[xls] · web view308 9/2/2015 9/9/2015 40 9/14/2015 12/31/2015 0 0 309 9/2/2015 9/9/2015 1...

1 2 3

No TIPO DE HALLAZGO

1 CGR-CDSS-018 Julio de 2014



CARACTERISTICA DEL HALLAZGO (INFORMACION SUMINISTRADA POR LA OCI)

Total General (ID Evidencia)

NO. AUDITORÍA Y \O EVALUACIÓN

FECHA EMISION DE INFORME

DD/MM/AAAA

A12

Jaime Giraldo Cruz Cruz: SISTEMAS JURIDICO, VCALIDAD



10 2 AR- CGR Hallazgo CGR / Vigencia 2008

55 Hallazgo No. 49 CGR-CDSS-No. 013 Junio de 2013

56 Hallazgo No. 31 CGR-CDSS-No. 013 Junio de 2013

67 22 CGR-VIGENCIA 2011

Hallazgo CGR / Vigencia 2012



A18

Jaime Giraldo Cruz Cruz: JURIDICO, FRO


210 Actividad 1 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 Hallazgo CGR / Vigencia 2014

210 Actividad 2 CGR-CDSS-098 Enero de 2015

211 Actividad 3 CGR-CDSS-098 Enero de 2015



242 Actividad 1 77 12/11/2014 Oportunidad de Mejora


254 C.I No. 7X 11/26/2014 OM

259 73 6/11/2014 Oportunidad de Mejora

272 59 11/30/2014 Oportunidad de Mejora

295 Actividad 3 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR



311 Actividad 1 2015-03 10/15/2015 No Conformidad

312 Actividad 2 2015-03 10/15/2015 Oportunidad de Mejora


313 Actividad 1 12/4/2015 Hallazgo CGR


314 12/4/2015 Hallazgo CGR


CGR-CDSA-00741

CGR-CDSA-00741

CGR-CDSA-00741

CGR-CDSA-00741

316 2015-05 10/27/2015 No Conformidad

317 2015-05 10/27/2015 Oportunidad de Mejora



Actuación Especial PAE 2014-2015



321 Actiividad 2 18/04/2016 Hallazgo CGR






344 2015-06 11/30/2015 Observación

345 Actividad 1 2015-06 11/30/2015 Observación




351 Actividad 1 2016-AE DNDA 4/15/2016 Oportunidad de Mejora


355 2015-AE 10/16/2015 No Conformidad




359 2015-AE 10/16/2015 Oportunidad de Mejora

360 2015-AE2 12/1/2015 Oportunidad de Mejora

361 N.A. 6/19/2015 No Conformidad

4 5 6

MACROPROCESO PROCESO

3

3

3


NO. \ CÓDIGO DEL HALLAZGO

Fortalecimiento de la Educación Preescolar, Básicay Media - Calidad



3

3

12 02 002



Fortalecimiento de la Educación Preescolar, Básica y Media -

Cobertura

18 01 100

14 04 000

22 Mejoramiento


Cobertura


Cobertura

3

#REF!



Cobertura

17

18


Cobertura


Cobertura

OM 003 Atención al Ciudadano


OM002

OM-001 Gestión Documental

Fortalecimiento de la Educación Superior - Cobertura

Fomentar laampliación decobertura delsistema educativo

OM1 Mejoramiento

Hallazgo 13 Contratación e Interventoría Poscontractual

Hallazgo 14

“Administrar Riesgos”,

Fortalecimiento de la Educación Superior

Fomentar la ampliación de cobertura del sistema educativo

Hallazgo 14 Planeación

NC 001 Contratación e Interventoría POSCONTRACTUAL

OM 001 Contratación e Interventoría

OM 001 Contratación e Interventoría

TODOS LOS PROCESOS AUDITADOS

TODOS LOS PROCESOS AUDITADOS

1

1

2

3


Eficiencia

Apoyo al Mejoramiento de la Gestión Administrativa de las Secretarías de Educación


Eficiencia



Eficiencia



Eficiencia


1 MEJORAMIENTO

1 MEJORAMIENTO

Hallazgo 195

Hallazgo 196 Asistencia técnica

Mantener información actualizada del SIG

Administración de riesgos

DISEÑO Y FORMULACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS EN

EDUCACIÓNDiseño de

instrumentos

IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICA PÚBLICAS

Hallazgo 196 MONITOREO Y ASEGURAMIENTO



Monitoreo del servicio educativo



NC001 Gestión de Servicios TIC





Aplica a todos los Procesos Auditados






OM001 Gestión de Servicios TIC Provisión de Servicios






OM002 Gestión de Servicios TIC


Gestión deIncidentes









Estrategia y Plan de Desarrollo de Servicios TIC


OB001 Gestión de Servicios TIC



Aplica a Todos los Procesos Auditados

Provisión de Servicios TIC


OB003 Gestión de Servicios TIC Provisión de Servicios

OB003 Gestión de Servicios TIC Provisión de Servicios

OM001 Gestión de Servicios TICSubdirección de Contratación

Aplica a todos los procesos

OM001

OM001

OM002

Gestión de Servicios TICSubdirección de Contratación






OM003

OM004

1 Gestión deTecnologia






2 Gestión de Tecnología



1 Secretaría General



1

1 de 1 EVALUACIÓN

Proceso de Comisiones PTA

Realizar Evaluación Independiente

7 8

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO


NIVEL DE IMPACTO \ EFECTO

Sistema de Gestión de Calidad Educativa - SIGCE. Inconsistencias en las consultas y reportes generados. La informaciónmostrada en las consultas y reportes presenta errores en los cálculos de algunosindicadores y en la exportación de la información a archivos tipo PDF o Excel.

Bajo porcentaje de actualización: La información registrada en el SIGCE espoco utilizada para la gestión, seguimiento y diagnóstico oportuno de la calidad dela educación, por parte de las SE, debido a su bajo porcentaje de actualización.

Módulos no habilitados o fuera de uso: El módulo MTIC no tiene la información actualizada. El módulo de Evaluaciones tiene poca utilización por falta de integración con otros sistemas, por la falta de cargue de información o por lapoca capacitación en el uso de estos módulos

Crítico

Retroalimentación y seguimiento a la información cargada. No se registra un seguimiento y acompañamiento del MEN y las Secretarías de Educación en el proceso de articulación de los PEI, PMI y PAM.

Ambiente poco amigable y poco práctico. Los usuarios del sistema muestran poco interés en el uso del aplicativo por sus constantes bloqueos al momento de ingresar, por falta de soporte técnico de manera idónea y oportuna y por falta de capacitación, lo cual no ha permitido una apropiación adecuada de la herramienta por parte de los usuarios

Construcción y Dotación de Establecimientos Educativos. Dentro del Plan Sectorial 2006-2010, el Ministerio de Educación Nacional estableció como una de las actividades de la Política de Cobertura, el financiar el diseño, construcción y dotación de nueva infraestructura educativa para 46 establecimientos educativos en las zonas marginales de extrema pobreza en diferentes entidades territoriales que de acuerdo con el Sistema de Información de Población Desplazada –SIPOD -, presentan alta recepción de población desplazada, para que a su vez dichas entidades territoriales las entreguen en concesión por un periodo no inferior a doce (12) años. Ahora bien, con corte a marzo de 2009 y habiendo transcurrido tres años desde el inicio del proyecto, se pudo establecer que a la fecha no se han terminado de construir los 46 establecimientos educativos propuestos, igualmente los procesos de contratación para el diseño y para la construcción aún no han iniciado en la mayoría de los entes territoriales. Así las cosas, con estos retrasos se han dejado de beneficiar a la población estudiantil vulnerable por la inoportunidad en la construcción de dichos centros educativos, considerando que el término para el cumplimiento de dicha meta vence en la vigencia 2010.

Recursos Entregados en Administración de convenios con diferencia en saldos. Los informes de ejecución financiera emitidos por los supervisores y/o contratistas de los siguientes convenios reportan saldo por ejecutar diferente del saldo* Contratos 551/2012, 134/2009, 5/1989, 596/2010, 4/2004, 520/2012, 212/2011, 595/2011, 759/2009, 360/2012, 1614/2009 y 771/2012

En los convenios 419 del 24/07/2012 suscrito con la Fundación Argos y551 de 17/09/12, con la Fundación Empresa Privada Compartir se evidenció incumplimiento de la cláusula correspondiente a la ejecución de los recursos antes del 31/12/12, los cuales permanecen en las cuentas bancariasde las fundaciones, sin evidenciar el compromiso real de los mismos

Liquidación de Convenios: Los saldos de los convenios 004/04 por $1.268 millones y 939/08 $1.002 millones presentan incertidumbre en el primero (no se conoce su ejecución real y para el segundo, lo sobrestima (se reporta una ejecución total). En ambos casos, no se presentan movimientos contables desde el 2009, faltando los reportes finales de interventoría y de liquidación

Obras de infraestructura educativa

Ambiente poco amigable y poco práctico. Los usuarios del sistema muestran poco interés en el uso del aplicativo por sus constantes bloqueos al momento de ingresar, por falta de soporte técnico de manera idónea y oportuna y por falta de capacitación, lo cual no ha permitido una apropiación adecuada de la herramienta por parte de los usuarios

Obras de infraestructura educativa

Calidad muro de fachada del megacolegio Quinto Centenario - Santa Martha (F, D): FONADE, quien tuvo a cargo la gerencia integral del proyecto de construcción del Megacolegio l.E Quinto Centenario ubicado en el sector Bureche de la ciudad de Santa Marta, autorizó la instalación de una estructura de fachada en dicha institución sobre la que se evidencia un riesgo para la integridad de los estudiantes.

Crítico

Crítico

Falta de precision en los procesos.- l recurso humano a cargo del proceso Legalizardocumentos de IES y gestionar certificados deeducación superior, consta de un coordinador, unprofesional y 14 auxiliares bachilleres, los cualespertenecen al tercero BPM Consulting Ltda. Dichopersonal no cuenta con la formación específica quele permita determinar de manera certera lasupuesta falsedad o no de la documentación alegalizar. Lo anterior debido a que estascapacitaciones no fueron incluidas en elCronograma de Capacitación presentado en lapropuesta por el contratista.Adicionalmente, el proceso Legalizar documentosde IES y gestionar certificados de educaciónsuperior, carece de términos para determinar eltiempo de retención del documento que se presumefalso. De igual forma carece de base de datos quepermita evidenciar la trazabilidad de las actividadesque se realizan con ocasión de la retención dedocumentos presuntamente falsos. Lo anterior debido a que no se ha considerado como un insumoimportante para la generación de valor agregado enlas actividades del proceso.


Crítico


MODERADO

Moderado

Matriz de riesgos desactualizada y mal diseño de controles.Se observó en la matriz de riesgos de la Subdirección de DesarrolloSectorial que está desactualizada en cuanto a los controles, seobservaron controles que son actividades cotidianas de lasubdirección que no mitigan o evitan el riesgo, como por ejemplo: El control “Existencia de medios (Escritos y electrónicos) paradivulgación tanto interna como externa”. “Realización de estudios para consolidar información”.Así mismo se observó que existen controles que son proyectos quefueron ejecutados hace más de dos años como por ejemplo: “Existencia y mejoramiento del SNIES y Observatorio Laboralpara la Educación, implementación del Spadies, que den cuentade la información por departamentos y desarrollo de estudiospara establecer líneas base”. “Desarrollo de la Estrategia de Movilización de la Demanda,Buscando Carrera”.Con la desactualización de la matriz de riesgos se tiene comoconsecuencia la no identificación de las oportunidades de mejoracontinua y el no aseguramiento de las correcciones necesarias quepermita lograr un nivel aceptable de riesgo residual.Exposición Potencial: Incumplimiento de los objetivos delmacroproceso por no contar con controles efectivos que mitiguen losriesgos e impactos sobre los resultados relacionado con elSubsistema de Control Estratégico, ítem 1.3. Administración deriesgos del MECI y posible incumplimiento del literal g. del numeral4.1 Requisitos Generales, de la norma NTC GP 1000:2009, en elliteral g) que describe “…establecer controles sobre los riesgosidentificados y valorados que puedan afectar la satisfacción delcliente y el logro de los objetivos de la entidad.”

Indicador que no mide el cumplimiento de lo planificado para el Macroproceso:Se identificó que aunque el Macroproceso cuenta con un indicador en el SIG (NO. DE DEPENDENCIAS CON ARCHIVOS DE GESTION AL DIA / NO. TOTAL DE DEPENDENCIAS DEL MEN), aplicado y analizado, este no permite controlar integralmente el cumplimiento de lo planificado para el Macroproceso, lo que hace que no se cuente con los datos suficientes para determinar si cada uno de los procesos están cumpliendo con su objetivo, situación que podría llegar a generar el incumplimiento del numeral 8.2.3 de la norma NTC GP 1000:2009.

Leve

Leve

N/A

Se evidenció que existe un borrador con las políticas, lineamientos generales y directrices para la administración del Sistema Integral de Gestión de Riesgos, el cual contribuirá a la mejora continua, a la medición, control y monitoreo de los riesgos asociados a la ejecución de los procesos del Ministerio, incluidos los riesgos de corrupción, que aún no ha sido aprobado formalmente por el Comité Directivo.

Los rendimientos financieros generados en el marco del convenio 134 de 2009 suscrito con el ICETEX, de los meses de enero hasta junio de 2014, fueron reintegrados a la dirección del Tesoro Nacional tardíamente, es decir el 7 de julio de 2014.

Incumplimiento de metas contempladas en el Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014 y el plan de acción 2014.

Crítico

Crítico

Crítico

Incumplimiento de metas contempladas en el Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014 y el plan de acción 2014.

De conformidad con el listado de contratos con improcedencia de liquidacion, se evidencia que 848 no han sido liquidados en el plazo previsto en el artículo 11 de la ley 1150 de 2007

Las carpetas de contratos no poseen la documentación completa, en especial la correspondiente a la ejecución de la contratación, como son informes, certificados de cumplimiento y pagos, lo que no permite evidenciar el estado actual del proceso contractual en la carpeta.

Las carpetas de contratos no poseen la documentación completa, en especial la correspondiente a la ejecución de la contratación, como son informes, certificados de cumplimiento y pagos, lo que no permite evidenciar el estado actual del proceso contractual en la carpeta.

Alto (solo para riesgos)




Información Presupuestal reportada por las entidades del Orden Nacional que ejecutan recursos del PGN a la CGR y el SPI, en cuanto a los recursos dirigidos a las comunidade Indígenas y negras o afrocolombianas en el marco del PND 2014 - 2018

Información Presupuestal reportada por las entidades del Orden Nacional que ejecutan recursos del PGN a la CGR y el SPI, en cuanto a los recursos dirigidos a las comunidade Indígenas y negras o afrocolombianas en el marco del PND 2014 - 2018

Falta de Asesoría Técnica para la construcción de indicadores de medición y seguimiento de los proyectos de inversión dirigidos a cumplir con los acuerdos celebrados entre el Gobierno Nacional y la MPCI en el marco del proceso de consulta previa al PND 2014 - 2018

Sobre el cumplimiento de acuerdos realizados entre el Gobierno Nacional y las comunidades indígenas y lo estipulado para comunidades negras o afrocolombianas, raizales y palenqueras en el marco del PND.

Leve

Moderado

N/A

N/A

Control de documentos del SIG .Se encuentran fichas técnicas (documentos) desactualizadas en el Sistema Integrado de Gestión, con respecto a las actividades realizadas por cada proceso. En las diferentes auditorías internas realizadas a los Macroproceso (Fortalecimiento de la Educación Primera Infancia, Fortalecimiento de la Educación Preescolar, Básica y Media, Gestión Administrativa, Contratación, Gestión Jurídica, Gestión de Cooperación, Gestión de Talento Humano y Gestión de Servicios TIC), se encontraron documentos desactualizados publicados en el SIG. Sin embargo, de acuerdo con la aclaración realizada por la SDO, las actualizaciones se encuentran listas para ser publicadas en el Sistema Integrado de Gestión

Gestión de riesgos Se evidenciaron debilidades en la identificación, análisis y valoración del riesgo en los procesos del MEN, no se encuentran completamente alineados con los objetivos de los mismos. Si bien la entidad cuenta con un mapa de riesgos publicado en el SIG, este se encuentra desactualizado.

Operación del PAE en La Guajira MEN - Departamento (D) Se presentó desarticulación y atomización en la prestación del servicio de alimentación escolar, así como inefectividad en el control, supervisión o interventoría para el estricto cumplimiento de las obligaciones de los operadores , afectando la operación del Programa y contraviniendo tanto los Lineamientos Técnico Administrativos como los principios de concurrencia y coordinación que deben regir la operación del Programa y el ejercicio de la función administrativa. Las deficiencias en la operación, señaladas anteriormente no fueron cuantificadas ni descontadas de los pagos realizados al operador.

Valor Incorporado en el Presupuesto de Ingresos vigencia 2013 - Convenio No.636-2013 suscrito entre la alcaldía de Riohacha - Guajira y el MEN (D).Debilidades de control, registro y seguimiento oportuno presupuestal, afectando de esta manera la consistencia y confiabilidad de la información presupuestal y evidencia el no cumplimiento a la normatividad establecida en el Estatuto Orgánico de Presupuesto por parte de la Alcaldía de Riohacha.

N/A

N/A

N/A

Valor Incorporado en el Presupuesto de Ingresos vigencia 2013 - Convenio No.636-2013 suscrito entre la alcaldía de Riohacha - Guajira y el MEN (D).Debilidades de control, registro y seguimiento oportuno presupuestal, afectando de esta manera la consistencia y confiabilidad de la información presupuestal y evidencia el no cumplimiento a la normatividad establecida en el Estatuto Orgánico de Presupuesto por parte de la Alcaldía de Riohacha.

Mayores Valores Facturados y Pagados PAE Contrato 427-2015 MEN - Atlántico (D- F-P)Debilidades en la ejecución, control y supervisión del contrato, específicamente en el cumplimiento de las obligaciones del operador relacionadas con el registro y control de raciones efectivamente entregadas, afectando los recursos disponibles para atender la población objetivo en las condiciones óptimas que garanticen la permanencia en el sistema educativo y la cobertura universal como fin del Programa.

Mayores Valores Facturados y Pagados PAE Contrato 427-2015 MEN - Atlántico (D- F-P)Debilidades en la ejecución, control y supervisión del contrato, específicamente en el cumplimiento de las obligaciones del operador relacionadas con el registro y control de raciones efectivamente entregadas, afectando los recursos disponibles para atender la población objetivo en las condiciones óptimas que garanticen la permanencia en el sistema educativo y la cobertura universal como fin del Programa.

N/A

N/A

N/A

Operación PAE - Departamento del Atlántico - MEN (D)Inoportunidad e ineficacia del control, supervisión o interventoría para el estricto cumplimiento de las obligaciones del operador y afecta la operación del Programa, contraviniendo los Lineamientos Técnico Administrativos establecidos de conformidad con el artículo 16 de la Ley 1176 de 2007 y Parágrafo 4° del Artículo 136 de Ley 1450 de 2011.

Operación PAE - Departamento del Atlántico - MEN (D)Inoportunidad e ineficacia del control, supervisión o interventoría para el estricto cumplimiento de las obligaciones del operador y afecta la operación del Programa, contraviniendo los Lineamientos Técnico Administrativos establecidos de conformidad con el artículo 16 de la Ley 1176 de 2007 y Parágrafo 4° del Artículo 136 de Ley 1450 de 2011.

Capacitación – Asistencia Técnica MEN – PAE – Atlántico y La GuajiraLos mecanismos de socialización no son eficaces, pues aunque se realizan las convocatorias para capacitaciones y encuentros regionales, no todos los funcionarios de las Secretarías de Educación y Rectores participan en estos eventos, limitando su conocimiento del PAE.

N/A

N/A

Inclusión de la Totalidad de Cuentas por Pagar por la Alcaldía de Malambo - Atlántico (D). Debilidades de control, registro y seguimiento oportuno presupuestal y contable, afectando de esta manera la consistencia y confiabilidad de la información presupuestal, evidenciando el incumplimiento a la normatividad antes mencionada.

Inclusión de la Totalidad de Cuentas por Pagar por la Alcaldía de Malambo - Atlántico (D). Debilidades de control, registro y seguimiento oportuno presupuestal y contable, afectando de esta manera la consistencia y confiabilidad de la información presupuestal, evidenciando el incumplimiento a la normatividad antes mencionada.

N/A

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Devolución de recursos no apropiados en la vigencia 2014 por la alcaldía de Malambo - Atlántico al MEN (D).se evidencian debilidades en el control y seguimiento a la ejecución de recursos de cofinanciación que hace el MEN, como también al seguimiento de las devoluciones por concepto de recursos no ejecutados por parte de la entidad territorial a la Dirección del Tesoro Nacional para las vigencias objeto de la actuación, sin desconocer las acciones y gestión que el MEN realizó desde octubre del 2015.

Devolución de recursos no apropiados en la vigencia 2014 por la alcaldía de Malambo - Atlántico al MEN (D).se evidencian debilidades en el control y seguimiento a la ejecución de recursos de cofinanciación que hace el MEN, como también al seguimiento de las devoluciones por concepto de recursos no ejecutados por parte de la entidad territorial a la Dirección del Tesoro Nacional para las vigencias objeto de la actuación, sin desconocer las acciones y gestión que el MEN realizó desde octubre del 2015.

N/A

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Supervisión, articulación y socialización de los lineamientos PAE - MEN (D)Se evidenció el recurrente incumplimiento de los lineamientos técnicos administrativos del PAE, afectando la calidad, cobertura y efectividad del programa, generado por deficiencias en el control del mismo, Numeral 1, del art- 34 de la Ley 734 de 2002.

Las deficiencias detectadas en las visitas realizadas a los entes territoriales y a las Instituciones Educativas de dichos Entes, permiten evidenciar ineficacia y falta de oportunidad de los procesos de supervisión y control, afectando el normal desarrollo del programa e incumpliendo lo contenido en en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011

El programa presenta deficiencias al no implementar acciones efectivas que garanticen la adecuada prestación del servicio de alimentación escolar, en condiciones de calidad e inocuidad, incluidas aquellas previas al inicio de la atención a los titulares de derecho y aquellas que se realizan durante y de manera posterior a su ejecución

Supervisión, articulación y socialización de los lineamientos PAE - MEN (D)Se evidenció el recurrente incumplimiento de los lineamientos técnicos administrativos del PAE, afectando la calidad, cobertura y efectividad del programa, generado por deficiencias en el control del mismo, Numeral 1, del art- 34 de la Ley 734 de 2002.

Las deficiencias detectadas en las visitas realizadas a los entes territoriales y a las Instituciones Educativas de dichos Entes, permiten evidenciar ineficacia y falta de oportunidad de los procesos de supervisión y control, afectando el normal desarrollo del programa e incumpliendo lo contenido en en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011

El programa presenta deficiencias al no implementar acciones efectivas que garanticen la adecuada prestación del servicio de alimentación escolar, en condiciones de calidad e inocuidad, incluidas aquellas previas al inicio de la atención a los titulares de derecho y aquellas que se realizan durante y de manera posterior a su ejecución

Reintegro de inejecuciones Recursos MEN - Convenios Nº 01 y 014 de 2014 Sincelejo (D)evidencia inconsistencia en la información reportada y por ende debilidades en los mecanismos de control interno,lo que genera incertidumbre en cuanto a la calidad de la información ya que los saldos reportados son diferentes en las tres fuentes de información.De igual forma, se evidencia la falta de gestión del MEN para exigir el reintegro de los recursos y cumplir así lo señalado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el artículo 30 del Decreto 2710 de diciembre 26 de 2014 Por lo anteriormente planteado se denotan debilidades de los mecanismos de control, verificación y seguimiento de las inejecuciones en el desarrollo del PAE, igualmente inoportunidad en los reintegros de los recursos.

