WORK-LIFE BALANCEKONZEPTder Cluster Sozialagentur

Liebe Mitarbeitenden,

Ihr seid das Wichtigste der Cluster Sozialagentur, denn ohne Euch könnte dieses Unterneh­men nicht bestehen. Damit Ihr auch weiterhin solch qualitativ hochwertige Arbeit leisten könnt, wollen wir Eure vielfältigen Verpflichtungen und Bedürfnisse durch die Umsetzung dieses Konzeptes miteinander in Einklang bringen.

Vorwort

Christian Köpper, Geschäftsführer

1. Mehr Leben in der Arbeit

2. Flexible Regeln

3. Unterstützungsangebote

4. Führungssysteme

5. Prozesse

6. Literatur

Inhalt

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Worum genau geht es eigentlich bei Work-Life-Balance? Work-Life-Balance bedeutet auf Deutsch Arbeits-Lebens-Balance. Diese Begrifflichkeit ist holprig und suggeriert, dass es möglich sei, die Bereiche Arbeit und das Leben außerhalb davon genauestens voneinander zu trennen. Es leuchtet wohl ein, dass dies nicht möglich ist, weil einen persönliche Problemlagen auch im Arbeitsalltag belasten können und andersherum. Die Cluster Sozialagentur nimmt daher mit der im Vorwort verwendeten Definition vorlieb, vielfältige Verpflichtungen und Bedürfnisse in Ein­klang bringen zu wollen und lädt zu „Mehr Leben in der Arbeit“ ein. Davon profitieren alle, denn „[j]e höher das Maß an Konflikten ist, desto geringer wird die Lebenszufriedenheit und desto weniger werden Beschäftigte den Erwartungen im Arbeits- und Privatleben gerecht“ (Kratzer et al. 2011). Damit dies nicht passiert und die Mitarbeitenden der Cluster Sozialagentur allen Rollen, die sie ausüben, gerecht werden können, hat die Arbeitsgruppe Work-Life-Balance ein Konzept erarbeitet, das nachfolgend vorgestellt wird. In Zukunft wird regelmäßig in Zweijahres-abständen überprüft, ob das Konzept noch zeitgemäß ist oder überarbeitet werden muss. Das Konzept fußt auf zweierlei Grundlagen. Einmal auf einer Mitarbeitendenbefragung zwischen Anfang März und Ende April 2016, bei der über die Hälfte aller Mitarbeitenden der Cluster Sozial agentur teilgenommen hat und zum anderen auf der Sichtung aktueller Fachliteratur. Anhand der Fachliteratur wurde eine Struktur entworfen, deren Inhalte der Mitarbeitenden­befragung entstammen.

Das nachfolgende Haus verbildlicht die Struktur unseres Konzeptes:

1. Mehr Leben in der Arbeit 

WORK-LIFE BALANCE

ETHIKRICHTLINIE

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(Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. 2014: 7, Grafik in Anlehnung an Gesellschaft für Personalführung e.V. 2014: 7)

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Das Fundament ist unsere Ethikrichtlinie, welche wiederum auf der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte (AEMR 1948), der Internationalen Verpflichtung über bürgerliche und politische Rechte (ICCPR 1966), der Internationalen Verpflichtung über wirtschaftliche, soziale und kulturelle Rechte (ICESCR 1966), dem Übereinkommen zur Beseitigung jeder Form von Rassendiskriminierung (ICERD 1965), dem Übereinkommen zur Beseitigung jeder Form von Diskriminierung der Frau (CEDAW 1979), dem Übereinkommen über die Rechte des Kindes (CRC 1989) und dem Übereinkommen über die Rechte von Menschen mit Behinderungen (BRK 2008) beruht. Die Ethikrichtlinie beschreibt die Grundhaltung und Überzeugungen, welche die Sozialagentur vertritt. Alle Wünsche und Bedarfe, welche in der Mitarbeitendenbefragung aufgeführt wurden und im Einklang mit der Ethikrichtlinie stehen werden dann durch Maßnah­men eingeführt und umgesetzt. Diese spalten sich in die Säulen „Schaffung flexibler Regeln“, „Unterstützung sangebote“, „Führungssysteme“ und „Prozesse“ auf. Gemeinsam bilden Fun-dament und Säulen das Haus der Work-Life-Balance. Die Inhalte der einzelnen Säulen werden in den nachfolgenden Kapiteln vorgestellt.

