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XI Congreso Internacional de la Academia de
Ciencias Administrativas A.C. (ACACIA)
“ Incorporando la tecnología móvil en las
organizaciones”
Capítulo:
Ingeniería y Gestión de Sistemas
Autores:
José Manuel Valencia Moreno
Omar Álvarez Xochihua
Universidad Autónoma de Baja California (UABC)
Facultad de Ciencias Administrativas y Sociales
Blvd. de los Lagos y Zertuche, Valle Dorado
Ensenada, Baja California, 22890
Teléfono: (646)1766600 ext. 165
Fax: (646)1766600
Email: [email protected]
Guadalajara Jalisco, 23, 24 y 25 de Mayo del 2007
“ Incorporando la tecnología móvil en las
organizaciones”
Resumen
Ante las funcionalidades que traen consigo las redes inalámbricas aunada a la
creación de nuevos dispositivos electrónicos cada vez más compactos, más rápidos
y de mayor capacidad de almacenamiento, es necesaria su evaluación y en su
momento, la incorporación de éstos en las organizaciones con el propósito de
mejorar sus procesos de negocios al agilizar la entrega y recepción de información.
En este trabajo se presentará cómo se puede incorporar la tecnología móvil en una
organización, partiendo de lo que es la tecnología móvil y proporcionar algunos
ejemplos de su utilización para finalmente proponer una estrategia de cómo
incorporar la tecnología móvil para innovar los procesos de la organización.
Se muestra que la tecnología móvil servirá para extender el ámbito de la
información corporativa hasta donde se encuentre uno de los miembros de la
organización, que cuente con un dispositivo móvil. Dándose ésta extensión en dos
vías, primero como recepción de información corporativa y en segundo lugar, como
distribución de la información de la organización.
I. INTRODUCCIÓN
Podemos recordar que hace algunos años cuando surgieron las primeras
computadoras, éstas ocupaban grandes espacios físicos y con pocas capacidades
de almacenamiento, de ahí se han ido compactando en tamaño e incorporando
mejoras dramáticas en su desempeño y capacidad de almacenamiento.
De tal forma que hoy podemos tener prácticamente una computadora en la palma
de nuestra mano, que nos permite estar comunicados con otras personas o con la
organización misma en donde laboramos.
Si la comunicación se da sin medios alámbricos o sin cables, entonces decimos
que son inalámbricos, tal como los celulares, que no necesitan estar conectados con
cables a la red de telefonía celular.
Este tipo de dispositivos móviles han tenido un gran avance tanto en sus
capacidades técnicas como en su uso cotidiano.
Esta tendencia de crecimiento es a nivel mundial. Algunos datos estadísticos
señalan que en el planeta se han vendido alrededor de 825 millones de teléfonos
celulares [1], pero para otros alrededor de 600 millones [6]. Y las proyecciones al
2007 se cree que habrá funcionando alrededor de 2 mil millones [2].
Esta tendencia mundial se puede comprobar no solo en países como China,
Estados Unidos o en Europa, sino en México y Latinoamérica.
Para darnos una idea del número de celulares y su tasa de crecimiento, la prensa
nacional ha dado a conocer algunas de esas cifras. En el periódico La Jornada se afirma que “cuatro de cada 10 habitantes” mexicanos, cuenta con un aparato
telefónico móvil. Esto es, alrededor de 44 millones de usuarios en México,
representando un incremento del 26.5 por ciento al año anterior [3]. El caso de
Argentina es parecido, ahí “tres de cuatro argentinos ya tienen celular” [1].
Con esta tendencia de crecimiento tan visible no es difícil vislumbrar que este tipo
de dispositivos empieza a cobrar una importancia considerable desde el punto de
vista del uso o de su aprovechamiento dentro de una organización, para que ésta
sea más competitiva en este ambiente globalizado y de mucha competencia [24].
De hecho, para la consultora internacional Gartner, la tecnología móvil será una
“herramienta de negocios indispensable para reducir costos y capitalizar nuevas
oportunidades de negocios” [25].
II. LA TECNOLOGÍA MÓVIL
La tecnología móvil está formada por los siguientes elementos básicos: un
conjunto de dispositivos que se comunican y un medio de transmisión o
comunicación. Los primeros fungen como transmisores y receptores, mientras que el
medio es conocido también como el canal por donde fluirá la información que se
comparte [26].