N/A

N/A

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Reintegro de inejecuciones Recursos MEN - Contrato suministro 2014 Distrito Cartagena (D) Se evidencia inconsistencia en la información reportada y por ende debilidades en los mecanismos de control interno,lo que genera incertidumbre en cuanto a la calidad y consistencia de la información. De igual forma, se evidencia la falta de gestión del MEN para exigir el reintegro de los recursos y cumplir así lo señalado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el artículo 30 del Decreto 2710 de diciembre 26 de 2014

N/A

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Reintegro de inejecuciones Recursos MEN - Contrato suministro 2014 Distrito Cartagena (D) Se evidencia inconsistencia en la información reportada y por ende debilidades en los mecanismos de control interno,lo que genera incertidumbre en cuanto a la calidad y consistencia de la información. De igual forma, se evidencia la falta de gestión del MEN para exigir el reintegro de los recursos y cumplir así lo señalado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el artículo 30 del Decreto 2710 de diciembre 26 de 2014

Supervisión Convenio 1011 de 2014 (D)Se denotan debilidades en la oportunidad de las labores de supervisión e interventoría, seguimiento, monitoreo y toma de decisiones, que debe efectuar el MEN, en lo referente a los requisitos determinados en el clausulado del contrato, lo que incide en el cabal cumplimiento de los resultados del objeto contractual y pone en riesgo los recursos públicos.

Supervisión Convenio 1011 de 2014 (D)Se denotan debilidades en la oportunidad de las labores de supervisión e interventoría, seguimiento, monitoreo y toma de decisiones, que debe efectuar el MEN, en lo referente a los requisitos determinados en el clausulado del contrato, lo que incide en el cabal cumplimiento de los resultados del objeto contractual y pone en riesgo los recursos públicos.

N/A

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Supervisión Convenio 1236 de 2015 (D)Se evidenció incumplimiento de los Lineamientos del PAESe denota debilidades en las labores de supervisión e interventoría, así como en el seguimiento y monitoreo y falta de oportunidad en la toma de decisiones que debe efectuar e MEN, en lo referente a los requisitos determinados en el clausulado del contrato, lo que incide en el cabal cumplimiento de los resultados del objeto contractual y pone en riesgo los recursos públicos.

Supervisión Convenio 1236 de 2015 (D)Se evidenció incumplimiento de los Lineamientos del PAESe denota debilidades en las labores de supervisión e interventoría, así como en el seguimiento y monitoreo y falta de oportunidad en la toma de decisiones que debe efectuar e MEN, en lo referente a los requisitos determinados en el clausulado del contrato, lo que incide en el cabal cumplimiento de los resultados del objeto contractual y pone en riesgo los recursos públicos.

Reporte de información estrategia de alimentación escolar SIMATDeficiencias en la actualización, verificación y la validación de la información que es registrada en el SIMAT de los estudiantes que son atendidos por las Entidades Territoriales y que reciben alimentación escolar, así como debilidades por parte del MEN.La anterior situación genera que no se tenga claridad en el número de estudiantes que son beneficiados con la estrategia de alimentación escolar, que no se cuente con información veraz que sirva para los análisis de política que deba hacer el MEN, además de incidir en el control del programa y evidenciar deficiencias en la planeación y ejecución del mismo.

N/A

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Reporte de información estrategia de alimentación escolar SIMATDeficiencias en la actualización, verificación y la validación de la información que es registrada en el SIMAT de los estudiantes que son atendidos por las Entidades Territoriales y que reciben alimentación escolar, así como debilidades por parte del MEN.La anterior situación genera que no se tenga claridad en el número de estudiantes que son beneficiados con la estrategia de alimentación escolar, que no se cuente con información veraz que sirva para los análisis de política que deba hacer el MEN, además de incidir en el control del programa y evidenciar deficiencias en la planeación y ejecución del mismo.

Raciones entregadas instituciones educativas (D)La falta de un registro exacto de los complementos suministrados en cada IE y la no entrega de todas las raciones contratadas, denota irregularidades que se originan por debilidades en el control y seguimiento por parte de la supervisión o interventoría de los contratos del PAE; en consecuencia se evidencian deficiencias en la implementación y control del PAE por parte de la Entidad Territorial, lo cual genera que no se tenga información cierta y veraz de las raciones entregadas mensualmente, tal como lo pudo constatar la CGR en las visitas de campo realizadas durante un día a las IE.

Cobertura (D)Debilidades en los procesos de priorización y focalización, afectándose el cumplimiento del objeto del Programa frente a población vulnerable que debe contar con protección especial por parte del Estado de conformidad con la normatividad vigente y particularmente la Sentencia T-025 de 2004

Instalaciones y condiciones de la IE (D)no se evidencia articulación entre entidades nacionales y locales para garantizar las condiciones adecuadas de operación y en este sentido los Lineamientos Técnico Administrativos del PAE, frente a los requerimientos técnicos de espacio y dotación para la prestación del servicio.Al no contar con las condiciones de infraestructura requeridas para los comedores escolares, se afecta el desarrollo del Programa en cuanto a la prestación del servicio en óptimas condiciones, físicas, higiénico sanitarias y de calidad.

Crítico

Crítico

Crítico

Crítico

Crítico

Planeación estratégica: Se evidencia desconocimiento parcial del Plan Estratégico de Tecnología de la Información y las Comunicaciones PETIC por parte de los líderes del proceso. No se evidenció que los documentos que dan cuenta del seguimiento a las tareas, recursos y tiempos de PETIC, estén actualizados, la última versión es del 2013.





Crítico

Crítico

Crítico

Crítico

Crítico



Actualización de los procesos en las Fichas Técnicas: Se evidenció que las fichas técnicas de los procesos se encuentran desactualizadas, y que aunque se solicitó a la Subdirección de Desarrollo Organizacional la actualización de las mismas, no se ha realizado un seguimiento a la petición, por lo que siguen desactualizadas, y generando riesgos potenciales al no identificar los puntos de control de los mismos



Crítico

Crítico

Crítico

Crítico

Crítico






Crítico

Crítico

Crítico

Crítico

Crítico



Alineación de las políticas TIC con las políticas institucionales:De algunos de los funcionarios entrevistados se evidenció un desconocimiento de las políticas institucionales, lo cual puede llevar a que estas no sean coherentes con las políticas TIC, y que los objetivos generales del Ministerio se desconozcan y por tanto los esfuerzos no se encaminen a una misma meta.



Crítico

Moderado

Moderado

Moderado


actividades de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información respecto a la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01 donde se señala que: “Realizar la planificación y gestión: El Asesor debe determinar el alcance para la Gestión de la configuración en el MEN, el cual debe ser plasmado en el Plan de Gestión de Configuración. Este documento debe contener:· Alcance de los servicios sobre el cual estará enfocado el proceso de Gestión de Configuración.· Roles y responsabilidades para el manejo de la Gestión de la Configuración.· Procedimientos detallados para el control de la información de elementos de configuración.· Identificación de estándares del MEN que son aplicables al manejo de la información (ejemplo, codificación de activos), y se definen un conjunto de políticas organizacionales que apoyan el cumplimiento de dichos estándares.· Herramientas que se van a emplear para apoyar el cumplimiento del proceso, que básicamente se clasifican en: Herramientas de descubrimiento, herramientas de soporte del servicio de TI, otras Herramientas software de procesamiento y almacenamiento”.actividades de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información respecto a la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01 donde se señala que: “Realizar la planificación y gestión: El Asesor debe determinar el alcance para la Gestión de la configuración en el MEN, el cual debe ser plasmado en el Plan de Gestión de Configuración. Este documento debe contener:· Alcance de los servicios sobre el cual estará enfocado el proceso de Gestión de Configuración.· Roles y responsabilidades para el manejo de la Gestión de la Configuración.· Procedimientos detallados para el control de la información de elementos de configuración.· Identificación de estándares del MEN que son aplicables al manejo de la información (ejemplo, codificación de activos), y se definen un conjunto de políticas organizacionales que apoyan el cumplimiento de dichos estándares.· Herramientas que se van a emplear para apoyar el cumplimiento del proceso, que básicamente se clasifican en: Herramientas de descubrimiento, herramientas de soporte del servicio de TI, otras Herramientas software de procesamiento y almacenamiento”.actividades de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información respecto a la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01 donde se señala que: “Realizar la planificación y gestión: El Asesor debe determinar el alcance para la Gestión de la configuración en el MEN, el cual debe ser plasmado en el Plan de Gestión de Configuración. Este documento debe contener:· Alcance de los servicios sobre el cual estará enfocado el proceso de Gestión de Configuración.· Roles y responsabilidades para el manejo de la Gestión de la Configuración.· Procedimientos detallados para el control de la información de elementos de configuración.· Identificación de estándares del MEN que son aplicables al manejo de la información (ejemplo, codificación de activos), y se definen un conjunto de políticas organizacionales que apoyan el cumplimiento de dichos estándares.· Herramientas que se van a emplear para apoyar el cumplimiento del proceso, que básicamente se clasifican en: Herramientas de descubrimiento, herramientas de soporte del servicio de TI, otras Herramientas software de procesamiento y almacenamiento”.

Moderado

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actividades de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información respecto a la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01 donde se señala que: “Realizar la planificación y gestión: El Asesor debe determinar el alcance para la Gestión de la configuración en el MEN, el cual debe ser plasmado en el Plan de Gestión de Configuración. Este documento debe contener:· Alcance de los servicios sobre el cual estará enfocado el proceso de Gestión de Configuración.· Roles y responsabilidades para el manejo de la Gestión de la Configuración.· Procedimientos detallados para el control de la información de elementos de configuración.· Identificación de estándares del MEN que son aplicables al manejo de la información (ejemplo, codificación de activos), y se definen un conjunto de políticas organizacionales que apoyan el cumplimiento de dichos estándares.· Herramientas que se van a emplear para apoyar el cumplimiento del proceso, que básicamente se clasifican en: Herramientas de descubrimiento, herramientas de soporte del servicio de TI, otras Herramientas software de procesamiento y almacenamiento”.actividades de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información respecto a la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01 donde se señala que: “Realizar la planificación y gestión: El Asesor debe determinar el alcance para la Gestión de la configuración en el MEN, el cual debe ser plasmado en el Plan de Gestión de Configuración. Este documento debe contener:· Alcance de los servicios sobre el cual estará enfocado el proceso de Gestión de Configuración.· Roles y responsabilidades para el manejo de la Gestión de la Configuración.· Procedimientos detallados para el control de la información de elementos de configuración.· Identificación de estándares del MEN que son aplicables al manejo de la información (ejemplo, codificación de activos), y se definen un conjunto de políticas organizacionales que apoyan el cumplimiento de dichos estándares.· Herramientas que se van a emplear para apoyar el cumplimiento del proceso, que básicamente se clasifican en: Herramientas de descubrimiento, herramientas de soporte del servicio de TI, otras Herramientas software de procesamiento y almacenamiento”.

La oficina no cuenta con un plan de gestión de configuración, incumpliendo las actividades de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información respecto a la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01 donde se señala que: “Realizar la planificación y gestión: El Asesor debe determinar el alcance para la Gestión de la configuración en el MEN, el cual debe ser plasmado en el Plan de Gestión de Configuración. Este documento debe contener:· Alcance de los servicios sobre el cual estará enfocado el proceso de Gestión de Configuración.· Roles y responsabilidades para el manejo de la Gestión de la Configuración.· Procedimientos detallados para el control de la información de elementos de configuración.· Identificación de estándares del MEN que son aplicables al manejo de la información (ejemplo, codificación de activos), y se definen un conjunto de políticas organizacionales que apoyan el cumplimiento de dichos estándares.· Herramientas que se van a emplear para apoyar el cumplimiento del proceso, que básicamente se clasifican en: Herramientas de descubrimiento, herramientas de soporte del servicio de TI, otras Herramientas software de procesamiento y almacenamiento”.

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actividades de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información respecto a la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01 donde se señala que: “Realizar la planificación y gestión: El Asesor debe determinar el alcance para la Gestión de la configuración en el MEN, el cual debe ser plasmado en el Plan de Gestión de Configuración. Este documento debe contener:· Alcance de los servicios sobre el cual estará enfocado el proceso de Gestión de Configuración.· Roles y responsabilidades para el manejo de la Gestión de la Configuración.· Procedimientos detallados para el control de la información de elementos de configuración.· Identificación de estándares del MEN que son aplicables al manejo de la información (ejemplo, codificación de activos), y se definen un conjunto de políticas organizacionales que apoyan el cumplimiento de dichos estándares.· Herramientas que se van a emplear para apoyar el cumplimiento del proceso, que básicamente se clasifican en: Herramientas de descubrimiento, herramientas de soporte del servicio de TI, otras Herramientas software de procesamiento y almacenamiento”.La oficina no cuenta con un plan de gestión de configuración, incumpliendo las actividades de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información respecto a la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01 donde se señala que: “Realizar la planificación y gestión: El Asesor debe determinar el alcance para la Gestión de la configuración en el MEN, el cual debe ser plasmado en el Plan de Gestión de Configuración. Este documento debe contener:· Alcance de los servicios sobre el cual estará enfocado el proceso de Gestión de Configuración.· Roles y responsabilidades para el manejo de la Gestión de la Configuración.· Procedimientos detallados para el control de la información de elementos de configuración.· Identificación de estándares del MEN que son aplicables al manejo de la información (ejemplo, codificación de activos), y se definen un conjunto de políticas organizacionales que apoyan el cumplimiento de dichos estándares.· Herramientas que se van a emplear para apoyar el cumplimiento del proceso, que básicamente se clasifican en: Herramientas de descubrimiento, herramientas de soporte del servicio de TI, otras Herramientas software de procesamiento y almacenamiento”.

Documentación y Actualización de OLA (Acuerdos de Niveles de Servicios Operacionales):En el transcurso de esta auditoría no se evidenció los (Acuerdos de Niveles de Servicio Operacionales) OLA’s internos y acuerdo de niveles de servicio, documento donde se especifican las responsabilidades y compromisos de los diferentes departamentos de la organización TI en la prestación de servicios de tecnología


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Actualización de la Política de Seguridad Informática:No se evidencia que la política de seguridad informática este actualizada, aprobada y disponible para consulta de todos los servidores del Ministerio. La última versión que reposa en la intranet es la del 2013. Sin embargo, en el Pregonero se realiza la divulgación de algunos lineamientos de seguridad de la información sin contar con la aprobación de la política. No se cuenta con una metodología de buenas prácticas para el manejo de gobierno tecnologías de información.

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Catálogo de Servicios:Mediante reunión con los funcionarios de la Oficina de Tecnología y Sistemas de la Información, se evidenció que el grupo de asesores desarrolló el actual catálogo de servicios, sin embargo este subproceso no está implementado en su totalidad de acuerdo a las fichas técnicas no cuentan con formatos aprobados como lo son:1. Formato de Caso de Negocio2. Formato de Proyectos en desarrollo3. Formato de Trazabilidad del servicio

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Falta de manuales de usuarios actualizados y debidamente documentados de los Aplicativos evaluados como muestra en esta auditoria (SACES, SNIES, SIPI, SIMAT, NEON) , lo que evidencia un riesgo para el usuario final: como falta de conocimiento y mal manejo de los sistemas que puede acarrear perdida de información sensible para el Ministerio de Educación Nacional

El desarrollo, construcción y mantenimiento de los sistemas de información evaluados, están enfocados principalmente a desarrollos y mantenimientos orientados al cumplimiento de los requerimientos funcionales, dejando de lado algunos procedimientos propios de la Ingeniería de Software como lo es la documentación, aplicación de metodologías de desarrollo, aseguramiento del software, y las métricas aplicables al mismo.

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Seguridad en Sistemas de Información: No existe un procedimiento formalmente establecido para la administración de usuarios; lo que genera falta de estándares para hacer una adecuada administración de usuarios y dificultad la aplicación de políticas de seguridad de la información. Adicionalmente, no se evidencia un documento de roles y funciones del cargo para asignación de perfiles en los sistemas evaluados, la asignación se hace teniendo en cuenta que los roles en el sistema tienen el nombre relacionado con las funciones y/o cargos en el MEN

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Seguridad en Sistemas de Información:Se evidenció que los sistemas de información cuentan con una política de contraseñas débil, dado que admiten el uso de contraseñas como "12345678", “qwerty”,”ñlkjhg”,“123”, lo que señala una definición y parametrización de controles de autenticación de usuarios, que generan una debilidad en los controles de acceso a estos sistemas.

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Medición de la satisfacción del cliente:La encuesta que se aplica a los usuarios internos para la satisfacción de la mesa de ayuda, no permite calificar la eficacia y eficiencia de la misma, ya que una vez cumplido el servicio, no hay un mecanismo o herramienta que invite o motive a los usuarios a calificar la eficacia y efectividad la respuesta brindada.

Políticas de seguridad estándar:La falta de políticas estándar para el manejo de algunos aspectos evaluados en esta auditoría como creación de usuarios, contraseñas, copias, logs y demás, generan dificultad para identificar oportunamente eventos que puedan comprometer la integridad y confidencialidad de la información.


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Alinearse a los descrito a la ficha técnica Gestión de Configuración A-FT-ST-PS-02-01:No se evidencia una estrategia alineada a lo descrito en la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01, que asegure el control de los cambios y revisiones de forma regular, que garantice la secuencia y el tratamiento de los cambios para que estos se desarrollen en un entorno controlado, minimizando el impacto negativo que puede afectar la integridad de la información, la entrega y puesta en producción de los servicios TIC

Alinearse a los descrito a la ficha técnica Gestión de Configuración A-FT-ST-PS-02-01:No se evidencia una estrategia alineada a lo descrito en la ficha técnica A-FT-ST-PS-02-01, que asegure el control de los cambios y revisiones de forma regular, que garantice la secuencia y el tratamiento de los cambios para que estos se desarrollen en un entorno controlado, minimizando el impacto negativo que puede afectar la integridad de la información, la entrega y puesta en producción de los servicios TIC

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herramienta de software que asegure la disponibilidad de la información de manera oportuna, eficaz, veraz y de calidad” presentó las siguientes falencias: Inadecuado dimensionamiento del proyecto de Implantación. El proyecto fue contratado para un periodo de siete (7) meses, el cual tuvo que ser adicionado en dos oportunidades, la primera una adición de tiempo por cinco (5) meses y la segunda adición fue en tiempo y dinero por un periodo de cuatro (4) meses y un valor de 1.224.343.396 pesos y al finalizar el plazo con adiciones solo se ejecutó el 74% del total de obligaciones. Adicionalmente no se contempló la fase de acompañamiento en la salida a producción del sistema, debido a que la estabilización de una salida a producción de una solución SAP puede tardar hasta 12 meses y se requiere contar con el personal con el conocimiento y experiencia para la realización de los ajustes al sistema.No se evidencia la existencia de un estudio previo que permita comparar diferentes herramientas de Integración de Datos (En Colombia existen al menos 15 soluciones ERP diferentes en el Mercado http://www.guiadesolucionestic.com/sistemas-de-informacion/sistemas-erp/sistemas-erp-soluciones-integrales), ni un estudio de mercado sólido (Solo se atendieron dos cotizaciones, pero en el mercado Colombiano existen más de 12 Partners Gold implementadores de SAP http://www.sap.com/latinamerica/partners/search/index.html) que permitiera indicar el tipo de herramienta de Gestión Empresarial - ERP más apropiada para Gobierno y para el ministerio y no una selección especifica por la herramienta SAP especialmente en entidades de Gobierno. Se evidenció que el proyecto tuvo un cambio en el alcance de la implementación de 37 funcionales adicionales de las 98 que ya se tenían dispuestas para la subdirección de talento humano, y 29 funcionalidades adicionales de las 64 que ya se tenían previstas para la subdirección de gestión financiera. Dicho cambio en el alcance claramente impactaría directamente el máximo de horas adicionales pactadas con el proveedor y haría que se comprometiera el logro del cierre del proyecto en el tiempo de ejecución de siete (7) meses y de los cinco (5) adicionales de prórroga. Siendo necesario dada las circunstancias de cierre del proyecto realizar una nueva prórroga por cuatro (4) meses para dar cierre al proyecto. Exposición potencial: Al no realizar el debido estudio previo, se vulnera lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2015 (vigente en el momento de la contratación) que establece el deber de las Entidades Estatales de analizar el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis

Crítico

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herramienta de software que asegure la disponibilidad de la información de manera oportuna, eficaz, veraz y de calidad” presentó las siguientes falencias: Inadecuado dimensionamiento del proyecto de Implantación. El proyecto fue contratado para un periodo de siete (7) meses, el cual tuvo que ser adicionado en dos oportunidades, la primera una adición de tiempo por cinco (5) meses y la segunda adición fue en tiempo y dinero por un periodo de cuatro (4) meses y un valor de 1.224.343.396 pesos y al finalizar el plazo con adiciones solo se ejecutó el 74% del total de obligaciones. Adicionalmente no se contempló la fase de acompañamiento en la salida a producción del sistema, debido a que la estabilización de una salida a producción de una solución SAP puede tardar hasta 12 meses y se requiere contar con el personal con el conocimiento y experiencia para la realización de los ajustes al sistema.No se evidencia la existencia de un estudio previo que permita comparar diferentes herramientas de Integración de Datos (En Colombia existen al menos 15 soluciones ERP diferentes en el Mercado http://www.guiadesolucionestic.com/sistemas-de-informacion/sistemas-erp/sistemas-erp-soluciones-integrales), ni un estudio de mercado sólido (Solo se atendieron dos cotizaciones, pero en el mercado Colombiano existen más de 12 Partners Gold implementadores de SAP http://www.sap.com/latinamerica/partners/search/index.html) que permitiera indicar el tipo de herramienta de Gestión Empresarial - ERP más apropiada para Gobierno y para el ministerio y no una selección especifica por la herramienta SAP especialmente en entidades de Gobierno. Se evidenció que el proyecto tuvo un cambio en el alcance de la implementación de 37 funcionales adicionales de las 98 que ya se tenían dispuestas para la subdirección de talento humano, y 29 funcionalidades adicionales de las 64 que ya se tenían previstas para la subdirección de gestión financiera. Dicho cambio en el alcance claramente impactaría directamente el máximo de horas adicionales pactadas con el proveedor y haría que se comprometiera el logro del cierre del proyecto en el tiempo de ejecución de siete (7) meses y de los cinco (5) adicionales de prórroga. Siendo necesario dada las circunstancias de cierre del proyecto realizar una nueva prórroga por cuatro (4) meses para dar cierre al proyecto. Exposición potencial: Al no realizar el debido estudio previo, se vulnera lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2015 (vigente en el momento de la contratación) que establece el deber de las Entidades Estatales de analizar el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis

CONTRATO 1302 DE 2013 (08-11-13) Se evidenció que el estudio previo del Contrato 1302 de 2013 suscrito con UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. que tiene por objeto “adquirir una solución tecnológica para la integración, consolidación, administración y consulta de los procesos internos y externos de las oficinas que comprende la Secretaría General del Ministerio de Educación Nacional (Procesos administrativos y contables) a través del uso de una herramienta de software que asegure la disponibilidad de la información de manera oportuna, eficaz, veraz y de calidad” presentó las siguientes falencias: Inadecuado dimensionamiento del proyecto de Implantación. El proyecto fue contratado para un periodo de siete (7) meses, el cual tuvo que ser adicionado en dos oportunidades, la primera una adición de tiempo por cinco (5) meses y la segunda adición fue en tiempo y dinero por un periodo de cuatro (4) meses y un valor de 1.224.343.396 pesos y al finalizar el plazo con adiciones solo se ejecutó el 74% del total de obligaciones. Adicionalmente no se contempló la fase de acompañamiento en la salida a producción del sistema, debido a que la estabilización de una salida a producción de una solución SAP puede tardar hasta 12 meses y se requiere contar con el personal con el conocimiento y experiencia para la realización de los ajustes al sistema.No se evidencia la existencia de un estudio previo que permita comparar diferentes herramientas de Integración de Datos (En Colombia existen al menos 15 soluciones ERP diferentes en el Mercado http://www.guiadesolucionestic.com/sistemas-de-informacion/sistemas-erp/sistemas-erp-soluciones-integrales), ni un estudio de mercado sólido (Solo se atendieron dos cotizaciones, pero en el mercado Colombiano existen más de 12 Partners Gold implementadores de SAP http://www.sap.com/latinamerica/partners/search/index.html) que permitiera indicar el tipo de herramienta de Gestión Empresarial - ERP más apropiada para Gobierno y para el ministerio y no una selección especifica por la herramienta SAP especialmente en entidades de Gobierno. Se evidenció que el proyecto tuvo un cambio en el alcance de la implementación de 37 funcionales adicionales de las 98 que ya se tenían dispuestas para la subdirección de talento humano, y 29 funcionalidades adicionales de las 64 que ya se tenían previstas para la subdirección de gestión financiera. Dicho cambio en el alcance claramente impactaría directamente el máximo de horas adicionales pactadas con el proveedor y haría que se comprometiera el logro del cierre del proyecto en el tiempo de ejecución de siete (7) meses y de los cinco (5) adicionales de prórroga. Siendo necesario dada las circunstancias de cierre del proyecto realizar una nueva prórroga por cuatro (4) meses para dar cierre al proyecto. Exposición potencial: Al no realizar el debido estudio previo, se vulnera lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2015 (vigente en el momento de la contratación) que establece el deber de las Entidades Estatales de analizar el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de Riesgo. El resultado del análisis debe plasmarse en los estudios y documentos previos del Proceso de Contratación. La importancia de realizar este análisis ha sido recalcada en las recomendaciones que la Organización de Cooperación y de Desarrollo Económicos (OCDE) le ha formulado al Gobierno Nacional, las cuales constituyen buenas prácticas en materia de promoción de la competencia en la contratación pública.

