yöneti̇ci̇ asistanlığı eğitim notları
DESCRIPTION
GESIAD faaliyetleri hakkında daha fazla bilgi için [email protected] mail atınızTRANSCRIPT
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 1
YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI EĞİTİMİEĞİTİMİ
NİLGÜN ÖZKAN
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 2
GÖRÜRSEM HATIRLARIM
DUYARSAM UNUTURUMYAPARSAM ÖĞRENİRİM
ÇİN ATASÖZÜ
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 3
“ “ MESLEKİ MESLEKİ GELECEĞİNİZ”GELECEĞİNİZ”
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 4
“ “ ÖZGÜVEN ”ÖZGÜVEN ”
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 5
ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ
ÖZELLİKLERİ-1
Etkili İletişim Tekniklerini Bilmek ve Kullanmak Özgüven sahibi olmak Kendini Tanımak ve Güvenilir Olmak İyi Planlayıcı Olmak Mesleğini Sevmek Değişimi Takip Etmek
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 6
ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ
ÖZELLİKLERİ-2
Organizasyon yeteneğini geliştirmek Sır saklamak, gizliliğe önem vermek İş ilişkileri ile özel hayatını ayırmak Yaratıcı olmak Nezaket ve görgü kurallarına uyarak
diğer insanlara örnek olmak Zamanını etkin kullanabilmek
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 7
ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ
ÖZELLİKLERİ-3
Mizah yeteneğini kullanabilmek İş saatlerine uymak Sorumluluk duygusu taşımak Gerektiğinde politik olmak Dosyalama sistemine hakim olmak Yazılı iletişimin kurallarını bilmek
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 8
Dedikodulara meydan vermemek Temiz ve bakımlı olmak, uyumlu
giyinmek, dış görünümüne özen göstermek
Paylaşımcı olmak
ETKİN YÖNETİCİ ASİSTANININ ÖZELLİKLERİ-
4
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 9
GÜLÜMSEMEKGÜLÜMSEMEK
BUMERANG GİBİDİR;BUMERANG GİBİDİR;
KARŞILIĞINI ANINDA ALIRSINIZ.KARŞILIĞINI ANINDA ALIRSINIZ.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 10
G üven Ü slup L ütfen Ü retken Çözümler M emnun S aygı E mpati
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 11
BİR MIH YÜZÜNDEN BİR NAL KAYBEDİLİR. BİR NAL YÜZÜNDEN BİR AT KAYBEDİLİR. BİR AT YÜZÜNDEN BİR ASKER KAYBEDİLİR. BİR ASKER YÜZÜNDEN BİR SAVAŞ KAYBEDİLİR.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 12
SAĞLIKLI İÇ İLETİŞİM
KKendinize şöyleendinize şöyle söylemeye başlayın:söylemeye başlayın: Ben güzel ve sevgiye layığım.Ben güzel ve sevgiye layığım. Ben sevecen ve şefkatliyim ve başkalarıyla Ben sevecen ve şefkatliyim ve başkalarıyla
paylaşacak çok şeyim var.paylaşacak çok şeyim var. Ben yetenekli, zeki ve yaratıcıyım.Ben yetenekli, zeki ve yaratıcıyım. Gün geçtikçe daha çekici hale geliyorum.Gün geçtikçe daha çekici hale geliyorum. Başkalarına sunacak birçok şeyim var ve Başkalarına sunacak birçok şeyim var ve
bunu herkes kabul ediyor.bunu herkes kabul ediyor. Bu dünyayı seviyorum, dünya da beni Bu dünyayı seviyorum, dünya da beni
seviyor. Mutlu ve başarılı olmaya hazırım.seviyor. Mutlu ve başarılı olmaya hazırım.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 13
İLETİŞİM
Kişilerin Birbirlerine Bilinçli veya Bilinçsiz Olarak İletmek İstedikleri Duygu ve Düşüncelerdir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 14
İLETİŞİM İletişiminizin ilk dakikasına önem verin.
Birbirimizle ilgili pek çok kararda ilk temas, ilk izlenim değişmesi zor izler bırakır.
İletişim bir bilgi alışverişi değildir. Verilen bilgiyi etkileyen duygu ve davranışın oluşturduğu farklı bir bütündür.
İletişim kişiye değil, kişiyle yapılır, paylaşım gerektirir.
İletişim sözel ve sözsüz iletişim işaretleriyle bir bütündür.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 15
İLETİŞİMİ NELER YÖNLEDİRİR ?
1. Zihinsel yapı
2. Düşünce sitili1. Geleneksel, kalıplaşmış2. Çağdaş, gelişmiş
3. Yorumlama
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 16
BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI-1
İletişimde Temel Öğe “Kabul Etme” dir. Karşımızdaki Kişilere Saygı Duymak Gerçekçi ve Doğal Davranmak Empati Kurmak 5 N Kullanmak
Ne-Ne Zaman-Nerede-Nasıl-Niçin
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 17
KİM HAKLI
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 18
AlgıAlgı İnsanların
Neyi nasıl algıladıkları Geçmiş yaşantılarına
bağlıdır. Görüntüler,Görüntüler, Şekiller,Şekiller, Büyüklük – Büyüklük –
Küçüklük,Küçüklük, Sertlik –Sertlik –YYumuşaklık,umuşaklık, Kokular,Kokular, Desenler,Desenler, MesafelerMesafeler farklı farklı algılanabilir.algılanabilir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 19
ALGILAMA YANILMALARIALGILAMA YANILMALARI
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 20
Empati-DuygudaşlıkEmpati-Duygudaşlık Bir konuya karşınızdaki kişinin
penceresinden bakarak,Onun ne duyduğunu,ne hissettiğini, niçin öyle davrandığını, düşündüğünü anlayabilme becerisidir.
İnsanları değerlendirirken kendinizi o kişinin yerine, konumuna, düşüncesine, mevkisine,becerilerine, yaşına, cinsiyetine vb. donanımlarına kimliğine göre değerlendirmeye çalışınız.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 21
BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI-2KOŞULLARI-2
İfade Ben dili Beden dili Ses kullanımı Çevre Boy farkı Diksiyon
faktörlerini kapsar.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 22
İletişimde “Sen” Mesajı İletişimde “Sen” Mesajı Yerine “Ben” Mesajı Verin ! Yerine “Ben” Mesajı Verin !