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Einfluss auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes

Die Mitarbeitenden der Cluster Sozialagentur müssen an ihrem Arbeitsplatz gut arbeiten können. Da sowohl körperliche Voraussetzungen, als auch persönliche Vorlieben individuell verschieden sind, soll größtmöglicher Einfluss auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes genommen werden können. Gemäß der Ethik- und der Nachhaltigkeitsrichtlinie setzt die Cluster Sozialagentur auf ökologische und nachhaltige Materialien, deren Hersteller einen fairen Umgang mit ihren Angestellten pflegen. Am liebsten werden daher Upcyclingmöbel verwendet, die individuell von lokalen Tischler*innen angefertigt werden. Wer einen eigenen Arbeitsplatz einrichten muss, ist ansonsten frei, sich nach einer Budgetfreigabe ein Equipment seiner*ihrer Wahl anzuschaffen. Bei Arbeitsplätzen, die sich mehrere Personen teilen, werden alle Nutzer*innen des Arbeitsplatzes in die Auswahl der Ausstattung mit einbezogen, um so einen gemeinsamen Nenner zu finden.

Terminwünsche berücksichtigen

Wird ein Termin vereinbart, so ist zu gewährleisten, dass er allen Beteiligten gut passt. Es liegt daher in der Verantwortung der Terminerstellenden, sich im Vorfeld nach passenden Zeitfenstern zu erkundigen. Dabei sind betriebliche Termine nicht wichtiger als private Termine, beides muss berücksichtigt werden. Hilfreich sind dafür die Freigabe der Onlinekalender für die Kolleg*innen, so wie die Anwesenheitsübersicht. Beides ersetzt jedoch keine Nachfrage.

Flexible Arbeitszeiten

Die Arbeitszeiten richten sich nach den Zielen des jeweiligen Bereiches und werden, sofern es den Zielen der Arbeit entspricht, flexibilisiert. Im Bereich der ganztägigen Jugendhilfe muss im Schichtdienst gearbeitet werden, um die Jugendlichen optimal versorgen zu können. Dabei wird darauf geachtet, dass jede*r freie Tage an Wunschdaten erhält und die Schichten fair verteilt werden.Im Bereich der Mobilen Betreuung gibt es vorgegebene Zeitfenster, in denen, orientiert an den Bedarfen der Adressat*innen, flexibel Termine gelegt werden. Im Projektmanagement wird sich an den Meilensteinen der Projekte orientiert. Jede*r ist dafür verantwortlich, seine*ihre Projekte fristgerecht durchzuführen und kann sich seine*ihre Arbeitszeit dazwischen flexibel einteilen. Wichtig ist dabei, sich mit den Kolleg*innen gut abzu­sprechen, um sicherzustellen, dass das Büro durchgängig von Montags bis Freitags zwischen 08.00 Uhr und 18.00 Uhr besetzt ist.

2. Flexible Regeln

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Car & Bike Sharing

Die Cluster Sozialagentur verfügt über diverse Firmenwagen und zwei Betriebsfahrräder. Die Elektrofahrzeuge können nach Abschluss eines entsprechenden Tandemvertrags außerhalb der Betriebszeiten privat genutzt werden. Über ein Online-Buchungsportal ist dies ebenfalls für die Fahrräder möglich.

Diensthandy bei Bedarf

Mitarbeitende, die viel unterwegs sind, dabei aber trotzdem oft telefonieren oder erreichbar sein müssen, erhalten auf Nachfrage und bei nachweislichem Bedarf ein Diensthandy. Für wechselnde Bereitschaftsdienste kann auch ein gemeinsames Diensthandy gestellt werden, dass weitergegeben werden muss.

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Sozialpädagogische Sprechstunde

Die Cluster Sozialagentur bietet auf Wunsch sozialpädagogische Sprechstunden für ihre Mitar­beitenden an. Inhalte der Sprechstunden können alle Problemlagen privater oder beruflicher Natur sein. Die Ziele und der Umfang der Sprechstunden richten sich nach den Wünschen der Adressat*innen. Ein Termin kann per E­Mail mit Daniel Wiegand unter wiegand@clus­ter-sozialagentur.de vereinbart werden. Daniel Wiegand verpflichtet sich zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten.