INTERVENTORIA CONTRATO 1302 DE 2013 Se evidencio que no se designó una interventoría externa del contrato o un apoyo a la supervisión del mismo considerando la especialidad de la contratación; toda vez que en la planta de personal no existía personal con el suficiente grado de especialidad para realizar la correspondiente supervisión. Se designaron dos (2) supervisores sin distribuir sus funciones y sin las competencias suficientes para realizar el seguimiento de este contrato. Exposición Potencial: 14.3 Perfil del supervisor: La designación del supervisor, debe recaer en un funcionario(a) de la entidad que tenga la formación profesional y los conocimientos necesarios para llevar a cabo la labor. Adicionalmente, las labores de supervisión deben corresponder y guardar concordancia con las funciones consagradas en el manual de funciones y competencias laborales vigente. En los estudios y documentos previos se establecerá con claridad la formación profesional y las condiciones que debe reunir el funcionario(a) que deba ser designado como supervisor del futuro contrato. Teniendo en cuenta la complejidad de la supervisión, la entidad para cada caso, evaluará la conveniencia de contratar apoyos a la supervisión.

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Moderado

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CONTRATO 955 DE 2012 En el Contrato 955 de 2012 que tiene por objeto la adquisición, implementación y puesta en funcionamiento de una solución de Software para un Sistema Unificado de Gestión para el monitoreo, administración, seguimiento, operación y soporte de la solución tecnológica del Ministerio de Educación Nacional. (Valor: $967.219.600), se evidenció que en el informe final se registró un cumplimiento del 100% de las obligaciones, sin embargo de conformidad con el reporte suministrado con por el jefe de la oficina de tecnología (ing. Fernando Bonilla) no se encuentran instaladas las licencias. Exposición Potencial: Incumplimiento del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, según el cual el supervisor está en la obligación de realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato y su incumplimiento será sancionado de conformidad con el régimen disciplinario aplicable.

CONTRATO 916 DE 2014 El Contrato 916 de 2014 que tiene por objeto el mantenimiento de las licencias de la plataforma de gestión tracking and management system TMS, través de una bolsa de horas para desarrollos. Por valor de $184.596.600,00. En este contrato se evidencia que el 23 de diciembre de 2014, el supervisor certificó que existía una ejecución del 68% y aparece de igual forma que el 22 de diciembre se suscribió certificado de cumplimiento y trámite de pago por el 100% del valor del contrato. Por lo anterior no es claro si el contratista dio cumplimiento total al contrato. Exposición Potencial: El supervisor de conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 está en la obligación de realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato y su incumplimiento será sancionado de conformidad con el régimen disciplinario aplicable.

Se evidencio que el MEN no cuenta con una información unificada y actualizada, donde se pueda administrar e inventariar adecuadamente la información correspondiente a la administración de los bienes e inmuebles adquiridos por el MEN y llevar así un control estricto sobre los mismos


Moderado

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En el seguimiento realizado por el equipo auditor se evidenció que el MEN cuenta con algunas políticas de carácter técnico que impiden la instalación de software, sin embargo no cuenta con una política de uso aceptable donde se defina el uso que los empleados deben dar a los recursos de TI de la entidad y las sanciones que conlleva transgredir algunas de las normas de la política.



Crítico

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En la verificación de licencias de software del antivirus se observan 1200 pero en el cruce de inventarios que realizó el equipo auditor se evidenció que las licencias no cubren la totalidad de equipos de cómputo de la entidad, esta situación quedó reflejada en el recorrido en las diferentes áreas del MEN, encontrando equipos que están desprotegidos por falta de instalación del programa antivirus.



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Moderado

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Se encontró instalado de manera reiterada en varios equipos el software para comprimir archivos, en diferentes versiones y de diferentes fabricantes, por lo que se pudo evidenciar que no existe una herramienta estandarizada y licenciada para el manejo de esta necesidad; situación similar pasa con el software para el intercambio de documentos electrónicos como el Acrobat y el PDF creator.


Moderado

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Crítico

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El Ministerio no ha definido dentro de su Sistema Integrado de Gestión procedimientos para el manejo y seguimiento de las actividades que realiza la Oficina de Crédito Externo y Donaciones, los cuales deberían estar enfocados a partir de las actividades que realiza esta área, es así que en el proceso de auditoria se evidenció la realización de las siguientes actividades o procedimientos, que a la fecha no están documentados en el SIG:

• Costo, financiamiento y recursos adicionales.• Amortización, intereses, inspección y vigilancia y Comisión de Crédito.• Desembolsos• Conversión de la moneda• Ejecución del Programa• Plan operativo• Supervisión• Entre otros

La auditoría evidenció que el Ministerio de Educación Nacional –no tiene identificados, ni documentados dentro del mapa de riesgos de la entidad riesgos asociados a los procesos y/o actividades que se desarrollan en el área de Banca Multilateral, lo anterior en consideración que una vez requerida dicha información, se informó a la auditoria que si bien el programa gestiona los riesgos que se identifican en el desarrollo de las diferentes actividades, los mismos no se encuentran oficializados dentro de la matriz. En la muestra auditada correspondiente al componente II, se revisaron 18 convenios de las SE y ENS, donde se evidenció en el proceso de la legalización del desembolso o recursos entregados a la entidad en vigencias anteriores, lo siguiente:

Desembolso sin legalizar por valor de $716 millones que fueron entregados desde el 2013. Está pendiente por restituir $97 millones de contratos que no se ejecutaron, que también fueron asignados desde el año 2013.Es importante aclarar que si se realizaron los reintegros no se han realizados los registros de estas operaciones en los Estados Financieros a 30 de Julio de 2015.

El total por legalizar de los convenios de las Secretarias de Educación suman $1.791 millones, de las Escuelas Normales Superiores asciende a $142 millones y en el caso de Alianzas los saldos por legalizar son $3.284 millones

Crítico

Crítico

Se evidenció lo siguiente:

- El contrato de interventoría 333 de 2014 con el Consorcio CONCOOL SANSA, fue posterior a la realización de todos los convenios y termino su ejecución contractual a 31 de diciembre de 2014, por tal motivo no alcanzo a la verificación total de los convenios.- Se presentaron atrasos en la entrega de información requerida tal como se señala en el informe ejecutivo e informe financiero por lo cual los informes trimestrales enunciados en el plan operativo, no presentaron los resultados esperados. Se convirtieron en comunicados solicitando información a las ES y ENS.- No se evidenció que la interventoría realizada por el Consorcio CONCOOL SANSA en desarrollo de los 18 convenios revisados realizará un seguimiento como lo estipula en el contrato 333 de 2014 a los numerales 3.6 Obligación de presentación de informes y 3.8 Contabilidad, Inspección y auditoria para el caso del BID.- El MEN no efectuó las acciones correspondientes para solicitar a las entidades el reintegro de los recursos no ejecutados, a continuación se presentan algunos convenios que presentan saldos sin ejecutar:- Convenio 978/ 2013 ENS PAMPLONA $12.800.000Convenio 1256/2013 NORTE DE SANTANDER $72.000.000Convenio 986/2013 ENS VILLAHERMOSA $21.390.000Convenio 1308/2013 ENS SONSON $6.400.000

En la revisión realizada a los soportes que respaldan a la ejecución financiera se evidenciaron las siguientes situaciones:

-Pagos que no coinciden con el movimiento del extracto bancario mes de mayo de 2014, convenio 1270 Pasto. (San Bernardo - Cundinamarca) Vig 2013

-Soportes sin firmas (actas de inicio como en el caso del convenio 1308 / solicitudes de prorroga convenio 1267 Escuela Normal Lacides Iriarte / ejecuciones ingresos y pagos como en el convenio 1270 de pasto).

-Los convenios revisados presentaron debilidades en la completitud de los documentos, tales como: Ejecuciones de ingresos y gastos, Conciliaciones bancarias, Informes técnicos e Informes financieros.

• 1278 De 2013 Municipio de Pasto - SE• 923 De 2013 Tulua - SE• 1267 De 2013 Escuela Normal de Alcides - ENS• 1306 De 2013 Escuela Normal de Sta Rosa De Osos - ENS• 1308 De 2013 Escuela Normal Superior Pedro José Gómez Isaza de Sonson - ENS

Moderado

Leve

Se están realizando eventos donde al comisionado se le reconocen viáticos en días que no se tienen programadas actividades laborales. Algunas comisiones tienen como duración 5.5 días, como se evidenció en los casos relacionados en el presente informe.

No se evidencia en el proceso de auditoría interna que se haya determinado la implementación, eficacia, eficiencia y efectividad de las especificaciones técnicas.

9 10 11 12

FUENTE AC \AP TIPO DE PLAN

AC

AM

AC

(INFORMACION SUMINISTRADA POR LA OCI)

TIPO DE MECANISMO DE CONTROL SIG

Evaluación otras Entidades Externas (CGR)



AC

AM

Evaluación Externa AC ND




AC

AC

Evaluación Externa AC




AMEvaluación otras Entidades Externas (CGR)


Auditoria y/o Evaluación OCI AC Proceso


Mecanismos de Evaluación Independiente –Interna


Auditoria y/o Evaluación OCI AC ProcesoMecanismos de Evaluación Independiente –Interna


Auditoria y/o Evaluación OCI AP Proceso

Mecanismos de evaluación dependiente interna



AC Proceso

AP


Mecanismos de Evaluación Externa




AP









AC Proceso

AC Proceso

AC Proceso

AC Compartidos











AC Proceso

AC Proceso







AC Proceso

AC Proceso

AC Proceso







AC Proceso

AC Proceso





AC Proceso

AC Proceso

AC Proceso







AC Proceso

AC Proceso

AC Proceso

AC Proceso









Auditoria y/o Evaluación OCI AC Institucional










Auditoria y/o Evaluación OCI AC ProcesoMecanismos de Evaluación Independiente –Interna



Auditoria y/o Evaluación OCI AC Compartidos






Auditoria y/o Evaluación OCI AC

AC Proceso


Auditoria y/o Evaluación OCI


Evaluacion otras Entidades Externas

13 14 15

IDENTIFICADOR CAUSAS

22-Jul-14 Debilidades en el desarrollo del software

22-Jul-14

22-Jul-14

FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO (INFORMACION A SER DILIGENCIADA POR EL LIDER DEL MACROPROCESO)

FECHA RECEPCION DEL PLAN

DD/MM/AAAA

1. Desatención del operador del sistema en la actualización de la información.2. Dificultades técnicas de operación del sistema.3. Debilidades de las SE en la ejecución del macroproceso D.

1. Módulos no desarrollados completamente por el operador.

22-Jul-14

22-Jul-14

ND ND Incumplimiento de metas.

El MEN realiza acompañamiento y seguimiento a las SE en PEI, PMI y PAM pero el sistema no tiene habilitada una función para registrar dicha retroalimentación.

1. Baja conectividad.2. Cambio en el operador del MEN que brinda el servicio de Mesa de Ayuda de nivel uno (1).3. Terminación del contrato con la firma operadora que prestaba el soporte técnico de nivel dos (2).4. Debilidades en el diseño del software. Diseño poco amigable de algunos formularios y funcionalidades en el sistema.

Los informes de ejecución financiera emitidos por los supervisores y/o contratistas de los siguientes convenios reportan saldo por ejecutar diferente del saldo contable a 31/12/12, lo que genera sobrestimación en el saldo de la cuenta Recursos Entregados en Administración por $52.964,3 millones.

Debilidades en seguimiento y control de recursos

Falta de seguimiento financiero a la ejecución del convenio por parte del supervisor que permita establecer la correcta ejecución de los recursos.

22-Jul-14

1. Baja conectividad.2. Cambio en el operador del MEN que brinda el servicio de Mesa de Ayuda de nivel uno (1).3. Terminación del contrato con la firma operadora que prestaba el soporte técnico de nivel dos (2).4. Debilidades en el diseño del software. Diseño poco amigable de algunos formularios y funcionalidades en el sistema.

Fallas en el seguimiento y control de los cronogramas a los que se sujetan los Convenios y en la función que tiene a cargo el Comité de Seguimiento

Fallas en el seguimiento y control de los cronogramas a los que se sujetan los Convenios y en la función que tiene a cargo el Comité de Seguimiento

En la visita realizada por la CGR se constató que un gran porcentaje de las piezas de arcilla (bloquelones) inicialmente adheridas a la estructura metálica, estan sueltas o en peligro de caer; de igual forma, se evidenció que muchas de las piezas ya han sido remplazadas, pero la situación persiste, generando riesgo para la comunidad estudiantil, que se han materializado.

6/12/2015

6/12/2015

Causas del Hallazgo Inicial:Falta de un aplicativo que permita verificar la información de los graduados.Procesos desactualizadoFalta de elementos de seguridad en los documentos a legalizar .Causas Hallazgo reprogramado: Debido a los requerimientos efectuados por la Oficina de Tecnología del Ministerio de Relaciones exteriores, se tuvo que hacer diversos ajustes, al aplicativo que ya estaba en desarrollo, lo cual retraso las pruebas, ajustes y puesta en producción del mismo.Adicionalmente la Unidad de Atención al ciudadano efectuó unas pruebas al aplicativo y efectuó múltiples observaciones


6/12/2015


6/11/2015

6/10/2015

Los controles identificados en la matriz corresponden a acciones que se han venido implementado como parte del proceso de mejora continua y en su gran mayoría los riesgos ya han sido mitigados. Matriz de riesgos desactualizada.

* El GGD se dedicó a ser netamente operativo en su gestión* Falta de personal adecuado a las necesidades del Macroproceso* La responsabilidad totalmente delegada en el Outsourcing

25-Aug-15

25-Aug-15

No se identifica la importancia de la gestión del riesgo en la toma de desiciones

El parágrafo 2o de la cláusula Tercera del convenio 134 de 2009, previó que los rendimientos financieros generados fueran reintegrados por el ICETEX a la Dirección del Tesoro Nacional, dentro del mes siguiente a su causación. Al respecto, el ICETEX ha explicado que debido a la dinámica interna de la Entidad frente al cierre presupuestal y financiero con corte al final de cada mes, los Estados de Cuenta mensuales, que son constancias de movimientos contables, solamente pueden ser generados mes vencido entre las 3ª y 4ª semana de cada mes siguiente, razón por la cual y teniendo en cuenta que la entidad requiere un tiempo adicional después del cierre con corte al final de cada mes, tampoco le es posible entregar los soportes de los reintegros de los rendimientos financieros mes vencido.

La Causa para el incumplimiento del Plan de Desarrollo es la falta de planeación y control en el momento de ejecutar las acciones que conllevan al cumplimiento del mismo

31-Aug-15

10/23/2015

10/23/2015

10/23/2015

Nuevos cupos en educación técnica profesional y tecnológica: Instituciones de educación superior con oferta en los niveles técnico profesional y tecnológico sin Acreditación de Alta Calidad impactando en el posicionamiento de esta nivel de formación

1. Falta de documentos contractuales e Informes Finales que permitan evidenciar el cumplimiento de la ejecución financiera y de las obligaciones para iniciar el proceso de liquidación. 2. Alto volumen de contratos y convenios que requieren ser liquidados, debido al alto de volumen de contratación anual del Ministerio.

1. No remision de la documentación por parte del supervisor o interventor, por desconocimiento de sus obligaciones en dicho cargo. 2. Falta de controles en la Subdireccion sobre la documentación faltante.

1. No remision de la documentación por parte del supervisor o interventor, por desconocimiento de sus obligaciones en dicho cargo. 2. Falta de controles en la Subdireccion sobre la documentación faltante.

2/25/2016

2/25/2016

2/25/2016

2/25/2016

1. No se registra información de ejecución de proyectos en el SPI, el proyecto tampoco aparece como parte del Ministerio de Educación2. La información remitida a la CGR y la reportada al SPI presenta inconsistencias3. El reporte transversal para pueblos indígenas del SPI no se registra esta información

1. No se registra información de ejecución de proyectos en el SPI, el proyecto tampoco aparece como parte del Ministerio de Educación2. La información remitida a la CGR y la reportada al SPI presenta inconsistencias3. El reporte transversal para pueblos indígenas del SPI no se registra esta información

En el reporte transversal para pueblos indígenas del SPI, no se registra esta información

1. El esquema financiero no da cuenta de la asignación que la entidad discrimina en su respuesta2. no se reporta esta información en el reporte transversal para pueblos indígenas

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

El Ministerio se encontraba en la redefinición de la cadana de valor de todos los procesos misionales y algunos de apoyo con el fin de hacerlos mas transversales y ajustarlos a las necesidades de las dependencias

Existe baja apropiación de la gestión del Riesgo en las dependencias del Ministerio.Existía una dificultad en el aplicativo para subir las actualizaciones individuales por proceso

Debilidad en la corresponsabilidad de los actores ( ETC, rector)Falta de recursos de la nación para controles mas contundentesNo obligatoriedad de concurrencia

Debilidad en el esquema de monitoreo y control sobre la ejecución.

No obligatoriedad en la concurrencia con otras fuentes de financiación.

No obligatoriedad en la operación del programa por parte de las ETC.

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016


No obligatoriedad en la concurrencia con otras fuentes de financiación.

No obligatoriedad en la operación del programa por parte de las ETC.



NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

Falta de articulación en el control de la operación entre el MEN y la ETC.Falta de apropiación del PAE por parte de la ETCFalta de oportunidad y celeridad frente a sanciones o multas a los operadores que incumplanFalta de una normatividad clara frente a las póliticas del PAE.


Inasistencia de las ET Baranoa, Sabanalarga y Sabanagrande de Atlántico, así como San Juan del Cesar y Manaure de La Guajira

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

Debilidades de los mecanismos de control, verificación y seguimiento de las inejecuciones en el desarrollo del PAE, igualmente inoportunidad en los reintegros de los recursos


NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

Debilidad en el esquema de acompañamiento, supervisión e interventoría.

Debilidad en el esquema de acompañamiento, supervisión e interventoría.

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

Debilidades de los mecanismos de control, verificación y seguimiento de las inejecuciones en el desarrollo del PAE,

Debilidades de los mecanismos de control, verificación y seguimiento de las inejecuciones en el desarrollo del PAE,


NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016




NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016



Falta de articulación en el control de la operación entre el MEN y la ETC.Falta de apropiación del PAE por parte de la ETCFalta de condiciones adecuadas de infraestructura y servicios publicos para la operacón del PAE.Falta de oportunidad y celeridad frente a sanciones o multas a los operadores que incumplanFalta de una normatividad clara frente a las póliticas del PAE.

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016



ETC´s no cumplen adecuadamente con la creación de estrategias en SIMAT

Desconocimiento de Lineamientos Técnico Administrativos

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

NA 5/23/2016

ETC´s no cumplen adecuadamente con la creación de estrategias en SIMAT

Desconocimiento de LTA

Falta de control en el registro de las planillas de asistencia por parte de los diferentes actores del programa involucrados en proceso de registro de planillas.

Falta de apropiación y conocimiento de los lineamientos del programa por parte de los diferentes actores del programa involucrados en proceso de registro de planillas.

Falta de aplicación de los criterios de priorización y focalización establecidos por el programa por parte de la ETC e Instituciones Educativas.

Falta de articulación entre la nación y las ET para garantizar condiciones adecuadas de infraestructura e higiénico sanitarias para la operación del PAE

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

Actualización y comunicación del PETIC para el período 2016 2018

Ausencia del PETIC actualizado a 2016 y de la socialización







5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016



Reingeniería de procesos al interior de la OTSI y actualización de las fichas técnicas

Los procesos fueron documentados por una entidad externa, en un escenario ideal y no se alinearon a la realidad





5/2/2016

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5/2/2016





Diseñar y socializar las políticas de la OTSI que estén alineadas al PETIC.

La no alineación de las políticas TIC con el PETIC y la ausencia de comunicación





5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016



La existencia de un proceso de gestión de la configuración no alineado con la realidad ni acorde con las estrategias definidas para la identificación de los elementos de configuración

La desactualización de la CMDB(Base de datos de gestión de la configuración) con los elementos de configuración existentes





5/2/2016

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5/2/2016

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Ausencia de OLA's (Acuerdos operativos de servicio) alineados a los servicios prestados por la OTSI


5/2/2016

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5/2/2016

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5/2/2016

La no existencia de un proceso de gestión de catálogo y niveles de servicioLa desalineación de los servicios que presta la OTSI con los que conoce los clientes internos.La desalineación de un proceso de portafolio de servicios documentado en escenarios ideales

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

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5/2/2016





Ausencia de manuales técnicos y funcionales de los sistemas de información más críticos.

5/2/2016

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5/2/2016




Ausencia de un proceso actualizado para la gestión de usuarios

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016




Ausencia de un proceso y políticas actualizadas para la gestión de usuariosLa no existencia de mecanismos ´de contraseñas seguras en los principales sistemas de información

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016






5/2/2016

5/3/2016

5/3/2016

5/3/2016


La ausencia de una encuesta de satisfacción automatizada en la herramienta de mesa de servicio cada vez que se cierre un caso recibido por la mesa

Ausencia de una política de seguridad informática y de la comunicación


5/3/2016

5/3/2016

5/3/2016

5/3/2016





5/3/2016

5/3/2016

La existencia de un proceso de gestión de la configuración no alineado con la realidadAusencia de puntos de control en el proceso de la gestión de la configuración

La existencia de un proceso de gestión de la configuración no alineado con la realidadAusencia de puntos de control en el proceso de la gestión de la configuración

5/2/2016

Ausencia de estudios previos en los procesos de contratación.Ausencia de análisis de estudio del sector para invitaciones que conlleven a múltiples proveedores y licitaciones

5/2/2016

5/2/2016

5/2/2016



Desconocimiento de las funciones generales y obligaciones en la supervisión de contratos

5/2/2016

5/2/2016

Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA

No cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades en los contratos asignados para supervisión

Desconocimiento de las funciones generales y obligaciones en la supervisión de contratos

Ausencia de un procedimiento de entrega/Retiro de las equipos de comunicación y computo para los colaboradores del MEN

La ausencia de conciliaciones entre el sistema de inventarios del MEN y la CMDB (Base de datos de gestión de la configuración.



Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA







Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA

Aprobación de la política de gestión de servicios de TI y su socialización y divulgación



Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA

Ausencia de un procedimiento de entrega/Retiro de las herramientas de cómputo para las personas nuevas

Ausencia de monitorios en los equipos asignados a los funcionarios





Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA



Ausencia de controles en la instalación de software no autorizadoAusencia de monitoreó en los equipos asignados a los funcionarios


Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA

Seguimiento DNDA




Institucional 4/21/2016



Ausencia de procedimientos de Credito Externo y Donaciones en el SIG

Falta de implementación de matriz de riesgos que permita determinar objetivamente cuáles son los riesgos relevantes en cada uno de los subejecutores

Falta de información y documentación por parte de las Secretarías de Educación y Escuelas Normales Superiores



Falta de segumiento y control por parte de la firma interventora

Falta de información y documentación por parte de las Secretarías de Educación y Escuelas Normales Superiores


N. A. 6/26/2015

Por disponibilidad de vuelos el PTA determina que algunos de sus comisionados realicen los trayectos desde el día anterior o el día después de la agenda de trabajo, sin embargo se autorizaron algunos desplazamientos de esta manera aún habiendo disponibilidad aérea frecuente

No se incluyó de manera expresa como criterio de auditoría las especificaciones técnicas de los 4 procesos nacionales en las listas de verificación e informes de auditoría, por considerar que dichas especificaciones se ncuentran inmersas en las fichas técnicas de los procesos misionales de los Macroprocesos de Educación Prescolar, Básica y Media (Cobertura, Calidad y Eficiencia) y en el Macroproceso de Apoyo de Atención al Ciudadano

16 17

ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Realizar un proceso de ajuste y mejoramiento al software del sistema




EFECTO(Para el caso de los

hallazgos de la CGR)

Habilitar la opción en el sistema para que el MEN pueda registrar y comunicar su retroalimentación y los resultados de su acompañamiento.

Realizar el proceso de ajuste con el cumplimiento de cada una de sus etapas

El no beneficio a la población estudiantil

vulnerable por la inoportunidad en la

construcción de los 46 colegios.

Se han venido implementando acciones correctivas por parte del Ministerio de Educación Nacional y FONADE con el fin de solucionar las dificultades o demoras que han surgido en desarrollo del proyecto. El proyecto a hoy, va acorde con las metas establecidas para el 2010

Solicitar al ejecutor del convenio la elaboración y entrega de una conciliación bancaria al finalizar el mes, de la cuenta donde fueron desembolsados los recursos para la ejecución del convenio.

Implementar plan de trabajo para garantizar que se agilicen los tiempos de ejecución de la etapa de diseños y ajuste de diseños, la cual es la ruta crítica del proceso de ejecución del convenio.

Rediseñar el macroproceso de Contrataciòn e Interventorìa. Liquidación de los convenios.

Seguimiento a las actividades de la Mesa de ayuda para mejorar la respuesta a los requerimientos de soporte técnico.

Fortalecimiento del proceso de seguimiento y control de los cronogramas a los que se sujetan los Convenios y de la función a cargo del Comité de Seguimiento


Realizar reunión entre contratista de obra, interventoría, operador y Fonade para determinar las acciones que conlleven a subsanar la situación que se presenta con la estructura de fachada, una vez se tenga el informe del patólogo. Iniciar el proceso de afectación de las pólizas, según sea el caso, al no presentarse acuerdo entre las partes involucradas en el tema.

N/A

N/A

Implementar un aplicativo para la legalización de documentos de educación superior.Actualizar el proceso de acuerdo a los nuevos requerimientos tecnológicos y a los pasos que el ciudadano deberá realizar para el proceso de legalización.


N/A


N/A

N/A

Actualizar la matriz de riesgos con base en los procesos que sean definidos en la nueva cadena de valor.

Resultado del rediseño, se plantearon dos indicadores que permiten medir la gestión del Macroproceso, tales como1, Tiempo de entrega de unidades documentales2, Cumplimiento del Programa de Transferencias Documentales de Valor Primario

N/A Aprobación, socialización e implementación del Manual de Riesgos

No hubo afectación ni detrimento al patrimonio público por cuanto los

rendimientos financieros generados fueron

reintegrados a la Dirección del Tesoron Nacional, a

pesar de que dicho reintegro se hubiera

realizado tardíamente.

Liquidar el Convenio 134 de 2009, indicando el valor total de los rendimientos generados y el valor total de los rendimientos reintegrados.

Al brindar programas de calidad de nivel técnico

profesional y tecnológico, habrá una mayor demanda

del servicio, por lo tanto, se cumplirá con las metas de nuevos cupos en nivel

educativo.

• Realizar jornadas de planeación y elaboración de estratégias basadas en hechos e informción relevante para la consecución d elas metas del plan de desarrollo

• Realizar seguimientos a las estratégias mencionadas para evaluarlas, adaptarlas y mejorarlas con el fin de obtener la consecución de las metas

Incorporación de las metas del Plan Nacional de Desarrollo dentro de los indicadores de las Cadenas de Valor de los Proyectos de inversión del Ministerio de Educación

1. Realizar un cruce de información respecto de las liquidaciones sobre las cuales se perdió competencia ya que en algunos casos no procede liquidación unilateral o no le es aplicable el régimen de contratación e identificar los contratos y/o convenios cuya liquidación no era procedente por no contar con la información necesaria (informes finales, soportes de cumplimiento, etc.)2. Reducir el término de revisión de los informes finales a efectos de que por los menos 6 meses antes de la caducidad se obtenga la liquidacion.competencia atendiendo el sistema de alertas diseñado para tal fin.

2. Realizar una jornada de revisión de carpetas en la cual se pueda detectar con certeza el numero de contratos y que documentos tienen faltantes de soportes de ejecución contractual, para la contratacion 2015 y lo que no ha sido objeto de revision en 2013 y 2014.

3. Realizar los requerimientos puntuales frente a la documentacion faltante.

No se tiene claridad sobre los presupuestos

destinados para el cumplimiento de los

compromisos del PND, lo cual representa riesgos de

incumplimiento.

1. Incrementar los requerimientos a las areas que tienen compromisos para la atención a pueblos indígenas en el PND 2014 - 2018 para actualizar el SPI, y así el reporte se realice con información actualizada y coherente de la ejecución de los proyectos de inversión.

No se tiene claridad sobre los presupuestos



incumplimiento.

2. Brindar asesoria y acompañamiento técnico a las areas , direcciones del Vicemisterio de PBM para el efectivo aavance en el cumplimiento de los compromisos en el PND 2014-2018.

1. No se tiene claridad sobre los presupuestos



incumplimiento.2. Al no formularse los

indicadores para la medición y seguimiento a los proyectos de inversión,

no se tiene claridad de cuál sería el impacto de la

política al desarrollar la inversión

Coordinar las reuniones entre las diferentes áreas y direcciones del MEN, con las organizaciones indígenas de la Mesa Permanente de Concertación, para formular de manera concertada los indicadores que permitan hacer seguimiento a los compromisos establecidos en el PND. Cabe aclarar que ya se presentó a las comunidades y al DNP el presupuesto asignado a cada uno de los compromisos.

1. No se tiene claridad sobre los presupuestos



incumplimiento.2. Al no formularse los

indicadores para la medición y seguimiento a los proyectos de inversión,

no se tiene claridad de cuál sería el impacto de la

política al desarrollar la inversión

Continuar realizando el reporte al DNP y a comunidades, de acuerdo a lo requerido del presupuesto y acciones destinadas a dar cumplimiento de los compromisos del MEN en el PND con comunidades indígenas, afro y Rom.

N/A

N/A

Publicar el 100% de documentos y socializar los documentos producto del rediseño de la cadena de valor de los procesos del MEN en el Sistema de Información del SIG.

Revisar y actualizar el 100% de la documentación de los procesos no impactados por el rediseño y ajustarlos a la nueva estructura del SIG (Macroproceso de Gestión del Talento Humano, Gestión Juridica, Gestión de Tecnología).

Sensibilizar y reforzar conceptos sobre la Gestión del Riesgo a las dependencias.

Actualizar los riesgos de procesos y corrupción para alinearnos a los objetivos de los Macroprocesos

Deficiencias en la operación e

incumplimiento de las obligaciones de los

operadores

Socializar en la comunidad educativa el Decreto 1852 de 2015 y la resolución 16432 de 2015 de lineamiento técnico administrativo para fortalecer el control del PAE.

Afectación en la consistencia y

confiabilidad de la información presupuestal

Asistencia técnica a la entidad territorial en los procesos presupuestales y financieros en relación con la operación del programa.

Seguimiento en su ejecución y reporte de información financiera.Afectación en la consistencia y

confiabilidad de la información presupuestal

Afectación a los recursos disponibles para atender la población objetivo en las condiciones óptimas que

garanticen la permanencia en el sistema educativo y

la cobertura universal como fin del Programa

Iniciar las acciones de posible incumplimiento de las obligaciones contra el contratista UT Alimentar.

Afectación a los recursos disponibles para atender la población objetivo en las condiciones óptimas que

garanticen la permanencia en el sistema educativo y

la cobertura universal como fin del Programa


Operación Inadecuada del PAE



Socializar a los rectores el Decreto 1852 de 2015 y la resolución 16432 de 2015 de lineamiento técnico administrativo para fortalecer el control del PAE.

Desconocimiento del Lineamiento Técnico

Administrativo del PAEAsistencia técnica in-situ a las ET por parte del MEN y en articulación con las ETC

Inconsistencia en la información reportada lo

que genera incertidumbre en cuanto a la calidad de

la información

Exigir el reintegro de los recursos y cumplir así lo señalado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Inconsistencia en la información reportada y por ende debilidades en

los mecanismos de control interno, lo que genera

incertidumbre en cuanto a la calidad de la

información


Deficiencias en la estructuración financiera del cierre de procesos en

la ETC.


Deficiencias en la estructuración financiera del cierre de procesos en

la ETC.


Inadecuada prestación del servicio de alimentación

escolar, en condiciones de calidad e inocuidad,

incluidas aquellas previas al inicio de la atención a los titulares de derecho y aquellas que se realizan

durante y de manera posterior a su ejecución


Inadecuada prestación del servicio de alimentación

escolar, en condiciones de calidad e inocuidad,

incluidas aquellas previas al inicio de la atención a los titulares de derecho y aquellas que se realizan

durante y de manera posterior a su ejecución




la información




la información




la información





información





información





Iniciar las acciones de posible incumplimiento de las obligaciones contra el contratista.


Socializar en la ETC el Decreto 1852 de 2015 y la resolución 16432 de 2015 de lineamiento técnico administrativo para fortalecer el control del PAE.


Iniciar las acciones de posible incumplimiento de las obligaciones contra el contratista.

No se tenga claridad en el número de estudiantes

que son beneficiados con la estrategia de

alimentación escolar, que no se cuente con

información veraz que sirva para los análisis de política que deba hacer el

MEN,

Desarrollar estrategias que resalten la importancia de la carga de la información el SIMAT

No se tenga claridad en el número de estudiantes

que son beneficiados con la estrategia de

alimentación escolar, que no se cuente con

información veraz que sirva para los análisis de política que deba hacer el

MEN,

Desarrollar estrategias que resalten la importancia de la carga de la información el SIMAT

No se tiene información cierta y veraz de las raciones entregadas

mensualmente

Socializar a los rectores el Decreto 1852 de 2015 y la resolución 16432 de 2015 de lineamiento técnico administrativo para fortalecer el control del PAE.

No se benefician las IE y titulares de derecho que cumplen con los criterios

de prioriación y focalización del programa.

Fortalecer en las ETC los criterios de priorización y focalización a través de la asistencia técnica del programa

Afectación de la operación e incumplimiento de las

responsabilidades de las ETC

Socializar en la ETC el Decreto 1852 de 2015 y la resolución 16432 de 2015 de lineamiento técnico administrativo para fortalecer el control del PAE.

N.A Actualización y comunicación del PETIC para el período 2016 2018







N.A

N.A

N.A

Reingeniería de procesos al interior de la OTSI y actualización de las fichas técnicas para los procesos definidos en un plan de trabajo junto con Desarrollo organizacional



N.A

N.A

N.A

N.A

N.A






N.A

N.A

N.A

N.A

N.A



Diseñar y socializar las políticas de la OTSI que sean pertinentes y estén alineadas al PETIC.



N.A

N.A

N.A

N.A


La Oficina dentro de su revisión del procedimiento de configuración determinara el plan de configuración alineado a ITIL acorde con las estrategias a ser definidas dentro del proceso



N.A

N.A

N.A




N.A

N.A

N.A Documentación y socialización de los OLAS donde sea pertinente







Presentación de la política de seguridad al comité directivo y elaboración del manual de seguridad

N.A




Actualmente la OTSI está en un proceso de reingeniería interna de procesos, luego le daremos cumplimiento al hallazgo con la documentación del proceso gestión de catálogo de servicios y posteriormente se realizará la estructuración de los servicios que presta.

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A





Generar la documentación a partir del inventario de sistemas de información que tiene la Oficina, estableciendo prioridades por sistema de información e iniciar el proceso con los mencionados por Control Interno

N.A

N.A

N.A

N.A





N.A

N.A

N.A

N.A




Revisar el proceso de "gestión de usuarios" levantado conjuntamente con la Subdirección de Desarrollo Organizacional el cual esta aprobado y enviado para ser divulgado pero no fue oficializado.

N.A

N.A

N.A

N.A





N.A

N.A

N.A

N.A

N.A






N.A

N.A

N.A

N.A


La OTSI actualmente cuenta con una herramienta integral que permite obtener una realimentación de los servicios prestados por la oficina, abarcados en una encuesta de satisfacción

La política de seguridad de la información abarca un ámbito más amplio por lo tanto y de acuerdo a reunión con control interno; La Oficina de desarrollo organizacional liderara este tema a nivel trasversal. La OTSI suministrará el plan integral de seguridad informática del ministerio (política de seguridad estándar) brindará el diagnostico de seguridad de la infraestructura y sistemas de información para la continua actualización de la política de seguridad de la información.


N.A

N.A

N.A

N.A





N.A

N.A

La Oficina dentro de su revisión del procedimiento de configuración alineará los puntos de control acorde con las estrategias a ser definidas dentro del proceso bajo las recomendaciones ITIL

La Oficina dentro de su revisión del procedimiento de configuración alineará los puntos de control acorde con las estrategias a ser definidas dentro del proceso bajo las recomendaciones ITIL

N.ARealizar estudios previos y análisis de mercado respecto al objeto del proceso de contratación a fin de sustentar claramente las decisiones contractuales.

N.A

N.A

N.A

Realizar estudios previos y análisis de mercado respecto al objeto del proceso de contratación a fin de sustentar claramente las decisiones contractuales.

Realizar estudios previos y análisis de mercado respecto al objeto del proceso de contratación a fin de sustentar claramente las decisiones contractuales.

Solicitar capacitación para los servidores de planta respecto a las funciones generales que se deben asegurar en el rol de supervisor de contrato.

N.A

N.A

N/A

N/A

Teniendo en cuenta que las licencias fueron entregadas por el contratista y que el reporte indicaba que no se encontraban instaladas, se remitirá la información a la Secretaria General para que se inicien las investigaciones disciplinarias a que haya lugar.

Solicitar capacitación para los servidores de planta respecto a las funciones generales que se deben asegurar en el rol de supervisor de contrato.

Se recabará y remitirá a Secretaria General la información relacionada en el hallazgo para que se inicien las respectivas investigaciones disciplinarias.

- Ajustar los procedimientos relacionados con los movimientos de inventario de equipos de comunicación y computo.

-Realizar conciliación entre la base de datos de la OTSI y la información registrada en el sistema de información para la administración Bienes del MEN, trimestralmente.



N/A

N/A

N/A







N/A 1. Aprobación de la política de gestión de servicios de TI

N/A 2. Socialización de la política de gestión de servicios de TI

N/A 3. Divulgación de la política de gestión de servicios de TI

N/A

N/A

N/A

Revisión del procedimiento de entrada y salida de equipos de cómputo y despliegue de la herramienta de monitoreo



N/A

N/A

N/A


Despliegue de la herramienta para la identificación y unificación de la información de equipo de cómputo, con el fin de identificar el software no autorizado y proceder con la desinstalación.


N/A

N/A

N/A




No hay enfoque de procesos por lo cual limita la comprensión y gestión

de los procesos en el sistema.

Diseñar e implementar los procedimientos de la oficina de Credito Externo y donaciones

No se identifican estrategias y acciones a tomar para lograr que

los efectos se minimicen.

Implementar un modelo de matriz de riesgo que permita identificar al equipo

No poder liquidar oportunamente los

convenios y contratos dentro de las fechas

contractuales

Realizar visitas de seguimiento, para la consecución de los documentos soportes y validación de la información.

Ausencia de acciones preventivas para que la interventoria supervisión del contrato desarrolle

oportunamente el seguimiento técnico,

administrativo, financiero, contable y jurídico

Programar la contratación del interventor del tal forma que el desempeño esté desde el inicio de los convenios hasta la culminación o liquidación de los mismos en el componente II y componente III.

-Solicitar a la Oficina de Control Interno Disciplinario el inicio de las investigaciones correspondientes.

- Solicitar a la Oficina asesora jurídica iniciar las acciones correspondientes por el incumplimiento de la firma interventora (hay un pago pendiente).

- Solicitar el reembolso de recursos no ejecutados

No poder liquidar oportunamente los

convenios y contratos dentro de las fechas

contractuales

Realizar visitas de seguimiento, para la consecución de los documentos soportes y validación de la información.

N. A.

No cumplimiento de la directiva presidencia de

austeridad del gasto

1. Atender lo enunciado en la Directiva Presidencial anual sobre austeridad del gasto, en lo concerninte a “Gastos de viaje y viáticos" reduciendo los desplazamientos de personal.

2. Cumplimiento del Plan de Comisiones Mensual desde el mes de febrero de 2016, de acuerdo a la normatividad de la Subdirección de Gestión Administrativa y Secretaría General del Ministerio de Educación Nacional.

3. Continuar con la politica interna del programa de solicitar agenda de actividades a desarrollar según plan de comisiones mensual a todos los comisionados, agenda que debe ser aprobada por los coordinadores regionales, previa aprobación de la comisión por parte del Gerente del PTA; para los casos de comisiones de los servidores de la planta temporal, la agenda será aprobada directamente por el Gerente.

4. Establecer criterios de reducción de comisiones a 3.5 días, previo análisis de cada caso particular, a fin de dar cumplimiento a la Directiva Presidencial, sobre gastos de viáticos. La primera categoría para las semanas de encuentro de formación a Formadores y de formación a Tutores en donde la duración máxima son 4.5 días, salvo en los casos identificados por temas de frecuencias aéreas. La segunda categoría sería la de 3.5 días de comisión para las demas semanas de cada ciclo de formación.

5. Establecer con anterioridad comisiones que requieren pernoctación, teniendo en cuenta el destino al que se desplazará el servidor, de acuerdo al Decreto de Función Pública sobre comisiones con reconocimiento de viáticos al 50% y atender la política del MEN, sobre desplazamientos menores de 40 k.m..

6. Elaborar y divulgar Circular Interna del proceso de comisiones del Programa Todos a Aprender, en donde entre otros, se estipularán los destinos difíciles que requieren desplazamiento aéreo desde el día anterior al inicio de la agenda o día después de terminada la misma.

Incluir en el programa anual de auditorías integrales, expresamente, como criterio de auditoría, las especificaciones técnicas de los 4 procesos nacionales y evidenciar si se han implementado y se mantienen de manera eficaz, eficiente y efectiva

18 19

DESCRIPCIÓN DE LAS METAS


PROPÓSITO DE LA ACCIÓN DE MEJORA

(Para el caso de los hallazgos de la CGR)





Realizar ajustes que incluyan mejoras operacionales en algunos formularios y funcionalidades, tales como integración y simplificación de formularios, y el diseño de buscadores más prácticos.

Ejecución del proyecto de construcción, dotación y concesión educativa

Nota: Se aclara que el proyecto inicio el 1 de enero de 2008

Entregar 47 infraestructuras educativas a 2011 de conformidad con el cronograma establecido por el Ministerio de Educación con Fonade así: - 2009: 3- 2010: 20 (esta meta al interior de la Dir. Fue de 14) no se pudo modificar en su momento- 2011: 24

Mediante oficios mensuales se solciitará la remisión de las conciliaciones bancarias de la cuenta donde fueron desembolsados los recursos aportados por el Ministerio para la ejecución del convenio de manera oportuna

. Realizar reuniones de seguimiento con la firma responsable del aval técnico de los proyecto y la Fundación ARGOS.

Análisis de la ubicación de la función de interventoría a los contratos del mapa de macroprocesos que asegure un eficiente seguimiento y control a la ejecución de los mismos, teniendo en cuenta una adecuada segregación de funciones acorde con la normatividad vigente.Propuesta de Rediseño, Aprobación de Rediseño, Implementación del Rediseño del macroproceso, Liquidación de los Convenios.

Seguimiento periódico a los indicadores de atención en soporte técnico.


Directriz que señale la importancia de la labor de seguimiento y control que debe efectuarse a los cronogramas de ejecución de los Convenios relacionados con infraestructura educativa y respecto de la labor que en este sentido tiene el Comité de Seguimiento.

Elaboración de una matriz de monitoreo y control de los diferentes Convenios conforme a los cronogramas de ejecución que se implementen para cada uno.


Directriz que señale la importancia de la labor de seguimiento y control que debe efectuarse a los cronogramas de ejecución de los Convenios relacionados con infraestructura educativa y respecto de la labor que en este sentido tiene el Comité de Seguimiento.

Elaboración de una matriz de monitoreo y control de los diferentes Convenios conforme a los cronogramas de ejecución que se implementen para cada uno.

Realizar reunión entre contratista de obra, interventoría, operador y Fonade para determinar las acciones que conlleven a subsanar la situación que se presenta con la estructura de fachada, una vez se tenga el informe del patólogo. Iniciar el proceso de afectación de las pólizas, según sea el caso, al no presentarse acuerdo entre las partes involucradas en el tema.

Realizar reunión entre contratista de obra, interventoría, operador y Fonade para determinar las acciones que conlleven a subsanar la situación que se presenta con la estructura de fachada.

N/A

N/A

1. Diagnóstico del desarrollo adelantado: valoración de los avances en el desarrollo

2. Desarrollo de hallazgos identificados en diagnóstico radicado Nro. 2016-IE-019490

N/A 3.Pruebas Internas

N/A 4. Pruebas con Usuario

N/A 5. Ajustes de pruebas de usuario

N/A 6. Capacitación

N/A 7. Documentación

N/A 8. Puesta en producción

N/A 9. Estabilización

N/A Matriz de riesgos ajustada y actualizada

N/A1-Rediseñar los indicadores de gestión con el fin de que cada uno de ellos mida, los objetivos respectivos del macroproceso.

N/AManual de Riesgos aprobadoEstrategias de divulgación documentadsSesiones de acompañamiento para la implementación

Reducir la posibilidad de que el evento se vuelva a repetir.

Efectuar el Acto administrativo de Liquidación del Convenio 134 de 2009, indicando el valor total de los rendimientos generados y el valor total de los rendimientos reintegrados.

Realizar seguimiento a las estrategias mencionadas en diversos comités, para evaluarlas, adaptarlas y mejorarlas a fin de obtener la consecución de las metas del plan de desarrollo.

• Realizar jornadas de planeación y elaboración de estratégias basadas en hechos e informción relevante para la consecución d elas metas del plan de desarrollo

• Realizar seguimientos a las estratégias mencionadas para evaluarlas, adaptarlas y mejorarlas con el fin de obtener la consecución de las metas

Cumplimiento de las metas del PNDInclusión de indicadores de orden Nacional del PND dentro de los Proyectos de Inversión (EXISTEN 78 INDICADORES)

1. Disminuir la pérdida de competencia para liquidar.2. Reducir tiempos de liquidacion.

Identificar los contratos y documentacion faltante en las carpetas y requerir concretamente su completitud

Identificar los contratos y documentacion faltante en las carpetas y requerir concretamente su completitud

Que el reporte generado por las áreas que tienen compromisos para la atención a pueblos indígenas en el PND 2014 - 2018 brinde información consistente y confiable sobre la ejecución de los proyectos de inversión

Solicitud a las cuatro (4) áreas que tienen compromisos para la atención a pueblos indígenas en el PND 2014 - 2018 para que reporten la información actualizada y consistente sobre la ejecución de los proyectos de inversión. Las áreas cuentan con mayor acompañamiento para realizar el reporte adecuado sobre la información financiera de estrategias para pueblos indígenas en el SPI.

