УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ ПО ОПЕРАТИВНА ПРОГРАМА

“ОКОЛНА СРЕДА 2007 – 2013”

РЕШЕНИЯ ЗА ПО-ДОБЪР ЖИВОТ

ЕВРОПЕЙСКИ СЪЮЗЕВРОПЕЙСКИ ФОНД ЗА РЕГИОНАЛНО РАЗВИТИЕКОХЕЗИОНЕН ФОНД

НАЦИОНАЛНА СТРАТЕГИЧЕСКА РЕФЕРЕНТНА РАМКА2007 – 2013

ОРГАНИ, АНГАЖИРАНИ ВЪВ ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛА НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА”

• Управляващ орган (дирекция “КПОС”, МОСВ);

• Сертифициращ орган (дирекция “Национален фонд”, МФ);

• Одитиращ орган (дирекция “ОСЕС”, МФ);

• Орган за получаване на плащанията от ЕС (дирекция “Национален фонд”, МФ);

• Междинно звено (дирекция “ФЕСОС”, МОСВ);

• Орган за извършване на плащания към бенефициентите (дирекция “ФЕСОС”, МОСВ);

• Вътрешен одит (Звено за вътрешен одит, МОСВ);

• Бенефициенти.

4. Искане за средства; доклади за напредък - ниво проект.

2. Фактури

Бенефициент по ОПОС

5. Искане за средства; д-д за вериф-я; декларация за доп.р-ди; прогнози за плащания - ниво мярка.

6. Искане за ср-ва; д-д по сертиф-я; декларация за допустимите р-ди и прогнози за плащане - ниво ОП.

7. Искане за плащане, сертификат и декларация за р-ди към EК

МЗ за ОПОС - д-я “ФЕСОС” в МОСВ

Сертифициращ орган -

д-я “Национален фонд”

Европейска Комисия

Изпълнител

УО за ОПОС - д-я “КПОС” в МОСВ

Орган за получаване на плащания от ЕК -

д-я “Национален фонд”

Вериф. 1-во ниво

Верификация 2-ро ниво

Верификация 3-то ниво

Сертифициране

3. Изплащане на фактури

10.Плащане към бенефициента

9.Разпределение на лимит

1. Аванс

7.Междинно/окончателноплащане

Движение на документите

Движение на плащанията

8.

Ли

ми

т

СХЕМА НА ПОТОКА ОТ ИНФОРМАЦИЯ И ПЛАЩАНИЯ ПО ОП “ОКОЛНА СРЕДА”

Бенефициента отговаря за ежедневното техническо, административно и финансово управление на проектите, одобрени за финансиране;

Създава система за добро финансово управление и контрол на ниво проект, която включва: Ясно определяне и разделение на отговорностите във връзка с

изпълнението на проекта; Поддържане на адекватна счетоводна система за всички транзакции

по проекта, одобрен за финансиране; Създаване на условия за поддържане на адекватна одитна пътека на

ниво проект и съхранение на документацията за проекта; Наличие на процедури за гарантиране на точността и допустимостта

на разходите по проекта; Наличие на процедури за предотвратяване, разкриване и коригиране

на нередности и за възстановяване на неправомерно платени суми на ниво проект.

ЗАДАЧИ НА БЕНЕФИЦИЕНТА ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (1)

Осъществява проверки на място за извършените строителни дейности/предоставените услуги/извършените доставки;

Попълва контролни листа за резултатите от извършените (1) документални проверки и (2) проверки на място;

Въз основа на проверката на констатациите от проверката, бенефициентът изготвя доклад от проверката на място

Разплаща се с изпълнителите със собствени средства/ предоставен аванс;

Подготвя ежемесечно: Искане за средства на ниво проект; Месечен доклад за напредък, включващ, доклад за проведените

документални проверки и проверки на място и установените през месеца нередности;

Представя подготвените документи на МЗ в два екземпляра в срок до 1-во число на месеца по пощата/куриер/лично.

