Zarządzenie Nr .fl.ł]~1.. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej

w Kędzierzynie-Koźlu z dnia .~:o;.~.~on

w sprawie organizacji zarządzania ryzykiem w Miejskim Ośrodku Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu

Na podstawie §10 Statutu Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu w

związku z art. 68 i art. 69 ust.! pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.

Nr 157, poz. 1240) oraz w oparciu o komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku

w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15,

poz. 84), zarządzam, co następuje:

Zarządzenie określa orgamzacJę

Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

§ l

zasady zarządzania ryzykiem w Miejskim Ośrodku Pornocy

§2

l. Ośrodku - należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pornocy Społecznej w Kędzierzynie­

Koźlu

2. Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w

Kędzierzynie-Koźlu

3. kierowniku działu- należy przez to rozumieć kierownika działu lub osobę zaJmUJącą

samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Miejskiego Ośrodka

Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu

4. pracowniku- należy przez to rozumieć pracowników Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej

w Kędzierzynie-Koźlu

5. zadania - należy przez to rozumieć działania stanowiące istotę funkcjonowania Ośrodka a

także działania dotyczące sterowania i procesy wspierające oraz procesy związane z dostawą

niezbędnych zasobów;

6. właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć właściciela zadania o zidentyfikowanych

ryzykach, czyli osobę lub dział wskazane w Regulaminie organizacyjnym, odpowiedzialne za

właściwą realizację tego zadania;

7. ryzyku- należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą mieć

wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów lub powodują odchylenia od oczekiwanych stanów;

l

8. czynnikach ryzyka - należy przez to rozumieć czynniki ryzyka przypisane do poszczególnych

ryzyk wskazane w zał. nr l do niniejszego Zarządzenia

9. zarządzaniu ryzykiem należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny

i przeciwdziałaniu ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków

podejmowanych w celujego ograniczenia;

1 O. prawdopodobieństwie wystąpienia ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość

występowania zdarzenia objętego ryzykiem;

11. skutkach wystąpienia ryzyka - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań

spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem;

12. istotności ryzyka- należy przez to rozumieć iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka

oraz jego skutków;

13. ocenie ryzyka - należy przez to rozumieć ewaluację ryzyka w odniesieniu do jego .-....

oddziaływania, jeśli ryzyko wystąpi, oraz prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka;

14. akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony w zarządzeniu poziom

istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających

ryzyku.

§3

Misja Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu jest tożsama z misją określoną

art. 3 oraz art. 15 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009r. nr 175 poz.

1362 z późn. zm.).

§4

Katalog głównych celów i zadań, istotnych dla funkcjonowania Miejskiego Ośrodka Pornocy

Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu określa Dyrektor w załączniku nr 5.

§ 5

Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

l) identyfikację i ocenę ryzyka oraz określenie jego skutku (załącznik nr l przewiduje

5 rodzajów skutków ryzyka: Finansowy, Organizacyjny, Pracownicy, Ochrona zdrowia

i bezpieczeństwa osób, Reputacja);

2) ustalenie funkcjonujących mechanizmów kontrolnych;

3) ustalenie strategii wobec ryzyka,

4) analizę i hierarchizację ryzyk wg poziomu istotności ryzyka;

5) wskazanie osób/działów, odpowiedzialnych za podjęcie działań zaradczych oraz ustalenie

daty, do której należy podjąć działania;

6) monitorowanie i składanie raportów dotyczących postępów w tej dziedzinie.

§ 6

Identyfikację ryzyka przeprowadzają kierownicy działów.

§ 7

Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu czynników ryzyka zagrażających prawidłowej realizacji

celów i zadań. Podczas identyfikacji należy przeanalizować cele i zadania realizowane przez Ośrodek,

biorąc pod uwagę:

- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka ekonomicznego i finansowego,

- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka nadużyć,

- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka organizacyjnego i zarządzania,

- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka politycznego i społecznego,

- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka prawnego,

- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka środowiskowego i działania sił wyższych,

- czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka technicznego i związanego z infrastrukturą.

§ 8

Ocena ryzyka polega na zwartościowaniu - przy pomocy skali punktowej - skutku

prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka.

