zeitmanagement & selbstorganisation kurs-nr. o-017 · geben sie sich laut und deutlich den...

24.10.2014

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OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Zeitmanagement & SelbstorganisationKurs-Nr. O-017

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Zeitmanagement & Selbstorganisation

Ihr Referent:2

Niels Remme

• Gründer des Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens greenlama

• Europa-Betriebswirt

• HR und Social Media Manager(Quadriga Hochschule Berlin)

• 15 Jahre Berufserfahrung in diversen leitenden Positionen im Personalmanagement

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Vorstellrunde

• Wer sind Sie?

• Woher kommen Sie?

• Was sind Ihre heutigen Erwartungen?

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Zeit- & Selbstmanagement4

http://www.mycomics.de/comic-pages/1057-drtom-zeitmanagement.html#page/1/mode/1up

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Was ist Selbstmanagement?5

• Wikipedia: „die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten“

• Bestehend aus Teilkomponenten:– selbstständig sinnvolle Ziele setzen

– einen Plan zur sinnvollen Umsetzung erarbeiten

– Plan konsequent umsetzen

– Regelmäßige Fortschritts- und Ergebniskontrollen

– Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ableiten


Was ist Zeitmanagement?6

• Wikipedia: „mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten“

• ein Teil des Selbstmanagement

• Zeit ist die einzige Ressource, die– sich selbst unveränderbar selbst aufbraucht

– bei Verschwendung nicht zurückzugewinnenist

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Wie verwenden wir unsere ZEIT?

In 75 Jahren unseres Lebens verbringen wir durchschnittlich mit:• Schlafen ...... 25 Jahre -> 33%• Fernsehen .... 8,3 Jahre -> 11%• Arbeiten ...... 7,5 Jahre -> 10%• Essen .......... 6 Jahre -> 8%• Warten/Hausarbeit ........ 5 Jahre -> 6,6%• Körperpflege und Tagträume ……… 4 Jahre - >5,3%• Bücherlesen ………6,9 Monate ->0,75%• Sport …........ 4,4 Monate – >0,48 %• Rasieren .................... 76 Tage -> 0,28%• Lippenstift auftragen .... 11 Tage -> 0,04%• Höhepunkte der Liebe (Orgasmus) .... 10 Stunden -> 0,0015%

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Quelle: PM


Kennen Sie Zeitdiebe?8

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Zeitdiebe9

http://www.beyond-9to5.de/1159/zeitfresser-internet/


Beispiele für Zeitdiebe10

• Viele Unterbrechungen/Störungen

• Unklare Verantwortlichkeiten

• Doppelarbeit

• Fehlende Selbstdisziplin

• Falsche Zeiteinschätzung

• Zu viele Routineaufgaben

• Unfähigkeit, Nein zu sagen

• Zu lange Telefonate

• Zu viel Lesestoff als Pflichtlektüre

• Ablenkung, Lärm

• zu viele/ zu lange private Gespräche

• Zu wenig Delegation

• Zu viele begonnene Arbeiten

• PC-Probleme

• Email

• Handy

• …

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Zeitdiebe11

An interrupt of even 2 seconds is long enough for people

to lose the thread of a difficult or complex task


Zeitdiebe eliminieren12

Arbeitsblatt:

1. Auf dem Arbeitsblatt sind Beispiele aufgezählt. Kreuzen Sie an, welche auf Sie zutreffen, und ergänzen Sie sie beliebig

2. Wählen Sie 4 Ihrer Zeitdiebe, die Sie am meisten ärgern und überlegen Sie eine Idee, wie Sie diese zukünftig vermeiden können

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Stress

Was ist Stress?

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Begriffsdefinition nach Prof. Hans Selye:

„Stress ist das körperliche Anpassungsprogramm des Menschen an neue Situationen,

seine unspezifische und stereotype Antwort auf alle Reize, die sein persönliches Gleichgewicht stören.“

oder

Stressreaktionen sind ein notwendiger Anpassungsvorgang des

Organismus an bestimmte Veränderungen oder Anforderungen.


Stress14

Wir unterscheiden zwischen

Positivem Stress (Eustress):

• Spannkraft

• Begeisterung

• Leistungsbereitschaft

• Notwendig und erwünscht

• Aktiviert und motiviert

Negativem Stress (Distress):

• Tunnelblick

• Denkblockaden

• Möglichkeiten werden nicht mehr wahrgenommen

• Destruktiv

Begriffsunterscheidungen Distress / EustressNach einem Konzept von Hans Selye unterscheidet man zwei Arten von Stress: negativer Stress (auch Distress, Disstress bzw. Dysstress, engl. distress) und positiver Stress (auch Eustress, eu = gut (gr.)).

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Stress15

Stress wird unterschiedlich erlebt und wahrgenommen

• Stress ist abhängig von der Person, die ihn erlebt

• Stress ist ein subjektives Phänomen

• Es gibt individuelle Stresssituationen

Die Dosierung muss stimmen.

