zone asie pacifique vademecum des moyens

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Comité de Pilotage et de Mutualisation Zone Asie Pacifique- Version validée CPM Juin 2019 1 / 25 ZONE ASIE PACIFIQUE VADEMECUM Gestion déconcentrée et mutualisée des moyens Références : - Note AEFE n°963 du 15 février 2011 N° 000963 relative aux missions et attributions des établissements mutualisateurs dans le cadre de la rénovation de la gestion déconcentrée des moyens - Conventions inter-établissements du 1 er septembre 2011 et avenants du 1 er septembre 2015 et du 1 er septembre 2016 - Circulaire AEFE n°443 du 9 février 2018 relative aux conditions et modalités particulières de règlement des frais de déplacements temporaires des personnels de l’AEFE - Note de cadrage AEFE concernant la formation continue des personnels d’enseignement français à l’étranger (note 1315 de juillet 2018) Ce vademecum a pour objectif d’ aider les acteurs de la zone dans les différentes phases de l’élaboration et la réalisation du Plan de Formation Continue des Personnels et de toutes les actions déconcentrées et mutualisées de la zone.

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ZONE ASIE PACIFIQUE

VADEMECUM

Gestion déconcentrée et mutualisée

des moyens

Références :

- Note AEFE n°963 du 15 février 2011 N° 000963 relative aux missions et attributions des

établissements mutualisateurs dans le cadre de la rénovation de la gestion déconcentrée

des moyens

- Conventions inter-établissements du 1er septembre 2011 et avenants du 1er septembre 2015

et du 1er septembre 2016

- Circulaire AEFE n°443 du 9 février 2018 relative aux conditions et modalités particulières

de règlement des frais de déplacements temporaires des personnels de l’AEFE

- Note de cadrage AEFE concernant la formation continue des personnels d’enseignement

français à l’étranger (note 1315 de juillet 2018)

Ce vademecum a pour objectif d’aider les acteurs de la zone dans les différentes phases de

l’élaboration et la réalisation du Plan d e F o r m a t i o n C o n t i n u e d e s P e r s o n n e l s et

de toutes les actions déconcentrées et mutualisées de la zone.

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Sommaire

- Le dispositif de la mutualisation p 3

- Le Comité de Pilotage de la Mutualisation (CPM) p 3

- L’établissement Mutualisateur p 5

- La cellule de Formation Continue p 5

- Calendrier Prévisionnel du dispositif p 6

- Le séminaire de la Formation Continue p 7

- Fiche Ecole / Etablissement p 9

o 1. Diffusion du plan de formation et inscriptions

o 2. Procédures administratives et départ des stagiaires

o 3 Convenances personnelles des stagiaires

o 4. Remboursement des frais

- Fiche Etablissement lieu d’accueil d’un stage p 13

o 1. Organisation d’un stage

o 2. Dispositions administratives

- Fiche organisation des missions des EEMCP2 p 15

- Fiche Remboursement stages hors PFCP (dont DGESCO) p 17

- Fiche Remboursement CNED p 18

- Fiche Remboursement Prozap, APP, PIO, UNSS … p 18

- Annexe 1 : Charte du Stagiaire et du formateur p 19

- Annexe 2 : Calcul des per diem p 20

- Annexe 3 : Qui fait quoi ? p 22

- Annexe 4 : Etat de frais pour stages hors PFCP p 23

- Annexe 5 : Synthèse facturation et tarification p 24

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Le dispositif de la mutualisation

Le champ d’application s’étend :

- à toutes les missions déconcentrées par l’Agence à l’établissement mutualisateur ainsi

qu’à la gestion de la formation continue de la zone Asie Pacifique à l’exception :

* du service des examens dont la gestion relève de chaque centre d’examens ;

* de la gestion déconcentrée des voyages dont la gestion relève, dans chaque pays

visé par la mesure de déconcentration des voyages de l’établissement en gestion

directe désignée par l’Agence et, dans les autres pays, des services centraux de

l’agence ;

- à toutes les missions que les établissements de la zone ont également souhaité

mutualiser à savoir :

* le site de zone

* AGORA

* Prozap

* la Web Radio

* …

Le fonds de la mutualisation est constitué conformément à l’article 2 de l’accord inter-

établissements.

Le paiement aux articles 5 et 6 définissant les conditions de fonctionnement et l´organisation du fonds

de mutualisation de la zone signé entre l´établissement mutualisateur et chaque établissement. Le paiement des facturations à la prestation prévu à l´article se fera dès réception de la facture. Le

paiement sera réalisé en Euro sur le compte de l´établissement mutualisateur.

Le CPM

Composition

Le Comité de Pilotage de la Mutualisation (CPM) est constitué de membres de droit et de membres élus.

Membres de droit :

- Le CDAEFE - Président

- Le chef d´établissement de l´établissement mutualisateur ;

- Le directeur administratif et financier de l´établissement mutualisateur ;

- Les inspectrices de l´éducation nationale en résidence à Pekin et à Bangkok ;

Membres élus : - Un représentant d´un établissement conventionné, chef d´établissement ou directeur

d´école, autres que celui de l´établissement mutualisateur ;

- Un représentant d´un établissement homologué, chef d´établissement ou directeur d´école ;

- Un directeur administratif et financier, expatrié ou résident, autre que celui de

l´établissement mutualisateur.

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Le CDAEFE assure la présidence du CPM sans voix prépondérante.

La présence ou la participation par visioconférence d’un membre du service pédagogique (chef du service, IA-IPR, référent de zone ou responsable du pôle formation continue au service pédagogique) est également de droit. Il contribue à orienter les choix stratégiques de la formation continue effectuée par la zone.

Les membres élus du CPM sont désignés lors du séminaire des chefs d’établissements et directeurs de la zone Asie Pacifique. Le CPM doit comporter au moins un directeur d´école, choisi parmi les trois représentants élus des établissements. La durée du mandat des membres élus est de deux ans. Ce mandat peut être renouvelé, sans limitation de durée, par période de deux ans.

Vacance d´un poste de membre élu :

Afin de pourvoir à la vacance d´un poste de membre élu chef d´établissement ou directeur d´école en cours de mandat, le suppléant désigné lors du séminaire des chefs d´établissement et directeurs d´école assurera le remplacement du membre élu jusqu´à la fin normale du mandat. Pour le DAF élu, la suppléance sera assurée par son successeur jusqu’à la fin normale du mandat.

