【パネルディスカッション-1】「さいたま市...
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2目次
さいたま市及び広聴事業の紹介1
さいたま市「市民の声DBシステム」の概要2
さいたま市「市民の声DBシステム」の業務概要3
・システム導入の背景(課題と対応策)・システム導入の目的・効果・スケジュール・登録対象
4さいたま市について
人口 1,266,137 人( 27年6月)
世帯数 556,703 ( 〃 )職員数 9,057 人( 27年4
月)一般会計予算( 27年度) 4,560 億円
平成 13年 5月 浦和市・大宮市・与野市合併により誕生 15年 4月 政令指定都市に移行(区の設置) 17年 4月 旧岩槻市と合併(岩槻区設置)
5広聴事業について
市長公室広聴課 各種広聴事業を通して、広く市民の声を聴き、市民ニーズの的確な把握に努め、市政に反映できるようにすることにより、市民サービスの向上を図る。
【各種事業】 市長への提案制度 タウンミーティング 市民意識調査 コールセンター パブリック・コメント
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市民の声の一元的管理と定量的な分析が行われていない
「さいたま市PRマスタープラン」 H23.3月策定
【課題と対応策】
「わたしの提案制度」は、市長自ら署名後回答するため、市民への回答送付までに時間を要する過去に回答したものに対し、その後の対応を確認する仕組みがない
市民の声がどのように対応処理されているかわかりづらい
⇒ 「市民の声データベースシステム」の構築 H25. 4月本稼働
⇒ 局・部・区の「広報推進責任者」が進行管理 H25.3月から
⇒ 庁内での情報共有及び検索性の向上
⇒ インターネットで進捗を確認できるよう改修 H26.12月から⇒ 所管課に直接寄せられた意見のインターネットでの公開 H27. 2月から
( 1)( 2)
( 3)
( 4)
⇒ 市民の声反映システム
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≪ 効果≫・寄せられる声の統計処理や傾向の把握などが可能となり、
「市民の声」を市政に反映する取組みが一層推進される。・庁内における過去回答が参照可能となるため、事務の効率
化が図られる。
「市民の声データベースシステム」導入の目的
平成 25 年4月から「さいたま市市民の声データベースシステム」が本稼働しました。
≪ 目的≫ 市長への提案制度、陳情・要望や所管課に寄せられる「市民の声」を、一元的に管理し、全庁的に情報の共有化を図ります。
9導入の効果 『わたしの提案』の平均処理日数大幅短縮
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市長回答 直接対応 全体
平成25年度
平成26年度
「わたしの提案」平均処理日数
処理日数 H 25 → H26市長回答 28.1 日→ 13.3 日
直接対応 11.9 日→ 7.6 日
全体 24.7 日→ 11.1 日
10システム導入の前・後
これまで 市民の声データベース導入
より市政に、市民の声を反映
Access
市政に十分に反映できていない
広聴課
各所管課対応
提案・要望等
わたしの提案運営
陳情・要望運営
タウンミーティング運営
市民意識調査運営
市民
市民の声
市民の声
窓口に寄せられる市民の声は個別に管理されており、市政に反映するための仕組みが十分にできていない
制度ごとに管理しており、統合的な分析は行えていない
市民の声 DB
一元管理により、統計処理・傾向を把握し、報告。
必要な指示を行う
必要な指示を行う陳情・要望
運営
市 長
広聴課
各所管課対応
タウンミーティング運営
市民意識調査運営
市民
市民の声
提案・要望等
声を反映
声を反映
過去回答の検索が可能
陳情・要望
わたしの提案運営
市民の声
陳情・要望運営
陳情・要望
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平成 23 年3月に策定された「さいたま市PRマスタープラン」に基づき構築作業を進行。