Ben Dili “Yükümlülük İletileri” Olarak Adlandırılır ve Etkin Bir Yüzleşme İçin Üç Önemli Noktayı İçerir.
I. Kişinin Davranışını Değiştirme Olasılığı Yüksektir
II. Kişi İle İlgili Çok Az Olumsuz Değerlendirme İçerir
III. İletişimi Zedelemez
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 23
Beden DiliBeden Dili Beden duruşu Mimikler Başın kullanımı Oturmak için seçilen yer Giyim, makyaj Jestler Göz teması Ayakların kullanımı Oturma biçimi Mesafe Kullanılan aksesuarlar
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 24
Ses Kullanımı-KonuşmaSes Kullanımı-Konuşma
Sesin tutumu,duygu,düşünce ve psikolojik durumu yansıtır.
Ses Hacmi Tonlama Lehçe Hız Ses perdesi Kalite sesli anlatımın unsurlarıdır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 25
Ses Kullanımı-Konuşma-1Ses Kullanımı-Konuşma-1 Çok yüksek ve alçak ses tonu kullanmayın Şiveniz düzgün olmalı,Gramer ve kelime
bilginiz yeterli olmalı Konuyu dağıtmayın Çok hızlı konuşmayın Argo kelimeler kullanmayın yok ya ,hadi be Dinlemeyi bilin Ne söyleyeceğinizi planlayın Konuşulacak konu ile ilgili araştırma yapın Soru ve cevaplara hazır olun
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 26
Konuşmacı sesini konuştuğu alanın büyüklüğüne göre ayarlamalı
Konuşurken göz teması kurulmalı Öfke, heyecan, endişe, korku gibi duygulara
hakim olmalı, sesine yansıtmamalıdır. Beden dilini doğru kullanarak konunun
anlamını güçlendirmelidir. Sorular dikkatle dinlenmeli ve yanıtlanmalı Dinleyicilere önem verilmeli ve bu duygu
hissettirilmeli.
Ses Kullanımı-Konuşma-2
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 27
Dinleme Takip ettiğini belirtmek İletişim engeli yok Sessizlik Aktif dinlemek Gözler Empati Hemen çözüm getirmek
faaliyetlerinin kapsar.
BAŞARI İLETİŞİMİN TEMEL KOŞULLARI - 3
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 28
Kendinizi Etkin DinletmeKendinizi Etkin Dinletme
Ses tonunuzu ayarlayın İlgili olduğunuzu belirtin Göz teması kurun Konuşurken sözlerinize ara verin Konuşmalarınızı özetleyin
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 29
İyi Bir Dinleyici Olmanın İyi Bir Dinleyici Olmanın GetirdikleriGetirdikleri
Diğer insanların güvenini kazanmak Özdenetimin gelişmesi İyi bir iletişimci olmak İnsanları tanımak Sevgi, saygı, yakınlık bağlarının
pekişmesi Çatışmaların önlenmesi Saldırganlık, öfke, kızgınlık duygularının
duyulmaması Kişisel gelişim ve olgunlaşma.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 30
SÖZSÜZ İLETİŞİMSÖZSÜZ İLETİŞİM
Beden Dili, Yakınlaşma ve Ayak UydurmaBeden Dili, Yakınlaşma ve Ayak Uydurma Ses tonu ve vurgulama Konuşma sürati Nefes alıp verme Duruş biçimi Yüz ifadesi Göz teması ve hareketleri, Göz bebeklerinin
büyüklüğü İki kişi arasındaki mesafe,Mimik, hareketler Kıyafet tarzı Statü sembolleri Kelime seçimi, mesleki terimler
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 31
NASIL İLETİŞİM KURARIZ ? Aşağıda verilen özellikler açısından baktığınızda karşısındaki Aşağıda verilen özellikler açısından baktığınızda karşısındaki
kişi üzerinde ne kadar etki bıraktığınızı kendi kendinize sorun.kişi üzerinde ne kadar etki bıraktığınızı kendi kendinize sorun.
Söylediğiniz kelimelerSöylediğiniz kelimeler Bunları söyleme biçiminiz, Örn: ses tonu, hızı v.s.Bunları söyleme biçiminiz, Örn: ses tonu, hızı v.s. Beden diliniz.Beden diliniz.
Bu oranları tahminen hesaplayıp aşağıdaki grafiği Bu oranları tahminen hesaplayıp aşağıdaki grafiği tamamlayın.tamamlayın.
Söyleyiş tarzıKelimeler
Beden dili
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 32
İNSANLARIN YÜZYÜZE İNSANLARIN YÜZYÜZE KURDUKLARI İLİŞKİLERDE ;KURDUKLARI İLİŞKİLERDE ;
Kelimeler % 10
Ses tonu % 30
Beden dili % 60 önem taşır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 33
İNSANLAR SÖYLEDİKLERİMİZDEN ÇOK DAVRANIŞLARIMIZI
GÖZLERLER
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 34
POWER TALKINGPOWER TALKINGKAZANANLARIN DİLİKAZANANLARIN DİLİ
Pozitif düşüncenin sözcüklerle geliştirilmesi.
Deniyorum
Başaramam KULLANMAYINYapamıyorum
Yaparım
Yapacağım KULLANINElimden gelenin en iyisini sağlayacağım
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 35
Konuşmayın KonuşunPek iyi sayılmam İlerleme gösterdimŞanslıyım İyi ÇalıştımGenel olarak şöyle Benim fikrime göredüşünüyorum
Ses tonu, İkna yolu, Göz kontağı, Konuşurken sözlerinize ara verin 3’e kadar sayın.
En önemlisini daima en sona saklayın.
POWER TALKINGPOWER TALKINGKAZANANLARIN DİLİKAZANANLARIN DİLİ
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 36
MASKEMASKE
İnsanlar diğer insanlarla olan ilişkilerinde kendisini ele vermemek için maske kullanırlar.
Kaliteli İnsan; Maskelere İhtiyacı Olmayan, Doğal, Bilgili, İnançlı ve Güvenilir Bir İnsandır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 37
İMAJİMAJ
İnsanların duygularını tutarlı ve uygun bir biçimde yansıtmasıdır.
