wydatki kwalifikowane efs zporr ii priorytet działanie 2,6
DESCRIPTION
Wydatki Kwalifikowane EFS ZPORR II priorytet działanie 2,6. Opracowanie: Janina Jaszczur. Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej - Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Samorządu Województwa Dolnośląskiego i Budżetu Państwa. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Wydatki Kwalifikowane EFS ZPORR II priorytet
działanie 2,6
Opracowanie: Janina Jaszczur
Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej - Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Samorządu Województwa Dolnośląskiego i Budżetu Państwa
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE I PODSTAWOWE ZASADY
Warunki, które muszą zostać spełnione w odniesieniu do finansowania z EFS
Koszty i działania, które można uwzględniać w projektach EFS
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADYKluczowe dokumenty
• Dokument programowy ZPORR i UP
• Ustawodawstwo dotyczące rachunkowości, księgowości, itd.
• Rozporządzenie ogólne 1260/1999
• ”Rozporządzenie EFS” 1784/1999 (formy wsparcia)
• “Rozporządzenie dot. kwalifikowalności” 1685/2000 (przepisy szczegółowe),
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Kluczowe dokumenty• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 448/2004 z 10
marca 2004 roku zmieniające Rozporządzenie (WE) nr 1685/2000 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 odnośnie kwalifikowalności wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z Funduszy Strukturalnych oraz anulujące Rozporządzenie (WE) nr 1145/2003
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Ze wsparcia EFS można skorzystać jako:
• projektodawca (beneficjent)• partner• podwykonawca• beneficjent ostateczny (adresat pomocy)
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
ŹRÓDŁO INFORMACJI
Internet:www.efs.gov.pl, www.zporr.gov.plwww.zporr.dolnyslask.gov.plwww.kwalifikowalnosc.gov.pl• Poradnik dla beneficjentów• Wytyczne dla instytucji uczestniczących we
wdrażaniu ZPORR• Wytyczne do konkursów• Punkty informacyjne
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
Wymogi formalne:Wymogi formalne:• właściwy konkurs,właściwy konkurs,• właściwy beneficjent końcowy,właściwy beneficjent końcowy,• właściwy program, priorytet, działanie, właściwy program, priorytet, działanie, • uprawniony projektodawca,uprawniony projektodawca,• uprawnieni beneficjenci ostateczni,uprawnieni beneficjenci ostateczni,• wymagane załączniki, podpisy, pieczęciewymagane załączniki, podpisy, pieczęcie
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
Wymogi formalneWymogi formalneZgodność z celami horyzontalnymi:Zgodność z celami horyzontalnymi:
• inicjatywa lokalna,inicjatywa lokalna,
• zrównoważony rozwój,zrównoważony rozwój,
• społeczeństwo informacyjne,społeczeństwo informacyjne,
• równość szans.równość szans.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
TRYB WYBORU PROJEKTÓW
• Konkursowy Projekty rekomendowane są przez Komisje Oceny
Projektów działające w ramach Instytucji Wdrażających
Konkurs otwarty i zamknięty
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków i operacji współfinansowanych przez Fundusze Strukturalne
• 12 szczegółowych zasad dotyczących kwalifikowalności przedstawionych kosztów
• Rozporządzenie pozwala państwom członkowskim na wprowadzenie bardziej rygorystycznych przepisów krajowych odnośnie wkładów rzeczowych, kosztów ogólnych i amortyzacji.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADYZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI:1. Wydatki faktycznie poniesione 2. Zaksięgowanie przychodów 3. Opłaty finansowe i inne opłaty oraz koszty
obsługi prawnej 4. Zakup używanego sprzętu 5. Zakup gruntów 6. Zakup nieruchomości 7. VAT i inne podatki i opłaty 8. Kapitał wysokiego ryzyka i fundusze kredytowe
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI:9. Fundusze gwarancyjne10. Leasing11. Koszty poniesione z tytułu zarządzania i
wdrażania funduszy strukturalnych 12. Kwalifikowalność operacji w zależności od
lokalizacji
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasada 1: Wydatki faktycznie poniesione
• Wydatki muszą być faktycznie poniesione • Wydatki muszą bezpośrednio dotyczyć
operacji EFS • Wydatki muszą być zgodne z zatwierdzoną
propozycją projektu • Wydatki muszą być poparte potwierdzonymi
fakturami lub dokumentami księgowymi
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY• Zasada 1: Wydatki faktycznie poniesione Wkład rzeczowy stanowi wydatek kwalifikowany
(udostępnienie ziemi, nieruchomości, urządzeń, materiałów, usług badawczych, działań specjalistycznych lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy.