Los dispositivos que intervienen en la tecnología móvil son por definición, aquellos
que no utilizan cables para conectarse a una red.
El dispositivo móvil más conocido es sin duda el teléfono celular. Así lo prueban
los datos que se han presentado, sin embargo, al hablar de dispositivos móviles es
más que la telefonía celular.
Otro dispositivo móvil que tiene un crecimiento importante, es el Asistente
Personal Digital (PDA, por sus siglas en inglés) y Hand Helds. Además se
consideran también como dispositivos móviles a las “hand held”, los
radiolocalizadores o comunicadores (beeper, pager), impresoras móviles, algunos
dispositivos periféricos y hasta juegos de video.
Los dispositivos móviles entonces, son
aquellos aparatos electrónicos portátiles que se
enlazan a un sistema de comunicación sin el
uso cables. Por ejemplo, los teléfonos celulares
en lugar de cables, utilizan ondas hercianas
para conectarse a una central telefónica [4].
Todos ellos comparten características similares: pequeños en tamaño, conexión
inalámbrica, pantallas reducidas, teclado diminuto, sistemas operativos que son un
subconjunto de funcionalidades de lo que normalmente tiene un sistema operativo
de escritorio.
Los dispositivos móviles presentan dos tipos de conexiones, la alámbrica e
inalámbrica. Debido a que el enfoque de este trabajo, “móvil”, se considera
solamente el tipo de conexión inalámbrica.
Una conexión inalámbrica es aquella que no utiliza medios de propagación físicos,
es decir, no utiliza cables conductores [4]. Más bien se basa en la conexión a través
de la modulación de ondas electromagnéticas [7].
Actualmente, la conectividad inalámbrica puede servir para enlazar los dispositivos
a redes de área personal (PAN), redes de área local (LAN) y redes de área amplia o
extensa (WAN). Todo dependerá de la distancia pues cada tipo de red tiene cierta
cobertura y tecnologías asociadas [5].
Las PAN tienen un alcance de 9 a 30 metros [8], utilizan la tecnología Bluetooth y
rayos Infrarrojos (IR) para su conexión [9]. Se pueden crear enlaces entre teléfonos
celulares, PDA, computadoras de escritorio y computadoras portátiles o laptops y
demás dispositivos móviles.
El radio de acción de las LAN oscila entre 150 y 1,500 metros dependiendo del tipo
y cantidad de paredes, es decir, de la penetrabilidad que se logre a través de los
muros. Se asocia la tecnología WiFi a este tipo de red.
Las WAN ofrecen una cobertura
muy extensa, de un estado o de un
país. Sin embargo, pueden presentar
dificultades para penetrar al interior de
algunos edificios. Ejemplos de
tecnología para las WAN son las
redes de telefonía celular, sistemas
globales para comunicación móviles
(Global System for Mobile
communications, GSM), el servicio
general de radio por paquetes
(General Packet Radio Services,
GPRS), sistemas de acceso múltiple
digital (Code Division Multiple Access, CDMA), y los GSM mejorados (Enhanced
Data for GSM Evolution, EDGE) [10].
Bluetooth es una tecnología que está siendo usada ampliamente, sobre todo en el
ámbito de la telefonía celular. Bluetooth elimina los cables para conectar dispositivos
móviles y fijos entre sí. Se basa en la radiofrecuencia de corto alcance, de bajo
consumo, de bajo costo y puede gestionar la transmisión de voz y datos
simultáneamente [11].
En el tema inalámbrico, se debe mencionar la tecnología WiFi, que es el término y
marca registrada creada por la compañía WiFi Alliance, que describe los estándares
de una red de área local inalámbrica (Wireless Local Area Network, WLAN), basados
LAN
WA
PAN Bluetooth, WiFi, IR
WiFi
GSM, CDMA, EDGE
Tipos de Redes Inalámbricas
en las especificaciones IEEE 802.11 [21].
Otra tecnología que se está utilizando para compartir información es la conocida
como Identificación por Radiofrecuencia (Radio Frecuency IDentification, RFID).
RFID es un sistema que transmite la identidad (en forma de un número único) de un
objeto o persona en forma inalámbrica usando las ondas de radio [22].
