办公室公文处理安徽省疾病预防控制中心 姚琪

二〇〇六年十月二十日

办公室公文处理 一、公文的定义 二、公文格式 三、法定公文文种 四、公文处理 五、公文管理 六、印章管理规定 七、校对符号及其用法 八、公文中的常见错误

（ 1993 年 11 月 21 日国务院办公厅发布， 1994 年 1月 1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止）

《国家行政机关公文处理办法》第二条：行政机关的公文 ( 包括电报，下同 ) ，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

一、公文的定义《国家行政机关公文处理办法》国务院 2000 年 8 月 24 日发布2001 年 1月 1日起施行

( 一 ) 、《国家行政机关公文格式》

二、公文格式

(二 )、《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》(三 )、 公文中各要素

《国家行政机关公文格式》国务院办公厅秘书局编

二 000 年十一月( 国家质量技术监督局 1999 年 12 月 27 日批

准 )

( 一 ) 、《国家行政机关公文格式》国标： GB/T9704-1999

本标准的适用范围： 本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行就是可以结合自己的实际执行。

( 二 ) 、《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》

① 排版规格：② 公文用纸：③ 公文用纸幅面： ⑥ 装订要求：

⑤ 图文颜色：④ 页边和版心：

① 排版规格：

★ 每面 22 行，每行 28 个字。 (Word 文档页边距：上下左右均为 2.5 厘米 )★ 字间距为“标准”字距，指一个汉字所占的空 间，即两个字节。以 3 号字高度加 3 号字高度 7/8

倍的距离为一基准行，即“段落”中的单倍行距。

② 公文用纸：★ 纸张定量： 60g/m2-80g/m2 的胶版印刷纸或复印；★ 纸张白度： 85%-90% ；★ 横向耐折度：≥ 15 次；★ 不透明度：≥ 85%★ PH 值： 7.5-9.5 ： 通常情况是用 70 克胶版印刷纸或复印纸。

③ 公文用纸幅面：

国准中规定用国际标准纸型： A4幅面尺寸为： 210mm×297mm

④ 页边和版心：

★ 公文用纸天头（上白边）为： 37mm±1mm ★ 公文用纸订口（左白边）为： 28mm±1mm ★ 版心尺寸为： 156mm×225mm （不含页码）

⑤ 图文颜色：

发文机关标识、反线、印章为红色其余部分均为黑色

⑥ 装订要求：

★ 骑马订或平订的订位为： 两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处；★ 平订钉锯与书脊间的距离为： 3mm-5mm

《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 ★ 置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即 156mm ）以上的各要素。 ★ 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。 ★ 置于主题词以下的各要素。

眉首主体版记

( 三 )、 公文中各要素

眉 首眉首的要素包括：

1 、公文份数序号2 、秘密等级和保密期限3 、紧急程度4 、发文机关标识5 、发文字号6 、签发人7 、反线

1 、公文份数序号

★ 并不是所有的公文都要编制份数 , 《国家行政机关公文处理办法》第十条第一款第一项：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

★ 公文份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第 1 行。一般至少编两位，即“ 01” 。如果只编壹位“ 1”会使人不知其意，以为是误印上去的。

2 、秘密等级和保密期限

“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害； “ 机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害； “ 秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

① 秘密等级包括：绝密、机密、秘密

保密期限是对密级公文时效的说明。国家保密机构的要求是在密级程度后标注保密期限，并在秘密等级和保密期限之间用★隔开，此时秘密等级两字之间不空 1 字距离，以免字段过长。如：绝密★三个月

② 秘密等级

秘密等级用 3 号黑体字顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字。

3 、紧急程度 ★ 紧急程度主要是对公文送达时限的要求。《国家行政机关公文处理办法》规定紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。 ★ 紧急程度用 3 号黑体字顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字。如果同时标识秘密等级和紧急程度时，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。

4 、发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”两字组成。 联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。 发文机关过多时，必须保证首页显示正文，可采用缩小发文机关字号，缩小行距的办法。

★ 平行文或下行文： 发文机关标识上边缘至版心上边缘 25mm （约 2 行），这 2 行用于标识份数序号、密级、紧急程度，即使这 3 项要素均不需要标识，也要留出这段空白。因此，在设计文件红头时，发文机关标识位置应自上页边起留出天头： 37mm+25mm=62mm 的位置。

发文机关标识位置

★ 上行文： 发文机关标识上边缘至版心上边缘 80mm ，即要留出 80mm-25mm=55mm 的空白供上级机关批示文件用。也就是说上行文发文机关标识位置应自上页边起留出天头： 37mm+25mm+55mm=117mm