§ 9

Zasady określania skutku oraz prawdopodobie!\stwa wystąpienia ryzyka stanowią załącznik nr l do

zarządzenia.

§ 10

Ustalenie funkcjonujących mechanizmów kontrolnych polega na identyfikacji istniejących środków

wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą.

§11

Identyfikacji, oceny ryzyka oraz ustalenia funkcjonujących mechanizmów kontrolnych dokonują

właściciele ryzyk na formularzu "Arkusz identyfikacji i oceny ryzyka, ustalenia jego skutków oraz

funkcjonujących mechanizmów kontrolnych" będącym załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia.

Wypełniony i podpisany przez właściciela ryzyka formularz przekazywany jest Dyrektorowi

Podpisany formularz stanowi dokumentację systemu kontroli zarządczej.

§ 12

Dokonuje się analizy ryzyka. Wyniki analizy ryzyka są wpisywane do Planu zarządzania ryzykiem na

formularzu stanowiącym załącznik nr 4.

§ 13

W oparciu o dokonaną analizę prawdopodobie1\stwa wystąpienia oraz skutków ryzyka ustalany jest

poziom istotności ryzyka. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:

- ryzyko niskie- poziom istotności od 1 do 4,

J

ryzyko średnie- poziom istotności 5 do 16,

ryzyko wysokie- poziom istotności od 17 do 36.

Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko niskie. Ryzyko średnie wymaga bieżącego monitorowania.

Ryzyko wysokie przekracza akceptowany poziom istotności ryzyka.

Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań

ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa

ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku).

§ 14

Właściciel wysokiego ryzyka (poziom istotności od 17 do 36), zobowiązany jest do przeanalizowania

i ponownego ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku oraz określenia terminu podjęcia stosownych

działań. ~

§ 15

Proponowane metody przeciwdziałania ryzyku oraz termin podjęcia działań należy zamieścić na

formularzu "Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności - ponowne ustalenie metody

przeciwdziałania ryzyku", stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia. Wypełniony i podpisany przez

właściciela ryzyka formularz przekazywany jest Dyrektorowi. Proponowane metody przeciwdziałania

ryzyku podlegają zatwierdzeniu przez Dyrektora. Podpisany formularz stanowi dokumentację systemu

kontroli zarządczej.

§ 16

Wobec zidentyfikowanego, ocemonego zanalizowanego ryzyka właściciel ryzyka określa rodzaj

możliwych reakcji, które mają na celu zmniejszenie danego ryzyka.

§ 17

Reakcjami wobec ryzyka są:

l) redukcja- działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do akceptowalnego poziomu, np.

dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli wewnętrznej (poprzez procedury, wytyczne,

zasady, nadzór, itd. wbudowanych w realizowane procesy.

2) dywersyfikacja- rozproszenie ryzyka,

3) zabezpieczenie - przeciwdziałanie, działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do

akceptowalnego poziomu, np. dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli wewnętrznej

(poprzez procedury, wytyczne, zasady, nadzór, itd.) wbudowanych w realizowane procesy,

4) transfer- przeniesienie ryzyka na inną instytucję, np. poprzez ubezpieczenie,

5) akceptacja - tolerowanie ryzyka, w przypadku, gdy istnieją określone trudności w

przeciwdziałaniu, ryzykom, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć

przewidywane korzyści,

4

6) unikanie - wycofanie się, zawieszenie działań rodzących zbyt duże ryzyko,

§ 18

W celu określenia strategii wobec ryzyka należy przeanalizować:

l) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń,

2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka,

3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają

ryzyku, a poprzez to ułatwiająlub utrudniająrealizację ustalonych celów i zadań.

§ 19

Po ponownym przeanalizowania i ustaleniu metody przeciwdziałania oraz określeniu reakcji na ryzyko

Dyrektor dokonuje zatwierdzenia ryzyk wypisanych do Planu zarządzania ryzykiem- załącznik nr 4.

§ 20

Za terminowe podjęcie działań zaradczych odpowiedzialny jest właściciel ryzyka.

