A

WO/PBC/21/12األصل: باإلنكليزية2013 يوليو 1التاريخ:

البرنامج والميزانيةلجنة

الدورة الحادية والعشرون2013 سبتمبر 13 إلى 9جنيف، من

تقرير مرحلي عن تنفيذ نظام شامل ومتكامل للتخطيط للموارد المؤسسية

من إعداد األمانة

مقدمةأوال: صادقت الدورة الثامنة واألربعون لجمعيات الدول األعضاء.1

على اقتراح األمانة بشأن تنفيذ2010في الويبو في سبتمبر نظام شامل ومتكامل للتخطيط للموارد المؤسسية )الوثيقتان

WO/PBC/15/17و A/48/14" :1( وذلك بغية تحقيق ما يلي" تحديث مهام الويبو الجوهرية في مجاالت اإلدارة والتنظيم

" وتحسين الكفاءة واإلنتاجية فيما تقوم به2وخدمة الزبائن، " " وتعزيز القدرة على3الويبو من عمليات اإلدارة والتنظيم، "

إمداد الدول األعضاء وأصحاب المصالح واإلدارة بمعلوماتأفضل.

ويقدم هذا التقرير للدول األعضاء نظرة عامة عن التقدم.2 المحرز واإلنجازات البارزة المحققة واستخدام الميزانية في إطار

مجموعة مشروعات نظام التخطيط للموارد المؤسسية في . ويأتي التقرير استكمال2013 إلى مايو 2012الفترة من يونيو

للتقارير المرحلية السابقة المقدمة إلى لجنة البرنامج والميزانية.

WO/PBC/21/122

األهداف والنطاق والنهج – معلوماتثانيا:أساسية

يجري تنفيذ نظام التخطيط للموارد المؤسسية من خالل.3مجموعة من المشروعات المترابطة.

ويرمي المشروع األول إلى إمداد الويبو بمجموعة شاملة من.4 األدوات الالزمة لتعزيز إدارة الموارد البشرية التي تشمل إدارة المناصب، والمزايا والمستحقات، والمرتبات، والتوظيف، وأداء

الموظفين، والتعلم والتطوير. ويرمي المشروع الثاني إلى إمداد الويبو بمجموعة من.5

األدوات الالزمة لتعزيز تنفيذ برنامج اإلدارة القائمة على النتائج الذي يشمل التخطيط لفترة السنتين والتخطيط للعمل السنوي

والتنفيذ والرصد وتقييم األداء وإعداد تقارير بشأنه. ويهدف المشروع الثالث إلى تعزيز األنظمة الحالية الخاصة.6

باألمور المالية والمشتريات واألسفار، بما في ذلك إدخال تحسينات على إجراءات العمل واستخدام األدوات التحليلية

لمعلومات األعمال لتوفير المعلومات اإلدارية الالزمة لدعم اتخاذ القرارات. ومع تقدم مساَريْ إدارة الموارد البشرية واإلدارة القائمة على النتائج سيُتاح مزيد من البيانات في نظام الويبو للتخطيط للموارد المؤسسية، مما سيعزز بالتدريج شمولية

قدرات المنظمة على إعداد التقارير بشأن أدائها ونتائجها ومواردها البشرية والمالية للدول األعضاء واإلدارة والموظفين

عبر استخدام معلومات األعمال. وكجزء من هذه المبادرة، ستعزز الويبو مخطط الحسابات، العمود الفقري للبيانات المالية

في نظام التخطيط للموارد المؤسسية. وعالوة على ذلك، ستضع مجموعة المشروعات األساَس.7

لتحسين إدارة العالقات مع الزبائن في الجزء الالحق من اإلطارالزمني للتنفيذ.

وال يمكن جني المنافع الحقيقية لنظام التخطيط للموارد.8 المؤسسية إال إذا انتهزت الويبو الفرص لتحسين الطريقة التي تعمل بها عبر إعادة هندسة إجراءات العمل وتدريب الموظفين

على االستفادة من األدوات الجديدة ووضع سياسات تمكينية قويةضمن إطار تنظيمي شامل.

وتدرك الويبو تماما، في إطار نهجها لتنفيذ مجموعة.9 مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية، عوامل النجاح هذه،

WO/PBC/21/123

ولذا فالمنظمة تضمن ارتكاز المشروع بشكل كامل على برنامج التقويم االستراتيجي، إلى جانب ما يتعلق به من مشروعات ومبادرات أخرى. ويقوم التنفيذ على أساس مخطط وخطة واضحين، مما سيساعد على تطوير نظام التخطيط للموارد

المؤسسية تدريجيا بطريقة منسقة ومدروسة على مدى فترةزمنية مدتها خمس سنوات.