Wartość pracy wolontariusza obliczana jest z uwzględnieniem liczby godzin oraz normalnej stawki godzinowej lub dziennej za wykonaną pracę.
Koszty ogólne są wydatkami kwalifikowalnymi, jeśli opierają się na kosztach rzeczywistych związanych z wdrażaniem i jeśli są rozdzielane pro rata na projekt, przy zastosowaniu uzasadnionej metody.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Podwykonawstwo• Wydatki, które się nie kwalifikują do
współfinansowania z Funduszy Strukturalnych: (a) Podwykonawstwo, które powoduje wzrost
kosztu realizacji projektu bez przyczyniania się do proporcjonalnego wzrostu jej wartości;
(b) Umowy o podwykonawstwo zawierane z pośrednikami lub doradcami, w których płatność wyrażona jest jako procent kosztu całkowitego projektu, chyba że płatność taka uzasadniona jest przez końcowego beneficjenta przez odwołanie się do rzeczywistej wartości dostarczonych produktów lub usług.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADYZasada 2: Księgowanie przychodów Przychody zmniejszają kwotę współfinansowania w
ramach EFS i obejmują dochód uzyskany w okresie trwania projektu z tytułu sprzedaży, najmu, świadczenia usług, opłat oraz innych równoważnych wpływów, z wyjątkiem:
• przychodów wygenerowanych w okresie cyklu życia współfinansowanej inwestycji, która podlega stosownym przepisom art. 29 ust. 4 Rozporządzenia Ogólnego;
• przychodów wygenerowanych w ramach instrumentów finansowych, do których odnoszą się Zasady nr 8, 9 i 10;
• wkładów sektora prywatnego na współfinansowanie projektów
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasada 2: Księgowanie przychodów
• Przychody stanowią dochód, który pomniejsza wysokość wymaganego dla projektu współfinansowania z funduszy strukturalnych. i są odejmowane od kosztu kwalifikowanego projektu w całości lub pro rata, w zależności od tego, czy w całości czy tylko w części zostały wygenerowane przez współfinansowany projekt.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADYZasada 3: Koszty finansowe i inne oraz koszty obsługi prawnej
• Opłaty bankowe z tytułu prowadzenia rachunków • Opłaty finansowe • Honoraria z tytułu porad prawnych, opłaty notarialne,
koszty ekspertyz technicznych lub finansowych oraz koszty księgowości i audytu
• Koszty poręczeń udzielonych przez bank lub inną instytucję finansową
• opłaty związane z międzynarodowymi transakcjami finansowymi, prowizje związane z wymianą walut, straty z tytułu różnic kursowych, inne czysto finansowe koszty nie kwalifikują się do współfinansowania z funduszy strukturalnych.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADYZasada 3: Koszty finansowe i inne oraz koszty
obsług prawnych• opłaty związane z międzynarodowymi
transakcjami finansowymi w ramach pomocy z programu PEACE II oraz Inicjatyw Wspólnotowych (INTERREG III, LEADER+, EQUAL i URBAN II) stanowią wydatki kwalifikujące się do współfinansowania z funduszy strukturalnych, po potrąceniu odsetek uzyskiwanych z płatności gromadzonych na koncie.
