workshop 28 04 2008
DESCRIPTION
Workshop para gestores da Prefeitura de São Paulo, demostrando exemplos práticos de governança pública e modernização de gestã implantados entre 2005/2008. Projeto sob minha gerência. Apresentação feita em 28/04/2008 para 200 alto gestores da Prefeitura.TRANSCRIPT
Ética e Governança Pública: Conquistas da Administração Municipal
São Paulo, 28 de abril de 2008
Ética, Estado Gestor e Governança Pública
MÁRCIA REGINA UNGARETTE
Estado, Princípios, Deveres e o Gestor Público.
EVOLUÇÃO DO MODELO DE ESTADO
Estado Pós Independência
“Estado Paternalista”
Estado Novo
“Estado Burocrático”
Constituição de 1988
“Estado Gestor”
CONSTITUIÇÃO DE 1988 E A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
CONSTITUIÇÃO DE 1988 E A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Deveres da Administração Pública
Administração Federal
Administrações Estaduais
Administrações Municipais
O TERCEIRO ENTE FEDERADO: O MUNICÍPIO
Deveres da Administração Municipal
O TERCEIRO ENTE FEDERADO: O MUNICÍPIO
Atividades
Secretaria X
Atividades
Secretaria Y
Atividades
Secretaria Z
Atividades
Secretaria W
DA TEORIA A PRÁTICA
Tributos
Servidores
Instruções Normativas
formaisGestão
Deveres da Administração Municipal
Atividades
Secretaria XRecursos
Pessoas
Processos
CONSTITUIÇÃO DE 1988 E A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
MODELO ESTRUTURAL DE GERÊNCIA PÚBLICA
O GERENTE PÚBLICO
RELAÇÃO BUROCRÁTICA RELAÇÃO GERENCIAL
Normas Exaustivas
Supervisão Hierárquica
Auditoria focada nos procedimentos
Administração por Resultados
Benchmarking
Uso de Indicadores
Planejamento EstratégicoAusência de Planejamento
Secretaria de Gestão Pública
Compra e Estocagem de Suprimentos
Operação da Folha e gestão burocrática da relação
servidor/prefeitura
Secretaria Municipal de Gestão
Gestão, Padronização e Organização de Suprimentos, Serviços Comuns e Concedidos
Organização, gestão e aquisição de bens e serviços para a Merenda Escolar
Gestão e desenvolvimento de Pessoas e Modernização
Gestão de Tecnologia da Informação, Padronização, Apoio, Gestão de Ativos,
Organização das Informações e de Atendimento ao Cidadão
Modernização da Gestão do Patrimônio Imobiliário
Do Planejamento ao Resultado
RODRIGO MAURO RUIZ DE MATOS
Redução qualitativa de gastos: planejamento, execução, verificação, padronização.
PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
LE
GA
LID
AD
E
IMP
ES
SO
AL
IDA
DE
MO
RA
LID
AD
E
PU
BL
ICID
AD
E
EF
ICIÊ
NC
IA
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
EFICIÊNCIA EFICÁCIA
Eficiência consiste em fazer certo as coisas; eficácia, em fazer as coisas certas (Peter Drucker)
Vendo uma sala quase inundada, uma pessoa rapidamente pegou um balde e panos de chão e, desdobrando em esforços, empenhou-se em recolher a
água. Ela foi eficiente, fez certo a coisa (recolher a água), mas não foi eficaz, não fez a coisa certa (antes de mais nada, fechar a torneira).
Geralmente, para os ocupantes de cargos gerenciais, mais importa a eficácia; para os que desempenham trabalhos repetitivos, a eficiência.
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
EFICIÊNCIA EFICÁCIA
GOVERNANÇA ÉTICA
GOVERNANÇA E ÉTICA
• faz o que lhe é determinado;
• dentro das normas e regras;
• observando o bem comum;
• mantendo a eficiência em suas ações;
• buscando o melhor uso de seus recursos;
• ampliando ao máximo os
benefícios oferecidos.
ESTADO ÉTICO E COM GOVERNANÇA
BASE DA GOVERNANÇA Conhecer seus objetivos;
Definir metas;
Conhecer todos os elementos envolvidos no processo;
Propor e desenhar soluções / planos de ação;
Ter método;
Utilizar indicadores;
Trazer os envolvidos para o processo;
Ter lideranças envolvidas no projeto/processo;
Analisar resultados;
Propor melhorias;
Divulgar e padronizar ações.
BASE DA ÉTICA
Conhecer a legislação;
Conhecer e dominar os atos;
Gerenciar problemas e desafios dentro da esfera legal;
Buscar constantemente o melhor uso de recursos;
Buscar qualidade;
Visar o melhor atendimento possível;
Enxergar tarefas internas como parte do processo de atendimento ao cidadão;
Transparência nos atos.
MATERIALIZANDO CONCEITOS
Metodologia de Trabalho
Planejar Executar Checar Corrigir ou Padronizar (agir)
Para passar da teoria para prática é preciso o uso de métodos. O projeto e seus gestores utilizam o PDCA.
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
MÉTODO PDCA
O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
MÉTODO PDCA
Para identificar o problema é necessário definir a meta para otimização dos gastos.
METOLOGIA DO GMD – OBJETIVO
PREÇO
CONSUMO
REDUÇÃO DO PREÇO
REDUÇÃO DECONSUMO
X
Y
X’
Y’
DESPESADESPESA
DESPESADESPESADESPESADESPESA AUMENTO DODO BENEFÍCIO
OU
DESPESADESPESA
Para 2006 e 2007 foi proposta uma otimização de R$ 115 milhões em relação às despesas liquidadas de 2005.
Padrão: Ação sobre os Parâmetros
Renegociação de Contratos
GASTO
VARIÁVEIS DE ATUAÇÃO
Redução
21
X=
MinutoServidor
R$Minuto
R$Servidor
Preço ConsumoIndicador Global
Aplicação do método na despesa de telefonia: a otimização dessas despesas é possível através da atuação em duas variáveis.
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
MÉTODO PDCA
Para entender melhor as características do Problema é realizada a Análise de Fenômeno.
010
20304050
607080
90100
A B D G K O R U C E F J L N S Z
Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa):
Cluster A Cluster B
Meta: reduzir o valor dos indicadores das áreas até o valor proposto pela régua.
DEFINIÇÃO PRELIMINAR DE METAS
Meta: manter o valor dos indicadores das áreas que estão abaixo da régua.
SecretariasSub-Prefeituras
Minutos / Servidor
Na definição preliminar de metas são consideradas as diferentes características dos gastos.
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
MÉTODO PDCA
A partir do menor nível “possível” de desdobramento do problema devem ser identificadas suas causas fundamentais através de uma Análise de Processo.
ANÁLISE DO PROCESSO - ISHIKAWA
Para alcançar as metas estabelecidas é necessário identificar as causas do problema.
ELEVADO GASTO COM
TELEFONIA FIXA
RECURSOSPESSOASEQUIPAMENTOS
AMBIENTEPROCESSOSINFORMAÇÕES
CAUSAS
Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora Longa Distância para interurbanos
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
MÉTODO PDCA
Para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas e as causas do problema bloqueadas são elaborados os Planos de ação.
PLANO DE AÇÃO
Após o levantamento das causas elas são priorizadas para que sejam sistematicamente eliminadas através de planos de ação consistentes.
CAUSASPRIORITÁRIAS
Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora Longa Distância para interurbanos
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
MÉTODO PDCA
Só é possível atingir resultados se as ações definidas forem efetivamente executadas.
EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO
Para garantir que as ações definidas sejam executadas elas devem ser monitoradas.
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
MÉTODO PDCA
Os resultados são acompanhados e os desvios são analisados profundamente e são efetuadas correções para recuperar o resultado.
ACOMPANHAMENTO MENSAL
Mensalmente deve ser feita a seguinte pergunta:
METASMETASALCANÇADAS ?ALCANÇADAS ?SIMSIM
PADRONIZARPADRONIZAR
NÃONÃO
GASTO COM TELEFONIA FIXA
Meses
Desvio
Recuperação
R$
Os resultados devem ser acompanhados, os desvios analisados profundamente e efetuadas correções para recuperar o resultado.
ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
MÉTODO PDCA
O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.
PADRONIZAÇÃO
FERRAMENTA DE ACOMPANHAMENTO
O processo de acompanhamento de resultados é feito através do Software OMA (Orçamento Matricial de Despesas).