5 、发文字号 发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识。发文字号应尽量简化。

发文字号在发文机关标识下空 2 行，反线之上 4mm 处用 3 号仿宋体字居中排布。

发文字号位置：

★ 年份要用全称：〔 2005〕，不能简化为：“ 04” 、“ 05” 。 ★ 年份要用六角括号“〔 〕”括起来。注意不要用圆特号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“ ( )” 括起。

发文字号要求：

★ 序号是发文的流水号，序号不编虚位，即 1不编为 001 ，不加“第”、“字”等虚字。

6 、签发人 ★ 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1字，签发人姓名居右空 1 字；“签发人”用 3 号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 ★ 签发人标识仅在上行文中才出现，其目的是让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的事项负责。

7 、反线 反线位于发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色线条，线宽约 2.25磅。

主 体正文主体包括：

1 、标题2 、主送机关3 、正文4 、附件6 、公文生效标识7 、附注

红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。 注意标题的断行。 考虑到许多机器中没有小标宋字体，可变通采用宋体字。省疾控中心公文标题字采用小 2 号宋体字加粗。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，不用标点符号。

1 、标题

标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。

标识主送机关时应标明主送机关全称、规范化的简称，同类型的主送机关可标统称，如：各市、县 (区 )疾病预防控制中心。

2 、主送机关

如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移到版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 如果仅差 1 行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下可不空 1 行。 布告、公告、通告等公布性公文，不写主送机关；非法定公文之外的各种计划、报表、规章、条例等不写主送机关。

3 、正文 位置：主送机关名称下 1 行，第个自然段左

空 2 字，回行顶格。 结构：正文的结构一般由开头 (导语 ) 、主体、

结语三部分组成。 字体字号： 3 号仿宋。正文中的小标题用

3 号小标宋体字或黑体字。 正文中的数字、年份不能回行。

要求文字简练，观点明确，逻辑严密，文理通顺，标点符号准确。

4 、附件 公文正文中有些图表、名单等内容，若穿插在正文中，往往隔断公文前后意思的联系，造成阅读上的不便，此时应从正文中抽出这些内容，作为附件单独表述。 附件应在正文下空 1 行，左空 2 字，用 3 号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。 附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。如： 附件： 1 、 ××××××××××××× 2 、 ×××××××××××××

5 、公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章、签署人姓名、生效时间。公文生效标识有两种情况，一种是单一发文，另一种是联合发文。

成文日期

特殊情况说明

印章 单一发文 联合发文

成文日期 成文日期是公文生效的时间，是公文的重要内容，公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。 用汉字将年、月、日标全，“零”写为“ O” 。由于印章要盖在成文日期上，所以成文日期要依印章的位置而定。 Word文档在菜单栏点击“插入”中的“日期和时间”，选择中文格式。

印章 印章是公文生效标志，是鉴定公文真伪的重要标志，除会议纪要以外，不加盖印章的公文为无效公文。 单一发文 单一机关印发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空 4 字，加盖印章应上距正文 1 行之内，端正，居中下压成文日期。上距正文 1 行之内也就是不到 1 行的空白，这是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容。

联合发文 当联合发文需加盖 2 个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交、相切，相距不超过 3mm 。只能采用同种加盖印章方式，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。 当联合发文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上，印章之间互不相交、相切。每排最多排3 个印章，两端不得超出版心。最后一排如余 1 个或 2 个印章时，居中排布。在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。如：

此件发至县团级、此件可见报等。 公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下 1 行。

7 、附注

注意：附注不是对公文内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。

版 记版记的要素包括：

1 、主题词2 、抄送机关3 、印发机关和印发日期4 、版记的位置5 、版记中的反线6 、页码7 、表格

1 、主题词 “ 主题词”三字用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。 主题词依次以类别词、类属词、文种三部分标注，一般不超过 5 个，不少于 3 个。如《国家行政机关公文处理办法》的主题词是：文秘工作、公文、办法、通知，“文秘工作”是类别词，“公文”、“办法”是类属词，“通知”是文种。

2 、抄送机关 主题词之下 1 行，左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字标识。“抄送”后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。若主送机关过多或使用“会议纪要”文种时，要在主题词之下，抄送之上标识主送机关，标识方法同抄送。

3 、印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占 1 行位置，用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4 、版记的位置 版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