اإلنجازات الرئيسيةثالثا:إدارة الموارد البشرية

من أبرز عناصر مجموعة مشروعات نظام التخطيط للموارد.10 المؤسسية تنفيذ حل متكامل للموارد البشرية والمرتبات

(. وأثناء الفترة قيدPeopleSoft) باستخدام برنامج بيبلسوفت االستعراض، ركزت المرحلة األولية للمشروع )المرحلة األولى(

على تنفيذ الوظائف الجوهرية لمعالجة اإلجراءات الخاصة بالموارد البشرية والمرتبات. وستتيح المرحلة األولى أرضية

تسمح بأن توفر المراحل المقبلة وظائف متقدمة بمرور الوقتكما هو مبيّن أدناه:

ولتنفيذ برنامج بيبلسوفت للموارد البشرية تّم اختيار شريك.11 متمرس له دراية كبيرة بأعمال الويبو وأنظمتها وله سجل حافل

في تنفيذ حلول مماثلة في منظومة األمم المتحدة، مما مكّن المشروع من إحراز تقدم مستمر وتحقيق نتائج منذ بداية مرحلة

. وأسفر التفاوض على العقد مع2012التصميم في أغسطس الشريك في التنفيذ عن االتفاق على سعر محدد، مما يضمن

إدارة صارمة للموارد ومخاطر أقل لظهور نفقات غير مرتقبة. وباعتماد حل مرجعي تستخدمه وكالة شقيقة من وكاالت.12

األمم المتحدة، أُجري تحليل مفصل في النصف الثاني من سنة للعناصر "المالئمة/الناقصة". وكان الهدف ضمان أن الحل2012

الذي تعتمده الويبو سيلبي احتياجات ومتطلبات إجراءات العمل في بيئة الويبو. ومكّن التحليُل الويبو من تحديد تحسينات للعملية

من أجل تقديم خدمات أفضل على المستوى الداخلي وقد نُفذّ البعض منها. وأوضح تحليل العناصر "المالئمة/الناقصة" أيضا

كموعد2013نطاق الحل التقني وأفضى إلى تحديد أكتوبر

WO/PBC/21/124

لإلطالق. وبفضل المشاركة المكثفة تمكّن المستخدمون الرئيسيون داخل األمانة من التعرف مسبقا على الوظائف التي

سيتضمنها الحل في المستقبل. بعد إجراء تحليل2013واستكملت مرحلة التصميم في بداية .13

شامل للوظائف المطلوبة، واحتياجات إعداد التقارير، وتحويل البيانات من األنظمة الحالية، واالندماج مع اإلجراءات واألنظمة

األخرى للويبو. وتلى مرحلة التصميم وضع الحل على منصةبيبلسوفت.

وبدأ أيضا إجراء تحليل الحتياجات اإلدارة من حيث إعداد.14 التقارير. وستهيئ المرحلة األولى األرضية إلدماج كامل لمصادر

البيانات وبيانات أفضل جودة في المراحل المقبلة للمشروع. وتجري مراعاة االحتياجات المتغيرة من حيث معلومات األعمال

وتنفيذها كجزء من المراحل الالحقة للمشروع. ووضعت استراتيجية اختبار متسلسلة لضمان أن الحل كامل.15

ويقبله المستخدمون. ومن المرتقب أن يجري المستخدمون اختبارات معمقة لضمان انتقال سلس وناجح وحاالت انقطاع أقل

في إجراءات العمل. وسينصب تركيز خاص على نقل سلسل لعملية معالجة المرتبات. ويرد أدناه تلخيص للمراحل األساسية

لتنفيذ المرحلة األولية للمشروع )المرحلة األولى( 2012/2013المراحل األساسية

المر حلة

األول ى –

اإلجر اءاتالجو هريةالمتع لقة

بالمو ارد

البش رية

والمرتبات

تقديم الخدمات الجوهرية المتعلقة بالموارد البشرية والمرتبات

الوظائف دعم تنفيذ المفاهيم األساسية للموارد البشرية مثل البيانات المهنية-

والوظائف والمناصب؛ ودعم وظائف إدارة القوى العاملة فيما يخص إدارة العقود-

والمعلومات عن الموظفين والمعالين؛ودعم إدارة مستحقات المعاشات التقاعدية والتأمين؛-ودعم معالجة المرتبات؛-ودعم تتبع العطل والغياب.-