Orientar la definicion de estratagias y planes de accion con el fin de asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el PND 2014 -2018 y su efectivo reporte en el SPI.

Reuniones de acompañamiento a las áreas en los aspectos técnicos que contribuirá en el mejoramiento del reporte del SPI.

Contar con indicadores de seguimiento a los compromisos con indígenas en el PND pertinentes.

Desarrollo de las mesas de trabajo que se requieran con las comunidades y DNP (ya acordado con ellas) para revisar los indicadores ya formulados y cargados en SINERGIA que miden los compromisos del MEN en el PND.

Brindar información consistente y confiable sobre la ejecución de los proyectos de inversión

Matriz con los compromisos del MEN en el PND en cuestión, actualizada y enviada al DNP de acuerdo a solicitud.

N/A

N/A

Publicar el 100% de la información en el Sig de los procesos impactados por el RediseñoAjustear y revisar los procesos no impactados por el rediseño a la nueva estructura del SIG

Sensibilizaciones sobre Gestión del Riesgo

Revisar y actualizar los riesgos del 100% de los Macroprocesos del SIG.

Fortalecer los controles para mejorar la operación del PAE

Se realizarán mesas de trabajo y talleres de socialización del linemiento del PAE en la Guajira

Obtener oportunidad y confiabilidad en los reportes de ejecución.

Se realizará asistencia técnica en la ETC Riohacha del manejo presupuestal de los recursos.

Obtener oportunidad y confiabilidad en los reportes de ejecución.

Realizar contratación de una firma auditora o en su defecto realizar el seguimiento por el componente financiero del programa

Imponer al contratista las respetivas sanciones a que haya lugar.

Realizar la audiencia de imposición de sanciones que establece el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011


Se realizarán mesas de trabajo y talleres de socialización del linemiento del PAE





Socializar y capacitar a las ET en la resolución 16432 en relación al Lineamiento Técnico Administrativo

Se programarán visitas de asistencia técnica con las ET en articulación con la ETC

Que los recursos no ejecutados ingresen a las arcas de la Nación.

Se requerirá a las Entidades Territoriales el reintegro de los recursos.


Realizar mesas de trabajo con las Entidades Territoriales en el adecuado reintegro de los recusos según Decreto 111 de 1996

Que los recursos no ejecutados ingresen a las arcas de la Nación. Lograr cumplimiento en lo establecido en el Artículo 6 del Decreto 1957 de 2007 que modifica el Decreto 4730 de 2005.

Articular con la ETC para hacer el retorno del recurso.






Se procederá con la liquidación de los respectivos convenios dejando las anotaciones pertinentes.






Se realizarán mesas de trabajo y talleres de socialización del linemiento del PAE en Bolivar



Mejorar y articular la operación del Programa de Alimentación Escolar

Se realizarán mesas de trabajo y talleres de socialización del linemiento del PAE en Bolivar



Aumentar la calidad y reflejar la realidad del programa para el analisis de la información, construccion de indicadores.

Realizar campaña de comunicación sobre el uso del SIMAT en la estrategia del PAE

Aumentar la calidad y reflejar la realidad del programa para el analisis de la información, construccion de indicadores.

Capacitación para socializar el valor agregado que tiene la carga de información en el SIMAT


Se realizarán mesas de trabajo y talleres de socialización del linemiento del PAE en las ETC de la Guajira, Bolívar, Magdalena, Sucre y Cesar

Lograr por parte de las ETC el cumplimiento y la implementación de los criterios de priorización y focalización del programa.


Recordar a las ETC y ET su responsabilidad de invertir recursos propios y de la nación en infraestructura y cumplimiento de la normatividad sanitaria en los comedores escolares y posteriormente verificar en algunas IE el cumplimiento de este compromiso

Se programarán mesas de trabajo con las ET en articulación con la ETC de la Costa Atlántica

N/A 1. Definición de metodología del PETIC

N/A 2. Análisis del estado actual del PETIC

N/A 3. Desarrollo del PETIC

N/A

N/A 5. Revisión y ajustes

4. Consolidación y revisión por parte de la OTSI

N/A 6. Presentación al Comité Directivo

N/A 7. Socialización al interior y al sector

N.A

N.A

N.A

1. Redefinición del mapa de procesos de la OTSI

2. Definición de un plan de trabajo para la actualización de los procesos a documentar

3. Ajustes a documentación procesos relacionados con aplicaciones

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

4. Ajustes a documentación proceso definición de políticas TIC

5. Ajustes a documentación proceso generación PETIC

6. Ajustes a documentación proceso Gestión de arquitectura

7. Ajustes a documentación proceso Gestión de Incidentes

8. Ajustes a documentación proceso Gestión de Solicitudes

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

9, Ajustes a documentación proceso Gestión de Problemas

10. Ajustes a documentación proceso Gestión de Proyectos TIC

11. Ajustes a documentación proceso Gestión de Proveedores

12. Ajustes a documentación proceso Gestión de eventos

13. Ajustes a documentación proceso Gestión de Disponibilidad

N.A

N.A

N.A 1. Diseño de las políticas OTSI

N.A 2. Documentación de políticas OTSI definidas

N.A 3. Formalización de las políticas

14. Ajustes a documentación proceso Gestión de Capacidad

15. Ajustes a documentación proceso Gestión de seguridad informática

N.A

N/A

N/A

N/A

4. Comunicación y divulgación de las políticas

1) Elaborar de la planeación del proceso de gestión de configuración

1) Elaborar de la planeación del proceso de gestión de configuración

2) Despliegue del procedimiento de la gestión de la configuración.

N/A

N/A

N/A

2) Despliegue del procedimiento de la gestión de la configuración.

3) Estabilización del proceso de la gestión de la configuración

4) Divulgación del proceso de la gestión de configuración

N/A

N/A

N/A

N/A



1. Definir el proceso de gestión de catálogo y niveles de servicio.Nota: Esta meta hace parte del hallazgo OM004

2. Estructurar el catálogo de servicioNota: Esta meta hace parte del hallazgo OM004

N/A

N/A 4. Definir los OLAS según la pertinencia

N/A 5. Socialización de los OLA's definidos

3. Identificar los servicios que requieren OLA's

1. Presentar la política de seguridad al comité directivo para aprobación

3. Elaboración del manual de seguridad

N/A

2. Elaboración del diagnóstico del sistema de seguridad de la información del MEN

4, Revisión y acompañamiento en la elaboración de los documentos de seguridad.

1. Definir el proceso de gestión de catálogo y niveles de servicio

N/A 2. Estructurar el catálogo de servicio

N/A

N/A

N/A

N/A

3. Implementar proceso de gestión de catálogo y niveles de servicio

4. Socializar el Catálogo de servicios a todo el MEN y al sector

5. Realizar seguimiento a la implementación y estabilización del proceso

1. Análisis y actualización del Inventario de documentación existente.

N/A

N/A

N/A

N/A

2. Definir y establecer la prioridad, la pertinencia y el plan de trabajo para la elaboración de la documentación de los sistemas de información del Ministerio, priorizando SACES, SNIES, SIPI, SIMAT, NEON.

3. Análisis del estado de actualización de los manuales de los sistemas, iniciando por los evaluados por control interno, priorizando SACES, SNIES, SIPI, SIMAT, NEON.

4. Desarrollar o actualizar la documentación de SACES

5. Desarrollar o actualizar la documentación de SNIES

N/A

N/A

N/A

N/A

6. Desarrollar o actualizar la documentación de SIPI.

7. Desarrollar o actualizar la documentación de SIMAT

8. Desarrollar o actualizar la documentación de NEON

1. Revisión y aprobación del Proceso de gestión de usuarios conjuntamente con la SDO.

N/A

N/A

N/A 4. Implementar la estrategia y el plan.

N/A

2. Socialización del Proceso de gestión de usuarios conjuntamente con la SDO.

3. Definir y aprobar la estrategia y el plan para implementar el Proceso de gestión de usuarios, conjuntamente con la SDO y la STH.

1) Planeación de las políticas de contraseñas seguras.

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A



2) Despliegue de aplicación de las políticas para contraseñas seguras



N/A

N/A

N/A

N/A

4) Monitoreo de uso de contraseñas al interior del Ministerio

Actualización de la encuesta de satisfacción en la herramienta de mesa de servicios

1) Elaborar la planeación del proceso de políticas estándares


N/A

N/A

N/A

N/A


2) Divulgación del proceso de políticas estándares

2) Divulgación del proceso de políticas estándares

3) Monitoreo de uso de las políticas de Creación de Usuarios, Back up y Logs al interior de OTSI.

N/A

N/A

1) Elaborar la planeación del proceso de gestión de configuración

1) Elaborar la planeación del proceso de gestión de configuración

N.AIncluir en el proceso de gestión de proveedores una etapa de estudios previos para todos lo contratos

N.A

N.A

N.A

Incluir en el proceso gestión de proveedores una actividad de análisis del sector para las invitaciones que lleven lugar a múltiples proveedores y licitaciones.

Remitir a Secretaría General para que se inicien las respectivas investigaciones disciplinarias

Solicitud de capacitación para los servidores de planta en temas de supervisión de contrato

N.A

N.A

N/A

N/A

Remitir a Secretaría General la información para que se inicien las investigaciones disciplinarias a que haya lugar.

Solicitud de capacitación para los servidores de planta en temas de supervisión de contrato

1. Mesa de trabajo para establecer la revisión del procedimiento de Asignación y Retiro de equipos de cómputo del Inventario Tecnológico

2. Revisión y ajustes al procedimiento de asignación y retiro de equipos de cómputo del inventario Tecnológico, teniendo en cuenta las herramientas de cómputo

N/A

N/A

N/A

3. Validación en el SIG de las fichas técnicas del procedimiento de Asignación y retiro

4. Aprobación en el SIG de las fichas técnicas del procedimiento de Asignación y retiro

5. Publicación en el SIG de las fichas técnicas del procedimiento de Asignación y retiro

N/A

N/A

N/A 8. Conciliación de bienes de cómputo

6. Despliegue del módulo para la unificación de la información en la herramienta de gestión de mesa de servicios, que permita la identificación de los elementos

7. Entrega de los movimientos de elementos de computo por parte de la OTSI a la SGA para ser conciliada

N/A Política aprobada

N/A

N/A Publicación en pregonero

Lista de asistencia a la socialización de la política

N/A

N/A

N/A

1. Mesa de trabajo para establecer la revisión del procedimiento de Asignación y Retiro de equipos de cómputo del Inventario Tecnológico

2. Revisión y ajustes al procedimiento de asignación y retiro de equipos de cómputo del inventario Tecnológico, teniendo en cuenta las herramientas de cómputo

3. Validación en el SIG de las fichas técnicas del procedimiento de Asignación y retiro

N/A

N/A

N/A

4. Aprobación en el SIG de las fichas técnicas del procedimiento de Asignación y retiro

5. Publicación en el SIG de las fichas técnicas del procedimiento de Asignación y retiro

6. Despliegue del módulo para la unificación de la información en la herramienta de gestión de mesa de servicios

N/A

N/A

N/A

7. Identificación de los equipos para la actualización de antivirus

8. Validación de las licencias vigentes para la actualización

9. Instalación del antivirus a los equipos identificados

N/A

N/A

N/A

10. Monitoreo a los equipos a través de la herramienta

1. Despliegue del módulo para la unificación de la información en la herramienta de gestión de mesa de servicios

2. Identificación de los equipos que tienen software no autorizado

N/A

N/A 4. Desinstalación del software no autorizado

N/A 5. Seguimiento y monitoreo

3. Generar un comunicado a los usuarios de los equipos identificados con software no autorizado

Elaboración de mapa de riesgos del equipo

Liquidación de los convenios y contratos Liquidar el total de los convenios y contratos

Lograr eficiencia y eficacia en los procedimientos que manejan recursos de banca multilateral

Elaboración de fichas tecnicas de credito externo y donaciones

Permitir un proceso de identidad dentro de la Institución

Liquidar el total de los convenios y contratos

Liquidación de los convenios y contratos Liquidar el total de los convenios y contratos

Lograr eficiencia y eficacia en los procedimientos que manejan recursos de banca multilateral

Dar cumplimiento a la Directiva Presidencial de Austeridad del Gasto

Reducción de comisiones a 3.5 días, teniendo en cuenta la naturaleza del evento a desarrollar a fin de optimizar tiempos versus actividades, excepto casos especiales y los requeridos por frecuencia aérea.

1. Cumplimiento del plan de comisiones individual del servidor, según el conducto regular interno a nivel del programa.

2. Cumplimiento de la agenda de actividades a desarrollar, de acuerdo a la comisión solicitada.

3. Reducir el número de comisiones que se desplazan un día antes o un día después a la ejecución de la agenda, considerando únicamente las comisiones que por frecuencia aérea reducida a nivel nacional, deben desplazarse con anterioridad para evitar inasistencias a las actividades a desarrollar.

4. Generar la Circular interna del proceso de comisiones del Programa Todos a Aprender, como guía técnica de los procesos relacionados con comisiones a nivel del MEN y su impacto y aplicación en el Programa.

Informes de auditoría en los que se evidencie el resultado de la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas de los 4 procesos nacionales (Cobertura del Sector Educativo, Gestión de la Calidad del Sector Educativo, Gestión del Recurso Humano en el Sector Educativo y Atención al Ciudadano)

20 21 22

UNIDAD DE MEDIDA DE LAS METAS

Proceso de Ajuste Documentado 1 2014/08/30



(INFORMACION A SER DILIGENCIADA POR EL LIDER DEL MACROPROCESO)

CANTIDAD DE LA META

FECHA INICIACIÓN DE

LAS METAS

AAAA/MM/DD



47 infraestructuras educativas construidas y dotadas. 47 2009/10/01

Requiermiento escrito 6 2013/08/01

2 2013/07/15

4 2012/10/15

Actas de reunión y actas de liquidacion que aseguren la restitucion de recursos a la direccion del tesoro nacional

Solicitud de informes y documentos al interventor. Acta de Liquidación.

Oficio a la Subdirecicón de Gestión Financiera para la liberación del saldo.

Rediseño del macroproceso.

Reporte de los indicadores de atención en soporte técnico. 3 2014/10/15

Memorando 1 2015/03/09

Matriz 1 2015/03/09

Acta/ oficio aseguradora 2 2015/03/10

Documento resultado de diagnóstico 1 2016/03/01

Aplicativo ajustado 1 2016/05/02

Resultado pruebas internas por hallazgo 1 2016/05/09

Pruebas de usuario firmadas por hallazgo 1 2016/08/01

Hallazgos ajustados 1 2016/08/15

Lista de asistencia 1 2016/08/29

1 2016/05/02

Aplicativo en funcionamiento 1 2016/09/01

Documentación técnica y funcional -Ficha técnica del proceso ajustada.

1 2016/09/19Informe de resultados del sistema de legalización en producción

Matrices actualizadas 1 matriz 2014/11/26

Ficha técnica indicadores de gestión 2015/06/122 Indicadores

implementados y cargados en el

SIG

1 2015/03/01

1 2015/03/18

2015/05/01

Documento Listas de asistencia

Actas de acompañamientoPresentación de Riesgos

Acto administrativo de liquidación debidamente suscrito y/o expedido.

• Número de jornadas de planeación realizadas.

• Número de comités en donde se realiza el control

• Una jornada de planeación estratégica

realizada con los funcionarios del Viceministerio

para establecer estratégias.

• Cinco sesiones de comités en

donde se realice seguimiento a la

cobertura de educación superior.

60% 2015/01/01

1 2015/10/23

1 2015/10/23

2015/10/23

Porcentaje de indicadores incluidos (Se incluiran 47 indicadores, es decir el 60%)

1. Base de datos con cruce de información

Base de Datos con documentacion faltante por contrato.

Oficios puntuales con documentación faltante, copiados al jefe de area.

Los resultantes del proceso de requerimiento

12 2016/03/01

Reuniones de trabajo con áreas. 4 2016/03/01

Indicadores formulados en SINERGIA 100% 2016/03/01

Matriz actualizada 100% 2016/03/01

Oficios cada 3 meses, uno por cada dependencia por el sistema de gestión documental

Información publicada 100% 2016/01/01

No de talleres para actualizar riesgos 17 2016/02/01

2 2016/04/01

Visita de asistencia 1 2016/04/01

Mesas de trabajo

Visita de seguimiento 1 2016/08/01

una audiencia de posible incumplimiento 1 2016/05/15

1 2016/04/01Mesa de trabajo

1 2016/04/01

1 2016/04/01

2 2016/06/01

Mesas de trabajo

Mesa de trabajo

Visitas de asistencia técnica

2016/04/01

Sesiones de capacitación 1 2016/04/01

Requerimientos 1

2016/04/01


2016/04/01

Requerimientos 1

Requerimientos 1


Liquidacón de Convenios 2 2016/04/01

2016/04/01Requerimientos 1


1 2016/04/01


Mesas de trabajo

1 2016/04/01


2016/04/01

Mesas de trabajo

campaña de comunicación 1

capacitaciones 3 2016/07/01

5 2015/04/01

1 2016/04/01

5 2016/04/01

Mesa de trabajo

Mesas de trabajo

Mesas de trabajo

Documento de metodología definida 1 2016/03/01

Documento Análisis estado actual PETIC 1 2016/04/01

Documento borrador PETIC 1 2016/04/01

Documento PETIC actualizado 1 2016/05/02

Documento PETIC aprobado 1 2016/05/02

Acta Comité Directivo 1 2016/06/01

1 2016/07/01

Mapa de procesos OTSI 1 2016/03/01

Plan de trabajo OTSI y SDO 1 2016/03/15

Documentos de procesos aplicaciones actualizados 2 2016/03/01

Comunicados en el pregoneroComunicados al interior de la OTSI

Listado de asistentes OTSI a sesión de socialización

Documento de proceso definición de políticas actualizado 1 2016/03/01

Documento de proceso generación PETIC actualizado 1 2016/04/01

Documento de proceso gestión de arquitectura 1 2016/04/01

Documento de proceso gestión de incidentes 1 2016/04/01

Documento de proceso gestión de solicitudes 1 2016/04/01

Documento de proceso gestión de problemas 1 2016/04/01

Documento de proceso gestión de proyectos TIC 1 2016/05/02

Documento de proceso gestión de proveedores 1 2016/05/02

Documento de proceso gestión de eventos 1 2016/06/01

Documento de proceso gestión de disponibilidad 1 2016/06/01

Documento de proceso gestión de capacidad 1 2016/06/01

Documento de proceso gestión de la seguridad informática 1 2016/05/01

Documento de diseño de políticas a definir 1 2016/04/01

Documento de políticas 1 2016/05/02

Documento de políticas firmadas 1 2016/08/01

1 2016/09/01

1 2016/03/10

Línea base de la CMDB 1 2016/04/15

CMDB Actualizada 1 2016/04/22

. Comunicados en el pregonero. Comunicados al interior de la OTSI

. Listado de asistentes OTSI a sesión de socialización

Documento de proceso Gestión de la configuración actualizado

Informe de Auditorias de la Gestión de la configuración 2 2016/05/12

Informe de indicadores de cumplimiento. 1 2016/05/12

Documento para pregonero. 1 2016/05/12

Actas de socialización proceso al interior de OTSI 2 2016/04/22

Documentación SIG. 2 2016/04/22

1 2016/04/01

Documento con Catálogo de Servicios Estructurado 1 2016/05/02

Proceso de gestión de catálogo y niveles de servicio definido

Documento con Servicios que requieren OLA's 1 2016/06/01

Documento con OLAS definidos, según la pertinencia 1 2016/06/15

1 2016/07/18

1 2016/04/01

. Comunicados en el pregonero. Comunicados al interior de la OTSI

. Listado de asistentes OTSI a sesión de socialización

Agenda de presentación al comité directivo de la política de seguridad

1 2016/04/01

Manual de seguridad 1 2016/07/30

1 2016/04/01

1 2016/04/01

Documento Diagnóstico del Sistema de Seguridad de la información en el MEN

Acta de revisión de los documentos de manual de seguridad, diagnóstico de seguridad y política de seguridad

Proceso de gestión de catálogo y niveles de servicio definido

Documento con Catálogo de Servicios Estructurado 1 2016/05/02

1 2016/06/01

1 2016/07/01

Informes de seguimiento y control al proceso 2 2016/07/01

Inventario actualizado 1 2016/03/11

Proceso de gestión de catálogo y niveles de servicio implementado

Catálogo de Servicios divulgado a MEN y Sector

2 2016/04/11

1 2016/04/04

Manual de usuario y Manual técnico. 2 2016/04/16


Documento con los criterios de priorización y lista de sistemas priorizados y el plan de trabajo.

Documento Análisis estado de actualización de manuales deSACES, SNIES, SIPI, SIMAT, NEON




Documento del Proceso de gestión de usuarios actualizado. 1 2016/04/12

Procedimiento de la estrategia de socialización. 1 2016/05/15

1 2016/05/23

Informes de seguimiento a la ejecución del plan 5 2016/06/21

1 2016/03/10

Documento con la estrategia y el Plan de implementación aprobados.

Documento actualizado de políticas para contraseñas seguras

Aprobación de las políticas de contraseñas seguras. 1 2016/04/02

1 2016/05/01

Informes de seguimiento a la ejecución del plan. 1 2016/07/01

Documento para pregonero. 1 2016/08/01


Documento Plan de implementación de reglas de autenticación para SACES, SNIES, SIPI, SIMAT, NEON;

acorde con la política aprobada.

Informe de cambio de contraseñas 2 2016/08/05

Resultado de la encuesta de satisfacción 2 2016/04/28

Documento de procedimiento de creación de usuarios 1 2016/03/30

Documento de procedimiento de Back up 1 2016/04/15

Documento de procedimiento de Logs 1 2016/05/09

Actas de socialización de los procedimientos en OTSI 3 2016/04/27


Encuesta e informe de indicador de uso de los procesos. 3 2016/04/27

Documento de proceso de gestión de configuración 1 2016/03/10

1 2016/02/24Documento de puntos de control del proceso de gestión de la configuración

2 2016/04/01Formato de estudios previosDocumento de proceso gestión de proveedores

2 2016/04/01

Oficio de envío de remisión información a secretaría general 1 2016/03/15

Oficio de solicitud de capacitación 1 2016/03/15

Documento de proceso gestión de proveedoresFormato de análisis Sector

Oficio de envío de remisión información a secretaría general 1 2016/03/15

Oficio de solicitud de capacitación 1 2016/03/15

Acta de compromisos y responsables 1 2016/06/01

Procedimiento Revisado y ajustado 1 2016/06/16

Fichas técnicas validada 1 2016/07/21

Fichas técnicas aprobada 1 2016/07/21

Fichas técnicas publicada 1 2016/07/21

Informe del despliegue del módulo 1 2016/06/01

Inventario de herramientas de cómputo 1 2016/10/03

Informe de conciliación de bienes de cómputo 1 2016/10/15

Política aprobada 1 2016/08/01

Lista de asistencia a la socialización de la política 1 2016/09/01

Publicación en pregonero 1 2016/09/01

Acta de compromisos y responsables 1 2016/06/01

Procedimiento Revisado y ajustado 1 2016/06/16

Fichas técnicas validada 1 2016/07/21

Fichas técnicas aprobada 1 2016/07/21

Fichas técnicas publicada 1 2016/07/21


Inventario de los equipos a actualizar 1 2016/10/03

Informe de licencias vigentes 1 2016/10/24

Informe de instalación de antivirus 1 2016/11/14

Informe de Monitoreo de los equipos 1 2016/12/13


Inventario de los equipos con software no autorizado 1 2016/10/03

Comunicado para los usuarios de los equipos identificados 1 2016/10/24

Informe de equipos y software no autorizado desinstalado 1 2016/11/01

Informe de seguimiento y monitoreo 3 2016/12/01

fichas tecnicas 14 2016/04/01

fichas tecnicas 1 2016/04/01

Convenios y contratos 70 2016/04/01

2016/05/30

Informes 4 2015/07/15

1. Informe de cumplimiento del plan de comisiones

2. Informe en el sistema de comisiones SIPTA.

3. Reporte relacionando comisiones que se desplazan en días no laborales SIPTA.

4. Circular Interna

1

1

1

1

23 24 25

Responsable DEPENDENCIA

2015/12/31 Dirección de Calidad para la EPBM



FECHA TERMINACIÓN DE

LAS METAS

AAAA/MM/DD



2016/12/31 no Dirección de Cobertura y Equidad

2015/12/31 Indira Goenaga Subdirección de Acceso

2015/12/31 Indira Goenaga Subdirección de Acceso

2013/06/30 John Eliecer Maldonado Subdirección de Contratación /

Subdirección de Desarrollo Organizacional / Subdirección Financiera


2016/12/30 Subdirección de AccesoMANUEL ALEJANDRO ZAMORA

2016/12/31 Subdirección de Acceso

2016/12/31 Subdirección de Acceso

MANUEL ALEJANDRO ZAMORA

2016/04/14

2016/07/29

Coordinadora de Servicios OTSI

Coordinadora de UAC

Oficina de Tecnología y Sistemas de Información / Unidad de Atención al

Ciudadano.