版记各个要素之下均要加一条反线，宽度同版心。加反线的目的一是区别版记中的各要素，二是美观。

5 、版记中的反线

6 、页码 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm 。 单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。 空白页以后的页不标识页码。这是为了防止在空白页私加文字。

7 、表格 横排 A4 纸型表格，应将页码放在横表的左侧。单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边，阅读公文时就要反复颠倒着看，很不方便。 公文如需 A3 型表格，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，应使表格处于封三之前位置，而不应将表格粘贴在封四上。

三、法定公文文种 疾控机构常用的公文种类：通知、报告、请示、函、通报、会议纪要等。

（一）通 知 （二）报 告 （三）请 示 （四）函 （五）通 报 （六）会议纪要

通知大多属于下行公文 印发、批转、转发性通知：用于印发本级机关，批转下级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。

（一）通 知

发布规章 任免、聘用通知：用于任免或聘用工作人员等。

事务性通知：用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务。

知照性通知：用于告之各有关方面周知的事项。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。

批示性通知：上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用通知。

（二）报 告报告属于上行公文 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问等。一般产生于事后或事情过程中。 报告的特点：上级对下级的报告通常情况下不答复，因为你是向我报告，我知道了。因此切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。“报告”不得夹带请示事项。 报告的种类：综合性报告、专题性报告、回复性报告

（三）请 示请示属于上行公文，向上级机关请求指导、批准。 请示产生于事前，不可“先斩后奏”，这是区别于报告的主要特征之一。 请示的用法： 上级明确规定必须请示批准才能办理的事项； 对现行方针、政策、规章、制度不甚了解； 工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循； 因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示； 因意见分歧，无法统一，难于工作，有待上级裁决； 超出本级权限，需要上级机关明确指示的； 因事关重大，为防止工作失误，需上级审核的事项。

（四）函 公文分为“文件式”公文和“信函式”公文，两者最明显的标志是：信函式公文发文机关名称不标识“文件”二字。函俗称信件。 公函与私函的区别：公函谈的是公务，主要内容多用标题揭示，而私函谈的是个人私事，无标题。 公函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函是平行文，多数用于不相隶属机关之间，但除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

函可分为洽谈事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 按性质分，可以分为公函和便函。 公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函用于日常事务性工作的处理，不属于正式公文，没有公文格式要求，一般采用书信格式，不拟标题，不用发文字号，只有上下款和日期，发出时可盖公章，也可签个人姓名。 按发文目的分，可分为发函和复函。发函即主动提出公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

发文字号：位于武文线下 1 行版心右边缘顶格标识。 “信函式”公文很少同时出现份数序号、密级、紧急程度，如有，位于武文线下 1 行版心左边缘顶格标识。 标题：发文字号下空 1 行标识。 首页不显示页码。每行居中排 28 个字。最后一行（第 22 行）文字下边缘与文武线距离 6mm 。 其他各要素的标识方法同“文件式”公文格式。

（五）通 报通报属于下行公文 表彰性通报：用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验。 批评性通报：用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。 情况性通报：用于传达上级重要精神，沟通信息，互通情况。

（六）会议纪要 会议纪要是根据会议情况、记录等各种材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。会议纪要属纪实性公文，产生于会议后期或会后，具有广泛的实用价值，尚待决议的、不同意见等，均可写入纪要。 特点 纪实性：会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不能写进纪要。 概括性：以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。

四、公文处理 《国家行政机关公文处理办法》第三条：公文处理指公文的办理、管理、整理 (立卷 ) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理分收文和发文两个部分。

( 一 )、收 文 ( 二 )、发 文 ( 三 )、行文规则及要求 (四 )、公文常用词组 (五 )、公文送达

( 一 )、收 文 《国家行政机关公文处理办法》第三十条：收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 收文的原则：及时、准确、安全。因此文秘人员在收文办理中必须做到： 讲究时效、准确无误、安全保密。 1 、签收 公文签收一般由办公室文秘人员负责，签收的目的是为了明确公文交接双方的责任，意味着公文已经送达。

2 、登记 收到应当登记的文件，要对文件的来源、编号、主要内容、处理意见、去向等情况进行记录，这是来文的“户口簿”。登记的形式：簿式、卡片式、联单式。（省中心采用簿式） 登记的方法：有流水登记法、分类登记法。（省中心采用流水登记法） 登记的范围：上级机关文件、平级机关商洽问题并需要回复的文件、下级机关文件。 3 、审核 《国家行政机关公文处理办法》第三十一条：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。