Arbeitsrechtliche Sprechstunde

Stephan Rautenberg (rautenberg@cluster-sozialgentur.de) bietet auf Wunsch eine arbeitsrechtli­che Sprechstunde für all diejenigen an, die ein Interesse daran haben. Termine sind per E-Mail zu vereinbaren. Stephan Rautenberg verpflichtet sich zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten.

Betriebliche Altersvorsorge (BAV)

Die Cluster Sozialagentur bietet für alle Mitarbeitenden, die bereits mindestens ein halbes Jahr angestellt sind, eine BAV an. Hier wird ein Teil des Bruttolohnes in eine private Altersvorsorge umgewandelt, zu der die Cluster Sozialagentur den jeweils selben Anteil hinzugibt. Informationen zur BAV erteilt Stephan Rautenberg (rautenberg@cluster-sozialagentur.de), in unregelmäßigen Abständen finden außerdem Informationstreffen mit dem Anbieter der BAV statt.

Ferienbetreuungen für Kinder

Ab 2017 organisiert die Cluster Sozialagentur bei ausreichendem Bedarf eigene Ferienbetreu­ungen von maximal zwei Wochen für die Kinder der Mitarbeitenden. Ein ausreichender Bedarf besteht, wenn mindestens sieben Kinder gleichzeitig auf eine Betreuung angewiesen sind.Sollte ein Bedarf bestehen, der zu gering ist, um eine eigene Freizeit anzubieten, so können die Kinder nach Absprache entweder zu Ferienfreizeiten mitfahren, die die Cluster Sozialagentur für Externe anbietet oder in Ausnahefällen mit zur Arbeit gebracht werden.

Unterstützung bei Engagement in Sport, Politik und Ehrenamt

Die Cluster Sozialagentur begrüßt Engagement in Sport, Politik und Ehrenamt. Daher ist es nach Absprache mit den Vorgesetzten möglich, Freizeitausgleich zu nehmen oder freigestellt zu werden. Außerdem können Materialien und Event-Module aus dem Clusterfundus kostenfrei bzw. bei Bedarf an Personalbetreuung zum Selbstkostenpreis für das Engagement verwendet werden.

3. Unterstützungsangebote

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Wiedereinstiegsprogramme

Wer länger krank ist, im Mutterschutz oder aus anderen Gründen länger nicht zur Arbeit erscheinen kann, erhält ein individuell vereinbartes Wiedereinstiegsprogramm. Dies umfasst z.B. bei Bedarf einen sanften Anstieg des wöchentlichen Arbeitsstundenumfangs, Hospitationen bei Kolleg*innen oder auch interne Weiterbildungen in relevanten Arbeitsbereichen. Die genauen Maßnahmen und ihr Umfang müssen individuell geplant werden.

Kontakthalteprogramm

Die Cluster Sozialagentur hält zu allen Mitarbeitenden, die längere Zeit nicht zur Arbeit erschei­nen können, Kontakt. Dies kann durch Telefongespräche, E­Mails oder persönliche Gespräche stattfinden. Außerdem werden die betroffenen Angestellten stets zu den Dienstbesprechungen und Betriebsfeiern eingeladen. Die Art und Weise, sowie der Umfang des Kontakthaltens sind individuell zu vereinbaren und regelmäßig an die Bedarfe der Beteiligten anzupassen.

Pflegeurlaub

Wer Angehörige pflegt, kann nach Absprache mit der Geschäftsführung zusätzlichen Pflege­urlaub erhalten.

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Flache Hierarchien

Christian Köpper ist als Geschäftsführer Leiter der Cluster Sozialagentur und haftet im Sinne des Einzelunternehmens alleine. Ansonsten gilt der Grundsatz der flachen Hierarchien.Es gibt für die einzelnen Bereiche zwar Leiter*innen und somit auch Vorgesetzte, aber deren Ziel es ist es, dass jedes Teammitglied eigenverantwortlich Aufgaben erledigt und Projekte koordiniert. Somit sind die Projektleitenden verpflichtet, ihre Teammitglieder in Stand zu setzen, sowie ihre Arbeit gewissenhaft und selbstständig zu erledigen. Gleichzeitig sind die Teammitglieder verpflichtet, ihren Aufgaben wie vereinbart zuverlässig nachzugehen und bei Verzögerungen oder Problemlagen augenblicklich den Teamleitenden in Kenntnis zu setzten. Wenn etwas alleine nicht bewältigt werden kann – egal, ob von Teamleitenden oder Teammitgliedern – , so können Aufgaben gerne abgegeben und im Team erledigt werden, wichtig ist dabei jedoch der wertschätzende Umgang und die Frage nach den zeitlichen Ressourcen. Die Cluster Sozialagentur erwartet von ihren Mitarbeitenden im Sinne der Ethikrichtlinie, dass diese ihre Zusammenarbeiten rechtzeitig planen, sowie wertschätzend und rücksichtsvoll miteinander umgehen.

