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Système Information Documentaire intégré au SI ULR et accessible via l’ENT
Francis Forbeau - Xavier Pétard
03 juillet 2009
Esupdays 8
consortium Cocktail
Démarche de projet GED à l'Université de la Rochelle
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Organisation et périmètre du projet
Enjeux et solutions disponibles par thématique
Gestion de la documentation administrative
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Origine du projetValoriser des publications de recherche
Renouveler le SIGB
Partager des ressources avec des
partenaires
Promotion des supports pédagogique
s Organiser docs
administratives
Disposer de modèles de documents
Archiver à LT
Projet SIDProjet SID
Besoin de rassembler ces ressources
Objectifs formulés CQ ULR, UNRPCL, …
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Objectifs du SID
Viser un portail documentaire (via l’ENT) : • composé d’applications pour gérer les différents domaines de publications
• homogénéiser l’accès aux documents • intégré au SI – ULR (Cocktail)
Hiérarchiser l’information numérique, développer la visibilité et l’accessibilité de l’info. tant en interne qu’en externe.
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Périmètre du projet SID ENTENT
Administratif
GEDI Cocktail
Interne
Externe
Lieu de production
Domaine activité
Fonds doc. BU
Pédagogie
Plate-forme pédagogique
Manuels, …
Recherche
Thèsesnumériques
Revues
Ouvrages de recherche, …
Publications labos ULR
SIGBOuvrages, périodique
s, …
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Organisation : 4 groupes travailENTENT
Administratif
GEDI Cocktail
Inte
rne
Ext
erne
BU Pédagogie
Plate forme pédagogique
Recherche
Thèses
HAL CNRS
SIGB Comité de pilotage SID
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Enjeux et solutions disponibles par thématique
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Solutions adoptées par domaine d’activité
Quels enjeux ont été identifiés localement – Par rapport à l’état des lieux– Par rapport aux priorités locales
Quels outils (plateformes, services, logiciels) sont disponibles pour répondre aux besoins– Proposés par des partenaires : CRU, ESUP,
Cocktail, autres universités, CNRS, ABES…– D’autres outils (open source)
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Fonds documentaire : périmètre et enjeux
OPAC
SIGBDocumentation
Électronique(éditeur 1)
Proxy web(CAS+LDAP)
Z39-50SRU/W
DocumentationÉlectronique(éditeur n)
Z39-50SRU/W
… Livresnumériques
Z39-50SRU/W
Proxy web(CAS+LDAP)
Proxy web(CAS+LDAP)
Recherche fédérée
Z39-50SRU/W
Résolveur de liens
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Fonds documentaire : réponses locales
Il n’y a pas (ou peu) de production locale Il s’agit principalement de besoins
d’organisation, de gestion, d’accès adaptés / profilés solutions spécifiques (reverse proxy,
ERMS, résolveurs de liens, recherche fédérée…)
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Publications recherche: enjeux
ArchiveInstitutionnelle
Métadonnées : bibliométriques
de gestionOAI-fr
ArchivesOuvertes (HAL)
Métadonnées bibliométriques
(OAI-HAL)
OAI
Existant : hébergement
H1
H2
H1: Dépôt (via WebServices) des publications gérées localement H2: Récupération (via OAI par exemple) des publications déposées sur
HAL, puis enrichissement des métadonnées D’où les questions :
– Choix H1 / H2
– Définition des métadonnées de gestion OAI-fr
Pilotage
Visibilité nationale et
inter-nationale
Concilier pilotage en interne et visibilité à l’extérieur :
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Publications de recherche : réponses locales
Production locale des documents, à rendre visibles à l’extérieur
Des outils existent qui suffisent dans un premier temps (H1: HAL, STAR…).
Dans un second temps, il peut y avoir des besoins de GED, avec des fonctions de dépôt/partage, mais peu d’indexation collaborative solution type Nuxeo pour le stockage local ? Attention
cependant aux métadonnées complexes (TEF…), qui pourraient nécessiter l’utilisation d’ORI
Dans un troisième temps : rédaction collaborative, lien avec les documents personnels des chercheurs…
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(année n-2)
Pédagogie: périmètre et enjeux
Médiathèque
ULR
Edition (validation de
la qualité, indexation)
Médiathèque
Etablissement partenaire (UNR, UNT…)
PlateformePédagogique
Mutualisation :Moissonnage OAI
LOM-fr
LOM-fr
Existant
Plateforme pédago(année n-1)
PlateformePédagogique
(année n)
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Pédagogie : réponses locales
Documents vivants lors de leur production, puis un second cycle de vie pour l’édition (pour une sous-partie des documents, de qualité suffisante)– une production collaborative : outil LMS (ici Moodle)
et/ou GED. Indexation de facto via un couplage fort avec le SI (un cours Moodle//un EC, équipe pédagogique, étudiants pré-inscrits etc.) solution type Nuxeo / SEPIA ?