نفاذ المستخدم النهائي في شعبة إدارة المواردالنفاذ إلى النظام: البشرية وإدارة الشؤون المالية إلى النظام

)بيبلسوفت(التكنولوجيا:

WO/PBC/21/125

ويظل إبالغ الموظفين نقطة تركيز أساسية وقد أجريت.16 الدورات اإلعالمية "التعلم في الويبو" إلبالغ الموظفين بالتغييرات

القادمة ووقعها على عملهم اليومي. وستُنظم دورات تدريبية لجميع الموظفين المعنيين لضمان استمرارهم في أداء أدوارهم

بكفاءة مع أقل ما يمكن من حاالت االنقطاع. ويواصل هيكل إداري متين دعم تنفيذ أنشطة المشروع.17

ومراقبتها. وكثيرا ما يجتمع مجلس إدارة المشروع المؤلف من أصحاب المصلحة البارزين من أجل توجيه أنشطة المشروع

وتقييم المخاطر وتسوية المشاكل. ويبرز الجدول التالي المخاطرالرئيسية المحدّدة واالستراتيجيات التي تُنفذ حاليا للتخفيف منها.

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر تعطّل

خدمات الموارد البشرية

و/أو المرتبات المقدمة

للموظفين وغير

الموظفين

قد يؤدي بدء العمل بالوظائف الجديدة للموارد

البشرية والمرتبات في نظام التخطيط للموارد

المؤسسية في الربع إلى2013األخير من عام

إبطاء أو تعطيل الخدمات المقدمة للموظفين.

ويمكن أن تؤثر كفاءة الموظفين ومشاكل

النظام في مستوياتالخدمة.

تفادي مشاكل النظام عبر اختبار الحلول الجديدة بما يكفي في ظروف أقرب إلى الواقع قدر

اإلمكان. من المرتقب إجراء ثالثة اختبارات

متزامنة تمكن من مقارنة نتائج معالجة المرتبات بالحلول الحالية

وبالحلول التي ستستخدم مستقبال. التأكد من استعداد المستخدم من

خالل تقديم برامج تدريبية قائمة على سناريوهات لجميع الموظفين

المعنيين قبل بدء تنفيذ الحل. عدم

االستفادة إلى أقصى

حد من الحلول الجديدة المنفذة

فيما يخص الموارد البشرية

والمرتبات.

يمكن أالّ تشمل الحلول الجديدة المقدمة فيما يخص الموارد البشرية

والمرتبات ما يكفي من تدابير الستعراض وإعادة هندسة إجراءات العمل من أجل تبسيط كامل

للعمليات وتحسين كامل للخدمات المقدمة

للموظفين.

التأكد من فوائد إجراءات العمل عبر استعراض تلك اإلجراءات

بصورة دورية واختبارها. ضمان مشاركة المستخدم النهائي

إلجراءات العمل في وقت مبكرفي جميع مراحل المشروع.

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداء((EPM) المؤسسي

نجح مشروع إدارة األداء المؤسسي أثناء الفترة قيد.18 واستخدامهاHyperion EPM االستعراض في تطوير برمجية

إلدارة إجراءات التخطيط من البداية إلى النهاية للثنائية ( وفقا إلطار اإلدارة2014/15 )البرنامج والميزانية 2014/15

القائمة على النتائج في الويبو. وتقوي برمجية إدارة األداء

WO/PBC/21/126

المؤسسي وتعزز فلسفة الويبو ومبادئها الجوهرية لإلدارة القائمة على النتائج وتسمح بإدارة الموارد على أساس النتائج وبشكل متناسق ويمكن للمسؤولين عن البرامج وضع خططهم للثنائية إلكترونيا بشكل ميّسر ومتكامل. وتتيح األداة للمنظمة إمكانية

التتبع السليم لعمليات التدقيق وتضمن ترابط جميع أنشطة المستويات العليا مع النتائج المرتقبة للويبو وما يتعلق بذلك من

موارد بشرية ومالية. وأتاح تطبيق البرمجية وإجراءات العمل ضمن برنامج إدارة األداء المؤسسي على البرنامج والميزانية

آلية محسنة جدا لفائدة المسؤولين عن2014/15للثنائية البرامج من أجل وضع برامجهم وميزانياتهم واستعراضها، مما

قلص من الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط للثنائية وتوحيدها وتحليلها، ورفع من دقة بيانات التخطيط

وموثوقيتها وإمكانية تتبعها. ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية.19

