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Zeitmanagement

Es gibt viele verschiedene Arten, seine Zeit zuvertun:Nichts zu tun, etwas falsch zu tun, es

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Nichts zu tun, etwas falsch zu tun, es ungenau zu tun oder im falschen Augenblick zu tun.(Voltaire, frz. Schriftsteller und Philosoph, 1695-1778)

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Im Fokus des Zeitmanagements stehen folgende Aufgaben:

Prioritäten setzen


Prioritäten setzenZiele definieren und verfolgenArbeitsvorgänge rationalisierenZeitmanagementtechniken realisieren

ZeitmanagementEs gibt nur eine Zeit, in der es wesentlich ist, aufzuwachen.

Die Zeit ist jetzt. (Buddha)


Zeitmanagement

Zeitmanagement ist systematisches und diszipliniertes Planen der Zeit.

Ziel ist es, mit der beschränkten Ressource Zeit, sinnvoll umzugehen.


Ziel ist es, mit der beschränkten Ressource Zeit, sinnvoll umzugehen.

Zeitmanagement


SklaveIn oder HerrscherInseiner Zeit?

Zeitmanagement

Zeit ist gerecht.Zeit ist auch Energiemanagement.

Darauf haben wir uns grundsätzlich geeinigt:

Für jeden Menschen stehen nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung.Zeit hat eine eindeutige und unumkehrbare Richtung.


Zeit hat eine eindeutige und unumkehrbare Richtung.

Es gibt verschiedene Denkrichtungen zum Thema Zeit.

- Biologie- Physik - Quantenphysik- Soziologie- vergleichende Kulturwissenschaft- Psychologie

Zeitmanagement

Zeit kann nicht gespeichert werden.

Zeit kann nicht vermehrt werden.

Mit Zeit kann man GUT und SCHLECHT umgehen.


Man ist selbst der Regisseur seiner Zeit.

Eine wichtige Basis bildet die Zielorientierung.

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Prägend für unser Zeitverständnis ist die Beschreibung von Newton.

„Die absolute, wahre und mathematische Zeit verfließt an sich undvermöge ihrer Natur gleichförmig und ohne Beziehung aufirgendeinen äußeren Gegenstand.“


irgendeinen äußeren Gegenstand.“

Sie ist jedoch nicht die ganze Wahrheit. Die spezielle Relativitätstheorie führte dazu denBegriff der absoluten Zeit aufzugeben.

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Ausgangspunkt der Zeitmessung war die Astronomie.

Zeitmessungsinstrumente:

Uhr Kerzen


KerzenSanduhrSonnenuhrWasseruhrAtomuhr – genauester Zeitmesser - eine Sekunde Abweichung in30 Millionen Jahren

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Zeit:Ich habe keine Zeit! Wozu habe ich keine Zeit?????

Das Zeitausmaß muss mit der Aufgabenvielfalt übereinstimmen. Sie können einen Liter Mineralwasser auch nicht

in einen 0,2 Liter Becher schütten, ohne dass der Becher übergeht.Zeit ist etwas sehr Kostbares.

Gestatten Sie sich nicht Zeit zu „verplempern“ und


gestatten Sie niemandem Ihnen Zeit zu „stehlen“.Sehr wichtig ist es auch, Zeit für sich selbst zu haben.

Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst, für Ihren Körper, für Ihre Lebensplanung, für Ihre Bildung usw.

Sammeln Sie sich für Ihre Visionen, Träume und Ziele.Nehmen Sie sich Zeit für ALLE und ALLES, was Ihnen wichtig ist:

Familie, Freunde, Spiele usw.

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Durch den richtigen Umgang mit der Zeit verbessern Sie die

- Produktivität- innere Ruhe- Eigenbestimmbarkeit


- Eigenbestimmbarkeit- Vermeidung von unnötigen Tätigkeiten- Stress- mit weniger Aufwand die gleiche Leistung zu erreichen- die Freude- die Eigenmotivation

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Eigenzeit


Fremdzeit

Es gilt eine Balance zu finden.

