, Status.Nr.

Fixer Katalog:

• offen: Prozess wird gerade ausgeführt

• erledigt: Prozess wurde korrekt abgeschlossen

• abgebrochen: Prozess wurde durch den Benutzer abgebrochen

• Fehler: ein Fehler ist aufgetreten, und der Prozess wurde abgebrochen

• Ausnahme: update.seven ist während der Prozessausführung abgestürzt

Text

Automatisch erfasster Text zum Prozess (bei Selektionen z. B. der Name der Selektion).

Anmerkung: Die in diesem Feld angezeigten Texte werden immer auf Englisch ausgegeben.

Passwort-Einstellungen

Um eine höhere Sicherheit zu gewährleisten, bietet update.seven die Möglichkeit, dass Passwörter regelmäßig geändert werden und gewisse Anforderungen erfüllen müssen. Außerdem können bestimmte Blocking-Mechanismen aktiviert werden, durch die der Benutzer nach einer bestimmten Anzahl von fehlgeschlagenen Login-Versuchen gesperrt wird.

Im Infobereich Stationskonfiguration stehen dafür folgende Felder zur Verfügung: Frq. PW-Änderung in Tagen, Mindestlänge PW, PW muss Ziffern enthalten, PW muss Buchstaben enthalten, PW darf Benutzername nicht enthalten, Max. Anz. Login-Fehlversuche, Tracking Login-Fehlversuche, Exponential-Blocking, und Max. Blocking, Stationskonfiguration auf Seite 96. Diese Einstellungen gelten für alle Benutzer, die Folgendes erfüllen:

• Die Option Ohne Passwort im Modul Konfiguration ist nicht aktiviert.

• Das Kontrollkästchen PW-Prüfung ignorieren im Modul Konfiguration ist nicht aktiviert.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Benutzer, z. B. den Kommunikationsbenutzer, von diesen Regelungen auszunehmen.


Im Modul Konfiguration und im Infobereich Bearbeiter (Dialogfeld Login konfigurieren) stehen Ihnen für die Einrichtung der Sicherheitsbestimmungen der Passwörter folgende Felder zur Verfügung: Frq. Pw-Änderung in Tagen, PW-Änderung beim nächsten Login, PW-Prüfung ignorieren, Max. Anz. Login-Fehlversuche, Anz. Login-Fehlversuche und Max. Anz. Login-Fehlversuche ignorieren, Vergabe von Modulrechten, Passwort-Einstellungen, Prozess-Tracking auf Seite 27 und Login konfigurieren auf Seite 46.

Bei der Anmeldung eines Benutzers wird vom System überprüft, ob das Passwort des Benutzers geändert werden muss und ob es den Sicherheitsbestimmungen entspricht. Falls eines dieser Kriterien nicht erfüllt wird, wird der Benutzer aufgefordert, das Passwort zu ändern. Bei der Passwortänderung werden erneut die Sicherheitsbestimmungen überprüft.

Länge des Passworts

Die maximale Länge des Passworts beträgt 32 Zeichen. Dadurch wird das Passwort effizient gegen so genannte Brute-Force-Attacken geschützt, d. h. wenn mit bestimmten Anwendungen versucht wird, durch Probieren aller möglichen Kombinationen das Passwort zu knacken.

Im Infobereich Stationskonfiguration können Sie im Feld Mindestlänge PW eine Mindestlänge des Passworts festlegen, die der Benutzer beim Anlegen neuer Passwörter beachten muss.

Außerdem können Sie in den Feldern PW, PW muss Ziffern enthalten, PW muss Buchstaben enthalten und PW darf Benutzernamen nicht enthalten im Infobereich Stationskonfiguration weitere Kriterien festlegen, die das Passwort erfüllen muss.

Alias-Benutzer

Für größere Sicherheit gibt es die Möglichkeit, dass sich der Benutzer nicht mit dem Benutzernamen, sondern mit einem Alias-Namen bei update.seven anmeldet. Dieser Alias-Name kann bis zu 64 Zeichen enthalten (im Gegensatz zum Benutzernamen, der nur höchstens 8 Zeichen enthält). Dadurch wird die Kombination aus Passwort und Benutzername effizienter gegen unerwünschte Zugriffe geschützt.

Der Alias-Name wird im Konfigurationsmodul oder im Infobereich Bearbeiter (Dialogfeld Login konfigurieren) im Feld Alias-Benutzer definiert.

Wenn ein Alias-Name definiert ist, kann sich Benutzer nicht mehr mit seinem Benutzernamen, sondern nur mit dem Alias-Namen in update.seven anmelden. Intern wird allerdings der Benutzername weiter verwendet, z. B. für das Anlegen der Benutzerverzeichnisse.

Anmerkung: Wenn der update.seven-Benutzer der Windows-Benutzer ist, d. h. wenn update.seven so konfiguriert ist, dass sich der Benutzer bei update.seven nicht anmelden muss, kann der Alias-Name nicht eingegeben werden.

System-Blocking

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, das System gegen unerwünschte Zugriffe zu schützen.

Wenn einer der Blocking-Mechanismen aktiviert ist, wird an Stelle spezifischer Fehlermeldungen eine neutrale Fehlermeldung angezeigt, dass ein Login-Fehler vorliegt.

Maximale Anzahl von Fehlversuchen

Sobald ein Benutzer ein falsches Passwort eingibt, wird dies im Feld Anz. Login-Fehlversuche im Konfigurationsmodul und im Dialogfeld Login konfigurieren des Infobereichs Bearbeiter festgehalten. Wenn die im Feld Max. Anz. Login-Fehlversuche (im Konfigurationsmodul oder im Infobereich Bearbeiter pro Bearbeiter, im Infobereich Stationskonfiguration pro Station) eingetragene Anzahl von fehlgeschlagenen Login-Versuchen erreicht ist, wird der Benutzer gesperrt.


Exponential-Blocking

Im Rahmen des System-Blockings kann pro Station definiert werden, dass sich die Antwortzeit des Systems nach jedem Fehlversuch beim Login beginnend bei einer Sekunde jeweils verdoppelt.

Dazu muss im Infobereich Stationskonfiguration das Kontrollkästchen Exponential-Blocking aktiviert werden.

Die Steuerung dieser Funktion erfolgt über das Feld Max. Anz. Login-Fehlversuche. Sobald ein gültiges Login erfolgt, wird der Wert in diesem Feld auf "0" zurückgesetzt. Die maximale Anzahl von Fehlversuchen kann pro Bearbeiter im Konfigurationsmodul oder im Infobereich Bearbeiter (Dialogfeld Login konfigurieren) definiert werden. Pro Station wird die maximale Anzahl der Fehlversuche im Infobereich Stationskonfiguration definiert.

Für den Administrator ist die maximale Blockierungszeit auf ca. 17 Minuten begrenzt.

Entblocken eines Benutzers

Das Entblocken eines Benutzers erfolgt durch den SU.

Die Sperre wird durch Zurücksetzen des Felds Anz. Login-Fehlversuche im Konfigurationsmodul oder im Dialogfeld Login konfigurieren des Infobereichs Bearbeiter aufgehoben.

Lizenzmeldung starten

Wenn die Maximalzahl der Lizenzen überschritten wird, erhalten Benutzer beim Anmelden im Kommunikationsmodul die Meldung "Sie verwenden mehr Benutzer IDs als Ihre Seriennummer erlaubt.." (bei Autokommunikation, wird eine Meldung für den Benutzer SU generiert). Bei der Überschreitung um mehr als 10 Lizenzen ist die Anmeldung im Kommunikationsmodul nicht mehr möglich.

Der Benutzer "SU" erhält jeden 31. Mai und jeden 30. November beim Anmelden die Aufforderung zur Lizenzmeldung. Falls diese innerhalb eines Monats nicht ausgeführt wird, werden das Wartungs- und das Kommunikationsmodul für alle Benutzer gesperrt.

Aus update.seven wird eine Textdatei generiert und an update gesendet, um festzustellen, welche Kunden welche Module verwenden und wie viele Benutzer es gibt. Diese Datei enthält folgende Informationen:

• Kundenname und Lizenznummer

• Verwendete Module

• Anzahl der Benutzer

• Statistik über die Datenmenge in ausgewählten Infobereichen

Da in update.seven nicht jede Notebook-Installation einzeln registriert werden muss, werden diese Daten von update zur Kontrolle verwendet, ob die lizenzierte Benutzeranzahl überschritten wird.

Um eine Lizenzmeldung durchzuführen, wählen Sie im Modul Rechte die Menüoption Bearbeiten Lizenzmeldung.


Anmerkung: Sie können die Lizenzmeldung nur auf der Zentralstation und nur dann durchführen, wenn Sie als "SU" angemeldet sind.

Hier stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

E-Mail senden

Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die generierten Informationen an die Adresse [email protected] gesendet.

Datei löschen

Dieses Kontrollkästchen kann nur aktiviert werden, wenn das Kontrollkästchen E-Mail senden aktiv ist. Wenn es aktiviert ist, werden die generierten Dateien nach der Ausführung gelöscht.

Start

Durch Klicken auf Start werden die Lizenzdaten erzeugt und versendet.

Anmerkung: Wenn Ihre Version von update.seven nicht in der Registrierung des Betriebssystems eingetragen ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Nach der Ausführung wird im Verzeichnis \sys von update.seven die Lizenzdatei Mmsystemlog_<Windows-Benutzername>_<aktuellesDatum>.txt angelegt.

Ansicht

Durch Klicken auf Ansicht wird die Lizenzdatei geöffnet.

Lizenzdatei

Die Namen und Texte der Lizenzdatei werden immer in Englisch angegeben.

CUSTOMER INFORMATION

Firmenname aus der Datei mminst.ini oder der Registrierung, aktuelles Datum, Datum der letzten Lizenzmeldung, aktuelle Stationsnummer.


VERSION INFORMATION

Firmen- und Versionsnummer aus der Registrierung, Seriennummer und lizenzierte Sprachen.

SERVER MODULES

Anzahl der Datensätze in den jeweiligen Infobereichen und jeweils letzter angelegter Datensatz.

Die Module werden in jedem Fall angezeigt. Pro Modul bestehen drei mögliche Klassifikationen:

• Used: In mindestens einem der geprüften Infobereiche gibt es mindestens einen Datensatz.

• Clarify: In einem der Infobereiche wurden Datensätze angelegt und wieder gelöscht.

• Not used: In keinem der geprüften Infobereiche gibt es einen Datensatz.

LANGUAGE INFORMATION

Anzahl der Sprachen, die einer Station zugewiesen sind.

CLIENT USERS

Anzahl der Benutzer, die sich seit der letzten Lizenzmeldung angemeldet haben.

USER PER MODULE

Anzahl der Benutzer pro Modul.

COMMUNICATION INFORMATION

Stationen, die seit der letzten Lizenzmeldung mit der Zentrale kommuniziert haben.

PATCH INFORMATION

Informationen über die eingespielten Hotfixes werden aus der Datei win_Patch_History.txt gelesen.

Report ID

Identifikationsnummer der Lizenzdatei.

Rechtemodul und andere Module

• Im Modul Konfiguration wird definiert, welche Mitarbeiter welche Module benutzen dürfen.

• Im Modul Rechte wird definiert, welche Mitarbeiter Zugriffs-, Neuanlage-, Bearbeitungsmöglichkeiten in welchen Stationen haben.

• Im Modul Kommunikation wird der Datenaustausch zwischen dezentralen update.seven-Datenbanken geregelt.

Dabei wird von einer bestimmten Datenqualität ausgegangen, die durch die entsprechenden Benutzerrechte sichergestellt wird.

Benutzerrechte

Auf Basis der Firmenstruktur und des Kommunikationsmodells müssen die Benutzerrechte definiert werden. Nur wenn klare Verantwortlichkeiten für den Datenbestand definiert sind, kann die Kommunikation - also die Integration der jeweiligen Datenänderungen in den zentralen Datenbestand - funktionieren.

Sowohl in der Zentrale als auch in den Außenstellen können Neuaufnahmen vorgenommen werden. Über die Rechte wird geregelt, dass für unterschiedliche Datensätze nicht die gleichen Nummern vergeben werden.

Durch Anlegen von Bearbeitergruppen und Bearbeitern (z. B. Innendienst, Außendienst, etc.) können Neuaufnahmen, Änderungen und Löschvorgänge den Bearbeitern eindeutig zugewiesen werden.


Rechte und Kommunikationsmodul

Anmerkung: update empfiehlt für die Verwendung des Moduls Kommunikation einen Benutzer anzulegen (beispielsweise mit dem Namen "COM"), der ausschließlich für das Modul Kommunikation berechtigt ist.

Für den Kommunikationsvorgang selbst haben die Rechte keine Auswirkung.

Hat ein Benutzer die Berechtigung, sich beim Modul Kommunikation anzumelden und Kommunikationsvorgänge zu starten, sind sowohl seine persönlichen Benutzerrechte als auch Stations- und Gruppenrechte während der Kommunikation nicht wirksam.

Dies ist notwendig, um auch neue Katalogwerte zu übermitteln und Dateninhalte zu ergänzen, auf die der Benutzer kein Änderungs-, aber ein Zugriffsrecht besitzt.

Beispiel: Der Außendienstmitarbeiter Maier darf nur die ihm zugeordneten Kunden und Interessenten bearbeiten. Er erhält bei der Kommunikation jedoch auch Informationen über für ihn wichtige Kunden aus anderen Gebieten. Würden seine Benutzerrechte während der Kommunikation wirksam sein, könnte er Änderungen der fremden Kunden nicht in seinen Datenbestand integrieren.

Rechte und Wartungsmodul

Katalogsperre und Wartungsmodul: Sperre Zugriff, Sperre Update und Sperre Löschen von Katalogwerten gilt nur im Modul Wartung und ist im Hauptmodul ohne Auswirkung.

Diese Sperren werden dann wirksam, wenn das definierte Recht einem Bearbeiter zugeordnet ist, der im Modul Wartung arbeiten darf, Sonderfall: Kataloge sperren auf Seite 34.

Rechte und Import-/Exportmodul

Alle Einschränkungen, die für einen Benutzer in den Rechten definiert wurden, wirken sich auch beim Import oder Export von Daten aus.

Sind für einen Bearbeiter z. B. Mussfelder definiert, so werden alle Importdatensätze, die diese Mussfelder nicht erfüllen, als falsch abgewiesen.

Wenn Sie sich als Administrator beim Modul Import anmelden, gelten folgende einschränkende Rechte:

• Die Neuaufnahme-Nummernkreise der Station.

• Die Trigger der aktuellen Station.

Wenn Sie sich mit einem anderen Benutzernamen als SU (Supervisor bzw. Administrator) beim Import angemeldet haben, dann sind die Rechte dieses Benutzers beim Import aktiv.

Diese Bearbeiterrechte können sich auch auf so genannte Mussfelder beziehen. Wurden in Ihrem Bearbeiterrecht spezielle Mussfelder definiert, so werden diese von update.seven als zusätzliche Kontrollfelder (Mussfelder) beim Import herangezogen.

Auch bedingte Update-Rechte etc. können sich beim Import auswirken.


update.seven phone-Konfiguration

update.seven phone für update.seven ist eine Softphone-Lösung, die aber kein Bestandteil von update.seven ist. update.seven phone ist eine eigene Komponente, die zusätzlich erworben werden muss. Wenn Sie update.seven phone verwenden möchten, müssen Sie diese Komponente im Modul Rechte konfigurieren.

Anmerkung: Auch wenn Sie update.seven phone nicht erworben haben, müssen Sie Einstellungen vornehmen, z. B. Präfixe oder Vorwahlen definieren, um in update.seven nach Telefonnummern suchen zu können, Basiskonfiguration ohne update.seven phone-Installation auf Seite 114. Die Einstellungen, die in den restlichen Kapiteln beschrieben werden, stehen nur zur Verfügung, wenn Sie update.seven phone installiert haben.

Weitere Information über update.seven phone finden Sie im update.seven phone Benutzerhandbuch.

Basiskonfiguration ohne update.seven phone-Installation

Im Modul Rechte finden Sie im Menü Extras die Optionen, die Sie benötigen, um update.seven phone zu konfigurieren.

Anmerkung: Wenn Sie update.seven phone nicht verwenden, müssen Sie trotzdem die Basiskonfiguration in der Menüoption Telefonprofil vornehmen. Sie benötigen diese Basiskonfiguration, um in update.seven nach Telefonnummern und E-Mail-Adressen suchen zu können.

Um die Basiskonfiguration vorzunehmen:

1 Starten Sie das Modul Rechte.

2 Wählen Sie die Menüoption Extras Telefonprofil.

Das Dialogfeld Telefonprofil wird geöffnet.


3 In den Bereichen Eingehender Anruf und Ausgehender Anruf können Sie folgende Daten eingeben:

o International: Präfix der internationalen Kennzahlen des jeweiligen Landes.

Die Länderkennzahlen sind genormt, z. B. Deutschland 49, Schweiz 41, Österreich 43, etc. Beim Wählen muss aber noch das Präfix des jeweiligen Landes vor dieser Kennzahl angefügt werden. In den meisten Fällen handelt es sich, zumindest innerhalb Europas, um 00. Sind Sie allerdings z. B. in Australien und möchten nach Österreich telefonieren, müssen Sie 011 vor der 43 wählen.

o National: Präfix der nationalen Vorwahlen. In den meisten Ländern ist dies 0.

o Präfix für externe Anrufe: Das Kennzeichen, das Sie eingeben müssen, um eine freie Amtsleitung zu erhalten. Dies ist ein Telefontastenfolge, die aus Ziffern, * oder # bestehen kann.

Anmerkung: Ob das Präfix für externe Anrufe eingegeben werden muss, hängt davon ab, ob er bei eingehenden Anrufen von Ihrem Telefonsystem mit gesendet wird. Ist der Präfix für eingehende Anrufe in der Anlage definiert, müssen Sie dieses Präfix eingeben, ist er in der Anlage nicht definiert, darf er nicht eingegeben werden. Für ausgehende Anrufe müssen Sie das Präfix immer eingeben.

4 Im Bereich Lokale Einstellungen können Sie Ihre eigene Nummer eingeben:

o Landesvorwahl: die internationale Kennziffer Ihres Landes

o Ortsvorwahl: die nationale Vorwahl Ihres Ortes

o Eigene Firmennummer: Ihre eigene Telefonnummer


Das Dialogfeld Speichern wird geöffnet.

6 Geben Sie den Namen des Profils ein.


8 Klicken Sie auf Schließen.

Telefonprofil definieren

Um update.seven phone verwenden zu können, muss der Administrator ein Profil definieren, welches dann in den Rechten den einzelnen Benutzern, Benutzergruppen oder Stationen zugewiesen werden kann. Um Telefonprofile zu definieren, stehen Ihnen im Menü Extras vier Menüoptionen zur Verfügung.

Speichern und laden eines Telefonprofils

Um ein Telefonprofil zu speichern:

1 Definieren Sie ein Telefonprofil, Telefonnummernsuche aktivieren auf Seite 116, CTI-Basiseinstellungen definieren auf Seite 116 und update-phone-Profil anpassen auf Seite 118.


Das Dialogfeld Speichern wird geöffnet.

3 Geben Sie den Namen des Profils ein.


5 Klicken Sie auf Schließen.


Um ein Telefonprofil zu laden:

1 Klicken Sie neben dem Feld Bedingungsformat auf (Laden).


2 Wählen Sie ein Bedingungsformat.


Telefonnummernsuche aktivieren

Um in update.seven nach Telefonnummern suchen zu können, müssen im Telefonprofil bestimmte Optionen definiert werden.

Um die Telefonnummernsuche zu definieren:




3 In der Registerkarte Telefonnummernsuche können Sie Einstellungen wie die internationalen Vorwahlen, die eigene Firmennummer etc. eingeben, Basiskonfiguration ohne update.seven phone-Installation auf Seite 114

4 Das Kontrollkästchen update.seven phone wurde vom System aktiviert, und bewirkt, dass in update.seven win und web die update.seven phone-Funktionsleiste geladen wird.

CTI-Basiseinstellungen definieren

Um CTI-Basiseinstellungen (Computer Telephony Integration) zu definieren:





3 Klicken Sie auf die Registerkarte CTI.

4 Im Bereich CTI-Basiseinstellungen können Sie folgende Definitionen vornehmen:

o Schnellwahl: Die Dropdown-Liste stellt die möglichen Schnellwahl-Telefonfelder zur Verfügung.

In den Infobereichen Firma und Person können verschiedene Telefonnummern eingetragen werden, z. B. die Telefonnummer der Firma oder die Mobiltelefonnummer Ihrer Kontaktperson. Diese Nummernfelder stehen hier zur Auswahl. Wenn der Benutzer in update.seven die Schaltfläche Schnellwahl klickt, wird die hier an erster Stelle definierte Nummer gewählt.

o update.seven phone Bedingungen: Hier können Sie festlegen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit update.seven phone-Aktionen ausführt. Die Bedingungen werden der Reihe nach geprüft bis die erste erfüllte Bedingung gefunden wird. Die der Bedingung zugeordnete Aufgabe (mit Aktion) wird ausgeführt und die restlichen Bedingungen nicht mehr überprüft. Die Reihenfolge der Bedingungen ist daher wichtig.

Beispiel: Sie definieren drei Bedingungen. Die erste Bedingung ist für alle Anrufe gültig. Die zweite filtert Anrufe aus Deutschland, die zugeordnete Aktion öffnet in update.seven einen auf deutsche Kunden abgestimmten Fragebogen. Die dritte filtert Anrufe aus Österreich und die zugeordnete Aktion öffnet den auf österreichische Kunden abgestimmten Fragebogen.

In diesem Fall dürfen Sie die allgemeine Bedingung nicht an die erste oder zweite Stelle setzen. Diese Bedingung wird von allen Anrufen erfüllt und in Folge würden die deutschen und österreichischen Anrufe nicht mehr gefiltert.

Die Bedingungen müssen bereits definiert sein, damit Sie sie hier zuweisen können, Allgemeine Bedingungsinformationen definieren auf Seite 126 und ACD-spezifische Bedingungsinformationen definieren auf Seite 127.


Um dieser Liste Bedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf (Bedingung laden). Das Dialogfeld Laden enthält die Liste aller definierten Bedingungen. Wählen Sie eine Bedingung und klicken Sie auf OK.

Um einen Eintrag in dieser Liste zu löschen, markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie

auf (Löschen).

o Interne Anruflänge: Die maximale Länge der internen Nebenstellen- bzw. Kurzwahlnummern.

Im Bereich Telefonbücher können Sie angeben, welche Telefonbücher update.seven phone verwenden soll. Telefonbücher sind Textdateien und müssen Einträge in folgender Form enthalten:

<Name>;<Telefonnummer>

z. B.:

Lyönen, Antti;5884466 - 122

5 Im Bereich update.seven win Einstellungen können Sie folgende Definitionen vornehmen:

o Anrufinformationen (update.seven phone Aktionen): Format, in welchem die Anrufinformationen im Dialogfeld update.seven phone Aktionen dargestellt werden.

Klicken Sie auf (Firmenfelder), um ein Feld aus dem Infobereich Firma und auf (Personenfeld), um ein Feld aus dem Infobereich Person auszuwählen, das Sie als Anrufinformation anzeigen lassen wollen. Sie können nur ein Feld auswählen.

o Detailanzeige (update.seven phone Aktionen): Format, in welchem die Detailinformationen aller Anrufe m Dialogfeld update.seven phone Aktionen dargestellt werden.

Klicken Sie auf (Firmenfelder), um ein Feld aus dem Infobereich Firma und auf (Personenfelder), um ein Feld aus dem Infobereich Person auszuwählen, das Sie als Detailinformation anzeigen lassen wollen. Sie können mehrere Felder auswählen.

o Keine automatische Aktion im Änderungsmodus: Wenn sich update.seven im Änderungsmodus befindet, wird bei aktiviertem Kontrollkästchen keine automatische Aktion gestartet.

o Ähnliche Einzeltreffer unterstützen: Wird bei der Telefonnummernsuche kein Treffer gefunden, sondern nur ein einziger ähnlicher Treffer, der den Suchkriterien nur teilweise entspricht, so wird bei aktiviertem Kontrollkästchen dieser wie ein exakter Treffer behandelt.

Systemeinstellungen anpassen

update.seven phone kann Ihren Anforderungen angepasst werden. Sie können z. B definieren, welche Daten in Protokolldateien gespeichert werden oder welche Schaltflächen in update.seven aktiv sind.

Um das Telefonprofil anzupassen:





3 Klicken Sie auf die Registerkarte System.

4 Definieren Sie Ihre Basiseinstellungen:

o Unterstützte Telefonfunktionen: Hier können Sie jene Funktionen auswählen, die abhängig von Ihrem Telefonsystem in der update.seven phone-Funktionsleiste in update.seven oder im Dialogfeld update.seven phone zur Verfügung stehen.

o System-DLL: Standardmäßig uppTapiExt.dll.

o INI-Datei (optional): Eine zusätzliche ini-Datei kann notwendig werden, um Einstellungen, die nur Ihr Telefonsystem betreffen, zu unterstützen, Optionale ini-Datei auf Seite 121.

5 Definieren Sie die Trace-Einstellungen:

o Trace-Level: Sie können zwischen Null, Standard, Erweitert und Voll wählen.

update empfiehlt, den Trace-Level auf Null zu stellen, da sonst große Datenmengen in die Protokolldatei geschrieben werden und dadurch das System beeinträchtigen können. Die anderen Optionen sind bei der Fehlererkennung von Nutzen.

o Log-Dateiname: Geben Sie in dieses Textfeld den Namen der Protokolldatei ein, die im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert wird. Bei Trace-Level Null wird keine Protokolldatei abgespeichert, die restlichen Trace-Levels schreiben in die Datei, die Sie hier eingeben, update.seven schlägt Ihnen die Datei uppTrace.log vor.

o XML-Trace: Das verwendete Telefonprofil wird in der XML-Datei uppProfile.xml im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert.


6 Definieren Sie die TAPI-Einstellungen:

o Device by name: Ein TAPI-System besteht aus drei Komponenten: Name, Nebenstellennummer und die eindeutige Kennzahl.

Das TAPI-System vergibt für jede eingerichtete TAPI-Nebenstelle eine eindeutige Kennzahl. Standardmäßig verwendet update.seven phone diese Kennzahl, um eine Nebenstelle anzusprechen. update.seven phone kann aber auch eine Nebenstelle über den Namen (statt über die Kennzahl) ansprechen. Damit die Nebenstelle mit dem Namen erkannt wird, müssen Sie das Kontrollkästchen Device by name aktivieren.

Erfolgt die Zuordnung der TAPI-Nebenstelle an update.seven phone für Benutzer, die sich auf unterschiedlichen Computern anmelden, über die Kennzahl, müssen diese Benutzer auf dem jeweiligen Rechner jedes Mal die passende Nebenstelle auswählen. Haben diese TAPI-Nebenstellen auf den jeweiligen Computern denselben Namen, so bietet die Option Device by name den Vorteil, dass die Nebenstelle mit Hilfe des Namens gefunden wird und das wiederholte Wählen der passenden Nebenstelle entfällt.

o Permanente Rufkontrolle: update.seven phone kann auch für Anrufe Anruffunktionen ausführen, die von einer anderen lokalen TAPI-Anwendung aus gestartet oder angenommen wurden, z. B. kann mit dem Programm Phone Dialer gewählt, mit update.seven phone aufgelegt werden.

o Holen-Gruppe: Das Übernehmen von Anrufen ist nur innerhalb einer definierten Gruppe, der "Pickup-Gruppe", möglich. Diese Funktion wird nicht von allen Telefonsystemen unterstützt.

Wenn Sie einen Holen-Hotkey definieren, ist diese Option hinfällig.

o Nur Rufinformation: Mit dieser Option werden Anrufe nur angezeigt, Sie können keine Anruffunktionen ausführen, z. B. Anrufe annehmen, Verbindungen trennen, etc. Dies kann erwünscht sein, wenn Sie update.seven phone gemeinsam mit anderen Telefonanwendungen einsetzen und mit diesen die Telefoniefunktionalität abdecken.

o Anzahl Leitungen: Anzahl der zur Verfügung stehenden Leitungen (max. 3), abhängig von Ihrem Telefonsystem.

o Max Konf.-Teilnehmer: Anzahl der maximal möglichen Konferenzteilnehmer, abhängig von Ihrem Telefonsystem.

o Async. Wartezeit (Sek.): Wenn von update.seven phone eine TAPI-Telefonieanforderung (z. B. Wählen) an das Telefonsystem gesendet wird, wird maximal die Dauer dieser asynchronen Zeitsperre auf ein Resultat gewartet. Wenn diese Zeitsperre abläuft, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Ein Wert von 15 Sekunden ist in der Regel ausreichend. Es kann jedoch sein, dass dieser Wert z. B. bei Überlastung des Telefonsystems überschritten wird.

o Zeit für Verbindung (Sek.): Maximale Wartezeit in Sekunden bis die Gegenstelle abhebt. Fünf Sekunden entsprechen einem Freizeichen / Läuten bei der Gegenstelle.

o Holen-Hotkey: Die Tastenbelegung, mit welcher innerhalb einer definierten Gruppe Anrufe für ein Mitglied am eigenen Telefon, z. B. bei Abwesenheit, übernommen und beantwortet werden können.


Optionale ini-Datei

Zusätzliche, nicht TAPI-konforme Einstellungen können in eine eigene ini-Datei geschrieben werden. Diese Datei muss im Verzeichnis system/sys abgespeichert werden. In dieser Datei werden derzeit diese Parameter unterstützt:

Benutzerrechte

Mit den folgenden Einträgen können Sie einzelne Felder im Dialogfeld update.seven phone TAPI Konfiguration für den Benutzer sperren:

[USER_RIGHTS]

Config Make Call: Wait for Connected=1

Config Make Call: AutoHangup=1

Config Inquiry: Wait for Connected=1

Config Inquiry: AutoHangup=1

Config Inquiry: AutoReconnect=1

Config AutoAnswer: Call1=1

Config AutoAnswer: Call2=1

Config Disconnected: AutoHangup=1

Config Device name =1

Der Standardwert ist 1. Wenn Sie eine Option sperren wollen, setzen Sie sie auf 0. Die gesperrten Optionen stehen im Dialogfeld update.seven phone TAPI Konfiguration nicht zur Auswahl.

TAPI-spezifische Einstellungen [TAPI_SPECIFIC]

Ignore Call ID Flags=0 Einige TAPI-Systeme (z. B. alte Bosch-Systeme) setzen keine Call ID Flags. In diesem Fall muss der Parameter auf 1 gesetzt werden.

Standardwert ist 0.

Reset on Failed=0 Wenn MakeCall fehlschlägt, wird die TAPI-Anwendung neu initialisiert, falls Reset on Failed auf 1 gesetzt wird.

Standardwert ist 0.

Number of Resets=1 Die Anzahl der Reset-Versuche, wenn Reset on Failed aktiviert wurde.

Standardwert ist 1.

Use Event=0 Wenn dieser Parameter "1" ist, wird TAPI Event Handle mechanism for notification verwendet.

Standardwert ist 0.

Callback Sleep=0 Bei Statusänderung stellen einige TAPI-Systeme zusätzliche Informationen erst zeitverzögert zur Verfügung.

update.seven phone wartet den definierten „Timeout“ (angegeben in Millisekunden) ab, bevor zusätzliche Anrufinformationen angefordert werden. Empfohlener Wert ist, falls aktiviert, 300, kann aber, abhängig vom Telefonsystem, unterschiedlich sein.

Standardwert ist 0 (deaktiviert).


Aktionen aktivieren

Um eine Aktion zu starten, muss eine Bedingung existieren. Dieser Bedingung wird eine Aufgabe zugeordnet, der wiederum eine automatische Aktion und eine oder mehrere manuelle Aktionen zugewiesen werden können, Bedingungen definieren auf Seite 125 und Aufgaben konfigurieren auf Seite 124.

Bei einem Anruf sendet die Telefoniesoftware Anrufinformationen an update.seven phone. Wenn diese Daten einer in update.seven phone definierten Bedingung entsprechen, werden sie an die update.seven phone-Aufgabe weitergeleitet. Diese Aufgabe sucht in der update.seven-Datenbank nach Informationen in den Infobereichen Firma und Person und startet, abhängig von der Anzahl der Treffer, möglicherweise eine vordefinierte automatische Aktion und, falls gewünscht, das Dialogfeld update.seven phone Aktionen, aus welchem Aktionen manuell gestartet werden können, Aufgaben konfigurieren auf Seite 124.

In der folgenden Grafik werden die Funktionsweise und die internen Abläufe beim Aktivieren einer Aktion dargestellt:

Anmerkung: Das Dialogfeld update.seven phone Aktionen steht in update.seven web nicht zur Verfügung.

Aktionen definieren

Sie können Workflows, die in update.seven erstellt wurden, in update.seven phone Aufgaben und Bedingungen zuweisen.

Um Workflows zuzuordnen:

1 Öffnen Sie das Modul Rechte.

2 Wählen Sie die Menüoption Extras update.seven phone Aktion.

Das Dialogfeld update.seven phone Aktion wird geöffnet.


3 Im Bereich Einstellungen können Sie folgende Informationen definieren:

o Workflow: Auswahl der in update.seven definierten Workflows. Klicken Sie auf (Laden). Das Dialogfeld Laden enthält die Liste aller definierten Workflows. Wählen Sie einen Workflow und klicken Sie auf OK.

o Parameter: Falls notwendig, können hier Parameter für den Workflow definiert werden.

4 Speichern Sie die Aktion.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

Parameter für update.seven Workflows

Sie können Workflows in update.seven definieren und diese als Aktion in update.seven phone aufrufen. Diesen Workflows können Sie Parameter aus den Infobereichen Firma und Person übergeben, falls diese zur Verfügung stehen (d. h. es wurden entsprechende Datensätze auf Basis der Rufnummernerkennung gefunden).

Das Zeichen " | " dient als Trennzeichen.

Beispiel: Es wurde in update.seven ein Workflow mit dem Namen UPPAngebot definiert und die Felder Figr, Finr, Pgr und Pnr sollen als Parameter übergeben werden. Definieren Sie dazu eine Aktion, Aktionen definieren auf Seite 122. Im Bereich Einstellungen wählen Sie den Workflow UPPAngebot.

Die Parameter geben Sie in folgender Form ein:

%FI%0%|%FI%1%|%KP%47%|%KP%48|

FI und KP geben den Infobereich und die Zahl die Feldnummer an.

Sie können in update.seven definierten Workflows zusätzlich die folgenden Parameter übergeben:

• Telefonnummer: %STR%WFPARAM_PHONENO%|

• Call Data: %STR% WFPARAM_CALLDATA%|

• Ereignisname: %STR%WFPARAM_EVENTNAME%|

• phone-Aufgabe: %STR%WFPARAM_TASKNAME%|

• Aufgabeninfo: %STR%WFPARAM_REMARKS%|

• ACD: %STR%WFPARAM_REDIRNO%|

Beispiel: Es wurde in update.seven ein Workflow mit dem Namen Testworkshop definiert. Es werden alle Parameter an den Workflow übergeben:

%STR%WFPARAM_PHONENO%|%STR%WFPARAM_CALLDATA%|%STR%WFPARAM_TASKNAME%|%STR%WFPARAM_EVENTNAME%|%STR%WFPARAM_REMARKS%|%FI%0%|%FI%1%|%KP%47%|%KP%48%|%STR%WFPARAM_REDIRNO%|

Anmerkung: Die Reihenfolge der Parameter in diesem Eintrag muss mit der Reihenfolge der im Workflow definierten Parameter identisch sein.


Aufgaben definieren

Für das Starten von Aktionen wird eine Aufgabe benötigt. Dieser Aufgabe wird dann eine automatische Aktion oder eine oder mehrere manuelle Aktionen zugeordnet.

Anmerkung: update.seven phone unterstützt drei Standard-Aktionen: "Lade Firma/Person", "Neuer Kontakt" und "Suche Firma/Person" Die Aktionen "Lade Firma/Person" und "Neuer Kontakt" basieren auf der Rufnummernerkennung.

