ÌÈÍÈÑÒÅÐÑÒÂÎ ÎÁÐÀÇÎÂÀÍÈßÐÎÑÑÈÉÑÊÎÉ ÔÅÄÅÐÀÖÈÈ

ÂÎËÃÎÃÐÀÄÑÊÈÉ ÃÎÑÓÄÀÐÑÒÂÅÍÍÛÉ ÓÍÈÂÅÐÑÈÒÅÒ

Þ.Í. Êîíñòàíòèíîâ

ÒÅÎÐÈß È ÏÐÀÊÒÈÊÀÄÎÊÓÌÅÍÒÍÎÉ ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÈ

Êóðñ ëåêöèé

Âîëãîãðàä 2000

Ê65

© Þ.Í. Êîíñòàíòèíîâ, 2000© Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî

ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà, 2000

ÁÁÊ 65.050.9(2)286ÿ73Ê65

Íàó÷íûé ðåäàêòîðä-ð ýêîí. íàóê, ïðîô. Î.À. Ëîìîâöåâà

Ðåöåíçåíòû:ä-ð ýêîí. íàóê, ïðîô. Ð.Ï. Õàðåáàâà;

êàíä. ôèëîë. íàóê, äîö. Ñ.Ï. Êóøíåðóê

Ïå÷àòàåòñÿ ïî ðåøåíèþðåäàêöèîííî-èçäàòåëüñêîãî ñîâåòà

Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í.Òåîðèÿ è ïðàêòèêà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè: Êóðñ

ëåêöèé. — Âîëãîãðàä: Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãîãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà, 2000. — 132 ñ.

ISBN 5-85534-371-5

 ïðåäëàãàåìîì êóðñå, ÷èòàåìîì íà ýêîíîìè÷åñêîì è ôè-ëîëîãè÷åñêîì ôàêóëüòåòàõ, îòðàæåíû ñîâðåìåííûå íàïðàâëå-íèÿ ðàöèîíàëüíîãî è ýôôåêòèâíîãî ïîñòðîåíèÿ äîêóìåíòàöè-îííûõ ïðîöåññîâ, êîòîðûå áàçèðóþòñÿ íà äåéñòâóþùèõ íîðìà-òèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ ìàòåðèàëàõ, ðåãëàìåíòèðóþùèõ äîêóìåí-òàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ.

Èçäàíèå ðàññ÷èòàíî íà ñòóäåíòîâ è àñïèðàíòîâ, ñïåöèà-ëèñòîâ, çàíÿòûõ èññëåäîâàíèÿìè è ðàçðàáîòêàìè ïðîáëåì èñ-ïîëüçîâàíèÿ èíôîðìàöèîííûõ ðåñóðñîâ.

ISBN 5-85534-371-5

– 3 –

ÂÂÅÄÅÍÈÅ

Ïåðåõîäíûé ïåðèîä â ýêîíîìè÷åñêîé èñòîðèè ÐîññèèXX âåêà ïðèâåë ê ñóùåñòâåííûì èçìåíåíèÿì ìåæõîçÿéñòâåí-íûõ ñâÿçåé è ñàìîãî ñîäåðæàíèÿ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñ-òè, êîòîðàÿ ñ íåèçáåæíîñòüþ òðåáóåò ðàöèîíàëèçàöèè âñåãîêîìïëåêñà ðàáîò ïî èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñ-ïå÷åíèþ.

Ñïåöèôè÷íîñòü îáåñïå÷åíèÿ õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòèäîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé çàêëþ÷àåòñÿ â ïðèîðèòåòå îïåðà-òèâíîñòè ïåðåä äðóãèìè êðèòåðèÿìè ýôôåêòèâíîñòè óïðàâëåí-÷åñêèõ ðåøåíèé ïðè îùóòèìîì äåôèöèòå êâàëèôèöèðîâàííî-ãî, ñïåöèàëüíî ïîäãîòîâëåííîãî ïåðñîíàëà.

Îáúåêòàìè èçó÷åíèÿ ïðåäëàãàåìîãî êóðñà ÿâëÿþòñÿ äîêó-ìåíòû, ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè, îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñ-êèå è ìåòîäè÷åñêèå îñíîâû îáåñïå÷åíèÿ îðãàíèçàöèé, ïðåä-ïðèÿòèé è ó÷ðåæäåíèé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé, ðåàëèçî-âàííûå êàê ñ ïîìîùüþ òðàäèöèîííûõ (ðó÷íûõ) ìåòîäîâ ðàáî-òû, òàê è ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé.

Ñîäåðæàíèå ëåêöèîííîãî êóðñà îòðàæàåò ñîâðåìåííûå íà-ïðàâëåíèÿ ðàöèîíàëüíîãî è ýôôåêòèâíîãî ïîñòðîåíèÿ äîêóìåí-òàöèîííûõ ïðîöåññîâ è áàçèðóåòñÿ íà äåéñòâóþùèõ íîðìàòèâ-íî-ìåòîäè÷åñêèõ ìàòåðèàëàõ, ðåãëàìåíòèðóþùèõ äîêóìåíòàöè-îííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ (ÄÎÓ) — ÃÎÑÒàõ è íîðìàòèâ-íûõ äîêóìåíòàõ, íà àâòîìàòèçèðîâàííûõ è óíèôèöèðîâàííûõñèñòåìàõ äîêóìåíòàöèè (ÀÑÓ, ÓÑÄ), åäèíîé ñèñòåìå äîêóìåí-òàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ (ÅÃÑ ÄÎÓ) è äð.

Ïðåäëàãàåìûé êóðñ ïðèçâàí ñïîñîáñòâîâàòü ëèêâèäàöèèîáúåêòèâíî ñëîæèâøåãîñÿ ðàçðûâà òåîðèè è ïðàêòèêè èíôîð-ìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ â óñëîâèÿõ ïîñòî-ÿííî ìåíÿþùèõñÿ ïàðàìåòðîâ ðûíî÷íîé ýêîíîìèêè.

Êóðñ èìååò öåëüþ îçíàêîìëåíèå ñòóäåíòîâ è ñïåöèàëèñ-òîâ ñ îñíîâíûìè âèäàìè îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé,ïðîåêòíî-ñìåòíîé, êîíñòðóêòîðñêîé, òåõíîëîãè÷åñêîé, íàó÷-íî-èññëåäîâàòåëüñêîé äîêóìåíòàöèè, ñ îïèñàíèåì òåõíîëîãè-÷åñêèõ ïðîöåññîâ åå ñîñòàâëåíèÿ, îôîðìëåíèÿ è ïðàêòè÷åñêî-ãî ïðèìåíåíèÿ. Îïðåäåëåííîå ìåñòî â êóðñå çàíèìàåò îñâåùå-íèå îðãàíèçàöèîííûõ ñòðóêòóð äîêóìåíòàöèîííûõ ñëóæá, ýòà-ïîâ äîêóìåíòîîáîðîòà, òåõíîëîãèè ïðîöåññîâ îáðàáîòêè, ôîð-

– 4 –

ìèðîâàíèÿ è õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ ñ ñîçäàíèåì áàç è áàíêîâäàííûõ, âåäåíèÿ èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîé è êîíòðîëüíîéðàáîòû ïî äîêóìåíòàì.

Íå ìåíåå âàæíûì àñïåêòîì íàñòîÿùåãî êóðñà ÿâëÿåòñÿñîçäàíèå íåîáõîäèìûõ òåîðåòè÷åñêèõ è ïðàêòè÷åñêèõ ïðåäïî-ñûëîê äëÿ ïðî÷íîãî óñâîåíèÿ ïðîöåäóð ïîäãîòîâêè è îôîðì-ëåíèÿ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé è ñïðàâî÷íî-èíôîð-ìàöèîííîé äîêóìåíòàöèè, ñîñòàâëÿþùåé ñåðäöåâèíó óïðàâ-ëåí÷åñêèõ ïðîöåññîâ.

Ñòðóêòóðíîå ïîñòðîåíèå è ñîäåðæàíèå êóðñà ïðèçâàíîîáîãàòèòü îðãàíèçàöèîííóþ êóëüòóðó ìåíåäæåðà è ñïåöèàëèñ-òà. Êóðñ ÿâëÿåòñÿ ïðèêëàäíûì è èçó÷àåòñÿ â îðãàíè÷åñêîé ñâÿ-çè ñ äðóãèìè äèñöèïëèíàìè ó÷åáíîãî ïëàíà ýêîíîìè÷åñêèõñïåöèàëüíîñòåé âóçîâ (ïðèìåíèòåëüíî ê êîíêðåòíîé ñïåöèà-ëèçàöèè).

Îñíîâíàÿ çàäà÷à ëåêöèîííîãî êóðñà «Òåîðèÿ è ïðàêòèêàäîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè» — ñîçíàòåëüíîå è ïðîäóêòèâíîåóñâîåíèå ðîëè è ìåñòà äîêóìåíòà â óïðàâëåí÷åñêîì ìåõàíèç-ìå, çíàíèå òåîðåòè÷åñêèõ îñíîâ, ïðèîáðåòåíèå ïðàêòè÷åñêèõíàâûêîâ â ïîäãîòîâêå, îôîðìëåíèè, èñïîëüçîâàíèè è êîíòðî-ëå íîðìàòèâíûõ, îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåí-òîâ, îáðàùàþùèõñÿ â íàðîäíîì õîçÿéñòâå.

Àâòîð ëåêöèîííîãî êóðñà îò÷åòëèâî ñîçíàåò, ÷òî äåÿòåëü-íîñòü ñîâðåìåííîãî ñïåöèàëèñòà óïðàâëåí÷åñêèõ ñòðóêòóð íå-ìûñëèìà áåç èñïîëüçîâàíèÿ ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõòåõíîëîãèé è îðãòåõíèêè ïðè ïîäãîòîâêå, ïðèíÿòèè è èñïîë-íåíèè ðåøåíèé. Ðóêîâîäèòü áåç èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòíîéáàçû, ñîñòàâëÿþùåé êàðêàñ îðãàíèçàöèîííîé êóëüòóðû, â ñî-âðåìåííûõ óñëîâèÿõ íåâîçìîæíî. Òåì áîëåå â ñîâðåìåííîé ñè-òóàöèè, êîãäà êîìàíäíî-àäìèíèñòðàòèâíàÿ ñèñòåìà, ãîëîñî-âîå (òåëåôîííîå) ïðàâî ñòàëè äîñòîÿíèåì èñòîðèè.

Íåçàâèñèìî îò ñóùåñòâåííîãî òåõíè÷åñêîãî è òåõíîëîãè-÷åñêîãî ïðîãðåññà â îáëàñòè óïðàâëåíèÿ, åãî äîêóìåíòàöèîí-íàÿ ñóùíîñòü íå òîëüêî íå èñ÷åçàåò, íî, íàîáîðîò, ïîñòîÿííîâîçðàñòàåò âìåñòå ñ óñèëåíèåì èíôîðìàöèîííî-ïðàâîâîé ñî-ñòàâëÿþùåé ñàìîãî äîêóìåíòà.

 ñâÿçè ñ ýòèì ïðåäñòàâëÿåòñÿ àêòóàëüíûì èññëåäîâàíèå èðàçðàáîòêà ïðèíöèïîâ ïîñòðîåíèÿ è ôóíêöèîíèðîâàíèÿ èí-ôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííûõ ñèñòåì íåçàâèñèìî îò ñôå-ðû èõ ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ.

– 5 –

Ïðåäñòàâëÿåòñÿ, ÷òî êëþ÷åâûå ïîíÿòèÿ êóðñà «äîêóìåíò»,«èíôîðìàöèÿ», «äîêóìåíòîîáîðîò» òðåáóþò íåòðèâèàëüíîãîïîäõîäà è îñíîâàòåëüíîé ñîâðåìåííîé àðãóìåíòàöèè. Ïðåäìå-òîì íàñòîÿùåãî êóðñà è ÿâëÿåòñÿ ðàññìîòðåíèå îñíîâ èíôîð-ìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ â óñëîâèÿõ ñóùå-ñòâåííûõ èçìåíåíèé â ñôåðå óïðàâëåíèÿ ýêîíîìèêîé, âûçâàí-íûõ ñîâðåìåííûìè èíôîðìàöèîííûìè òåõíîëîãèÿìè.

– 6 –

ÒÅÌÀ 1 ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÎÍÍÎ-ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÎÍÍÎÅÎÁÅÑÏÅ×ÅÍÈÅÓÏÐÀÂËÅÍÈßÊÀÊ ÒÅÕÍÎËÎÃÈ×ÅÑÊÈÉÏÐÎÖÅÑÑ

Ïëàí ëåêöèè

1. Äîêóìåíò. Ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè â íàðîäíîì õîçÿé-ñòâå Ðîññèè.

2. Òåõíîëîãèÿ è ðåàëèçàöèÿ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ.3. Îñíîâíûå õàðàêòåðèñòèêè èíôîðìàöèè.

Êàê èçâåñòíî, ïðîöåññ óïðàâëåíèÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ îïðå-äåëåííóþ ñîâîêóïíîñòü òèïîâûõ òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ïîñáîðó è îáðàáîòêå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè; ïîäãîòîâêå óï-ðàâëåí÷åñêîãî ðåøåíèÿ, åãî ïðèíÿòèþ è äîêóìåíòèðîâàíèþ,äîâåäåíèþ äî èñïîëíèòåëåé; èñïîëíåíèþ ðåøåíèÿ è êîíòðî-ëþ èñïîëíåíèÿ; ñáîðó èíôîðìàöèè îá èñïîëíåíèè, ïåðåäà÷åèíôîðìàöèè ïî âåðòèêàëüíûì è ãîðèçîíòàëüíûì êàíàëàì; õðà-íåíèþ è ïîèñêó èíôîðìàöèè.

Êàæäàÿ èç ïåðå÷èñëåííûõ îïåðàöèé ðåàëèçóåòñÿ â ïðåä-ìåòíîé, äîêóìåíòíîé ôîðìå, ñîçäàâàåìîé êàê òðàäèöèîííî(âðó÷íóþ), òàê è ñ ïîìîùüþ ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõ-íèêè. Íà ïðàêòèêå íåäîêóìåíòèðîâàííûå óïðàâëåí÷åñêèå ðå-øåíèÿ ÿâëÿþòñÿ, â ñóùíîñòè, âñïîìîãàòåëüíûìè, îïåðàòèâ-íî-îðãàíèçàöèîííûìè è íîñÿò õàðàêòåð ïðåäâàðèòåëüíûõ.

Ñëîæíûé ìåõàíèçì óïðàâëåíèÿ íàðîäíî-õîçÿéñòâåííûìèîáúåêòàìè ðåàëèçóåòñÿ, ãëàâíûì îáðàçîì, ïîñðåäñòâîì äîñòà-òî÷íî óíèâåðñàëüíîé äîêóìåíòàöèè ðàñïîðÿäèòåëüíîãî õàðàê-òåðà, ñîçäàâàåìîé íåçàâèñèìî îò ñïåöèôèêè äåÿòåëüíîñòè èëèôîðìû ñîáñòâåííîñòè, ïðèñóùèõ êîíêðåòíîìó ïðåäïðèÿòèþ(îðãàíèçàöèè, ó÷ðåæäåíèþ).

Ê íà÷àëó äåâÿíîñòûõ ãîäîâ XX âåêà â àïïàðàòå óïðàâëå-íèÿ ñòðàíû áûëî çàíÿòî áîëåå 14 ìëí ÷åëîâåê, à åæåãîäíûéäîêóìåíòîîáîðîò ñîñòàâëÿë íå ìåíåå 60 ìëðä ëèñòîâ ñ îò÷åò-ëèâîé òåíäåíöèåé ðîñòà. Äëÿ òàêîé ñòðàíû, êàê Ðîññèÿ, óêà-çàííûå äàííûå íå êàæóòñÿ ôàíòàñòè÷åñêèìè.

– 7 –

1. Äîêóìåíò. Ñèñòåìû äîêóìåíòàöèèâ íàðîäíîì õîçÿéñòâå Ðîññèè

 ïðîöåññå òðóäîâîé è îáùåñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè ÷åëî-âåêà âîçíèêàþò äîêóìåíòû, êîòîðûå ôèêñèðóþò, îòðàæàþò èçàêðåïëÿþò ñëîæíûå èíôîðìàöèîííûå ñâÿçè ìåæäó ëþäüìè èèõ ðàçëè÷íûìè ôîðìèðîâàíèÿìè. «Ìàòåðèàëüíûé îáúåêò ñèíôîðìàöèåé, çàêðåïëåííîé ñîçäàííûì ÷åëîâåêîì ñïîñîáîìäëÿ åå ïåðåäà÷è âî âðåìåíè è ïðîñòðàíñòâå» — òàê îïðåäåëÿåò-ñÿ äîêóìåíò ãîñóäàðñòâåííûì ñòàíäàðòîì.

Èñòîðè÷åñêè ñëîæèëîñü òàê, ÷òî èíôîðìàöèÿ â äîêóìåíòåçàêðåïëÿåòñÿ ðàçëè÷íûìè ñïîñîáàìè, ñëîæèâøèìèñÿ â ïðîöåñ-ñå ðàçâèòèÿ öèâèëèçàöèè: ñèìâîëè÷åñêè, ïèñüìåííî, ãðàôè÷åñ-êè, ôîòîãðàôè÷åñêè, ñ ïîìîùüþ ñðåäñòâ àóäèî- è âèäåî çàïèñè.Ñàì äîêóìåíò ïðè ýòîì âûïîëíÿë, ïðåæäå âñåãî, èíôîðìàöè-îííóþ ôóíêöèþ, íî åìó ïðèñóùè è äðóãèå, íå ìåíåå âàæíûå:êîììóíèêàöèîííûå, àêêóìóëèðóþùèå, äîêàçàòåëüíûå, ó÷åòíûåè ðàñïîðÿäèòåëüíûå.  êîíòåêñòå íàñòîÿùåãî êóðñà íà ïåðâûéïëàí âûñòóïàåò îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ôóíêöèÿ,ðåàëèçóåìàÿ ñ ïîìîùüþ ñëîæèâøèõñÿ óïðàâëåí÷åñêèõ òåõíîëî-ãèé, âêëþ÷àþùèõ â ñåáÿ ïëàíèðîâàíèå, ó÷åò, êîíòðîëü.

Êàæäûé îòäåëüíûé äîêóìåíò ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé åäèíè÷-íûé àêò äîêóìåíòèðîâàíèÿ êàê ñàìîñòîÿòåëüíîãî òåõíîëîãè-÷åñêîãî ïðîöåññà. Ïðè ýòîì äåÿòåëüíîñòü îòäåëüíûõ îðãàíèçà-öèé, ïðîìûøëåííûõ ïðåäïðèÿòèé àêòèâíî îòîáðàæàåòñÿ ñî-âîêóïíîñòüþ âçàèìîñâÿçàííûõ, âçàèìîçàâèñèìûõ è îðãàíè÷íîâçàèìîäåéñòâóþùèõ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå îáúåäèíÿþòñÿ áàçî-âûì ïîíÿòèåì ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè.

Íàèáîëåå îáîáùåííîé è öåëîñòíîé ñèñòåìîé ÿâëÿåòñÿîáùåãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèè, êîòîðàÿ âêëþ÷à-åò â ñåáÿ ôàêòè÷åñêè âñå âèäû äîêóìåíòîâ, ñîçäàâàåìûõ è ðå-àëèçóåìûõ â ìàñøòàáàõ ãîñóäàðñòâà. Äàííàÿ ñèñòåìà, â ñâîþî÷åðåäü, îáðàçîâàíà ìíîæåñòâîì ïîäñèñòåì, êîòîðûå êëàññè-ôèöèðóþòñÿ ïî ïðåäìåòíûì, ãåîãðàôè÷åñêèì, ôóíêöèîíàëü-íûì, èåðàðõè÷åñêèì è äðóãèì ñóùåñòâåííûì ïðèçíàêàì.

Òàê, ôóíêöèîíàëüíûå ñèñòåìû âêëþ÷àþò â ñåáÿ ïëàíî-âóþ, îò÷åòíî-ñòàòèñòè÷åñêóþ, ñíàáæåí÷åñêî-ñáûòîâóþ è ôè-íàíñîâóþ äîêóìåíòàöèþ, ïðèñóùóþ âñåì áåç èñêëþ÷åíèÿ îðãà-íàì óïðàâëåíèÿ íàðîäíûì õîçÿéñòâîì Ðîññèè.

– 8 –

Îòðàñëåâûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè îòðàæàþò îðãàíèçà-öèîííûå àñïåêòû îðãàíîâ îòðàñëåâîãî (âåäîìñòâåííîãî) óï-ðàâëåíèÿ, ê êîòîðûì îòíîñèòñÿ äåÿòåëüíîñòü ìèíèñòåðñòâ, âå-äîìñòâ, óïðàâëåíèé è îòäåëîâ ôåäåðàëüíîãî, ðåãèîíàëüíîãî èìåñòíîãî óðîâíåé óïðàâëåíèÿ.

Ïî ñóùåñòâó, èíòåíñèâíàÿ äåÿòåëüíîñòü ïî ðàçðàáîòêå èâíåäðåíèþ óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè ðàçâåðíó-ëàñü â ñòðàíå ñ êîíöà øåñòèäåñÿòûõ ãîäîâ XX âåêà. Ïðè ýòîìêîíöåïöèÿ òàêîãî ðîäà ñèñòåì ñâÿçàíà ñ åäèíñòâîì ïðàâîâûõ èôîðìàëüíûõ òðåáîâàíèé ê èíôîðìàöèè, íåîáõîäèìîé è äîñòà-òî÷íîé äëÿ êîîðäèíàöèè óïðàâëåí÷åñêèõ ïðîöåäóð â êîíêðåò-íîé ñôåðå äåÿòåëüíîñòè îáùåñòâà.

Ê êîíöó äåâÿíîñòûõ ãîäîâ â ñòðàíå äåéñòâîâàëî ñâûøåäâàäöàòè ôåäåðàëüíûõ óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè,íîðìàòèâíàÿ áàçà êîòîðûõ ðåãóëèðîâàëàñü ñîîòâåòñòâóþùèìèÃÎÑÒàìè. Òàê, äëÿ óíèôèöèðîâàííîé ñèñòåìû îðãàíèçàöèîí-íî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè ôîðìû äîêóìåíòîâ ðàçðà-áàòûâàþòñÿ íà îñíîâå ìîäåëè ÃÎÑÒ Ð 6.30-7 «Òðåáîâàíèÿ êîôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ».

Ñîçäàíèå â ñâîå âðåìÿ îáùåãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìû äî-êóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ (ÃÑ ÄÎÓ) ïîçâîëèëî áîëåå îï-ðåäåëåííî ñôîðìóëèðîâàòü ïîíÿòèå ñàìîé ñèñòåìû äîêóìåí-òèðîâàíèÿ êàê ñîâîêóïíîñòè òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ ïîñîçäàíèþ è îáðàáîòêå äîêóìåíòîâ, ñîçäàâàåìûõ íà ïðåäïðèÿ-òèÿõ, â îðãàíèçàöèÿõ è ó÷ðåæäåíèÿõ ñàìîãî ðàçëè÷íîãî ñòàòóñàè âåäîìñòâåííîé ïðèíàäëåæíîñòè. Ñèñòåìà äîêóìåíòèðîâàíèÿïðè ýòîì ïðåäïîëàãàåò íàëè÷èå îïðåäåëåííûõ íîðì, ïðîöåäóðè òðåáîâàíèé íå òîëüêî ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòà, íî è ê îðãà-íèçàöèè ðàáîòû ñ íèì, îáðàáîòêå, ïåðåìåùåíèþ, õðàíåíèþ èêîíòðîëþ èñïîëíåíèÿ.

Ñ âíåäðåíèåì â ïðîöåññ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìà-öèè ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè è àâòîìàòèçèðîâàí-íûõ ðàáî÷èõ ìåñò (ÀÐÌ) ïðàâîìåðíûì ñòàëî ïîíÿòèå èíôîðìà-öèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ, êîòîðîåâêëþ÷àåò â ñåáÿ îðãàíèçîâàííóþ ñîâîêóïíîñòü ðàáîò ïî ïîëó÷å-íèþ, îáðàáîòêå, õðàíåíèþ è âûäà÷å ïîòðåáèòåëþ (àáîíåíòó)èíôîðìàöèè è äîêóìåíòîâ êàê åå ìàòåðèàëüíûõ íîñèòåëåé.

 îáúåêòàõ ðåàëèçàöèè èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííî-ãî îáåñïå÷åíèÿ, ãäå åùå íå âíåäðåíû àâòîìàòèçèðîâàííûå ñè-

– 9 –

ñòåìû íà áàçå ÝÂÌ, ñîáëþäàþòñÿ âñå òåõíîëîãè÷åñêèå îïåðà-öèè — îò ñîçäàíèÿ ïðîåêòîâ äîêóìåíòîâ äî ðàáîòû ñ äîêóìåí-òàìè âíåøíåãî ïðîèñõîæäåíèÿ: ïðèåì, ðàñïðåäåëåíèå, ðåãèñ-òðàöèÿ, äîñòàâêà (òðàíñïîðòèðîâêà), êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ,ñïðàâî÷íàÿ è ôîíäîâî-àðõèâíàÿ îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ.

Ñ âíåäðåíèåì ÝÂÌ â äîêóìåíòàöèîííûå ïðîöåññû ðàñ-ñìîòðåííàÿ òåõíîëîãè÷åñêàÿ öåïî÷êà èçìåíÿåòñÿ, òàê êàê ñïå-öèàëèñò è ðóêîâîäèòåëü ïîëó÷àþò âîçìîæíîñòü ðàáîòû êàê ñïîëíûì òåêñòîì äîêóìåíòà, òàê è ñ ôðàãìåíòàìè, ñîäåðæàùè-ìè ïðàãìàòè÷åñêóþ èíôîðìàöèþ.

Ôåíîìåí äîêóìåíòà ñîñòîèò â òîì, ÷òî îí âûñòóïàåò îä-íîâðåìåííî êàê îáúåêò, ñðåäñòâî è ïðåäìåò òðóäà â åäèíîéñóùíîñòè. Ýòî îáñòîÿòåëüñòâî ÿâëÿåòñÿ îïðåäåëÿþùèì ïðè ñî-ñòàâëåíèè, îôîðìëåíèè, ñîãëàñîâàíèè, óòâåðæäåíèè è àíàëè-òèêî-ñèíòåòè÷åñêîé îáðàáîòêå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, çà-íèìàþùåé îò 60 äî 80 ïðîöåíòîâ ðàáî÷åãî âðåìåíè àïïàðàòàóïðàâëåíèÿ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò èìåòü â âèäó, ÷òî äëÿ çíà÷èòåëü-íîé ÷àñòè ñëóæàùèõ (ïëàíîâèêîâ, ýêîíîìèñòîâ, áóõãàëòåðîâ,ñåêðåòàðåé-ðåôåðåíòîâ, ñòàòèñòèêîâ è äð.) ðàáîòà ñ äîêóìåí-òíîé èíôîðìàöèåé ñîñòàâëÿåò îñíîâó èõ òðóäà.

Âíåäðåíèå ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé èñðåäñòâ îðãòåõíèêè â äîêóìåíòàöèîííûå ïðîöåññû äîñòàòî÷íîýôôåêòèâíî, íî òðåáóåò ñîáëþäåíèÿ, ïî ìåíüøåé ìåðå, äâóõîñíîâíûõ óñëîâèé: åäèíîîáðàçèÿ ôîðìàòîâ è ðàöèîíàëüíîãîïîñòðîåíèÿ òåõíîëîãèè îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè,ïðè êîòîðîé îäíîòèïíûå îïåðàöèè êîíöåíòðèðîâàëèñü áû âîäíîì ìåñòå.