Zu viel davon macht krank.


Stress

Was sind Stressoren:

• Als Stressoren (auch: Stressfaktoren) werden alle inneren und äußeren Reize bezeichnet, die Stress verursachen und dadurch das betroffene Individuum zu einer Anpassungsreaktion veranlassen.

• Der Organismus interpretiert die auf ihn einwirkenden Reize und ihre Auswirkungen für die jeweilige Situation und bewertet sie entweder positiv oder negativ.

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Stress

Stressoren … und ihre Auswirkungen

• Physikalische StressorenLeistungsschwankungen, Konzentrationsschwächen, Fehler

• Leistungsstressoren Anspannung, Frustration, Ärger, Ermüdungsgefühle

• Soziale StressorenKonflikte, Streit, Aggression, sozialer Rückzug

• Physische Stressoren Erhöhte Herzfrequenz, Blutdrucksteigerung, Adrenalinausschüttung

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• Physikalische Stressoren

z.B. Lärm, Hitze, Kälte, Beleuchtung, …

• Leistungsstressoren

z.B. Überforderung, Unterforderung, Prüfungen, …

• Soziale Stressoren

z.B. Konkurrenz, Isolation, Mobbing, …

• Physische Stressoren

z.B. Verletzung, Körperhaltung, Sitzposition, Schmerz, …


Stress

Meine typischen Stress-Situationen

In welchen Situationen

empfinde ich ………..?

• Zu hohe Anforderungen (außen/Innen)• Zeitdruck• Hohes Arbeitsaufkommen, im Kreis

drehen, nichts wegschaffen• „Multitasking“ schnell noch dies + das• Verkehrsbelastung• Computer geht nicht• Konflikt mit Anderen• Wenn ich mich nicht abschotten kann• Wenn ich aus meinem harmonischen

Gleichgewicht komme• Behalte die „Dinge“ immer im Kopf• …

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Stress

Die Stresstreppe19

Zusammenbruch

Anspannung

Anspannung

Anspannung

---------------------------------------------------- mittlere Spannung

maximale Spannung ---------------------------------------------


Stress

Stressabbau ist Energieabbau20

Wie können Sie im Berufsalltag

körperlich Energie abbauen?

Treppe statt Aufzug

Zum Kollegen gehen statt zu mailen

Wutzettel zerknüllen

…

hot

cool

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Stress

Stressbewältigung – kurzfristig21

Quelle: http://fotos.mtb-news.de/p/1319910

Sie erinnern sich noch an das HB-Männchen aus der alten Fernsehwerbung? Sind Sie sauer, wütend, zornig, gereizt? Sind Sie kurz davor, die Kontrolle zu verlieren? Bevor also alles zu spät ist und Sie wie das HB-Männchen an die Decke gehen, hier einige gute Tipps für Ihren Stress-Notfallkoffer mit Feuerlöscher und einem professionellem Gefühlsmanagement:


Der Stress-Notfallkoffer – bevor alles zu spät ist!

1. Bewegen Sie sich

2. Atmen Sie aus

3. Trinken Sie schnell ein ganzes Glas Wasser

4. Setzen Sie bewusst positive Gedanken ein

5. Geben Sie sich laut und deutlich den Befehl „Stopp“

6. Nutzen Sie Ihre momentane Kraft für andere Tätigkeiten

7. Aufschreiben und weg damit

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Stress

8 Take-aways im Stressmanagement

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1. Der Stressbegriff ist wertneutral2. Es gibt Eu- und Distress-Erleben3. Stresserleben ist individuell unterschiedlich4. Stress ist spür- und messbar5. Stressverhalten dient entwicklungsgeschichtlich

dem Überleben6. Kleinen Stress zeitnah abbauen, statt die

Stresstreppe aufsteigen7. Stressabbau ist Energieabbau8. Stressakzeptanz erleichtert den Abbau


Stress

Stressanalyse: Mein Stressprofil24

• Bin ich ein Stresstyp A oder B?

Typ A• neigt Sie dazu, unter Stress „aufzublühen“ und diesen als Antriebsmotor zu benutzen.• Er arbeitet als Sympathikotoniker (Menschen mit überspanntem vegetativen

Nervensystem) rasch, ohne Pausen, ist dynamisch und aggressiv.• Er setzt sich durch und ist stark leistungsorientiert.• Im Bezug zum Stressdiagramm von Kriegel u. Kriegel agiert er häufig an der Grenze

zwischen Risikobereitschaft (Eustress) und Überforderung (Distress) und überschreitet diese sehr leicht in Richtung A-Zone (= Panikzone).

• Er besitzt absolute Einsatzbereitschaft, aber wenig Distress-Kontrolle.