ZeitmanagementPareto Prinzip – 80 zu 20 Regel

- Pareto (1848 – 1923) war ein italienischer Nationalökonom und Soziologe

- Beschäftigte sich mit der Verteilung von Reichtum und Einkommen

20% der Produkte sind für 80% des Umsatzes verantwortlich.


20% der Produkte sind für 80% des Umsatzes verantwortlich.20% der Bevölkerung verbrauchen 80% der Energie. 20% der Zeit für 80% Arbeitserledigung.80% der Zeit für 20% mehr Ergebniserfolg.

Frage: Sind es die 80% WERT?

Dieses Prinzip ist jedoch auch kritisch zu hinterfragen.

ZeitmanagementÜbertragung auf das Führungsverhalten

Der Familienmensch – Er lebt im Team auf. Die emotionalen Bedürfnisse der Teamspieler sind ihm wichtig. Die Kooperation bei Entscheidungsprozessen ist eine Selbstverständlichkeit. Es mangelt vielleicht an Durchsetzungsvermögen.Der kreativ Spontane – Er schätzt die Unabhängigkeit. Er kann mit Veränderungen gut umgehen. Er führt intuitiv, spontan und kreativ. Kundenanliegen sind ihm ein persönliches Anliegen. Er grenzt sich nicht


Kundenanliegen sind ihm ein persönliches Anliegen. Er grenzt sich nicht aus.Der Anspruchsvolle – Expertenmeinungen und Qualität sind ihm ein Bedürfnis. Er neigt eher zur Autorität. Er hat klare Vorstellungen und ist auch in rationaler Weise risikobereit. Das Image ist ihm wichtig. Eine klare und exklusive Linie ist sein Weg.Der Bewahrer - Zahlen, Daten und Fakten sind seine Stärke. Er will Risiken aus dem Weg gehen. Veränderungen sind nicht seine Sache. Er selbst braucht Struktur. Er kann gut mit klaren Ansagen umgehen.

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Zeitmanagement ist SELBSTMANAGEMENT

Selbstmanagement soll ein Zeitgewinn für sich selbst sein.


Menschen, die ständig zu wenig Zeit haben, wirken in unserer Gesellschaftwichtig.

Zeitmanagement

Selbstmanagement ist die Basis für Zeitmanagement

Stufen des Selbstmanagements nach Lothar J. Seiwert

1 Vereinfachen der Materie – Ordnung schaffen


1 Vereinfachen der Materie – Ordnung schaffen2 Vereinfachen der Finanzen3 Vereinfachen der Zeit4 Vereinfachen der Gesundheit5 Vereinfachen der Beziehungen6 Vereinfachen der Partnerschaft7 Sich selbst vereinfachen

ZeitmanagementPersönliches Analyserad


Zeitmanagement

Wie rund ist Ihr Rad?

Bewertung auf der Skala 1 – 101 sehr schlecht10 sehr gut


Verbindung der Punkte mit einer gebogenen Linie

Der Bereich mit der niedrigsten Punkteanzahl ist jener Bereich, woSie neue Ziele anstreben sollten.

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Erste Schritte mit dem Umgang mit der Zeit.

1. Verbesserung des Umgangs mit der Zeit durchdie Analyse. Womit verbringe ich meine Zeit? Wo gibt


die Analyse. Womit verbringe ich meine Zeit? Wo gibtes Zeitfresser?

2. Für welche Bereiche in meinem Leben verwende ich wie vielZeit?

3. Ist das für mich so in Ordnung?

Schaffen Sie sich einen klaren Überblick.