ЗАДАЧИ НА БЕНЕФИЦИЕНТА ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (3)

Име и номер на проекта; Информация за бенефициента (вкл. име, адрес, банкова сметка); Дата на одобрение на проекта (дата на Решението на МОСВ за

финансиране на проекта); Дата на сключване на договора за финансиране на проекта между

МОСВ и Бенефициента; Месец, за който се отнася искането за средства; Общ размер на направените разходи по проекта за съотв. месец, вкл.:

общ размер на допустимите разходи, които следва да се възстановят на бенефициента (вкл. Европейско и национално съ-финансиране);

общ размер на недопустимите разходи (разходите, които не могат да бъдат възстановени по ОП “Околна среда”);

Списък на съпровождащата документация (фактури, платежни нареждания и др.);

Име, длъжност и подпис на лицето изготвило и лицето одобрило искането за средства;

Дата на изготвяне на искането за средства и печат на бенефициента;

КАКВО СЪДЪРЖА ИСКАНЕ ЗА СРЕДСТВА НА НИВО ПРОЕКТ

СЪДЪРЖА СЛЕДНАТА ИНФОРМАЦИЯ:

Вид разход;

Номер на фактура;

Дата на издаване на фактура;

Дата на плащане;

Форма на плащане;

Наименование на дейността/стоката/услугата, която е фактурирана;

Стойност на декларираните разходи по всяка фактура и всяко разходно перо, вкл.: Размер на допустимите разходи по всяка фактура и всяко разходно перо

(в т.ч. ЕС и национално съ-финансиране); Размер на недопустимите разходи по всяка фактура и всяко разходно

перо.;

СЪДЪРЖАНИЕ НА ЗАЯВЕНИТЕ ЗА ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ РАЗХОДИ КЪМ ИСКАНЕТО ЗА СРЕДСТВА

ДОПУСТИМИТЕ РАЗХОДИ СЛЕДВА ДА ОТГОВАРЯТ НА СЛЕДНИТЕ УСЛОВИЯ : да са извършени срещу съответните разходооправдателни документи

(фактури и/или други документи с еквивалентна доказателствена стойност);

да са действително извършени и платени през периода за допустимост на разходите – 01.01.2007г. - 31.12.2015г.

да са извършени според принципите за добро финансово управление; да са отразени в счетоводната и данъчната документация на

бенефициента и да могат да се проследят въз основа на ефективно функционираща одитна пътека;

да са базирани на единични цени, които не надвишават фиксираните в договора за обществена поръчка цени;

да не са финансирани по друг проект, програма или схема, финансирана от публични средства, средства от националния бюджет и/или от бюджета на ЕО.

да са извършени в парична форма; те трябва да отговарят на всички общи изисквания за допустимост по

Постановление № 249 за допустимост на разходите

ДОПУСТИМИ РАЗХОДИ

Всички декларирани разходи са извършени единствено във връзка с изпълнението проект <…………>;

Всички декларирани разходи са извършени в съответствие с договор за финансиране на проект <…………>, сключен между бенефициента и МОСВ;

Всички декларирани разходи са допустими съгласно изискванията на (1) Регламентите на ЕС и (2) Националните правила за допустимост на разходите;

Извършени са необходимите проверки на фактурите, представени от изпълнителите;

Всички строителни дейности/продукти/услуги са извършени/доставени в съответствие с изискванията на договор за финансиране на проект <……………>, сключен между Бенефициента и МОСВ;

Спазени са изискванията по отношение на одитната пътека; Документацията по проекта се съхранява в съответствие с Наръчника за

ОП “Околна среда”; По отношение на декларирането разходи:

Не са установени нередности, или; Установени са нередности, докладвани в съответствие с изискванията.

СЪДЪРЖАНИЕ НА ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ВЕРИФИКАЦИЯ НА БЕНЕФИЦИЕНТА

Получава ежемесечно съответната документация от бенефициента;

Осъществява проверки на 100% от предоставената от бенефициента документация (в т.ч. върху представените фактури), включително: Формална проверка; Проверка за допустимост; Проверка за достоверност;

Осъществява проверки на място върху проекти ;

Обобщава получената от бенефициента документация на ниво процедура;

ЗАДАЧИ НА МЗ ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (1)

Подготвя ежемесечно: Искане за средства на ниво процедура; Доклад за верификация на ниво процедура; Декларация за допустимите разходи на ниво процедура; Финансов отчет на ниво процедура (при липса на искане за средства).

Представя горепосочените документи на УО до 1-во число на следващия месец;

Осъществява разплащане с бенефициента въз основа на лимит разпределен от УО на ОПОС.