Mapa do processo anterior Mapa do processo redesenhado
1. Fluxo com 101 tarefas
2. Diversas funções administrativas realizadas pelo Setor de Supervisão
1. Fluxo com 41 tarefas
2. Foco do Setor de Supervisão voltado à supervisão / atendimento às unidades
MELHORIA DE PROCESSO - EXEMPLO
78- VERIFICAR SE O NÚMERO DE REFEIÇÕES DISTRIBUÍDAS
EXCEDE O NÚMERO DE MATRICULADOS OU O
AUTORIZADO PARA OS ATENDIMENTOS ESPECIAIS
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
DEPARTAMENTO DE MERENDA ESCOLAR
DIVISÃO TÉCNICA
1, 21 e 34. EXISTEM VÁRIOS TIPOS DE CARDÁPIO CONFORME OS PROGRAMAS.
8. A VERIFICAÇÃO TÉCNICA CONSISTE EM: CUMPRIMENTO DE CARDÁPIO, ARMAZENAMENTO, PRÉ-PREPARO, PREPARO E DISTRIBUIÇÃO/PORCIONAMENTO DA ALIMENTAÇÃO, CONTROLE HIGIÊNICO-SANITÁRIO E ACEITABILIDADE. PARA UNIDADES CONVENIADAS, É VERIFICADO O CUMPRIMENTO DO PLANO DE TRABALHO.
12. NESTE TESTE SÃO MEDIDOS O ÍNDICE DE RECUSA, O ÍNDICE DE ACEITABILIDADE E O ÍNDICE DE REJEIÇÃO E EVENTUALMENTE ÉVERIFICADA A VIABILIDADE DE ENTRADA DE NOVO PRODUTO.
15, 29, 41 e 43. O ORIGINAL DO RELATÓRIO DE VISITA (“TERMO DE VISITA” ) ÉDEIXADO NA UNIDADE. “TERMO DE VISITA” É O NOME DADO AO RELATÓRIO ONDE SÃO TRANSMITIDAS AS ORIENTAÇÕES TÉCNICAS E ADMINISTRATIVAS AOS RESPONSÁVEIS PELO DESENVOLVIMENTO DO PAE NA UNIDADE.
39. A VERIFICAÇÃO CONSISTE NO CUMPRIMENTO DOS ITENS DO CONTRATO.
48. É ENVIADO À COORDENADORIA DE EDUCAÇÃO A RELAÇÃO DAS UNIDADES QUE NÃO ENTREGARAM OS RELATÓRIOS NAS DATAS ESTIPULADAS NO CRONOGRAMA ANUAL DE ABASTECIMENTO.
49. A ANÁLISE DOS RELATÓRIOS DE ESTOQUE CONSISTE EM: VERIFICAÇÃO DO EXCESSO/FALTA DE ALIMENTOS, PRAZO DE VALIDADE E PREENCHIMENTO CORRETO.
50. A ANÁLISE DOS RELATÓRIOS DE REFEIÇÕES SERVIDAS CONSISTE EM: CÁLCULO DA MÉDIA DE CONSUMO, IDENTIFICAÇÃO DO PICO DE CONSUMO E APONTAMENTO DO NÚMERO DE ALUNOS MATRICULADOS, PARA ENVIO DOS ALIMENTOS E “LEVE LEITE”.
62. ELABORADO EM CONJUNTO COM O SETOR DE TREINAMENTO.
77. MEDIÇÃO DO SERVIÇO REFERE-SE AO NÚMERO, TIPO E QUALIDADE DAS REFEIÇÕES FORNECIDAS E SE FOI REALIZADO A CONTENTO E DE ACORDO COM O CONTRATO.
90. SOLICITAÇÕES DIVERSAS PODEM SER: ALTERAÇÃO DE CARDÁPIO, ALTERAÇÃO DE TIPO DE REFEIÇÃO FORNECIDA, RETIRADA DE ALGUM ALIMENTO POR BAIXA ACEITABILIDADE, ENTRE OUTRAS.
SECRETARIADE GESTÃO
COORDENADORIA GERAL DE BENS E SERVIÇOS
A – SETOR DE SUPERVISÃO
INÍCIO
5– PROGRAMAR VISITAS ÀS UNIDADES
SUPERVISÃO TÉCNICA EM “UNIDADES DIRETAS” (MUNICIPAIS) E CONVENIADAS
1– RECEBER DO SETOR DE PLANEJAMENTO AS
INFORMAÇÕES DE PER CAPITA E DE CARDÁPIO
FLUXO DO PROCESSO: SUPERVISÃO DOS PROGRAMAS DE ALIMENTAÇÃO
Data da Elaboração:
04/01/2006
Aprovado por: Data de Revisão:
00/00/0000
Elaborado por:
Carmencita Margiota de Castro, Rosete S. De Stefano e Rosmari da Silva – Nutricionistas
Lúcia Helena Felipe Bastos – Diretora de Departamento Técnico – Merenda Escolar
INÍCIO
2– RECEBER DO SETOR DE PESQUISA E
DESENVOLVIMENTO AS RECEITAS
INÍCIO
3– RECEBER DO SETOR DE PROGRAMAÇÃO O
CRONOGRAMA DE ENTREGA DE ALIMENTOS
INÍCIO
4– RECEBER DO SETOR DE ATENDIMENTO E/OU DA DIRETORIA
TÉCNICA SOLICITAÇÕES DE VISITA A UNIDADES NOVAS (INAUGURAÇÃO) E
DE UNIDADES COM PROBLEMA
8– VERIFICAR NA UNIDADE SE O PROGRAMA ESTÁ SENDO
DESENVOLVIDO CONFORME O PLANEJADO
N
PROGRAMACONFORME PLANEJADO?
S
9– FORNECER ORIENTAÇÕES TÉCNICAS / TREINAMENTO
17– ENCAMINHAR CÓPIA DO “TERMO DE VISITA” PARA A
DIRETORIA TÉCNICA
18– ARQUIVAR CÓPIA DO “TERMO DE VISITA”
15– ELABORAR “TERMO DE VISITA”
FIM
6– VERIFICAR SE É UNIDADE NOVA
N
É UNIDADE NOVA?S
7– REALIZAR TREINAMENTO TÉCNICO DOS FUNCIONÁRIOS
ENVOLVIDOS NO “PAE”
INÍCIO
36– PROGRAMAR VISITAS ÀS UNIDADES
SUPERVISÃO TÉCNICA EM “UNIDADES TERCEIRIZADAS”
34– RECEBER DO SETOR DE TERCEIRIZAÇÃO CÓPIA DO
EDITAL DO CONTRATO, CARDÁPIO E SOLICITAÇÕES DE
VISITAS
39– VERIFICAR NA UNIDADE SE O PROGRAMA ESTÁ SENDO
DESENVOLVIDO CONFORME O CONTRATO
N
PROGRAMACONFORME CONTRATO?
S
43– ELABORAR“TERMO DE VISITA”
40– FORNECER ORIENTAÇÕES TÉCNICAS BASEADAS NO
CONTRATO
42– ENCAMINHAR CÓPIA DO “TERMO DE VISITA” PARA A
DIRETORIA TÉCNICA
44– ARQUIVAR CÓPIA DO “TERMO DE VISITA TÉCNICA”
41– ELABORAR “TERMO DE VISITA”
FIM
37– VERIFICAR SE É UNIDADE NOVA
N
UNIDADE NOVA?S
38– ORIENTAR NO “PAE TERCEIRIZADOS” OS
FUNCIONÁRIOS ENVOLVIDOS
24– PROGRAMAR VISITAS ÀS UNIDADES
SUPERVISÃO ADMINISTRATIVA EM “UNIDADES DIRETAS” (MUNICIPAIS) E CONVENIADAS
INÍCIO
22– RECEBER DO SETOR DE PROGRAMAÇÃO O
CRONOGRAMA DE ENTREGA DE ALIMENTOS
INÍCIO
23– RECEBER DO SETOR DE ATENDIMENTO E/OU DA DIRETORIA TÉCNICA SOLICITAÇÕES DE VISITA
A UNIDADES NOVAS (INAUGURAÇÃO) E DE UNIDADES
COM PROBLEMA
27– VERIFICAR NA UNIDADE O GERENCIAMENTO DO
PROGRAMA
N
GERENCIAMENTO ADEQUADO?