Kişinin iletişim aracıdır Yeteneğinin bir parçasıdır Kim olduğunuzu, ne yaptığınızı, işin ne kadar uzmanı olduğunuzu anlatan reklam panosu
gibidir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 38
İMAJ NASIL OLMALI ?İMAJ NASIL OLMALI ?
Mesleki veya kişisel olsun, imajınız gerçekte kim olduğunuzu yansıtmalıdır.
İmajınız duruma, çevreye ve bulunduğunuz kültüre uygun olmalıdır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 39
MESLEKİ İMAJ
Her Mesleğin ayrı bir imajı vardır. Ortamlar Farklıdır. Eğitimler Farklıdır. Gelir Düzeyleri ve Durumlar
Farklıdır. Yapılan İş Farklıdır. Coğrafik Durum Farklıdır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 40
BAŞARI İÇİN GİYİM - 1 Olumlu Giyim Tarzı
Klasik takım elbise ve/veya tayyör giyilmeli
Gri ve lacivert tonları, beyaz veya çizgili gömlekler tercih edilmelidir.
Kaliteli bir kalem, takım elbiseye uygun küçük metal tokalı kemer ve saatler tercih edilmelidir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 41
BAŞARI İÇİN GİYİM - 2 Olumlu Giyim Tarzı
Siyah ve bağcıklı ayakkabılar (temiz ve boyalı) ayakkabılar tercih edilmelidir.
Çoraplar koyu renk olmalı ve bacağı kapatmalıdır.
Derli ve toplu abartısız bir evrak çantası veya portföy tercih edilmelidir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 42
BAŞARI İÇİN GİYİM - 3 Olumsuz Giyim Tarzı
Kırışık, buruşuk, sökük, ipleri sarkan giysiler veya dekolte ve cavcavlı kıyafetlerin giyinilmesinden kaçınılmalıdır.
Saçlara özen gösterilmeli, lekeli giysiler, çamurlu ayakkabılar, kaçık çoraplar giyilmemelidir.
Ağır kokulu parfümler ve losyonlar sürülmemelidir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 43
İNSANLAR
KIYAFETLERİYLE KARŞILANIR
DAVRANIŞLARIYLA UĞURLANIRLAR.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 44
İLETİŞİMDE VERİCİDEN KAYNAKLANAN HATALAR -1 Yeterli bilginin gelmeyişi Açık, net, yalın bir ifadenin kullanılmaması Konuya hazırlıklı olmama Hızlı konuşarak dinleyicinin dikkatini dağıtma Beden dilini yanlış, yetersiz yada abartılı
kullanma Yüksek yada çok düşük ses tonu ile konuşma Soyutlamaları çok fazla kullanma Dinleyiciye küçümseyici tavır takınma Kişi veya grup yapısını ölçmeme Konudan sapmalar gösterme Alıcının hislerine kulak vermeme Kelime hazinesinin yetersizliği
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 45
İLETİŞİMDE VERİCİDEN KAYNAKLANAN HATALAR -2
Kelimeleri yanlış kullanma Gereksiz yabancı kelimelere yer verme Vurgulamanın yetersiz olması İmlanın yetersizliği Monoton ifade kullanma Gereksiz açıklamalarda bulunma Tekrarların çok fazla olması Tiklerin olması Dinleyiciye saygı duymama Fazla detaya inme Benzetmeleri yerine oturtamama
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 46
İLETİŞİMDE ALICIDAN KAYNAKLANAN HATALAR
Yorumlamama Ön yargılara uygun haber alma eğilimi Seçicilik özelliği Etkin dinlememe Şartlanmalar “Evet efendim”cilik Soru sormama
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 47
İNSANLARLA İLİŞKİLERİ KOLAYLAŞTIRAN DAVRANIŞLAR
Kollarınızı bağlamadan, ayak ayak üstüne atmadan elleriniz açık olarak öne doğru eğilin.
Karşınızdaki insanın yüzüne, onunla ilişkide olduğunuz sürenin % 60’ı kadar veya daha fazla bir süre bakın.
Karşınızdaki konuşurken, “evet”, “anlıyorum”, “ya demek öyle”, “gerçekten mi?” gibi, onu dinlediğinizi belirten sesler çıkartın.
Gülün. İlişkide olduğunuz insanın yanına oturun, bu
mümkün değilse, 90 derecelik bir açıyla oturun. Konuştuğunuz kişinin adını ilişkinin
başlangıcında kullanın. İlişkide olduğunuz kişiye açık sorular sorun.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 48
“Herkesin Bir Davranış Kalıbı, Bir de Baskı Altındayken Kullandığı Yedek Davranış Kalıbı Vardır.”
“Zor İnsanlar Kendi İhtiyaçlarını ve Kendi Amaçlarını Gerçekleştirmeye Çalıştıkları İçin Başkalarına Zor Gelen Davranışları Sergilerler.”
ZOR İNSANLARLA BAŞ EDEBİLME YÖNTEMLERİ -1
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 49
Zor İnsanların Amaç ve İhtiyaçlarının Ne Olduğunu Bildiğimiz Taktirde Onların Davranışlarını Değiştirmelerini Sağlamak Üzere Bunlardan Yararlanabiliriz.
Zor İnsanlarla Baş Edebilmede Kullanılacak Yöntem;“ Gözlem ve Dinleme ”dir.
ZOR İNSANLARLA BAŞ EDEBİLME YÖNTEMLERİ - 2
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 50
Karşı Görüşlere Değer Verin İnsanların İnançlarıyla Gurur
Duyduklarını Unutmayın Kırıcı Olmayın, Zorlamayın ve
Yol Gösterin Sabırlı Olun
ZOR İNSANLARI YÖNETİRKEN
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 51
TELEFONDA İLETİŞİM
Etkin ve Başarılı Bir Telefon Görüşmesi Dinlemeye ve
Soru Sormaya Bağlıdır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 52
YAZMALI MI, TELEFON MU YAZMALI MI, TELEFON MU ETMELİ ? - 1ETMELİ ? - 1 Önemli bir bilgi aktarmak
gerektiğinde, Daha resmi olmak için, Yazılı bir belge gerektiğinde, Özellikle bir kişinin başarısını takdir
ederken, Herhangi bir durum ya da sorunla
ilgili olarak fazla sayıda doküman eklemek gerektiğinde,
Telefonla saptanmış bir toplantının yer, saat ve tarihi gerekli ise …
YAZIN !
