ADIYAMAN ÜNİVERSİTESİ

YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI

ÇALIŞMA EL KİTABI2014

YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI

MİSYONÜlkemizin ekonomik koşullarını göz önünde bulundurarak dünyadaki gelişmeleri en verimli

şekilde değerlendirip, Üniversitemizin üretkenliğini ve toplumsal hizmetlerini arttırarak sürdürmesini sağlayabilecek her türlü, yapı, tesis, onarım, bakım, imalat, etüd, proje, keşif, ihale ve denetleme işlerinde yoğun olarak hizmet vermek, mevcut personel - ekipman ile; sorumlu olduğumuz alanlarda, sorunlara olabildiğince çabuk çözüm bulmak, gelecekteki sağlıklı nesillerin oluşturulmasına yönelik; eğitim, öğretim, araştırma ve uygulamada sürekli iyileşme ve gelişmeyi sağlayacak, fiziki mekanları, mevzuat hükümlerine uygun şekilde tesis etmek.

VİZYONÜniversitemizin ihtiyaçları ve vizyonu doğrultusunda, tüm birimlerin ihtiyacı olan

yapılaşmayı, altyapıyı, teknolojiyi, konforu, estetiği, donanımı ve teknik desteği sağlayabilmek için tüm dünyadaki gelişmeleri takip ederek Üniversitemizi ve dolayısıyla Ülkemizi geleceğe en iyi, en doğru en ekonomik şekilde hazırlayabilmek için sorumluluk alanımızdaki tüm sorunları çözmek için çalışmaktır.

HEDEFLERİMİZMühendislik teknoloji sistemlerinin hızla ilerlediği, bilginin kolaylıkla ulaşabilir hale geldiği

çağımızda Üniversitemiz için uygulanan politika ve yatırımların bu yenilikçi ışıktan faydalanabilecek şekilde yapılması hedeflenmektedir. Klasik kamu yönetimi anlayışı yerine katılımcı şeffaf ve gelişmeleri yakından takip eden ve ona uygun politikalar ve uygulamalar geliştiren yöntemler tercih edilmiş ve ülkemizde bu anlayış ön plana çıkmaya başlamıştır. Üniversitemize bağlı Daire Başkanlığımız ve bağlı Müdürlüklerimizin kamuya daha yararlı hale gelmesi öğrenci ve öğretim üyelerinin memnuniyetinin en yüksek düzeyde sağlanması ve kuruluşumuzun kaynaklarının en verimli biçimde kullanılması hususunda önemli görevler yüklenmektedir.

Başkanlığımızca yatırım bakım- onarım programına alınmış olan proje ve proje uygulamalarının tesis ve tevsi işlerinin keşif, ihale, inşaat, kabul ve kesin hesap hizmetlerinin programlarına uygun olarak yürütülmesini izlemek, sonuçlandırmak ve işletmeye alınmasını sağlamak Başkanlığımızın en önemli görevini oluşturmaktadır.

Üniversitemizin fiziki gelişimini (Derslik, Sosyal Tesisler, Lojman, Altyapı, Çevre Düzenleme v.b.) tamamlamak.

Mevcut yapı ve tesislerin bakım onarımlarını yaparak hizmeti aksatmayacak tedbirler almak.

Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı

Görev ve Sorumlulukları Yönergesi

BİRİNCİ BÖLÜMAmaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

AmaçMadde 1- Bu Yönergenin amacı; Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının çalışma usul ve

esaslarını düzenlemektir.

KapsamMadde 2- Bu yönerge Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı ve organlarının kanun,

kararname, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde görev, yetki ve sorumluluklarını kapsamaktadır.

DayanakMadde 3- Bu yönerge 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 51'inci maddesine göre kurulan

idari teşkilatların kuruluş ve görevlerine ilişkin esasları düzenleyen 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname gereğince ve bu kararname hükümlerine uygun olarak hazırlanmıştır.

Tanımlar Madde 4-

Üniversite: Adıyaman Üniversitesini,

Yönerge: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı görev ve sorumlulukları yönergesini,

Rektör: Adıyaman Üniversitesi Rektörünü,

Genel Sekreter: Adıyaman Üniversitesi Genel Sekreterini,

Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,

Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürüten personeli,

Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi: Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, taşınır mal yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevliyi,

İhale Yetkilisi: 4734 sayılı Kanun uygulamasında ihale yetkilisi, idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri,

Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı : Üniversitemizce gerçekleştirilecek 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname gereğince belirlenen görevleri yerine getirmekle görevli idari teşkilatı,

Daire Başkanı: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı teşkilatının sevk ve idaresini yapmakla yükümlü en üst yöneticisi, temsilcisi, harcama ve ihale yetkilisini,

Şube Müdürlüğü: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı bünyesinde yaptığı iş, işlemler ve görevleri açısından farklı iş grupları için oluşturulan birimi,

Şube Müdürü: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı bünyesinde oluşturulan, yönergeye uygun olarak hizmet yürütmek üzere kadro şartı aranmaksızın yazılı olarak görevlendirilen, şube müdürlüklerini sevk idaresinden sorumlu yöneticiyi,

Şeflik: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı bünyesinde oluşturulan herhangi bir şube müdürlüğüne bağlı veya doğrudan daire başkanına bağlı birimleri,

Şef: Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı bünyesinde oluşturulan şefliklerin sorumluluğunu yürütmek üzere, yönergeye uygun olarak hizmet yürütmek üzere kadro şartı aranmaksızın yazılı olarak görevlendirilen kişiyi,

Mühendis: İnsanların her türlü ihtiyacını karşılamaya dayalı yol, köprü, bina gibi bayındırlık; tarım, beslenme gibi gıda; fizik, kimya, biyoloji, Elektrik, Elektronik gibi fen; uçak, otomobil, motor, iş makineleri gibi teknik ve sosyal alanlarda uzmanlaşmış, üniversitelerin mühendislik fakültelerinde en az lisans düzeyinde eğitim görmüş kişiyi,

Mimar: Her çeşit yapının, kullanıcıların ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde, estetik ilkeleri göz önünde bulundurarak tasarımını yapan ve yapımını denetleyen üniversitelerin mimarlık fakültelerinde en az lisans düzeyinde eğitim görmüş kişiyi,

Tekniker: Üniversitelere bağlı eğitim-öğretim yapan iki yıllık Meslek Yüksek Okullarında eğitim almış, mühendis ile teknisyen arasındaki koordinasyonu sağlayan ara meslek elemanını,

Teknisyen: Mesleki ve teknik orta öğretim programlarından mezun olup mevzuatına göre atanmış, kurumların atölye ve laboratuvarlarında eğitim-öğretim, üretim ve hizmet ortamında fiilen çalışan kişiyi,

Memur: Üniversitenin asli ve sürekli görevlerini ifa etmekle görevli personeli,

İKİNCİ BÖLÜM Birimlerin Görev, Sorumluluk ve İş Tarifleri

Görevleri Madde 5- 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 51'inci maddesine göre kurulan idari teşkilatların kuruluş ve görevlerine ilişkin esasları düzenleyen 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 28. Maddesi gereğince yapılması gereken görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

a) Üniversite bina ve tesislerinin projelerini yapmak, ihale dosyalarını hazırlamak, yapı ve onarımla ilgili ihaleleri yürütmek, inşaatları kontrol etmek ve teslim almak, bakım ve onarım işlerini yapmak,

b) Kalorifer, kazan dairesi, soğuk oda, jeneratör, havalandırma sistemleri ile telefon santralı, çevre düzenleme ve araç işletme, asansör bakım ve onarımı ile benzer işleri yürütmek.

Başkan Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının en üst amiridir.

    Başkanlığa Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerle verilmiş olan görevleri Genel Sekreterlik makamının emir ve direktifleri yönünde mevzuata, plan ve programlara uygun olarak zamanında ve eksiksiz olarak yürütmekle ve bünyesinde çalışan bütün görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, iş bölümü yapma, çalışma düzeni kurma, yetiştirme, hizmet içi eğitimi sağlamakla ayrıca Başkanlığın faaliyet alanına giren konularda Üniversitenin diğer birimleri ile işbirliği ve koordinasyonu sağlamakla görevli ve Genel Sekreterlik makamına karşı sorumludur.

Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı aşağıdaki şube müdürlüklerinden oluşur:

a. İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüb. Yapım – Proje ve Etüt Şube Müdürlüğüc. Bakım – Onarım ve Arıza Şube Müdürlüğü

5.a. - İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Görevleri1- Başkanlığın gelen-giden evrakları ile ilgili işlemlerin yapılmasını sağlamak,2- Personelin disiplin, maaş, yolluk..v.b. gibi özlük işlemlerinin yapılmasını sağlamak, 3- Başkanlığa ait yazışmaları yapılmasını sağlamak,4- Taşınır kayıt işlemlerini yapılmasını sağlamak,5- Mutemetlik ve doğrudan temin işlemlerinin yapılmasını sağlamak,6- Personellerin işe geliş gidişlerini takip etmek ve neticesinden Daire Başkanına bilgi vermek,

7- Mevzuata, plan ve programlara uygun olarak Daire Başkanı ve üst amirler tarafından verilen diğer görevlerin yapılmasını sağlamakla görevli olup, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanına karşı sorumludur.

İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü aşağıdaki birimlerden oluşur:a. İdari İşler Birimi

b. Mali İşler Birimi

5.a.a. İdari İşler Birimi

Görevleri ;

1-Kurum içi ve dışı kişi ve kuruluşlardan gerek posta gerekse kurye aracılığı ile gelen evraklara desimal dosya no’su ve giriş sayısı vermek, daire başkanının incelemesine sunmak. İlgili kişiye havale edilen evrakın zimmetle dağıtımını gerçekleştirmek,

2-Personele duyuru niteliğindeki evrakı ise her alt birime EBYS üzerinden göndererek duyurusu yapmak,

3-Üzerinde işlemi tamamlanan evrakı, desimal numarasına göre arşiv dosyasına kaldırmak,

4-Kurum içi ve dışı kişi ve kuruluşlara gönderilecek evrakla ilgili olarak elektronik ortamda cevabını yazmak, varsa eklerini hazırlamak,

5-Kurum içine gidecek evrakları kurye vasıtasıyla yasal süresi içerisinde ilgililere ulaştırmak,6-Kurum dışı ve kişilere olan yazıları resmi evrak ve diğer dokümanı gizlilik ve emniyetini

sağlamak, ilgili yere gönderilmek üzere posta birimine ulaştırmak,7-Giden evrakın paraflı olan alt nüshasını varsa ekleri ile birlikte desimal numarasına göre

arşiv dosyasına kaldırmak, 8-Birimin kadrosunda bulunan her personel için ayrı özlük dosyası oluşturmak, gizlilik

kurallarına göre saklamak,9-Yapı işleri ve Teknik Dairesine bağlı personelin izin işlerini planlamak, takip etmek,10-Raporlu personelin raporlarının hastalık iznine dönüştürülmesi işlerini yapmak,11-Şehir içi ve dışı görevlendirilen personelin görevlendirme yazılarını yazmak, onaylatmak,12-Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı birimlerinden gelen yazışmaları bilgisayar

ortamında yapmak,13-Birimlerdeki arşiv malzemesini tespit etmek 14-Arşiv konusunda standartlar oluşturur,

15-Birimlerdeki arşiv malzemesini devralmak, devralınan malzemeyi tasnif etmek ve yerleştirmek, saklama süresi dolanların imha işlemlerini yapmak/yaptırmak, 16-Gereken malzemenin, restorasyon ve ciltleme işlemlerini takip etmek, kurum arşivindeki malzemelerden, isteklilere zimmetle dosya verir ve dosya alır, 17-İdari İşler Şube Müdürü ve Daire Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

5.a.b Mali İşler Birimi Görevleri ;1- Üniversitemiz Rektörlüğü ve bağlı birimlerin (fakülte, yüksekokul, enstitüler ve araştırma

ve uygulama merkezleri) ihtiyaç duydukları binaların bakım, onarım ve tadilatları için malzeme ve hizmet alımlarını; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu çerçevesinde piyasa araştırmalarını yaparak en ekonomik en hızlı şekilde gerçekleştirmek,

2- Birimimize ayrılan ödenekler çerçevesinde doğrudan temini yapılacak yapım işlerine ve satın alması yapılacak mal ve hizmetlere ait teknik şartnamelerin yetkili ve yetkin kişi veya kişilerce hazırlanmasını sağlamak.

3- Hazırlanan teknik şartnameler dikkate alınarak piyasadan fiyat teklifi almak üzere üç kişiden az olmamak üzere bir komisyon oluşturmak ve bu komisyon marifeti ile yaklaşık maliyete esas olmak üzere piyasadan yazılı teklif almak.

4- Toplanan proforma faturaları değerlendirerek yaklaşık maliyeti oluşturup 4734 Sayılı Kanunda belirlenen esaslara göre satın almayı gerçekleştirmek,

5- Gerek mal alımlarında, gerek hizmet alımlarında gerek yapım, bakım onarım işlerinde harcama yetkilisinin talimatıyla işin kabulü amacı ile işin niteliğine göre muayene kabul komisyonu, iş teslim alma komisyonu, yer veya iş teslimi görevlisi, işi teslim alma komisyonu vb. komisyon oluşturulması, kişi veya kişilerin görevlendirilmesini sağlamak,

6- Malın veya hizmetin tamamlanması veya teslim alınmasını müteakip, ilgili komisyon veya kişilerin tarih belirterek işi teslim aldıklarını, işin bittiğini veya malın teknik şartlara uygun olarak teslim alındığını beyan etmelerini sağlamak ve bu kabul tutanağını ilgili faaliyete ait dosyada

muhafaza etmek,7- Satın alınan malların süresi içerisinde ilgili birime teslim edilip edilmediğini kontrol

etmek. Teslim edilen mallar ve hizmetler için faturalarını kestirip, taşınır kayıt kontrol birimine alınan malla ilgili taşınır işlem fişinin düzenletmek,

8- Faturası ve taşınır işlem fişi gelen mallarla ilgili süreç sonuçlanıncaya kadar hazırlanan tüm evrak ve formların yer aldığı ödeme dosyalarının 3 suret klasör olarak hazırlayarak 2 suretini ödeme yapması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim etmek,İhale mevzuatını yakından takip etmek ve bu konuda personelin eğitim ihtiyaçlarını tespit ederek personeli eğitmek,

9- Kendi biriminde yapılan ihale/satın alma işlemleri ve tahakkuk işlemleri ile ilgili istatistikî bilgileri tutmak, güncellemek ve raporlarını hazırlamak,

10- Doğrudan temin ile satın alması yapılan işlerin SGK bildirimlerini yapmak, takip etmek,11- Başkanlığa ait tüm ödemelerin tahakkuk işlemlerinin yapılması12- Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve

niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak,13- Doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda,

malzeme deposunda muhafaza etmek,14- Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak,

bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,15- Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri

düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,16- Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,17- Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı

korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,18- Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama

yetkilisine bildirmek,19- Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok

seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,20- Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını

yapmak/yaptırmak,21- Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,22- Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine

sunmak,23- Ayrıca taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambar ve malzeme

depolarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar,

24- Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevinden ayrılamamak,

25- Hurdaya ayrılacak mal ve malzemeler için komisyon kurulmasını sağlamak, bu komisyon marifetiyle hurdaya ayırma işlerini yapmak.

26- Kadrosu birimde bulunan personelin maaşını etkileyen verilerin girişini sağlayıp kontrol etmek ve maaş evraklarını imzalattırarak Strateji Daire Başkanlığına ekleri ile birlikte göndermek,

27- Birimin kadrosunda bulunan personelin aile yardım ve aile durum bilgilerinde güncellemeler yapmak,

28- Muhtelif sebeplerle (doğum, ölüm gibi) sosyal yardımlardan yararlanacak olan birim kadrosunda bulunan personelin bu yardımı alabilmesine yönelik belgeleri hazırlamak,

29- Ödeme evraklarını oluşturmak ve ödemenin yapılmasını sağlamak,30- Kadrosu birimde bulunan personelin derece/kademe ilerleme durumlarını takip etmek.