 Åäèíîé ãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìå äîêóìåíòàöèîííîãîîáåñïå÷åíèÿ, ñëîæèâøåéñÿ åùå â ñåìèäåñÿòûå ãîäû, öåëåñî-îáðàçíî âûäåëèòü íåñêîëüêî ïðèîðèòåòíûõ íàïðàâëåíèé ðàöè-îíàëèçàöèè è òåõíîëîãè÷åñêîãî ñîâåðøåíñòâîâàíèÿ äîêóìåí-òàöèîííûõ ïðîöåññîâ:

- óíèôèêàöèÿ è ñòàíäàðòèçàöèÿ;- öåíòðàëèçàöèÿ è óïîðÿäî÷åíèå äîêóìåíòîîáîðîòà;- ýøåëîíèðîâàíèå õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ;-  ýêîíîìèêà è ïëàíèðîâàíèå äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññîâ;-  îðãàíèçàöèÿ òðóäà ñïåöèàëèçèðîâàííîãî ïåðñîíàëà;-  ìåõàíèçàöèÿ è àâòîìàòèçàöèÿ òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ.Âíåäðåíèå öåíòðàëèçîâàííîé ñèñòåìû äåëîïðîèçâîäñòâà

â ìàñøòàáàõ ãîñóäàðñòâà ïîçâîëèëî äîñòè÷ü åäèíîîáðàçèÿ è

– 10 –

èíôîðìàöèîííîé ñîâìåñòèìîñòè äîêóìåíòàöèè ðàçëè÷íîãîèåðàðõè÷åñêîãî ïîñòðîåíèÿ è ôóíêöèîíàëüíîãî íàçíà÷åíèÿ.

Ìàññèðîâàííîå âíåäðåíèå ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîéòåõíèêè â ïðîöåññû äîêóìåíòèðîâàíèÿ è îðãàíèçàöèÿ ðàáîòûñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé ïîòðåáîâàëè ñóùåñòâåííîé ïå-ðåðàáîòêè îñíîâíûõ ïîëîæåíèé ÅÃÑÄ ñ ó÷åòîì ðåàëüíûõ èç-ìåíåíèé òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ ïîäãîòîâêè, îôîðìëåíèÿè îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ. Íîâàÿ ñèñòåìà ÅÃÑ ÄÎÓ áàçèðóåòñÿíà ïîòåíöèàëüíûõ âîçìîæíîñòÿõ ÝÂÌ, íî ó÷èòûâàåò è ðåàëü-íûå âîçìîæíîñòè íàêîïëåííîãî ðàíåå îïûòà òðàäèöèîííîé(ðó÷íîé) îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà. Ïðè ýòîìó÷èòûâàþòñÿ êîíêðåòíûå óñëîâèÿ ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè)è îáúåìû äîêóìåíòîîáîðîòà.

Òàêèì îáðàçîì, ñëîæèâøàÿñÿ â Ðîññèè òåõíîëîãèÿ èí-ôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿíàðîäíûì õîçÿéñòâîì è åãî ñòðóêòóðíûìè çâåíüÿìè ïðåäñòàâ-ëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü ìåòîäîâ è ñðåäñòâ îáðàáîòêè äîêó-ìåíòîâ, ðåàëèçàöèè èíôîðìàöèîííûõ ïðîöåññîâ è îðãàíèçà-öèîííûõ ïðîöåäóð, ïðèçâàííûõ îáåñïå÷èòü ýôôåêòèâíîñòü óï-ðàâëåíèÿ.

Êðèòåðèÿìè êà÷åñòâà óïðàâëåíèÿ ïîòîêàìè äîêóìåíòíîéèíôîðìàöèè ÿâëÿþòñÿ:

- êîìïëåêñíîñòü (ó÷àñòèå âñåõ ñòðóêòóð);- ñèñòåìíîñòü (ñîâîêóïíîñòü ýëåìåíòîâ, ñâÿçàííûõ îðãà-

íèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèì åäèíñòâîì);- ðåãëàìåíòàöèÿ (óïîðÿäî÷åííîñòü ýëåìåíòîâ â çàäàííûõ

ïàðàìåòðàõ);- îöåíêà è ñòèìóëèðîâàíèå (ñîïîñòàâèìîñòü ðåçóëüòàòîâ ñ

ïðèíÿòûìè êðèòåðèÿìè è ìîòèâàöèÿ ðàöèîíàëèçàöèè óïðàâëåíèÿ).Èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå — âåñüìà

ïîäâèæíàÿ òåõíîëîãèÿ, îáîãàùàåìàÿ íîâûìè ôîðìàìè, ìåòî-äàìè è ñðåäñòâàìè îáðàáîòêè, õðàíåíèÿ è ðàñïðîñòðàíåíèÿäîêóìåíòîâ.

2. Òåõíîëîãèÿ è ðåàëèçàöèÿ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåìóïðàâëåíèÿ

Êàê èçâåñòíî èç òåîðèè, ýôôåêòèâíîñòü èíôîðìàöèîííûõñèñòåì óïðàâëåíèÿ (ÈÑÓ) îáåñïå÷èâàåòñÿ çíà÷èòåëüíûìè îáúå-

– 11 –

ìàìè òèïîâûõ îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåäóð ïðèîáðàáîòêå èíôîðìàöèè (À), ïðèíÿòèè ðåøåíèé (Á) è èñïîëü-çîâàíèè ñîâîêóïíîñòè àâòîìàòèçèðîâàííûõ ðàáî÷èõ ìåñò (Â).

Îñíîâíàÿ òèïîëîãèÿ è ðåàëèçàöèÿ èíôîðìàöèîííûõ ñèñ-òåì óïðàâëåíèÿ ìîæåò áûòü ïðåäñòàâëåíà ñõåìàòè÷åñêè:

ÈÑÓ(èíôîðìàöèîííàÿ

ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ)

Äîêóìåíòíàÿèíôîðìàöèÿ

Ñîâîêóïíîñòü óñëîâèé(ïåðñîíàë, ñðåäñòâà,

êîíöåïöèÿ, ìàðêåòèíã)

Ñèñòåìà ÀÐÌ

Ïðîãðàììíûåîáîëî÷êè

Àíàëèç ïîýòàïíîé ðåàëèçàöèè ïðåäëîæåííîé ñõåìû ïî-çâîëÿåò ñäåëàòü âàæíûå ïðàêòè÷åñêèå âûâîäû.

À. Èíôîðìàöèÿ ïîñòóïàåò íà âñå óðîâíè óïðàâëåíèÿ, ãäååå ó÷èòûâàþò è îáðàáàòûâàþò. Òåõíîëîãèÿ ÄÎÓ ñîñòîèò, â ñóù-íîñòè, èç îðãàíèçàöèîííî-òåõíè÷åñêèõ, ëîãè÷åñêèõ è òâîð÷åñ-êèõ îïåðàöèé è ôóíêöèé â ñôåðå óïðàâëåíèÿ.

Îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèå ôóíêöèè ñâÿçàíû, ïðåæ-äå âñåãî, ñ ôîðìèðîâàíèåì äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûõïîòîêîâ (ÄÈÏ), ðàçðàáîòêîé ãðàôèêîâ äîêóìåíòîîáîðîòà è ïðî-öåäóð, ñâÿçàííûõ ñ ïîëó÷åíèåì, ðåãèñòðàöèåé, òðàíñïîðòè-ðîâêîé è õðàíåíèåì äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Âåñüìà ñóùå-ñòâåííû ïðè ýòîì è ðàçëè÷íûå òèïîâûå ðàñ÷åòû: ñîñòàâëåíèåñïðàâîê, ïðèåì, ó÷åò è âûïóñê äîêóìåíòîâ; êîíòðîëü èñïîë-íåíèÿ; ïðèåì è âûäà÷à îïåðàòèâíûõ äàííûõ; ïëàíèðîâàíèå èïðîãíîçèðîâàíèå.

Íå ïîäëåæèò ñîìíåíèþ, ÷òî ýòè îïåðàöèè õàðàêòåðèçó-þòñÿ ïîâòîðÿåìîñòüþ è ïðîñòîòîé àëãîðèòìà. Íå ñëó÷àéíî, ÷òîäëÿ èõ âûïîëíåíèÿ íå òðåáóåòñÿ çàòðàò âûñîêîêâàëèôèöèðî-âàííîãî ïåðñîíàëà.

Ëîãè÷åñêèå ôóíêöèè âêëþ÷àþò â ñåáÿ áîëåå ñëîæíûå àëãî-ðèòìû è ïðîãðàììû ïî îòðàáîòàííûì ðàíåå òåõíîëîãè÷åñêèìîïåðàöèÿì. Òàêîãî ðîäà äåéñòâèÿìè ìîãóò áûòü ðàçðàáîòêè äî-êóìåíòîâ ïî ìàòåðèàëüíî-òåõíè÷åñêîìó ñíàáæåíèþ, ðåàëèçà-öèè ïðîäóêöèè, èññëåäîâàíèþ ðûíêà, ïî ñîçäàíèþ áèçíåñ-ïëàíà. Ïîäãîòîâêà òàêîãî ðîäà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè òðå-áóåò ñïåöèàëüíûõ çíàíèé è íàêîïëåííîãî ðàíåå îïûòà.

Òâîð÷åñêàÿ äåÿòåëüíîñòü îòîáðàæàåò äåéñòâèÿ ðóêîâîäè-òåëÿ è ñïåöèàëèñòà, íàïðàâëåííûå íà ïðèíÿòèå íåñòàíäàðò-íûõ, îðèãèíàëüíûõ ðåøåíèé ïðè äåôèöèòå èíôîðìàöèè. Ïî-äîáíàÿ äåÿòåëüíîñòü ïðåäïîëàãàåò âîçìîæíîñòü ðèñêà ñî ñòî-ðîíû ïåðñîíàëà, ïðèíèìàþùåãî ðåøåíèÿ. Ìåòîäîëîãèÿ ïðè-

– 12 –

íÿòèÿ ðåøåíèÿ ïðè ýòîì âêëþ÷àåò â ñåáÿ è íàáîð ëîãè÷åñêèõîïåðàöèé: àíàëèç è ñèíòåç, ðàñ÷åò è ïðîãíîç, àáñòðàêöèþ èêîíêðåòèçàöèþ, ñóáúåêòíî-îáúåêòíûå îòíîøåíèÿ.

Òàáëèöà 1Çàòðàòû âðåìåíè íà èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííûå

ôóíêöèè óïðàâëåí÷åñêîãî ïåðñîíàëàÈíôîðìàöèîííûå ôóíêöèè

Êàòåãîðèèïåðñîíàëà îðãàíèçàöèîííî-

òåõíîëîãè÷åñêèåëîãè÷åñêèå òâîð÷åñêèå

Ìåíåäæåðûâûñøåãî çâåíà 15 25 60

Ìåíåäæåðûñðåäíåãî çâåíà 30 40 30

Ìåíåäæåðûíèçîâîãî çâåíà

80 15 5

Ñïåöèàëèñòû 20 50 30Òåõíè÷åñêèåèñïîëíèòåëè

85 13 2

Èç òàáëèöû î÷åâèäíî, ÷òî ïîäàâëÿþùàÿ äîëÿ çàòðàò âðå-ìåíè ïðèõîäèòñÿ íà ðåàëèçàöèþ òåõíè÷åñêèõ è ëîãè÷åñêèõ îïå-ðàöèé, ïðèñóùèõ ìåíåäæåðàì íèçîâîãî óðîâíÿ è òåõíè÷åñêèìèñïîëíèòåëÿì. Ñîâðåìåííûé òåõíè÷åñêèé è òåõíîëîãè÷åñêèéóðîâåíü ðàçâèòèÿ ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè ïîçâî-ëÿåò ñ äîñòàòî÷íî âûñîêîé ýêîíîìè÷åñêîé ýôôåêòèâíîñòüþìåõàíèçèðîâàòü è àâòîìàòèçèðîâàòü èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòà-öèîííîå îáåñïå÷åíèå.

Á. Íà ïðàêòèêå áîëüøèíñòâî îòêëîíåíèé è ñáîåâ â ðàáîòåîðãàíèçàöèé äîñòàòî÷íî ïðåäñêàçóåìû, òàê êàê ñâÿçàíû ñ ïî-âòîðåíèåì òðàäèöèîííîãî íàáîðà óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé ïîèõ ïðåäóïðåæäåíèþ è óñòðàíåíèþ. Ñëó÷àéíûå îòêëîíåíèÿ âîç-íèêàþò îáû÷íî íà áàçå òðàäèöèîííûõ, ïîýòîìó è ñïåêòð ðå-øåíèé ïî èõ óñòðàíåíèþ ìîæåò áûòü ñêîððåêòèðîâàí ñ ïîìî-ùüþ èíôîðìàöèîííîé ñèñòåìû. Äîñòèæåíèå ïîëîæèòåëüíîãîýôôåêòà âîçìîæíî ñ ïîìîùüþ âåäåíèÿ áàçû äàííûõ (ÁÄ) èáàçû çíàíèé (ÁÇ) ïðè ðåàëèçàöèè ñîîòâåòñòâóþùåãî ðîäàäåÿòåëüíîñòè.

Áàçà äàííûõ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü ñâåäåíèé,îáðàçóþùèõ îáùíîñòü öåëåâûõ, ñèòóàöèîííûõ, ïðîáëåìíûõ,êîíñòðóêòèâíûõ è ïîáî÷íûõ (íåïðåäñêàçóåìûõ) ýôôåêòîâ. ÁÄïîçâîëÿåò ñâåñòè ôóíêöèè ðóêîâîäèòåëÿ èëè ñïåöèàëèñòà ê

– 13 –

íàõîæäåíèþ àíàëîãè÷íûõ ñâåäåíèé è äàííûõ, àíàëèçó è ñèí-òåçó èõ ñ öåëüþ ïðàãìàòè÷åñêîãî èñïîëüçîâàíèÿ.

Áàçà çíàíèé ñîäåðæèò, êàê ïðàâèëî, ïðîãðàììíîå îáåñïå-÷åíèå äëÿ ðåàëèçàöèè ñèòóàöèîííîãî àíàëèçà, ïðåäâàðèòåëüíîéîöåíêè è ñîïîñòàâëåíèÿ, àïðîáèðîâàííûõ è íîâûõ óïðàâëåí-÷åñêèõ çàäà÷, ïîñòàâëåííûõ ïåðåä êîíêðåòíûì èñïîëíèòåëåì.

Îðãàíè÷åñêàÿ ñâÿçü ÁÄ è ÁÇ, òàêèì îáðàçîì, äîñòàòî÷íîïåðñïåêòèâíà äëÿ ïîäãîòîâêè ðàçëè÷íûõ âàðèàíòîâ óïðàâëåí-÷åñêèõ ðåøåíèé.

Ïðèìåðîì òàêîãî ðîäà ìîæåò áûòü îðãàíèçàöèÿ îáðàáîò-êè ñëóæåáíîé êîððåñïîíäåíöèè â êàíöåëÿðèè ÏðåçèäåíòàÔðàíöèè, â êîòîðîé çàíÿòî ñâûøå 90 ñîòðóäíèêîâ, îñíàùåí-íûõ ÀÐÌ íà áàçå ñîâðåìåííûõ êîìïüþòåðíûõ ñèñòåì. Î âîç-ìîæíîñòè àâòîìàòèçàöèè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ìîæ-íî ñóäèòü ïî òîìó, ÷òî íà 200 òèïîâûõ çàïðîñîâ è îáðàùåíèéêîìïüþòåð ñïîñîáåí ñàìîñòîÿòåëüíî ïðåäîñòàâèòü ñîâåò èëèâàðèàíò ðåøåíèÿ ñ óêàçàíèåì ñðîêà âûïîëíåíèÿ è êîíêðåòíî-ãî èñïîëíèòåëÿ. Äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ïåðåäàåòñÿ ïîêîíêðåòíûì àäðåñàì äëÿ îïåðàòèâíîãî èñïîëíåíèÿ è êîíòðî-ëÿ. Íåòèïè÷íûå äëÿ ÁÄ çàïðîñû ïîñòóïàþò äëÿ îòâåòà ñïåöèà-ëèñòàì.  ïðîöåññå íàïîëíåíèÿ ÁÄ äîñòàòî÷íûì êîëè÷åñòâîìîòâåòîâ è ðåçóëüòàòîâ èõ âûïîëíåíèÿ ïîäîáíûå è íåòèïè÷íûåçàïðîñû ïåðåõîäÿò â ðàçðÿä òèïîâûõ è, ñëåäîâàòåëüíî, ìîãóòîáðàáàòûâàòüñÿ àâòîìàòè÷åñêè.

Â. Àâòîìàòèçèðîâàííîå ðàáî÷åå ìåñòî (ÀÐÌ) ïðåäñòàâëÿåòñîáîé ñîâîêóïíîñòü òåõíè÷åñêèõ, ïðîãðàììíûõ, ìàòåìàòè÷åñ-êèõ è èíôîðìàöèîííûõ ñðåäñòâ äëÿ ñóùåñòâåííîãî ïîâûøå-íèÿ ýôôåêòèâíîñòè ïðîöåññîâ ìàøèííîé îáðàáîòêè èíôîð-ìàöèè è ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ ÷åëîâåêîì.

Ñîâðåìåííîé íàóêîé ðàçðàáîòàíû ÀÐÌ àäìèíèñòðàòî-ðà, ýêîíîìèñòà-ïëàíîâèêà, äèñïåò÷åðà, þðèñòà, èíñïåêòî-ðà, èíæåíåðà-òåõíîëîãà, êîíñòðóêòîðà, èññëåäîâàòåëÿ, êîíò-ðîëåðà, ýêñïåðòà, ñåêðåòàðÿ-ðåôåðåíòà è ò. ä. Íà îñíîâå áàçî-âûõ ìîäåëåé ôóíêöèîíàëüíûõ ÀÐÌ ñîçäàþòñÿ íàáîðû äëÿ ñïå-öèàëèñòîâ ðàçëè÷íîãî óðîâíÿ è áîëüøèíñòâà îòðàñëåé íàðîä-íîãî õîçÿéñòâà.

Äëÿ îáåñïå÷åíèÿ öåëîñòíîñòè è ãèáêîñòè ñèñòåì óïðàâëå-íèÿ è ïðîèçâîäñòâà ñîâðåìåííîé ïðàêòèêîé ðåàëèçîâàíû äîñ-òàòî÷íî ðàçíîîáðàçíûå êîìïëåêñû ñîâìåñòèìûõ ÀÐÌ, âêëþ-

– 14 –

÷àþùèõ â ñåáÿ âîçìîæíîñòè ÀÐÌ, ÀÑÓ, ÑÀÏÐ; êîììóíèêà-òèâíûå ñðåäñòâà; òåõíè÷åñêèå, ïðîãðàììíûå è èíôîðìàöèîí-íûå ñðåäñòâà.

Ñîâðåìåííûå ÀÐÌ ôàêòè÷åñêè èñêëþ÷àþò äóáëèðîâàíèåè ïðîìåæóòî÷íûå çâåíüÿ ïðè ââîäå, ïðèåìå è ïåðåäà÷å èí-ôîðìàöèè. Ïðè ýòîì ñóùåñòâåííî ïîâûøàþòñÿ äîñòîâåðíîñòü,îïåðàòèâíîñòü è öåííîñòü èíôîðìàöèè.

 ìåòîäîëîãèè ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ (ÏÎ) íåîöå-íèìóþ ðîëü èãðàåò ïðèíöèïèàëüíî íîâàÿ êîíöåïöèÿ ïîñòðîå-íèÿ ÀÐÌ — ÌÓËÜÒÈÌÅÄÈÀ, êîòîðàÿ îáåñïå÷èâàåò ìíîãî-îáðàçèå îäíîâðåìåííî ïðåäîñòàâëÿåìîé èíôîðìàöèè, îñíîâàí-íîå íà öèôðîâîé îáðàáîòêå àíàëîãîâîãî âèäåîñèãíàëà.

ÌÓËÜÒÈÌÅÄÈÀ âêëþ÷àåò â ñåáÿ ïåðñîíàëüíûé êîìïü-þòåð è ïàêåòû ïðîãðàìì, ðåàëèçóþùèå çâóêîâûå è âèäåîýô-ôåêòû, ñèñòåìó èñêóññòâåííîãî èíòåëëåêòà è âîçìîæíîñòè îá-ðàáîòêè àëüòåðíàòèâíîé èíôîðìàöèè.

Ñîâðåìåííûå ÀÐÌ áåç ïðåóâåëè÷åíèÿ ìîæíî ñ÷èòàòü ïîä-ëèííîé ðåâîëþöèåé â ñôåðå îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìà-öèè, ïîâûøàþùåé íå òîëüêî îïåðàòèâíîñòü îáðàáîòêè èíôîð-ìàöèè, íî è êà÷åñòâåííûå õàðàêòåðèñòèêè ñàìîé èíôîðìàöèè.

 3. Îñíîâíûå õàðàêòåðèñòèêè èíôîðìàöèè

Ïîíÿòèå «èíôîðìàöèÿ» â íàñòîÿùåå âðåìÿ ïðèîáðåëî, âîòëè÷èå îò òðàäèöèîííîãî, îáûäåííîãî, íåêîòîðûé òåõíîêðàòè-÷åñêèé îòòåíîê â ïðèìåíåíèè ê ëþáîìó ïîòîêó öèôð, ñëîâ èïðåäëîæåíèé. Ðåçóëüòàò íå çàìåäëèë ñêàçàòüñÿ: ìíîãî÷èñëåí-íûå áàçû äàííûõ ñòàëè ïåðåïîëíÿòüñÿ èçëèøíèìè, ïîâòîðÿþ-ùèìèñÿ è ïîðîé íåäîñòîâåðíûìè ñâåäåíèÿìè.

Äàæå ñòîëü âïå÷àòëÿþùåå äîñòèæåíèå â ñôåðå èíôîðìà-öèîííûõ òåõíîëîãèé, êàê Èíòåðíåò, îêàçàëîñü íåñâîáîäíûìîò ýòîãî íåäîñòàòêà.

Äëÿ ðóêîâîäèòåëÿ è ñïåöèàëèñòà, çàíÿòîãî â íàðîäíîìõîçÿéñòâå, ïîíÿòèå «èíôîðìàöèÿ» èìååò ÿðêî âûðàæåííûéïîòåíöèàëüíûé (ðåñóðñíûé) õàðàêòåð, îáåñïå÷èâàþùèé âû-ðàáîòêó óïðàâëÿþùèõ âîçäåéñòâèé.

Ñóùåñòâåííîé ÷åðòîé ñîâðåìåííîñòè ÿâëÿåòñÿ òî, ÷òî âñåêîììóíèêàòèâíûå ñðåäñòâà è îðãàíèçàöèîííûå ñòðóêòóðû îñ-íîâàíû íà òåõíîëîãèÿõ ïîëó÷åíèÿ, îáðàáîòêè, ïåðåäà÷è è õðà-

– 15 –

íåíèÿ äàííûõ. Äàííûå — ýòî ñîâîêóïíîñòü ñîîáùåíèé, ðåçóëü-òàòîâ ìûñëèòåëüíîé äåÿòåëüíîñòè, ñâåäåíèé ñàìîãî ðàçëè÷íî-ãî ïðîèñõîæäåíèÿ, õàðàêòåðà, âèäà è íàçíà÷åíèÿ.  ýòîì ñëó÷àåèíôîðìàöèÿ — ýòî ïîòîê äàííûõ, íåñóùèõ â ñåáå íîâèçíó èïîëåçíîñòü äëÿ ðóêîâîäèòåëÿ, ïðèíèìàþùåãî ðåøåíèå.

Äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ, ÿâëÿÿñü ÷àñòíûì ñëó÷àåì èí-ôîðìàöèè, ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü äîñòîâåðíûõ äàí-íûõ, èìåþùèõ ÿðêî âûðàæåííûé îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäè-òåëüíûé è ñïðàâî÷íûé õàðàêòåð.

Èíôîðìàöèîííàÿ ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ (ÈÑÓ) ïðåäñòàâëÿ-åò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü îðãàíèçàöèîííî-òåõíè÷åñêèõ, òåõíîëîãè-÷åñêèõ è ìåòîäè÷åñêèõ ñðåäñòâ óïðàâëåíèÿ (ÏÝÂÌ, òåëåôîí,ôàêñ è äð.), îáåñïå÷åíèå ðàáî÷åãî ìåñòà (ìåáåëü, ñåéôû è äð.),ïðîôåññèîíàëèçì ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ ïðîèçâîäñòâà,îáùóþ ãðàìîòíîñòü è èíôîðìàöèîííóþ êóëüòóðó, ñèñòåìó äî-êóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ è ñîáñòâåííî èíôîðìàöèþ.

Èåðàðõèÿ ñîñòàâëÿþùèõ ÈÑÓ äîëæíà áûòü îðãàíè÷íîé, àñàìà ñèñòåìà èãðàòü ñòèìóëèðóþùóþ, àêòèâèçèðóþùóþ ðîëüïðè îãðàíè÷åííîñòè ðåñóðñîâ. Òàê, ïðè òðàäèöèîííîé (ðó÷-íîé) îáðàáîòêå èíôîðìàöèè (ìàøèíîïèñíûå ðàáîòû, âû÷èñ-ëåíèÿ íà êàëüêóëÿòîðàõ, äåëîïðîèçâîäñòâî â ïàïêàõ è êàðòîòå-êàõ) öåëåñîîáðàçíî èñïîëüçîâàòü ñïåöèàëèñòîâ ñî ñðåäíèìîáðàçîâàíèåì â îáëàñòè èíôîðìàòèêè.

Ñèñòåìà äîêóìåíòîîáîðîòà â ïðîöåññàõ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ èãðàåò ñóùåñòâåííóþ ðîëü âôîðìèðîâàíèè âíåøíåé è ðàáî÷åé ñðåäû, îáåñïå÷èâàþùåé òàêíàçûâàåìûé èíôîðìàöèîííûé êîìôîðò: ïîëó÷åíèå íóæíîéèíôîðìàöèè â íóæíîå âðåìÿ. Èìåííî ïîýòîìó ôîðìèðîâàíèåäàííîé ñèñòåìû åñòü ïðåðîãàòèâà ñïåöèàëèñòà ïî îðãàíèçàöèèóïðàâëåíèÿ (ìåíåäæåðà), à íå ñïåöèàëèñòà ïî èíôîðìàòèêå, çíà-êîìîãî ëèøü ñ ýëåìåíòàìè òåîðèè îðãàíèçàöèè. Íà ïðàêòèêå, êñîæàëåíèþ, ðåàëèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà (äàæå íà êðóïíûõ ïðåä-ïðèÿòèÿõ) îñóùåñòâëÿåòñÿ êàíöåëÿðèÿìè, íå ðàñïîëàãàþùèìèêàäðàìè, êîìïåòåíòíûìè â âîïðîñàõ óïðàâëåíèÿ.

Îñîáîå çíà÷åíèå â ðåàëèçàöèè ñèñòåì äîêóìåíòîîáîðîòàèìåþò íàèáîëåå îáùèå ïàðàìåòðû èíôîðìàöèè, êîòîðûå ìîæíîêëàññèôèöèðîâàòü ïî äâóì ñîñòàâëÿþùèì:

-  îáúåêòèâíàÿ, îâåùåñòâëåííàÿ â òîâàðå;-  ñóáúåêòèâíàÿ, îòðàæåííàÿ, ñîçäàííàÿ ÷åëîâåêîì.

– 16 –

Òîâàð êàê ïîòðåáèòåëüíàÿ ñòîèìîñòü ñîçäàåò îáúåêòèâíóþèíôîðìàöèþ. Îäíàêî îñíîâíîå ñîäåðæàíèå èíôîðìàöèîííûõïîòîêîâ ñîñòàâëÿåò ñóáúåêòèâíàÿ èíôîðìàöèÿ. Ñóáúåêòèâíî-îáúåêòèâíûå îòíîøåíèÿ â îòðàæåííîé èíôîðìàöèè çàâèñÿò îòîáèëèÿ ôàêòîðîâ, â òîì ÷èñëå îò ïðîôåññèîíàëèçìà, îðãàíè-çàöèîííîé è èíôîðìàöèîííîé êóëüòóðû ðóêîâîäèòåëÿ, ñîîò-íîøåíèÿ ïîòðåáíîñòåé è èíòåðåñîâ, ñëîæíîñòè ïðîöåññà òðó-äîâûõ çàòðàò íà óïðàâëåíèå, òåõíè÷åñêîãî óðîâíÿ ñðåäñòâ óï-ðàâëåíèÿ.