Um eine Aufgabe zu definieren:


2 Wählen Sie die Menüoption Extras update.seven phone Aufgabe.

Das Dialogfeld update.seven phone Aufgabe wird geöffnet.

3 Wählen Sie im Bereich update.win Einstellungen eine der folgenden Registerkarten:

o Kein Treffer: Mit dieser Registerkarte können Sie definieren, ob und welche automatische Aktion bzw. manuelle Aktionen zur Verfügung stehen sollen, wenn in update.seven kein übereinstimmender Datensatz anhand der Telefonnummernsuche gefunden wurde.

o Exakter Treffer: Mit dieser Registerkarte können Sie definieren, ob und welche automatische Aktion bzw. manuelle Aktionen zur Verfügung stehen sollen, wenn in update.seven ein übereinstimmender Datensatz gefunden wurde.

o Mehrere Treffer: Mit dieser Registerkarte können Sie definieren, ob und welche automatische Aktion bzw. manuelle Aktionen zur Verfügung stehen sollen, wenn in update.seven mehrere übereinstimmende Datensätze gefunden wurden.

4 Geben Sie eine Beschreibung der Aufgabe in das Feld Phone-View Aufgabeninformation ein.


5 Sie können der Aufgabe in allen drei zur Verfügung stehenden Registerkarten je eine automatische und/oder manuelle Aktionen zuordnen.

Automatische Aktionen führen den zugeordneten Workflow direkt aus, manuelle Aktionen müssen im Dialogfeld Phone Aktionen gewählt werden.

6 Im Bereich update.seven web Einstellungen können Sie bestimmen, ob Sie die Web-Session beibehalten oder eine Neue Web-Session starten möchten.

o Web-Session beibehalten: Die aktuelle Session wird, abhängig von der Konfiguration in update.seven designer, für die weiteren Schritte verwendet, Konfiguration in update.seven designer.

o Neue Web-Session starten: Geben Sie eine URL ein, der in einem neuen Internet Explorer Fenster gestartet wird. Die eingehende Nummer und Anrufdaten werden als Parameter übergeben.

Beispiel:

http://mywebserver/update.web/Framework/Frameset.aspx?Startpage=ID_NET_PHONEEMAILSEARCH&

Mit dieser URL wird die Seite der Telefon/E-Mail-Suche geöffnet und nach der eingehenden Nummer gesucht.

update empfiehlt, in diesem Fall Single Logon zu aktivieren.

7 Speichern Sie die Aufgabe.

Bedingungen definieren

Im Dialogfeld update.seven phone Bedingung können Sie Bedingungen definieren, bearbeiten, aktivieren, deaktivieren und löschen.

Um eine Bedingung zu definieren:


2 Wählen Sie die Menüoption Extras update.seven phone Bedingung.

Das Dialogfeld update.seven phone Bedingung wird geöffnet.

3 Definieren Sie Ihre Bedingung, Allgemeine Bedingungsinformationen definieren auf Seite 126 und ACD-spezifische Bedingungsinformationen definieren auf Seite 127

4 Speichern Sie die Bedingung.


Allgemeine Bedingungsinformationen definieren

Um eine allgemeine Bedingungsinformation zu definieren:

1 Öffnen Sie das Dialogfeld update.seven phone Bedingung, Bedingungen definieren auf Seite 125.

2 In der Registerkarte Allgemein können Sie im Bereich Basiseinstellungen Folgendes definieren:

o Anrufstatus: Jedem Ereignis liegt ein Status zugrunde, z. B. "Läutet". Diese Liste ist fix vorgegeben. Möglicherweise werden nicht alle von update.seven phone zur Verfügung gestellten Telefonie-Status von Ihrem Telefonsystem unterstützt.

o update.seven phone Aufgabe: Hier wählen Sie die Aufgabe aus, die der Bedingung zugeordnet wird. Es stehen alle Aufgaben zur Verfügung, Aufgaben konfigurieren auf Seite 124. Einer Bedingung kann nur eine Aufgabe zugeordnet werden. Dieselbe Aufgabe kann jedoch mehreren Bedingungen zugewiesen werden.

3 Geben Sie im Bereich Filter für Telefonnummern die gewünschten Daten ein:

o Nummernliste: Die Telefonnummern oder Teile von Telefonnummern, um Bedingungen von Telefonnummern abhängig zu definieren. Die einzelnen Nummern werden durch Kommata getrennt.

o Enthalten: Die Nummer muss mit einer Nummer in der Liste übereinstimmen.

o Nicht enthalten: Die Nummer darf mit keiner der Nummern in der Liste übereinstimmen.

o Teilweise Übereinstimmung: Die Nummer muss teilweise übereinstimmen.

Beispiel: In der Liste der Nummern ist die Vorwahl für Deutschland "0049" eingetragen. Wenn Teilweise Übereinstimmung: aktiviert ist, gilt eine Bedingung für alle deutschen Rufnummern.

o Keine internen Anrufe: Die Bedingung ist nur für externe Anrufe gültig.


4 Aktivieren Sie Datum- oder Zeitfilter, wenn diese Filter angewendet werden sollen und geben Sie die gewünschten Daten ein:

o Datum: Falls die Gültigkeit einer Bedingung zeitlich beschränkt ist, kann der Datumsbereich hier aktiviert und ein Anfangs- und Enddatum definiert werden.

o Zeit: Falls die Gültigkeit einer Bedingung zeitlich beschränkt ist, kann die Zeitspanne hier aktiviert und eine Anfangs- und Endzeit definiert werden.

ACD-spezifische Bedingungsinformationen definieren

ACD-Bedingungen (Automatic Call Distribution) werden meist für Callcenter-Lösungen benötigt.

Um eine ACD-Bedingung zu definieren:

1 Öffnen Sie das Dialogfeld update.seven phone Bedingung, Bedingungen definieren auf Seite 125.

2 Klicken Sie auf die Registerkarte ACD-spezifisch.

3 Wählen Sie im Bereich Verfügbarkeit von Anrufdaten die gewünschten Optionen:

o Keine Einschränkung: Die Anrufdaten sind für die Gültigkeit des Ereignisses nicht relevant.

o Keine Daten akzeptieren: Das Ereignis ist nur gültig, wenn keine Anrufdaten mitgeliefert werden.

o Daten müssen vorhanden sein: Das Ereignis ist nur gültig, wenn Anrufdaten mitgeliefert werden.

o Ersetze Telefonnummer durch Anrufdaten: Die Telefonnummer wird bei der Weitergabe an die update.seven phone-Aufgabe durch die Anrufdaten ersetzt.

4 Wählen Sie im Bereich Filter für Anrufdaten die gewünschten Optionen:

o Datenliste: Die relevanten Anrufdaten, getrennt durch Kommata.

o Enthalten: Die Anrufdaten müssen in der Liste enthalten sein.

o Nicht enthalten: Die Anrufdaten dürfen nicht in der Liste enthalten sein.


o Übereinstimmenden Teil trennen: Stimmt der erste Teil der gesendeten Daten mit den Daten, die in der Liste der Anrufdaten enthalten sind, überein, wird dieser Teil von den Anrufdaten getrennt. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens ist es möglich, Zusatzinformationen, die nicht weiter verarbeitet werden sollen, von den für die Weiterverarbeitung relevanten Daten zu trennen.

Beispiel:

<Zusatzinformation><Kundennummer> Bestellung12345 Wenn "Bestellung" mit den in der Liste der Anrufdaten enthaltenen Daten übereinstimmt, wird die für die Weiterverarbeitung relevante Kundennummer von "Bestellung" getrennt.

5 Wählen Sie im Bereich Verfügbarkeit von weiterleitenden Nummern (ACD) - meist Callcenter-Gruppennummern - die gewünschten Optionen:

o Keine Einschränkung: Weiterleitende Nummern sind für die Gültigkeit der Bedingung nicht relevant.

o Keine weiterleitende Nummer akzeptieren: Das Ereignis ist nur gültig, wenn keine weiterleitende Nummer mitgeliefert wird.

o Weiterleitende Nummer muss vorhanden sein: Das Ereignis ist nur gültig, wenn eine weiterleitende Nummer mitgeliefert wird.

o Nummernliste: Die relevanten weiterleitenden Nummern, getrennt durch Kommata.

o Enthalten: Die weiterleitende Nummer muss in der Liste enthalten sein.

o Nicht enthalten: Die weiterleitende Nummer darf nicht in der Liste enthalten sein.

Telefonprofil zuweisen

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden und das Telefonprofil definiert wurde, müssen Sie dieses Profil noch zuweisen. Die Telefonprofile können Bearbeitern, Gruppen und Stationen zugewiesen werden.

Wurde dem Benutzer ein Telefonprofil zugewiesen, so setzt dies die Profile außer Kraft, die einer Gruppe oder einer Station zugewiesen wurden. Wurde dem Benutzer kein Telefonprofil zugewiesen, wird das Profil der Gruppe verwendet. Wurde auch der Gruppe kein Telefonprofil zugewiesen, wird das Profil der Station verwendet. Zusätzlich zum Standard-Telefonprofil können noch weitere Telefonprofile zugewiesen werden.

Um Telefonprofile einem Bearbeiter zuzuweisen:



3 Geben Sie in Standard-Telefonprofil das Standard-Telefonprofil, mit dem der Benutzer arbeiten wird, ein.

4 Geben sie zusätzliche Profile, die dem Benutzer zur Verfügung stehen sollen, in das Feld Telefonprofile ein. Der Benutzer kann beim Anmelden in update.seven das Profil ändern.

5 Klicken Sie auf (Speichern), um das Bearbeiterprofil zu speichern.

Anmerkung: Sie können das Telefonprofil auch einer Gruppe (im Infobereich Bearbeiter) oder einer Station (im Infobereich Station) zuweisen.

Telefonprofile in update.seven web aktivieren

Damit ein Benutzer, der mit update.seven web arbeitet, aus vordefinierten Telefonprofilen wählen kann, müssen Sie in der Datei Configuration.xml einen Eintrag vornehmen.

Um Telefonprofile für update.seven web zu aktivieren:

1 Öffnen Sie im Verzeichnis Ihrer update.seven web-Installation im Unterverzeichnis mmSystem\Configuration die Datei Configuration.xml mit einem Editor.

2 Fügen Sie im Bereich <mmPortal> die folgenden Zeilen ein:

<mmPortal>



<ChangePhoneProfile>true</ChangePhoneProfile>

...

...weitere Einträge...

...

</mmPortal>


3 Speichern Sie die Datei.

Die vordefinierten Telefonprofile stehen dem Benutzer bei der Anmeldung unter der Schaltfläche Erweitert zur Verfügung.

Zusätzliche Telefonfelder im Datenmodell

Sie können im Datenmodell zusätzliche Telefonfelder generieren, Datenmodell auf Seite 184.

Telefonfelder können in jedem Infobereich eingefügt werden. Diese Telefonfelder haben ebenfalls ein Telefonsymbol und können dazu verwendet werden, mit Hilfe von update.seven phone Anrufe auszuführen.

Anmerkung: Nur zusätzliche Felder aus den Infobereichen Firma und Person werden in den Infobereich Tel.Nr/E-Mail übertragen und stehen in update.seven win in der Schnellwahl und für die Rufnummernerkennung zur Verfügung.

update.seven designer-Einstellungen

Wenn Sie update.seven phone mit update.seven web verwenden, müssen Sie folgende Einstellungen im update.seven designer vornehmen:

1 Öffnen Sie den update.seven designer, Handbuch update.seven designer.

2 Suchen Sie den Bereich mit den update.seven phone-Einstellungen.

3 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Show update.seven phone toolbar.

Diese Einstellung bewirkt, dass für den Benutzer beim Starten von update.seven web die phone-Toolbar am oberen Rand der Anwendung angezeigt wird.

4 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Incoming call action eine der folgenden Optionen:

o Do Nothing: Führt keine Aktion aus.

o Popup Question: Bei einem eingehenden Anruf wird folgende Frage angezeigt, die der Benutzer beantworten muss.

Klicken Sie auf Ja, wird die unter URL for action at incoming call eingegebene URL aufgerufen, standardmäßig die Telefon-/E-Mail-Suche.

o Automatic URL redirect: Die unter URL for action at incoming call eingegebene URL wird ohne Rückfrage aufgerufen.

5 Geben Sie im Feld URL for action at incoming call die URL ein, die bei einem eingehenden Anruf aufgerufen werden soll.

6 Speichern Sie die Einstellungen.


Beispiel

Das folgende Beispiel veranschaulicht, welche Schritte auszuführen sind, um ein Telefonprofil zu definieren. Dieses Profil wird einem Benutzer zugewiesen, damit er update.seven phone verwenden kann.

1 Legen Sie eine Aufgabe mit dem Namen "Firma laden" an, Aufgaben konfigurieren auf Seite 124. Aktivieren Sie die folgenden Aktionen:

o Kein Treffer: Aktivieren Sie die automatische Aktion "Suche Firma". Dieser Eintrag legt fest, welche Aktion ausgeführt wird, wenn kein Treffer gefunden wird. In diesem Beispiel soll die Firmensuche automatisch gestartet werden.

o Exakter Treffer: Aktivieren Sie die manuellen Aktionen "Lade Firma/Person" und "Neuer Kontakt", damit der Benutzer wählen kann, ob der Infobereich Firma/Person angezeigt oder ob ein neuer Kontakt erstellt werden soll. Es wird keine automatische Aktion gestartet.

o Mehrere Treffer: Keine Auswahl.


2 Legen Sie eine Bedingung mit dem Namen "Telefon läutet" an, Bedingungen definieren auf Seite 125. Wählen Sie den Anrufstatus "Läutet" und laden Sie die update.seven phone Aufgabe "Firma laden".

3 Legen Sie ein Telefonprofil mit dem Namen "phone-Demo" an, Telefonprofil definieren auf Seite 115. Aktivieren Sie im Bereich update.seven phone Bedingungen die Bedingung "Telefon läutet".


Definieren Sie auch, welche Informationen im Dialogfeld update.seven phone Aktionen angezeigt werden.

4 Ordnen Sie dieses Profil einem Benutzer zu. Sie können das Profil auch einer Gruppe oder einer Station zuordnen.

5 Für update.seven web müssen Sie im update.seven designer das Kontrollkästchen Show update.phone toolbar aktivieren, update.seven designer-Einstellungen auf Seite 130.

6 Starten Sie update.seven als der Benutzer, dem Sie das Profil zugewiesen haben.

7 Ein Anruf geht ein.

Der Status des Anrufs "Läutet" entspricht dem Bedingung "Telefon läutet".


update.seven win:

Anhand der Telefonnummer wird in den Infobereichen Firma und Person nach übereinstimmenden Daten gesucht. Im Dialogfeld update.seven phone Aktionen werden die Informationen zu der Firma/Person sowie die anrufbezogenen Informationen zu Verfügung gestellt.

Da für einen exakten Treffer keine automatische Aktion definiert wurde, sondern nur zwei manuelle Aktionen zur Auswahl stehen, muss der Benutzer hier wählen, ob der Infobereich Firma/Person angezeigt werden soll, oder ob ein neuer Kontakt erstellt werden soll.

Anmerkung: Aktionen stehen nur in update.seven win zur Verfügung.

update.seven web:

Abhängig von Ihren Einstellungen im update.seven webdesigner wird für den Benutzer automatisch die Telefon/E-Mail-Suche oder folgende Frage angezeigt:

Weitere Informationen zu den Einstellungen im update.seven webdesigner, update.seven designer-Einstellungen auf Seite 130.


Allgemeine Systemarchitektur

Das folgende Diagramm gibt eine Übersicht über die allgemeine Systemarchitektur:

137

Das Modul Import kann Daten von externen Systemen in update.seven einspielen, mit den bereits vorhandenen Daten abgleichen und - falls sie identisch sind - zusammenführen.

Voraussetzungen für den Import

Benutzerrechte

Beim Bearbeiten und Löschen von Datensätzen gelten die Feldrechte des importierenden Benutzers.

Bei der Neuanlage von Datensätzen werden importierte Werte auch dann übernommen, wenn im Feldrecht des Benutzers die Neuanlage nicht vorgesehen ist.

Wenn der Station ein Stationsrecht zugeordnet ist, gilt es ausnahmslos für jeden Benutzer, auch wenn dieser im Modul Rechte nicht im Infobereich Bearbeiter aufgenommen wurde.

Für den Benutzer SU sind Rechte nur bedingt wirksam: Vorgabewerte und Mussfelder gelten nicht für den Administrator. Trigger aus dem Stationsrecht sind allerdings wirksam.

Importdatei

Die Importdatei ("externe Datei") muss die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Die Datei muss in einem unterstützten Dateiformat verfügbar sein, Dateiformat auf Seite 139.

• Die Feldlängen der einzelnen Importfelder können fix oder variabel sein.

Bei fixen Feldlängen müssen Sie in update.seven ein Importformat erstellen, das exakt die Länge jedes einzelnen Feldes angibt. Beispiel: Die ersten 30 Zeichen werden in das Feld Firma, die nächsten 20 Zeichen in das Feld Branche importiert usw.

Bei variablen Feldlängen müssen Sie im Importformat die Feldtrennzeichen (z.B. Komma nach jedem Feld) bzw. Feldumrandungen (z.B. jedes Feld in Anführungszeichen) angeben.

• Die Datensätze im variablen Format müssen, die Datensätze im fixen Format können durch Trennzeichen (z.B. eine Zeilenschaltung) voneinander getrennt sein.

• Wenn ein Feld ohne Inhalt ist, muss die Datei für dieses Feld ein Feldtrennzeichen enthalten. Beispiel: Huber AG;;Linz

• Die Feldinhalte der Importdatei müssen nicht mit den in update.seven üblichen Inhalten übereinstimmen. Inhalte können während des Imports umgewandelt werden.

• Wenn die externe Importdatei Felder enthält, deren Inhalte Sie in update.seven nicht benötigen, können Sie diese Felder beim Import durch Platzhalter ersetzen und so den Import in update.seven unterdrücken.

• update empfiehlt, nicht mehr als 300 Felder für den Import zu definieren.

• Datensätze können beim Import nur dann aufgenommen werden, wenn die vom Datenmodell vorgegebenen Mussfelder befüllt sind (z.B. das Feld Währung im Infobereich Angebot).

• Für einzelne Bearbeiter können über das Bearbeiterrecht zusätzliche Mussfelder definiert werden. Diese Mussfelder werden beim Import ebenfalls überprüft.

• Sie können Vorgaben definieren für den Fall, dass Mussfelder nicht befüllt sind.

K A P I T E L 4

Importmodul


• Um einen Abgleich mit bestehenden Daten durchführen zu können, muss eine Importdatei eindeutige Schlüsselfelder enthalten, um externe und interne Datensätze vergleichen zu können, Abgleichlogik für andere Infobereiche auf Seite 156. Für die Infobereiche Firma, Person und Objekt ist dies nicht unbedingt notwendig, Firmenabgleich auf Seite 152, Personenabgleich auf Seite 154 und Objektabgleich (nur Branchenversion BTB) auf Seite 155.

Infobereich Zuordnung (nur Branchenversion BTB)

Beim Import von neuen Firmen bzw. Objekten wird der Infobereich Zuordnung im Hauptmodul verwendet, um diese Firmen einem oder mehreren Bearbeitern zuzuordnen.

Wenn Feldeinträge sowohl mit dem Infobereich Ort im Modul Wartung als auch mit dem Infobereich Zuordnung importiert werden, hat die Zuordnung Vorrang, auch wenn der Feldeintrag leer ist. Eine Ausnahme zur Vorrangregel stellt der Infobereich Vertriebsgruppe dar. Hier wird immer die Zuordnungstabelle verwendet, und Daten aus der Ortetabelle werden nicht übernommen.

1 Sie können die Verwendung des Infobereichs Zuordnung verhindern, indem Sie im Modul Rechte dem importierenden Benutzer den Zugriff auf den Infobereich Zuordnung sperren. Dabei sinkt allerdings die Performance.

2 Wenn Sie weder den Infobereich Zuordnung noch den Infobereich Ort verwenden möchten, ändern Sie zusätzlich die Konfiguration, Ortetabelle im Administratorhandbuch 2.

Importformat erstellen

Vor dem Import bilden Sie die Struktur und Feldreihenfolge der Importdatei in update.seven als Importformat nach.

Um ein Importformat zu definieren:

1 Wählen Sie mit der Kontextmenüoption Dateiname oder über die Liste Dateiname die Importdatei aus oder geben Sie Pfad und Dateinamen ein.

Anmerkung: Wenn Sie keinen Pfad angeben, wird die Datei im Verzeichnis system\db gesucht.

2 Wählen Sie die Kontextmenüoption Dateiformat, um Einstellungen der Importdatei zu definieren (Trennzeichen, Protokolldateien usw.), Dateiformat auf Seite 139.

3 Wählen Sie die Importfelder aus, Importfelder auswählen auf Seite 142.

4 Bei fixen Feldlängen müssen Sie die Feldlängen des Importformats an die externe Datei anpassen, Feldlängen ändern auf Seite 143.

5 Wenn Sie während des Imports Feldinhalte verändern möchten, definieren Sie Transformationen, Feldinhalte transformieren auf Seite 144.

Kapitel 4 Importmodul 139

6 Über die Optionen Infobereichseigenschaften und Feldeigenschaften im Kontextmenü können Sie die Auswirkungen des Imports auf die Daten in update.seven festlegen, Infobereichseigenschaften auf Seite 145 und Feldeigenschaften auf Seite 148.

7 Sie können Bedingungen definieren, die die Datensätze der Importdatei erfüllen müssen, um importiert zu werden. Sie können Abgleichbedingungen definieren, die die update.seven-Datensätze erfüllen müssen, um für den Abgleich verwendet zu werden, Bedingungen für den Import auf Seite 147 und Abgleichbedingungen auf Seite 148.

8 Definieren bzw. überprüfen Sie die Abgleichsteuerung, Abgleich auf Seite 152.

9 Überprüfen Sie mit der Kontextmenüoption Test die Zuordnung der externen Felder zu den Feldern in update.seven, Import-Testlauf auf Seite 151.

Beim Test sehen Sie außerdem die Auswirkung von Transformationen und Umsetzungen in Groß- bzw. Kleinschreibung. Einspielbedingungen, Feldverknüpfungen und Abgleichoptionen können hier nicht geprüft werden.

10 Starten Sie den Import, Importvorgang auf Seite 164.

Mit den Schaltflächen Speichern und Laden können Sie die Formate speichern und später wieder laden. Jedes definierte Format kann auch für den Export wiederverwendet werden.

Mit der Schaltfläche Löschen können Sie alle Einstellungen des aktuellen Formats in der Maske entfernen.

Dateiformat

Verwenden Sie die Kontextmenüoption Dateiformat oder die Menüoption Datei Dateiformat, um allgemeine Einstellungen für den Import zu definieren.

Zeichensatz

Für einen korrekten Import müssen Sie den Zeichensatz der externen Datei angeben.

Aktivieren Sie eines der beiden Optionsfelder:

• PC-8: ASCII-Standard unter DOS

• ANSI: Windows-Standard (Wählen Sie den Zeichensatz, z.B. Unicode, aus der Liste aus.)

Anmerkung: Exportdateien von marketing.manager Version 6 und früher verwenden immer den Zeichensatz des Betriebssystems, mit dem sie exportiert wurden. Geben Sie beim Import den richtigen Zeichensatz an. Wenn Sie als Zeichensatz Unicode angeben, werden die Daten aufgrund der aktuellen Windows-Ländereinstellungen ("Locale") umgewandelt und sind deshalb möglicherweise nicht korrekt.


Feldlänge

• Variabel: Die Länge der Felder in der Importdatei ist variabel, die Begrenzungen werden durch Trennzeichen angegeben.

• Fix: Jedes Feld der Importdatei hat eine fixe Feldlänge.

Trennzeichen

• Satz: Geben Sie das Zeichen ein, durch das die einzelnen Datensätze in der Importdatei getrennt sind, oder wählen Sie ein Standardzeichen aus der Liste aus. Beim Import mit einem fixen Format können, mit variablem Format müssen Satztrennzeichen angegeben werden.

• Feld: Geben Sie das Zeichen ein, durch das die Felder in der Importdatei getrennt sind, oder wählen Sie ein Standardzeichen aus der Liste aus.

• Feldrand: Falls die Felder in der Importdatei eine Feldumrandung aufweisen (z. B. bei DBase-Dateien einen Apostroph), geben Sie hier das Zeichen an.

Abkürzungen für Standardtrennzeichen: Blank (Leerzeichen), Cr (Carriage Return), Lf (Line Feed), Tab (Tabulator).

Anmerkung: Sie können jedes beliebige Zeichen des Zeichensatzes als Trennzeichen verwenden.

Die Trennzeichen dürfen natürlich nicht innerhalb eines Feldes verwendet werden. Beachten Sie dies insbesondere beim Feld Teilnehmer des Infobereichs Kontakt. Die Teilnehmer werden innerhalb des Feldes durch Semikolon getrennt. Wenn Sie dieses Feld aus update.seven exportieren und wieder importieren, verwenden Sie keine Semikolons als Trennzeichen.

Feldformat:

Wenn Sie Datums-, Zeit- oder Zahlenfelder importieren, geben Sie hier das Feldformat der externen Daten an.

• Datum: Feldformat für Datumsfelder.

update.seven verwendet das Format TT/MM/JJJJ (Tag/Monat/Jahr). Sie müssen nur dann ein Format auswählen, wenn das externe Format unterschiedlich ist.

• Zeit: Feldformat für Zeitangaben.

Das Format von update.seven lautet HH:MM (Stunden:Minuten). Sie müssen nur dann ein Format auswählen, wenn das externe Format unterschiedlich ist.

• Dezimaltrennzeichen: Zeichen, mit dem Dezimalstellen gekennzeichnet sind.

Bleibt dieses Feld leer, geht update.seven davon aus, dass keine Dezimalzahlen importiert werden. Ist eine Zahl durch die Anzahl der Zeichen in ganze Zahlen und Dezimalstellen getrennt, müssen Sie Transformationen verwenden, Feldinhalte transformieren auf Seite 144.

1. Satz beginnt

• Byteoffset: Geben Sie an, wie viele Zeichen am Beginn der Importdatei ignoriert werden sollen.

Falls zum Beispiel ein Steuersatz mit 40 Zeichen Länge den Daten vorangestellt ist, geben Sie im Feld Byteoffset "40" ein. Dadurch wird erst ab dem 41. Zeichen importiert.

• SatzNr. Geben Sie die Nummer des ersten Datensatzes an, der beim Import berücksichtigt werden soll. (Die Nummerierung der Datensätze beginnt mit 0.)

Kontrolle

• Manueller Abgleich: Mit dieser Option zeigt update.seven während des Imports die Firmen- bzw. Personendatensätze an, zu denen in der update.seven-Datenbank ähnliche Datensätze gefunden wurden. Sie können während des Imports eine Entscheidung über die Neuaufnahme oder das Zusammenführen mit einem internen Datensatz treffen, Importvorgang auf Seite 164.


Für einen automatischen Importvorgang deaktivieren Sie den manuellen Abgleich. Definieren Sie in diesem Fall die Namen der Protokolldateien. In diese Dateien werden als ähnlich bzw. falsch abgewiesene Datensätze geschrieben. Sie können sie zur Information oder als Importdatei bei weiteren Importdurchgängen verwenden.

• Katalogneuaufnahme: Bei neuen Katalogwerten wird eine Abfrage angezeigt. Wenn neue, unbekannte Katalogwerte importiert werden, kommt es zum Vergleich mit bestehenden Werten.

o Der externe Katalogwert wird angezeigt. Im Textfeld Geht über in können Sie eintragen, welcher Wert importiert werden soll.

o Wenn Sie das Kontrollkästchen Manuelle Kontrolle ausschalten aktivieren, können Sie die manuelle Kontrolle beim aktuellen Import für diesen Katalog deaktivieren.

o Wenn Sie auf die Schaltfläche Neu klicken, wird der neue Katalogwert aufgenommen (wenn Sie die Berechtigung dazu haben).

o Nach der Bestätigung mit OK wechseln Sie in das Katalog-Dialogfeld. Wählen Sie einen bestehenden Wert an Stelle des Importwerts aus.

• Ortetabelle nicht ergänzen: Wenn eine importierte Firma eine Ortsangabe enthält, die nicht im Infobereich Ort von update.seven enthalten ist, wird dieser Ort auch NICHT hinzugefügt.

Ext.System

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das externe System, das beim Import von Bearbeitern verwendet werden soll, Feldeigenschaften auf Seite 148.

Protokolldateien

Geben Sie an, unter welchem Pfad und Dateinamen die Protokolle abgespeichert werden sollen (z.B. "c:\import.dat"):

• Abgeglichene: Protokoll für Datensätze, zu denen eine eindeutige interne Entsprechung gefunden wurde, und die automatisch zusammengeführt wurden (bzw. würden, wenn Sie die Aktualisierung nicht erlaubt haben)

• Neu: Protokoll für neu aufgenommene Datensätze.

• Ähnliche: Protokoll für Datensätze, für die in update.seven ein ähnlicher, aber nicht eindeutig identischer Datensatz gefunden wurde. Die Ähnlichkeit reicht für eine automatische Aktualisierung nicht aus, oder es gibt mehr als einen ähnlichen Datensatz.

• Falsche: Protokoll für Datensätze, die ein Kriterium nicht erfüllen (z.B. ein Mussfeld fehlt, Benutzerrechte verhindern den Import, Einspielbedingungen sind nicht erfüllt, Zusatzinfos können keiner Firma zugeordnet werden usw.).

Anmerkung: Wenn Sie keine Verzeichnisse angeben, werden die Protokolldateien in das Verzeichnis der Importdatei geschrieben.

Wenn Sie keine Dateinamen angeben, wird der Dateiname der Importdatei mit den Dateierweiterungen .abg, .neu, .sim und .fal verwendet (z.B. c:\import.fal für als falsch abgewiesene Datensätze).


Je nach den Einstellungen in den Infobereichseigenschaften haben die Protokolldateien folgende Funktion:

• Information über Vorgänge, die bereits erledigt sind.

• Vorschläge, wie update.seven einzelne Datensätze beim Import behandeln würde.

Sie können in diesem Fall die Protokolldatei in einem weiteren Importvorgang mit anderen Einstellungen verwenden:

1. Kopieren Sie die Protokolldatei, da sie sonst eventuell bei der Protokollierung überschrieben wird.

2. Importieren Sie die kopierte Datei.

Importfelder auswählen

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche (Felder) in der Kopfzeile.

Das Dialogfeld Felder auswählen wird angezeigt.

2 Wählen Sie unter Infobereich einen Infobereich aus, in den Sie Daten importieren möchten.

Alle möglichen Importfelder dieses Infobereichs werden unter Felder angezeigt.

3 Wählen Sie ein Feld und klicken Sie auf , um ein Feld als Einspielfeld auszuwählen.

Das Feld wird unter Gewählte Felder angezeigt.

o Sie können ein Feld auch durch Doppelklick auswählen.

o Um alle Felder zu wählen, klicken Sie auf .

o Wenn Sie ein Feld irrtümlich gewählt haben, können Sie es durch Doppelklick oder die

Schaltfläche aus der Liste entfernen.

o Klicken Sie auf , um alle gewählten Felder zu entfernen.

Anmerkung: Wenn in der externen Datei Felder enthalten sind, die Sie nicht übernehmen möchten, wählen Sie aus dem Listenfeld Infobereich den Eintrag Sonstige Felder am Ende der Liste und das Feld Platzhalter. Auf Platzhalter können Sie keine Bedingungen setzen.

4 Wählen Sie weitere Infobereiche und Felder aus.

Unter Feldreihenfolge werden alle gewählten Felder aller Infobereiche in der Reihenfolge Ihrer Auswahl angezeigt. Um die Felder nachträglich zu sortieren, Reihenfolge ändern auf Seite 143.


Wählen Sie nur jene Felder mehrfach aus, die später miteinander verknüpft werden, Feldeigenschaften auf Seite 148. Ein mehrfach gewähltes Feld erkennen Sie im Listenfeld

Feldreihenfolge an einer Laufnummer (z.B. FI-1-Straße, wenn das Feld FI-Straße zum zweiten Mal gewählt wurde).

Mit dem Infobereich Login-Datei können Sie Benutzer mit ihren Zugriffsrechten auf Module importieren. Um die Daten für einen Benutzer zu ergänzen, müssen Sie zusätzlich den Infobereich Bearbeiter und gegebenenfalls auch den Infobereich Gruppenzuordnung erfassen. Die Verbindung von Login-Datei zu Bearbeiter erfolgt über die Personennummer.

Anmerkung: Wenn Sie beim Import von Bearbeitern nicht nur das Feld Passwort, sondern auch das Feld Passwort lang importieren, muss sich der Bearbeiter mit dem langen Passwort anmelden. Sonst gilt der Eintrag aus dem Feld Passwort.

Reihenfolge ändern

Um die Feldreihenfolge zu ändern:

1 Wechseln Sie vom Dialogfeld Felder auswählen mit OK zurück in die Ausgangsmaske.

Hier sehen Sie alle Felder, die Sie ausgewählt haben, in der derzeit gültigen Feldreihenfolge.

2 Klicken Sie bei dem Feld, dessen Position in der Reihenfolge Sie ändern möchten, in die Spalte Pos.

3 Geben Sie die gewünschte Position ein.

4 Bestätigen Sie die neue Reihenfolge mit den Tasten Tabulator, Eingabe, Pfeil nach oben oder Pfeil nach unten.

Feldlängen ändern

Für externe Dateien im fixen Format müssen die Feldlängen des Importformats genau auf die Feldlängen in der externen Datei abgestimmt werden.

1 Klicken Sie in das Feld Länge.

2 Geben Sie die gewünschte Feldlänge ein.

3 Bestätigen Sie die Eingabe mit der Tabulatortaste oder den Pfeiltasten.

Anmerkung: Ist das externe Feld länger als das Feld in update.seven (z. B. Firma in update.seven 120 Zeichen, extern 130 Zeichen), geben Sie dennoch die externe Feldlänge an. Die Zeichen, die über die interne Feldlänge hinausgehen, werden nicht importiert. Wenn Sie alle Zeichen in update.seven übernehmen möchten, müssen Sie diese Zeichen in ein anderes Feld importieren.


Feldinhalte transformieren

Um Feldinhalte vor dem Import zu ändern, können Sie pro Feld eine oder mehrere Transformationen definieren.

Um eine Transformation für ein Feld festzulegen:

1 Klicken Sie bei dem Feld in die Spalte Transf.

Das Dialogfeld Feldtransformation wird geöffnet.

2 Klicken Sie auf (Neu).

Das Dialogfeld Transformationen wird geöffnet.

3 Tragen Sie im Textfeld Externer Wert den Feldinhalt der Importdatei ein.

4 Legen Sie im Textfeld Interner Wert fest, in welchen Feldinhalt der externe Wert transformiert werden soll.

Anmerkung: Doppelklicken Sie in das Feld Interner Wert, um einen eventuell vorhandenen Katalog zu öffnen.


5 Legen Sie für den Wert folgende Optionen fest:

o Groß-/Kleinschreibung: Die Groß/Kleinschreibung wird bei der Transformation berücksichtigt.

o Teiltext: Es wird auch nach Wortteilen gesucht.

Beispiel: In der Importdatei ist im Firmenwortlaut "GmbH" erfasst. Sie möchten intern aber "Ges.m.b.H." erfassen. Aktivieren Sie die Option Teiltext und transformieren Sie extern "GmbH" zu intern "Ges.m.b.H.".

o Wildcards (* ?): Sie können mit dieser Option Werte ersetzen, die von Datensatz zu Datensatz unterschiedlich erfasst sind.

Beispiel für *: Die externe Datei enthält die Abkürzungen "Österr.", "Öst", etc. Sie möchten diese Werte in "Österreich" umwandeln. Aktivieren Sie die Option Wildcards und wählen Sie als externen Wert "Öst*" und als internen Wert "Österreich".