• grzywny, karne opłaty oraz opłaty związane ze sprawami sądowymi (nie)
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasada nr 4: Zakup używanego sprzętu• Trzy warunki dla kwalifikowalności: (a) sprzedawca sprzętu zobowiązany jest dostarczyć
deklarację stwierdzającą pochodzenie produktu oraz potwierdzić, że w przeciągu ostatnich 7 lat nie został on nabyty z wykorzystaniem krajowego lub wspólnotowego grantu;
(b) cena sprzętu nie przekracza wartości rynkowej i jest niższa od ceny nowego sprzętu;
(c) sprzęt winien posiadać właściwości techniczne, niezbędne dla realizacji projektu i spełniać
obowiązujące normy oraz standardy;
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasada nr 5 : Zakup ziemiZasada nr 6: Zakup nieruchomościZasada nr 7: VAT i inne podatki oraz
obciążenia VAT nie jest kosztem kwalifikowanym, chyba że
jest rzeczywiście i w sposób ostateczny płacony przez beneficjenta końcowego, lub indywidualnego odbiorcę pomocy. Jeśli jest zwrotny, w jakikolwiek sposób, nie stanowi kosztu kwalifikowalnego, nawet jeśli beneficjent końcowy czy indywidualny odbiorca pomocy nie uzyska zwrotu podatku.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasada nr 7: VAT i inne podatki oraz obciążenia W sytuacji, gdy VAT jest poniesiony przez podmiot realizujący
projekt „prawdziwie i definitywnie" (ang. gunuinely and definitively), wówczas stanowi on koszt kwalifikowalny - Beneficjentowi nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tytułu danego zakupu.
W przypadku gdy dany podmiot nie będzie podatnikiem VAT-u, wówczas podatek zawarty w dokonywanych przez niego zakupach będzie stanowił koszt kwalifikowalny.
Prawo do odliczenia nie przysługuje w zakresie, w jakim zakupy związane są z czynnościami zwolnionymi z podatku VAT
np. świadczenie usług naukowo-badawczych, a także usług w zakresie administracji publicznej.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasada nr 7: VAT i inne podatki oraz obciążenia PRZYKŁAD:
W przypadku realizacji projektu przez szkołę publiczną, świadczącą usługi w zakresie edukacji zwolnione z podatku VAT, nie będzie ona mogła odliczyć podatku VAT zawartego w cenie zakupionych towarów i usług - VAT stanowił będzie koszt kwalifikowalny.
W przypadku zakupu towarów i usług w ramach projektu finansowanego przez EFS każdorazowo należy ocenić, czy zakupy te są bezpośrednio związane z czynnościami opodatkowanymi.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADYZasada nr 7: VAT i inne podatki oraz
obciążenia Tak jak w przypadku wkładu rzeczowego podatek
VAT jest doliczany do płatności dokonywanych przez instytucję wdrażającą,
udział EFS w finansowaniu projektu nie może przekroczyć całkowitych wydatków kwalifikowalnych nie uwzględniających wartości podatku VAT („koszty kwalifikowalne" minus VAT).
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADYZasada nr 7: VAT i inne podatki oraz obciążenia
PRZYKŁAD :
Całkowite koszty kwalifikowalne projektu = 120 000 zł. w tym:
VAT = 26 400 zł
pozostałe koszty kwalifikowalne = 93 600 zł.
Maksymalny poziom współfinansowania = 80%
całkowitychkosztów kwalifikowalnych, czyli 96 000 zł (xEFS =
120 000 zł * 80% = 96 000 zł).
Odjęcie kwoty kwalifikowalnego VAT-u od
całkowitych kosztów kwalifikowalnych nie powinno
przekraczać maksymalnego poziomu współfinansowania z EFS
(jeżeli przekracza to należy obniżyć współfinansowanie).• 120 000 zł - 26 400 zł = 93 600 zł < 96 000 zł
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADYZasada nr 7: VAT i inne podatki oraz
obciążenia
Beneficjenci posiadający prawo do odliczenia podatku należnego VAT wykazują we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wydatki netto a beneficjenci nie posiadający takiego
prawa -kwoty brutto.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasada nr 8 : Fundusze venture capital i fundusze pożyczkowe
Zasada nr 9: fundusze poręczenioweZasada nr 10:Leasing• Raty leasingu płacone przez leasingobiorcę
leasingodawcy, potwierdzone fakturą z odnotowaniem lub innym dokumentem księgowym o jednakowej wartości dowodowej, są kosztem kwalifikowanym do współfinansowania.