SGK ile ilgili işlemlerini takip etmek,31- Teknik hizmetler sınıfında olup, birimde görev yapan personelin 3 aylık dönemler halinde

Özel Hizmet (arazi) tazminatı almalarına yönelik belgeleri hazırlamak ödeme evrakı oluşturmak,32- Birimde görev yapan personelin, dış görevler nedeniyle oluşan yolluk almaları için ilgili

dokümanları hazırlamak.33- Daire Başkanı ve Şube Müdürü tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

5.b. YAPIM –PROJE VE ETÜT ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Görevleri; 1- Üniversitemizin ihtiyacı olan binaların yapılması ile ilgili yatırım programını hazırlamak, yatırım programının, bütçede öngörülen ödenekler ve ilgili mevzuatlar çerçevesinde gerçekleştirilmesi ile alakalı tüm iş ve işlemleri yapmak, 2- Şube Müdürlüğüne bağlı birimlerin iş ve işlemlerinin ilgili yasa ve mevzuatlara uygun olarak yapılmasını sağlamak. Birimlerin iş ve işlemlerinin mevzuatlara uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmek ve denetlemek, birimler arasında koordinasyonu sağlamak, 3- Şube Müdürlüğüne havale edilen iş ve evrakların ilgili personele havalesini, takibini yapmak personelin düzenlediği evrakları incelemek gerekli düzeltmeleri yapmak ve imzalamak ve zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak, 4- Denetim görevlilerinin düzenlediği evrakları incelemek, gerekli düzeltmeleri yapmak/yaptırmak ve imzalamak, 5- Daire Başkanlığının diğer şube müdürlüklerine destek hizmeti vermek, 6- Şube Müdürlüğüne bağlı birimler ve personeli ile diğer birimler arasında koordinasyonu sağlamak. 7- Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar ve yönetilen faaliyetlere ilişkin olarak politikalar belirlemek, bu hususta daire başkanına önerilerde bulunmak, 8-Şube Müdürlüğü personelinin karşılaştıkları sorunları çözümlemek, gerekli gördüklerini daire başkanına bildirmek,Şube Müdürlüğü işyerlerinde 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilgili hükümleri uygulamak/uygulatmak, 9-Mevzuata, plan ve programlara uygun olarak Daire Başkanı ve üst amirler tarafından verilen diğer görevlerin yapılmasını sağlamakla görevli olup, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanına karşı sorumludur.

Yapım – Proje ve Etüt Şube Müdürlüğü aşağıdaki birimlerden oluşur: a- Proje - Etüt ve Kamulaştırma Birimi b- Yapım İşleri Birimi c- İhale işlemleri Birimi

5.b.a.- Proje - Etüt ve Kamulaştırma Birimi Görevleri;

1-Üniversitenin ihtiyacı olan fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulları, idari ve sosyal hizmet binalarının planlamasını yapabilmek için ilgili birimlerden taleplerini ve ihtiyaç programlarını almak,

2-Üniversite bina ve tesislerinin Mimari, İnşaat, Mekanik ve Elektrik tesisat projelerini yapmak/yaptırmak, teknik inceleme ve projelendirme gerektiren her türlü işin fizibilite raporlarını hazırlamak, zemin etütlerini yaptırmak,

3-Hazırlanan/hazırlatılan projelerin ve ihalesi yapılacak işlerin genel, özel ve teknik şartnamelerini, fiyat analizlerini, metrajları ve yaklaşık maliyetlerini hazırlamak/hazırlatmak, İhale İşlemleri Birimine ihale dosyası hazırlanmasında yardımcı olmak,

4-Üniversitemiz yerleşkelerinin yerleşim planlarını hazırlamak, vaziyet planlarını oluşturmakİnşaat ve iskân ruhsatlarının alınması işlerini takip etmek,

5-Yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak,6-Daire Başkanlığının proje arşivini tutmak. 7-Yatırım bütçesinin hazırlanmasında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına destek hizmeti

vermek,8-Valilik ve Kalkınma Bakanlığının veri giriş sistemlerine Dönem Sonu Gerçekleşme

Raporu ve Kamu Yatırımı Özeti cetvellerindeki verileri girmek,9-Kiralama ve satış işlemleri hariç üniversitemiz adına, eğitim ve öğretim hizmetlerinde

kullanılmak üzere Üniversitemiz Yönetim Kurulundan çıkan kararlar doğrultusunda 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu ve değişik 4650 sayılı kanun kapsamında, şahıs ve diğer kurumlara ait taşınmazların üniversitemiz adına kamulaştırılması, şahısların taşınmaz bağışı işlemlerinin gerçekleştirmek ve takibini yapmaktır. Üniversitemiz kampus arazilerini belirleyen kamulaştırma sınırını belirleyerek kadastro paftalarına geçirilmesi için gerekli harita çalışmalarını yapmak/yaptırmak. Daire başkanlığımızca ihaleli olarak yürütülen yatırım projelerinin kamulaştırma haritalarını, kadastro paftalarına ve memleket nirengisine dayalı olarak yapmak/yaptırmak. İktisap ettiğimiz veya edeceğimiz taşınmaz mallar üzerinde ayni hak tesisi, kaldırılması ve değiştirilmesi ile ilgili işlemleri yapmak. Üniversitemizin taşınmaz mallarına ait tapu işlemlerinin yapılmasını, tapu senetleri, irtifak hakkı belgeleri, ihbarnameler, sözleşmeler ve protokollerin muhafazasını sağlamak. 3194 sayılı İmar Kanununu ve 4708 sayılı Yapı Denetimi Kanununa göre Yapı Ruhsat işlerini takip etmek. Kamulaştırma hizmetleri ile ilgili personelin hizmet içi eğitimini planlamak ve yapmaktır.

10-İnşaat ve iskân ruhsatlarının alınması işlerini takip etmek,11-Kamulaştırma ve İmar mevzuatını yakından takip etmek,12-Üniversitemiz yerleşke arazilerini belirleyen kamulaştırma sınırını arazide belirleyerek

kadastro paftalarına geçirilmesi için gerekli harita çalışmalarını yapmak/yaptırmak, 13-Daire başkanlığımızca ihaleli olarak yürütülen projelerin kamulaştırma haritalarını,

kadastro paftalarına ve memleket nirengisine dayalı olarak yapmak veya yaptırmak,14-Üniversitemiz için gerekli olan hazineye ait arazilerin üniversite'ye tahsisi ile ormanlık

sahalar üzerinde irtifak hakkı tesisi işlemlerini yapmak,

15-Kamulaştırma ile ilgili her türlü işlemleri mevzuat hükümlerine göre, birlik, bütünlük, ekonomi ve kolaylık sağlayacak bir düzen içinde yapılmasını sağlamak,

16-Kamulaştırma ile ilgili istatistikî bilgileri tutmak, güncellemek ve raporlarını hazırlamak,17-Daire Başkanlığının bünyesindeki diğer birimlere destek hizmeti vermek18-Şube Müdürü ,Daire Başkanı ve üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

5.b.b.Yapım İşleri Birimi Görevleri;

1-İhalesi yapılmış yapım işlerinin kontrol teşkilatlarını görevlendirmek, yer teslimlerini yaparak yüklenicileri işe başlatmak.

2-İhalesi yapılmış yapım işlerin sözleşmelerinde ve yıllık yatırım programlarında tahsisi yapılan ödenekleri çerçevesinde imalat iş programlarını hazırlatmak,

3-Üniversite kampüsünde bulunan araç ve yürüyüş yolları, orta ve alçak gerilim elektrik tesisatları, haberleşme tesisatı, içme ve sulama suyu kaynakları ile şebekeleri, yağmur suyu, kanalizasyon hattı gibi alt yapı çalışmaları ile ilgili yapım işlerini yürütmek,

4-İhalesi yapılmış yapım işlerinin yönetim ve denetimini Bayındırlık işleri Kontrol Yönetmeliği, Yapım İşleri Uygulama Yönetmeliği hükümlerine göre, sözleşme ve eklerine, şartnamelere, fen ve sanat kurallarına ve iş programına uygun olarak yapılmasını sağlamak, süresinde bitirilmesini takip etmek,

5-Yapımı tamamlanan inşaat ve tesislerin geçici ve kesin kabullerini yaparak teslim almak,6-Yapımı tamamlanan işlerin Kesin Hesaplarını çıkarmak, yapımı devam eden işler için

sözleşme ve eklerine, şartname hükümlerine göre hakediş raporlarını düzenlemek/ düzenletmek ve tahakkuk için Şube Müdürlüğü aracılığı ile İdari-Mali İşler Şube Müdürlüğüne göndermek,