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 53
YAZMALI MI, TELEFON MU YAZMALI MI, TELEFON MU ETMELİ ? - 2ETMELİ ? - 2
Çok acele bir bilgi almanız gerektiğinde,
Sürüncemede kalmış bir konuyu takip ederken, Kısa bir soru ile bilgi almak
gerektiğinde, Kişilerin konu ile ilgili düşünce ve
önerilerini hemen öğrenmek gerektiğinde…
TELEFON EDİN !
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 54
TELEFONLA GÖRÜŞÜRKEN TELEFONLA GÖRÜŞÜRKEN ……
Tane tane, doğrudan ahizeye konuşun, anlaşılırlığınızı kontrol edin
Sıcak davranın. Sesinizin hoş ve cana yakın, zorlama ve mekanik değil doğal olmalıdır.
Kelimelerin altını çizmek için sesinizi kullanın.
Duruşunuz konuşmanızı etkiler, dik oturun. Aktif olarak dinleyin. Geri besleme verin. Soru sorun, Not tutun. Dikkatinizi dağıtmayın, Arama sebebinizi
unutmayın.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 55
MESAJ ALIRKEN…MESAJ ALIRKEN…
Arayanın adı, firması, telefon numarası, ne zaman bağlantı kurulabileceği ve arama sebebi/mesaj konusunda detaylı bilgi alın.
Aldığınız bilgileri telefonu kapatmadan önce tekrarlayın.
Sözcüklerin yazılışına özellikle dikkat edin.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 56
TELEFON BAĞLARKEN… 2 . ADIMTELEFON BAĞLARKEN… 2 . ADIMTelefonu bağlayacağınız kişiye arayanın durumunu Telefonu bağlayacağınız kişiye arayanın durumunu anlatın.anlatın.Arayana onu durumdan haberdar olan başka birine Arayana onu durumdan haberdar olan başka birine
bağlayacağınızı açıklayın.bağlayacağınızı açıklayın.Hattın kesilme ihtimaline karşı arayana bağladığınız Hattın kesilme ihtimaline karşı arayana bağladığınız
kişinin adını, dahili numarasını verin ve telefonu kişinin adını, dahili numarasını verin ve telefonu bağlayın.bağlayın.
TELEFON BAĞLARKEN… 1 . ADIMTELEFON BAĞLARKEN… 1 . ADIMArayana görüşmesi gereken kişinin adını verin Arayana görüşmesi gereken kişinin adını verin ve bu ve bu
kişinin müsait olup olmadığını araştırın.kişinin müsait olup olmadığını araştırın.Arayana ne yapacağınızı açıklayın.Arayana ne yapacağınızı açıklayın.Arayana ne ile karşılaşacağını açıklayın.Arayana ne ile karşılaşacağını açıklayın.Bunun ne kadar süreceğini gerçekçi bir biçimde Bunun ne kadar süreceğini gerçekçi bir biçimde açıklayınaçıklayın
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 57
TELEFON SİZE DEĞİLSE …TELEFON SİZE DEĞİLSE …
YAP’LAR ;
Arayanın neden aradığını öğrenin. Kimi aradığını öğrenin ve onun
müsait olup olmadığını araştırın. Mümkünse, telefonu ilgili yere
bağlayın. Sorumluluk alın.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 58
TELEFON SİZE DEĞİLSE …TELEFON SİZE DEĞİLSE …
YAPMA’LAR ;
“Yanlış departmanı bağlamışlar.” “Yanlış departmanı aramışsınız.” “Burada yok. Daha sonra arayın.” “Ben burada yeniyim; tanımıyorum.”
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 59
TELEFON TELEFON GÖRÜŞMESİNDEN SONRA GÖRÜŞMESİNDEN SONRA ……
Bir sonraki adımınızı belirlemek üzere notlarınızdan yararlanın.
Notlarınızı saklayacaksanız genişletip daha anlaşılır hale getirin.
Gerekli adımları atın.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 60
TELEFON KONUŞMALARI - 1TELEFON KONUŞMALARI - 1UNUTULMASI GEREKENLER KULLANILMASI GEREKENLER
- Alo, Efendim - İyi günler, ....... Ben........ Size nasıl yardımcı olabilirim?
- Kim arıyor? - İsminizi alabilir miyim? - Kimin aradığını öğrenebilir miyim?
- Hı-hı hı-hı hı-hım -Evet - Anlıyorum - Tabii
-Bekleyin lütfen.- Bir dakika - Bir saniye - Bekletiyorum
- Sizi biraz bekletebilir miyim?
- Ayrılmayın, bağlıyorum. - Sizi hemen aktarıyorum.
-Şu an dışarıda, daha sonra tekrar arayın.
- Kendisi şu anda şirket dışındalar. Ben. asistanıyım, mesajınız varsa alabilirim
- Hattı meşgul, daha sonra arayın. -Şu anda bir telefon görüşmesi yapıyor. Beklemek ister misiniz?
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 61
TELEFON KONUŞMALARI - 2TELEFON KONUŞMALARI - 2UNUTULMASI GEREKENLER KULLANILMASI GEREKENLER
Bir dakikalık bekleme süresinden sonra... - Hala meşgul. Bekliyor musunuz?
Yirmi saniyelik bekleme süresinden sonra... - Beklettiğim için özür dilerim.Görüşmesi halen devam ediyor.Bekleyebilir misiniz? Ya da dilerseniz biz sizi daha sonra arayalım.
- Suat Bey daha gelmedi, ne zaman geleceğini de bilmiyorum. Nereden arıyordunuz?- Şirket adını alabilir miyim?
- Suat Bey henüz gelmedi. Yarım saate kadar gelir sanıyorum.
-Ben notunuzu masasına bırakacağım
- Mesajınızı kendisine mutlaka ileteceğim
-Numaranızı verin. Numaranız? -Telefon numaranızı alabilir miyim?
- Evet hanımefendi... - Evet Filiz Hanım. . .
