wojewÓdztwo podkarpackie

WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH OSI PRIORYTETOWEJ I REGIONALNEGO

PROGRAMU OPERACYJNEGOWOJEWÓDZTWA PODKARPACKIEGO

UNIA EUROPEJSKAEUROPEJSKI FUNDUSZ

ROZWOJU REGIONALNEGO

Wykaz skrótów

• IK NSRO - Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy

odniesienia

• IK RPO - Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne

• IZ - Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym

• IA - Instytucja Audytowa

• IC - Instytucja Certyfikująca

• IPOC - Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji

• KZK - Kierownik Zespołu Kontrolującego

• MRR - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

• UMWP - Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego

• PO - Program Operacyjny

• RPO WP - Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego

• ZK - Zespół Kontrolujący

• EFRR - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego


Podstawy prawne kontroli projektów w ramach RPO WP


Rozporządzenia Wspólnotowe

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (art. 60)

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR

Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami.


Krajowe podstawy prawne

Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; Wytyczne MRR w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji

Zarządzającej PO; z dnia 22 grudnia 2009 r.źródło: www.funduszeeuropejskie.gov.pl

„Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” - tzw. Taryfikator;źródło: www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum

„Zalecenia dla beneficjentów funduszy UE dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych” – MRR – 29 luty 2008r. - dot. postępowań, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne.źródło: www.funduszestrukturalne.gov.pl/Wiadomosci/Strona+glowna/Zalecenia+stosowanie+PZP.htm


Podstawy prawne kontroli – poziom regionalny

Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami; Wytyczne IZ RPO WP dla beneficjentów dotyczące:

• kontroli projektów na miejscu;• udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku

do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych - obowiązują od 31 marca 2008 r. – zmiana: Uchwała nr 304 / 6114 / 10 Zarządu Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z dnia 10 sierpnia 2010 r.;

• prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach RPO WP na lata 2007-2013;

• informacji i promocji.źródło:Powyższe wytyczne stanowią załączniki do umowy o dofinansowanie; - www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum


Wytyczne dla Beneficjentów

Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007- 2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych:

• Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro przez podmioty w stosunku, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych

• Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych


Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013, których wartość przekracza wyrażoną w złotych

równowartość kwoty 14 000 euro przez podmioty w stosunku, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych

Zamówienia powinny być udzielane zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

Ciężar dowodu, że wymogi określone w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznychzostały spełnione leży po stronie Beneficjenta.

Wymogi z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych mogą zostać spełnione przezBeneficjenta poprzez zastosowanie trybu przetargu, o którym mowa w art. 701 - 705 ustawy Kodeks Cywilny, chyba że przepisy szczególne przewidują inny tryb i formę udzielania zamówień.Instytucja Zarządzająca nie wyklucza zastosowania innych procedur spełniających wymogi określone w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Jako minimalne warunki udzielania zamówień uznaje się zapisy jak dla procedury udzielania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości 14000 euro, przy jednoczesnym zastosowaniu zasad przejrzystości, jawności, ochrony uczciwej konkurencji oraz dołożeniu wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez Beneficjenta wykonawcy w ramach realizowanego projektu. Beneficjent musi zachować formę pisemną przeprowadzanych procedur.

W przypadku robót budowlanych wartość szacunkową zamówienia ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego/wyceny robót.


Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013, których wartość przekracza wyrażoną w złotych

równowartość kwoty 14 000 euro przez podmioty w stosunku, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych

Zasady równego traktowania i niedyskryminacji pociągają za sobą obowiązek przejrzystości, który polega na zagwarantowaniu wszystkim potencjalnym oferentom odpowiedniego poziomu upublicznienia informacji umożliwiającego otwarcie na konkurencję oraz kontrolę bezstronności procedur. KOMUNIKAT WYJAŚNIAJĄCY KOMISJI dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C 179/02)

Przed udzieleniem zamówienia należy dokonać publikacji ogłoszenia. Decyzja o wyborze środków upublicznienia należy do beneficjenta.

Odpowiednie i powszechnie stosowane środki publikacji obejmują:- internet, (zalecany przez IZ RPO WP)- gazety o zasięgu krajowym lub regionalnym lub publikacje specjalistyczne,- lokalne środki publikacji takie jak lokalne gazety, biuletyny informacji miejskiej lub nawet

tablice ogłoszeń,

Ogłoszenie powinno zawierać krótki opis podstawowych informacji dotyczących zamówienia, które ma być udzielone oraz sposobów jego udzielenia np.: informację, że zamówienie nie jest udzielane na podstawie prawa zamówień publicznych, dane osoby do kontaktu, informację o środkach odwoławczych. Dopuszczalne jest także osobiste dostarczenie/odbiór zapytania ofertowego.


Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty

14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych

Zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych jej przepisów nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. Zamówienia te powinny być udzielane jednak zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

Beneficjent określając wartość szacunkową zamówienia w przypadku dostaw lub usług, może przyjąć za podstawę wyceny oferty zawarte na stronach internetowych, w katalogach, cennikach, folderach, itp.

.




Zlecanie zamówienia następuje na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, przez:- skierowanie zapytania ofertowego, do co najmniej 3 wykonawców usług,

dostaw lub robót budowlanych, - skierowanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców (np. ze

względu na specjalistyczny charakter zamówienia). W takim przypadku konieczne jest przedstawienie przez beneficjenta uzasadnienia skierowania zapytania ofertowego do mniejszej niż 3 liczby wykonawców.

Kryterium wyboru oferty, w zależności od charakteru zamówienia, stanowią, oprócz ceny, w szczególności: termin realizacji, gwarancje, serwis, koszty eksploatacji, itp.

Zapytania ofertowe powinny być przekazywane w formie pisemnej (list polecony lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), elektronicznej lub faksem, zachowując dowody nadania.




Zamówienia udziela się w formie pisemnej umowy/zamówienia, po uprzednim porównaniu i ocenie ofert. W umowie/zamówieniu beneficjent powinien określić termin realizacji zamówienia i określić ewentualne kary za niedotrzymanie warunków umowy/zamówienia.

Całość dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia (bez względu na wyniki zastosowane procedury) Beneficjent przechowuje zgodnie z zawartą umowąo dofinansowanie projektu.

Za niekwalifikowane mogą zostać uznane wydatki beneficjenta, który przeprowadzi procedury bez zachowania zasad określonych w niniejszych Wytycznych.




Podczas udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 1000 euro – Instytucja Zarządzająca nie wyklucza zastosowania innych procedur spełniających wymogi określone w art. 44 ust 3 ustawy o finansach publicznych z zachowaniem właściwych zasad np. poprzez przeprowadzenie rozeznania rynku - tj. porównanie cenników, katalogów itp., które wraz z „Opisem udzielonego zamówienia” powinny być przechowywane przez Beneficjenta.




W przypadku stwierdzenia wystąpienia naruszeń zapisów Wytycznych, mających skutek finansowy Instytucja Zarządzająca może wymierzać korekty finansowe przy odpowiednim zastosowaniu zasad określonych w opracowanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dokumencie „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” (tzw. Taryfikator)


Wytyczne IZ RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego

Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

Wszyscy beneficjenci, niezależnie od formy prowadzonej księgowości, zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

Należy tego dokonać poprzez:

• wyodrębnienie w swoich dotychczas prowadzonych księgach rachunkowych dodatkowych kont księgowych przeznaczonych do ewidencjonowania transakcji związanych z realizowanym projektem.

• lub wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego, oznaczenia (symbol, numer, wyróżnik) dla wszystkich transakcji związanych z projektem. Wybór oznaczenia, jego rodzaj i formę pozostawia się w gestii beneficjenta (np. numer umowy / kolejny numer porządkowy).


Wytyczne IZ RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu

Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

Beneficjenci niezobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ewidencji księgowej zobowiązani są do prowadzenia zestawienia dokumentów związanych z realizacja projektu zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszych Wytycznych

Beneficjent jest również zobowiązany do otwarcia odrębnego rachunku bankowego, na którym będą dokonywane operacje związane z projektem.

Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i wyodrębnionego rachunku bankowego dla projektu powstaje najpóźniej z dniem podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie.


Wytyczne IZ RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu

Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

Beneficjenci ponoszący wydatki zaliczane do kosztów kwalifikowanych przed datą podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie – dokumenty księgowe dotyczące operacji dokonanych przed ww. datą powinny zostać przedstawione w formie zestawienia, którego wzór został określony w załączniku nr 1 do powyższych wytycznych.