4 、拟办 对符合本办法规定的公文，应当及时提出拟办意见送负责人批示。（省疾控中心由办公室负责人提出拟办意见） 5 、批办 是在拟办基础上进行的，一般由领导或负责人批办。有的机关也可采取拟办和批办相结合，直接批办。 批办应注意： ① 批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明承办部门或具体承办人； ② 批办人要在批办意见之后署名注明批办日期； ③ 批办意见必须写在“文件处理单”中的批办栏内

6 、承办 有关部门或人员根据领导的批办意见，处理公文，是具体解决问题的关键阶段，也是检验一个单位工作质量和效率的重要标志。承办部门对交办的批件必须件件有着落，事事有回音。 7 、催办 紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。 催办方法： 电话催办、发函催办、登门催办、约请承办部门来人汇报。

( 二 )、发 文 《国家行政机关公文处理办法》第二十四条：发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括：草拟、审核、签发、复核（校对）、缮 (shàn) 印、用印、登记、分发等程序。

1 、草拟公文 2、核稿 3、签发 4、复核（校对） 5、缮 (shàn) 印

草拟公文应当做到： ⑴ 符合国家的法律、法规及上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。 ⑵ 全面、准确地反映客观实际情况，提出的要求、措施切实可行。 ⑶ 开门见山，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。

1 、草拟公文

⑷ 正确使用格式、文种。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。公文种类主要有：命令 (令 ) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 ⑸ 重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导。 ⑹ 对涉及其他部门职权范围内的事项，应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，并请相关部门负责人会签。⑺ 联合发文时，公文一般由主办单位起草。

《国家行政机关公文处理办法》第二十七条：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点： ① 是否确实需要行文 ② 行文方式是否妥当 ③ 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 ④ 公文格式是否符合本办法的规定等。

2 、核稿

签发是发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发，是机关领导人履行职权、承担责任的体现。《国家行政机关公文处理办法》第二十八条：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

3 、签发

公文正式印制前，应当进行复核，复核的重点： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。复核工作多数情况是和校对同步进行的。 校对是以签发文稿为依据，对准备缮印的文件清样（底版）进行校订，以保证公文质量。 校对一般要进行三次。

4 、复核（校对）

经过签发、审核、校对程序后，对定稿的公文进行缮印。 缮印的形式：缮写、打印、复印、胶印等。 用印、登记、分发（略）

5 、缮 (shàn) 印

（三）、行文规则及要求 1 、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。（《国家行政机关公文处理办法》第二十条） 2 、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。（第二十三条） 3 、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。（第十六条）

4 、公文中应当使用阿拉伯数字。（除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字的之外）。 5 、应当使用国家法定计量单位。 6 、引用外文应当注明中文含义。 7 、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 8 、引用公文应当先引标题，后引发文字号。 9 、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“ ( 一 )” ，第三层为“ 1” ，第四层为“ (1)” 。 10 、不得越级请示和报告。（第十四条）

11 、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（第二十一条） 12 、“报告”中不得夹带请示事项。 （第二十一条） 13 、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（第二十二条） 14 、部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。（第十五条） 15 、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合公文存档要求。

（五）、公文送达 公文送达也称公文传递，是指通过一定的方式把文件传送到收文单位。分内传递和外传递。 1 、内传递是通过收发室或文件交换站进行传递 2 、外传递是通过机要、邮电部门或专人投递。 3 、公文传递过程要严格遵守保密规定，确保文件的安全。 4 、除一般公文可以通过事后确认的方法外，公文送达时应当签收。

1 、公文由文秘部门（办公室）或专职人员管理。统一收发、审核、用印、归档和销毁。 2 、除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅 (室 ) 主任批准，公文可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 3 、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

五、公文管理

4 、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅 (室 )负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文 ( 含密码电报 ) 应当进行登记。 5 、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理 (立卷 ) 、归档。个人不得保存应当归档的公文。 6 、归档范围内的公文应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理 (立卷 ) ，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

7 、联合办理的公文，原件由主办机关整理 (立卷 ) 、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。 8 、本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷 ) 、归档。 9 、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

六、印章管理规定

( 一 ) 法律依据( 二 ) 印章规格( 三 ) 制作要求 (四 ) 印章的管理和使用

1993年国务院印发的《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》 ( 国发〔 1993〕 21号 ) 文件同时废止。