§ 21

Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na

bieżąco oceniane (monitorowane) przez Dyrektora oraz kierowników działów w ramach bieżącego

zarządzania Ośrodkiem

§ 22

Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są

również poddawane okresowej ocenie (nie rzadziej niż raz w roku) przez kierowników działów, a jego

wyniki przedstawiane Dyrektorowi.

§ 23

Zobowiązuję wszystkich pracowników Ośrodka do podejmowania działań niezbędnych dla

prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

RADCA

Urszula o

RAWNY

/ arczewska 2

§ 24

5

DYREKTOR MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY~POLECZ J

w Kędzl 1(

t.k. . J mgr Teresa Koczubik

J ·'

Załącznik nr l

Zasady oceny zidentyfikowanych ryzyk

l. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka

-· 2. Zasady oceny skutku wystąpienia ryzyka

Punktacja

Znikome Ubogie informacje

Znikome straty zakłócenia w Znikome odejścia Znikome obrażenia w mediach

finansowe realizacji pracowników lokalnych

działań

Krótkotrwale Ubogie informacje

Nieznaczne straty zakłócenia w

Nieznaczna Nieznaczne w mediach 2 finansowe

działalności fluktuacja kadr obra~enia lokalnycl) lub

regionalnych

Niewielkie straty Niewielkie

Niewielka fluktuacja informacje w

zakłócenia w Niewielkie obrażenia mediach 3 finansowe działalności

kadr lokalnych lub

Istotne straty Zakłócenia w Istotna fluktuacja w mediach

finansowe działalności kadr Pewne obrażenia lokalnych lub 4

regionalnych

Brak realizacji Pewne informacje Powa~ne straty

kluczowego Powama fluktuacja

Poważne obrażenia w mediach 5

finansowe celu

kadr ogólnokrajowych

Katastrofalne Brak realizacji

Odejścia masowe Doniesienia

skutki finansowe kluczowych

pracowników Utrata zycia prasowe w całym 6

celów kraju

Załącznik nr 2

Arkusz identyfikacji i oceny ryzyka, ustalenia jego skutków oraz funkcjonujących mechanizmów kontrolnych

rv ~.u--·

Skutki wystąpienia ryzyka (skala O- 6)

Prawdopodobieństwo wystąpienia Poziom istotności ryzyka

(skala 0- 36)

• zaznaczyć właściwe

ryzyka o-

FUNKCJONUJĄCE MECHANIZMY KONTROLNE:

data i podpis właściciela ryzyka

ZATWIERDZAM

data i podpis Dyrektora

Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności

- ponowne ustałenie metody przeciwdziałania ryzyku

PROPONOWANil METODY PRZECIWDZIALANIA RYZYKU (reakcja na rvzvko):

data i podpis właściciela ryzyka

Załącznik nr 3

::! o

:E ;!;!

;::l ! o "'

.~

OJ

~ .g o.

1-..: ~ N

""

Załącznik nr 5

Cele, zadania Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej

w Kedzierzynie-Koźlu

Zadania do Osoba lub dział

Lp. Cel Ośrodka realizacji

Szczegółowy opis zadań Mierniki odpowiedzialne za realizac.ię

Świadczenie pracy socjalnej Ilość osób/rodzin objętych

w środowisku w tym tylko pracą socjalna w tym tylko

DPŚ pracy socjalnej

pracą socjalną w stosunku do roku ubieglego

Podejmowane działania na Ilość osób/rodzin objętych działaniami w stosunku do DPŚ

Praca socjalna rzecz osób bezdomnych roku ubiegłego

. Ilość osób, z którymi

DPŚ Kontrakt socjalny podpisano kontrakt socjalny do ilości z roku ubiegłego

Działania w ramach Ilość rodzin objętych DPŚ - Punkt Pornocy działaniami w stosunku do

niebieskiej karty roku ubiegłego Rodzinie

Zatrudnienia socjalne dla

Organizowanie Prac osób podlegających

Ilość osób uczestniczących wykluczeniu społecznemu

Kierownik DPŚ Społecznic (osoby bezdomne,

w pracach w stosunku do Użytecznych

długotrwale bezrobotnc, roku poprzedniego

uzależnione)