Le CPM se réunit trois fois par an (en présentiel ou en visioconférence).

Compétences du CPM (cf accord de partenariat) :

Le CPM est compétent pour définir les orientations politiques et stratégiques de la zone. Dans ce cadre, il prépare, avant le séminaire annuel des chefs d’établissement et directeurs

d’école, le plan de formation continue et en assure, après sa validation par l’Agence, son exécution.

- Prépare le projet de budget du SACD « gestion mutualisée et déconcentrée des moyens »

- Définit les grandes orientations politiques et financières de la zone en fonction des priorités définies par l´agence,

- Analyse les besoins et les demandes de formation formulées par les cellules de formation continue des établissements, les organise et les hiérarchise, prépare le Plan de Formation Continue des Personnels en concertation avec le service pédagogique et en assure le suivi

- Prépare le séminaire annuel de l’AEFE

- Prépare les projets de modifications à l´accord inter-établissement et de son annexe pour les présenter au séminaire des chefs d´établissements et directeurs d´école pour approbation (sous réserve de la validation définitive par les services centraux),

- Fixe, en accord avec les services de l´agence, le barème annuel des prestations mutualisées,

- S´assure de la mise en œuvre des accords de partenariat,

- Donne délégation au chef d’établissement de l’établissement mutualisateur pour valider les demandes de pré-inscriptions aux actions de formation du PRF, conformément au règlement annexé à l´accord inter-établissement,

- Etablit le bilan financier des actions menées au cours de l´exercice précédent.

- Il assure l’évaluation des actions entreprises. Cette évaluation ainsi que le bilan sont présentés au séminaire annuel de la zone et à l’AEFE

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L’établissement mutualisateur

Le Lycée Français Charles de Gaulle de Pekin est l’un des 16 établissements mutualisateurs (14 à compter de septembre 2019) qui assure la gestion administrative et financière du dispositif de la mutualisation de la zone Asie Pacifique

Le dispositif se décompose en différents services :

- la formation continue régionale

- des missions des EEMCP2, et des EMFE ;

- de l’établissement mutualisateur, mettant en œuvre le dispositif

- la dématérialisation de la correction des copies du baccalauréat

Le chef d´établissement et le directeur administratif et financier (DAF) de l´établissement mutualisateur préparent le budget du dispositif, en application de la note AEFE nº 963 en date du 15 février 2011. Ils assurent la gestion quotidienne et appliquent les décisions du Comité de Pilotage de la Mutualisation. Au sein de la comptabilité de l´établissement mutualisateur, il est créé un service à comptabilité distincte (SACD). Chaque année, le directeur administratif et financier élabore le compte de gestion et le budget des moyens mutualisés et déconcentrés qui sont présentés au CPM, puis à l´AEFE pour approbation.

Pour assurer le fonctionnement administratif et financier du budget des moyens déconcentrés, des crédits sont alloués, dans la limite de 5% des recettes totales prévues au budget pour la prise en compte des charges inhérentes de gestion (fonctionnement général et rémunérations).

La cellule formation continue

La cellule de formation continue – cf note de cadrage SP de juillet 2018

La cellule de formation continue est une instance obligatoire dans chaque établissement.

Elle est placée sous la responsabilité du chef d’établissement.

Elle est constituée

- du chef de l’établissement

- de son adjoint, si le poste existe dans l’établissement

- du directeur d’école, si le poste existe dans l’établissement

- du directeur administratif et financier

- de deux représentants des personnels du premier degré

- de deux représentants des personnels du second degré

de deux représentants des autres catégories de personnel

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La cellule de formation continue se réunit plusieurs fois par an et au moins :

- en début d’année scolaire (année N) pour recenser et prioriser les besoins de formation des

personnels, pour l’année N+1, après analyse du projet d’établissement actualisé et des

besoins de formation des personnels de l’établissement. Elle définit les critères de

candidature (Année N)

- Après clôture des inscriptions, pour analyser les demandes d’inscription individuelles et

proposer au chef d’établissement la liste de candidatures retenues pour l’établissement.

Cette proposition est basée sur les critères arrêtés préalablement par la cellule de formation

continue

- En fin d’année scolaire pour faire un bilan. des formations auxquelles ont participé les

personnels de l’établissement et faire des recommandations de formation pour l’année

scolaire N+1. Ce bilan est transmis au CPM de la zone.

A chaque réunion de la cellule de formation continue, un compte rendu détaillé de ses travaux est rédigé, présenté au conseil d’établissement et transmis au CPM.

Le calendrier prévisionnel du dispositif • Fin Septembre, début Octobre :

- inscription des stagiaires sur l’application Formation continue selon la date fixée par le CPM

- après le retour des cellules de formation continue, le CPM valide les préinscriptions. - il réalise la synthèse des demandes de formation des établissements ;

- Il lance le recensement des besoins en formation des établissements pour le PFC N+1 - il élabore une proposition de projet de zone prenant en compte les rapports d’inspections et les comptes-rendus de missions des personnels d’inspection de l’AEFE, en particulier de l’IA-IPR référent de zone, les rapports d’activités des conseillers pédagogiques, les comptes-rendus des conseils d’enseignement et des conseils pédagogiques. Les priorités à prendre en compte sont les instructions officielles du MEN, le Plan d’Orientation Stratégique (POS) de l’Agence, le MEAE, les priorités déclinées annuellement par le service pédagogique (SP).

- En octobre : envoi des factures par l’établissement mutualisateur pour la période

Septembre Décembre (40%)

o Facture du montant forfaitaire (tarif voté en CPM) pour chaque stagiaire de la période

(sauf exonérations spécifiques votées par le CPM)

o Facture de participation au fonctionnement pour les partenaires uniquement (2% des

frais de scolarité)

o Remarque : les établissements doivent s’assurer que le montant total est bien reçu

pour le lycée de Pekin et n’est pas amputé de frais bancaires.

- 1er décembre : envoi des dépenses de la période Septembre Décembre à l’établissement

mutualisateur pour remboursement

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• En Janvier, Février:

- le CPM établit une proposition de carte des emplois des expatriés de la zone à N+2 ainsi que les décharges de service afférentes.

