Електронний архів документів та клієнтських справ

Доступність архіву 8 годин

З оригіналом

документу може працювати лише

одна людина

Неструктурована інформація

Втрата властивостей

оригіналу документу з часом

Пошук триває годинами/днями

Оперативний пошук

2 хв

Доступність

архіву 24Н

Безліч користува

чів можуть

працювати з одним

і тим самим

документом

Структурованаінформація

Збереження

ідентичності

документу

незалежно від часу

∙Впровадження такої системи дозволить організувати роботу з архівними документами, переведення їх в електронний вигляд та створення на їх основі пошукових баз даних до архівного фонду в повсякденних та кризових ситуаціях, які забезпечать ефективну роботу та допоможуть структурувати інформацію, незалежно від того, текстові це документи, мультимедіа або графіка; договори про постачання/користування електричною енергією, первинна фінансова, а також технічна та проектна документація.

Електронний архів

Постановка завдання

ОБ’ЄКТ

• фонд договорів і клієнтських справ

ХАРАКТЕРИСТИКА ОБ’ЄКТУ

• документи у паперовому вигляді;• документи зшиті, розшивати не

дозволяється;• документи розподілені по віддалених

підрозділах.ЗАВДАННЯ ІЗ СТВОРЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО АРХІВУ

• оцифрувати (перевести в електронний вигляд) паперові документи;

• створити електронну базу даних електронних файлів оцифрованих документів;

• розгорнути програмно-апаратний комплекс для функціонування електронного архіву, завантажити в нього базу оцифрованих документів;

• провести навчання користувачів.

Постановка завдання

ЦІЛІ, ЯКІ МАЮТЬ БУТИ ДОСЯГНУТІ

• інвентаризація фонду документів , упорядкування їх обліку і зберігання, контроль актуальності;

• виключення необхідності безпосереднього доступу до оригіналів документів, ризику їх пошкодження (знищення);

• швидкий пошук та доступ до необхідної інформації, скорочення часу на її обробку, аналіз та узагальнення;

• організація одночасної розподіленої роботи з документами в електронному вигляді необхідній кількості і категорій користувачів;

• можливість віддаленого доступу користувачів до інформації, що міститься в документах;

• захист інформації, доступ до неї виключно на підставі наданих привілеїв і прав, гарантоване протоколювання всіх подій;

• оптимізація роботи віддалених підрозділів (філіалів) та зменшення витрат, пов'язаних з необхідністю зберігання документів в цих підрозділах

• забезпечення подальшого функціонування електронного архіву співробітниками замовника

Структура рішення

• програмно-апаратний комплекс електронного архіву - на базі програмного продукту Фоліум;

• підключення користувачів до системи електронного архіву – локальна мережа і мережа інтернет;

• доступ користувачів до бази даних та робота з документами - за допомогою звичайного Веб-браузера;

• оцифрування фонду наявних паперових документів, завантаження в базу даних електронного архіву – силами Виконавця;

• подальший ввід інформації до бази даних – силами Власника системи.

ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ НА БАЗІ ФОЛІУМУ:

• централізоване зберігання інформації у вигляді файлів відсканованих документів, зв’язанних з відповідними записами бази даних;

• пошук необхідної інформації по індексним ознакам (реквізитам);• додавання, відкриття, перегляд, корегування, збереження і видалення

інформації з системи;• обмеження доступу користувачів інформації, що зберігається в системі, у

відповідності до наданих правил та привілеїв, аудит подій в системі;• взаємодія з іншими автоматизованими інформаційними системами

управління інформацією (експорт, імпорт)

Доступ користувачів до бази документів на підставі особистого логіну та паролю доступу

Доступ користувачів до бази документів на підставі особистого логіну та паролю доступу

Розширений пошук по базі договорів

Розширений пошук по базі клієнтів

Результат пошуку – записи бази даних та електронна картка на об’єкт

пошуку

Пошук інформації, її сортування. Вибірка та підготовка звітів

Електронна картка – одиниця зберігання інформації в базі по кожному клієнту

і договору

Перегляд інформації та приєднаних файлів договорів

Коригування записів в електронній картці користувачем на підставі наданих йому прав

доступу

Електронний файл документу може бути приєднаний/вилучений до (з) електронної картки

Інформація з бази даних може бути роздрукована, збережена в одному з форматів або передана

електронною поштою

Інформація про всі дії користувачів зберігається в журналі подій системи

Етапи створення електронного архіву

1. Виконання пілотного проекту

2. Організація виробничої дільниці на території

Замовника;

3. Підготовка фонду першоджерел до оцифрування:

• відбір документів і матеріалів,

• зшивання, розшивання,

• реставрація.

4. Оцифрування на промислових сканерах з урахуванням

формату і якості матеріалів;

5. Обов'язкова перевірка відсканованого матеріалу;

6. Введення ідентифікаційних ознак відповідно до

технічного завдання;

7. Створення електронного каталогу: систематизація

цифрових копій;

8. Завантаження електронного каталогу в наявну

систему (за наявності);

9. Cтворення пошукової системи і веб-інтерфейсу.

Складові вартості проекту

Вартість проекту визначається такими параметрами:

. матеріал першоджерела (папір, калька, мікрофіша тощо);

. формат;

. ветхість;

. можливість розшивки / зшивання / реставрації;

. технологічно необхідним методом сканування;

. потрібним дозволом сканування;

. необхідністю додаткової обробки образів;

. можливістю автоматичного розпізнавання тексту в документі,

. необхідністю застосування ручного введення даних;

. кількістю полів індексації;

. загальною кількістю документів;

. необхідністю розробки програмного забезпечення ЕА.