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Persönliche Arbeitstechniken beinhalten:

- Eigene Ziele- Zeit- und Arbeitsplanung- Richtige Hilfsmittel- Zeitbewusste Gesprächsführung


- Zeitbewusste Gesprächsführung

-Es geht somit um ein effektives Selbstmanagement

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Zeitdiebe:

• Umgang mit E-Mails• keine Ziele• fehlende Planung• unangemeldete Besucher


• unangemeldete Besucher• unangenehme Dinge nicht bearbeiten• Perfektionsdrang• mangelnde Konsequenz• fehlende Kommunikation

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Mögliche Zeitfresser:- Nicht NEIN sagen können- Unterbrechungen- Unordnung - Arbeiten ohne Planung- falsche Einschätzung der Dauer


- falsche Einschätzung der Dauer- fehlende Selbstdisziplin- zu viele Termine- Kommunikationsmangel- Ablenkung- keine klaren Ziele

Zeitmanagement!

-- unstrukturierte und unnötige Meetings- Perfektionismus – hohe Messlatte (auch in der Zeitplanung selbst)

- Selbstzweifel- falsche Arbeitsform (Einzelkämpfer – Teamarbeiter)- fehlende Motivation- unklare Kommunikationswege- persönliches Aufschieben


- persönliches Aufschieben- Internet- lange Telefonate- fehlende oder nicht richtig verwendete Hilfsmittel…

Tipp: Selbstanalyse / Mut zur Veränderung

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Meine ArbeitsgewohnheitenAufteilung in drei Antwortmöglichkeiten

Oft/meistens zum Teil selten oder nie

Ich verschiebe unangenehme Arbeiten.Ich stürze mich auf eine Arbeit, ohne lange nachzudenken.Ich bin in vielen Meetings, die sehr lange dauern.Für Mitarbeiter und Besuche habe ich immer eine offene Tür. Dadurch


Für Mitarbeiter und Besuche habe ich immer eine offene Tür. Dadurch werde ich in meiner Tätigkeit unterbrochen.Ich unterbreche meine Arbeit, um etwas Dringendes zu erledigen.Hilfsmittel (Terminplanung, Diktiergerät, Kurznummernspeicher usw.)verwende ich wenig.

Zeitmanagement

In meinen Terminkalender trage ich nur Verabredungen mit anderen ein.Ich will alles perfekt machen.Zu erledigende Aufgaben werden erst kurz vor dem Abliefertermin begonnen.Ich habe meinen Tag immer zu 100% verplant und Unvorhergesehenes verursacht Stress.


Unvorhergesehenes verursacht Stress.Ich kann nicht NEIN sagen, wenn andere etwas von mir brauchen.Ich versuche Vieles auf einmal zu erledigen.TIPPKreuze zählenFrage: Was kann und soll ich verändern?

Anfertigung einer Ideenliste

Zeitmanagement

Formularvorschlag Stärken und Schwächen

Stärken: Das tue ich gerne. Damit habe ich Erfolg. Dafür ernte ichLob und Anerkennung. Dabei fühle ich mich wohl.:


Schwächen: Das tue ich weniger gern. Damit habe ich wenig Erfolg.Dabei fühle ich mich unsicher.

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Dringlichkeit

dringend nicht dringend

wichtig sofort selbst erledigenpersönlich erledigen und Termin festlegen


Wichtigkeit

und Termin festlegen

nicht

wichtig delegieren Papierkorb

Eisenhower-Prinzip Quelle: Wikipedia

Zeitmanagement

Parkinsonsches Gesetz:

„ARBEIT dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.„


BeispielWenn man eine bestimmte Tätigkeit in einer Stundezu erledigen hat und dies auch schafft und plötzlich fürdiese Tätigkeit 2 Stunden Zeit hat, wird man diese auch voll brauchen.

Wenn man aber nur 30 Minuten zur Verfügung hat, wirdman es auch in dieser Zeit schaffen.

