zaman yÖnetİmİ ve planlama - adana sanayi odası ve zaman... · 2019-11-04 · zaman kayiplari...
TRANSCRIPT
ZAMAN YÖNETİMİ VE PLANLAMA
Tevfik Murat TAMER
5-Element Eğitim ve Danışmanlık
2
ZAMAN
3
ZAMAN
4
Mesele yaşayacak kısa bir zamanımızın olması değil, onun
çoğunu boşa harcamamızdır
Lucius Annaeus Seneca
ZAMAN
5
NE KADAR ZAMAN?
75 yıllık ömür
Yaş 40 Kaldı 35
7 saat uyku
2 saat yemek
1 saat banyo
2 saat ulaşım
3 saat internet
2 saat TV
Toplam 17 saat
24-17 = 7 saat
7/24 oranıyla
11 yıl kaldı
6
Yerine başka bir kaynak
konamaz.
Kullanılmayanın aktarımı yok.
Miktarı herkes için sabittir.
Herkes tarafından aynı hızla tüketilir
ZAMAN
7
Zaman darlığı çekiyor musunuz?
Kendinizi yeterince geliştiriyor musunuz?
Hobilerinize vakit arıyor musunuz?
Sevdiğiniz kişileri ihmal ettiğiniz oluyor mu?
Çok fazla işiniz olduğunu düşünüyor musunuz?
İşiniz için öncelikleriniz belirli mi?
Tekrarlarla vakit kaybettiğiniz oluyor mu?
Her işi siz yapıyor gibi hissediyor musunuz?
Yetiştiremediğiniz oluyor mu? Panik var mı panik???
ZAMANI NASIL YÖNETİYORUM?
8
Zaman tasarrufu
Daha az
stres
Verimlilik artışı
Daha yüksek tatmin
ZAMAN YÖNETİMİNİN FAYDALARI
9
ZAMAN YÖNETİMİ
Önemli olan zaman tasarrufu yapmak ve etkin kullanmak.
Günde 1 saat bağımsız bir konsantre çalışma,
Haftada 7 saat,
Yılda 365 saat yapar.
Günde yalnızca bir saat harcayarak, 4 yıl içinde, seçilen konuda uzman olunur.
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
10
ZAMAN YÖNETİMİ
İş insanlarının %70’i düzenli olarak ‘yapılması gereken’ işlerini yönetmek için
‘yapacak iş listesi’ kullanırlar.
İş insanlarının %5’i iş listelerinde yalnızca yapmak zorunda olduklarına değil, yapmak
istediklerine de yer verirler.
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
11
İyi yaptığım şeylere öncelik vermek
Her zaman tam vaktinde olmak
Her günün tamamını planlayıp programlamak
Yapılan plan ve programlara kesinlikle sadık kalmak
Her fırsatta “hayır” demek
Plan dışı aktivitelere fırsat vermemek
Hatalı zaman yönetimi anlayışı mutsuzluk ve endişe yaratır
ZAMAN YÖNETİMİ NE DEĞİLDİR?
12
BUGÜN NELER YAPACAĞIZ?
Zaman kayıpları
Proaktif olma
13
ZAMAN KAYIPLARI
Günlük olarak yaklaşık 3 saatlik bir zaman kaybına sebep olurlar.
Bu kesintilerin %80’i genelde ‘değersiz’ veya ‘düşük değerli’ olarak nitelendirilirler.
Ortalama bir kesinti 5 dakika alır. Bu da yaklaşık 4 saat yani ortalama bir iş gününün yarı zamanını alır.
Sıradan bir insan her 8 dakikada bir, saatte 7, veya günde 50-60 kesintiyle karşılaşır.