- Le CPM adopte le compte de gestion de l’exercice écoulé et amende le budget de l’année en cours si besoin.

- Il partage des fiches et des besoins exprimés avec les formateurs des 1er et 2e degré qui en font un premier niveau de synthèse.

- il prépare le séminaire annuel des chefs d’établissement et directeurs d’école

- Envoi des factures par l’établissement mutualisateur pour la période Janvier Aout (60%) –

o Facture du montant forfaitaire (tarif voté en CPM) pour chaque stagiaire de la période

(sauf exonérations spécifiques votées par le CPM)

o Facture de participation au fonctionnement pour les partenaires uniquement

o Remarque : les établissements doivent s’assurer que le montant total est bien reçu

pour le lycée de Pekin et n’est pas amputé de frais bancaires.

• En mars :

- le CPM anime le séminaire avec les représentants de l`AEFE et de l’académie partenaire.

• Après le séminaire :

- 15 jours après le séminaire annuel, et au plus le tard le fin mars de chaque année scolaire, le PFCP est transmis par l’établissement mutualisateur au service pédagogique de l’AEFE

- après navettes entre le service pédagogique et l’établissement, le projet est soumis à la validation de la commission de mutualisation mi-Mai

• En mai : envoi des dépenses la période Janvier Mai à l’établissement mutualisateur pour remboursement • En juin:

- le CPM se réunit pour valider la proposition de budget pour l’année N+1. Les compte-rendus de CPM sont rédigés sous 15 jours, puis envoyés à l’AEFE et adressés à tous les chefs d’établissement de la zone. Ils n’ont pas vocation à être diffusés aux communautés scolaires. Les compte- rendus de la commission de mutualisation sont envoyés aux chefs d’Etablissement pour diffusion aux communautés scolaires.

Le séminaire annuel Participants

- les représentants de l’AEFE (direction, secteur géographique, coordonnateur, Service pédagogique) ; - un représentant de l’académie partenaire (DAFPEN, IA-IPR, DAREIC, DAFCO, etc…) ;

- les chefs d’établissement ; - les directeurs d’école (chefs d’établissement ou non) ;

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- les IEN en résidence; - les DAF de de la zone (résidents et expatriés);

Le représentant de l’académie partenaire est présent au séminaire pour exposer l’actualité pédagogique française, nationale et académique, expliciter les priorités mises en œuvre dans son académie et indiquer les pôles de compétences spécifiques qui ont pu s’y développer. Il a la connaissance des ressources en formation et contribue à la cohérence du plan de formation comme à la pertinence des contenus (animation des ateliers, etc.). Le représentant du SP (chef de service, IA-IPR référent de la zone) est présent au séminaire pour préciser les orientations pédagogiques de l’Agence, contextualiser les priorités nationales, exposer les choix et les priorités retenues par le SP. Il contribue à la cohérence du plan de formation comme à la pertinence des contenus (animation des ateliers, etc.).

Tâches du séminaire annuel

- finalise le processus d’élaboration du plan de formation de la zone avant sa transmission à l’Agence. - proposer le projet de zone à partir de la version que lui soumet le CPM si d’actualité - approuver les modifications à l’accord inter-établissement

- émettre un avis relatif aux orientations budgétaires de l’année civile suivante - prendre connaissance du bilan financier de l’année civile précédente ; - faire le point sur l’état d’avancement du PFC de l’année scolaire en cours - sélectionner, finaliser les fiches de stage et proposer le PFC - proposer des formateurs parmi le vivier zone - proposer un calendrier ou une priorisation dans le temps des formations - proposer un lieu et un calendrier pour le séminaire de l’année N+1

Les différents types de stage

- stages zone : - stages interzones - stages d’intra-établissement - ouverts - les stages inter-régionaux sont réservés à certains contenus et formats précis : stages

de formation à contenu institutionnel des disciplines à faible effectif, actions de formation spécifiques ou répondant à des projets précis mais contextuels (APP Monde, projets inter établissements ou inter-zones).

- Les stages d’établissement ouvert : stage à l’initiative d’un établissement en référence à

son propre projet, ouvert aux autres établissements de la zone et inscrit au PFCP. Les remboursements seront effectués selon les modalités définies par le CPM pour une année scolaire.

Important :

A l’issue du séminaire, l’entente collective autour du PFCP ne vaut pas validation de celui-ci. Cette validation ne pourra intervenir qu’au terme de la campagne des séminaires de FC, et après l’examen des PFCP de tout le réseau AEFE, afin de respecter les nécessaires équilibres en termes de politique stratégique de FC, de contenus et de budget. Cette expertise est assurée par une commission du SP réunie ès-qualité autour de ce traitement et qui siège durant plusieurs semaines chaque fin d’année scolaire.

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Fiche Ecole / Etablissement

1. Diffusion du plan de formation et inscriptions

1.1 Saisie des recrutés Locaux

Dès que possible avant la rentrée, le Directeur/Chef d’établissement veille à ce que chaque personnel

soit inscrit dans MAGE avec son adresse électronique individuelle, professionnelle (Merci de saisir le

nom d’usage car il y a parfois confusion avec le nom de jeune fille). Les résidents sont directement inscrits par

l’AEFE, l’adresse personnelle est à utiliser.

1.2 Diffusion du plan de formation

Dès que plan de formation est accessible sur la plateforme à la pré-rentrée, le Directeur/Chef

d’établissement le présente aux personnels afin qu’ils saisissent leurs demandes de pré-inscription sur

le site de la formation continue cf 1.3

Il réunit obligatoirement la cellule de formation continue de l’établissement et organise la pré-sélection

des candidats.

Il veille à ce que le choix du stage corresponde :

- au niveau et à la matière enseignée par le stagiaire,

- à un besoin du stagiaire et de l’établissement

- au niveau de connaissances préalable requis

La cellule priorise les candidatures

1.3 Pré-inscriptions sur le site www.aefe.fr

L’application commune aux établissements permettant de faciliter la gestion de la formation continue,

tant dans sa partie élaboration des PFCP que dans le suivi des stages et des sessions a été lancée en

septembre 2012. L’application est accessible le site internet de l’agence : www.aefe.fr- à la rubrique

« Saisie en ligne ». Une documentation complète y est également disponible pour guider les

établissements et les stagiaires dans l’utilisation de l’application.