Срок за разплащане – 10 работни дни от разпределяне на лимит.

ЗАДАЧИ НА МЗ ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (2)

Получава ежемесечно съответните документи от МЗ;

Осъществява документални проверки върху извадка от получената документация от МЗ.

При необходимост, осъществява проверки на място върху: проекти/бенефициенти работата на МЗ;

Поддържа информация за всички проведени верификации и за резултатите от тях;

Обобщава информацията от получените от МЗ документи на ниво приоритет и на ниво ОП;

ЗАДАЧИ НА УО ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (1)

Подготвя ежемесечно: Искане за средства на ниво ОП; Доклад по сертификация на ниво ОП; Декларация за допустимите разходи на ниво ОП; Финансов отчет на ниво ОП (при липса на искане за средства)

Представя документите на СО до 15-то число на съответния месец;

Представя на СО до 31 януари на годината прогноза за исканията за плащане по ОП за текущата и следващата финансова година;

Представя при поискване от СО и друга информация във връзка с финансовото управление и плащанията в определените за това срокове.

ЗАДАЧИ НА УО ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (2)

Установяване на писмени процедури във връзка с изпълнението на проекта;

Ясно определяне и разделение на задачите и отговорностите във връзка с изпълнението на проекта;

Система за вътрешен контрол на ниво проект, преди одобрението/оторизирането на разходи и документи вкл. попълване на контролни листа;

Установяване и поддържане на адекватна одитна пътека на ниво проект;

Установяване на правила за регистрация, съхранение и архивиране на документите свързани с изпълнението на проекта;

Обучение на служителите ангажирани в изпълнението на проекта, в частност по отношение на нередности.

ПРЕДОТВРАТЯВАНЕ НА НЕРЕДНОСТИ – ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА БЕНЕФИЦИЕНТА

Осигуряване на регистрацията/вписването на всички подозрения за нередности и разкрити нередности на ниво проект;

Поддържане на досиета за нередности, които включват: доклади за нередности; документи за извършени разследвания; кореспонденция касаеща нередността; информация за съдебни процедури;

Поддържане на регистър за нередности, който включва: информация за нередността (номер, проект, лице/орган, разкрил

нередността); развитие на случая; финансова информация (платени суми; подлежащи на плащане

суми; суми за възстановяване; възстановени суми; лихви)

РЕГИСТРИРАНЕ НА НЕРЕДНОСТИ – ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА БЕНЕФИЦИЕНТА

Предварителен контрол, осъществяван от Агенцията по обществени поръчки съвместно с Управляващите органи/ Междинните звена по оперативните програми върху процедури за обществени поръчки, чиито стойности са равни или по-високи от предвидените по чл. 45 а на ЗОП /чл.69 от Директива 2004/17/ЕО и чл. 78 от Директива 2007/18/ЕО/, и които се финансират със средства от европейските фондове.

АГЕНЦИЯТА ПО ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ:

осъществява контрол върху съответствието с изискванията на ЗОП на решенията за откриване, обявленията и документацията за възлагане на обществени поръчки и

участва с наблюдатели в заседанията на оценителната комисия, които наблюдатели подготвят доклад за законосъобразността на работата при избор на изпълнител по ЗОП

НОВИТЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА ЗОП В КОНТЕКСТА НА ОПЕРАТИВНА ПРОГРАМА “ОКОЛНА СРЕДА 2007 – 2013” (1)

Съгласно чл. 20а, ал. 3 от ЗОП УО/МЗ: осъществява контрол за съответствие на техническите спецификации от

документацията със специфичните изисквания на съответните нормативни актове, както и за съответствие с одобрения проект по оперативната програма – предварителен доклад

участва с експерти като членове в комисиите за провеждане на обществени поръчки

съгласува проекта на решението за избор на изпълнител на обществена поръчка

Предварителният доклад се изготвя от външни експерти, които се определят с обществена поръчка от УО/МЗ на оперативната програма. Експертът подготвил доклада участва като член или консултант в комисията за провеждане на процедурата по ЗОП

В случай, че в докладите на наблюдателя на АОП или на представителя на УО/МЗ са направени констатации за незаконосъобразност, те включват и препоръки за тяхното отстраняване

При неизпълнението им, УО отказва финансиране на съответния проект

НОВИТЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА ЗОП В КОНТЕКСТА НА ОПЕРАТИВНА ПРОГРАМА “ОКОЛНА СРЕДА 2007 – 2013” (2)

