workflow gesprekscyclus
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
gespreksformulier
Medewerkerbeoordelingsformulier
Leidinggevende
bewerkenbewerken
11
Formulier wordt dossierDossier wordt verzonden
Formulier wordt dossierDossier wordt verzonden22
44 Gesprek vindt plaatsGesprek vindt plaats
Afsprakenbeoordeling
Afsprakenbeoordeling
55 AfrondingAfronding
Beoordeling ondertekend en gescand
Beoordeling ondertekend en gescand
66 Beoordelingsformulier wordt opgenomenin portfolio. In gespreksformulier wordt linkopgenomen naar beoordeling.
Gespreksformulier wordt nu assessmentdossier
Beoordelingsformulier wordt opgenomenin portfolio. In gespreksformulier wordt linkopgenomen naar beoordeling.
Gespreksformulier wordt nu assessmentdossier
Ontvangt dossier; maakt notities
Ontvangt dossier; maakt notities
AnaloogAnaloog DigitaalDigitaal
Koppelt aan dossierKoppelt aan dossier
33
Ontvangt dossier en archiveertOntvangt dossier en archiveert77
gespreksformulier beoordelingsformulier
STAP 1 Gespreksformulier: Bewerken binnen de portfoliowerkruimte
Via bibliotheekmap krijgt elke S&O-er de alleen-lezen versie. Door er een kopie van te maken en deze in een eigen map te plaatsen kan het formulier worden bewerkt
Binnen groene kader geeft S&O-er met sleutelwoorden aan welke afspraken zijn gemaakt.Binnen rode kader wordt door S&O-er niets ingevuld
STAP 1 Gespreksformulier: Bewerken binnen de portfoliowerkruimte
Als behoefte is aan meer informatie over afspraken, kan men een hyperlink maken naar een (ander) portfoliodocument
STAP 1 Gespreksformulier: Bewerken binnen de portfoliowerkruimte
Stap 2
STAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documentenSTAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documenten
Twee mogelijkheden:1) De hele map met inhoud wordt een dossier2) Eén bestand wordt dossier.Dossiernaam kan/mag afwijken
van bestandsnaam (huidige situatie).
Bestand krijgt nu status Dossier. Wordt dan ook opgeslagen in aparte map
STAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documentenSTAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documenten
Dossiers in deze map zijn gereed voor publicatie. Dat houdt in:1) Bepalen aan wie het gekoppeld moet worden2) Welke status het dossier krijgt.
STAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documentenSTAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documenten
Stap 3
Vul inlognaam in van leidinggevendeKies Verzenden
Gebruik knop Toevoegen als inlognaam onbekend is
NB: Onderscheid showdossier / assessmentdossier is technisch.Showdossier = dynamisch dossier. Geschikt voor diverse typen gesprekken (portfoliosituaties) waarbij de inhoud veranderbaar mag/moet zijn.Assessmentdossier: er wordt een “harde kopie” gemaakt. Portfoliodocumenten die aan dit dossier zijn gekoppeld zijn bevroren
STAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voorSTAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voor
To do lijstDossiers die bekeken zijn
STAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voorSTAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voor
Tijdens het bekijken van het dossier, kunnen notities gemaakt worden.Digitaal: in het kader rechts van het bestand.Analoog: pen en papier
STAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voorSTAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voor
Stap 4
Analoge notitie:1) Scan het handgeschrevene2) Of werk uit in een (word)document
Voeg notitie aan dossiertoe als bijlage
STAP 4 Het gesprek vindt plaatsSTAP 4 Het gesprek vindt plaats
Tijdens het gesprek heeft leidinggevende een print van beoordelingsformulier.De beoordeling vindt tijdens het gesprek plaats.
STAP 4 Het gesprek vindt plaatsSTAP 4 Het gesprek vindt plaats
Stap 5
Bladzijde 1,2 en 6 van GESPREKSCYCLUSFORMULIER_ALGEMEEN.doc worden ingevuld en ondertekend door leidinggevende. Eventueel wordt na afloop een kopie gemaakt en aan S&O-er gegeven
STAP 5 AfrondingSTAP 5 Afronding
Ondertekende formulier wordt gedigitaliseerd* en naar S&O-er gestuurd via mail
* Naar keuze door secretariaat, leidinggevende zelf of S&O-er
STAP 5 AfrondingSTAP 5 Afronding
S&O-er voegt beoordelingsformulier toe aan overige portfoliobestanden.
Beoordelingsformulier completeert ingeleverd dossier.
STAP 5 AfrondingSTAP 5 Afronding
Stap 6
Portfolio-eigenaar herhaalt stap 1:1) Bewerkt Gespreksformulier. Zet hierin link naar beoordelingsformulier.2) Genereert van de map een nieuw dossier
STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeertSTAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert
Het dossier dat nu wordt gegenereerd moet status Afgerond krijgen, dwz een definitieve versie worden. Toevoegingen zijn niet meer noodzakelijk. Dossier kan worden gearchiveerd
STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeertSTAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert
Het dossier heeft nog steeds de status van “showdossier” dwz is inhoudelijk veranderbaar als onderliggend materiaal verandert. Op moment van verzenden verandert men de status
STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeertSTAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert
Belangrijke stap: Een assessmentdossier is een “bevroren” dossier. Eigenaar kan aan documenten niets meer wijzigen. De ELO maakt een kopie van het dossier en garandeert daarmee deze momentopname voor zowel eigenaar als ontvanger
STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeertSTAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert
STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeertSTAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert
Stap 7
S&O-er maakt bijvoorbeeld Archiefmap aan en bergt daarin het dossier op.
STAP 7 Leidinggevende rondt af; archiveert volledige dossierSTAP 7 Leidinggevende rondt af; archiveert volledige dossier
STAP 7 Leidinggevende rondt af; archiveert volledige dossierSTAP 7 Leidinggevende rondt af; archiveert volledige dossier
begin
Ontvangen assessmentdossier wordt verplaatst naar Archiefmap onder Assessment.