Beispiel für ?: Die externe Datei enthält Werte wie "12A34", "57B75", "32A12". Sie möchten nur die letzten zwei Ziffern importieren. Aktivieren Sie die Option Wildcards und wählen Sie als externen Wert "???*" und als internen Wert "*".

6 Geben Sie alle gewünschten Transformationen ein. Die Transformationen werden in der angegebenen Reihenfolge abgearbeitet.

Anmerkung: Die Optionen Groß-/Kleinschreibung, Teiltext und Wildcards können für jede Transformationszeile unterschiedlich sein.

7 Speichern Sie das Format. Sie können es für ein anderes Feld wieder laden und so die gleichen Transformationen mehrmals verwenden.


Anmerkung: Um Transformationen zu definieren, die für alle Felder der Importdatei gelten, wählen Sie die Menüoption Daten Globale Transformationen.

Bedingungen werden erst nach der Transformation überprüft.

Die Werte für das Feld Geschlecht müssen in die Werte von update.seven transformiert werden, um bei Briefen und Etiketten eindeutige Anreden für weibliche und männliche Ansprechpersonen festzulegen (Herr, Frau und ein leerer Wert).

Infobereichseigenschaften

Über die Option Infobereichseigenschaften im Kontextmenü oder über das Menü Daten Infobereiche können Sie definieren, ob und wie Datensätze in einen Infobereich aufgenommen werden.

• Format: Name des abgespeicherten Formats.

• Pos: Position des Infobereichs in der Tabelle.

• Infobereich: Name des Infobereichs, in den die Daten importiert werden.

• Abgl.: Die externen Daten werden mit den internen Daten verglichen.

Für Firmen und Personen kann dieser Vergleich auf mehrere Arten durchgeführt werden (über Name und Adresse oder über die Firmen- bzw. Personennummer). Zusatzinformationen werden nach einem fixen Schlüssel abgeglichen.


Wenn einzelne Datensätze nicht abgeglichen werden, nimmt update.seven sie neu auf, wenn eine Neuaufnahme erlaubt ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Abgleich auf Seite 152.

• Neu: Die externen Datensätze werden neu in die Datenbank aufgenommen.

o Bei der Neuaufnahme ohne Abgleich werden alle externen Daten ungeprüft in das System importiert.

o Für die Neuaufnahme mit Abgleich muss zusätzlich die Option Abgl. aktiviert sein.

• Upd: Daten in update.seven sollen durch den Import aktualisiert werden.

• Löschen: Wenn diese Option aktiviert ist und der externe Datensatz ein Löschkennzeichen enthält, wird dieses Löschkennzeichen importiert. Wenn die Option nicht aktiviert ist, werden Datensätze mit Löschkennzeichen nicht importiert.

• Manuelle Kontrolle: Die Felder dieses Infobereichs sollen mit manueller Kontrolle importiert werden.

• Protokolldatei abgeglichene: Es wird eine Protokolldatei mit den abgeglichenen, also den als identisch erkannten Datensätzen angelegt.

• Protokolldatei neue: Es wird eine Protokolldatei mit den neu aufgenommenen Datensätzen angelegt.

• Protokolldatei ähnliche: Es wird eine Protokolldatei mit den als ähnlich erkannten, aber nicht identischen Datensätzen angelegt.

• Protokolldatei falsche: Es wird eine Protokolldatei mit den falschen, also den abgewiesenen Datensätzen angelegt.

Anmerkung: In die Protokolldatei wird immer der komplette Datensatz mit allen Feldern aus der Importdatei ausgegeben, auch wenn nur bei einem Infobereich eine der vier Optionen Protokolldatei ausgewählt wurde.

• Abgleich-Felder: Durch Klicken in dieses Feld gelangen Sie bei Firmen und Personen in das Dialogfeld zur Abgleichsteuerung des jeweiligen Bereichs, Firmenabgleich auf Seite 152 und Personenabgleich auf Seite 154.

• Bedingung aktiv: Über die Menüoption Daten Bedingung definieren können Sie zu den einzelnen Infobereichen Bedingungen für das Einspielen festlegen, Bedingungen für den Import auf Seite 147.

Aktivieren Sie das Feld Bedingung aktiv, um eine Bedingung zu aktivieren. Ein Datensatz aus der Importdatei muss diese Bedingung erfüllen, um importiert zu werden. Sonst wird er als "falsch" abgewiesen.

• Abgleichbedingung aktiv: Über die Menüoption Daten Abgleichbedingung definieren können Sie zu den einzelnen Infobereichen Abgleichbedingungen definieren, Abgleichbedingungen auf Seite 148.

Aktivieren Sie das Feld Abgleichbedingung aktiv, um eine Abgleichbedingung zu aktivieren. Der Abgleich wird nur mit den Datensätzen in update.seven durchgeführt, die die Bedingung erfüllen.

• Vorgabewerte: Wenn Felder in der Importdatei ohne Feldinhalte oder gar nicht enthalten sind, können Sie stattdessen Ersatzwerte definieren, Vorgabewerte definieren auf Seite 147. Beispiel: Alle Firmen, die Sie importieren, stammen aus Deutschland. Sie müssen das Feld Land in der Importdatei nicht angeben, sondern können den Vorgabewert "Land=Deutschland" definieren.

o Wenn in der Importdatei das entsprechende Feld leer ist, wird stattdessen der Vorgabewert als Feldinhalt importiert (auch wenn in der Datenbank das Feld einen anderen Wert enthält).

o Wenn in der Importdatei das entsprechende Feld nicht vorhanden ist, wird in das Feld nur bei Neuanlage eines Datensatzes der Vorgabewert eingetragen. Felder in schon vorhandenen Datensätzen werden in diesem Fall nicht verändert.


Vorgabewerte definieren

1 Klicken Sie in die Spalte Vorgabewerte oder wählen Sie die Menüoption Daten Vorgabewerte definieren und den Infobereich.

Eine Maske mit allen Feldern des Infobereichs wird angezeigt.

2 Geben Sie die Vorgabewerte in die entsprechenden Textfelder bzw. Katalogfelder ein.

Reihenfolge beim Abgleich

Die Reihenfolge der Felder im Importformat bestimmt die Reihenfolge der Infobereiche beim Abgleich:

Wenn Sie diese Reihenfolge ändern möchten, geben Sie die gewünschten Positionsnummern in der Spalte Pos. ein.

Bedingungen für den Import

Um aus der Importdatei nur Daten zu importieren, die eine Bedingung erfüllen:

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Bedingung definieren.

2 Wählen Sie den Infobereich, für den Sie eine Bedingung setzen möchten.

3 Definieren Sie die gewünschte Bedingung, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Anmerkung: Bedingungen können nur auf die Felder gesetzt werden, die im Importformat gewählt wurden. Auf Platzhalter können keine Bedingungen gesetzt werden. Wenn Sie Bedingungen auf Katalogfelder gesetzt haben, werden zuerst die Katalogwerte neu aufgenommen, um die Bedingung zu prüfen. Wenn der Datensatz abgewiesen wird, kann es vorkommen, dass in der Datenbank Katalogwerte existieren, die von keinem Datensatz verwendet werden. Bedingungen werden nach durchgeführter Transformation geprüft.

4 Um die Bedingung zu aktivieren, wählen Sie die Menüoption Daten Bedingung aktiv.


Nur die Datensätze werden importiert, die alle Bedingungen erfüllen. Alle anderen Datensätze werden beim Import als "falsch" abgewiesen.

Abgleichbedingungen

Mit Abgleichbedingungen können Sie die Datenmenge aus update.seven einschränken, die beim Abgleich berücksichtigt wird.

1 Wählen Sie die Menüoption Daten Abgleichbedingung definieren.

2 Wählen Sie den Infobereich, zu dem die Abgleichbedingung gesetzt werden soll.

3 Definieren Sie die gewünschte Bedingung, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Anmerkung: Die Abgleichbedingung wird ignoriert, wenn im Importformat ein eindeutiger Schlüssel mitgeliefert wird.

4 Um die Abgleichbedingung zu aktivieren, wählen Sie die Menüoption Daten Abgleichbedingung aktiv.

Feldeigenschaften

Über die Option Feldeigenschaften im Kontextmenü (oder die Menüoption Daten Feldeigenschaften) gelangen Sie in eine Liste der gewählten Einspielfelder.

• Kein Upd-Feld: Der interne Feldinhalt wird von den externen Daten NICHT überschrieben.

• Aktualisierung - Kontrolle: Wenn externer und interner Feldinhalt unterschiedlich sind, können Sie bei der manuellen Kontrolle bestimmen, welcher Feldinhalt verwendet werden soll.

• Aktualisierung - Feld nicht löschen: Der interne Feldinhalt wird nicht durch ein leeres externes Feld gelöscht.

• Aktualisierung - keine Vorgaben: Wenn das Feld in der externen Datei leer ist, wird der Feldinhalt nicht durch einen eventuell gesetzten Vorgabewert ersetzt.

• Aktualisierung - Feld anhängen: Der interne Feldinhalt wird nicht überschrieben. Der Feldinhalt der externen Datei wird (ohne Leerzeichen dazwischen) angehängt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob sich der interne vom externen Wert unterscheidet.

Diese Option wird vor allem beim Import von Notizen verwendet.

• Aktualisierung - Feld anhängen mit Abstand: Der interne Feldinhalt wird nicht überschrieben. Der Feldinhalt der externen Datei wird nach einem Leerzeichen an den internen Feldinhalt angehängt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob sich der interne vom externen Wert unterscheidet.

Diese Option wird vor allem beim Import von Notizen verwendet.

• Mit Feld davor verknüpfen: Der Inhalt von mehreren externen Feldern wird in ein internes Feld verknüpft.

• mit Feld davor verknüpfen - Abstand: Wie "Mit Feld davor verknüpfen", aber es wird noch zwischen den Feldinhalten ein Leerzeichen eingefügt.


Hinweis: Bei diesen beiden Optionen bezieht sich "davor" nicht auf die Feldreihenfolge im Importformat, sondern auf das davor liegende "gleiche" bzw. mehrfach ausgewählte Feld. Sie können unterschiedliche externe Felder in ein internes Feld importieren, indem Sie im Importformat für jedes dieser Felder dasselbe interne Feld auswählen. Durch Auswahl einer der beiden Optionen werden die Feldinhalte kombiniert und in das mehrfach angegebene interne Feld geschrieben.

Beispiel:

Feldname extern

Feldname im Importformat

Mit Feld davor verkn. (+ Abstand)

Inhalt

Straße FI-Straße Operngasse

Hausnummer FI-1-Straße 17-21

Ergebnis nach dem Import: "Operngasse 17-21" im Feld Straße im Infobereich Firma

Sonderfall Feld Firma:

Beim Feld Firma des Infobereichs Firma wird zwischen den einzelnen Feldern statt eines Leerzeichens ein Zeilenumbruch eingefügt.

Feldname extern

Feldname im Importformat

Mit Feld davor verkn. (+ Abstand)

Inhalt

Firma FI-Firma update

Plz FI-Plz 1040

Ort FI-Ort Wien

Firma 1 FI-1-Firma sales GmbH

Land FI-Land Österreich

Firma 2 FI-2-Firma software AG

Ergebnis nach dem Import:

"update

sales GmbH

software AG"

• an nachfolgende Sätze übergeben: Wenn Sie mehrere Datensätze aus einem Bereich importieren, kann es vorkommen, dass Sie ein (Schlüssel-)Feld nur einmal ausgeben, es aber trotzdem bei allen weiteren Datensätzen vermerken möchten.

Beispiel: Sie importieren in einem Datensatz mehrere Kontakte, die jeweils am selben Tag erfasst wurden. Das Datum wird jedoch immer nur beim ersten Kontaktdatensatz hinzugefügt. Aktivieren Sie diese Option, wird das Datum automatisch bei allen folgenden Kontakten ohne Datum hinzugefügt.

• Führende Leerzeichen nicht kürzen: Leerzeichen am Beginn eines Feldinhalts werden nicht gelöscht, sondern als Teil des Feldinhalts importiert.

• Leerzeichen >1 reduzieren: Mehrere Leerzeichen am Beginn eines Feldinhalts werden auf ein Leerzeichen reduziert.

• Groß-Klein-Umsetzung: Feldinhalte in Großschreibung (z.B. HANDEL AG) werden in Schreibweise mit großem Anfangsbuchstaben umgewandelt (z.B. Handel Ag).

Anmerkung: Bei der Umsetzung von Firmenwortlauten müssen Sie in Kauf nehmen, dass auch Gesellschaftsformen und ähnliches (wie z. B. GesmbH in Gesmbh oder AG in Ag) umgewandelt werden.


• Feld davor duplizieren: Dupliziert das vorige Feld.

Beispiel: Die Telefonnummer der Importdatei hat das Format xxxx/xxx-xxx xxx. Es soll auf drei Felder aufgeteilt werden (Vorwahl Land, Vorwahl Ort, Telefonnr.1).

Kopieren Sie die Telefonnummer in alle drei Felder:

Definieren Sie für jedes Feld eine Transformation, um nur den gewünschten Teil des Feldinhalts zu importieren, Feldinhalte transformieren auf Seite 144.

Feldname Extern zu Intern

FI-Vwl L. */* *

FI-Vwl O. */* /*

/*- *

KP-Tel1 */*-* /*-*

/*-* *-*

*-* -*

-* *

Ergebnis beim Testdurchlauf:

• Ext.Schlüssel: Die Option Ext.Schlüssel steht nur für Bearbeiterfelder zur Verfügung.

Sie haben beim Import von Bearbeiterfeldern drei Möglichkeiten:

o Import in das Bearbeiter-ID-Feld (z. B. AD 1-ID im Infobereich Firma) über die Bearbeiter-ID.

o Import in das "normale" Bearbeiterfeld (z. B. AD1 im Infobereich Firma).

o Import in das "normale" Bearbeiterfeld über die Option Ext.Schlüssel.

Dazu wählen Sie das externe System aus ( Dateiformat auf Seite 139), und aktivieren Sie beim Bearbeiterfeld die Option Ext.Schlüssel.

Beispiel: Sie möchten einen Firmendatensatz mit einem Bearbeiter importieren. Dieser Bearbeiter soll in das Feld AD1 des Infobereichs Firma übernommen werden. Beim Erstellen des Importformats aktivieren Sie die Option Ext.Schlüssel für das Feld AD1 des Infobereichs Firma und wählen im Dialogfeld Dateiformat das entsprechende externe System.


Während des Importvorgangs wird in der update.seven-Datenbank nach dem externen Schlüssel gesucht (Felder Ext.Schlüssel und Ext.System im Infobereich Bearbeiter). Wenn ein Bearbeiterdatensatz mit diesem Schlüssel gefunden wird, wird der entsprechende Bearbeiter in den importierten Firmendatensatz übernommen.

• Fehler - Satz falsch: Diese Option steht nur für Katalogfelder und Bearbeiterfelder zur Verfügung.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden Werte, die beim Importieren in der update.seven-Datenbank nicht gefunden werden, als falsch abgewiesen.

Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden nicht gefundene Werte als "leere" Werte übernommen.

Import-Testlauf

Um einen Import-Testlauf zu starten:

• Wählen Sie die Kontextmenüoption Test.

• Wählen Sie die Menüoption Datei Einstellungen testen.

Im Testlauf werden folgende Einstellungen überprüft:

• Feldinhalte aus der Importdatei

• Feldtransformationen

• Groß/Klein-Umsetzung

Folgende Einstellungen werden nicht überprüft:

• Bedingungen (und Resultate daraus)

• Feldverknüpfungen (d. h. mehrfach ausgewählte Felder, z. B. FI-Straße, FI-1-Straße, ...)

• Abgleichoptionen

Sie können mit den Pfeilschaltflächen durch die Testergebnisse der gesamten Importdatei blättern.


Abgleich

Neu hinzukommende Datensätze sollen nicht einfach in update.seven aufgenommen, sondern mit den bereits vorhandenen Daten abgeglichen werden. Wenn ein externer Datensatz aus der Importdatei und ein interner Datensatz in update.seven identisch sind, muss definiert werden, wie die Informationen kombiniert werden.

Um die Abgleichoptionen für Firmen bzw. Personen festzulegen:

• Wählen Sie Daten Abgleich Firma.

• Wählen Sie Daten Abgleich Person.

• Wählen Sie die Kontextmenüoption Infobereichseigenschaften und klicken Sie bei den Infobereichen Firma oder Person in die Spalte Abgleich-Felder.

Zusatzinformationen werden nach fixen internen Schlüsselfeldern abgeglichen.

Abgleichfelder bei Firmen und Personen

Damit Firmen und Personen eindeutig als identisch oder nicht identisch erkannt werden, benötigt das System einige Abgleichfelder, die unbedingt in der Importdatei vorhanden und belegt sein müssen oder als Vorgabewert zur Verfügung gestellt werden müssen, Vorgabewerte definieren auf Seite 147.

Anmerkung: Sind Bedingungen auf die Importdatei gesetzt (Menüoption Daten Bedingung definieren), werden diese noch vor dem Abgleich überprüft. Erfüllt ein Datensatz die Bedingung nicht, wird er als falsch abgewiesen.

Der Abgleich für Firmen und Personen funktioniert am besten über die Firmengruppe und Firmennummer bzw. die Personengruppe und Personennummer. Diese Felder sollten in der Importdatei vorhanden sein.

Firmenabgleich

Für den Abgleich, d. h. die Suche nach identischen bzw. ähnlichen Firmen in update.seven, gibt es drei Indizes: Firmennummer, Name und Adresse. Nur wenn Sie mindestens einen Index angeben, wird ein Abgleich durchgeführt.

• Abgleich über Firmennummer / externer Schlüssel:

Wichtig: Es muss eindeutig sein, in welcher Firmengruppe (Figr.) nach der Firmennummer (Finr.) gesucht werden soll. Daher muss die Firmengruppe ebenfalls importiert oder als Vorgabewert gesetzt werden.

Verwenden Sie diese Option ohne Zusatzoptionen, wenn die Firmennummer einen Firmendatensatz eindeutig identifiziert.


1. Findet update.seven einen externen und einen internen Datensatz mit identischer Firmennummer bzw. einen externen Schlüssel ( Import und externe Schlüssel auf Seite 162), werden die beiden Firmen zusammengeführt (auch dann, wenn der Firmenname nicht gleich ist). Werte aus der externen Datei überschreiben dabei interne Werte. Wenn Sie für einzelne Felder die Option Aktualisierung - Kontrolle aktiviert haben, können Sie während des Imports entscheiden, ob Sie den externen oder den internen Wert übernehmen möchten.

2. Wenn keine identische Firmennummer gefunden wird, findet der Abgleich nach Name bzw. Adresse statt.

• Wenn Firmennummer gefunden, vergleiche Name/Adresse:

Diese Option ist eine Ergänzung zu Abgleich über Firmennummer/externer Schlüssel. Verwenden Sie beide Optionen gemeinsam, wenn die Firmennummern der Importdatei nicht eindeutig sind.

In diesem Fall soll das System trotz identischer Firmennummer die Sätze nicht zusammenführen, sondern zusätzlich nach Name und Adresse abgleichen. Sie können danach manuell über die weitere Vorgangsweise entschieden oder die Protokolldateien weiter verwenden.

• Wenn Firmennummer nicht gefunden, dann Neuaufnahme

Diese Option ist eine Ergänzung zu Abgleich über Firmennummer/externer Schlüssel. Verwenden Sie beide Optionen, wenn alle Firmennummern eindeutig sind und Sie davon ausgehen, dass Firmen nicht in update.seven vorhanden sind, wenn ihre Nummer nicht gefunden wird.

Wenn update.seven keine identische Firmennummer findet, wird der Datensatz ohne weiteren Abgleich neu aufgenommen.

• Abgleich über Name:

Es wird nach dem Firmennamen abgeglichen:

1. Nur wenn die ersten 40 Zeichen des Firmennamens identisch bzw. phonetisch ähnlich sind, wird die Firma für den weiteren Vergleich verwendet. Sonst wird der Datensatz abgewiesen.

2. Ist eine Firma über den Namen gefunden worden, prüft das System weiter nach der Adresse.

3. Nur wenn sowohl der Firmenname als auch die Adresse ähnlich ist, werden die beiden Datensätze zum Zusammenführen vorgeschlagen.

• Abgleich über Adresse:

Es wird nach der Firmenadresse abgeglichen:

1. Die Prüfung erfolgt für Land, Postleitzahl und Ort, danach für Straße. Nur wenn beide Firmenadressen identisch oder phonetisch ähnlich sind, wird die Suche fortgesetzt.

2. Es wird geprüft, ob die beiden Firmen auch einen ähnlichen Firmennamen aufweisen.

3. Nur wenn sowohl die Adresse als auch der Firmenname ähnlich sind, werden die beiden Datensätze zum Zusammenführen vorgeschlagen.

Anmerkung: Bei großen Datenmengen empfiehlt es sich, zur Beschleunigung für den Abgleich nur die Option Abgleich über Adresse zu verwenden, da das System dann nur Firmen an der ähnlichen Adresse (gleiches Land, PLZ, Ort und Straße) aufzeigt und auf den phonetischen Abgleich nach Firmenwortlaut + Adresse verzichtet.

• Um nur über den Namen ohne Berücksichtigung der Adresse abzugleichen, aktivieren Sie sowohl das Kontrollkästchen Abgleich über Name als auch das Kontrollkästchen Ignoriere Adresse (Abgleich über Name).

Als Resultat werden nur die Firmen gefunden, deren Firmenwortlaut in den ersten 40 Zeichen identisch ist. Sie finden dadurch einerseits mehr Firmen (z. B. update sales AG in Deutschland und Österreich), es können Ihnen aber auch Firmen entgehen (z. B. update software AG und update sales GmbH, beide an derselben Adresse).


• Um nur über die Adresse ohne Berücksichtigung des Firmenwortlauts abzugleichen, aktivieren Sie sowohl das Kontrollkästchen Abgleich über Adresse als auch das Kontrollkästchen Ignoriere Name (Abgleich über Adresse).

Als Resultat werden die Firmen gefunden, deren Adresse identisch oder ähnlich ist, auch wenn der Firmenname unterschiedlich ist.

• Land muss identisch sein: Der Abgleich nach Adresse kann durch diese Option zusätzlich eingeschränkt werden. Nur Firmen, die im gleichen Land angesiedelt sind, werden beim Abgleich berücksichtigt.

• Plz muss identisch sein: Der Abgleich nach Adresse kann durch diese Option zusätzlich eingeschränkt werden. Nur Firmen, die die gleiche Postleitzahl haben, werden beim Abgleich berücksichtigt.

• Identische Plz-Stellen: Firmendatensätze, die zum Abgleich herangezogen werden sollen, müssen auf eine bestimmte Anzahl von Stellen identische Postleitzahlen aufweisen. Wenn Sie hier nichts angeben, wird der Wert aus dem Modul Wartung, Infobereich Land, Feld Abg. Länge. verwendet (standardmäßig 3).

Personenabgleich

Der Personenabgleich erfolgt in drei Schritten:

1 Eine Person wird über den vorher beschriebenen Abgleich einer Firma zugeordnet.

2 Es wird überprüft, ob die Person innerhalb dieser Firma schon existiert.

3 Wenn ja, wird ein Personenabgleich durchgeführt. Wenn nein, wird die Person neu aufgenommen.

Wenn Sie keine Abgleichkriterien für Personen angeben, erfolgt der Personenabgleich nach Nachname innerhalb der Personen zur identischen Firma.

Hinweis: Wenn in der Datenbank die Personennummern nicht eindeutig sind, müssen Sie eventuell das Feld Pers.Gr. importieren oder als Vorgabewert setzen.

• Abgleich über PersonenNr:

Verwenden Sie diese Option nur dann, wenn die Personennummer innerhalb einer Firma ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für Personen darstellt.

Wenn update.seven beim Import eine Person mit identischer Personennummer findet, werden die beiden Datensätze automatisch zusammengeführt (auch dann, wenn der Nachname nicht gleich ist). Werte aus der externen Datei überschreiben dabei interne Werte. Wenn Sie für einzelne Felder die Option Aktualisierung - Kontrolle aktiviert haben, können Sie während des Imports entscheiden, ob Sie den externen oder den internen Wert übernehmen möchten.

Wenn die Personennummer nicht gefunden wird, führt update.seven den Abgleich nach dem Nachnamen innerhalb der Firma durch. Sie können beim manuellen Import entscheiden, ob ein Datensatz neu aufgenommen, mit einem internen Datensatz zusammengeführt oder als ähnlich erkannt wird. Oder Sie verwenden nach einem automatischen Import die Protokolldateien für eventuelle weitere Importdurchgänge.


• wenn PersonenNr. gefunden, vergleiche Name:

Diese Option ist eine Ergänzung zu Abgleich über PersonenNr. Verwenden Sie beide Optionen gemeinsam, wenn die Personennummern der Importdatei nicht eindeutig sind.

Das System führt trotz identischer Personennummer die Datensätze nicht zusammen, sondern gleicht zusätzlich die Namen ab. Findet das System die Personennummer nicht, wird nach dem Nachnamen innerhalb der Firma abgeglichen. Sie können beim manuellen Import über die weitere Vorgangsweise entscheiden. Oder Sie verwenden nach einem automatischen Import die Protokolldateien für eventuelle weitere Importdurchgänge.

• wenn PersonenNr. nicht gefunden, dann Neuaufnahme:

Diese Option ist eine Ergänzung zu Abgleich über PersonenNr. Verwenden Sie beide Optionen gemeinsam, wenn alle Personennummern eindeutig sind.

Wenn update.seven intern keine identische Personennummer findet, wird die Person ohne weiteren Abgleich neu aufgenommen.

• Abgleich über Name: Der Nachname der Person wird nicht nur innerhalb der Firma, sondern in allen Firmen gesucht.

• Abgleich über Adresse: Die Privatadresse der Person wird nicht nur innerhalb der Firma, sondern in allen Firmen gesucht.

Anmerkung: Sie können Personen auch über Schlüssel von externen Systemen importieren, Import und externe Schlüssel auf Seite 162.

Objektabgleich (nur Branchenversion BTB)

Der eindeutige Schlüssel für ein Objekt besteht aus Stationsnummer plus Objektlaufnummer und wird vom System automatisch vergeben.

Für den Objektabgleich müssen Sie mindestens eine der Optionen Abgleich über Objektnummer, Abgleich über Name und Abgleich über Adresse angeben:

• Abgleich über Objektnummer

Die Suche nach Objekten erfolgt nach der Objektnummer innerhalb der mitgelieferten oder über Vorgabewerte definierten Stationsnummer.

Verwenden Sie diese Option nur, wenn die Objektnummer die Objektdatensätze eindeutig identifiziert.

1. Wenn update.seven Datensätze mit identischer Objektnummer findet, werden das externe und das interne Objekt zusammengeführt (auch dann, wenn der Objektname nicht vollkommen gleich ist). Werte aus der externen Datei überschreiben dabei interne Werte. Wenn Sie für einzelne Felder die Option Aktualisierung - Kontrolle aktiviert haben, können Sie während des Imports entscheiden, ob Sie den externen oder den internen Wert übernehmen möchten.


2. Wenn die Objektnummer nicht gefunden wird, führt das System standardmäßig einen weiteren Abgleich nach Name und Adresse durch.

• Wenn Sie zusätzlich die Option Wenn Objektnummer gefunden, vergleiche Name/Adresse wählen, führt update.seven trotz identischer Objektnummer die Datensätze nicht zusammen, sondern gleicht zusätzlich nach Name und Adresse ab. Verwenden Sie diese Option, wenn die Objektnummern der Importdatei nicht eindeutig sind.

• Wenn Sie zusätzlich die Option Wenn Objektnummer nicht gefunden, dann Neuaufnahme wählen, nimmt update.seven externe Datensätze ohne weiteren Abgleich neu auf, wenn intern keine identische Objektnummer gefunden wird.

• Abgleich über Name

Es wird nach dem Namen gesucht.

1. Wenn die ersten 20 Zeichen des Objektnamens identisch sind, wird das Objekt für den weiteren Vergleich herangezogen. Es wird geprüft, ob die beiden Objekte in mindestens 50 % ihres Namens übereinstimmen. Sonst wird der Datensatz abgewiesen.

2. Ist ein Objekt über den Namen gefunden worden, prüft das System weiter nach der Adresse.

3. Nur wenn sowohl der Objektname als auch die Adresse ähnlich sind, werden die beiden Datensätze zum Zusammenführen vorgeschlagen.

• Abgleich über Adresse

Es wird nach der Adresse gesucht.

1. Die Prüfung erfolgt für Land, Postleitzahl und Ort, danach für Straße. Nur wenn beide Objektadressen identisch sind, wird die Suche fortgesetzt.

2. Es wird nach dem Objektnamen abgeglichen. Wenn kein ähnlicher Datensatz gefunden wird, wird der Satz abgewiesen bzw. neu aufgenommen.

3. Nur wenn sowohl die Adresse als auch der Objektname ähnlich sind, werden die beiden Datensätze zum Zusammenführen vorgeschlagen.

Anmerkung: Bei großen Datenmengen empfiehlt es sich, zur Beschleunigung den Abgleich nur über die Adresse zu steuern, da das System dann nur Objekte an einer ähnlichen Adresse (gleiches Land, PLZ, Ort und Straße) aufzeigt und auf den phonetischen Abgleich nach Objektnamen + Adresse verzichtet.

• Land muss identisch sein: Der Abgleich nach Adresse kann durch diese Option zusätzlich eingeschränkt werden. Nur Objekte im gleichen Land werden beim Abgleich berücksichtigt.

• Identische PLZ-Stellen: Objekte, die zum Abgleich herangezogen werden sollen, müssen auf eine bestimmte Anzahl von Stellen identische Postleitzahlen aufweisen. Wenn Sie hier nichts angeben, wird der Wert aus dem Modul Wartung, Infobereich Land, Feld Abg. Länge. verwendet (standardmäßig 3).

Anmerkung: Sie können Objekte auch über Schlüssel von externen Systemen importieren, Import und externe Schlüssel auf Seite 162.

Abgleichlogik für andere Infobereiche

Im Rahmen des Imports werden auch andere Infobereiche als Firma, Person und Objekt abgeglichen.

Zuerst wird über den Primärschlüssel abgeglichen. Wenn der Primärschlüssel im Importdatensatz nicht erfasst ist, gibt es drei Möglichkeiten:

• Für manche Infobereiche wird nach einem speziellen Index abgeglichen, Abgleich über spezielle Indizes auf Seite 157.

• Für einige Infobereiche gibt es eine spezielle Abgleichfunktion, Infobereiche mit besonderer Abgleichlogik auf Seite 159.


• Für alle anderen Infobereiche wird der Reihe nach über alle anderen eindeutigen Indizes abgeglichen. Die Reihenfolge der eindeutigen Indizes finden Sie in der Schlüsseltabelle im Handbuch Business Logic Ihrer Branchenversion.

Wenn auf diese Weise kein Abgleichdatensatz gefunden wird, wird der Importdatensatz neu in die Datenbank aufgenommen.

Abgleichregeln für abhängige Infobereiche

Beim Import von Zusatzinformationen müssen Informationen mitgeliefert werden, mit denen externe Daten den in update.seven bereits enthaltenen Firmen und/oder Personen zugeordnet werden können. Für personenbezogene Zusatzinformationen benötigen Sie Informationen über Firma und Person. Für firmenbezogene Zusatzinformationen benötigen Sie nur die Informationen aus der Firma.

• Wenn beim Import eine Neuanlage in abhängigen Infobereichen erfolgen soll, muss entweder mit dem übergeordneten Infobereich abgeglichen werden und alle von der Vorgängerebene abhängigen Infobereiche werden neu aufgenommen, oder alle Vorgängerebenen müssen neu aufgenommen werden.

• Wenn ein Abgleich auf einer Ebene stattfindet, werden Daten in übergeordneten Ebenen dadurch nicht geändert. Jede Ebene, in der Daten durch Import geändert werden sollen, muss mit einem entsprechenden Abgleichschlüssel separat abgeglichen werden.

• Manche Importschlüssel werden in update.seven nicht auf Eindeutigkeit geprüft. Wenn mehrere Datensätze mit diesem Schlüssel im System vorhanden sind, wird mit dem ersten gefundenen abgeglichen. In diesem Fall muss das externe System Eindeutigkeit sicherstellen (Beispiel: Feld Kopf Ext.Schlüssel im Auftrag).

• Wenn ein Abgleichschlüssel nicht den Schlüssel der Vorgängerebene enthält, im Importformat jedoch zusätzlich der Schlüssel der Vorgängerebene definiert wurde, muss im externen System sichergestellt werden, dass diese zusammenpassen. Andernfalls wird der Datensatz falsch importiert, z. B. ist ein Auftrag der Firma X nach dem Import der Firma Y zugeordnet.

• Wenn in einer Abgleichzeile ein Infobereich als falsch abgewiesen wird, werden auch alle abhängigen Infobereiche in dieser Zeile als falsch abgewiesen.

• In einer Zeile können Daten zu mehreren Infobereichen importiert werden. Wenn die Daten zu einem Infobereich mit den Daten in der Zeile direkt davor identisch sind, wird dieser Infobereich automatisch als gleich mit dem aus der Zeile davor erkannt und im Kommunikationsprotokoll nicht angezeigt, unabhängig davon, ob ein Abgleich für diesen Infobereich aktiviert ist. Sobald nur ein einziges Feld unterschiedlich ist, werden die Daten als neuer Datensatz behandelt.

• Wenn in einer Zeile zu einem Datensatz alle Felder leer sind, wird dieser im Kommunikationsprotokoll nicht angezeigt. Über diesen Datensatz können die nächsten Datensätze in dieser Zeile nicht abgeglichen werden.

Abgleich über spezielle Indizes

Bei den folgenden Infobereichen wird zuerst über den Primärschlüssel abgeglichen. Ist die Laufnummer im Primärschlüssel des Importdatensatzes nicht erfasst, wird nach einem speziellen Index abgeglichen.

Wenn dieser Abgleichindex nicht eindeutig ist ( Spalte E in der Schlüsseltabelle), wird mit dem ersten gefundenen Datensatz abgeglichen, bei dem die Indexwerte mit denen des Importdatensatzes übereinstimmen.


In der Schlüsseltabelle im Handbuch Business Logic der jeweiligen Branchenversion sind die Indizes aufgelistet.

Infobereich ID Branchenversion Index

Aktion AT OTC 1.

Bankverbindung BV FS 3.

Bausparen BS FS 4.

Bearbeiter ID BTB/FS/OTC 4.

Bedarf BF BTB/FS/OTC 1.

Beteiligte OB BTB 2.

Buchungskreis BK BTB 1.

Dienstleistung DI FS 4.

Info1 X1 BTB/FS/OTC 3.



Interesse IT BTB/FS/OTC 1.

KFZ-Versicherung KV FS 4.

Konditionen KD BTB 1.

Konditionen KD OTC 2.

Konto KT FS 4.

Kredit KR FS 4.

Kreditkontrolle KK BTB 1.

Kundenbetreuer SB OTC 1.

Listung LS OTC 1.

NKP-Versicherung NV FS 4.

Objektnotiz ON BTB 1.

Personen-Versicherung VS FS 4.

Produktmix PM FS 1.

Produktstamm PS FS 1.

Spesen B2 BTB/FS/OTC 2.

Spezialisierung SP BTB 1.

Statistik-Umsatz SU FS 1.

VB-Artikel VA BTB/OTC 1.

VB-Firma VF BTB/OTC 1.

Vergütung VG OTC 3.

Vermögenswerte VW FS 6.

Vertrag VV FS 1.


Infobereich ID Branchenversion Index

Vertriebsbereich VB BTB/OTC 2.

Vertriebsgruppe SB BTB/FS 1.

Wertpapier-Depot AL FS 4.

Wertpapier-Titel WT FS 4.

Zuordnung ZU OTC 1.