28– FORNECER ORIENTAÇÕES/TREINAMENTO
ADMINISTRATIVAS
31– ENCAMINHAR CÓPIA DO “TERMO DE VISITA” PARA A
DIRETORIA TÉCNICA
29– ELABORAR “TERMO DE VISITA”
25– VERIFICAR SE É UNIDADE NOVA
N
UNIDADE NOVA?S
26– REALIZAR TREINAMENTO ADMINISTRATIVO AOS
FUNCIONÁRIOS ENVOLVIDOS NO “PAE”
INÍCIO
21– RECEBER DO SETOR DE PLANEJAMENTO AS
INFORMAÇÕES DE PER CAPITA E DE CARDÁPIO
19– ELABORAR RELATÓRIO DE ATIVIDADES
32– ARQUIVAR CÓPIA DO “TERMO DE VISITA TÉCNICA”
FIM
INÍCIO
48– RECEBER DAS UNIDADES, ATRAVÉS DA COORDENADORIA
DE EDUCAÇÃO, OS RELATÓRIOS MENSAIS DE
ESTOQUE E DE REFEIÇÕES SERVIDAS
49– REALIZAR ANÁLISE DOS DADOS DOS RELATÓRIOS DE
ESTOQUE
N
HÁ EXCESSO DEALGUM ALIMENTO
EM ESTOQUE?
S
53– CANCELAR ENVIO DO ALIMENTO PARA O PRÓXIMO
ABASTECIMENTO
HÁ FALTA DEALGUM ALIMENTOS
EM ESTOQUE?55– ELABORAR GUIA EXTRA DE ALIMENTO PARA ADEQUAÇÃO
DE CARDÁPIO
54– REALIZAR AÇÃO ORIENTATIVA NA UNIDADE S
56– REALIZAR AÇÃO ORIENTATIVA À UNIDADE
VER PROCESSO“PLANEJAMENTO DAMERENDA ESCOLAR”
HÁALIMENTOS COM
PRAZO DE VALIDADE PRÓXIMO AO VENCIMENTO?
S
57– REALIZAR AÇÃO ORIENTATIVA NA UNIDADE DE
ADEQUAÇÃO DE CARDÁPIO E/OU DE SOLICITAÇÃO DE
RETIRADA DESTE ALIMENTO
N
VER PROCESSO“LOGÍSTICA DE SUPRIMENTO
DA MERENDA ESCOLAR”
N
HÁ ERRO DE PREENCHIMENTO?
S
51– REALIZAR AÇÕES ORIENTATIVAS À UNIDADE
PARA CORREÇÃO DOS DADOS
INÍCIO
47– RECEBER DAS UNIDADES, CORREÇÕES DE RELATÓRIOS MENSAIS DE ESTOQUE E DE
REFEIÇÕES SERVIDAS
N
ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS INTERNAS RELATIVAS ÀS “UNIDADES DIRETAS” (MUNICIPAIS) E CONVENIADAS
59– DISPONIBILIZAR INFORMAÇÕES QUE SUBSIDIEM
A AVALIAÇÃO DO PAE
FIM
58– ENCAMINHAR OS RELATÓRIOS DE ESTOQUE ANALISADOS AO SETOR DE
PROGRAMAÇÃO
20– ENCAMINHAR RELATÓRIO DE ATIVIDADES À DIRETORIA
TÉCNICA
FIM
1A
1A
50– REALIZAR ANÁLISE DOS DADOS DOS RELATÓRIOS DE
REFEIÇÕES SERVIDAS
NHÁ ERRO DE
PREENCHIMENTO?
S
52– ENCAMINHAR OS RELATÓRIOS DE REFEIÇÕES SERVIDAS ANALISADOS AO SETOR DE PROGRAMAÇÃO
FIM
3A
3A
4A
5A
4A 5A
INÍCIO
10– RECEBER DO SETOR DE PESQUISA E
DESENVOLVIMENTO AS RECEITAS, A COMPOSIÇÃO DO CARDÁPIO DE TESTE E PEDIDO DE TESTE DE ACEITABILIDADE
11– PROGRAMAR VISITAS ÀS UNIDADES
12– APLICAR O TESTE DE ACEITABILIDADE
13– ELABORAR RELATÓRIO DO TESTE DE ACEITABILIDADE
14– ENCAMINHAR O RELATÓRIO DO TESTE DE ACEITABILIDADE
AO SETOR DE PESQUISA E DESENVOLVIMENTO
FIM
TREINAMENTOS TÉCNICOS, ADMINISTRATIVOS E DE EDUCAÇÃO ALIMENTAR E NUTRICIONAL
INÍCIO
60– IDENTIFICAR NECESSIDADES DE
TREINAMENTOS ATRAVÉS DAS VISITAS ÀS UNIDADES
62– ELABORAR CONTEÚDO DO TREINAMENTO
INÍCIO
61– RECEBER SOLICITAÇÃO DE TREINAMENTOS DAS UNIDADE
63– PROGRAMAR TREINAMENTO
64– EXECUTAR TREINAMENTO
65– ENCAMINHAR AVALIAÇÕES DO TREINAMENTO E LISTAS DE
PRESENÇA AO SETOR DE TREINAMENTO
FIM
INÍCIO
33– RECEBER DA DIRETORIA TÉCNICA SOLICITAÇÕES DE VISITA A UNIDADES NOVAS
(INAUGURAÇÃO) E DE UNIDADES COM PROBLEMA
INÍCIO
35– RECEBER DA COORDENADORIA DE
EDUCAÇÃO SOLICITAÇÕES DE VISITAS
46– FORNECER INFORMAÇÕES QUE SUBSIDIEM A GESTÃO DO
PAE TERCEIRIZADO
45- FORNECER INFORMAÇÕES QUE SUBSIDIEM A
ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE ATIVIDADES
N
A SOLICITAÇÃO DO SETOR DE
ATENDIMENTO NECESSITA RETORNO?
S
16– DAR RETORNO PARA O SETOR DE ATENDIMENTO
N
A SOLICITAÇÃO DO SETOR DE
ATENDIMENTO NECESSITA RETORNO?
S
30– DAR RETORNO PARA O SETOR DE ATENDIMENTO
S
TESTE DE ACEITABILIDADE
B – SETOR DE APOIO / TERCEIRIZADA
68- VERIFICAR SE AS INFORMAÇÕES CONTÊM
ALGUMA OCORRÊNCIA NA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO
HÁ ALGUMA OCORRÊNCIA?
S
N
69- ARQUIVAR AS INFORMAÇÕES NOS BANCOS
DE DADOS POR EMPRESA70- VERIFICAR SE CABE PENALIDADE CONTRATUAL
74- APLICAR ADVERTÊNCIA
CABE MULTA?N
S
71- SOLICITAR DEFESA PRÉVIA A EMPRESA
FIM
72- ANALISAR A DEFESA
DEFESA PROCEDE?S
N
73- ELABORAR PARECER SOBRE A DEFESA
75- ELABORAR PARECER PARA SUBSIDIAR A APLICAÇÃO DA
MULTA
76- ENCAMINHAR PARECER PARA CONTABILIDADE
PROVIDENCIAR A APLICAÇÃO DE MULTA
INÍCIO
66- RECEBER DIRETAMENTE DA UNIDADE ESCOLAR AS
INFORMAÇÕES SOBRE A PRESTAÇAO DO SERVIÇO
INÍCIO
77- RECEBER DIRETAMENTE DA UNIDADE ESCOLAR AS
INFORMAÇÕES SOBRE A MEDIÇÃO DO SERVIÇO
EXCEDE?N
S
80- VERIFICAR SE HÁJUSTIFICATIVA DO DIRETOR DA
UNIDADE ESCOLAR
HÁ JUSTIFICATICA ?
S
85- ELABORAR RELATÓRIO FINAL POR QUINZENA E POR
EMPRESA COM A TOTALIZAÇÃO DA MEDIÇÃO
JUSTIFICATICA PROCEDE ?
S
N
83- SOLICITAR JUSTIFICATIVA PROCEDENTE OU CORREÇÃO
DO RELATÓRIO AO DIRETOR DA UNIDADE
N
OS TIPOS ESTÃO DE ACORDO?