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
14
ZAMAN KAYIPLARI
Toplantı/Misafir/E-posta
Erteleme
Hayır diyememek
Odaklanma problemi
Dağınıklık
Telefon
15
ZAMAN KAYBI TOPLANTILAR
İnsanların onda dokuzu toplantılarda hayale dalar
Toplantıya katılanların yüzde 60’ı dinliyormuş gibi görünmek için not
tutarlar
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
16
ZAMAN KAYBI TOPLANTILAR
https://www.glassdoor.com/blog/business-meetings/
Toplantılarda harcanan zaman, etkin bir yöntemle yarıya indirilebilir
-%50
17
Nedenler
Toplantının amacı net değil
Katılımcılar doğru kişiler
değil
İlgisiz konuşmalar
toplantıyı bölüyor
Çözümler
Toplantı amacını toplantı öncesi
katılımcılarla e-posta ile paylaş ve anlaş.
Toplantı öncesi bu durumu mutlaka
sorgulamayı alışkanlık haline
getir
Uygun dille buna engel ol, zaman bilincini etrafına
aşıla
ZAMAN KAYBI TOPLANTILAR
18
Nedenler
Toplantı zamanında başlamıyor
Toplantı dışarıdan çok
bölünüyor
Toplantı konuları
süresini aşıyor, sonra yine
toplantı
Çözümler
Öngörülen saatte başla, bekleyerek
geç kalanları ödüllendirme!
Kuralları başlarken koy, cep tel,
bilgisayar vs. kapanacak
Gerekirse çalar saat kullan, ekstra
konuşmaları toplantı sonuna koy
ZAMAN KAYBI TOPLANTILAR
19
ZAMAN KAYBI MİSAFİRLER
20
Nedenler
Çat-kapı gelenler
Ama benim açık kapı politikam var
Ziyaretçileri gönderemiyorum,
sohbeti kısa kesemiyorum
Çözümler
Seninle 16:00 gibi görüşsek …gibi cümleler kurun
Bravo. Ama belirli zamanlar açık olsun
Onların ofisinde buluşmayı öner, başka salona geç, ayağa kalk,
“son olarak….” vb. kalıpları kullan
ZAMAN KAYBI MİSAFİRLER
21
ZAMAN KAYBI E-POSTA
Ortalama bir genel müdürlük beyaz yaka çalışanı günde 190 eposta gönderir ve alır
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
22
Nedenler
Çok fazla e mail geliyor, CC olarak gelen mesajlar, spam
ve grup mesajlarıyla çok fazla zaman harcıyorum
Çözümler
E-mail politikanızı tekrar, tekrar, tekrar gözden
geçirin. Her yıl güncelleyin. Gereksiz gruplardan ayrılın
ZAMAN KAYBI E-POSTA
23
ZAMAN KAYBI E-POSTA
24
Nedenler
Çok fazla e mail geliyor, CC olarak gelen mesajlar, spam
ve grup mesajlarıyla çok fazla zaman harcıyorum
Alarmı kaldırın, düzenli olarak e-mail kontrolü yapın
Çözümler
E-mail politikanızı tekrar, tekrar, tekrar gözden
geçirin. Her yıl güncelleyin. Gereksiz gruplardan ayrılın
Alarmı kaldırın, düzenli olarak e-mail kontrolü yapın
ZAMAN KAYBI E-POSTA
25
ZAMAN KAYBI E-POSTA
26
Nedenler
Çok fazla e mail geliyor, CC olarak gelen mesajlar, spam
ve grup mesajlarıyla çok fazla zaman harcıyorum
Alarmı kaldırın, düzenli olarak e-mail kontrolü yapın
Eski mesajları ararken zaman kaybediyorum
Çözümler
E-mail politikanızı tekrar, tekrar, tekrar gözden
geçirin. Her yıl güncelleyin. Gereksiz gruplardan ayrılın
Alarmı kaldırın, düzenli olarak e-mail kontrolü yapın
Mesajlarınızı klasörlere göndermeyi alışkanlık
haline getirmek
ZAMAN KAYBI E-POSTA
27
ZAMAN KAYBI E-POSTA
28
Nedenler
Konu kısmı yetersiz olduğu için çok fazla mesaj açmak
zorunda kalıyorum
Çözümler
Şirket politikası oluşturun. Gerekirse klasöre atarken
konu kısmını anlayacağınız şekilde düzeltin
ZAMAN KAYBI E-POSTA
29
ZAMAN KAYBI E-POSTA
30
Nedenler
Konu kısmı yetersiz olduğu için çok fazla mesaj açmak
zorunda kalıyorum
Aradığım epostayı konulara göre bulamıyorum
Çözümler
Şirket politikası oluşturun. Gerekirse klasöre atarken
konu kısmını anlayacağınız şekilde düzeltin
Her epostanın tek bir konuya ait olması gerektiği alışkanlığını yerleştirin ve
uygulayın
ZAMAN KAYBI E-POSTA
31
ZAMAN KAYBI E-POSTA
32
ZAMAN KAYIPLARI
Toplantı/Misafir/E-posta
Erteleme
Hayır diyememek
Odaklanma problemi
Dağınıklık
Telefon
33
Daha kolay işlerin çekiciliği
Yapılacak işin sıkıcı olması
Yapılacak işin zor olması
Başaramama korkusu
Tembellik
Alışkanlık
Daha bu
akşam
var!