La tecnología de rayos Infrarrojos (InfraRed, IR) nos permite enviar y recibir
información. Infrarrojo significa debajo del color rojo, asociado a la radiación
electromagnética mayor que la longitud de onda de la luz visible y menor que la de
las microondas. IrDA es un estándar que define una forma de implementar el uso de
esta tecnología [23].
Como se puede constatar, existen en la actualidad diversas alternativas para la
transmisión y recepción de datos a través de los dispositivos móviles.
La tecnología móvil es entonces, aquella tecnología que usa la conexión
inalámbrica la comunicación entre sus dispositivos, así como las aplicaciones e
información que tiene asociadas.
III. USOS
¿Cómo se ha estado utilizando la tecnología móvil? A continuación se presentan
algunos casos reportados y documentados de aplicaciones que utilizan dispositivos
móviles y en general la tecnología móvil. El propósito es conocer la amplia gama de
aplicaciones que se pueden desarrollar, prácticamente en cualquier tipo de
organización.
Para iniciar está el caso de una flota de trasporte público en Italia, en donde han
adoptado dispositivos móviles capaces de conectarse a una red inalámbrica para
obtener los datos de los autobuses y en base a ellos determinar si necesitan
mantenimiento [12].
La empresa estadounidense Schwan se encuentra en el mercado de los alimentos
congelados, equipó a sus vehículos repartidores con hand helds e impresoras
portátiles para registrar ventas, imprimir recibos y facturas, así como para
administrar los inventarios. Los resultados fueron un crecimiento del negocio [13].
“Salud Electrónica” es un centro de investigación y desarrollo de la telemedicina en
Tromso, Noruega. Ellos han desarrollado una aplicación basada en componentes
estándares que se adecúa al ritmo diario de los pacientes. Esta aplicación le da
seguimiento a la diabetes en niños [14].
El ayuntamiento de Oslo, Noruega, está implementando un sistema computacional
para el mantenimiento y funcionamiento de sus estaciones de bombas de agua, a
través de dispositivos inalámbricos. Con PDA’s van a reprogramar y ajustar cada
bomba de agua [15].
El concepto de imagen móvil que está en la fase de prototipo, ha sido desarrollado
por Nokia y Fujifilm, se trata de compartir y enviar imágenes desde una cámara
digital con bluetooth hacia un celular o al servicio en línea de Fujifilm en donde se
imprimirá [16].
El Centro de Cáncer de la Mujer en Palo Alto California, ha implementado un
sistema computacional con PDA’s para el manejo de los datos del paciente, las
solicitudes de seguros médicos y calendarización de citas. Estas actividades
involucraban el llenado de formas a mano o enviados por fax y luego capturar a un
sistema, ahora es automático [17].
En la agricultura, la Granja Paramount en Estados Unidos, ha agilizado su proceso
de cosecha y entrega del pistacho, utilizando RFID, Pocket PC’s, lectores de códigos
de barra. El resultado es que ha mejorado el proceso general de la cosecha [18].
La Universidad de San Diego California (UCSD) está utilizando PDA’s para
mejorar la experiencia educativa en equipos multidisciplinarios, buscando enriquecer
la experiencia de las clases a través de la interacción uno a uno (entre compañeros
y profesores), además de mejorar el sentido de comunidad y de enganchar más a
los estudiantes al proceso de aprendizaje [19].
La mayoría de estos casos fueron implementados algunos años atrás, pero hoy en
día con el advenimiento de servicios de red de banda ancha para los teléfonos
celulares, no es difícil de imaginar que el tipo de aplicaciones irá en un crecimiento
espectacular, tanto en cantidad como en calidad y complejidad.
Ahora podemos desde un celular estar viendo la programación de televisión,
podemos estar conectados siempre a Internet, estar monitoreando la cámara Web
que se instaló en una casa o negocio [20].
Ya se están ofreciendo más dispositivos con tecnologías bluetooth, como o
accesorios para teléfonos celulares llamados “manos libres”, y para comunicar
dispositivos móviles entre sí (celulares, PDA, notebook, etc.) [9].