KWALIFIKOWALNOŚĆ – WPROWADZENIE
I PODSTAWOWE ZASADY
Zasada nr 11: Koszty poniesione w związku z zarządzaniem i wdrażaniem funduszy strukturalnych
Zasada nr 12: Kwalifikowalność projektu w
zależności od lokalizacji Zasada ogólna Przyjmuje się, że współfinansowane
projekty winny być zlokalizowane w regionie, do którego skierowana jest pomoc.
Koszty kwalifikujące się
Koszty kwalifikujące dotyczą wszystkich kosztów projektu o ile:- są niezbędne dla realizacji projektu,
- zostaną uwzględnione w budżecie projektu,
- spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (wysoka jakość za daną cenę),
- zostały poniesione po podpisaniu umowy z beneficjentami końcowymi,
- zostały faktycznie poniesione oraz wykazane w dokumentacji finansowej projektodawcy,
- są poparte stosownymi dokumentami.
Koszty nie kwalifikujące się
- Pożyczki i spłaty rat oraz odsetek,- Koszty poniesione na przygotowanie wniosku,- Zakupy budynków,- Koszty nie odnoszące się jednoznacznie do projektu,- Koszty nieudokumentowane,- Koszty prac zleconych obliczone jako % od kosztów
całkowitych,- Koszty zakupu ziemi i nieruchomości,- Inwestycje w maszyny i urządzenia, których wartość
przekracza 10% kosztów ogólnych projektu,- Koszty prac budowlanych (z wyjątkiem adaptacji
pomieszczeń dla niepełnosprawnych – nie więcej niż 10% ogólnych kosztów projektu),
- Wydatki na zakup używanych maszyn i urządzeń, jeśli ich wartość nie może być amortyzowana).
ZPORR, Działanie 2.6 Regionalne Strategie
innowacyjne oraz transfer wiedzy
1.Koszty personelu Koszty wynagrodzeń personelu wraz z obowiązkowymi składkami na
ubezpieczenie społeczne.– pracownicy etatowi beneficjenta i partnerów– pracownicy zatrudnieni na umowę zlecenie
/o dzieło do technicznej obsługi projektu (koordynator, księgowy, prawnik)
Beneficjent będący podmiotem publicznym może zatrudniać osoby do projektu na podstawie umowy o dzieło i umowy zlecenia i otrzymać na to dofinansowanie w ramach realizowanego projektu – pracownicy zatrudnieni na umowę zlecenie/o dzieło do części
merytorycznej projektu, nie prowadzący działalności gospodarczej (trener, psycholog)
– firmy wynajęte do technicznej obsługi projektu– podróż, zakwaterowanie, diety w przypadku realizacji projektu poza
miejscem zamieszkania Koszty usług księgowych
ZPORR, Działanie 2.6 Regionalne Strategie
innowacyjne oraz transfer wiedzy
2.Koszty Beneficjentów Ostatecznych Koszty podróży, zakwaterowania, wyżywienia przy
szkoleniach odbywających się poza miejscem zamieszkania;
Koszty uczestniczenia w konferencjach, seminariach itp. Koszty związane z uczestniczeniem w stażach np.
koszty podróży, zakwaterowania, wyżywienia. Koszty grantów udzielanych uczestnikom studiów
doktoranckich np. zakupu niezbędnej literatury naukowej, opłat za odbywanie studiów doktoranckich, kosztów prowadzenia badań naukowych, kosztów prowadzenia prac projektowych i wdrożeniowych.