→ saisie en ligne→ gestion de la formation continue→ code utilisateur→ Mot de passe

(voir les fiches consultables sur le site : support de formation à l’attention des établissements).

Le Directeur/Chef d’établissement veille à ce que les stagiaires aient les informations et les éléments

techniques pour faire leur demande de pré-inscription sur le site www.aefe.fr.

Il veille à ce que l’établissement valide ou refuse les pré-inscriptions avant la date de clôture donnée par

l’établissement mutualisateur en renseignant bien les priorités de la cellule Formation Continue.

Coût des inscriptions : le principe est que chaque stagiaire est facturé par l’établissement mutualisateur

(cf page 6) pour un montant forfaitaire (à titre indicatif : 1230€ en 2018 – 1050€ en 2019).

Exceptions à cette règle :

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- Les stagiaires EEMCP2 pour le stage annuel des formateurs

- Les directeurs et chefs d’établissement pour le séminaire annuel AEFE

- Les chefs d’établissements, DAF, Présidents et trésoriers pour les séminaires de

gouvernance

- 1 stagiaire (hors directeur) pour les établissements partenaires ou conventionnés d’effectif

inférieur à 150 élèves

- Les stagiaires de l’établissement d’accueil d’un stage (seul le déjeuner est pris en charge

par la mutualisation)

- Les stagiaires de la ville d’un lieu de stage (seul le déjeuner est pris en charge par la

mutualisation)

- Les stagiaires du pays d’un lieu de stage (sauf Chine et Indonésie) – seul l’hébergement

est pris en charge par la mutualisation – le déplacement reste à la charge de l’établissement

du stagiaire.

1.3 Validation des pré-inscriptions par le CPM

Le chef de l’établissement mutualisateur communique au CPM les extractions du site recensant les

propositions d’inscriptions par stage et chacun des membres fait un retour sur la proposition s’appuyant

sur le travail de la cellule formation continue des établissements

Début Octobre, l’ensemble des candidatures est ainsi validé par le CPM

Un message sera envoyé pour confirmer la clôture des inscriptions afin que chaque établissement

informe ses stagiaires. Après ce mail, aucune modification ne sera acceptée.

L’accès aux inscriptions sera bloqué dès la validation effective.

1.4 Questions, annulations, modifications

A ce stade, toute demande de modification doit systématiquement être adressée à la gestionnaire de la

mutualisation (changement de nom, annulation etc …).

En cas d’annulation du déplacement d’un stagiaire par l’établissement, les règles de prise en charge sont

les suivantes :

- En cas de raison médicale justifiée ou de cas de force majeur : l’établissement n’est pas

facturé et la mutualisation prend en charge les dépenses qui n’ont pas pu être annulées.

- Sans raison particulière justifiée : l’établissement n’est pas facturé et les dépenses

engagées restent à la charge de l’établissement, non remboursées par la mutualisation.

L’établissement mutualisateur refacturera les éventuelles dépenses d’hébergement qui

n’auraient pas pu être annulées.

1.5 Démultiplication auprès des équipes

Le formateur ayant fourni les éléments et outils nécessaires aux stagiaires, les stagiaires assurent une

démultiplication auprès de leurs collègues, sous la responsabilité du Chef d’établissement

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2. Procédures administratives et départ des stagiaires

Le chef d’établissement des stagiaires inscrits leur remet la Charte du Stagiaire. Un exemplaire signé

de celle-ci doit être remis au Chef d’établissement du stagiaire au plus tôt dès les inscriptions validées

et conservé par celui-ci.

2.1 Vérifications des données.

Le Directeur/ Chef d’établissement veille à ce que les stagiaires soient à jour, en ce qui concerne :

- les vaccinations obligatoires (Fièvre jaune en particulier)

- le passeport valide au moins 6 mois à partir du début du stage, et disposant de 2 pages libres

consécutives pour la douane.

- le visa et les formalités d’entrée et de sortie,

- l’assurance médicale sur place (avec une attention particulière pour les recrutés locaux).

- Il veille également à ce que le stagiaire ait pris connaissance et signé la « charte du stagiaire »

(annexe 1)

2.2 Billets d’avion et transports

Le Directeur/ Chef d’établissement, dès réception du mail clôturant les inscriptions, achète des billets

sur la base d’une arrivée la veille du stage et un départ le plus tôt possible dès la fin du stage, favorisant

la solution la moins coûteuse.

Il est néanmoins tenu compte des conditions de sécurité des personnels, les départs et arrivés du nuit

sont évités dans la mesure du possible.

Dès confirmation du plan de vol, le récapitulatif du billet d’avion est adressé à l’établissement

d’accueil

Les frais de transport domicile/aéroport et sur le lieu de mission ou stage sont pris en charge

(transport en commun et/ou taxi), par l’établissement d’origine du stagiaire (frais non

mutualisés)

Lorsque le transport Aéroport/ hôtel est organisé par l’établissement d’accueil du stage, il est à la charge

de la mutualisation.

2.3 Préparation des documents administratifs

L’établissement mutualisateur établit l’ordre de mission qu’il adresse au chef d’établissement pour

autorisation d’absence, et sur lequel figure aussi le montant des indemnités.

Un seul OM est établi, il est signé par le Chef d’établissement du stagiaire pour autorisation d’absence

et par le Chef d’établissement de l’établissement mutualisateur pour autorisation de la dépense.

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3. Convenances personnelles des stagiaires (cf. annexe 2 calcul des per diem)

Les convenances personnelles ne sont pas prises en charge par la mutualisation.

Le chef d’établissement du stagiaire en informe impérativement et le plus rapidement

l’établissement organisateur.

L’établissement organisateur ne pourra pas être sollicité pour réserver ou organiser des vacances, ou

déplacements touristiques.

Durant le stage le choix de l’hôtel est imposé.

Aucun frais supplémentaire ne sera assumé par la mutualisation.