. У держустановах, в комерційному секторі, в державних архівах, в установах культури:

. Більше 120 проектів в Україні

. 1,4 млн. сторінок книг

. 3 млн. сторінок документів

. 2,75 млн. карт каталогів і картотек

. 48800 записів музейних інвентарних книг

. 9800 фотодокументів

. 5430 негативів на склі, плівці

. Близько 1000 одиниць ізоматеріалів

. 14 віртуальних турів музеями України

Електронні архіви. Виконані проекти в цифрах

Більше ніж 120 проектів в Україні

Технології

. Сертифіковане ПО

. Автоматизована технологія введення даних

. Багаторівневий контроль якості

Персонал

. Сертифіковані фахівці. Мобільні виїзні бригади

. Фахівці з інвентаризації фондів і створення описів

. IТ-фахівці

. Сервіс-інженери по обладнанню

. Технологи

. Оператори оцифровки

. Оператори контролю якості

Обладнання

. Парк спеціалізованих промислових сканерів для будь-яких форматів.

Гарантії якості

Кейси

Замовник: Фонд держмайна України

Задача: Створення страхового фонду архівних справ (1993-1999 рр.)

Виконання роботи:

• оцифровано 200 справ • документи проіндексовані по 5 атрибутам (за датою, по темі, типу, номеру

документа) • встановлена система електронного архіву Folium.

Результат: • скоротився час на пошук інформації з майнових прав • з'явилася можливість одночасної роботи з архівним документом різних служб без

роботи з фізичним документом.

Особливості: • проект багатоетапний, виконується з 2011 р. • аналітика (виявлення теми документа за його змістом) • робота з рукописним і згасаючим машінопечатним текстом.

Архів відомства

Замовник: ДП «Шахтоуправління« Південнодонбаська № 1».

Промислове підприємство, існує з 1973 р. У складі - 3 шахти. Штат співробітників: 3 500-5 000 співробітників.

Задача: Скорочення часу на підготовку довідок по заробітній платі, трудовому стажу, підтвердженню пільг співробітників, що звільнилися. Кількість запитів до архіву - близько 200 щомісяця.

Виконання роботи:

• проведена зшивання / розшивання 2190 справ • оцифровано - 605 000 стр. Документації • встановлена система електронного архіву Folium

Результат: • знижені трудовитрати на пошук і підготовку інформації за запитами в архів у 24 рази• старі документи виведені з обігу

Особливості: • документи періоду 1973-2012 рр., 30% - дуже старі • рукописний і згасаючий машінопечатний текст • робота проводилася у 2 зміни, на місці працювала мобільна бригада

Шахтоуправління. Кадровий архів

Замовник: Компанія по закупівлі та реалізації сільськогосподарської продукції українським та іноземним замовникам. На ринку - 8 років.

Задача: •організація швидкого пошуку комплекту документів по контрагенту. Число контрагентів - близько 600

•забезпечення безпечного зберігання документів фінансового управління

Виконання роботи:

• сканування 108 000 стор документів А4, що знаходяться в папках типу «Корона» • виділення ідентифікаційних ознак документа (номер, дата, тип документа,

контрагент, код ЄДРПОУ) • встановлена система електронного архіву Folium

Результат: • Бухгалтерія підприємства використовує в роботі електронні документи з індивідуальним доступом і фіксацією всіх дій в системі

• паперові документи вивезені з офісу компанії • час на пошук документа скорочено в 8 разів

Особливості: В процесі виконання робіт були виявлені факти відсутності станиць оригіналів договорів, порушення уніфікації назв контрагентів та інші порушення у веденні бухобліку

Агропідприємство. Архів бухгалтерії

Замовник: Торгово-розважальний комплекс в м. Києві. Загальна площа - 70 000 м².

Задача: Забезпечення оперативного доступу технічним службам комплексу до проектної та робочої документації для проведення ремонтно-технічних, будівельних робіт.

Виконання роботи:

• відскановані документи форматів А4 - 3*А0 • створено реєстр проектної документації комплексу

Результат: • цілодобовий доступ до технічної документації оперативним технічним службам • проведена інвентаризація наявної документації • забезпечена схоронність оригіналів документів за рахунок використання їх

електронних копій

Особливості: поділ документів різного формату однієї папки перед скануванням (за типами застосовуваних сканерів) з подальшим їх об'єднанням.

Торгово-розважальний комплекс

Дякуємо!MMI Group

вул. Іллінська, 8, 3-й під’їзд, БЦ «Іллінський» Київ, 04070тел.: +38 (044) 237-70-81

e-mail: info@mmigroup-it.comwww.mmigroup-it.com

ІТ інновації. Рекомендуємо!