ZPORR, Działanie 2.6 Regionalne Strategie
innowacyjne oraz transfer wiedzy
Koszty dodatków stażowych dla absolwentów uczestniczących w stażach
Dodatek stażowy to kwota wypłacana absolwentowi szkoły wyższej nie zarejestrowanemu jako bezrobotny przez okres uczestniczenia w stażu.
Koszty na działania towarzyszące w przypadku udziału w projekcie osób niepełnosprawnych – nie więcej niż 10% wartości projektu w proporcji do udziału w ogólnej liczbie uczestników
ZPORR, Działanie 2.6 Regionalne Strategie
innowacyjne oraz transfer wiedzy
3.Inne koszty Koszty materiałów szkoleniowych. Koszty związane z organizacją spotkań informacyjno – doradczych. Koszty publikacji i działań promocyjnych Wynagrodzenia dla osób prowadzących działalność gospodarczą odpowiadających za część merytoryczną projektu /we wszystkich projektach przewidzianych do realizacji w ramach Działania 2.6 ZPORR,wartość zadań zleconych może obejmować 100% wartości projektu i dopuszczalny jest drugi poziom
zlecania do 30% wartości projektu Koszty pomieszczeń– czynsz, opłaty za gaz, światło Wydatek na wynajem Koszty adaptacji pomieszczeń na potrzeby osób niepełnosprawnych(do 10% wartości projektu)
ZPORR, Działanie 2.6 Regionalne Strategie
innowacyjne oraz transfer wiedzy
Leasing wyposażenia, Amortyzacja sprzętu pod warunkiem, że nie jest to sprzęt
zakupiony wcześniej ze środków UE lub krajowych środków publicznych Zakup nowego sprzętu niezbędnego do realizacji projektu ale nie
więcej niż 10% wartości projektu i nie więcej niż 3,5 tys. zł netto na jednostkę sprzętową;
Zakup używanego sprzętu jeśli:• sprzedający wystawi deklarację określającą pochodzenie
sprzętu, potwierdzającą, że w okresie ostatnich 7 lat sprzęt nie został zakupiony z pomocy krajowej lub unijnej
• cena sprzętu nie wyższa od wartości rynkowej i ceny sprzętu nowego
Opłaty za przesyłki pocztowe, koszty związane z archiwizacją dokumentów,
ZPORR, Działanie 2.6 Regionalne Strategie
innowacyjne oraz transfer wiedzy
• Koszty audytu zewnętrznego - w przypadku realizowania przez Beneficjenta pojedynczego projektu o wartości 150 tys. euro i więcej oraz w przypadku realizowania przez Beneficjenta kilku projektów w ramach II Priorytetu ZPORR o łącznej wartości 200 tys. euro i więcej.
• VAT pod warunkiem, że nie istnieje możliwość ubiegania się o jego zwrot lub odliczenie zgodnie z krajowym prawodawstwem dotyczącym VAT
ZPORR, Działanie 2.6 Regionalne Strategie innowacyjne
oraz transfer wiedzy
Koszty badań, analiz i ekspertyz i innych działań służących przygotowaniu projektów wynikających z RSI i innych programów wspierających budowanie regionalnego systemu innowacji.
Koszty związane z tworzeniem i udostępnianiem kompleksowej bazy informacyjnej takie jak np. tworzenie specjalistycznego oprogramowania, administrowanie portalem internetowym,. zakup oprogramowania komputerowego również specjalistycznego, zakup danych statystycznych.