Zuständigkeiten und Stellvertretersysteme, feste Ansprechpartner*innen

Bei der Cluster Sozialagentur gibt es viele, verschiedene Bereiche, für die es feste Ansprech­partner*innen gibt.

Nichtsdestotrotz können diese erkranken oder im Urlaub sein. Daher ist ein Stellver-treter*innensystem notwendig, das auf dem nächsten Leitbildprozess 2016 erarbeitet wird.

4. Führungssysteme

Antigewalt- &Deeskalations-

training

Schulbegleitung & Inklusion

Finanzmittel-akquise

Cluster

Wirtschaft +Marketing

Jugendhilfe

Gestaltung

Indiv. Projekt-

konzeption

Schule

Jugendpflege &Ferienfreizeiten

Anke PerssonSören Marx

Christian KöpperGregor Küttner

Ann-Kathrin Bebensee

Nadine Buhr

Donata Eisenack

Gregor Küttner

Stephan Rautenberg

Stephan Rautenberg

Gregor Küttner

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Mitarbeiter*innengespräche

Mindestens einmal im Jahr findet ein verpflichtendes Mitarbeiter*innengespräch mit den unmittelbare Vorgesetzten und bei Bedarf auch mit Christian Köpper statt. Das Gespräch ist frühzeitig zu Terminieren und findet im ersten Quartal des Jahres statt. Auf Wunsch der Vorgesetzten oder des*der Mitarbeiter*in kann ein Mitarbeiter*ingespräch auch außerhalb davon häufiger stattfinden. Das Gespräch wird protokolliert, das Original wird eingeheftet, einen Durchschlag erhält der*die Mitarbeitende Inhalte des Gespräches sind Wohlbefin­den und Zufriedenheit des*der Mitarbeiter*in, Selbst- und Fremdeinschätzung in Bezug auf Zuverlässigkeit, fachliche Kompetenz und soziale Kompetenz, sowie die Ziele für das nächste Jahr bzw. für den nächsten Zeitraum und deren Umsetzung.

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) initiieren

Noch im Jahr 2016 wird damit begonnen, ein Konzept für ein Betriebliches Gesundheits­management zu vorzubereiten.

Tarifpartner werden

Die Cluster Sozialagentur wird ihre Strukturen so entwickeln, dass sie innerhalb der nächsten drei Jahre die Voraussetzungen zum Tarifpartner erfüllt und somit stetig bessere Arbeitsbedingungen bietet.

Work-Life-Balance

Das vorliegende Konzept soll natürlich regelmäßig angepasst und weiterentwickelt werden. Die Arbeitsgruppe trifft sich dafür alle zwei Jahre.

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Armutat, Sascha (2013): Arbeitest du noch oder lebst du schon? Work-Life-Balance Konzepte zwischen Mogelpackung und Substanz. In: Personalwirtschaft 6 (2013), S. 33 – 34.

Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (2014): DGFP-Praxispapiere. Work-Life-Balance. Düsseldorf. Online verfügbar unter https://www.tina-voss.de/fileadmin/user_upload/19-192_Work-Life-Balance.pdf, zuletzt überprüft am 30.06.2016 um 13.01 Uhr.

Kratzer, Nick/ Nies, Sarah/ Pangert, Barbara/ Vogl, Gerlinde (2011): Leistungspolitik und Work-Life-Balance: Eine Trendanalyse des Projektes Lanceo. München. Online verfügbar unter http://www.lanceo.de/files/lanceo_brosch__re_lay_v3_downloadversion.pdf, zuletzt überprüft am 30.06.2016 um 12.50 Uhr.

6. Literatur

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