ERTELEME NEDENLERİ
34
Değişme kararı
Ucundan da olsa başlamak
Ertelenen işleri listelemek
Listeyi görünür bir yerde bulundurmak
Başkalarından baskı yaratmak
Başarınca kendini ödüllendirmek
ERTELEME BAŞ ETME YÖNTEMLERİ
35
ZAMAN KAYIPLARI
Toplantı/Misafir/E-posta
Erteleme
Hayır diyememek
Odaklanma problemi
Dağınıklık
Telefon
36
Aşırı yük başarısızlığa yol açar, sağlığı bozar.
“Hayır” derken nazik fakat kararlı olmalıdır.
“Hayır” demenin anahtarı, bu vakti daha değerli bir işte kullanabilmektir.
Nedensiz de “hayır” deriz.
“Hayır” derken de olumlu olabiliriz.
HAYIR DİYEMEMEK!
37
HAYIR DİYEMEMEK
İyi yöneticiler, zamanlarını talep edenlere değil, hak edenlere ayırırlar
38
YELİZ :
(Biraz gergin) Şu istediğim paltoyu alabilir miyiz artık?!
ZAFER :
Şimdi alamayız.
Bu ayki bütçede para kalmadı.
Önümüzdeki ayın bütçesini beraber yapalım.
Alalım.
HAYIR DİYEBİLMEK
ZAFER :
Alalım.
Önümüzdeki ayın bütçesini beraber yapalım.
Bu ayki bütçede para kalmadı.
Şimdi alamayız.
39
AYDIN :
(Biraz telaşla) 5 dakikan var mı?
TARIK :
Şu an hiç müsait değilim.
Çok önemli bir dosyayı yetiştirmem gerekiyor.
Saat 15:30’da müsait olacağım.
İstersen 5 dakika yerine yarım saat ayırabilirim..
HAYIR DİYEBİLMEK
TARIK :
Saat 15:30’da müsait olacağım.
İstersen 5 dakika yerine yarım saat ayırabilirim.
Çok önemli bir dosyayı yetiştirmeye çalışıyorum.
Şu an hiç müsait değilim..
40
Birisi bizimle görüşmek istediğinde, %80 kabul edilebilecek alternatif bir gün ve
zaman vardır
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
HAYIR DİYEBİLMEK
41
ZAMAN KAYIPLARI
Toplantı/Misafir/E-posta
Erteleme
Hayır diyememek
Odaklanma problemi
Dağınıklık
Telefon
42
Mindfulness (ana odaklanma) yaşadığın şu
anda kendinde ve etrafında gerçekleşenleri oldukları
gibi fark etmektir.
AN FARKINDALIĞI
43
MINDFULNESS
44
STRESLE BAŞ ETME
Spire Health Tag 3’lü set.
Apple.shop fiyatı 900 TL
45
STRESLE BAŞ ETME
Nucalm performans
paketi $4700
46
STRESLE BAŞ ETME
Thync
$200
47
ODAKLANMA ALIŞKANLIKLARI
https://mayooshin.com/time-management-waste-time-focus-instead/
Warren Buffett sabah at 6:45 te kalkar ve gazete, kitap okuyarak güne başlar.
