Een goede planning is het halve werk!

C.P.M. Schilte, voormalig bestuurder a.i. ZorgContact.

23-05-2011

Project P

Programma

Presentatie• Aanleiding• Beoogde Resultaten en Projectplan• Activiteiten• Resultaten

Reflectie en Discussie

Aanleiding voor ZorgContact

• Tekort op de begroting

• Overschrijding personele kosten

• 5 projecten opgezet: I.P.V.G.O.

Vraag aan InVoorZorg

1.Help ons inzichtelijk maken waar bespaard kan worden op personele inzet, met behoud van de cliëntgebonden tijd

2.Help ons het zakelijk bewustzijn van medewerkers te vergroten

3.Help ons bij de implementatie, met name gericht op efficiënt werken en beter roosteren

Beoogde resultaten

- De financiële doelstelling 2010 is behaald- Er is een werkend systeem voor sturing,

controle en coördinatie - Er is een impuls gegeven aan de omslag

naar een lerende en flexibele organisatie

Indicatoren:Financiën - kosten, opbrengsten, resultaatMedewerkers - formatie en roosteringClienten - zzp’s en zorgarrangementen

Plan van aanpak

proces

Zorgcontactbreed

Gereed is:Hoe organiseren we de zorg op de

afdeling slim?

Gereed is:Welke zorg leveren

we per zzp/ zorgarrangement?

Client - werklast

Gereed is:Welke zorg leveren

we per cliënt &hoe groot is onze

werklast dan?

Medew - capaciteit

Gereed is:Welk diensten-patroon past

binnen de zzp?

Gereed is:Hoeveel fte mogen

we inzetten op basis van de zzp?

Per afdeling

Gereed is:Hoe sturen we?

Ontwerpgerichte aanpak

Huidige De weg ernaar toe Nieuwe situatie situatie

A B

motief analyse doel

Belichten Richten Inrichten Verrichten

plan uitvoering borging

Ontwikkelingsgerichte aanpak

Huidige De weg ernaar toe Nieuwe situatie situatie

A BP

A D

S

P

A D

S

P

A D

S

B2B3

1e fase – voor de zomer

• Stopzetten oproepkrachten

• Foto per afdeling

• Zeepkistbijeenkomsten

• Tweewekelijks overleg afdelingshoofden

• Management ontwikkelen-leren

• Meenemen organisatie (OR, RvT, CR,org)

• Model ontwikkelen & analyse

toegestaan

nodig ingezetaanwezig

De uitkomsten van de analyse

119 fte

117 fte 129 fte129 fte+ 120 fte

DienstenpatroonAH 36 AH 32 AH 32 AH 25

# u tot # u # u # uvp 7.30-16.00 7 8,0 56 niv 3 7.30-16.00 7 8,0 56 niv 3 7.30-16.00 7 8,0 56 vp 7.30-16.00 7 8,0 56

niv 3 9.00-17.30 7 8,0 56 niv 3 9.00-17.30 7 8,0 56 niv 3 7.30-16.00 7 8,0 56 niv 3 7.30-16.00 7 8,0 56

niv 2 7.30-11.30 7 4,0 28 vp 7.30-11.30 7 4,0 28 niv 2 7.30-16.00 7 8,0 56 niv 3 7.30-11.30 7 4,0 28

niv 3 7.30-11.30 7 4,0 28 niv 2 7.30-14.00 7 6,0 42 ass 7.30-14.00 7 6,0 42 ass 7.30-14.00 7 6,0 42

niv 3 7.30-14.00 7 6,0 42 ab 9.00-14.00 4 5,0 20 ass 7.30-14.00 7 6,0 42 ab 10.00-14.00 1 4,0 4

niv 3 7.30-14.00 7 6,0 42 ass 7.30-14.00 7 6,0 42

ass 7.30-16.00 7 8,0 56 ass 7.30-14.00 7 6,0 42

ab 9.00-14.00 4 5,5 22 ab 9.00-14.00 4 5,0 20

niv 3 15.00-23.30 7 8,0 56 niv 3 15.00-23.30 7 8,0 56 niv 3 15.00-23.30 7 8,0 56 vp 15.00-23.30 7 8,0 56