Estas aplicaciones que se han mencionado, al igual que muchas otras, tienen un
factor en común y es que los dispositivos móviles se conectan de forma inalámbrica
a un servidor u otros dispositivos en donde se realiza el procesamiento de la
información.
Desde el punto de vista de los sistemas de información, la tecnología móvil
básicamente apoya a dos procesos importantes: la entrada y la salida de los datos.
Desde los dispositivos móviles se pueden capturar los datos de entrada que
necesite cierta aplicación que se ejecuta en un servidor dentro de la organización.
Por supuesto, la conexión sería en forma inalámbrica, ya sea directamente al
servidor o a través de aplicaciones Web. Los dispositivos móviles al ser el medio de
captura de datos, juegan el papel de dispositivo de entrada de datos del sistema.
La fase del proceso de la información se realiza en un servidor ya que los
dispositivos móviles por su propia naturaleza, tienen una memoria y capacidad de
procesamiento muy limitadas.
Una vez que la aplicación genera un resultado o la respuesta a una petición, los
datos de salida pueden ser transmitidos hacia un dispositivo móvil. Así entonces, los
dispositivos móviles funcionan como un dispositivo de salida del sistema, es decir,
una extensión de los sistemas computacionales existentes.
Sin embargo, hay aplicaciones como juegos, agendas, mapas, diccionarios, etc.
que se pueden ejecutar en el mismo dispositivo móvil, es decir, que no interactúan ni
con otros dispositivos ni con otros sistemas.
El verdadero valor entonces del uso de los dispositivos móviles en una
organización, sin duda está en su integración a los sistemas computacionales
existentes, fungiendo como una extensión de ellos.
La utilización de las PAN Inalámbricas (WPAN), las LAN inalámbricas (WLAN) y
las WAN inalámbricas (WWAN) junto con los dispositivos móviles, tiene un gran
potencial de aplicaciones realmente útiles en áreas como la medicina, seguridad,
control de procesadores, entretenimiento y prácticamente todas. Estamos inmersos
en un nuevo estilo de vida en donde los límites entre el hogar, la oficina y el mundo
exterior son cada vez más difusos.
IV. LA ESTRATEGIA
Para iniciar el proceso de incorporación de la tecnología móvil a una organización,
es necesario considerar sus tipos de trabajadores, su plataforma tecnológica y el tipo
de aplicaciones que se pueden atender.
Básicamente hay que identificar los tipos de trabajadores que existen, desde el
punto de vista de la permanencia en un lugar de trabajo específico. Hay que verificar
si los trabajadores permanecen en sus lugares físicos de trabajo o tienen que salir
de ellos. ¿Cuántos y cuáles salen constantemente? ¿Por cuánto tiempo? ¿Qué tipo
de trabajo realizan afuera de la oficina?
Esto es importante porque el tipo de trabajador que tiene que salir con frecuencia,
es un usuario potencial de la tecnología móvil. La naturaleza de su trabajo así lo
requiere.
Otro punto es considerar la plataforma tecnológica que posee la organización.
¿Hay red?, ¿qué posibilidades hay de que se incorporen dispositivos inalámbricos a
la red?, ¿es factible que se invierta en algunos dispositivos móviles? Estas
preguntas son las que pueden surgir con mayor frecuencia y que nos dan un
panorama sobre lo que se puede hacer desde el punto de vista tecnológico.
Se puede suponer que dentro de una organización exista una red, por más sencilla
que ésta sea, la cual podrá utilizarse para compartir información con los dispositivos
móviles.
Las aplicaciones son el tercer punto y hay que considerar que no todas las
aplicaciones tienen sentido de ser móviles.
El verdadero valor de la tecnología móvil es ayudar a los trabajadores a que hagan
más eficiente su trabajo, facilitando la interacción con la información de la
organización en cualquier lugar que está y en cualquier momento.
Otras de las justificaciones de ésta tecnología es que pueden hacer más eficientes
los procesos de negocio de una organización, trayendo consigo un ahorro de dinero
o de tiempo.
Para Chris Bennet, un desarrollador de software y escritor estadounidense, existen
dos criterios básicos para decidir sobre qué aplicaciones pueden ser llevados a la
movilidad, siendo estos: tiempo y lugar [27].