Coordinadora de Servicios OTSI Oficina de Tecnología y Sistemas de

Información

2016/07/29

2016/08/12

Coordinadora de Servicios OTSI Oficina de Tecnología y Sistemas de

Información

Coordinadora de Servicios

OTSI/Coordinadora y Personal atención al

ciudadano


Ciudadano.

2016/08/26

2016/08/31

Coordinadora de Servicios OTSI

Oficina de Tecnología y Sistemas de Información



ciudadano


Ciudadano.

2016/07/29

2016/09/16


OTSI/Coordinadora atención al

ciudadano/Profesional Subdirección de

Desarrollo Organizacional

Oficina de Tecnología y Sistemas de Información / Subdirección de Desarrollo Organizacional / Unidad de Atención al

Ciudadano



ciudadano


Ciudadano.

2016/10/19



ciudadano


Ciudadano.

2016/11/30 Subdirección de Desarrollo Sectorial

2016/06/12

Subdirector de Desarrollo Sectorial

Coordinador del Grupo de Gestión Documental

Unidad de Atención al Ciudadano / Grupo de Gestión Documental

2015/12/31 OCI / SDO

2015/10/30

2016/12/31

Subdirección de Desarrollo Organizacional / Oficina de Control Interno

Raúl Camargo Medina / Hernán Lozano Triana

Dirección de Fomento de la Educación Superior / Subdirección de Contratación

Juliana Moncada Guayazán

Subdirección de Apoyo a la Gestión de las IES

2018/12/31 Beatriz Helena Vallejo Oficina Asesora de Planeación y Finanzas

2016/06/30 Subdireccion de Contratación



Subdireccion de Contratación



2016/12/31 ANA CECILIA TAMAYO Oficina Asesora de Planeación y Finanzas

2016/12/31

2016/09/03

2016/12/31

ETHEL MARGARITA MORALES GIL

Equipo de Atención Educativa a Grupos Étnicos

ANA CECILIA TAMAYO


Oficina Asesora de Planeación y Finanzas / Equipo de Atención Educativa a Grupos

Étnicos

ANA CECILIA TAMAYO


Oficina Asesora de Planeación y Finanzas / Equipo de Atención Educativa a Grupos

Étnicos

2016/12/31 Subdirección de Desarrollo Organizacional

2016/12/31 Subdirección de Desarrollo Organizacional

2016/12/31 Orlando Chacón Subdirección de Permanencia


Todos los profesionales SDO

Todos los profesionales SDO

William Otálora

2016/03/31 Jefe de la OTSI












2016/03/15

2016/03/31

2016/03/31



Coordinador de Servicios TIC

Oficina de Tecnología y Sistemas de Información / Subdirección de Desarrollo

Organizacional

Coordinador de Servicios / Líder SDO


Organizacional

Coordinador de Aplicaciones


Organizacional

2016/03/31

2016/04/29

2016/04/29

2016/04/29

2016/04/29



Organizacional



Organizacional



Organizacional

Coordinador de Infraestructura


Organizacional



Organizacional

2016/04/29

2016/05/31

2016/05/31

2016/06/30

2016/06/30



Organizacional



Organizacional



Organizacional



Organizacional



Organizacional

2016/06/30

2016/12/30

2016/05/31

2016/07/29




Organizacional

Coordinador de Servicios / Líder SDO


Organizacional






2016/09/30

2016/04/20

2016/04/29

2016/05/12









2016/07/11

2016/06/01

2016/05/17







2016/05/02

2016/05/02

2016/04/29

2016/05/31











2016/06/30

2016/07/15

2016/07/30

2016/08/01 Subdirectora de SDO














2016/08/01 Subdirectora de SDO Subdirección de Desarrollo Organizacional

2016/09/30 Subdirectora de SDO Subdirección de Desarrollo Organizacional


2016/04/29




2016/05/31

2016/06/30

2016/08/01

2016/09/30

2016/03/15













2016/04/15

2016/04/15

2016/12/15

2016/12/15









2016/12/15

2016/12/15

2016/12/15

2016/05/12







Coordinador de Aplicaciones/SDO


2016/05/20

2016/06/14

2016/12/28

2016/03/30









2016/04/24

2016/06/30

2017/07/30

2016/08/11

2016/08/05











2016/10/28

2016/06/30

2016/04/27

2016/05/16









2016/06/08

2016/06/13

2016/06/08

2016/06/08









2016/04/20

2016/03/05



Coordinador Infraestructura


2016/12/31 Coordinador de servicios Oficina de Tecnología y Sistemas de Información

2016/12/31 Coordinador de servicios








2016/06/15 SGA / SDO

2016/07/19



Oficina de Tecnología y Sistemas de Información / Subdirección de Gestión

Administrativa / Subdirección de Desarrollo Organizacional

SGA / SDO Coordinador de infraestructura



2016/08/22 SDO

2016/08/22 SDO Subdirección de desarrollo organizacional



Organizacional

2016/09/30

2016/10/14

2016/11/16





SGACoordinador de Infraestructura


Administrativa


2016/09/30

2016/09/30






2016/06/15 SGA / SDO

2016/07/19

2016/08/22 SDO



SGA / SDO Coordinador de infraestructura




Organizacional

2016/08/22 SDO


2016/09/30


Organizacional



2016/10/21

2016/11/11

2016/12/14







2016/12/30

2016/09/30

2016/10/21







2016/10/31

2016/11/30

2017/03/03







2016/12/31

2016/12/31

2016/12/31

Cristina Paola Miranda/William Libardo

Mendieta

Equipo Unificado de Trabajo de Proyectos de Crédito Externo y Donaciones /

Subdirección de Desarrollo Organizacional / Secretaria General

Cristina Paola Miranda/William Libardo

Mendieta


Subdirección de Desarrollo Organizacional / Secretaria General

Paola Andrea Trujillo Pulido/William Libardo

Mendieta/Edgar Alberto Medina Cuadros


Subdirección de Fomento de Competencias / Secretaría General

2016/12/31

2016/12/31




Subdirección de Fomento de Competencias / Secretaría General




Subdirección de Fomento de Competencias

2016/12/31 Programa Todos a Aprender

2015/12/30 Oficina de Control Interno

Gerente Programa - Coordinadores

Regionales - Técnico Administrativo

María Helena Ordóñez Burbano

SEGUIMIENTO AUDITORIA INTERNA MEN A 30 JUNIO 2016

RESPONSABLE C.I. EXPERTO ESTADO C/A AVANCE FISICO % REAL EJEC

JONNATHAN CORTES JESUS AYALA A 0.75 68%





JONNATHAN CORTES JESUS AYALA A 42 90%

JONNATHAN CORTES JESUS AYALA C 6 100%


A 3 89%KELLY GORDILLO / LILIANA PARRA

BIBIANA RODRIGUEZ / CESAR ROA

MONICA GONZALEZ C 1 100%

MONICA GONZALEZ A 0.5 50%

ANA MILENA CONTRERAS



MONICA GONZALEZ A NA N.A.



MONICA GONZALEZ A NA N.A.ANA MILENA CONTRERAS

JIMMY ABELLA AURA ROSA GOMEZ A 0 0%

MONICA GONZALEZ C 2 100%ANA MILENA CONTRERAS


JIMMY ABELLA AURA ROSA GOMEZ A 0.8 88%


JONNATHAN CORTES JESUS AYALA A 11% 11%

LILIANA PARRA CESAR ROA C 1 95%




JONNATHAN CORTES JESUS AYALA A 0 N.A.


MONICA GONZALEZ A 0 0%











MONICA GONZALEZ C 100%







MONICA GONZALEZ A 1 50%ANA MILENA CONTRERAS


MONICA GONZALEZ A 0.6 N.A.





KELLY GORDILLO BIBIANA RODRIGUEZ C 14 100%

KELLY GORDILLO BIBIANA RODRIGUEZ A NA 0%


KELLY GORDILLO BIBIANA RODRIGUEZ A NA N.A.


KELLY GORDILLO BIBIANA RODRIGUEZ C 1 100%

JIMMY ABELLA AURA ROSA GOMEZ C 4 100%


E1 E2

75% 60%

75% 60%

75% 60%

DETALLE DE ACCIONES EJECUTADAS / EVIDENCIAS Y/O SOPORTES

En desarrollo del contrato con la fábrica de Software, realizado por el Ministerio en el año 2015, se desarrollaron 11 requerimientos, de los cuales 10 fueron entregados a la fábrica para probarlos.Se presentan evidencias: Acta de reunión con la fábrica de Software.Correo con informe presentado por la fábrica de prueba donde se da alcance a los requerimientos.



75% 60%

75% 60%

N.A. N.A.



Se modificó el Convenio 420 de 2007, se adjunta convenio firmado por Fonade se esta realizando los trámites con el Municipio de Soacha para el convenio derivado, en el cual se establecen las obligaciones del Municipio con relación al proyecto.

La IE San Antonio de Buenaventura presenta un avance del avance del 39,85 % de ejecución, se adjunta informe (Fonade) con corte 16/07/2016

100% 100%

90% 90%

88% 90%

*Liquidados: 360-520-771-1614-595-551 -134*Contratos:N° 5: La orden de pago esta en tramiteN°596: Se anexa informe con saldo contableN°4: El informe financiero del 22 de abril N°212: Se entrega informe parcial 7 de supervisión. N°759: Se tiene conciliación en trámite de liquidación. Se evidencian los soportes correspondientes.

CONVENIO 551/2012: finalizó en 2014 y se firmó acta de liquidación el 09/12/2015

CONVENIO 419/2012: finalizó, las obras están terminadas; se encuentra en liquidación, están realizando últimas revisiones para entregar informe final y realizar acta de liquidación. Aportaron con respecto a la solicitud 9 licencias de construcción, pendientes las demás. Se adjuntan soportes de correos. Pendiente aprobación del acta de liquidadcion por parte de FONADE.

La Sub. de Contratación entrega acta de remisión del informe financiero y certificación por la OEI del Convenio 004/2004, sobre la ejecución de los recursos del convenio. Esta pendiente acta de liquidación para realizar los ajustes contables.

Para el conv 939/2008 se allega acta de improcedencia de liquidación. La Sub de Contratación ya realizó rediseño del macroproceso.

100% 100%

N.A. N.A.

Se entrega el segundo reporte de indicadores del sistema donde se consignan las solicitudes de mesa de ayuda SIGCE de los meses de enero, febrero y marzo.

Se realiza seguimiento a los Convenios suscritos con ETC, quienes se deben responsabilizar de los procesos de contratación e Interventoría respectivos. A la fecha; se han finalizado 241 obras, 26 están en ejecución, 8 han sido suspendidas, 1 en contratación y 1 está en proceso de cancelación. Se anexa: Informes de Interventoría

N.A. N.A.

N.A. N.A.

Se realiza seguimiento a los Convenios suscritos con ETC, quienes se deben responsabilizar de los procesos de contratación e Interventoría respectivos. A la fecha; se han finalizado 241 obras, 26 están en ejecución, 8 han sido suspendidas, 1 en contratación y 1 está en proceso de cancelación. Se anexa: Informes de Interventoría

IE Bureche. Se solicitó a Seguros Colpatria reconocimiento póliza estabilidad Ctto. de obra 2101287. Mesas de trabajo con contratista, Cia. de Seguros y Fonade para solucionar situación. Se adelantó gestión Distrito de Santa Marta, lograr que E.T, el propietario y beneficiario de la I.E. asuma costos de obras complementarias. Se espera respuesta del Distrito. Adj. Act. 21 Ene 2016.

100% 100%

N.A. N.A.

Se evidencio documento diagnostico del sistema Legalización de Titulos de Educación Superior, donde la UAC y la OTSI evaluan los roles, tipo de solicitudes, observaciones técnicas y funcionales y prioridades para el desarrollo de la aplicación.

Se evidencia la comunicación Interna Nro. 2016-IE-019490 del 26 de abril de 2016 donde la UAC remite a la OTSI los requerimientos técnicos para los ajustes del Sistema de legalizaciones. En el seguimiento que realizo la OCI se observo que la unidad de medida de la meta no corresponde con la actividad propuesta, por lo tanto se le recomienda a la áreas ajustarla para el cumplimiento de la actividad.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

Se evidencia los resultados de las pruebas del sistema de legalizaciones para el rol funcionario, rol firmador, rol administrador, las cuales se encuentran con algunas observaciones y ajustes a realizar.

No se evidencia avance en la actividad dado que no ha iniciado por lo tanto no aplica

N.A. N.A.

N.A. N.A.

No se evidencia avance en la actividad dado que no ha iniciado por lo tanto no aplica

No se evidencia avance para este periodo de seguimiento ya que la actividad no ha iniciado por lo tanto no aplica

N.A. N.A.

N.A. N.A.

Se evidencio acta de reunion oficiada el 27 de junio de 2016 entre los funcionarios de la UAC y la OTSI con el objetivo de socializar los ajustes que se desarrollaton para el rol el funcionario,rol adinistrador, busqueda en los sistemas SNIES y OLE, y solicitud de información a Instituciones de Educación superior.

No se evidencia avance para este periodo de seguimiento ya que la actividad no ha iniciado por lo tanto no aplica

N.A. N.A.No se evidencia avance para este periodo de seguimiento ya que la actividad no ha iniciado por lo tanto no aplica

N.A. N.A.

100% 100%

No se evidenció avance del plan de mejoramiento. No se han concretado reuniones para la actualización de la matriz de riesgos, entre la Subdirección de Desarrollo Organizacional y Subddirección de Desarrollo Sectorial; Se realiza revision en el SIG pero se encuentra temporalmente fuera de servicio por actualización.. La Doctora Alejandra Sanchez informa que las mesas de trabajo estan programadas entre julio y octubre de 2016, se anexa comunicacion interna 2016-IE-011961

Se evidencio correo enviado por Gestión Documental a la Subdirección de Desarrollo Organizacional para que se implementen los tres nuevos indicadores y sean publicados en el SIG

80% 80%

95% 80%

N.A. N.A.

Se replantea hallazgo No 272 con una descripción de meta:• Elaboración y aprobación de Manual de Riesgos• Estrategias de divulgación documentadas. • Sesiones de acompañamiento para la implementación. Se reformula la entrega Manual de Riesgos, estableciendo nueva fecha para la entrega y cierre del hallazgo.

Se reformula el hallazgo en el tiempo, defiendo como fecha de cumplimiento (31 de diciembre de 2016)se anexa acta con fecha 11 de julio de 2016

En marzo la Subdirección de Contratación remitió por tercera vez la minuta con ajustes la cual fue devuelta con objeciones por el ICETEX. La minuta se ajustó en lo que se consideró pertinente y se remitió el 2 de mayo de 2016 por 4 vez a la Vicepresidenta de Crédito y Cobranza del ICETEX. A la fecha aún se encuentra en revisión por parte de los abogados de esa entidad.

Se creó y organizó el "Comité Técnico operativo de cobertura de alta calidad y acceso a la E.S" con el fin de analizar y dar soluciones a las distintas dificultades que se presenten en el cumplimiento de las metas del PND 2015 - 2018. Se evidencian 1 acta de planeación y 2 actas de sesiones de comité de seguimiento.

N.A. N.A.

95% 95%

100% 100%

100% 100%

Se identifican 78 indicadores relacionados a proyectos de inversión, de los cuales se incluirán 47 (60%). La OAPF ha relacionado 4 indicadores del PND alineados con la cadena de valor del MEN:Docentes formados en inglésTutores vinculados al Programa Todos a Aprender 2.0Estudiantes beneficiarios del Programa Ser Pilo PagaCupos en educación superior para la población del Pueblo Rrom

Se evidencia base de datos remitida por la Subdirección de Contratación, en la que se puede evidenciar los tiempos de liquidación de los contratos.

La base de datos elaborada por la Subdirección de Contratación, cuenta con 1316 registros de los cuales 3 numeros de contratos no fueron utilizados. Hecha la revisión del 100% de los 1313 registros restantes se evidenció lo siguiente: 29 Registros fueron cancelados por razones diversas. Se requirio la completitud de las carpetas de los 1284 registros restantes, de este numero 254 carpetas quedaron completas con documentos recibidos, con acta de liquidación o constancia de liquidación o en proceso de liquidación, y de estos mismos registros 32 carpetas reciberon la documentacion solicitada lo cual se reflejo en la base. Por ultimo 1030 registros quedaron con documentacion faltante a pesar de los requerimientos hechos por la Subdirección de Contratación. A traves de correo electronico, la Subdirección de Contratación efectuo los requerimientos puntuales a cada supervisor, frente a los documentos faltantes de sus carpetas. Se evidencia base con registros y requerimientos hechos.

La subdireccion remitió los diferentes correos electronicos a los supervisores de contratos, con la solicitud de documentos puntuales. Se anexa base con registros y requerimientos hechos.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

La oficina de planeación envió el primer oficio a las cuatro dependencias responsables del Reporte de información sobre acciones de gobierno frente a las comunidades, por medio del sistema de gestión Documental con numero de Radicado 2016-IE-d31711 a fin de cumplir al DNP con información consistente y acompañar la ejecución de los reportes.Se anexa soporte

Se entrego acta de reunión realizada entre las áreas de Equipo de Atención Educativa a Grupos Étnicos conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, donde se revisó el estado actual del reporte del SPI, la focalización de recursos y se establecen acciones de mejoramiento de acuerdo a la necesidad identificada.

Esta protocolización estaba prevista a desarrollarse en la Mesa de Concertación en julio 18 y 19, sin embargo, no se dio por diversas circunstancias, al no ser responsabilidad del MEN, la MPC es una mesa que atiende diversos temas, siendo liderada por Min Interior se adjuntan: soportes de convocatorias y metodología .

La última actualización de la matriz se realizo en el mes de julio, como preparatoria para la Mesa Permanente de Concertación MPC; espacio donde se concerta todo lo realización con pueblos indígenas. (se adjunta matriz actualizada)

N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

100% 100%

Se continua con el diseño dando inicio a la validacion de la cadena de valor, la cual es una representacion grafica de los procesos, con el fin de lograr una mayor apropiacion por parte de cada una de las dependencias: 1. Se han realizado mesas de trabajo con los macroprocesos misionales.2. Se han realizando capacitacione sobre la nueva cadena de valor.3. Se ha continuado con el proceso de acompañamiento a las areas con el fin de logran un mayor entendimiento de los proceso en funcion de las actividades realizadas por las dependencias del MEN.Se anexan formatos de control de asistencia

Revisión y ajuste del Manual de Gestión Integral del Riesgo del Ministerio; se realizan cambios de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.Se ajusta matrices de riesgo de procesos y de corrupción, de acuerdo a la guía metodológica de la Secretaria de Transparencia.Elaboración y publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción del Ministerio, de acuerdo a los lineamientos de Función Pública y Secretaría de Transparencia.Desarrollo de talleres para la actualización de los riesgos de proceso y de corrupción programados para el primer semestre de 2016.Recepción de las matrices de proceso y de corrupción ajustadas de los macroprocesos.Se ha venido prestando asesoría puntual a los servidores que tienen la responsabilidad de la actualización de los riesgos, que han solicitado aclaraciones respecto al diligenciamiento de las matrices, las cuales se encuentran en proceso.

Se realizó la primera mesa de trabajo trataron temas de 1. Recursos de operación 2. Presentacion de monitoreo y control3. Presentacion del decreto y la resolucion 16432 4. Monitoreo aspectos de la resolucion 432 de 2015 y compromisos ante temas pendientes.5. Esquema de interventoria.

Se realizó la visita de administrativa de monitoreo y control a la ETC de rioacha 1.Recursos de operación 2. Monitoreo del 16432 3. Esquema de interventoria.4. Seguimiento del correo 22 de mayo.

N.A. N.A.

No se tienen avances de esta accion

N.A. N.A.

100% 100%

Se realizó contrato con la Univiersidad Nacional, en el mes de agosto se realizara esta actividad que estara a su cargo con número de contrato interadministrativo 1002 de 2016 para la intervencion financiera del programa PAE.

Se tiene acta de trabajo con monitoreo de PAE y Atlantico se realizó seguimiento a la operación contratación y acciones para garantizar la continuidad del programa PAE el dia 8 de junio de 2016 donde se generaron compromisos para mejorar el proceso de la Alimentacion Escolar, se anexa:Acta de mesa de trabajo

100% 100%

100% 100%

100% 100%



Debido a la necesidad de solventar el hallazgo antes del la ejecución mismo, se realizo reuniones para capacitar a los rectores para lo cual el programa PAE realizo varias capacitaciones las cuales se anexan como soportes para lo cual se anexa: Acta de Santo tomasacta de Puerto Colombia acta de SabanalargaInforme de capacitaciones PAE 2015

N.A. N.A.

N.A. N.A.

Se realizo contrato con la Universidad Nacional la cual en el mes de agosto se realizara esta actividad que estará a su cargo con numero de contrato interadministrativo 1002 de 2016 para la intervención financiera del programa.


N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.



Teniendo en cuenta la obligatoriedad que tienen las entidades Territoriales de reintegrar al MEN los recursos que no fueron ejecutados, en los términos establecidos, el MEN solicito a las ET su reembolso el 10 -02 -2015, quedando pendiente del corte a 30 junio de 2016, para requerir a las ET que no cumplan con lo solicitado.

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N.A. N.A.

N.A. N.A.

El programa PAE realizo seguimiento y acompañamiento a la ET de Sincelejo el día 7 y 18 de abril del 2016 en el cual se Anexa actas donde se trataron temas de ejecución y financieros.



N.A. N.A.

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Se entrega por parte del PAE actas de reuniones en las cuales se trabajo con la ET del Bolívar prestándole asistencia técnica y financiera el programa de alimentación escolar.

Se entrega por parte del PAE actas de reuniones en las cuales se trabajo con la ET del Atlantico prestandole asistencia tecnica y financiera el programa de alimentacion escolar.

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N.A. N.A.

N.A. N.A.

Se entrega por parte del PAE actas de reuniones en las cuales se trabajo con la ET del Bolivar prestandole asistencia tecnica y financiera el programa de alimentacion escolar.

Se realizo reunion con comunicaciones para generar la campaña de comunicaciones se anexa acta

N.A. N.A.

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N.A. N.A.

Se realizo contrato con la Universidad Nacional la cual en el mes de agosto se realizara esta actividad que estara a su cargo con numero de contrato interadministrativo 1002 de 2016 para la intervencion financiera del programa.

Se realizo por parte del PAE mesas de concertacion con las entidades territoriales de las cuales se entregan soportes de las mesas de trabajo se anexa actas de trabajo.

Se realizo por parte del PAE mesas de concertacion con las entidades territoriales de las cuales se entregan soportes de las mesas de trabajo se anexa actas de trabajo.

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Se evidencio documento de la metodología definida del PETIC (Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones) el cual establece los lineamientos y nuevos requerimientos.

Se evidencio documento con el análisis del estado del PETIC (Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones) donde se establece las necesidades y reestructuración de las líneas de acción de trabajo.