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Die vier Säulen der Ordnung:

• Schneller Zugriff

• Trennen und Ordnen


• Trennen und Ordnen

• Richtig erkennbar machen – Beschriftung

• Entrümpeln

ZeitmanagementTagesanalyse

Tageszeit in Stunden einteilenTätigkeitStörungenSelbstbestimmte ZeitIch selbst bestimme, was zu tun ist. Fremdbestimmte ZeitAndere verfügen über meine Zeit. Setzen Termine fest. Laden mich ein.


Andere verfügen über meine Zeit. Setzen Termine fest. Laden mich ein.Kommentar: delegierbar, verbesserungswürdig, in Ordnung

Priorität A sehr wichtigB wichtig C unwichtig

TIPP:Leben statt gelebt zu werden.

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ZeitmanagementMind-Map (Gedankenkarte)

Tony Buzan – Britischer PsychologeVorteile- Struktur- Verzweigungen zu Unterthemen- Bild sagt mehr als 1000 Worte „gehirngerechter“ Aufbau


Problem- Nicht selbsterklärend- Erstellung der Grundstruktur- teilweise mangelnde Übersicht

EinsatzgebieteMeetings, Vorträge, Unterricht usw.

ProjektzielTOOOOOR!!!!!!!!!

ZIEL

KUNDEN WERDEN ZU FANSDER 12. MANN

Zeitmanagement

Ordnung halten bedeutet:

- schneller Zugriff- trennen und ordnen


- trennen und ordnen- vernünftige Beschriftung des Ordnungssystems- gleiches System für ALLE

ZIEL: Zeit gewinnen

Zeitmanagement

Analyse der Routinearbeiten

5 Routinearbeiten, die monatlich am meisten Zeit brauchen

TätigkeitZeitaufwand pro Monat


Zeitaufwand pro MonatWie kann ich diese Tätigkeiten vereinfachen?Was kann mir dabei helfen?Wer kann mir dabei helfen?

Zeitmanagement

Die Pause – eine wichtige Tankstelle

Empirische Untersuchungen haben ergeben, dassnach einer Stunde konzentrierter Arbeit, bereits


nach einer Stunde konzentrierter Arbeit, bereits zehn Minuten Pause genügen, um sich wieder zu regenerieren!

Pausen sind keine Zeitverschwendung. Pausen dienen zur Erholung und zum Energietanken.Pausen sollen daher gezielt geplant werden.

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Vorteile Delegation

- Gemeinschaftsgefühl wird gestärkt- Zeitgewinn für Freizeit oder Folgetätigkeit


- Zeitgewinn für Freizeit oder Folgetätigkeit- Verantwortung wird geteilt- Initiative von selbstständigen Handeln wird gefördert- Motivation wird gestärkt- Zufriedenheit auf BEIDEN Seiten

Zeitmanagement

Telefonieren

• Telefontermine planen• Ziel des Telefonats festlegen• Notizen zum Gespräch vorher anfertigen• Nur auf das Wesentliche konzentrieren


• Nur auf das Wesentliche konzentrieren • Monologe vermeiden• Direktwahlnummern anlegen• Anrufbeantworter anschaffen

Telefon-ParadoxonDas Telefon ist eines der effektivsten Mittel zum Zeitsparen, aber auch einer der häufigsten Zeitfresser überhaupt! (Telefon-Paradoxon)

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Methoden – Hilfsmittel

ALPENAufgaben notierenLänge der Aufgabenerfüllung realistisch schätzenPufferzeiten einplanen


Pufferzeiten einplanenEntscheidungen über die Reihenfolge der Tätigkeiten treffenNachkontrolle und –wenn nötig – Übertragung auf den nächsten Tag

Dr. L. Seiwert

Zeitmanagement

Vorteile der ALPEN-Methode

• Bessere Einstimmung auf den nächsten Tag• Planung des bevorstehenden Tages• Klarheit über die Tagesanforderungen• Ordnung Ihres Tagesablaufes• Ausschalten von Vergesslichkeit


• Ausschalten von Vergesslichkeit• Reduzieren von Verzettelung• Erreichen der Tagesziele• Selbstdisziplin in der Aufgabenerledigung

Zeitgewinn durch methodisches Arbeiten

Setzung von Prioritäten

PEPE Regel

P Prioritätvor E Eiligkeitvor P Perfektionvor zu schnellem E Erfolg

Die Setzung von Prioritäten ist wesentlich fürden Erfolg!