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Stress



Tipps für Typ A• Planen Sie stressarme Arbeitsphasen ein.• Treffen Sie realistische Terminvereinbarungen.• Reduzieren Sie Ihre Sprech- und Gehgeschwindigkeit.• Lernen Sie, auch „Nein“ zu sagen – nicht nur bei Terminen.• Lernen Sie, Geduld zu haben (Restaurant, Warteschlangen, Stau).• Reden Sie nur dann, wenn es wirklich wichtig ist – hören Sie mehr zu.• Versuchen Sie, Ihr Idealbild zu überprüfen, sich realistisch zu sehen und realistische Ziele zu setzen

(Zielszenario).• Schaffen Sie Zeiten der Besinnung und der positiven Auseinandersetzung (Freizeit, Minuten der

Muße).• Gestalten Sie positive Selbstgespräche und wertschätzen Sie sich und Ihre Ergebnisse.• Trainieren Sie die Bauchatmung, um ruhiger zu werden.• Lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit vom Außen auf das Innen.• Fühlen und stabilisieren Sie Ihren Körperschwerpunkt.• Fragen Sie sich nach dem „Warum“ Ihrer persönlichen A-Erlebens- und Verhaltens-weisen.


Stress



Typ B• neigt dazu, unter Stress-Situationen eher nicht äußerlich, sondern auf Dauer innerlich zu leiden. • Stress kann sich für Sie als Vagotoniker (Menschen mit unterspanntem vegetativen Nervensystem)

durch Ihr Phlegma und den anhaltenden Schutz vor Überforderung hemmend und lähmend auswirken.

• Sie reagieren eher mit antriebslosem Verharren, fressen ggf. den Stress in sich hinein oder weichen der Situation durch Fluchtverhalten aus. Damit unterfordern Sie sich teilweise (was ebenso zu Distress führt), frieren nützliche Energien, um die Situation zu meistern, ein und aktivieren diese zielgerichtet.

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Stress



Tipps für Typ B• Gestalten Sie Aktivitäten mit körperlicher Anstrengung (Gartenarbeit, Tanzen, Sport …).• Führen Sie aktivierende Selbstgespräche.• Gehen Sie stärker in die Außenorientierung.• Spüren Sie sich selbst und bringen Sie Ihren Körper in Handlungsbereitschaft

(Körperschwerpunkt nach vorne verlagern, im Stuhl etwas nach vorne rutschen).• Modulieren Sie Ihre Stimme prägnanter.• Prüfen Sie die Energie in Ihrer Körpersprache und setzen Sie Ihre Gestik aktiver ein.• Fragen Sie sich nach dem „Warum“ Ihrer persönlichen B-Erlebens- und

Verhaltensweisen.


Selbstmotivation28

Bildquelle: simplify.de

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Selbstmotivation

1. Setzen Sie sich inspirierende Ziele und fragen Sie nach dem Sinn2. Bauen Sie Ihre Demotivatoren ab3. Unterdrücken Sie negative Gedanken4. Reden Sie sich nichts Negatives ein5. Motivieren durch Belohnungen und Feiern6. Setzen Sie sich selbst Termine7. Machen Sie Maßnahmenpläne8. Schöpfen Sie Kraft aus der Vergangenheit9. Mobilisieren Sie „externe Antreiber“10. Machen Sie es schriftlich11. Konzentrieren Sie Ihre Kräfte12. Alle Fünfe gerade sein lassen

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Methoden & Prinzipien

• Das Direkt-Prinzip

• Gut statt Perfekt

• Prioritäten-Prinzip– Eisenhower-Model

– Pareto-Prinzip

• Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung -Die ALPEN - Methode

• Schriftlichkeits-Prinzip– Das Super Buch

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Das Direkt-Prinzip31

Direkt entscheiden

Direkt erledigen

Direkt entsorgen

(Papierkorb)

Direkt ablegen

Direkt delegieren

Direkt planen


Das Direkt-Prinzip32

• Vermeiden Sie es grundsätzlich, Arbeiten aufzuschieben.

• Nehmen Sie jede Arbeit, wo möglich direkt in Angriff.

• Scheuen Sie sich nicht davor, für jede Aufgabe, die sich Ihnen stellt, direkt eine Entscheidung zu treffen

• Im besten Fall nehmen Sie jeden Vorgang nur ein einziges Mal in die Hand

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Das Direkt-Prinzip

Folgende Grundregeln beim Delegieren beachten!33

1. Den geeigneten Mitarbeiter auswählen2. Abgrenzung/Überwachung des Verantwortungsbereichs3. Koordinieren Sie die Aufgaben4. Mitarbeiter fördern und beraten5. Mitarbeiter rechtzeitig und ausreichend informieren6. Ablauf- und Erfolgskontrolle durchführen7. Mitarbeiter beurteilen(Lob, Kritik)8. Abwehren der Rück- und Weiterdelegation


Gut statt Perfekt34

Perfektionismus-Fallen

Überpünkt-lichkeit

Zu viel Ordnung

Über-triebenes

Pflicht-bewusstsein

Mehr Leistung als erforderlich

der Traum von

Fehlerfreiheit

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Gut statt Perfekt35

Der Versuch alles perfekt zu machen, ist einer der größten Zeitfresser. Trainieren Sie es, gut statt perfekt zu arbeiten, indem Sie realistische Qualitätsstandards setzen.

