ZATITA OSOBNIH PODATAKA I DOSTUPNOST INFORMACIJA Preporuke Vijea Europe

Izdava: HRVATSKI DRAVNI ARHIV, Zagreb Za izdavaa: Josip Kolanovi Prijevod s engleskoga i njemakoga jezika: Mirjana Hurem, Danijela Marjani, Tatjana ari Redakcija teksta: Jozo Ivanovi Lektura i korektura: Nikolina Krtali Oprema: Luka Gusi CIP - Katalogizacija u publikaciji

ZATITA OSOBNIH PODATAKA I DOSTUPNOST INFORMACIJA

Preporuke Vijea Europe

Zagreb 2002.

SADRAJ

Rije izdavaa Konvencija za zatitu pojedinaca pri automatskoj obradi osobnih podataka - Europski ugovori ETS br. 108

(28. sijenja 1981) Preporuka br. R (81) 19 Odbora ministara Vijea Europe dravama lanicama, o dostupnosti informacija koje posjeduju javne vlasti (25. studenoga 1981) Preporuka br. R (91) 10 Odbora ministara Vijea Europe dravama lanicama, o priopavanju osobnih podataka koje posjeduju javna tijela treim osobama (9. rujna 1991) .. Preporuka br. R (2000) 13 Odbora ministara Vijea Europe dravama lanicama, o europskoj politici o dostupnosti arhivskoga gradiva (13. srpnja 2000) . Dodatak - Nacrt preporuke Odbora ministara Vijea Europe

dravama lanicama, o dostupnosti slubenih informacija (18-21. rujna 2001) ..

RIJE IZDAVAA

Razvoj suvremenoga drutva senzibilizirao je odnos prema informacijama. Oduvijek su postojale informacije koje su bile dostupne irem puanstvu i podaci koji su bili pridrani odreenim pojedincima pa su se nazivali tajni. Administracije pojedinih zemalja stvorile su i posebne kategorije spisa ranije zvanih opi spisi i povjerljivi spisi. U zatiti dravnih, ali i osobnih podataka, nastao je specifian odnos, pa se govori o vojnoj tajni, dravnoj tajni. Od davnina razvila se i etika profesionalne tajne kojom su pojedine profesije titile osobne podatke. U arhivskoj slubi zakonski se reguliralo pravo na dostupnost informacija te su utvrivani i rokovi dostupnosti pojedinih vrsta arhivskoga gradiva. Brzi tehnoloki razvoj smanjio je rokove kojima je neto bilo obavijeno tajnom tako da su dugi rokovi, primjerice od 50 i vie godina za neke vojne tajne, razvojem tehnologije postali besmisleni. Razvoj pak demokracije u svijetu stvorio je poseban odnos prema razliitim vrstama informacija koje nastaju u administraciji: istie se pravo svakoga pojedinca na informacije sadrane u dokumentima javne uprave. Time se eli istaknuti transparentnost suvremene uprave. Istovremeno se naglaava zatita osobnih podataka te se time eli zatititi privatnost i nepovredivost osobnosti svakoga ovjeka. U tom kontekstu moemo promatrati i suvremeno reguliranje zatite osobnih podataka i pravo na dostupnost slubenih informacija koje nastaju radom javne vlasti i uprave te onih informacija koje se uvaju u arhivima. U brizi za zatitu privatnosti Vijee Europe je donijelo Konvenciju za zatitu pojedinaca pri automatskoj obradi osobnih podataka (1981) i Preporuku o priopavanju osobnih podataka koje posjeduju javna tijela (1991). Vijee Europe posvetilo je posebnu brigu i dostupnosti informacija koje nastaju radom javne dravne uprave, kao i informacija koje se uvaju u arhivima. Preporuka o dostupnosti informacija koje posjeduju javne vlasti (1981) afirmira pravo, ali utvruje i granice dostupnosti informacija koje nastaju djelatnou tijela javne uprave, posebno kada je rije o zatiti temeljnih dravnih interesa i zatite privatnosti osoba. U Preporuci o europskoj politici o dostupnosti arhivskoga gradiva (2000) rezimira se praksa europskih zemalja o dostupnosti arhivskoga gradiva i daju se smjernice na kojima bi europske zemlje trebale regulirati to pitanje u vlastitim arhivskim zakonodavstvima. I dostupnost arhivskoga gradiva temelji se na zahtjevu demokratskoga prava pojedinca i izraza demokracije svake zemlje, jer ni jedna zemlja ne postaje potpuno demokratska dok svaki od njenih stanovnika ne dobije mogunost objektivne spoznaje elemenata svoje povijesti. No, i ta preporuka potvruje odreena dosadanja ogranienja u koritenju arhivskoga gradiva koje sadri podatke znaajne za obranu temeljnih probitaka drave i pojedinaca.

U raspravama koje su se vodile i u krugovima arhivskih strunjaka tijekom izrade Preporuke o dostupnosti arhivskoga gradiva, istaknuta je potreba izrade sline Preporuke o dostupnosti slubenih informacija koje se nalaze u tekuim arhivima, odnosno prava na informacije koje posjeduju javne vlasti. Premda je kratka Preporuka donesena ve 1981. godine, pristupilo se izradi nove Preporuke o dostupnosti slubenih informacija. Ta je preporuka pred Odborom ministara Vijea Europe i nadati se da e uskoro biti donesena. Smatrali smo uputnim ovdje donijeti Nacrt te Preporuke.

I Europska unija posvetila je posebnu brigu pitanju dostupnosti informacija. Stajalita Europske unije iznesena su u tzv. Zelenoj knjizi. Objavljivanjem ovih preporuka Vijea Europe podastiremo i hrvatskoj javnosti suvremena europska gledita o pravu na informacije, ali i o nunosti zatite i dravnih i osobnih prava sadranim u dokumentima administracije, ali i u arhivskim ustanovama.

Ispravan odnos prema informacijama pokazatelj je i stupnja razvoja demokracije svake zemlje. Otvorenost informacijama koje nastaju djelatnou javne vlasti, kao i podataka koji se uvaju u arhivima, izraava stupanj demokratizacije drutva. Ali isto tako izraz je zrele demokracije i odgovorno postupanje s informacijama koje tite osobne podatke i dravne probitke.

Josip Kolanovi

KONVENCIJA ZA ZATITU POJEDINACA PRI AUTOMATSKOJ OBRADI OSOBNIH PODATAKA

EUROPSKI UGOVORI ETS br. 108

Strasbourg, 28. sijenja 1981.

EUROPSKI UGOVORI ETS br. 108

KONVENCIJA ZA ZATITU POJEDINACA PRI AUTOMATSKOJ

OBRADI OSOBNIH PODATAKA

Strasbourg, 28. sijenja 1981.

UVOD Drave lanice Vijea Europe, ovdje potpisane,

uzevi u obzir da je cilj Vijea Europe postii vee jedinstvo meu njegovim lanicama, koje se temelji osobito na potivanju vladavine zakona, kao i ljudskih prava i temeljnih sloboda;

uzevi u obzir da je poeljno poveati zatitu svaijih prava i temeljnih sloboda, a napose prava na potivanje privatnosti, vodei pritom rauna o sve veem protoku osobnih podataka, koji prolaze automatsku obradu, preko granica;

potvrujui istovremeno njihov pristanak na slobodu informiranja bez obzira na granice;

priznavajui da je potrebno dovesti u sklad temeljne vrijednosti potivanja privatnosti i slobodnog protoka informacija meu narodima, sporazumjele su se o sljedeem:

Poglavlje I. - OPE ODREDBE lanak 1. - Predmet i svrha

Svrha ove Konvencije je osigurati na podruju svake od strana, za svakog

pojedinca, koje god nacionalnosti i prebivalita on bio, potivanje njegovih prava i temeljnih sloboda, a osobito njegovo pravo na privatnost pri automatskoj obradi osobnih podataka koji se odnose na njega (zatita podataka).

lanak 2. - Definicije Za svrhe ove konvencije:

a) osobni podaci (personal data) znae svaku informaciju koja se odnosi na identificiranog pojedinca ili pojedinca koji se moe identificirati (predmet podataka").

b) datoteka automatskih podataka (automated data file) znai svaki skup

podataka koji prolazi automatsku obradu.

c) automatska obrada (automatic processing) ukljuuje sljedee radnje ako

su u cijelosti ili dijelom provedene automatskim sredstvima: pohranjivanje podataka, izvoenje logikih i/ili aritmetikih operacija na tim podacima, njihovu izmjenu, brisanje, oitavanje ili diseminacija.

d) nadzornik datoteke (controller of the file) znai fiziku ili pravnu osobu, javno nadleno tijelo, agenciju ili bilo koje drugo tijelo koje je prema nacionalnom zakonodavstvu kompetentno odluiti, koja bi trebala biti svrha automatske datoteke podataka, koje kategorije osobnih podataka bi trebale biti pohranjene i koje operacije bi se trebale primijeniti na njima. lanak 3. - Podruje primjene

1. Strane se obvezuju da e ovu Konvenciju primjenjivati na automatske datoteke

osobnih podataka i automatsku obradu osobnih podataka u javnom i privatnom sektoru. 2. Svaka drava moe, u vrijeme potpisivanja ili kada poloi svoje dokumente o

ratifikaciji, prihvaanju, odobrenju ili pristupu, ili u svako drugo doba, u izjavi naslovljenoj na glavnog tajnika Vijea Europe obavijestiti:

a) da ovu Konvenciju nee primjenjivati na odreene kategorije automatskih datoteka osobnih podataka, iji e popis biti priloen. U taj popis ona, meutim, nee ukljuiti kategorije automatskih datoteka osobnih podataka koje su po domaem zakonu podlone odredbama o zatiti podataka. Prema tome, ona e dopuniti ovaj popis novom izjavom svaki put kada se odredbe o zatiti podataka prema njenom domaem zakonodavstvu protegnu na dodatne kategorije automatskih datoteka osobnih podataka; b) da e ona ovu Konvenciju primjenjivati i na informacije koje se odnose na grupe osoba, udruenja, ustanove, kompanije, korporacije i sva ostala tijela koja se posredno ili neposredno sastoje od pojedinaca, bilo da takva tijela imaju svojstvo pravne osobe ili ne; c) da e ovu Konvenciju primjenjivati i na datoteke osobnih podataka koje se ne obrauju automatski.

3. Svaka drava koja je podruje djelovanja ove Konvencije proirila bilo kojom

od izjava koje su predviene u tokama 2b ili c, u spomenutoj izjavi moe navesti da e takva proirenja primijeniti samo na odreene kategorije datoteka osobnih podataka, iji e popis biti priloen.

4. Niti jedna strana koja je izjavom predvienom u toki 2a ovoga lanka izuzela odreene kategorije automatskih datoteka osobnih podataka, ne moe zahtijevati primjenu ove Konvencije na takve kategorije od strane koja ih nije izuzela.

5. Isto tako, stranaa koja nije uinila niti jedno od proirenja koja su predviena u tokama 2b i covoga lanka, ne moe zahtijevati primjenu ove Konvencije na te toke, s obzirom na stranu koja je uinila takva proirenja.

6. Izjave predviene u stavku 2ovoga lanka, postat e pravovaljane od trenutka stupanja Konvencije na snagu, s obzirom na dravu koja ih je sastavila, ako su one sastavljene u vrijeme potpisa ili polaganja njenih dokumenata o ratifikaciji, prihvaanju, odobrenju ili pristupu ili tri mjeseca nakon njenog primitka od strane glavnog tajnika Vijea Europe, ako su sastavljene u neko kasnije vrijeme. Ove izjave mogu se opozvati u cijelosti ili djelomice, ako se obavijest uputi glavnom tajniku Vijea Europe. Takvi opozivi e stupiti na snagu tri mjeseca nakon datuma primitka ove obavijesti.

Poglavlje II. - OSNOVNA NAELA ZA ZATITU PODATAKA lanak 4. - Dunosti strana

1. Svaka strana e poduzeti potrebne mjere u svojem domaem zakonodavstvu da omogui djelovanje osnovnih naela za zatitu podataka izloenih u ovom poglavlju.