- Bir şey değil. İyi günler. -Rica ederim. İyi günler.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 62
YÖNETİCİ İLE BİRLİKTE YÖNETİCİ İLE BİRLİKTE ÇALIŞMAÇALIŞMA Yönetici Asistanından Neler Bekler ? Yöneticiye Nasıl Destek Verilir ? Yöneticinin Yönetiminde Asistanın Rolü
ve Görevleri Nelerdir ? Yöneticinizi Nasıl Daha Başarılı ve Etkin
Hale Getirebilirsiniz ? Yöneticinin İlişkilerinde Asistanın Yeri ve
Görevleri
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 63
Organizasyon Yapısı Çatışma Analizi Toplantı Yönetimi Yöneticilerin Streslerini Yöneticilerinin Zamanlarını Yönetmedeki Beklentilerini ve
Yöneticisinin Dahi Göz Ardı Edebileceği Teknikleri Bilmesi Gereklidir.
YUKARIDAKİ ETKİNLİKLERİ YUKARIDAKİ ETKİNLİKLERİ SAĞLAYABİLMEK İÇİN ASİSTANINSAĞLAYABİLMEK İÇİN ASİSTANIN
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 64
Organizasyon YapısıOrganizasyon Yapısı
Organizasyon belirli amaçları gerçekleştirmek üzere maddi ve beşeri unsurların düzenlenme biçimini gösterir.
ORGANİZASYON ŞEMASI NEYİ GÖSTERİR?
İşlerin nasıl gruplandığını Kimin kime karşı sorumlu olduğunu Mevki ve unvanları Personelin organizasyondaki yerini
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 65
Çatışma AnaliziÇatışma Analizi1. Nedenleri saptamak,2. Tüm olumsuz tepkileri açığa çıkarmak,3. Zıt görüşlerin anlatılmasını sağlamak,4. Sorunların ne derece anlaşıldığını
derecelendirmek,5. Tartışma ortamı yaratmak, insanları
susturmamak,6. Sorun ve çatışma noktalarında dikkatleri
yoğunlaştırmak. Konuyu dağıtmamak,7. Geri besleme elde etmek,8. Mutabakat noktalarını saptamak.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 66
TOPLANTI YÖNETİMİTOPLANTI YÖNETİMİ
Her türlü teknolojik ve ekonomik gelişmeye rağmen pek çok kurum etkin ve verimli toplantılar yapmaktan uzaktır.
Doğru zaman, doğru insan, doğru konular seçilmeden gerçekleştirilen toplantılar emek, iş gücü, zaman kaybına sebep olmaktadır.
TOPLANTI YÖNETİMİ EN ÖNEMLİ YÖNETİM BECERİSİDİR
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 67
TOPLANTI YÖNETİMİ
Verimli toplantı için; Profesyonel bir organizasyon, Amatör bir
heyecan, Birimler arası ilişkiler Sorumluluk sahibi katılımcılar İyi hazırlanmış bir gündem Takım ruhuna sahip Uzman bir kadro Şirket kültürü, Misyon Stratejik düşünme Ön araştırma,Sorunların nedenlerinin netliği Sorun odaklı değil, çözüm odaklı Değişime açıkYapıya Gereksinme Vardır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 68
Stres YönetimiStres Yönetimi Yöneticilerin Güçlü ve İhtişamlı
Görünümlerinin Altında, Durmadan Almak İsteyen ve Yaşamın Gerilimleri İle Başa Çıkmak Durumunda Olan Bir Kişi Vardır.
Strese Yol Açan Faktörler Meslekten Mesleğe Değiştiği Gibi, İnsanların Strese Gösterdikleri Tepkide Farklıdır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 69
STRESİ YÖNETMEYİ STRESİ YÖNETMEYİ ÖĞRENEBİLMEK GEREKLİDİR !ÖĞRENEBİLMEK GEREKLİDİR !
Bu Nedenle; Kendini Anlama Becerisini
Geliştirmek. Güçlü ve Zayıf Yanları Belirlemek. Kişisel Gelişimi Sağlayarak, Kendini
Benimsemek ve Sevmek gerekir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 70
Zaman YönetimiZaman Yönetimi Zaman yönetiminin temeli etkin bir
planlama ve uygulamadır. Siz zamanı yönetemezseniz zaman
sizi yönetir. Güne en son işten ve zor olandan
başlayınız. Genelde insanlar bildikleri ve kolay
işlerle güne başlamaktadırlar bu yanlış bir alışkanlıktır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 71
Zaman Yönetiminin Faydaları
Zaman kazandırır.Zaman kazandırır.
Stresi azaltır.Stresi azaltır.
Daha fazla iş tatmini ve kişisel Daha fazla iş tatmini ve kişisel tatmintatmin
sağlar.sağlar.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 72
ETKİLİ YÖNETİM İLKELERİ
1. Dürüstlük2. İnsanları sevmek3. Saygı4. Denge ; Uyumlu karakter örneği olun“Karakter, hayatlarımızın küçük anlarında şekillenir.”
5. Ahenk ; Dengeli İletişim kurun6. Şeffaflık ; kusurlarınızı saklamayın
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 73
PROBLEM ÇÖZME AŞAMALARINe istiyorum ?
Eşimle daha mutlu bir ilişki
Günlük
Ne zaman ?
Sonra
Hemen şimdi derhal
Eyleme geçmeyi istiyor muyum ?
Hayır
Evet
Hangi noktada eyleme geçeceğim ?
Ne tür şeyler yapabilirim ?
Bu gelişmenin devam etmesi için bundan sonra ne yapacağım?
Haftada bir geceyi dışarıda geçirmek için program yapmak
Konuşmaya daha çok zaman ayırmak
Kendimi nasıl ödüllendireceğim ?
Oyunun ve beraber geçirdiğimiz zamanın keyfini sürmek
Başka neler deneyebilirim ?
Şikayet etmekten kaçınmak
Daha olumlu iletişim kurmak
Bu istediğimi elde etmeme yaradı mı?
Hayır
Evet
Evle ilgili işlerin paylaşılması için program yapmak
Dışarıda beraber bir gece geçirmek için tiyatro biletleri almak
Beraber konuşmaya zaman ayırmak
Evlilik danışmanına başvurmayı ayarlamak
Bu konuda günce tutmak
Ne zaman?
