yleisten alueiden kuntatapaaminen
TRANSCRIPT
LUPAPISTE Yleisten alueiden kuntatapaaminen Tampereella 12.4.2016@lupapiste
TERVETULOA!
PÄIVÄN OHJELMA› 11.00-11.30 Tervetulosanat & tilannekatsaus› 11.30-12.30 Lounas› 12.30-13.40 Palvelun kehittyminen› 13.40-14.00 Lupapisteen toimistotour› 14.00-14.30 Kahvitauko› 14.30-15.00 Lupapisteen toiminnot hyötykäyttöön› 15.00-15.45 Kuntien käyttökokemuksia› 15.45-16.00 Päivän yhteenveto
”Lupapisteen Periscope-neitsyys menee tänään
KULKEEKO VIESTI?• Tiedotteet / Uutiskirjeet saapuuko perille?
• Tiedotteet joka 2. keskiviikko, uutiskirjeet kuukausittain
• Miten tieto uudistuksista otetaan käyttöön kunnassa?• Sosiaalisessa mediassa voit seurata viikottaista tekemistämme
• facebook.com/lupapiste• twitter.com/lupapiste• Instagram.com/lupapiste
YAMMER• Kokemustenvaihtopalsta Lupapisteen viranomaiskäyttäjille,
useita ryhmiä:• “Yleiset alueet” –ryhmässä lupakäsittelyyn liittyvä keskustelu• “Kehitys”-ryhmässä palveluun liittyvät kehitystoiveet ja uudet
ominaisuudet
• Jokainen voi kysyä/kommentoida/tykätä/jakaa sisältöä• Ei tunnuksia? Tilaa sähköpostitse: [email protected]
”Haluamme helpottaa suomalaisten arkea himoittavilla verkkopalveluilla, jotka
vähentävät turhaa byrokratiaa, lisäävät läpinäkyvyyttä ja luovat hyvää mieltä.
Lupapisteen missio
KUULUMISIA LUPAPISTEESTÄ› SADe-ohjelman jälkeinen aika alkanut 1.1.2016
• Tuote- ja ohjausryhmä koottu kuntien ja YM:n edustajista
› Toiminta kasvaa, tiimi muuttuu• Joona Majurinen tiimiin. Yrityspalveluiden kehittämiseen uusi henkilö.• Kehitys kolmella paikkakunnalla. Viiveitä siirtymisessä.
› Vuoden 2016 tavoitteet • 100% asiointi• Täysin sähköinen toiminta
› Lupapisteen tiedonhallinta on katselmoitu arkistolaitoksen toimesta 5.4.2016
LUKUJA
200 organisaatiota39 000 asiointia31 000 käyttäjää140 yritystiliä
KÄYTÖSSÄ TAI TULOSSAAkaa, Alavieska, Askola, Brändö, Eckerö, Enontekiö, Eura, Finström, Föglö, Geta, Hamina, Hammarland, Hanko, Harjavalta, Heinävesi, Helsinki, Hirvensalmi, Hyvinkää ,Hämeenkyrö, Hämeenlinna, Ii, Iisalmi,
Ilmajoki, Imatra, Inari, Inkoo, Isokyrö, Janakkala, Joensuu, Jomala, Joroinen, Järvenpää, Kajaani, Kalajoki, Kangasniemi, Kannonkoski, Karkkila, Karstula, Kauniainen, Kempele, Kerava, Keuruu, Kinnula, Kirkkonummi,
Kittilä, Kiuruvesi, Kivijärvi, Konnevesi, Kotka, Kristiinankaupunki, Kumlinge, Kuopio, Kustavi, Kuusamo, Kyyjärvi, Kökar, Köyliö, Lapinlahti, Lemland, Lieksa, Lieto, Lohja, Lumparland, Maarianhamina, Masku,
Merijärvi, Miehikkälä, Mikkeli, Multia, Muonio, Mustasaari, Myrskylä, Mäntsälä, Naantali, Nivala, Nokia, Nurmes, Nurmijärvi, Oulu, Paimio, Parainen, Pelkosenniemi, Petäjävesi, Pieksämäki, Pihtipudas, Pirkkala,
Pornainen, Porvoo, Pudasjärvi, Pukkila, Punkalaidun, Puumala, Pyhtää, Raasepori, Raisio, Rovaniemi, Rääkkylä, Saarijärvi, Salla, Salo, Saltvik, Sastamala, Savukoski, Seinäjoki, Sipoo, Siuntio, Sodankylä,