Maya Angelou sabah 6.30 da bir hotel odasına gelir, öğleden sonra 2’ye kadar yazar ve sonra edit işlemi için eve gider.
Richard Branson sabah 5 te kalkar, işe başlamadan önce her gün ilk olarak spor yapar ve ailesiyle vakit geçirir.
48
ODAKLANMA
Yaratıcı enerji (04-11)
Sosyal enerji (18-23)
İletişim enerjisi (telefon, eposta, yazı) (14-17)
Öğrenme enerjisi (Öğleden sonra hariç her hangi bir zaman)
Fiziksel enerji (Öğlen 12-14 )
https://mayooshin.com/time-management-waste-time-focus-instead/
49
ZAMAN KAYIPLARI
Toplantı/Misafir/E-posta
Erteleme
Hayır diyememek
Odaklanma problemi
Dağınıklık
Telefon
50
Siz yerinizde yokken,
gereken evrak ilgili kişi tarafından
belli bir zamanda
bulunamıyorsa
“dağınık”sınız demektir.
DAĞINIKLIK
51
Daha uzun çalışma süreleri
Daha az biten iş
Kaybolan evrak
Sürekli beslenen kriz
Sürüncemede kalan işler
Stres - çevredekiler ve kişinin kendisi
DAĞINIK MASA GERÇEKLERİ
52
DAĞINIK MASA GERÇEKLERİ
Dağınık bir masada çalışan bir kişi, bir şeyleri ararken veya bir şeyler yüzünden dikkati
dağılırken ortalama olarak
Günde 1,5 saat harcar.
İş haftasında 7,5 saat yapar.
Gözden ırak olan, akıldan
ırak olur.
Gözünüzün önündeyse, aklınızdadır.
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
53
Telefon
ZAMAN KAYIPLARI
Toplantı/Misafir/E-posta
Erteleme
Hayır diyememek
Odaklanma problemi
Dağınıklık
54
İnsanlar, öğlen yemeğinden ve işten çıkmadan önce daha kısa konuşurlar.
Sabahları ve yemek üstüne konuşmalar daha uzundur.
Telefonları planlayın.
Söyleyeceklerinizi önceden not alın.
Mümkünse peş peşe edin.
TELEFON
55
BUGÜN NELER YAPACAĞIZ?
Zaman kayıpları
Proaktif olma
56
Amacı gerçekleştirmek için yeterli, istenen sonucu elde etmek
ETKİLİLİK
57
En az zaman kaybı ve uğraşla, mümkün olan en uygun yöntemle yapmak
VERİMLİLİK
58
ETKİLİLİK VERİMLİLİK
Verimsiz (inefficient) Verimli (efficient)
Etkili
(effective)
Etkisiz
(ineffective)
Yanlış işler yanlış
yöntemle yapılıyor.
Yanlış ürün yanlış
yöntem
59
ETKİLİLİK VERİMLİLİK
60
ETKİLİLİK VERİMLİLİK
Verimsiz (inefficient) Verimli (efficient)
Etkili
(effective)
Etkisiz
(ineffective)
Yanlış işler doğru
yöntemle yapılıyor.
Yanlış ürün doğru
yöntem
61
ETKİLİLİK VERİMLİLİK
62
ETKİLİLİK VERİMLİLİK
Verimsiz (inefficient) Verimli (efficient)
Etkili
(effective)
Doğru işler yapılıyor
ancak yanlış yöntem
Doğru ürün yanlış
yöntem
Etkisiz
(ineffective)
63
ETKİLİLİK VERİMLİLİK
64
ETKİLİLİK VERİMLİLİK
Verimsiz (inefficient) Verimli (efficient)
Etkili
(effective)
Doğru işler doğru
yöntemle yapılıyor
Etkisiz
(ineffective)
65
ETKİLİLİK VERİMLİLİK
66
ETKİLİLİK VE VERİMLİLİK
Mekan Görev İşlem
süresi Kısıtlama
Pastane Dondurma alınacak 10 dk 1 saat erime süresi
Giyim
mağazası
Deneme yaparak pantolon
alınacak 15 dk Mağazada beklenecek
Terzi Giyim mağazasından alınan
pantolonun paçaları yapılacak 20 dk Başında beklemeye gerek yok
Kuru
temizleme
Evden getirilen kıyafetler
verilecek 1 sa Başında beklemeye gerek yok.