Infobereiche mit besonderer Abgleichlogik

Wenn bei den folgenden Infobereichen die Laufnummer des Primärschlüssels im Importdatensatz nicht erfasst ist, werden besondere Vergleiche durchgeführt:

Aktionsposition/AA (nur OTC)

• Abgleich über die Felder At-StNr. und At-Nr. der übergeordneten Aktion und über das Feld At-PosNr.. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Aktivität/AK:

• Ist der 4. Index (Akt.-Schlüssel) erfasst, Abgleich über 4.Index.

• Ist der 4. Index leer, Abgleich über 3.Index (Aktivität,Stufe,Akt.Variante,Datum).

Angebot/PR (nur BTB):

• Zuerst wird über Kopf Ext.Schlüssel (8.Index) abgeglichen, wenn der externe Schlüssel importiert wird.

• Wenn kein Abgleich über den externen Schlüssel möglich ist und die Kd.Ang.Nr. importiert wird, wird im 4. Index gelesen (FiGr., FiNr., PeGr., Pnr, Kd.Ang.Nr.).

• Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Angebotsposition/AP (nur BTB):

• Abgleich über Kopf Ext.Schlüssel (4.Index), wenn der externe Schlüssel importiert wird.

• Wenn kein Abgleich über den externen Schlüssel möglich ist, wird über die Felder StNr. und Angebotsnr. des übergeordneten Angebots und über das Feld PosNr. abgeglichen. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Ang.Pos.-Teillieferung/AL (nur BTB)

• Abgleich über die Felder StNr. und PosNr. der übergeordneten Angebotsposition und über das Feld Einteilungsnr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Auftrag/AU (nur BTB):


• Wenn kein Abgleich über Kopf Ext.Schlüssel möglich ist und die Kundenauftragsnr. importiert wird, werden alle Aufträge mit derselben FiGr. und FiNr. gelesen. Mit dem ersten Satz mit identischer Kundenauftragsnr. wird abgeglichen.

Auftrag/AU (nur OTC):


• Wenn kein Abgleich über den externen Schlüssel möglich ist, wird über den 3. Index abgeglichen.


Auftragsnachsatz/UN (nur OTC)

• Abgleich über die Felder Auftrag-StNr. und Auftrag-Nr. des übergeordneten Auftrags und über das Feld NachsatzNr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Auftragsposition/UP (nur BTB):


• Wenn kein Abgleich über den externen Schlüssel möglich ist, wird über die Felder StNr. und Auftragsnr. des übergeordneten Auftrags und über das Feld Position abgeglichen. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Auftragsposition/UP (nur OTC):


• Wenn kein Abgleich über den externen Schlüssel möglich ist, wird über die Felder Auftrag-StNr. und Auftrag-Nr. des übergeordneten Auftrags und über das Feld Auftrags-PosNr. abgeglichen. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Belege/B4 (nur BTB)

• Abgleich über die Felder StNr. und SpLnr. des übergeordneten Spesendatensatzes und über das Feld Belegnr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Bestandsverwaltungsposition/BP (nur OTC)

• Abgleich über die Felder BestVerw-StNr. und Best-Verw-Nr. der übergeordneten Bestandsverwaltung und über das Feld Best.Verw-PosNr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Beziehung/PB:

• Zuerst wird versucht, über den externen Schlüssel den 1. Index zu vervollständigen.

• Dann wird über den 1. Index abgeglichen.

BLZ/BL (nur FS):

Wenn Land und BLZ befüllt sind, wird im 1. Index gelesen (BLZ).

Folgende Felder des gelesenen BLZ-Satzes müssen identisch mit den Feldern des importierten Satzes sein:

• BLZ und Land

• Filialnr., wenn Filialnr. importiert wird

• Filiale, wenn Filiale importiert und Filialnr. nicht importiert wird

• Filialnr. und Filiale, wenn beide nicht importiert werden (beide leer)

Inst.Basis/IB (nur BTB):


• Wenn kein Abgleich über den externen Schlüssel möglich ist und IB-HostNr. importiert wird, wird im 4. Index gelesen (IB-HostNr.).

• Wenn FiGr. und FiNr. identisch sind, wird mit dem Datensatz abgeglichen

Installierte Basis-Position/IP (nur OTC)

• Abgleich über die Felder Inst.Basis-StNr. und Inst.Basis-Nr. der übergeordneten Installierten Basis und über das Feld Inst.Basis-PosNr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Konkurrenzposition/KU (nur OTC)

• Abgleich über die Felder Konkur.-StNr. und Konkur.-Nr. der übergeordneten Konkurrenz und über das Feld Konkur.-PosNr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.


Konzernbeziehung/FB (nur BTB):



Komponenten/KO (nur BTB):


• Wenn kein Abgleich über den externen Schlüssel möglich ist, wird über die Felder StNr. und Basisnr. der übergeordneten Installierten Basis und über das Feld Komp.Nr. abgeglichen. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Kontakt/MA:

Es werden der Reihe nach alle eindeutigen Indizes abgeglichen.

Wenn auf diese Weise nicht abgeglichen werden konnte:

• Es wird im 1. Index gelesen (FiGr.,FiNr.,Pers.gr.,Pnr,Datum,Zeit).

• Wenn Kontaktart, Akt.Stnr und Akt.-Nr. übereinstimmen, wird zusätzlich der Bearbeiter überprüft. Ist der Bearbeiter gleich oder im Importdatensatz bzw. im Abgleichdatensatz leer, wird mit dem Datensatz abgeglichen.

Mailing/BR:

Es wird der Reihe nach über alle anderen eindeutigen Indizes abgeglichen.

• Wenn auf diese Weise nicht abgeglichen werden konnte, wird im 1. Index gelesen (FiGr.,FiNr.,Pers.gr.,Pnr,Datum).

• Wenn Akt.Stnr und Akt.-Nr. übereinstimmen, wird mit dem Datensatz abgeglichen.

Notiz/NO:

Es wird der Reihe nach über alle anderen eindeutigen Indizes abgeglichen.

• Wenn auf diese Weise nicht abgeglichen werden konnte, wird im 1. Index gelesen (FiGr.,FiNr.,Pers.gr.,Pnr,Datum,Bearbeiter-ID,Notizart).

• Wird Gen.Link (3. Index) nicht importiert oder ist Gen.Link identisch, wird mit dem Datensatz abgeglichen.

POS-Position/PP (nur OTC)

• Abgleich über die Felder POS-StNr. und POS-Nr. des übergeordneten POS-Datensatzes und über das Feld POS-PosNr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Produkte/OP (nur BTB):

• Abgleich über die Felder StNr. und Objektnr. des übergeordneten Objekts und über das Feld Laufnr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

• Es werden alle Produkte mit derselben Obj.Stnr., Objektnr., Produktgr., Produkt und Geschäftsbereich gelesen. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Partnerrolle/RO (nur BTB):

• Es wird versucht, über den externen Schlüssel den 1. Index zu vervollständigen.


Partnerrolle/PA (nur OTC):




Rolle/RL (nur FS):

• Wenn Prod.Lnr. befüllt ist, wird nach dem 1. Index abgeglichen.

• Wenn Prod.Lnr. leer und Prod.Nr. befüllt ist, wird mit dem ersten gelesenen Satz mit identischer FiGr., FiNr. ,PeGr., Pnr, Rolle, Link-Typ und Prod.Nr. abgeglichen.

Schwerpunktprodukt / Runde P /SP (nur OTC)

• Abgleich über die Felder SPP-StNr. und SPP-Nr. des übergeordneten Datensatzes "Schwerpunktprodukt / Runde" und über das Feld SPP-PosNr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Spesen Position/B4 (nur OTC)

• Abgleich über die Felder Spesen-StNr. und Spesen-Nr. des übergeordneten Spesendatensatzes und über das Feld Spesen-PosNr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

VB-Firma Partner/VP (nur BTB):



VB-Firma Partner/VE (nur OTC):


• Dann wird über den 1. Index abgeglichen

Vergütungsposition/VP (nur OTC)

• Abgleich über die Felder Vergütung-StNr. und Vergütung-Nr. der übergeordneten Vergütung und über das Feld Vergütung-PosNr. Mit dem ersten gefundenen Datensatz wird abgeglichen.

Zusatzadresse/ZA (nur BTB):

• Abgleich über den 4. Index (Ext.System, Ext.Schlüssel).

• Wenn Ext.System, Ext.Schlüssel auch leer sind, erfolgt der Abgleich über den 1. Index (FiGr., FiNr., Pers.gr., Pnr, Adressart, Obj.StNr., Objektnr.).

Zusatzadresse/ZA (FS und OTC):

• Abgleich über den 3. Index (Ext.System, Ext.Schlüssel).

• Wenn Ext.System und Ext.Schlüssel auch leer sind, erfolgt der Abgleich über 1. Index (FiGr., FiNr., Pers.gr., Pnr, Adressart).

Import und externe Schlüssel

In update.seven werden folgende Felder als eindeutiger Schlüssel für Kommunikation und Import verwendet:

• Firmengruppe und Firmennummer für Firmen

• Stationsnummer und Objektlaufnummer für Objekte (nur Branchenversion BTB)

Sie können zusätzlich externe Schlüssel für Firmen, Personen oder Objekte aus anderen Systemen (z. B. Großrechenanlage, Buchhaltung) in update.seven speichern und beim Import als Abgleichkriterium verwenden. Der externe Schlüssel (Ext.System + Ext.Schlüssel) ist jeweils für Firmen, Personen und Objekte eindeutig. Er muss im Importformat angegeben werden, damit der zugehörige Datensatz identifiziert werden kann. Jedem Datensatz können beliebig viele externe Schlüssel zugeordnet werden.


Beispiel: Eine Firma wird auf drei Systemen extern verwaltet:

Firma System Firmennummer

European Inc. AS 400 12

European Inc. FIBU 511

European Inc. Adressen 1100

Um beim Import die Zusatzinformationen der Firma aus den verschiedenen Systemen automatisch der Firma in update.seven zuzuordnen, wird der Infobereich Ext.Firmen-Schlüssel verwendet:

Firma Figr. Finr. Ext. System Ext. Schlüssel

European Inc. K 333 AS 400 12

European Inc. K 333 FIBU 511

European Inc. K 333 Adressen 1100

Anmerkung: Externe Schlüssel für Personen und Objekte werden in den Infobereichen Ext.Personen-Schlüssel und Ext.Objekt-Schlüssel angelegt.

Vorteile der externen Schlüssel

Keine Änderung der internen Schlüssel

Der in update.seven verwendete Firmen- (FiGr.+FiNr.), Personen- (FiGr.+FiNr.+Pers.gr.+Pnr) bzw. Objektschlüssel (StNr.+Objektnr.) muss beim Einsatz von externen Schlüsseln nicht geändert werden.

Beliebig viele eindeutige Schlüssel

Einer Firma/Person bzw. einem Objekt können beliebig viele externe Schlüssel zugeordnet werden.

Wenn Sie mit mehreren externen Datenquellen arbeiten (z. B. Finanzbuchhaltung, Adressdatenbank), können Sie dadurch die verschiedenen Datenquellen sicher mit update.seven synchronisieren.

Externen Schlüssel definieren

Um einen externen Schlüssel zu definieren:

• Wechseln Sie zu einer Firma und wählen Sie die Menüoption Info Ext.Firmen-Schlüssel.

• Wechseln Sie zu einer Person und wählen Sie die Menüoption Info Ext.Personen-Schlüssel.

• Wechseln Sie zu einem Objekt und wählen Sie die Kontextmenüoption Ext.Schlüssel.

Im Listenmodus sehen Sie alle externen Schlüssel für den aktuellen Datensatz:

• Bei jeder Neuaufnahme eines externen Schlüssels werden folgende Informationen des aktuellen Datensatzes (Firma, Person oder Objekt) beim Speichern automatisch eingefügt:

o Felder FiGr. und FiNr. für Firmen

o Felder FiGr., FiNr., Pers.gr., Pnr für Personen


o Felder StNr. + Objektnr. für Objekte

• Die Kombination Ext.System + Ext.Schlüssel ist eindeutig, das heißt, eine Kombination Ext.System + Ext.Schlüssel darf nur einmal für exakt eine Firma/Person bzw. für ein Objekt verwendet werden.

Anmerkung: Die Datensätze (Firma, Person oder Objekt) enthalten in den Feldern Ext.System und Ext.Schlüssel den zuletzt beim Import verwendeten Schlüssel. (Definieren Sie in diesen Feldern keine externen Schlüssel, sondern verwenden Sie dazu die Infobereiche Ext.Firmen-Schlüssel, Ext.Personen-Schlüssel, Ext.Objekt-Schlüssel.)

Import mit externen Schlüsseln

Um den Import mit externen Schlüsseln einzurichten:

1 Fügen Sie die Felder Ext.System und Ext.Schlüssel in das Importformat ein.

Diese beiden Felder lösen den Abgleich über externe Schlüssel aus. Wird nur der Ext.Schlüssel ohne Angabe von Ext.System mitgeliefert, muss das Ext.System als Vorgabewert definiert werden.

Anmerkung: Um einen Objektbeteiligten (Infobereich Beteiligte) über einen Externen Objektschlüssel und einen Externen Firmenschlüssel/Personenschlüssel zu importieren, importieren Sie die externen Schlüssel in Objekt und Firma/Person und die restlichen Felder in Beteiligte.

Beim Abgleich über externe Schlüssel werden folgende Schritte durchgeführt:

1 Wenn die Felder Ext.System und Ext.Schlüssel im Importdatensatz vorhanden sind, wird auch in der update.seven-Datenbank nach ihnen gesucht. Wenn ein Datensatz gefunden wird, wird mit ihm abgeglichen.

2 Wenn die Suche über externe Schlüssel nicht erfolgreich war, aber durch die "normale" Abgleichsteuerung (z.B. über Name und Adresse) eine Firma/Person bzw. ein Objekt gefunden wird, wird bei dieser ein neuer Datensatz im Infobereich Ext.Firmen-Schlüssel mit den importierten Feldern Ext.System und Ext.Schlüssel angelegt.

3 Wenn auch über den normalen Abgleich kein Datensatz gefunden wird, wird ein neuer angelegt. Bei diesem Datensatz wird ein neuer Datensatz im Infobereich Ext.Firmen-Schlüssel mit den importierten Feldern Ext.System und Ext.Schlüssel angelegt.

Anmerkung: Bei einem Import mit einem externen Schlüssel muss der Datensatz nicht im Importformat vorhanden sein.

Importvorgang

1 Klicken Sie auf Start ( ), um den Import zu starten.

2 Beim automatischen Abgleich erhalten Sie nach dem Import eine Bestätigungsmeldung und können danach die Protokolldateien überprüfen.


3 Wenn beim manuellen Import ein ähnlicher Datensatz gefunden wird, wird folgende Maske angezeigt:

Im oberen Bereich sehen Sie den Datensatz aus der Importdatei, darunter ähnliche Datensätze der update.seven-Datenbank.

4 Wenn die richtige Firma in der Liste vorhanden ist, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf

(Gefunden). Wenn die richtige Firma nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf (Nicht Gefunden).

Im Menü Ansicht stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

o Externe Maske: Zeigt den Maskenzusatz des externen Datensatzes an.

o Interne Maske: Zeigt den Maskenzusatz des internen Datensatzes an.

o Ohne Maske: Blendet den Maskenzusatz des externen oder internen Datensatzes aus.

o Liste definieren und Liste laden: Sie können die Liste der gefundenen Datensätze konfigurieren bzw. bereits definierte Listen laden, Listen im Benutzerhandbuch.

5 Wenn Sie keine Aktualisierungskontrolloptionen für Felder des Infobereichs gesetzt haben, werden die Firmen entsprechend den Abgleichoptionen zusammengeführt. Der externe Feldinhalt überschreibt dabei den internen Feldinhalt.

6 Wenn Sie Aktualisierungskontrollfelder definiert haben, wird folgendes Dialogfeld angezeigt:

o Felder: Feld, das als Update-Kontrollfeld definiert wurde.

o Intern: Interner Feldinhalt der Datenbank.

o Extern: Externer Feldinhalt der Importdatei.

7 Markieren Sie die Spalte Upd bei einem Feld, wenn der externe Inhalt übernommen werden soll. Sonst wird der interne Wert beibehalten.

8 Wählen Sie die Kontextmenüoption Nichts ändern, wenn Sie den gesamten internen Datensatz beibehalten möchten. Externe Werte werden ignoriert, der Datensatz wird aber nicht als falsch abgewiesen protokolliert.

9 Wählen Sie die Kontextmenüoption Satz ist falsch, wenn Sie den Datensatz als falsch abweisen möchten. Falls Sie die Protokollierung ausgewählt haben, wird der Datensatz in die Protokolldatei *.fal geschrieben. Werden numerische Werte importiert, die für die Feldlänge zu groß ist, werden sie als falsch abgewiesen. Die abgewiesenen Datensätze werden im Import-Testlauf rot dargestellt.


10 Nach dem Import erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung und können danach die Protokolldateien überprüfen.

Im Kommunikationsmodul (Infobereich Komm.Protokoll) wird ebenfalls ein Protokoll des Importvorgangs angelegt.

Fehler beim Import

Wenn beim Importieren einer externen Datei Datensätze als falsch abgewiesen werden, kann dies folgende Ursachen haben:

• Eintrag in Systemmussfeldern fehlt: Überprüfen Sie, ob die als falsch abgewiesenen Datensätze Gemeinsamkeiten aufweisen (z. B. in einem Angebot keine Währungsangabe). Die Systemmussfelder müssen mit Inhalten oder mit Vorgabewerten erfasst sein.

• Bedingungen, die für den Import gesetzt wurden, konnten nicht erfüllt werden.

• Benutzer-ID: Überprüfen Sie, unter welchem Benutzernamen der Import durchgeführt wurde und welche Rechte diesem Benutzer zugeordnet sind. Möglicherweise sind dem Benutzer bestimmte Rechte zugeordnet, die die Neuaufnahme einschränken oder verhindern.

• Einen Performance-Gewinn beim Import von neuen Firmen und Personen bringt das Abschalten des Protokolls der Akquisitionsstadien, Rechte auf Seite 32 und AKQ-Stadien in den Handbüchern Business Logic BTB bzw. OTC.

167

Im Exportmodul können Sie Informationen aus update.seven ausspielen, um Sie in Ihre externen Systeme zu integrieren. Die Daten können als ASCII (PC 8) oder ANSI (Windows Standard) -Dateien ausgegeben werden.

Die Daten können so zur Weiterverarbeitung in jede beliebige Textverarbeitung, in Grafik- und Kalkulationsprogramme übernommen werden, aber auch in andere Systeme (wie z. B. AS 400) zurückgespielt werden.

Die Definition der Ausspielfelder sowie die Festlegung des Exportformats erfolgt auf dieselbe Weise wie beim Import.

Optionen

Format

Name des abgespeicherten Export-Formats.

Dateiname

Name der Datei, die beim Exportvorgang erstellt wird.

Selektion

Aktiviert die ausgewählte Selektion, wenn Sie bestimmte Teile der Daten exportieren möchten.

Sel.Name

Name der Selektion, die aus der Selektionsliste ausgewählt wurde. Diese Daten dienen dann als Basis der Exportdatei.

Objekt-Selekt (nur Branchenversion BTB)

Dieses Kontrollkästchen aktiviert die Objektselektion, die aus der Selektionsliste ausgewählt wurde. Diese Daten dienen dann als Basis der Exportdatei.

Absteigend

Sortiert die Datensätze des ersten ausgewählten Infobereichs in aufsteigender/absteigender Reihenfolge.

Sortiert n.

Feld, nach dem die Datensätze des ersten ausgewählten Infobereichs in der Exportdatei sortiert werden sollen.

K A P I T E L 5

Exportmodul


Änderungen ab

Mit dieser Option wird der Export mit dem Ausspieldatum und der Ausspielzeit im Exportformat protokolliert und das nächste Mal auf Basis dieser Protokollierung exportiert.

Datum und Zeit beziehen sich auf die erste Datei in der Reihenfolge der zu exportierenden Dateien.

Datum

Datum, ab dem exportiert werden soll.

Zeit

Tageszeit des Tages, ab dem exportiert werden soll.

Felder und Formate

Formate, die Sie im Modul Import definiert haben, stehen Ihnen sowohl als Import- wie auch als Exportformate zur Verfügung.

Das heißt, die definierten Formate können in beiden Modulen verwendet werden.

Sie bestimmen also beim Export analog zur Beschreibung im Import die Feldreihenfolge und Feldlängen, die Sie aus dem marketing.manager ausspielen möchten.

Auf dieselbe Art erstellen Sie auch Transformationen von Feldinhalten, Import auf Seite 90.

Dateiformat

Die Einstellungen zum Dateiformat nehmen Sie wie beim Import vor.

Sie definieren Folgendes:

• Ob Feldinhalte mit fixer oder variabler Feldlänge ausgegeben werden

• Die Feld- und Satztrennzeichen

• Die Ausgabe von Datum- und Zeitformat

• Wenn Sie mit fixen Feldlängen exportieren, müssen auch die Feldlängen angepasst werden.

Zusätzlich zu den Optionen beim Import ist auch der Block Export aktiviert:

Steuersatz: Am Beginn der Datei werden die Feldbezeichnungen von update.seven als erster Datensatz ausgegeben.

Sätze nummerieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datensätze fortlaufend zu nummerieren.

Kapitel 5 Exportmodul 169

Zahlen rechtsbündig: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Zahlen rechtsbündig anzuzeigen. Standardmäßig werden Zahlen linksbündig angezeigt.

Zahlen formatiert: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Zahlen formatiert auszugeben.

Inhalt der Exportdatei

Sie haben die Möglichkeit, alle Datensätze oder Datensätze aus einer bestimmten Selektion auszuspielen.

Infobereiche (Kontextmenü)

Mit Hilfe der Option Infobereiche im Kontextmenü gelangen Sie in ein Dialogfeld, in dem Sie auswählen können, welche Infobereiche Sie exportieren möchten.

Format

Name des abgespeicherten Exportformats.

Infobereich

Name des Infobereichs

Beding. aktiv

Aktiviert die unter Daten Bedingung definieren definierte Bedingung.

Das bedeutet, nur Datensätze, die die Bedingung erfüllen, werden exportiert. Die Bedingung der ersten Zeile hat eine Auswirkung auf alle Folgezeilen.

Anz. Sätze

Anzeige beim Export, wie viele Datensätze je Infobereich exportiert wurden.

Bedingungen

Über eine Selektion können Sie nur vordefinieren, welche Firmen und Personen exportiert werden sollen. Wenn aus zusätzlichen Infobereichen (Kontakte, Mailings, etc.) nur bestimmte Datensätze exportiert werden sollen, müssen Sie die Einschränkung über Bedingungen vornehmen.

1 Diese Bedingungen definieren Sie über die Menüoption Daten Bedingung definieren.

2 Vergessen Sie nicht, die Bedingungen auch zu aktivieren.

3 Tragen Sie den Dateinamen inklusive der entsprechenden Pfadangabe für die Ausgabedatei an.

4 Speichern Sie Ihr Format.


Reihenfolge der Infobereiche

Je nachdem, welcher Infobereich als Basis für die zu exportierende Datenmenge herangezogen werden soll, werden unterschiedliche Daten exportiert.

Beispiel:

Pos Datei Beding. aktiv

0 Firma

1 Person Position=Marketing

Ergebnis: Exportiert werden alle Firmen und dazu die Personen, die die Bedingung "Position=Marketing" erfüllen.

Pos. Datei Beding. aktiv

0 Person Position=Marketing

1 Firma

Ergebnis: Exportiert werden nur die Firmen, zu denen es tatsächlich Personen gibt, die die Bedingung "Position=Marketing" erfüllen.

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen und gespeichert, starten Sie den Exportvorgang durch Klicken auf die Schaltfläche Start.

Anmerkung: Beim Export werden firmen- bzw. personenbezogene Kontakte und Mailings in einem Durchgang exportiert, um den Exportvorgang zu beschleunigen. Die firmenbezogenen Kontakte und Mailings werden zuerst abgearbeitet.

Sonderfall Branchenversion FS: Wenn Sie die Infobereiche Kontakt, Beratung und Beratung-Positionen in der genannten Reihenfolge exportieren, erhalten Sie als Ergebnis alle Kontakte, Beratungen und Beratungspositionen.

Falls Sie jedoch die Reihenfolge ändern, d. h. in der Reihenfolge Beratung - Beratung-Positionen - Kontakt exportieren, werden als Ergebnis zwar alle Beratungen und Beratungspositionen geliefert, aber keine Kontakte.

Autoimport / Autoexport

Import und Export können über die Befehlszeile durchgeführt werden. Folgende Vorbereitungen müssen dafür getroffen werden:

• Die Einspieldatei (z. B. vom Großrechner) muss immer im selben Unterverzeichnis mit demselben Dateinamen bereitgestellt werden.

• Das Importformat in update.seven muss für die bereitgestellte Datei definiert und die Protokolldateien müssen angegeben werden.

• Nach jedem Autoimport müssen die Protokolldateien umbenannt oder sofort kontrolliert und eingespielt werden, da sie sonst beim nächsten Autoimport überschrieben werden.

Parameter für den Autoimport / Autoexport

Für den Automatischen Import bzw. Export über eine Befehlszeile verwenden Sie die Datei mmim.exe mit den folgenden Parametern:

-E

Ruft den Autoexport auf.

Wenn die Datei ohne diesen Parameter aufgerufen wird, wird der Autoimport gestartet.

Kapitel 5 Exportmodul 171

-U:<BENUTZERNAME>

Geben Sie in Großbuchstaben den Benutzernamen an, unter dem Sie den Import durchführen. Wählen Sie einen Benutzer, der die notwendigen Berechtigungen für Neuaufnahme und Bearbeitung der Daten hat.

-P:<PASSWORT>

Geben Sie in Großbuchstaben das Passwort des angegebenen Benutzers ein. Ist für den Benutzer kein Passwort vergeben, so kann auch der Parameter "-P" entfallen.

-F:"Formatname"

Die Formatbezeichnung wird in Anführungszeichen gestellt (Groß-/Kleinschreibung berücksichtigen.)

Beispiel: -F:"Import Firma/Person"

-D: "Dateiname"

Geben Sie den vollen Dateinamen (inklusive Pfad) der Datei, die importiert oder exportiert werden soll, in Anführungszeichen an.

Wenn dieser Parameter verwendet wird, wird der entsprechende Eintrag im Format überschrieben. Beim Export gibt der Parameter die Ausgabedatei an; beim Import die Eingabedatei.

-C

Beim Autoexport mit diesem Parameter werden vorhandene Exportdateien nicht überschrieben, sondern nummeriert. Dadurch können Sie den Autoexport beliebig oft durchführen und benötigt dennoch nur ein Exportformat.

Beispiel: ...\exe\mmim.exe -e -c -u:<Benutzer> -p:<Passwort> -f:"Formatname" erzeugt dateiname.0, dateiname.1, dateiname.2, etc.

Der Export kann beschleunigt werden, indem Sie im Feld Sortiert nach den Eintrag "Upd" (Änderungsindex) auswählen. Wenn ein Änderungsindex vorhanden ist, werden nur die geänderten Sätze gelesen, und der Export wird dadurch beschleunigt.

-K

Durch Hinzufügen des Parameters wird der Import mit manueller Kontrolle durchgeführt, obwohl der Import über ein Symbol oder auch eine Zeitsteuerung gestartet wird.

-N:JJJJMMTT

Dieser Parameter wirkt nur beim Export.

Unter Angabe des Datums werden nur die Datensätze exportiert, deren Update-Datum größer oder gleich dem angegebenen Datum ist.

Beispiel Autoimport

f:\mm\system\exe\mmim.exe -U:SU -P:UPDATE -F:"Umsatz-AS400"

Beispiel Autoexport

f:\mm\system\exe\mmim.exe -e -U:SU -P:UPDATE -F:"Umsatz-AS400"


Autoimport per Script-Datei

update.seven bietet Ihnen auch die Möglichkeit, mehrere Importe, die nacheinander durchgeführt werden sollen, per Script-Datei aufzurufen.

Vorgehensweise:

• Definieren Sie die einzelnen Importformate und speichern Sie diese

• Schreiben Sie eine Script-Datei, in der Sie die Formatnamen der einzelnen Importe angeben

• Starten Sie das Modul Import mit dem Aufruf dieser Script-Datei.

Beispiel:

Sie möchten erst Firmendaten vom Host importieren, danach Umsätze. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1 Definieren Sie das Format zum Import der Firmen und speichern es unter dem Namen "Host-Firmen".

2 Definieren Sie das Format zum Import der Umsätze und speichern es unter dem Namen "Host-Umsatz".

3 Schreiben Sie eine Script-Datei "f:\mm\host.txt", die wie folgt aussieht:

-f:"Host-Firmen"

-f:"Host-Umsatz"

4 Rufen Sie die Datei mmim.exe folgendermaßen auf:

...\system\exe\mmim.exe -u:<Benutzer> -p:<Passwort> -s:"f:\mm\host.txt"

<Benutzer> und <Passwort> sind dabei durch gültige Werte zu ersetzen.

173

Das Modul Wartung ist das Instrument von update.seven, mit dem Sie Ihre Datenbank pflegen und somit die Qualität Ihrer Daten dauerhaft garantieren können.

Hier können Sie Folgendes machen:

• Länder neu aufnehmen und warten

• Orte neu aufnehmen und warten

• Die Inhalte von allen freien Katalogen definieren und aktualisieren

• Die Inhalte von allen fixen Kataloge ändern

• Die Namen von Feldern ändern

• Die Feldeigenschaften von Freifeldern ändern

• Portfolioformate definieren

• Größere Mengen von Datensätzen ändern

• Größere Mengen von Datensätzen löschen

• Das Datenmodell ändern

Seien Sie vorsichtig beim Umgang mit den Optionen im Modul Wartung. Manche Schritte können nach der Bestätigung nicht mehr rückgängig gemacht werden.

update empfiehlt, vor der Arbeit in diesem Modul eine Datensicherung durchzuführen.

Wartung starten

1 Klicken Sie auf das Symbol Wartung.

Sie befinden sich im Infobereich Land.

Mit der Option Orte im Kontextmenü können alle Orte zu einem bestimmten Land (das in der Listenansicht markiert ist) aufgerufen werden.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Maske in der Kopfzeile, um in die Maskenansicht zu gelangen bzw. die Schaltfläche Liste, um in die Listenansicht zu gelangen.

Land

Alle Informationen über Länder und die dazugehörigen Orte, die in Ihrer Datenbank verwendet werden, sind im Länderkatalog, im Infobereich Land bzw. im Infobereich Ort abgelegt.

Zwischen diesen beiden Infobereichen besteht ein unmittelbarer Zusammenhang, den Sie bei der Wartung berücksichtigen müssen:

Jedes Land wird bei Neuaufnahme in der Datenbank automatisch in den Länderkatalog aufgenommen.

Einige Zusatzinformationen dazu (wie Vorwahl, Etikett) werden dabei automatisch in den Infobereich Land übernommen, andere hingegen (wie Code, Sprache, Vertreter) müssen im Nachhinein manuell eingetragen werden.

K A P I T E L 6

Wartungsmodul


Die Orte zu jedem Land werden im Infobereich Ort eingetragen und verwaltet und sind über den Länderkatalog mit den Ländern verknüpft.

Jeder Ort wird bei Neuaufnahme in der Datenbank mit einigen Zusatzinformationen (wie Land, Bundesland, Ortevorwahl, AD1, etc.) im Infobereich Ort eingetragen.

Im Modul Wartung können diese Zusammenhänge, die in der Datenbank bei der Neuaufnahme von Datensätzen zu automatischen Einträgen führen, gepflegt werden.

Infobereich Land

Die einzelnen Länder werden im Infobereich Land definiert.

Hier werden folgende Informationen eingetragen:

• Landesname aus dem Länderkatalog

• Landeskennzeichen/Code (z. B. D für Deutschland)

• Landesvorwahl

• Gebietsbetreuer (Vertreter)

• Etikettname

• Abgleichlänge der Postleitzahl

• Sprache (im Maskenzusatz)

Der Name jedes Landes wird automatisch nach dem Anlegen in den Länderkatalog aufgenommen.

Wenn Sie in der Datenbank einen Datensatz neu anlegen und im Feld Land einen Eintrag wählen, oder ein Land aus dem Länderkatalog auswählen, greifen Sie auf diesen Länderkatalog zu.

Folgende Zusatzinformationen werden von update.seven aus den Einträgen im Infobereich Land übernommen, wenn Sie ein Land eintragen: Vorwahl Land, Etikett.

Diese Koppelung kann im Infobereich Konfiguration aufgehoben werden, Konfiguration im Administratorhandbuch 2.

Land neu aufnehmen (Wartungsmodul)

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu der Kopfzeile.

Land

Geben Sie den Landesnamen im Feld Land ein.

Ist das Land noch nicht im Länderkatalog vorhanden, wird der Länderkatalog geöffnet und Sie können das Land neu in den Katalog aufnehmen.

Code

Geben Sie das Landeskennzeichen im Feld Code ein, z. B. "A" für Österreich.

Dieser Ländercode kann im Adressetikett vor der Postleitzahl automatisch eingefügt werden (z. B. A-1010 Wien).

Es gibt kein zusätzliches Landeskurzkennzeichen oder einen Ländercode-Katalog.

Vorwahl

Tragen Sie die Vorwahl des Landes ein.

Kapitel 6 Wartungsmodul 175

Vertreter

Der Landesvertreter wird hier festgehalten.

1 Klicken Sie im Feld Vertreter auf das Bearbeitersymbol, um den Bearbeiterkatalog zu öffnen.

2 Wählen Sie den Vertreter aus der Bearbeiterliste aus.

Anmerkung: Im Infobereich Ort werden die Orts- oder Gebietsvertreter eingegeben.

Das Feld Vertreter im Infobereich Land dient nur zur Information. Wenn Sie eine Firma anlegen, werden die Felder AD1 und AD2 aus dem Infobereich Ort übernommen, falls sie gemäß dem Ort und der Postleitzahl zugeordnet werden können.

Etikett

Wählen Sie aus dem Katalog ein Etikett aus.

Abg.Länge

Die Abgleichlänge gibt an, wie viele Stellen der Postleitzahl beim Adressabgleich beim Import berücksichtigt werden sollen.

In Österreich besteht die Postleitzahl aus vier Ziffern, wobei die ersten drei das Bundesland und das Gebiet definieren und die letzte Ziffer nur das zuständige Postamt präzisiert. Folglich sind die ersten drei Ziffern zu berücksichtigen.

Für Deutschland müssen Sie auf Grund der fünfstelligen Postleitzahlen fünf eingeben, Identische PLZ-Stellen.

Sprache

Die Eintragung der Sprache ist von wesentlicher Bedeutung für den Titelkatalog, da jeder Sprache ein eigener Titelkatalog zugeordnet ist.

Sprache zuweisen:

Das betreffende Land ist in der Maske sichtbar. Machen Sie im Änderungs- oder Neuaufnahmemodus Folgendes:


2 Klicken Sie in das Feld Sprache.

3 Geben Sie die Sprache zum aktuellen Land ein, oder wählen Sie eine Sprache aus dem Katalog aus.

Land neu aufnehmen (Hauptmodul)

Die Neuaufnahme eines Landes kann auch über das Kundendatensatz (Infobereich Firma und Person) erfolgen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1 Legen Sie z. B. eine neue Firma an

2 Geben Sie den Namen des Landes im Feld Land ein.

Ist das Land noch nicht im Länderkatalog vorhanden, öffnet sich der Länderkatalog, und Sie können das Land neu in den Katalog aufnehmen.


Nach dem Speichern des Firmendatensatzes wird das Land mit folgenden Zusatzinformationen in den Infobereich Land übernommen:

aus Firma in Infobereich Land

Landesvorwahl Vwl.L Vorwahl

Etikett Etikett Etikett

Allerdings fehlen dann einige Zusatzinformationen (wie Code, Sprache, etc.), die Sie im Infobereich Land eintragen können.

1 Tragen Sie nun die entsprechenden Werte ein.

2 Speichern Sie den Firmen-Datensatz.

Das Land mit den genannten Zusatzinformationen ist nun im Infobereich Land eingetragen.