7-İhalesi yapılıp yer teslimi yapılmış işleri yürürlükteki kanun, yönetmelik, sözleşme ve eklerine, iş programlarına, projelerine, genel, özel ve teknik şartname hükümlerine göre denetlemek,

8-Yatırım ödeneklerini takip ederek biten veya devam eden projelerle ilgili istatistiki bilgileri tutmak, güncellemek ve raporlarını yazmak,

9-Yatırım bütçesinin hazırlanmasında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına destek hizmeti vermek,

10-Ödeneği toplu verilen yatırım projelerinin detay programlarını hazırlamak,11-Şube Müdürü ,Başkan ve üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

5.b.c. İhale İşleri Birimi Görevleri;

1-Daire Başkanlığı bünyesindeki birimlerden gelen, projeleri ve diğer ihale evrakları düzenlenen Üniversitemiz Rektörlüğü ve Bağlı Birimleri (Fakülte, Yüksekokul, Enstitüler ve Araştırma ve Uygulama Merkezleri) için ayrılan yatırım ödenekleri çerçevesinde ihtiyaç duydukları binaların Yapım, Malzeme ve Hizmet alımlarını; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu çerçevesinde en ekonomik en hızlı şekilde ihalelerini yapmak.

2-Daire Başkanlığımıza ayrılan ödenekler çerçevesinde ihalesi yapılacak yapım işlerine ve satın alması yapılacak mal ve hizmetlere ait teknik şartnamelerini kontrol etmek. Teknik şartnamelerde ilgili kanuna göre uygun olmayan hususların düzeltilmesini sağlamak. Uygun olan teknik şartnameler toplandıktan sonra ihalenin temeli olan yaklaşık maliyet tespitini yapmak, parasal sınırlara göre ihale ilanı hazırlamak.

3-Tespit edilen yaklaşık maliyeti birimin ödeneği ile karşılaştırarak ödenek yeterli ise İhale işlem dosyasını hazırlamak;

4- İhale sürecinde ki tüm işlemleri yürütmek.5-Şube Müdürü Daire Başkanı ve üst yönetim tarafından verilen diğer görevleri yapmak,

5.c. BAKIM-ONARIM VE ARIZA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Görevleri

1-Yapımı tamamlanarak hizmete açılmış, geçici kabulü yapılmış binalarda kullanımdan kaynaklı bakım onarım işlerinin yapılması; kullanımdan kaynaklanmayan arızaların ise yüklenici tarafından yaptırılması kesin kabulden sonra ise her türlü binanın inşaat, mekanik ve elektrik tesisatın işletilmesi ile ilgili teknik hizmetleri yürütmek, her türlü bakım onarım ile ilgili teknik dokümanları hazırlamak, bakım ve onarım işlerini yapmak/yaptırmak.

2-Mevcut bina ve tesislerin bakım ve onarım ihtiyaçlarını üniversitemiz birimlerinden gelen talepler doğrultusunda tespit etmek,

3-Kampusların içme ve sulama suyu şebekeleri ve kuyularının, su depolarının temizlenmesi, bakımı klorlama sisteminin kurulması ve bakımı, kanalizasyon, orta gerilim, alçak gerilim elektrik şebekelerinin, trafo merkezlerinin, jeneratörlerin, asansörlerin, klima havalandırma santrallerinin, haberleşme altyapısının kesintisiz işletilmesini sağlamak, bakım ve onarımları ile ilgili teknik dokümanları ve belgeleri hazırlamak,

4-Birimin temel fonksiyonu olarak belirtilen ve doğrudan yönetilen faaliyetlere ilişkin olarak yönetim düzeyinde genel politikalar belirlemek, bu hususta daire başkanına önerilerde bulunmak,

5-Üniversite kampus alanlarında çevre düzenlemesi yapmak, yeşil alanlar oluşturmak, ağaçlandırma çalışmalarını yürütmek ve mevcut yeşil alanların sulama ve bakımını yapmak.

6-Yatırım programında muhtelif işler projesinin Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı uhdesinde olan büyük onarımlara ilişkin yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak. Personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek, sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi ve donanım ile donatılmalarını sağlamak, iş yaparken 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilgili hükümleri uygulamak/ uygulatmak, çalışanların SGK ile ilgili işlemlerini takip etmek,

7-Birimler arası görev dağılımındaki yönlendirmeyi yapmak, işleri koordine etmek.8-Bakım Onarım ve İşletme Şube Müdürlüğüne havale edilen iş ve evrakların ilgili

personele havalesini yapmak, cevap yazılarının hazırlanmasına, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak,

9-Yapımı tamamlanan onarım işleri ile ilgili istatistikî bilgileri tutmak, güncellemek ve

raporlarını hazırlamak, Personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek, sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi ve donanım ile donatılmalarını sağlamak, iş yaparken 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilgili hükümleri uygulamak/ uygulatmak, çalışanların SGK ile ilgili işlemlerini takip etmek

10-Birimler arası görev dağılımındaki yönlendirmeyi yapmak, Bakım Onarım ve İşletme Şube Müdürlüğü organları ve personeli aralarında koordinasyonu sağlamak.

11-Bakım Onarım ve İşletme Şube Müdürlüğünün büyük onarımlar için gerekli ödenek ihtiyacını belirlemek, gerekiyorsa ek ödenek talep etmek.

12-Yapımı tamamlanan onarım işleri ile ilgili istatistikî bilgileri tutmak, güncellemek ve raporlarını hazırlamak/hazırlatmak

13-Bağlı birimlerin faaliyetlerini denetlemek,14- Başkan ve Birim amiri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

Bakım – Onarım ve Arıza Şube Müdürlüğü aşağıdaki birimlerden oluşur: a-İnşaat Bakım-Onarım ve Arıza Birimi b-Makine ve Tesisat Bakım-Onarım ve Arıza Birimi c-Elektrik Bakım-Onarım ve Arıza Birimi d-Park, Bahçe ve Peyzaj Düzenleme Birimi

5.c.a. İnşaat Bakım-Onarım ve Arıza Birimi Görevleri;

1-Mevcut bina ve tesislerin bakım ve onarım ihtiyaçlarını üniversitemiz birimlerinden gelen talepler doğrultusunda tespit etmek.

2-Kampusun yağmur suyu, kanalizasyon, ihtiyacının kesintisiz olarak sağlanmasına yönelik çalışmaları yürütmek,

3-Kampusların içme ve sulama suyu şebekeleri ve kuyularının, su depolarının temizlenmesi, bakımı, klorlama sisteminin kurulması ve bakımı, kanalizasyon, asansörlerin, klima havalandırma santrallerinin kesintisiz işletilmesini sağlamak, bakım ve onarımları ile ilgili teknik dokümanları ve belgeleri hazırlamak/hazırlatmak.

4-Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,

5-Birimin temel fonksiyonu olarak belirtilen ve doğrudan yönetilen faaliyetlere ilişkin olarak yönetim düzeyinde genel politikalar ve grup politikaları ile uyumlu politikalar belirlemek, bu hususta daire başkanına önerilerde bulunmak,

6-Yatırım programında muhtelif işler projesinin Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı uhdesinde olan büyük onarımlara ilişkin yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak

7-Mevcut binaların dış cephe, çatı, çevre tanzimi, bina içi inşaat tamirat işlerini yapmak/yaptırmak,

8-Binaların boya ve badana işlerini yapmak/yaptırmak. 9-Bakım ve onarım için gerekli olan malzemeleri belirlemek, tedarik etmek ve depolamak.

10-Üniversiteye bağlı birimlerin elektrik, mekanik ve sıhhi tesisatla ilgili arızalan gidermek,11-Yapımı tamamlanan onarım işleri ile ilgili istatistikî bilgileri tutmak, güncellemek ve

raporlarını hazırlamak/hazırlatmak 12-Kendi branşı ile ilgili verilen diğer işleri yürütmek,

13-Başkan ve Birim amiri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

5.c. b. Makine ve Tesisat Bakım-Onarım ve Arıza BirimiGörevleri ;

1-Mevcut bina ve tesislerin bakım ve onarım ihtiyaçlarını üniversitemiz birimlerinden gelen talepler doğrultusunda tespit etmek.