Kırtasiye Fotokopi işi 20 dk Başında beklemenize gerek yok
Kargo Paket teslimi 10 dk -
Eczane İlaç alınacak 5 dk -
Başlangıç 10:00. Her dükkan arası 5 dakika süre alıyor
67
ETKİLİLİK VE VERİMLİLİK
Kuru temizleme 1000-1100
Giyim mağazası 1105-1120
Terzi 1125-1145
Kırtasiye 1150-1210
Eczane 1215-1220
Pastane 1225-1235
68
ETKİLİLİK VE VERİMLİLİK
Kuru temizleme 1000 (1100 da hazır olacak)
Giyim mağazası 1005-1020
Terzi 1025 (1045 de hazır olacak)
Kırtasiye 1030 (1050 de hazır olacak)
Eczane 1035-1040
Terzi 1045 (pantolon alındı)
Kırtasiye 1050 (fotokopiler alındı)
Pastane 1055-1105
Kuru temizleme 1110 (elbiseler alındı)
69
BUGÜN NELER YAPACAĞIZ?
Zaman kayıpları
Proaktif olma
70
ACİLİYET ÖNEM
Zaman Fayda
Kısa vade Uzun vade
Reaktif Proaktif
O / Onlar Ben / Biz
ÖNCELİK BELİRLEMEK
71
ÖNCELİKLENDİRME MATRİSİ
Acil Acil değil
Önemli 1 2
Önemsiz 3 4
72
GÜNLÜK PROGRAM ACİL/ÖNEM
Faaliyet
Acil
/Önemli
1.Kare
Acil Değil
/Önemli
2.Kare
Acil /Önemli
değil
3.Kare
Acil değil/
önemli değil
4.Kare
Arabanın motor yağı değişecek (uyarı verdi)
Bir ay içinde yapılması gereken araç filo
sigorta yenilemesi
İhtiyacınız olan personel işe alım
görüşmesi(bugün)
Yarına miatlı haftalık rutin rapor
yetiştirilecek
Epostalar kontrol edilecek
Tatil için internetten bavul bakılacak
6 aylık müşteri şikayet raporları incelenecek
73
GÜNLÜK PROGRAM ACİL/ÖNEM
Faaliyet
Acil/
Önemli
1.Kare
Acil
Değil/
Önemli
2.Kare
Acil/
Önemli
değil
3.Kare
Acil değil/
önemli değil
4.Kare
Üç aylık dönem eğitim planlamaları
yapılacak
Ekip bireysel geri bildirim raporları
hazırlanacak
Ekip harcırah ve masraf beyanları
kontrol edilecek
Eski müşterileri telefonla ara
Çalışanınıza baş sağlığı telefonu
Ekip yönetimi hakkında uzaktan
eğitime katılım yapılacak
74
ÖNCELİKLENDİRME MATRİSİ
Acil Acil değil
Önemli 1 2
Önemsiz 3 4
• Krizler
• Son Günü Gelen İşler
• Müşteri Sorunları
• Çözüm bekleyen
sorunlar, projeler
• Planlama, dinlence
• Hazırlanma
• Stratejik İşler
•İlişki kurma
•Değerli insanlarla
vakit geçirme
• Rutin İşler
• Kesintiler
• Çalan telefonlar
• E-Posta
• Randevusuz ziyaretçiler
• Gereksiz İşler
• Gereksiz telefonlar
• Zaman hırsızları
• Fazla TV
• Kaçış etkinlikleri
75
Acil Acil değil
Önemli 1 2
Önemsiz 3 4
JAPON DEMING ŞİRKETLERİNDE
%20-25 %65-85
%15 %1
76
ÖNCELİKLENDİRME MATRİSİ
Acil Acil
değil
Önemli 1 2
Önemsiz 3 4
• Stres
• Yanıp tükenme
• Kriz yönetimi
• Sürekli yangın söndürme
77
ÖNCELİKLENDİRME MATRİSİ
Acil Acil
değil
Önemli 1 2
Önemsiz 3 4 • Kısa vadeli odak
• Kriz yönetimi
• Şöhret karakteri
• Hedef ve planları değersiz görme
• Denetimden çıkma
• Yüzeysel ilişkiler
78
ÖNCELİKLENDİRME MATRİSİ
Acil Acil değil
Önemli 1 2
Önemsiz 3 4 • Sorumsuzluk
• İşten kovulma
• Temel konularda
başkalarına bağımlılık
79
ÖNCELİKLENDİRME MATRİSİ
Acil Acil değil
Önemli 1 2
Önemsiz 3 4
• Vizyon
• Denge
• Disiplin
• Denetim
• Az sayıda kriz
80
BUGÜN NELER YAPACAĞIZ?