2. Te mjere e se poduzeti najkasnije u razdoblju stupanja na snagu ove Konvencije s obzirom na tu stranu. lanak 5. - Kakvoa podataka Osobni podaci koji prolaze automatsku obradu bit e:

a) pribavljeni i obraeni poteno i u skladu sa zakonom; b) pohranjeni za odreene i zakonite svrhe i nee biti koriteni na nain

neprimjeren tim svrhama; c) primjereni, relevantni i ne prekomjerni u odnosu na svrhe za koje se

pohranjuju; d) toni i tamo gdje je potrebno, aurirani prema najnovijim podacima; e) sauvani u obliku koji doputa identifikaciju predmeta podataka ne dulje nego

to je potrebno za svrhe za koje se ti podaci pohranjuju.

lanak 6. - Posebne kategorije podataka Osobni podaci koji otkrivaju rasno podrijetlo, politika miljenja ili vjerska ili

druga uvjerenja, kao i osobni podaci koji se odnose na zdravlje ili spolni ivot, ne mogu se automatski obraivati, osim ako domai zakon ne osigura odgovarajuu zatitu. Isto e se primijeniti na osobne podatke koji se odnose na krivine presude.

lanak 7. - Sigurnost podataka

Poduzet e se prikladne mjere sigurnosti za zatitu osobnih podataka pohranjenih

u automatskim datotekama podataka od sluajnog ili bespravnog unitavanja ili sluajnog gubitka, kao i od neovlatenog pristupa, izmjene ili diseminacije. lanak 8. - Dodatna zatita predmeta podataka

Svakoj osobi bit e omogueno:

a) da ustanovi postojanje automatske datoteke osobnih podataka, njene glavne svrhe, kao i identitet i stalno boravite ili glavno mjesto poslovanja nadzornika datoteke;

b) da u razumnim razmacima i bez pretjeranog odgaanja ili troka dobije potvrdu

o tome da li su osobni podaci koji se tiu nje pohranjeni u automatskoj datoteci podataka, kao i da mu se takvi podaci proslijede u razumljivu obliku;

c) da se takvi podaci, prema potrebi, isprave ili izbriu, ako su bili obraivani

suprotno odredbama domaeg prava, ime se omoguuje djelovanje osnovnih naela izloenih u l. 5 i 6 ove Konvencije;

d) da joj je dostupan pravni lijek, ako nije udovoljeno zahtjevu za potvrdom ili,

ako nastupi taj sluaj, proslijeivanjem, ispravkom ili brisanjem, kako je predvieno u stavcima b i c ovoga lanka.

lanak 9. - Iznimke i ogranienja

1. Nee biti doputene nikakve iznimke od odredbi iz l. 5, 6 i 8 ove Konvencije, osim unutar granica koje su odreene u ovome lanku.

2. Opoziv odredaba l. 5, 6 i 8 ove Konvencije bit e doputen kada je takav opoziv predvien zakonodavstvom strane i ako u demokratskom drutvu to ini nunu mjeru u interesu:

a) zatite nacionalne sigurnosti, javne sigurnosti, monetarnih interesa drave ili suzbijanja krivinih djela;

b) zatite predmeta podataka ili prava i sloboda drugih.

3. Ogranienja u primjeni prava navedenih poblie u l. 8, st. b, c i d, mogu biti predviena zakonom s obzirom na automatske datoteke osobnih podataka koje se koriste u statistike svrhe ili u svrhe znanstvenog istraivanja, kada je oito da nema rizika za povredu privatnosti predmeta podataka. lanak 10. - Sankcije i pravni lijek

Svaka strana se obvezuje da e ustanoviti odgovarajue sankcije i pravni lijek u

sluaju povrede odredaba domaeg zakona, kojima se omoguava primjena osnovnih naela zatite podataka koja su izloena u ovom poglavlju.

lanak 11. - Proirena zatita

Nijedna odredba iz ovog poglavlja nee se protumaiti kao da ograniava ili na

neki drugi nain utjee na mogunost da strana predmetima podataka odobri veu mjeru zatite od one ustanovljene u ovoj Konvenciji.

Poglavlje III. - PROTOK OSOBNIH PODATAKA PREKO GRANICA

lanak 12. - Protok osobnih podataka preko granica i domae pravo

1. Sljedee odredbe e se primijeniti na prijenos osobnih podataka, koji prolaze automatsku obradu ili su sakupljeni s namjerom da budu automatski obraeni, preko dravnih granica, uz pomo bilo kojeg sredstva.

2. Strana nee, osim radi zatite privatnosti, zabraniti ili izvrgnuti posebnoj autorizaciji protok osobnih podataka koji odlaze preko granice na podruje druge strane.

3. Unato tomu, svaka strana e imati pravo ograniiti djelovanje odredbi iz stavka 2:

a) ukoliko njeno zakonodavstvo ukljuuje specifine odredbe za odreene

kategorije osobnih podataka ili automatskih datoteka osobnih podataka, zbog prirode tih podataka ili tih datoteka, osim tamo gdje odredbe druge strane predviaju jednaku zatitu.

b) kada se prijenos vri s njenog podruja na podruje drave koja nije prihvatila ugovor preko podruja druge strane, kako bi se izbjegli takvi prijenosi koji dovode do izigravanja zakonodavstva strane o kojoj je bilo rijei na poetku ovog stavka.

Poglavlje IV. - UZAJAMNA POMO lanak 13. - Suradnja meu stranama

1. Strane se slau da e jedna drugoj pruiti uzajamnu pomo kako bi provele ovu Konvenciju.

2. Za tu svrhu: a) svaka strana treba izabrati jedno ili vie nadlenih tijela ija imena i adrese e

priopiti glavnom tajniku Vijea Europe; b) svaka strana koja je izabrala vie od jednog nadlenog tijela navest e u svom

priopenju, o kojem je bilo rijei u prethodnom stavku, nadlenost svakog od njih.

3. Nadleno tijelo izabrano od jedne strane e na zahtjev nadlenog tijela izabranog od druge strane:

a) dati informacije o svom zakonu i administrativnoj praksi na polju zatite

podataka; b) poduzeti, u skladu s domaim zakonom i jedino u svrhu zatite privatnosti, sve

odgovarajue mjere za pribavljanje injeninih informacija koje se odnose na specifinu automatsku obradu koja se provodi na njenom podruju, no ipak s iznimkom osobnih podataka koji se obrauju. lanak 14. - Pomo osobi koja je predmet podataka i boravi u inozemstvu

1. Svaka strana e pomoi svakoj osobi koja ivi u inozemstvu da ostvari prava

koja joj daje njezin domai zakon, omoguujui tako djelovanje naela izloenih u l. 8 ove Konvencije.

2. Kada se takva osoba nalazi na podruju druge strane, bit e joj pruena mogunost da podnese svoju molbu posredstvom nadlenog tijela izabranog od te strane.

3. Molba za pomo e sadravati sve potrebne pojedinosti, koje se izmeu ostalog odnose na:

a) ime, adresu i sve ostale relevantne pojedinosti koje identificiraju osobu koja

podnosi molbu za pomo; b) automatsku datoteku osobnih podataka na koje se molba odnosi ili na njenog

nadzornika; c) svrhu molbe.

lanak 15. - Zatita u pogledu pomoi koju pruaju izabrana nadlena tijela

1. Nadleno tijelo izabrano od strane koja je primila informacije od nadlenog tijela druge strane, bilo u prilogu zahtjeva za pomo ili u odgovoruna njezin vlastiti zahtjev za pomo, nee koristiti te informacije u druge svrhe, ve samo u one navedene u zahtjevu za pomo.

2. Svaka strana e se pobrinuti da osobe koje pripadaju ili djeluju u korist nadlenog tijela budu odgovarajuim ugovorima obvezane na tajnost i povjerljivost informacija.

3. Ni u kojem sluaju ovlatenom tijelu ne moe biti doputeno da po l. 14, st. 2 zatrai pomo u ime osobe koja je predmet podataka i boravi u inozemstvu, na temelju njezina pristanka, a bez izriite suglasnosti osobe na koju se podaci odnose. lanak 16. - Odbijanje molbe za pomo

Imenovano nadleno tijelo kojem je upuena molba za pomo prema l. 13 ili 14

ove Konvencije ne moe odbiti da joj udovolji, osim: a) ako molba nije primjerena ovlastima koje na podruju zatite podataka ima

tijelo nadleno za odgovor; b) ako molba ne ispunjava odredbe ove Konvencije; c) ako bi udovoljavanje molbi bilo protuslovno suverenosti, sigurnosti, javnoj

politici strane od koje je izabrano ili pravima i temeljnim slobodama osoba pod jurisdikcijom te strane. lanak 17. - Troak i postupanje kod pomoi

1. Uzajamna pomo koju strane pruaju jedna drugoj prema l. 13 i pomo koju one pruaju osobama koje su predmet podataka u inozemstvu prema l. 14, nee prouzroiti plaanje nikakvih trokova ili pristojbi, osim onih koje se odnose na rad

strunjaka i prevoditelja. Potonje trokove ili pristojbe snosit e strana koja je izabrala nadleno tijelo koje trai pomo.

2. Osoba koja je predmet podataka ne moe se teretiti za trokove ili pristojbe u vezi s koracima poduzetima u njenu korist na podruju druge strane, osim onih koje po zakonu plaaju i stanovnici podruja te strane.

3. Ostali detalji u svezi s pomoi, koji se odnose napose na oblik, postupak i jezik koji e se koristiti, bit e utvreni izravno izmeu strana kojih se to tie.

Poglavlje V. - SAVJETODAVNI ODBOR

lanak 18. - Sastav odbora

1. Savjetodavni odbor e biti sazvan nakon stupanja ove Konvencije na snagu. 2. Svaka strana e postaviti u odbor zastupnika i zamjenika zastupnika. Svaka

zemlja lanica Vijea Europe, koja nije strana u Konvenciji, imat e pravo da ju na odboru zastupa promatra.

3. Savjetodavni odbor moe jednoglasnom odlukom pozvati bilo koju dravu koja nije lanica Vijea Europe, niti strana Konvencije, da ju zastupa promatra na spomenutom zasjedanju. lanak 19. - Funkcije odbora

Savjetodavni odbor:

a) moe izraditi prijedloge s namjerom da se omogui ili pobolja primjena ove Konvencije;

b) moe donositi prijedloge amandmana ovoj Konvenciji u skladu s l. 21; c) formulirat e svoje miljenje o svakom amandmanu na ovu Konvenciju koji mu

je upuen u skladu s l. 21, st. 3; d) moe, na zahtjev strane, izraziti miljenje o svakom pitanju koje se odnosi na

primjenu ove Konvencije. lanak 20. - Postupak

1. Savjetodavni odbor e sazivati glavni tajnik Vijea Europe. Njegova prva sjednica bit e odrana u roku od 12 mjeseci od stupanja ove Konvencije na snagu. Odbor e kasnije zasjedati barem jedanput svake dvije godine i uvijek u sluaju kada jedna treina zastupnika strana zatrai njegov saziv.

2. Kvorum za sjednice Savjetodavnog odbora tvorit e veina zastupnika strana. 3. Nakon svake sjednice, Savjetodavni odbor e Odboru ministara Vijea Europe

podnijeti izvjee o svom radu i o provedbi Konvencije. 4. Ovisno o odredbama ove Konvencije, Savjetodavni odbor e sastaviti svoj

vlastiti Poslovnik.

Poglavlje VI. - AMANDMANI

lanak 21. - Amandmani

1. Amandmane ovoj Konvenciji moe predloiti strana, Odbor ministara Vijea Europe ili Savjetodavni odbor.

2. Svaki prijedlog amandmana glavni tajnik Vijea Europe e priopiti dravama lanicama Vijea Europe i svakoj dravi koja nije lanica Vijea Europe, a pristala je ili je bila pozvana da pristane na ovu Konvenciju u skladu s odredbama l. 23.

3. Nadalje, svaki e amandman, koji predloi stranka ili Odbor ministara, biti priopen Savjetodavnom odboru, koji e svoje miljenje o tom predloenom amandmanu podastrijeti Odboru ministara.

4. Odbor ministara e razmotriti predloeni amandman i svako miljenje koje je izloio Savjetodavni odbor te moe odobriti amandman.

5. Tekst svakog amandmana odobrenog od strane Odbora ministara, u skladu sa st. 4 ovoga lana, bit e proslijeen stranama radi prihvaanja.

6. Svaki amandman odobren u skladu sa st. 4 ovoga lana e stupiti na snagu tridesetog dana nakon to su sve strane obavijestile glavnog tajnika o njegovu prihvaanju.

Poglavlje VII. - ZAVRNE ODREDBE

lanak 22. - Stupanje na snagu

1. Ova Konvencija e biti otvorena za potpis zemljama lanicama Vijea Europe. Podlona je ratifikaciji, prihvaanju ili odobrenju. Dokumenti o ratifikaciji, prihvaanju ili odobravanju bit e pohranjeni kod glavnog tajnika Vijea Europe.

