zaakgericht werken in emmen
TRANSCRIPT
![Page 1: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/1.jpg)
Zaakgericht werken in Emmen
Met een big bang live, nu de mensen nog! 14 oktober 2015
![Page 2: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/2.jpg)
Voorstellen
Debby Gillet Projectleider zaakgericht werken/Dimpact Gemeente Emmen Contactgegevens [email protected] 06-52169186
![Page 3: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/3.jpg)
Programma
! Invoering ZGW in Emmen ! Wat? ! Waarom? ! Hoe?
! Eerste stap gezet (big bang)… ! Nu de mensen nog!
![Page 4: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/4.jpg)
Zaakgericht werken is…
! Procesgeoriënteerd ipv taak- of documentgeoriënteerd ! Een zaak doorloopt een proces ! Met een begin (klantvraag) en een eind (levering) ! Waarvan kwaliteit en doorlooptijd worden bewaakt ! Bijbehorende informatie wordt vastgelegd in het
ondersteunende zaaksysteem
Met als doel… ! Betere dienstverlening, informatievoorziening,
voorspelbaarheid en efficiency
![Page 5: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/5.jpg)
Waarom we dit doen
Betere dienstverlening ! Versnellende digitalisering ! Kanteling naar klantgericht werken ! Tijd- en plaatsonafhankelijk werken ! Toenemende behoefte kennisdeling
Efficiëntere bedrijfsvoering ! Werk beter te sturen ! En te organiseren
![Page 6: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/6.jpg)
Maar let op: eerst investeren…
Fase 1: fundament Fase 2: break even Fase 3: Oogst
Doorontwikkeling
… voor ZGW kan renderen.
![Page 7: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/7.jpg)
! Optimalisatie (lean) per proces en een aparte workflow ! Omgevingsvergunning, MOR, overig Vergunningen, Bezwaar… ! Dat is omslachtig en duurt lang ! 2013 directie besluit: alle processen zaakgericht in 2014 ! Dat moest dus anders!
Hoe deden we het eerst…
Old Van oud…
…naar nieuw
![Page 8: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/8.jpg)
2014: generiek ZGW met een big bang
! ± 400 zaaktypen ! 3 stappen:
! Intake ! Behandelen ! Leveren
! 1 zaaksturing ! 1 zaaksysteem
(eSuite van Dimpact/Atos)
![Page 9: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/9.jpg)
Uitrolstrategie
! Big bang! ! Bewezen draaiboek ! Externe ondersteuning ! Strak project, gedetailleerde planning ! Actief betrekken van de organisatie ! Vriendelijke bulldozer (scope) ! (Praktijk)standaarden
![Page 10: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/10.jpg)
Hoofdlijnenplanning
Voorbereiding • scope • uitgangspunten • datum • besluitvorming • kickoff • projectplan • organisatie meenemen
Uitvoering • gemeenschappelijke werkwijze • zaaktype inventarisatie • live nieuwe release Dimpact • inrichting systeem • training • LIVE!!
Nazorg • problemen oplossen • nascholen • voorbereiden doorontwikkeling • in beheername
jan feb maa apr mei jun jul aug sep okt nov dec
![Page 11: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/11.jpg)
Belangrijk!
! Eigenaarschap ! Commitment ! Datum ! Heldere uitgangspunten ! Heldere scope ! Communicatie ! Ambassadeurs ! Nazorg
![Page 12: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/12.jpg)
Waar staan we nu?
! Post zaakgericht (voor iedereen) ! Gemeentebrede contactregistratie ! Zaaksysteem ingevoerd (eSuite Dimpact) ! Begonnen met doorontwikkeling ! Sturing en eigenaarschap komt op gang
![Page 13: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/13.jpg)
Doorontwikkeling
! Inventarisatie met afdelingen oktober ! Doorontwikkelkalender begin november ! Procesoptimalisatie vanaf november
! Procesoptimalisatie in de keten ! Regeldruk verminderen ! Slim scannen ! Digitale ondertekening ! Webformulieren ! Noodzakelijke koppelingen ! Werkafspraken ! Frontoffice-backoffice ! Kanaalsturing
![Page 14: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/14.jpg)
Er verandert veel
! Voor iedereen! ! Voor KCC ! Voor DIV ! Voor medewerkers ! Voor managers ! En voor de klant!
De invoering van zaakgericht werken is geen ICT traject, maar een verandertraject!
![Page 15: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/15.jpg)
ZGW en gedragsverandering
1. Zaakgericht werken leidt tot gedragsverandering
2. Voor zaakgericht werken is gedragsverandering nodig
![Page 16: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/16.jpg)
Doorontwikkeling in balans
Betrokkenheid krijg je door mensen mee te nemen en inspraak te geven. Hoe zorg je voor een goede balans tussen maatwerk en standaardisatie?
![Page 17: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/17.jpg)
Mag er per afdeling verschil zijn in fase zgw? En hoeveel dan? En wat vraagt dat van de doorontwikkeling?
![Page 18: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/18.jpg)
Groepsvorming
Hebben jullie tips en ervaringen over het betrekken van de volgende groepen? • Formele groepen: directie,
ondernemingsraad, afdelingen, projectgroepen
• Informele groepen: rokers onder het afdak, donderdag squashgroepje
• Minder zichtbare groepen: mensen met dezelfde opvatting(en)
• Groepen van mensen binnen en buiten de organisatie: klanten, leveranciers
![Page 19: Zaakgericht werken in Emmen](https://reader034.vdocuments.net/reader034/viewer/2022042611/5875e5b81a28ab606d8b7ac7/html5/thumbnails/19.jpg)
Storytelling
Hoe zouden jullie je medewerkers “overtuigen” van het nut en de noodzaak van zaakgericht werken?