Zaman kayıpları
Proaktif olma
81
Kriz yönetimi gerektiren olayların %80’i aslında önlenebilir
PROAKTİF OLMA
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
82
PROAKTİF OLMA
Çok basamaklı düşünme
Hedef belirleme
Planlama
83
ÇOK BASAMAKLI DÜŞÜNMEK
84
ÇOK BASAMAKLI DÜŞÜNMEK
85
ÇOK BASAMAKLI DÜŞÜNMEK
86
ÇOK BASAMAKLI DÜŞÜNMEK Çömlek
Yemek çeşitleri
Su kaynatma
Hijyen
Ecza tıp
Ömrün uzaması
Nüfus
Bilgi aktarımı
Tuğla-inşaat-barınma
Yerleşik düzen
Sosyal hayat
Saklama
Keşif
Savaş
Zanaat (çömlek, fırın, avcı, ordu vb.)
Su kanalları
Tarım
Evcil hayvancılık
Heykel sanat
Çok tanrılı dinlerin artması
Ticaret
Sosyal sınıflar
Toplum düzenleri-beyler-şefler
Tablet yazı
Bilginin yayılması
87
ÇOK BASAMAKLI DÜŞÜNMEK
88
PROAKTİF OLMA
Çok basamaklı düşünme
Hedef belirleme
Planlama
89
Timed
Realistic
Achievable
Measurable
Specific
Zamanlandırılmış
Realistik
Ulaşılabilir
Ölçülebilir
Specifik
T
R
A
M
S
werwerw
SMART HEDEF
90
#1
HEDEF BELİRLEME
Hedefe
ulaştığımız an
Hedef – 1
zaman
Hedef – 2
zaman Hedef – n
zaman
Şimdiki
zaman
91
Hamburg’daki suç oranını
gelecek yıl %6 azaltacağız
1. Polisleri daha iyi eğitmek
1.1 bir eğitim planı
oluşturmak (Nisan)
1.2 tüm polisleri eğitmek
(Ağustos)
2. Vatandaşlar önleyici suç
koruma kapsamına
alınmalı
2.1 uygun bir kamu tasarımı oluşturulmalı
(Mart)
2.2 medyaya duyurulmalı
(Haziran)
2.3 ilk sivil dernek
kurulmalı (Temmuz)
KURUMSAL HEDEF BELİRLEME
İş’te Sun Tzu – Werner Schwanfelder
92
PROAKTİF OLMA
Çok basamaklı düşünme
Hedef belirleme
Planlama
93
1 saatlik planlama 10 saatlik eylemden kazandırır
PLANLAMA
94
Temel görevleri / işleri belirlemek ve yazılı tutmak
Öncelikleri saptamak
Gereken zamanı hesaplamak
Eş zamanlama
Aynı süreç içinde yapılacakları belirlemek
Kullanılacak zamanı dağıtmak
Gerçekleşen ile planı karşılaştırmak
Düzenli olarak gözden geçirmek
PLANLAMA
95
BUGÜN NELER YAPACAĞIZ?