2. Ova Konvencija e stupiti na snagu prvog dana u mjesecu koji slijedi iza isteka perioda od tri mjeseca nakon datuma na koji je pet zemalja lanica Vijea Europe izrazilo svoj pristanak da budu obvezane Konvencijom, a u skladu s odredbama prethodnog stavka.

3. Za svaku zemlju lanicu koja kasnije izrazi svoj pristanak da bude obvezana Konvencijom, ona e stupiti na snagu prvog dana mjeseca koji slijedi iza isteka perioda od tri mjeseca nakon datuma odlaganja dokumenata o ratifikaciji, prihvaanju ili odobravanju. lanak 23. - Pristup zemalja koje nisu lanice Vijea Europe

1. Nakon stupanja ove Konvencije na snagu, Odbor ministara Vijea Europe moe pozvati svaku zemlju koja nije lanica Vijea Europe da pristupi toj Konvenciji odlukom donesenom veinom predvienom u l. 20d Statuta Vijea Europe i jednoglasnim glasovanjem zastupnika drava potpisnica ugovora.

2. S obzirom na svaku zemlju koja pristupi, Konvencija e stupiti na snagu prvog dana mjeseca koji slijedi iza isteka perioda od tri mjeseca nakon datuma pohranjivanja dokumenata o pristupu kod glavnog tajnika Vijea Europe.

lanak 24. - Teritorijalna klauzula

1. Svaka zemlja moe u vrijeme potpisivanja ili kada pohranjuje svoj dokument o ratifikaciji, prihvaanju, odobravanju ili pristupu, navesti podruja na kojima e primijeniti ovu Konvenciju.

2. Svaka zemlja moe bilo kada kasnije, u izjavi upuenoj glavnom tajniku Vijea Europe, proiriti primjenu ove Konvencije na bilo koje drugo podruje navedeno u izjavi. S obzirom na ta podruja, Konvencija e stupiti na snagu prvog dana mjeseca koji slijedi iza isteka perioda od tri mjeseca nakon datuma primitka te izjave od strane glavnog tajnika.

3. Svaka izjava donesena prema dva prethodna stavka moe, s obzirom na bilo koje podruje navedeno u toj izjavi, biti opozvana u obavijesti upuenoj glavnom tajniku. Opoziv e stupiti na snagu prvog dana mjeseca koji slijedi iza isteka perioda od tri mjeseca nakon datuma primitka te obavijesti od strane glavnog tajnika. lanak 25. - Pridrano pravo Ne moe se pridrati nikakvo pravo s obzirom na odredbe ove Konvencije. lanak 26. - Otkazivanje

1. Svaka strana moe u svako doba otkazati ovu Konvenciju putem obavijesti upuene glavnom tajniku Vijea Europe.

2. Takvo otkazivanje e stupiti na snagu prvog dana u mjesecu koji slijedi iza isteka perioda od est mjeseci nakon datuma primitka obavijesti od strane glavnog tajnika. lanak 27. - Obavijesti

Glavni tajnik Vijea Europe e obavijestiti zemlje lanice Vijea Europe i svaku zemlju koja je prihvatila ovu Konvenciju o:

a) svakoj potpisnici; b) polaganju dokumenata o ratifikaciji, prihvaanju, odobravanju ili pristupu; c) svakom datumu stupanja ove Konvencije na snagu u skladu s l. 22, 23 i 24; d) svakom drugom aktu, obavijesti ili priopenju koje se odnosi na ovu

Konvenciju.

Kao svjedoanstvo ovoga nie potpisani, koji su za to valjano ovlateni, potpisali

su ovu Konvenciju. Doneseno u Strasbourgu 28. sijenja 1981. na engleskom i francuskom jeziku, pri

emu su oba teksta su jednako mjerodavna, u jednom primjerku koji e ostati pohranjen u arhivu Vijea Europe. Glavni tajnik Vijea Europe e predati potvrene kopije svakoj zemlji lanici Vijea Europe i svakoj zemlji pozvanoj da prihvati ovu Konvenciju.

PREPORUKA BR. R (81) 19 ODBORA MINISTARA VIJEA EUROPE DRAVAMA LANICAMA,

O DOSTUPNOSTI INFORMACIJA KOJE POSJEDUJU JAVNE VLASTI

25. studenoga 1981.

PREPORUKA BR. R (81) 19 ODBORA MINISTARA VIJEA

EUROPE DRAVAMA LANICAMA, O DOSTUPNOSTI INFORMACIJA KOJE POSJEDUJU JAVNE VLASTI1

(Odbor ministara prihvatio je Preporuku 25. studenoga 1981. godine na 304. sastanku zamjenika ministara)

Odbor ministara, prema uvjetima lanka 15 b Statuta Vijea Europe, uzevi u obzir da je cilj Vijea Europe postizanje veeg jedinstva meu njegovim lanicama; uzimajui u obzir Preporuku skuptine br. 854 o pristupu javnosti vladinoj dokumentaciji i o slobodi informiranja; uzevi u obzir vanost koju za javnost u demokratskom drutvu imaju adekvatne informacije o javnim pitanjima; uzevi u obzir kako je vjerojatno da e pristup javnosti informacijama pojaati njeno povjerenje u upravu; uzevi u obzir da bi se stoga trebali uloiti krajnji napori da se javnosti osigura najpotpunija mogua dostupnost informacijama koje posjeduju javne vlasti, preporuuje vladama drava lanica da u svojim zakonima i praksi budu voene naelima koja se nalaze u dodatku ovoj Preporuci.

Dodatak Preporuci br. R (81) 19

Sljedea naela primjenjuju se na fizike i pravne osobe. U provedbi ovih naela uzet e se u obzir zahtjevi dobre i uspjene uprave. Tamo gdje takvi zahtjevi ine neophodnim preinaivanje ili odbacivanje jednog ili vie ovih naela, bilo da se radi o pojedinanim sluajevima ili o odreenim podrujima javne uprave, potrebno je ipak uiniti svaki napor da se postigne najvei mogui stupanj pristupa informacijama.

I. Svaka osoba pod jurisdikcijom zemlje lanice mora imati pravo da na zahtjev dobije informacije koje posjeduju javne vlasti, osim zakonodavnih tijela i sudskih vlasti.

1 Nakon usvajanja Preporuke br. R (81) 19 i sukladno l. 10.2.c. Poslovnika za sjednice zamjenika ministara, predstavnici Italije i Luksemburga zadrali su pravo svojih vlada da se ravnaju po njoj ili ne.

II.

Osigurat e se djelotvorna i prikladna sredstva za osiguranje dostupnosti informacijama.

III. Pristup informacijama nee se odbiti iz razloga to osoba koja ih trai nema odreeni interes u tom predmetu.

IV. Pristup informacijama bit e osiguran na temelju ravnopravnosti.

V. Prethodna naela e se primijeniti samo uz takva ogranienja i restrikcije koje su potrebne u demokratskom drutvu radi zatite legitimnih javnih interesa (kao to su nacionalna sigurnost, javna sigurnost, javni red, ekonomska dobrobit zemlje, prevencija zloina ili radi sprjeavanja objavljivanja informacija dobivenih u povjerenju) i radi zatite privatnosti i ostalih legitimnih privatnih interesa, imajui ipak obzira prema specifinim interesima pojedinca za informacijama koje posjeduju javne vlasti, a tiu se njega osobno.

VI. Svaki zahtjev za informacijama bit e rijeen u razumnom roku.

VII. Javna uprava koja uskrati pristup informacijama iznijet e razloge na kojima se temelji uskraivanje, sukladno zakonu ili praksi.

VIII. Svako uskraivanje informacija e se preispitati na zahtjev.

PREPORUKA BR. R (91) 10 ODBORA MINISTARA VIJEA EUROPE DRAVAMA LANICAMA, O PRIOPAVANJU OSOBNIH PODATAKA KOJE

POSJEDUJU JAVNA TIJELA TREIM OSOBAMA

9. rujna 1991.

PREPORUKA BR. R (91) 10 ODBORA MINISTARA DRAVAMA LANICAMA, O PRIOPAVANJU OSOBNIH PODATAKA KOJE

POSJEDUJU JAVNA TIJELA TREIM OSOBAMA1 (Odbor ministara prihvatio je Preporuku 9. rujna 1991. godine na 461. sjednici zamjenika ministara) Odbor ministara, prema uvjetima lana 15b Statuta Vijea Europe,

uzevi u obzir da je cilj Vijea Europe postizanje veeg jedinstva meu njegovim lanicama;

imajui u vidu da je automatska obrada podataka omoguila dravnim tijelima da u elektronike datoteke pohranjuju podatke, ukljuujui osobne podatke, koje sakupljaju u svrhu izvravanja svojih funkcija;

svjesno injenice da nove automatizirane tehnike pohrane takvih podataka uvelike olakavaju njihovu dostupnost treoj strani, pridonosei tako veem irenju informacija unutar drutva, to je Odbor ministara podrao u svojoj Preporuci br. R (81) 19 o dostupnosti informacija koje dre javne institucije, kao i u svojoj Deklaraciji o slobodi izraavanja i informiranja od 29. travnja 1982;

vjerujui ipak da automatizacija podataka sakupljenih i pohranjenih kod javnih tijela ini potrebnim da se obrati panja na njen uinak na osobne podatke ili datoteke osobnih podataka koji su sakupljeni i pohranjeni kod javnih tijela radi izvrenja njihovih funkcija;

obraajui posebno panju na to da je automatizacija osobnih podataka ili datoteka osobnih podataka poveala rizik od naruavanja privatnosti, budui da doputa vei pristup osobnim podacima i datotekama osobnih podataka koje dre javna tijela s pomou telematskih sredstava, kao i priopavanje takvih podataka ili datoteka osobnih podataka treim stranama;

imajui na umu u tom pogledu sve veu sklonost privatnog sektora da osobne podatke ili datoteke osobnih podataka koje posjeduju javna tijela iskoritava za komercijalni probitak, kao i pojavljivanje takve politike unutar javnih tijela koja predvia da se osobni podaci ili datoteke osobnih podataka elektronikim sredstvima priopavaju treoj strani, na komercijalnoj osnovi;

odluno stoga podupirati naela zatite podataka utemeljena na Konvenciji za zatitu pojedinaca pri automatskoj obradi osobnih podataka od 28. sijenja 1981. kako bi osiguralo da priopavanje osobnih podataka i datoteka osobnih podataka od strane javnih

1 Nakon usvajanja Preporuke i sukladno l. 10.2.c Poslovnika za sjednice zamjenika ministara: - zastupnik Irske je zadrao pravo svoje vlade da se ravna ili ne prema naelima 6.2, 6.3, st. 2 i 7.1. Dodatka preporuci, - zastupnici Norveke i Velike Britanije su zadrali pravo svojih vlada da se ravnaju ili ne prema naelima 6.2, 6.3, st. 2 Dodatka preporuci, - zastupnik vedske zadrao je pravo svoje vlade da se ravna ili ne prema naelu 6.2. Dodatka preporuci.

tijela treoj strani, osobito s pomou elektronikih sredstava, ima svoj temelj u zakonu i da je praeno zatitom predmeta podataka;

uzevi napose u obzir da bi se ta naela zatite podataka trebala odraziti u novom automatiziranom okruenju koji sada karakterizira priopavanje osobnih podataka ili datoteka osobnih podataka treoj strani prema zakonskim odredbama koje odreuju pristup tree strane osobnim podacima ili datoteci osobnih podataka, preporuuje da vlade drava lanica: I. Uzmu u obzir naela sadrana u dodatku ove Preporuke kad god se osobnim podacima ili datotekama osobnih podataka koje su sakupljene i pohranjene kod javnih tijela moe omoguiti pristup treim stranama; II. U svojem zakonu i praksi uzmu u obzir naela sadrana u dodatku ove Preporuke u svezi s automatizacijom i priopavanjem osobnih podataka ili datoteka osobnih podataka treoj strani s pomou elektronikih sredstava; III. Osiguraju irok prisutnost naela sadranih u dodatku ove Preporuke meu javnim tijelima; IV. Tijelima vlasti svrate pozornost na naela sadrana u dodatku ove Preporuke, ureena prema zakonodavstvu o zatiti podataka ili zakonodavstvu o pristupu informacijama iz javnog sektora.