الحالية إلدارة األداء المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن

. ويرد في الجدول أدناه2014/15البرنامج والميزانية للثنائية تلخيص للمراحل األساسية للمشروع فيما يخص التخطيط

للثنائية: المراحل األساسية

2012/2013 المراحل األساسية

2014/2015التخ

طيطللثنائ

ية201

4/15

2014/15 التخطيط للثنائية الوظائف

دعم تخطيط أنشطة برامج- المستويات العليا للثنائية وربطها بالنتائج المرتقبة

ومؤشرات األداء؛ ودعم وضع ميزانية الموارد-

)موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين( ألنشطة

برامج المستويات العليا؛ ودعم تقدير حصة التنمية من-

الميزانية؛ ودعم تقدير الميزانية القائمة-

على النتائج والميزانية بحسبصنف اإلنفاق؛

ودعم تحليل أبعاد التخطيط- )النتيجة المرتقبة وصنف

2016/17 التخطيط للثنائية الوظائف

مع2014/15التخطيط للثنائية وظائف إضافية:

دعم نشر وثائق البرنامج-والميزانية؛

ودعم أتمتة تدفقات العمل-وإجراءات الموافقة الهرمية.

WO/PBC/21/127

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية... إلى غير ذلك(

بحسب كل برنامج وقطاع و/أووحدة.

نفاذالنفاذ إلى النظام: المستخدم النهائي إلى النظام

)برنامجالتكنولوجيا: Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

نفاذالنفاذ إلى النظام: المستخدم النهائي إلى النظام

Essbase)برنامج التكنولوجيا: Hyperion Planningوبرنامج (BI publisherوبرنامج

Hyperion EPM وستشمل المرحلة المقبلة لتطوير برمجية.20 اإلجراءات اإلدارية األساسية القائمة على النتائج لتخطيط العمل

والتنفيذ والرصد سنويا. وستشمل برمجية تخطيط العمل السنوي ضمن برنامج إدارة األداء المؤسسي الدروس2014/15 للثنائية

المستخلصة من المرحلة األولى من البرمجية المذكورة التي نفذت في الوحدات المركزية الداعمة للمنظمة )إدارة البرامج

وستنّصب على برمجية2012/13واألداء والميزانية( في الثنائية التخطيط الثنائي ضمن برنامج إدارة األداء المؤسسي الحالي.

وستزيد هذه البرمجية من قدرات مسؤولي البرامج على تخطيط أنشطة خطط العمل السنوية وإدارتها. واإلدماج المستقبلي الثنائي االتجاه للتحسينات المدخلة على نظام الويبو لإلدارة

( وبرمجيات بيبلسوفت للموارد البشريةAIMS) المتكاملة ومخطط الحسابات المراجع لنظام اإلدارة المتكاملة سيضمن تخطيط محتويات البرامج والموارد البشرية والمالية وإدارتها

ورصدها بطريقة متناسقة ومتكاملة. وسيؤدي االندماج مع نظام بيبلسوفت للموارد البشرية، على وجه الخصوص، إلى تسهيالت

كبيرة في إدارة األجزاء األهم من موارد المنظمة، أي الموارد البشرية. ويرد أدناه تلخيص للمراحل األساسية للمشروع فيما

يخص تخطيط العمل السنوي ورصد التنفيذ:

المراحل األساسية2012

المراحل2013األساسية

المراحل األساسية2014/15

تخطيط العمل

السنوي والتنفيذوالرصد

تخطيط العمل 2012/13 السنوي

الوظائف دعم تخطيط األنشطة-

تخطيط العمل السنوي

2014/15

الوظائف

تخطيط العمل السنوي

2016/17

الوظائف

WO/PBC/21/128

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها؛

دعم تخصيص موارد- الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج؛ ودعم تحليل معلومات-

خطط العمل على أساس عدة أبعاد، أي

النتائج والوحدةالمنفذة

ودعم استخراج تقارير- مباشرة من

)أيEssbase برنامج جدول تصاريح

التوظيف والمبالغ الفعلية مقابل المبالغ

المرصودة في الميزانية في خطط

العمل...إلى غيرذلك(؛

ودعم وظيفة- استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على نظام اإلدارة

المتكاملة؛ ودعم تقديم تعليقات-

على النفقات الفعلية عبر أنشطة نظام اإلدارة المتكاملة

للمسؤولين في تقاريرفصلية.