Visionen – Träume – Wünsche – Ziele???

Zeitmanagement

Zu viel des GUTEN.

Ein Teil der Personen, die ein Zeitmanagementproblem haben, haben viel zu tun. Sie können oft nicht NEIN sagen. Sie sindbegehrte Opfer. Sie bekleiden viele Nebenfunktionen.


Diese gehören ausgeräumt. Anerkennung ist zwar ein wichtigerMotor, aber kann zum Hemmschuh in der eigenen Entwicklung werden.

Zeitmanagement

Fragen, die sich ergeben:

Wo stehe ich?Wer bin ich?Wohin will ich?


Wohin will ich?Wer will ich sein?Wie erreiche ich meine Ziele?Wie überprüfe ich den Erfolg?

SelbstbildFremdbild

Zeitmanagement

Was sind meine Stärken und was meine Schwächen?Was tue ich den ganzen Tag?Welche Gewohnheiten hemmen produktives Arbeiten?Wo verschwende ich Zeit für Delegierbares?


Wo verschwende ich Zeit für Delegierbares?Wie sieht es mit meiner Gesundheit aus?Wie ist mein Arbeitsplatz organisiert?

ZeitmanagementEin Mensch im Berufsleben hat viele Ziele zu verfolgen. Diese müssenvernünftig in Einklang gebracht werden.

Unternehmensziele private Ziele persönliche Ziele im Beruf

Wirtschaftlichkeit Familie Arbeit die Spaß macht - AnerkennungWachstum Freizeit Absicherung


Wachstum Freizeit AbsicherungAufgaben der Stelle Gesundheit Selbstverwirklichung…. … …

Auswahl der für mich wichtigen Ziele

Findung eines harmonischenGesamtzielsystems

Einmal pro Jahr überdenken und neu justieren.

ZielfindungWas willst Du genau? – positive FormulierungWas wirst Du sehen, hören, spüren, riechen und schmecken, wenn Du Dein Ziel erreicht hast?Welche Gefühle hast Du dann?Welche Möglichkeiten hast du noch, diese Gefühle zu erleben?Welche erweiterten Möglichkeiten gibt Dir Dein Ziel?Wie wird es den Leuten um Dich herum damit gehen und Wie wird es den Leuten um Dich herum damit gehen und welche Vorteile werden sie davon haben?Für welchen Lebensbereich ist Dein Ziel?Wann genau willst Du Dein Ziel erreicht haben?Wenn Du Dein Ziel erreicht hast, was war der Schritt davor?Passt dieses Ziel in Dein Leben?Was tust Du also, um Dein Ziel zu erreichen?Willst Du es wirklich?

Die erfolgreichen 7Sobald ich ein Ziel kenne, ist jedes Ereignis sinnvoll und nutzbar.Ich übernehme die Verantwortung für mein TUN.Die Resultate zählen.Ausschlaggebend ist der Nutzen.Durch Teamarbeit habe ich Erfolg.Durch Teamarbeit habe ich Erfolg.Kreativität macht meine Arbeit lustvoll.Ich gebe mich meinem Erfolg hin.

Die 3 Zusätze:Ich biete etwas ANDERES an.Ich nutze die Resonanz des morphogenetischen Feldes.Ich mache den ersten Schritt.

Zeitmanagement

SMART

ZIELARBEIT


S – SPEZIFISCHM – MESSBARA – AKTIONSORIENTIERTR – REALISTISCHT - TERMINISIERT

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Fragen zum Selbstmanagement

WAS?WO?WIE?