niv 3 17.30-21.30 7 4,0 28 niv 3 17.30-21.30 7 4,0 28 niv 3 16.00-22.30 7 6,0 42 niv 3 16.00-22.30 7 6,0 42

ass 16.00-22.30 7 6,0 42 ass 16.00-21.00 7 5,0 35 ass 16.30-20.30 7 4,0 28

ass 16.00-21.00 7 5,0 35

ass 16.00-21.00 7 5,0 35

niv 3 23.15-7.45 3,5 8,5 30 niv 3 23.15-7.45 3,5 8,5 30 niv 2 23.15-7.45 7,0 8,5 60 vp 23.15-7.45 7,0 8,5 60

De Krocht De Tol De Branding Zandhoeve486

18,0

69

fte incl afd hfd

uren per daguren per week uren per week 316

uren per dag 45

fte incl afd hfd 11,9 fte incl afd hfd 13,7fte incl afd hfd 22,5

uren per week 372uren per dag 53

uren per week 619uren per dag 88

17,0fte zorg fte zorg 11,1 fte zorg 21,7 fte zorg 13,0

Dagdienst Dagdienst

De Krocht De Tol De Branding Zandhoeve

Avonddienst

nachtdienstnachtdienst

DagdienstDagdienst

Avonddienst Avonddienst Avonddienst

nachtdienst nachtdienst

2e fase –in/na de zomer

• Verbreding:- project V(oeding) - overige functies

• Rapportage & reorganisatieplan project P&V• Informatiebijeenkomsten

• Invulling geven aan verbeter-actiepunten:(uitstel project 7 maanden - 10 maanden)

toegestaan

nodigaanwezig

Centrale verbeter- en actiepunten

Beter sturen op zzp’s – hogere zzp’sMonitoren op toegestane formatie

Opschonen flexpoolMinder inzetten flexmedewerkersAanname/opleidingsbeleid -desk niv

Rooster- en inzetbeleid verbeterenVeranderen basisroosterSlim werken met minder personeel

• Uitvoering reorganisatie (Wijziging organogram, verandering van functie of boventallig)

• Ontwikkeling zorgarrangementen

• Bewustwording bij medewerkers

• Toekomstbestendig maken: client = basis (Kwaliteitsmasterplan)

Overige verbeter- en actiepunten

uur woonzorg p wk - betaald

0 5 10 15 20 25 30

bewoners zzp 10

bewoners zzp 9

bewoners zzp 8

bewoners zzp 7

bewoners zzp 6

bewoners zzp 5

bewoners zzp 4

bewoners zzp 3

bewoners zzp 2

bewoners zzp 1

Beoogde resultaten behaald?

- De financiële doelstelling 2010 is behaald- Er is een werkend systeem voor sturing,

controle en coördinatie - Er is een impuls gegeven aan de omslag

naar een lerende en flexibele organisatie

Indicatoren:Financiën - kosten, opbrengsten, resultaatMedewerkers - formatie en roosteringClienten - zzp’s en zorgarrangementen

Behaalde resultaten Minder fte – minder kosten

Resultaat FTE (vast en flex) per maand 2010

200

225

250

275

300

jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

toegestaan ingezet

Hogere zzp – meer opbrengsten

Opbrengsten per maand 2010

€ -

€ 20.000

€ 40.000

€ 60.000

€ 80.000

€ 100.000

€ 120.000

jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

Beter resultaat (brutomarge van 10% naar 35%)

Bruto - resultaat (opbrengsten minus loonkosten)

€ -

€ 100.000

€ 200.000

€ 300.000

€ 400.000

€ 500.000

jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

• beleid voor inzet van (flex) personeel en roostering is bijgesteld

• managementinformatie is aangepast • sturingscyclus is ingevoerd• Zorgarrangementen zijn ontwikkeld maar

nog niet geimplementeerd• impuls naar slimmer werken en

kostenbewustzijn • extramuraal is onderbelicht geweest

Behaalde resultaten - overige

Reflectie

en

Discussie