النفاذ إلى النظام: نفاذ مركزي فقط

) قسم إدارة البرنامجوالميزانية وقسم األداء(

)برنامجالتكنولوجيا: Essbaseمع واجهة

تخطيط العمل 2012/13السنوي

مع وظائف إضافية دعم تخطيط-

أنشطة خطط العمل المرتبطة بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

في الثنائية وتتبع2014/15

حالتها؛ والتخطيط على-

مستوى المناصب؛ ودعم تخصيص-

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج؛ المرحلة األولى-

من االندماج مع برنامج بيبلسوفت للموارد البشرية

ونظام اإلدارةالمتكاملة؛

ودعم استخراج- عدد كبير من التقارير من

برنامج إدارة األداء المؤسسي لكل من المستخدم النهائي والفرق

المركزية.

النفاذ إلى نفاذالنظام:

المستخدم النهائيإلى النظام

التكنولوجيا: Essbase)برنامج Hyperionوبرنامج

Planning)

تخطيط العمل 2014/15السنوي

مع صقل إضافي استنادا إلى

تعليقاتالمستخدم

االندماج الكامل مع برنامج

بيبلسوفت للموارد البشرية ونظام

اإلدارة المتكاملة؛

ودعم استخراج تقارير متكاملة

لكل من المستخدم النهائي والفرق المركزية

BIمن برنامج publisher

النفاذ إلى نفاذالنظام:

المستخدم النهائيإلى النظام

التكنولوجيا: Essbase)برنامج وبرنامج

Hyperion Planning

BIوبرنامج publisher)

WO/PBC/21/129

(Excelداعمة لبرنامج وكما هو الحال بالنسبة لجميع المشروعات ضمن مجموعة.21

مشروعات نظام التخطيط للموارد المؤسسية، يتم تتبع المخاطر وإدارتها بجدية. ويبرز الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن

مسارات عمل نظام إدارة األداء المؤسسي:كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر

عدم االستفادة

إلى أقصى حد من

إدارة األداءالمؤسسي

رغم تنفيذ حل تكنولوجي مناسب ال تستخدم

المؤسسة النظام بطريقةترفع من قيمته القصوى.

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل.

وضمان تكامل وثيق مع البرمجيات المعنية ضمن نظام

التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة.

وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير بشأن

إجراءات العمل الفعالة. عدم

االستفادة إلى أقصى

حد من معلوماتاألعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من استخراج أقصى قدر من

الفوائد من الوظائفالمتعلقة بمعلومات األعمال.

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب

المصلحة. ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية للمنظمة في جميع برمجيات الويبو. ومراقبة جودة البيانات وتناسقها. ووضع

سياسية أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية.

تعزيز إجراءات ومعلومات األعمال )تحسينات نظام اإلدارةالمتكاملة الحالي للشؤون المالية والمشتريات(

منذ صدور التقرير المرحلي األخير، طور المشروع عددا من.22 التصورات النموذجية لمعلومات األعمال في إطار إعداد مشروع تطوير معلومات األعمال الذي يجري تنفيذه حاليا. وُصّممت هذه

المرحلة األولى لتطوير معلومات األعمال لتكوين كفاءات جوهرية في هذا الميدان داخل المنظمة والبدء في تقديم مزيج

من لوحات البيانات والتقارير التحليلية المعيارية والمحدودة المكيفة حسب احتياجات المسؤولين الرئيسيين في اإلدارة

العليا. وسيتسع نطاق مشروع تطوير معلومات األعمال ليشمل توفير قدرات تحليلية متعددة الوظائف لمجموعة متنوعة من

أصحاب المصلحة في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم أفضل للدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات أدائها. وسيمضي تنفيذ

هذه الوظيفة المتعلقة بمعلومات األعمال بطريقة محكمة وتدريجية لضمان احترام مبادئ أفضل الممارسات والتأكد من أن

المعلومات تستند إلى مصادر موافق عليها وتتوفر فيها معاييرجودة محددة بوضوح.

WO/PBC/21/1210

2014/2015المراحل األساسية 2012/2013المراحل األساسية

الوظائف Oracle Business برمجيات-

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات؛

ولوحات بيانات نموذجية مكيّفة-حسب احتياجات اإلدارة العليا.

نفاذالنفاذ إلى النظام: مستخدمين رئيسيين محددين إلى

النظام Oracle برنامجالتكنولوجيا:

Business Intelligence

الوظائف لوحات بيانات مكيّفة حسب-

احتياجات اإلدارة العليا؛ Oracle وبرمجيات برنامج-

Business Intelligenceللموارد البشرية؛

ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة- مكيفة حسب احتياجات الموارد

البشرية؛ ولوحات بيانات مكيّفة حسب-

احتياجات الدول األعضاء.