( 一 ) 法律依据关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定

国发〔 1999 〕 25 号1999 年 10 月 31 日起施行

( 二 ) 印章规格 圆形 1 、国务院 直径 6 厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环形，国务院自制。 2 、各省、自治区、直辖市人民政府和国务院办公厅、各部委 直径 5 厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环形，由国务院制发。 3 、国务院直属机构、办事机构 直径 :正部级 5厘米、副部级 4.5 厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环形，由国务院制发。 4 、国务院直属事业单位 直径 :正部级 5 厘米、副部级 4.5 厘米，中央 :有行政职能的刊国徽，无行政职能的刊五角星，外刊机关名称，自左而右环形，由国务院制发。

5 、自治州、市、县 (区 ) 级政府 直径 4.5 厘米，中央刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环形，由省、自治区、直辖市人民政府制发。 6 、乡 (镇 ) 政府 直径 4.2 厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环形，由县人民政府制发。 7 、企业事业单位、社会团体 直径不大于 4.5 厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环形，制发办法由公安部门规定。 8 、钢印 国务院钢印直径 4.2 厘米，其他不得大于4.2 厘米，小于 3.5 厘米。 9 、经济合同章、财务专用章 样式、名称应与本单位印章有所区别，经本单位领导同意后刻制。

文字：简化汉字 或简化汉字并刊相应的民族文字。字体：宋体

( 三 ) 制作要求

① 建立健全印章管理制度，严格审批手续，未经本单位领导批准不得使用单位印章。 ② 单位印章和法定代表人名章必须由办公室管理，指定专人保管印章。 ③ 遵守印章与印章专管人同步出现的规定。非经特别许可，不得将印章带出办公室。 ④ 严禁在没有填写内容的空白介绍信、白纸、表格上加盖印章。

(四 ) 印章的管理和使用

七、校对符号及其用法 文件从写作到结束，有一个修改过程，删节或增补等等，需要有公认的符号来表明，以便接受者清楚地会意。校对符号所代表的不是所传播的信息内容本身，而是表达信息内容改动的符号。编辑、修改稿件必须按照《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》，方能保证信息的准确传递。 校对符号原本用于编辑和校对人员以及排版工人之间所用的“联络语言”，但实际运用范围已经扩大。特别是现在广泛应用电脑，许多稿件都是电脑打印的，行距、字距都较窄，在中间修改就显得杂乱不清，特别是要增添内容不容易。如用校对符号来修改，就显得比较清楚、规范，也便于电脑录入人员操作。

常用校对符号改正： 删除： 增补：转正： 对调： 转移：接排： 另起段： 移动：排齐： 加大空距： 减小空距：分开： 保留： 替换：说明： 改正上下角： 空字距：

八、公文中的常见错误（一）公文标题常见病例（二）发文字号常见病例（三）公文常见错字词（四）公文用语误区（五）公文常见的逻辑错误

（一）公文标题常见病例1 、要素不全2 、乱用文种3 、隶属不清4 、提炼不精5 、题不达义6 、用词重叠7 、滥用符号

8 、标注不规范

（二）发文字号常见病例

6 、字体、字号、位置不标准 (3 号仿宋，“文中函右” )

1 、搭配虚字 如：皖疾控地字〔 2005〕第 5 号 这里的“字”“第”属多余，应删除2 、要素颠倒 如：〔 2005〕皖疾控地 5 号3 、年号不全 如：卫防办〔 99〕 5 号

4 、用错括号 如：皖疾控地 (2005)5 号 卫防办［ 1999］ 5 号。5 、乱设虚位 如：皖疾控地〔 2005〕 005 号

（三）公文常见错字词 有一篇公文原本是写“坚定不移地执行党的路线、方针、政策”，由于校对疏忽，写成了“坚定不够地执行党的路线、方针、政策”。一字之差，意思却截然相反。又如把 “ 务必”写成“忽必” “ 倍受亲睐”写成了“备受亲睐” “切忌”写成了“切记” “ 下榻”写成了“下塌” “ 即使”写成了“既使”

（四）公文用语误区 公文应当使用规范的书面语言，使用口语不仅不规范，而且含义模糊，

1 、使用口语化语言

结构公式化最显著的特点就是八股腔。 还有所谓：坚持一个 × 字，突出一个 × 字，把握一个 × 字，牢记一个 × 字，围绕一个 × 字，落实一个 × 字。 “由于种种原因”，究竟是什么原因，读者不得而知，其实就是不愿说实话，想蒙混过关。

2 、公式化结构

（五）公文常见的逻辑错误1 、种属混淆2 、交叉并列3 、概括不当4 、判断不准5 、标准不一6 、自相矛盾7 、定义模糊

谢谢！不妥之处请斧正