第一节 信息及其在秘书工作中的作用

第二节 秘书信息工作的特点、 原则和要求

第三节 信息的收集

第四章 信息的处理

一、信息的概念与特征

1 ．信息的含义

信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。事物在不停地运动变化，信息也总是不断地生成或更新。

信息又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。通过信息传递能够再现客观事物的状态。

一、信息的概念与特征

2 ．信息的分类

（ 1 ）按信息源的性质，信息可分为自然信息和社会信息两大类。 （ 2 ）按信息的表现形式可将信息分为语言信息、文字信息、图像信息等。 （ 3 ）按信息源的方向，信息可分为横向信息、纵向信息，外部信息和内部信息等。 （ 4 ）按信息的稳定状态，可将信息分为静态信息和动态信息。 （ 5 ）按信息存在或作用时间，可将信息分为长时信息、短时信息等。

一、信息的概念与特征

3 ．信息的主要特征

（ 1 ）开发性

（ 2 ）共享性

（ 3 ）无限性

（ 4 ）时效性

二、现代社会信息工作的基本特征

1 ．信息载体的多样化

2 ．信息传递的迅速化

3 ．信息社会化和全球化

商代用于占卜和刻写卜辞的龟甲

西周时期的青铜器史墙盘及其铭文拓片

西汉前期书有《孙子兵法》的竹简

东晋王羲之的纸本墨宝《快雪时晴帖》

现代信息载体—硬盘

现代信息载体—光盘

地面控制中心，地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息。

互联网示意图

三、信息工作在秘书活动中的作用

1 ．辅助领导科学决策，必须依靠信息

2 ．起草文件必须依靠信息

3 ．信访咨询工作需要依靠信息

4 ．做好日常管理工作必须依靠信息

一、秘书信息工作的特点

1 ．针对性

2 ．综合性

3 ．时效性

4 ．经常性

二、秘书信息工作的原则

1 ．追踪原则

2 ．超前原则

3 ．选优原则

三、秘书信息工作的基本要求

1 ．准确

2 ．及时

3 ．全面

4 ．适用

（ 1 ）要服务于中心工作 （ 2 ）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息 （ 3 ）要对新发生的信息及时采报

一、信息收集的内容

1 ．系统内信息：机关单位所管辖和隶属系统内的信息。 2 ．上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息。 3 ．平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。 4 ．社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息。 5 ．历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历 史档案资料。 6．国际信息：来自国际社会的信息。

二、信息收集的渠道

1 ．根据信息获取的方式，信息收集渠道可分为： （ 1 ）信息网络渠道 （ 2 ）行政组织渠道 （ 3 ）科研渠道 （ 4 ）社会团体渠道 （ 5 ）调查渠道 （ 6）媒体渠道 2 ．根据获取信息的来源，信息收集渠道可分为： （ 1 ）外部渠道：包括国内信息渠道和国外信息渠道 （ 2 ）内部渠道：指组织内部的各个部门

三、信息收集的方法

1 ．观察法2 ．问卷法3 ．阅读法、收 听法4 ．询访法5 ．索取法6．网络法7．量表法8．交换法9．检索法

一、信息的整理加工

1 ．筛选

2 ．校核

3 ．加工

4 ．编制

二、信息的贮存

1 ．分类：指对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。 2 ．著录：指对具体的信息资料进行如实的记载。 3 ．建立贮存检索系统：建立贮存检索系统，可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找。 4 ．保管：指信息资料入库存放和维护

三、信息的传递

1 ．信息资料传递的基本要求 将信息资料送达需要者手中，就是信息资料的传递。一般来说，信息资料传递的基本要求就是“多、快、好、省”。 2 ．信息资料传递的基本方式 （ 1 ）单向传递 （ 2 ）相向传递 （ 3 ）反馈传递 3 ．我国具体的信息传递途径 （ 1 ）邮路传递 （ 2 ）电信传递 （ 3 ）新闻传递 （ 4 ）面授或直接送达