Dodatak Preporuci br. R (91) 10

1. Podruje primjene i definicije 1.1 Naela sadrana u ovoj Preporuci primjenjuju se na automatsku obradu osobnih

podataka koje su sakupila javna tijela i koji mogu biti priopeni treim stranama. 1.2 Drave lanice mogu proiriti podruje primjene ove Preporuke tako da ukljue

podatke koji se odnose na grupe, kompanije, udruenja itd. bez obzira imaju li one ili ne svojstvo pravne osobe, kao i na osobne podatke u neautomatiziranom obliku. U svrhu ove preporuke:

1.3 - Izraz osobni podaci (personal data) tie se svake informacije koja se odnosi na identificiranog pojedinca ili na pojedinca koji se moe identificirati (data subject - predmet podataka). Pojedincem nee biti smatran onaj koji se moe identificirati, ako identifikacija zahtijeva previe vremena, trokova i radne snage. - Izraz javna tijela (public bodies) odnosi se na svaku administraciju, instituciju, ustanovu ili drugo tijelo koje obavlja javnu slubu ili funkcije od javnog interesa, kao posljedicu toga to je dovedeno u vezu s javnim ovlastima. Domai zakon moe proiriti podruje znaenja izraza javna tijela. - Izraz datoteke pristupane treoj strani (files accessible to third parties) odnosi se na datoteke koje posjeduju javna tijela, a sadre osobne podatke koji mogu biti

priopeni javnosti ili treoj strani koja ima odreeni interes i u skladu su sa opim zakonima o pristupu informacijama u javnom sektoru ili o slobodi informiranja, s ustavnim odredbama, kao i odreenim zakonima, propisima ili obiajnom pravu koji daju ovlasti treoj strani za pristup informacijama koje posjeduju javna tijela, ukljuujui onaj putem slubenih publikacija. - Izraz priopavanje (communication) odnosi se na omoguavanje dostupnosti datoteka osobnih podataka, kao to je odobravanje njihova koritenja, proslijeivanje, diseminacija ili omoguavanje pristupa bez obzira na sredstva ili medije koji se koriste. - Izraz trea strana (third party) odnosi se na pravne i fizike osobe kojima javna tijela priopavaju osobne podatke, izuzevi ostala javna tijela. Domai zakon moe proiriti podruje izraza trea strana.

2. Potivanje privatnosti i naela zatite podataka 2.1. Priopavanje osobnih podataka ili datoteka osobnih podataka od strane javnih tijela

treoj strani, osobito putem elektronikih sredstava, treba biti praeno zatitom i jamstvom koji su oblikovani tako da se osigura da privatnosti predmeta podataka ne bude neopravdano nanesena teta.

Nadalje, do priopavanja osobnih podataka ili datoteka osobnih podataka treoj strani ne treba doi:

a) ako tako ne odreuje poseban zakon; ili b) ako javnost prema zakonskim odredbama koje odreuju pristup informacijama iz

javnog sektora nema pristup tim podacima; ili c) ako priopavanje nije u skladu s domaim zakonima o zatiti podataka; ili d) ako osoba koja je predmet podataka nije na to slobodno i svjesno pristala.

2.2. Ako domai zakon ne odreuje odgovarajuu zatitu i jamstvo za predmet podataka,

osobni podaci ili datoteke osobnih podataka ne mogu se priopiti treoj strani u svrhe koje nisu suglasne onima u koje su podaci bili sakupljeni. 2.3. Kada su treoj strani od strane javnih tijela priopeni osobni podaci, treba se primjenjivati domae zakonodavstvo.

3. Osjetljivi podaci 3.1. Osobni podaci koji spadaju u bilo koju od kategorija o kojima je bilo rijei u l. 6 Konvencije za zatitu pojedinaca pri automatskoj obradi osobnih podataka, ne bi se smjeli pohranjivati u datoteci ili u onom dijelu datoteke koji je najee dostupan treoj strani. Svaka iznimka od ovoga naela treba biti strogo odreena zakonom i praena odgovarajuom zatitom i jamstvom za predmet podataka. 3.2. Odredbe naela 3.1. ne prijee mogunost pohranjivanja u datoteke pristupane treoj strani takvih kategorija podataka, koji bi u drugim okolnostima bili smatrani osjetljivima, ali koji se tiu onih predmeta podataka u javnom ivotu koji obavljaju funkcije to spadaju u javnu domenu i kao rezultat toga njihovi podaci su pristupani

treoj strani. 4. Openito pristupani podaci

4.1. Svrhe u koje e se podaci sakupljati i obraivati u datotekama pristupanima treoj strani, kao i javni interes koji opravdava injenicu da im je omoguena pristupanost, trebaju biti naznaeni u skladu s domaim zakonom i praksom. 4.2. Prije sakupljanja ili u vrijeme sakupljanja, predmeti podataka trebaju biti obavijeteni u skladu s domaim zakonom i praksom o obveznoj ili izbornoj prirodi samog sakupljanja, o zakonskim temeljima i svrhama sakupljanja i obraivanja osobnih podataka, kao i o javnom interesu koji opravdava injenicu to e oni postati pristupani. 4.3. Javna tijela trebaju pronai nain da izbjegnu priopavanje treoj strani takvih osobnih podataka koji su pohranjeni u datoteku pristupanu javnosti, a koji se tiu predmeta podataka ija su sigurnost i privatnost osobito ugroeni. 5. Pristup i priopavanje osobnih podataka putem elektronikih sredstava 5.1. Automatska obrada osobnih podataka sadranih u datotekama pristupanima treoj strani treba se izvesti u skladu s domaim zakonom. Domai zakon treba postaviti uvjete koji odreuju priopavanje podataka i pristup podacima i osobito odrediti uvjete koji odreuju automatsko priopavanje i on-line koritenje tih podataka. 5.2. U vrijeme automatskog priopavanja, treba koristiti tehnika sredstva koja slue tomu da se ogranii domet elektronikog upita ili pretraivanja kako bi se sprijeilo neovlateno koritenje ili preuzimanje osobnih podataka ili datoteka koje sadre te podatke. 6. Obrada osobnih podataka nastalih u datotekama dostupnima treoj strani od strane tree strane 6.1. Tamo gdje je predmet podataka zakonski obvezan da dopusti pohranjivanje svojih podataka u datoteke pristupane treoj strani, obrada osobnih podataka od strane tree strane treba biti ili podlona dobivanju izriitog i svjesnog pristanka predmeta podataka ili biti u skladu sa zahtjevima propisanim zakonom.

Tamo gdje se primjenjuje zahtjev za pristankom, predmetu podataka treba biti omogueno da svoj pristanak u svakom trenutku povue.

6.2. Tamo gdje pohrana osobnih podataka u datoteku pristupanu treoj strani nije obvezna, predmet podataka treba prije ili u vrijeme sakupljanja podataka biti obavijeten o svojim pravima: a) da se njegovi podaci ne moraju pohraniti u datoteku koja je pristupana treoj

strani; ili b) da se njegovi podaci mogu pohraniti u takvoj datoteci i proslijediti, ali tako ih

trea strana ne ograuje; ili

c) da se usprotivi da njegove podatke nastavi obraivati trea strana; ili d) da moe traiti da se njegovi podaci izbriu u bilo kojem trenutku. 6.3. Ako trea strana kreira datoteke koje sadre osobne podatke dobivene iz datoteka

pristupanih treoj strani, takve datoteke trebaju biti podlone zahtjevima domaeg zakonodavstva o zatiti podataka, ukljuujui prava predmeta podataka. Predmet podataka pogotovo treba znati za postojanje nove datoteke, za njezinu svrhu i svoje pravo da moe dati izbrisati svoje podatke iz spomenute datoteke. 7. Meusobno povezivanje/zdruivanje datoteka 7.1. Ako nije doputeno domaim zakonom, koji odreuje odgovarajuu zatitu za predmet podataka, meusobno povezivanje - pogotovo s pomou povezivanja, spajanja ili preuzimanja - datoteka osobnih podataka koje se sastoje od osobnih podataka koji potjeu iz datoteka pristupanih treoj strani, s namjerom da se naprave nove datoteke, kao i zdruivanje ili meusobno povezivanje datoteka osobnih podataka koje posjeduje trea strana s jednom ili vie datoteka koje posjeduju javna tijela kako bi obogatila postojee datoteke ili podatke, treba biti zabranjeno. 8. Prijenos podataka preko granice 8.1. Naela ove Preporuke primjenjuju se i na priopavanje osobnih podataka koji su sakupljeni kod javnih tijela i koji mogu biti priopeni treoj strani preko granice. 8.2. Priopavanje osobnih podataka preko granice treoj strani koja prebiva u dravi koja je ratificirala Konvenciju br. 108 i koja stoga ima zakon o zatiti podataka, ne treba biti podlono posebnim uvjetima koji se tiu zatite privatnosti. 8.3. Tamo gdje se potuje naelo zatite ravnopravnosti, ne treba staviti nikakvo ogranienje na priopavanje osobnih podataka preko granice treoj strani koja prebiva u dravi koja nije odobrila Konvenciju br. 108, ali koja ima pravne odredbe koje su u skladu s naelima te Konvencije i ove Preporuke. 8.4. Ako domai zakon ne odreuje drugaije, priopavanje osobnih podataka

preko granice treoj strani koja prebiva u dravi ije zakonske odredbe nisu u skladu s Konvencijom br. 108 ili s ovom Preporukom, u pravilu se ne trebadogaati osim u sluajevima:

a) kada su poduzete potrebne mjere, ukljuujui one ugovorne prirode, za potivanjem naela Konvencije i ove Preporuke i ako predmet podataka ima mogunost prigovora na priopavanje, ili

b) kada je predmet podataka slobodno i svjesno dao pristanak u pismenom obliku i kada ima mogunost povui svoj pristanak u svakom trenutku.

8.5. Treba poduzeti mjere da se izbjegne da osobni podaci ili datoteke koje sadre takve podatke budu podloni automatskom priopavanju treoj strani preko granice, a bez znanja predmeta podataka. 9. Usklaivanje/suradnja

9.1. Tamo gdje ope zakonodavstvo koje odreuje pristup informacijama iz javnog

sektora predvia osnivanje nadzornog tijela koje e nadzirati primjenu takvog zakonodavstva i gdje u isto vrijeme postoji zakon o zatiti opih podataka s posebnim nadlenim tijelom odgovornim za provoenje tog zakona, pojedina tijela trebaju se dogovoriti kako da olakaju razmjenu informacija koje se odnose na uvjete koji odreuju priopavanje osobnih podataka to potjeu iz datoteka pristupanih treoj strani.

PREPORUKA BR. R (2000) 13 ODBORA MINISTARA VIJEA EUROPE DRAVAMA LANICAMA, O

EUROPSKOJ POLITICI O DOSTUPNOSTI ARHIVSKOGA GRADIVA

13. srpnja 2000.

PREPORUKA BR. R (2000) 13 ODBORA MINISTARA VIJEA EUROPE DRAVAMA LANICAMA, O EUROPSKOJ POLITICI O

DOSTUPNOSTI ARHIVSKOGA GRADIVA (Odbor ministara prihvatio je Preporuku 13. srpnja 2000. godine na 717. sjednici zamjenika ministara) Odbor ministara, u smislu lanka 15b. Statuta Vijea Europe, s obzirom na to da je cilj Vijea Europe uspostavljanje tjenje suradnje meu njegovim lanicama i s obzirom da se taj cilj moe postii zajednikim djelovanjem na kulturnom podruju; s obzirom na Konvenciju o zatiti ljudskih prava i osnovnih sloboda, naroito lanaka 8 i 10, i na Konvenciju o zatiti pojedinaca, a u svezi s automatskom obradom osobnih podataka (ETS br. 108); imajui u vidu Preporuku (81)19 Odbora ministara Vijea Europe zemljama lanicama o dostupnosti informacija koje uvaju tijela dravne vlasti i Preporuku (91)19 Odbora ministara zemljama lanicama o koritenju osobnih podataka koje uvaju tijela dravne vlasti od strane treih osoba; s obzirom na to da je arhivsko gradivo bitan i nezamjenjiv dio kulture; s obzirom na to da ono osigurava opstanak ljudskog pamenja; uzevi u obzir poveano zanimanje javnosti za povijest, institucionalne reforme koje su u novim demokracijama u tijeku, kao i iroki raspon promjena do kojih je dolo u stvaranju dokumenata; s obzirom na to da zemlja ne postaje potpuno demokratska dok svaki od njenih stanovnika ne dobije mogunost objektivne spoznaje elemenata svoje povijesti; uzevi u obzir sloenost problema koji se odnose na dostupnost arhivskoga gradiva, kako na nacionalnoj, tako i na meunarodnoj razini, zbog razliitosti ustavnih i pravnih sustava i suprotstavljenih zahtjeva za transparentnou i tajnou, kao i za zatitom privatnosti i dostupnosti povijesnih dokumenata, to javnost pojedine zemlje poima razliito; uviajui elje povjesniara za prouavanjem, a graanske zajednice za boljim razumijevanjem sloenosti povijesnog procesa uope, a naroito onog u 20. stoljeu; svjesni da bolje razumijevanje novije europske povijesti moe pridonijeti spreavanju sukoba;

s obzirom na to da se zbog sloenosti pitanja vezanih uz otvaranje arhiva zahtijeva usvajanje europske politike o dostupnosti arhivskoga gradiva, utemeljene na zajednikim naelima u skladu s demokratskim vrijednostima,

preporuuje vladama zemalja lanica da poduzmu sve potrebne mjere i korake da:

I. Donesu zakonodavstvo o dostupnosti arhivskoga gradiva na naelima istaknutim u ovoj Preporuci ili da ve postojee zakone usklade s tim naelima.