Die wichtigsten Vorteile dieses Prinzips:• Sie erledigen Ihre Aufgaben schneller.• Sie haben somit mehr Zeit für andere Dinge zur Verfügung• Sie sind zufriedener, denn Perfektionismus ist oft eine Erfolgsbremse• Kosten und Nutzen stehen in einem vernünftigen Verhältnis: Ein halber

Arbeitstag für ein Protokoll schafft keinen Wert eines halben Arbeitstages.


Gut statt Perfekt

Beispiele von hinderlichen Überzeugungen

• Wenn ich Fehler mache, beweist das, dass ich eine Niete bin …

• Wenn ich keine perfekte Lösung finde, fühle ich mich nicht gut und habe letztlich versagt.

• Ich muss erfolgreich sein, um anerkannt zu werden, als Frau muss ich grundsätzlich 150 Prozent geben.

• Ich mache entweder etwas richtig, oder lasse es gleich.

• Wenn ich mich nicht fordere, werde ich bequem und mittelmäßig

• …

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Gut statt Perfekt37

Perfektionistischer Irrglaube:

Erfolgreiche Menschen erreichen ihre Ziele mit 150-prozentiger Gründlichkeit, machen nie Fehler, haben ein absolutes Selbstvertrauen und kennen weder Ängste noch Zweifel.

Das ist ein Irrtum!

Ich bekenne: NOBODY IS PERFEKT

Und das ist gut so!!!


Prioritäten-Prinzip38

• Pareto-Prinzip

• Eisenhower-Model

Wichtig für die Funktionsweise:

Unterscheiden Sie dringlich und wichtig

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Prioritäten-Prinzip

Pareto-Prinzip39

• Vilfredo Pareto - italienischen Wohlfahrtökonomen (1848 – 1923)

• Pareto hat 1906 beobachtet, dass 80 Prozent des italienischen Bodens im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung wahren.

• Pareto hat das nach ihm benannte Prinzip allerdings nicht selbst in den allgemeinen Sprachgebrauch eingeführt. Das hat an seiner Stelle erst

der amerikanische Ökonom Joseph M. Juran getan.



Pareto-Prinzip40

• 20% der Zeitungen enthalten 80% der Nachrichten

• 20% der Besprechungszeiten bewirken 80% der Ergebnisse

• 20% der Kunden oder der Produkte erbringen 80% des Umsatzes

• 20% der Schreibtischarbeit ermöglichen 80% des Arbeitserfolges

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Pareto-Prinzip41

Das Pareto-Prinzip bzw. 80:20-Regel

80% der Zeit bringen 20% der Ergebnisse 20% der Zeit bringen 80% der Ergebnisse

Man teilt die Aufgaben nach dem Anteil am Gesamtergebnis in A, B und C-Aufgaben ein!



Eisenhower-Prinzip42

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. Es wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt.

Alle Aufgaben werden anhand der Kriterienwichtig/nicht wichtigunddringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt.

Alle Aufgaben im Quadrant nicht wichtig/nicht dringend werden nicht oder nicht selber erledigt.

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Prioritäten-PrinzipEisenhower-Prinzip

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hoch

niedrig

A / 1.Sofort selbst

erledigen

B / 2.Genau terminieren und selber machen

C / 3.delegieren

D / 4.PapierkorbW

ich

tigk

eit

Dringlichkeit

niedrig hoch




Aufgabentyp A• A-Aufgaben sind wichtig und dringend.• Diese Aufgaben fordern die ganze Aufmerksamkeit. Sie müssen von

einem selbst und sofort erledigt werden.• Hierzu gehören alle Tätigkeiten, die wichtig für die (eigene!)

Zielerreichung sind und nicht weiter aufgeschoben werden können.

A B

CD

Wic

hti

gke

it

Dringlichkeit

Beispiele:• Kurzfristige Präsentation für einen wichtigen Kunden • Lösung eines Problems, ohne dessen Behebung ein Team nicht weiterarbeiten kann • Entscheidung über eine Projektvergabe, wenn der Starttermin für das Projekt näher

rückt • Kundenansprache, wenn der Kunde vor mir steht • Generell: Krisenmanagement

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Aufgabentyp B• B-Aufgaben sind Aufgaben, die momentan nicht dringend, aber

wichtig sind. • Diese Aufgaben können (später) selbst erledigt oder delegiert

werden, da man zu diesem Zeitpunkt noch verbleibenden Spielraum hat.

• Zum terminierten Zeitpunkt werden aus B-Aufgaben schließlich A-Aufgaben.