Zaman kayıpları
Proaktif olma
96
Delegasyon, sonuca ulaşmak için zamanı kısaltan sınırsız bir yöntemdir.
‘Bir işin doğru yapılmasını istiyorsan, onu kendin yapmalısın’
İşte bu yaklaşım, delegasyonun en zor tarafıdır.
Rutin görevleri (alışveriş, getir götür işleri, notları geçirmek, veri tabanı girişi gibi.) yapmak için bir üniversite öğrencisi tutmak, haftada 20 saate kadar size zaman kazandıracaktır.
https://www.dovico.com/blog/2018/03/06/time-management-facts-and-figures/
DELEGASYON
97
Kendi sorumluluğumuzda olan bir iş veya görevin ilgili yetkiyle birlikte bir diğer kişiye geçici bir süre için devredilme sürecidir.
Delege etme, bir görevin başarılması veya başarılamamasına dair nihai sorumluluğu vermez.
Delege etme, işlerin yapılmasını sağlamak için alternatif bir yoldur. Nihai sorumluluk görevlendirmeyi yapan yöneticinindir.
Delegasyon, yönetim ve etkin liderlik fonksiyonunu gerçekleştiren eylemdir.
DELEGASYON
98
Risklidir
İşleri kendimiz yapmayı severiz
Oturup düşünmek yerine aksiyon ararız
Yavaş gelişen bir süreçtir, sabırsız
davranırız
Herşeyin kontrolümüz altında olmasını isteriz
Ya astlarımız arkamızdan bir dolap
çevirirse?
“Hiç kimse bunu benden iyi yapamaz…”
DELEGASYON NEDEN ZORDUR?
99
Astın yeterliliğini ve delege
ettiğiniz işi küçük
görmeyin
Sadece sorulara
cevap vermeyin! Açıklama
yapın
İlk kez verdiğiniz
işlerde yalnızca NE yapılması gerektiğini söyleyip
bırakmayın
EĞİTİN!
Çıkan sorunlara aşırı tepki vermeyin
Astı başkaları yanında
eleştirme yapmayın
Süreci aşırı ve sıkı kontrol etmeyin
DELEGASYON ÖNEMLİ HUSUSLARI
100
DELEGASYON DEVRİ
• Görevin önemi
• Görevin nasıl yapılacağı
• Hedefleri belirleyin
• Yetkilendirme
• Miat ve kontrol noktaları
• Özet
• Soru sorulmasına teşvik
101
DELEGASYON
Delegasyon yapan görevin öneminden bahsetti mi?
Delege edilecek işin önemi ve bağlantıları anlatılır. Hangi başka birimleri, kişileri, süreçleri
veya işleri etkiler
Delegasyon yapan görevin nasıl yapılacağını açıkladı mı?
Madde 1, madde 2, madde 3… ne yapıyorsunuz? Nasıl yapıyorsunuz?
Delegasyon yapan uygun hedefleri açıkladı mı?
Delege ettiğiniz işin hedeflerini, kendinize göre değil, delege ettiğiniz kişiye göre verin ve
zamanlamasını planlayın.
Delegasyon yapan bu görevi yapmak için gerekli yetkiyi verdi mi?
İşin yapılması için yetkileri devredin, devrettiğinizi işle ilgili herkese duyurun.
Delegasyon yapan bir miat belirledi mi ve kontrol noktalarını oluştur mu?
Mutlaka kontrol nokta ve zamanlaması planlayın. Delege ettiğiniz kişinin özelliklerini göz
önünde bulundurun.
Delegasyon yapan çalışanın görevi özetlemesini istedi mi?
Anlattıklarınızı özetlemesini isteyin. Algılama farklılıklarını yok edin.
Delegasyon yapan çalışanı soru sormaya teşvik etti mi?
Bilgilendirme yaparken, karşı tarafın soru sormasını teşvik edin.
TEŞEKKÜRLER
T.Murat TAMER
5Element Eğitim ve Danışmanlık