Se evidencia documento borrador de la actualización del PETIC (Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones) 2016-2018 el cual se realizó en marzo de 2016

Se evidencia el documento del PETIC (Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones) actualizado con las nuevas políticas, lineamientos y decisiones que articulan de manera estratégica la misión, visión, objetivos con el Plan Nacional de Desarrollo y principales iniciativas del MEN.

Se evidencia el documento PETIC aprobado y firmado por el Jefe de la OTSI

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N.A. N.A.

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La presentación al Comité Directivo del PETIC no se ha llevado a cabo dado a que no ha sido posible programarlo en los temas del Comité.Por tal motivo se recomienda reformular la fecha del cumplimiento de la Actividad.

No se evidencia avance dado que a la fecha del seguimiento la actividad no habia iniciado por lo tanto no aplica

Se evidencia el rediseño del Macroproceso de Gestión de Servicios TIC el cual evalúa las mejores metodologías y estándares de Tecnología para el nuevo mapa de procesos el cual se proponen los nuevos procesos para la cadena de valor.

Se evidencia el plan de trabajo para la optimizacion de los procesos dento del SIG en las fechas propuestas para la actividad.

Se evidecian un documento guia para solicitud de aplicaciones y un documento guia de soporte de tercer nivel, las cuales tienen como objetivo principal ser la guia o metodología para los reportes o cruces de información requeridos por las áreas del MEN o entes externos.

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Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento definición de políticas TIC, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-030223 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Estrategia de Servicios TIC.

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento generación PETIC, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-030223 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Estrategia de Servicios TIC.

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Arquitectura, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-030223 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Estrategia de Servicios TIC.

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Incidentes, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-032243 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Operación de Servicios TIC

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Solicitudes, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-032243 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Operación de Servicios TIC

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Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Problemas, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-032243 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Operación de Servicios TIC

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Proyecto TIC, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-033316 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Transición de Servicios TIC.

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Proveedores, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-031273 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Diseño de Servicios TIC

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Eventos e Incidentes, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-032243 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Operación de Servicios TIC

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Disponibilidad, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-031273 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Diseño de Servicios TIC

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N.A. N.A.

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de Capacidad, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-031273 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Diseño de Servicios TIC

Se evidenció ajustes y actualización a la documentación del procedimiento Gestión de la Seguridad Informática, así mismo se evidencia el comunicado interno 2016-IE-032243 donde la OTSI remite a la SDO los procedimientos y documentación aprobada relacionada al proceso Operación de Servicios TIC

Se Observó documento de diseño de políticas TIC que se dividen en los componentes de Identificación de las necesidades, Diseño de Políticas y Roles y responsabilidades las cuales cuentan con el visto bueno del jefe de la OTSI.

Se evidencia la elaboración del documento manual de políticas TIC, que establecen los procedimientos necesarios para garantizar el uso adecuado de los recursos de tecnología por parte de los funcionarios del MEN, satisfacer la prestación de servicios TIC y asegurar la disponibilidad, calidad y operatividad.


N.A. N.A.

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Se evidencio el documento de procedimiento Gestión de la Configuración actualizado, elaborado con el fin de asegurar la identificación y registros de los cambios, de esta forma asegurar la toma de decisiones y así mantener la información completa, confiable y actualizada de los atributos de configuración y sus interrelaciones.

Se evidencio archivo en Excel el cual contiene la línea base de la CMDB identificada, con el objetivo de proporcionar la información sobre la infraestructura TI importante para la prestación servicios TIC

Se evidencia Informe de la implementación del CMDB en el MEN donde se detalla la descripción de las actividades y entregables para el plan de actualización de activos en la CMDB y el impacto sobre la plataforma de mesa de servicios.

N.A. N.A.

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Se evidencia el informe de implementación del CMDB en el MEN, en el punto cinco se detalla la Validación y auditoria de CMDB.

Se evidencio el informe de Implementación de CMDB, donde una vez finalizada la carga de los CI´s (configuración de Ítems), se realizó la validación de número de elementos encontrando que el 12% de elementos de configuración cargados presentaban desviación en sus atributos básicos los cuales se evidencian en el informe mencionado.

Se evidencia acta de reunión del día 12 de abril de 2016, la cual tuvo como objetivo evaluar la pertinencia de la divulgación de la actualización del procedimiento de Gestión de Configuración, ya que se trata de un procedimiento netamente técnico se llegó a la conclusión que no es pertinente su divulgación en el PREGONERO

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Dentro de la OTSI se socializo el ciclo de vida de los componentes de la infraestructura de tecnología y de aplicaciones del Ministerio de Educación Nacional, durante las diferentes etapas (Petición, compra/construcción, prueba, despliegue a operación traslado y eliminación).

Se evidencia la documentación para el SIG del procedimiento Gestión de Configuración y los puntos de control de la Configuración esta documentación fue enviada a SDO mediante comunicado interno Número 2016-IE-033316 del 8 de julio de 2016 la cual remite la documentación del proceso Transición servicios TIC

Se evidencia procedimiento Gestión de Catálogo de Servicio definido para asegurar y definir el alcance de los servicios TI a disposición de todos los usuarios externos e internos del MEN

Se evidencia la matriz de estructuración del procedimiento Gestión de Catálogo de Servicios definiendo la categoría, nombre del servicio, descripción, excepciones, condiciones, impacto, tiempo de atención y solución.

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N.A. N.A.

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Se evidencia acta de reunión del 21 de junio de 2016 con el objetivo de revisar el catálogo de servicios e identificar los servicios que requieren OLA's

Se evidencia acta de reunión del 21 de junio de 2016 con el objetivo de revisar el catálogo de servicios y definir OLA´s para servicios identificados


Se evidencia Análisis GAP realizado por la SDO con el objetivo de valorar el modelo de gestión de Seguridad de la Información del MEN, para establecer el porcentaje de cumplimiento con la norma ISO/IEC 27001:2013 y 27002: 2013, en dicho análisis se presenta la agenda y plan de trabajo de la ejecución de la política de seguridad.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

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Se evidencia presentación de análisis GAP con el diagnostico y la valoración de cumplimiento de la norma ISO 27001:2013 y 27002:2013 para el MEN


Se evidencian actas de seguimiento para las actividades establecidas para la valoración e implementación del SGSI alineado con las normas ISO 27001:2013 y 27002:2013 para los meses de abril, mayo y junio

Se evidencia procedimiento Gestión de Catálogo de Servicio definido para asegurar y definir el alcance de los servicios TI a disposición de todos los usuarios externos e internos del MEN

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N.A. N.A.

N.A. N.A.

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Se evidencia la matriz de estructuración del procedimiento Gestión de Catálogo de Servicios definiendo la categoría, nombre del servicio, descripción, excepciones, condiciones, impacto, tiempo de atención y solución.

Se evidencia el procedimiento Gestión de Catálogo y niveles de Servicios y la estructuración del procedimiento, así mismo se evidencia comunicado interno número 2016-IE-031273 en el que la OTSI remite a la SDO los documentos aprobados para el proceso Diseño de Servicios TIC



Se evidencia inventario de los Sistemas de Información que requieren ajuste o actualización en los manuales técnicos y funcionales.

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N.A. N.A.

N.A. N.A.

La OTSI generó un documento de priorización que les permite evaluar los criterios y la pertinencia sobre la cual se realizará la actualización de la documentación de los sistemas de información del Ministerio de Educación Nacional.

Se evidencia el estado actual de la documentación de los sistemas de información en el plan de trabajo para la actualización de documentación de los sistemas de información del MEN.

Se evidencia que la OTSI evaluó el estado actual de SACES donde se encuentra la priorización de actualización de documentación técnico y funcional, se inicio levantamiento de la informacion tecnica y funcional con los proveedores.

Se evidencia que la OTSI evaluó el estado actual de SNIES donde se encuentra la priorización de actualización de documentación técnica y funcional, se inicio levantamiento de la informacion tecnica y funcional con los proveedores.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

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100% 100%

Se evidencia que la OTSI evaluó el estado actual de SIPI donde se encuentra la priorización de actualización de documentación técnica y funcional, se inicio levantamiento de la informacion tecnica y funcional con los proveedores.

Se evidencia que la OTSI evaluó el estado actual de SIMAT donde se encuentra la priorización de actualización de documentación técnica y funcional, se inicio levantamiento de la informacion tecnica y funcional con los proveedores.

Se evidencia que la OTSI evaluó el estado actual de NEON donde se encuentra la priorización de actualización de documentación técnica y funcional.

Se evidencio documento guía para la creación, actualización e inactivación de usuarios en los diferentes Sistemas de Información.

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N.A. N.A.

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La OTSI elaboró documento guía donde se evidencio el procedimiento para la creación, actualización e inactivación de usuarios en los diferentes Sistemas de Información.

LA OTSI elaboró la estrategia de socialización del procedimiento de gestión de usuarios del Ministerio de Educación Nacional, la cual abarca la selección del contenido que será divulgado y el diseño de acuerdo al público de interés, para este fin la OTSI cuenta con el apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

No se evidencio avance del primer informe de seguimiento a la ejecución del plan.

Se definió plan de implementación de las reglas de autenticación para los Sistemas de Información de acuerdo con la Política de uso y creación de contraseñas seguras.

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N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

Se evidencia documento de políticas de uso y creación de contraseñas seguras con la aprobación y visto bueno de los asesores y jefe de la OTSI

Se evidencia documento con la planeación de las políticas de contraseñas seguras para los sistemas de información SACES, SNIES, SIPI, SIMAT y NEON acorde a la política aprobada por el jefe de la OTSI




N.A. N.A.

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La OTSI elaboró dos análisis de la percepción del servicio prestado por Mesa de Ayuda interna y externa durante los meses de: enero a abril y de mayo a junio de 2016, tomando como base los datos obtenidos a través de las encuestas de satisfacción registradas en la herramienta CA del Ministerio de Educación Nacional.

Se evidencio informe de la OTSI donde se documentan los peligros y planifica los bienes que se debe salvaguardar y cómo llevar a cabo la protección, siendo el sistema de gestión de acceso una alternativa para mitigar el riesgo en el MEN.

Se evidencia documento elaborado por la OTSI con los lineamientos de copias de respaldo, recuperación de activos informáticos para proteger los datos generados, recibidos y/o procesados del Ministerio de Educación Nacional.

100% 100%

No se evidencio cumplimiento ni avance en la actividad. 0% 0%



Se evidencia documento con los lineamientos de gestión de logs, elaborado por la OTSI para evaluar los datos disponibles en los registros de operación (logs) en caso de ocurrencia de eventos de seguridad de la información.

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Se evidencia la documentación para el SIG del procedimiento Gestión de Configuración y los puntos de control de la Configuración esta documentación fue enviada a SDO mediante comunicado interno Número 2016-IE-033316 del 8 de julio de 2016 la cual remite la documentación del proceso Transición servicios TIC

Se evidencia formato para los puntos de control del proceso Gestión de Configuración, la cual estara publicada en el SIG una vez este entre en funcionamiento nuevamente

N.A. N.A.


N.A. N.A.

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Se evidencia comunicado interno número 2016-IE-025689 emitido a la Secretaria General, remitiendo los hallazgos identificados en la auditoria CIMEN2015-06 para iniciar y tomar las medidas pertinentes

Se evidencia comunicado interno número 2016-IE-022166 para solicitar la capacitación a los supervisores de contratos.

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N.A. N.A.

Se evidencia comunicado interno número 2016-IE-025689 emitido a la Secretaria General, remitiendo los hallazgos identificados en la auditoria CIMEN2015-06 para iniciar y tomar las medidas pertinentes

Se evidencia comunicado interno número 2016-IE-022166 para solicitar la capacitación a los supervisores de contratos.

Se evidencia acta de reunión del día 19 de mayo 2016 entre la OTSI y la SGA para establecer la revision del procedimiento de Asignación y Retiro de equipos de cómputo del Inventario Tecnológico

Se evidencia en borrador el documento guia de asignación y retiro de equipos de computo del inventario tecnologico, el cual tiene como objetivo principal definir los lineamientos para que la SGA y la OTSI realicen el procedimiento de asignación y retiro de equipos de cómputo del inventario Tecnológico.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.




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N.A. N.A.

N.A. N.A.

Se evidencia acta de reunión del día 19 de mayo 2016 entre la OTSI y la SGA para establecer la revisión del procedimiento de Asignación y Retiro de equipos de cómputo del Inventario Tecnológico, se observa que en el desarrollo de la mesa de trabajo no se detalló el tema de licenciamiento de software

Se evidencia en borrador el documento guia de asignación y retiro de equipos de computo del inventario tecnologico, el cual tiene como objetivo principal definir los lineamientos para que la SGA y la OTSI realicen el procedimiento de asignación y retiro de equipos de cómputo del inventario Tecnológico.


N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.




100% 100%

N.A. N.A.

N.A. N.A.

El área de Credito Externo y Donaciones realizó mesas de trabajo con Desarrollo Organizacional donde se describieron las diferentes actividades de credito externo en los procesos financieros, Adquisiciones y Monitorieo

Credito Externo presento una matriz de riesgos que corresponde al BID, sin embargo se revisará con desarrollo organizacional que los riesgos se reflejen en la matriz del MEN

El avance presentado en la liquidación de 38 convenios de SE fue del 69% y de los 32 convenios ENS se presento un avance del 62%.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

Esta en proceso de liquidación Contrato 333 de 2014. Se realizo la retención del ultimo pago a la firma CONCOOL SANSAA, no se ha realizado conciliación de ambas partes

El avance presentado en la liquidación de 38 convenios de SE fue del 69% y de los 32 convenios ENS se presento un avance del 62%.

100% 100%

100% 100%

El área de programa todos aprender entrego la relación del plan de comisiones mensual del primer semestre de 2016.

Para el 1er semestre de 2015 y 2016 se evidencia una disminución del 48% pasando de 85 comisiones con un costo de $119 millones a 39 comisiones que presentaron un valor de $57 millones.

Se realizó la inlusión en el programa anual de auditorías integrales, expresamente, como criterio de auditoría, las especificaciones técnicas de los 4 procesos nacionales


E3 ENTREVISTADO

68% Ana María Pérez



RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO (Porqué es o no es eficaz, eficiente y/o efectiva)

1: Se evidencian avances en la actualización y la empresa encargada del Software se encuentra realizando los ajustes.E2: La dependencia se encuentra en espera de las soluciones por parte del proveedor (ajustes e implementación).E3: Se están adelantando las acciones de mejoramiento y se espera los ajustes al software de acuerdo con requerimientos de funcionalidad.





N.A.



E1: El plan de mejoramiento se esta ejecutando se han presentado retrasos por parte de terceros se espera que se tenga la licitación de Soacha para el mes de agosto del 2016 y la terminación de la IE San Antonio en el mes de febrero de 2017.E2: El ministerio realiza las actividades que están a su cargo y solicita tener en cuenta que el retraso es por parte de tercerosE3: El plan de mejoramiento se esta ejecutando

Claudia Arzayus Infraestructura Educativa

100%

90%

89%

E1: Los contratos se encuentran con los saldos contables al día. E2:Se esta adelantando los cierres de los contratosE3: El nivel de efectividad es bajo dado que muchas veces la información requerida depende de terceros.

Primera InfanciaSonia MoralesClaudia AlvaradoCalidad EBPMCarlos VillaSuperior Vanesa Sandolla

E1: El convenio 419 esta siendo liquidado se encuentra en proceso de cierre.E2:Las acciones del plan de mejoramiento no cumplieron en el tiempo estimadoE3:El convenio 419 de 2012 esta en proceso de cierre.


E1: Se entregaron los soportes de la gestión adelanta por el MEN a fin de lograr la liquidación de los convenios, pendiente el acta de liquidación del convenio 004/2004. Se califica el 88%

E2: No se cumplieron las acciones en el tiempo propuesto. Se califica el 90%

E3: Se cumplieron las metas fuera de tiempo. Se califica el 89%

John Eliecer Maldonado / Luis Felipe Larrarte

Restrepo

100%

N.A.

E1: Se evidencia segundo reporte de los indicadores.E2: Se espera la entrega del próximo reporte para julio.E3. Las evidencias reportan un avance físico del 67% en el Plan de Mejoramiento.

Ana María Pérez (Jorge Orozco)

E1:La actividad del plan de mejoramiento se efectúa realizando seguimiento a los conveniosE2: Los contratos de obra se están ejecutando, aunque se aprecian inconvenientes con algunos convenios.E3: Con el plan de mejoramiento están interviniendo los problemas presentados.


N.A.

N.A.

E1:La actividad del plan de mejoramiento se efectúa realizando seguimiento a los conveniosE2: Los contratos de obra se están ejecutando, aunque se aprecian inconvenientes con algunos convenios.E3: Con el plan de mejoramiento están interviniendo los problemas presentados.


E1: Se entregan actas de las reuniones con fonade de los avances de la obra pero no se presenta todavía Acta donde se solvente el problema de la fachada.E2: Se realiza el plan de mejoramiento pero la demora se ha presentado con Fonade.E3: El plan de mejoramiento lleva un avance del 85%


100%

N.A.

E1.Se registra eficacia del 100% porque se alcanzó la meta propuesta. E2. Se registra eficiencia del 100% porque se cumplió la meta dentro del tiempo establecido.E3. Se califica efectividad del 100%, el plan es efectivo para controlar y/o eliminar la causa raíz identificada.

Dora Ines OjedaAtención al Ciudadano

Maria Teresa CastroOficina de Tecnologia y Sistemas de Información

E1: se evidencia comunicado interno Nro. 2016-IE-019490 en el cual se remiten los requerimientos técnicos y funcionales del sistema de legalización de títulos de Educación Superior.E2: Se evidenció que las acciones realizadas para el levantamiento de requerimientos técnicos y funcionales.E3: Se evidencio levantamiento de los requerimientos del Sistema de legalización de títulos de Educación Superior, sin embargo se observó que la unidad de la meta requiere ajustes para alcanzar el cumplimiento de la meta.



N.A.

N.A.

E1: Se evidencia Pruebas realizadas al sistema de Legalizaciones a el rol de funcionario, firmador y administrador.E2: Se evidencia avance de la actividadE3: Se evidencian las pruebas del sistema de Legalizaciones realizadas a el rol de funcionario, firmador y administrador las cuales arrojan como resultado algunos ajustes y observaciones al sistema



No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 1 de agosto de 2016



N.A.

N.A.




No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 29 de agosto de 2016, por lo tanto no aplica



N.A.

N.A.

E1: Se evidencia acta de reunión del 27 de junio de 2016 donde se socializarón los ajustes técnicos desarrollados en el Sistema de LegalizacionesE2: Se evidenció acta de reunión de ajustes realizados en el sistema el cual hasta esa fecha no reporta ninguna falla.E3: Se evidencia acta de reunión de socilización de los ajustes tecnicos relizados en el sistema los cuales hasta fecha no reporta fallas.



No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 1 de septiembre de 2016, por lo tanto no aplica



N.A.No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 19 de septiembre de 2016, por lo tanto no aplica



N.A.

100%

E1: La actividad se califica con 0 debido a que no se ha realizado la activdad.E2: La actividad se califica con 0 el tiempo de la accion no se ha utilizado.E3: La activdad se califica con 0 esto a que no se ha realizado el proceso

Alejandra Sánchez PerillaSubdirectora de Desarrollo Sectorial de la Educación

Superior

E1: Se evidencia el correo con la aprobacion de los nuevos indicadores para Gestión Documental .E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio aprobación de los indicadores para Gestión Documental

Alejandro GuzmanSubdirección de Desarrollo Organizacional

80%

88%

N.A.

E1: Se tiene eficacia del 80% porque se reformulo la acción en tiempo.E2: Se tiene eficiencia del 80% porque el plan no se ha ejecutado en el tiempo establecido.E3: Se califica efectividad del 80% porque el Plan se reformulo en el tiempo.

Martha Patricia Ortiz CamachoSubdirección de Desarrollo Organizacional

E1.Se registra eficacia del 95% porque se tiene la minuta del acta de liquidación, se han realizado los ajustes solicitados y solo está pendiente firma ICETEXE2. Se registra eficiencia del 80% porque no se cumplió la meta dentro del tiempo establecido (30 de Octubre de 2015).E3. Se califica efectividad del 88%, por la relación eficacia - eficiencia.

Raúl Fernando Camargo Medina

Subdirección de Apoyo a la Gestión de las Instituciones

de Educación Superior

Hernán Lozano TrianaSubdirección de

Contratación

E1. Se alcanzaron 3 metas faltando 2 sesiones de comité de seguimiento, E2. Se está cumpliendo la meta dentro del tiempo establecido.E3. Se calcula porcentaje de ejecucuón del 70%, por la relación eficacia - eficiencia.

Edgar Hernán Rodríguez Ariza

Subdirección de Apoyo a la Gestión de las IES

N.A. Luis Bernardo Carrillo

95% Hernán Lozano

100% John Eliecer Maldonado

100% John Eliecer Maldonado

E1: La oficina de Planeación continua con el análisis de los indicadores y se espera poder tener la relación completa de los indicadores de PND con los del MENE2: El plan de mejoramiento presenta un retraso en la ejecución.E3: El plan de mejoramiento No presenta un avance significativo

E1.Se registra eficacia del 95% porque se observa la base de datos con la información correspondiente a la liquidación de contratos. E2. Se registra eficiencia del 95% porque se cumplio la meta dentro de los tiempos establecidos.E3. Se califica efectividad del 95%, por la relación eficacia - eficiencia.

E1.Se registra eficacia del 100% porque se evidencia actualización de la base de datos con información de los contratos del MENE2. Se registra eficiencia del 100% porque se dio cumplimiento a la meta.E3. Se califica efectividad del 100%, por la relación eficacia - eficiencia.

E1.Se registra eficaciadel 1000% porque se evidencia actualización de la base de datos con información de los contratos del MEN y se evidencia requerimiento de soportes a los supervisores e interventores.E2. Se registra eficiencia del 100% porque se dio cumplimiento a la meta.E3. Se califica efectividad del 80%, por la relación eficacia - eficiencia.

N.A. Luis Bernardo Carrillo

N.A. Jonathan Mosquera



E1: La Oficina de Planeación esta cumpliendo con las acciones contempladas en el plan de acción.E2: Se proyecto y enviaron los 4 primeros oficios, a través del sistema de gestión Documental.E3: El plan de mejoramiento se desarrolla y ejecuta de acuerdo con los requerimientos de programación y compromisos.

E1: El plan de mejoramiento se esta realizando de acuerdo a las actividades programadas.E2: Se presenta un leve atraso en la ejecución de las acciones programadas.E3: El plan de mejoramiento se esta realizando.

E1: Las actividad del plan de mejoramiento ha presentado retraso en su ejecución retardando la ejecución del mismo por parte de las comunidades indígenas y otras entidades estatales que dificultan la concertación.E2: Se presenta retrasos involuntarios por parte de terceros que impiden la realización del plan de mejoramiento.E3:Se aprecia el trabajo de las área involucradas en el desarrollo de la actividad.

E1: El plan de mejoramiento ha presentado inconvenientes ajenos a su ejecución por depender de terceros, en este caso la concertación con las comunidades indígenas, se le sugiere a la dependencia intentar realizar las medidas antes de la fecha de corte.E2: Se presenta un leve atraso en la ejecución de las acciones programadas.E3: El plan de mejoramiento se esta realizando.

N.A.

N.A.

N.A. Orlando Chacón

100% Orlando Chacón

E1.No se encuentran publicadas en su totalidad los procedimientos en el SIGE2. Se está cumpliendo la meta dentro del tiempo establecido.E3. Se registra porcentaje de ejecución del 75%, por la relación eficacia - eficiencia.

Martha Patricia Ortiz Camacho

Subdirección de Desarrollo Organizacional

E1:Solamente se ha realizado 1 taller de capacitación sobre el tema riesgos anticorrupción.E2: El avance en el tiempo sobre la revisión actualización y divulgación de la nueva matriz de riesgosE3: Se califica 40% de porcentaje de ejecución por la relación Eficacia / Eficiencia.