Etapy kontroli projektów


Typy kontroli projektów na miejscu

1. Kontrola planowa - przeprowadzaną zgodnie z Rocznym Planem Kontroli (RPK), która może mieć następującą formę:•fakultatywnej kontroli w trakcie realizacji projektu - kontrola pośrednia;

•kontroli na zakończenie realizacji projektu

2. Kontrola doraźna

Kontrola pośrednia

Może dotyczyć projektów, w przypadku których podpisana została umowa o dofinansowanie, ich realizacja została rozpoczęta i są one odpowiednio zaawansowane pod względem rzeczowym oraz finansowym (tj. w ramach danego projektu zrefundowanych zostało minimum 40 % ze środków EFRR).

Kontrola pośrednia może być uwzględniona w Rocznym Planie Kontroli.

Kontrolą w trakcie realizacji projektów objęta zostanie próba projektów, a ich wybór do próby zostanie dokonany w oparciu o metodologię opartą na analizie głównych czynników ryzyka.



Przykładowe czynniki ryzyka mające wpływ na wystąpienie kontroli pośredniej:

• forma prawna beneficjenta,

• doświadczenie beneficjenta tj.:

- okres prowadzenia przez niego działalności gospodarczej

- liczba realizowanych wcześniej projektów współfinansowanych ze środków UE i odnotowane uprzednio nieprawidłowości

• całkowite wydatki w ramach projektu,



Kontrola na zakończenie realizacji projektu

Przeprowadzana jest co do zasady po złożeniu przez beneficjenta wnioskuo płatność końcową (100% projektów). Akceptacja (poświadczenie) wnioskuo płatność końcową jest jednym z warunków ostatecznego rozliczenia projektu.

W przypadku wniosku o płatność końcową wnioskowana kwota nie może być mniejsza niż 5% całkowitego dofinansowania projektu wynikającego z umowy o dofinansowanie.

Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków oraz na sprawdzeniu faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.

Zgodnie z zatwierdzonymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego Wytycznymi w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji projektu może objąć sprawdzenie faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.



Kontrola doraźna

Przeprowadzana jest poza zatwierdzonym Rocznym Planem Kontroli.

Marszałek Województwa ma prawo do przeprowadzenia kontroli doraźnych w szczególności w przypadku:

• uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości lub otrzymania informacji z instytucji zewnętrznych o wystąpieniu nieprawidłowości (również w przypadku wykluczenia beneficjenta z możliwości ubiegania się o dofinansowanie ze środków UE na skutek nieprawidłowości dotyczących innych projektów realizowanych przez wykluczony podmiot)

• konieczności sprawdzenia wdrożenia przez beneficjenta zaleceń zawartych w wystąpieniach pokontrolnych (kontrola sprawdzająca)

Kontroli podlegają co do zasady dokumenty ściśle związane z charakterem wykrytej/podejrzewanej nieprawidłowości.


Proces kontroli projektów na miejscu


Realizacja kontroli projektów na miejscu – w ramach IZ


Departament Wdrażania Projektów

Infrastrukturalnych RPO

Osie priorytetowe II – VII RPO WP

Departament Wspierania

Przedsiębiorczości

Oś priorytetowa I RPO WP

Departament Budżetu i Finansów

Osie priorytetowe I – VII RPO WP

Departament Rozwoju

Regionalnego

Oś priorytetowa VIII RPO WP

Oddział kontroli merytoryczno-

technicznej projektów osi priorytetowej I

RPO

Oddział kontroli finansowej

beneficjentów RPO

Oddział kontroli merytoryczno-technicznej

projektów osi priorytetowych II - VII

RPO

Oddział kontroli projektów Pomocy Technicznej RPO

IZ RPO WP

Zarząd Województwa Podkarpackiego

Etapy kontroli projektów na miejscu

1. Przygotowawcze czynności kontrolne

• powołanie Zespołu Kontrolującego (ZK)

Skład Zespołu Kontrolującego obejmuje:

- pracownika Departamentu Wspierania Przedsiębiorczości - WP.V (KZK)

- pracownika Departamentu Budżetu i Finansów - BF.VI

Przy projektach szczególnie skomplikowanych tj. np.:obejmujących minimum 6 i więcej kontraktów lub gdy całkowita wartość minimum jednego kontraktu przekracza 20 mln zł w skład Zespołu Kontrolującego wchodzi 2 pracowników PI.VI/WP.V na stanowisku ds. kontroli merytoryczno-technicznej projektów oraz pracownik BF.VI na stanowisku ds. kontroli finansowej.