N
S
79- VERIFICAR SE OS TIPOS DE REFEIÇÕES DISTRIBUÍDAS ESTÃO DE ACORDO COM O
ESPECIFICADO ENTRE A UNIDADE E O DME OU COM O
ATENDIMENTO ESPECIAL AUTORIZADO
81- SOLICITAR JUSTIFICATIVA PROCEDENTE AO DIRETOR DA
UNIDADE
86- ENCAMINHAR RELATÓRIO FINAL E CÓPIA DO RELATÓRIO
DE MEDIÇÃO PARA CONTABILIDADE
87- ARQUIVAR CÓPIA DO RELATÓRIO FINAL
FIM
84- RECEBER JUSTIFICATIVA PROCEDENTE OU RELATÓRIO
CORRIGIDO
82- RECEBER JUSTIFICATIVA PROCEDENTE DO DIRETOR DA
UNIDADE
INÍCIO
89- RECEBER DA SME OU DA UNIDADE SOLICITAÇÃO DE
ATENDIMENTO DIFERENCIADO
91- ANALISAR SE O CONTRATO PERMITE ATENDER A
SOLICITAÇÃO
O CONTRATO PERMITE?N
S
95- ELABORAR A JUSTIFICATIVA SOBRE AS RAZÕES DO NÃO
ATENDIMENTO
FIM
97- ARQUIVAR JUSTIFICATIVA OU COMUNICADO NO BANCO DE
DADOS POR EMPRESA
92- AUTORIZAR O ATENDIMENTO PELA
PRESTADORA DO SERVIÇO
93- ELABORAR O COMUNICADO DE ATENDIMENTO AO
SOLICITANTE
94- ENCAMINHAR O COMUNICADO DE
ATENDIMENTO AO SOLICITANTE
96- ENCAMINHAR A JUSTIFICATIVA SOBRE AS
RAZÕES DO NÃO ATENDIMENTO AO SOLICITANTE
INÍCIO
90- RECEBER SOLICITAÇÕES DIVERSAS DAS PRESTADORAS
DE SERVIÇO
INÍCIO
98- RECEBER DAS PRESTADORAS DE SERVIÇOS O
CRONOGRAMA DE TREINAMENTOS E DE
PROJETOS
99- ENCAMINHAR O CRONOGRAMA AOS SETORES
DE SUPERVISÃO E DE TREINAMENTO DO DME
100- DISCUTIR O CONTEÚDO DOS TREINAMENTOS E DOS
PROJETOS COM AS PRESTADORAS DE SERVIÇO
101- ELABORAR MATERIAL TÉCNICO JUNTAMENTO COM AS
PRESTADORAS DE SERVIÇO
FIM
INÍCIO
67- RECEBER DO DME CÓPIAS DOS CONTRATOS DE
PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
INÍCIO
88- RECEBER DA UNIDADE SOLICITAÇÃO DE ATENDIMENTO
A ALUNO COM DIABETES OU ANEMIA
TAREFA CRÍTICA
PONTO DE CONTROLE – RISCO IDENTIFICADO
TAREFA AUTOMATIZADA
PONTO DE CONTROLE ASSOCIADO À TAREFA CRÍTICA
DECISÃO / VERIFICAÇÃO
CONECTOR DE FLUXO
LINHA DE FLUXO
RELATÓRIO / DOCUMENTO
INÍCIO / FIM
TAREFA COM INFORMAÇÃO COMPLEMENTAR
LEGENDA:
MÉTRICA
TAREFA
29– BUSCAR AS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS NAS PASTAS
COMPARTILHADAS DOS SETORES ENVOLVIDOS
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
DEPARTAMENTO DE MERENDA ESCOLAR
DIVISÃO TÉCNICA
1, 29. AS INFORMAÇÕES NAS PASTAS COMPARTILHADAS SÃO:
• DO SETOR DE ELABORAÇÃO DO CARDÁPIO: CARDÁPIOS ELABORADOS POR ABASTECIMENTO COM DATAS DE PUBLICAÇÃO, PER CAPITA, VALOR NUTRITIVO DOS CARDÁPIOS, FLUXO DE ATIVIDADES, CARDÁPIOS DOS PROGRAMAS ESPECIAIS (RECREIO NAS FÉRIAS), QUADRO DE UNIDADES (TIPOS DE CARDÁPIOS UTILIZADOS NAS UNIDADES), TIPOS DE ENVIO DE ALIMENTOS.
• DO SETOR DE PROGRAMAÇÃO: CRONOGRAMAS DE ABASTECIMENTO DE NÃO-PERECÍVEL E LEVE-LEITE, PROGRAMAÇÃO SEMANAL DE HORTI-FRUTI, PROGRAMAÇÃO SEMANAL DE PERECÍVEIS, RELATÓRIOS MENSAIS DE REFEIÇÕES SERVIDAS, ENVIOS DOS ALIMENTOS PARA OS PROGRAMAS ESPECIAIS (RECREIO NAS FÉRIAS, BANDAS E FANFARRAS), LISTAGEM DE UNIDADES POR SUB-PREFEITURA.
• DO SETOR DE PESQUISA E DESENVOLVIMENTO: INFORMATIVO TÉCNICO (CONTÊM RECEITAS E ORIENTAÇÕES QUANTO AO RECEBIMENTO E MANIPULAÇÃO DOS ALIMENTOS).
• DO SETOR DE CONTROLE DE QUALIDADE: PROGRAMAÇÃO DE RETIRADA DE PRODUTOS.
• DO SETOR DE GESTÃO DE CONTRATO: CONTRATOS DAS TERCEIRIZADAS, HISTÓRICO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DA EMPRESA, CRONOGRAMA DE TREINAMENTOS E PROJETOS PROMOVIDOS PELAS EMPRESAS
5. BUSCAR AS INFORMAÇÕES DE CADA UNIDADE NO “SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE UNIDADE - SISU” TAIS COMO:
CADASTRO E HISTÓRICO DAS UNIDADES POR SETOR DO DME (SUPERVISÃO, SAC, PAPA, PROGRAMAÇÃO / CARDÁPIO, SUPRIMENTO, TREINAMENTO) E “INFORMAÇÕES COMPARTILHADAS”.
7. A NOTIFICAÇÃO DEVE CONSTAR DE DESCONFORMIDADES COM LEGISLAÇÃO OU NORMAS ESTABELICADAS PELO DME RELATIVA AS CONDIÇÕES ESTRUTURAIS, EQUIPAMENTOS E UTENSÍLIOS, MÃO DE OBRA, SUPORTE OPERACIONAL (ABASTECIMENTO DE ÁGUA, RESERVATÓRIO, ABASTECIMENTO DE GÁS, CONTROLE INTEGRADO DE PRAGAS, ESCOAMENTO DE ESGOTO) .
A NOTIFICAÇÃO DEVE SER ASSINADA PELO DIRETOR PARA REPASSAR AO COORDENADOR (OU A QUEM O SERVIÇO PRESTADO DETERMINAR), COM PRAZO PRÉ ESTABELECIDO PARA A ADEQUAÇÃO DA UNIDADE.
8. A VERIFICAÇÃO CONSISTE EM CONFERIR SE AS ATIVIDADES TÉCNICAS E ADMINISTRATIVAS ESTÃO SENDO EXECUTADAS CONFORMES “PROCEDIMENTOS PADRÕES DE ATENDIMENTO POR PROGRAMA”.
12. NESTE TESTE SÃO MEDIDOS O ÍNDICE DE RECUSA, O ÍNDICE DE ACEITABILIDADE E O ÍNDICE DE REJEIÇÃO E EVENTUALMENTE ÉVERIFICADA A VIABILIDADE DE ENTRADA DE NOVO PRODUTO.
13. “TERMO DE VISITA” É O RELATÓRIO ONDE SÃO TRANSMITIDAS AOS RESPONSÁVEIS PELO DESENVOLVIMENTO DO PAE NA UNIDADE AS INFORMAÇÕES RELATIVAS AS CONDIÇÕES DE FUNCIONAMENTO DA UNIDADE BEM COMO ORIENTAÇÕES TÉCNICAS E ADMINISTRATIVAS. ESSES DADOS SÃO COLHIDOS DURANTE A VISITA TÉCNICA QUE CONSTAM NO RELATÓRIO DE VISITA TÉCNICA (CHECK-LIST).
O RELATÓRIO DEVERÁ APONTAR PARA A DIRETORIA DO DME DEMANDAS DE AÇÕES NECESSÁRIAS PARA O CUMPRIMENTO DA FINALIDADE DO DEPARTAMENTO QUE IMPLICA NA NUTRIÇÃO, SAÚDE E BEM-ESTAR DA POPULAÇÃO ATENDIDA.