2-Kampusların içme ve sulama suyu şebekeleri ve kuyularının, su depolarının temizlenmesi, bakımı, klorlama sisteminin kurulması ve bakımı, kanalizasyon, asansörlerin, klima havalandırma santrallerinin kesintisiz işletilmesini sağlamak, bakım ve onarımları ile ilgili teknik dokümanları ve belgeleri hazırlamak/hazırlatmak.

3-Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,

4-Birimin temel fonksiyonu olarak belirtilen ve doğrudan yönetilen faaliyetlere ilişkin olarak yönetim düzeyinde genel politikalar ve grup politikaları ile uyumlu politikalar belirlemek, bu hususta daire başkanına önerilerde bulunmak,

5-Yatırım programında muhtelif işler projesinin Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı uhdesinde olan büyük onarımlara ilişkin yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak.

6-Yangın sistemleri, ısıtma ve soğutma sistemleri, klima tesisatları, havalandırma…v.b gibi makine sistemlerinin işletimini, arızalarını ve bakım- onarımlarını yapmak/yaptırmak,

7-Mevcut binalardaki sıhhi tesis atların bakım ve onarımlarını yapmak/yaptırmak,8-Kampus içme suyu şebekesinin, su depoları ile kuyuların işletilmesi, bakım ve onarımlarını

yapmak/yaptırmak.9-Yapı işleri ve Teknik Başkanlığı emrindeki hizmet araçlarının periyodik bakımlarını ve

tamirlerini yaptırmak,10-Yapı işleri ve Teknik Başkanlığı emrindeki hizmet araçlarının fenni muayenelerini

yaptırmak,11-Üniversiteye bağlı birimlerin, asansör, klima, havalandırma ve ısıtma ile ilgili tesislerin

işletmesinde sürekliliği sağlamak,12-Bakım ve onarım için gerekli olan malzemeleri belirlemek, tedarik etmek ve depolamak.13-Yapımı tamamlanan onarım işleri ile ilgili istatistikî bilgileri tutmak, güncellemek ve

raporlarını hazırlamak/hazırlatmak14-Kendi branşı ile ilgili verilen diğer işleri yürütmek,15-Başkan ve Birim amiri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

5.c. c. Elektrik Bakım-Onarım ve Arıza BirimiGörevleri ;

1-Mevcut bina ve tesislerin bakım ve onarım ihtiyaçlarını üniversitemiz birimlerinden gelen talepler doğrultusunda tespit etmek.

2-Kampüs Alanlarının orta gerilim, alçak gerilim elektrik şebekelerinin, trafo merkezlerinin, jeneratörlerin, haberleşme altyapısının kesintisiz işletilmesini sağlamak, bakım ve onarımları ile ilgili teknik dokümanları ve belgeleri hazırlamak/hazırlatmak.

3-Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,

4-Birimin temel fonksiyonu olarak belirtilen ve doğrudan yönetilen faaliyetlere ilişkin olarak yönetim düzeyinde genel politikalar ve grup politikaları ile uyumlu politikalar belirlemek, bu hususta daire başkanına önerilerde bulunmak,

5-Yatırım programında muhtelif işler projesinin Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı uhdesinde olan büyük onarımlara ilişkin yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak.

6-Kampusun elektrik enerjisi ihtiyacını kesintisiz olarak sağlanmasına yönelik çalışmaları yürütmek.

7-Kampuslardaki trafo postalarının, OG ve AG elektrik şebekelerinin, jeneratör ve asansörlerin işletilmesini sağlamak, arıza ve bakım - onarımlarını yapmak/yaptırmak.

8-Rektörlük ve bağlı birimlerde elektrik tesisatındaki arızalan gidermek, bakım ve onarımlarını yapmak/yaptırmak.

9-Kompanzasyon tesisi kurmak, işletmek, bakım, onarım ve ayarlarını yapmak, tesisi sürekli denetim altında tutarak reaktif enerji tüketimini kontrol etmek.

10-Enerji Verimliliği ile ilgi yasa ve yönetmelik hükümleri doğrultusunda çalışmalar yaparak enerjini kullanımında verimliliği artırıcı tedbirler almak, bu konuda daire başkanına önerilerde bulunmak.

11-Yapımı tamamlanan onarım işleri ile ilgili istatistikî bilgileri tutmak, güncellemek ve raporlarını hazırlamak/hazırlatmak.

12-Üniversiteye bağlı birimlerin jeneratör ile ilgili tesislerin işletmesinde sürekliliği sağlamak,

13-Bakım ve onarım için gerekli olan malzemeleri belirlemek, tedarik etmek ve depolamak.

14-Kendi branşı ile ilgili verilen diğer işleri yürütmek,15-Başkan ve Birim amiri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

5.c. d. Park, Bahçe ve Peyzaj Düzenleme BirimiGörevleri ;

1-Üniversitemiz yerleşke alanlarındaki yeşil alanların sulama, biçme havalandırma, gübreleme gibi bakım işlerini yapmak,

2-Yapım işlerinin tamamlandığı bölgelerde Peyzaj çalışmalarını yaparak bu alanlara çimlendirme, süs bitkisi, ağaç ve çiçek dikim işlerini vb. yapmak,

3-Yerleşke alanlarındaki ağaç ve süs bitkilerinin bakımlarını yapmak,4-Yerleşke alanlarında ağaçlandırma yapılacak alanları belirlemek ve ağaçlandırma

çalışmalarını yürütmek,5-Yol ve Peyzaj alanlarındaki drenaj kanalları ve mazgalların yaz-kış bakımlarını yapmak,

6-Yerleşkelerdeki ağaç yaprak ve biçilen çim ve yabani bitkilerin artıklarını bir yerde toplayarak bu malzemelerin gübre olarak değerlendirilmesini sağlamak,

7-Yerleşkelerde kullanılacak ağaç, süs bitkisi ve çiçeklerin üretimini yapmak,8-Üniversitemiz yerleşkelerinin yeşil alanları ve ağaçlandırma ile ilgili istatistik bilgileri

tutmak, güncellemek ve raporlarını hazırlamak,9-Park-bahçe işçilerinin SGK ile ilgili işlemleri takip etmek.10-İşyerlerinde 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilgili hükümleri uygulamak/

uygulatmak.11-Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve

malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,12-Birimin temel fonksiyonu olarak belirtilen ve doğrudan yönetilen faaliyetlere ilişkin

olarak yönetim düzeyinde genel politikalar ve grup politikaları ile uyumlu politikalar belirlemek, bu hususta daire başkanına önerilerde bulunmak,

13-Su depolarını temizliği, bakımını yapmak ve klorlama sistemini kurmak, bakım ve onarımını yapmak,

14-Bakım ve onarım için gerekli olan malzemeleri belirlemek, tedarik etmek ve depolamak.15-Park ve bahçe işlemleri ile ilgili işleri takip etmek, birim şefi ile ve üst idarecilerle

istişarelerde bulunmak ve ilgili birim şefi ile görüşerek ihtiyaç analizi ve planlama hususunda park ve bahçeler birim şefi ile birlikte üst amirlerle görüşmeler yapmak,

16-Üniversite kampus alanlarında çevre düzenlemesi yapmak, yeşil alanlar oluşturmak, ağaçlandırma çalışmalarını yürütmek ve mevcut yeşil alanların sulama ve bakımını yapmak

17-Yatırım programında muhtelif işler projesinin Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı uhdesinde olan büyük onarımlara ilişkin yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak

18-Yapımı tamamlanan onarım işleri ile ilgili istatistikî bilgileri tutmak, güncellemek ve raporlarını hazırlamak/hazırlatmak

19-Kendi branşı ile ilgili verilen diğer işleri yürütmek,20-Başkan ve Birim amiri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

YAPİŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ

YAPIM İŞLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 53 üncü maddesinin (b) fıkrasının ikinci bendine dayanılarak hazırlanmış olan Yapım İşleri Genel Şartnamesi gereğince, iş sahibi idareler tarafından 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa göre sözleşmeye bağlanan her türlü yapım işinin yürütülmesinde uygulanacak genel esasları dayanılarak, 1. Harcama yetkilisinin oluru ile Kontrol teşkilatı oluşturulur. 2. İdare tarafından İşyerinin yükleniciye teslimi tutanak düzenlenerek gerçekleştirilir. 3. Sözleşmeye bağlanan her türlü yapım işleri, idare tarafından görevlendirilen yapı denetim görevlisinin (Kontrol teşkilatının) denetimi altında, yüklenici tarafından yönetilir ve gerçekleştirilir. 4. yüklenicinin hakediş istemesi üzerine bu istek ve hakedişin ödeneceği tarih (yaklaşık olarak), 1475 sayılı İş Kanunu'nun 29 uncu maddesinde yazılı olduğu şekilde ilan olunur. İlanın yapıldığı,

yapı denetim görevlisinin ve yüklenici veya vekili ile işçi temsilcisinin imzaladıkları bir tutanakla tespit edilir. 5. Yapım işleri Genel Şartnamesinin 40 Maddesine göre geçici hakediş raporu düzenlenerek ödeme yapılmak üzere tahakkuk birimine gönderilir. 6. İş artışı olması halinde gerekli onaylar alınır.