Sonkajärvi, Sottunga, Sund, Säkylä, Taivalkoski, Taivassalo, Tampere, Toivakka, Turku, Tuusula, Tyrnävä, Utsjoki, Uurainen, Uusikaupunki, Valkeakoski, Vantaa, Varkaus, Vieremä, Vihti, Viitasaari, Virolahti, Vårdö,
Ylivieska, Ylöjärvi
YLEISET ALUEET MUKANA› Hyvinkää› Hämeenlinna› Imatra› Joensuu› Järvenpää› Kauniainen› Kerava› Kuopio› Lohja› Mikkeli
› Mäntsälä› Naantali› Nurmijärvi› Porvoo › Rovaniemi› Salo› Tampere› Tuusula› Vantaa› Ylivieska
TILASTOA, YLEISET ALUEET
04/20
14
05/20
14
06/20
14
07/20
14
08/20
14
09/20
14
10/20
14
11/2014
12/20
14
01/20
15
02/20
15
03/2015
04/20
15
05/20
15
06/20
15
07/20
15
08/20
15
09/20
15
10/20
15
11/20
15
12/20
15
01/20
16
02/20
16
03/20
160
50
100
150
200
250
300
350
400
450
TILASTOA, KAIKKI HAKEMUKSET
04/20
14
05/20
14
06/20
14
07/20
14
08/20
14
09/20
14
10/20
14
11/2014
12/20
14
01/2015
02/20
15
03/20
15
04/20
15
05/20
15
06/20
15
07/20
15
08/20
15
09/20
15
10/20
15
11/20
15
12/20
15
01/20
16
02/20
16
03/2016
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
LUPAPISTEEN TUKI
PALVELUN KEHITTYMINEN
KEHITYKSESTÄTehtyä, mm.
› Päätösten julkipano
› Tulosteita • Katselmukset• Päätökset• Sopimukset
› Muutoksenhaku
› Tiedonhallintaa
› Uusi lausuntotoiminnallisuus
Toivomuslistaa (iltapäivällä)
› Sopimusten käsittely
› Maksutietojen hallinta
› Katselmusten valokuvat
› Parempi linkitys sijoitussopimukseen ja katulupaan
› Tilojen hallinta käyttöön: Ilmoitukset, sijoitussop.
› Työmaiden hallintaa
› Ilmoitukset muutoksista viranomaisille
LUPAPISTETIEDONHALLINTAAsiakirjat ja käsittelytiedot sähköiseen arkistoon
ARKISTOLAITOKSEN KATSELMOINTI› Katselmoitiin SÄHKE2-määräyksen mukainen asiakirjallisen käsittelyn
prosessi• Sertifiointikriteerit operatiivisen järjestelmän ja säilytysjärjestelmän osalta
› ”Vaatimusten mukainen”
› ”Ei mitään kompastuskiviä”
› ”Helppokäyttöinen ja hyvin toimiva”
› ”Uraa uurtavaa työtä ja valtakunnallisesti merkittävää”
› Päätös sähköisestä säilyttämisestä kaikille Lupapisteen käyttäjille -> Lupapisteen kautta tulleita hakemuksia ja niiden aineistoja ei tarvitse säilyttää paperilla• Odotamme päätöstä huhtikuun aikana
TIEDONHALLINNAN KOMPONENTIT
Kunnan omat järjestelmät
Solitan sähköiset palvelut
Lupapiste sähköinen asiointi
Rekisterit / Asianhallinta / Arkisto(Iris, KeyWinkki, Locus)
Sähköinen kauppapaikka
Sähköinen arkisto
Dokumentin-hallinta
Tiedonohjaus-järjestelmä
Onkalo
Asiointi
Sähköinen vastaanotto
LUOTETTAVA JA TIETOTURVALLINEN SÄILYTYS› Konesali sijaitsee Ulvilassa puolustusvoimien käyttöön louhitussa 8 500
neliön kallioluolastossa. www.ficolo.fi
› Laitetilat koostuvat yhdeksästä (9) 500m2:n ja 800m2:n luolahallista, joihin on rakennettu konesalit, sertifioidut IT-turvahuoneet
Demo
PAPERIARKISTON DIGITOINTI› Digitoimme Sodankylän rakennusvalvonnan paperiarkiston