IDENTIFICAR A POPULAÇÃO PORTADORA DE PATOLOGIAS ESPECÍFICAS ASSOCIADAS À ALIMENTAÇÃO / NUTRIÇÃO, PARA ESTABELECER AÇÕES INTEGRADAS.
18, 39. NO RELATÓRIO DE ATIVIDADES DEVE CONSTAR PRINCIPAIS OCORRÊNCIAS, ENCAMINHAMENTOS, PENDÊNCIAS, ALÉM DO RESUMO DAS ATIVIDADES DO SETOR.
35. A RESPOSTA DO SETOR SERÁ ATRAVÉS DE BAIXA PARCIAL OU TOTAL NO SISTEMA SISU – SAC.
SECRETARIADE GESTÃO
COORDENADORIA GERAL DE BENS E SERVIÇOS
SETOR DE SUPERVISÃO
INÍCIO
4– PROGRAMAR VISITAS ÀS UNIDADES
FLUXO DO PROCESSO: SUPERVISÃO DOS PROGRAMAS DE ALIMENTAÇÃO
Data da Elaboração:
14/03/2006
Aprovado por: Data de Revisão:
00/00/0000
Elaborado por:
INÍCIO
8– VERIFICAR NA UNIDADE SE O PROGRAMA ESTÁ SENDO
DESENVOLVIDO CONFORME OS PROCEDIMENTOS PADRÕES
S
PROGRAMACONFORME
OS PROCEDIMENTOS PADRÕES?
N
9– FORNECER ORIENTAÇÕES TÉCNICAS E ADMINISTRATIVAS
16– ENCAMINHAR CÓPIA DO “TERMO DE VISITA” PARA A
DIRETORIA E SETORES ENVOLVIDOS NA OCORRÊNCIA
17– ARQUIVAR CÓPIA DO “TERMO DE VISITA” NO SISU
13– ELABORAR “TERMO DE VISITA”
FIM
6– VERIFICAR SE A UNIDADE ESTÁ QUALIFICADA
S
A UNIDADE ESTÁQUALIFICADA?
N
7– NOTIFICAR AO RESPONSÁVEL A NECESSIDADE
DE ADEQUAÇÃO DA UNIDADE
18– ELABORAR RELATÓRIO DE ATIVIDADES
20– ENCAMINHAR CÓPIA DO RELATÓRIO DE ATIVIDADES À
COORDENAÇÃO DA SUPERVISÃO
FIM
INÍCIO
10– RECEBER DO SETOR DE PESQUISA E
DESENVOLVIMENTO A SOLICITAÇÃO DE
ACOMPANHAMENTO DO TESTE DE ACEITABILIDADE
11– PROGRAMAR O TESTE DE ACEITABILIDADE NAS UNIDADES
12– ACOMPANHAR O TESTE DE ACEITABILIDADE APLICADO
PELO SETOR DE PESQUISA E DESENVOLVIMENTO
INÍCIO
21– RECEBER DO SETOR DE TREINAMENTO A
PROGRAMAÇÃO DE TREINAMENTO NAS UNIDADES
23– PARTICIPAR DA ELABORAÇÃO DO CONTEÚDO
DO TREINAMENTO
TESTE DE ACEITABILIDADE
B – SERVIÇO DE ATENDIMENTO AO CLIENTE - SACA – SUPERVISÃO
1– BUSCAR AS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS NAS PASTAS
COMPARTILHADAS DOS SETORES ENVOLVIDOS
1B
1A
INÍCIO
22– SOLICITAR TREINAMENTO PARA UNIDADE
FIM
3A
3B
5– PREPARAR A VISITA ATRAVÉS DO SISU
14– DISPONIBILIZAR TERMO DE VISITA NO “SISU”
15– VERIFICAR SE ÉNECESSÁRIO ENCAMINHAR O
TERMO DE VISITA PARA PROVIDÊNCIAS DE OUTROS
SETORES
É NECESSÁRIOENCAMINHAR
TERMO DE VISITA?
S
N
19– ARQUIVAR RELATÓRIO DE ATIVIDADES
INÍCIO
24– ACOMPANHAR TREINAMENTO
INÍCIO
31– ANALISAR RECLAMAÇÕES E SOLICITAÇÕES RECEBIDAS
O ATENDIMENTO FOI CONCLUÍDO?
N
S
32– ORIENTAR A UNIDADE NA SOLUÇÃO DO PROBLEMA
38– FINALIZAR REGISTRO DE OCORRÊNCIA NO “SISU” - SAC
37– INFORMAR PONTOS RELEVANTES PARA A COORDENAÇÃO DA
SUPERVISÃO
33– VERIFICAR SE O ATENDIMENTO FOI CONCLUÍDO
34– ENCAMINHAR AO SETOR COMPETENTE DOCUMENTOS
OU INFORMAÇÕES PARA A SOLUÇÃO DO PROBLEMA
35– RECEBER RESPOSTA DO SETOR COMPETENTE
26– SOLUCIONAR PROBLEMA
É NECESSÁRIOPROGRAMAR VISITA?
N
S
25– VERIFICAR NECESSIDADE DE PROGRAMAR VISITA
2A
2A
4B
4A
CABE ORIENTAÇÃO?
36– VERIFICAR SE CABE ORIENTAÇÃO AO SOLICITANTE
S
N
27– DAR BAIXA NO SISTEMA SISU - SAC
39– ELABORAR RELATÓRIO DE ATIVIDADES
41– ENCAMINHAR CÓPIA DO RELATÓRIO DE ATIVIDADES À
COORDENAÇÃO DA SUPERVISÃO
FIM
40– ARQUIVAR RELATÓRIO DE ATIVIDADES
3– RECEBER DA DIRETORIA SOLICITAÇÕES DE VISITA A
UNIDADES NOVAS (INAUGURAÇÃO) E DE
UNIDADES COM PROBLEMA
2– RECEBER DO SETOR DE PROGRAMAÇÃO
QUESTIONAMENTOS RELATIVOS AO ESTOQUE DE
ALIMENTOS E REFEIÇÕES SERVIDAS NAS UNIDADES
28– RECEBER DO 156 (DISK MERENDA) E DAS UNIDADES ATENDIDAS E DO DME, VIA
TELEFONE, FAX, DOCUMENTOS OU E-MAIL, RECLAMAÇÕES E
SOLICITAÇÕES DE ORIENTAÇÕES
30– INICIALIZAR REGISTRO DE OCORRÊNCIA NO “SISU” - SAC
POPs APLICÁVEIS:
04 – POP 001 Programação de Visitas às Unidades
05 – POP 002 Preparação de Visita às Unidades
06 – POP 003 Qualificação da Unidade para o Desenvolvimento do Programa de Alimentação
08, 13 – POP 004 Supervisão do Desenvolvimento dos Programas nas Unidades
31 - POP 005 Análise das Reclamações e Solicitações Recebidas pelo SAC
TAREFA CRÍTICA
PONTO DE CONTROLE – RISCO IDENTIFICADO
TAREFA AUTOMATIZADA
PONTO DE CONTROLE ASSOCIADO À TAREFA CRÍTICA
DECISÃO / VERIFICAÇÃO
CONECTOR DE FLUXO
LINHA DE FLUXO
RELATÓRIO / DOCUMENTO
INÍCIO / FIM
TAREFA COM INFORMAÇÃO COMPLEMENTAR
LEGENDA:
MÉTRICA
TAREFA
Ricardo Quintiliano Basso – Gestor do Processo e Equipe DME
Lucia Helena Felice Bastos – Diretora de Departamento Técnico –Merenda Escolar e Érika Alves Oliver – Coordenadora de Gestão de Bens e Serviços
INTERVALO
15 minutos
Modernizando a Gestão Pública na Prática
JANUÁRIO MONTONE
Cidade
Área: 1.509 Km2
População: 10,5 milhões habitantes
PIB: R$ 263 Bilhões(12,26 % do PIB Brasil)
Imóveis: 3,5 milhões
Veículos Registrados: 5,2 milhões
Ruas asfaltadas: 12,5 mil Km (7 mil logradouros não asfaltados)
Maior cidade brasileira. Só perde para 4 Estados em população (São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro e Bahia) e empata com o Rio Grande do Sul
Cidade
Área: 1.509 Km2
População: 10,5 milhões habitantes
PIB: R$ 263 Bilhões(12,26 % do PIB Brasil)
Imóveis: 3,5 milhões
Veículos Registrados: 5,2 milhões
Ruas asfaltadas: 12,5 mil Km (7 mil logradouros não asfaltados)
Maior cidade brasileira. Só perde para 4 Estados em população (São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro e Bahia) e empata com o Rio Grande do Sul
Fonte : SMG / Site PMSP / Fundação SEADE / IBGE
VISÃO GERAL DE SÃO PAULO
Prefeitura
Secretarias: 22Subprefeituras: 31Autarquias: 8Fundação: 1Empresas: 6
Número de Servidores: 221 milAtivos : 155 milInativos/Pensionistas: 66 mil
Escolas: 1.300
Alunos Matriculados Rede Pública Municipal: 1,2 milhão
Unidades Saúde: 699
Atendimentos Ambul./ano Rede Pública Municipal: 82 milhões
Prefeitura
Secretarias: 22Subprefeituras: 31Autarquias: 8Fundação: 1Empresas: 6
Número de Servidores: 221 milAtivos : 155 milInativos/Pensionistas: 66 mil
Escolas: 1.300
Alunos Matriculados Rede Pública Municipal: 1,2 milhão
Unidades Saúde: 699
Atendimentos Ambul./ano Rede Pública Municipal: 82 milhões
Fonte : SMG / Site PMSP / Fundação SEADE / IBGE
VISÃO GERAL DE SÃO PAULO
MISSÃO E DESAFIO
FOCAR NO CIDADÃO,
AUMENTANDO A QUANTIDADE E A QUALIDADE DOS SERVIÇOS PRESTADOS,
SEM AUMENTAR IMPOSTOS e
OTIMIZANDO OS RECURSOS EXISTENTES.