Òàêèì îáðàçîì, â òî âðåìÿ, êîãäà èñòî÷íèê èíôîðìàöèèíîñèò îáúåêòèâíûé õàðàêòåð, èíôîðìàöèÿ î íåì ñóáúåêòèâíà,òàê êàê èíôîðìàöèîííûå ïðîöåññû (ñáîð, îáðàáîòêà è äîâåäå-íèå èíôîðìàöèè) îñóùåñòâëÿþòñÿ ÷åëîâåêîì, êîòîðûé ìîæåòâûñòóïèòü è îðãàíèçàòîðîì èíôîðìàöèè (äîêóìåíòíîé, ïðåæ-äå âñåãî).  ïðîöåññàõ äîêóìåíòîîáîðîòà ñóáúåêòèâíîñòü èíôîð-ìàöèè, ïî ñóòè, çàêëàäûâàåòñÿ ñàìîé òåõíîëîãèåé íà íà÷àëü-íûõ ýòàïàõ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè.

Ïîíÿòèå «èíôîðìàöèÿ» íåìûñëèìî áåç äâóñòîðîííåãîâçàèìîäåéñòâèÿ èñòî÷íèêà (èíôîðìàòîðà) è àáîíåíòà (èíôîð-ìàíòà), êîòîðûå ðåàëèçóþòñÿ îäíîâðåìåííî â ôåíîìåíå ÷åëî-âåêà. Òàê, ïðè óïðàâëåí÷åñêîì âîçäåéñòâèè íà îáúåêò óïðàâëå-íèÿ, ðóêîâîäèòåëü ìåõàíèçìîì îáðàòíîé ñâÿçè ïîëó÷àåò èí-ôîðìàöèþ î õîäå âîçäåéñòâèÿ è ðåçóëüòàòàõ äåÿòåëüíîñòè óï-ðàâëÿåìîãî îáúåêòà.

 ïðîöåññå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷å-íèÿ ñóáúåêò óïðàâëåíèÿ ïðèçâàí îòäåëèòü öåííóþ èíôîðìà-öèþ îò «øóìîâîé», âûäåëèòü ïðèîðèòåòíóþ ÷àñòü, ïîçâîëÿþ-ùóþ àíàëèçèðîâàòü ðåàëüíîå ñîñòîÿíèå ñèñòåìû è ïîäãîòîâèòüîáîñíîâàííîå ðåøåíèå.

Ãîâîðÿ î íàèáîëåå ñóùåñòâåííûõ õàðàêòåðèñòèêàõ èíôîð-ìàöèè, ïðåäñòàâëÿåòñÿ öåëåñîîáðàçíûì âûäåëèòü: îáúåì (êî-ëè÷åñòâî), äîñòîâåðíîñòü (èñòèííîñòü), öåííîñòü, íàñûùåí-íîñòü (èíôîðìàòèâíîñòü), îòêðûòîñòü (äîñòîâåðíîñòü).

Îáúåì èíôîðìàöèè ïðåäïî÷òèòåëüíî ñâÿçûâàòü ñ êîëè÷å-ñòâîì ñèìâîëüíîé è âîñïðèíèìàåìîé èíôîðìàöèè. Îáúåì ñèì-âîëüíîé èíôîðìàöèè îïðåäåëÿåòñÿ êîëè÷åñòâîì áóêâ, çíàêîâ,ñèìâîëîâ è îáîçíà÷àåòñÿ â åäèíèöàõ ñèìâîëîâ èëè áàéòàõ. Îáúåìâîñïðèíèìàåìîé èíôîðìàöèè ñâÿçàí ñ ïîëíîòîé (äîñòîâåð-íîñòüþ) èíôîðìàöèè î êàêîì-ëèáî îáúåêòå, íåîáõîäèìîé è

– 17 –

äîñòàòî÷íîé äëÿ ïðèíÿòèÿ êîìïåòåíòíîãî ðåøåíèÿ. Îí çàâèñèòîò îáèëèÿ ñèìâîëîâ, ôîðìû ïðåäñòàâëåíèÿ (òåêñò, ãðàôèêà,ôîðìóëà, çâóê), âðåìåíè, çàòðà÷åííîãî íà îáðàáîòêó, ñëîæíî-ñòè èíôîðìàöèè èëè ñïîñîáîâ åå îáðàáîòêè, èíäèâèäóàëüíûõñâîéñòâ èíôîðìàíòà, ðåàëüíîãî ñîñòîÿíèÿ îáúåêòà óïðàâëåíèÿ(àêòóàëüíîñòü, àãðåãàòíîå ñîñòîÿíèå îáúåêòà).

Îáúåì âîñïðèíèìàåìîé èíôîðìàöèè âêëþ÷àåò â ñåáÿ òðèóðîâíÿ: óðîâåíü èíôîðìàöèîííîé èçáûòî÷íîñòèè, èíôîðìà-öèîííîãî äåôèöèòà, òðåáóåìûé óðîâåíü èíôîðìàöèè.

Èíôîðìàöèîííàÿ èçáûòî÷íîñòü ñâåäåíèé îá îáúåêòå óïðàâ-ëåíèÿ ïîçâîëÿåò ïîâûñèòü êà÷åñòâî ðåøåíèÿ, îäíàêî òðåáóåòóâåëè÷åíèÿ âðåìåíè íà ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ è ïîâûøàåò ñòîèìîñòüèíôîðìàöèè. Íåðåäêî â ïðàêòèêå ïðèíÿòèå âàæíûõ è îòâåòñòâåí-íûõ ðåøåíèé âåäåò ê ñîçäàíèþ èçáûòî÷íîñòè èíôîðìàöèè. Íàè-áîëåå ïðîñòîé ïóòü ê ýòîìó — äóáëèðîâàíèå äàííûõ.

Äåôèöèò (íåäîñòàòîê) èíôîðìàöèè îùóòèì êàê ïðè âû-ðàáîòêå, òàê è ïðè ïðèíÿòèè ðåøåíèÿ, òàê êàê óâåëè÷èâàåòñòåïåíü íåîïðåäåëåííîñòè è ðèñêà.  ñâÿçè ñ ýòèì äëÿ ïîâûøå-íèÿ âåðîÿòíîñòè ïðàâèëüíîãî ðåøåíèÿ ïðèìåíÿþò ñîâðåìåííûåýêîíîìèêî-ìàòåìàòè÷åñêèå ìåòîäû, óñïåøíî ðåàëèçóåìûå ñïîìîùüþ ÝÂÌ. Äåôèöèò èíôîðìàöèè äîâîëüíî ÷àñòî âîçíè-êàåò â óñëîâèÿõ ñîêðûòèÿ ñâåäåíèé ïðè ìîíîïîëèçàöèè èí-ôîðìàöèè. Ìîíîïîëèçàöèÿ îò÷åòëèâî ïðîÿâëÿåòñÿ ïðè çàñåê-ðå÷èâàíèè (îáîñíîâàííîì èëè íåîáîñíîâàííîì) îïðåäåëåí-íîãî îáúåìà èíôîðìàöèè èëè â ñòðåìëåíèè îòäåëüíûõ ðóêîâî-äèòåëåé èëè îðãàíèçàöèé èìåòü èñêëþ÷èòåëüíûå ïðàâà íà îá-ëàäàíèå èíôîðìàöèåé äëÿ ïîâûøåíèÿ ñâîåãî îáùåñòâåííîãî èèìóùåñòâåííîãî ñòàòóñà.  ýòîì ñëó÷àå äåìîêðàòèçàöèÿ èíôîð-ìàöèîííûõ ïðîöåññîâ îáåñïå÷èâàåò øèðîêèé äîñòóï ê èíôîð-ìàöèè ñàìîãî ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà ÷åðåç ðàçëè÷íûå êàíàëûñâÿçè. Ìåæäóíàðîäíàÿ íàó÷íî-òåõíè÷åñêàÿ ïðàêòèêà, îñâîèââñåìèðíóþ ñåòü Èíòåðíåò, ïðîäåìîíñòðèðîâàëà øèðî÷àéøèåâîçìîæíîñòè (è, óâû, íåäîñòàòêè) òàêîãî ðîäà.

Òðåáóåìûé (çàäàâàåìûé) óðîâåíü èíôîðìàöèè ÿâëÿåòñÿ âå-ëè÷èíîé èëè ïîíÿòèåì ñóáúåêòèâíûì. Îí îïðåäåëÿåòñÿ ïî-òðåáíîñòÿìè êîíêðåòíîãî ïîëüçîâàòåëÿ (àáîíåíòà), êîòîðûåïîçâîëÿþò ó÷èòûâàòü èíäèâèäóàëüíîñòü ÷åëîâåêà.

Íà ïðàêòèêå êîíöåïöèÿ ÀÐÌ â çíà÷èòåëüíîé ìåðå êîì-ôîðòíî è ïðåäìåòíî ðåàëèçóåò ýòó ïðèíöèïèàëüíóþ õàðàêòå-ðèñòèêó èíôîðìàöèè.

– 18 –

Äîñòîâåðíîñòü èíôîðìàöèè ñâÿçàíà ñ ïðîöåññîì àäåêâàò-íîñòè îòðàæåíèÿ ðåàëüíûõ ñâåäåíèé â îáùåì îáúåìå âîñïðè-íèìàåìîé èíôîðìàöèè. Ñïåöèàëèñòû â îáëàñòè èíôîðìàòèçà-öèè îòìå÷àþò íàëè÷èå òðåõ óðîâíåé äîñòîâåðíîñòè: àáñîëþò-íîãî (100 %), äîñòîâåðíîãî (áîëåå 80 %), íåãàòèâíîãî (ìåíåå80 %). Äîñòîâåðíîñòü â çíà÷èòåëüíîé ìåðå çàâèñèò îò òåõíîëî-ãèè äîêóìåíòîîáîðîòà, ðåàëèçîâàííîé â ñðåäñòâàõ ìåõàíèçà-öèè è àâòîìàòèçàöèè: ÷åì ìåíüøå æèâîãî òðóäà ïåðñîíàëà èñ-ïîëüçóåòñÿ â ñáîðå, îáðàáîòêå, ïåðåäà÷å è õðàíåíèè èíôîðìà-öèè, òåì âûøå åå äîñòîâåðíîñòü.

Èç ïðàêòèêè èçâåñòíî, ÷òî îá îäíîì è òîì æå ñîáûòèèìîæíî ïîëó÷èòü ñàìóþ ïðîòèâîðå÷èâóþ èíôîðìàöèþ â çàâè-ñèìîñòè îò òåõíîëîãèè è àñïåêòîâ åå àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñ-êîé îáðàáîòêè. Îïûò ðàáîòû ñëóæá äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñ-ïå÷åíèÿ ïîäòâåðæäàåò, ÷òî äîñòîâåðíîñòü èíôîðìàöèè ñóùå-ñòâåííî çàâèñèò îò âðåìåííûõ ïàðàìåòðîâ ðåàëèçàöèè äîêó-ìåíòîîáîðîòà. Òàê, çàïàçäûâàíèå àáñîëþòíî äîñòîâåðíîé èí-ôîðìàöèè ìîæåò ïðèâåñòè ê åå àáñóðäíîñòè (ê ïðèìåðó, ñâå-äåíèÿ î êóðñå àêöèé íà áèðæå öåííûõ áóìàã).

Öåííîñòü èíôîðìàöèè ñ ýêîíîìè÷åñêîé òî÷êè çðåíèÿ õà-ðàêòåðèçóåòñÿ ñíèæåíèåì çàòðàò ðàçëè÷íîãî ðîäà ðåñóðñîâ(ýíåðãåòèêè, ìàòåðèàëîâ, âðåìåíè, ôèíàíñîâ) íà ïðèíÿòèåïðàâèëüíîãî ðåøåíèÿ. Öåííîñòü èìååò ÷åòûðå óðîâíÿ: íóëåâîé(áåç ýêîíîìèè ðåñóðñîâ), ñðåäíèé (ñîêðàùåíèå çàòðàò íà ïî-âûøåíèå ïðèáûëè áîëåå 10 %), âûñîêèé (áîëåå ÷åì âäâîå),ñâåðõâûñîêèé (áîëåå ÷åì â 10 ðàç).

Öåííîñòü îïðåäåëÿåò èíôîðìàöèþ êàê ýêîíîìè÷åñêóþêàòåãîðèþ (òîâàð, èìåþùèé ïîòðåáèòåëüñêóþ ñòîèìîñòü). Âû-ñîêóþ öåííîñòü èìåþò, ê ïðèìåðó, èìèòàöèîííûå ìîäåëè ïðî-èçâîäñòâ, ïîçâîëÿþùèå ðóêîâîäèòåëþ îáîñíîâàííî ïðåäóñ-ìàòðèâàòü âîçìîæíûå ïîñëåäñòâèÿ àëüòåðíàòèâíûõ âàðèàíòîâïðèíèìàåìûõ ðåøåíèé. Èíôîðìàöèîííûå óñëóãè ñðåäíåãî óðîâ-íÿ öåííîñòè îêàçûâàþò, êàê ïðàâèëî, êîíñóëüòàöèîííûå ôèð-ìû, ñîçíàþùèå, ÷òî öåííàÿ èíôîðìàöèÿ — óñïåøíî ðåàëèçó-åìûé òîâàð. Ïðèìåðîì íóëåâîé öåííîñòè ìîæåò ñëóæèòü èí-ôîðìàöèÿ, äóáëèðóþùàÿ èçâåñòíûå, óñòàðåâøèå èëè ñîîáùàþ-ùàÿ ëîæíûå, íåíóæíûå ñâåäåíèÿ äëÿ ïðèíÿòèÿ óïðàâëåí÷åñ-êîãî ðåøåíèÿ.

Íàñûùåííîñòü èíôîðìàöèè õàðàêòåðèçóåòñÿ ñîîòíîøåíè-åì ïîëåçíîé è òàê íàçûâàåìîé «ôîíîâîé» èíôîðìàöèè, ñëó-

– 19 –

æàùåé äëÿ ëó÷øåãî óñâîåíèÿ ïðîôåññèîíàëüíî çíà÷èìîé èí-ôîðìàöèè çà ñ÷åò ýìîöèîíàëüíî-ïñèõîëîãè÷åñêîãî ñîñòîÿíèÿïîòðåáèòåëÿ èíôîðìàöèè (àáîíåíòà). Ôîíîâàÿ èíôîðìàöèÿâêëþ÷àåò â ñåáÿ âíåøíå ñêðîìíûå èñòî÷íèêè þìîðà, äóõîâíî-ãî ñòèìóëèðîâàíèÿ, çàíÿòíûõ ïðåàìáóë è íàãëÿäíûõ âñïîìî-ãàòåëüíûõ òàáëèö. Ïðè îòñóòñòâèè ôîíîâîé èíôîðìàöèè ïî-ëåçíàÿ èíôîðìàöèÿ âîñïðèíèìàåòñÿ ìîíîòîííî, ñ òðóäîì. Îä-íàêî èçîáèëèå ôîíîâîé èíôîðìàöèè (÷àñòî âîñïðèíèìàåìîéêàê «øóìîâîé») ïðåïÿòñòâóåò îïåðàòèâíîìó è ïðàãìàòè÷åñêî-ìó âîñïðèÿòèþ ïîëåçíîé èíôîðìàöèè.

Íàñûùåííîñòü â èíôîðìàòèêå ÷àñòî èäåíòèôèöèðóþò ñèíôîðìàòèâíîñòüþ, êîòîðàÿ õàðàêòåðèçóåòñÿ òðåìÿ óðîâíÿìè:âûñîêèì (80—100 %), íîðìàòèâíûì (50—80 %), íèçêèì (ìå-íåå 50 % ïîëåçíîé èíôîðìàöèè). Íà ïðàêòèêå íîðìàòèâíûé(ñðåäíèé) óðîâåíü íàñûùåííîñòè äîëæåí ôîðìèðîâàòüñÿ ðó-êîâîäèòåëåì (ìåíåäæåðîì) ïóòåì äîáàâëåíèÿ ê êðàòêîìó èëèïîëíîìó òåêñòó äîêóìåíòà ôîíîâîé èíôîðìàöèè.

Îòêðûòîñòü (äîñòóïíîñòü) èíôîðìàöèè — ýòî âîçìîæ-íîñòü ïðåäîñòàâëåíèÿ äàííûõ è ñâåäåíèé íåîãðàíè÷åííîìó êðóãóïîëüçîâàòåëåé ïî êðèòåðèÿì ñåêðåòíîñòè, êîíôèäåíöèàëüíî-ñòè è ïóáëè÷íîñòè.

Ñåêðåòíàÿ èíôîðìàöèÿ îòðàæàåò, êàê ïðàâèëî, ãëîáàëü-íûå ïîòðåáíîñòè îáùåñòâà è èìååò ñóùåñòâåííûå îãðàíè÷åíèÿèñïîëüçîâàíèÿ (ê ïðèìåðó, ñâåäåíèÿ îá îáîðîíîñïîñîáíîñòèñòðàíû, îá óíèêàëüíûõ ìåñòîðîæäåíèÿõ ïîëåçíûõ èñêîïàåìûõ).

Êîíôèäåíöèàëüíàÿ (ñëóæåáíîãî ïîëüçîâàíèÿ) èíôîðìàöèÿîòðàæàåò èíòåðåñû îáùåñòâà, êîëëåêòèâîâ, îòäåëüíûõ ãðóïïëþäåé, îïèñûâàåìûå îãðàíè÷åííûì èñïîëüçîâàíèåì äàííûõ. Êêîíôèäåíöèàëüíîé èíôîðìàöèè îòíîñÿòñÿ äàííûå è ñâåäåíèÿñ âûñîêèì óðîâíåì öåííîñòè î êàäðîâîì, òåõíîëîãè÷åñêîì èíàó÷íîì ïîòåíöèàëå ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè (èíâåñòèöèîí-íûå è íàó÷íî-òåõíè÷åñêèå ïðîãðàììû, èìóùåñòâåííîå ïîëî-æåíèå, ìåòîäû èññëåäîâàíèÿ ðûíêà, ïàðòíåðû è êëèåíòû, òåõ-íîëîãèÿ ïðîèçâîäñòâà è ñòðóêòóðà öåí, óñëîâèÿ êîíòðàêòîâ).

Ïóáëè÷íàÿ (îòêðûòàÿ) èíôîðìàöèÿ íå èìååò îãðàíè÷åíèéèñïîëüçîâàíèÿ è îòðàæàåò èíòåðåñû îáùåñòâà è ïîòðåáíîñòèëþäåé. Òàê, íà ïðåäïðèÿòèè, íå ñâÿçàííîì ñ ãîñóäàðñòâåííûìîáîðîííûì çàêàçîì, íå äîëæíî áûòü ñåêðåòíîé èíôîðìàöèè.

Çàêîíîäàòåëüñòâîì Ðîññèè îïðåäåëåíî, ÷òî «ëèöà, íåçà-êîííûìè ìåòîäàìè ïîëó÷èâøèå èíôîðìàöèþ, êîòîðàÿ ñîñòàâ-

– 20 –

ëÿåò ñëóæåáíóþ èëè êîììåð÷åñêóþ òàéíó, îáÿçàíû âîçìåñòèòüïðè÷èíåííûå óáûòêè».

Ïîëó÷åíèå èíôîðìàöèè ìîæåò èäòè çàêîííûì (ëåãèòèì-íûì) èëè ïðåñòóïíûì (êðèìèíàëüíûì) ïóòåì. Ñïîñîáàìèïîëó÷åíèÿ èíôîðìàöèè ìîãóò áûòü: êîíòàêòû ñ ñîòðóäíèêà-ìè, ïîäêóïû, øàíòàæ ïåðñîíàëà; èñïîëüçîâàíèå ñïåöèàëèçè-ðîâàííûõ òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ; õèùåíèÿ.

Àëüòåðíàòèâíûìè ñïîñîáàìè çàùèòû èíôîðìàöèè ÿâëÿ-þòñÿ: îõðàíà îôèñîâ è ïåðñîíàëà; ïîäáîð è âîñïèòàíèå ñî-òðóäíèêîâ; ñîçäàíèå ñèñòåì çàùèòû äîêóìåíòîîáîðîòà.

Ïðàêòèêå èçâåñòíû ñëåäóþùèå òåõíè÷åñêèå ñðåäñòâà ïî-ëó÷åíèÿ è çàùèòû èíôîðìàöèè:

- óñòðîéñòâà àêóñòè÷åñêîãî ñúåìà èíôîðìàöèè («æó÷êè»);-  óñòðîéñòâà ñúåìà èíôîðìàöèè ñ òåëåôîííîé ëèíèè;-  âûíîñíûå ìèêðîôîíû è ïåðåõîäíèêè, ïðèåìíûå óñò-

ðîéñòâà äëÿ ìèêðîïåðåäàò÷èêîâ;-  óñòðîéñòâà çàùèòû è îáíàðóæèòåëè ñðåäñòâ ïðîñëó-

øèâàíèÿ;-  äèêòîôîíû è ðàäèîñòàíöèè;-  ñèñòåìû âèäåîíàáëþäåíèÿ.Ðàçóìååòñÿ, óêàçàííûå òåõíè÷åñêèå ñðåäñòâà òðåáóþò

íåìàëûõ ôèíàíñîâûõ è ìàòåðèàëüíûõ çàòðàò. Òàê, îáñëåäî-âàíèå êâàäðàòíîãî ìåòðà ïîìåùåíèÿ íà íàëè÷èå «æó÷êîâ»ñïåöèàëèñòàìè-ïðîôåññèîíàëàìè ñòîèò â ñðåäíåì 40 äîë-ëàðîâ ÑØÀ.

Ëèòåðàòóðà

1.  ÃÎÑÒ Ð 6.30-97. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåí-òàöèè. Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäè-òåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Ì.: Ãîññòàíäàðò Ðîññèè, 1997.

2.  Ãðàæäàíñêèé êîäåêñ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ñò. 139.3.  Äîêóìåíòû è äåëîïðîèçâîäñòâî. Ì.: Ýêîíîìèêà, 1991.4.  Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èí-

ôîðìàöèè ïðîìûøëåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ. Âîëãîãðàä, 1998.5.  Êóäðÿâöåâ Â.À. è äð. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòà-

ìè. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1998.6.  Ñïðàâî÷íèê äèðåêòîðà ïðåäïðèÿòèÿ. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì,

1998.

– 21 –

ÒÅÌÀ 2 ÈÍÔÎÐÌÀÒÈÇÀÖÈß(ÊÎÌÏÜÞÒÅÐÈÇÀÖÈß)ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉÈ ÀÄÌÈÍÈÑÒÐÀÒÈÂÍÎÉÄÅßÒÅËÜÍÎÑÒÈ

Ïëàí ëåêöèè

1. Îñíîâíûå ýëåìåíòû èíôîðìàòèçàöèè.2. Ïðàâîâîå, ñïðàâî÷íîå è èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå.3. Ýêîíîìè÷åñêîå è ôèíàíñîâîå îáåñïå÷åíèå.4. Ïåðñîíàëüíûé êîìïüþòåð. Îáîçíà÷åíèÿ è ïðåäìåòèçàöèÿ.5. Òåõíè÷åñêîå îáåñïå÷åíèå. Îðãòåõíèêà.6. Îñîáåííîñòè óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà â óñëîâèÿõ êîìïüþ-

òåðèçàöèè.

Ïîä èíôîðìàòèçàöèåé óïðàâëåíèÿ â îðãàíèçàöèîííûõñòðóêòóðàõ ïîíèìàþò âíåäðåíèå ñîâðåìåííûõ òåõíîëîãèé (ñè-ñòåì ïîëó÷åíèÿ, îáðàáîòêè, ïåðåäà÷è è õðàíåíèÿ èíôîðìà-öèè) â ïðîöåññå ðàçðàáîòêè, ðåàëèçàöèè è êîíòðîëÿ èñïîëíå-íèÿ óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé.

 ýêîíîìèêå è óïðàâëåíèè íàñòîÿòåëüíî òðåáóþò èíôîð-ìàòèçàöèè: îðãàíèçàöèÿ òðóäà ðóêîâîäèòåëÿ, ñáîðà, îáðàáîò-êè è õðàíåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, îáó÷åíèå è ïåðå-ïîäãîòîâêà ïåðñîíàëà; áóõãàëòåðñêèé ó÷åò è ôèíàíñèðîâàíèå;ïðàâîâîå, ñïðàâî÷íîå è èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèå õîçÿé-ñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè. Øèðîêèé ñïåêòð âîçìîæíîñòåé, îòêðû-âàåìûé ñîâðåìåííûìè èíôîðìàöèîííûìè òåõíîëîãèÿìè, òðå-áóåò ïðîäóìàííîé ñèñòåìû îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèõè àäìèíèñòðàòèâíûõ ìåðîïðèÿòèé â ìàñøòàáàõ ïðåäïðèÿòèÿ,ðåãèîíà, îòðàñëè.

1. Îñíîâíûå ýëåìåíòû èíôîðìàòèçàöèè

Îñíîâíûìè ýëåìåíòàìè èíôîðìàòèçàöèè óïðàâëåí÷åñêîéäåÿòåëüíîñòè, êàê èçâåñòíî, ÿâëÿþòñÿ: ïðîãðàììíîå îáåñïå÷å-íèå (ÏÎ), êîìïüþòåðíàÿ è îðãàíèçàöèîííàÿ òåõíèêà, êîììóíè-êàöèîííûå ñðåäñòâà.

– 22 –

Îðãòåõíèêà âêëþ÷àåò â ñåáÿ øèðîêèé ñïåêòð óñòðîéñòâ,ðåàëèçóþùèõ ìåõàíèçàöèþ ðóòèííûõ (ðó÷íûõ) îïåðàöèé: êî-ïèðîâàëüíûå ìàøèíû è àâòîìàòû, òåëåôîíû (ðàäèîòåëåôîíû),òåëåôàêñû, ïåðåãîâîðíûå óñòðîéñòâà, ìèíè-òèïîãðàôèè,ëàìèíàòîðû, óíè÷òîæèòåëè äîêóìåíòîâ, îôèñíóþ è ñïåöèà-ëèçèðîâàííóþ ìåáåëü (ðàçëè÷íûå ìîäåëè ñåéôîâ, òóðíèêåòîâ,ñåêöèîííûõ øêàôîâ) è äð.

Íàèáîëåå ðàçíîîáðàçíûé îáúåì ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷å-íèÿ ðåàëèçîâàí â îòå÷åñòâåííîé ïðàêòèêå áóõãàëòåðñêîãî ó÷å-òà. Ñðåäè íàèáîëåå ïîïóëÿðíûõ ïðîãðàìì ñïåöèàëèñòû íàçû-âàþò: «JC», «Ôèíàíñû áåç ïðîáëåì», «Òóðáî-áóõãàëòåð», «Ñó-ïåð-áóõãàëòåðèÿ», «Èíôî-áóõãàëòåð ïðîô», «Ïàðóñ». Ýòîò ïå-ðå÷åíü äàëåêî íå ïîëîí, òàê êàê ïðàêòè÷åñêè åæåäíåâíî ïî-ïîëíÿåòñÿ ñïåöèàëèçèðîâàííûìè ôèðìàìè — ðàçðàáîò÷èêà-ìè è ïîñòàâùèêàìè ðàçëè÷íûõ ïðîãðàììíûõ ïðîäóêòîâ.

