Электронный офис Креативных бизнес-технологий

Креативные бизнес-технологии © 2013

Обзор функциональных возможностей

Электронный офис

ООО «Креативные бизнес-технологии»

Санкт-Петербург

2013


Креативные бизнес-технологии

2

Мы помогаем

зарабатывать деньги,

превращая статьи

затрат в доходы

Наша цель – содействие развитию бизнеса наших клиентов, предлагая современные и эффективные решения в области информационных технологий и организационного развития

Успешный опыт в

различных областях

бизнеса

Мы создаем лучшее

решение для

управления бизнесом

на базе платформы

Microsoft SharePoint®


Электронный офис – готовое решение

3

Электронный

офис

готовый продукт

Электронный офис –

полностью готовый

продукт на платформе

Sharepoint.

Не нужно ничего

разрабатывать.

Учтены все реальные

задачи бизнеса, ничего

дорабатывать не

нужно, можно сразу

использовать

MS SharePoint®

платформа


Есть все, что нужно

4

Интеграция с MS Outlook, MS Project и системами учета


Базовый электронный документооборот

Документооборот

5

Хранение

документов

Организация

коллективной

работы с

документами

Поддержка

версионности

Заполнение

свойств

документов из

приложений

MS Office

Настраиваемые маршруты

рассмотрения, согласования и

утверждения документов (любые

варианты последовательной и

параллельной обработки документов)

Регистрация


Гибкая система

назначения прав

доступа


Документооборот

6

Расширенный документооборот и делопроизводство

Автоматическое

создание

документов на

основе шаблонов

и реквизитов

карточек

Структурирование

хранение


(Электронный

архив)


создание

структуры папок в

соответствии с

номенклатурой

дел предприятия

Контроль

разделения прав

доступа к

документам

согласно

номенклатуре

Автоматизация процессов документооборота:

служебная корреспонденция,

организационно-распорядительный

документооборот,

служебный документооборот,

финансово-договорной документооборот,

проектный документооборот

Журналы

регистрации


Настраиваемые

нумераторы


Входящие документы

7



8


Исходящие документы

9


Исходящие документы

10


Внутренние документы

11


Внутренние документы

12


Официальная переписка

13


Автоматизация обработки входящих электронных сообщений

14


Автоматизация обработки входящих сообщений

15


Менеджмент поручений

16

Оперативное управление и контроль работы

сотрудников

Любые сценарии

работы с

задачами и

поручениями

Единые списки

дел сотрудников


распределение

прав доступа

Простой контроль

задач и

поручений

Работа с задачами

по электронной

почте

Сводная

отчетность по

задачам


Планирование и

учет рабочего

времени

Сохранение

переписки и

истории работы с

задачей


Менеджмент поручений

17

даже если они не могут ее сформулировать


Единое пространство задач

18


1. Подчиненному

2. Коллеге

3. Самому себе

Постановка задачи

19

Любые сценарии работы с задачами

5. Получение отчета

6. Отклонение отчета и передача на доработку

7. И так пока отчет не будет принят

Получение отчета по задаче

8. Руководитель ставит задачу, а отчет принимает контролер

9. Исполнитель может переназначить задачу другому сотруднику

Исполнение, делегирование,

контроль

4. Помощник создает поручения от имени руководителя, а себя может назначить контролером

Постановка задачи

Назначение задачи группе сотрудников, разбиение задачи на подзадачи (выдача подчиненных поручений)

Групповые и подчиненные

задачи

1

2

3

45

6

7

89


Планирование и учет рабочего времени

20


Работа с клиентами

21

Модуль работы с клиентами и контрагентами

Журнал

регистрации

работы с

контрагентами

Контроль статуса

работы по

договорам

Интеграция с

CRM-системами

Задачи работы с

клиентами

Интеграция с

системами Call-

центр

Отчеты по работе

с клиентами и

контрагентами

Обслуживание

клиентов по

заявкам

Синхронизация

справочников

контрагентов и

договоров с

системой учёта

(1С)


Работа с клиентами

22


Вся информация о клиенте под рукой

23


Управление проектами

24

Модуль управления проектной деятельностью

Структурированное хранение

документов и файлов по проектам.

Совместная работа с документами,

совместный доступ к файлам и

материалам проекта

Автоматизация

согласования

договоров и

контроль сроков

их действия

Поддержка

жизненного цикла

создания и

утверждения

проектной

документации

Оперативное

управление

задачами проекта

на основе плана-

графика работ


процессов

расчетов с

подрядчиками

(заявки на

платежи)

Стандартизация

шаблонов

проектной

документации

Отслеживание

состояния

переговоров с

заказчиком и

подрядчиком

Креативные бизнес-технологии © 2013 25

Создание и корректировка расписания проекта в MS Project.

Управление работами по проектам и договорам.

Отслеживание изменения сроков и трудоемкостей задач.

Возможность экспорта проектов MS Project.

Интеграция с MS Project

Доступность точной информации, отражающей реальную картину хода проекта в любой момент времени.

Контроль хода проекта, корректировка в режиме реального времени.

Всегда актуальные данные по проекту.