Anmerkung: Ein Land, das im Infobereich Land neu aufgenommen wird, ist immer auch im Länderkatalog vorhanden.

Ein Eintrag im Länderkatalog bedeutet jedoch nicht, dass das Land im Infobereich Land automatisch eingetragen wird. Wenn Sie diesen Firmendatensatz nicht speichern, ist das Land zwar im Länderkatalog vorhanden, aber nicht im Infobereich Land.

Nehmen Sie daher ein neues Land mit den entsprechenden Zusatzinformationen besser im Modul Wartung im Infobereich Land auf.

Länderkatalog warten

Den Länderkatalog warten Sie genau wie alle anderen Kataloge, die Ihnen in update.seven zur Verfügung stehen, Katalog auf Seite 180.

Suchen / Bedingungen definieren

Mit der Menüoption Daten Bedingung definieren können Sie die sichtbaren Datensätze (Länder) einschränken. Die Bedingung wird wie eine Selektionsbedingung definiert.

Mit der Menüoption Daten Bedingung aktiv wird die definierte Bedingung aktiviert.

Orte (Kontextmenü)

Jeder Ort, der im Infobereich Ort eingetragen ist, ist über den Länderkatalog mit den Ländern verknüpft.

Sie können zu jedem Land alle zugehörigen Orte anzeigen.

1 Wechseln Sie zum gewünschten Land.

2 Klicken Sie auf die Option Orte im Kontextmenü.

Alle Orte zum aktuell ausgewählten Land werden angezeigt.

Hier steht Ihnen in der Befehlsleiste eine spezielle Suche zur Verfügung, mit Hilfe derer Sie Orte suchen können.

Sie können auch zu den Orten eines Landes eine Bedingung setzen.


Ort

Informationen im Zusammenhang mit den Orten der Datenbank sind im Infobereich Ort abgelegt.

Klicken Sie auf das Symbol Ort, um in diesen Infobereich zu gelangen.

Ort neu aufnehmen (Wartungsmodul)

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und erfassen Sie die folgenden Felder:

Land

Wählen Sie aus dem Länderkatalog ein Land aus.

Durch Auswahl des Landes werden dem System automatisch alle Ländereingaben (Felder Code, Vorwahl, etc., die im Infobereich Land definiert sind) zur Verfügung gestellt.

Legen Sie im Infobereich Ort kein neues Land an.

Von Plz

Geben Sie die Anfangspostleitzahl des Orts ein.

Über die Postleitzahl wird der Ort definiert.

Wenn Sie eine zuvor in der Ortetabelle definierte Postleitzahl im Hauptmodul (Datenbank) eingeben, erscheint automatisch der zugewiesene Ort. Wenn es mehrere Orte gibt, öffnet sich eine Auswahlliste.

Bis Plz

Geben Sie die Endpostleitzahl ein. Über die Postleitzahl wird der Ort definiert.

Wenn Sie eine zuvor in der Ortetabelle definierte Postleitzahl im Hauptmodul (Datenbank) eingeben, erscheint automatisch der zugewiesene Ort. Gibt es mehrere Orte, öffnet sich eine Auswahlliste.

Plz Code

Fortlaufende Nummer, falls es zur selben Plz mehrere Orte mit z. B. unterschiedlicher Ortevorwahl oder Ortsbezeichnung gibt.

Ort

Ortsname (Es gibt keinen Ortekatalog)

Hier werden Orte einer Postleitzahl innerhalb eines Landes zugewiesen.

Bei Firmenneuaufnahmen in der Datenbank werden die Beziehungen zwischen Land, Postleitzahl, Ort, Bundesland und Gebiet automatisch generiert.

Eine Tabelle der verknüpften Datensätze wird in der Datenbank aufgebaut.


B.Land

Bundesland des Orts

Vorwahl

Telefonvorwahl des Orts

AD 1 bzw. AD 2

Außendienstmitarbeiter 1 und 2. Wählen Sie die (Gebiets-)Vertreter aus (Katalog Bearbeiter). Das System unterscheidet zwischen einem Landesvertreter (Infobereich Land, Modul Wartung) und Ortevertretern (Infobereich Ort, Modul Wartung).

Anmerkung: Wenn Sie eine Firma anlegen, werden gemäß der Ortetabelle (Felder Ort und Plz) ein AD1 und ein AD2 übernommen (in der Branchenversion FS ist das Feld AD2 nicht vorhanden). Das Feld Vertreter im Infobereich Land dient nur zur Information.

Gebiet

Die Zugehörigkeit eines Orts zu einem Verkaufsgebiet (Katalogfeld).

Sprache

Das Feld wird im Maskenzusatz angezeigt.

So nehmen Sie eine Sprache auf:

1 Wählen Sie im Änderungs- oder Neuaufnahmemodus die Menüoption Ansicht Maskenzusatz.

2 Klicken Sie in das Feld Sprache.

3 Doppelklicken Sie in das Feld und tragen Sie die Sprache zum aktuellen Ort ein.

Ort neu aufnehmen (Datenbankmodul)

Neuaufnahmen im Infobereich Firma, die auch die Neuaufnahme von Ort, Postleitzahl, etc. beinhalten, werden in den Infobereich Ort im Modul Wartung übernommen: Die Felder von Plz und bis Plz im Infobereich Ort werden mit der Zahl im Feld Plz aus dem Infobereich Firma erfasst.

Wenn im Infobereich Ort noch keine Einträge vorhanden sind, gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1 Legen Sie eine neue Firma an (im Hauptmodul).

2 Wählen Sie ein Land aus dem Länderkatalog (Feld Land).

3 Geben Sie die Postleitzahl ein.

4 Geben Sie den Ort ein (Felder Plz und Ort).

Wenn im Infobereich Ort bereits entsprechende Einträge vorhanden sind, wird das Feld Ort nach der Angabe der Postleitzahl automatisch erfasst. Punkt 4 entfällt.

Wenn mehrere Orte zur Verfügung stehen, öffnet sich eine Auswahlliste.


Nach dem Speichern des Datensatzes der Firma werden folgende Felder in den Infobereich Ort übernommen:

aus Infobereich Firma (Hauptmodul)

in Infobereich Ort (Wartungsmodul)

Ortvorwahl Vwl.O. Vorwahl

Bundesland B.land B.land

Gebiet Gebiet Gebiet

Außendienst-MA AD 1

AD 2

AD 1

AD 2

Gerichtsbezirk GBZ GBZ

Politischer Bezirk pol.Bez. pol.Bez.

Bundesstaat Bundesstaat Bundesstaat

Einige Zusatzinformationen (wie Plz-Code, Sprache) werden allerdings direkt im Infobereich Ort eingetragen.

Anmerkung: Die Felder AD 2, GBZ, Pol.Bez. und Bundesstaat sind in der Branchenversion FS nicht verfügbar.

Ortetabelle und Datenbank

Wenn bereits Orte im Infobereich Ort (Modul Wartung) eingetragen sind, werden diese Orte und folgende Zusatzinformationen automatisch bei der Neuaufnahme einer Firma zur Verfügung gestellt, sobald Sie dort das Land und die Postleitzahl eintragen.

aus Infobereich Ort aus Infobereich Land

Vorwahl Ort AD 1,2 Vorwahl Land

Ort GBZ Etikett

Bundesland Pol.Bez.

Gebiet Bundesstaat

Sie können diese Koppelung durch einen Eintrag im Infobereich Konfiguration aufheben, Konfiguration im Administratorhandbuch 2.

Anmerkung: Damit ein Bearbeiter beim Eingeben eines Orts im Hauptmodul auf die Ortetabelle zurückgreifen kann, braucht er allerdings ein Zugriffsrecht auf den Infobereich Ort. Damit ein Bearbeiter bei Eingabe der Postleitzahlen im Infobereich Zuordnung des Hauptmoduls auf die Ortetabelle zurückgreifen kann, ist ebenfalls ein Zugriffsrecht auf den Infobereich Ort erforderlich. Die Felder AD 2, GBZ, Pol.Bez. und Bundesstaat sind in der Branchenversion FS nicht verfügbar.

Orte-Wartung

Alle Orte und deren Zusatzinformationen müssen im Infobereich Ort gewartet werden (Es gibt keinen Katalog Orte).


Ortseinträge aktualisieren

Die Aktualisierung der Orte im Infobereich Ort (Modul Wartung) über den Infobereich Aktualisierung hat keine Auswirkung auf die bereits bestehenden Ortseinträge in der Datenbank (Hauptmodul) oder auf Notebooks. Änderungen wirken sich nur bei Neuanlagen aus,

Aktualisierung auf Seite 220.

Wenn Sie in der Datenbank vorhandene Ortseinträge aktualisieren möchten, müssen Sie den Ort im Modul Wartung löschen (über den Infobereich Löschen) und neu anlegen (Land, Postleitzahl und Ort bilden den Primär-Schlüssel und können daher nach der Kommunikation nicht geändert werden), Löschen auf Seite 218.

Orte sortieren

Mit der Menüoption Sortierung aus dem Menü Daten können Sie die angezeigten Orte entweder nach der Postleitzahl, nach dem Ortsnamen oder nach der Reihenfolge der Anlage (Option Upd) alphabetisch ordnen.

Außerdem können Sie über die Menüoption Daten aufsteigend/absteigend festlegen, ob von A nach Z oder Z nach A, von der höchsten zur niedrigsten PLZ oder umgekehrt bzw. vom neuesten zum ältesten Datensatz oder umgekehrt gereiht werden soll.

Suchen / Bedingungen definieren

Mit der Menüoption Daten Bedingung definieren können Sie die Anzahl der Datensätze (Orte) weiter einschränken. Die Bedingung wird wie eine Selektionsbedingung definiert.

Mit der Menüoption Daten Bedingung aktiv wird die Bedingung aktiviert.

Sind Sie aus der Länderliste hierarchisch (über die Schaltfläche) in die Ortetabelle eingestiegen, wirkt die hier eingestellte Bedingung nicht. In diesem Fall steht Ihnen in der Funktionsleiste eine direkte Suchfunktion von Orten zur Verfügung.

Orte importieren

Informationen zum Import von Orten finden Sie unter Zuordnungstabelle beim Import (nur Branchenversion BTB) auf Seite 138.

Orte und Kommunikation

Die Ortetabelle (Infobereich Ort) wird im Modul Kommunikation nicht gelesen und nicht geschrieben, Kommunikationsmodul im Administratorhandbuch 2.

Kataloge

Katalogfelder sind Felder, deren Einträge in einer Tabelle vordefiniert und aus dieser ausgewählt werden. Damit erfolgt die Feldeingabe rascher, die vorgeschlagenen Feldinhalte sind strukturiert und die Analysemöglichkeiten optimal.

Katalogfelder haben eine maximale Länge von 40 Zeichen. Ein Katalog sollte maximal aus 1000 Einträgen bestehen.

Katalogwerte werden nicht nur auf der aktuellen Station aktualisiert, sondern im Zuge der Kommunikation auch an alle Stationen verteilt und in deren Datenbanken integriert,

Kommunikationsmodul im Administratorhandbuch 2.

Die Katalogwartung sollte ausschließlich auf der Katalogwartungsstation erfolgen. Nur dann werden alle Katalogänderungen an alle anderen Stationen kommuniziert. Sie werden nur dann weiterverteilt, wenn die Werte in einem Datensatz vorkommen.

Katalogwerte, die importiert oder manuell in der Datenbank aufgenommen wurden, werden bei der Kommunikation nicht automatisch an alle Stationen kommuniziert.


Fixe Kataloge

Fixe Kataloge werden vom System vorgegeben (z. B. im Feld Status und Priorität).

Fixe Kataloge können Sie im Rahmen des Datenmodells bearbeiten, Datenmodell auf Seite 184.

Variable Kataloge

In variablen Katalogen können die Katalogwerte aktualisiert, gelöscht und neu aufgenommen werden, sofern der Benutzer dazu berechtigt ist.

Variable Kataloge können Sie im Rahmen des Datenmodells definieren bzw. umbenennen, Datenmodell auf Seite 184.

Weitere Einstellungen für variable Kataloge führen Sie im Infobereich Kataloge durch.

Infobereich Katalog öffnen

1 Um den Infobereich Katalog zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol Katalog in der Symbolleiste, oder wählen Sie die Menüoption Info Katalog.

2 Die Dropdown-Liste enthält alle variablen Kataloge der Datenbank. Wählen Sie einen Katalog aus der Dropdown-Liste aus.

Die Katalogwerte werden angezeigt. Im Feld Anz. wird die Anzahl der Katalogwerte angezeigt.

Katalogwert sperren

Klicken Sie in die Spalte Sperre, um einen Katalogwert zu sperren. Die Sperre wird durch ein Häkchen angezeigt.

Die Sperre wirkt sich sofort in der gesamten Datenbank aus, d. h. der Wert ist von jetzt an nicht mehr als Auswahlmöglichkeit im betreffenden Katalog sichtbar, bleibt jedoch bei bereits existierenden Datensätzen erhalten. Auch bei der Eingabe von Bedingungen ist der Katalogwert weiter verfügbar.

Klicken Sie in die Spalte Sperre neben dem entsprechenden Katalogwert, um die Sperre wieder aufzuheben. Der Wert ist von jetzt an wieder als Auswahlmöglichkeit im betreffenden Katalog verfügbar.

Katalogsperren werden bei der Kommunikation berücksichtigt.

Katalogwert neu aufnehmen

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

2 Tragen Sie den neuen Katalogwert und die Mandantennummer ein, Kataloge und Katalogwartung auf Seite 89.

Anmerkung: Katalogwerte sollten nie direkt in der Datenbank neu aufgenommen werden. Dies sollte bei der Vergabe der Rechte berücksichtigt werden.


Katalogwert ändern

1 Klicken Sie auf den gewünschten Katalogwert.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

3 Geben Sie den neuen Wert im Dialogfeld ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Der geänderte Wert wird in blau angezeigt und ist zum Löschen markiert. Der Löschvorgang wird in der Löschliste gestartet, Löschliste auf Seite 182.

Katalogwert löschen und ersetzen

1 Klicken Sie auf den gewünschten Katalogwert.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen der Kopfzeile. (Möglicherweise wird nach einem hierarchisch übergeordneten Katalog gefragt.)

Das Dialogfeld Ersatzwert? wird geöffnet.

3 Wenn Sie den Katalogwert ersatzlos löschen möchten, lassen Sie das Eingabefeld leer.

Wenn Sie den Wert durch einen vorhandenen Katalogwert ersetzen wollen, doppelklicken Sie in das Eingabefeld, um den bestehenden Katalog zu öffnen.


Der zu löschende Katalogwert wird rot markiert und in die Löschliste aufgenommen, Löschliste auf Seite 182.

Anmerkung: Um Alle Katalogwerte eines Katalogs zu löschen, verwenden Sie die Kontextmenüoption Alle Löschen.

Mandantennummer ändern

In der Spalte Mandant wird die Mandantennummer des Katalogwerts angezeigt, Katalogwartung auf Seite 90.

Um eine Mandantennummer zu ändern, geben Sie die neue Nummer in die Spalte Mandant ein.

Der Katalogwert ist blau markiert und für die Löschliste vorbereitet, Löschliste auf Seite 182.

Löschliste

Den eigentlichen Lösch- bzw. Ersetzungsvorgang starten Sie in der Löschliste:

1 Wählen Sie die Option Löschliste im Kontextmenü.

2 Überprüfen Sie die Löschliste.


3 Wenn Sie den Löschvorgang noch nicht starten möchten, kehren Sie mit (OK) zu den Katalogen zurück.

4 Wenn Sie vor dem eigentlichen Start einzelne Löschvorgänge rückgängig machen möchten, klicken Sie in der Spalte Katalog auf den Katalogwert, und bestätigen Sie die Meldung Löschen Stornieren? mit Ja.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche (Start), um den Lösch- bzw. Ersetzungsvorgang zu starten.

Titelkataloge

Die folgenden Kataloge stehen Ihnen für Titel zur Verfügung:

Akad. Titel

Dies ist ein sprachabhängiger Katalog. Er enthält den abgekürzten akademischen Titel für das Etikett.

Das Feld Akad. Titel befindet sich im Infobereich Person. Der hier eingetragene Kurztitel wird dann im Etikett in die Langform umgewandelt.

Titel ausgeschrieben

Im Katalog Titel ausgeschrieben steht die Langform der Katalogwerte aus dem Katalog Akad. Titel. Der Katalog wird für die Anrede in Briefen verwendet.

Dieser Titelkatalog ist hierarchisch mit der Sprache verknüpft, d. h. pro Sprache gibt es einen abhängigen Titelkatalog. Hier werden die Kurzformen der akademischen Titel einer Langform zugewiesen.

Beim Definieren eines Etiketts unter Extras Etikett definieren wählen Sie den Platzhalter Titel-Langform, um den abgekürzten Titel Akad. Titel des Infobereichs Person in die Langform umzuwandeln.

Akademischer Titel lang

Dies ist ein sprachabhängiger Katalog ohne Verbindung zu einem anderen Titelkatalog.

Titel

Dies ist ein sprachabhängiger Katalog ohne Verbindung zu einem anderen Titelkatalog.

Titel lang

Dies ist ein sprachunabhängiger Katalog ohne Verbindung zu einem anderen Titel-Katalog.

Anmerkung: In der Branchenversion FS entspricht der Katalog Titel abgek. dem Katalog Akad. Titel der Branchenversionen BTB und OTC. Die Kataloge Akademischer Titel lang, Titel und Titel lang gibt es in der Branchenversion FS nicht.

Mehrsprachige Kataloge

update.seven ermöglicht die Definition von mehrsprachigen Katalogwerten.

Als Voraussetzung müssen die Sprachen im Rechtemodul im Infobereich Sprache definiert und im Infobereich Station der Katalogwartungsstation zugeordnet werden. Im Infobereich Kataloge des Wartungsmoduls wird dadurch pro Sprache eine Spalte angezeigt, in die Sie die Katalogwerte eintragen können. Die erste Spalte wird durch die Auswahl der Basis-Katalogsprache bestimmt.

Anmerkung: Wenn Sie eine Sprache als Katalogsprache definiert haben und einer Station nicht zugewiesen haben, können Sie hier zwar Werte eintragen, auf dieser Station gelten aber die Werte aus der Katalog-Basissprache.


Neue Katalogwerte sollten vom Administrator immer auf der Zentrale in der Basis-Katalogsprache aufgenommen werden. Zu jeder verfügbaren Sprache können die übersetzten Einträge in die jeweilige Spalte eingetragen werden. Gibt es für eine Sprache keine Übersetzung, wird der Wert der Basis-Katalogsprache angezeigt.

Katalogneuaufnahme in einer anderen Sprache

Ist das Neuaufnehmen von Katalogwerten auf anderen Stationen gestattet, kann es vorkommen, dass der Katalogwert nicht in der Katalog-Basissprache aufgenommen wird.

Beispiel: Ein neuer freier Katalogwert wird auf einer Außenstation auf Französisch aufgenommen. Im Rahmen der automatischen Kommunikation wird der veränderte Katalogwert an die Zentrale übertragen. Auf der Zentrale wird nach Einspielen der Kommunikationsdatei der neue Katalogwert in der ersten Spalte (Katalog-Wartungssprache Deutsch) angezeigt.

Um den Katalogwert in allen Sprachen richtig einzutragen:

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

2 Geben Sie die deutsche Übersetzung des Katalogwerts ein.

Dieser Wert wird in blauer Farbe angezeigt.

3 Wählen Sie die Option Löschliste im Kontextmenü.

4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Start. Die Datenbank wird durchsucht, der alte Wert wird gelöscht und durch den neuen ersetzt.

5 Geben Sie die Übersetzungen in den anderen Spalten ein.

Damit ist die Katalogwartung auf der Zentrale abgeschlossen. Beim Anmelden in einer anderen Sprache erhalten Sie die Katalogeinträge in der korrekten Sprache. Bei der nächsten Kommunikation werden die Katalogänderungen an die anderen Stationen weitergegeben.

Datenmodell

Im Infobereich Datenmodell können Sie das bestehende Datenmodell (Infobereiche, Felder und Kataloge) speziell für Ihre Anforderungen anpassen, indem Sie entweder die von update ausgelieferten Daten verändern ("Core") oder neue Daten hinzufügen bzw. diese ändern ("generiert").

Unter Design wird der aktuelle Entwurf gespeichert, unter Aktiv wird das derzeit in update.seven verwendete Datenmodell angezeigt, und Archiv enthält etwaige Sicherungskopien.

Anmerkung: Sie haben nur auf der Katalogwartungsstation Zugriff auf das Datenmodell, und nur, wenn Sie sich als "SU" anmelden. update empfiehlt zusätzlich, die Katalogwartungsstation auf der Zentralstation einzurichten.


Fixe Kataloge

Fixe Kataloge werden vom System vorgegeben (z. B. im Feld Status und Priorität) und können vom Benutzer nicht geändert werden.

Fixe Kataloge können Sie im Infobereich Datenmodell bearbeiten, Vordefinierte fixe Kataloge bearbeiten auf Seite 188

Variable Kataloge

In variablen Katalogen können die Katalogwerte aktualisiert, gelöscht und neu aufgenommen werden, sofern der Benutzer dazu berechtigt ist.

Variable Kataloge können Sie im Infobereich Datenmodell nur definieren bzw. umbenennen.

Weitere Einstellungen für variable Kataloge führen Sie im Infobereich Kataloge durch, Kataloge auf Seite 180.

Infobereiche

Im Infobereich Datenmodell können Sie vordefinierte Infobereiche bearbeiten und neue Infobereiche definieren.

Allgemeine Vorgangsweise

Bei der Bearbeitung des Datenmodells führen Sie einige Schritte durch, die für alle Infobereiche, Felder und Kataloge gleich sind. Im Anschluss an diese allgemeine Beschreibung finden Sie detaillierte Informationen.

1 Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Baumansicht (Core oder generiert unter Fixer Katalog, Variabler Katalog oder Infobereich).

Die gewünschte Tabelle wird angezeigt.

2 Klicken Sie in eine Zelle, die sie bearbeiten möchten.

3 Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor:

o Ändern Sie vorhandene Werte, Vordefinierte fixe Kataloge bearbeiten auf Seite 188, Vordefinierte variable Kataloge umbenennen auf Seite 189, Vordefinierte Infobereiche bearbeiten auf Seite 193, Felder umbenennen auf Seite 203.

o Geben Sie neue Werte ein, Neue fixe Kataloge anlegen auf Seite 189, Neue variable Kataloge anlegen auf Seite 190, Neue Infobereiche anlegen auf Seite 191, Neue Felder hinzufügen auf Seite 200.

o Löschen Sie eine Zeile, Einträge löschen auf Seite 211.


Die Art der Änderungen können Sie an der Farbe der jeweiligen Zeile erkennen:

Geänderte Einträge sind rosa markiert, gelöschte Einträge rot, und neue Einträge gelb.

Die Änderungen werden sofort im Design-Datenmodell gespeichert.

4 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine geänderte, gelöschte oder neue Zeile, um das Kontextmenü zu öffnen.

Für Kataloge und Katalogeinträge:

o Mit Änderung übernehmen wird die geänderte Zeile in das aktive Datenmodell übernommen.

o Mit Alle Änderungen übernehmen werden alle Änderungen an Katalogen, die seit der letzten Übernahme am Datenmodell durchgeführt wurden, in das aktive Datenmodell übernommen.

o Mit Änderung rückgängig machen Sie im Design-Datenmodell diese Änderung rückgängig. Die Zeile wird in der ursprünglichen Farbe angezeigt.

Für Felder:

o Mit Feldformat übernehmen wird die Änderung der Felddefinition in das aktive Datenmodell übernommen.

o Mit Alle Feldformate übernehmen werden alle Änderungen an allen Feldern des Infobereichs in das aktive Datenmodell übernommen.

Für Infobereiche:

o Mit Infobereich testen führen Sie eine syntaktische Überprüfung des Infobereichs durch.

o Mit Infobereich übernehmen übernehmen Sie alle Änderungen am Infobereich in das aktive Datenmodell.

Anmerkung: Um einen Infobereich in das aktive Datenmodell zu übernehmen, müssen Sie das System für aktive Benutzer sperren.

o Mit Attribut übernehmen übernehmen Sie die Änderungen in der Spalte Eigenschaften in das aktive Datenmodell.

o Mit Text übernehmen übernehmen Sie die Änderungen in der Spalte Text in das aktive Datenmodell.

o Mit Alle Texte übernehmen übernehmen Sie die Änderungen aller Felder in der Spalte Text in das aktive Datenmodell.

o Mit Änderung rückgängig machen Sie alle Änderung an diesem Infobereich im Design-Datenmodell rückgängig. Die Zeile wird in der ursprünglichen Farbe angezeigt.

Änderungen an "Core"-Infobereichen, die in das aktive Datenmodell übernommen wurden, werden grün markiert.

5 Klicken Sie auf (OK), um eine Tabelle zu schließen.


6 Öffnen Sie durch Rechtsklick auf eines der Datenmodelle unter Design, Aktiv, oder Archiv das Kontextmenü.

Mit den folgenden Optionen können Sie die Datenmodelle verwalten:

o Aktuelles Datenmodell archivieren: Speichert eine Sicherungskopie des aktuellen Datenmodells im Archiv.

o Aktuelles Datenmodell verifizieren: Überprüft, ob das aktive Datenmodell und die Datenbank gleich sind. Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, sollten Sie das Problem beheben, um die Konsistenz der Daten zu gewährleisten.

o Design löschen: Löscht ein Design-Datenmodell.

o Archiv in Design kopieren: Kopiert ein archiviertes Datenmodell in das Design. Nach dem Kopieren sind alle Unterschiede zum aktiven Datenmodell entsprechend markiert. Diese Unterschiede werden bei der nächsten Übernahme ins aktive Datenmodell übernommen.

o System sperren: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie das System für aktive Benutzer sperren können. Vor der Übernahme von Infobereichen in das aktuelle Datenmodell ist eine Systemsperre notwendig.

o Benutzergruppe auswählen: Hier können Sie sich als update-Benutzer bzw. als Partner anmelden. Infobereiche, die von update-Benutzern erstellt wurden, erhalten den Buchstaben "U", Infobereiche von Partnern "P", und Infobereiche von Kunden "C" (dies ist die Standardeinstellung). Felder von update-Benutzern erhalten eine ID ab 5000, Felder von Partnern ab 6000, und Felder von Kunden ab 7000.

Weitergeben von Änderungen an Außenstellen

Der Entwurf des Datenmodells findet entweder auf einem Testsystem oder auf dem zentralen Server statt. Nach der Übernahme in das aktive Datenmodell sind die Änderungen nur auf dem Server verfügbar.

Bei der Kommunikation mit Außenstellen wird überprüft, ob die aktiven Datenmodelle zwischen Ausgangs- und Zielstation identisch sind. Ist das nicht der Fall, wird zuerst das Datenmodell der Zielstation aktualisiert, und danach werden die Daten kommuniziert.

Bei manueller Kommunikation werden zuerst die Datenmodelländerungen durchgeführt und dann werden Sie dazu aufgefordert, die Kommunikation noch einmal zu starten. Sie müssen das Kommunikationsmodul schließen und wieder öffnen und den Einspielvorgang erneut starten.

Bei einer automatischen Kommunikation ist ein erneuter Start nicht notwendig.

Anmerkung: update empfiehlt, etwaige Kommunikationszyklen vor der Änderung des Datenmodells abzuschließen, um Dateninkonsistenzen zu vermeiden. Datenmodelländerungen können auch zwischen Oracle- und MS SQL-Versionen problemlos kommuniziert werden.


Vordefinierte fixe Kataloge bearbeiten

1 Starten Sie das Wartungsmodul.

2 Wechseln Sie in die Ebene Datenmodell.

3 Klicken Sie in der Baumansicht auf den Eintrag Core unter Fixer Katalog.

Der Bereich Fixe Kataloge wird angezeigt.

4 Klicken Sie auf den Katalog, den Sie bearbeiten möchten.

Der Bereich Fixer Katalog mit den Originaleinstellungen für die Katalogwerte wird angezeigt.

5 Um den Namen für einen Katalogwert zu ändern, geben Sie den neuen Text in der Spalte Sprachunabhängig bzw. in den Spalten für die einzelnen Sprachen ein.

Anmerkung: Die Sprachen müssen dazu in den Rechten im Infobereich Sprache definiert sein, Sprachen auf Seite 52.

Der Wert der Spalte Sprachunabhängig wird verwendet, wenn bei einer Sprache kein Alternativwert eingetragen ist. Ist unter Sprachunabhängig ebenfalls kein Wert eingetragen, wird weiterhin die Originaleinstellung verwendet.

6 Um neue Werte hinzuzufügen, klicken Sie in die Spalte Letzter Wert in einer leeren Zeile, um Platz für einen oder mehrere neue Werte zu schaffen

Das Häkchen wird in diese Zeile verschoben.

Anmerkung: Wenn das Häkchen (durch Klicken) in eine Zeile weiter oben verschieben, werden alle Werte darunter bei der Katalogauswahl nicht angezeigt. Einige Kataloge können nicht erweitert werden, weil die Werte fix mit bestimmten Funktionen verknüpft sind, z.B. der Katalog Durchführungsart im Infobereich Akt.-Durchführung oder der Katalog Monat. Bei diesen Katalogen ist das Häkchen inaktiv (grau).

7 Geben Sie die gewünschten Werte ein.

Anmerkung: Geben Sie bei neuen Einträgen auf jeden Fall in jede Spalte Werte ein. Bei einem fehlenden Eintrag kann nicht auf einen Wert in der Spalte Originaleinstellung zurückgegriffen werden, und der Benutzer sieht bei der Katalogauswahl einen Katalogwert ohne Bezeichnung.

8 Der Katalog wird rosa angezeigt. Mit der Kontextmenüoption Änderung übernehmen können Sie den geänderten Katalog in das aktive Datenmodell übernehmen. Die Kontextmenüoption Änderung rückgängig macht die an diesem Katalog durchgeführte Änderung im Design-Datenmodell rückgängig.


9 Schließen Sie die geöffneten Bereiche mit der Schaltfläche (OK).

Neue fixe Kataloge anlegen



3 Klicken Sie in der Baumansicht auf den Eintrag generiert unter Fixer Katalog.

Der Bereich Fixe Kataloge generiert wird angezeigt.

4 Klicken Sie in eine leere Zeile.

Ein neuer Katalog wird angelegt und gelb angezeigt, und eine Nummer wird automatisch vergeben.

5 Klicken Sie in die Spalte Text, geben Sie in allen verfügbaren Sprachen einen Katalognamen ein, und klicken Sie auf OK.

6 Klicken Sie in die Spalte Nr. in der gleichen Zeile.

Der Bereich Fixer Katalog wird angezeigt.

7 Das Häkchen in der Spalte Letzter Wert markiert den letzten Wert des Katalogs. Klicken Sie in die Spalte Letzter Wert in einer leeren Zeile, um Platz für einen oder mehrere neue Werte zu schaffen.

8 Um den Namen für einen Katalogwert zu ändern, geben Sie den neuen Text in der Spalte Sprachunabhängig bzw. in den Spalten für die einzelnen Sprachen ein.


Der Wert der Spalte Sprachunabhängig wird verwendet, wenn bei einer Sprache kein Alternativwert eingetragen ist. Geben Sie zumindest in die Spalte Sprachunabhängig einen Wert ein, sonst sieht der Benutzer bei der Katalogauswahl einen Katalogwert ohne Bezeichnung.

9 Mit der Kontextmenüoption Änderung übernehmen können Sie die Änderung in das aktive Datenmodell übernehmen. Die Kontextmenüoption Änderung rückgängig macht die an diesem Katalog durchgeführte Änderung im Design-Datenmodell rückgängig.

10 Schließen Sie die geöffneten Bereiche mit der Schaltfläche (OK).

Vordefinierte variable Kataloge umbenennen

Die Katalogwerte von variablen Katalogen werden im Infobereich Katalog definiert. Sie können im Infobereich Datenmodell nur den Katalognamen ändern:



3 Klicken Sie in der Baumansicht auf den Eintrag Core unter Variabler Katalog.

Der Bereich Variabler Katalog wird angezeigt.


4 Geben Sie den neuen Katalognamen in der Spalte Sprachunabhängig bzw. in den Spalten für die einzelnen Sprachen ein.


Der Wert der Spalte Sprachunabhängig wird verwendet, wenn bei der Sprache kein Alternativwert eingetragen ist. Ist auch kein sprachunabhängiger Wert eingetragen, wird weiterhin die Originaleinstellung verwendet.

5 Klicken Sie nach Eingabe der Werte in ein beliebiges leeres Feld, um die letzte Eingabe zu speichern.

6 Der Katalog wird rosa angezeigt. Mit der Kontextmenüoption Änderung übernehmen können Sie die Änderung in das aktive Datenmodell übernehmen. Die Kontextmenüoption Änderung rückgängig macht die an diesem Katalog durchgeführte Änderung im Design-Datenmodell rückgängig.

7 Schließen Sie den Bereich Variabler Katalog mit der Schaltfläche (OK).

Um einen variablen Katalog zu bearbeiten, wechseln Sie in den Infobereich Katalog, Infobereich Katalog öffnen auf Seite 181.

Neue variable Kataloge anlegen



3 Klicken Sie in der Baumansicht auf den Eintrag generiert unter Variabler Katalog.

Der Bereich Variabler Katalog wird angezeigt.

4 Klicken Sie in eine leere Zeile.

Ein neuer Katalog wird angelegt und gelb angezeigt, und eine Nummer wird automatisch vergeben.

5 Geben Sie in der Spalte Sprachunabhängig und in allen verfügbaren Sprachen einen Katalognamen ein, und klicken Sie auf OK.

Anmerkung: Die Sprachen müssen dazu in den Rechten im Infobereich Sprache definiert sein, Sprachen auf Seite 52. Die Spalte Text bleibt für generierte Kataloge leer.

Der Wert der Spalte Sprachunabhängig wird verwendet, wenn bei einer Sprache kein Alternativwert eingetragen ist. Geben Sie zumindest in die Spalte Sprachunabhängig einen Wert ein, sonst sieht der Benutzer bei der Katalogauswahl einen Katalogwert ohne Bezeichnung.

6 Wenn Sie einen übergeordneten Katalog definieren möchten, klicken Sie in die Spalte Übergeordneter Katalog, und wählen Sie einen Katalog aus.

7 Der Katalog wird rosa angezeigt. Mit der Kontextmenüoption Änderung übernehmen können Sie die Änderung in das aktive Datenmodell übernehmen. Die Kontextmenüoption Änderung rückgängig macht die an diesem Katalog durchgeführte Änderung im Design-Datenmodell rückgängig.


8 Schließen Sie die geöffneten Tabellen mit der Schaltfläche (OK).

Um die Werte eines variablen Katalogs zu bearbeiten, wechseln Sie in den Infobereich Katalog, Infobereich Katalog auf Seite 181.

Anmerkung: Wenn Sie einen variablen Katalog im Datenmodell löschen, müssen Sie zuvor die Katalogwerte im Infobereich Katalog löschen. Andernfalls bleiben die Katalogwerte in der Datenbank.

Neue Infobereiche anlegen



3 Klicken Sie in der Baumansicht auf den Eintrag generiert unter Infobereich.

Der Bereich Infobereich: generiert wird angezeigt.

4 Klicken Sie in der Spalte Nr. oder Name in die erste freie Zeile.

Das Dialogfeld Infobereich-Typ auswählen wird angezeigt.

5 Wählen Sie die Art des Infobereichs aus:

o root: Unabhängiger Infobereich, d.h. keinem anderen Infobereich untergeordnet

o primary index: sno, lno: Der Primärschlüssel besteht aus den Feldern Sno (Stationsnummer) und Lno (Laufnummer). In der Datenbank wird ein Feld vom Typ long integer mit dem Namen ID (in der Spalte DB-Spalte) angelegt, in der die beiden Werte gemeinsam gespeichert werden. Bei Neuanlage eines Datensatzes wird automatisch die Stationsnummer eingetragen und eine fortlaufende Nummer generiert.