Cuma günü
Ne zaman?
Ne zaman?
Ne zaman?
Ne zaman?
Perşembe günü
Bu gece
Bu gece konuşulacak
Bu öğleden sonra
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 74
ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK İÇİN ADIMLAR-1İÇİN ADIMLAR-1
1. Problem, “Beni ne ilgilendiriyor ?” şeklinde tanımlanmamalıdır.
2. Özel, ölçülebilir ve gerçekçi olması gerekli amaçlar “Ne yapmak istiyorum?” şeklinde tanımlanmamalıdır.
3. Alternatifler : Olabilirliğini değerlendirmeden tüm seçenekler sıralanmalıdır.
4. Alternatiflerin değerlendirilmesi : Ne kadar zaman ve enerjiye mal olacağı düşünülmeli
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 75
6. Planı gerçekleştirmek için atılacak adımlar planlanmalıdır. Stratejiler önce hayal edilmeli. Yeni bir plana gereksinim duyuyor mu; bakılmalı.
7. Sonuç değerlendirilmeli; işe yarıyor mu? Bir takım aksilik ve başarısızlıkların olabileceği göz önünde bulundurulmalı. Eğer işe yaramadıysa probleminizin ya da amacınızın yeterince açık olup olmadığını kontrol edin.
ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK ETKİLİ PROBLEM ÇÖZMEK İÇİN ADIMLAR - 2İÇİN ADIMLAR - 2
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 76
ETKİLİ PROBLEM ÇÖZME ETKİLİ PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİTEKNİKLERİ BEYİN FIRTINASI KRİTER SIRALAMA TEKNİĞİ SWOT ANALİZİ BEYİN FIRTINASI SEBEP-SONUÇ DİYAGRAMI 5NK YARATICILIK
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 77
KARAR VERME
Kısaca bir sonuca ulaşmaktır. İyi ve yerinde kararlar başarıya, yanlış kararlar ise zarara ve zaman kaybına yol açar.
Karar verme bir yetenektir. Güvenilir ve sorumluluk sahibi kişilerin kararları mantıklı ve ileriye dönük olur.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 78
KARAR VERMEDEN ÖNCE ; Aşağıdaki belirtilen aşamaların her biri
üzerinde durulmalıdır :
Sorun Nedir? Soruna Neler Neden Oluyor ? Sorunu Hangi Yöntemlerle Çözebiliriz? Çözüm Yolunun Saptanması En Etkin Ve Maliyeti Düşük Kararın
Belirlenmesi
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 79
PROBLEM ÇIKMASINI PROBLEM ÇIKMASINI ÖNLEME METODLARIÖNLEME METODLARI İşinizin gereklerinin neler olduğunu çok iyi
anladığınızdan emin olun Hangi standart ve spesifikasyonları
karşılamamız gerekiyor bildiğinizden emin olun.
İşi nasıl yapacağınızı bildiğinizden emin olun. Olan biteni takip edin-problemin işaretlerine
dikkat edin. Eğer bir şeyler iyi gözükmüyorsa, insanlara
bilgi verin.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 80
Kıvrak zekalı olmalı, olayı hemen anlayabilmeli . Yabancı dil bilmeli . İşini sevmeli . İşi bitirmek için fedakarlık yapabilmeli . Girgin ve güler yüzlü olmalı . Kendine güvenli ve cesur olmalı . Kendini geliştirmeye çalışmalı . İyi kişilik vasıfları olmalı, insanlarla iyi geçinmeli . Sır saklamasını bilmeli . Yönetici - Asistan işbirliğini yapabilecek düzeyde
olmalı. Pratik olmalı ve çok çabuk karar verebilmeli .
YÖNETCİLER YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? -1BEKLER ? -1
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 81
İşletmenin amaçlarını bilmeli . Yetkiyi kullanmayı bilmeli Zamanı en iyi şekilde değerlendirebilmeli . Temiz, şık ve ağırbaşlı giyinmeli . İyi temsil yeteneği olmalı . Telefondaki sesi tanımalı . Düzenli dosyalama yapabilmeli, dosyalar
arandığında hemen bulunabilmeli . Yazıları kendi inisiyatifiyle yazabilmeli, cümle
bozukluğu ve imla hatalarını düzeltmeli . Yazı sirkülasyonunu iyi takip edebilmeli .
YÖNETCİLER YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? - 2BEKLER ? - 2
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 82
Etkili konuşmalı, karşısındakini sıkmadan yerine göre hareket etmeli . Yöneticinin bütün problemlerine hakim olabilmeli, yöneticiden önce olayların programını yapabilmeli .
Neyi nereye kanalize edeceğini bilmeli . Görüşmek istenmeyen kişileri elemeli . Ofisteki
bütün birimlerin temizliğini denetlemeli, dikkat etmeli .
Tasarrufa uygun davranışlarda bulunmalı ve gerektiğinde arkadaşlarını uyarmalı .
Dedikodulara karışmamalı, iş ve arkadaşlığı kesin çizgilerle ayırabilmeli
YÖNETCİLER YÖNETCİLER ASİSTANLARINDAN NELER ASİSTANLARINDAN NELER BEKLER ? - 3BEKLER ? - 3
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 83
SEYAHAT YÖNETİMİAmaç seyahat sürelerinin en verimli kullanmak
ve masrafları minimuma indirgemek.
Seyahat Öncesi: amacınızı belirleyin, hazırlıklarınız, gerekli her türlü doküman, bilgi,sağlık çantası, aşı vb.tamamlayın.
Seyahat Sırasında:Programınıza harfiyyen uyun, yazı işlerinizi ertelemeyin, masraflarınızı kaydedin.
Seyahatin Ardından:Seyahat gider hesaplarınızı hemen teslim edin,Geziye dair, rapor, doküman, birifing, toplantı işlerini ertelemeden yapın.Gezinizi sorgulayın; amacına ulaştı mı?, daha verimli, daha etkin neler olabilirdi, bir sonraki gezilere katkısını sorgulayın.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 84
ZİYARETÇİ KABULÜ VE İKRAMZİYARETÇİ KABULÜ VE İKRAM Daima temiz, şık, abartısız giyinin. İşyerinin temsilcisi olarak, gelen ziyaretçilerde iyi ve
olumlu izlenimler bırakabilmeniz için; Ziyaretçileri güleryüzle karşılayın. Önemini bildiğiniz ziyaretçilerde gerekli ön hazırlıkları
yapın.(Dosyalar, yazışmalar, kullanılması muhtemel slayt, grafık, proje araç gereç vb.)