AÇÕES PRÁTICAS
• Regulamentação do Sistema de Bens, Suprimentos e Serviços;
• Incentivo ao uso do Pregão;
• Consulta Pública;
• Organização e aprimoramento de novas formas de parcerias (Contratos de Gestão com OSs e Oscips).
• Definição das Políticas de E-gov e TIC;
Algumas exemplos de ações de gestão que aumentam a eficiência e eficácia da máquina pública e conseqüentemente a qualidade e a quantidade de serviços prestados à população.
Além da economia de mais de R$ 120 milhões, a regulamentação organizou o sistema de compras daPrefeitura, que é a 5º maiorcompradora do país.
Além da economia de mais de R$ 120 milhões, a regulamentação organizou o sistema de compras daPrefeitura, que é a 5º maiorcompradora do país.
Somente na Secretaria de Gestão, desde 2005, foramrealizadas 178 licitações,na modalidade pregão, que resultaram em umaeconomia de R$ 683 milhões
Somente na Secretaria de Gestão, desde 2005, foramrealizadas 178 licitações,na modalidade pregão, que resultaram em umaeconomia de R$ 683 milhões
O procedimento de consulta pública traz transparência, agilidade e ajuda na definição de objetos de licitação, possibilitando que o mercado e especialistas sejam ouvidos.
O procedimento de consulta pública traz transparência, agilidade e ajuda na definição de objetos de licitação, possibilitando que o mercado e especialistas sejam ouvidos.
A citada organização possibilita que a gestão das AMAs, por exemplo, seja compartilhada com parceiros que são responsáveis pelos recursos humanos, adequação física, aquisição de equipamentos e mobiliários
A citada organização possibilita que a gestão das AMAs, por exemplo, seja compartilhada com parceiros que são responsáveis pelos recursos humanos, adequação física, aquisição de equipamentos e mobiliários A gestão de TIC e E-gov é
baseada em uma política que potencializa o papel da informatização e da gestão de informações como instrumento de modernização e gestão.
A gestão de TIC e E-gov é baseada em uma política que potencializa o papel da informatização e da gestão de informações como instrumento de modernização e gestão.
EXEMPLOS DE AÇÕES NA SAÚDE - PCCS Saúde
Objetivos Qualidade; Efetividade; Integração ao Novo Modelo de Gestão Parcerias.
Instrumentos de Gestão Contratos de Gestão OS’s Acordo de Resultados
Todos os serviços e unidades Metas e indicadores Contrato de Gestão
Exercício opcional gerenciamento por parceiros
Impacto de 28% nas despesas de pessoal da saúde R$ 400 milhões/ano
Produtividade = 60% do custo total
ATIVISMO GOVERNAMENTAL
CRIATIVIDADE
COMPETÊNCIA
AUSTERIDADE
TRABALHO
PARCERIA
Indicadores de Produtividade
JOÃO JORGE DA COSTA
SECRETARIA DE COORDENAÇÃO DAS SUBPREFEITURAS
CENÁRIO ANTERIOR
1º PASSO: COLETA DE INFORMAÇÕES
Exemplo Diário de Produção
(1) Boca-de-lobo / (2) Poço de visita
2º PASSO: ANÁLISE DOS DADOS
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
G LA MO PJ PE IP AF ST VP PI
VM SA CL CS CV SM FB MP
MB
Nº
de B
L e
PV li
mpo
s
Subprefeituras
ProduçãoMicrodrenagem (BL e PV) - Fevereiro 2008
(1) Boca-de-lobo / (2) Poço de visita
Pro
du
ção
(nº.
de
BL
(1) e
PV
(2) l
imp
os
Número de BL(1) e PV(2) limpos – Fevereiro 2008
3º PASSO: COMPARAÇÃO DOS RESULTADOS
(1) Boca-de-lobo / (2) Poço de visita
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
G LA MO PJ PE IP AF ST VP PI
VM SA CL CS CV SM FB MP
MB
Prod
utivi
dade
(n
º de
BL e
PV
limpo
s/eq
uipe
-di
a)
Subprefeituras
Produtividade/Equipe/DiaMicrodrenagem (BL e PV) - Fevereiro 2008
86 84
107
91
104
74
60
155
85 84 81
151
53 49
35
42
106
54
35 35
53
40
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
G LA MO PJ PE IP AF ST VP PI
VM SA CL CS CV SM FO MP
MB PA IQ CT
Prod
utivi
dade
(N
º de
BL
e PV
lim
pos/
equi
pe -d
ia)
Subprefeituras
Produtividade/Equipe/DiaMicrodrenagem (BL e PV) - Fevereiro 2008
Produtividade/Equipe - 2008 Meta Fev-08
Pro
du
tivid
ad
e(n
º. d
e B
L(1
) e P
V(2
) lim
po
s/e
qu
ipe
-dia
)
Número de BL(1) e PV(2) limpos – Fevereiro 2008
4º PASSO: DEFINIÇÃO DE METAS
86 84
107
91
104
74
60
155
85 84 81
151
53 49
35
42
106
54
35 35
53
40
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
G LA MO PJ PE IP AF ST VP PI
VM SA CL CS CV SM FO MP
MB PA IQ CT
Prod
utivi
dade
(N
º de
BL
e PV
lim
pos/
equi
pe -d
ia)
Subprefeituras
Produtividade/Equipe/DiaMicrodrenagem (BL e PV) - Fevereiro 2008
Produtividade/Equipe - 2008 Meta Fev-08
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
G LA MO PJ PE IP AF ST VP PI
VM SA CL CS CV SM FB MP
MB
Prod
utivi
dade
(N
º de
BL
e PV
lim
pos/
equi
pe -
dia)
Subprefeituras
Produtividade/Equipe/DiaMicrodrenagem (BL e PV) - Fevereiro 2008
Produtividade/Equipe - 2008 Meta Fev-08
Pro
du
tivid
ad
e(n
º. d
e B
L(1
) e P
V(2
) lim
po
s/e
qu
ipe
-dia
)
(1) Boca-de-lobo / (2) Poço de visita
Número de BL(1) e PV(2) limpos – Fevereiro 2008
5º PASSO: AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
G LA MO PJ PE IP AF ST VP PI
VM SA CL CS CV SM FO MP
MB
Prod
utivi
dade
(n
º de
BL e
PV
limpo
s/eq
uipe
-di
a)
Subprefeituras
Produtividade/Equipe/DiaMicrodrenagem (BL e PV) - Fevereiro 2008
Produtividade/Equipe - 2007 Produtividade/Equipe - 2008
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
G LA MO PJ PE IP AF ST VP PI
VM SA CL CS CV SM FO MP
MB
Prod
utivi
dade
(n
º de
BL e
PV
limpo
s/eq
uipe
-di
a)
Subprefeituras
Produtividade/Equipe/DiaMicrodrenagem (BL e PV) - Fevereiro 2008
Produtividade/Equipe - 2007 Produtividade/Equipe - 2008
Pro
du
tivid
ad
e(n
º. d
e B
L(1
) e P
V(2
) lim
po
s/e
qu
ipe
-dia
)
(1) Boca-de-lobo / (2) Poço de visita
Número de BL(1) e PV(2) limpos – Fevereiro 2008
6º PASSO: ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS
Produtividade/Equipe/DiaProdutividade/Equipe/Dia