2. Ïðàâîâîå, ñïðàâî÷íîå è èíôîðìàöèîííîåîáåñïå÷åíèå

Ïðàâîâîå, ñïðàâî÷íîå è èíôîðìàöèîííîå îáåñïå÷åíèåóïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè íà ïðåäïðèÿòèÿõ è â îðãàíèçà-öèÿõ Ðîññèè äåâÿíîñòûõ ãîäîâ øèðîêî ïðåäñòàâëåíî ïðîãðàì-ìàìè, âêëþ÷àþùèìè â ñåáÿ äîñòàòî÷íî ïðåäñòàâèòåëüíûé îáúåìäîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè:

-  «Ãàðàíò» (íàëîãè, ó÷åò è àíàëèç, àóäèò õîçÿéñòâåííîéäåÿòåëüíîñòè, ïðåäïðèíèìàòåëüñòâî, áàíêîâñêîå äåëî, âàëþò-íîå ðåãóëèðîâàíèå, òàìîæåííûé êîíòðîëü, ãðàæäàíñêîå ïðà-âî, ñîáñòâåííîñòü, çåìëåïîëüçîâàíèå, ñóäåáíàÿ è àðáèòðàæ-íàÿ ïðàêòèêà);

-  «Èíåê» (õîçÿéñòâåííîå ïðàâî è ðûíîê, áàíêîâñêîå ïðà-âî, èíòåðêîíñóëüòàíò, èíòåðïðàâî, çàðóáåæíàÿ êîìàíäèðîâ-êà, äåëîâîå ïèñüìî, ïèñüìî çàðóáåæíîìó ïàðòíåðó).

Îðãàíèçàöèÿ òðóäà ðóêîâîäèòåëÿ ïîä îáùèì íàçâàíèåì«Àâòîìàòèçèðîâàííûå ðàáî÷èå ìåñòà» (ÀÐÌ) îáåñïå÷èâàåòñÿñëåäóþùèìè ïðîãðàììàìè:

-  «Äèðåêòîð» (ôèðìà Ýëåêòðîí-ñåðâèñ): êîíòðîëü äîêó-ìåíòîîáîðîòà, êàäðû, òåêñòîâîé ðåäàêòîð, ðåãëàìåíò ðàáî÷åãîâðåìåíè, êàðòîòåêà, äîãîâîðû, êàëåíäàðü, ÷àñû, êàëüêóëÿòîð,çàùèòà èíôîðìàöèè.

– 23 –

-  «Ðóêîâîäèòåëü ïðîåêòà», «Ïðîåêòèðîâùèê», «Ðóêîâîäè-òåëü àðõèâà» (ôèðìà «Softland System»): íîðìàòèâû, ôîðìàòû,êëàññèôèêàòîð, ðóáðèêàòîð, àðõèâ (ÁÄ).

Äîêóìåíòîîáîðîò ìîæåò áûòü ðåàëèçîâàí ñ ïîìîùüþïðîãðàìì:

-  «ÀÒËÀÍÒ-ÒÏÏ» (àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ñèñòåìà îáðàáîò-êè äàííûõ óïðàâëåíèÿ òåõíè÷åñêîé ïîäãîòîâêè ïðîèçâîäñòâà èïëàíèðîâàíèÿ ðåñóðñîâ);

- «ÀÒËÀÍÒ-ÒÝÏ» (àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ñèñòåìà îáðàáîò-êè äàííûõ äëÿ òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèõ èññëåäîâàíèé è ïëàíè-ðîâàíèÿ);

-  «ÀÒËÀÍÒ-öåõ» (àâòîìàòèçèðîâàííàÿ ñèñòåìà îáðàáîòêèäàííûõ îïåðàòèâíîãî óïðàâëåíèÿ ïðîèçâîäñòâîì);

-  «Äåëîïðîèçâîäñòâî» ôèðìû «Ýéñ».

3. Ýêîíîìè÷åñêîå è ôèíàíñîâîå îáåñïå÷åíèå

Ýêîíîìè÷åñêàÿ è ôèíàíñîâàÿ äåÿòåëüíîñòü â ñôåðå óïðàâ-ëåíèÿ ïðåäñòàâëåíà ñëåäóþùèìè ïðîãðàììàìè è ôèðìàìè —ñîçäàòåëÿìè ÏÎ:

-  «Ýêîíîìè÷åñêèé àíàëèç è ïðîãíîç äåÿòåëüíîñòè» (ôèðìà«ÈÍÅÊ»): òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîå ïðîãíîçèðîâàíèå, áèçíåñ-ïëàí, òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîå îáîñíîâàíèå âîçâðàòà êðåäèòîâ;àíàëèç è âûáîð àëüòåðíàòèâíûõ âàðèàíòîâ; ïðîãíîç áàëàíñà,ìàòåðèàëüíûõ è ôèíàíñîâûõ ïîòîêîâ;

-  «Ôèíàíñîâûé àíàëèç ïðåäïðèÿòèÿ» (ôèðìà «ÈÍÑÎÔÒ»):îáùàÿ îöåíêà ôèíàíñîâîãî ñîñòîÿíèÿ; àíàëèç ôèíàíñîâîé óñ-òîé÷èâîñòè, ëèêâèäíîñòè áàëàíñà, ôèíàíñîâûõ êîýôôèöèåí-òîâ äåëîâîé àêòèâíîñòè; ðàñ÷åò è àíàëèç êîýôôèöèåíòîâ îáî-ðà÷èâàåìîñòè; îöåíêà ðåíòàáåëüíîñòè ïðîèçâîäñòâà.

Íåñîìíåííî, ïðîãðàììíîå îáåñïå÷åíèå ïðîöåññîâ ñáî-ðà, îáðàáîòêè è âûäà÷è äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñóùåñòâåí-íî ïîâûøàåò ýôôåêòèâíîñòü è êà÷åñòâî óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà.Ïðè ýòîì ñëåäóåò ïîìíèòü îá ýêîíîìè÷åñêîé öåëåñîîáðàçíîñ-òè ïðèîáðåòåíèÿ è îñâîåíèÿ ïðîãðàìì ïðèìåíèòåëüíî ê ìàñ-øòàáíîñòè è êîíêóðåíòîñïîñîáíîñòè ïðîèçâîäñòâà.

Ñîâðåìåííàÿ îòå÷åñòâåííàÿ è çàðóáåæíàÿ èíôîðìàöèîí-íàÿ èíäóñòðèÿ ïîçâîëÿåò ýôôåêòèâíî èñïîëüçîâàòü íàêîïëåí-íûå â ìèðå ïðîãðàììíûå ïðîäóêòû. Èíôîðìàòèçàöèÿ ñîâðå-

– 24 –

ìåííîãî îáùåñòâà ïîñòîÿííî íàðàùèâàåò íîìåíêëàòóðó êîì-ïüþòåðíîé òåõíèêè ñàìîãî ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà. Íåñîìíåí-íûé ïðîãðåññ èíôîðìàòèçàöèè îáùåñòâà, ñâÿçàííûé ñ âîç-ìîæíîñòÿìè âñåìèðíîé ñåòè Èíòåðíåò, ïîçâîëÿåò ïî-íîâîìóâçãëÿíóòü íà âîçìîæíîñòè áàç äàííûõ è çíàíèé, ïðèìåíÿåìûõïðè ôîðìèðîâàíèè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëå-íèÿ ïðîìûøëåííûìè îáúåêòàìè.

4. Ïåðñîíàëüíûé êîìïüþòåð.Îáîçíà÷åíèÿ è ïðåäìåòèçàöèÿ

Îáðàáîòêà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðåäïîëàãàåò îâëà-äåíèå îñíîâíûìè òåðìèíàìè è óñëîâíûìè îáîçíà÷åíèÿìè,îòíîñÿùèìèñÿ ê ÏÝÂÌ (ÏÊ).

 ñîñòàâ îáîçíà÷åíèÿ ïåðñîíàëüíîãî êîìïüþòåðà (ÏÊ) âõî-äÿò îáÿçàòåëüíûå è äîïîëíèòåëüíûå ïðåäìåòû, ðàçäåëÿåìûå óñ-ëîâíûì ñèìâîëîì «/» — êîñîé ÷åðòîé. Ê îáÿçàòåëüíûì ïðåäìåò-íûì ïðèçíàêàì êîìïüþòåðà îòíîñÿòñÿ: òèï è ÷àñòîòà ïðîöåññî-ðà, åìêîñòü âèí÷åñòåðà, ÊÝØ-ïàìÿòè, òèï ìîíèòîðà èëè çåð-íèñòîñòü ýêðàíà. Ê äîïîëíèòåëüíûì ïðèçíàêàì (íåîáÿçàòåëü-íûì ê îáîçíà÷åíèþ) îòíîñÿòñÿ: òèï ïðîöåññîðà, îáúåì ÎÇÓ,òèï ÍÃÌÄ. Ïî ìåðå ðàçðàáîòêè íîâûõ òèïîâ ÏÊ ìîãóò äîáàâ-ëÿòüñÿ è äðóãèå ïàðàìåòðû, ðàñøèðÿþùèå ïîòðåáèòåëüñêèå âîç-ìîæíîñòè ýëåêòðîííî-âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè. Òàêîâû çâóêî-âàÿ (SÂ) èëè âèäåî (VÂ) êàðòû.

Ïðèìåð îáîçíà÷åíèÿ ïåðñîíàëüíîãî êîìïüþòåðà ìàññî-âîãî ñïðîñà: 386/387Dõ/40/4/270/0.28, ãäå

386 — òèï öåíòðàëüíîãî ïðîöåññîðà (Intel 80386);387 Dx — ìàòåìàòè÷åñêèé ñîïðîöåññîð;40—49 ÌÃö — òàêòîâàÿ ÷àñòîòà ðàáîòû ïðîöåññîðà;4 Ìá — åìêîñòü äîïîëíèòåëüíîé ïàìÿòè (ÊÝØ-ïàìÿòè);270 Ìá — åìêîñòü âèí÷åñòåðà;0.28 LR — ðàçìåð àêòèâíîãî ýëåìåíòà ýêðàíà (íèçêàÿ ðà-

äèîàêòèâíîñòü èçëó÷åíèÿ).Îðãàíèçàöèÿ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñ ïî-

ìîùüþ êîìïüþòåðîâ ìîæåò îñóùåñòâëÿòüñÿ êàê ëîêàëüíî (áåçñåòè), òàê è èíòåãðèðîâàííî (â ðåæèìå êîìïüþòåðíîé ñåòè).Ïðè ëîêàëüíîé (ìåñòíîé) îðãàíèçàöèè àâòîìàòèçèðîâàííîéîáðàáîòêè äàííûõ íà ïðåäïðèÿòèè óñòàíàâëèâàþòñÿ íå ñâÿçàí-

– 25 –

íûå ìåæäó ñîáîé ÏÊ ñ ñîîòâåòñòâóþùèìè ïðîãðàììíûìè ïðî-äóêòàìè. Ïðè èíòåãðèðîâàííîé îðãàíèçàöèè ñîçäàåòñÿ âíóòðåí-íÿÿ ñâÿçü ðåñóðñîâ âñåõ êîìïüþòåðîâ è ïðîãðàììíîãî îáåñïå-÷åíèÿ, ôîðìèðóåòñÿ åäèíàÿ áàçà äàííûõ è áàçà çíàíèé (ÁÇ),ðàññìîòðåííûå ðàíåå.

Âíåäðåíèå ñîâðåìåííûõ òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ â ïðîöåññûîáðàáîòêè èíôîðìàöèè ïðåñëåäóåò ñëåäóþùèå öåëè:

- ñîçäàíèå íîâûõ èíôîðìàöèîííûõ êîìïëåêñîâ;- ñîêðàùåíèå òðóäîâûõ è ìàòåðèàëüíûõ çàòðàò íà ñîçäà-

íèå, îáðàáîòêó, ïîèñê è äîñòàâêó äîêóìåíòîâ;-  óëó÷øåíèå êà÷åñòâà è ïîâûøåíèå îïåðàòèâíîñòè êîïè-

ðîâàëüíî-ìíîæèòåëüíûõ ðàáîò;-  íàäåæíîñòü õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ;-  ïîâûøåíèå ïðîèçâîäèòåëüíîñòè è óëó÷øåíèå óñëîâèé òðó-

äà óïðàâëåí÷åñêîãî ïåðñîíàëà, ðàáîòàþùåãî ñ äîêóìåíòàìè.Íàèáîëüøèé ïðîèçâîäñòâåííûé ýôôåêò äîñòèãàåòñÿ ïðè

ñîâìåñòíîì ïðèìåíåíèè âû÷èñëèòåëüíîé è îðãàíèçàöèîííîéòåõíèêè. Ïðè ýòîì îñíîâíûì òðåáîâàíèåì ê òåõíè÷åñêèì ñðåä-ñòâàì ÿâëÿåòñÿ èõ òåõíîëîãè÷åñêàÿ ñîâìåñòèìîñòü è âîçìîæ-íîñòü àãðåãàòèðîâàíèÿ â åäèíóþ ñèñòåìó. Ñîñòàâ ñàìèõ êîìï-ëåêòîâ òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ çàâèñèò îò êîíêðåòíûõ óñëîâèéîðãàíèçàöèè (ïðåäïðèÿòèÿ) è åãî äîêóìåíòîîáîðîòà. Âûáîðíîìåíêëàòóðû è êîëè÷åñòâà òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ îñóùåñòâëÿ-åòñÿ â ñëåäóþùåé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè:

-  âûáîð è òåìàòè÷åñêàÿ «ãðóïïèðîâêà çàäà÷»;-  îïðåäåëåíèå îáúåìîâ ðàáîò çà ïëàíèðóåìûé ïåðèîä ïî

âèäàì âûïîëíÿåìûõ îïåðàöèé;-  ïðèìåðíûé (îðèåíòèðîâî÷íûé) ïåðå÷åíü òåõíè÷åñêèõ

ñðåäñòâ;-  ðàñ÷åò êîëè÷åñòâà è óòî÷íåíèå íîìåíêëàòóðû òåõíè÷åñ-

êèõ ñðåäñòâ.Ïðè âûáîðå òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé

èíôîðìàöèè ñëåäóåò ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ ýêîíîìè÷åñêîé öåëå-ñîîáðàçíîñòüþ ïðèîáðåòåíèÿ è ïðàêòè÷åñêîãî îñâîåíèÿ, äîñ-òèãíóòûì óðîâíåì îðãàíèçàöèè òðóäà, íàëè÷èåì íåîáõîäèìûõïðîèçâîäñòâåííûõ ïëîùàäåé, âîçìîæíîñòÿìè òåêóùåãî (îïå-ðàòèâíîãî) ðåìîíòà.

– 26 –

5. Òåõíè÷åñêîå îáåñïå÷åíèå. Îðãòåõíèêà

Ñîâðåìåííûé ðûíîê ñðåäñòâ îðãòåõíèêè ñòîëü ïðåäñòàâè-òåëåí, ÷òî ìû ìîæåì ïðèâåñòè ëèøü íåáîëüøîé ïåðå÷åíü ïðè-ìåíÿåìûõ â îòå÷åñòâåííîé ïðàêòèêå ìåõàíèçìîâ, àâòîìàòîâ èóñòðîéñòâ äëÿ îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè:

-  êîïèðîâàëüíûå àâòîìàòû ôèðì «Ârother», «Ñànnîn»;- òåëåôîíû (ðàäèîòåëåôîíû) ôèðì «Ðànàsonic»;- òåëåôàêñû ôèðì «Ðànàsonic»;-  ïåðåãîâîðíûå óñòðîéñòâà òèïà «ñåêðåòàðü — äèðåêòîð»,

«ïóëüò äèðåêòîðñêîé ñâÿçè» ôèðìû «Ñîmmàõ»;-  ïåéäæåðû ôèðì «Ñlobal Net», «Ìîtîrola Àdvison», «Âràvî»;-  ìèíè-òèïîãðàôèè Råõ-Rîtàró;-  ëàìèíàòîðû, óíè÷òîæèòåëè áóìàã. Ðåçàêè: êîìïëåêòû

ôèðìû «GÌÐ-Ðîññ-Êîì Vàl»;-  îôèñíàÿ ìåáåëü: êîìïëåêòû ôèðì «Âàu Flåõ», «À.Ð Èì-

ïåêñ», «ÊÒ-òåõíîëîãèè», «Ìàrtåõ», «Ðîññïåöñòîé»;-  ñåéôû (â íàáîðàõ) ôèðì «Sentry-Ñînsul», «�Àiko».Âîçìîæíîñòè ñîâðåìåííîãî äèçàéíà èíôîðìàòèçàöèè óï-

ðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè âïîëíå ðåàëüíû.  ýòîì óáåæäàþòïîñòîÿííûå ìåæäóíàðîäíûå è îòå÷åñòâåííûå âûñòàâêè-ÿðìàðêèîðãòåõíèêè, ïðîâîäèìûå â Ðîññèè äåâÿíîñòûõ ãîäîâ.

6. Îñîáåííîñòè óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäàâ óñëîâèÿõ êîìïüþòåðèçàöèè

 óñëîâèÿõ èíôîðìàòèçàöèè íàðîäíîãî õîçÿéñòâà Ðîññèè îñ-íîâíûì ïàðàìåòðîì è ïðîäóêòîì óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà ñòàíîâèò-ñÿ èíôîðìàöèÿ, â òîì ÷èñëå è åå äîêóìåíòíàÿ ñîñòàâëÿþùàÿ.

Èíôîðìàöèÿ ïîñòåïåííî ïåðåõîäèò â êàòåãîðèþ òîâàðà,ïðèîáðåòàÿ õàðàêòåð ïîòðåáèòåëüñêîé ñòîèìîñòè. Ïðè ýòîìî÷åâèäíî, ÷òî èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ ïîçâîëÿ-þò îñâîáîäèòü ÷àñòü ðàáî÷åãî âðåìåíè äëÿ ðàñøèðåíèÿ êîììó-íèêàöèé ñ ðàáîòíèêàìè è äèàëîãà ñ ñèñòåìîé óïðàâëåíèÿ,âêëþ÷àþùåãî â ñåáÿ è ðåàëèçàöèþ ìåõàíèçìà îáðàòíîé ñâÿçèâ êà÷åñòâå êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ.

Êîìïüþòåðèçàöèÿ ïîçâîëÿåò ïîâûñèòü êîìôîðòíîñòü óï-ðàâëåí÷åñêîãî òðóäà çà ñ÷åò ïîëó÷åíèÿ äîñòîâåðíîé èíôîðìà-öèè è ðàáîòû ñ ïàêåòàìè ïðèêëàäíîãî ÏÎ, èìèòèðóþùåãî

– 27 –

èíòåëëåêòóàëüíóþ ñîñòàâëÿþùóþ îáùåãî ïîòåíöèàëà ïðåäïðè-ÿòèÿ èëè åãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ.

Ðóêîâîäèòåëü ïîëó÷àåò âîçìîæíîñòü âûáðàòü èç íàáîðàðåøåíèé — ëó÷øåå, à íåïðàâèëüíîå (èç ðÿäà íåîïðåäåëåííûõðåøåíèé) — íà åãî ñîáñòâåííûé âçãëÿä. Ðàçóìååòñÿ, ñòîèìîñòüðåçóëüòàòîâ ïðèíÿòîãî ðåøåíèÿ óâåëè÷èâàåòñÿ, à èíôîðìàöèÿêàê îòðàæåíèå óïðàâëåí÷åñêîãî ðåøåíèÿ, ìíîãîêðàòíî óâåëè-÷èâàåò ñâîþ ñòîèìîñòü, ðåàëèçóÿñü â âåùåñòâåííûõ ýëåìåíòàõïðîèçâîäñòâà. Íåâåðíî æå ïðèíÿòîå ðåøåíèå â ìàñøòàáàõ ðå-ãèîíà, îòðàñëè, ãîñóäàðñòâà ìîæåò ïðèâåñòè ê îùóòèìûì ñî-öèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêèì è ïîëèòè÷åñêèì ïîòåðÿì.

Òàê, ïðèíÿòîå ðàíåå ðåøåíèå î ñòðîèòåëüñòâå Áàéêàëî-Àìóðñêîé æåëåçíîäîðîæíîé ìàãèñòðàëè ñ çàòðàòàìè 7 ìëðääîëëàðîâ (â ñîïîñòàâèìûõ öåíàõ 60—70-õ ãîäîâ) â íàñòîÿùååâðåìÿ ïðåäñòàâëÿåòñÿ îøèáî÷íûì è òåïåðü ïðèõîäèòñÿ èçûñ-êèâàòü ìíîãîìèëëèîííûå àññèãíîâàíèÿ äëÿ ïîääåðæàíèÿ æèç-íåñïîñîáíîñòè îòäåëüíûõ ó÷àñòêîâ ìàãèñòðàëè è ñëîæèâøåéñÿèíôðàñòðóêòóðû.

Íåñîìíåííî, êîìïüþòåðíîå îáåñïå÷åíèå òðóäà ðóêîâî-äèòåëÿ óìåíüøàåò ðèñê äâîéñòâåííîãî õàðàêòåðà òðóäà ðóêîâî-äèòåëÿ êàê âûñîêîêâàëèôèöèðîâàííîãî ñïåöèàëèñòà è îðãàíè-çàòîðà ïðîèçâîäñòâà. Àâòîìàòèçèðîâàííûå èíôîðìàöèîííûåñèñòåìû óïðàâëåíèÿ ñóùåñòâåííî ñîêðàùàþò âðåìÿ, çàòðà÷è-âàåìîå ðóêîâîäèòåëåì íà ðàáîòó â êà÷åñòâå ñïåöèàëèñòà.

Àâòîìàòèçàöèÿ óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà, êðîìå òîãî, ñóùå-ñòâåííî ñíèæàåò ïîòðåáíîñòü â ìîáèëüíîñòè ðóêîâîäèòåëÿ: âñëóæåáíûõ êîìàíäèðîâêàõ è ïîñåùåíèè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàç-äåëåíèé.

Èíôîðìàöèîííàÿ ñèñòåìà óïðàâëåíèÿ îáåñïå÷èâàåò ðó-êîâîäèòåëÿ äîñòîâåðíîé è ïîëíîé èíôîðìàöèåé î ñîñòîÿíèèóïðàâëåíèÿ îáúåêòà óïðàâëåíèÿ äëÿ ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ è êîí-òðîëÿ èñïîëíåíèÿ. Ðóêîâîäèòåëü (ìåíåäæåð) â ýòèõ óñëîâèÿõáóäåò ïîñòåïåííî àäàïòèðîâàòüñÿ ê îôèñíîìó, êàáèíåòíîìóñòèëþ ðàáîòû, ÷òî â óñëîâèÿõ êîìàíäíî-àäìèíèñòðàòèâíîéñèñòåìû ñ÷èòàëîñü êðóïíûì íåäîñòàòêîì óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà.

Êîìïüþòåðèçàöèÿ ïîçâîëÿåò ñóùåñòâåííî ðàñøèðèòü âîç-ìîæíîñòè ðåàëèçàöèè ñàìîãî óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà, îáîãàùàÿåãî ôîðìû. Òàê, ñòàëè âîçìîæíû íåìûñëèìûå ðàíåå äåëîâûåèãðû è ìîäåëèðîâàíèå, ýëåêòðîííûå çàïèñíûå êíèæêè, òåëå-

– 28 –

âèçèîííûå êîíôåðåíöèè, äåëîâîå ñëîâî, ìàøèíî÷èòàåìûåáëàíêè è ôîðìàòû äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.

Ñîäåðæàòåëüíîé áàçîé ñîçäàíèÿ è ðàçâèòèÿ ðàçëè÷íûõèíôîðìàöèîííûõ óñëóã ÿâëÿþòñÿ áàçû äàííûõ è çíàíèé (ÁÄ èÁÇ), íàïîëíÿåìûå ïîëåçíûìè ñâåäåíèÿìè, ñîäåðæàùèìèñÿ èâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ñåðâèñíûå ôóíêöèè äîêóìåíòàëü-íî-èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì ïîçâîëÿþò ïîâûñèòü óðîâåíü ñî-äåðæàíèÿ è êà÷åñòâà êàäðîâîé ðàáîòû, òåõíè÷åñêîãî è îðãàíè-çàöèîííîãî òâîð÷åñòâà ïåðñîíàëà.

Àâòîìàòèçàöèÿ àäìèíèñòðàòèâíîãî è óïðàâëåí÷åñêîãî òðó-äà ñïîñîáñòâóåò óñèëåíèþ âîçäåéñòâèÿ çàêîíîâ è ïðèíöèïîâóïðàâëåíèÿ, øèðîêî èçâåñòíûõ â òåîðèè: åäèíñòâà ñèñòåì óï-ðàâëåíèÿ, ñîïîñòàâèìîñòè óïðàâëÿþùåé è óïðàâëÿåìîé ñèñòåì,ïðîïîðöèîíàëüíîñòè ïðîèçâîäñòâà è óïðàâëåíèÿ, ýêîíîìèèâðåìåíè. Ìû ïîëàãàåì, ÷òî êðàòêîå çíàêîìñòâî ñ íèìè âåñüìàïîëåçíî âñåì, êòî èìååò äåëî ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé.

Çàêîí åäèíñòâà ñèñòåì óïðàâëåíèÿ ðåàëèçóåòñÿ ïóòåì ñî-çäàíèÿ îðãàíèçàöèîííûõ è òåõíè÷åñêèõ ïðåäïîñûëîê äëÿ ñî-çäàíèÿ åäèíîé è äîñòóïíîé ÁÄ, ëèêâèäàöèè îáîñîáëåííîñòè èäóáëèðîâàíèÿ ïîäñèñòåì, íàêîïëåíèÿ äàííûõ î ôóíêöèîíè-ðîâàíèè ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè.

Çàêîí ñîïîñòàâèìîñòè óïðàâëÿþùåé è óïðàâëÿåìîé ñèñ-òåì ðåàëèçóåòñÿ çà ñ÷åò ñîîòíîøåíèÿ ïðîèçâîäñòâåííîãî è óï-ðàâëåí÷åñêîãî ïîòåíöèàëà, îïðåäåëÿåìîãî, êàê ïðàâèëî, óðîâ-íåì ôîíäîâîîðóæåííîñòè è ñîîòâåòñòâèÿ ïðîôåññèîíàëüíîãîóðîâíÿ ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ ñîâðåìåííîìó òåõíîëî-ãè÷åñêîìó óðîâíþ.

Çàêîí ïðîïîðöèîíàëüíîñòè ïðîèçâîäñòâà è óïðàâëåíèÿ îò-÷åòëèâî ïðîÿâëÿåò ñåáÿ â îðãàíè÷íîì ñîîòíîøåíèè ïðîã-íîçèðîâàíèÿ è ïëàíèðîâàíèÿ ïðè ñîçäàíèè áèçíåñ-ïëàíà, ïîä-äåðæàíèÿ îïòèìàëüíûõ ñîöèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêèõ è ïðîèç-âîäñòâåííûõ ïðîïîðöèé.

Çàêîí ýêîíîìèè âðåìåíè òðåáóåò ïîñòîÿííîãî óìåíüøåíèÿçàòðàò æèâîãî òðóäà â ïðîöåññàõ ïîäãîòîâêè è ðåàëèçàöèè óïðàâ-ëåí÷åñêèõ ðåøåíèé. Èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííûå ïðîöåñ-ñû îò÷åòëèâî èëëþñòðèðóþò ðàçëè÷íûå ïðîÿâëåíèÿ çàêîíà.

Îòäåëüíûå çàêîíû è çàêîíîìåðíîñòè îòðàæàþò âåñüìàñóùåñòâåííûå îñîáåííîñòè êîìïüþòåðèçàöèè óïðàâëåí÷åñêî-ãî òðóäà. Òàêîâû çàêîíû ýêîíîìèè èíòåëëåêòóàëüíîãî òðóäà,ýâîëþöèè ìåòîäîâ óïðàâëåíèÿ.