7. İşin tamamlanma sürecinde 41 Maddeye göre kesin hakediş raporları hazırlanır.

8. Geçici kabul Madde 42- Sözleşme konusu iş tamamlandığında, yüklenici idareye vereceği dilekçe ile (faksla da olabilir) geçici kabul isteğinde bulunur. Yapılan işler, idarece verilecek talimat üzerine yapı denetim görevlisince ön incelemeden geçirilir. Ön inceleme sonucunda işin sözleşme ve eklerine uygun olarak tamamlandığı ve kabul işlemlerinin yapılmasında bir engel bulunmadığı anlaşılırsa idarece geçici kabul komisyonu oluşturulur. İş kabule hazır değilse, eksik ve kusurlu işleri gösteren tutanak, yapı denetim görevlisinin işin kabule hazır hale gelmesi bakımından yaklaşık bitim tarihini tespit eden düşüncesiyle birlikte en geç üç gün içerisinde idareye gönderilir. Yüklenici veya vekili hazır bulunmazsa veya kabul tutanağını imzalamak istemezse tutanakta bu husus ayrıca belirtilir.

Kabul komisyonunun oluşturulması ve işyerine gönderilebilmesi, yapılan işin kusurlu ve eksik kısımlarının bedelleri toplamının işin sözleşme bedelinin yüzde beşinden fazla olmamasına bağlıdır. Bu oranı geçmeyen kusur ve eksiklikler, aynı zamanda işin idareye teslimine ve kullanılmasına engel olmayacak ve herhangi bir tehlikeye meydan vermeyecek nitelikte olmalıdır.9. Kesin kabul Madde 45- Kesin kabul için belirlenen tarihte, yüklenicinin yazılı müracaatı üzerine, kesin kabul komisyonu oluşturularak geçici kabuldeki esas ve usullerle kesin kabul yapılır.10. Kesin teminatın iadesine ait şartlar Madde 46- Taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesinden ve varsa işe ait eksik ve kusurların giderilerek geçici kabul tutanağının onaylanmasından ve yüklenicinin sözleşme konusu işten dolayı idareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra, alınmış olan kesin teminat ve varsa ek kesin teminatların yarısı; Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesi getirilmesi ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından sonra kalanı, yükleniciye iade edilir.

Yüklenicinin sözleşme konusu iş nedeniyle idareye ve Sosyal Sigortalar Kurumuna olan borçları ile ücret ve ücret sayılan ödemelerden yapılan kanunî vergi kesintilerinin kesin kabul tarihine kadar ödenmemesi halinde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kesin teminatlar 4735 sayılı Kanunun 13 üncü maddesi hükmüne göre paraya çevrilerek borçlarına karşılık mahsup edilir, varsa kalanı yükleniciye geri verilir.

BAKIM ONARIM İŞLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

1. Üniversitemiz binalarında bulunan klima, asansör, telefon hatlarının periyodik bakımlarının yaptırılması.2. Üniversitemiz Akademik ve İdari birimlerinden gelen talepler, gerekse Başkanlığımızca yapılan değerlendirmeler doğrultusunda her türlü bakım onarım işleri (çatı, ısıtma, boya badana, elektrik tesisatı, sıhhi tesisat, çevre düzenleme v.b.) işlemlerde,

a)Yapılacak işin özelliğine göre Mühendis, Tekniker ve Teknisyenlerden teknik ekip oluşturulur.

b)Teknik ekip tarafından yapılan inceleme sonucunda bakım onarımın birimimiz personelince giderilebilecek olması durumunda gerekli çalışmalar yapılarak bakım onarım gerçekleştirilir.

c)Malzeme temin edilerek bakım onarımın birimimizce yapılabileceği durumlarda işin

büyüklüğüne göre görevlendirilen personel tarafından piyasa fiyat araştırması yapılıp, doğrudan temin veya İhale yoluyla malzemeler temin edilerek bakım onarım gerçekleştirilir.

d)Bakım onarımın birimimiz personeli tarafından yapılamayacağı durumlarda görevlendirilen personel tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak işin niteliğine göre doğrudan temin veya İhale yoluyla bakım onarım yaptırılır.3. Yapım işlerinin tamamlandığı bölgelerde Peyzaj çalışmalarını yaparak bu alanlara çimlendirme, süs bitkisi, ağaç ve çiçek dikim vb. işler görevli mühendis nezaretinde hizmet alımı yöntemiyle çalıştırılan işçilere yaptırılır.

YAZIŞMAVE EVRAK KAYIT İŞ AKIŞ SÜRECİ

1- Kurum Dışı gelen yazılar evrak kayıt Birimince taratılarak EBS sistemi üzerinden Kurum Yetkilisine gönderilmekte Kurum yetkilisi tarafından gelen yazı kontrol edilerek ilgili personele gereğini yapmak üzere EBS sistemi üzerinden havale edilmektedir.2- Kurum içi ve dışı yazışmalar ise gelen yazıya karşılık veya Birimimizce yapılan yazışmalar olmak üzere EBS sistemi üzerinden yapılmaktadır.3- İzin işlemleri için ise izine ayrılacak personel tarafından EBS sistemi üzerinden izin formu doldurularak öncelikle izin işlemlerini takip eden Birimimiz yazı işlerine kontrol edilmek üzere gönderilmekte ondan sonra sinsile yoluyla imzalanmak üzere Şube Müdürü ve Kurumun üst Amirine gönderilmektedir.

PERSONEL GİDERLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİMAAŞ

1. Birimimizin ilgili personeli tarafından ilgili aya ait değişikliklerin belgeleri sağlanır.2. KBS ve say2000 sistemi üzerinden güncellemeler ve kesintiler girilerek hesaplama yapılır.3. Merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliğinin 9. ve 10. Maddelerine istinaden gerekli belgelerin çıktıları ve e-bütçe sistemi üzerinden alınan ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisinde toplanır.4. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesi “kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülüp, imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderilir.5. Harcama yetkilisi tarafından da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri her ayın 10’una kadar strateji geliştirme daire başkanlığına gönderilir.6. Personelin maaşından kesilen SGK kesintileri, internet üzerinden kesenek bilgi sistemine girişi yapılarak onaylanır.

YOLLUK1. Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında: atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, personel nakil bildirimi, yurtiçi/yurtdışı sürekli görev yolluğu bildirimi, ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında; görevlendirme yazısı (rektörlük oluru) veya harcama talimatı. 2547/39. madde gereği görevlendirmelerde ilgili yönetim kurulu kararı ve rektör onayı. Yurtiçi/yurtdışı geçici görev; yolluğu bildirimi, varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. 2. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır. Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine “kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalan ödeme emri belgesi ve eki belgeler strateji geliştirme daire başkanlığına gönderilir.

TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞ AKIŞ SÜRECİ

Genel AçıklamalarBu doküman, kullanıcıların KBS taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini daha pratik bir şekilde kullanmalarını sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Detaylı anlatım ve açıklamalar için sesli ve yazılı uygulama kılavuzlarından faydalanın. Ayrıca KBS uygulamaları için ekran çözünürlüğü açısından mozilla firefox web tarayıcısının kullanılması gerektiği unutulmamalıdır.Taşınır ve Kayıt Kontrol Yetkilisi Rolünün Alınması:Kullanıcı tanımlamaları için hizmet aldığınız muhasebe birimine başvurunuz. Muhasebe birimine resmi yazı ile yapılacak başvurularda; Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi olarak yetkilendirilecek personelin adı, soyadı, TC kimlik numarası, eposta adresi (mümkün mertebe kurumsal uzantılı eposta adresinin belirtilmesi) ve görev yaptığı harcama biriminin belirtilmesi gerekir. TKKY nin şifresi sisteme kaydedilen eposta adresine gönderilecektir.Tanımlamalar:Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi (TKKY) kullanıcı şifresini aldıktan sonrawww.kbs.gov.tr/TMYS adresine TC kimlik no ve şifresiyle giriş yapacak.İlgili harcama biriminin taşınır kayıt işlemlerine başlanabilmesi için sistem üzerinde gerekli altyapı tanımlarının yapılmış olması gerekir.1. Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak,2. Doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda, malzeme deposunda muhafaza etmek,3. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,4. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,5. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,6. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,7. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek,8. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,9. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak/yaptırmak,10. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,11. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak,12. Ayrıca taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambar ve malzeme depolarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar,13. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevinden ayrılamamak,14. Hurdaya ayrılacak mal ve malzemeler için komisyon kurulmasını sağlamak, bu komisyon marifetiyle hurdaya ayırma işlerini yapmak.

İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

1- Daire Başkanlığı bünyesindeki birimlerden gelen, projeleri ve diğer ihale evrakları düzenlenen Üniversitemiz Rektörlüğü ve Bağlı Birimleri (Fakülte, Yüksekokul, Enstitüler ve Araştırma ve Uygulama Merkezleri) için ayrılan yatırım ödenekleri çerçevesinde ihtiyaç duydukları binaların Yapım, Malzeme ve Hizmet alımlarını; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu

İhaleleri Sözleşme Kanunu çerçevesinde en ekonomik en hızlı şekilde ihalelerini yapmak.2- Daire Başkanlığımıza ayrılan ödenekler çerçevesinde ihalesi yapılacak yapım işlerine ve satın alması yapılacak mal ve hizmetlere ait teknik şartnamelerini kontrol etmek. Teknik şartnamelerde ilgili kanuna göre uygun olmayan hususların düzeltilmesini sağlamak. Uygun olan teknik şartnameler toplandıktan sonra ihalenin temeli olan yaklaşık maliyet tespitini yapmak, parasal sınırlara göre ihale ilanı hazırlamak.3- Tespit edilen yaklaşık maliyeti birimin ödeneği ile karşılaştırarak ödenek yeterli ise;a- İhale onay belgesi,b- Kamu İhale Kurumundan ihale kayıt numarası almak, c- Yaklaşık maliyet tablosu hazırlamak,d- İhale komisyon üyeleri için daire başkanından görevlendirme oluru almak,e- İhale ilanı, ihtiyaç listesi ve ilgili kanunda belirlenen esaslar çerçevesinde her ihale için uygun standart formları da içine alan ihale işlem dosyası hazırlamak,f- İlanlar yaklaşık maliyeti parasal limitlerin hangisine uyuyor ise ona göre yerel gazetede veya KİK bülteninde yayınlatmak. Kamu İhale Kanunun 21/f maddesi pazarlık usulüne göre yapılıyorsa firmalara ihaleye davet yazılarını göndermek.

4- İhale ilanı kamu ihale bülteninde yayınlanacak ise internet üzerinden kamu ihale kurumuna gönderilen ihale ilanının onaylanması beklenir. İlan onaylandıktan sonra ilan bedeli kamu ihale kurumunun hesabına havale edilir. İhale ilanı sevk işlem formu, banka dekontu ve ilan çıktısı ilanın yayınlanmasından en az 5 iş günü öncesinde KİK’te olacak şekilde göndermek, aynı gün yerel gazete de yayınlanabilmesi için valiliğe göndermek.5- Kamu İhale Bülteninde ve yerel gazetede ilanı yayınlanan ihale işlem dosyalarının doküman satış bedeli ve geçici teminatın alınabilmesi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazılı bilgi vermek.6- Tip idari, genel ve teknik şartname, ihtiyaç listesi, sözleşme tasarısı, projeler ve standart formlardan oluşan ihale işlem dosyasının satış yapabilmek için çoğaltmak7- İhale komisyon üyelerine ihale tarihinden 3 gün önce tebliğ etmek,8- İhale tarihine kadar ihaleye katılmak isteyen isteklilere ücreti ödendi makbuzu karşılığında ihale işlem dosyalarını eksiksiz ve tam olarak teslim etmek.9- İhale saatine kadar verilen ihale teklif zarflarını alındı makbuzu karşılığında ihale saatine kadar muhafaza etmek ve ihale komisyonuna tutanakla teslim etmek,10- İhale Komisyonu toplantısı sırasında sekretarya görevini yapmak, formları doldurmak ve komisyon üyelerine eksiksiz olarak imzalatmak,11- Komisyonun vereceği ihale kararını yazmak ve ihale yetkilisinin onayından önce KİK’ dan ihale üzerinde kalan firmanın yasaklı olup olmadığının tespitini yapmak,12- Kararı onaylanan ihale kararını kanuni süreci içerisinde isteklilere elden veya iadeli taahhütlü olarak kesinleşen ihale kararını tebliğ etmek, tebliğ tarihinden itibaren geçecek 5 günlük süre sonunda itiraz olup olmadığına bakılarak itiraz var ise yasal süreci içerisinde ihale komisyonunun vereceği cevabı isteklilere tebliğ etmek. İtiraz yok ise ihale üzerinde kalan firmayı sözleşme yapmaya davet etmek,13- Sözleşme yapmak için gelen yüklenicinin 4734 sayılı kanunun 10. maddesinde istenilen belgeleri tam olarak getirip getirmediğini kontrol etmek. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına kesin teminat ve sözleşme pulu harçlarının alınması ile ilgili yazı yazmak. KİK katılım payının yatırılmasını sağlamak,14- Yapım, mal ve hizmet alımı işlerinde sözleşme imzalanmadan önce % 6 oranındaki kesin teminatın yatırılmasını sağlamak Sözleşmenin hazırlanarak Yükleniciye ve İhale Yetkilisine imzalattırılması varsa tescil ve işlemlerini (noter tescili vs.) yaptırılması, ihaleyle ilgili tebligatları yapmak,15- İhale ile satın alınan malların süresi içerisinde ilgili birime teslim edilip edilmediğinin kontrol

etmek. Teslim edilen mallar ve hizmetler için faturalarını kestirilmek, ilgili birime alınan malla ilgili taşınır işlem fişinin düzenletmek,16- Faturası ve taşınır işlem fişi gelen mallarla ilgili ihalenin başlangıç aşamasından sonuçlanıncaya kadar geçen süreçte hazırlanan tüm evrak ve formların yer aldığı ödeme dosyalarının 3 suret klasör olarak hazırlayarak 2 suretini ödeme yapması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim etmek,17- İhaleye katılan ve ihale üzerinde kalmayan diğer firmaların geçici teminatlarını imza karşılığında iade etmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazı göndermek,18- Sözleşmesi imzalanarak taahhütleri altında yapımı tamamlanan yapım işleri ile teslim edilen mallar için yüklenici firmanın vermiş olduğu kesin teminatların % 3’lük tutarlarının iadesini yapmak,19- Süreleri dolmuş sözleşmeler ve garanti süresi dolan mallar ile ilgili % 6 lık veya kalan % 3 oranındaki kesin teminatlarının ilgili banka şubelerine iade etmek,20- İhale mevzuatını yakından takip etmek ve bu konuda personelin eğitim ihtiyacını tespit ederek eğitmek,21- Kendi birimince yapılan ihale işlemleri ile ilgili istatistiki bilgileri tutmak, güncellemek ve raporlarını hazırlamak,22- Sözleşme imzalanıp yer teslimi yapılan işlerin SGK bildirimlerini yapmak, takip etmek.