4. Remboursement des frais

Le service de gestion de l’établissement les documents suivants l’établissement mutualisateur (contact:

[email protected]) afin d’obtenir le remboursement :

Les documents justificatifs à envoyer :

- La facture émise par l’établissement

- Annexe Etat récapitulatif standardisé

- Fichier Excel du détail des coûts par stagiaire, en monnaie locale

- Factures de billet d’avion

- Factures de frais divers (visas, assurance éventuellement) – hors frais de taxi

Les documents doivent être envoyés au plus tard le 01 décembre pour les stages du 1er semestre et le

01 Mai pour les stages du 2e semestre.

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Fiche Etablissement lieu d’accueil d’un stage

1. Organisation d’un stage

1.1 Accueil et venue des stagiaires

L’établissement mutualisateur envoie à l’établissement d’accueil la liste des participants (convocation

collective).

Le Directeur/ Chef d’établissement organise l’hébergement, la restauration et les transferts aéroport des

participants (sauf convenances personnelles) et du formateur, s’il vient de France.

Les frais d’hébergement, de repas et les frais divers ne doivent pas dépasser le montant des frais de

mission qui auraient été versés aux agents conformément à la réglementation de l’AEFE.

L’établissement organisateur s’assure d’être en possession de tous les plans de vols 15 jours avant le

début du stage. Il veille à ce que les fiches d’accueil aient été transmises (à adresser au stagiaire, Chef

d’établissement et Directeur) (avec nom de la société de taxi, tel de permanence, nom de l’hôtel, etc..).

Il envoie à l’établissement mutualisateur le tableau type « tableau récapitulatif des plans de vol »

(modèle préalablement fourni) complet au plus tard 15 jours avant le stage.

3 semaines avant le début du stage, le poste diplomatique diffuse un CF d’invitation (formulation sur

proposition d’un mail envoyé par l’établissement mutualisateur à tous les COCAC) :

« Sauf objection de votre part ou de l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger, les agents

dont les noms suivent sont invités à se rendre à … pour participer au stage … qui aura lieu du … au… ».

L’établissement organisateur s’assure que les stagiaires puissent disposer de leurs per diem. Ceux-ci

sont remis contre émargement d’une liste transmise à l’établissement mutualisateur. Le calcul des per

diem est établi par l’établissement mutualisateur et porté sur les OM.

L’établissement organisateur s’assure que les formalités de douane soient respectées (envoi d’une lettre

d’invitation le cas échéant).

1.2 Accueil et venue du formateur

Lors du premier contact avec le formateur, l’établissement d’accueil lui transmet un tableau

récapitulant les fonctions, lieu de travail et adresses électroniques des stagiaires et la charte du formateur

qu’il doit retourner signée.

Dans le cas d’un formateur de l’AEFE ayant une autre mission en parallèle, la logistique est prise en

charge par l’AEFE, dans le cadre d’une mission mixte.

L’établissement d’accueil achète le billet, quel que soit l’origine du formateur (zone ou France)

Le billet est acheté sur la base d’une arrivée la veille du stage et un départ le plus tôt possible dès la fin

du stage, favorisant la solution la moins coûteuse, réserve l’hébergement dans les mêmes conditions

que les stagiaires.

Un point sur le matériel pédagogique nécessaire au stage sera fait afin que les dispositions nécessaires

au bon déroulement du stage soient prises.

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1.3 Déroulement du stage

Les listes d’émargement et attestations de stage sont envoyées à l’établissement organisateur par le

secrétariat de l’établissement mutualisateur de Pekin.

L’établissement organisateur s’assure que la liste d’émargement est signée chaque jour par chacun des

stagiaires.

L’établissement mutualisateur imprime les « attestations de stage » à partir du site de la formation

continue. Les attestations sont signées par le chef de l’établissement mutualisateur, scannées et envoyées

à l’établissement organisateur.

L’établissement accueillant le stage veille à ce que les stagiaires remplissent le formulaire d’évaluation

du stage et transmet les fiches à l’établissement mutualisateur.

L’établissement organisateur veille également à ce que le formateur transmette son bilan par voie

électronique dans les meilleurs délais au chef d’établissement et copie au mutualisateur.

2. Dispositions administratives :

2.1 Les ordres de missions

L’établissement mutualisateur établit et transmet à l’établissement d’accueil les ordres de missions des

stagiaires et du formateur « avec frais ».

2.2 Calcul des per diem et remboursement de frais

Le calcul des per diem est réalisé par l’établissement mutualisateur et porté sur les ordres de mission :

(Cf. annexe 2 « calculs des per diem»). Une liste d’émargement de remise des perdiem à faire signer

par les stagiaires est transmise par l’établissement mutualisateur (à retourner dans les pièces

justificatives avec émargement).

Le service de gestion de l’établissement les documents suivants l’établissement mutualisateur (contact:

[email protected]) afin d’obtenir le remboursement :

- La facture émise par l’établissement

- Annexe Etat récapitulatif standardisé

- Fichier Excel du détail des coûts par stagiaire, en monnaie locale

- La feuille d’émargement du stage visée par le Chef de l’Etablissement d’accueil

- Liste d’émargement de remise des perdiem

- Facture de billet d’avion du Formateur

- Factures d’hébergement

- Factures de transport s’ils ont été organisés par l’établissement ou par l’hôtel

- Factures de restauration

- Factures Frais divers (location de salle, …)

Les documents doivent être envoyés au plus tard le 01 décembre pour les stages du 1er semestre et le

01 Mai pour les stages du 2e semestre.

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Fiche Organisation des missions des EEMCP2

Protocole administratif préalable à la réalisation des missions d’animations

pédagogiques des EEMCP.

1. Année scolaire N-1

Étape 1 : Expression des besoins par les établissements par discipline.

A envoyer au Référent des EEMCP2

Calendrier : mars

Étape 2 :

Définition d’un programme annuel (année scolaire) de missions d’animation par le service

pédagogique avec l’appui du CPM lors du séminaire de mars N-1.

Validation de la partie financière du programme en CPM.

Calendrier : juin N-1

Étape 3 :

Communication de ce programme de missions d’animations par le CPM à :

L’établissement d’accueil

L’établissement d’origine

L’EEMCP2 concerné

Calendrier : juin : N-1

2. Année N

Étape 1 :

L’EEMCP2 contactera, sous couvert de son chef d’établissement, l’équipe pédagogique et le chef

d’établissement d’accueil de la mission pour convenir d’un projet de calendrier exécutoire, d’une

durée et d’un contenu de la mission.