Dieser Indextyp wird für die Vergabe von systemweit eindeutigen Schlüsseln verwendet. Daten dieses Typs können auch über generische Links verknüpft werden. Daher wird für diese Infobereiche automatisch der Wert in der Spalte Gen.ID aktiviert.


Anmerkung: update empfiehlt die Verwendung dieses Index für alle unabhängigen Infobereiche. Im Gegensatz zu den anderen möglichen Primärschlüsseln garantiert er eine korrekte Kommunikation zwischen verschiedenen Stationen ohne ungewolltes Zusammenführen unterschiedlicher Datensätze.

o primary index: date, time(ms): Der Primärschlüssel besteht aus den Feldern Date und Time. In der Datenbank wird ein Feld vom Typ Datetime mit dem Namen ID (in der Spalte DB-Spalte) angelegt, in der die beiden Werte gemeinsam gespeichert werden. Die Zeit wird mit Millisekunden angezeigt. Bei Neuanlage eines Datensatzes wird in die Felder das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit eingetragen.

o primary index: date,time(sec): Wie oben, nur die Zeit wird mit Sekunden angezeigt.

o primary index: date,time(min): Wie oben, nur die Zeit wird mit Minuten angezeigt.

o primary index: long int: Der Primärschlüssel besteht aus einem numerischen Feld vom Typ long integer mit dem Namen ID (in der Spalte DB-Spalte). Neu angelegte Datensätze werden mit diesem Feld automatisch fortlaufend nummeriert. Sie können auch selbst eine Zahl wählen, sofern sie noch nicht zur Nummerierung verwendet wurde.

o primary index: int: Wie oben, nur ist der Typ integer.

o primary index: short int: Wie oben, nur ist der Typ short integer.

o primary index: small int: Wie oben, nur ist der Typ small integer.

o primary index: fix catalog: Für den Primärschlüssel wird ein Feld vom Typ long integer mit dem Namen ID (in der Spalte DB-Spalte) erzeugt. Ordnen Sie diesem Feld einen fixen Katalog zu: Klicken Sie dazu in der Liste der Infobereiche in die Spalte Felder des Infobereichs. Die dazugehörige Tabelle Felder wird angezeigt. Klicken Sie bei dem Feld in die Spalte Katalog, und wählen Sie einen Katalog aus.

Anmerkung: Bei allen fixen Katalogen hat der erste Wert die ID "0". Wenn Sie einen fixen Katalog für ein Indexfeld vom Typ primary index: fix catalog verwenden, können Datensätze mit dem ersten Katalogwert nicht gespeichert werden, weil kein Primärschlüssel für "0" generiert werden kann.

o child N-1: Der neue Infobereich ist einem anderen Infobereich hierarchisch untergeordnet, und einem Datensatz des übergeordneten Infobereichs können beliebig viele Datensätze aus dem neuen Infobereich zugeordnet werden. Die Felder Sno (Stationsnummer) und Lno (Laufnummer) werden als Primärschlüssel, die Felder LINK_XX_Sno und LINK_XX_Lno werden als Verknüpfung zum übergeordneten Infobereich hinzugefügt, wobei XX das Kürzel des übergeordneten Infobereichs ist. In der Datenbank wird eine Spalte ID und ID_XX vom Typ long integer angelegt, in der die Stations- und die Laufnummer gemeinsam gespeichert werden.

o child 1-1: Der neue Infobereich ist einem anderen Infobereich hierarchisch untergeordnet, und einem Datensatz des übergeordneten Infobereichs kann nur ein Datensatz aus dem neuen Infobereich zugeordnet werden. Dadurch können Infobereiche als Erweiterung von bestehenden Infobereichen erstellt werden. Die Felder LINK_XX_Sno und LINK_XX_Lno werden als Primärschlüssel und als Verknüpfung zum übergeordneten Infobereich hinzugefügt, wobei XX das Kürzel des übergeordneten Infobereichs ist. In der Datenbank wird eine Spalte ID vom Typ long integer angelegt, in der die Stations- und die Laufnummer gemeinsam gespeichert werden.

Anmerkung: Infobereiche, die einen anderen Primärschlüssel als "sno, lno" haben, sollten nicht kommuniziert werden, da es ohne eindeutige Stations- und Laufnummer zum ungewollten Zusammenführen von unterschiedlichen Datensätzen kommen kann. Wenn Sie einen Infobereich kommunizieren möchten, verwenden Sie den Schlüssel primary index: sno, lno.

Je nach Art des Infobereichs werden auch einige Systemfelder wie z.B. Löschkennzeichen und die Aufnahmestationsnummer automatisch angelegt.


6 Mit der Kontextmenüoption Infobereich testen können Sie eine syntaktische Überprüfung des Infobereichs durchführen. Mit der Kontextmenüoption Infobereich übernehmen übernehmen Sie alle Änderungen am Infobereich in das aktive Datenmodell.

Anmerkung: Um einen Infobereich in das aktive Datenmodell zu übernehmen, müssen Sie das System für aktive Benutzer sperren.

7 Wählen Sie (OK), um die Tabellen zu schließen.

Details zur weiteren Bearbeitung des Infobereichs finden Sie unter Optionen für Infobereiche auf Seite 194 und Optionen für Felder auf Seite 203.

Um neue Infobereiche in update.seven zu verwenden, müssen Sie sie in eine Ebene integrieren, Neue Ebenen definieren im Administratorhandbuch 2.

Anmerkung: update empfiehlt, das bestehende Datenmodell so weit wie möglich zu nutzen, z.B. durch die Umbenennung von Freifeldern. Erst wenn dies für Ihre Anforderungen nicht ausreicht, sollten Sie neue Felder und Infobereiche definieren.

Vordefinierte Infobereiche bearbeiten



3 Klicken Sie in der Baumansicht auf den Eintrag Core unter Infobereich.

Eine Tabelle mit allen Infobereichen wird angezeigt.

4 Klicken Sie in die Spalte Felder des Infobereichs, den Sie ändern möchten.

5 Bearbeiten Sie die Felder des Infobereichs, indem Sie entweder

o neue Felder hinzufügen, Neue Felder hinzufügen auf Seite 200.

o Feldnamen ändern, Felder umbenennen auf Seite 203.

o Feldeigenschaften ändern, Optionen für Felder auf Seite 203.

Anmerkung: update empfiehlt, das bestehende Datenmodell so weit wie möglich zu nutzen, z.B. durch die Umbenennung von Freifeldern. Erst wenn dies für Ihre Anforderungen nicht ausreicht, sollten Sie neue Felder und Infobereiche definieren.

6 Schließen Sie die Tabelle mit den Feldern mit (OK).

Der Infobereiche ist rosa markiert.

7 Bearbeiten Sie den Infobereich weiter, Optionen für Infobereiche auf Seite 194

8 Wählen Sie (OK), um die Infobereiche zu schließen.


Optionen für Infobereiche

Nr. und Name

Nr.

Interne Bezeichnung des Infobereichs:

• zweistelliges Infobereichskürzel für vordefinierte Infobereiche ("Core")

• C + dreistellige Laufnummer für von Kunden generierte Infobereiche

• P + dreistellige Laufnummer für von Partnern generierte Infobereiche

• U + dreistellige Laufnummer für von update-Benutzern generierte Infobereiche

Name

Name des Infobereichs:

• fixer Name für vordefinierte Infobereiche

• C + dreistellige Laufnummer für von Kunden generierte Infobereiche

• P + dreistellige Laufnummer für von Partnern generierte Infobereiche

• U + dreistellige Laufnummer für von update-Benutzern generierte Infobereiche.

Beide Felder können nicht geändert werden. Um die Bezeichnung eines Infobereichs zu ändern, die in update.seven verwendet wird, verwenden Sie das Feld Text, Text auf Seite 199.

Eigenschaften

Klicken Sie auf die Spalte Eigenschaften, um allgemeine Einstellungen für einen Infobereich zu definieren.

Anmerkung: Für vordefinierte Infobereiche ("Core") können Sie die Einstellungen nicht ändern.

Included in selections

Wenn diese Option aktiv ist, wird der Infobereich im Infobereich Selektion angezeigt und daher auch in einer Selektion berücksichtigt. Diese Option wird nur dann angezeigt, wenn:

• der Infobereich direkt abhängig von den Infobereichen Firma bzw. Person angelegt wurde

• der Infobereich indirekt abhängig von den Infobereichen Firma bzw. Person angelegt wurde und eine Verknüpfung auf die Infobereiche Firma bzw. Person enthält

Anmerkung (nur Branchenversion BTB): Für Infobereiche, die vom Infobereich Objekt abhängig sind, wird diese Option nicht angezeigt.

No rights definition

Wenn diese Option aktiv ist, wird der Infobereich im Rechtemodul im Infobereich Rechte nicht angezeigt, und es können daher keine Rechte für ihn definiert werden.

Anmerkung: Wenn Sie diese Option für einen Infobereich einstellen, für den schon Rechte definiert wurden, bleiben diese Rechteeinstellungen aktiv.

Do not communicate table

Wenn diese Option aktiv ist, wird der Infobereich im Kommunikationsmodul im Infobereich K.Format nicht angezeigt. Datensätze dieses Infobereichs werden daher im Rahmen der Kommunikation nicht übertragen.


Gen.ID

Das Feld Gen.ID wird automatisch aktiviert, wenn der Primärschlüssel des Infobereichs die Stationsnummer und die Laufnummer enthält. Dies ist bei folgenden Infobereichen der Fall:

• Infobereiche vom Typ root, primary index: sno, lno

• Infobereiche vom Typ child, N-1 oder child, 1-1, die abhängig von Infobereichen sind , für die Gen.ID aktiviert ist

Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird bei Neuanlage eines Datensatzes eine fortlaufende Nummer vergeben. Die Datensätze können über generische Links verknüpft werden.

Felder

In der Spalte Felder wird die Anzahl der Felder eines Infobereichs angezeigt. Klicken Sie auf die Spalte, um die Felder eines Infobereichs zu bearbeiten, Optionen für Felder auf Seite 203.

Telefon

In der Spalte Telefon wird die Anzahl der Felder angezeigt, die für Telefonie und E-Mail verwendet werden. Klicken Sie auf die Spalte, um die Felder anzuzeigen.

Um ein neues Telefonfeld zu definieren:

1 Klicken Sie in die erste leere Zeile und wählen Sie einen Typ aus (Telefon, Fax, Modem oder Mobiltelefon).

2 Klicken Sie in die Spalten und wählen Sie die gewünschten Infobereiche bzw. Felder aus:

o Vwl.L.: Feld für die Landesvorwahl.

o Vwl.O.: Feld für die Ortsvorwahl.

o Telefon: Feld, in das die Telefon-, Fax- oder Modemnummer eingetragen wird.

o Durchwahl: Feld für die Durchwahl.

In der Spalte Infobereich Tel. wird automatisch der Infobereich angezeigt, aus dem das Feld in der Spalte Telefon stammt.

In der Spalte Infobereich Vwl. wird automatisch der Infobereich angezeigt, aus dem die Felder in den Spalten Vwl.L. und Vwl.O. stammen.

Telefonfelder vom Typ Telefon und Mobiltelefon werden bei der Telefonnummernsuche verwendet: Nach Eintragen einer Nummer in den Infobereichen Firma und Person werden sie auch im Infobereich Tel./E-Mail angezeigt und so für die Suche verwendet (update.seven phone).

Anmerkung: Für die Suche werden auf diese Weise nur Telefonfelder aus den Infobereichen Firma und Person verwendet.


Telefonfelder vom Typ Fax und Modem haben keine spezielle Funktion.

Array Felder

Klicken Sie in die Spalte Array Felder, um alle Felder anzuzeigen, die für die Suche und für Selektionen miteinander verbunden sind. Wenn Sie eine Bedingung auf eines dieser Felder (z.B. Interesse 1) setzen, wird die Bedingung auch für die verbundenen Felder (z.B. Interesse 2-5) geprüft.

Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie in einer leeren Zeile auf die Spalte Selektionsfeld, und wählen Sie ein Feld aus. Klicken Sie in die Spalte Array Felder, um die verbundenen Felder auszuwählen. Es stehen Ihnen nur die Felder des Infobereichs zur Verfügung, die vom gleichen Typ sind wie das Selektionsfeld.

Katalogfelder einer Gruppe greifen auf den gleichen Katalog zu.

Index

Bei Neuanlage eines Infobereichs bzw. bei der Verknüpfung werden Indizes automatisch angelegt. Sie können allerdings weitere Indizes für häufig verwendete Suchvorgänge definieren.

In der Spalte Index wird Anzahl der Indizes des Infobereichs angezeigt.

1 Klicken Sie in die Spalte Index, um die Indexfelder anzuzeigen oder neue hinzuzufügen.

Der Primärschlüssel wird grau markiert und kann nicht geändert werden.

Die erste Spalte enthält eine automatische Nummerierung der Indizes.

Die zweite Spalte eine Liste der Indexeigenschaften:

o [ID] kennzeichnet den Primärindex. Dieser ist zusätzlich grau markiert.

o [DUPLICATES] kennzeichnet einen nicht eindeutigen Index. Das bedeutet, dass es mehrere Datensätze mit den gleichen Werten in den Indexfeldern geben kann. Für generierte Indizes können Sie die Eigenschaft [DUPLICATES] durch Klicken in die Spalte aktivieren bzw. deaktivieren.

o Ein Index ohne Eintrag in dieser Spalte ist eindeutig.

In der dritten Spalte werden alle Indexfelder angezeigt.

2 Um einen neuen Index hinzuzufügen, klicken Sie in eine leere Zeile. Eine Auswahlliste mit allen Feldern des Infobereichs wird angezeigt. Wählen Sie ein Feld als erstes Feld des Index aus.

Anmerkung: Für vordefinierte Infobereiche ("Core") können Sie zwar neue Indizes hinzufügen, aber keine bestehenden Indizes bearbeiten.


3 Um die Felder eines Index zu bearbeiten, klicken Sie in die Spalte Felder.

4 Um ein neues Feld anzulegen, klicken Sie in eine leere Zeile und wählen Sie ein Feld aus.

5 Für Indexfelder vom Typ text können Sie definieren, wie viele Zeichen des Feldes im Index berücksichtigt werden sollen. Geben Sie den gewünschten Wert in die Spalte Länge ein. Wenn Sie nichts eingeben, wird die volle Länge berücksichtigt.

6 Sie können für Textfelder durch Klicken in die dritte Spalte eine der folgenden Optionen auswählen:

o UPPER: Legt den Index in Großbuchstaben an (und unterscheidet damit nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung).

o CASE: Legt den Index direkt mit dem Feldwert an und unterscheidet damit zwischen Groß- und Kleinschreibung.

o ALPHA: Entfernt aus dem Feldwert alle Zeichen außer Buchstaben und Ziffern (also z.B. Leerzeichen, Trennzeichen etc.) und speichert das Ergebnis in einem neuen Feld (<feldname>_GEN_A), auf das ein Datenbankindex gelegt wird.

o PHONETIC: Legt einen phonetischen Index in einem neuen Feld an (<feldname>_GEN_P). Dieses Feld kann für die phonetische Suche verwendet werden,

Suchoptionen im Benutzerhandbuch.

Anmerkung: Wenn ein Textfeld bereits in einem Index mit der Option ALPHA oder PHONETIC verwendet wird, muss es in allen weiteren Indizes, die ebenfalls die Option ALPHA oder PHONETIC verwenden, die selbe Länge haben.

Anmerkung: Legen Sie Indexfelder nur dann an, wenn sie wirklich benötigt werden. Eine große Zahl von Indexfeldern hat negative Auswirkungen auf die Performance, z.B. bei der Suche.

Link

In der Spalte Link wird die Anzahl der Verknüpfungen zu anderen Infobereichen angezeigt.

1 Klicken Sie in die Spalte Link, um die Verknüpfungen anzuzeigen oder neue Verknüpfungen hinzuzufügen.

o Jeder Infobereich verweist auf sich selbst. Der entsprechende Link ist grau markiert.

o In der ersten Spalte sind die Links nummeriert.

o ID: Wird nur benötigt, wenn mehrere Links zum selben Infobereich existieren (z.B. im Infobereich Beziehung ein Link zur Ausgangsfirma und ein Link zur Zielfirma). Bei der Definition von Übergabefeldern ist dann eine Auswahl möglich, über welchen Link die Verknüpfung hergestellt werden soll.


o In der dritten Spalte wird die Art des Links definiert: 1-1, N-1, N-1 Generic Link.

o Infobereich: Infobereich, zu dem der Link eine Verknüpfung bildet.

o Index (Infobereich): Index des aktuellen Infobereichs, mit dem der Link definiert wird.

o Index: Index des Zielinfobereichs, mit dem der Link definiert wird.

o Die Attribute des Links ergeben sich aus der Art des Links. Sie werden in der letzten Spalte angezeigt:

DUPLICATE: Der Infobereich ist zum selben Zielinfobereich bereits über denselben Index verknüpft. Im Infobereich Beziehung gibt es z.B. zwei Links auf den Infobereich Firma: ein Link zur Ausgangsfirma und einen zur Zielfirma. Einer dieser beiden Links hat das Attribut Duplicate.

SECONDARY: Wenn es zu einem Infobereich einen abhängigen Infobereich gibt, der über einen Link mit dem Attribut Secondary verknüpft ist, so kann der abhängige Infobereich ausgehend vom übergeordneten Infobereich nicht angezeigt werden.

HIDE: Der Link wird nicht angezeigt ("versteckt").

UPD/DEL: Änderungen bzw. Löschvorgänge in Indexfeldern des übergeordneten Infobereichs bewirken, dass auch die zugehörigen Felder im abhängigen Infobereich geändert werden. Wenn z.B. die Firmennummer im Infobereich Firma geändert wird, wird diese Änderung auch in alle Kontakte dieser Firma übernommen.

MUST: Attribut für Zielinfobereiche. Der Link ist zwingend, d.h. wenn die notwendigen Link-Felder nicht eingetragen werden, kann der Datensatz nicht angelegt werden.

2 Klicken Sie in die erste freie Zeile der Tabelle, um die Art der Verknüpfung auszuwählen.

o Mit einem "1-1 Link" können Sie einem Datensatz aus dem übergeordneten Infobereich genau einen Datensatz aus dem abhängigen Infobereich zuordnen.

o Mit einem "N-1 Link" können Sie einem Datensatz aus dem übergeordneten Infobereich beliebig viele Datensätze aus dem abhängigen Infobereich zuordnen.

o Mit einem "N-1 Generic Link" können Sie einem Datensatz aus dem übergeordneten Infobereich beliebig viele Datensätze aus dem abhängigen Infobereich zuordnen. Dieser übergeordnete Infobereich ist allerdings nicht fix definiert, es kann sich dabei um einen beliebigen Infobereich handeln, dessen Primärschlüssel aus Stations- und Laufnummer besteht. Pro Infobereich kann nur ein solcher Link definiert werden.

3 Für Links vom Typ "1-1 Link" bzw. "N-1 Link" müssen Sie den Infobereich auswählen, mit dem sie eine Verknüpfung anlegen möchten.


4 Für jeden neu definierten Link

o werden die entsprechenden Schlüsselfelder (und bei "1-N Generic Links" zusätzlich ein Feld für den Zielinfobereich) angelegt.

o wird ein Referenzfeld angelegt. Um in der Benutzeroberfläche einen Hyperlink anzuzeigen, müssen Sie im Desktop (Extras Desktop definieren im Hauptmodul) eine Ebene definieren, in der der Datensatz durch Klicken auf den Link angezeigt wird,

Desktop im Administratorhandbuch 2.

o wird ein Index über die Schlüsselfelder erstellt (bei N-1-Verknüpfungen ein nicht eindeutiger Index über die Schlüsselfelder des übergeordneten Infobereichs, bei 1-1-Verknüpfungen ein eindeutiger Index).

Text

Klicken Sie in die Spalte Text, um die Bezeichnung des Infobereichs bzw. seiner Felder zu ändern.

Geben Sie den neuen Namen in der Spalte Sprachunabhängig bzw. in den Spalten für die einzelnen Sprachen ein.


Der Wert der Spalte Sprachunabhängig wird verwendet, wenn bei einer Sprache kein Alternativwert eingetragen ist. Ist unter Sprachunabhängig ebenfalls kein Wert eingetragen, wird weiterhin der automatisch vergebene Name verwendet.


Trigger

Mit einem Trigger können Sie bei Neuanlage, Änderung oder Löschen eines Datensatzes Berechnungen durchführen. So können Sie z.B. einen Schlüssel für eine externe Anwendung nach einem bestimmten Schema berechnen und in ein Feld eintragen.

1 Klicken Sie in die Spalte Trigger, um SQL-Code für einen Datenbank-Trigger zu definieren.

2 Wählen Sie die Datenbank aus, für die der Trigger definiert wird (MSSQL oder Oracle).

3 Wählen Sie New, Update, oder Delete, um festzulegen, ob der Trigger bei Neuanlage, Änderung oder Löschen eines Datensatzes ausgeführt wird.

4 Geben Sie den Text für die SQL-Statements ein.


Anmerkung: Dies ist nur für selbst definierte ("generierte") Infobereiche möglich.

Neue Felder hinzufügen

1 Klicken Sie bei dem Infobereich, für den Sie ein Feld hinzufügen möchten, in die Spalte Felder.

2 Klicken Sie in einer leeren Zeile in eine der ersten vier Spalten.


3 Wählen Sie im Dialogfeld Feld-Typ auswählen einen Feldtyp aus und definieren Sie je nach Feldtyp zusätzliche Einstellungen:

Typ Erklärung zusätzliche Einstellung

y/n logischer Wert

text Textfeld obligatorisch: Länge ( Länge auf Seite 204) optional: Eigenschaften( Eigenschaften auf Seite 204), Maske ( Maske auf Seite 207)

uid Bearbeiterfeld

Nach Auswahl dieses Feldtyps werden vier miteinander verknüpfte Felder angelegt.

Wenn der Benutzer eine Bearbeiter-ID einträgt, werden automatisch die Felder Bearbeiter, Gruppen-ID und Gruppe gefüllt.

fix catalog Fixer Katalog obligatorisch: Katalog ( Katalog auf Seite 204)

var catalog Variabler Katalog obligatorisch: Katalog ( Katalog auf Seite 204)

date (4Byte)

Datumsfeld (ohne Uhrzeit) optional: Maske ( Maske auf Seite 207)

time (hh:mm)

Zeitfeld mit Stunden und Minuten

time (hh:mm:ss)

Zeitfeld mit Stunden, Minuten und Sekunden

time (hh:mm:ss,ttt)

Zeitfeld mit Stunden, Minuten, Sekunden und Tausendstelsekunden

date, time (hh:mm)

Datums- und Zeitfeld mit Stunden und Minuten

Der Inhalt dieser Felder wird je nach der aktuellen Zeitzone umgerechnet.

date, time (hh:mm:ss)

Datums- und Zeitfeld mit Stunden, Minuten und Sekunden


date, time (hh:mm:ss,ttt)

Datums- und Zeitfeld mit Stunden, Minuten, Sekunden und Tausendstelsekunden




small int (1 Byte)

ganze Zahl von 0 bis 255 optional: Format ( Format auf Seite 206), Maske ( Maske auf Seite 207)

short int (2 Byte)

ganze Zahl von 0 bis 65535 optional: Format, Maske

signed int (4 Byte)

ganze Zahl von -2147483647 bis +2147483647 optional: Format, Maske

Int (4 Byte)


long int (8 Byte)


Decimal (4 Byte)

Gleitkommazahl optional: Format, Maske

Decimal (8 Byte)

Gleitkommazahl mit höherer Genauigkeit optional: Format, Maske

binary binäre Daten

Binäre Daten können nur über Datenbanktrigger und mit update.seven interface eingetragen werden.

obligatorisch: Länge ( Länge auf Seite 204)

Sno (2 Byte)

Stationsnummer optional: Format ( Format auf Seite 206)

Lno (4 Byte)

Laufnummer optional: Format ( Format auf Seite 206)

Mno (4 Byte)

Feld von Typ "int" für die Speicherung der Mandantennummer (pro Infobereich ist nur ein Feld dieses Typs erlaubt).

currency Währungsfeld (Feld, das die Währung definiert, die für einen Datensatz des Infobereichs gilt)

Variables Katalogfeld, das mit dem Währungskatalog verknüpft ist.

Pro Infobereich darf es nur ein Feld vom Typ currency geben.



Virtual (2nd currency)

Zweitwährungsfeld (Feld, das die Alternativwährung definiert; Beträge in numerischen Feldern werden nach den Angaben in der Wechselkurstabelle in diese Währung umgerechnet und in die Zweitwährungsfelder eingetragen, Arbeiten in mehreren Währungen im Handbuch Business Logic).

Dieser Typ steht nur zur Verfügung wenn schon ein Feld vom Typ currency definiert wurde, und wenn ein numerisches Feld (vom Typ small int, short int, signed int, int, long int, decimal) mit der Eigenschaft "Währung" (in der Spalte Eigenschaften) existiert.

Nach Auswahl des Datentyps virtual(2nd currency) geben Sie das zuvor definierte numerische Feld an.

Reference (table)

Referenzfeld auf einen Infobereich

Reference (uid)

Referenzfeld auf einen Bearbeiter

Anmerkung: Geben Sie für jedes neue Feld eine Bezeichnung ein, Felder umbenennen auf Seite 203. Sonst werden diese Felder in update.seven nicht angezeigt.

Felder umbenennen

1 Klicken Sie beim Infobereich, zu dem das Feld gehört, in die Spalte Text.

2 Tragen Sie Namen in allen verfügbaren Sprachen ein, Text auf Seite 199.

Optionen für Felder

ID, Name, Typ, Referenz

ID

In der Spalte ID wird automatisch eine Zahl vergeben.

Im Core-Datenmodell: 1-3999

Für Systemfelder: 4000-5000

Für generierte Felder: ab 7000

Name

Der Name wird je nach Feldtyp automatisch benannt und nummeriert.

Der Feldname kann nicht in diesem Feld, sondern im Feld Text des Infobereichs geändert werden, Text auf Seite 199.

Typ

Der Typ wird bei Neuanlage eines Feldes ausgewählt und kann nachträglich nicht geändert werden.


Referenz

Für einige Feldtypen werden mehrere Felder angelegt, zwischen denen Verknüpfungen bestehen. In der Spalte Referenz wird angezeigt, mit welchen Feldern ein Feld verknüpft ist. Die Spalte kann nicht geändert werden.

date, time: Ein Datums- und ein Zeitfeld verweisen aufeinander.

sno, lno: Stationsnummer und Laufnummer ergeben den eindeutigen Schlüssel eines Datensatzes und verweisen aufeinander. Bei Verknüpfungen zu anderen Infobereichen über Stations- und Laufnummer wird hier auch die entsprechende Referenz angezeigt.

uid: Für jedes Bearbeiterfeld wird ein entsprechendes Feld zur Bearbeitergruppe angelegt. Wenn der Benutzer eine Bearbeiter-ID einträgt, werden automatisch die Felder Bearbeiter, Gruppen-ID und Gruppe gefüllt.

Katalog

In dieser Spalte wird eine Verknüpfung zu einem Katalog definiert. Der Benutzer kann beim Bearbeiten des Feldes auf den Katalog zugreifen.

Die Spalte kann nur für die Feldtypen fix catalog und var catalog geändert werden.

Wenn der Infobereich in das aktive Datenmodell übernommen wird, kann dieser Katalog nicht mehr geändert werden.

DB-Spalte

Hier wird der Name der Spalte in der Datenbank angezeigt.

Der Name wird automatisch vergeben und kann nicht mehr bearbeitet werden. Für generierte Felder besteht der Name aus F + ID des Feldes, bei Datums-Zeitfeldern aus F+ID des Datumsfeldes +_DT.

Zeitstempel

Ist für ein Feld die Spalte Zeitstempel aktiviert, wird bei einer Änderung des Feldinhalts im Datensatz das aktuelle Datum in das Feld Upd eingetragen.

Länge

Hier wird die Länge des Feldes in der Eingabemaske angegeben. Für Textfelder entspricht dies der Anzahl der Zeichen.

Die Feldlänge kann bei generierten Feldern erhöht und verringert werden, bei vordefinierten Infobereichen kann sie nur verringert werden.

Anmerkung: Für Oracle-Datenbanken können Sie Textfelder mit einer Länge von mehr als 8 KB definieren. Wenn Sie aber Daten an andere Stationen kommunizieren, die eine MSSQL-Datenbank verwenden, sollten Sie die Länge trotzdem auf 8 KB beschränken, da sonst in der MS SQL-Datenbank Probleme auftreten können.

Eigenschaften

Sie können die folgenden Eigenschaften für die verschiedenen Feldtypen auswählen.

Für Textfelder

• Dokument: Felder mit der Eigenschaft Dokument verhalten sich wie die Standard-Dokumentfelder von update.seven. Ihre Feldlänge muss mindestens 20 Zeichen betragen.

• E-Mail: Feld mit einer E-Mail-Adresse. Durch Mausklick wird das E-Mail-Programm gestartet und eine leere E-Mail mit diesem Adressaten wird erstellt. Die Feldlänge sollte mindestens 50 Zeichen betragen.


Anmerkung: Die weiteren Funktionen von E-Mail-Feldern sind nicht verfügbar, nämlich "speichern als Kontakt" sowie "Suche nach eMail" bzw. "Abgleich nach E-Mail-Adresse" bei update.seven groupware.

• Hyperlink: Ein Hyperlink-Feld wird als Verknüpfung dargestellt. Durch Mausklick in das Feld wird der Internet-Browser mit der im Feld gespeicherten Adresse gestartet.

Für Bearbeiter-, Datums- und Zeitfelder

• Default: Bei Neuanlage eines Datensatzes wird in dieses Feld der aktuelle Bearbeiter, das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit automatisch eingetragen.

Für numerische Felder

• Währung: Wenn für diesen Infobereich bereits ein Feld vom Typ currency gibt (das die gültige Währung definiert), können Sie für ein numerisches Feld die Eigenschaft Währung auswählen, um ein Feld für Beträge in der gültigen Währung zu definieren.

Für alle Felder

• Readonly: Das Feld kann vom Benutzer nicht bearbeitet werden.

Weitere Eigenschaften

Die folgenden Eigenschaften werden nur angezeigt und können nicht bearbeitet werden.

Eigenschaft Erklärung

"in()" Eingabefunktion hinterlegt

"out()" Ausgabefunktion hinterlegt

"filter()" Suchbedingungsfunktion

"hide" Feld ist unsichtbar

"lock" Feld ist für Eingabe gesperrt

"no sum" kein Summenfeld in der Liste

"refFi" zugeordnete Firma als Referenz darstellen

"refKp" zugeordnete Person als Referenz darstellen

"def.listfield" Standard-Listenfeld

"no listfield" Kein Listenfeld

"no maskfield" Kein Maskenfeld

"readonly" Feld kann nicht editiert werden (auch nicht für SU)

"y/n" Logisches Feld

"no comm.field" Nicht kommunizieren

"no timestamp" Bei Feldänderung kein Updatedatum setzen

"must" Mussfeld

"select.lock" Sperre Selektionsfeld

"activity.lock" Sperre Aktivitätsfeld

"not used" Nicht mehr verwendetes Feld

"mno" Mandantennummer (Namen werden sprachabhängig ausgegeben)

"free" Freifeld


Eigenschaft Erklärung

"rep" Bearbeiterfeld

"group" Gruppenfeld

"resource" Resourcefeld

"sno" Stationsnummer

"lno" Laufnummer

Format

Das Format definiert das Erscheinungsbild bei der Ausgabe des Feldinhalts. Je nach Feldtyp können Sie unterschiedliche Formate wählen. Klicken Sie dazu in die Spalte Format.

Wählen Sie die gewünschten Optionen. Je nach Auswahl wird im Feld Format ein Code angezeigt:

Option Erklärung Code

Nachkommastellen Anzahl der Nachkommastellen für Zahlen vom Typ decimal

z.B. "#.1" (eine Stelle), "#.1234567" (7 Stellen)

Negativ Auch negative Werte sind erlaubt. "signed"

Führende Nullen Nullen werden links bis zur Maximallänge ergänzt.

"leading zero"

Nullwert anzeigen Auch der Wert Null wird angezeigt. "0"


Option Erklärung Code

Tausendertrennung Für Werte ab 1000 wird ein Tausenderpunkt gesetzt.

Wenn bei der Eingabe von Ziffern die Maximallänge eines Feldes überschritten wird, werden trotz der Einstellung "Tausender-Trennung" nicht alle Tausenderpunkte angezeigt, damit die Zahl sichtbar bleibt.

"1.000"

Betragskennzeichen Nach dem Betrag wird das Zeichen ".-" gesetzt.

".-"

Prozentkennzeichen Nach dem Betrag wird das Prozentzeichen gesetzt.

"%"

Linksbündig Der Feldinhalt wird linksbündig angezeigt. "left"

Zentriert Der Feldinhalt wird zentriert angezeigt. "center"

Rechtsbündig Der Feldinhalt wird rechtsbündig angezeigt. "right"

(keine Auswahlmöglichkeit)

Editfeld mit Auswahlpfeil "button"


Datumsformat (d = Tag, m = Monat, y = Jahr)

"ddmmyy", "ddmm", "mmyyyy", "mmyy"


Textfeld enthält ausschließlich Ziffern "only digits"


Zeitformat (h = Stunde, m = Minute, s = Sekunde)

"hhmmss", "hhmmss,ttt"

Maske

In der Spalte Maske können Sie definieren, welche Zeichen in ein Feld eingegeben werden dürfen. Sie können zum Beispiel festlegen, dass eine Stationsnummer aus drei Blöcken bestehen muss (zuerst 4 Ziffern, dann ein Bindestrich, und danach 9 Ziffern).

Sie können die Einschränkungen entweder direkt im Feld Maske definieren, oder aus einer Liste vordefinierte Masken auswählen (diese werden automatisch in codierter Form (z. B. #1) dargestellt).

Anmerkung: Die Möglichkeit, Masken für Felder zu definieren, muss zusätzlich im Desktop über die Schaltfläche Oberfläche in der Registerkarte Masken mit der Option Eingabefelder mit Masken aktiviert werden.


Feldmasken auswählen

1 Klicken Sie bei einem Feld in die Spalte Maske, und öffnen Sie das Dialogfeld Maske mit der Pfeilschaltfläche.

2 Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

o Numerisch: In diesem Feld sind nur Ziffern erlaubt.

o Alphanumerisch: In diesem Feld ist alles außer Ziffern erlaubt.

o IP Adresse: Das Feld besteht aus vier Blöcken zu je drei Ziffern, getrennt durch Punkte - z. B. 123.123.123.123

o E-Mail: Das Feld muss das Zeichen @ enthalten.

o Währung: Darstellung wie Währungsfelder (d. h. mit zwei bzw. drei Nachkommastellen, je nach Einstellung und Tausenderpunkt).

o Zeit (Standard): Zeitfeld mit der im Betriebssystem festgelegten Formatierung.

o Zeit (am/pm): Zeitfeld mit dem Zusatz "am" bzw. "pm".

o Zeit: Zeitfeld ohne Zusatz.

o Prozent ohne Nachkommastellen: Darstellung z. B. "13 %".

o Datum (Standard): Darstellung wie ein Datum gemäß den Einstellungen im Betriebssystem, allerdings ohne Konsistenz-Prüfung und ohne Kalender-Popup.

o Datum (JJ) und Datum (JJJJ): Darstellung fix mit Jahreszahl 2- bzw. 4-stellig

Feldmasken definieren

Einschränkungen für die Eingabe, die durch die vordefinierten Masken nicht abgedeckt sind, können Sie selbst direkt in die Spalte Maske eintragen.

• Fixe Zeichen werden direkt eingetragen.

• Blöcke mit Definitionen werden in folgender Form in eckige Klammern gesetzt:

[LIMIT:FILTER:FLAGS:LÄNGE:MIN:MAX]

Die Optionen bedeuten:

LIMIT erlaubte Anzahl der Zeichen; "-1" bedeutet unbegrenzt.