– une description collaborative et un partage: outil OAI solution type esup-ecm, avec indexation SupLOMfr
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Site WebExterne
Interne
DIFFUSION
Travail collaboratif
Communication
OBJECTIFS
Référence
Intranet (SID « Admin »)
Mail, Lecteur partagé
CMS GEDWiki,
Dossiers partagés
SIAEOUTILS
Documents administratifs et fonctions annexes
Projet
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Administration, réponses locales Les documents de référence : facilité de dépôt, indexation
simple mais fiable, respect des contraintes réglementaires (archivage, destruction), facilité de recherche solution type GED, ici Nuxeo
La communication : non pas documents mais pages Web. Les documents de référence doivent être issus de la GED interne solution type CMS, ici couplage (pas évident) avec Nuxeo
Le travail collaboratif : un chantier à engager, car en lien avec de nombreux autres services déjà opérationnels et fiables cf. groupe de travail ESUP « stockage »
Le lien avec les applications (pour les conventions, guichet d’assistance…)
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Synthèse des outilsPotentiel
Actuel
Recherche
Pédagogie
Administration
Fonds Doc. BU
SIGB (Loris), reverse proxy…
Solution
Nuxeo adapté
e
HAL (CCSD)
Thème principal du documentThème principal du document
Moodle
ESUP-ECMORI-OAI ?
Prévu
SIGB (Koha), ERMS, Rech.
fédérée…STAR
(ABES)
Moodle + stockage centralisé
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Organisation et périmètre du projet
Enjeux et solutions disponibles par thématique
Gestion de la documentation administrative
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Méthode de travail
Chacun a une part de responsabilité dans la production et la gestion des documents– Besoin de disposer d’un système d’information partagé– Besoin de partager des pratiques
Groupe de travail d’une douzaine de membres– Co - Piloté par la secrétaire générale adjointe– Constitué des responsables des services centraux
Objectifs du groupe de travail– Participer à la construction du SID– Définir des pratiques
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Travaux du groupe Construction du SID Etat des lieux des documents
produits, utilisés et gérés par les services de l’Université.
Identification des caractéristiques de ces documents.
Elaboration du cahier des charges des outils informatiques à mettre en place pour gérer et conserver ces documents.
Arborescence de classification des documents
Travail sur les pratiques Normalisation,
standardisation des documents : réalisation de modèles.
Mise au point des pratiques communes d’utilisation de l’outil informatique et de la classification (formations, guide d’utilisation...).
Animation du SID Administration.
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Gestion du projet SID «Administration» Un système existant, aux fonctionnalités
théoriquement plus larges que celles demandées, mais que le personnel s’est peu approprié.
Reprise des données après un travail de sélection, suivant le plan de classement, …
Une démarche très itérative, avec implication des fonctionnels en amont, y compris pour le choix de l’outil : présentation de maquettes simples avec deux outils (Alfresco et Nuxeo), puis présentation d’une maquette quasi-fonctionnelle avec l’outil choisi
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Critères pour le choix de l’outil
Coûts, délais, accompagnement : mode d’organisation– Choix de l’outil (gratuit), choix d’un prestataire pour des missions plus
ponctuelles d’accompagnement (installation - développement, … ) Par ailleurs, Nuxeo a une licence plus « souple », une meilleure
représentation en France, et l’avantage d’avoir été choisi comme outil de stockage par la communauté ESUP
Réponse aux besoins : cahier des charges, scénarios d’utilisation– Nuxeo semble plus ergonomique dans une première approche– Nuxeo gère mieux un circuit de publication simple– Alfresco semble mieux gérer les workflows et les règles d’archivage– Alfresco permet de notifier les destinataires d’une manière plus proche de GEDI
Intégration au SI– Alfresco, plus adaptable à nos besoins actuels– Nuxeo mieux adapté et potentiellement plus adaptable encore…
Cohérence avec les attentes du SID global– Aucun des deux n’est actuellement vraiment adapté
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Grandes étapes du projet «GED doc. administratifs»
En 2006, lancement du projet global SID
2009, mise en place nouvelle GED• reprises des docs, recette solution
• déploiement, plan d’accompagnement usagers, (formation pour les déposants, info pour l’ensemble des usagers ULR …)
En 2007–2008: réalisation projet organisationnel et technique
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Conclusion Une utilisation potentielle des outils ESUP,
plutôt pour la pédagogie et la recherche. Une expérience à partager
– dans le groupe fonctionnel ORI/OAI pour les ressources administratives
– dans les réflexions sur le stockage et les dossiers partagés.
Ce projet permettra de disposer d’une vision unifiée de l’ensemble des documents de
l’Université de La Rochelle.