Préconisation du CPM : sauf cas particulier, les missions ne devraient pas excéder deux à trois jours

(voyage compris) pour un pays, trois à quatre jours pour une mission circulaire sur deux pays.

L’EEMCP2 fait valider ce contenu par son IPR-IA de discipline, avec copie à l’IPR-IA référent de la

zone : [email protected]

Calendrier : dès le début de l’année scolaire et au plus tard le 30 septembre pour validation en

CPM début octobre

Étape 2 :

Le chef d’établissement du lycée d’origine de l’EEMCP2 transmet un plan de vol pour la mission à

l’établissement mutualisateur (lycée français international de Pékin CDG) : [email protected]

Il veillera à retenir les meilleurs tarifs aériens et à encadrer strictement les dates de départ et de retour

de l’EEMCP2 (un jour avant, un jour après maximum)

Le chef d’établissement d’accueil transmet à l’établissement mutualisateur les modalités pratiques

d’accueil de l’EEMCP2 : repas éventuellement pris en charge directement par l’établissement et qui

ne feront pas l’objet de versement de per diem.

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Les nuits d’hôtel doivent être impérativement réservées et prises en charge par l’établissement

d’accueil.

Calendrier : un mois au moins avant le début de la mission

Étape 3 :

L’établissement mutualisateur établit un ordre de mission qu’il adresse au :

Chef d’établissement d’accueil,

Chef d’établissement d’origine,

Avec copie à l’EEMCP2 concerné et le Référent des EEMCP2.

Calendrier : 10 jours au moins avant la mission

Étape 4 :

Le chef d’établissement d’accueil informe son poste diplomatique (COCAC) de la venue de

l’EEMCP2

Calendrier : une semaine au moins avant la mission

Étape 5 :

Les établissements d’origine et d’accueil se font rembourser auprès de l’établissement mutualisateur

les différents frais engagés via l’envoi semestriel du tableau des demandes de remboursement

accompagné des justificatifs. - Docs à joindre : facture hébergement

- Transport collectif ou Taxi aéroport si les conditions de la circulaire AEFE 1120 du 20 Mars 2017 sont

remplies (départ avant 6h30 ou après 21h)

- OM signé pour remise des perdiems

- Fichier excel

Calendrier : au 1er décembre pour les missions de septembre à décembre, et au 1er mai pour les

missions de janvier à mai.

Étape 6 :

Afin de faire un bilan administratif de ce programme de missions et d’améliorer le dispositif, les

EEMCP2 sont invités à faire un bref compte-rendu technique (et non pas pédagogique) du déroulé

matériel au Référent des EEMCP2.

Calendrier : un mois au plus après la mission

Il est important de veiller à ces préconisations afin que d’un point de vue administratif, les animations

des Enseignants Expatriés Chargés de Mission de Conseil Pédagogique pour le second degré se

déroulent dans les meilleures conditions.

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Fiche Remboursement des stages Hors PFCP

Depuis 2018, certains stages, à public désigné souvent, n’impliquent pas l’inscription des stagiaires

sur l’application Formation Continue.

Pour ces stages, ainsi que pour les stages DGESCO (cf note de cadrage 1315 de juillet 2018, pages

12 et suivantes) , les modalités d’organisation sont les suivantes :

la prise en charge financière s’effectue conformément à la circulaire 1120 et dans les conditions

suivantes :

1 - le plan de vol est établi par le lycée du stagiaire en s’attachant à retenir le vol le plus avantageux

2 - le détail du plan de vol est adressé au lycée de Pékin pour établissement des OM avec frais

3 - au retour du stage, le stagiaire complète l’état de frais dont le modèle est en annexe 4

4 - le lycée du stagiaire adresse au lycée de Pékin

- une facture détaillée du lycée du montant du billet et des per diem conformément à l’OM et

à l’état de frais et mentionnant le taux de chancellerie utilisé.

- l’état de frais signé du stagiaire, qui est déclaratif. Si le stagiaire a eu des repas offerts sur

le lieu du stage, il faut mettre le nombre de repas réel qui ont été payés sur la durée du

stage.

- la justification de l’hébergement. A noter que l’hébergement ne sera remboursé que sur

présentation d’une facture d’hébergement pour la période, du montant réel de

l’hébergement.

- la justification des frais de déplacements sur place lorsque les conditions de la circulaire

sont remplies.

NB : Le plafond de remboursement de l’hébergement à Paris est de 120€, chaque repas réellement

payé sera pris en charge à hauteur de 15.25€ (cf montants dans la circulaire).

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Fiche Remboursement dépenses CNED

Les modalités de prise en charge dans la zone Asie Pacifique sont celles précisées aux pages 17 et

18 de la note de cadrage n°1315 de juillet 2018.

L’établissement mutualisateur remboursera les dépenses d’inscription sur présentation d’une

facture de l’établissement assortie des pièces justificatives suivantes :

- Formulaire de demande de remboursement (modèle à demander à l’établissement

mutalisateur).

- Document de la confirmation d’inscription fourni par le CNED faisant apparaitre le coût de

la formation.

- Document (fiches d’assiduité) délivré par le CNED indiquant le nombre de devoirs rendus

- L’attestation du chef d’établissement ((modèle à demander à l’établissement mutalisateur).

Fiche Remboursement des PROZAP, APP , PIO , UNSS, divers

subventions

Le CPM peut attribuer des subventions spécifiques et fléchées pour différentes actions dans les

établissements telles que les Prozap, les APP, les PIO, les actions UNSS …

L’avis d’attribution sera formalisé soit par un CF, soit par une décision AEFE, soit figurera au

compte rendu du CPM.

L’établissement mutualisateur rembourse les dépenses dans la limite du montant attribué et à

hauteur des dépenses engagées.

L’établissement demandeur fournit une facture du montant sollicité avec à l’appui les factures

justifiant du service fait. Au vu de cette facture et des justificatifs, l’établissement procèdera au

remboursement.

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Annexe 1

Charte du stagiaire et du formateur PFCP Zone Asie Pacifique

Engagement stagiaire

Engagement du formateur ■ et/ou de l’institution □

Préalable :

S’assurer d’être en possession de tous les documents et

assurances nécessaires pour se rendre sur le lieu de stage.