II. Da s ovom Preporukom upoznaju to vie tijela i osoba kojih se ona tie. Dodatak Preporuci br. R (2000) 13

I. Definicije 1. Izraene za potrebe ove preporuke:

a) rije arhiv ima sljedea znaenja: I. kada je napisana malim slovom a znai cjelinu dokumenata bez obzira na

vrijeme, oblik ili nosa, stvorenu ili primljenu od fizike ili pravne osobe u obavljanju njezine djelatnosti i predanu arhivima na trajno uvanje ("arhivsko gradivo"); ako nije drugaije utvreno, Preporuka se iskljuivo odnosi na "javno arhivsko gradivo", tj. arhivsko gradivo nastalo radom dravnih tijela.

II. kada je napisana velikim slovom A oznaava javne ustanove zaduene za uvanje arhivskoga gradiva.

b) rije dostupnost ima sljedea znaenja:

I. zadaa dodijeljena Arhivima, da gradivo koje je u njihovoj nadlenosti uine dostupnim korisnicima;

II. ispunjenje ove zadae.

c) "dostupnost arhivskoga gradiva" znai mogunost koritenja arhivskih dokumenata u skladu s nacionalnim zakonom. Djela nastala kao rezultat koritenja dokumenata ne ulaze u pojam dostupnosti. Ona e biti predmetom posebnih odredbi;

d) "korisnik" znai svaku osobu koja koristi dokumente to se uvaju u Arhivu, ne

ukljuujui djelatnike Arhiva; e) "zatieni osobni podaci" znae svaku obavijest koja se odnosi na privatne

aspekte ivota pojedinca, a zakon, zakonski propisi ili sud smatraju da je nemogue dati ih na koritenje bez opasnosti od povrede interesa te osobe. II. Zakoni i provedbeni propisi

2. U europskim zemljama odgovornost za utvrivanje opih naela o dostupnosti arhivskoga gradiva spada u nadlenost zakonodavnog tijela, to znai da to svojim zakonskim aktom regulira parlament. Praktina rjeenja nalazit e se dijelom u zakonu, a dijelom u provedbenim propisima, sukladno zakonodavstvu pojedine zemlje. 3. Zakoni i propisi koji se odnose na dostupnost javnoga arhivskoga gradiva moraju biti usklaeni sa zakonima koji se odnose na srodna podruja, naroito sa zakonima o dostupnosti informacija dravnih tijela i zakonima o zatiti podataka. 4. Kriterij dostupnosti javnoga arhivskoga gradiva, koji je utvren zakonom, mora se primjenjivati na arhivsko gradivo cijele drave, bez obzira na teritorijalnu nadlenost pojedinog Arhiva. III. Dostupnost javnoga arhivskoga gradiva

5. Dostupnost javnoga arhivskoga gradiva je pravo. U politikom sustavu koji

potuje demokratske vrijednosti, to pravo treba osigurati svim korisnicima bez obzira na njihovu nacionalnost, poloaj ili zanimanje.

6. Koritenje arhivskoga gradiva i obavijesnih pomagala je dio djelatnosti javne arhivske slube i zbog toga treba biti besplatno.

7. Zakonodavstvo treba predvidjeti:

a) otvaranje javnoga arhivskoga gradiva bez posebnih rokova b) ili utvrditi opi rok dostupnosti.

7.1. Mogu se utvrditi izuzeci od tog opeg pravila, neophodni u demokratskom drutvu, kako bi se osigurala zatita:

a) znaajnih javnih probitaka, vrijednih zatite (kao to su nacionalna sigurnost, vanjska politika ili javni red);

b) fizikih osoba, od objavljivanja podataka to se odnose na njihov privatni ivot. 7.2. Sve iznimke od opeg roka dostupnosti, bilo one koje se odnose na skraenje ili one koje se odnose na produljenje tog roka, moraju se utvrditi zakonom. Za rokove dostupnosti odgovornost snosi stvaratelj ijim je radom gradivo nastalo, ili njemu nadreeno tijelo, osim ako nacionalnim zakonom to pravo ne pripada odreenom Arhivu. Svako produljenje roka dostupnosti treba unaprijed utvrditi.

8. Obavijesna pomagala trebaju obuhvatiti cjelinu arhivskoga gradiva sadranog u opisanom fondu i prema potrebi uputiti na dokumente izuzete iz popisa. ak i kad obznanjuju postojanje dokumenata koji jo nisu dostupni, obavijesna pomagala su, uz uvjet da ne sadre informacije zatiene zakonom, potpuno dostupna, kako bi korisnici mogli podnijeti zahtjev za koritenje arhivskoga gradiva prije isteka predvienoga roka.

9. Postupak izdavanje odobrenja za prijevremeno koritenje dokumenata treba utvrditi pravilima. Pravo na prijevremeno koritenje dokumenata treba osigurati pod jednakim uvjetima svim korisnicima koji to zatrae.

10. Ukoliko arhivsko gradivo nije dostupno, zbog razloga navedenih u lanku 7.1., moe se odobriti koritenje izvadaka ili samo pojedinih dijelova arhivskoga gradiva. Korisnika treba obavijestiti o tome da mu je omoguen samo djelomian pristup.

11. U sluaju odbijanja zahtjeva za koritenje arhivskoga gradiva treba donijeti pismeno rjeenje, a podnositelju zahtjeva pruiti mogunost albe, ukljuujui i sudsku albu kao krajnje sredstvo. IV. Dostupnost privatnoga arhivskoga gradiva

12. Kad god je to mogue, koritenje privatnoga arhivskoga gradiva treba urediti pod uvjetima i na nain koji vrijedi i za javno arhivsko gradivo, uz izmjene koje budu nune.

Dodatak II. IZVJEE O PREPORUCI BR. R (2000) 13 ODBORA MINISTARA VIJEA EUROPE ZEMLJAMA LANICAMA, O EUROPSKOJ POLITICI O DOSTUPNOSTI ARHIVSKOGA GRADIVA Uvod

Arhivsko gradivo ini temeljni i nezamjenjivi dio kulturne batine. Ono uva pamenje naroda i o njemu velikim dijelom ovisi i opstanak cjelokupnog pamenja ljudske zajednice.

Ova je ideja posebno vana za Europu iz vie razloga: I. poveanog zanimanja javnosti za povijest i povijesne dokumente, o emu

svjedoi poveani broj posjeta arhivima i raznovrsnost istraivanja vezanih uz najnovija povijesna razdoblja;

II. pravnih i gospodarskih promjena u novim demokracijama koje podsjeaju na znaaj arhivskoga gradiva u procesu demokratizacije drave;

III. izvanredan opseg promjena u nastajanju dokumenata, kao rezultat rastue sloenosti podruja koja su predmetom intervencije dravne vlasti s jedne, i tehnolokog razvoja s druge strane.

Budui da je opeprihvaeno da niti jedna zemlja u potpunosti ne pripada demokratskom svijetu sve dok njezini stanovnici nemaju mogunost objektivne spoznaje povijesnih dogaaja, bitno je ovo naelo primijeniti kroz europsku suradnju na meunarodnom planu, imajui u vidu stvaranje svijesti o zajednikoj batini koju ini arhivsko gradivo europskih zemalja.

Stoga je Vijee Europe zakljuilo kako je dolo vrijeme da se ispita podruje arhivskoga gradiva i naroito pitanje njegove dostupnosti, a zatim da se predloe naela koja e se uskladiti s vaeim nacionalnim zakonima zemalja lanica.

Istraivanja to su ih 1995. i 1996. obavile ekipe arhivista, povjesniara i pravnika, pokazala su svu sloenost problema. Na nacionalnoj razini, oni proizlaze iz mnotva pravila koja ureuju dostupnost, a sadrana su u razliitim provedbenim propisima te iz proturjenih zahtjeva glede transparentnosti i tajnosti. Na meunarodnoj razini rezultat su razliitih ustavnih i pravnih sustava. Istraivanja su dovela i do zakljuka da je problem dostupnosti arhivskoga gradiva posvuda sastavni dio cjelokupnog kulturnog okruenja te da ga javnost u razliitim zemljama shvaa razliito.

Ako sloenost ovog problema ini svaki pokuaj ujednaavanja zakona i pravila nemoguim, onda istie potrebu da se zajednikim naporima utvrdi skup naela koja bi trebala nadahnuti politiku dostupnosti arhivskoga gradiva zemalja lanica. Takva naela trebaju biti usklaena s demokratskim vrijednostima i ustavnim poretkom svake pojedine zemlje.

Ova se Preporuka temelji na istim naelima kao i meunarodne konvencije koje Vijee Europe podrava na srodnim podrujima, a osobito:

- Konvencija o zatiti ljudskih prava i temeljnih sloboda od 4. studenoga 1950. godine, kako je dopunjena Protokolom br. 11 i kako uzima u obzir lanak 8, koji se odnosi na pravo potivanja privatnog i obiteljskog ivota i lanak 10, koji se odnosi na pravo na slobodu izraavanja;

- Konvencija o zatiti pojedinaca s obzirom na automatsku obradu osobnih podataka (ETS br. 108);

- Preporuka (81)19 Odbora ministara Vijea Europe zemljama lanicama, o dostupnosti informacija javnih tijela;

- Preporuka (91)10 Odbora ministara Vijea Europe zemljama lanicama, o koritenju osobnih podataka koje uvaju javna tijela, od strane treih osoba.

Ova Preporuka istie potrebu:

- osiguranja usklaenosti na razliitim razinama u hijerarhiji pravnih normi,

izmeu pravila koja se odnose na dostupnost arhivskog gradiva i svih drugih zakona koji se odnose na dostupnost informacija;

- vrstog pridravanja naela proporcionalnosti i ravnotee, s ciljem potivanja razliitih interesa ukljuenih u pitanje dostupnosti;

- ugradnje proceduralnih jamstava dovoljnih za ouvanje probitaka svih pojedinaca i pravnih osoba.

Preporuka se stoga odnosi na naela i postupke koji su neposredno povezani s

dostupnou arhivskoga gradiva. Sljedea pitanja nisu ukljuena: analiza srodnih pravnih pitanja, kao to je pravo

pojedinca da zahtijeva ispravku slubenih dokumenata i popratne dobiti koje proizlaze iz mogueg objavljivanja arhivskoga gradiva; isto tako pitanja tehnike naravi, kao npr. koje su vrste obavijesnih pomagala najprikladnije da bi se korisnicima olakao rad; upravljanje programima mikrofilmiranja i digitalizacije; specifinosti obrade i upotrebe elektronikog arhivskog gradiva i, naravno, ogranienja dostupnosti zasnovana na fizikom stanju dokumenata.

Meutim, treba imati na umu da, bez obzira na to koliko zakonski propisi o dostupnosti bili liberalni, stvarna dostupnost arhivskoga gradiva ovisit e prvenstveno o sredstvima te o ljudskim i novanim izvorima koji su arhivskim slubama na raspolaganju za zatitu i sreivanje arhivskoga gradiva. Unitavanje arhivskoga gradiva bez nadzora, nemogunost njegova sreivanja ili nedostatak zgrada u kojima bi se gradivo moglo fiziki uvati pod odgovarajuim uvjetima, ine uobiajene zapreke u dostupnosti gradiva koje bi moglo zanimati javnost. Ako dravni proraun ne osigurava sredstva za arhivsku slubu, zakon nee imati uinka, jer se nee moi primjenjivati mjere koje se odnose na dostupnost arhivskoga gradiva.

OSVRT NA ODREDBE PREPORUKE I. Utvrivanje pojmova

lanak 1.

Definicije predloene u ovoj Preporuci utemeljene su na brojnim razradama terminologije, koje su obavili arhivisti na meunarodnoj i nacionalnoj razini, a osobito u rjeniku arhivistike terminologije Meunarodnog arhivskog vijea (ICA - International Council on Archives).

