workflow gesprekscyclus

gespreksformulier

Medewerkerbeoordelingsformulier

Leidinggevende

bewerkenbewerken

11

Formulier wordt dossierDossier wordt verzonden

Formulier wordt dossierDossier wordt verzonden22

44 Gesprek vindt plaatsGesprek vindt plaats

Afsprakenbeoordeling

Afsprakenbeoordeling

55 AfrondingAfronding

Beoordeling ondertekend en gescand

Beoordeling ondertekend en gescand

66 Beoordelingsformulier wordt opgenomenin portfolio. In gespreksformulier wordt linkopgenomen naar beoordeling.

Gespreksformulier wordt nu assessmentdossier

Beoordelingsformulier wordt opgenomenin portfolio. In gespreksformulier wordt linkopgenomen naar beoordeling.

Gespreksformulier wordt nu assessmentdossier

Ontvangt dossier; maakt notities

Ontvangt dossier; maakt notities

AnaloogAnaloog DigitaalDigitaal

Koppelt aan dossierKoppelt aan dossier

33

Ontvangt dossier en archiveertOntvangt dossier en archiveert77

gespreksformulier beoordelingsformulier

STAP 1 Gespreksformulier: Bewerken binnen de portfoliowerkruimte

Via bibliotheekmap krijgt elke S&O-er de alleen-lezen versie. Door er een kopie van te maken en deze in een eigen map te plaatsen kan het formulier worden bewerkt

Binnen groene kader geeft S&O-er met sleutelwoorden aan welke afspraken zijn gemaakt.Binnen rode kader wordt door S&O-er niets ingevuld


Als behoefte is aan meer informatie over afspraken, kan men een hyperlink maken naar een (ander) portfoliodocument


Stap 2

STAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documentenSTAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documenten

Twee mogelijkheden:1) De hele map met inhoud wordt een dossier2) Eén bestand wordt dossier.Dossiernaam kan/mag afwijken

van bestandsnaam (huidige situatie).

Bestand krijgt nu status Dossier. Wordt dan ook opgeslagen in aparte map


Dossiers in deze map zijn gereed voor publicatie. Dat houdt in:1) Bepalen aan wie het gekoppeld moet worden2) Welke status het dossier krijgt.


Stap 3

Vul inlognaam in van leidinggevendeKies Verzenden

Gebruik knop Toevoegen als inlognaam onbekend is

NB: Onderscheid showdossier / assessmentdossier is technisch.Showdossier = dynamisch dossier. Geschikt voor diverse typen gesprekken (portfoliosituaties) waarbij de inhoud veranderbaar mag/moet zijn.Assessmentdossier: er wordt een “harde kopie” gemaakt. Portfoliodocumenten die aan dit dossier zijn gekoppeld zijn bevroren

STAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voorSTAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voor

To do lijstDossiers die bekeken zijn


Tijdens het bekijken van het dossier, kunnen notities gemaakt worden.Digitaal: in het kader rechts van het bestand.Analoog: pen en papier


Stap 4

Analoge notitie:1) Scan het handgeschrevene2) Of werk uit in een (word)document

Voeg notitie aan dossiertoe als bijlage

STAP 4 Het gesprek vindt plaatsSTAP 4 Het gesprek vindt plaats

Tijdens het gesprek heeft leidinggevende een print van beoordelingsformulier.De beoordeling vindt tijdens het gesprek plaats.

STAP 4 Het gesprek vindt plaatsSTAP 4 Het gesprek vindt plaats

Stap 5

Bladzijde 1,2 en 6 van GESPREKSCYCLUSFORMULIER_ALGEMEEN.doc worden ingevuld en ondertekend door leidinggevende. Eventueel wordt na afloop een kopie gemaakt en aan S&O-er gegeven

STAP 5 AfrondingSTAP 5 Afronding

Ondertekende formulier wordt gedigitaliseerd* en naar S&O-er gestuurd via mail

* Naar keuze door secretariaat, leidinggevende zelf of S&O-er


S&O-er voegt beoordelingsformulier toe aan overige portfoliobestanden.

Beoordelingsformulier completeert ingeleverd dossier.


Stap 6

Portfolio-eigenaar herhaalt stap 1:1) Bewerkt Gespreksformulier. Zet hierin link naar beoordelingsformulier.2) Genereert van de map een nieuw dossier

STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeertSTAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert

Het dossier dat nu wordt gegenereerd moet status Afgerond krijgen, dwz een definitieve versie worden. Toevoegingen zijn niet meer noodzakelijk. Dossier kan worden gearchiveerd


Het dossier heeft nog steeds de status van “showdossier” dwz is inhoudelijk veranderbaar als onderliggend materiaal verandert. Op moment van verzenden verandert men de status


Belangrijke stap: Een assessmentdossier is een “bevroren” dossier. Eigenaar kan aan documenten niets meer wijzigen. De ELO maakt een kopie van het dossier en garandeert daarmee deze momentopname voor zowel eigenaar als ontvanger


Stap 7

S&O-er maakt bijvoorbeeld Archiefmap aan en bergt daarin het dossier op.

STAP 7 Leidinggevende rondt af; archiveert volledige dossierSTAP 7 Leidinggevende rondt af; archiveert volledige dossier

STAP 7 Leidinggevende rondt af; archiveert volledige dossierSTAP 7 Leidinggevende rondt af; archiveert volledige dossier

begin

Ontvangen assessmentdossier wordt verplaatst naar Archiefmap onder Assessment.

workflow gesprekscyclus

Technology