El tiempo es factor crítico porque existe información en la organización que está
cambiando rápidamente, como por ejemplo el inventario de productos. El lugar
también es importante porque en cualquier lugar en que se encuentra un trabajador,
ya sea frente a la computadora de su oficina o en restaurante o en la oficina de un
cliente, debe tener la capacidad de acceder a la información que necesita para
realizar su trabajo.
Considerando los factores anteriores, se puede ir definiendo una estrategia con el
propósito de introducir la tecnología móvil a la organización.
El primer paso es hacer un recuento de la situación actual en cuanto a la movilidad
de la organización, es decir, trabajadores que salen con frecuencia de su oficina, las
aplicaciones y/o información que estos trabajadores necesitan, dispositivos móviles
que existen o que se pueden adquirir en el corto plazo y la plataforma tecnológica
existente.
Es importante saber quienes y cuántos son los trabajadores que salen con
frecuencia de sus oficinas o que no están frente a sus computadoras por un buen
periodo de tiempo, estos son los trabajadores móviles, porque andan de un lugar a
otro. Así mismo de importante, es conocer qué aplicaciones e información necesitan
para realizar sus trabajos fuera de sus oficinas, pues estas son las aplicaciones foco
de la atención de la tecnología móvil. Y también es importante conocer el hardware
con el que se cuenta o se podrá contar para la comunicación inalámbrica.
En conjunto, esta información nos proporcionará un panorama general pero muy
concreto de lo que se puede hacer móvil en la organización.
El segundo paso es detectar las oportunidades en donde se puede usar la
tecnología móvil. Aquí el enfoque es que se deben encontrar aquellas actividades
que realizan los trabajadores móviles de la organización, y que les consume más
tiempo.
Del paso anterior se puede tomar la lista de este tipo de trabajadores y de las
aplicaciones e información que necesitan, pero en este paso se profundiza más,
para encontrar las actividades dentro del proceso de su trabajo. El propósito es
obtener las actividades que se realizan fuera de la oficina de los trabajadores
móviles, haciendo un fuerte énfasis por un lado en las que consumen más tiempo y
por otro lado las que son más propensas a errores, esto es, aquellas actividades en
las que se escriben en papel los datos y que después tengan que reescribirlos en
un sistema más adelante.
El siguiente y tercer paso es consultar al encargado del área de Sistemas o de
Tecnologías de Información de la organización, para platicar sobre el proyecto de
tecnología móvil. A fin de cuentas el proyecto móvil compartirá la infraestructura
tecnológica, las mismas bases de datos y hasta los mismos usuarios. Además, es
posible que ésta área ya tenga planeado la incursión del uso de dispositivos móviles.
El área de sistemas o de Tecnologías de Comunicación, debe tener las políticas
de desarrollo de software como de hardware a las que el proyecto móvil se debe
apegar. Por eso es muy importante contar con el apoyo de ésta área de la
organización.
La tecnología móvil va a actuar como un nuevo dispositivo de entrada y/o salida
para las aplicaciones ya existentes, no se van a cambiar las estructuras de las bases
de datos, ni sufrirán cambios importantes las aplicaciones.
Por ejemplo, cuando se realiza una venta, el sistema de inventarios se modifica, la
venta se puede hacer desde la computadora de una caja o desde la computadora de
un vendedor. Ahora con la tecnología móvil en lugar de usar una computadora para
realizar la venta, se utilizará un dispositivo móvil, fungiendo así como un nuevo
dispositivo de entrada y de salida.
Así entonces, la tecnología móvil proporcionará un medio más hacia donde
extender la entrada y salida de información de los sistemas existentes.
Como cuarto y último paso de la estrategia, está la planeación y ejecución de un
proyecto piloto o prototipo.
Junto con el área de sistemas o de tecnologías de información de la organización,
se debe formular un plan la implementación de un pequeño proyecto piloto o
prototipo de una aplicación móvil.
Éste debe ser un proyecto sencillo cuyo fin es mostrar la utilidad de la tecnología
móvil. Se pueden incluir dos o tres empleados de esos móviles, usando cada uno un
dispositivo móvil, que para fines de experimentar, de preferencia que sean
diferentes. Y utilizar una de las funcionalidades de una de las aplicaciones
detectadas en el paso uno y dos.