• zebranie informacji o projekcie

• przygotowanie upoważnień do kontroli



2. Przekazanie zawiadomienia o kontroli

Na przynajmniej 5 dni kalendarzowych przed planowanym terminem rozpoczęcia czynności kontrolnych faksem i drogą pocztową (ewentualnie również w wersji elektronicznej), w przypadku kontroli doraźnych - nie później niż na 1 dzień roboczy przed rozpoczęciem kontroli

3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych

Max – 7 dni roboczych.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii ekspertów zewnętrznych) czynności kontrolne mogą ulec zawieszeniu jednakże na czas nie dłuższy niż 21 dni kalendarzowych.



4. Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej

Informacja pokontrolna jest sporządzana w formie pisemnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli, zawiera ona ustalenia stanu faktycznego oraz ewentualne pisemne wyjaśnienia złożone podczas kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, umotywowanych zastrzeżeń co do treści i ustaleń w niej zawartych. Zastrzeżenia, Beneficjent powinien zgłosić pisemnie w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej. Niezgłoszenie zastrzeżeń w ww. terminie jest traktowane jako brak uwag do zapisów informacji pokontrolnej.


Informacja pokontrolna

Informacja pokontrolna zawiera w szczególności:• tryb i zakres kontroli,• opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego,• opis ewentualnych uchybień/nieprawidłowości/naruszeń prawa wraz

ze wskazaniem podstawy prawnej, przyczyn ich powstania, zakresu skutków finansowych wraz z dokumentami je potwierdzającymi, wnioskii rekomendacje wynikające z przeprowadzonej kontroli,

• pouczenie o prawie jednostki kontrolowanej do zgłoszenia zastrzeżeń oraz uwag co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, prawie odmowy podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej, a także o prawie złożenia wyjaśnień oraz terminach i sposobie wykonania tych praw

Odmowa podpisania nie wstrzymuje procedury sformułowania zaleceń pokontrolnych lub podjęcia działań w celu rozwiązania umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu.



5. Ewentualne sformułowanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub uchybień w realizacji projektu wymagających podjęcia działań naprawczych Marszałek Województwaw terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania/nieotrzymaniaw wyznaczonym terminie informacji pokontrolnej, kieruje do jednostki kontrolowanej Zalecenia pokontrolne.

Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:

• podstawę prawną sformułowania zaleceń,

• opis uchybień i nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli,

• zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie kontroli uchybień i nieprawidłowości wraz z określeniem terminu ich wykonania oraz sposobu powiadomienia o ich realizacji.


Zalecenia pokontrolne

Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych

Przeprowadzana jest w siedzibie jednostki kontrolującej w oparciu o przesłane przez beneficjenta informacje i dokumenty potwierdzające realizację zaleceń.

W przypadku, nieprzekazania informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych lub gdy przekazane dokumenty nie wskazują na realizację zaleceń pokontrolnych może zostać przeprowadzona kontrola sprawdzająca w trybie kontroli doraźnej.


Prawa kontrolujących

Kontrolujący mają prawo do:• swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem

miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową,

• wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli,

• przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych związanych z realizacją kontrolowanego projektu,

• żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień związanych z realizacją kontrolowanego projektu,

• zabezpieczenia materiałów dowodowych związanych z realizacją kontrolowanego projektu,

• sprawdzenia przebiegu określonych czynności związanych z realizacją kontrolowanego projektu,

• przyjmowania wyjaśnień i oświadczeń od osób związanych z realizacją kontrolowanego projektu.


Wymagane dokumenty

Dokumenty, które należy okazać w trakcie kontroli, to w szczególności:

• umowa o dofinansowanie realizacji projektu wraz ze wszystkimi załącznikami oraz aneksami;• dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków związanych z udzielaniem zamówień, dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników deklarowanych we wniosku a także potwierdzające zgodność projektu z zasadami polityk horyzontalnych;

• umowy z wykonawcami;• dokumenty finansowo - księgowe dotyczące realizowanego projektu, tj.: faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków (oryginały), wyciągi z rachunków bankowych, ewentualnie wydruk ksiąg rachunkowych;

• dokumenty dotyczące rzeczowej realizacji projektu (dokumenty potwierdzające wykonanie robót budowlanych, dostaw, usług, protokoły odbioru, itp.);

• dokumenty z wcześniejszych kontroli oraz przeprowadzonych audytów (rejestr kontroli);• dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków w zakresie informacji i promocji;

• złożone wnioski o płatność;• inne dokumenty dotyczące projektu, o które zwróci się zespół kontrolujący.