Avant le stage

■ Prendre connaissance des objectifs institutionnels et de

formation formulés dans la fiche de stage.

■ Prendre contact si besoin est avec le formateur afin

d’expliciter certains concepts ou besoins de formation.

■ Rechercher, s’informer et lire les ressources

institutionnelles et pédagogiques liées à la thématique.

■ Préparer tous les documents utiles au stage dont ceux

demandés expressément par le formateur.

■ Interroger et collecter les questionnements des

collègues de l’établissement.

Pendant le stage:

■ Participer activement à toutes les étapes de la

formation.

■ Respecter l’organisation de la formation.

■ Adopter une attitude constructive par rapport à la

formation suivie.

■ Etre disponible et accepter les contraintes liées à la

formation et à son organisation.

■ S’assurer de collecter tous les documents utiles à la

restitution.

Après le stage:

■ Procéder à l’évaluation du stage sur le site de l’AEFE.

■ Restituer à l’équipe de mon établissement.

■ Mettre en pratique très rapidement des points

pédagogiques abordés pendant le stage.

Préalable:

S’assurer que les stagiaires aient la liste complète des

documents nécessaires et toutes les informations utiles

(livret d’accueil) suffisamment longtemps avant le début

du stage.

Avant le stage

□S’assurer des bonnes conditions d’accueil du stage

(hébergement et matériel) et de son bon déroulement.

■Prendre connaissance des objectifs de la formation.

■ Élaborer et diffuser le planning du stage.

■ Contacter les stagiaires pour expliciter et préparer le

stage.

■ Contacter l’organisateur du stage.

Pendant le stage:

□ S’assurer du bon déroulement du stage.

■ Mettre en œuvre la formation telle que définie dans

fiche descriptive du PRF.

■ □ S’assurer que toutes les conditions sont mises à

disposition pour la réussite de chacun.

■ □ Être disponible, accompagner et soutenir le

stagiaire durant sa formation.

■ □ Fournir les outils et éléments aux stagiaires pour

une restitution pertinente

Après le stage:

□ Éditer les attestations de stage et faciliter l’évaluation de

la formation par les stagiaires.

□ S’assurer d’une restitution effective auprès de l’équipe

pédagogique.

■ Établir un bilan et un compte rendu de la formation

auprès du comité de suivi (pour le formateur).

■□ Assurer un suivi des stagiaires sur les problématiques

abordées lors de la formation.

Mon intérêt

■ Développer et valoriser mes connaissances, mes

compétences et mes capacités.

■ Acquérir une qualification et une attestation de

formation

■ Découvrir des problématiques et mettre mon savoir, mes

qualités et mes compétences en pratique afin de favoriser

ma professionnalisation.

■ Bénéficier d’une écoute et d’un accompagnement

pendant et après ma formation.

Nom, Prénom : ……………………………………………

Notre intérêt

■ Impulser des pratiques professionnelles novatrices et

performantes.

■ Participer à la consolidation et l’enrichissement des

pratiques professionnelles des personnels.

■ Bénéficier de cette consolidation et de cet

enrichissement des pratiques professionnelles.

■ Entretenir et développer le partenariat avec les

différents acteurs de la formation.

Nom, Prénom : ……………………………………………

Vu et pris connaissance de la charte le ….……………… Vu et pris connaissance de la charte le …………………

Signature : Signature :

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ANNEXE 2

Calculs per diem

La mission débute et 2H avant l’heure figurant sur le titre de transport et se termine 2H après l’heure

d’arrivée figurant sur le titre de transport.

Les agents en mission sont censés arriver sur le lieu de mission la veille du début de stage et repartir, en

fonction des vols, soit après le stage, soit par le premier vol après le stage, sauf pour les formateurs qui

pourront arriver l’avant-veille du stage, sur leur demande.

Il convient donc de privilégier les plans de vol encadrant de façon stricte la mission.

Pour les agents qui ne respectent pas le plan de vol encadrant de façon stricte la mission pour

convenances personnelles, le calcul du montant des indemnités dues ainsi que le nombre de nuitées sera

effectué sur la base du plan de vol initial encadrant strictement la mission. (Annexe 6)

Indemnité repas : équivalente à 17.50% de l´indemnité de mission, cette indemnité est servie pour tous

les repas non pris en charge par l´établissement d´accueil. En général, pour les stagiaires et les

formateurs en poste dans le réseau, les déjeuners sont pris en charge par l´établissement d´accueil

pendant les journées de formation. Les tranches horaires retenues pour le droit à indemnité repas sont

12h/14h pour le déjeuner et 19h/21h pour le diner (intégralité de la tranche horaire)

Hébergement : l´établissement siège de la formation prend en charge les nuitées des stagiaires et des

formateurs du réseau sur la base de l´hébergement et du petit déjeuner. Normalement le droit à prise en

charge de la nuitée est ouvert dès que l´agent se trouve ou arrive sur le lieu de mission sur la tranche

horaire 0h/05h.

Cas particuliers :

o Vols avec escales : pour certains vols, l´agent en mission est parfois obligé de faire une ou

plusieurs escales pour atteindre le lieu de la mission.

➢ Vol sans nuitée : si l´agent en mission se trouve en escale durant les tranches horaires

précisées pour les repas, il convient de prévoir une indemnité repas (déjeuner et / ou

diner) sur la base de l´indemnité de mission en vigueur dans le pays où le missionnaire

fait escale.

➢ Vol avec nuitée : lorsque l´agent en mission est obligé de passer une nuit dans un pays

tiers pour se rendre sur le lieu de la mission, en plus du versement éventuel des

indemnités repas, il convient de prévoir, soit la prise en charge de l´hébergement, soit le

versement de l´indemnité pour nuitée ainsi qu´une indemnité pour frais divers sur la base

de l´indemnité de mission en vigueur dans le pays où le missionnaire fait escale.

o Aucune indemnité de repas, ni de nuitée ne sera versée aux stagiaires rattachés à l’établissement

d’accueil.

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o Les agents en mission durant le vol et les tranches horaires de repas et de nuitées précisées ne

bénéficient pas d’indemnité repas, ni d’indemnité de nuitées (sauf s’il est précisé sur le billet

qu’aucun repas ne sera servi).

o En cas de convenance personnelle :

➢ Convenance avant le début du stage :

o Prise en charge ou versement d’une indemnité repas la veille au soir du début du stage

➢ Convenance après la fin du stage :

o Pas de prise en charge des frais de transfert au départ

o Calcul des indemnités conformément à ce qu’elles auraient été sans convenance

personnelle.