Koszty administracyjne- ogólne odnoszące się do projektu, wyliczone w sposób proporcjonalny do okresu współfinansowania projektu z EFS
ZPORR, Działanie 2.6 Regionalne Strategie innowacyjne
oraz transfer wiedzy
Koszty ubezpieczenia np. sprzętu, pomieszczenia, osób, koszty marketingu i rekrutacji uczestników,
Koszty doradztwa prawnego np. w zakresie przygotowywania umów partnerskich,
Koszty opłat notarialnych związane bezpośrednio z projektem i niezbędne dla przygotowania i wdrażania projektu
/ zabezpieczenie umowy o dofinansowanie projektu/
Koszty związane z prowadzeniem dokumentacji projektów,
Koszty związane z oceną i oddziaływaniem projektu i jego monitorowaniem
Przekazywanie środków w formie dotacji
• Pierwsza transza - „z góry” w wys. 20% kwoty określonej na pierwszy rok wdrażania projektu
• Kolejne transze - „z góry” zgodnie z harmonogramem załączonym do umowy o dofinansowanie projektu
• Wymagane jest rozliczenie co najmniej 80% dotychczas otrzymanych transz, które nie zostały rozliczone
• Formularz rozliczenia transz dotacji na podstawie poniesionych wydatków kwalifikowanych stanowi załącznik do wniosku beneficjenta o płatność
Przekazywanie środków w formie dotacji
Pierwsza transza• Wniosek o pierwszą transzę dotacji (na
formularzu wniosku beneficjenta o płatność) może zostać przekazany do IWwraz z podpisaną umową o dofinansowanie projektu
• IW akceptuje wniosek i dokonuje wypłaty w ciągu 21 + 10 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku pod warunkiem poprawności wniosku
• Wypłata transzy dotacji następuje na wyodrębniony rachunek bankowy wskazany przez beneficjenta
Przekazywanie środków w formie dotacji
Kolejne transze• Wniosek o kolejną transzę dotacji (na
formularzu wniosku beneficjenta o płatność) jest przekazywany w terminie oznaczonym w harmonogramie
• IW akceptuje wniosek w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia otrzymania pod warunkiem poprawności wniosku
• IW przekazuje transzę w ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia akceptacji wniosku
Przekazywanie środków w formie dotacji
• W przypadku wykrycia błędów formalnych i rachunkowych IW zwraca wniosek z poleceniem przysłania poprawnej wersji wniosku w wyznaczonym terminie
• W przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych IW odpowiednio obniża kwotę rozliczenia dotacji i informuje o tym beneficjenta
Przekazywanie środków w formie dotacji
• W przypadku, gdy pomimo wykrycia wydatków niekwalifikowalnych kwota rozliczenia dotacji przekracza wymagane 80%, IW dokonuje wypłaty kolejnej transzy dotacji
• W przypadku, gdy z powodu wykrycia wydatków niekwalifikowalnych kwota rozliczenia dotacji nie przekracza wymaganych 80%, IWFodsyła wniosek do beneficjenta
• Beneficjent powinien dokonać zmian w harmonogramie w formie aneksu do umowy o dofinansowanie projektu, gdy nie będzie w stanie rozliczyć transzy dotacji w uzgodnionym terminie
Dokumentowanie działań
• Konieczne jest posiadanie dokumentów potwierdzających, że uczestnikami programu były właściwe osoby (umowy, deklaracje potwierdzające, zasady udziału itp.)
• Niezbędne jest dokumentowanie wszelkich zdarzeń, w tym listy obecności , zeszyt udzielonych usług doradczych
• Dobrze jest przechowywać wszelkie notatki robocze dotyczące wyliczeń kosztów projektu
• W sprawozdaniu końcowym trzeba wykazać także dane o tych uczestnikach projektu, którzy przerwali swój udział
• Konieczne jest uzgodnienie z partnerami projektu zasad przechowywania dokumentów
Dokumentowanie działań
• Ważne jest także dokumentowanie rezultatów projektu, np. kopii raportów, liczba osób biorących udział w inicjatywach proinnowacyjnych, informacja o losach uczestników projektu-stażystów, którzy znaleźli zatrudnienie, liczba utworzonych baz danych, liczba stworzonych struktur wspierających sieci współpracy, liczba inicjatyw innowacyjnych, liczba analiz, badań, ekspertyz, liczba podmiotów gospodarczych, które rozpoczęły działalność innowacyjną, liczba innowacji wdrażanych w przedsiębiorstwie z inicjatywy stażysty liczba podmiotów gospodarczych uczestniczących w RSI
• Niezbędne jest posiadanie wszelkich dokumentów potwierdzających poniesienia określonych wydatków,
• Każdy rachunek lub inny dokument dotyczący płatności musi być opisany na odwrocie, że dotyczy poniesionych wydatków.