Obowiązki Beneficjentów

Kierownik jednostki ma obowiązek zapewnić kontrolującym warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli w tym zapewnia, na prośbę osób kontrolujących, pomieszczenia niezbędne do przeprowadzenia kontroli,w których gromadzi całą dokumentację podlegającą kontroli.

Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek udzielenia niezbędnych wyjaśnień na temat przebiegu realizacji projektu, procedur, wydatków i treści projektu lub zapewnić obecność kluczowych osób zajmujących się,w szczególności:

• postępowania o udzielenie zamówień;

• rozliczeniem finansowym;

• zakresem rzeczowym;

• informacją i promocją;

• uczestniczących w realizacji projektu oraz związanych z jego przygotowaniem.


Nieprawidłowości

Nieprawidłowość - jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego.


Przykładowe źródła informacji o nieprawidłowościach

Potencjalne źródła informacji o nieprawidłowościach:

• działania wewnątrz systemu:kontrola projektuweryfikacja wniosku o dofinansowanieweryfikacja wniosku o płatnośćkontrola procedur zawierania umów

• informacja z zewnątrz:donos informacja prasowawyniki kontroli innej instytucjiwyrok sądowyzgłoszenie faktu w ramach współpracy organów kontrolnych


Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości w realizacji projektu (przykłady dotyczą perspektywy finansowej 2004-2006)

1. Załączanie przez Beneficjentów do dokumentacji projektowej:-sfałszowanych dokumentów,-dokumentów potwierdzających nieprawdę,-nieprawdziwych oświadczeń (dotyczy m.in. protokołu odbioru robót/dostaw/usług, faktur/dowodów księgowych, potwierdzeń dokonania przelewu, ofert, wycen, kosztorysów).

2. Nieprawidłowe przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych np.:

-nieprawidłowy wybór trybu,-celowe dzielenie zamówienie na kilka mniejszych w celu uniknięcia konieczności stosowania Prawa Zamówień Publicznych,

-wybór oferty z rażącym naruszeniem ustawy,-roboty dodatkowe zlecane z pominięciem lub naruszeniem Prawa Zamówień Publicznych,-roboty dodatkowe deklarowane jako zamienne,-w SIWZ lub innej dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia zamieszczanie parametrów, cech i warunków utrudniających uczciwą konkurencję albo mające na celu wybór konkretnego wykonawcy lub produktu.


Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości w realizacji projektu(przykłady dotyczą perspektywy finansowej 2004-2006)

3. Możliwy do odzyskania/odliczenia podatek VAT poniesiony przez Beneficjentów w związku z realizowaną inwestycją przedstawiany jako wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność.

4. Przedstawianie do refundacji wydatków Beneficjenta, które są niekwalifikowalne np.:

-nie są związane z realizacją projektu;

-nie mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o dofinansowanie;

-poniesionych niezgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego (np. dokonywanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą gotówką zamiast za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote).

5. Przedstawienie do refundacji wydatków sfinansowanych z innych programów współfinansowanych ze środków UE i innych środków publicznych.


Kontrole krzyżowe

Ze względu na częste przypadki przedkładania do refundacji wydatków realizowanych z innych programów wspólnotowych przeprowadzane będą kontrole krzyżowe.

Wyróżniamy następujące typy kontroli krzyżowych:

• kontrolę krzyżową programu, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach jednego PO/RPO,

• kontrolę krzyżową horyzontalną, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach różnych PO/RPO perspektywy finansowej 2007-2013,

• kontrolę krzyżową międzyokresową, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach PO dwóch perspektyw finansowych.


Skutki wykrycia nieprawidłowości

• Kara pozbawienia wolności• Zwrot wszystkich środków dofinansowania• Wykluczenie z możliwości otrzymania dofinansowania w przyszłości• Zwrot części zrefundowanych środków w związku z uznaniem

niektórych wydatków za nieprawidłowe• Odmowa refundacji wydatków uznanych za nieprawidłowe• Potrącenie środków uznanych za nieprawidłowe z kolejnej transzy

refundacji• Naprawienie szkody


Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego

Departament Wspierania Przedsiębiorczości

Dariusz Gergonttel. (017) 747 61 04

[email protected]

www.wrota.podkarpackie.pl

Dziękuję za uwagę


mailto:[email protected]

wojewÓdztwo podkarpackie

Documents