Функции консультатнта в работе аналитика

1

Функции консультанта в работе аналитика

Личные качества, знания, навыки

Москва, 2008

Свешникова Н.В.

2

• Какие функции консультанта выполняет аналитик?

• Какими личными качествами он должен обладать?

• Какие знания и навыки наиболее востребованы?

Консультант Сегодня вы узнаете…

3

• Участвует в переговорах. Письменно фиксирует результат переговоров

• Выполняет работы по сбору требований. Выполняет первичную оценку реализуемости и сложности задач

• Подготавливает и проводит презентации. Проводит обучение пользователей работе с ПО

• Осуществляет техническую поддержку пользователей

• Установка и настройка ПО в рамках внедрения ИС

Взаимодействие с заказчиком

Консультант Выполняемая работа

4

• Личные качества

• Знания

• Навыки

Все то, что нужно для успешного выполнения функций технического писателя, а кроме того:

КонсультантЛичные качества, знания, навыки

коммуникабельность, внимательность и аккуратность,

устойчивость к стрессу,инициативность и

проактивность

5


• Знания

• Навыки



грамотная речь, понимание стилистических

особенностей речи, четкое понимание

принципов и возможностейпредложения компании

на рынке

6


• Знания

• Навыки



MS PowerPoint

7

Из чего она складывается?

• Уверенность в себе в новой незнакомой обстановке.

• Вежливость, приветливость.

• Громкая и четкая речь, крепкое рукопожатие.

• Больше спрашивайте и слушайте, чем говорите.

КонсультантКомпетенция: Коммуникабельность

8

Не попадитесь в ловушки!

• Уверенность

• Приветливость

• Четкая речь

• Слушайте


Не наглость!

Не заискивание!

Не панибратство!

Не будьте молчуном!

9

Поведенческие индикаторы

• Поприветствуйте оппонентов

• Сделайте комплимент офису или просто скажите какую-то любезность.

• Будьте открыты к взаимодействию. Следите за своей речью, позой, жестами.

• Будьте теплыми, но жесткими. Будьте дружественными с людьми, но строгими и жесткими в области деловых вопросов.


10

Ситуация: Ваш оппонент – молчун, или просто с трудом выражает свои мысли. Ваши действия?

• Изложить свой взгляд на задачу?

• Задать вопросы и добиться на них ответа?

• Подражать оппоненту?

• Заменить встречи перепиской?

КонсультантПрактикум: Коммуникабельность

11

Из чего она складывается для консультанта?

• Внимание к внешнему виду: стиль, качество, опрятность, аксессуары

• Будьте пунктуальны

• Умейте слушать и слышать.

• Думайте, что вы говорите и с какой интонацией.

Консультант

Компетенция: внимательность и аккуратность

12


• Внешний вид

• Пунктуальность

• Слушать

• Интонация



Не будьте серой мышью, но и не эпатируйте!

Не укоряйте оппонентов за непунктуальность!

Не теряйте аудио визуальный контакт!

Не все, не всегда и не со всеми можно обсуждать!

13


• В первый раз оденьтесь строго.

• Принцип зеркала. Для следующих встреч руководствуйтесь примером оппонентов.

• Подготовьтесь к встрече, изучите материалы, выясните у менеджера проекта вашу роль на предстоящей встрече и вопросы, которые будут обсуждаться.

• Уточните у менеджера Ваши полномочия и темы, которых следует избегать во время разговора.



14

Ситуация: Ваш оппонент делает чрезвычайно оскорбительное расистское замечание и заканчивает все это фразой «Вы не находите?». Ваши действия?

• Поддержать?

«Да, конечно!»

• Возразить?

«Ваше высказывание неуместно!»

• Промолчать?

…

• Нейтральная фраза?

«Может быть обсудим это в следующий раз?»

КонсультантПрактикум: внимательность и аккуратность

15

Из чего она складывается для консультанта?

• Умейте держать себя в руках, контролируйте свои эмоции

• Будьте терпимы к воззрениям и манере оппонентов

• Четко знайте границы ваших полномочий.