Les frais de transport domicile/aéroport et sur le lieu de mission ou stage sont pris en charge

(transport en commun et/ou taxi), par l’établissement d’origine du stagiaire (frais non

mutualisés)

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ANNEXE 3 :

QUI FAIT QUOI ?

GESTION DES STAGES DU PFC POUR LES ETABLISSEMENTS

DE LA ZONE ASIE PACIFIQUE

JE SUIS UN ETABLISSEMENT D’ORIGINE : QUI FAIT QUOI POUR MON PERSONNEL

QUI PART EN STAGE ?

Démarches préalables Remboursements

Obtention et

paiement du visa

Réservation

du plan de vol et paiement du

billet (le plus

tôt possible)

Ordres

de mission unique

Envoi des factures et justificatifs au

mutualisateur Et tableau récapitulatif

Etablissement d’origine

X X X

Etablissement Mutualisateur

X

Les plans de vol encadrent le plus près possible le stage

JE SUIS UN ETABLISSEMENT D’ACCUEIL : QUI FAIT QUOI POUR LES STAGIAIRES

OU FORMATEURS QUE JE RECOIS ?

Démarches

préalables Aspects financiers Autres

envoi des

billets

électroniq

ues (plans

de vol)

Réservati

on de

l’hôtel

Organisat

ion

transfert

aéroport-

hôtel-

aéroport

(aller et

retour)

Paieme

nt de

l’hôtel

+

transfert

s

aéroport

<->

hôtel

+autres

frais

Paieme

nt des

per

diems

Paiement

des frais

de

fonctionne

ment stage

Envoi au

LFIP des

justificatifs

de frais : de

visa, taxes,

vaccin(s)

obligatoire(

s)…

Rembourse

ment des

frais

Du stage

Mail -

CF pour

avertir

les

ambassa

des

stagiaire

s

Organisat

ion de

l’évaluati

on du

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Impress

ion et

signatur

e des

attestati

ons de

stage

Etablissem

ent

d’accueil

x x x x x x x x

Etablissem

ent

Mutualisat

eur

x

Etablissem

ent

d’origine x x

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ANNEXE 4 : ETAT DE FRAIS

ÉTAT DE FRAIS Á COMPLÉTER ET SIGNER

(En l’absence de frais, préciser NEANT dans la rubrique OBSERVATIONS)

NOM : Prénom :

Itinéraire

Départ

aéroport/gare

Retour

aéroport/gare

DE A Date et Heure

de départ

Date et Heure

d’arrivée

Déplacement

Indemnités forfaitaires de repas et d’hébergement

Sans renseignement, aucun remboursement ne sera effectué

Nombre de repas

acquittés par l’agent

(ne pas joindre de justificatif)

Nombre de nuitées acquittées par l’agent

(joindre facture)

Déplacement 0

Frais réels dus à l’agent En l’absence des justificatifs demandés, aucun remboursement ne sera effectué

Observations

Je certifie sur l’honneur l’exactitude des mentions portées sur cet état.

Fait à le

Signature du bénéficiaire

Nature des frais réels

payés par l’agent

Justificatifs à produire

et à conserver par le BVM Nombre

Montant

en €

Bus, métro, RER Tickets

Train ou avion

(si financé par le missionnaire)

Facture/reçu électronique,

Titres de transport, cartes d’embarquement

Autres frais : péage, parking,

taxi (21h-6h30), visas, vaccins…(*) Facture ou reçu

TOTAL EN EURO

(*): Préciser la nature

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ZONE ASIE PACIFIQUE - ANNEXE TARIFICATION ET FACTURATION

Situation au 4/06/2019

Facturation par l'établissement mutualisateur

Remboursement par l'établissement

mutualisateur

1 050 €Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour établissements accueillant les stages)

1 050 € Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour autre zone)

Stagiaire de l'établissement d'accueil du stage Exonération Aucun

Stagiaire de la ville de l'établissement d'accueil du

stage

Exonération - Frais de déplacement à la charge de

l'établissement du stagiaire - Pas d'hébergement su place Aucun

Stagiaire du pays de l'établissement d'accueil du stage (Si Etablissement Partenaire uniquement)

Exonération - Frais de déplacement à la charge de

l'établissement du stagiaire, hébergement pris en charge

par la mutualisation (via établissement d'accueil) Hébergement pour les établissements accueillant les stages

Etablissement de moins de 150 élèves

Exonération 1 à 2 stagiaires par année scolaire (sauf

Directeur, toujours facturé 1050€)

Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour

établissements accueillant les stages)

Stage de formateurs (EEMCP2) Exonération

Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour

établissements accueillant les stages)

Séminaire Rentrée + Séminaire AEFE Exonération

Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour établissements accueillant les stages)

Séminaire de gouvernance Exonération

Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour

établissements accueillant les stages)

Envoi d'un stagiaire en public désigné à Paris (AEFE-

DGESCO …) Exonération Billet d'avion + hébergement selon modalités de la circulaire

40€ par élèves pour élèves terminales, 20€ par élèves pour

1ers, 20€ pour élèves DNB, y compris les candidats libres

Aucun, les dépenses liées au examens ne relèvent pas de la

mutualisation mais du Centre d'Examen (HK)

5€ par élève à partir du CM2 pour les établissements inscrits

à la ligue

Remboursement des dépenses à hauteur de la subvention sur

présentation d'une facture de l'établissement et de justificatifs

Etablissements Partenaires hors MLF

2% des frais de scolarité sauf

disposition particulière de la

convention

Etablissements LabelFrancEducation500€ hors déplacement - hébergement directement pris en

charge par la mutualisation (via établissement d'accueil )

Ligue UNSS

Tous établissements (sauf LabelFrancEducation)

Projets Prozap

Dématérialisation de la correction des copies des Examens

Envoi d'un stagiaire en formation dans un autre pays de la zone

Situation du stagiaire ou de l'établissement

Envoi d'un stagiaire en formation dans un autre pays hors zone

Participation

d'un stagiaire

au PFCP Exonérations et aménagements

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