スケジュール(これまでの取組み:基本計画から機能拡張まで)
平成 23 年度 平成 24 年度 平成 25 年度
さいたま市市民の声データベース
基本計画策定
さいたま市市民の声データベース構築
さいたま市市民の声データベース
運用開始
公募型プロポーザル方式により受託業者決定
国内先進市の視察、職員アンケート、関係課ヒアリング等実施
進捗報告会(月1回)
一般競争入札により受託業者決定
定例会(週1回)、各工程完了判定会議
管理者向け説明会及び担当者向けシステム操作研修
運用開始前に、テスト入力期間を設定
周知方法• 平成 25 年 1 月
行政会議にて報告• 平成 25 年 1 月
管理職に対し説明会の実施
• 平成 25 年 2 月 担当者に対しシステム操作研修の実施
4 月 1 日より運用開始
周知方法
• 平成 25 年 4 月運用開始に伴い、再度全庁周知
平成 26 年度
さいたま市市民の声データベース
市民向け機能拡張
提案者がインターネットで進捗を確認できる仕組みを構築
「わたしの提案」の投稿時に画像の添付ができる機能を追加
「わたしの提案」に加え、担当課に直接寄せられた意見も市ホームページに公開
スマートフォン向け画面を作成
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【登録対象】「市民の声」に該当するものすべて【登録対象外】
事業や制度に対する問い合わせ等で説明することにより、相手方が即時に理解し納得していただけたと認められるもの。⇒単なる、『問い合わせ』は入力対象外
例えば、 ・市役所は土日に業務を行っているか。 ⇒ 土日に業務は行っていない旨を説明して切電。 ・提案制度とはどういうものか。 ⇒ 制度を説明して切電。 ・○○○について詳しく知りたい。 ⇒ 担当者が本日不在のため後日連絡することで
了承を頂き一旦切電。後日、担当者が電話連絡し
説明して切電。 ・△△補助金について詳しく知りたい。 ⇒ 所管課を案内。 ・ ×× の請求額が高すぎる。 ⇒ 折り返し電話し納得いただいた。
市民の声データベースシステムの対象
13提案種類別の庁内公開、市民公開
提案種類 庁内公開 市民公開
わたしの提案 ◎ ◎
所管課受付対応 ◎ ◎
陳情・要望 ◎ ○
タウンミーティング ◎ ○
市民意識調査 ◎ ○
・庁内公開・・・処理の完結後、各課で検索参照が可能。
・市民公開・・・処理の完結後、市民が市民の声Webから検索参照が可能。
・「○」は、市民の声Webを用いず、市ホームページで公開。
18市民の声DB 案件ステータス
案件ステータス
回答(の方向性)作成中
回答の方向性、または回答を作成中の状態です。
回答(の方向性)確認中
回答の方向性、または回答の確認(承認)待ちの状態です。
回答(の方向性)修正中
最終確認者が修正依頼を出した状態です。
庁内公開回答作成中 庁内公開回答を作成中の状態です。
庁内公開待ち 庁内公開の確認(承認)待ちの状態です。
庁内(市民)非公開 最終確認者が庁内、または市民公開回答を非公開にした状態です。
庁内(市民)公開 庁内公開、または市民公開されている状態です。
完了 送付済みまたは公開が終了された状態です。
19現在の利用状況平成 25 年度受付数 平成 26 年度受付数 平成 27 年度受付数
6/12現在
わたしの提案(Web投稿)
1,384(394)
1,693(557)
400(137)
所管課受付対応 259 244 87
陳情・要望 281 282 28
タウンミーティング 301 294 -
市民意識調査 987 878 -
計 3,212 3,391 515平成 25 年度項目数(公開件数)
平成 26 年度項目数(公開件数)
平成 27 年度項目数 (公開件数) 6/12現在
わたしの提案1,824(936)
2,200(773)
545(124)
所管課受付対応272 268
(11)92
(17)
陳情・要望 483 554 24
タウンミーティング 301 294 -
市民意識調査 987 878 -
計(市民公開件数)
3,867(936)
4,194(784)
661(141)
受付件数
項目数