• Четко знайте границы контрактных обязательств.


Компетенция: устойчивость к стрессу

16


• Эмоции

• Терпимость

• Ваши полномочия

• Ваши обязательства



Бурная радость столь же не уместна, как и уныние!

Ваше мнение должно остаться вашим!

Супермен ли я или «тварь дрожащая»?

Не изображайте благотворительность!

17


Если Вы попали в сложную ситуацию или получили разнос

• Попробуйте взять тайм-аут, чтобы привести мысли в порядок

• Принесите извинения, пообещайте ответить ожиданиям в ближайшее время.

• Чем хуже ситуация, тем более продуманными должны быть Ваши ответы. Несколько сильных аргументов лучше повторить, чем добавлять с каждым разом новые, но более слабые доводы.



18

Ситуация: Заказчик в довольно резкой форме заявляет, что Ваша работа содержит ошибки. У Вас есть сильное ощущение, что это не ошибки, а новые требования. Ваши действия?

• Извиниться, пообещать прояснить ситуацию?

• Объяснить и обосновать заказчику, что требования новые?

• Исправить?

• Предложить связаться с менеджером для переговоров?

• Проверить подвергнутые критике результаты, пересмотреть документацию?

• Оценить трудоемкость исправления?

• Попросить совет у менеджера, описать ему ситуацию?

КонсультантПрактикум: устойчивость к стрессу

19

Умение общаться с коллегами и заказчиками, заслужить их уважение, быть авторитетом требует постоянного саморазвития.

• Не останавливайтесь на достигнутом. Читайте профессиональную литературу, в том числе в свободное от работы время

• Ищите новые материалы и семинары

• Присоединитесь к профессиональному сообществу

• Умейте формулировать новые идеи, предложения и не стесняйтесь преподнести их коллегам

• Не бойтесь критиковать, но критиковать обоснованно


Компетенция: Инициативность

20

«Поведение, которое определяется нашими решениями, а не окружением. Мы можем подчинять наши чувства

нашим ценностям и принципам. Мы инициируем происходящее и несем за него ответственность.»

Стивен Р. Кови. «7 навыков высокоэффективных людей»

КонсультантКомпетенция: Проактивность

Раздражитель Реакция

самосознание совесть

воображение независимая воля

Свобода выбора

21


• Выберите то, что действительно ценно именно для вас

• Действуйте, принимайте решения, совершайте выбор

• Фокусируйтесь на круге влияния, расширяйте его

• Не меняйте мир, меняйте отношение к нему


Компетенция: Проактивность

22


• Ваши ценности

• Ваш выбор

• Круг влияния

• Меняйте свое отношение


Компетенция: Проактивность

Забудьте фразу «Меня так воспитали»

Помните, даже если вас съели, у вас все равно

есть 2 выхода!

Мир меняют действия, а не переживания

«Никто не может причинить вам боль без вашего на то согласия»

Элеонора Рузвельт

23

Внедрение

КонсультантРабота консультанта в проектах

Сбор и формализация требований

Выполнение работ

Предпроектная подготовка

Сопровождение

24

Консультант Перерыв 5 минут

25

• Ведет записи (письменные и/или диктофонные)

• Выступает в роли технического эксперта

• оценивает принципиальную реализуемость требований,

• оценивает степень трудоемкости работ

• предлагает варианты решения рассматриваемых задач

• Перерабатывает результаты в протокол встречи

Аналитик-консультант участвует в предварительных встречах и переговорах.

КонсультантНачало пути: работы до начала проекта

26

Протокол встречи содержит:

• Перечень вопросов, которые обсуждались на встрече

• Решения, которые были приняты по этим вопросам

• Общее видение задачи. Систематизированная интерпретация аналитика

• Перечень вопросов, которые остались открытыми, обнаружились в ходе анализа и т.п.