– 29 –

Çàêîí ýêîíîìèè èíòåëëåêòóàëüíîãî òðóäà îò÷åòëèâî ðåà-ëèçóåòñÿ çà ñ÷åò ñîçäàíèÿ è ðàçâèòèÿ áàçû çíàíèé (ÁÇ), îñíî-âàííîé íà èíôîðìàöèîííîé òåõíîëîãèè è âêëþ÷àþùåé â ñåáÿïðèìåíåíèå ýêîíîìèêî-ìàòåìàòè÷åñêèõ ìåòîäîâ ïðè îïåðàòèâ-íî-ïåðñïåêòèâíîì ïëàíèðîâàíèè; íàáîð òèïîâûõ âàðèàíòîâ èñèòóàöèé, èõ ðåøåíèÿ, ìåòîäîâ èõ ïðåîäîëåíèÿ è âîçìîæíûõïîñëåäñòâèé; íåòðàäèöèîííûõ öåëåé, ïðîáëåì èõ ðåøåíèé,îáó÷àþùèõ ïðîãðàìì è íåðåàëèçîâàííûõ, â òîì ÷èñëå «íåëå-ïûõ», ïðåäëîæåíèé.

Çàêîí ýâîëþöèè ìåòîäîâ óïðàâëåíèÿ (îò àäìèíèñòðàòèâ-íûõ ê îðãàíèçàöèîííûì) òðåáóåò íåóêëîííîãî ñîâåðøåíñòâî-âàíèÿ ñòèëÿ è ôîðì äåÿòåëüíîñòè. Êàê èçâåñòíî, ñóòü àäìèíè-ñòðàòèâíûõ ìåòîäîâ ñâîäèòñÿ ê êîîðäèíàöèè è óïðàâëåíèþ ïîðåçóëüòàòàì (îòêëîíåíèÿì) è òðåáóåò îòëàæåííîé ñîâîêóïíî-ñòè äèñöèïëèíèðîâàííûõ âîçäåéñòâèé.

Àäìèíèñòðèðîâàíèå êàê ñïîñîá óïðàâëåíèÿ ÿâëÿåòñÿ ñëåä-ñòâèåì äåôèöèòà èíôîðìàöèè èëè íèçêîãî óðîâíÿ ïðîôåññèî-íàëèçìà ðóêîâîäèòåëÿ. Îñíîâîé æå îðãàíèçàöèîííûõ ìåòîäîâóïðàâëåíèÿ ÿâëÿþòñÿ ïëàíèðîâàíèå, îðãàíèçàöèÿ è âîçäåéñòâèÿïî óïðåæäåíèþ íåæåëàòåëüíûõ îòêëîíåíèé; îðãàíè÷åñêàÿ èäèíàìè÷åñêàÿ ñâÿçü ñîöèàëüíî-ýêîíîìè÷åñêèõ, ìîðàëüíî-ïñè-õîëîãè÷åñêèõ àñïåêòîâ.

Óêàçàííûå çàêîíîìåðíîñòè è ñòåïåíü èõ ðåàëèçàöèè âïðîöåññàõ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿïîçâîëÿþò ïðèâåñòè â äåéñòâèå ôàêòîðû ñòàáèëüíîñòè, ãèáêî-ñòè, àäàïòàöèè è èíòåãðàöèè, êîîïåðàöèè ðàçëè÷íûõ ýëåìåí-òîâ è ïðîöåññîâ óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà.

Èíôîðìàòèçàöèÿ (êîìïüþòåðèçàöèÿ) ïðîöåññîâ îáðàáîòêèäîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñ íåèçáåæíîñòüþ ïîäâîäèò íàñ ê ïåðå-îñìûñëåíèþ ôóíäàìåíòàëüíûõ ïîíÿòèé äîêóìåíòîâåäåíèÿ: äîêó-ìåíòîîáîðîòà, äåëîïðîèçâîäñòâà, ñèñòåìàòèçàöèè è õðàíåíèÿ,êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ. Ïî ñóòè, è ñàìî ïîíÿòèå «äîêóìåíò» ïîëó-÷àåò ðàñøèðèòåëüíîå è äîñòàòî÷íî óíèâåðñàëüíîå òîëêîâàíèå, îõ-âàòûâàþùåå øèðîêèé ñïåêòð îðãàíèçàöèîííî- ðàñïîðÿäèòåëüíîé,íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé è òåõíîëîãè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.

Ëèòåðàòóðà

1. Ñïðàâî÷íèê äèðåêòîðà ïðåäïðèÿòèÿ. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1998.2.  Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèîííàÿ êóëüòóðà ðóêîâî-

äèòåëÿ. Âîëãîãðàä: ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1996.

– 30 –

3. Ìåëþõèí È.Ñ. Ãîñóäàðñòâåííàÿ èíôîðìàöèîííàÿ ïîëè-òèêà: ïðîáëåìû è ïåðñïåêòèâû ðàçâèòèÿ // Èíôîðìàöèîííûåðåñóðñû Ðîññèè. 1996. ¹ 4—5. Ñ. 9—10.

4. Ðàéêîâ À.Í. Áîëüøèå èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû, ñèñ-òåìíîå ïðîåêòèðîâàíèå è ñèñòåìíàÿ èíòåãðàöèÿ // Íàó÷íî-òåõíè÷åñêàÿ èíôîðìàöèÿ. Ñåðèÿ 1. 1995. ¹ 10. Ñ. 1.

5. Òåðìèíîëîãè÷åñêèé ñëîâàðü ïî èíôîðìàòèêå. Ì.:ÌÖÍÒÈ, 1975.

– 31 –

ÒÅÌÀ 3 ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ

Ïëàí ëåêöèè

1. Íîðìàòèâíàÿ áàçà óíèôèöèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè.2. Âèä è áëàíê äîêóìåíòà.3. Àäðåñîâàíèå, ñîãëàñîâàíèå è óäîñòîâåðåíèå äîêóìåíòà.4. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòó îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿ-

äèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ.

Ñîçäàíèå è îôîðìëåíèå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ÿâëÿ-åòñÿ âàæíûì òåõíîëîãè÷åñêèì ýòàïîì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñ-ïå÷åíèÿ, íåçàâèñèìî îò òðàäèöèîííûõ èëè ìàøèííûõ ñïîñî-áîâ ðåàëèçàöèè.

Íåîáõîäèìîñòü óíèôèêàöèè è ñòàíäàðòèçàöèè äîêóìåíò-íîé èíôîðìàöèè â ìàñøòàáàõ ñòðàíû, îòðàñëè, ðåãèîíà èëèîòäåëüíî âçÿòîãî ïðåäïðèÿòèÿ îáóñëîâëåíû îáèëèåì îáúåìîâè íîìåíêëàòóðû ñàìèõ äîêóìåíòîâ. Îá ýòîì áûëî ïîäðîáíîñêàçàíî â ãëàâå I íàñòîÿùåãî ïîñîáèÿ.

 íàñòîÿùåé ëåêöèè ìû ñòàâèì öåëüþ áîëåå ïîäðîáíîå èêîíêðåòíîå èçëîæåíèå òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ, ôîðìàòîâè òðåáîâàíèé, ïðåäúÿâëÿåìûõ íîðìàòèâíî-òåõíè÷åñêîéäîêóìåíòàöèåé Ðîññèè, ê ñîñòàâëåíèþ è îôîðìëåíèþ ðàçëè÷-íîãî ðîäà äîêóìåíòîâ.

Êàê èçâåñòíî, íàèáîëåå îáùèìè è ìíîãî÷èñëåííûìè âïîòîêàõ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ÿâëÿþòñÿ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû, ïðèìåíÿåìûå ïðè ðåàëèçàöèèðàñïîðÿäèòåëüíîé è èñïîëíèòåëüíîé äåÿòåëüíîñòè ðàçëè÷íûõîðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèéðàçëè÷íîãî ñòàòóñà è ôóíêöèîíàëüíîãî íàçíà÷åíèÿ.

1. Íîðìàòèâíàÿ áàçà óíèôèöèðîâàííûõñèñòåì äîêóìåíòàöèè

Ñ 1 ÿíâàðÿ 1999 ãîäà â ñòðàíå äåéñòâóåò ÃÎÑÒ Ð 6.30-97«Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Òðåáîâàíèÿ êîôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ», ÿâëÿþùèéñÿ îñíîâîïîëàãàþùèì âïðîöåññàõ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ.

– 32 –

Ñòàíäàðò ðàçðàáîòàí Âñåðîññèéñêèì íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèìèíñòèòóòîì äîêóìåíòîâåäåíèÿ è àðõèâíîãî äåëà Ôåäåðàëüíîéàðõèâíîé ñëóæáû Ðîññèè.

Êàæäûé îòäåëüíî ðàññìàòðèâàåìûé äîêóìåíò ïðåäñòàâ-ëÿåò ñîáîé ñîâîêóïíîñòü ýëåìåíòîâ, íàçûâàåìûõ ðåêâèçèòàìè(îò ëàò. «ðåêâèçèòóì» — íåîáõîäèìîå) — îáÿçàòåëüíûìè äàííû-ìè, ñâåäåíèÿìè, êîòîðûå äîëæåí ñîäåðæàòü äîêóìåíò, ÷òîáûîáëàäàòü ïîäëèííîé þðèäè÷åñêîé ñèëîé, ñëóæèòü îñíîâàíèåìñîâåðøåíèÿ ðàçëè÷íûõ îïåðàöèé. Òàêîâû, íàïðèìåð, íàçâàíèåäîêóìåíòà, åãî àâòîð, àäðåñàò, çàãîëîâîê, òåêñò è äð. Íà ïðàê-òèêå ðàçëè÷íûå òèïû äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè èìåþò ñïåöè-ôè÷åñêèé íàáîð ðåêâèçèòîâ.

Ñîâîêóïíîñòü ñàìèõ ðåêâèçèòîâ îáðàçóåò ôîðìóëÿð äîêó-ìåíòà (îò ëàò. «ôîðìóëà» — ôîðìà, ïðàâèëî), êîòîðûé ñîäåðæèòòåêñò, ñîñòàâëåííûé çàðàíåå è òðåáóþùèé ëèøü çàïîëíåíèÿíåêîòîðûõ ñòðîê è ïîäïèñàíèÿ, ïîñëå ÷åãî îí ïîëó÷àåò þðè-äè÷åñêóþ ñèëó. Ðàçëè÷íûå ãðàôè÷åñêèå è òåêñòîâûå ìàêåòûäîêóìåíòîâ â ñîâîêóïíîñòè îáðàçóþò ôîðìóëÿð-îáðàçåö, êîòî-ðûé ÿâëÿåòñÿ ôàêòè÷åñêèì ïðîòîòèïîì ìíîãèõ äîêóìåíòîâ.

Óïîìÿíóòûì ðàíåå ÃÎÑÒîì 6.30-97 óñòàíîâëåíî ðàñïîëî-æåíèå 29 ðåêâèçèòîâ è äâà îñíîâíûõ ôîðìàòà áëàíêîâ äîêó-ìåíòîâ — À4 è À5. ÃÎÑÒîì äîïóñêàåòñÿ èñïîëüçîâàíèå áëàí-êîâ ôîðìàòà À3 è À6.

Áëàíêè äîêóìåíòîâ äîëæíû èìåòü ïîëÿ íå ìåíåå:20 ìì — ëåâîå;10 ìì — ïðàâîå;20 ìì — âåðõíåå;10 ìì — íèæíåå.

2. Âèä è áëàíê äîêóìåíòà

Íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 08) — ñîâîêóï-íîñòü äîêóìåíòîâ, âûïîëíÿþùèõ îäíîðîäíûå ôóíêöèè. Óêàçà-íèå âèäà (óñòàâ, ïîñòàíîâëåíèå, ïðèêàç, ïðîòîêîë è äð.) ÿâ-ëÿåòñÿ îäíèì èç îáÿçàòåëüíûõ ðåêâèçèòîâ, êîòîðûé ìîæåò îò-ñóòñòâîâàòü òîëüêî íà ñëóæåáíîì ïèñüìå.

Óêàçàíèå âèäà äîêóìåíòà ÿâëÿåòñÿ ïðèçíàêîì îáÿçà-òåëüíîñòè è îïåðàòèâíîñòè åãî âûïîëíåíèÿ, ôîðìû è íàáîðàíåîáõîäèìûõ ðåêâèçèòîâ, êîìïîçèöèè òåêñòà. Íàçâàíèå âèäàðàçìåùàåòñÿ â çàãîëîâî÷íîé ÷àñòè äîêóìåíòà.

– 33 –

Áëàíê äîêóìåíòà — ýòî ñòàíäàðòíûé ëèñò áóìàãè ñ âîñ-ïðîèçâåäåííîé íà íåì ïîñòîÿííîé èíôîðìàöèåé äîêóìåíòà èìåñòîì, îòâåäåííîì äëÿ ïåðåìåííîé.

Áëàíê èçãîòîâëÿåòñÿ òèïîãðàôñêèì ñïîñîáîì è ñòàí-äàðòíûì íàáîðîì øðèôòîâ. Íà ïðàêòèêå ïîëó÷èëè ðàñïðîñòðà-íåíèå äâà âèäà áëàíêîâ: îáùèé è ñïåöèàëèçèðîâàííûé.  áëàí-êàõ äâå ïàðû ðåêâèçèòîâ ÿâëÿþòñÿ âçàèìîèñêëþ÷àþùèìè: àä-ðåñ ó÷ðåæäåíèÿ-àâòîðà èëè âèä äîêóìåíòà ñî ññûëêîé íà èí-äåêñ è äàòó âõîäÿùåãî äîêóìåíòà èëè ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ. Ðåê-âèçèòû ðàñïîëàãàþòñÿ óãëîâûì è ïðîäîëüíûì âàðèàíòàìè. Óã-ëîâîé âàðèàíò áîëåå ýêîíîìè÷åí è ðåêîìåíäóåòñÿ äëÿ ïèñåì èäîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ óòâåðæäåíèþ (äîãîâîðîâ, àêòîâ, èí-ñòðóêöèé).

Ãîñóäàðñòâåííûé ãåðá ÐÔ (ðåêâèçèò 01) — ñèìâîëè÷åñ-êîå ãðàôè÷åñêîå èçîáðàæåíèå ãîñóäàðñòâåííîñòè ñ àòðèáóòàìèâëàñòè è òðàäèöèîííûõ èñòîðè÷åñêèõ öåííîñòåé. Ãåðá ïîìåùà-þò íà áëàíêàõ äîêóìåíòîâ â ñîîòâåòñòâèè ñ Ïîëîæåíèåì î ãî-ñóäàðñòâåííîì ãåðáå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè.

Ãåðá ñóáúåêòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè (ðåêâèçèò 02) ïîìå-ùàþò íà áëàíêàõ äîêóìåíòîâ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðàâîâûìè àê-òàìè ñóáúåêòîâ ÐÔ.

Ýìáëåìà îðãàíèçàöèè èëè òîâàðíûé çíàê (çíàê îáñëóæè-âàíèÿ) (ðåêâèçèò 03) — ñèìâîëè÷åñêîå ãðàôè÷åñêîå èçîáðà-æåíèå îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, íå çàìåíÿþùååíàèìåíîâàíèå è èñïîëüçóþùåå òîâàðíûé çíàê, ðåãèñòðèðóå-ìûé â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå. Ýìáëåìà ðàçìåùàåòñÿ íà ëåâîìïîëå áëàíêà — íà óðîâíå íàçâàíèÿ îðãàíèçàöèè â ñîîòâåòñòâèèñ óñòàâîì (ïîëîæåíèåì îá îðãàíèçàöèè). Åå íå âîñïðîèçâîäÿòíà áëàíêå, ãäå ïîìåùåí Ãîñóäàðñòâåííûé ãåðá ÐÔ èëè Ãåðáñóáúåêòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè.

Êîäû îðãàíèçàöèè è ôîðìû äîêóìåíòà (ðåêâèçèòû 04, 05)èñïîëüçóþòñÿ ïðè ïîäãîòîâêå îáùåãî áëàíêà äîêóìåíòîâ ñïðîñòàâëåíèåì íà âåðõíåì ïîëå äîêóìåíòà ïî Îáùåðîññèéñ-êîìó êëàññèôèêàòîðó ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé (ÎÊÏÎ) èÎáùåðîññèéñêîìó êëàññèôèêàòîðó óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåí-òàöèè (ÎÊÓÄ).

Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè (ðåêâèçèò 06), ÿâëÿþùåéñÿ àâ-òîðîì äîêóìåíòà, äîëæíî ñîîòâåòñòâîâàòü íàèìåíîâàíèþ, çàê-ðåïëåííîìó â åå ó÷ðåäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ. Íàä íàèìåíîâàíèåìîðãàíèçàöèè óêàçûâàþò ñîêðàùåííîå, à ïðè åãî îòñóòñòâèè —

– 34 –

ïîëíîå íàèìåíîâàíèå âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè. Íàèìåíîâà-íèå ñóáúåêòîâ ÐÔ, èìåþùèõ íàðÿäó ñ ðóññêèì ÿçûêîì â êà÷å-ñòâå ãîñóäàðñòâåííîãî íàöèîíàëüíûé ÿçûê, ïå÷àòàþò íà äâóõÿçûêàõ — ðóññêîì è íàöèîíàëüíîì. Ñîêðàùåííîå íàèìåíîâà-íèå (â ñêîáêàõ) ïîìåùàþò íèæå ïîëíîãî.

Íàèìåíîâàíèå íà èíîñòðàííîì ÿçûêå âîñïðîèçâîäÿò â òåõñëó÷àÿõ, êîãäà îíî çàêðåïëåíî â óñòàâå (ïîëîæåíèè îá îðãàíè-çàöèè). Íàèìåíîâàíèå íà èíîñòðàííîì ÿçûêå ðàñïîëàãàþò íèæåíàèìåíîâàíèÿ íà ðóññêîì ÿçûêå. Íàèìåíîâàíèå ôèëèàëà, òåð-ðèòîðèàëüíîãî îòäåëåíèÿ, ïðåäñòàâèòåëüñòâà, ñòðóêòóðíîãîïîäðàçäåëåíèÿ óêàçûâàþò â òîì ñëó÷àå, åñëè îíî ÿâëÿåòñÿ àâ-òîðîì äîêóìåíòà, è ðàñïîëàãàþò íèæå íàèìåíîâàíèÿ îðãàíè-çàöèè. Àâòîðîì äîêóìåíòà ìîæåò áûòü è äîëæíîñòíîå ëèöî,ïðåäñòàâëÿþùåå îðãàíèçàöèþ.

Ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè (ðåêâèçèò 07) âêëþ÷à-þò: ïî÷òîâûé àäðåñ, íîìåðà òåëåôîíîâ è äðóãèå ñâåäåíèÿ ïîóñìîòðåíèþ îðãàíèçàöèè (íîìåðà ôàêñîâ, òåëåêñîâ, ñ÷åòîâ âáàíêå, àäðåñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû è äð.).

Íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 08), ñîñòàâëåí-íîãî èëè èçäàííîãî îðãàíèçàöèåé, ðåãëàìåíòèðóåòñÿ óñòàâîì(ïîëîæåíèåì îá îðãàíèçàöèè) è äîëæíî ñîîòâåòñòâîâàòü âè-äàì äîêóìåíòîâ, ïðåäóñìîòðåííûì ÓÑÎÐÄ. Â ñëóæåáíûõ ïèñü-ìàõ íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà íå óêàçûâàåòñÿ.

Äàòà äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 09) ÿâëÿåòñÿ âðåìåíåì åãî ïîä-ïèñàíèÿ èëè óòâåðæäåíèÿ, äëÿ ïðîòîêîëà — äàòà çàñåäàíèÿ(ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ), äëÿ àêòà — äàòà ñîáûòèÿ. Åñëè àâòîðàìèäîêóìåíòà ÿâëÿþòñÿ íåñêîëüêî îðãàíèçàöèé, òî äàòîé äîêó-ìåíòà ÿâëÿåòñÿ íàèáîëåå ïîçäíÿÿ äàòà ïîäïèñàíèÿ. Äàòó äîêó-ìåíòà îôîðìëÿþò òðåìÿ ïàðàìè àðàáñêèõ öèôð â ñëåäóþùåéïîñëåäîâàòåëüíîñòè: äåíü ìåñÿöà, ìåñÿö, ãîä. Ïðè ïîäãîòîâêåíîðìàòèâíûõ è ôèíàíñîâûõ äîêóìåíòîâ äîïóñêàåòñÿ ñëîâåñíî-öèôðîâîé ñïîñîá îôîðìëåíèÿ äàòû (áåç êàâû÷åê), íàïðèìåð:1 ñåíòÿáðÿ 2000 ã.

Ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 10) ñîñòîèòèç åãî ïîðÿäêîâîãî íîìåðà, êîòîðûé ìîæíî äîïîëíÿòü ïî óñ-ìîòðåíèþ îðãàíèçàöèè èíäåêñîì äåëà ïî íîìåíêëàòóðå äåë,èíôîðìàöèåé î êîððåñïîíäåíòå, èñïîëíèòåëÿõ è äð. Ðåãèñòðà-öèîííûé íîìåð äîêóìåíòà, ñîñòàâëåííûé ñîâìåñòíî äâóìÿ èëèáîëåå îðãàíèçàöèÿìè, ñîñòîèò èç ðåãèñòðàöèîííûõ íîìåðîâ

– 35 –

äîêóìåíòà êàæäîé èç ýòèõ îðãàíèçàöèé, ïðîñòàâëÿåìûõ ÷åðåçêîñóþ ÷åð÷ó (äðîáü) â ïîðÿäêå óêàçàíèÿ àâòîðîâ â äîêóìåíòå.

Ññûëêà íà ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà (ðåê-âèçèò 11) âêëþ÷àåò ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà,íà êîòîðûé äàåòñÿ îòâåò.

Ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 12)óêàçûâàþò â òîì ñëó÷àå, êîãäà çàòðóäíåíî åãî îïðåäåëåíèå ïîðåêâèçèòàì «Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè» è «Ñïðàâî÷íûå äàí-íûå îá îðãàíèçàöèè». Ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ óêàçûâàþòñ ó÷åòîì ïðèíÿòîãî â ñòðàíå àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîãîäåëåíèÿ, è îíî âêëþ÷àåò òîëüêî îáùåïðèíÿòûå ñîêðàùåíèÿ.

Ãðèô îãðàíè÷åíèÿ äîñòóïà ê äîêóìåíòó (ñåêðåòíî, êîí-ôèäåíöèàëüíî. ÊÒ, äëÿ ñëóæåáíîãî ïîëüçîâàíèÿ — ðåêâèçèò13) ïðîñòàâëÿþò áåç êàâû÷åê íà ïåðâîì ëèñòå äîêóìåíòà, èåãî ìîæíî äîïîëíÿòü äàííûìè, ïðåäóñìîòðåííûìè çàêîíîäà-òåëüñòâîì îá èíôîðìàöèè, îòíåñåííîé ê ãîñóäàðñòâåííîé èëèêîììåð÷åñêîé òàéíå, ê êîíôèäåíöèàëüíîé èíôîðìàöèè.

3. Àäðåñîâàíèå, ñîãëàñîâàíèå è óäîñòîâåðåíèåäîêóìåíòà

Àäðåñàò (ðåêâèçèò 14) îôîðìëÿåòñÿ íà äîêóìåíòàõ, ïîä-ãîòîâëåííûõ äëÿ ïåðåäà÷è ðóêîâîäñòâó (çàÿâëåíèÿ, çàïèñêè,ðàñïîðÿæåíèÿ, óêàçàíèÿ), èëè íà ïèñüìàõ è äîêóìåíòàõ, îò-ïðàâëÿåìûõ äðóãèìè îðãàíèçàöèÿìè èëè ôèçè÷åñêèìè ëèöàìè.Ðåêâèçèò ñîñòîèò èç ñëåäóþùèõ ýëåìåíòîâ: íàèìåíîâàíèå îðãà-íèçàöèè (â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå), ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëå-íèÿ (â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå), äîëæíîñòè ïîëó÷àòåëÿ, ôàìè-ëèè è èíèöèàëîâ (â äàòåëüíîì ïàäåæå), ïî÷òîâîãî àäðåñà.

 êà÷åñòâå àäðåñàòà ìîãóò áûòü îðãàíèçàöèè, èõ ñòðóêòóð-íûå ïîäðàçäåëåíèÿ, äîëæíîñòíûå èëè ôèçè÷åñêèå ëèöà. Åñëèäîêóìåíò îòïðàâëÿþò â íåñêîëüêî îäíîðîäíûõ îðãàíèçàöèé èëèâ íåñêîëüêî ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé îäíîé îðãàíèçàöèè,òî èõ ñëåäóåò óêàçûâàòü îáîáùåííî, íàïðèìåð: Àäìèíèñòðàöèèðàéîíîâ Âîëãîãðàäñêîé îáëàñòè.

Ýëåìåíòû àäðåñà óêàçûâàþòñÿ â ïîñëåäîâàòåëüíîñòè, óñ-òàíîâëåííîé Ïî÷òîâûìè ïðàâèëàìè. Äîêóìåíò íå äîëæåí ñî-äåðæàòü áîëåå ÷åòûðåõ àäðåñàòîâ. Ñëîâî «Êîïèÿ» ïåðåä âòîðûì,òðåòüèì, ÷åòâåðòûì àäðåñàòàìè íå óêàçûâàþò. Ïðè áîëüøåì

– 36 –

êîëè÷åñòâå àäðåñàòîâ ñîñòàâëÿþò ñïèñîê ðàññûëêè äîêóìåíòà.Åñëè ïèñüìî àäðåñóåòñÿ îðãàíèçàöèè, óêàçûâàþò åå íàèìåíî-âàíèå, à çàòåì ïî÷òîâûé àäðåñ, íàïðèìåð:

Âîëãîãðàäñêèé ãîñóäàðñòâåííûé óíèâåðñèòåò400062, ÂîëãîãðàäÂòîðàÿ Ïðîäîëüíàÿ, 30.Ïðè àäðåñîâàíèè äîêóìåíòà ôèçè÷åñêîìó ëèöó óêàçûâà-

þò ïî÷òîâûé àäðåñ, çàòåì ôàìèëèþ è èíèöèàëû ïîëó÷àòåëÿ,íàïðèìåð:

400062, Âîëãîãðàä,óë. Êàëèíèíãðàäñêàÿ, 37Âîðîïàåâó Ä.Ñ.Ãðèô óòâåðæäåíèÿ (ðåêâèçèò 15) ñàíêöèîíèðóåò ñîäåð-

æàíèå äîêóìåíòîâ, òðåáóþùèõ óòâåðæäåíèÿ äëÿ ïðèäàíèÿ èìþðèäè÷åñêîé ñèëû. Íåîáõîäèìîñòü òàêîãî ðîäà ïðåäóñìàòðèâà-åòñÿ, êàê ïðàâèëî, íîðìàòèâíûìè àêòàìè ñîîòâåòñòâóþùåãîóðîâíÿ. Äîêóìåíò óòâåðæäàåòñÿ äîëæíîñòíûì ëèöîì (ëèöàìè)èëè ñïåöèàëüíî èçäàâàåìûì äîêóìåíòîì. Ïðè óòâåðæäåíèèäîêóìåíòà äîëæíîñòíûì ëèöîì ãðèô óòâåðæäåíèÿ äîëæåí ñî-ñòîÿòü èç ñëîâà ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ (áåç êàâû÷åê), íàèìåíîâàíèÿäîëæíîñòíîãî ëèöà, óòâåðæäàþùåãî äîêóìåíò, åãî ïîäïèñè,ôàìèëèè è äàòû óòâåðæäåíèÿ, íàïðèìåð:

ÓÒÂÅÐÆÄÀÞÃåíåðàëüíûé äèðåêòîðÎÀÎ «Õèìïðîì»Ëè÷íàÿ ïîäïèñüË.È. Êóòÿíèí01.06.99.Ïðè óòâåðæäåíèè äîêóìåíòà íåñêîëüêèìè äîëæíîñòíûìè

ëèöàìè èõ ïîäïèñè ðàñïîëàãàþò íà îäíîì óðîâíå.Ïðè óòâåðæäåíèè äîêóìåíòà ïîñòàíîâëåíèåì, ðåøåíèåì,

ïðèêàçîì, ïðîòîêîëîì ãðèô óòâåðæäåíèÿ ñîñòîèò èç ñëîâàÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎ (áåç êàâû÷åê), íàèìåíîâàíèÿ óòâåðæäàþùåãîäîêóìåíòà â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå, åãî äàòû è íîìåðà, íàïðèìåð:

ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎÏðîòîêîë îáùåãî ñîáðàíèÿàêöèîíåðîâ îò 19.05.99 ¹ 12èëè

– 37 –

ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎÏðèêàç ÏðåäñåäàòåëÿÏðàâëåíèÿ áàíêàîò 30.12.99 ¹ 57Ãðèô óòâåðæäåíèÿ äîêóìåíòà ðàñïîëàãàþò â ïðàâîì âåðõ-

íåì óãëó äîêóìåíòà.Ðåçîëþöèÿ (ðåêâèçèò 16), â ñóùíîñòè, çàêðåïëÿåò ðàñïî-

ðÿæåíèå ðóêîâîäèòåëÿ ïî ïîâîäó ðåøåíèÿ âîïðîñà, îòðàæåí-íîãî â äîêóìåíòå. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê ýòîìó ðåêâèçèòó:êðàòêîñòü, êîíêðåòíîñòü è îäíîçíà÷íîñòü. Ýëåìåíòû ðåçîëþ-öèè: àäðåñàò èñïîëíèòåëÿ (Ô.È.Î.), õàðàêòåð è ïîðÿäîê èñ-ïîëíåíèÿ, ñðîê èñïîëíåíèÿ, ïîäïèñü àâòîðà ðåçîëþöèè, äàòà.Ðåçîëþöèÿ — îñíîâà êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ. Ðàçìåùàåòñÿ â âåð-õíåé ïðàâîé ÷àñòè äîêóìåíòà (ìåæäó àäðåñàòîì è òåêñòîì).