Será de suma importancia monitorear el tiempo del proceso con esta nueva
tecnología, para conocer si en realidad se reducen los tiempos o se cumplen las
metas para el cual fue creado el prototipo.
Una vez que se ha comprobado el éxito del prototipo, será tiempo de ir pensando
en ensanchar el alcance del prototipo.
En contraparte del éxito del prototipo, es necesario que se monitoreen también los
riesgos o dificultades que puedan ir surgiendo. Es probable que con el alcance del
prototipo no se logren vislumbrar claramente los nuevos retos que pudiera implicar la
tecnología móvil, pero al extender su alcance podrían ir surgiendo algunos riesgos,
como aspectos de seguridad en las redes inalámbricas, situaciones de pérdida de
dispositivos móviles, etc.
Las aplicaciones que más se recomiendan para iniciar la incorporación de la
tecnología móvil a la organización, son las siguientes: correo electrónico y
mensajería instantánea, sistemas de CRM (Customer Relationship Mangement,
siglas en inglés), sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, siglas en inglés)
[28].
En una encuesta realizada por la revista “Network Computing”, de las
organizaciones encuestadas se obtuvo que las tres aplicaciones móviles más viables
a usar como pruebas piloto para probar la tecnología móvil son correo electrónico y
mensajería instantánea, acceso a bases de datos y trabajos específicos en sus
mercados verticales [29].
Como se puede inferir, los dispositivos móviles son la extensión natural de los
sistemas existentes en la organización. Extensión hacia donde se puede entregar y
recibir información, ya sea en la oficina del trabajador o en donde éste se encuentre.
Conocer la situación móvil de la organización • Trabajadores, aplicaciones, dispositivos y plataforma tecnológica
Detectar oportunidades de aplicación • Procesos y actividades
Consultar a la dirección de Sistemas/Informática/TI de la organización
• Trabajar junto con esa área de la organización
Planear/ejecutar un proyecto piloto • Probar algunas funcionalidades y después extender su alcance
Tabla 1. Resumen de los pasos de la estrategia
V. CONCLUSIONES
La tecnología móvil está formada por los dispositivos móviles, conexión inalámbrica
y aplicaciones que las utilizan para compartir información.
Debido al gran crecimiento de éstos dispositivos móviles tanto en mejores
capacidades de procesamiento y de almacenamiento, así como el advenimiento de
mayores bandas de conexión sin cables, es necesario que las organizaciones
analicen cómo pueden incorporar la tecnología móvil a sus procesos de negocios
para apoyar a sus trabajadores que frecuentemente tienen que salir de su oficina
para realizar sus trabajos.
La estrategia que se ha propuesto es sencilla, primero conocer la situación de la
organización en cuanto a la movilidad se refiere, esto es, qué trabajadores son los
que andan constantemente moviéndose de lugar y las aplicaciones o información
que requieren, así como el tipo de infraestructura tecnológica.
Al conocer los trabajadores y las aplicaciones/datos que necesitan, se pueden
definir las actividades o partes de los sistemas que serían los candidatos para
llevarse un proyecto de tecnología móvil dentro de la organización.
Después es necesario contactar al área de sistemas o de tecnologías de
información de la organización para platicar con ellos acerca del proyecto y ver la
factibilidad de llevar a cabo todo o parte de él, así como sus metas.
Finalmente, juntos definen un prototipo o proyecto piloto para llevarlo a su
implementación y monitoreo.
La idea principal es empezar con un prototipo de alcance corto, pero que pueda
demostrar las ventajas de usar la tecnología móvil en la organización y después
ampliar su alcance.
Para los sistemas existentes en la organización, la tecnología móvil será un medio
más de entrega y recepción de información, pues los dispositivos móviles servirá
como un medio de entrada y/o de salida de información. Hay que incluirlos más
temprano que tarde.
REFERENCIAS
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en http://www.elmundo.es/navegante/2005/07/01/entrevistas/1120214617.html
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[14] ConnectBlue, “Bluetooth supervision of children with diabetes”. Disponible en
http://spanish.bluetooth.com/NR/rdonlyres/826F390EC82E43A49810
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http://spanish.bluetooth.com/NR/rdonlyres/4BCB7259F6434A27855C
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http://www.informit.com/articles/article.asp?p=29473&rl=1
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