ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

НА ПРИМЕРЕ МЕЖДУНАРОДНОГО ДЕЛОВОГО ФОРУМА

«НОВОЕ АВТОМОБИЛЕСТРОЕНИЕ. БУДУЩЕЕ ГИБРИДОВ И ЭЛЕКТРОМОБИЛЕЙ В

РОССИИ»

Москва, 2012

Структура работыГЛАВА 1. МЕРОПРИЯТИЕ КАК ПРОЕКТ И ЕГО ОСОБЕННОСТИ

ГЛАВА 2. ПРОЦЕСС ПРОДЮСИРОВАНИЯ ДЕЛОВОГО

МЕРОПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ МЕЖДУНАРОДНОГО

ДЕЛОВОГО ФОРУМА «НОВОЕ АВТОМОБИЛЕСТРОЕНИЕ.

БУДУЩЕЕ ГИБРИДОВ И ЭЛЕКТРОМОБИЛЕЙ НА

РОССИЙСКОМ РЫНКЕ»

ГЛАВА 3. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ

ДЕЛОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ ПРОЕКТА

МЕЖДУНАРОДНОГО ДЕЛОВОГО ФОРУМА «НОВОЕ

АВТОМОБИЛЕСТРОЕНИЕ. БУДУЩЕЕ ГИБРИДОВ И

ЭЛЕКТОМОБИЛЕЙ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ»

Цель работы

Рассмотрение организации делового мероприятия как проекта.

Раcчет показателей эффективности делового мероприятия, как до его проведения, т.е. формированиепредварительной стоимости участия, а так же количества участников, так и после.

Актуальность темы обусловлена практической необходимостью в решении организационных и стратегических задач для проектных менеджеров сферы эвент-менеджмента

д-р Джо Голдблатт

Мероприятие — уникальный отрезок времени, проводимый с использованием

ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей

Творческая разработка

Планирование

Реализация и координация

Анализ результатов

Исследование

Этапы жизненного цикла мероприятия

Участники проекта делового мероприятия

Команда проекта

Спонсоры проекта либо заказчики

Партнеры проекта

Спикеры и делегаты

СМИ

Руководитель отдела

Продюсер 1 Продюсер 2

Менеджер по работе со

спонсорами

Менеджер по PRи работе с

партнерами

Менеджер по работе с делегатами

(продажи)

ПроектРабота со

спонсорами

Работа с

делегатами

(продажи)

PR и работа

с

партнерами

Проект 1

Менеджер 1 Менеджер 2 Менеджер 3

Продюсер 1Проект 2

Проект 3Продюсер 2

Проект 4

представители мировых автоконцернов, автомобильных дилеров и разработчиков современного оборудования и материалов для гибридов и электромобилей на территории России и в странах СНГ

Целевая аудитория

генеральные директора, коммерческие директора, директора по развитию бизнеса, руководители департаментов, отделов по маркетингу

SWOT-анализ проекта делового мероприятия «Новое автомобилестроение. Будущее гибридов и электромобилей в

России»

Новизна темы

Практически отсутствие конкурентов

Предложение о составлении

Меморандума к правительству РФ по поддержке отрасли

Новизна темы

Малое количество высококлассных

экспертов в России

Интерес со стороны экспертов

Интерес со стороны СМИ

Интерес со стороны разработчиков

Неопределенность развития данного

направления в России

Неопределенность коммерческого

успеха индустрии в России

Положительное влияние Отрицательное влияние

Вн

утр

ен

няя

ср

еда

Вн

еш

няя

ср

еда

Маркетинг и PRделового мероприятия

ПРИМЕНЕНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ МЕРОПРИЯТИЙ

Gantto

MS Project

Project Expert

Мегаплан

Dropbox

БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЛОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ

первые 30 участников

спикеры, специальные гости

Наименование Кол-во Цена Сумма

Фиксированные

маркетиговые расходы

пресс вол (наличные) 1 2000 2000

макет ч\б 0 500,00 0

макет цветной (наличные) 1 1000,00 1000

печать второго буклета 0 0 0

конверты 0 0,00 0

отправка почтой 0 0,00 0

покупка базы

Покупка домена и хостинг 1 2000 2000

Дополнительные расходы на площадке

Доп.оборудование (синх.перевод) 1 19200 19200

Микрофон безпровод 1 1500 1500

материалы конференции

бейджи (ленты+ кармашки) 1 2 179 2179

макет программы 1 1000 1000

перевод (наличные) 7 3900 27300

Фотограф 1 5000 5000

Звук 0 0 0

Проектор 1 5500 5500

расходы на дополнительный персонал 0 0

Хостес 0 0

Перевозка материалов 0 0

грузчик 0 0 0

Всего фиксированных расходов 66679,22

Накладные

Оплата труда 3х менеджеров в течение 5

мес. 200000

Всего накладных расходов: 200000

Переменные

Ресторан+питание

конференц-пакет 30 2900 87000

Ланч (дозаказ) 0 1115 0

Доп.расх.на питание (нал) 0 0 0

Парковка 0 0 0

материалы конференции

ручки 0 0 0

печать программы 50 400 20000

брошюровка программы (нал) 0 0 0

Всего переменных расходов: 107000

TOTAL EVENT COSTS 373679,22

Стоимость участия =

(фиксированные расходы + накладные расходы

+30 участников * (конференц-пакет + печать

программы)