Ðåçîëþöèÿ ïèøåòñÿ íà äîêóìåíòå ñîîòâåòñòâóþùèì äîëæ-íîñòíûì ëèöîì è âêëþ÷àåò ôàìèëèè èñïîëíèòåëåé, ñîäåðæà-íèå ïîðó÷åíèÿ, ñðîê èñïîëíåíèÿ, ïîäïèñü è äàòó, íàïðèìåð:

Èâàíîâó Ñ.À.,Äåíèñåíêî À.È.Ïðîøó ïîäãîòîâèòü ïðîåêòñîãëàøåíèÿ ñ ôèðìîé «Ôîòîí» ê 10.12.99Ëè÷íàÿ ïîäïèñü05.11.99Äîïóñêàåòñÿ îôîðìëåíèå ðåçîëþöèè è íà îòäåëüíîì ëèñòå.Çàãîëîâîê ê òåêñòó (ðåêâèçèò 17) âêëþ÷àåò êðàòêîå ñî-

äåðæàíèå äîêóìåíòà. Îáÿçàòåëüíî ñîãëàñóåòñÿ ñ íàèìåíîâàíè-åì âèäà äîêóìåíòà è îòâå÷àåò íà âîïðîñû: î ÷åì, î êîì, ÷åãî,êîãî? Íàïðèìåð: Ïðèêàç î ïðîâåäåíèè ýêîëîãè÷åñêîé ýêñïåðòè-çû; äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ìåíåäæåðà.

Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò äîêóìåíòû, îôîðìëåííûå íàáëàíêàõ ôîðìàòà À5, çàãîëîâîê ê êîòîðûì ìîæåò íå ñîñòàâ-ëÿòüñÿ.

Îòìåòêà î êîíòðîëå (ðåêâèçèò 18) õàðàêòåðíà äëÿ äîêó-ìåíòîâ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîãî õàðàêòåðà, òðåáó-þùèõ èñïîëíåíèÿ è âçÿòûõ íà êîíòðîëü. Áóêâà «Ê» èëè êîíò-ðîëüíàÿ äàòà íà ëåâîì ïîëå äîêóìåíòà ðàñïîëàãàåòñÿ íà óðîâíåçàãîëîâêà è ÷àùå âñåãî íàíîñèòñÿ øòåìïåëåì èëè öâåòíûì ìàð-êåðîì (êàðàíäàøàìè).

– 38 –

4. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòóîðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ

Òåêñò äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 19) — îñíîâíîé ðåêâèçèò,îïðåäåëÿþùèé ïðè÷èíû è öåëü åãî ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ.Àðãóìåíòàìè ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà ìîãóò áûòü: àêòóàëüíîñòü âîï-ðîñà, öåëåñîîáðàçíîñòü, âûáîð âèäà äîêóìåíòà, êîìïåòåíòíîñòüàâòîðà.

Ïðèîðèòåòíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòó — ïðàâäèâîñòü,òî÷íîñòü, äîñòîâåðíîñòü îòðàæåíèÿ ïðîáëåìû, þðèäè÷åñêàÿáåçóïðå÷íîñòü, ãðàìîòíîñòü è ëîãè÷íîñòü èçëîæåíèÿ, ìàêñè-ìàëüíàÿ êðàòêîñòü ïðè ñîõðàíåíèè ïîëíîòû ñîäåðæàíèÿ, ÿñ-íîñòü àðãóìåíòàöèè.

Ïðèìåíåíèå îôèöèàëüíî-äåëîâîãî ñòèëÿ èçëîæåíèÿ ïðè-çâàíî ó÷èòûâàòü, ÷òî äîêóìåíò — ñòèìóë è ìîòèâàöèÿ äåé-ñòâèÿ. ßñíîñòü è êðàòêîñòü èçëîæåíèÿ äîñòèãàþòñÿ çàìåíîéñëîæíûõ ïðåäëîæåíèé ïðîñòûìè, ïðîñòðàíñòâåííûõ ðàññóæ-äåíèé — ëàêîíè÷íûìè, èñêëþ÷åíèåì ïîâòîðåíèé è îäíîðîä-íûõ îïðåäåëåíèé. Êàæäîå ñëîâî â òåêñòå äîëæíî íåñòè ÷åòêóþñìûñëîâóþ íàãðóçêó. Íåéòðàëüíûé òîí, èçëîæåíèå îò òðåòüåãîëèöà, çàìåíà ìåñòîèìåíèé ñóùåñòâèòåëüíûìè õàðàêòåðíû äëÿòàêèõ òåêñòîâûõ êîíñòðóêöèé, êàê «àäìèíèñòðàöèÿ ðàñïîëàãà-åò», «ïðåäïðèÿòèå íàïðàâëÿåò», «ó÷åíûé ñîâåò ðåêîìåíäóåò».

Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò òåêñòû ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêó-ìåíòîâ (ïðèêàçîâ, ðàñïîðÿæåíèé, óêàçàíèé), â êîòîðûõ èçëî-æåíèå, â ñèëó ïðèíöèïà åäèíîíà÷àëèÿ, âåäåòñÿ îò ïåðâîãî ëèöà.Îò ïåðâîãî ëèöà îôîðìëÿþòñÿ çàÿâëåíèÿ è çàïèñêè (äîêëàä-íûå è çàïèñêè).

Ñòðóêòóðíîå ïîñòðîåíèå òåêñòà äîêóìåíòà ïîçâîëÿåò âû-äåëèòü äâå îñíîâíûå (ñìûñëîâûå) ÷àñòè:

1.  Öåëè ñîçäàíèÿ, ïðèíöèïû óïðàâëåíèÿ è ïîáóäèòåëüíûåìîòèâû (ôàêòû, ñèòóàöèè, ïðè÷èíû) ê ñîñòàâëåíèþ äîêóìåíòà;

2. Âûâîäû, ïðåäëîæåíèÿ, èíèöèàòèâû, ïðîñüáû, óêàçà-íèÿ ê äåéñòâèþ.

Ïóíêòóàöèîííûå îñîáåííîñòè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèèñîñòîÿò â òîì, ÷òî êàæäàÿ íîâàÿ ìûñëü íà÷èíàåòñÿ ñ àáçàöà;òåêñòû äîêóìåíòîâ áîëüøîãî îáúåìà ïðåäïî÷òèòåëüíî äåëèòüíà ðàçäåëû, ïóíêòû, ïîäïóíêòû ñ ïîìîùüþ àðàáñêèõ öèôð (âàëãîðèòìè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè).

– 39 –

Ïðàêòèêå äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ èçâåñòíû ìå-òîäû óíèôèêàöèè òåêñòîâ â âèäå òðàôàðåòà, àíêåòû, òàáëèöû,øèðîêî ïðèìåíÿåìûå è â ïðîãðàììíîì îáåñïå÷åíèè àâòîìà-òèçèðîâàííûõ èíôîðìàöèîííûõ ñèñòåì. Ïðè ýòîì ïîä òðàôà-ðåòîì ïîíèìàåòñÿ çàðàíåå ïîäãîòîâëåííûé óíèôèöèðîâàííûéòåêñò, ñîñòîÿùèé èç ïîñòîÿííîé èíôîðìàöèè ñ ïðîáåëàìè(èíòåðâàëàìè), ïðåäíàçíà÷åííûìè äëÿ ïåðåìåííîé èíôîð-ìàöèè î êîíêðåòíîé ñèòóàöèè. Ïðèìåíåíèå òðàôàðåòà òåêñòàïîçâîëÿåò ñîêðàòèòü âðåìÿ ïîäãîòîâêè äîêóìåíòà â 3—3,5 ðàçà.

 ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè ÃÎÑÒà 6.30-97 òåêñò äîêó-ìåíòà ñîñòàâëÿþò íà ðóññêîì èëè íàöèîíàëüíîì ÿçûêå. Íà ðóñ-ñêîì ÿçûêå ïèøóò òåêñòû ïðè íàïðàâëåíèè èõ â ôåäåðàëüíûåîðãàíû âëàñòè, îðãàíû ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè ñóáúåêòîâ Ðîñ-ñèéñêîé Ôåäåðàöèè; íà ïðåäïðèÿòèÿ, â îðãàíèçàöèè è èõ îáúå-äèíåíèÿ, íå íàõîäÿùèåñÿ â âåäåíèè äàííîãî ñóáúåêòà Ðîññèé-ñêîé Ôåäåðàöèè èëè ðàñïîëîæåííûå íà òåððèòîðèè äðóãèõñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè.

Òàáëèöà è àíêåòà ïîçâîëÿþò èçëàãàòü òåêñò áåç îáû÷íûõãðàììàòè÷åñêèõ ñâÿçåé ñ ïðèìåíåíèåì óïðîùåííûõ ëåêñè÷åñ-êèõ êîìïîçèöèé. Òàáëèöà óäîáíà äëÿ èçëîæåíèÿ îäíîòèïíîãîõàðàêòåðà, â òîì ÷èñëå è ôðàãìåíòà äîêóìåíòà.  àíêåòàõ ñîáè-ðàåòñÿ èíôîðìàöèÿ ïî êîíêðåòíî ïîñòàâëåííûì âîïðîñàì íàîñíîâå çàðàíåå ïîäãîòîâëåííîé ïðîãðàììû. Àíêåòà, êàê è òðà-ôàðåò, ñîäåðæèò ïîñòîÿííóþ (âîïðîñû) è ïåðåìåííóþ (îòâå-òû) èíôîðìàöèþ. Ïîäîáíî òàáëèöå, àíêåòà íå ñîäåðæèò ïðåä-ëîæåíèé, à èçëàãàåò ëèøü íåîáõîäèìûå äëÿ äàííîé îðãàíèçà-öèè ñâåäåíèÿ. Òàêîâû, ê ïðèìåðó, êàäðîâûå äîêóìåíòû (ëè÷-íûå äåëà, êàðòî÷êè ïåðñîíàëüíîãî ó÷åòà è ò. ï.).

 ïðàêòèêå ñëóæá äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ ñ öå-ëüþ óìåíüøåíèÿ îáúåìà äîêóìåíòîâ è óñêîðåíèÿ èõ âîñïðèÿ-òèÿ (ïðè ñîõðàíåíèè èíôîðìàòèâíîñòè) øèðîêî ïðèìåíÿþò-ñÿ ñîêðàùåíèÿ ñëîâ è ñëîâîñî÷åòàíèé. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ïî-ìíèòü, ÷òî äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ìîæåò ñîäåðæàòü òîëüêîòå èç íèõ, êîòîðûå ïðèíÿòû â îáùåãîñóäàðñòâåííûõ êëàññèôè-êàòîðàõ, äîïóñêàåìûõ ÃÎÑÒîì è óñòàíîâëåíûõ ïðàâèëàìè ðóñ-ñêîé ãðàììàòèêè.

Ïðè ñîñòàâëåíèè òåêñòà â âèäå àíêåòû íàèìåíîâàíèÿ ïðè-çíàêîâ õàðàêòåðèçóåìîãî îáúåêòà äîëæíû áûòü âûðàæåíû èìå-íåì ñóùåñòâèòåëüíûì â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå èëè ñëîâîñî÷åòà-

– 40 –

íèåì ñ ãëàãîëîì âòîðîãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà íàñòîÿùå-ãî èëè ïðîøåäøåãî âðåìåíè («èìååòå», «âëàäååòå» èëè «áûëè»,«íàõîäèëèñü» è ò. ä.). Õàðàêòåðèñòèêè, âûðàæåííûå ñëîâåñíî,äîëæíû ñîãëàñîâûâàòüñÿ ñ íàèìåíîâàíèÿìè ïðèçíàêîâ.

Ãðàôû è ñòðîêè òàáëèöû äîëæíû èìåòü çàãîëîâêè, âûðà-æåííûå èìåíåì ñóùåñòâèòåëüíûì â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå. Ïðèýòîì ïîäçàãîëîâêè ãðàô è ñòðîê äîëæíû áûòü ñîãëàñîâàíû ñçàãîëîâêàìè. Åñëè òàáëèöà ïå÷àòàåòñÿ áîëåå ÷åì íà îäíîé ñòðà-íèöå, ãðàôû òàáëèöû äîëæíû áûòü ïðîíóìåðîâàíû, è íà ñëå-äóþùèõ ñòðàíèöàõ ïå÷àòàþòñÿ òîëüêî íîìåðà ãðàô.

Ñâÿçàííûé òåêñò, êàê ïðàâèëî, ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé. Âïåðâîé ÷àñòè óêàçûâàþò ïðè÷èíû, îñíîâàíèÿ, öåëè ñîñòàâëå-íèÿ äîêóìåíòà, âî âòîðîé (çàêëþ÷èòåëüíîé) — ðåøåíèÿ, âû-âîäû, ïðîñüáû, ïðåäëîæåíèÿ, ðåêîìåíäàöèè. Òåêñò ìîæåò ñî-äåðæàòü è îäíó çàêëþ÷èòåëüíóþ ÷àñòü (íàïðèìåð, ïðèêàçû —ðàñïîðÿäèòåëüíóþ ÷àñòü áåç êîíñòàòèðóþùåé; ïèñüìà, çàÿâ-ëåíèÿ — ïðîñüáó áåç ìîòèâèðîâêè; ñïðàâêè, äîêëàäíûå çà-ïèñêè — îöåíêó ôàêòîâ, âûâîäîâ).

 òåêñòå äîêóìåíòà, ïîäãîòîâëåííîãî íà îñíîâàíèè äîêó-ìåíòîâ äðóãèõ îðãàíèçàöèé èëè ðàíåå èçäàííûõ äîêóìåíòîâ,óêàçûâàþò èõ ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà, íàèìåíîâà-íèå îðãàíèçàöèè — àâòîðà äîêóìåíòà, ðåãèñòðàöèîííûé íîìåðäîêóìåíòà, çàãîëîâîê ê òåêñòó. Åñëè òåêñò ñîäåðæèò íåñêîëüêîðåøåíèé è âûâîäîâ, òî åãî ñëåäóåò ðàçáèâàòü íà ðàçäåëû, ïîä-ðàçäåëû, ïóíêòû, êîòîðûå íóìåðóþòñÿ àðàáñêèìè öèôðàìè.

 ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ (ïðèêàç, ðàñïîðÿæåíèå èò. ä.) îðãàíèçàöèé, äåéñòâóþùèõ íà ïðèíöèïàõ åäèíîíà÷àëèÿ,à òàêæå äîêóìåíòàõ, àäðåñîâàííûõ ðóêîâîäñòâó îðãàíèçàöèè,èçëîæåíèå òåêñòà äîëæíî èäòè îò ïåðâîãî ëèöà åäèíñòâåííîãî÷èñëà («ïðèêàçûâàþ», «ïðåäëàãàþ», «ïðîøó»).  ðàñïîðÿäè-òåëüíûõ äîêóìåíòàõ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ òåêñò èçëàãàþò îòòðåòüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà («ïîñòàíîâëÿåò», «ðåøèë»). ñîâìåñòíûõ ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ òåêñò èçëàãàþò îòòðåòüåãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà («ñëóøàëè», «ïîñòàíîâè-ëè», «âûñòóïèëè»).

Ê äîêóìåíòàõ, óñòàíàâëèâàþùèõ ïðàâà è îáÿçàííîñòè îðãà-íèçàöèé, èõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé (ïîëîæåíèå, èíñòðóê-öèÿ), à òàêæå ñîäåðæàùèõ îïèñàíèå, îöåíêó ôàêòîâ èëè âûâî-äû (àêò, ñïðàâêà), èñïîëüçóþò ôîðìó èçëîæåíèÿ òåêñòà îò òðå-òüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî èëè ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà («îòäåë

– 41 –

îñóùåñòâëÿåò ôóíêöèè», «â ñîñòàâ àêöèîíåðíîãî îáùåñòâà âõî-äÿò», «ýêñïåðòíàÿ êîìèññèÿ óñòàíîâèëà»).

 ïèñüìàõ èñïîëüçóþò ñëåäóþùèå ôîðìû èçëîæåíèÿ: îòïåðâîãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà («ñ÷èòàåì öåëåñîîáðàç-íûì», «íàïðàâëÿåì äëÿ ýêñïåðòèçû»); îò ïåðâîãî ëèöà åäèí-ñòâåííîãî ÷èñëà («ñ÷èòàþ âîçìîæíûì», «ïðîøó ðàññìîòðåòü»);îò òðåòüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà («Ïðàâëåíèå íå âîçðà-æàåò», «ÍÈÈ ñ÷èòàåò ïîëåçíûì»).

Îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ (ðåêâèçèò 20), íàçâàííî-ãî â òåêñòå, õàðàêòåðíà äëÿ äîêóìåíòîâ, èìåþùèõ ðàçëè÷íûåïðèëîæåíèÿ, äîïîëíÿþùèå, ðàçúÿñíÿþùèå èëè äåòàëèçèðóþ-ùèå âîïðîñû, óïîìÿíóòûå â òåêñòå. Øèðîêî ðàñïðîñòðàíåííîåíà ïðàêòèêå ÿâëåíèå — îáúÿñíèòåëüíûå çàïèñêè ê êîíñòðóê-òîðñêîé è ïðîåêòíî-ñìåòíîé äîêóìåíòàöèè — ðåãëàìåíòèðî-âàíî ÃÎÑÒ Ð 6.30—97. Îòìåòêà îôîðìëÿåòñÿ ñëåäóþùèì îáðà-çîì: Ïðèëîæåíèå: íà 7 ë. â 2 ýêç.

Åñëè äîêóìåíò èìååò ïðèëîæåíèå, íå óïîìÿíóòîå â òåê-ñòå, òî óêàçûâàåòñÿ åãî íàèìåíîâàíèå, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ èêîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ; ïðè íàëè÷èè íåñêîëüêèõ ïðèëîæå-íèé èõ íóìåðóþò, íàïðèìåð:

Ïðèëîæåíèÿ: 1. Ïîëîæåíèå îá Óïðàâëåíèè ðåàëèçàöèè ïðî-äóêöèè è èññëåäîâàíèè ðûíêà íà 4 ë. â 2 ýêç.

2. Ïðàâèëà ïîäãîòîâêè è îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ îòäåëàâíåøíåýêîíîìè÷åñêèõ ñâÿçåé íà 8 ë. â 2 ýêç.

Åñëè ïðèëîæåíèÿ ñáðîøþðîâàíû, òî êîëè÷åñòâî ëèñòîâíå óêàçûâàåòñÿ.  ïðèëîæåíèè ê ðàñïîðÿäèòåëüíîìó äîêóìåíòóíà ïåðâîì åãî ëèñòå â ïðàâîì âåðõíåì óãëó ïèøåòñÿ «Ïðèëî-æåíèå» ñ óêàçàíèåì íàèìåíîâàíèÿ ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêó-ìåíòà, åãî äàòû è ðåãèñòðàöèîííîãî íîìåðà, íàïðèìåð:

Ïðèëîæåíèå 1ê ïðèêàçó ãåíåðàëüíîãî äèðåêòîðàîò 12.09.99. ¹ 784Åñëè ê äîêóìåíòó ïðèëàãàþò äðóãîé äîêóìåíò, òàêæå èìå-

þùèé ïðèëîæåíèå, îòìåòêó î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ îôîðìëÿ-þò ñëåäóþùèì îáðàçîì:

Ïðèëîæåíèå: ïèñüìî «Ðîñõèìíåôòè» îò 19.06.99 ¹ 08-3/156 è ïðèëîæåíèå ê íåìó, âñåãî íà 14 ë.

– 42 –

Åñëè ïðèëîæåíèå ïðèëàãàåòñÿ íå âî âñå óêàçàííûå â äî-êóìåíòå àäðåñà, òî îòìåòêó î åãî íàëè÷èè îôîðìëÿþò ñëåäóþ-ùèì îáðàçîì:

Ïðèëîæåíèå: íà 3 ë. â 4 ýêç. â ïåðâûé àäðåñ.Ðàçóìååòñÿ, îáùèå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòó ñëóæåáíûõ äîêó-

ìåíòîâ äîïîëíÿþòñÿ ñïåöèôè÷åñêèìè, îïðåäåëÿåìûìè õàðàê-òåðîì è íàçíà÷åíèåì äîêóìåíòà. Òàê, ïðèêàç — ïðàâîâîé àêò,èçäàâàåìûé ðóêîâîäèòåëåì, äåéñòâóþùèì íà îñíîâå åäèíîíà-ëè÷èÿ, äëÿ ðàçðåøåíèÿ îñíîâíûõ è îïåðàòèâíûõ çàäà÷ èìååòðÿä îñîáåííîñòåé, îïðåäåëÿåìûõ åãî ñòàòóñîì.

Îñíîâàíèåì äëÿ èçäàíèÿ ïðèêàçà ìîæåò ÿâèòüñÿ è èíè-öèàòèâà ëþáîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ èëè äîëæíîñòíî-ãî ëèöà.

Ïî ñâîåìó ñîñòàâó ïðèêàçû äåëÿòñÿ íà äâå áîëüøèå ãðóï-ïû: îáùèå è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó. Ïðîöåäóðà ïîäãîòîâêè ïðèêàçàâêëþ÷àåò â ñåáÿ ðÿä îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèõ ýòàïîâ:

- èçó÷åíèå îñíîâíîãî ñîäåðæàíèÿ âîïðîñà;- ðàçðàáîòêà ïðîåêòà äîêóìåíòà;- ñîãëàñîâàíèå ïðîåêòà äîêóìåíòà;-  óòâåðæäåíèå (ïîäïèñàíèå) ïðèêàçà.Ïîäãîòîâèòåëüíàÿ ðàáîòà ñ ïðîåêòîì ïðèêàçà íà÷èíàåòñÿ

ñ îïðåäåëåíèÿ êðóãà îòðàæàåìûõ â íåì âîïðîñîâ, èçó÷åíèÿ çà-êîíîäàòåëüíûõ, íîðìàòèâíûõ è îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëü-íûõ äîêóìåíòîâ, êàñàþùèõñÿ àíàëîãè÷íûõ ñèòóàöèé. Íåîáõî-äèìûå èñõîäíûå äàííûå ìîæíî ïîëó÷èòü, èñïîëüçóÿ èíôîðìà-öèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà: àêòû,îò÷åòû, ñïðàâêè, çàïèñêè, äîêëàäû.

Òåêñò ïðèêàçà ñîñòîèò, êàê ïðàâèëî, èç êîíñòàòèðóþùåéè ðàñïîðÿäèòåëüíîé ÷àñòè.  êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè èçëàãà-þòñÿ è àíàëèçèðóþòñÿ ôàêòû, ñèòóàöèè, ïðîáëåìû, ðåàëèçóå-ìûå â ôîðìå ïðèêàçà. Ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü íåñåò îñíîâ-íóþ ñìûñëîâóþ íàãðóçêó è èçëàãàåòñÿ â ïîâåñòâîâàòåëüíîéôîðìå, íà÷èíàÿñü ñî ñëîâà «ïðèêàçûâàþ» (ïðîïèñíûå áóêâûíà îòäåëüíîé ñòðîêå ïðÿìî îò ïîëåé, îò íóëåâîãî ïîëîæåíèÿòàáóëÿòîðà; îò êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè — äâà ìàøèíîïèñíûõèíòåðâàëà).

Òåêñò ðàñïîðÿäèòåëüíîé ÷àñòè äîëæåí áûòü êîíêðåòíûì,äîñòóïíûì è ëîãè÷åñêè îäíîçíà÷íûì. Êàæäîå íàìå÷åííîå ïî-ðó÷åíèå îôîðìëÿåòñÿ îòäåëüíûì ïóíêòîì, êîòîðûé íóìåðóåò-ñÿ àðàáñêîé öèôðîé.

– 43 –

Êàæäûé ïóíêò ñîäåðæèò óêàçàíèå èñïîëíèòåëþ (â äàòåëü-íîì ïàäåæå), ïðåäïèñûâàåìîå äåéñòâèå è ñðîê èñïîëíåíèÿ. Âðÿäå ñëó÷àåâ îòâåòñòâåííûé èñïîëíèòåëü (â èìåíèòåëüíîì ïà-äåæå) ìîæåò óêàçûâàòüñÿ îòäåëüíîé ñòðîêîé. Èñïîëíèòåëåììîãóò áûòü êàê îòäåëüíûå îðãàíèçàöèè, òàê è ñòðóêòóðíûå ïîä-ðàçäåëåíèÿ. Ïðåäïèñûâàåìîå äåéñòâèå äîëæíî áûòü êîíêðåò-íûì, èçáåãàþùèì ñëîâåñíûõ øòàìïîâ òèïà «ïîâûñèòü», «ïîä-íÿòü», «íàïðàâèòü», «ìîáèëèçîâàòü» è ò. ä.

Ñðîê èñïîëíåíèÿ äîëæåí ñîîòâåòñòâîâàòü ðåàëüíîìó îáúå-ìó ïðåäñòîÿùèõ ðàáîò ñ ó÷åòîì èíòåðâàëà âðåìåíè, íåîáõîäè-ìîãî äëÿ äîâåäåíèÿ ïîðó÷åíèÿ äî èñïîëíèòåëÿ. Ïîñëåäíèé ïóíêòïðèêàçà, êàê ïðàâèëî, óêàçûâàåò ëèöî, êîòîðîìó âìåíÿåòñÿ âîáÿçàííîñòü îáùèé êîíòðîëü çà åãî èñïîëíåíèåì.

Ïîäãîòîâêà ïðîåêòà ïðèêàçà çàâåðøàåòñÿ îôîðìëåíèåìçàãîëîâêà â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè, èçëîæåííûìè âûøå.

Ñîãëàñîâàíèå ïðîåêòà ïðîèçâîäèòñÿ ñ çàèíòåðåñîâàííû-ìè ïîäðàçäåëåíèÿìè, äîëæíîñòíûìè ëèöàìè, îòâåòñòâåííû-ìè èñïîëíèòåëÿìè. Âèçû ïðîñòàâëÿþòñÿ íà ïåðâîì ýêçåìïëÿðåïðîåêòà ïðèêàçà. Ïðè íåñîãëàñèè ñ ïðîåêòîì ïðèêàçà ïèøåòñÿìîòèâèðîâàííîå çàêëþ÷åíèå.