МОНИТОРИНГ И ДОКЛАДВАНЕ – ОЦЕНКА НА РИСКА

Извършва се от Отдел “МД” в УО въз основа на определени рискови фактори и специфични особености на проектите:

стойност на проектите и % искана безвъзмездна помощ; сложност на проектите – едно-, дву- или многокомпонентност; вид на проектите - включени мерки (ТП или инфраструктура); получени точки от оценителната комисия; вид на препоръките от доклада за капацитета;

Доклад за оценка на риска от УО - определя: мерките за повишаване на капацитета за управление; процентния и финансов риск и нивата на риска – ниско, средно и високо; честота на проверките на място (on the spot checks) – един-, два- или четири пъти годишно; необходимост от включване на експерт от Междинното звено в оценителните комисии;

Заключенията от доклада за оценка на риска се включват в Договора за безвъзмездна финансова помощ – раздел II “Специални права и задължения” на Приложение 1 “Специални условия”

МОНИТОРИНГ И ДОКЛАДВАНЕ – ДОКЛАДИ И ПРОЦЕДУРИ ПО ДОКЛАДВАНЕ

• ОБРАЗЦИ НА МЕСЕЧНИ ДОКЛАДИ – ПРИЛОЖЕНИЯ КЪМ ДОГОВОРА: месечни, тримесечни, годишни и окончателни доклади за изпълнение;

• СЪДЪРЖАНИЕ НА ДОКЛАДИТЕ: общи данни – N на доклада, проект, приоритетна ос, данни за контакт; описание на извършените дейности и постигнат напредък по индикатори (където е

приложимо); актуализация на плановете за възлагане на обществени поръчки; финансово изпълнение на проектите – разплатени и планирани средства; мерки за информация и публичност; списък на извършени проверки и одити;

• ПРОЦЕДУРА ПО ДОКЛАДВАНЕ: Бенефициентът изготвя докладите за напредък на ниво проект след осъществяване

на планираните дейности за съответния период (извършване на услуги и/или доставки, реализиране на етапи от плана за обществени поръчки, разплащане с изпълнители и др.) и пълната им проверка, по нареждане на ръководителя на Бенефициента;

заедно с доклада за напредък на ниво проект, Бенефициентът подготвя искане за средства на ниво проект, доклади и контролни листа от верификации;

документите се предават за проверка на вътрешния контрол на Бенефициента и за одобрение от ръководителя на Бенефициента;

ръководителят на Бенефициента одобрява документите и подписва писмо до Ръководителя на Междинното звено;

МОНИТОРИНГ И ДОКЛАДВАНЕ – СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИ НА НИВО ПРОЕКТ

• Бенефициентът задължително поддържа собствен архив за проектите, съгласно указанията (приложение) в Договора за безвъзмездна финансова помощ;

• Бенефициентът задължително определя отговорен служител за работа с архива;

• чрез договорите за възлагане Бенефициентът задължава изпълнителите да поддържат свой собствен архив;

• за всеки отделен проект Бенефициентът задължително води отделно досие; името на досието задължително съдържа номера на проекта;

• като обособени части в досиетата по проекти се отделят:– документи по обществени поръчки;– документи по държавни помощи;– документи по нередности;– документи по публичност и информация;

• задължително разработване на процедури за достъп; осигуряване на задължителен достъп за дирекции “ФЕСОС”, “КПОС” и упълномощени национални и европейски контролни и одитиращи органи;

• срок на съхранение – 3 години след приключване на ОПОС или 3 години след частично приключване на съответния проект (чл.88 и 90 от Регламент 1083/2006)

ДИРЕКЦИЯ “КОХЕЗИОННА ПОЛИТИКА ЗА ОКОЛНА СРЕДА”

WWW.OPE.MOEW.GOVERNMENT.BG OPE@MOEW.GOVERNMENT.BG

ЕВРОПЕЙСКИ СЪЮЗЕВРОПЕЙСКИ ФОНД ЗА РЕГИОНАЛНО РАЗВИТИЕ

КОХЕЗИОНЕН ФОНД

НАЦИОНАЛНА СТРАТЕГИЧЕСКА РЕФЕРЕНТНА РАМКА2007 – 2013