+ Х количество участников *( доп.заказ ланча +

печать программы))/

/Х количество участников

Кол-во

делегатов

Стоимость

участия для

одного

делегата

15 25893,615

20 19798,961

25 16142,169

30 13704,307

35 11962,978

40 10656,981

45 9641,2049

50 8828,5844

55 8163,7131

60 7609,6537

Среднее

значение13240,22

Распределение затрат на проект между делегатами

Динамика стоимости участия в зависимости от количества участников, руб.

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

101214161820222426283032343638404244464850525456586062

Кол-во

участников

Расходы

фиксированные

расходы

переменные

расходы

общие

расходыдоход прибыль

5 66679 106575 173254 -133799 -307053

10 66679 114150 180829 -67598 -248427

15 66679 121725 188404 -1397 -189801

20 66679 129300 195979 64804 -131175

25 66679 136875 203554 131005 -72549

30 66679 144450 211129 197206 -13923

35 66679 152025 218704 263408 44703

40 66679 159600 226279 329609 103329

45 66679 167175 233854 395810 161956

50 66679 174750 241429 462011 220582

55 66679 182325 249004 528212 279208

60 66679 189900 256579 594413 337834

65 66679 197475 264154 660614 396460

70 66679 205050 271729 726815 455086

75 66679 212625 279304 793016 513712

80 66679 220200 286879 859217 572338

85 66679 227775 294454 925418 630964

90 66679 235350 302029 991619 689590

95 66679 242925 309604 1057821 748216

100 66679 250500 317179 1124022 806842

Расчетная таблица по мероприятию «Новое автомобилестроение» в зависимости от количества участников при стоимости участия 13240 руб., в руб.

-400000

-200000

0

200000

400000

600000

800000

1000000

1200000

5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

фиксированные расходы

переменные расходы

итого, общие расходы

доход

прибыль

Прибыль и расходы по мероприятию «Новое автомобилестроение» в зависимости от количества участников при стоимости участия 13240 руб., руб.

27

ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Прибыль

o Общая удовлетворенность участников Форума;

o Участие в программе Форума в качестве спикеров представителей иностранных компаний;

o Участие в программе Форума в качестве спикеров представителей государственных структур;

o В программе в качестве спикеров должно присутствовать не менее 50% топ -менеджмента от приглашенных компаний;

o Форум должен получить огласку в прессе (без определенных количественных показателей)

ФИНАНСОВЫЕ

И НЕФИНАНСОВЫЕ

ИТОГОВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ПО МЕРОПРИЯТИЮ

Распределение затрат на мероприятие «Новое автомобилестроение» от общего объема затрат

2%

61%

6%2%

29%

Маркетинговые расходы

Оплата площадки, питание

Доп.расходы на площадке

Материалы конференции

Дополнительные расходы

Спонсорские

взносы48%

Продажа делегатских мест

52%

Распределение доходов мероприятия «Новое автомобилестроение» по источникам поступления

Распределение оплат делегатских взносов в зависимости от суммы делегатского взноса

10 000 руб.46%

8 800 руб.38%

9 000 руб.12%

8 000 руб.4%

Динамика распределения финансовых поступлений и затрат по времени и объему

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

160000

180000

200000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Поступления

Расходы

Руб

ли

Номер недели

Рентабельность проекта

Прибыльность проекта

итоговая прибыль/доход

итоговая прибыль/(доход-итоговая прибыль)

1 1

2

3

2 2

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

5 5 5

9

4

1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Ко

ли

чест

во з

анят

ых

чел

ове

к

Номер недели

Распределение трудовых ресурсов по времени проекта

Структура участников делового мероприятия по должностям

Представители гос.структур

11%

Генеральные директора

26%

Директора33%

Директора и руководители

департаментов5%

Специалисты по маркетингу

18%

Специалисты по развитию

7%

Представители российских компаний

82%

Представители иностранных

компаний18%

Выводы

• Организацию мероприятия можно считать проектом

• Эффективность мероприятия рассматривается в зависимости от целей его проведения

• Расчет формирования стоимости участия при организации деловых мероприятий имеет практическую значимость для компании

• Анализ показателей эффективности мероприятия дает основание считать проект успешным и перспективным

Спасибо за внимание