WIE?WARUM?

BIS WANN?MIT WEM?

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Tipps

• ABC Analyse 60 20 20• Kontrolle der Zeitplanung• Selbstmotivation• Konzentration auf das Wesentliche


• Konzentration auf das Wesentliche• Gutes Betriebesklima

TerminkalenderTo – do - ListenIdeenliste

Zeitmanagement

Planung soll schriftlich erfolgenPlanung des nächsten Tages am VorabendPlanung des Zeitbedarfs


Planung des ZeitbedarfsPlanung von PufferzeitenPositiv DENKEN und HANDELN

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WIRKUNG von STRESS


Zeitmanagement

Entstehung

• Persönliche FaktorenPerfektionsstreben, Ängstlichkeit, Helfersyndrom, mangelnderSelbstwert usw.

• Soziale und organisatorische Faktoren


• Soziale und organisatorische FaktorenBelastung, Wechsel der Arbeitssituation, Betriebsklima,Rollenkonflikte usw.

• Objektive Faktorenmassive körperliche Belastung, Lärm, Überstunden, Druck vonLeistungsvorgaben

• Gesellschaftliche FaktorenAngst vor Arbeitslosigkeit, Verlust von Bindungen usw.

Zeitmanagement• Klarer Abschluss der Arbeitsalltags• Gedankenstopp – SAGEN SIE STOPP• NEIN SAGEN• Mentales Training• Umbewertung einer Situation• Musik• Erholsamer Schlaf


• Erholsamer Schlaf• Grübelei in der Nacht – Zettel und

Stift• Entspannungsübungen• Ziele formulieren• Positives Denken• Kommunikation• Bewegung – Sport

ZeitmanagementStufen Burnout

1. Idealismus – Drang sich zu beweisen2. Verstärkter Arbeitseinsatz – ohne Delegation3. Vernachlässigung der eignen Bedürfnisse – nachlässige Ernährung

- Vergesslichkeit4. Absichtliches übergehen von körperlichen Signalen – Verdrängung

von eigenen Bedürfnissen und Konflikten (vermehrten Konsum vonNikotin, Kaffee, Medikamenten usw.)


Nikotin, Kaffee, Medikamenten usw.)5. Werte werden umgedeutet6. Verstärkte Verleugnung von Problemen – Bagatellisierung – Intoleranz7. Ruckzug – Isolation – Zynismus8. Interventionen werden als Kritik gewertet – aggressives Verhalten9. Gefühlsverlust gegenüber der eigenen Person10. Innere Leere – Sinnlosigkeit11. Depression – Lust- und Freudlosigkeit12. Zusammenbruch – totale Erschöpfung – kann bis zum Suizid führen

Zeitmanagement

Stressbewältigung

• Zeitmanagement


• Zeitmanagement• Reizmanagement • Erregungsmanagement• Belästigungsmanagement

Zeitmanagement

Achten Sie auf eine Balance in Ihrem Leben.

Schaffen Sie einen Ausgleich!


Körper und Gesundheit

Sinn und Werte Beruf und Arbeit

Familie und Kontakte

Haben Sie eine 25% Aufteilung in Ihrem Leben???

Zeitmanagement

Einfach zum Nachdenken:

Herr, gib mir die Kraft, die Dinge zu ändern, die ich ändern kann,


ändern kann,die Gelassenheit, das Unabänderliche zu ertragen und die Weisheit, zwischen diesen beiden Dingen die rechte Unterscheidung zu treffen.

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Zeitmanagement


WirkungNEGATIV

Zeitmanagement


WirkungPOSTIV

Zeitmanagement

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu vielZeit, die wir nicht nutzen.“


Alles GUTE für Ihren weiteren Lebensweg.

Ihr Begleiter ��

Lucius Annaeus Seneca (Römischer Philosoph und Staatsmann)

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