Для аналитика – средство привести мысли в порядок. Для заказчика – возможность узнать, насколько хорошо

вы их понимаете

КонсультантРезультаты работы: протокол встречи

27

На стадии сбора требований аналитик

• Выясняет детали существующего процесса

• Какие изменения необходимо внести в ходе автоматизации

• Выявляет видение заказчиком конечного результата

Вы уже имеет информацию по результатам предварительных встреч, большая часть технических подробностей и

предметных деталей остается невыясненной

КонсультантСтарт проекта:сбор требований

Какими данными оперирует процесс? На какие этапы разбивается?

Сколько участников? Насколько строгий регламент доступа?

Как работает каждый из участников?

28








Требуется ли

Ужесточить регламент доступа? Модифицировать структуру данных?

Какие-то части процесса полностью автоматизировать, а прочие оставить на усмотрение

пользователя?

29








Как заказчик видит работу процесса после выполнения проекта?

Насколько гибким должно быть решение? Как часто претерпевают изменения

данные, структура данных, регламент процесса?

30

Заказчик – эксперт впредметной области

своей отрасли

КонсультантПолучение информации от заказчика

Аналитик – эксперт вобласти средств автоматизации, IT

Задача – соединитьэти знания для получения

нового результата

Инструмент решения – вопросы и ответы

31

Консультант Типы вопросов

Вопросы бывают разные и служат различным целям:

• Открытые

• Зондирующие

• Наводящие

• Закрытые

• Гипотетические

И т.п…

32

Консультант Открытые вопросы

Примеры Кто? Почему? Что? Как? Когда? Где?

НазначениеНаилучший способ получить обилие информации.

Важно учестьОтветы на них важно внимательно и терпеливо выслушать

33

Консультант Зондирующие вопросы

Примеры Расскажите об этом поподробнее…

НазначениеЕсли вам не хватило ответа на открытый вопрос, подкрепите его зондирующим вопросом.

Важно учестьУглубляйтесь только в действительно важные вопросы, не отклоняйтесь от основной темы встречи

34

Консультант Наводящие вопросы

Примерыпредполагают ожидаемый ответ, «не так ли?»

Назначение

Подходят для подведения итогов. Воспроизведите мысль заказчика, как вы ее поняли и получите подтверждение.

Важно учестьЧтобы использовать этот вопрос важно внимательно слушать оппонента

35

Консультант Закрытые вопросы

Примерытребуют односложного ответа «да» или «нет»


Используются для подведения итогов, в случае, когда озвученная информация начинает вас путать или возникают противоречия.

Важно учестьВопрос четко разграничивает и ограничивает варианты выбора.

36

Консультант Гипотетические вопросы

Примеры А что если…?


Если ваш оппонент не знает, чего он хочет, или у него еще не сложилось представление о желаемом результате, помогите ему гипотезой

Важно учесть

Используйте этот вопрос только в случае необходимости, иначе вы рискуете подменить мнение заказчика собственным

37

Признаки эффективного слушания:

• Не перебивайте говорящего

• Концентрируйте внимание на говорящем

• Вставляйте уместные комментарии (сопереживайте)

• Подводите итоги услышанного, кратко пересказывая своими словами речь оппонента и подводя итог

• Ведите записи

После того, как вопрос задан, ваша работа не заканчивается.

Слушание требует труда и усилий.

Консультант Умение слушать

38

КонсультантРезультаты сбора требований

Протоколы встреч Отчет об обследовании

Для сравнительно

небольших задач

достаточно просто

детализировать и

уточнять протоколы

Крупные задачи требуют

серьезного исследования

и результатов в виде

отдельного документа

После того, как требования собраны, аналитик обрабатывает, формализует и

письменно оформляет результаты.

39

Содержит следующую информацию:

• Полное описание существующего процесса: структуры данных, способов их хранения, регламенты доступа, описание операций над ними и т.п.

• Готовность процесса к автоматизации. (наличие необходимой инфраструктуры, отсутствие противоречий)

• Рекомендации по автоматизации существующего процесса

• Экспертная оценка реализуемости поставленных задач с помощью предложенных средств

Консультант Отчет об обследовании

40

На основании отчета об обследовании должно быть возможно:

• Оценить объем работ и проверить, что бюджет проекта им соответствует

• Определить состав работ и то, какие специалисты потребуются

• Разработать ТЗ и спецификацию

КонсультантЗачем нужен отчет об обследовании?