• B-Aufgaben sind eher strategischer Natur und tragen zur Erreichung eigener Ziele entscheidend bei.

A B

CD

Wic

hti

gke

it

Dringlichkeit

Beispiele:• Präsentation einer strategischen Neuausrichtung des Vertriebs für den Vorstand

erstellen • Vorverhandlungen mit dem Betriebsrat über die Einführung eines neuen

Personalentwicklungsinstrumentes • Datenanalyse des Umsatzes der letzten drei Monate• Entwicklung einer neuen Geschäftsidee• Einem Mitarbeiter die Recherche über ein neues Geschäftsfeld in Auftrag geben• Generell: strategisch bedeutende Tätigkeiten




Aufgabentyp C• C-Aufgaben sind Aufgaben aus dem typischen Tagesgeschäft.• Es sind Aufgaben, die (für die Erreichung eigener Ziele) langfristig

nicht wichtig sind, aber sofort erledigt werden müssen, da sie dringend sind.

• C-Aufgaben sind in der Regel für die Zielerreichung anderer wichtig.

A B

CD

Wic

hti

gke

it

Dringlichkeit

Beispiele:• Tägliche Routinearbeiten wie das Telefon annehmen, Briefe beantworten, E-Mails

lesen, Kopien erstellen• Reisekosten abrechnen• Regelmäßige Datenpflege, Statistiken für die Zentrale ausfüllen• Teilnahme an einem Meeting, von dem keine neuen Erkenntnisse zu erwarten sind• Generell: Aufgaben, die erledigt werden müssen

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Aufgabentyp D• D-Aufgaben sind nicht dringend und nicht wichtig.• Diese Aufgaben müssen gar nicht oder können irgendwann erledigt

werden.• D-Aufgaben dienen der Ablenkung und der Zerstreuung, sie

erleichtern in keinem Fall eine Zielerreichung.• Eine Besonderheit bei der Einschätzung von D-Aufgaben sollte

beachtet werden: Es kann vorkommen, dass man eine Aufgabe aus eigener fachlicher Sicht vielleicht als D-Aufgabe einschätzt, wogegen der Vorgesetzte sie aber als A-Aufgabe einstuft.

A B

CD

Wic

hti

gke

it

Dringlichkeit

Beispiele:• Die zweite Tasse Kaffee aus der Kaffeeküche holen, obwohl man eigentlich gar

keinen Kaffee mehr trinken möchte• Werbung im Internet oder der Zeitung lesen, die in keiner Verbindung zum Beruf

steht• Ein neues Hintergrundbild auf dem PC einrichten• Ein Meeting zu einem neuen Projekt einberufen, dessen Start noch unbekannt ist

und dessen Projektdaten im Einzelnen noch von den Vorgesetzten oder Auftraggebern geklärt werden müssen

• Eine bereits sehr gute Präsentation überarbeiten• Generell: Ablenkung ohne Zielanbindung




Übung:Gehen Sie im Geiste noch einmal den gestrigen Tag durch! Schreiben Sie noch mal auf, was Sie alles gemacht haben (inkl. Pausen usw.)!1. Welche Tätigkeiten waren ABC und P-Aufgaben?2. Wie hätte Ihr Tagesplan ausgesehen, wenn Sie ihn morgens

verschriftlicht hätten?3. Was wäre herausgefallen?4. Wofür hätten Sie mehr Zeit eingeplant?

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Vorbereiten! Durchführen! Nachkontrolle!Die ALPEN-Methode49

N = Nachkontrolle (unerledigtes übertragen)

E = Entscheidungen treffen (Prioritäten, Kürzungen, Delegation)

P = Pufferzeiten reservieren

L = Länge einschätzen (der Aktivitäten)

A = Aufgaben zusammenstellen (Aktivitäten und Termine aufschreiben)



A L P E N

Aufgaben notierenBei diesem ersten Arbeitsschritt wird in Form einer einfachen To-do-Liste, d. h. ohne Rücksicht auf die Reihenfolge, für den nächsten Tag folgendes zusammen gestellt:1. Welche Aufgaben und Aktivitäten habe ich mir vorgenommen2. Welche Termine anstehen3. Welche Telefonate, E-Mails o. ä. müssen erledigt werden4. Wenn etwas am Vortag nicht erledigt konnte, dieser Liste hinzufügen

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A L P E N

Länge schätzenBeim zweiten Arbeitsschritt wird die voraussichtliche Zeitdauer (=Länge) geschätzt, die jede Aufgabe zu ihrer Erledigung beansprucht. Dabei ist wichtig,1. dass der Zeitaufwand realistisch geschätzt wird2. dass der voraussichtliche Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen wird3. dass es ein Zeitlimit gibt4. dass Termine mit ihren genauen Uhrzeiten fest gehalten werden



A L P E N

Pufferzeiten einplanenBei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich von folgenden Annäherungswerten auszugehen:• 60% der Zeit kann im Allgemeinen konkret "verplant" werden• 40% der Zeit dagegen sollte als Zeitpuffer dienen, wobei jeweils die

Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollten.

Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt.

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A L P E NEntscheidungen treffenOhne Weglassen, Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von Aufgaben an andere kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel.

Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht in dem Setzen von Prioritäten. • Gut geeignet dafür ist die so genannte ABC-Analyse. Dabei werden die in

der To-do-Liste (s. Arbeitsschritt 1) aufgeführten Aufgaben nach dem Kriterium ihrer Wichtig- bzw. Dringlichkeit eingeteilt.

• A-Aufgaben: Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind• B-Aufgaben: Alle Aufgaben, die durchschnittlich wichtig, aber nicht

sehr dringend sind• C-Aufgaben: Weniger wichtige Aufgaben

• Oder das Eisenhower-Prinzip



A L P E NNachkontrolleDie Nachkontrolle hilft den Tagesablauf immer besser zu organisieren.Fragen Sie sich am Ende des Tages:• Hat mich der heutige Tag meinen Zielen näher gebracht?• Was habe ich heute gelernt und was mache ich in Zukunft anders?• Hätte ich auf bestimmte Aktivitäten verzichten können?• Was hat mir heute am meisten Spaß gebracht?• Wie plane ich den nächsten Tag?

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• Bessere Einstimmung auf nächsten Tag• Bessere Planung(en)• Überblick und Klarheit• Ordnung des Tagesablaufs• Ausschalten von Vergesslichkeit• Konzentration auf das Wesentliche• Reduzieren von Verzettelung• Erreichen der Tagesziele• Entscheidung über Prioritäten und Delegieren

• Rationalisierung durch Aufgabenbündeln• Abbau von Störungen und Unterbrechungen• Selbstdisziplin in der Aufgabenerledigung• Abbau von Stress und Nervenverschleiß• Gelassenheit bei Unvorhergesehenem• Verbesserung der Selbstkontrolle• Positives Erfolgserlebnis am Tagesende• Erhöhung von Zufriedenheit und Motivation• Höhere persönliche Leistungsfähigkeit• und vor allem: Zeitgewinn durchmethodisches Arbeiten !

Vorteile der ALPEN-Methode:


Schriftlichkeits-Prinzip56

• Überblick �� Zeitpläne im Kopf werden öfter verworfen

• Arbeitsentlastung �� Zeitpläne entlasten das Gedächtnis

• Schriftlicher Plan �� Selbstmotivation

• Konzentration �� Leitlinie des Tages wird befolgt

• Kontrolle �� Unerledigtes geht nicht verloren

• Erfolg sichern �� Zeitbedarf und Störfaktoren einschätzen

Vorteile der Schriftlichkeit

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Schriftlichkeits-Prinzip

Das Super-Buch57

Das „Super-Buch“ ist eine einfache und effektive Methode, wie Sie nach dem Schriftlichkeits-Prinzip Ihre Aufgabe, Termine und Ideen praktisch in einem Buch sammeln und so den Überblick über Ihre Aufgabe und sonstige Informationen behalten.

Vorbereitung

• Nummerieren Sie die Seiten

• Lassen Sie einen Rand

Richtig starten

• Notieren Sie alle Aufgaben

• Erfassen Sie alles von Ihrem Schreibtisch

Einfaches Vorgehen

• Wann immer eine Aufgabe erledigt ist, streichen Sie den Punkt durch

• Kreuzen Sie die ganze Seite durch wenn alle Aufgaben darauf erledigt sind


Planungssysteme

• Terminkalender (Papier/elektronisch)

• To-do-Listen

• Checklisten

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Planungssysteme

Terminkalender (Papier/elektronisch)

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Planungssysteme

To-do-Listen

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• In einer To-do-Liste wird festgehalten, welche Aufgaben anstehen (evtl. wer dafür verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein muss).

• dient zur Selbstorganisation

• Der Liste ist nicht zu entnehmen, zu welchem Zeitpunkt der Status einer Aktion geändert wurde, sondern nur der aktuelle Zustand.

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Planungssysteme

Checklisten

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Eine Checkliste bezeichnet eine Abstreichliste, diegenau festgelegter Reihenfolge angibt, was zu tun ist!

Vorgehensweise:• Ähnliche Tätigkeiten auswählen• Gesamtablauf in Arbeitsphasen zerlegen• Logische Reihenfolge zusammenstellen• Gruppenbildung der Aufgaben vornehmen

Durch Checklisten müssen Routinevorgänge nichtimmer wieder neu durchdacht werden und sieminimieren das Risiko, etwas zu vergessen!