U opeprihvaenoj strunoj terminologiji, rije archives (na engleskom jeziku) napisana malim slovom a (u hrvatskom jeziku prevodi se kao arhivsko gradivo) odnosi se na dokumente koji su jo u upotrebi ili su zadrani kod stvaratelja, na one koji su pohranjeni u meuarhivima, kao i na one koji su predani arhivima. Za potrebe ove Preporuke, definicija iznesena u lanku 1, odjeljak a(I), ograniena je na gradivo koje se nalazi u nadlenosti arhiva. II. Zakoni i provedbeni propisi lanak 2.

Svrha ovog lanka je naglasiti da s obzirom na njihov veliki znaaj, glavna naela o dostupnosti arhivskoga gradiva treba ugraditi u zakone, dok s druge strane, provedbeni propisi trebaju sadravati praktina rjeenja za njihovu primjenu.

Ova se Preporuka bavi samo opim naelima koja se odnose na dostupnost arhivskoga gradiva. lanak 3.

Svrha ovoga lanka je naglasiti da prilikom izrade zakonskih i provedbenih propisa o dostupnosti arhivskoga gradiva treba uzeti u obzir:

a) ustavne odredbe svojstvene pojedinoj zemlji - to znai njezin ustav ili nepisana

ustavna naela - s jedne strane; b) i, s druge strane, pravne tekstove koji pokrivaju niz podruja, a odnose se na

pravila o dostupnosti arhivskoga gradiva, osobito:

I. tekstove o dostupnosti slubenih dokumenata, zasnovane na naelu neposredne dostupnosti informacija javnosti; imajui u vidu zakone o upravnoj transparentnosti, gradivo koje se moe koristiti kod stvaratelja, treba ostati dostupno nakon njegove predaje arhivu;

II. nacrt Preporuke koji je izradila Grupa strunjaka Vijea Evrope za dostupnost slubenih informacija (DH-S-AC);

III. tekstove koji se odnose na uporabu raunalnih zapisa koji sadre osobne podatke, a kojima je cilj zatita privatnosti pojedinaca, uz istovremeno izbjegavanje rizika od gubitka zajedenikog pamenja, koje bi ukljuivalo unitenje ovih zapisa na kraju razdoblja njihovog koritenja u upravne svrhe. S tim u svezi preporuuje se primjena Konvencije o zatiti pojedinaca s obzirom na automatsku obradu osobnih podataka (ETS br. 108) i l. 6.e), Naputka br. 95/46/CE Europskog parlamenta i Vijea o

zatiti podataka od 24. listopada 1995. o zatiti pojedinaca u svezi s obradom i slobodnim protokom osobnih podataka;

IV. pravne tekstove koji definiraju zatitu podataka na razliitim razinama u specifinim podrujima, kao to su zdravstvo, porezi, javna sigurnost ili obrana;

V. pravne tekstove koji se odnose na zatitu privatnosti pojedinca. Oni su za arhive od osobitog znaenja, jer definiraju zatiene informacije, razdoblje u kojem je pojedina vrsta informacija zatiena, kao i kategorije osoba na koje se zatita odnosi. Razumije se da javni slubenici ne mogu sprijeiti pristup javnom gradivu nastalom tijekom obavljanja njihove djelatnosti, pozivajui se na zatitu vlastite privatnosti.

VI. propise koji se odnose na zatitu intelektualnog vlasnitva, a mogu utjecati na dostupnost i koritenje arhivskoga gradiva, ukljuujui zvune, slikopisne i raunalne zapise, u skladu s Naputkom 96/9/EC Europskog parlamenta i Vijea (od 11. oujka 1996) o pravnoj zatiti baza podataka. lanak 4.

Svrha ovog lanka je istaknuti injenicu da javne slobode i naelo jednakosti graana zahtijevaju jednaku primjenu pravila o dostupnosti javnoga arhivskoga gradiva u cijeloj zemlji i to bez obzira na ustavno ureenje zemlje i djelokrug nadlenosti sredinje vlasti.

Ovaj zahtjev, iako u skladu s djelovanjem demokratskih institucija, moe biti u suprotnosti s ustavnim odredbama koje odreuju prava i povlastice drava ili drugih vrsta autonomnih oblasti unutar federalnog dravnog ureenja.

Zbog toga se europskim dravama s takvim ureenjem preporuuje da u skladu s ustavom pomire ta dva suprotna demokratska zahtjeva. III. Dostupnost javnoga arhivskoga gradiva lanak 5. Svrha ovog lanka je izbjei mjere kojima bi se omoguio povlaten poloaj bilo kojoj vrsti korisnika na osnovi njihove nacionalnosti, stupnja obrazovanja, vrste istraivanja ili kojeg drugog kriterija. Zakon ne smije praviti razliku meu vrstama korisnika. lanak 6. Ovaj lanak istie injenicu da besplatno koritenje arhivskoga gradiva i obavijesnih pomagala predstavlja temeljno naelo koje u stvaranju politike koritenja ide u prilog dostupnosti arhivskoga gradiva. Meutim, mogu se odrediti naknade za dodatne usluge, kao to su kopiranje ili upotreba neke tehnike opreme. Na isti nain arhivi mogu podijeliti dobit od objavljivanja ili koritenja gradiva za ije su uvanje odgovorni. lanak 7.

U nekim zemljama javno je arhivsko gradivo dostupno bez posebnog ogranienja. Pravo na koritenje ogranieno je samo u sluajevima kad se radi o uvanju tajnosti podataka to se tiu nacionalne obrane, vanjske politike, javnog reda ili privatnosti pojedinaca. Tu se ne primjenjuje neki utvreni rok dostupnosti dokumenata.

Kad to nije sluaj, a da bi se uspostavila ravnotea izmeu prava na povijesno znanje i zatite interesa drave, kao i privatnosti pojedinaca, mogue je uvesti niz odgovarajuih rokova nakon kojih gradivo postaje dostupno. Rokovi su sljedei:

a) Opi rok dostupnosti arhivskoga gradiva, koji obino ne prelazi dvadeset ili

trideset godina, a primjenjuje se automatski na dokumente ili cjeline dokumenata ije otvaranje ne moe tetiti interesima drave ili pojedinaca;

b) Dulji rok dostupnosti, koji obino nije dulji od 50 godina, za dokumente ili skupine dokumenata koji se odnose na vanjske poslove, obranu ili uvanje javnog reda;

c) Vie rokova dostupnosti (npr. 10 do 70 godina od nastanka spisa, ili 100 godina do 120 godina od roenja pojedinca na kojeg se odnose) za dokumente ili dosjee koji sadre povjerljive pravne, porezne, medicinske i druge podatke koji se tiu pojedinaca. lanak 8.

Definicija obavijesnih pomagala ukljuuje one nastale radom stvaratelja gradiva (npr. urudbeni zapisnici, kazala, kratki sadraji na poleini spisa itd.), te kataloge ili inventare to su ih izradile arhivske slube. Arhivi trebaju utvrditi pravila dostupnosti za dokumente koji su opisani u obavijesnim pomagalima.

lanak 9.

Pravo na izdavanje posebnih dozvola za koritenje gradiva treba povjeriti stvaratelju gradiva, u dogovoru s arhivskom slubom, ili arhivskoj upravi, u dogovoru sa stvarateljem, odnosno zasebnom tijelu nadlenom za cijelu zemlju.

Prilikom utvrivanja pravila kojih se treba pridravati kod izdavanja posebne dozvole za koritenje gradiva, u obzir treba uzeti sljedee aspekte problema:

I. Koritenje za znanstvena istraivanja:

Posebna dozvola za koritenje gradiva moe se izdati na dva razliita naina, ad actum i ad personam. Ad actum znai da su dokumenti, na temelju posebne dozvole, trajno otvoreni i slobodni za koritenje.

Ad personam znai da dokumenti dati na koritenje odreenom korisniku, ostaju zatvoreni, tako da svaki korisnik koji ih eli koristiti mora traiti posebnu dozvolu. U ovom drugom sluaju, a to je istaknuto u Preporuci, posebnu dozvolu za isti dokument treba pod istim uvjetima osigurati svakom korisniku koji je zatrai.

Zakonom treba osigurati obje mogunosti, tj. dostupnost prije zakonski utvrenoga roka i dostupnost na temelju izdavanja odobrenja. Ipak, kada je rije o prijevremenom koritenju, poeljno je da arhivska uprava bude ovlatena za davanje prijedloga u svezi s otvaranjem dokumenata na koje se zahtjev odnosi.

II. Dostupnost dokumenata koji sadre osobne podatke pojedincima na koje se odnose ili njihovim ovlatenim zastupnicima:

U tom smislu arhivska e uprava primjenjivati pravila propisana zakonom o slobodi informiranja i zakonom o zatiti podataka. Ukoliko takvi zakoni ne postoje, potrebno je primjenjivati pravila koja se odnose na izdavanje posebnoga odobrenja za koritenje arhivskoga gradiva. III. Odgovornost korisnika prema zakonu o zatiti privatnosti i kaznenom zakonu:

Prilikom izdavanja posebnoga odobrenja za koritenje, moe se od korisnika traiti da potpie izjavu kojom se obvezuje da nee objaviti niti jedan podatak koji bi mogao povrijediti javne ili privatne interese, te da prihvaa punu odgovornost u sluaju sudskog spora.

U sluaju spora, odluku o pravnoj valjanosti takvih izjava donijet e nadleni sud.

lanak 10.

Izraz "dostupnost putem izvadaka" odnosi se na in odabiranja odreenih dokumenata iz predmeta prije samog koritenja, i to onih na koje se odobrenje o koritenju ne odnosi. Zbog toga korisniku nije dostupan cijeli predmet, ve samo njegov izvadak.

Dostupnost s djelominim prikrivanjem znai davanje na uvid cjeline traenog gradiva, ali s time da se prikriju odreeni podaci.

Djelomina dostupnost, bilo ona s davanjem izvadaka ili ona s prikrivanjem, ne doputa uvijek potpuno razumijevanje dokumenta od strane korisnika. Ona krnji cjelinu predmeta i inom izdvajanja smanjuje tonost obavijesti sadranih u predmetu. Zbog toga Preporuka zahtijeva da korisnik bude obavijeten o moguim posljedicama ovog naina koritenja gradiva. lanak 11.

Poeljno je dopustiti mogunost albe na odbijeni zahtjev tijelu neposredno nadreenom ustanovi koja je zahtjev odbila, a tek potom sudu.

U nekim se zemljama moe prije suda obratiti posebnom tijelu osnovanom u tu svrhu: povjerenstvu ili nekom nezavisnom tijelu, kao to je branitelj prava graana (ombudsman) ili parlamentarni povjerenik. lanak 12.

U arhivsku batinu zemlje uz slubeno arhivsko gradivo ukljueno je i privatno arhivsko gradivo (privreda, obitelji, udruge, vjerske zajednice itd.), koje ima istovjetan znaaj u stvaranju pamenja naroda kao i slubeno arhivsko gradivo.

Drava treba osigurati zatitu i dobro fiziko stanje privatnoga arhivskoga gradiva, to e se razlikovati ve prema obiajima pojedine zemlje.

Ovaj lanak istie da treba utvrditi postupak za koritenje privatnoga arhivskoga gradiva, budui da je koritenje krajnji cilj njegovog uvanja. Kratice:

DH-S-AC - Group of Specialists on Access to Official Information/Grupa strunjaka

za dostupnost slubenih informacija

ICA - International Council on Archives/Meunarodno arhivsko vijee

Dodatak

NACRT PREPORUKE ODBORA MINISTARA VIJEA EUROPE DRAVAMA LANICAMA, O DOSTUPNOSTI

SLUBENIH INFORMACIJA

18-21. rujna 2001.