نفاذ مجموعةالنفاذ إلى النظام: موسعة من أصحاب المصلحة إلى

النظام. Oracle برنامجالتكنولوجيا:

Business Intelligence ويجري حاليا تنفيذ عدد من المبادرات الرامية إلى تحسين.23

كفاءات إجراءات العمل في الويبو. ومن بين تلك المبادرات توفير أداة إلكترونية لحجز تذاكر السفر مصممة للتقليص من

وقت إجراءات السفر وتكاليفها؛ وتحسين إجراءات العمل التي يدعمها نظام التخطيط للموارد المؤسسية في خدمات الترجمة

معاهدة التعاون بشأن البراءات؛ واستعراض العملية الجاريةل

WO/PBC/21/1211

لتكييف البرمجيات الحالية للحسابات المدينة والفوترة في الويبو واستعراض مخطط الويبو المالي للحسابات لضمان أقصى درجة

وبرمجيات بيبلسوفتHyperion EPM من التكامل مع برنامجللموارد البشرية.

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

غير مدربين بما فيه الكفاية للقيام

بعملهمبكفاءة

يؤدي تحسين إجراءات العمل ووضع وحدات جديدة في نظام التخطيط للموارد

المؤسسية إلى تغيير في أدوار ومسؤوليات

مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة. وإن لم يفهم المستخدمون فهما جيدا إجراءات العمل أو ليس

لديهم معرفة كاملة لألدوات، فإن النظام لن يستخدم

االستخدام األمثل.

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها. وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية. وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقا لالحتياجات بالتعاون مع قسم

إدارة البرامج واألداء.

فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة

المتكاملة ال يقدم دعما

كافياللمستخدمين والنظام.

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل المطلوب لدعم

المستخدمين والنظام.

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

العمل الجديدة. وضمان مشاركته في إعداد خطط

االختبارات وتنفيذها والموافقة عليها أثناء اختبار قبول

المستخدم للنظام. وهذا من شأنه أن يضمن نظاما جديدا ذا

جودة أحسن، ومن ثمة حاجة أقل إلى دعم المستخدم

النهائي.

التكنولوجيا التمكينية واإلنجازات المتعدة المسارات أحرزت مجموعة مشروعات نظام التخطيط للموارد.24

المؤسسية تقدما جيدا أثناء الفترة قيد االستعراض في مبادرات تمكينية متعددة المجاالت ترمي إلى ضمان االستفادة إلى أقصى

حد من النظام. وتجدر اإلشارة، على وجه الخصوص، إلى ما يلي: تواصل مشروعات نظام التخطيط للموارد المؤسسية)أ(

التعاون الوثيق مع إدارة تكنولوجيا المعلومات واالتصاالتلضمان وضع ما يلزم من آليات إلدارة التكنولوجيا ومراقبتها؛

واعتمدت الويبو حال إلدارة الهوية يسمح بالنفاذ إلى)ب( والنفاذ بعد ذلك،2013نظام اإلدارة المتكاملة في سنة

بإدخال بيانات المستخدم مرة واحدة، إلى كل من نظام

WO/PBC/21/1212

التخطيط للموارد المؤسسية وبرنامج معلومات األعمال وبرنامج بيبلسوفت للموارد البشرية وذلك عقب تنفيذ هذه

الحلول؛ ووُضعت البنية التحتية التقنية لدعم مشروع تجريبي)ج(

(EDMS) للربط بين حل لنظام إدارة الوثائق اإللكترونية ونظام اإلدارة المتكاملة. وُحددت المتطلبات الوظيفية

والتقنية مع التركيز على حد أدنى من التكييفات وازعاج أقل للمستخدمين. ويجرى حاليا تحديد الطريقة المثلى للدمج بين

النظامين. ووُضعت البنية التحتية لألنظمة التقنية لدى مركز االمم)د(

( لدعم المشروعاتUNICC) المتحدة للحساب اإللكترونيالحالية والمستقبلية.