Çàâèçèðîâàííûé è òùàòåëüíî âûâåðåííûé (îòíîñèòåëüíîöèôðîâûõ äàííûõ, ïåðñîíàëüíîãî ñîñòàâà èñïîëíèòåëåé,íàèìåíîâàíèé è ïîä÷èíåííîñòè ïîäðàçäåëåíèé) ïåðâûé ýê-çåìïëÿð ïðèêàçà íà îáùåì áëàíêå ïîäïèñûâàåòñÿ ïåðâûì ðó-êîâîäèòåëåì èëè ëèöîì, åãî çàìåùàþùèì. Ïîñëå ïîäïèñàíèÿïðèêàç ðåãèñòðèðóåòñÿ, çàâåðÿåòñÿ ïå÷àòüþ (ïðè íåîáõîäèìîñ-òè), òèðàæèðóåòñÿ è ðàññûëàåòñÿ ïî ðååñòðó.

Àíàëîãè÷íûì îáðàçîì ïîäãîòàâëèâàþòñÿ è îôîðìëÿþòñÿïîñòàíîâëåíèÿ, ðåøåíèÿ, ðàñïîðÿæåíèÿ.

Óêàçàíèå îòíîñèòñÿ ê ïðàâîâûì àêòàì, èçäàâàåìûì îðãà-íàìè ãîñóäàðñòâåííîãî è àäìèíèñòðàòèâíîãî óïðàâëåíèÿ â îñ-íîâíîì ïî âîïðîñàì èíôîðìàöèîííî-ìåòîäè÷åñêîãî è îðãàíè-çàöèîííîãî õàðàêòåðà, êàñàþùåãîñÿ èñïîëíåíèÿ ðàñïîðÿäè-òåëüíûõ, èíñòðóêòèâíûõ è äðóãèõ àêòîâ äàííûõ è âûøåñòîÿ-ùèõ îðãàíîâ. Äàííûé âèä ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà èçäà-åòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ïðè ðåøåíèè òåêóùèõ îðãàíèçàöèîííûõâîïðîñîâ.

Êîìïîçèöèÿ òåêñòà óêàçàíèÿ òðàäèöèîííà: êîíñòàòè-ðóþùàÿ (ïðè÷èíû è öåëü èçäàíèÿ äîêóìåíòà) è ðàñïîðÿäè-òåëüíàÿ (êîíêðåòíûå ïðåäïèñàíèÿ è çàäàíèÿ, èñïîëíèòåëè è

– 44 –

ñðîêè èñïîëíåíèÿ) ÷àñòè. Îòëè÷èå îò ïðèêàçà — ñëîâî «ïðåä-ëàãàþ», êîòîðûì íà÷èíàåòñÿ ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü óêàçàíèÿ.Ïå÷àòàåòñÿ ñ îòñòóïîì â äâà èíòåðâàëà îò êîíñòàòèðóþùåé ÷à-ñòè, ïðîïèñíûìè áóêâàìè îò íóëåâîãî ïîëîæåíèÿ òàáóëÿòîðà,íà îáùåì áëàíêå.

 ïðàêòèêå îòå÷åñòâåííûõ ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèéíåðåäêè ñëó÷àè, êîãäà ïðàâî èçäàíèÿ óêàçàíèé äåëåãèðóåòñÿçàìåñòèòåëÿì ðóêîâîäèòåëÿ, ãëàâíûì ñïåöèàëèñòàì (ãëàâíîìóáóõãàëòåðó, ãëàâíîìó ìåõàíèêó, ãëàâíîìó èíæåíåðó è ò. ä.).

Èíñòðóêöèÿ, â ñîîòâåòñòâèè ñ Åäèíîé ãîñóäàðñòâåííîéñèñòåìîé äåëîïðîèçâîäñòâà, îòíîñèòñÿ ê ïðàâîâûì àêòàì, èç-äàâàåìûì îðãàíàìè ãîñóäàðñòâåííîãî óïðàâëåíèÿ (èëè èõ ðó-êîâîäèòåëÿìè) â öåëÿõ óñòàíîâëåíèÿ ïðàâèë, ðåãóëèðóþùèõîðãàíèçàöèîííûå, íàó÷íî-òåõíè÷åñêèå, òåõíîëîãè÷åñêèå,ôèíàíñîâûå èëè èíûå ñïåöèàëüíûå ñòîðîíû äåÿòåëüíîñòè ó÷-ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé (èõ ïîäðàçäåëåíèé),äîëæíîñòíûõ ëèö è ãðàæäàí. Òàêîâà, ê ïðèìåðó, «Èíñòðóêöèÿî äåëîïðîèçâîäñòâå».

Îäíîé èç ðàçíîâèäíîñòåé èíñòðóêöèé ÿâëÿåòñÿ äîëæíîñò-íàÿ èíñòðóêöèÿ, îïðåäåëÿþùàÿ ïðàâà è îáÿçàííîñòè ïåðñîíàëà.

Èíñòðóêöèÿ ÿâëÿåòñÿ îðãàíèçàöèîííûì äîêóìåíòîì äëè-òåëüíîãî äåéñòâèÿ, ïîýòîìó â íåé îòñóòñòâóþò óïîìèíàíèÿêîíêðåòíûõ èñïîëíèòåëåé è ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ.  ñâÿçè ñ îñ-íîâàòåëüíîé ìåòîäè÷åñêîé íàãðóçêîé èíñòðóêöèè, ê åå òåêñòóïðåäúÿâëÿþòñÿ áîëåå âûñîêèå òðåáîâàíèÿ ñ ïîçèöèè òî÷íîñòèè äîñòóïíîñòè èçëîæåíèÿ. Äîñòàòî÷íî øèðîêî èñïîëüçóþòñÿñëîâà «íåîáõîäèìî», «ñëåäóåò», «äîëæåí», «ðåêîìåíäóåòñÿ».

Ñòðóêòóðà òåêñòà èíñòðóêöèè îáû÷íî ðàçáèâàåòñÿ íà ðàç-äåëû, ïóíêòû, ïîäïóíêòû. Íà÷àëüíûì ðàçäåëîì ÿâëÿþòñÿ «Îá-ùèå ïîëîæåíèÿ» (öåëè, îáëàñòü ïðèìåíåíèÿ, íîðìàòèâíàÿ áàçàè ïîðÿäîê ñîáëþäåíèÿ). Èçëîæåíèå òåêñòà — îò òðåòüåãî ëèöàèëè â áåçëè÷íîé ôîðìå («èíñòðóêöèÿ ðàñïðîñòðàíÿåòñÿ íà...»),çàãîëîâîê àäåêâàòíî îòðàæàåò êðóã âîïðîñîâ è ïåðå÷åíü ëèö,íà êîòîðûõ îíà ðàñïðîñòðàíÿåòñÿ («Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿýêñïåðòà ïî ðåêëàìå»). Çíà÷èòåëüíàÿ ÷àñòü èíñòðóêöèé ñîçäà-åòñÿ íà áàçå òèïîâûõ, ïîýòîìó ðàçðàáîò÷èêó ñëåäóåò ïðîâåñòèîñíîâàòåëüíóþ èíôîðìàöèîííóþ ïðîðàáîòêó ñóùåñòâóþùåãîôîíäà èíñòðóêòèâíîé äîêóìåíòàöèè. Äîêóìåíò îôîðìëÿåòñÿ íàîáùåì áëàíêå ñ ãðèôîì óòâåðæäåíèÿ èëè îòìåòêîé îá îòíî-øåíèè ê áàçîâîìó ðàñïîðÿäèòåëüíîìó äîêóìåíòó. Èíñòðóêöèÿ

– 45 –

ââîäèòñÿ â äåéñòâèå ðàñïîðÿäèòåëüíûì äîêóìåíòîì (ïðèêàçîì,ïîñòàíîâëåíèåì, óêàçàíèåì), â êîòîðîì îòðàæàþòñÿ ñðîê ââå-äåíèÿ, îòâåòñòâåííûå ëèöà è íåîáõîäèìûå äëÿ åå ââåäåíèÿîðãàíèçàöèîííûå ìåðîïðèÿòèÿ.

Ïðîòîêîë îòíîñèòñÿ ê äîêóìåíòàì, ôèêñèðóþùèì õîäîáñóæäåíèÿ è ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé íà çàñåäàíèÿõ êîëëåãèàëüíûõîðãàíîâ (ñîáðàíèÿõ, ñîâåùàíèÿõ, êîíôåðåíöèÿõ. Äîêóìåíò âå-äåòñÿ âî âðåìÿ çàñåäàíèÿ ñïåöèàëüíî íàçíà÷åííûì ëèöîì (ñåê-ðåòàðåì). Ôîðìóëÿð ïðîòîêîëà îôîðìëÿåòñÿ íà îáû÷íîì ëèñòåáóìàãè ñ îòðàæåíèåì ðåêâèçèòîâ îáùåãî áëàíêà [íàèìåíîâà-íèå ìèíèñòåðñòâà, âåäîìñòâà, ïðåäïðèÿòèÿ (ñ óêàçàíèåì â çà-ãîëîâî÷íîé ÷àñòè âèäà äîêóìåíòà — ïðîòîêîë), äàòû, íîìåðà,ìåñòà èçäàíèÿ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ó÷åñòü, ÷òî äàòà ïðîòîêîëàçàñåäàíèÿ, ïîðÿäêîâûé íîìåð ïðîòîêîëà çàäàþòñÿ â ïðåäåëàõñðîêà âûáîðíîñòè èëè òåêóùåãî ãîäà].

Çàãîëîâîê ïðîòîêîëà ñîäåðæèò óêàçàíèå íà âèä êîëëåãè-àëüíîãî äåéñòâèÿ (ñîîáùåíèå, çàñåäàíèå, ñîáðàíèå) è ïðè-íàäëåæíîñòü ñàìîãî êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà (â ðîäèòåëüíîì ïà-äåæå). Íàïðèìåð: «Ïðîòîêîë çàñåäàíèÿ ýêñïåðòíîé êîìèññèè Âîë-ãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà».

Êîìïîçèöèÿ òåêñòà ïðîòîêîëà ïðåäóñìàòðèâàåò âûäåëå-íèå äâóõ ñòðóêòóðíûõ ÷àñòåé.

Ïåðâàÿ ÷àñòü ñîäåðæèò ÷åòêî îïðåäåëåííóþ èíôîðìàöèþ,ðàñïîëàãàåìóþ ñòàíäàðòíî:

Ïðåäñåäàòåëü — Ô.È.Î.Ñåêðåòàðü — Ô.È.Î.Ïðèñóòñòâîâàëè — ñîñòàâ ïðèñóòñòâóþùèõ ÷ëåíîâ ïîñòîÿí-

íî äåéñòâóþùåãî îðãàíà (ôàìèëèè â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå, äîëæ-íîñòè è íàçâàíèå îðãàíèçàöèé, ôàìèëèè ïðèãëàøåííûõ).

Íà êðóïíûõ è ðàñøèðåííûõ çàñåäàíèÿõ ïðèñóòñòâóþùèåóêàçûâàþòñÿ òîëüêî êîëè÷åñòâåííî, à ïîôàìèëüíûé ñïèñîê —ïðèëîæåíèåì ê ïðîòîêîëó. Ïîâåñòêà äíÿ âêëþ÷àåò â ñåáÿ âîï-ðîñû, ïðèëàãàåìûå ê îáñóæäåíèþ. Êàæäûé âîïðîñ íà÷èíàåòñÿñ ïðåäëîãà «î» («îá») è ïîìåùàåòñÿ ñ íîâîé ñòðîêè.

Âòîðàÿ ÷àñòü ïðîòîêîëà — îñíîâíàÿ (òåêñòóàëüíàÿ).  íåéîôîðìëÿåòñÿ çàïèñü âñåõ âûñòóïëåíèé, ò. å. ôàêòè÷åñêè îòðà-æàåòñÿ êîëëåãèàëüíàÿ ðàáîòà. Ñòðîèòñÿ ïî ðàçäåëàì â ñîîòâåò-ñòâèè ñ ïîðÿäêîì îáñóæäåíèÿ âîïðîñîâ ïîâåñòêè äíÿ. Êàæäûéðàçäåë èìååò òðè ÷àñòè — «ñëóøàëè», «âûñòóïèëè», «ïîñòàíî-

– 46 –

âèëè» («ðåøèëè»), êîòîðûå ïèøóòñÿ ïðîïèñíûìè áóêâàìè. Ïðèçàðàíåå ïîäãîòîâëåííûõ òåêñòàõ èëè òåçèñàõ, âûñòóïëåíèÿ îñ-íîâíîãî äîêëàä÷èêà íå çàïèñûâàþòñÿ, à ïðèëàãàþòñÿ ê ïðî-òîêîëó (ñ ñîîòâåòñòâóþùåé îãîâîðêîé â òåêñòå). Âîïðîñû ôèê-ñèðóþòñÿ âìåñòå ñ îòâåòàìè.

 ïðàêòèêå èçâåñòíû ïîëíûå è êðàòêèå ïðîòîêîëû. êðàòêîì ïðîòîêîëå óêàçûâàåòñÿ òîëüêî ôàìèëèÿ äîêëàä-

÷èêà è òåìà äîêëàäà, ôàìèëèè âûñòóïàþùèõ è ïðèíÿòîå ðåøå-íèå. Òàêîé ïðîòîêîë, ðàçóìååòñÿ, íå äàåò ïîëíîãî ïðåäñòàâëå-íèÿ î õîäå îáñóæäåíèÿ âîïðîñà. Îí îôîðìëÿåòñÿ, êàê ïðàâèëî,ïðè ñòåíîãðàôèðîâàíèè èëè àóäèîçàïèñè çàñåäàíèÿ èëè ïðèïðîâåäåíèè ñîâåùàíèÿ îïåðàòèâíîãî õàðàêòåðà.

 õîäå çàñåäàíèÿ ñîñòàâëÿåòñÿ ÷åðíîâîé âàðèàíò ïðîòîêî-ëà, êîòîðûé â ïÿòèäíåâíûé ñðîê äîëæåí áûòü ñîãëàñîâàí ñâûñòóïàþùèìè, óòî÷íåí è äîïîëíåí (åñëè ñåêðåòàðü ÷òî-òîóïóñòèë ïðè çàïèñè), îòðåäàêòèðîâàí è îôîðìëåí â ñîîòâåò-ñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè íîðìàòèâíî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.

Äëÿ òî÷íîé è ïîëíîé çàïèñè íàèáîëåå âàæíûõ çàñåäàíèéïðèìåíÿåòñÿ ñòåíîãðàôèÿ èëè àóäèîòåõíèêà. Ïî ðåçóëüòàòàìðàñøèôðîâêè çàïèñåé âûâåðÿåòñÿ è óòî÷íÿåòñÿ òåêñò ïðîòîêî-ëà. Ñòåíî- è ôîíîãðàììà íå èñêëþ÷àþò ñàìîãî ïðîòîêîëà, à âîòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ õðàíÿòñÿ ñîâìåñòíî (òàêîâû ìàòåðèàëû ó÷å-íûõ è äèññåðòàöèîííûõ ñîâåòîâ è äð.).

Ðåøåíèÿ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ, îòðàæåííûå â ïðîòî-êîëàõ, äîâîäÿòñÿ äî èñïîëíèòåëåé â âèäå ïîñòàíîâëåíèé è ðå-øåíèé, à â îðãàíèçàöèÿõ, ôóíêöèîíèðóþùèõ íà ïðèíöèïàõåäèíîíà÷àëèÿ, — â ïðèêàçàõ. Äîâîëüíî ðàñïðîñòðàíåííûì âà-ðèàíòîì äîâåäåíèÿ ðåøåíèé äî èñïîëíèòåëåé íà ïðàêòèêå ÿâ-ëÿþòñÿ âûïèñêè èç ïðîòîêîëîâ, ñîäåðæàùèå íåîáõîäèìûå ðåê-âèçèòû îñíîâíîãî äîêóìåíòà.

Ïðîâåäåíèþ ñàìîãî çàñåäàíèÿ ïðåäøåñòâóåò îñíîâàòåëü-íàÿ îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêàÿ è àíàëèòè÷åñêàÿ ðàáîòà,äîêóìåíòèðóåìàÿ â ñâîþ î÷åðåäü. Ïðåæäå âñåãî — ýòî ñîãëàñî-âàíèå è óòâåðæäåíèå ïîâåñòêè äíÿ, ïîäãîòîâêà ñïèñêà ó÷àñò-íèêîâ çàñåäàíèÿ è ïðèãëàøåííûõ, ñîñòàâëåíèå íåîáõîäèìûõôàêòîãðàôè÷åñêèõ è àíàëèòè÷åñêèõ ñïðàâîê ïî îáñóæäàåìûìâîïðîñàì, òåêñòîâ èëè òåçèñîâ äîêëàäîâ, ïðîåêòîâ ïðèíèìàå-ìûõ ðåøåíèé (ïîñòàíîâëåíèé). Âñå ýòè äîêóìåíòû äîëæíû áûòüçàðàíåå ïîäãîòîâëåíû, ðàçìíîæåíû â íóæíîì êîëè÷åñòâå ýê-çåìïëÿðîâ è ñâîåâðåìåííî äîâåäåíû äî ó÷àñòíèêîâ çàñåäàíèé.

– 47 –

Èíôîðìàöèÿ â ïðîòîêîëå, çàôèêñèðîâàííàÿ â òåêñòå, ÷à-ñòî íå îòðàæàåòñÿ, à äàåòñÿ îòñûëî÷íî («òåêñò äîêëàäà ïðèëà-ãàåòñÿ»). Äîêóìåíòû ïîäøèâàþòñÿ ê ïðîòîêîëó ñ ñîîòâåòñòâóþ-ùèì îôîðìëåíèåì.

Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû — íàèáîëåå ìíîãî-÷èñëåííàÿ ãðóïïà â äîêóìåíòîîáîðîòå ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçà-öèè, ñîäåðæàùàÿ èíôîðìàöèþ ñàìîãî ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà îôàêòè÷åñêîì ïîëîæåíèè äåë, êîòîðàÿ ìîæåò ñòàòü îñíîâîé ðàñ-ïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè.

Ñïðàâêà — äîêóìåíò, êîòîðûé ñîäåðæèò îïèñàíèå è ïîä-òâåðæäåíèå ôàêòîâ, ñîáûòèé, ñèòóàöèé ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà.Óïðàâëåí÷åñêàÿ ïðàêòèêà âûäåëÿåò äâà âèäà òàêîãî ðîäà äîêó-ìåíòíîé èíôîðìàöèè:

-  ñïðàâêè þðèäè÷åñêîãî õàðàêòåðà, âûäàâàåìûå ãðàæäà-íàì ó÷ðåæäåíèÿìè (äîêóìåíòû ëè÷íîãî ñîñòàâà);

-  ñïðàâêè èíôîðìàöèîííîãî ñîäåðæàíèÿ, îòðàæàþùèåôàêòû, ñîáûòèÿ, ñèòóàöèè è ñîñòàâëÿåìûå ïî çàïðîñó èëè óêà-çàíèþ âûøåñòîÿùèõ ðóêîâîäèòåëåé è îðãàíèçàöèé.

Ñïðàâêàìè ïðåèìóùåñòâåííî ïîäòâåðæäàþòñÿ ìåñòà ðà-áîòû (ó÷åáû), ïðîæèâàíèÿ, ðàçìåð çàðïëàòû, ñîöèàëüíîãî ïî-ñîáèÿ è ò. ä. Ñîñòàâëÿþòñÿ ýòè äîêóìåíòû íà îáùåì áëàíêå ñïðèìåíåíèåì òèïîãðàôñêèõ òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ. Òåêñò ñïðàâ-êè íà÷èíàåòñÿ ñ óêàçàíèÿ ôàìèëèè, èìåíè, îò÷åñòâà (â èìå-íèòåëüíîì ïàäåæå) ëèöà, î êîòîðîì ñîîáùàþòñÿ ñâåäåíèÿ, èçàêàí÷èâàåòñÿ óêàçàíèåì ìåñòà ïðåäñòàâëåíèÿ ñïðàâêè.

Ñïðàâêè èíôîðìàöèîííîãî õàðàêòåðà ïîäðàçäåëÿþòñÿ íàâíóòðåííèå è âíåøíèå. Âíóòðåííèå ñïðàâêè îôîðìëÿþòñÿ íà÷èñòûõ ëèñòàõ áóìàãè, õîòÿ è ñîäåðæàò ïðåäâàðèòåëüíî îòïå÷à-òàííûå îñíîâíûå ðåêâèçèòû áëàíêà ñ óêàçàíèåì ñòðóêòóðíîãîïîäðàçäåëåíèÿ. Âíåøíÿÿ ñïðàâêà îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàí-êå, åå òåêñò ìîæåò äåëèòüñÿ íà ðàçäåëû ñ òàáëèöàìè è ñõåìà-ìè, èìåòü ïðèëîæåíèÿ. Îáÿçàòåëåí çàãîëîâîê, àäåêâàòíûé ñî-äåðæàíèþ ñïðàâêè, ñ îòðàæåíèåì äàòû èëè êàëåíäàðíîãî ïå-ðèîäà («Ñïðàâêà îá èòîãàõ 1999—2000 ó÷åáíîãî ãîäà»).

Äîêëàäíàÿ çàïèñêà ÿâëÿåòñÿ äîêóìåíòîì, àäðåñîâàííûìðóêîâîäèòåëþ äàííîé èëè âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè, ñîäåð-æàùèì ïîäðîáíîå èçëîæåíèå êàêîãî-ëèáî âîïðîñà ñ âûâîäà-ìè è ïðåäëîæåíèÿìè. Öåëü çàïèñêè — èíôîðìèðîâàíèå ðóêî-âîäñòâà î ñèòóàöèè, ôàêòå èëè îáñòîÿòåëüñòâå äëÿ ïîáóæäåíèÿê äåéñòâèþ èëè ïðèíÿòèþ ðåøåíèÿ.

– 48 –

Êîìïîçèöèîííî äîêëàäíàÿ çàïèñêà ðàçáèâàåòñÿ íà äâå÷àñòè:

- êîíñòàòèðóþùóþ (îïèñàòåëüíóþ);- ðåêîìåíäàòåëüíóþ (âûâîäû, ïðîñüáû è ïðåäëîæåíèÿ). îòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ äîêëàäíûìè çàïèñêàìè èíôîðìèðó-

þò ðóêîâîäñòâî è âûøåñòîÿùèå îðãàíû î õîäå ðàáîò (î âûïîë-íåíèè ïëàíîâûõ çàäàíèé, óêàçàíèé), êîòîðûå ìîãóò ïðåäñòàâ-ëÿòüñÿ ðåãóëÿðíî, ïåðèîäè÷åñêè è ýïèçîäè÷åñêè.  çàâèñèìîñ-òè îò àäðåñàòà, äîêëàäíûå çàïèñêè ìîãóò áûòü âíóòðåííèìè (âïðåäåëàõ îðãàíèçàöèè) è âíåøíèìè (çà ïðåäåëàìè îðãàíèçà-öèè). Âíóòðåííèå äîêëàäíûå çàïèñêè ñîñòàâëÿþòñÿ íà ëèñòåîáû÷íîãî ôîðìàòà ñ ðåêâèçèòàìè (íàèìåíîâàíèå ïîäðàçäåëå-íèÿ, âèä äîêóìåíòà, äàòà, çàãîëîâîê, òåêñò, àäðåñàò, ïîäïèñüàâòîðà ñ óêàçàíèåì äîëæíîñòè), âíåøíèå äîêëàäíûå çàïèñêèîôîðìëÿþòñÿ íà îáùåì áëàíêå è ïîäïèñûâàþòñÿ ðóêîâîäèòå-ëåì îðãàíèçàöèè.

Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà, êàê ïðàâèëî, ïîÿñíÿåò ñîäåð-æàíèå îòäåëüíûõ ïîëîæåíèé îñíîâíîãî äîêóìåíòà (ïëàíà, ïðî-ãðàììû, îò÷åòà, ïðîåêòà) èëè îáúÿñíÿåò ïðè÷èíû êàêîãî-ëèáîñîáûòèÿ, ôàêòà, ÿâëåíèÿ. Ïî ñâîåìó ñîäåðæàíèþ îáúÿñíèòåëü-íûå çàïèñêè äåëÿòñÿ íà äâå îñíîâíûå ãðóïïû:

- çàïèñêè, ÿâëÿþùèåñÿ ïðèëîæåíèåì ê îñíîâíîìó äîêó-ìåíòó, äîïîëíÿþùèå è îáúÿñíÿþùèå åãî; ñîïðîâîæäàþùèåïëàíû è îò÷åòû (îôîðìëÿþòñÿ íà îáùèõ áëàíêàõ, ïîäïèñûâà-þòñÿ ðóêîâîäèòåëÿìè);

- çàïèñêè, ñîñòàâëåííûå îòäåëüíûìè ðàáîòíèêàìè äëÿîáúÿñíåíèÿ èõ ïîâåäåíèÿ, ïîñòóïêîâ, íåñòàíäàðòíîé ñèòóàöèè(îôîðìëÿþòñÿ ïîäîáíî ïåðâîé ãðóïïå).

Àêò — äîêóìåíò, ñîñòàâëåííûé íåñêîëüêèìè ëèöàìè èïîäòâåðæäàþùèé óñòàíîâëåííûå ôàêòû è ñîáûòèÿ.

Ýòîò âèä äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè îòëè÷àåòñÿ çíà÷è-òåëüíûì ðàçíîîáðàçèåì, îïðåäåëÿåìûì êîíêðåòíûì çíà÷åíè-åì. Òàêîâû: àêò ëèêâèäàöèè (îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ), àêòûïðîâåðêè, ïðèåìà-ïåðåäà÷è, èíâåíòàðèçàöèè, ïðîâåäåíèÿ èñïûòàíèé,äåãóñòàöèè, ïðèåìà çàâåðøåííûõ ñòðîèòåëüíûõ îáúåêòîâ, óíè÷òî-æåíèÿ äîêóìåíòîâ è äð.

Àêò — ïðîäóêò êîìèññèîííîé äåÿòåëüíîñòè, êàê ïðàâè-ëî, ïîñòîÿííî äåéñòâóþùåé êîìèññèè, ñîçäàííîé íà îñíîâà-íèè ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà. Ñîñòàâëåíèþ àêòà ïðåä-øåñòâóþò: èçó÷åíèå ñóùåñòâà âîïðîñà, åãî ïðàâîâîé áàçû è

– 49 –

ñîïîñòàâëåíèå ôàêòè÷åñêîãî ïîëîæåíèÿ äåë ñ äåéñòâóþùè-ìè çàêîíîäàòåëüíî-íîðìàòèâíûìè àêòàìè.  ïðîöåññå ïðîâåðêèîáû÷íî âåäóòñÿ ÷åðíîâûå çàïèñè, îòðàæàþùèå ñòàòèñòè÷åñ-êóþ èíôîðìàöèþ.

Àêò îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàíêå. Ïî ðÿäó òèïîâûõ, òðà-äèöèîííûõ ñèòóàöèé èìåþòñÿ óíèôèöèðîâàííûå òðàôàðåòíûåôîðìû, êîòîðûìè ñòàíäàðòíî îïðåäåëåíû ñîñòàâ è ïîðÿäîêðàçìåùåíèÿ èíôîðìàöèè â äàííîé ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòà.