Порядок в проектах компании

Все данные о проекте – на карточке проекта:

• Проектный документооборот

• Все файлы и материалы проекта

• Задачи проекта

• Договорная документация

• Финансовая информация

Консолидация информации по

проекту

Простой сценарий управления проектом:

• Составление плана проекта

• Согласование плана в компании/с клиентом

• Назначение нужных задач исполнителям

• Постепенная детализация задач проекта

Простая схема управления проектом

Управление проектами в Электронном офисе -это:

• Минимум времени и затрат на внедрение

• Не требуются специалисты в управлении проектами для внедрения

• Не нужно перестраивать работу компании

Альтернатива покупки

MS Project Server


Какие выгоды и преимущества дает использование модуля управления проектами



26


Создание проекта в MS Project

27


Назначение задач по проекту

28


Назначение задач по проекту

29


Оперативное управление проектом

30

Ход

проектаТекущие задачиНачало

проекта

Будущие задачи

Оперативный контроль


Управление платежами и затратами

31

Модуль управления платежами


процесса

создания,

согласования и

утверждения

заявок на платежи

Контроль

исполнения

заявок на платежи

Формирование

общего реестра

платежей и

отчетов о

платежах

Ведение

платежного

календаря


Обработка заявки на платеж

32


Обработка заявки на платеж

33


Сервис-деск

34

Модуль работы с заявками Сервис-деск (Service desk)

Готовый механизм рассмотрения и контроля исполнения

заявок в сервисные подразделения: ИТ, АХО, бухгалтерия,

архив, юридический отдел и т.п.


совместной

работы

подразделений

компании

Настройка

маршрутов

согласования и

диспетчеризации

заявок


эффективного

взаимодействия

компании с

внешними

клиентами

Работа с заявками по электронной

почте (создание, переписка по заявке,

уведомления о ходе работы, возврат на

доработку)


Обработка заявки в Сервис-деск

35


Создание заявки в Сервис-деск

36


E-mail рассылка контрагентам

37

Модуль e-mail рассылки и маркетинговых мероприятий

мероприятий

Проведение маркетинговых

мероприятий с использованием e-mail

рассылки по базе контрагентов и

контактных лиц

Использование

шаблонов писем

Гибкая настройка

параметров

рассылки и списка

получателей


Настройка параметров и отправка сообщений рассылки

38


Настройка параметров сообщений рассылки

39


Отображение финансовой информации

40

Модуль отражения финансовой информации

Организация взаимодействия между

менеджерами и подразделениями,

обеспечивающими учет в компании

Обмен

первичными

документами

Автоматический

обмен данными с

системой учета

(1С)


Обмен финансовой информацией

41


Отображение финансовой информации

42


Простая интеграция

43


Интеграция с системой учета и CRM

44

Ведение проектов

(возможные сделки,

коммерческие

предложения и пр.)

Оформление договоров

Счета, акты

Платежи по счетам

Платежи по счетам

Заказы поставщикам

Согласование договоров

Хранение документов

по клиентам

Задачи

(по документам, поручения)

Отчеты по задачам

документооборота

Журнал работы с контрагентом

Подготовка писем и других

исходящих документов

Организационно-распорядит.

документооборот

Протоколы совещаний


Договор

Результат

согласования

Оплаты

Менеджеры по

продажам

Обмен информацией

Система учета


Простота работы

45

Работа по почте Уведомления

Готовые отчеты Доступно как

услуга (SaaS)

Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013

Уведомления

46

Сразу видно, о чем речь

Кто исполнитель

Срок , результат

Карточка связанного

документа

Уведомления о поступлении новых задач, текущей

работе с задачами, документами, заявками и

любыми другими данными из Электронного офиса

автоматически приходят на электронную почту



Работа по почте

47

И все это в любой почтовой программе

Сервер Электронного Офиса

Не нужно переучиваться и менять

привычки. По электронной почте

можно:

• Ставить задачи

• Принимать отчеты

• Получать уведомления

• Читать и отправлять

комментарии

• Создавать заявки в Сервис-

деск

• Отправлять документы в

Электронный офис

• Регистрировать события в

Журнале работы с клиентами


Подстрочный поиск

48

Для поиска нужного элемента достаточно просто начать вводить его название.

Осуществляется поиск по всем справочникам Электронного офиса.


Быстрый поиск в списках

49

Документ, задачу, договор и любые другие данные можно найти в Электронном офисе за считанные секунды, введя в строке поиска ключевые слова.


Отчеты

50

Типовые отчеты по исполнительской дисциплине.

Объективный контроль работы сотрудников компании.


Различные варианты поставки

51

Электронный офис - готовое решение на базе Microsoft SharePoint®, не требующее перестройки работы компании.

Возможны различные варианты поставки: от использования ПО как услуги (SaaS, Software as a Service) до установки на сервер заказчика.


Мы делаем бизнес эффективнее

52

ООО «Креативные бизнес-технологии»

197374, Россия, Санкт-Петербург,

Торфяная дорога, д. 7, лит. Ф,

БЦ «Гулливер-2», 7 этаж, офис 716

Телефон: +7 (812) 680-33-08

E-mail: [email protected]

www.cbtech.ru

www.cbtoffice.ru

http://www.cbtech.ru/

http://www.cbtoffice.ru/

Электронный офис Креативных бизнес-технологий

Documents