Produção MensalProdução Mensal
Produção DiáriaProdução Diária
Produção por SubprefeituraProdução por Subprefeitura
CENÁRIO ATUAL
0
10
20
30
40
50
60
70
80
META PRODUTIVIDADE/EQUIPE2008
PRODUTIVIDADE/EQUIPE MAR-2008
AUMENTOPRODUTIVIDADE/EQUIPE2007
Prod
utivi
dade
(nº d
e bo
ca-d
e-lo
bo e
poç
o de
vis
ita
limpo
s/eq
uipe
-dia
)
Meta 2008Meta 2008
73
53
6020
PRODUTIVIDADE EM LIMPEZA DE BL(1) E PV(2) - MARÇO 2008
CENÁRIO ATUAL
(1) Boca-de-lobo(2) Poço de visita
Sistema de Bonificação
IRAILDES MEIRA PEREIRA BATISTA
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO
CENÁRIO ANTERIOR
1º PASSO: AÇÕES CORPORATIVAS
ESCOLAS PRIORIZADAS REVISÃO HIDRÁULICA REDUÇÃO NA TARIFA
1º PASSO: AÇÕES CORPORATIVAS
2º PASSO: MELHORIAS GERENCIAIS
2º PASSO: MELHORIAS GERENCIAIS
3º PASSO: TREINAMENTO
PROCESSO BONIFICAÇÃO
PROCESSO BONIFICAÇÃO
META META ATINGIDA
Realizado
META
BÔNUS
SITUAÇÃO ATUAL
TREINAMENTO FOCO NA META DE REDUÇÃO
BONIFICAÇÃO
RESULTADOS
Fonte: Sistema OMA Concessionárias – 2007/2008
Melhorias implementadas em dezembro/07
Antes ATUAL Mensal AnualEMEF - Guimarães Rosa 843 201 m³ 46 m³ 3.001R$ 36.012R$ EMEI - José Duarte 828 139 m³ 30 m³ 2.097R$ 25.164R$ CEI - Vila Carmosina 272 144 m³ 52 m³ 1.783R$ 21.396R$
6.881R$ 82.572R$
Economia ProjetadaConsumo MensalOnde Alunos
TOTAL
A mudança na aquisição de material pedagógico vai permitir a racionalização dos estoques :
OUTRAS MELHORIAS GERENCIAIS
Kit padrão para todas unidades educacionais
SITUAÇÃO ENCONTRADASITUAÇÃO ENCONTRADA
Unidades educacionais definem os materiais necessários
SITUAÇÃO PROPOSTASITUAÇÃO PROPOSTA
Estoques nas unidades educacionais
Unidades educacionais definem as quantidades
Itens pouco utilizados Utilização de 100% do material no ano letivo
Economia de R$ 1 milhão
Fonte: Secretaria Municipal de Educação - 2008
Melhoria na Licitação de Medicamentos e Material Médico-Hospitalar
AILTON DE LIMA RIBEIROPAULO KRON PSANQUEVICH
SECRETARIA DA SAÚDE
(1) Oxigenoterapia Domiciliar prolongada
CENÁRIO ANTERIOR
GASTOS ELEVADOS COM FREQÜENTES INTERNAÇÕES HOSPITALARES
Fonte: Secretaria da Saúde - 2008
1º PASSO: COLETA DE INFORMAÇÕES
Exemplo Relatório do banco de dados
(1) Oxigenoterapia Domiciliar ProlongadaFonte: Secretaria da Saúde - 2008
2º PASSO: ANÁLISE DOS DADOS
(1) Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada / (2) Secretaria Municipal da Saúde / (5) Consumo Médio MensalFonte: Secretaria da Saúde - 2008
(1) Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada / (3) Continuous Positive Airway Pressure Fonte: Secretaria da Saúde - 2008
3º PASSO: ALTERAÇÃO DO TIPO DE CONTRATAÇÃO
CENÁRIO ATUAL
• Criação de programas para orientação do uso correto do oxigênio;
• Criação de serviços de referência;
• Treinamento de pneumologistas/enfermeiros da rede;
• Garantia de acesso ao agendamento de consulta;
• Início do processo de acompanhamento dos 2.282 pacientes em uso de ODP(1) nos serviços de referência.
(1) Oxigenoterapia Domiciliar ProlongadaFonte: Secretaria da Saúde – 2008
GANHOS PREVISTOS
Os demais ganhos projetados com a alteração da contratação da ODP(1) são:
1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO
3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE
MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES
• Reavaliação dos pacientes: alta do serviço ;
• Ampliação do atendimento a novos pacientes.
• Acompanhamento sistemático dos pacientes.
(1) Oxigenoterapia Domiciliar ProlongadaFonte: Secretaria da Saúde – 2008
R$ 343
R$ 264
0
50
100
150
200
250
300
350
400
PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL
R$ /
PA
CIEN
TE
REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP
R$ 343
R$ 264
0
50
100
150
200
250
300
350
400
PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL
R$
/ P
AC
IEN
TE
REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP
R$
/ PA
CIE
NT
E M
ÊS
R$ 343R$ 264
2007 2008
R$ 612
2004
SECRETARIA DA SAÚDE
CENÁRIO ANTERIOR
OPORTUNIDADE DE MELHORIA COM A COMPRA DE MATERIAL MÉDICO-HOSPITALAR E MEDICAMENTOS
1º PASSO: COLETA DE INFORMAÇÕES
Exemplo Relatório do banco de dados
2º PASSO: ANÁLISE DOS DADOS
3º PASSO: ALTERAÇÃO NA FORMA DE LICITAÇÃO
OUTRAS MODALIDADES
PREGÃO PRESENCIAL
PREGÃO ELETRÔNICO
4º PASSO: ALTERAÇÃO NA PESQUISA DE PREÇOS
(4) Ata de Registro de Preços
5º PASSO: ALTERAÇÃO NA PRIORIZAÇÃO DOS ITENS
DIETA PARENTERAL INDIVIDUALIZADA 4 - BOL
BENZILPENICILINA COM 1.200.000 UI - FAM
TIAMINA COM 300MG - CP
PRIORIZAÇÃO DOS ITENSR$/UNIDADE
PREÇO ARP SAÚDE PREÇO PESQUISADO
16,46
143,95
‘
127,49
1,13 0,830,20 0,16
6º PASSO: OPORTUNIDADE DE REDUÇÃO
(2) Secretaria Municipal da Saúde / (4) Ata de Registro de Preços
PREÇOS PESQUISADOS PREÇO MÉDIO
0,02900,0266
0,02900,0300
0,04000,0369
0,03430,0322
0,0000
0,0100
0,0200
0,0300
0,0400
0,0500
HOSPITAL DAS CLÍNICAS
FUND. OSVALDO CRUZ
SEC. ESTADUAL DA SAÚDE
MINISTÉRIO DA SAÚDE
UNIV. FEDERAL PARANÁ
UNIV. FEDERAL SANTA CATARINA
ARP SAÚDE
R$
/CO
MP
RIM
IDO
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA -COMPRIMIDO 850MG
Preços ARP Preço Médio Identificado
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MGCONSUMO MÉDIO MENSAL = 8.101.600
0,02900,0266
0,02900,0300
0,04000,0369
0,0343
0,0260
0,0322
0,0000
0,0100
0,0200
0,0300
0,0400
0,0500
HOSPITAL DAS CLÍNICAS SP
FUND. OSVALDO CRUZ
SEC. ESTADUAL DA SAÚDE SP
MINISTÉRIO DA SAÚDE
UNIV. FEDERAL PARANÁ
UNIV. FEDERAL SANTA
CATARINA
ARP SAÚDE -ANTERIOR
ARP SAÚDE -ATUAL
R$
/CO
MP
RIM
IDO
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MGCONSUMO MÉDIO MENSAL = 8.101.600
Preços ARP Preço Médio Identificado
7º PASSO: DEFINIÇÃO DE METAS
Lista dos itens priorizados
8º PASSO: EXECUÇÃO DAS AÇÕES
RENEGOCIAÇÃO COM
FORNECEDOR
ABERTURA DE NOVA
LICITAÇÃO