الهيكل اإلداري الُمكيّفرابعا. يستعرض مجلس تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت الذي.25

يرأسه المدير العام، بانتظام، التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات المندرجة ضمن مجموعة مشروعات نظام

التخطيط للموارد المؤسسية. ويجتمع مجلس إدارة مشروع الموارد البشرية الذي يضّم أهم.26

أصحاب المصالح المعنيين، بانتظام، لتقييم التقدم المحرز وتوجيه أنشطة المشروع وتحديد المخاطر واستراتيجيات التخفيف منها

وتسوية المشكالت المطروحة. وأصبح عدد من مسارات العمل الُمتبعة في إطار مجموعة.27

مشروعات نظام التخطيط للموارد المؤسسية أكثرا اعتمادا على بعضه البعض، وذلك من حيث الحلول والموارد. ولضمان بلوغ المستوى األمثل من التوافق واتباع نهج متكامل إزاء الحلول

، مجالس2013التقنية النهائية دُمجت، في مطلع عام المشروعات الخاصة بإدارة األداء المؤسسي ومعلومات األعمال والتحسينات الُمدخلة على نظام اإلدارة المتكاملة لتكون مجلسا

واحدا يُعنى بالمشروعات الثالث.

WO/PBC/21/1213

وهناك مناقصة جارية اآلن من أجل االستعانة بجهة خارجية.28 لتضطلع باستعراض ألغراض تثبيت مجموعة مشروعات نظام

التخطيط للموارد المؤسسية والتصديق عليها. ومن المتوقّع أن 2013يُستكمل ذلك االستعراض في النصف الثاني من عام

وسيركّز على نوعية تنفيذ مجموعة المشروعات المذكورة ونوعية الحلول الُمطبقة ويقدم توصيات إلدخال التحسينات

الالزمة. ويتواصل إذكاء وعي الموظفين على جميع المستويات.29

بمجموعة مشروعات نظام التخطيط للموارد المؤسسية. فقد أعدت نشرة إعالمية مطبوعة عن نظام التخطيط للموارد

المؤسسية ومنافعه المتوقعة بالنسبة للمنظمة والموظفين، . ولقي عدد من الجلسات اإلعالمية التي2012وأصدرت في عام

عُقدت خالل الفترة قيد االستعراض للتعريف بالنظام المذكور إقباال جيدا من قبل الموظفين. وعالوة على ذلك أطلق، على

مستوى شبكة اإلنترنت الداخلية، موقع إلكتروني إعالمي يسهل االطالع عليه ويجري تحديثه باستمرار من خالل تضمينه معلومات

جديدة كلما تطوّر أي من مشروعات المجموعة. استخدام ميزانية مشروعات نظامخامسا.

التخطيط للموارد المؤسسية تبلغ التكلفة اإلجمالية المقدرة لتنفيذ مجموعة مشروعات.30

مليون فرنك25نظام التخطيط للموارد المؤسسية نحو سويسري على مدى خمسة أعوام. وتشمل التكاليف المقدّرة

WO/PBC/21/1214

استضافة البرامج التطبيقية، وشراء البرمجيات، والعاملين المخّصصين للمشروعات، وموارد بدل المستخدمين، وأتعاب

الشركاء الخارجين المكلّفين بالتنفيذ، فضال عن التدريب واالتصاالت وغير ذللك من التكاليف المرتبطة بالمشروعات. ومع

نشر األنظمة ودخولها طور التشغيل ستُدرج التكاليف المتكّررة الخاصة بالصيانة وتشغيل النظام في اقتراحات البرنامج

والميزانية المتتالية باعتبارها جزءا من الميزانية العادية. وقد مكّن المزج، بذكاء، بين موارد بشرية داخلية وخارجية استُخدمت في

المشروعات، بما في ذلك استخدام موارد في بلدان أجنبية بتكلفة زهيدة، من توفير الوظائف المخطّط لها ضمن ميزانية

صارمة.

ويرد في الجدولين أدناه ملخص عن استخدام الميزانية حتى.31 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة، إلى

:2013جانب االستخدام المقدّر للميزانية حتى نهاية عام

WO/PBC/21/1215

استخدام ميزانية مجموعة مشروعات نظام التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2013 مايو 31)بالفرنك السويسري، في

1

تشمل المبالغ الفعلية الُمسجلة حتى اآلن النفقات وااللتزامات حتى31

ما.2013يو

المبالغ2013يشمل االستخدام المقدّر للميزانية في نهاية عام 2 ( والنفقات المتوقّعة2013 مايو 31الفعلية الُمسجلة حتى اآلن )

، استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة.2013حتى نهاية عام مليون19توقّعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية المقدّرة 3

. والتوقّعات الراهنة أقل بكثير2013فرنك سويسري في نهاية عام من الميزانية األصلية، ومن المتوقّع استخدام الفارق في مراحل

المشروع القادمة.