Prowadzenic zaj~ dla osób

Klub Integracji bezrobotnych, bezdomnych, Ilość spotkań w ramach DPŚ - Punkt Pornocy uzależnionych od alkoholu i Klubu w stosunku do roku

Społecznej narkotyków, zwolnionych z poprzedniego Rodzinie zakładów kamych, ubogich

llość przyznanych zasiłków Przyznawanie i wypłata w stosunku do roku DPŚ,DŚ zasiłków stałych ubiegłego/ kwota

wypłaconych zasiłków

Ilość pr.ąznanych zasilków umożliwienie Przyznawanie i wypłata w stosunku do roku DPŚ,DŚ osobom i rodzinom zasiłków okresowych ubiegłego/ kwota

przezwyciężanie wypłaconych zasiłków trudnych sytuacji Przyznawanie i

PrLYznawanie i wypłata Ilość prLyznanych zasiłków

l życiowych, których wyplacanie lub zasiłków celowych w tym

w stosunku do roku DPŚ,DŚ nie są one w stanie odmowa prz:yznania ubiegłego/ kwota pokonać, świadczeń

cełowych specjalnych wypłacm_1_ych zasiłków wykorzystując pieniężnych Przyznawanie i wypłata

Ilość przyznanych zasiłków własne uprawnienia, zasiłków celowych na zasoby i możliwości paktycie wydatków

w st<;~s\.lnku dq .[Oku, _ DPŚ, DŚ ubiegłego/ kwota powstałych w wyniku

wypłaconych zasiłków zdarzenia losowego

Wynagrodzenie należne Ilość wypłaconych opiekunowi z tytułu świadczeń w stosunku do DŚ sprawowania opieki roku ubiegłego/ kwota przyznane przez sąd wypłaconych świadczeń

Opłata składki na Kwota przeznaczona na ten

ubezpieczenie zdrowotne za DŚ osoby pobierające zasiłek cel w odniesieniu do roku

staJY poprzedniego

Ilość wydanych decyzji o czę..~ciowym paktyciu

Przyznanie i opłata pobytu w kosztów pobytu w DPS w DPŚ,DŚ domu pomocy społecznej stosunku do roku ubiegłego l kwota przeznaczona na ten

Przyznawanie łub cel Ilość os<)b, któtym

odmowa przyznania Usługi opiekuilcze w miejscu prLyznano usługi DPŚ, DŚ, DUO świadczeń

zamieszkania opiekwlcze w stosunku do niepieniężnych

roku poprzedniego Ilość osób, któ1ym przyznano spcqjalistycznc usługi opiekuńcze w

Usługi specjalistyczne dla stosunku do roku osób z zaburzeniami poprzedniego/ Kwota DPŚ,DŚ,DUO psychicznymi uzyskanej dotacji z budżetu

Państwa prLeznaczona na ten cel w odniesieniu do roku popr...:edniego

Organizowanie nadzoru i %wskaźnik ilości wolnych mieszkań w stosunku do

wsparcia w mieszkaniach całości mieszkań w danym MCH

chronionych roku

Przyznanie dożywiania w Ilość osób (dzieci i dorosłych) korzystających z

mmach programu "Pomoc posiłku w stosunku do roku DPŚ,DŚ

państwa w zakresie poprzedniego /kwota

dożywiania" orzeznaczona na ten cel Ilość sprawionych

DPŚ, DŚ Sprawienie pogrzebu pogrzebów, w stosunku do roku poprzedniego Ilość osób, którym udzielono pomocy w tOnnie

DPŚ, DŚ Udz.ielenie schronienia schronienia w stosunku do roku poprLedniego l kwota orzeznaczona na ten cel Ilość osób objętych poradnictwem DPŚ- Punkt Pornocy

Poradnictwo specjalistyczne specjalistycznym w odniesieniu do roku Rodzinie poprzedniego

Aktywizacja osób Organizowanie zajęć i Liczba osób korzystających starszych i przcdsi~wzi~ o różnym z Domów Dziennego niepełnosprawnych charakterze i zasięgu, Pobytu w stosunku do roku podopiecznych lokalnym lub ponadlokalnym poprzedniego MOPSw tj.: Miejskie Obchody Dni Kędzierzynie-Koźlu Seniom, Olimpiada Seniorów oraz mieszkańców i Osób Niepełnosprawnych, DDPI, DDP2, DDP3, Kędzierzyna-Koźla Plastyczne Klimaty Jesienny DDP4,DDP5