Wniosek o finansowanie projektuWniosek o finansowanie projektuCharakterystyka projektu - ocenaCharakterystyka projektu - ocena
2.5. Wydatki projektu (max 10 wierszy dla podpunktu c) 2.5. Wydatki projektu (max 10 wierszy dla podpunktu c)
• Jaki jest wydatek projektuJaki jest wydatek projektu– Automatycznie poprzez wstawienie kwoty z budżtuAutomatycznie poprzez wstawienie kwoty z budżtu
• Wydatek na jedną osobę w przeliczeniu na jedną Wydatek na jedną osobę w przeliczeniu na jedną godzinęgodzinę– Automatycznie przez system wg określonego Automatycznie przez system wg określonego
wzoruwzoru• Uzasadnienie budżetuUzasadnienie budżetu
– Kwalifikowalność wydatkówKwalifikowalność wydatków– Czytelność źródeł finansowaniaCzytelność źródeł finansowania– Powody zbyt wysokich lub zbyt niskich nakładów w Powody zbyt wysokich lub zbyt niskich nakładów w
porównaniu do cen rynkowychporównaniu do cen rynkowych
Kwalifikowalne koszty projektu
• Wszystkie koszty projektu muszą być kwalifikowalne, niezależnie od tego, przez kogo są ponoszone
• Za kwalifikujące się są uznane koszty:– niezbędne do realizacji projektu– uwzględnione w budżecie – faktycznie poniesione– poparte dokumentami
Kwalifikowalne koszty projektu
Kwalifikujące się koszty projektu są pokrywane z:
• Środków unijnych – 75% EFS
• Środków krajowych-25%budżet państwa
Kwalifikowalne koszty projektu - tabelaTechniczna obsługa projektu Zadania merytoryczne
bez limitu 30% bez limitu zadania zlecone
I. Wydatki związane z personelem
1. pracownicy etatowi beneficjenta (techniczni)
2. osoby zatrudnione na umowę zlecenie / o dzieło do technicznej obsługi projektu
3. firmy wynajęte do technicznej obsługi projektu
1. pracownicy etatowi beneficjenta (merytoryczni)
2. zatrudnione na umowę zlecenie / o dzieło osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej, które świadczą usługi merytoryczne (np. wynajęci trenerzy)
----------------------------------
I. Wydatki związane z beneficjentami ostatecznymi
I. Inne wydatki
1. audyt2. wynajem pomieszczeń3. zakup drobnego sprzętu4. wydatki administracyjne5. materiały promocyjne
----------------------------------
1. osoby prowadzące działalność gospodarczą, które świadczą usługi merytoryczne (np. wynajęci trenerzy)
Programowanie projektuBudżet projektuBudżet projektu
BudżetBudżet
– należy spisać wszystkie planowane wydatki
– należy określić koszt każdego z wydatków możliwie najdokładniej
– należy podsumować koszty
– należy skontrolować podsumowanie i wnieść – ewentualne poprawki w projekcie budżetu – jeśli to konieczne
Programowanie projektuBudżet projektuBudżet projektu
Dobór kadry: następuje na etapie planowania. Należy zaplanować i nazwać członków zespołu projektowego oraz dobrać osoby o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym.
Prawidłowo nazwany personel techniczny: kierownik projektu, ekspert do spraw monitoringu i ewaluacji, asystent kierownika, księgowa, specjalista do spraw promocji i upowszechniania, ekspert do spraw jakości.
Źle nazwany personel: Naczelnik wydziału oświaty, skarbnik, wolontariusz,zastępca dyrektora pup.
Programowanie projektuBudżet projektuBudżet projektu
BIURO PROJEKTU: należy podać lokalizację (np. u lidera partnerstwa) i wyposażenie biura (np. wyposażone w podstawowy sprzęt biurowy, do którego jednak planujemy dokupić komputer dla kierownika zespołu wraz z drukarką, którą drukować będziemy wszelkie ulotki, ankiety itp.)