Planungssysteme

Regeln für eine bessere Zeit- u. Tagesplanung62

• Resultate statt Tätigkeiten !• Prioritäten setzen und Wichtiges von

Dringendem unterscheiden - und Delegieren

• Maximal 60% verplanen => min. 40% Pufferzeiten (für Unvorhergesehenes) reservieren

• Regelmäßig, systematisch und konsequent Aufgaben u. Aktivitäten sammeln und planen

• Realistisch & flexibel planen• Unerledigtes baldigst möglich

nachbearbeiten• Zeitvorgaben und Erledigungstermine

beachten

• Weitere Zeiten einplanen für:• „übliche” Zeitfresser;• Überarbeitungen und Überprüfungen;• störarme und freie Zeiten;• Planungs- und Kreativitätszeiten;• Routinetätigkeiten bis hin zu

unproduktiven Tätigkeiten;• Alternativen und Abwechslungen;• Abstimmung von Zeitplänen etc.

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Informationsverarbeitung63



Systematik bedeutet, dass Sie• wichtige Informationen von unwichtigen trennen,• Informationen nach einer klaren Ordnung ablegen, um sie schnell wieder

zu finden und nicht noch zusätzlicher Aufwand durch suchen entsteht,• Ihre Arbeitsabläufe und Ihr Zeitmanagement so gestalten, dass für Sie

keine zusätzlichen Informations-Belastungen und Störungen entstehen.Konsequenz im Umgang mit der Informationsflut bedeutet, dass Sie• selbst Frau/Herr der Situation bleiben und selbst entscheiden, wann Sie

sich den Informationen zuwenden und wann nicht,• anderen eindeutig signalisieren, wann Sie erreichbar sind und vor allem

wann nicht,• diszipliniert Arbeiten zu Ende führen, ehe Sie sich neuen Informationen

zuwenden – wann immer dies geht.

Informationsflut bewältigen

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Lesetechniken:

SQ3R-Methode von Robinson• S = Survey Überblick gewinnen

• Q = Question Fragen stellen

• R = Read Lesen

• R = Recite Rekapitulieren

• R = Review Wiederholen


Lesetechniken:

SQ3R-Methode von Robinson66

Schritt 1: Survey - ÜberblickIm ersten Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick über den Text, indem Sie das Inhaltsverzeichnis, Kapitelüberschriften und vorhandene Verzeichnisse wie z.B. Sach-, Namens- und Literaturverzeichnis sichten. Einleitungen und Zusammenfassungen können dabei auch weiterführen.

Schritt 2: Question - FragenNach dem ersten Eindruck vom Text sollten Sie konkrete Fragen an den Text formulieren. Die Fragen hängen von Ihrem konkreten Leseinteresse ab. Was interessiert Sie besonders an dem vorliegenden Text? Haben Sie noch keine bestimmten Vorstellungen, können Sie nach dem Thema des Textes, Aussagen zum Thema, Einstellungen und Sichtweisen sowie Absichten des/r Autors/en fragen. Wichtig ist auch der Bezug zum eigenen Wissen: Bringt der Text neue Informationen und/oder andere Sichtweisen oder neue Aspekte?

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Lesetechniken:


Schritt 5: Review - RückblickIn einem abschließenden Rückblick überprüfen Sie Ihre Notizen, die Sie in Schritt 4 angefertigt haben. Sie können erkennen, ob die Informationen des Textes, Aussagen und Sichtweisen richtig wieder gegeben wurden und ob die Fragen auch genau beantwortet wurden. Günstig ist auch, Ihre Aufzeichnungen an einer Stelle abzuheften, an der Sie sie bei eventuellen Prüfungsvorbereitungen usw. wieder schnell zur Hand haben.

Quelle:H. Knauf, F. Schmithals: Tutorenhandbuch, Neuwied 2000R. Schräder-Naef: Rationeller Lernen lernen, Weinheim, Basel 1994Zu finden bei © 2000-2002 wissen.de GmbH , München


Lesetechniken:


Schritt 5: Review - RückblickIn einem abschließenden Rückblick überprüfen Sie Ihre Notizen, die Sie in Schritt 4 angefertigt haben. Sie können erkennen, ob die Informationen des Textes, Aussagen und Sichtweisen richtig wieder gegeben wurden und ob die Fragen auch genau beantwortet wurden. Günstig ist auch, Ihre Aufzeichnungen an einer Stelle abzuheften, an der Sie sie bei eventuellen Prüfungsvorbereitungen usw. wieder schnell zur Hand haben.

Quelle:H. Knauf, F. Schmithals: Tutorenhandbuch, Neuwied 2000R. Schräder-Naef: Rationeller Lernen lernen, Weinheim, Basel 1994Zu finden bei © 2000-2002 wissen.de GmbH , München

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Lesetechniken:


Schritt 3: Read - LesenHaben Sie konkrete Fragen an den Text formuliert, lesen Sie ihn jetzt auf diese Fragen hin durch. Behalten Sie die eigenen Fragen immer im Auge und suchen Sie nach Antworten. Haben Sie einen längeren Text vor sich, gehen Sie abschnittsweise vor: Werden die eigenen Fragen in einem Abschnitt nicht beantwortet, wird dieser Abschnitt nicht weiter beachtet.