41

Задача аналитика-консультанта в этом случае:

• Предложить обходные пути и оценить их трудозатраты

• Проконтролировать, как внесенные изменения отразятся на всей логике задачи

• Согласовать изменения с заказчиками

В ходе реализации могут обнаруживаться ошибки, противоречия и недочеты в модели данных,

описании процесса и т.п. Могут возникать технические проблемы вплоть до невозможности реализации.

КонсультантНа этапе реализации проекта

42

• Установка стороннего и разработанного ПО на сервер и/или клиентские машины заказчика.

• Настройка установленного ПО.

• Обучение пользователей.

• Консультация и тех. поддержка на период тестовой эксплуатации.

Когда продукт разработан, роль аналитика-консультанта снова возрастает.

Начинается процесс внедрения, который подразумевает:

Консультант Внедрение

43

Консультант Установка ПО

Суть работ

Установка стороннего и

разработанного ПО на сервер и/или

клиентские машины заказчика.

К стороннему ПО в нашем случае

можно отнести СУБД, SharePoint и т.п.


Эта работа в настоящее время

вынесена в отдел профессионального

сервиса, но аналитику следует иметь

представление о ней.

44

КонсультантНастройка установленного ПО

Суть работ

Приведение структуры данных в

соответствие с требованиями

заказчика.

Перекликается с функциями

BI-аналитика.


Очень важно на этом этапе четко

представлять контрактные

обязательства перед заказчиком, т.к.

на этом этапе вам могут подсунуть

новую работу под видом старых

требований.

45

Консультант Обучение пользователей

Суть работ

Проведение демонстрации,

индивидуальное обучение работе с

системой.

Подготовка инструкций пользователя.


Ознакомьтесь с условиями и правилами

предоставления технической

поддержки заказчику и мягко, но

настойчиво донесите их до

пользователей.

46

КонсультантКонсультация и техническая поддержка

Суть работ

Прием заявок, диагностика ошибок и

контроль их исправления на период

тестовой эксплуатации.


Необходимо, с одной стороны, очень

четко и быстро исправлять ошибки, а с

другой, строго отсекать ошибки от

новых требований.

47

Уровень владения:

• Разработка простой презентации

• Использование шаблонов слайдов

• Управление цветовой схемой, дизайном

• Работа с анимацией

• Использование графических примитивов

К навыкам технического писателя мы сегодня добавим только MS PowerPoint

Консультант Навыки работы с ПО

48

Консультант Оформление презентации

Стиль и тематика

доклада

Цель донести качественную или

количественную информацию?

Характер

аудитории

Бизнес-аудитория? Академическая

аудитория? Другие категории?

Способ

демонстрации

Презентация будет демонстрироваться

с помощью проектора? На экране

монитора? Слайды будут распечатаны?

Какими факторами определяется?

49

• Не перегружайте слайд текстом, используйте крупный

шрифт (18 – 24Pt)

• Старайтесь заменить текст на визуальные образы

• Организуйте материал в виде диаграмм или блок-схем

• Если материал объемный, используйте анимацию

• Не используйте изображения или диаграммы, содержащие множество мелких деталей

КонсультантРекомендации к презентации

50

Консультант | Подведем итоги


КомпетенцииУстойчивость к стрессу Инициативность

КоммуникабельностьАккуратность

Типыдокументов

Знания Умение задавать вопросы и

выслушивать ответы

МS PowerPoint Презентации

Участие на различных

этапах проекта

51

Консультант | Заключение

• Вопросы?

52

Введение | Литература

Кови Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности; Пер. с англ. – 2-е изд. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007 – 374 стр.

П. Т. Стил, Т. Бизор. Переговоры в бизнесе. Практическое пособие; Пер. с англ. – М.: HIPPO, 2004. – 270 стр.

Ньюэлл Майкл. В. «Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена»; Пер. с англ. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2006. – 416 стр.

Функции консультатнта в работе аналитика

Business