9º PASSO: ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS
Lista dos itens renegociados
(4) Ata de Registro de Preços / (5) Consumo Médio MensalFonte: Suprimentos/Secretaria da Saúde - 2008
CENÁRIO ATUAL
Fonte: Suprimentos/Secretaria da Saúde - 2008
EXEMPLO - IBUPROFENO 50MG/ML - CX. C/ 01 FR. 30ML (ANTINFLAMATÓRIO)
CONSUMO MÉDIO MENSAL = 101.800
CENÁRIO ATUAL
Fonte: Suprimentos/Secretaria da Saúde - 2008
DIETA PARENTERAL INDIVIDUALIZADA 4 - BOL
CMM = 1.468
CENÁRIO ATUAL
PREÇO ANTERIOR PREÇO MÉDIO
0,02900,0266
0,02900,0300
0,04000,0369
0,03430,0322
0,0000
0,0100
0,0200
0,0300
0,0400
0,0500
HOSPITAL DAS CLÍNICAS
FUND. OSVALDO CRUZ
SEC. ESTADUAL DA SAÚDE
MINISTÉRIO DA SAÚDE
UNIV. FEDERAL PARANÁ
UNIV. FEDERAL SANTA CATARINA
ARP SAÚDE
R$/
CO
MP
RIM
IDO
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG
Preços ARP Preço Médio IdentificadoPREÇO ATUAL
143,95
127,46127,49
0
20
40
60
80
100
120
140
160
R$
/UN
IDA
DE
1,1250
0,82770,8277
0,00
0,20
0,40
0,60
0,80
1,00
1,20
R$
/UN
IDA
DE
0,2040
0,16470,1647
0,00
0,05
0,10
0,15
0,20
0,25
R$
/UN
IDA
DE
BENZILPENICILINA COM 1.200.000 UI - FAM
CMM = 140.900
TIAMINA COM 300MG - CPCMM = 140.900
SECRETARIA DA SAÚDE
CENÁRIO ANTERIOR
Fonte: Secretaria da Saúde - 2008
GESTÃO POR INDICADORES
Fonte: Secretaria da Saúde - 2008
CENÁRIO ATUAL
Fonte: Secretaria da Saúde - 2008
GARANTIA DE ABASTECIMENTO CONFIÁVEL E REGULAR PARA A POPULAÇÃO
MELHORIAS NA GESTÃO DOS MEDICAMENTOS
Os dados abaixo confirmam a melhoria na gestão dos medicamentos com a ampliação do número medicamentos entregues superior ao aumento das despesas:
(7) Unidade FarmacêuticaFonte: Secretaria da Saúde - 2008
63 %
26 %
GESTÃO DE MEDICAMENTOS% AUMENTO 2004/2007
ALMOXARIFADO CENTRAL
INICIAR FILMEINICIAR FILME
A unificação das Autarquias Hospitalares traz as seguintes mudanças:
UNIFICAÇÃO DAS AUTARQUIAS HOSPITALARES
Compras descentralizadas de medicamentos e material médico-hospitalar
SITUAÇÃO ENCONTRADASITUAÇÃO ENCONTRADA
Centralização das compras sob as diretrizes de SMS(2)
SITUAÇÃO ATUAL/PROPOSTASITUAÇÃO ATUAL/PROPOSTA
Gerenciamento financeiro administrativo independente em cada Autarquia
Gerenciamento financeiro administrativo único sob as diretrizes de SMS(2)
Nenhum contrato cadastrado no sistema de gerenciamento
90% dos contratos cadastrados no sistema de gerenciamento
Contratos de serviços terceirizados distintos e sem uniformização Padronização dos contratos
Impossibilidade de transferência de medicamentos entre as Autarquias
Readequação das demandas/compras de medicamentos
Compra e acompanhamento descentralizado do serviço de atendimento
médico-hospitalar
Acompanhamento do serviço de atendimento médico-hospitalar pelo Núcleo
Técnico do Gabinete SMS(2)
(2) Secretaria Municipal da SaúdeFonte: Autarquia Hospitalar Municipal - 2008
Fonte: Autarquia Hospitalar Municipal - 2008
UNIFICAÇÃO DAS AUTARQUIAS HOSPITALARES
REVISÃO DO MODELO DE LOGÍSTICA
• Combate a eventuais perdas de estoques;
• Melhoria no controle de lote e validade;
• Redução dos estoques locais;
• Redução do preço dos materiais;
• Análise de consumo e custos de materiais por procedimento-paciente;
• Entrega fracionada de medicamentos de acordo com a necessidade de cada paciente.
ECONOMIA ANUAL PROJETADA DE R$ 18,2 MM, CORRESPONDENTE A 23% DA DESPESA ATUAL DE R$ 80 MM
(6) Autarquia Hospitalar MunicipalFonte: Autarquia Hospitalar Municipal - 2008
Resultados do Projeto
CLÓVIS DE BARROS CARVALHO
RESULTADOS DO PROJETO
CRESCIMENTO DA RECEITA
REDUÇÃO DA DESPESA
MELHORIA DE RESULTADOS PMSP
GANHOS
2006/2007R$ 3.697 MM
2008*R$ 545 MM
* Janeiro a Março/08
2006/2007R$ 122 MM
2008*R$ 24 MM
R$
Milh
ões
O gráfico abaixo resume o incremento na arrecadação da Prefeitura no 1° trimestre de 2008. Há um ganho de 12,5% 12,5% em relação ao mesmo período do ano anterior que
representa R$ 545 milhões R$ 545 milhões e em 1,4% 1,4% acima da meta estabelecida, , ou seja, R$ 67 R$ 67 milhões.milhões.
INCREMENTO DE ARRECADAÇÃO
Fonte: NOVOSEO em 23/04/2008 - Valores Nominais e em Milhões de Reais
Na análise do balanço patrimonial da PMSP, verifica-se uma melhora significativa do superávit financeiro, quando se compara os saldos disponíveis no período 2004 a
2007. O saldo de 2007 é de R$ 1,75 bilhões.
SUPERÁVIT FINANCEIROR
$ M
ilhõe
s
Fonte: Secretaria de Finanças - Valores Nominais e em Milhões de Reais
OTIMIZAÇÃO DE DESPESAS – 2006/2007
Oportunidades – Despesas CorrentesO escopo de R$ 1.150 milhões da Fase I está focado nas despesas comuns da
PMSP.
Fonte:PRODAM – Liquidado 2005
OTIMIZAÇÃO DE DESPESAS – 2006/2007
Serviços Médicos-HospitalaresR$ 49 MM
Obras e Manutenção
R$ 47 MM
Materiais Médicos-
HospitalaresR$ 14 MM
Material EducacionalR$ 11 MM
Conservação, Limpeza e VigilânciaR$ 5 MM
Autarquias Hospitalares
R$ 5 MM
Oportunidades Identificadas
OportunidadeR$ 131 MM
Escopo - R$ 1.573 MM
Durante as análises das despesas específicas foram identificadas oportunidades de otimização de R$ 131 milhões (8,3% do escopo de R$ 1.573 milhões).
OTIMIZAÇÃO DE DESPESAS – 2008
R$ 201 MMR$ 201 MM
R$ 266 MMR$ 266 MM
R$ 115 MMR$ 115 MM
135 122 Fase IR$ 115 MM
131
Fase IIR$ 86 MM
0
50
100
150
200
250
300
Oportunidades Identificadas
Ganhos Realizados Oportunidades Identificadas
Meta
R$ M
MDESAFIO
A Frente de Despesas contribuiu para a identificação de uma economia potencial de R$ 266 milhões. O desafio está na implementação do total das oportunidades.
FASE I – 2006/2007 FASE II – 2007/2008
(*) Realizado em 18 meses
*
Fazer mais (quantidade) e melhor (qualidade) com menos (recursos)!
MISSÃO ESTABELECIDA PELO PREFEITO
“NÃO REINVENTAR A RODA”
OBRIGADO!
Contato do Projeto Modernizando a Administração Pública:
Rodrigo Mauro Ruiz de Matos [email protected]