Martha Patricia Ortiz Camacho

Subdirección de Desarrollo Organizacional

E1:Se evidencia que el programa PAE esta desarrollando la actividad.E2: La actividad se esta desarrollando en los tiempos programados.E3: La actividad se desarrolla con las especificaciones y atacando las causas que la generaron.

E1: Se evidencia acta de asistencia técnica de Rioacha dondde se trataron los temas de monitoreo y control.E2: La actividad se realizó antes del tiempo acordado E3:La actividad se realizó y se cumplió con los requerimientos en el tiempo pactado.




E1: Se están adelantando las acciones para la realización de la actividad.E2: Se está realizando la actividad en los tiempos establecidos.E3: La actividad se realizá de acuerdo a las necesidades que requiere esta actividad se exalta el trabajo realizado por el PAE.

E1:No presenta avanceE2:No presenta avanceE3: No se ha desarrollo la actividad lo cual no se puede evaluar su ejecucion.

E1: La mesa de trabajo se realizo con ETC de Atlantico.E2: La actividad se realizó antes de los tiempos establecidos.E3: La mesa de trabajo genero comprimosos que se espera puedan solventar los problemas presentados por la alimentacion escolar.




E1: La mesa de trabajo se realizó con ETC de Atlantico.E2: La actividad se realizó antes de los tiempos establecidos.E3: La mesa de trabajo genero comprimosos que se espera puedan solventar los problemas presentados por la alimentación escolar.

E1: La mesa de trabajo se realizo con ETC de Atlantico.E2: La actividad se realizo antes de los tiempos establecidos.E3: La mesa de trabajo genero comprimosos que se espera puedan solventar los problemas presentados por la alimentacion escolar.

E1: La actividad se realizo antes del tiempo por la necesidad prioritaria del hallazgo y tomar medidas antes que se presentaran nuevos inconvenientes.E2: La actividad se realizo antes de los tiempos establecidos.E3: Las capacitaciones se realizaron para garantizar la mejor prestación del servicio.



E1: Se están adelantando las acciones para la realización de la actividad.E2: Se esta realizando la actividad en los tiempos establecidos.E3: La actividad se realiza de acuerdo a las necesidades que requiere esta actividad se exalta el trabajo realizado por el PAE.







E1: La actividad se viene ejecutando para el desembolso por parte de las ET E2: La actividad se realiza en el tiempo acordado.E3: La actividad se desarrolla acorde a las necesidades del Plan de mejoramiento.




E1: La actividad se realizo socializando a la ET Sincelejo en temas operativos y de ejecución.E2: La actividad se realiza en el tiempo acordado.E3: La actividad se cumplió de acuerdo a lo formulado en el plan de mejoramiento.







E1: Se evidencias actas de capacitación en las que se trabajo con la ET de Bolívar para fortalecer el programa de alimentación escolar.E2: La actividad se cumplió antes del plazo establecido.E3: Se valora la actividad que se ha realizado por parte del PAE para solventar los problemas presentados.

E1: Se evidecias actas de capacitacion en las que se trabajo con la ET de Atlantico para fortalecer el programa de alimentacion escolar.E2: La actividdad se cumplio antes del plazo establecido.E3: Se valora la actividad que se ha realido por parte del PAE .




E1: Se evidecias actas de capacitacion en las que se trabajo con la ET de Bolivar para fortalecer el programa de alimentacion escolar.E2: La actividdad se cumplio antes del plazo establecido.E3: Se valora la actividad que se ha realido por parte del PAE para solventar los problemas presentados.


E1: Se esta trabajando en la ejecucion de la actividad con la primera reunion con comuniciaciones.E2: Se esta realizando la actividad E3: Se evidencia que la ejecucion de la actividad.





E1: Se estan adelantando las acciones para la realizacion de la actividad.E2: Se esta realizando la actividad en los tiempos establecidos.E3: La actividad se realiza de acuerdo a las necesidades que requiere esta actividad se exalta el trabajo realizado por el PAE.

E1: La actividad se realizo de acuerdo a las necesidades del Plan de Mejoramiento.E2: Se realizo la activdad antes del plazo señalado.E3: Se continua con el acompañamento a las ET.

E1: La actividad se realizo de acuerdo a las necesidades del Plan de Mejoramiento.E2: Se realizo la activdad antes del plazo señalado.E3: Se continua con el acompañamento a las ET.


100%

100%

100%

100%

100%

E1: Se evidencio la elaboración del documento de la metodología definida del PETICE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio la metodología definida del PETIC en el tiempo establecido para el cumplimiento de la actividad

Clara RobayoOficina de Tecnología

Julie Alexandra QuirogaOficina de Tecnología

María teresa CastroOficina de Tecnología

E1: Se evidencio la elaboración del documento de análisis del estado actual del PETICE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio el documento con el análisis del estado actual del PETIC.




E1: Se evidencio la elaboración del documento borrador del PETICE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio la elaboración del documento borrador del PETIC.




E1: Se evidencio el PETIC actualizado con las estrategias, politicas y objetivos de tecnología definidosE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio la actualización del PETIC




E1: Se evidencio el PETIC aprobadoE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio el documento del PETIC aprobado y firmado por el Jefe de la OTSI




0%

N.A.

100%

100%

100%

No se da porcentaje de avance debido a que no se ha realizado la actividad, se recomienda replantear la fecha, para que de este modo se alcance a cumplir la meta en cuanto a objetivos y tiempo pactado




No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 1 de julio de 2016




E1: Se evidencia el documento con la metodología diseñada y el rediseño de la cadena de valorE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio la metodologías y procesos propuestos para la nueva cadena de valor




E1: Se evidencia el Plan de trabajo de para la optimización de procesos y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3:Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo estipulado.




E1: Se evidencia el documento guia para solicitud de aplicaciones y el de soporte de tercer nivel.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3:Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




100%

100%

100%

100%

100%

E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento definición de políticas TIC.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento generación PETIC.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de ArquitecturaE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de Incidentes.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de Solicitudes.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




100%

100%

100%

100%

100%

E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de Problemas.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de Proyectos TIC.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de ProveedoresE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de Eventos e IncidentesE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de DisponibilidadE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




100%

100%

100%

100%

N.A.

E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de CapacidadE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión la Seguridad InformáticaE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencia cumplimiento de los objetivos de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencio documento de diseño de políticas TIC la cual cuenta con el visto bueno del jefe de la OTSI.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio el documento de diseño de políticas con el visto bueno del jefe de la OTSI




E1: Se evidencio documento manual de políticas TIC.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio el documento manual de políticas TIC.








N.A.

100%

100%

100%

No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 1 de septiembre de 2016




E1: Se evidencio el documento de procedimiento de la Gestión de la Configuración.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio el documento del procedimiento de la Gestión de Configuración actualizado.

Andres BriceñoOficina de Tecnología

E1: Se evidencio archivo en Excel con la línea base de la CMDB identificada.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio línea base de la CMDB que garantiza la consolidación de la información sobre la infraestructura TI.


E1: Se evidencio el informe de implementación del CMDB en el MEN.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: La actividad se cumplió dado que se evidencio el informe de implementación del CMDB en el MEN.


N.A.

100%

98%

E1: Se evidencio un informe de validación y auditoria de CMDB.E2: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: se evidencio avance en la actividad ya que se observo un informe de validación y de auditoria de CMDB


E1: Se evidencio un informe de implementación de CMDB donde se realizó la validación del número de elementos de configuración cargados.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: se evidencio cumplimiento en la actividad ya que se observó en el informe la validación de los elementos de configuración cargados en la CMDB


E1: Se evidencio acta del 12 de abril de 2016 donde se revisó y evaluó la pertinencia de la divulgación del procedimiento Gestión de Configuración, de dicha reunión se concluyó que por ser un proceso técnico no era pertinente su divulgación a nivel general.E2: Se evidencia que la revisión y evaluación de la pertinencia de la divulgación del procedimiento en el MEN, se realizó antes del vencimiento de la actividad.E3: Se evidencio acta de reunión donde se evalúa la pertinencia de la divulgación del procedimiento en el MEN dentro de la fecha de cumplimiento de la actividad.


96%

99%

100%

100%

E1: Se evidencio lista de asistencia y presentación de la capacitación sobre el procedimiento Gestión de la configuración E2: Se evidencia Cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: Se evidencio cumplimiento de la actividad dentro del tiempo pactado


E1: Se evidencio la documentación para el SIG del procedimiento de Gestión de Configuración E2: Se evidencia la documentación del procedimiento de Gestión de Configuración y comunicado interno número 2016-IE-033316 del 8 de julio de 2016 E3: El comunicado interno 2016-IE-033316 se envió a la SDO el 8 de julio de 2016para la publicación de la documentación del procedimiento de Gestión de Configuración en el SIG.


E1: Se evidencio el procedimiento de Gestión de Catalogo de Servicios definido para la OTSIE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia que las actividades realizadas cumplen con lo descrito en las mismas para contribuir al cierre del compromiso del hallazgo.




E1: Se evidencia matriz con la estructuración del procedimiento Gestión de Catálogo de Servicios.E2:Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia el cumplimiento de la actividad ya que se observó la matriz de la estructuración del procedimiento




100%

100%

N.A.

N.A.

E1: Se evidencia Reunión del 21 de junio de 2016 que tuvo como objetivo revisar e identificar los servicios que requieren OLA'sE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia el cumplimiento de la actividad se observó acta de reunión y la identificación de servicios que requieren OLA´s




E1: Se evidencia Reunión del 21 de junio de 2016 que tuvo como objetivo revisar el catálogo de servicios y definir OLA´s para servicios identificados.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia el cumplimiento de la actividad se observó acta de reunión y la definición de OLA´s para servicios identificados








E1: Se evidencia presentación del análisis GAP el cual contiene la agenda de trabajo para la elaboración de la política de seguridad.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: El cumplimiento de la actividad se evidenció con la verificacion del Analisis GAP.

Leonardo Santos ChaconSub. Desarrollo Organizacional



N.A.

N.A.

N.A.

100%

E1: Se evidencia presentación del análisis GAP con el diagnostico y la valoración de cumplimiento de la norma ISO 27001:2013 y 27002:2013.E2: Se evidencia avance en la actividad ya que se observo el análisis GAP con el diagnostico y la valoracion de resultados de cumplimiento de la norma ISO 27001:2013 y 27002:2013E3: Se evidencio avance en la actividad de acuerdo a lo planeado en la actividad ya que se evidencio la presentación de la valoración del cumplimiento de la norma ISO 27001:2013 y 27002:2013.








E1: Se evidencia actas de seguimiento para los meses de abril, mayo y junioE2: Se evidencia avance en la actividad, se revisron las actas de seguimiento para los meses de abril, mayo y junioE3: Se evidencio avance en la actividad de acuerdo a lo planteado en la misma ya que se cuenta con las actas de seguimiento para los meses de abril, mayo y junio.




E1: Se evidencio el procedimiento de Gestión de Catalogo de Servicios definido para la OTSIE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Con la realizacion del procedimiento descrito en la activiad se muestra el cumplimiento de la misma y el aporte para cerrar el hallazgo.




100%

100%

N.A.

N.A.

100%

E1: Se evidencia matriz con la estructuración del procedimiento Gestión de Catálogo de Servicios.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia el cumplimiento de la actividad ya que se observó la matriz de la estructuración del procedimiento




E1: Se evidencia documentación aprobada para el procedimiento Gestión de Catálogo de ServiciosE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se observó comunicado interno 2016-IE-031273 donde se remite la documentación aprobada del procedimiento de Catalogo y niveles de Servicios












E1: Se evidencia inventario con los sistemas de información que requieren actualización en su documentaciónE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se observó cumplimento de la actividad ya que se verifico la realizacion del inventoario de los S.I.

Claudia Patricia ValcarcelOficina de Tecnología

100%

100%

N.A.

N.A.

E1: Se evidencia priorización para evaluar criterios sobre la actualización de la documentacion de los Sistemas de InformaciónE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3:Se observó cumplimento de la actividad ya que se verifico la realizacion del documento de priorizacion.


E1: Se evidencia documento con el estado actual de los manuales tecnicos y funcionales de los Sistemas de Información.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se observó cumplimento de la actividad ya que se verifico el plan de trabajo para la actualizacion de la documentacion del los S.I.


E1: Se evidencia que se evaluo el estado actual de la documentación de SACESE2: Se evidencia avance en la actividad E3: Se evidencia las evaluaciones realizadas por la OTSI para priorizar la actualizacion de la documentacion de SACES.


E1: Se evidencia que se evaluo el estado actual de la documentación de SNIESE2: Se evidencia avance en la actividad E3: Se evidencia las evaluaciones realizadas por la OTSI para priorizar la actualizacion de la documentacion de SNIES.


N.A.

N.A.

99%

100%

E1: Se evidencia que se evaluo el estado actual de la documentación de SIPIE2: Se evidencia avance en la actividad E3: Se evidencia las evaluaciones realizadas por la OTSI para priorizar la actualizacion de la documentacion de SIPI. Claudia Patricia Valcarcel

Oficina de Tecnología

E1: Se evidencia que se evaluo el estado actual de la documentación de SIMATE2: Se evidencia avance en la actividad E3: Se evidencia las evaluaciones realizadas por la OTSI para priorizar la actualizacion de la documentacion de SIMAT.


E1: Se evidencia la documentación técnica y funcional actual de NEON E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad. E3: Se evidencio los manuales técnico y funcional de NEON.


E1: Se evidencia documento guia para la creación, actualización e inactivación de usuarios en los sistemas de informaciónE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo pactadoE3: Se evidencio documento guia para la creación, actualización e inactivación de usuarios en los diferentes sistemas de información


100%

100%

N.A.

100%

E1: Se evidencia documento guia y el procedimiento para la creación, actualización e inactivación de usuarios en los diferentes Sistemas de Información.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo pactadoE3: Se evidencio documento guia y el procedimiento para la creación, actualización e inactivación de usuarios en los diferentes Sistemas de Informació


E1: Se evidencia la elaboración de la estrategia de socialización del diseño y contenido de la OTSIE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo pactadoE3: Se evidenciocumplimiento de la actividad dentro del tiempo pactado.


No se da porcentaje de avance debido a que no se ha realizado la actividad, se recomienda iniciar a trabajar para cumplir la meta dentro del tiempo establecido


E1: Se evidencia la implementación de reglas de autenticación para los Sistemas de Información de acuerdo a la política de uso y creación de contraseñas segurasE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se observó comunicado interno 2016-IE-031273 donde se remite la documentación aprobada del procedimiento de Catalogo y niveles de Servicios




100%

100%

N.A.

N.A.

N.A.

E1: Se evidencia aprobación del documento de las políticas uso y creación de contraseñas seguras.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: El cumplimiento de la actividad se encuentra acorde con lo planteado para su finalizacion.


E1: Se evidencia con la planeación de uso y creación de contraseñas seguras para los Sistemas de Información SACES, SNIES, SIPI, SIMAT y NEONE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: El cumplimiento de la actividad se encuentra acorde con lo planteado para su finalizacion.














N.A.

100%

100%

100%





E1: Se evidencia la elaboración de dos informes donde la OTSI analizo la percepción de los usuarios a los servicios de TecnologíaE2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: El cumplimiento de la actividad se encuentra acorde con lo planteado para su finalizacion.


E1: Se evidencia documento con los lineamientos de control de acceso E2: Se cumplió la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia cumplimiento de la actividad dentro del tiempo pactado.




E1: Se evidencia documento con los lineamientos de copias de respaldo y recuperación de activos informáticos.E2: Se cumplió la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia cumplimiento de la actividad dentro del tiempo pactado.




100%

0%

0%

0%

E1: Se evidencia documento con los lineamientos de gestión de logs.E2: Se cumplió la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia cumplimiento de la actividad dentro del tiempo pactado.




Se califica un porcentaje del 0% ya que no se evidencio cumplimiento ni avance de la actividad, se recomienda replantear la fecha, para que de este modo se alcance a cumplir la meta en cuanto a objetivos y tiempo pactado












99%

100%

E1: Se evidencio la documentación para el SIG del procedimiento de Gestión de Configuración E2: Se evidencia la documentación del procedimiento de Gestión de Configuración y comunicado interno número 2016-IE-033316 del 8 de julio de 2016 E3: El comunicado interno 2016-IE-033316 se envió a la SDO el 8 de julio de 2016para la publicación de la documentación del procedimiento de Gestión de Configuración en el SIG.


E1: Se evidencio el formato de puntos de control del proceso de Gestión de ConfiguraciónE2: Se evidencia el cumplimiento en el tiempo establecidoE3:El cumplimiento de la actividad se encuentra acorde con lo planteado para su finalizacion.


N.A.

E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de ProveedoresE2: Se evidencia avance en la actividadE3: El avance a la fecha es acorde con el tiempo transcurrido, según las proyecciones de relación meta / tiempo, es factible conseguir los resultados; se sugiere mantener el ritmo de trabajo para alcanzar los resultados en el tiempo establecido.




N.A.

100%

100%

E1: Se evidencia documentación ajustada y actualizada del procedimiento Gestión de ProveedoresE2: Se evidencia avance en la actividadE3: El avance a la fecha es acorde con el tiempo transcurrido, según las proyecciones de relación meta / tiempo, es factible conseguir los resultados; se sugiere mantener el ritmo de trabajo para alcanzar los resultados en el tiempo establecido.




E1: Se evidencia comunicado interno numero 2016-IE-025689 emitido a la Secretaria General.E2: Se evidencia cumplimiento de la actividadE3: El cumplimiento de la actividad se encuentra acorde con lo planteado para su finalizacion.



E1: Se evidencia comunicado interno número 2016-IE-022166 solicitando a la Subdirección de Contratación capacitación para la supervisión de contratos.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: El cumplimiento de la actividad se encuentra acorde con lo planteado para su finalizacion.




100%

100%

95%

N.A.

E1: Se evidencia comunicado interno numero 2016-IE-025689 emitido a la Secretaria General.E2: Se evidencia cumplimiento de la actividadE3: El cumplimiento de la actividad se encuentra acorde con lo planteado para su finalizacion.




E1: Se evidencia comunicado interno número 2016-IE-022166 solicitando a la Subdirección de Contratación capacitación para la supervisión de contratos.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecido.E3: El cumplimiento de la actividad se encuentra acorde con lo planteado para su finalizacion.




E1: Se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y la SGA para revisar el procedimiento de asignación y retiro de equipos de cómputo del inventario Tecnológico.E2: Se cumplió la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia acta de reunión donde se revisó el procedimiento de asignación y retiro de equipos de cómputo


Clara UmbarillaSubdirección de Gestión Administrativa

Edma Maritza ReaSubdirección de Gestión Administrativa


E1: Se evidencia en borrador un documento guia, el cual tiene como lineamiento definir el porcedimiento de asignacion y retiro de equipos de computos del inventario tecnologico del MENE2: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad.E3: El avance a la fecha es acorde con el tiempo transcurrido, según las proyecciones de relación meta / tiempo, es factible conseguir los resultados; se sugiere mantener el ritmo de trabajo para alcanzar los resultados en el tiempo establecido.


Clara UmbarillaSubdirección de Gestión

Administrativa

Edma Maritza ReaSubdirección de

Gestión Administrativa


N.A.

N.A.

N.A.




Administrativa







Administrativa







Administrativa




N.A.

N.A.

N.A.

E1: Se evidencio un informe de implementación de CMDB donde se realizó la validación del número de elementos de configuración cargados.E2: Se evidencia el cumplimiento de la actividad dentro del tiempo establecidoE3: se evidencia avance en la actividad ya que se observó en el informe la validación de los elementos de configuración cargados en la CMDB


Andres briseñoOficina de Tecnologia


No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 03 de octubre de 2016



Administrativa







Administrativa




N.A.

N.A.

N.A.




Administrativa







Administrativa







Administrativa




91%

N.A.

N.A.

E1: Se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y la SGA para revisar el procedimiento de asignación y retiro de equipos de cómputo del inventario Tecnológico.E2: Se cumplió la actividad dentro del tiempo establecidoE3: Se evidencia acta de reunión donde se revisó el procedimiento de asignación y retiro de equipos de cómputo, se observa que en el desarrollo de la mesa de trabajo no se detalló el tema de licenciamiento de software


Clara UmbarillaSubdirección de Gestión Administrativa

Edma Maritza ReaSubdirección de Gestión Administrativa


E1: Se evidencia en borrador un documento guia, el cual tiene como lineamiento definir el porcedimiento de asignacion y retiro de equipos de computos del inventario tecnologico del MENE2: Se evidencia avance en el cumplimiento de la actividad.E3: El avance a la fecha es acorde con el tiempo transcurrido, según las proyecciones de relación meta / tiempo, es factible conseguir los resultados; se sugiere mantener el ritmo de trabajo para alcanzar los resultados en el tiempo establecido.



Administrativa







Administrativa




N.A.

N.A.

N.A.




Administrativa







Administrativa








N.A.

N.A.

N.A.




Administrativa







Administrativa




No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 14 de noviembre de 2016



Administrativa




N.A.

N.A.

N.A.

No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 13 de diciembre de 2016



Administrativa











Administrativa




N.A.

N.A.

N.A.




Administrativa




No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 1 de noviembre de 2016



Administrativa




No se califica eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que la actividad inicia el 1 de diciembre de 2016



Administrativa




100%

N.A.

N.A.

1: Se reporta un 100% porque se hace entrega de 14 fichas ajustadas en los procesos financieros, Adquisiciones y Monitorieo

E2: El desarrollo de la ejecución de las metas se encuentra del plazo establecido para la reducción del costo por concepto de comisiones cumpliendo el 100%.

E3: Se califica efectividad del 100% por la relación eficacia-eficiencia.

EDGAR MEDINA/MARTHA GAMBA

Esta pendiente revisar con desarrollo organizacional la identificación de riesgos de los procesos de creditos externo.


Esta pendiente la liquidación de los convenios relacionados en el hallazgo


N.A.

N.A.





100%

100% María Helena Ordoñez

E1: Se reporta un 100% porque se hace entrega de los soportes con la ejecución presupuestal ejecutada en el primer semestre de 2015 comparado con el primer semestre de 2016 con una reducción del costo de comisiones del 10%

E2: El desarrollo de la ejecución de las metas se encuentra del plazo establecido para la reducción del costo por concepto de comisiones cumpliendo el 100%.


DIANA MARCELA HERNANDEZ

E1: Se reporta un 100% porque se hace entrega de los soportes correspondientes a las especificaciones técnicas incluidos en los informes de los 4 procesos nacionales.

E2: El desarrollo de la ejecución de las metas se encuentra del plazo establecido



CONTEO

SI 368

SI 368

SI 368

Requiere seguimiento prox auditoría?

SI 368

SI 368

SI 386

NO 335

SI 455

SI 375

NO 155

SI 333

SI 333

SI 386

NO 244

SI 402

SI 203

SI 85

SI 85

SI 114

SI 315

SI 114

SI 114

SI 479

NO 178

SI 564

SI 372

SI 318

SI 388

NO 150

NO 990

NO 187

SI 363

SI 322

SI 327

SI 231

SI 607

SI 947

SI 291

NO 199

SI 226

SI 36

NO 311

NO 311

NO 311

NO 346

SI 227

SI 227

SI 227

SI 227

SI 331

NO 183

SI 227

SI 227

SI 227

NO 175

SI 177

NO 175

SI 36

SI 94

SI 227

NO 168

NO 168

SI 36

NO 186

NO 217

NO 172

NO 299

NO 73

SI 219

SI 112

NO 234

NO 126

NO 270

NO 288

NO 278

NO 285

NO 281

NO 282

NO 280

NO 285

NO 279

NO 291

NO 282

NO 277

NO 295

NO 228

NO 310

SI 112

SI 112

NO 330

NO 204

NO 234

SI 125

NO 331

NO 323

NO 276

NO 307

NO 186

NO 217

NO 154

NO 150

SI 112

SI 331

SI 145

SI 112

SI 204

NO 186

NO 217

NO 276

SI 112

SI 112

NO 131

NO 233

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SI 230

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SI 230

NO 146

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SI 112

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SI 112

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NO 302

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SI 112

SI 112

SI 112

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SI 112

SI 112

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SI 112

NO 218

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€ 171.00

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