Организация внутреннего и внешнего ЭДО в рамках ОЦО

Ежова Н.Ш.Менеджер по первичному учету ЦУ Владимир ООО ОМК-Аудит20 апреля 2015г.

Холдинг ОМК

2

Объединенная металлургическая компания (ОМК) была создана в 1992 г.

Одна из крупнейших промышленных

металлургических компаний России

Порядка 50 компаний в составе

холдинга в различных регионах

РФ и за рубежом

Численность сотрудников около 30 тысяч человек

25% объема производства труб

российскими предприятиями, 64% российского

потребления железнодорожных

колес

Консолидированная выручка 130 млрд.

рублей, валюта баланса 172 млрд.

рублей, чистая прибыль 25 млрд.

рублей (РСБУ)

Предприятия ОМК разделены на два комплекса — трубный и металлургический. Основные потребители продукции – Газпром, Транснефть, РЖД, нефтяные компании,

строительная отрасль и ЖКХ, автомобилестроение.

Объединенная металлургическая компания

Холдинг ОМК. География

3

МоскваВыкса Альметьевск

Чусовой

ЧелябинскБлаговещенск

4

Более 50 обслуживаемыхюридических лиц с

численностью около 30 000 человек

ЦЕНТРЫ УЧЕТА СЕГОДНЯ

Более 50 обслуживаемыхЮЛ с численностью около 30 000 человек

е 30 000 человек

7 регионов присутствия

6 регионов присутствияМоскваВыксаВладимирЧусовойЧелябинскБлаговещенск

5

Предпосылки к внедрению СЭД

Отсутствие инструмента для

обеспечения общих стандартов и правил

работы

Отсутствие единого

хранилища

Отсутствие инструмента для

сквозного контроля

Сложный поиск

Долгий процесс согласования

Территориальная удаленность

БЕ и ЦУ

Отсутствие единого

информационного пространства

5

Сложности при внедрении СЭД

6

Технические• Не унифицированы рабочие места

пользователей• Не унифицированы доменные

политики на площадках• Низкая пропускная способность

каналов связи• Некорректная настройка сетевого

оборудования• Проблемы корректного наполнения

исходными данными• Отсутствие домена на одной из

площадок

Организационные• Разнородные процессы по

обработке одних и тех же документов на разных площадках

• Адаптация сотрудников к электронному согласованию

• Сопротивление сотрудников при переходе на новую систему

• Обучение всех пользователей системы

7

ЭДО в ОМК

7

Система электронной архивации

документов (СЭА)ЭлАр

Система электронного

документооборота (СЭД)

ОМК Docs

Опыт построения системы Электронного архива в ОМК

Цели внедрения СЭА

9

• Создание единого хранилища документов1

• Ускорение процесса документооборота2

• Усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины 3

• Автоматизация процесса обработки документов – «безбумажная работа»4

=

Обеспечение условий для эффективного управления

Компанией

Эффективный документооборот

10

Электронный обмен документами через СЭА: концептуальная модель

10

ЮЛ (ОМК)

Служба Единого Окна

Транзакционная Служба

ЮЛ (внешнее)

ЮЛ (ОМК)

Учетная система

Электронный Архив

ЮЛ (внешнее)

• Возврат бумажных документов

• Проведение в учете (учетной системе)

• Сканирование (+штрихкод) и сохранение образа в электронном архиве

• Заполнение карточки (набора полей) для образа

• Привязка образа к документу учетной системы

• Передача бумажных документов

• Возврат бумажных документов

• Уведомление о проблемах в документах

• Прием бумажных документов

• Корректировки

• Уведомление о принятии к

учету

• Уведомление о проблемах при

проверке документов

• Передача образов документов

• Информация об исправлениях

Архив бумажных документов

Контроль исполнительской

дисциплины

Выявление слабых мест в работе сотрудников

компании

Контроль за сроками обработки документов

сотрудниками ЦУ

Контроль за сроками и полнотой предоставления

документов в ЦУ

1

11

Электронная архивация

документов

Управление обработкой документов

Маршрутизация документов

Электронное оповещение о смене

статуса обработки документов –

электронная комната e-room

Интеграция с учетными системами

Привязка электронного образа документа к

операции в УС

Распознавание ШК документов,

выпущенных из УС

Функциональные рамки СЭА

Интеграционная архитектура СЭА

12

131313

Запущена в промышленную эксплуатацию Система электронного архива

Созданы точки ввода, налажен бизнес процесс движения документов

Запущена интеграция со всеми учетными системами

Практическая польза от внедрения Системы электронного архива - нет потерь документов, снижение трудозатрат

Результаты проекта «Электронный архив»

14

Перспективы развития

Архив для ИС Казначейство

Архив кадровой документации

Архив технической документации

Обмен электронными счетами-фактурами

Архив документации для портала самообучения

15 15

Скриншоты

16 16

Скриншоты

17 17

Скриншоты

18 18

Скриншоты

19 19

Скриншоты

20 20

Скриншоты

Опыт внедрения системы электронного документооборота в ОМК

Цели внедрения СЭД

22

• Создание автоматизированной системы документационного обеспечения управления Компании

1

• Повышение качества и оперативности документирования управленческой деятельности с сокращением операционных затрат на делопроизводство

2

• Усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины 3

• Повышения уровня информационной безопасности документооборота Компании

4

• Обеспечение коллективной работы с документами5

=

Обеспечение условий для эффективного управления

Компанией

Эффективный документооборот

1 Управление корпоративной базой знаний

Ведение базы данных НРД

Ведение номенклатуры

дел

Организация совещаний

Подготовка, проведение,

документирование результатов совещания.

Управление ресурсами:

участники, место, время

23

Учет документации

Организационно-правовые

документы

Информационно-справочные документы

Входящие документы

Исходящие документы

Управление обработкой документов

Маршрутизация документов

Протоколирование действий

Рассылка сообщений

Контроль исполнительской

дисциплины

Функциональные рамки СЭД

24

Москва

Выкса

ЧелябинскЧусовой

Альметьевск

Благовещенск

СЭД

Возможный доступ к системе:

- почта

- Web-приложение

- планшет

Электронный архив

Легенда:

- Взаимодействие между предприятиями

- Взаимодействие внутри предприятия

- Взаимодействие с Электронным архивом

Архитектура решения

252525

Реинжиниринг и оптимизация существующих процессов в подразделениях компании. Единообразие бизнес-процессов по обработке документов.

Контроль сроков прохождения документов.

Сокращение времени передачи и обработки документов между участниками

Прозрачный процесс обработки документов

Единое информационное пространство документов по всей компании

Налажен процесс сканирования оригиналов документов

Настроены источники данных для формирования отчетов

Результаты проекта

26

Перспективы развития

Интеграция с информационными системами

Интеграция с корпоративным порталом

Оптимизация работы системы

27

СЭД в цифрах

Входящие12%

Исходящие

21%

Прочее3%

Распоряжения9%

Служебные записки21%

Поручения

24%

Заявки10%

Виды карточек

2828

29

30

31

32

Спасибо за внимание!