İptal edilmiş bir randevu varsa, her iki tarafa da durumu "zamanında" geç kalmadan bildirin.
Ziyaretçinin beklemesi gerekiyorsa ona oturacak bir yer gösterin, içecek bir şeyler ikram edin ve kendisine okuyacak birşeyler verın.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 85
OFİS DÜZENİ Sistemli Bir Ofis Stressiz Bir Ortamdır. Çalışma Alanınıza Hakim Olmak, Görev ve
Sorumlulukları Daha Başarılı Olarak Yerine Getirmeniz İçin Gerekli Bir Unsurdur.
İş yeri ya da bürolarda yaşamımızın uzun yılları ve günümüzün önemli bir kısmı geçtiği göz önüne alınırsa bu yerlerin, içinde huzurla, rahat ve mutlu olarak yaşanabilir bir atmosfere sahip olması gerektiği kolayca benimsenir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 86
OFİSLERDE ESTETİK VE OFİSLERDE ESTETİK VE YERLEŞME DÜZENİ YERLEŞME DÜZENİ
İşte size kusursuz bir ofis için yapmanız gerekenler: Ofisin yeterli derecede aydınlık olmasını sağlayın . Eğer ofisinizde cam yoksa bir havalandırma bulundurmaya
özen gösterin. Ofis duvarlarının mümkün olduğu kadar açık pastel tonlarda
boyalı olmasını sağlayın. Normal çalışma alanı içerisinde masanızın ferah olmasına
dikkat edin. Masanızda bir - iki adet biblo ya da süs eşyası bulundurun . Şirket personelince ortak kullanılan fotokopi, faks gibi
makineleri masanızda bulundurmamaya özen gösterin.(Güvenlik açısından sakıncalıdır. )
Duvarlarda sade ve zarif tablolar bulundurun. Ofis içerisinde her zaman taze çiçek olmasına özen gösterin.
Yaratacağınız şık ve zarif bir ortam, çalışma veriminizi arttıracaktır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 87
İyi bir dosyalama sistemi, evrakın etkin yönetimi için önemli bir ön koşuldur.
Etkin dosyalama sistemi, her şirketin bölümün ve çalışanın bürodaki genel verimliliğinin önemli bir unsurudur.
RENKLER VE SEMBOLLER KULLANINRENKLER VE SEMBOLLER KULLANIN Renkler ve semboller kullandığımızda, ayrıca
“gruplar” halinde düşündüğünüzde, bilgiyi anlamanız, hatırlamanız ve işleme koymanız hızlanır ve kolaylaşır.
Dosya, klasör, çekmece, mektup sepeti, evrak kutusu ve diğer büro malzemelerine renkler ve semboller iliştirmeye başlayın.
DOSYALAMADOSYALAMA
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 88
ETKİN ÇALIŞMA MASASI/OFİS
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 89
DOSYALAMANIN 9 ALTIN KURALIDOSYALAMANIN 9 ALTIN KURALI
Neyi dosyalamalı ? Sınıflandırma Dosyalarınızı nereye koymalısınız ? Dosya tasarımı Özel dosyalar Ne zaman dosyalamalı ? Dosyalamayı kim yapmalı ? Güvenlik Dosya muhafazası
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 90
Neyi Dosyalamalı ?Neyi Dosyalamalı ? İlke olarak, yalnızca gelecek için
değer taşıyan ve sizin ya da bir başkasının tekrar gereksinim duyacağı evrakı dosyalamalısınız.
Bunun dışındaki tüm diğerlerini işiniz bittiğinde çöpe atın.
Bu kuralın tek istisnası, evrakları; Yasal gerekliliklere uymak için Tarihsel yada belgesel değer taşıdıkları
içindosyalamak istemenizdir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 91
Sınıflandırma
Dosyalama sisteminin etkinliği uygun bir sınıflandırmaya tabi tutulmasına bağlıdır.
Sınıflandırma sistemi seçiminde dört temel çıkış noktası esas alınır :
1. Evrak muhafazası2. Evrak içeriğine tekrar başvurulabilmesi3. Evrak içeriğinin hatırlanması4. Evrak içeriğinin önceliklerinin
saptanması
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 92
Muhafaza Edilecek Pasif Muhafaza Edilecek Pasif DosyalarDosyalar
Tarihsel, yasal, belgesel, mali veya gizlilik açısından önem taşıyan, ya hiç kullanılmayan ya da çok seyrek kullanılan dosyalar.
Bunlarda çoğunlukla, tarihleri belirtilmiş kronolojik sınıflandırma tercih edilir:
İş konuları Toplantı notları-yönetim grubu Muhasebe kayıtları Faturalar Yazışmalar Makbuzlar vb.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 93
Muhafaza Edilecek Aktif Dosyalar -1 Bu dosyalarda ilke olarak yalnızca tekrar
kullanılacak evrak bulundurulmalıdır. Bunların tabi tutulduğu sınıflandırma,
hızlı ve doğru dosyalamayı, ayrıca başvuru kolaylığını sağlamalıdır.
Temel başlıklara ve alt gruplara ayırın. Gerekirse sayısal veya alfabetik sistem kullanın.Temel başlıklar uzun süre kullanılabilecek şekilde genel ve dikkatle seçilmiş olmalıdır.
Temel yapıyı değiştirmeksizin dosyayı genişletmek veya daraltmak mümkün olmalıdır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 94
Muhafaza Edilecek Aktif Dosyalar -2
Genişletme, alt başlıklar ve/veya yeni alt gruplar ekleyerek yapılmalıdır.
Temel başlıklar geniş kapsamlı olmalıdır. Bir konuyla ilgili tüm yazıları ve
malzemeyi mümkün olduğunca bir arada, tercihen tek klasör içinde muhafaza edin.