SALE WYKŁADOWE: należy podać w jaki sposób zostaną wybrane np. w drodze zapytania o cenę, lub zapewni wykonawca kursów wyłoniony w drodze przetargu.
WYKONAWCY: należy podać kto będzie prowadził konferencje, seminaria, szkolenia, warsztaty, przeprowadzał analizy w zakresie realizowanych projektów RSI, jak zostanie wybrany Wykonawca
Umowa Umowa o dofinansowanie o dofinansowanie
projektuprojektu
Elementy składowe umowyElementy składowe umowy•Określenie przedmiotu i podmiotów podpisującychOkreślenie przedmiotu i podmiotów podpisujących• Definicje terminów Definicje terminów • Przedmiot umowyPrzedmiot umowy• PłatnościPłatności• Monitoring, kontrola i audytMonitoring, kontrola i audyt• Zamówienia publiczneZamówienia publiczne• Ochrona danych osobowychOchrona danych osobowych• Obowiązki informacyjneObowiązki informacyjne• Zmiany w umowie i w projekcieZmiany w umowie i w projekcie• Rozwiązanie umowyRozwiązanie umowy• Postanowienia końcowePostanowienia końcowe
UmowaUmowa o dofinansowanie o dofinansowanie
projektuprojektuZmiany w projekcie Zmiany w projekcie Jeśli w trakcie realizacji okaże się, że projekt wymaga istotnych zmian projektodawca jest zobowiązany rozpocząć negocjacje w celu zmiany planu projektu
Projektodawca jest zobowiązany informować końcowego beneficjenta o niewykorzystaniu środków EFS przypadających na okres rozliczeniowy co pozwoli na przekazanie środków na inne projekty
Zmiany związane z terminami realizacji zadań, zmiany numeru konta czy adresu, zwiększenia lub zmniejszenia liczby beneficjentów ostatecznych, zmiany w strukturze kosztów poniżej 15% - wymagają zgłoszenia niezwłocznie lecz nie później niż na 3 miesiące przed zakończeniem projektu
UmowaUmowa o dofinansowanie o dofinansowanie
projektu projektuPłatności Płatności
•Dotacja, transza, kwalifikowalność, rachunekDotacja, transza, kwalifikowalność, rachunek• Zestawienie faktycznie poniesionych kosztówZestawienie faktycznie poniesionych kosztów• Złożenie przez Beneficjenta sprawozdań Złożenie przez Beneficjenta sprawozdań okresowychokresowych• dostępność środków w Instytucji Wdrażającejdostępność środków w Instytucji Wdrażającej• Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowyZabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy• Zwrotu części lub całości dotacji wraz z Zwrotu części lub całości dotacji wraz z odsetkami odsetkami • Środki prawne - odzyskania należnych środkówŚrodki prawne - odzyskania należnych środków
UmowaUmowa o dofinansowanie o dofinansowanie
projektu projektu
Monitoring, kontrola i audyt Monitoring, kontrola i audyt
• Niezwłoczne informowanie o problemachNiezwłoczne informowanie o problemach• Sprawozdania kwartalne, roczne i końcoweSprawozdania kwartalne, roczne i końcowe• Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowejProwadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej• Przechowywania dokumentacji – Przechowywania dokumentacji – do dnia 31.12.2013 r. (pomoc publiczna - 10 lat) do dnia 31.12.2013 r. (pomoc publiczna - 10 lat)
UmowaUmowa o dofinansowanie o dofinansowanie
projektu projektu
Załączniki do umowyZałączniki do umowy
•Wniosek o dofinansowanie realizacji projektuWniosek o dofinansowanie realizacji projektu• Harmonogram realizacji ProjektuHarmonogram realizacji Projektu• Harmonogram płatnoHarmonogram płatnośścici• Wzór Deklaracji wekslowejWzór Deklaracji wekslowej
Informacje strona internetowa
Kwalifikowalne koszty projektu
Informacje dotycząceDziałań ZPORR