DOĞRUDAN TEMİN YÖNTEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 22. maddesine göre doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda iş akış süreci

1-ihtiyacın bildirilmesi (yazılı talep, taşınır istek belgesi) 2-onay belgesi düzenlenmesi (onay belgesi)3-piyasa fiyat araştırması yapılması (piyasa fiyat araştırması tutanağı)

4-gerekli ise sözleşme yapılması (sözleşme)

5- taahhüdün yerine getirilmesi

6-teslim ve kabul (kabul tutanağı)

7- taşınır işlem fişinin düzenlenmesi (taşınır işlem fişi)8- ödeme belgesinin düzenlenmesi ve imzalanması (ödeme belgesi ve eki kanıtlayıcı belgeler)9- gerekli ise ön mali kontrol için strateji geliştirme başkanlığına ödeme emri ve eki harcama belgelerinin gönderilmesi (görüş yazısı veya onay şerhi)10- ödeme

1- İHTİYACIN BİLDİRİLMESİ   Taşınır mal taleplerinde:1.1- Taşınır mal taleplerinde Taşınır Mal Yönetmeliği ekindeki örneğe uygun taşınır istek belgesi düzenlenir ve talepte bulunan birim yöneticisi tarafından imzalanır.1.2-Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından, talep edilen taşınırın depo mevcudunun olup olmadığı Mali Kaynaklar Yönetim Sistemi üzerinden kontrol edilir.Talep edilen taşınır ambarda olmadığı takdirde, taşınır istek belgesi üzerinde buna ilişkin kayıt düşülür ve taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır.1.3- Gerek görüldüğü takdirde, ihtiyaç duyulan mal veya hizmetin teknik ayrıntılarını ve şartlarını

gösteren bir teknik şartname hazırlanır. Hizmet alımlarında:1.4- İlgili birim tarafından ihtiyacı gösteren gerekçeli bir yazı hazırlanır, birim yöneticisi tarafından imzalanır ve satın alma birimine gönderilir. 2-ONAY BELGESİNİN DÜZENLENMESİ: Onay belgesi, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4. maddesinde tanımlanmıştır. Yapılan bu tanıma göre onay belgesi: alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgedir. Onay belgesinde, piyasa fiyat araştırmasını yapacak kişi ya da kişilerin belirtilmesi gerekmektedir.  Taşınır istek belgesi, talep edilen taşınırın ambar mevcudunun olmadığını gösteren sistem çıktısı ya da ihtiyacı bildiren gerekçeli yazı onay belgesinin ekine konur.3-FİYAT ARAŞTIRMASININ YAPILMASI: 3.1- 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22. maddesinin (d) bendine göre yapılan satın almalarda:  Onay belgesinde yetkilendirilen kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılır ve “Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı” düzenlenir. Piyasa fiyat araştırması tutanağı: doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin ekindeki 2 örnek numaralı tutanaktır. (bakınız: www.muhasebat.gov.tr). Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağının kişi veya firmalardan alınan fiyat tekliflerine ilişkin sütunlarında alınacak malın miktarı, birim fiyatı ve toplam fiyatı da gösterilir. İdarelerce gerekli görülmesi halinde, fiyat araştırmaları, ilgili uygulama yönetmeliklerinde yaklaşık maliyetin belirlenmesine ilişkin esas ve usuller çerçevesinde yapılabilir.  Ancak yapım işlerinde fiyat araştırmasının, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde belirlenen yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin esas ve usullere göre yapılması zorunludur. 3.2- 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22. maddesinin (a) ve (b) bentlerine göre yapılan alımlarda: 4734 Sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (a) ve (b) bentleri kapsamında yapılan mal ve hizmet alımlarında Tek Kaynaktan Temin Edilen İhtiyaçlara İlişkin Form hazırlanır. Formda: ihtiyacın niteliği, ihtiyaç konusu malın ayrıntılı teknik özellikleri ve ne amaçla kullanılacağı, anılan amacı en az aynı verimlilik, etkinlik ve fonksiyonellikle karşılayabilecek diğer ürünlerin-modellerin-markaların vb. bulunup bulunmadığının tespitinin yapılıp yapılmadığı ve bulunmuyorsa nedenleri, ihtiyaç konusu malı satan başka firmaların olup olmadığı gibi hususlara yer verilir; alımın gerçek veya tüzel tek kişiden yapılma sebepleri detaylı olarak yazılır ve yazılan gerekçelere ilişkin kanıtlayıcı belgeler forma eklenir; onay belgesinde yetkilendirilen kişi veya kişiler tarafından fiyat araştırması yapılır ve yapılan fiyat araştırmasına ilişkin belgeler de anılan forma eklenir. Forma ihale yetkilisi (harcama yetkilisi) tarafından uygun görüşle imzalanır.

4-SÖZLEŞME YAPILMASI: Bu madde kapsamında alımı yapılacak malın teslimi veya hizmetin ya da yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda, alımın bir sözleşmeye bağlanması zorunlu olup bir defada yapılacak

alımlarda sözleşme yapılması zorunlu değildir.  5-TESLİM VE KABUL:  Mal alımlarında uygulanacak muayene ve kabul işlemlerine dair esas ve usuller Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelikte; hizmet alımlarında uygulanacak muayene ve kabul işlemlerine dair esas ve usuller Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğinde düzenlenmiştir. Yönetmelik metinleri Kamu İhale Kurumunun www.ihale.gov.tr internet sitesinde yer almaktadır.  Yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulur. Hizmet alımlarında, bu komisyonlarda görevlendirilecek olanların tamamının işin uzmanı olması zorunludur. Ancak, ilgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kanuna tabi idarelerden uzman personel görevlendirilebilir.

Bünyesinde Birim Bilgi İşlem Sorumlusu bulunmayan birimler tarafından satın alınan donanım ve yazılımların muayene ve kabulleri sırasında Başkanlıktan teknik personel talep edilebilir. Muayene ve Kabul Komisyonları, yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin teknik şartnamede belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler ve kabulünü yapar. Muayene ve kabul komisyonları eksiksiz toplanır ve kararlarını çoğunlukla alır. Muayene ve kabul komisyonları kararlarını verirken, varsa ara denetim raporlarını da dikkate alır. Karara karşı olanlar, karşı olma gerekçelerini kararın altına yazarak imza etmek zorundadır. Kararlarda çekimser kalınamaz.

6-ÖDEME BELGESİNİN DÜZENLENMESİ:  Ödeme belgesi, Merkezi Yönetim harcama Belgeleri Yönetmeliğinde tanımlanmış olup, bütçeden yapılacak kesin ödemelerde Ödeme Emri Belgesini; ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde ise Muhasebe İşlem Fişini ifade eder.Ödeme belgesi en az üç nüsha düzenlenir. İlk iki nüshası, kanıtlayıcı belgelerle birlikte muhasebe birimine verilir. Ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri bağlanır. Fatura ve taşınır işlem fişinin asıllarının bağlanması esastır.  Ödeme belgeleri harcama yetkilisi tarafından belirlenen gerçekleştirme görevlisi tarafından düzenlenir ve ekine Merkezi Yönetim harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirlenmiş olan kanıtlayıcı belgeler bağlanır.Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda ödeme emri ekinde yer alması gereken kanıtlayıcı belgeler Merkezi Yönetim harcama Belgeleri Yönetmeliğinin Taahhüt dosyası başlıklı 6. maddesinde; Hak ediş raporu başlıklı 7. maddesinde; Çeşitli hizmet alımları başlıklı 46. maddesinde ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendine göre yapılacak alımlar başlıklı 63. maddesinde düzenlenmiştir.Yapılan bu düzenlemelere göre, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde:

Yönetmelikte belirtilen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmiş ve harcama yetkilisi tarafından imzalanmış onay belgesi,

Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı/ Tek Kaynaktan Temin Edilen İhtiyaçlara İlişkin Form

Fatura/harcama pusulası Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme Muayene ve kabul komisyonu tutanağı Taşınır alımlarında taşınır işlem fişi,

Ödeme belgesine bağlanır. Tercüme ücreti ödemeleri ile elektrik, su, doğalgaz ve ulaştırma, haberleşme giderlerinin ödenmesinde muayene ve kabul işleminin yapıldığına ilişkin belge aranmaz. Mal ve hizmet alım bedelleri ile yapım işi bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde, diğer ödemelerde onay belgesi, piyasa fiyat araştırması tutanağı ve düzenlenmiş ise sözleşme dışındaki belgeler aranır.Yapım işleri ile hizmet alımlarında, sözleşme hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ekinde yer alan hak ediş raporları düzenlenir.