(30 hyllymetriä, 50 000+ asiakirjaa)› Materiaalin skannaus, indeksointi ja tallennus Lupapisteen
sähköiseen arkistojärjestelmään› Digitointikumppani Analogia Oy› Työ aloitettu 12/2015, päättyy 5/2016 Demo
TIEDONHALLINTA YLEISTEN ALUEIDEN LUVITUKSESSA› Haemme pilottikuntia yleisten alueiden tiedonhallintaan
› Sisältö:• Yleisten alueiden TOS:n laadinta• Tiedonhallintatoiminnallisuuden liittäminen Lupapisteen prosessiin• Hakutoiminnallisuudet yleisten alueiden organisaatioiden erityistarpeisiin• Yhteiset kehitystapaamiset (3 kpl)• Säilytysmuotomääräyksen hakeminen arkistolaitokselta
› Pilotoinnin kesto 06/2016-12/2016
› Kustannus kunnan asukasluvun mukaan, 2 500 - 10 000€
› Pysyvät huojennukset tiedonhallintapalvelun käyttömaksuista
TOIMISTOTOUR
TOIMINNOT HYÖTYKÄYTTÖÖN
YKSITTÄISIÄ OMINAISUUKSIA› Lisähakuehdot hankkeiden hallinnassa
• Hakuehtojen tallentaminen: omat /kollegan hankkeet • Avainsanat: esim. ei/kyllä laskutettu, hakemusvuodet (2015, 2016)
puistoalueet• Lisätään pääkäyttäjänäkymän kautta
› Lupaehtojen lisääminen päätösten annon yhteydessä• Katselmusten lisääminen ja kuittaaminen viranomaisen toimesta
› Sähköposti-ilmoitukset viranomaisille uusista neuvontapyynnöistä / vireille jätetyistä hakemuksista• Vastaanottajaosoitteet pääkäyttäjätilin takaa
YKSITTÄISIÄ OMINAISUUKSIA› Hankekohtainen lukuoikeus tiedottamisessa
• Märitetään alustava lista pääkäyttäjätilin takaa• Valitaan tahot, joita tulee hankkeeseen liittyen tiedottaa
› Viranomaisten sisäiset huomiot• Esim. muistisääntöjä erityisiin hankkeisiin liittyen
› Hankkeen kuittaaminen valmistuneeksi• Vain viranomainen voi tehdä! Asiakas ilmoittaa hankkeen
valmistumisesta keskusteluketjussa
MIETINTÄMYSSYYN• Sähköisten lausuntojen käyttöpotentiaali?
• Esim. Sijoitussopimuksissa?
• “Lähetä ilmoitus viestistä” keskusteluikkunassa tarpeen?• Esim. lähetetään laskuttajalle sähköpostiviesti• Myös asiakas saa tiedon tästä
• Onko sähköisesti kaikki tarvittavat osapuolet läsnä?
”Miten käsittelystä tehdään sujuvampaa ja asiakkaille helpompaa?
TURINATUOKIO
OLISI MIELENKIINTOISTA KUULLA…› Sijoittamissopimukset vai –luvat? Miten edetään kunnassa
kaivuluvan hakemiseen?› Miten tieto annetuista päätöksistä liikkuu kunnan sisällä?
• Miten numerointi hoidetaan?
› Onko rakennusvalvonnan kanssa yhteistyötä Lupapisteen myötä?
› Miten arkistointi hoidetaan? • Onko sähköinen arkistointi mielenkiintoinen asia?
ASIAKASOHJEISTUS OK?• Case Vantaa: Ohjeet kootusti täällä• Case Kerava: Kaivulupaprosessin selostaminen kera ohjeiden• Case Joensuu: Ohje kartan käyttöön• Muista, että kunnan omille ohjeille myös Lupapisteessä paikka!
”Kenelle postitetaan?
LUPAPISTEPÄIVÄ 22.9.2016 @ HKIwww.lupapiste.fi/tapahtumat
Twitter @SolitaOywww.solita.fi
KIITOSLUPAPISTEEN KUNTATAPAAMINENTwitter @lupapistewww.solita.fi