Collage, Przegląd Integracyjny, Piosenki, Turnusy Rehabilitacyjne, Wczasy Rekreacxjne, Wycieczki, Uroczystości o różnym charakterze

Wytywienie w Gotowanie posiłków Ilość spot7.-ądzonych postaci posiłku obiadowych. posiłków w stosunku do obiadowego dla osób roku popr~.:edniego starszych i niepełnosprawnych

podopiecznych DDP2, DDP3, DDP5 Domów Dziennego Pobytu MOPS w Kędzierzynie-Koiło

oraz Katering l nosiłków

Aktywizacja społeczno-

Realizacja Projektu zawodowa osób bezrobotnych z

systemowego wykarąstaniem

współfinansowanego instrumentów aktywnej Ilość uczestników programu ze środków U E pt.

integmcji ~.praca socjalna, w stosunku do roku Zespól Projektowy Program aktywizacji społeczno-zawodowej

konsultacje psychologiczne, poprzedniego

bezrobotnych "Nowe doradztwo zawodowe,

Szanse" szkolenia i kursy, zajęcia

warsztatowe, PSU, wsparcie finansowe

Ilość przyznanych Zasiłek rodzinny wraz z świadcze1l w stosunku do

DRA dodatkami ~~<ubiegłego/ kwota w aconVch świadczeń Ilość przyznanych

Przyznawanie i Jednorazowa zapomoga z świadczeń w stosunku do

DRA tytułu urodzenia się dziecka roku ubiegłego/ kwota wypłacanie lub

wvołaconvch świadczeń odmowa przyznania

Ilość pr~.:yznanych zasiłków świadczeń

rodzinnych Zasiłek pielęgnacyjny w stosunku do roku

DRA ubiegłego/ kwota

2 Wsparcie dla rodzin wvnłaconvch zasiłków

z dziećmi Ilość pr~.:yz.nanych

Świadczenie pielęgnacyjne świadczeń w stosunku do DRA roku ubiegłego/ kwota

wypłaconych świadczeń

Świadczenia z funduszu Ilość przyznanych świadczeń w stosunku do

DRA alimentacyjnego roku ubiegłego/ kwota Fundusz wvolaconvch Świadczell

alimentacyjny Działania podejmowane Ilość działa1l podjętych

wobec dłużników wobec dłużników

alimentacyjnych w stosunku DRA alimentacyjnych

do roku ubic2lc20

Sporządzenie Planu -Finansowego

Planowanie Prawidłowe (celowe,

3 finansowania MOPS oszczędne i Wydatki rzeczowe terminowe)

gospodarowanie środkami Wydatki osobowe

budZetowymi

Realizacja spraw -osobowych i kadrowych

pracowników -

Realizacja wniosków klientów

4 Działalność Realizacja skarg i admhlistracyjna wniosków

Skargi klientów

Utrzymanie Opłaty związane z budynków MOPS utrzymaniem budynków

Zamówienia Reali7..aeja przetargów

publiczne zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych

Opracowanie ostatecznej wersji Planu finansowego OK do dnia 30 września każdeg:o roku Nie mniej niż 95% zgodności wydatków z OK planem finansowym

Nie mniej niż 95 % zgodności wydatków z OK planem finansowym Ilość przyznanych nagród w ramach funduszu nagród w DA stosunku do roku ubiegłego

Ilość przyznanych nagród jubileuszowych w stosunku DA do roku ubieglego

% wskaźnik ilości wydanych decyzji odmownych w

oś stosunku do ilości decyzji administracyjnych wydanych w danym roku

Ilość skarg klientów w DA stosunku do roku ubiegłego

Nie mniej niż 95% zgodności wydatków z OK planem finansowym %wskaźnik ilości odwołań do ilości przeprowadzonych OK przetargów w danym roku

AKCEPTUJE DYREKTOR

MIEJSKIEGO OliRODKA

-/.~C'}_.W?I(: .. ~~~~~~~i'f~J data i podpiN~~~ a Koczubik

' l