FILTER Erlaubte Zeichen; Aufzählung ("ABCD") oder Bereich ("0-9", "a-z").

FLAGS Attribute, die das Verhalten des Blocks steuern, Die Option Flags auf Seite 209.

LÄNGE Anzahl der Zeichen, die für diesen Block zur Verfügung stehen. (Wenn unter FLAGS die Option zum Auffüllen mit "0" gesetzt ist, werden die übrigen Stellen mit "0" aufgefüllt.)

MIN Kleinster erlaubter Wert

MAX Größter erlaubter Wert


Sie müssen nicht alle Optionen angeben, z.B. bei [4:0-9] können Sie alle Optionen außer LIMIT und FILTER weiter rechts weglassen. Wenn Sie allerdings z.B. nur die Option FLAGS verwenden, müssen Sie alle Optionen links davon mit Doppelpunkten angeben: [::128]

Beispiele

Eingabe Erklärung Beispiel

[1] Max. 1 Zeichen A

[3] Max. 3 Zeichen 7:4

[-1] Beliebig viele Zeichen Ad943

[1:A-Z] Max. 1 Großbuchstabe R

[3:A-Z] Max. 3 Großbuchstaben AUT

[3:0-9] Max. 3 Ziffern 123

[1:ABCD] Max. 1 Zeichen, das nur A, B, C oder D sein darf A

[1:C-M] Max. 1 Zeichen zwischen C und M F

[3] [3] Zwei Blöcke zu je max. drei Zeichen, getrennt durch Leerzeichen

BN1 4NE

[1:A-Z][2:a-z] Max. 1 Großbuchstabe, gefolgt von max. 2 Kleinbuchstaben

Mfj

[4:0-9]-[9:0-9] Max. 4 Ziffern, ein Bindestrich, max. 9 Ziffern (Stationsnummer-Laufnummer)

1234-123

[3:0-9::3]-[3:0-9:3] Zweimal drei Ziffern, auch wenn weniger als 3 Ziffern eingetragen, wird Platz für drei gelassen.

1- 1

[3:0-9:::0:255] Dreistellige Zahl, Maximum 255 4

Die Option Flags

Die Option FLAGS besteht aus mehreren Attributen die Sie miteinander kombinieren können.

Jedes Attribut hat einen Wert:

Wert Erklärung Beispiel Beispielanzeige

1 Wenn LÄNGE definiert ist, linksbündig (sonst rechtsbündig).

***[3:0-9:1:3]***

***[3:0-9::3]***

***1 ***

*** 1***

2 Definiert, dass die Zeichen, die unter FILTER definiert sind, diejenigen sind, die NICHT eingegeben werden dürfen.

***[3:0-9:2]*** ***abv***

4 Entfernt "0" am Anfang des Blocks.

[2:0-9:4]

32 Wenn LÄNGE definiert ist, werden freie Stellen mit "0" aufgefüllt.

[3:0-9:32:3] ***001***


Wert Erklärung Beispiel Beispielanzeige

64 Wenn (rechts) nach dem Block fixe Zeichen folgen, werden diese nur angezeigt, wenn der Block nicht leer ist.

[-1:0-9:64],- 1,- bzw. leer

128 Block wird erst "aktiv", wenn er durch den Block rechts davon per Überlauf ausgefüllt wird.

[3:0-9:192].[3:0-9:320],- 123,-

1.234,-

256 Rechter Block wird zuerst aufgefüllt, linker zuerst geleert.

[3:0-9:192].[3:0-9:320],- 123,-

1.234,-

512 Wenn Separator gedrückt wird und nicht gültig für Block ist, zum nächsten Block springen.

[3:0-9:512]-[2:0-9] Bei Drücken von "-" springt Anzeige zum zweiten Block

4096 Wenn Zeichen im aktuellen Block nicht passt, Versuch, es zum nächsten Block weiterzugeben.

[3:0-9:4096]-[3:A-Z] Sobald Großbuchstabe gedrückt, erscheint im zweiten Block

8192 Verhindert, dass beim Löschen der nächste Block den vorherigen Block mitlöscht.

[1:-:8192][3:0-9:192].[3:0-9:320],-

Beim Löschen von Ziffern wird das Minuszeichen nicht mitgelöscht.

• Wenn Sie mehrere Optionen gleichzeitig wählen möchten, bilden Sie die Summe aus den entsprechenden Werten, und tragen Sie sie in die Spalte Maske ein.

• Da es sich bei den Werten um Potenzen der Zahl Zwei handelt, können Sie leicht von einem Wert auf die gewählten Optionen schließen. Dazu zerlegen Sie den Wert in Zweierpotenzen, z.B.: 329 = 256 + 64 + 4 + 1

• Die Optionen 64, 128, 256 und 8192 werden zur Definition von Druckoptionen für Währungsfelder verwendet: Der Tausenderpunkt wird erst bei Eingabe der vierten Ziffer angezeigt (und beim Löschen der vierten Ziffer wieder gelöscht). Die Blöcke sind zunächst inaktiv, und bei der Eingabe werden Ziffern von rechts nach links verschoben. Beim Löschen (gleichgültig, an welcher Stelle) werden die Zellen von links nach rechts geleert: Wenn eine Zelle zu wenig Ziffern hat, übernimmt sie Ziffern von links.

Anmerkung zum Speichern: Die Optionen Länge, Eigenschaften und Format betreffen allein die Ausgabe und nicht die Art, wie die Datensätze in der Datenbank gespeichert sind. Die Optionen unter Maske hingegen bewirken, dass die Datensätze auch anders gespeichert werden: Bei der Option [1:ABC]-[1:123] wird in der Datenbank tatsächlich z. B. A-1 gespeichert.

Anmerkung zum Import: Beim Import wird Länge geprüft. Bei numerischen Feldern wird bei zu großen Werten der Datensatz abgewiesen, bei alphanumerischen wird das importierte Feld abgeschnitten. Die Attribute unter Maske werden aus Performance-Gründen beim Import nicht geprüft.


Einträge löschen

Um einen Infobereich, ein Feld oder einen Katalogwert zu löschen, doppelklicken Sie auf die erste Spalte und bestätigen Sie die Löschmeldung.

Anmerkung: Fixe Kataloge können Sie durch Doppelklick nur in integrierter Ansicht löschen. In aufgelöster Ansicht wird schon durch den ersten Klick der Bereich Fixer Katalog geöffnet. Verkleinern Sie den Bereich Fixer Katalog durch Ziehen des linken Randes mit der Maustaste und versuchen Sie danach erneut, den Katalog zu löschen. Beim nächsten Löschen eines fixen Katalogs ist das nicht mehr notwendig, wenn die Fenstereinstellungen gespeichert werden.

Anmerkung: Infobereiche, Felder und Kataloge mit der jeweils höchsten Nr. (bzw. ID) dürfen nicht aus dem Datenmodell gelöscht werden. Wenn Sie einen solchen Eintrag nicht mehr verwenden möchten, löschen Sie ihn nur aus der Maske oder Liste, bzw. setzen Sie ihn auf inaktiv. Falls Sie ihn aus dem Datenmodell löschen und danach einen neuen Eintrag (z.B. ein neues Feld) anlegen, erhält der neue Eintrag die gleiche Nummer wie der gelöschte, und es kommt zu Problemen bei Verteilen des Datenmodells über die Kommunikation oder in update.designer.

Beispiel: Reklamationen

In diesem Beispiel wird ein Infobereich für Reklamationen erstellt. Reklamationen werden bei Firmen gespeichert, also ist dieser Infobereich vom Infobereich Firma abhängig.

Infobereich anlegen

Um die Eigenschaften des neuen Infobereichs zu definieren:


2 Wechseln Sie in den Infobereich Datenmodell.

3 Klicken Sie in der Baumansicht auf generiert unter dem Knoten Infobereich.

Der Bereich Infobereich: generiert wird angezeigt.

4 Klicken Sie in die Zelle Nr. oder Name in der ersten freien Zeile, um einen Infobereich hinzuzufügen.

5 Wählen Sie "child, N-1" und klicken Sie auf OK. Dadurch wird eine N-1-Beziehung zwischen dem übergeordneten Infobereich (Firma) und dem neuen Infobereich definiert: Eine Firma kann mit einer beliebigen Anzahl von Kundenbeschwerden verknüpft werden, und jede Kundenbeschwerde wird mit einer einzigen Firma verknüpft.

6 Wählen Sie "Firma" als übergeordneten Infobereich aus und klicken Sie auf OK.


Die neue Zeile wird angezeigt:

7 Klicken Sie auf die Zelle Felder, um alle Felder des neuen Infobereichs anzuzeigen. Einige Felder wurden automatisch angelegt, z. B. Löschkennzeichen, Schlüssel- und Indexfelder und Felder, die die Beziehung zum übergeordneten Infobereich festlegen.

8 Um das Feld Beschreibung hinzuzufügen:

1. Klicken Sie in eine der ersten vier Spalten in einer leeren Zeile.

2. Wählen Sie "Text" als Feldtyp und klicken Sie auf OK.

3. Geben Sie in die Spalte Länge die gewünschte Textlänge ein.

9 Fügen Sie die anderen Felder hinzu, wählen Sie dabei den gewünschten Feldtyp im Dialogfeld:

o Produktgruppe: Wählen Sie "var catalog" als Feldtyp und wählen Sie den Katalog Produktgruppe aus der Liste aus, um das Feld mit dem Katalog zu verknüpfen.

o Produkt: Wählen Sie "var catalog" als Feldtyp und Produkt als Katalog. Geben Sie den übergeordneten Katalog an. Wählen Sie "Cat.Var" (die einzige Option), um den Katalog Produkt mit dem Katalog Produktgruppe zu verknüpfen.

o Bearbeiter: Wählen Sie "uid" als Feldtyp. Dadurch werden vier neue Felder für Name, ID, Gruppe und Gruppen-ID angelegt.

o Beantworten bis: Wählen Sie "date(4Byte)" als Feldtyp.

10 Schließen Sie die Liste der Felder.

11 Klicken Sie in die Zelle Text des neuen Infobereichs.

Eine Liste mit dem Infobereich und seinen Feldern wird angezeigt.


12 Geben Sie die gewünschten Namen für den Infobereich ("Reklamation") und die Felder in die sprachabhängigen Spalten und in die Spalte Sprachunabhängig ein.

13 Schließen Sie die Tabelle.

14 Öffnen Sie mit Rechtsklick auf die Zeile des Infobereichs das Kontextmenü, und übernehmen Sie mit Infobereich übernehmen die Änderungen ins aktive Datenmodell.

Infobereich in Ebene integrieren

Um den Infobereich Reklamation in update.seven zu verwenden, müssen Sie eine Ebene definieren, die den Infobereich enthält:

1 Wechseln Sie zum Hauptmodul von update.seven.

2 Wählen Sie die Menüoption Extras Desktop definieren.

3 Klicken Sie auf Ebenen definieren.


5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Bereich Ebenen.

6 Klicken Sie auf OK, um im Dialogfeld ID bearbeiten den Standardwert für die Ebene zu akzeptieren.

7 Geben Sie den Namen der Ebene ("Reklamation") in allen verfügbaren Sprachen ein.

8 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben Infobereichsauswahl.


9 Wählen Sie durch Doppelklick den Infobereich Reklamation aus der Liste aus.

10 Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.

11 Wählen Sie eine Maske und eine Liste für die Ebene aus.

12 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Feld Einstellungen.

13 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle im Bereich Ebenenbefehle.

Alle gewählten Befehle sind dadurch in der Ebene Reklamation verfügbar.


15 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Feld Vorgänger.

16 Wählen Sie Firma+Person als Vorgängerebene.


18 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Feld Beziehung zum Vorgänger.

19 Wählen Sie Verhältnis n:1 und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Muss für den Infobereich Firma.


20 Klicken Sie auf die Schaltfläche Flags für den Infobereich Firma und aktivieren Sie PRO_PREL_KEY. Dadurch übernimmt das System automatisch die Firmengruppe und -nummer, wenn ein neuer Datensatz im Infobereich Reklamation angelegt wird.

21 Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

22 Schließen Sie das Dialogfeld Ebenen definieren mit OK.

Ebene aufrufen

Um die neue Ebene aufzurufen, müssen Sie Befehle hinzufügen, die die Ebene öffnen. Sie können Ebenen aus dem Menü Info, einer Kopfzeile, einem Kontextmenü oder aus der Symbolleiste aufrufen. Weitere Informationen zur Konfiguration des Desktops finden Sie im Kapitel Desktop im Administratorhandbuch 2.

Portfolioformat

Portfolios können mit einer grafischen Oberfläche im Modul Wartung definiert werden, statt wie bisher über Text-Dateien. Außerdem wird die Portfolio-Definition nun als Teil der Datenbank gespeichert und somit automatisch an die Außenstationen verteilt.

Im Wartungsmodul gibt es den Infobereich Portfolioformat, in dem Portfolios erstellt werden können (in der Branchenversion BTB auch die Bewertungen für Objekte, Opportunities und Projekte). Voraussetzung dafür ist, dass dies die katalogwartende Station ist.

Der Hauptbereich (siehe Tabelle unten) zeigt alle definierten Portfolios und Bewertungen an (in diesem Fall die Portfolios "Standard" und "Stammkunde", sowie eine Objekt-Bewertung). Darüber werden zwei Auswahllisten angezeigt. Die linke Auswahlliste enthält (nur für BTB relevant) die Möglichkeiten "Portfolio", "Objekt-Bewertung", "Projekt-Bewertung" und "OP-Bewertung", die rechte Auswahlliste enthält die verschiedenen Portfolio-Arten.

Um ein neues Portfolio zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der Kopfzeile, worauf Sie zunächst (nur BTB) in einem Dialog auswählen müssen, ob ein Portfolio oder eine der Bewertungen definieren werden soll. Danach öffnet sich eine Portfolio-Maske mit drei Registerkarten.

Im oberen Bereich der Maske kann ausgewählt werden, welche Portfolioart definiert werden soll sowie, ob das Portfolio für einen oder alle Mandanten gelten soll.

Hauptbereich


Im Mittelteil der Maske ist es möglich, in der Registerkarte Beschreibung zu definieren, mit welcher Beschreibung A- und B-Fragen angezeigt werden, sowie bei welcher Prozentzahl die Trennlinien liegen.

In der Registerkarte Sektoren können Texte, Beschreibung und Farben für die vier Sektoren definiert werden, die im Portfolio-Quadrat angezeigt werden.


In der Registerkarte Ergebnis können die Ergebnistexte für alle vier Sektoren bestimmt werden, die bei der Durchführung je nach Ergebnis angezeigt werden.

Über das Kontextmenü gelangen Sie in den Bereich zur Eingabe der Fragen und Antworten.

Um eine neue A- bzw. B-Frage zu definieren, tragen Sie einfach einen Text in die Zeile "Neue Frage" unter A- bzw. B-Fragen ein. Um eine neue Antwort zu einer Frage samt Punkten zu definieren, tragen Sie beides einfach in die entsprechende Zeile "Neue Antwort" ein.

Sobald die Definition beendet ist, klicken Sie Speichern in der Kopfzeile des Fensters Beschreibung. Das Portfolio ist damit fertig definiert und einsatzbereit.

Für Spezialisten:

• Sprachen: Das Portfolio ist mehrsprachig. Bei allen Texten können Sie je Sprache unterschiedliche Texte eingeben.

• Migration: Wenn Sie bisher Portfolios in einer Textdatei definiert hatten, werden diese beim ersten Starten von update.seven eingelesen und als Format in der Datenbank abgespeichert. Ab diesem Zeitpunkt werden sämtliche Portfolios in den Textdateien ignoriert. Änderungen dieser Einstellungen können im Modul Wartung vorgenommen werden.

• Mandanten: Sollte der übergeordnete Bereich mandantenabhängig sein, können Sie an dieser Stelle eingeben, ob das Portfolio ebenfalls mandantenabhängig sein soll oder nicht.

• Feldlängen: Die maximale Feldlänge für Sektoren beträgt 20, für Bewertung 200 Zeichen.


Löschen

Anmerkung: Speichern Sie Ihre Datenbank vor umfangreichen Löschaktionen.

Wollen Sie bestimmte Datensätze unter bestimmten Bedingungen aus Ihrer Datenbank löschen, verwenden Sie dazu den Infobereich Löschen.

Mit der Dropdown-Liste links oben wählen Sie den Infobereich aus, aus dem Datensätze gelöscht werden sollen.

Lösche

Zeigt den Infobereich an, aus dem Daten gelöscht werden sollen.

bedingt

Damit eine zuvor definierte Bedingung auch tatsächlich wirkt, muss sie aktiviert werden.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bedingt, oder wählen Sie Daten Bedingung aktiv.

Bedingung

Mit der Schaltfläche Bedingung können Sie die Datensätze, die gelöscht werden sollen, noch weiter einschränken.

Sie können Bedingungen nur für den Bereich definieren, aus dem Datensätze gelöscht werden sollen. Das Dialogfeld zur Definition von Bedingungen wird geöffnet, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Anmerkung: Das Löschen von Datensätzen im Infobereich Prozess-Tracking sollte nur vom Administrator (SU) durchgeführt werden. Zusätzlich sollte eine Bedingung gesetzt werden, aufgrund der Datensätze mit dem Status "offen" nicht gelöscht werden. Sonst kann es sein, dass auch aktive Prozesse gelöscht werden.

Bedingungen sind besonders wichtig beim Löschen oder Aktualisieren von abhängigen Datensätzen auf Basis einer Selektion. Eine Selektion aller Firmen, mit denen ein Telefonkontakt stattgefunden hat, beinhaltet z. B. nicht nur Kontaktdatensätze mit "Kontaktart gleich Telefon", sondern alle Kontakte von Firmen/Personen, bei denen es mindestens einen Telefonkontakt in der Datenbank gibt.

Ein Löschvorgang oder eine Aktualisierung würde nun jeden Kontakt in dieser Selektion betreffen. Das heißt, dass zum Löschen oder Aktualisieren der Telefonkontakte die Bedingung Kontaktart gleich Telefon im Modul Wartung aktiviert werden muss.

Selektion

Aktiviert die ausgewählte Selektion.


Selekt.Name

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Selektion. Es wird nicht automatisch mit der Auswahl einer Selektion aktiviert.

Möchten Sie nicht alle Datensätze, sondern nur Firmen und Personen die durch eine Selektion eingegrenzt sind, löschen, gehen Sie so vor:

1 Durch Doppelklicken in das Feld öffnen Sie die Selektionsliste.

2 Wählen Sie die gewünschte Selektion.

Objekt-Selektion (nur Branchenversion BTB)

Möchten Sie nicht alle Datensätze, sondern nur Firmen und Personen, die durch eine Objekt-Selektion eingegrenzt sind, löschen, gehen Sie so vor:

1 Doppelklick in das Feld, um eine Liste der definierten Selektionen zu öffnen.

2 Auswahl der gewünschten Objekt-Selektion.

Kontrolle

Wenn Sie den Löschvorgang manuell kontrollieren möchten, dann aktivieren Sie das Kontrollfeld Kontrolle.

Jeden Datensatz, der gelöscht werden soll, müssen Sie manuell bestätigen.

Gelöschte Sätze nicht kommunizieren Nicht aktiv: Standardmäßig werden alle Löschinformationen an alle Stationen kommuniziert, d. h. das Kontrollkästchen ist deaktiviert. Aktiv: Möchten Sie Datensätze auf einer Station löschen, auf einer anderen jedoch bestehen lassen, dann aktivieren Sie das Kontrollfeld. Bei der Kommunikation mit anderen Stationen wird die Löschinformation nicht weitergegeben, die Daten werden auf der aktuellen Station unwiderruflich gelöscht.

Anz.

Protokollfeld, das anzeigt, wie viele Datensätze durchsucht wurden.

Gelöscht

Protokollfeld, das anzeigt, wie viele Datensätze tatsächlich gelöscht wurden.

Start

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen und die notwendigen Bedingungen gesetzt und aktiviert, dann können Sie mit der Schaltfläche Start den Löschvorgang starten.

Abhängige Daten löschen

Beim Löschvorgang werden alle abhängigen Daten des gelöschten Datensatzes mitgelöscht.

Beispiel: Zu einer Person wurden Kontakte, Notizen, etc. angelegt. Diese Person (Infobereich) wird dann gelöscht. Alle abhängigen Datensätze (Infobereiche), z. B. Kontakte, Notizen und Angebote zur betreffenden Person werden aus der Datenbank gelöscht.


Wird eine Firma gelöscht, werden alle dazugehörigen Personen plus alle abhängigen Datensätze (Infobereiche) gelöscht.

Anmerkung: Sie können Daten pro Löschvorgang jeweils nur aus einem Infobereich löschen.

Aktualisierung

Anmerkung: Sichern Sie Ihre Datenbank vor umfangreichen Aktualisierungen.

In diesem Infobereich können Sie Feldinhalte der gesamten Datenbank ändern oder aktualisieren.

• Inhalte von Datenfeldern (numerische, alphanumerische Werte oder Katalogwerte)

• Länder- und Orteintragungen

Mit der Dropdown-Liste links oben wählen Sie den Infobereich aus, aus dem Datensätze aktualisiert werden sollen.

Bedingt

Damit eine zuvor definierte Bedingung auch tatsächlich wirkt, muss sie aktiviert werden.

Klicken Sie auf das Kontrollfeld bedingt oder wählen Sie die Menüoption Daten Bedingung aktiv.

Bedingung

Die Bedingung definiert, bei welchen Datensätzen welcher Feldinhalt zu ersetzen ist. Sie wird auf einen bestehenden Eintrag gesetzt.

Über die Schaltfläche Bedingung können Sie die Datensätze, die aktualisiert werden sollen, noch weiter einschränken.

Es öffnet sich das Dialogfeld zur Definition von Bedingungen, Bedingungen im Benutzerhandbuch.

Bedingungen sind besonders wichtig beim Löschen oder Aktualisieren von abhängigen Datensätzen auf Basis einer Selektion. Eine Selektion aller Firmen, mit denen ein Telefonkontakt stattgefunden hat, beinhaltet z. B. nicht nur Kontaktdatensätze mit Kontaktart gleich Telefon, sondern alle Kontakte von Firmen/Personen, bei denen es mindestens einen Telefonkontakt in der Datenbank gibt.

Ein Löschvorgang oder eine Aktualisierung würde nun jeden Kontakt in dieser Selektion betreffen. Das heißt, dass zum Löschen oder Aktualisieren der Telefonkontakte die Bedingung Kontaktart gleich Telefon im Modul Wartung aktiviert werden muss.

Selektion

Aktiviert die ausgewählte Selektion.


Selekt. Name

Aktivieren Sie das Kontrollfeld Selektion. Es wird nicht automatisch mit der Auswahl einer Selektion aktiviert.

Möchten Sie nicht alle Datensätze, sondern nur Firmen oder Personen, die durch eine Selektion eingegrenzt sind, bzw. deren Zusatzinformationen aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1 Doppelklicken Sie in das Feld, um den Selektionskatalog zu öffnen.

2 Wählen Sie aus dem Selektionskatalog die gewünschte Selektion.

Objekt-Selekt (nur Branchenversion BTB)

Möchten Sie nicht alle Datensätze, sondern nur Firmen und Personen, die durch eine Objekt-Selektion eingegrenzt sind, aktualisieren:

1 Doppelklicken Sie in das Feld, um die Selektionsliste zu öffnen.

2 Wählen Sie aus der Objektselektionsliste die gewünschte Selektion aus.

Kontrolle

Wenn Sie den Aktualisierungsvorgang manuell kontrollieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontrolle.

Jeden Datensatz, der aktualisiert werden soll, müssen Sie dann manuell bestätigen.

Geändert

Protokollfeld, das anzeigt, wie viele Datensätze tatsächlich aktualisiert wurden.

Feld

Name des Feldes, das ersetzt werden soll.

Ersatzwert

Unterhalb der Maske befindet sich die Ersatzwert-Tabelle. Die Ersatzwert-Tabelle enthält alle Felder des aktuell ausgewählten Infobereichs.

In dieser Tabelle legen Sie fest, in welchem Feld die derzeit vorhandene Eintragung durch den neuen Wert ersetzt werden soll. Doppelklick auf das Feld öffnet den gegebenenfalls dahinterliegenden Katalog.

Kein Ersatzwert

Wollen Sie ein Feld ohne Ersatzwert aktualisieren (d. h., das Feld soll durch ein Leerfeld ersetzt werden), dann aktivieren Sie das Feld zwar, legen jedoch keinen Ersatzwert fest (keine Eingabe).

Upd

In der Spalte Upd aktivieren Sie durch Klicken die Felder, die beim Aktualisierungsvorgang verändert werden sollen.

Anmerkung: Ändern Sie das Feld Komkz. nicht, da dies zu Dateninkonsistenzen bei der Kommunikation führen kann.


Start

Bevor Sie den Aktualisierungsvorgang starten, überprüfen Sie, ob die manuelle Kontrolle (zur Sicherheit) aktiviert ist. Mit der Schaltfläche Start beginnen Sie den Aktualisierungsvorgang.

Kontroll-Ablauf

Ist das Kontrollkästchen aktiv, wird der erste Datensatz in einem Dialogfeld angezeigt.

Ändern

Wollen Sie die Werte des Datensatzes ändern, wählen Sie den Aktualisierungsvorgang mit der Schaltfläche Ändern.

OK

Soll der Eintrag des Datensatzes nicht überschrieben werden, akzeptieren Sie den alten Eintrag mit OK und der nächste Datensatz wird angezeigt.

Stopp

Über die Schaltfläche Stopp können Sie den gesamten Aktualisierungsvorgang vorzeitig beenden.

Beispiel:

1 Die Vorwahl eines Ortes hat sich geändert.

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisierung in der Symbolleiste.

3 Wählen Sie den Eintrag Firma aus der Dropdown-Liste.

4 Aktivieren Sie das Kontrollfeld Bedingt.

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung.

6 Definieren Sie die Bedingung "Vorwahl=0222", und bestätigen Sie mit OK.

7 Klicken Sie in der Vorwahl-Zeile auf das Feld Ersatzwert.

8 Geben Sie den Ersatzwert ein (d. h. die neue Vorwahl).

9 Aktivieren Sie das Feld Upd dieser Zeile.

10 Klicken Sie auf die Schaltfläche Start.

Alle Vorwahleinträge 0222 werden mit dem Ersatzwert in allen Firmendatensätzen der gesamten Datenbank ersetzt.

223

Das Modul Analyse wird für folgende Aufgaben verwendet:

• Auswertung der Daten eines Infobereichs anhand selbst definierter Kriterien.

• Darstellung der Auswertungsergebnisse als Tabelle oder als Balken- oder Tortendiagramm.

• Export der Ergebnisse in die Tabellenkalkulation.

• Speichern von Standardanalysen, die regelmäßig ausgewertet und aktualisiert werden können.

Stellen Sie vor Beginn der Analyse Ihre Anforderungen fest:

• Menge der Infobereiche: Alle Infobereiche oder eine Untermenge (Selektion)

• Inhalt der Felder: Alle Felder oder ein Teil

• Rechenoperationen: Summen

• Darstellung der Ergebnisse: Anzeigen auf der x-Achse (Einheiten, Kriterien, Intervalle, etc.). Wenn ein Katalogfeld analysiert wird, können alle Werte für das Feld als Analyseeinheit verwendet werden. Wenn ein numerisches Feld (Zahlen, Daten) einer Analyse unterzogen wird, können numerische Bereiche oder Intervalle, wie z. B. Monate, Quartale und Umsatzperioden, als Analyseeinheit verwendet werden.

Der einzelne Benutzer hat grundsätzlich die Möglichkeit, die vom Administrator zur Verfügung gestellten Standardanalysen für seine Bedürfnisse anzupassen oder neue Analysen zu erstellen. Der Benutzer kann bei einer Analyse allerdings nur auf die Daten zurückgreifen, auf die er eine Zugriffsberechtigung (Modul Rechte) hat.

Benutzer können im Hauptmodul von update.seven selbst Analysen definieren, Analysen im Benutzerhandbuch.

Analyseformat

Im Infobereich Analyse-Format werden Formate definiert bzw. geladen.

Nachdem Sie eine Analyse über die Schaltfläche Start gestartet haben, stehen Ihnen verschiedene Darstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Oberer Teil der Maske

Im oberen Teil der Maske haben Sie folgende Optionen:

Format

Textfeld, das den Namen enthält, der dem Analyseformat gegeben wurde. Sobald Sie eine Analysedefinition gespeichert haben, wird der Name in diesem Textfeld angezeigt, wenn sie erneut geladen wird.

K A P I T E L 7

Analysemodul


Skalierung

Textfeld, das den Namen des vorher gespeicherten Formats der Analyseeinheit enthält.

Selektion / Obj. Selektion / Sel. Name

Statt den gesamten Datensatz zu analysieren, können Sie auch eine Selektion für eine Analyse verwenden.

Die Selektion wird durch Aktivieren des entsprechenden Optionsfelds, Doppelklick in das Feld Selektname und Auswahl eines Namens aktiviert.

Laden (Schaltfläche)

Gespeicherte Analyseformate können jederzeit wieder geladen werden. Die Ergebnisse einer Analyse werden neu berechnet, sobald ein Analysevorgang erneut gestartet wird.

Speichern (Schaltfläche)

Dient dem Speichern der Änderungen eines vorhandenen Analyseformats oder eines neu erstellten Analyseformats, Speichern der Analyse auf Seite 228.

Start (Schaltfläche)

Startet den Analysevorgang, sobald alle Kriterien und die Analyseeinheit festgelegt wurden. Standardanalysen können einmal definiert, dann erneut geladen und durch Klicken der Schaltfläche Start aktualisiert werden, Ausführen der Analyse (Start) auf Seite 228.

Skalierung (Kontextmenü)

Öffnet das Dialogfeld Skalierung, falls vorher ein Eintrag in der Spalte Feld vorgenommen wurde. Die Analyseeinheit für eine Tabelle oder ein Diagramm wird hier durch Klicken auf die Schaltfläche Generieren und der Festlegung eines bestimmten Wertes oder eines Wertebereichs definiert, Skalierung auf Seite 227 und Analyseeinheit nachträglich bearbeiten auf Seite 230.

Anmerkung: Wenn Sie keine Analyseeinheit festgelegt haben und versuchen, den Datensatz zu speichern oder die Analyse auszuführen, wird am Bildschirm die Systemmeldung "Erstellen Sie zuerst die Skala" angezeigt.

Tabelle (Kontextmenü)

Zeigt das Analyseergebnis in einer Tabelle.

Grafik (Kontextmenü)

Stellt das Analyseergebnis als Diagramm dar. Als Standardformat ist ein Balkendiagramm definiert.

Subanalyse (Kontextmenü)

Zeigt die Ergebnisse einer Subanalyse in einer Tabelle, allerdings nur dann, wenn eine Subanalyse definiert wurde.

Übergabe (Kontextmenü)

Übergibt die Analyseergebnisse an die eingestellte Tabellenkalkulation, (z. B. Excel).

Löschen (Kontextmenü)

Sämtliche Daten werden aus der Maske gelöscht, und der Ausgangszustand wird wiederhergestellt.

Kapitel 7 Analysemodul 225

Unterer Teil der Maske

Der untere Teil der Maske besteht aus einer Tabelle mit mehreren Spalten.

Position

Zeigt, wie viele Zeilen im Analyseformat enthalten sind. Wird automatisch vom System erfasst.

Text

Beliebiger Text, der während der Definition der Analyse eingegeben wurde und der als Überschrift des Diagramms oder der Tabelle aufscheint.

Infobereich

Dient der Auswahl des Infobereichs von update.seven, der verwendet werden soll. Dies ist der Datensatz, der verarbeitet werden soll.

Bed.Aktiv

Durch Klicken in diese Spalte können Sie eine Bedingung definieren, die die zu analysierenden Daten einschränkt. Wenn eine Bedingung aktiv ist, wird ein Häkchen angezeigt.

Feld

Hier wird ein Feld (aus dem in der Spalte Infobereichsname gewählten Infobereich) bestimmt, das einer Analyse unterzogen werden soll. Die Wahl des Feldes definiert die Analyseeinheit für dieses Analyseformat.

Anmerkung: Falls Sie das zu analysierende Feld in einer vorher festgelegten Analyse, ohne die Analyseeinheit zuerst zu aktualisieren, verändern, wird eine Systemaufforderung zur Änderung der Analyseeinheit angezeigt.

Wenn Sie mit Ja bestätigen, entfernt das System automatisch das bestehende Format der Analyseeinheit. Wenn Sie Nein wählen, müssen Sie das Analyseformat selbst modifizieren.

Summenfeld

Wahl eines numerischen Feldes, für das während der Analyse eine Summe berechnet werden soll.

Subanalyse

Ausführen einer zusätzlichen Analyse innerhalb des vorher ausgewählten Datensatzes.

Analyse definieren

So erstellen Sie eine Analyse:

1 Wählen Sie gegebenenfalls eine Selektion als Datenbasis.

2 Wählen Sie den Infobereich, in dem die zu analysierenden Daten stehen.

3 Definieren Sie gegebenenfalls eine Bedingung.

4 Wählen Sie das Feld, das analysiert werden soll.

5 Legen Sie die Analyseeinheit fest (Skalierung).

6 Definieren Sie gegebenenfalls eine Subanalyse.

7 Speichern Sie die Analyse und vergeben Sie einen Namen.


8 Starten Sie die Analyse über die Schaltfläche Start.

9 Wählen Sie die gewünschte grafische Darstellung.

Auswahl der Ursprungsdaten

Wählen Sie die zu analysierenden Daten:

Falls eine vordefinierte Selektion bei der Analyse verwendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Selektion oder Objekt-Selektion (nur Branchenversion BTB) und doppelklicken Sie anschließend in das Feld Selektname.

Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, das eine Liste mit den Namen aller verfügbaren Selektionen enthält. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Doppelklick oder mit OK.

Der Name der gewählten Selektion steht daraufhin im Feld Selektname.

Infobereich auswählen

Klicken Sie in die Zelle direkt unterhalb des Spaltenkopfes Infobereichsname, um das Dialogfeld mit den Namen aller Infobereiche von update.seven zu öffnen.

Wählen Sie den Infobereich, der die Grundlage für Ihre Analyse sein soll (z: B. Firma), durch Aktivieren des Kontrollkästchens neben dem Eintrag.

Klicken Sie in die Zelle direkt unter dem Spaltenkopf Text, und geben Sie den Namen für die Daten dieses Infobereichs an, zum Beispiel Firma.

Falls Sie eine Analysezeile löschen möchten, klicken Sie auf einen der Einträge in der Spalte Infobereichsname. Deaktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Infobereich. Der Name wird aus der Tabelle entfernt.

Bedingung definieren

Wenn Sie die Daten im ausgewählten Datensatz einschränken möchten, klicken Sie in die entsprechende Zelle direkt in der Spalte Bed.Aktiv ( Bedingungen im Benutzerhandbuch).


Auswahl des Analysefelds

Klicken Sie in die Zelle direkt unterhalb des Spaltenkopfs Feld und wählen Sie das Feld, auf dem die Analyse basieren soll. Ein Klick in diese Zelle öffnet ein Dialogfeld mit allen Feldern des vorher gewählten Infobereichs.

Aktivieren Sie z. B. das Kontrollkästchen neben dem Feld Firmentyp, und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Feldsummen

Klicken Sie in die Zelle unterhalb des Spaltenkopfes Summenfeld. Falls gewünscht, wählen Sie ein Feld, in dem eine Summe berechnet werden soll (zum Beispiel "Umsatz").

Definition einer Subanalyse

Falls Sie eine zweite Analyse für den vorher ausgewählten Infobereich definieren möchten, klicken Sie in die Zelle unterhalb des Spaltenkopfes Subanalyse, um ein Feld auszuwählen. Bestimmen Sie dann den zu analysierenden Bereich, Subanalyse erstellen auf Seite 229.