Dodatak

Nacrt preporuke br. R (...)... Odbora ministara dravama lanicama o dostupnosti slubenih informacija (usvojen od DH-S-AC na 8. sastanku odranom 18-21. rujna 2001)

Odbor ministara, prema uvjetima lanka 15.b Statuta Vijea Europe,

s obzirom na to da je cilj Vijea Europe postizanje veeg zajednitva meu lanicama, u svrhu osiguravanja i ostvarivanja ideala i naela koji su ope naslijee;

imajui na umu posebice l. 19 Ope deklaracije o ljudskim pravima, l. 6, 8 i 10 Europske konvencije o ljudskim pravima i osnovnim slobodama, Konvenciju o dostupnosti informacija, sudjelovanju javnosti u donoenju odluka i pravnoj zatiti u predmetima koji se tiu zatite okolia1, i Konvenciju o zatiti pojedinaca s obzirom na automatsku obradu osobnih podataka od 28. sijenja 1981. (ETS br. 108); Deklaraciju o slobodi izraavanja i obavjeivanja, prihvaenu 29. travnja 1982; kao i Preporuku br. R (81) 19 o dostupnosti informacija koje posjeduju tijela javne vlasti; Preporuku br. R (91) 10 o priopavanju treoj strani osobnih podataka koje posjeduju javna tijela; Preporuku br. R (97) 18 koja se tie zatite osobnih podataka sakupljenih i obraenih u statistike svrhe i Preporuku br. R. (2000) 13 o europskoj politici o dostupnosti arhivskoga gradiva;

uzimajui u obzir vanost transparentnosti javne uprave i spremnosti za pristup informacijama od javnog interesa u pluralistikom, demokratskom drutvu;

uzimajui u obzir da irok pristup slubenim dokumentima, na temelju jednakosti i prema jasnim pravilima:

- omoguava javnosti odgovarajui pogled na stanje drutva te oblikovanje

kritikog miljenja o stanju drutva u kojem ive i o vlasti koja vlada, dok potie na upueno sudjelovanje javnosti u stvarima od javnog interesa,

- potie sposobnost i uinkovitost administracije i pomae ouvanju njenog potenja, izbjegavajui rizik korupcije,

- pridonosi potvrdi zakonitosti uprave kao javne slube i jaanju povjerenja javnosti u javna tijela;

uzimajui zato u obzir da drave lanice trebaju uiniti krajnji napor kako bi

javnosti osigurale dostupnost informacija sadranih u slubenim dokumentima, koje podlijeu zatiti drugih legitimnih prava i interesa;

naglaavajui da naela postavljena u nastavku teksta tvore minimum mjerila i da trebaju biti shvaena bez prejudiciranja u odnosu na domae zakone i propise, koji ve priznaju ira prava dostupnosti do slubenih dokumenata;

uzimajui o obzir da bi se tijela javne vlasti, budui da se ova isprava usredotouje na molbe privatnih osoba za pristup slubenim dokumentima, trebala posvetiti ostvarenju aktivne politike komunikacije, s ciljem omoguavanja pristupa

1 Usvojeno u Aarhusu, Danska, 25. lipnja 1998.

javnosti svakoj obavijesti koja se smatra korisnom u transparentnom demokratskom drutvu,

preporua vladama drava lanica da ih u njihovom pravosuu i praksi vode naela navedena u dodatku ovoj Preporuci.

Dodatak Preporuci br. R (...)...

I. Definicije

U svrhu ove preporuke: - tijela javne vlasti e znaiti:

I. vlada i uprava na nacionalnoj, regionalnoj i lokalnoj razini II. privatne ili pravne osobe, ukoliko one obavljaju javne funkcije ili vre dunosti

tijela uprave, u skladu s nacionalnim zakonom. - slubeni dokument e imati znaenje:

svih informacija zapisanih u bilo kojem obliku, sastavljenih ili primljenih, u posjedu javnih vlasti i povezanih s bilo kojom javnom ili upravnom funkcijom, osim dokumenata u pripremi.

II. Podruje primjene

1. Ova preporuka se odnosi samo na slubene dokumente u posjedu tijela javnih

vlasti, kako je gore navedeno. Ipak, drave lanice bi trebale, u svjetlu svog domaeg zakona i prakse, ispitati u kojem se rasponu naela ove preporuke mogu primijeniti u odnosu na informacije koje su u posjedu zakonodavnih tijela i pravosudnih vlasti.

2. Ova preporuka ne utjee na pravo ili ogranienje dostupnosti koje je osigurano u Konvenciji o zatiti osoba s obzirom na automatsku obradu osobnih podataka (ETS br. 108).

III. Opa naela o dostupnosti slubenih dokumenata

Drave lanice bi trebale svakome, na temelju zahtjeva, jamiti pravo pristupa

slubenim dokumentima u posjedu javnih vlasti.

IV. Mogua ogranienja dostupnosti slubenih dokumenata

1. Drave lanice mogu ograniiti pravo pristupa slubenim dokumentima.

Ogranienja moraju biti jasno navedena u zakonu, biti neophodna u demokratskom drutvu i proporcionalna svrsi osiguravanja zatite:

I. nacionalne sigurnosti, obrane i meunarodnih odnosa II. javne sigurnosti III. prevencije, istrage i krivinog gonjenja kriminalnih aktivnosti IV. privatnosti ili drugih legitimnih privatnih interesa V. komercijalnih ili drugih ekonomskih interesa, privatnih ili javnih VI. jednakosti stranaka u sudskim procesima VII. prirode VIII. pregleda, kontrole i nadzora koje obavljaju tijela javne vlasti IX. ekonomske i novane politike te politike teaja valute drave X. povjerljivosti savjetovanja unutar ili meu tijelima javne vlasti za unutarnju

pripremu tijela javne vlasti u vezi s nekim predmetom.

2. Dostupnost obavijesti moe se odbiti samo ako razotkrivanje obavijesti sadrane u slubenom dokumentu moe ili bi moglo natetiti bilo kojem od interesa navedenih u stavku 1 i ako interes o kojem se radi nadjaa javni interes vezan uz otvaranje informacija.

3. Drave lanice trebale bi uzeti u obzir postavljanje maksimalnog vremenskog roka, prekoraenjem kojeg bi slubeni dokumenti obuhvaeni rokovima spomenutim u stavku 1, postali dostupni.

V. Zahtjevi za pristup slubenim dokumentima

1. Onaj tko trai neki slubeni dokument nije obvezan navesti razlog za pristup

slubenom dokumentu. 2. Formalni uvjeti za zahtjev trebali bi biti svedeni na minimum.

VI. Postupak sa zahtjevima za pristup slubenim dokumentima

1. Bilo koje tijelo javne vlasti koje posjeduje slubeni dokument, mora slubeno

rjeavati zahtjeve za pristup tom dokumentu. 2. Zahtjeve za pristup dokumentima treba tretirati ravnopravno. 3. Svaki zahtjev za pristup slubenom dokumentu treba se rijeiti odmah. Odluka

se mora donijeti, raspraviti i izvriti unutar odreenog vremenskog roka koji se moe navesti unaprijed.

4. Ako tijelo javne vlasti ne posjeduje traeni dokument, kada je god mogue, treba molitelja uputiti odgovarajuem tijelu.

5. Nadleno tijelo trebalo bi pomoi molitelju, koliko je god to mogue, kako bi se identificirao traeni slubeni dokument, no javna vlast nije obvezna udovoljiti zahtjevu, ako se radi o dokumentu koji ne moe biti identificiran.

6. Zahtjev za pristup dokumentu moe biti odbijen ako je oito neutemeljen. 7. Svako tijelo javne vlasti koje odbije pristup slubenom dokumentu, u cijelosti

ili djelomino, navest e razlog odbijanja.

VII.

Oblici pristupa slubenim dokumentima

1. Kada treba odobriti pristup odreenom slubenom dokumentu, tijelo javne vlasti treba omoguiti uvid u izvornik ili dati preslik dokumenta, uzimajui u obzir, unutar razumnih granica, elju koju izrazi osoba koja trai pristup. 2. Ako se ogranienje dostupnosti odnosi na dio informacija u dokumentu, tijelo javne vlasti treba odobriti dostupnost ostatka informacija sadranih u dokumentu, a svako brisanje (izmjena) treba biti jasno navedeno. Ipak, u sluaju da ostatak dokumenta moe dovesti u bludnju ili nema smisla, takav pristup moe se odbiti.

3. Tijela javne vlasti ne moraju odobriti pristup slubenome dokumentu, ako je dokument molitelju lako dostupan na druge naine.

VIII. Trokovi pristupa slubenim dokumentima

1. Dostupnost izvornika preko tijela javne vlasti trebala bi u naelu biti besplatna. 2. Naknada se moe naplatiti molitelju kada je osiguran preslik dokumenta.

Naknada mora biti razumna i ne smije premaiti stvarni troak to su ga tijela javne vlasti imala.

IX.

Postupak revizije

1. Molitelj iji je zahtjev za dokumentom odbijen, djelomino ili u cjelini, ili je odbaen ili nije rjeavan unutar vremenskih rokova postavljenih u naelu VI.3, treba imati pravo na reviziju postupka pred sudom ili drugim nezavisnim i nepristranim tijelom osnovanim u skladu sa zakonom.

2. Molitelju e uvijek biti omoguen brz i jeftin postupak, bez obzira na to hoe li to biti ponovno razmatranje nadlenih tijela ili revizija prema stavku 1.

X. Dopunske mjere

1. Drave lanice poduzet e potrebne mjere kako bi:

a) obavijestile javnost o njenim pravima pristupa slubenim dokumentima i

nainu na koji se to pravo moe ostvariti; b) osigurale uvjebanost javnih djelatnika u njihovim dunostima i obvezama u

ovom pravu; c) osigurale da molitelji mogu iskoristiti svoje pravo. 2. S tom namjerom, javna e vlast naroito:

a) upravljati svojim dokumentima uinkovito, tako da su lako dostupni; b) primjenjivati jasna i utemeljena pravila za zatitu i unitavanje svojih

dokumenata; c) koliko god je mogue, uiniti dostupnima obavijesti o stvarima ili djelatnostima

za koje je odgovorna, na primjer, sastavljanjem lista ili popisa dokumenata koje posjeduje.

XI. Informacije objavljene na inicijativu tijela javne vlasti

Tijela javne vlasti bi trebala, na svoju inicijativu i kada je to mogue, poduzeti potrebne mjere kako bi objavile informacije koje posjeduju i to u sluaju da je pribavljanje takvih informacija u interesu promicanja to lakeg razumijevanja rada javne uprave i uinkovitosti unutar administracije ili kako bi potaknula sudjelovanje javnosti koja je upuena u problem u stvarima od javnog interesa.

Dodatak

Nacrt memoranduma s objanjenjem

uz Nacrt preporuke br. R (...)... Odbora ministara Vijea Europe

dravama lanicama o dostupnosti slubenih informacija (usvojenog od DH-S-AC na 8. sastanku odranom 18-21. rujna 2001)

Pozadina

1. Princip javne dostupnosti slubenih informacija unutar Vijea Europe poeo se razvijati u Preporuci br. R (81) 19 o dostupnosti informacija u posjedu tijela javne vlasti. Nedavan primjer europske suradnje na polju dostupnosti slubenih informacija je Konvencija o dostupnosti informacija, sudjelovanju javnosti u donoenju odluka i pravnoj zatiti u predmetima koji se tiu zatite okolia. Drugi nedavni primjer iz EU je prihvaanje Pravila (EC) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijea od 30. svibnja 2001, koja se tiu javne dostupnosti dokumenata Europskog parlamenta, Vijea i Komisije. Tijekom prole godine poraslo je zanimanje drava lanica glede poboljanja u svojim zakonodavstvima, a koja se tiu mjera koje bi osigurale otvorenu vladu i pristup javnosti slubenim informacijama. Sukladno tome, u Vijeu Europe je zapoet rad, kako bi se bolje razradili osnovni principi o pravu dostupnosti slubenih informacija u posjedu tijela javne vlasti.

2. Za taj je rad u prvoj fazi postupka zaduen Odbor za upravljanje globalnim medijima (CDMM). Tada, 1997.2 zamjenici ministara su odobrili tone uvjete uputa koje je Glavni odbor za ljudska prava (CDDH) dao Grupi strunjaka za dostupnost slubenih informacija (DH-S-AC).

3. Prema tim uvjetima uputa, DH-S-AC je trebao ispitati mogunosti za pripremu obvezujueg pravnog instrumenta ili drugih mjera koje bi ukljuivale osnovne principe o pravu dostupnosti javnosti informacija u posjedu tijela javne vlasti. Pri tome je DH-S-AC trebao imati u vidu gore navedenu Preporuku br. R (81) 19 i zakonodavni razvoj na polju dostupnosti informacija jednako u dravama lanicama Vijea Europe i na europskoj razini, kao i relevantne aktivnosti koje se odvijaju unutar Vijea Europe i u drugim tijelima.

4. Treba naglasiti da l. 19 Ope deklaracije o ljudskim pravima i l. 19 Meunarodnog ugovora o graanskim i politikim pravima daju vee pravo pristupa slubenim informacijama, negoli Europska konvencija o ljudskim pravima, budui da te odredbe takoer sadre pravo na traenje informacija.