Çift dosyalamadan kaçının. Bir konu hakkındaki evrak aynı zamanda
başka bir konu ile de ilgiliyse, bir referans notu koyabilirsiniz.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 95
OrganizasyonOrganizasyon Personel,EğitiPersonel,Eğiti
m ve öğretimm ve öğretim Bütçe, Bütçe,
finansmanfinansman Vergiler,SigorVergiler,Sigor
ta ta İdari İşlerİdari İşler Bilgisayar Bilgisayar
SistemleriSistemleri Yasal konularYasal konular Prosedürler/Prosedürler/
sistemlersistemler Satın almaSatın alma DepoDepo
KaliteKalite TeknolojiTeknoloji BinalarBinalar MakinelerMakineler CihazlarCihazlar MobilyaMobilya Büro Büro MalzemeleriMalzemeleri PaketlemePaketleme TaşıtlarTaşıtlar Bakım/OnarımBakım/Onarım GeliştirmeGeliştirme AraştırmaAraştırma PazarlamaPazarlama PazarlarPazarlar
ServisServis İhracat İhracat İç İletişim İç İletişim Dış İlişkilerDış İlişkiler Dağıtım Dağıtım İthalat / İthalat / yüklemeyükleme Üretim Üretim Ürünler Ürünler Halkla Halkla İlişkiler İlişkiler Satış Satış Güvenlik Güvenlik ÇevreÇevre
ŞİRKETLER/BÖLÜMLER İÇİN ŞİRKETLER/BÖLÜMLER İÇİN
AKTİF DOSYALARA ÖRNEKLER:AKTİF DOSYALARA ÖRNEKLER:
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 96
ARŞİVLEMEARŞİVLEME
İzlenecek Yol:1) İşlemi bitmiş, artık başvurulmayan dosya ve
evrakların belli bir düzenle hazırlanması2) Arşiv kayıtlarına işlenerek raflara düzgünce
yerleştirilmesi.3) Aranan dosyanın kolayca bulunabilmesi4) Dosya belgelerinin belirlenen süresi
doluncaya kadar saklanması, 5) Süresi dolanların da günü geldiğinde
arşivden kaldırılması
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 97
Arşiv OrtamıArşiv Ortamı Arşiv bölümlerinde 15-20 derece ısı
olmalıdır. Bodrum katları fazla rutubetli olacağından, tavandaki katlar da kuru ve sıcak olabileceğinden evraklar için sakıncalıdır.
Arşivler zemin katlara yakın yerlerde kurulmalıdır.
Havalandırmaya önem verilirse uzun yıllar arşivlenen evraklar korunabilir.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 98
İŞ RAPORLARIİŞ RAPORLARI
Koşullar ne olursa olsun, her raporun bir amacı olmalıdır. Yazılması ve okunması
zaman kaybı olacağından, hiçbir amaca hizmet etmeyen raporlar yazılmamalıdır.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 99
İŞ RAPORLARIİŞ RAPORLARI
İş raporlarının üç amacı vardır:
1. BİLGİ VERMEK.
2. ETKİLEMEK.
3. KAYDA GEÇİRMEK.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 100
RAPOR TÜRLERİ RAPOR TÜRLERİ
1. İçeriklerine Göre Raporlar Bilgi Veren Analiz Eden
2. Şekillerine Göre Raporlar Formal (Şekle Bağlı) Informal (Şekle Bağlı Olmayan)
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 101
RAPORUN PLANLANMASIRAPORUN PLANLANMASI
Raporu kim / kimler okuyacak? Raporun türü ne olmalıdır? Raporun amacı nedir? Verilerin toplanması Taslak hazırlanması
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 102
• Kesinlik.
•Açıklık.
•Özlülük ilkelerine bağlı kalmalı,
•Listeleri, tabloları, diyagramları ve başka görsel araçları gerektiği gibi kullanmış, başlıkları yerli yerine koymuş ve özet çıkarmış olmanız gerekir.
RAPOR SON HALİNİ RAPOR SON HALİNİ ALDIĞINDA ALDIĞINDA
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 103
KURUMSAL BAŞARIDA ON ÖNERİ
1- “Misyonu” bilin : Şirket, bölüm, birim amaçlarını bilin. 2- “Kontrol”ü bilin : Malzemeler, testler, hatalar, formlar 3- “Standart”ları bilin : Neye göre karşılaştırılmalı 4- “Popülasyon”u bilin : Neyin, ne kadar test edileceği 5- “Olay”ları bilin : “Gördüm” “Kontrol Ettim” “Kanıtladım” 6- “Sebep”leri bilin : “Yakaladım Düzelt” vs. “Problem
Nedir ?” 7- “Etki”leri bilin : Sapma ne yapar ? 8- “İnsan”ları bilin : “Kritik Etkisi”, “Savunma İhtiyacı”
“Problem Çözümü”, “Ekip Çalışması” 9- “İletişim”i bilin : “Ne”, “Nasıl”, “Kim”, “Nereden”,
“Niçin”10- Modern Metotları bilin.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 104
MESLEKİ YAŞAMDA MESLEKİ YAŞAMDA PERFORMANS PERFORMANS ARTTIRICI ÖNERİLER -1ARTTIRICI ÖNERİLER -1
Kişisel Kalite Hedefinizi Belirleyin. Kendiniz İçin Kalite Hesabı Tutun. Hatalardan Kaçınmaya Çalışın. Kaynakları İyi Kullanın. Kararlı Olun, Yaptığınız İşe
Kendinizi Adayın.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 105
Başladığınız işi bitirin,öz disiplininizi güçlendirin
Stresinizi kontrol etmeyi öğrenin. Etik kurallarına itaat edin,
prensipleriniz olsun. Her alanda kaliteyi takip edin.
MESLEKİ YAŞAMDA MESLEKİ YAŞAMDA PERFORMANS PERFORMANS ARTTIRICI ÖNLEMLER - 2ARTTIRICI ÖNLEMLER - 2
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 106
Olaylara arı gözüyle bakın,
Arıların gözlerinde kırk ayrı pencere vardır ve
her pencere ayrı bir bakış açısı sağlar.
RevNo:03/03.05 Nilgün ÖZKAN 107
SEVGİYLE KALIN