Skalierung

Wählen Sie die Option Skalierung im Kontextmenü des Infobereichs Analyseformat, und klicken Sie im Dialogfeld Skalierung auf die Schaltfläche Generieren. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Skala generieren.

Wenn Sie in der Spalte Feld ein Katalogfeld (z. B. Firmentyp) gewählt haben, bewirkt das Klicken auf die Schaltfläche OK im Dialogfeld Skala Generieren, dass alle Katalogwerte für dieses Feld automatisch zu den Analysekriterien hinzugefügt werden:

Anmerkung: Einzelne Werte können aus der Liste mit der Schaltfläche Löschen entfernt werden.

Mit der Eingabe eines Maximalwerts (Feld Maximal im Dialogfeld Skala Generieren) können Sie die Anzahl der angezeigten Katalogwerte beschränken.

Wenn Sie in der Spalte Feld ein numerisches Feld gewählt haben, muss die Analyseeinheit manuell definiert werden.

Beispiel für numerische Skalierung:

Sie haben den Infobereich Firma und das Feld Mitarb. gewählt.

Bei Ihrer Analyse möchten Sie nur Firmen mit 15 und 40 Mitarbeitern bei Ihrer Analyse berücksichtigen.

So definieren Sie die Analyseeinheit:

1 Wählen Sie in der Spalte Feld ein numerisches Feld (z. B. Mitarbeiter), indem Sie in das leere Feld klicken und aus dem Dialogfeld das gewünschte Feld mit OK bestätigen oder auf das Feld doppelklicken.

2 Klicken Sie auf die Option Skalierung im Kontextmenü. Das Dialogfeld Skalierung wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren. Das Dialogfeld Skala generieren wird angezeigt.

4 Geben Sie den unteren Grenzwert in das Feld Von ein (z. B. 15). Geben Sie den oberen Grenzwert in das Feld Bis ein (z. B. 40). Geben Sie das Intervall zwischen den beiden Zahlen in das Feld Schritte ein (z. B. 25).

5 Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um zur Ansicht der festgelegten Analyseeinheit zurückzukehren.


update.seven zeigt den Bereich, der gespeichert oder mit der Schaltfläche OK angenommen werden kann:

6 Die gewünschten Werte werden im Dialogfeld Skalierung aufgelistet, und Sie können mit OK bestätigen.

7 Sie wechseln zurück in den Infobereich Analyse-Format.

Tragen Sie gegebenenfalls weitere Bereiche ein.

Über die Schaltflächen Neu, Bearbeiten und Löschen können Sie Analyseeinheiten bearbeiten, Analyseeinheit nachträglich bearbeiten auf Seite 230.

Speichern der Analyse

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, und geben Sie dem Analyseformat im Dialogfeld Sichern einen Namen.

Bestätigen Sie mit OK.

Ausführen der Analyse

Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um die gewählte Analyse auszuführen.

Wenn die Analyse abgeschlossen ist, wechselt update.seven automatisch in die Tabellenansicht der Ergebnisse.

Über in der Kopfzeile können Sie in den Infobereich Analyse-Format wechseln.


Über die beiden Optionen im Kontextmenü können Sie die Spaltenbreite der Tabelle verändern.

Falls Sie eine Subanalyse festgelegt haben, können Sie über die Option Subanalyse im Kontextmenü zur Ergebnistabelle der Subanalyse wechseln.

Über die Option Grafik im Kontextmenü können Sie die Analyse als Balken- oder Tortendiagramm darstellen. Durch Klicken auf die Pfeilschaltfläche in der Kopfzeile kehren Sie in den Infobereich Analyse-Format zurück, Grafische Darstellung auf Seite 232.

Über die Dropdown-Liste links oben können Sie zwischen Ergebnissen in Prozenten und tatsächlich berechneten Zahlen (absolute Zahlen) oder Summen wechseln.

Übergabe an Tabellenkalkulation

Kehren Sie in den Infobereich Analyseformat zurück, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem gebogenen Pfeilsymbol klicken.

Klicken Sie auf die Option Übergabe im Kontextmenü.

Das Diagramm wird exportiert, wobei die Rohergebnisdaten gleichzeitig in eine getrennte Liste übertragen werden.

Subanalyse erstellen

Subanalysen werden bei einer weitergehenden Analyse der Primäranalyse verwendet.

Auswahl der Primäranalyse

Erstellen Sie eine Primäranalyse, Infobereich auswählen auf Seite 226.

Wahl des Feldes der Subanalyse

Klicken Sie auf die entsprechende Zelle der Spalte Subanalyse und wählen Sie aus dem Dialogfeld das gewünschte Feld.


Festlegen der Subanalyseeinheit

Sobald Sie mit OK bestätigt haben, öffnet sich das Dialogfeld Skalierung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren, um einen neuen Bereich zu definieren, Skalierung auf Seite 227.

Speichern der Subanalyse

Sie gelangen wieder in die Maske der Primäranalyse.

Speichern Sie, Speichern der Analyse auf Seite 228.

Starten der Subanalyse

Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um die Analyse zu starten. Ausführen der Analyse (Start) auf Seite 228.

Das System zeigt nach dem Start automatisch die Ergebnisse der Primäranalyse, klicken Sie auf die Option Subanalyse im Kontextmenü, um die Ergebnisse der Subanalyse darzustellen.

Anmerkung: Das Ergebnis der Primäranalyse bleibt unverändert, wenn ein Subanalysefeld hinzugefügt wird.

In diesem Beispiel enthalten die Spalten die Anzahl der Firmen nach Sektor (Spalte Skalierung) und deren Bearbeiter. Die Summen werden für jede Zeile und Spalte dargestellt.

Subanalyse als Balkendiagramm oder Tortendiagramm darstellen

Sie können die Subanalyse auch grafisch darstellen.

Klicken Sie dazu auf die Option Grafik im Kontextmenü, Grafische Darstellung auf Seite 232.

Subanalyse übergeben

Wie bei der Primäranalyse können Sie das Analyseergebnis über die Option Übergabe im Kontextmenü z. B. an Microsoft Excel exportieren, Übergabe an Tabellenkalkulation auf Seite 229.

Skalierung nachträglich bearbeiten

Formate der gespeicherten Skalierung können vom Bearbeiter nach Bedarf rasch modifiziert werden. Besonders bei numerischen Werten ist es nicht notwendig, jedes Mal neue Formate zu erstellen.

Wählen Sie im Infobereich Analyse-Format die Option Skalierung im Kontextmenü. Die Schaltflächen im Dialogfeld Skalierung haben folgende Funktionen:

Erlaubt, ein zusätzliches Skalierungsformat zu den bereits aufgelisteten hinzuzufügen.

Erlaubt, ein bestehendes Skalierungsformat zu verändern.


Wenn Sie eine Skalierung markieren und auf die Schaltfläche Löschen klicken, wird sie gelöscht.

Erlaubt, ein vorher gespeichertes Skalierungsformat zu laden und zu bearbeiten.

Mit Hilfe dieser Schaltfläche können Sie ein bereits geladenes Skalierungsformat entfernen.

Speichert ein Skalierungsformat. Die definierte Analyseeinheit steht für die künftige Verwendung wieder zur Verfügung.

OK Bestätigt ein Analyseformat. Die Einstellungen werden in die bestehende Definition übernommen.

Neuen Wertebereich hinzufügen

1 Laden Sie ein Analyseformat (mit einer numerischen Skalierung) über die Schaltfläche Laden in der Kopfzeile. Wählen Sie anschließend die Option Skalierung im Kontextmenü.

2 Klicken Sie auf den bestehenden Skalierungsbereich im Dialogfeld Skalierung.

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Das Dialogfeld Analyse Skalierung wird angezeigt.

4 Geben Sie in das Feld Text die Definition ein.

5 Klicken Sie im Dialogfeld Analyse Skalierung auf die Schaltfläche Neu.

Das Dialogfeld Bedingung definieren wird angezeigt:

Hier können Sie den Operanden und die arithmetischen Selektionskriterien bestimmen.

6 Legen Sie im Block Verknüpfung die Verknüpfung (UND oder ODER), im Block Block Operator den arithmetischen Operator und im Block Vergleichswert die Vergleichswerte fest.


Die neuen Selektionskriterien werden im Dialogfeld unterhalb des von Ihnen definierten Namens angezeigt.

Zusätzliche Kriterien

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und fügen Sie die zusätzlichen Selektionskriterien hinzu.

Anschließend können Sie über die Schaltfläche Start im Infobereich Analyseformat die Analyse starten und über die Option Grafik im Kontextmenü eine Darstellungsart des Ergebnisses wählen, Grafische Darstellung auf Seite 232.


Grafische Darstellung

Wenn das Ergebnis als Balkendiagramm dargestellt werden soll, wählen Sie die Option Grafik im Kontextmenü.

Verwenden Sie gegebenenfalls die vertikalen und horizontalen Bildlaufleisten, um alle Einträge entlang der Achsen sehen zu können.

Auf der x-Achse wird die Analyseeinheit angezeigt. In der Abbildung oben sind es die Katalogwerte des Feldes Firmentyp. Der Prozentsatz der Firmen je Sektor wird unterhalb der Legende angeführt.

Die y-Achse ist auf die maximale Zahl der Firmen je Sektor (die maximale Höhe wird im Dialogfeld Optionen der Balkendiagrammeinstellungen definiert) beschränkt.

Anmerkung: Falls Sie die Einstellung Relative Balkenhöhe im Dialogfeld Optionen auswählen, wird auf der y-Achse die Gesamtanzahl der Firmen angezeigt.

Über die Schaltfläche Optionen können Sie folgende Diagrammeigenschaften ändern:

• Sortierung (aufsteigend, absteigend, alphabetisch, fixer Wert)

• Darstellung der Dezimalstellen für numerische Daten

• Anzeige von Skalenelementen

• sichtbare Balkenergebnisse

• Summen

• Schriftart- und Farbeinstellungen

Die Schaltfläche Zoom öffnet ein zweites Diagrammfeld, das Grafikfenster kann vergrößert dargestellt werden.


Wenn das Ergebnis als Tortendiagramm dargestellt werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche Torte.

Dialogfeld Optionen

Je nachdem, ob Sie sich in der Torten- oder Balkendiagramm-Ansicht befinden, stehen Ihnen unterschiedliche Optionen zur Verfügung:

Sortieren

Mit Hilfe dieser Optionen können Sie bestimmen, wie die Diagramme sortiert werden sollen:

Summe aufsteigend / Summe absteigend

Die Diagramme werden nach dem Gesamtwert aufsteigend bzw. absteigend sortiert.


Alphabetisch

Die Diagramme werden alphabetisch sortiert.

Fix

Die Diagramme werden nach der Analyseeinheit bzw. dem Katalogwert oder in der Reihenfolge des Intervalls sortiert.

Dezimalstellen anzeigen

Sie können in beiden Ansichtsmodi bestimmen, ob Dezimalstellen angezeigt werden sollen.

Position Legende / Ebenen

Mit Hilfe dieser Optionen bestimmen Sie, ob bzw. wo die Legende auf dem Diagramm angezeigt werden soll.

Links / Rechts

Die Legende wird links oder rechts dargestellt.

Legende anzeigen

Legende anzeigen oder verbergen.

Falls die Legende nicht angezeigt wird, füllt das Tortendiagramm den gesamten Bildschirm aus.

Summe in Legende

Die Summe wird in der Legendenzeile neben der Analyseeinheit angezeigt. Falls die Legende nicht angezeigt wird, kann man diese Option nicht anwenden.

Text Bezeichnung

Mit Hilfe dieser Optionen bestimmen Sie, wie Texte und Überschriften auf dem Diagramm angezeigt werden sollen.

Rahmen

Text wird bei einer Platzierung auf dem Diagramm mit einem deutlich sichtbaren Außenrahmen versehen.

Hintergrund

Der Text wird mit einer anderen Hintergrundfarbe als das Diagramm dargestellt.

Balken

Mit Hilfe dieser Optionen können Sie die Eigenschaften des Layouts der Balken bestimmen.

Skala auf Seite

Die Analyseeinheit wird links neben dem Diagramm angezeigt.

Skala auf Hintergrund

Die Analyseeinheit kann im Hintergrund zusätzlich oder alternativ zur seitlichen Darstellung der Analyseeinheit angezeigt werden.

Maximale Balkenhöhe

Der höchste Balkenwert wird für die Begrenzung der Balkendiagrammgröße verwendet.

Relative Balkenhöhe

Die kumulierte Summe über alle Balken wird für die Begrenzung der Balkendiagrammgröße verwendet.


Sichtbare Balken

Sie können die Höchstanzahl der Balken, die gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt werden, bestimmen.

Summen anzeigen

Die Summen werden entlang der Unterseite des Diagramms angezeigt.

Ebenen einzeln aufzeigen

Sie können die verschiedenen Ebenen auf mehrere Teildiagramme aufteilen.

Einstellungen

Mit den Schaltflächen im Block Einstellungen können Sie Farb- und Schrifteinstellungen für das Balkendiagramm treffen:

Ebenen

Über die Schaltfläche Ebenen können Sie aus einer Dropdown-Liste die Farbpalette und die Schriftart für den Ebenenteil des Diagramms wählen.

Klassen

Über die Schaltfläche Klassen können Sie aus einer Dropdown-Liste die Farbpalette und die Schriftart für den Klassenteil des Diagramms wählen.

Summen

Über die Schaltfläche Summen können Sie aus einer Dropdown-Liste die Farbpalette und die Schriftart für den Summenteil des Diagramms wählen.

Auto-Analyse

update.seven bietet Ihnen auch die Möglichkeit, mehrere Analysen, die nacheinander durchgeführt werden sollen, mit einer Script-Datei aufzurufen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1 Definieren Sie die einzelnen Analyseformate und speichern Sie diese, z. B. "Umsatz Nord", Umsatz Süd", "Umsatz Ost" und "Umsatz West".

2 Schreiben Sie eine Script-Datei Analyse.txt, wo Sie pro Zeile die Namen der einzelnen Analyseformate angeben, z. B.:

-a:"Umsatz Nord"

-a:"Umsatz Süd"

-a:"Umsatz Ost"

-a:"Umsatz West"

3 Schreiben Sie eine Batch-Datei Analyse.bat, die folgende Zeile enthält:


mman.exe -u:su -p:XXX -s:"Analyse.txt"

4 Legen Sie die Batch-Datei und die Textdatei im Arbeitsverzeichnis (exe-Verzeichnis) von update.seven ab.

5 Starten Sie das Modul Analyse durch den Aufruf der Batch-Datei.

237

Das Modul Rebuild dient der Wiederherstellung von beschädigten Tabellen, auf die update.seven nicht mehr zugreifen kann. Ein Stromausfall, eine defekte Festplatte oder auch falsche Einstellungen in den Startdateien können dafür die Ursache sein.

Das System bringt eine Fehlermeldung, update empfiehlt in diesem Fall einen Rebuild.

Rebuild starten

1 Stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer auf die Datenbank zugreift. Verwenden Sie dazu im Hauptmodul die Menüoption Extras System sperren.

2 Sichern Sie die Daten.

3 Vergewissern Sie sich, dass Sie zum Löschen und Generieren der Dateien berechtigt sind.

4 Starten Sie das Modul Rebuild.

Wählen Sie dazu die Schaltfläche Rebuild im Dialogfeld System sperren, die nach dem Sperren des Systems aktiv wird, oder rufen Sie das Modul über den Parameter mmba.exe -r auf.

Die Liste enthält jene Infobereiche, für die ein alphanumerischer oder phonetischer Index definiert ist.

5 Wählen Sie die Infobereiche, für die ein Rebuild durchgeführt werden soll.

6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Start.

Alle

Aktivieren markiert alle im Listenfeld angeführten Infobereiche. Dadurch können Sie einen Rebuild für die gesamte Datenbank starten.

Rebuild Internal update.seven Fields

Wenn Sie dieses Optionsfeld wählen, werden die internen Schlüsselfelder neu aufgebaut.

Rebuild Person Counter

Wenn Sie dieses Optionsfeld wählen, werden die Personen pro Firma gezählt.

K A P I T E L 8

Rebuild-Modul


Anmerkung: Nach dem Rebuild muss die Sperre mit der Schaltfläche Sperre aufheben wieder rückgängig gemacht werden, damit sich andere Benutzer wieder anmelden können,

Sperre aufheben auf Seite 23.

Auto-Rebuild

Ein Rebuild kann auch per Befehlszeile aufgerufen werden, z. B. für einen zeitgesteuerten Rebuild (mit einem externen Zeitsteuerungsprogramm).

Für den Rebuild gilt folgende Befehlszeile:

...\system\exe\Mmba.exe -r -u:<benutzer> -p:<passwort> -f:<Parameter>

Als Parameter werden (durch Komma getrennt) die Kürzel (zwei Buchstaben) der Infobereiche angegeben, die einen Rebuild erhalten sollen.

Wenn alle Infobereiche einen Rebuild erhalten sollen, wird "all" als Parameter eingetragen.

Beispiel: Für einen automatischen Rebuild auf den Infobereich Firma (FI) und Person (KP) ist folgende Befehlszeile erforderlich:

...\system\exe\Mmba.exe -r -u:<benutzer> -p:<passwort> -f:fi,kp

Für einen automatischen Rebuild auf alle Infobereiche ist folgende Befehlszeile erforderlich:

...\system\exe\Mmba.exe -r -u:<benutzer> -p:<passwort> -f:all

239

Mit Hilfe des SQL-Tools von update.seven können Sie Änderungen in der SQL-Datenbank durchführen.

Achtung: Sie können mit diesem Tool Daten Ihrer update.seven Datenbank unwiederbringlich löschen! Verwenden Sie dieses Programm nur, wenn Sie als Administrator genaue Kenntnisse über Ihr System haben.

1 Um das SQL-Tool zu starten, rufen Sie die Datei mmba.exe (im Verzeichnis SYSTEM\EXE) mit einem Parameter auf:

mmba.exe -q:

2 Melden Sie sich als "SU" an, andernfalls dürfen Sie das Tool nicht verwenden.

Das Dialogfeld update.seven SQL-Tool wird angezeigt.

3 Um auch jene Funktionen zu aktivieren, die schwerwiegende Änderungen in der Datenbank durchführen, geben Sie das Passwort "130369" in das Feld Pwd ein, und klicken Sie auf enable.

4 Führen Sie die gewünschten Änderungen durch.

Anmerkung: Vor den Aktionen vom Typ "Create" muss die entsprechende Aktion "Drop" durchgeführt werden.

K A P I T E L 9

SQL-Tool


5 Klicken Sie auf Done, um das SQL-Tool zu schließen.

Option Erklärung

Create All Tables/Indexes Erstellt alle Tabellen und Indizes neu.

Drop All Tables/Indexes Löscht alle Tabellen (mit allen darin befindlichen Datensätzen) und Indizes.

Achtung: Ihre Daten werden dadurch unwiederbringlich gelöscht!

Create All Indexes Erstellt alle Indizes neu.

Drop All Indexes Löscht alle Indizes.

Create Table/Index Erstellt die markierte Tabelle mit ihrem Index neu.

Drop Table/Index Löscht die markierte Tabelle mit allen Datensätzen und Indizes aus der Datenbank.

Create Index Erstellt einen neuen Index für die markierte Tabelle.

update empfiehlt, Indizes nur im Wartungsmodul zu verändern, Datenmodell auf Seite 184.

Drop Index Löscht den Index der markierten Tabelle.

Rebuild Table Baut die Datenschlüssel der markierten Tabelle neu auf.

update empfiehlt, dafür das Modul Rebuild zu verwenden, Rebuild-Modul auf Seite 237.

Rebuild All Tables Baut die Datenschlüssel aller Tabellen neu auf.

Rebuild COLLATION Indexes

Rebuild NLS_SORT Indexes

Erstellt die Indizes für die Sortierreihenfolge der markierten Tabelle neu, Mehrsprachige Sortierung von Feldern im Administratorhandbuch 2.

Rebuild ALL COLLATION Indexes

Rebuild ALL NLS_SORT Indexes

Erstellt die Indizes für die Sortierreihenfolge aller Tabellen neu, Mehrsprachige Sortierung von Feldern im Administratorhandbuch 2.

Count Table Zählt die Datensätze der markierten Tabelle.

Count All Tables Zählt die Datensätze aller Tabellen.

Count All Sel. Tables Zählt die Datensätze aller Selektionstabellen.

Recreate All Sel. Indexes Erstellt die Indizes aller Selektionstabellen neu.

Check Table Überprüft, ob eine Tabelle in der Datenbank vorhanden ist.

Check All Tables Überprüft, ob alle Tabellen in der Datenbank vorhanden sind.

Recreate Sequence Generiert die automatisch vergebenen Laufnummern der Tabelle neu.

Recreate All Sequences Generiert alle automatisch vergebenen Laufnummern neu.

Kapitel 9 SQL-Tool 241

Option Erklärung

Analyze Table Synchronisiert die Zähler für die Speicherverwendung in der Datenbank (sysindex-Tabellen).

Analyse All Tables Führt eine Überprüfung aller Tabellen durch.

Recreate Procedure Erstellt die zugeordneten Stored Procedures neu.

Recreate All Procedures Erstellt alle Stored Procedures neu.

Rebuild Pers.Counter update empfiehlt, das Modul Rebuild zu verwenden, Rebuild-Modul auf Seite 237

Write Script to File Schreibt alle ausgeführten SQL-Statements in eine Datei system\db\<tableprefix>_ct.sql.

Check -> Check Cols. Wenn diese Option aktiv ist, wird nach dem Anlegen bzw. Überprüfung einer Tabelle überprüft, ob alle Spalten vorhanden sind.

243

A Abgleich

Abgleichregeln • 157 Andere Infobereiche • 156 Firma • 152 Person • 154

Abgleichbedingung • 148 Abgleichfeld

Import • 152 Abgleichlänge • 175 Adressprüfung

Landescode • 174 AKQ-Stadien (Infobereich)

Sperre • 34 Aktualisieren

Orte • 180 Alias-Benutzer • 109 Analyse

Ausführen • 228 Bedingung Aktiv (Spalte) • 226 Definieren • 225 Einheit nicht speichern • 230 Einheit verändern • 230 Feld wählen • 227 Format • 226 Infobereich • 223 Infobereich wählen • 226 Infobereichsname (Spalte) • 226 Optionen (Dialogfeld) • 233 Optionen (Schaltfläche) • 232 Speichern • 228 Starten • 228 Subanalyse • 227, 229 Summenfeld wählen • 227 Übergabe • 229 Wertebereiche hinzufügen • 231 Zeile löschen • 226 Zoom (Schaltfläche) • 232 Zusätzliche Kriterien • 231

Analyseeinheit Skalierung ändern • 230

Analysemodul Übersicht • 223

Ausführen Analyse • 228

Auslöser Trigger • 69, 71, 74

Auto-Analyse • 235 Batch-Datei • 235 Script-Datei • 235

Auto-Import/Export • 170 Script-Datei • 172

Auto-Rebuild • 238

B Bearbeiter

Einer Gruppe zuordnen • 49 Gruppe • 48 Inaktiv • 51 Neuanlage im Rechtemodul • 45 Öffentlich • 52 Rechte • 31, 44 Vertretung • 51 Vorgesetzter • 51

Bearbeiterrecht • 31 Bedingt

Zugriff auf Infobereiche • 34 Bedingung

Export • 169 Importdatei • 152 Infobereich • 34 Rechte • 34

Befehlszeile Parameter für Auto-Rebuild • 238

Benutzer Ändern • 27 Anlegen • 26 Import • 142 Löschen • 27 Neuanlage im Konfigurationsmodul • 25 Neuanlage im Rechtemodul • 45 Rechte • 31 Stationsrecht • 44 Verzeichnis • 20 Wiederanlegen • 27

Benutzerliste Modul Konfiguration • 44 Rechte • 44

Benutzerrechte • 20, 112 Benutzer-Tracking

Rechte • 105 Stationskonfiguration • 105

Bottom Up • 40

D Dateiformat • 137

Export • 168 Dateiverzeichnis

Benutzer • 20 db • 19, 20 exe • 19 frm • 20 sys • 20

Datenaustausch Export • 167

Datenmodell • 184 Außenstellen • 187 Felder • 200, 203 Infobereiche • 191, 193, 194

Index

244 Index

Kataloge • 188, 189, 190 Löschen • 211

Datumsfunktionen • 58 db

Verzeichnis • 19, 20 Deaktivieren

Passwort • 29 Deinstallation • 15

E Einrichten

Programm-Modul • 29 Entblocken eines Benutzers • 110 Ersatzwert • 221 Etikett

Landescode • 174 exe

Verzeichnis • 19 Exponential-Blocking • 110 Export • 167

Ausgabedatei • 168 Auto-Import/Export • 170 Bedingung • 169 Dateiformat • 168 Formate • 168 Reihenfolge • 170 Zugriffsprotokolle • 101

Exportmodul Übersicht • 167

Externe Schlüssel • 162

F Fehler

Import • 166 Feld

Mussfeld • 35 Neu anlegen • 200 Upd nicht protokoll. • 35

Feldeigenschaften • 148 Feldrechte • 35 Feldreferenz (Infobereich) • 60 Format

Analyse • 226 Dateiformat • 138 Export • 168 Import • 138

frm Verzeichnis • 20

Funktionsleiste Trigger • 71

G Gruppe

Bearbeiter • 48 Gruppenleiter • 50 Öffentlich • 52

Gruppenleiter Gruppe • 50

Gruppenrecht • 31

I Identische Personen

Synchronisieren • 35, 37 Verknüpfen • 37

Import Abgleich Firma • 152 Abgleich Person • 154 Abgleichbedingung • 148 Abgleich-Kontrollfelder • 164 Abgleichsteuerung • 152 Auto-Import/Export • 170 Bedingungen auf Importdatei • 152 Benutzer • 142 Benutzerberechtigung • 137 Dateiformat • 137 Externe Schlüsseltabelle • 162 Feld Transformationen • 144 Feldauswahl • 142 Feldeigenschaften • 148 Feldlängen • 137 Feldreihenfolge ändern • 143 Format erstellen • 138 Infobereichseigenschaften • 145 Login-Datei • 142 Mandanten • 90 Objektabgleich • 155 Ort (Infobereich) • 138 Personenabgleich • 154 Protokolldateien • 145 Reihenfolge der Infobereiche • 147 Test • 151 Transformations-Beispiel • 148 Ursache Abweisung • 166 Voraussetzungen • 137 Vorgabewerte definieren • 147 Zuordnung (Infobereich) • 138

Import-/Exportmodul Rechte • 113

Importmodul Übersicht • 137

Importschlüssel • 157 Individuelles Startlogo • 18 Infobereich

Analyse • 223 Bedingung • 34 Neu anlegen • 191 Ort • 177 Sperren • 33

Infobereichseigenschaften • 145 Installation • 1

K Katalog

Katalogeinträge warten • 181 Löschliste • 182 Mandanten • 89 Mehrsprachig • 183 Neu anlegen • 189, 190 Sperren • 34

Katalogsperre Rechtemodul • 113

Index 245

Wartungsmodul • 113 Katalogwartung • 180

Mandanten • 89, 90 Katalogwert

Ändern • 182 Ersetzen • 182 Löschen • 182 Neuaufnahme • 181 Sperren • 181

Kommunikation Orte • 180

Konfiguration Starten • 25

Konfigurationsmodul Benutzerliste • 44 Passwort • 29 Übersicht • 25

Kontextmenü Trigger • 71 Trigger-Auslöser • 71

L Laden

Trigger • 60 Land

Infobereich • 173 Neuaufnahme • 174, 175

Länderkatalog • 173 Warten • 176

Ländertabelle • 173 Landescode • 174 Lese- und Schreibzugriffe

Protokollierung • 98 Lizenz

Konfigurationsmodul • 25 Lizenzierung • 13

Lizenzdatei • 111 Lizenzmeldung starten • 110

Lizenzmeldung • 110 Datei • 111

Login konfigurieren • 46 Login-Datei

Import • 142 Löschen

Trigger • 60 Wartung • 218

Löschkennzeichen setzen • 181 Löschliste • 182

M Mandanten

Ändern • 91 Benutzern zuweisen • 84 Definition • 80, 85 Felder • 92 Funktionsüberblick • 81 Import • 90 Infobereich • 83 Katalog • 82 Katalogwartung • 90 Kommunikation • 95 Mandantenstruktur ändern • 91

Migration • 88 Rechte • 80 Schlüssel • 95 Übersicht • 80 Zuordnung zu mehreren Mandanten • 84 Zusatzmandanten • 84

Mandantenfähigkeit • 80 Vergleich mit Rechte (Infobereich) • 87

Mandantenrecht Infobereich • 81

Mandantenstruktur ändern • 91 Maximale Fehlversuche • 109 Mehrere Mandanten • 84 Mehrsprachige Kataloge • 183 Migration

Mandanten • 88 mmdb.ini • 12 Modul • 21

Analyse • 223 Import • 137 Kommunikation • 113 Konfiguration • 25 Rebuild • 237 Rechte • 113 Starten • 21 Wartung • 173

Module Benutzerberechtigung • 27

Modulrecht • 27 MS SQL Server • 3 Mussfeld • 35

Definition • 35

N Netzrechte • 20 Neuaufnahme

Vorgaben • 35

O Objektabgleich • 155 Ort

Import • 180 Name ändern • 180 Neuaufnahme • 177, 178 Plz Code • 177 Sortieren • 180 Wartung • 177

Ort (Infobereich) • 138, 177 Felder • 177 Kommunikation • 180

Ortekatalog • 173

P Parameter

Auto-Rebuild • 238 Passwort

Deaktivieren • 29 Länge • 109 Stationskonfiguration • 108

Passwort-Einstellungen • 27, 108 Alias-Benutzer • 109 Entblocken eines Users • 110

246 Index

Länge • 109 System-Blocking • 109

Person Abgleich • 154

Personaldaten • 45 Personalnummer • 26, 44 Plausibilitäts-Check • 64 Plz Code • 177 Portfolioformat • 215 Primärschlüssel • 157 Programm-Modul

Einrichten • 29 Programmverzeichnis

exe • 19 Protokolldatei

Import • 145 Protokollierung

Lese- und Schreibzugriffe • 98 Lesezugriffe • 99 Schreibzugriffe • 100

Prozess-Tracking • 27 Rechte • 107 Stationskonfiguration • 107

R Reaktion

Trigger • 54, 74 Rebuild

Starten • 23, 237 Rebuild-Modul

Übersicht • 237 Rechte

Ändern • 33 Bearbeiter • 31, 44 Bedingungen • 34 Benutzer • 31, 42 Benutzerrechte • 112 Benutzer-Tracking • 105 Definition • 32 Feldebene • 35 Gültigkeit • 32, 113 Import/Export • 113 Information • 33 Kommunikation • 112 Login Konfigurieren • 46 Mandanten • 80 Mussfelder • 35 Prozess-Tracking • 107 Session-Tracking • 106 Sperren Infobereiche • 33 Station (Infobereich) • 42, 43 Stationskonfiguration • 96 Trigger • 53, 54 Vorgabewerte • 35

Rechte (Infobereich) • 32 Vergleich mit Mandantenfähigkeit • 87

Rechtemodul Bearbeiter • 45 Benutzer-Tracking (Infobereich) • 105 Mandanten (Infobereich) • 80 Prozess-Tracking (Infobereich) • 107 Rechte (Infobereich) • 32

Session-Tracking (Infobereich) • 106 Stationskonfiguration (Infobereich) • 96 Trigger (Infobereich) • 53, 54 Und andere Module • 112

Registrierung • 13 Reihenfolge

Export • 170 Import • 147

S Schreibzugriffe

Protokollierung • 100 Script-Datei

Auto-Import/Export • 172 Für Analysen • 235

Session-Tracking Definition • 106 Rechte • 106 Stationskonfiguration • 106

Setup • 1 Silent-Modus • 8 Voraussetzungen • 1

Sichern Trigger • 60

Silent-Modus • 8 Skalierung

Katalogfeld (Analyse) • 227 Numerisches Feld (Analyse) • 227

Speichern Trigger • 60

Sperre Dialogfeld Anlass • 34 Feld Löschen • 35 Feld Neu • 35 Feld Update • 35 Infobereich AKQ-Stadien • 34 Kataloge • 34 System • 22 Übergabe an Tabellenkalkulation • 32 Verbindung mit Textverarbeitung • 32 Zugriff auf Felder • 35 Zugriff auf Infobereiche • 33

Sperre Neu Infobereich • 33

Sperre Zugriff Infobereich • 33

Sperren Katalogwert • 181

Sprachauswahl • 6 Sprache

Infobereich • 52 Nr. • 52 Sprachendefinition • 52 Wartung • 175

SQL-Tool • 239 Stapel

Trigger • 78 Starten

Analyse • 228 Module • 21 Rebuild • 237

Station • 43

Index 247

Stationskonfiguration Benutzer-Tracking • 105 Definition • 43, 96 Passwort • 108 Prozess-Tracking • 107 Rechte • 96 Session-Tracking • 106

Stationsnummer • 26 Stationsrecht • 31

Benutzer • 44 Subanalyse • 227, 229

Balkendiagramm • 230 Einheit • 230 Feld auswählen • 229 Primäranalyse wählen • 229 Speichern • 230 Starten • 230 Tortenddiagramm • 230 Übergabe • 230

Support • 17 Synchronisieren

Identische Personen • 35, 37 sys

Verzeichnis • 20 System sperren • 22 System-Blocking • 109 Systemsperre • 22

Aufheben • 23

T Tabellenkalkulation

Sperre Übergabe • 32 Telefonprofil • 115

Zuweisen • 128 Test

Import • 151 Textverarbeitung

Sperre Verbindung • 32 Top Down • 38 Transformation

Felder • 144 Trigger

Auslöser • 53, 69, 71, 74 Datenbankaktion • 72 Datumsfunktion • 58 Definition • 53 Feldreferenz • 60 Funktionsleiste • 71 Für alle Datensätze auslösen • 80 Interaktiv • 74 Kombinieren • 74 Kontextmenü • 71 Laden • 60 Löschen • 60 Maske • 56 Mehrere Datensätze • 80 Mehrere Reaktionen • 79 Pfadname bei Programmaufruf • 66 Plausibilitäts-Check • 64 Reaktion • 54, 74 Rechenoperator • 64 Rechnen • 64

Rechte • 53, 54, 74 Referenz • 63, 74, 77 Schaltflächen • 69 Schlüsselfelder • 62 Sichern • 60 Stapel • 78 Übergabe an Textverarbeitung • 67 Übersicht • 53 Vorgabewerte • 61 Webseiten anzeigen • 67

Trigger-Auslöser Befehlsleiste • 71 Kontextmenü • 71

U Übergabe an Tabellenkalkulation

Sperre • 32 Update

Ersatzwerte • 221 Wartung • 220

update.seven Module • 21

update.seven phone • 114 Aktionen • 122 Aufgaben • 124 Bedingungen • 125

V Verbindung mit Textverarbeitung

Sperre • 32 Vergessen

Passwort • 29 Verknüpfen

Identische Personen • 37 Vertretung

Bearbeiter • 51 Verzeichnis

Benutzer • 20 db • 19, 20 exe • 19 frm • 20 sys • 20

Verzeichnisstruktur • 18 Vorgaben bei Neuaufnahme • 35 Vorgabewert • 61

Rechte • 35 Vorgängerebenen

Abgleichregeln • 157

W Wartung • 173

Aktualisierung • 220 Katalog • 180 Land (Infobereich) • 174 Länderkatalog • 176 Ländertabelle/-katalog • 173 Löschen (Infobereich) • 218 Mehrsprachige Kataloge • 183 Ort • 177 Ortekatalog • 173 Sprache • 175

Wartungsmodul

248 Index

Übersicht • 173

Z Zugriff auf Felder

Sperren bzw. erlauben • 35 Zugriff auf Infobereiche

Sperren bzw. erlauben • 33 Zugriff bedingt

Infobereich • 34 Zugriffsprotokolle

Export • 101 Zuordnung (Infobereich) • 138 Zusatzmandanten • 84

Ändern • 92

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update dar

setup und installation

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