Schritt 4: Recite - RekapitulierenNach jedem längeren Abschnitt rufen Sie sich das Gelesene ins Gedächtnis und halten schriftlich fest, welche Antworten der Text auf Ihre eigenen Fragen gegeben hat. Wichtig ist bei diesem Schritt, dass Sie möglichst viele eigene Formulierungen verwenden. Dadurch behalten Sie den Inhalt besser und merken sofort, wenn Sie etwas noch nicht richtig verstanden haben. Falls Sie später selbst über das Thema schreiben, bereiten Sie Ihre eigenen Formulierungen gleichzeitig dafür vor.



Markierungstechniken• Unterstreichen

• Randmarken

• Überstreichen

• Randnotizen

• Entwicklung eigener „Markoglyphen“

! - wichtig

!! - sehr wichtig

- nachprüfen

B - Beispiel

- neue Theorie

- besonders wichtig

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Mind-Map

Bildquelle: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Pinwand-Mindmap.jpg



Checkliste: „Informationsflut bewältigen“

1. Wem nützt die Information?Niemanden = sofort vernichten!Anderen = sofort in den Ausgangskorb!Mir selbst = siehe Punkt 2.2. Ist die Information wichtig?Nein = sofort in den Papierkorb!Ja = siehe Punkt 3.3. Ist der zeitliche Bearbeitungsaufwandsehr gering = sofort erledigen! (max. 4 Minuten)hoch = siehe Punkt 44. Ist die Sache dringend?ja = sofort erledigen beziehungsweise für den Tag einplanennein = terminieren, ggf. delegieren und auf Wiedervorlage legen

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Zu guter letzt73

Noch eine letzte Methode


David Allen: Getting Things Done

• Selbstorganisationssystem für Wissensarbeiter

• GTD Grundsätze:– Sammle alle Dinge, die

erledigt werden müssen in einem logischen System (außerhalb deines Kopfes!)

– Entscheide darüber, was du wirklich erledigen musst!

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Getting Things Done: 1. Schritt

• Gehirn „entleeren“ (zu Papier bringen)

• Sammeln: Ziele, Projekte, Tätigkeiten, Verpflichtungen, Absichten, …

• Ablage in In-Box (Dose, Schachtel, Email-Postfach…)

• Wöchentlich wiederholen

• Unterscheidung Aufgabe und Projekt

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Getting Things Done – 1. Schritt76

• Aufgabe = unter 2 Minuten zu erledigen

• Projekt = alles, was länger als zwei Minuten dauert und mehr als einen Schritt umfasst

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Getting Things Done – Schritt 277

• Grundsätze:

– Mit oberstem Zettel anfangen

– Immer nur einen Zettel zur selben Zeit aus der In-Box bearbeiten

– Keinen Zettel zurücklegen in die In-Box! (Überfüllung vermeiden)

• Entscheidung treffen: Ist es eine Aufgabe oder ein Projekt? � sortieren



• Ich kann nichts unternehmen

– Wegwerfen

– Zurückstellen oder als Referenzmaterial ablegen

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• Ich kann etwas unternehmen

– dauert es weniger als 2 Minuten? � sofort

– Jemand kann es machen? � delegieren und abwarten

– Dauert länger als 2 Minuten? � später erledigen (am besten mit Datum auf To-Do-Liste)

– Wird erst später relevant? � ablegen mit Ideen in Ordner „Vielleicht/Irgendwann“



• Organisieren in Listen

– „Nächste Schritte“ für Projekte

– „Warten auf“: Liste mit delegierten Aktionen

– „Vielleicht/irgendwann“: wöchentlich durchsehen

– „Terminkalender“: sämtliche Termine

– „Referenzmaterial“: alle Projektunterlagen

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• 1x täglich Blick auf Kalender und Listen

• Wöchentliche Durchsicht:– Listen

– Erledigte Dinge streichen

– Termine streichen/ergänzen/aktualisieren

– Nächste Schritte aufschreiben

– Neue Ideen

– „Warte auf“- Liste prüfen

– In-Box vollständig leeren



• Erledigen nach:

– Zusammenhang

– Priorität

– Ort, wo ich bin

– Zeit, die ich habe

– Kraft

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Getting Things Done - Übersicht83


Zum Schluss noch …

Wenn du immer wieder das tust,was du immer schon getan hast,dann wirst du immer wieder das

bekommen,was du immer schon bekommen hast. Wenn du etwas anderes haben willst,

tu etwas anderes!Und wenn das, was du tust,

dich nicht weiterbringt,dann tu etwas völlig anderes –

statt mehr vom gleichen Falschen!Paul Watzlawick

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zeitmanagement & selbstorganisation kurs-nr. o-017 · geben sie sich laut und deutlich den...

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