استخدام ميزانية مجموعة مشروعات نظام التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2013 مايو 31)بالفرنك السويسري، في

ميزانيةعنصر التكلفةالمشروع

المبالغ الفعلية حتى

1اآلن

االستخدام المقدّر

للميزانية في نهاية

2 2013عام

استضافة البرامج1,383,360144,429739,029التطبيقية

3,989,7382,063,8962,723,937شراء البرمجيات5,564,6802,216,8053,448,993 العاملون المخّصصون

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدّر

للميزانية في نهاية

2 2013عام

3,830,2001,240,62إدارة البرامج والتغيير32,047,736

إدارة الموارد البشرية8,945,7553,094,82وتطويرها

75,380,391

6,017,9822,859,84إدارة األداء المؤسسي34,193,154

1,955,690108,925108,925إدارة العالقات مع الزبائن التحسينات الُمدخلة على

4,591,8402,266,69نظام اإلدارة المتكاملة03,724,926

325,341,46المجموع7

9,570,908

15,455,132

WO/PBC/21/1216

للمشروعات2,703,800617,1391,027,653موارد بدل المستخدمين

أتعاب الشركاء الخارجين9,896,1094,477,2886,883,368المكلّفين بالتنفيذ

1,253,78035,737511,893التدريب550,00015,614120,259االتصاالت وغير ذلك

325,341,46المجموع 7

9,570,90815,455,132 تشمل المبالغ الفعلية الُمسجلة حتى اآلن النفقات وااللتزامات حتى1

.2013 مايو 31 المبالغ2013يشمل االستخدام المقدّر للميزانية في نهاية عام 2

( والنفقات المتوقّعة2013 مايو 31الفعلية الُمسجلة حتى اآلن )، استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة.2013حتى نهاية عام

مليون19توقّعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية المقدّرة 3 . والتوقّعات الراهنة أقل بكثير2013فرنك سويسري في نهاية عام

من الميزانية األصلية، ومن المتوقّع استخدام الفارق في مراحلالمشروع القادمة.

الجدول الزمني لمجموعة المشروعاتسادسا. على الرغم من بعض التأخيرات الطفيفة الُمسّجلة في تنفيذ.32

بعض مسارات العمل الُمندرجة ضمن مجموعة مشروعات نظام التخطيط للموارد المؤسسية، فإّن تلك المجموعة على الطريق نحو اإلنجاز في غضون اإلطار الزمني المحدّد والمقدّر بخمسة

أعوام. المخاطر التي تهدّد مجموعةسابعا.

المشروعات تواصل مجموعة مشروعات نظام التخطيط للموارد.33

المؤسسية السعي، بطريقة شاملة، إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها. ويبرز

الجدول أدناه المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها باعتبارهامخاطر تهدّد مشروعات المجموعة إجماال.

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر توقعات

المستخدمين التُلبى.

قد تتجاوز توقعات المستخدمين النطاق

األصلي لمجموعة المشروعات مّما يمكنه التأثير في القدرة على

استكمال مشروع التخطيط للموارد

يبدأ إشراك المستخدمين في تحديد التوقعات في أبكر

مرحلة ممكنة. وينبغي إدارة نطاق مجموعة المشروعات

بدقة من خالل مجلس تكنولوجيا المعلومات ومجلس

المشروعات، ومنح األولوية

WO/PBC/21/1217

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر لألنشطة القائمة علىالمؤسسية بنجاح.

متطلبات المستخدمين الهامة. وينبغي التواصل بانتظام

ووضوح. التغيير ال يُداربطريقة جيدة.

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطّط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة.

والخدمات التي توفرها األنظمة القائمة تشهد انقطاعا بسبب إدخال

التغييرات الالزمة لدعم متطلبات مجموعة

مشروعات نظام التخطيطللموارد المؤسسية.

تركّز جهود إدارة التغيير على تمكين المستخدمين

والمسؤولين عن إجراءات األعمال من مستويات متعدّدة

من تبني المشروعاتومشاركتهم فيها.

وباتت المشاركة الكاملة إلدارة تكنولوجيا المعلومات

واالتصاالت والتحسينات الُمدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة ُمدمجة بصورة تامة في الهيكل اإلداري لمجموعة

مشروعات نظام التخطيط للموارد المؤسسية. وتستعرض مجالس

المشروعات كل التغييرات الرئيسية الُمدخلة على النظام

وتوافق عليها. ويتم إقرار قواعد االنضباط

فيما يخص البيانات الرئيسيةوإدارة اإلجراءات.

إن لجنة البرنامج.34 والميزانية مدعوة إلى توصية جمعيات الدول

األعضاء في الويبو باإلحاطة علما بمضمون

هذه الوثيقة.]نهاية الوثيقة[