I. Definicije

Tijela javne vlasti

2 Na 613. sastanku (18-19. i 23. prosinca 1997) zamjenika ministara.

5. Treba naglasiti da ne postoji definicija tijela javne vlasti u drugim pravnim dokumentima Vijea Europe.3 U svrhu ove preporuke, izraz tijelo javne vlasti trebao bi obuhvaati vladu i sva tijela u nacionalnoj, regionalnoj ili lokalnoj upravi, a izraz vlada trebao bi obuhvaati politika i upravna tijela.

6. Izraz tijelo javne vlasti takoer ukljuuje fizike ili pravne osobe ukoliko one obavljaju javne funkcije ili predstavljaju, tj. imaju upravne ovlasti ili kako je ve zadano u nacionalnom zakonu. U nekim dravama lanicama ovaj pojam ukljuuje i fizike ili pravne osobe koje obavljaju poslove od javnog interesa, ili privatna tijela koja financiraju javni fondovi. Slubeni dokumenti

7. Izraz slubeni dokument obuhvaa, u svrhu ove preporuke, bilo koju informaciju povezanu uz bilo koji tvarni nosa u obliku koji se moe dobiti (pisani tekst, snimke na traci zvune ili audiovizualne, fotografije, e-mailovi, informacije spremljene u elektronikim bazama podataka itd.). Ovom su definicijom obuhvaena oba dokumenta, i onaj koji je stvorilo tijelo javne vlasti, kao i dokument koji potjee od tree strane, a koje su primila tijela javne vlasti.

8. Dok je obino lako definirati pojam koji se odnosi na papirnate dokumente, puno je tee definirati to je to dokument kada je informacija pohranjena elektroniki u bazu podataka. Drave lanice moraju imati prostora za procjenu pri odluivanju kako e se odreeni pojam definirati. U nekim dravama lanicama odobrit e se pristup odreenim informacijama koje je molitelj traio, ako je ta informacija lako dostupna postojeim sredstvima.

9. U dravama lanicama postoje razliite tradicije i prakse to se tie kvalifikacije dokumenata kao slubenih dokumenata. U principu, nedovreni dokumenti nisu obuhvaeni ovim pojmom. Nadalje, u nekim dravama lanicama, dokumenti koji doprinose procesu donoenja odluka (na primjer miljenja, zabiljebe itd.) ne smatraju se slubenim do trenutka kada je odluka na koju se odnose prihvaena. Ipak, u drugim dravama lanicama, dokumenti mogu postati dostupni i prije negoli je odluka za koju je dokument bio pripreman prihvaena, pogotovo kako bi se omoguilo sudjelovanje u procesu donoenja odluka.

10. Nadalje, vano je jasno razlikovati dokumente koje su tijela javne vlasti primila, a koja se odnose na njihove funkcije, od onih koje su dunosnici primili kao privatne osobe i koja nemaju veze s njihovim funkcijama, npr. pisma koja su dunosnici primili kao politiari, ili kao nosioci vanjskih funkcija. Posljednja kategorija dokumenata nije obuhvaena definicijom prihvaenom u ovom dokumentu.

II. Podruje primjene

11. Podruje primjene ove preporuke usko je vezano uz gornje definicije i

obuhvaa slubene dokumente u posjedu tijela javnih vlasti. Drave lanice bi ipak 3 Moe se dodati da prirunik izdan 1997. uz potporu Vijea Europe naglaava da tijelo administrativne vlasti znai bilo koje tijelo ili osoba ukoliko je ovlatena da donosi odluke ili mjere kojima ine administrativni in. (vidi Administracija i vi prirunik, Izdanje Vijea Europe, 1997, 11).

trebale preispitati do kojeg bi se stupnja ova naela mogla primijeniti na informacije u posjedu zakonodavnih tijela i sudbenih vlasti.

12. Informacija je takoer u posjedu tijela javne vlasti kada je fiziki u posjedu pravne ili fizike osobe u ime tijela javne vlasti, po dogovoru nainjenom izmeu tijela javne vlasti i te osobe.

13. Preporuka takoer obuhvaa slubene dokumente pohranjene u arhivima, ne spreavajui primjenu odreenijih pravila koja su postavljena u Preporuci 2000 (13) Vijea ministara dravama lanicama o europskoj politici o dostupnosti arhiva.

14. Dokumenti koje sadre osobne podatke takoer su u opsegu ove preporuke. U ovom kontekstu treba naglasiti da Konvencija za zatitu osoba koja se tie automatske obrade osobnih podataka od 28. sijenja 1981. (ETS br. 108)4 ne iskljuuje unaprijed odobravanje pristupa slubenim dokumentima koji sadre osobne podatke treoj strani. Ipak, kada se odobrava pristup takvim dokumentima, to se mora raditi u skladu s pravilima postavljenim u Konvenciji br. 108.

III. Osnovna naela o dostupnosti slubenih dokumenata

15. Pravo pristupa slubenim dokumentima zajameno u ovoj ispravi ogranieno

je na postojee dokumente. Tijelo javne vlasti nije obvezno stvoriti nove dokumente kako bi se odgovorilo na zahtjev.

16. Pravo pristupa odnosi se na bilo koju osobu, tj. fiziku osobu i pravna tijela, bez ikakve diskriminacije na bilo kojem polju, ukljuujui nacionalno podrijetlo. U tom pogledu nisu postavljena nikakva ogranienja u Preporuci br. (81) 19 o pristupu informacijama u posjedu tijela javne vlasti.

17. Ova preporuka odnosi se na ope pravo pristupa slubenim dokumentima koje moe bilo tko provoditi. Osoba takoer moe imati posebno pravo pristupa slubenim dokumentima na temelju drugih pravnih odredbi. Na primjer, osoba ima pravo pristupa osobnim podacima koje se tiu njega/nje, u skladu s gore spomenutom Konvencijom br. 108. U istom sluaju, neke drave lanice omoguuju ire pravo pristupa slubenim dokumentima stranama u upravnim postupcima. U ovom kontekstu trebalo bi takoer napomenuti da l. 8 Europske konvencije o ljudskim pravima onemoguuje pravo pristupa informacijama koje se tiu privatnog ili obiteljskog ivota osobe u odreenim okolnostima (vidi posebno odluke Europskog suda za ljudska prava od 7. srpnja 1989. u sluaju Gaskin protiv Velike Britanije, zatim 26. oujka 1987. u sluaju Leander protiv vedske, i od 19. veljae 1998. u sluaju Guerra i ostali protiv Italije).

18. Kada dopota priopavanje bilo kojoj osobi, ova preporuka nema uinka na bilo kakvo pravo glede intelektualnog vlasnitva povezanog s otkrivenim informacijama.

IV. Mogua ogranienja pristupa slubenim dokumentima

19. Dostupnost dokumenata mora biti pravilo, a povjerljivost iznimka, u

sluajevima u kojima ostali zakoniti interesi imaju prednost. Ogranienja moraju biti 4 ETS: Serije europskih ugovora.

precizno odreena u zakonu, biti nuna u demokratskom drutvu i biti proporcionalna cilju zatite drugih zakonitih interesa.

20. Iz opeg prava u Naelu III. proizlazi da pojedincima trebarei da li je tijelo javne vlasti u posjedu odreenog dokumenta. Tamo gdje zatita drugog zakonitog interesa ima prednost pred otkrivanjem, u ogranienim okolnostima moe biti nuno sauvati tajnim injenicu da informacija postoji. To bi se primijenilo u okolnostima u kojima bi priznati ili zanijekati da informacija postoji rezultiralo razotkrivanjem informacije.

21. Ogranienja prava pristupa slubenim dokumentima su mogua samo zbog razloga koji su iscrpno popisani u Naelu IV, stavak 1. Odreeno ogranienje predvieno nacionalnim zakonom moe pripadati u nekoliko ogranienja koje sadri ovo Naelo. Kriteriji za primjenu ogranienja sastavljeni su imajui na umu l. 6, 8 i 10 Europske konvencije o ljudskim pravima, kao i relevantne odredbe koje se pojavljuju u dokumentima koji se odnose na zatitu podataka, posebno u gore navedenoj Konvenciji za zatitu pojedinaca s obzirom na automatsku obradu osobnih podataka od 28. sijenja 1981. (ETS br. 108), i u Preporuci br. R (81) 19 o dostupnosti informacija u posjedu tijela javne vlasti.

22. Stavak 1. I. dozvoljava dravama lanicama da ogranie pristup slubenim dokumentima zbog zatite dravne sigurnosti, obrane i meunarodnih odnosa. U nekim dravama lanicama, ogranienja povezana s tim podrujima imaju ustavnu dimenziju. Na primjer, neke drave u kojima postoje regije s velikim stupnjem autonomije mogu takoer imati interesa u zatiti prepiske izmeu takvih regionalnih vlasti ili, u federalnim dravama, izmeu federalne vlade i regionalnih vlasti. Neke drave lanice takoer ograniavaju pristup dokumentima koji se tiu dravnog poglavara; to je sluaj naroito u nekim ustavnim monarhijama.

23. Stavak 1. IV. dozvoljava ogranienja kako bi se zatitila privatnost i ostali zakoniti privatni interesi. Informacije povezane s takvim interesima mogu biti obuhvaene gore navedenom Konvencijom br. 108, ali ogranienje predvieno stavkom 1. IV. moe se primijeniti i na informacije koje nisu obuhvaene tom Konvencijom.

24. Koncept komercijalnih i drugih ekonomskih interesa, kao to se koristi u stavku 1. V, moe obuhvatiti, na primjer, poslovna pitanja koja moraju biti uvana u tajnosti zbog konkurencije, kao i zbog povjerljive prirode poslovnih pregovora. Ovaj stavak moe se protegnuti i na one dokumente koje tijela javne vlasti koriste za pripremu kolektivnih ugovora u kojima sudjeluju.

25. Kako bi se postigli dobri statistiki podaci, veina drava ima povjerljive klauzule koje tite informacije prikupljene od privatnih osoba ili tijela u statistike svrhe. Takvi podaci e obino biti ili osobni podaci ili podaci koji se tiu ekonomskih ili komercijalnih interesa. Pristup dokumentima koji sadre takve informacije moe tako biti ogranien u skladu sa stavkom 1, tokama IV. i V. Slina razmatranja mogu se primijeniti na podatke prikupljene putem oporezivanja privatnih osoba i tijela.

26. Neke drave tite informacije dane u povjerenju. Ova preporuka to ne iskljuuje unaprijed, ukoliko su zatiene informacije obuhvaene jednim od ogranienja u Naelu IV, na primjer stavak 1, toke IV. ili V.

27. Ogranienja koja se odnose na zatitu jednakosti strana u sudskim procesima, kao to je navedeno u stavku 1. VI, proizlazi iz l. 6 Europske konvencije o ljudskim pravima u pravu na pravedno suenje. Cilja se, inter alia, na dozvoljavanje

tijelima javne vlasti da odbiju pristup svojim dokumentima kako ne bi oslabili svoj poloaj tijekom postupka u kojem su jedna strana.

28. Ogranienja za zatitu prirode spomenuta u stavku 1. VII, stvorena su za primjer kako bi se sprijeilo otkrivanje stanita ugroenih biljnih i ivotinjskih vrsta, u cilju njihove zatite. To je ogranienje u skladu s lankom 4, paragraf 4 (h) Konvencije o pristupu informacijama, sudjelovanju javnosti u donoenju odluka i pravnoj zatiti u pitanjima okolia.5

29. Stavak 1. VIII. moe, na primjer, zatititi sposobnost tijela javne vlasti da uinkovito podeava, istrauje i pregledava, vjerojatno putem formalnih postupaka, druge organizacije ili osobe, kao i svoja vlastita unutarnja pravila i postupke. Mogui primjer je tekua istraga ili revizija glede poreza.

30. Stavak 1. X. dozvoljava ogranienja dostupnosti kako bi se zatitilo raspravljanje unutar ili izmeu tijela javne vlasti za unutarnju pripremu nekog tijela o tom pitanju. Termin pitanje je dovoljno irok da obuhvati sve tipove sluajeva koje obrauje tijelo javne vlasti, tj. i osobne sluajeve i procedure koje se tiu donoenja pravila.

31. Stavak 2 izraava dva vana naela, naelo testa kodljivosti i naelo ravnotee izmeu interesa pristupa javnosti dokumentima, nasuprot interesu zatite istih ogranienjima. Ako pristup javnosti slubenom dokumentu ne teti nekom od interesa koji su nabrojani u stavku 1, ne bi smjelo biti ogranienja pristupa tom dokumentu. Ako pristup