Òåêñò àêòà ëîãè÷åñêè è êîìïîçèöèîííî ñîñòîèò èç ââîä-íîé ÷àñòè (îñíîâàíèå äëÿ ñîñòàâëåíèÿ, ñîñòàâèòåëè, ïðèñóò-ñòâóþùèå), òåêñòà, íà÷èíàþùåãîñÿ ñëîâîì «îñíîâàíèå» (ïå÷à-òàåòñÿ îò ëåâîãî ïîëÿ), ñîñòàâà êîìèññèè (ôàìèëèè è èíèöèàëûâ àëôàâèòíîì ïîðÿäêå ñ ïåðå÷èñëåíèåì äîëæíîñòåé è íàçâàíè-åì ó÷ðåæäåíèé), êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè (ñ àáçàöà — öåëè, çà-äà÷è, ñóòü è ðåçóëüòàòû ïðîâåäåííîé ðàáîòû) è, íàêîíåö, çàê-ëþ÷åíèÿ (âûâîäû, çàêëþ÷åíèÿ êîìèññèè, ïðåäëîæåíèÿ) è ñâå-äåíèÿ î êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ è ìåñòå èõ õðàíåíèÿ.

Àêò ïîäïèñûâàåòñÿ ïðåäñåäàòåëåì è âñåìè ÷ëåíàìè êî-ìèññèè áåç óêàçàíèÿ äîëæíîñòåé. Îáÿçàòåëåí çàãîëîâîê. Ïîñëåóòâåðæäåíèÿ ðåêîìåíäàòåëüíàÿ ÷àñòü àêòà ïðèîáðåòàåòðàñïîðÿäèòåëüíóþ ñèëó è îáÿçàòåëüíà ê èñïîëíåíèþ. Ìåñòî èäàòà ñîñòàâëåíèÿ àêòà äîëæíû ñîîòâåòñòâîâàòü ìåñòó è äàòå àê-òèðóåìîãî ñîáûòèÿ.

Ñëóæåáíûå ïèñüìà — íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûé è ìàñ-ñîâûé âèä äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, ñëóæàùèé ñðåäñòâîìîáìåíà ñâåäåíèÿìè ìåæäó þðèäè÷åñêèìè è ôèçè÷åñêèìè ëè-öàìè.  äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûõ ïîòîêàõ (ÄÈÏ) èäîêóìåíòîîáîðîòå ïðåäïðèÿòèÿ, îðãàíèçàöèè îíè íåðåäêî ñî-ñòàâëÿþò äî 80 % îáùåãî îáúåìà äîêóìåíòîâ.

Ìîòèâàöèÿ ïèñüìåííûõ îáðàùåíèé ìîæåò áûòü ñàìîéðàçëè÷íîé. Èõ ñîäåðæàíèåì ìîãóò áûòü çàïðîñû, óâåäîìëåíèÿ,ñîãëàøåíèÿ, ïðåòåíçèè, èçìåíåíèÿ, ñîîáùåíèÿ, çàìå÷àíèÿ,ðåêîìåíäàöèè, îòçûâû, ðàçúÿñíåíèÿ, íàïîìèíàíèÿ è ò. ä.

Ïèñüìà ðàçìåùàþòñÿ íà ñïåöèàëüíûõ áëàíêàõ äëÿ ïèñåì, âêîòîðûõ, â îòëè÷èå îò îáùåãî áëàíêà, åñòü àäðåñ îðãàíèçàöèè —àâòîðà è ìåñòî äëÿ ññûëêè íà èíèöèàòèâíûå äîêóìåíòû.

Òåêñò ñëóæåáíîãî ïèñüìà äîëæåí áûòü ïîñâÿùåí îäíîìóâîïðîñó è ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé.  ïåðâîé, ââîäíîé, ïðèâîäÿò-ñÿ ìîòèâû ïîäãîòîâêè äîêóìåíòà, ññûëêè íà îáñòîÿòåëüñòâà,ôàêòû, ñîáûòèÿ, ïîáóäèâøèå íàïèñàòü ïèñüìî, èëè óêàçàíèå

– 50 –

íà ðåøåíèå âûøåñòîÿùåãî îðãàíà, ÿâèâøååñÿ îñíîâàíèåì ñî-ñòàâëåíèÿ ïèñüìà. Âî âòîðîé ÷àñòè äàþòñÿ âûâîäû, ôîðìóëè-ðóþòñÿ ïðîñüáû è ïðåäëîæåíèÿ.

Äëÿ áîëåå ïðîäóêòèâíîãî âîñïðèÿòèÿ òåêñòà, óÿñíåíèÿñóùíîñòè èçëàãàåìîãî âîïðîñà ïèñüìî öåëåñîîáðàçíî íà÷èíàòüñ ïîñòàíîâêè âîïðîñà, ïîìåùàÿ äîêàçàòåëüñòâà è àðãóìåíòûâî âòîðóþ ÷àñòü. Ðàçíîâèäíîñòè ïèñåì èìåþò ñâîè ñòðóêòóð-íûå, êîìïîçèöèîííûå è ñîäåðæàòåëüíûå îñîáåííîñòè.

Ïèñüìî-ïðèãëàøåíèå ìîæåò áûòü àäðåñîâàíî êàê þðèäè÷åñ-êîìó, òàê è ôèçè÷åñêîìó ëèöó, îòðàæàÿ ïîæåëàíèå ó÷àñòèÿ àäðå-ñàòà â êàêîì-ëèáî ìåðîïðèÿòèè (êîíôåðåíöèè, âûñòàâêå, ÿðìàð-êå) ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ ïðîâåäåíèÿ, ìåñòà è óñëîâèé ó÷àñòèÿ.Ïèñüìà-ïðèãëàøåíèÿ îòíîñÿòñÿ ê òèïó èíèöèàòèâíûõ ïèñåì.

Ïèñüìà-èçâåùåíèÿ ñîîáùàþò î ôàêòå èëè ñîáûòèè, èí-ôîðìàöèÿ î êîòîðûõ ìîæåò áûòü ïîëåçíîé àäðåñàòó, íà÷èíàÿñüñëîâàìè: «èçâåùàåì», «ñòàâèì â èçâåñòíîñòü», «ñîîáùàåì».

Ïèñüìà-íàïîìèíàíèÿ èíôîðìèðóþò î ïðèáëèæåíèè ñðî-êîâ ïðîâåäåíèÿ ìåðîïðèÿòèÿ, çàâåðøåíèÿ ðàáîò, âîçâðàùåíèÿäîêóìåíòàöèè. Ïîäîáíûå ïèñüìà íå îòëè÷àþòñÿ ñëîæíîñòüþêîìïîçèöèè è ìîãóò ñîñòîÿòü ôàêòè÷åñêè èç îäíîé ôðàçû. Íå-ðåäêî âòîðàÿ ÷àñòü ïèñüìà óêàçûâàåò íà ñàíêöèè è ìåðû, ïðè-ìåíÿåìûå ê íàðóøèòåëÿì ñðîêîâ è óñëîâèé.

Ñîïðîâîäèòåëüíîå ïèñüìî íàïðàâëÿåòñÿ àäðåñàòó âìåñòå ñïðèëàãàåìûìè äîêóìåíòàìè, ðàçúÿñíÿÿ â òåêñòå èõ ñîäåðæà-íèå èëè çàäàíèÿ ê íèì, íà÷èíàÿñü, êàê ïðàâèëî, ñëîâàìè: «íàï-ðàâëÿåì», «ïîñûëàåì», «ïðåäñòàâëÿåì». Ïèñüìà ïîäîáíîãî ðîäàñîäåðæàò ñâåäåíèÿ î âèäå, çàãîëîâêå, äàòå è ðåãèñòðàöèîííîìíîìåðå ñîïðîâîæäàåìîãî äîêóìåíòà.

Ñëóæåáíûå ïèñüìà ïîäðàçäåëÿþòñÿ íà äâå îñíîâíûå ãðóï-ïû: òðåáóþùèå è íå òðåáóþùèå îòâåòà.  îòâåòíûõ ïèñüìàõ ïåðåäçàãîëîâêîì äàåòñÿ ññûëêà íà äàòó è íîìåð èíèöèàòèâíîãî ïèñü-ìà, îáëåã÷àþùèå ïîèñê êîïèè è êîìïëåêòîâàíèå áàç äàííûõ.

Òåëåãðàììà — ñðî÷íîå ñîîáùåíèå, ïåðåäàâàåìîå ïî òåëå-ãðàôó. Êðóã âîïðîñîâ íåîãðàíè÷åí. Ïåðåäàåòñÿ â ñëó÷àÿõ, êîãäàäðóãèå ñïîñîáû ïåðåäà÷è èíôîðìàöèè íå îáåñïå÷èâàþò îïåðà-òèâíîñòü ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ.

Òåëåãðàììà îôîðìëÿåòñÿ íà ñïåöèàëüíîì áëàíêå ñ ðåêâè-çèòàìè àäðåñàòà [ïî÷òîâûé èíäåêñ, ãîðîä, óëèöà, íîìåð äîìà,êðàòêîå (óñëîâíîå) íàèìåíîâàíèå ïðåäïðèÿòèÿ èëè ôàìèëèèïîëó÷àòåëÿ]. Ïðàêòè÷åñêè âñå êðóïíûå îðãàíèçàöèè è ïðåäïðè-

– 51 –

ÿòèÿ äëÿ ýêîíîìíîé è óïðîùåííîé îáðàáîòêè òåëåãðàôíûõñîîáùåíèé èìåþò çàðåãèñòðèðîâàííûé ãîñóäàðñòâåííûì òåëå-ãðàôîì ñîêðàùåííûé àäðåñ (èíîãäà — ñ óñëîâíûì, êîäèôè-öèðîâàííûì íàçâàíèåì îðãàíèçàöèè).

Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòó òåëåãðàììû: êàæäîå ñëîâîäîëæíî íåñòè ìàêñèìóì èíôîðìàöèè; ïðåäëîãè è ìåñòîèìå-íèÿ, íåêîòîðûå ÷àñòèöû è çíàêè ïðåïèíàíèÿ èñêëþ÷àþòñÿ. Åñëèîòñóòñòâèå ýòèõ ÷àñòåé ðå÷è ïðèâîäèò ê èñêàæåíèþ ñìûñëà, òîîíè îáîçíà÷àþòñÿ ñîêðàùåííî: «ò÷ê», «çïò», «êâ÷». Âîïðîñè-òåëüíûå, âîñêëèöàòåëüíûå çíàêè, ïðîöåíòû, «+», « ¹», «-» —ïèøóòñÿ ñëîâàìè. Êîëè÷åñòâåííûå äàííûå — öèôðàìè.

Àäðåñ, òåêñò, ïîäïèñü òåëåãðàììû ïå÷àòàþòñÿ ïðîïèñíû-ìè áóêâàìè; çíàêè, ñîêðàùåíèÿ îáîçíà÷åíèé — ñòðî÷íûìè.Òåêñò ïå÷àòàåòñÿ íà îäíîé ñòîðîíå ëèñòà ÷åðåç äâà èíòåðâàëà.Àäðåñ îò òåêñòà îòäåëÿåòñÿ òðåìÿ èíòåðâàëàìè. Ïîä òåêñòîì —äîëæíîñòü è ôàìèëèÿ ëèöà, ïîäïèñàâøåãî òåëåãðàììó. Íèæåïîäïèñè — ðàçäåëèòåëüíàÿ ÷åðòà, çà êîòîðîé óêàçûâàþòñÿ ñëó-æåáíûå ñâåäåíèÿ: äîëæíîñòü, ïîäïèñü è ðàñøèôðîâêà ïîäïè-ñè îòïðàâèòåëÿ, äàòà ïîäïèñè (îòïðàâëåíèÿ), àäðåñ îòïðàâè-òåëÿ. Ñâåäåíèÿ ïîä ðàçäåëèòåëüíîé ÷åðòîé íå ïåðåäàþòñÿ.

Òåêñò ñëóæåáíîé òåëåãðàììû çàâåðÿåòñÿ ïå÷àòüþ, èñïîë-íÿåòñÿ â äâóõ ýêçåìïëÿðàõ: ïåðâûé ïåðåäàåòñÿ òåëåãðàôíîìóïóíêòó, âòîðîé (íåïîäïèñàííûé) — â äåëî.

Ôàêñ — äîêóìåíò, ïåðåäàâàåìûé ñðåäñòâàìè ôàêñèìèëü-íîé ñâÿçè (îò ëàò. «ôàêñèìèëå» — äåëàé ïîäîáíîå), ýëåêòðè÷åñ-êèì ñïîñîáîì ïåðåäà÷è ïëîñêîãî èçîáðàæåíèÿ (òåêñòà, òàá-ëèö, ñõåì è ò. ï.) ôàêñèìèëüíûìè àïïàðàòàìè.

Ôàêñèìèëüíûé àïïàðàò ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé êîìïëåêñ ìå-õàíè÷åñêèõ ñâåòîîïòè÷åñêèõ è ýëåêòðîííûõ óñòðîéñòâ äëÿ ïå-ðåäà÷è èçîáðàæåíèé îðèãèíàëîâ ïî êàíàëàì ýëåêòðîñâÿçè èäëÿ ïðèåìà òàêèõ èçîáðàæåíèé ñ èõ âîñïðîèçâåäåíèåì â âèäåêîïèè (ôàêñèìèëå).

Ïðè ñîñòàâëåíèè òåêñòà, ïîñûëàåìîãî â íåêîäèðîâàííîìâèäå, ðåêîìåíäóåòñÿ â ñàìîé êðàòêîé ôîðìå òî÷íî è ÿñíî èç-ëîæèòü íåîáõîäèìóþ èíôîðìàöèþ.

Ëèòåðàòóðà

1. Äåìèäîâà À.Ê., Ñìèðíîâ Ý.À. Ðóññêàÿ êîììåð÷åñêàÿ êîð-ðåñïîíäåíöèÿ. Ì.: Ðóññêèé ÿçûê, 1985.

– 52 –

2. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îñíîâû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå-÷åíèÿ. Âîëãîãðàä: Èçä-âî ÂîëÃÓ, 1997.

3. Ñòåíþêîâ Ì.Â. Äîêóìåíòû. Äåëîïðîèçâîäñòâî. Ì.: ÏÐÈ-ÎÐ, 1995.

4. Òåðìèíîëîãè÷åñêèé ñëîâàðü ïî èíôîðìàòèêå. Ì.:ÌÖÍÒÈ, 1975.

5. Óíèâåðñàëüíîå ïîñîáèå ïî äåëîïðîèçâîäñòâó. Ì.: ÖÍÈ-ÈÒÝÈëåãïðîì, 1991.

– 53 –

ÒÅÌÀ 4 ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈßÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÀ

Ïëàí ëåêöèè

1. Ôóíêöèè ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ.2. Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ñïåöèàëèñòà ïî äîêóìåíòíîé

èíôîðìàöèè.3. Èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ.

Ñëóæáà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ ìî-æåò èìåòü ðàçëè÷íûé ñòàòóñ: óïðàâëåíèå äåëàìè, îáùèé îò-äåë, êàíöåëÿðèÿ, ñåêðåòàðèàò, îòäåë îáðàáîòêè è çàùèòûèíôîðìàöèè.  íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ, ãäå îáúåì îáðàáàòû-âàåìûõ äîêóìåíòîâ íåâåëèê, ðàáîòó ñëóæáû ìîæåò âûïîëíèòüñåêðåòàðü.

Ôóíêöèè, ïðàâà è ñîäåðæàíèå äåÿòåëüíîñòè, ò. å. îðãàíè-çàöèîííî-ïðàâîâûå è ìåòîäè÷åñêèå ïðèíöèïû ðàáîòû ñëóæáûÄÎÓ, îïðåäåëÿþòñÿ ïîëîæåíèåì î íåé, ñòðóêòóðà ñëóæáû è ååçàäà÷è ñîîòâåòñòâóþò òåõíîëîãè÷åñêîé öåïî÷êå îïåðàöèé, ïðî-âîäèìûõ ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé.

1. Ôóíêöèè ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ

 ñâîåé äåÿòåëüíîñòè äîêóìåíòàöèîííûå ïîäðàçäåëåíèÿðóêîâîäñòâóþòñÿ çàêîíàìè, óêàçàìè, ïîñòàíîâëåíèÿìèïðàâèòåëüñòâà, ïðèêàçàìè è ðàñïîðÿæåíèÿìè ñîîòâåòñòâóþùèõðóêîâîäèòåëåé, ïîëîæåíèÿìè î ñëóæáå è Åäèíîé ãîñóäàðñòâåí-íîé ñèñòåìû ÄÎÓ, ïðàâèëàìè ðàáîòû àðõèâíûõ ó÷ðåæäåíèé,èíñòðóêöèåé ïî äåëîïðîèçâîäñòâó, äîëæíîñòíûìè èíñòðóêöè-ÿìè ðàáîòíèêîâ ñëóæáû, ãîñóäàðñòâåííûìè ñòàíäàðòàìè íàóíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè (â òîì ÷èñëå íà ñè-ñòåìó îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè).

Ê îñíîâíûì ôóíêöèÿì ñëóæáû ïîäðàçäåëåíèÿ îòíîñÿòñÿ:-  ïîëíîå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå

ôóíêöèîíèðîâàíèÿ îðãàíèçàöèè: ñáîð, ó÷åò, ïåðâè÷íàÿ îáðà-áîòêà è îòïðàâêà êîððåñïîíäåíöèè, ðàñïðåäåëåíèå, äîñòàâêà,èçãîòîâëåíèå è ðàçìíîæåíèå (òèðàæèðîâàíèå) äîêóìåíòîâ,êîíòðîëü çà èõ èñïîëíåíèåì, ôîðìèðîâàíèå äåë (áàç äàííûõ),

– 54 –

òåêóùåå õðàíåíèå è ïîäãîòîâêà ê ïåðåäà÷å ìàññèâîâ äîêóìåí-òíîé èíôîðìàöèè â àðõèâ;

-  ïîäãîòîâêà ìàøèíîîðèåíòèðîâàííûõ è ìàøèíî÷èòàåìûõôîðìàòîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè;

-  îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêîå ðóêîâîäñòâî è êîíòðîëüçà ðåàëèçàöèåé òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåäóð ÄÎÓ âî âñåõ ñòðóê-òóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè);

- ñèñòåìàòè÷åñêîå ñîâåðøåíñòâîâàíèå èíôîðìàöèîííî-äî-êóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ íà îñíîâå êîìïüþòåðèçàöèè èïðèìåíåíèÿ ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé èñðåäñòâ îðãòåõíèêè;

-  íåïðåðûâíîå ïîâûøåíèå êâàëèôèêàöèè ðàáîòíèêîâñëóæáû ÄÎÓ.

Âñÿ ðàáîòà ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ ñîñòîèò,â ñóùíîñòè, èç íåïîñðåäñòâåííîãî îïåðàòèâíîãî îáñëóæèâà-íèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé è îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñ-êèìè ìàòåðèàëàìè âñåãî êîìïëåêñà ðàáîò ïî èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ.

Ïðåäïî÷òèòåëüíî ñëóæáà ÄÎÓ äîëæíà ïðåäñòàâëÿòü ñîáîéñàìîñòîÿòåëüíîå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå, öåíòðàëèçîâàí-íî îáðàáàòûâàþùåå âåñü äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûé ïî-òîê ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè).

 êðóïíûõ è ñðåäíèõ îðãàíèçàöèÿõ ýòà ñëóæáà èìååò ñëîæ-íóþ ñòðóêòóðó, â êîòîðóþ âõîäÿò: ñåêðåòàðèàò, þðèäè÷åñêèé èîáùèé îòäåëû, ýêñïåäèöèÿ (ñ ôóíêöèîíàëüíûìè ãðóïïàìèîáðàáîòêè), ó÷åòíî-ñïðàâî÷íàÿ ÷àñòü, êîíòðîëüíî-èíñïåêòîð-ñêàÿ ãðóïïà, áþðî ïî ðàáîòå ñ îáðàùåíèÿìè ãðàæäàí, ìàøè-íîïèñíîå áþðî, ó÷àñòîê îïåðàòèâíîé ïîëèãðàôèè, àðõèâ è èí-ñïåêöèîííî-ìåòîäè÷åñêàÿ ãðóïïà.

 íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ è ó÷ðåæäåíèÿõ ðîëü ñòðóêòóðíûõïîäðàçäåëåíèé ñëóæáû ÄÎÓ ìîãóò âûïîëíÿòü îòäåëüíûå äîëæ-íîñòíûå ëèöà. Íîìåíêëàòóðà äîëæíîñòåé ðàáîòíèêîâ ñëóæáû ÄÎÓîïðåäåëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ åäèíîé íîìåíêëàòóðîé äîëæíîñ-òåé ñëóæàùèõ, óòâåðæäàåìîé Êîìèòåòîì ïî òðóäó è ñîöèàëüíûìâîïðîñàì. Ê íèì îòíîñÿòñÿ êàòåãîðèÿ ðóêîâîäèòåëåé (íà÷àëüíè-êè è èõ çàìåñòèòåëè, ïîìîùíèêè ðóêîâîäèòåëÿ), ñåêðåòàðè,àðõèâàðèóñû, èíñïåêòîðà, ñòåíîãðàôèñòû, ñåêðåòàðè-ðåôåðåí-òû, ýêñïåäèòîðû, êóðüåðû, ðåäàêòîðû, êîððåêòîðû).

Ñ 1988 ãîäà â êâàëèôèêàöèîííûé ñïðàâî÷íèê äîëæíîñòåéââåäåíà äîëæíîñòü äîêóìåíòîâåäà, ïîëó÷àþùåãî âûñøåå îáðà-

– 55 –

çîâàíèå ïî ñïåöèàëüíîñòè: «Äîêóìåíòîâåä. Îðãàíèçàòîð äåëîï-ðîèçâîäñòâà».

Íåò ñìûñëà äîêàçûâàòü èñòèíó, ÷òî îñíîâíûìè ôàêòîðà-ìè øòàòíîãî ñîñòàâà ñëóæáû ÄÎÓ ÿâëÿþòñÿ: îáúåì äîêóìåíòî-îáîðîòà, îáùàÿ ÷èñëåííîñòü ïåðñîíàëà è êîëè÷åñòâî ñòðóêòóð-íûõ ïîäðàçäåëåíèé, ïîëó÷àåìûõ è îáðàáàòûâàåìûõ äîêóìåí-òîâ çà êîíêðåòíûé êàëåíäàðíûé ïåðèîä (ãîä).

2. Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ñïåöèàëèñòàïî äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè

Îñíîâîé ðàöèîíàëüíîé è ýôôåêòèâíîé îðãàíèçàöèè óïðàâ-ëåí÷åñêîãî (â òîì ÷èñëå è äîêóìåíòàöèîííîãî) òðóäà ÿâëÿåòñÿîäíîçíà÷íîå ðàñïðåäåëåíèå ôóíêöèé è ñëóæåáíûõ îáÿçàííîñ-òåé ìåæäó ñîòðóäíèêàìè ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ îðãàíè-çàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ.

Ïðè ýòîì ðàçäåëåíèå òðóäà çàêðåïëÿåòñÿ òðåáîâàíèÿìèäîëæíîñòíîé èíñòðóêöèè, îïðåäåëÿþùåé îðãàíèçàöèîííî-ïðà-âîâîå ïîëîæåíèå ðàáîòíèêà â ïîäðàçäåëåíèè.

Êîìïîçèöèîííî è ëîãè÷åñêè äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿðàçðàáàòûâàåòñÿ íà îñíîâå òðåáîâàíèé êâàëèôèêàöèîííîãîñïðàâî÷íèêà äîëæíîñòåé ñëóæàùèõ, òèïîâûõ äîëæíîñòíûõèíñòðóêöèé è êîíêðåòíûõ óñëîâèé è ïîòðåáíîñòåé äàííîãîðàáî÷åãî ìåñòà. Èíñòðóêöèÿ ÿâëÿåòñÿ ñâîåîáðàçíûì àëãîðèò-ìîì òðóäîâîé ôóíêöèè, îïðåäåëÿþùèì íå òîëüêî òî, ÷òî òðå-áóåòñÿ äåëàòü, íî è ðåãëàìåíòèðóþùèì êà÷åñòâî è ïîñëåäîâà-òåëüíîñòü òåõ èëè èíûõ òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé.

Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ — ïðèîðèòåòíûé è îòâåòñòâåí-íûé äîêóìåíò, îïèñûâàþùèé îðãàíèçàöèîííûå è ìåòîäè÷åñ-êèå ïàðàìåòðû òðóäà êàæäîãî ñîòðóäíèêà.

Ñòðóêòóðà èíñòðóêöèè, êàê ïðàâèëî, ñîñòîèò èç òðàäèöè-îííûõ ðàçäåëîâ:

- îáùèå ñâåäåíèÿ;- ôóíêöèè, ïðàâà è îáÿçàííîñòè ðàáîòíèêà;- âçàèìîîòíîøåíèÿ (ïî âåðòèêàëè è ãîðèçîíòàëè);-  îòâåòñòâåííîñòü è ñòèìóëèðîâàíèå (îöåíêà êà÷åñòâà òðóäà).Âñå ðàçäåëû, ôîðìóëèðîâêè è ïîëîæåíèÿ èíñòðóêöèè

äîëæíû áûòü ÷åòêèìè, êàòåãîðè÷íûìè è íåäâóñìûñëåííûìè. Âðàçäåëå «Îáùèå ñâåäåíèÿ» ïåðå÷èñëÿþòñÿ îñíîâíûå çàäà÷è äîë-

– 56 –

æíîñòè, ïîðÿäîê ïðèåìà è óâîëüíåíèÿ, ïðîôåññèîíàëüíûå(êâàëèôèêàöèîííûå) òðåáîâàíèÿ ê ñîòðóäíèêó, åãî ïîä÷èíåí-íîñòü è íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû, îïðåäåëÿþùèå îðãàíèçàöè-îííî-ïðàâîâîé ñòàòóñ ðàáîòíèêà.

Ðàçäåë «Ôóíêöèè» îïðåäåëÿåò êîíêðåòíûé ïðîèçâîäñò-âåííûé ó÷àñòîê, îáåñïå÷èâàåìûé äàííûì ñîòðóäíèêîì ñ ïå-ðå÷èñëåíèåì êîíêðåòíûõ âèäîâ âûïîëíÿåìûõ èì ðàáîò. Òàê,äåëîïðîèçâîäñòâî êàê ôóíêöèÿ äîëæíîñòè, ïðåäóñìàòðèâàåò:êîíòðîëü îòìåòêè îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòîâ, îôîðìëåíèå èõäëÿ íàäåæíîãî õðàíåíèÿ è âûäà÷è âî âðåìåííîå ïîëüçîâàíèå,ïîäãîòîâêó äîêóìåíòîâ ê ïåðåäà÷å â àðõèâ îðãàíèçàöèè.

Ðàçäåë «Îáÿçàííîñòè» èçëàãàåò ïîðÿäîê âûïîëíåíèÿ ðà-áîò, ñðîêè è ìåòîäû âûïîëíåíèÿ êàæäîé îïåðàöèè(äèôôåðåíöèðîâàíèå, ýøåëîíèðîâàíèå äîêóìåíòîâ è èõ ðåãèñò-ðàöèÿ), êîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ ÐÊÊ è ò. ä.

Èìåííî ðàçäåëû «Ôóíêöèè» è «Îáÿçàííîñòè» äîëæíûñîäåðæàòü ïîäðîáíûå ìåòîäè÷åñêèå óêàçàíèÿ î ñóùåñòâå è ïî-ðÿäêå âûïîëíåíèÿ ðàçëè÷íûõ òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ñ äî-êóìåíòíîé èíôîðìàöèåé.

Ðàçäåë «Ïðàâà» èçëàãàåò ïðàâîâûå âîçìîæíîñòè ðàáîòíè-êà, ñâîè äîëæíîñòíûå ôóíêöèè â òðóäîâîì ïðîöåññå.

Ðàçäåë «Âçàèìîîòíîøåíèÿ» â äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåñ-ñàõ âåñüìà àêòóàëåí, ò. ê. óêàçûâàåò, êîãäà, îò êîãî è â êàêîìâèäå ðàáîòíèê ïîëó÷àåò èíôîðìàöèþ è äîêóìåíòû, è êîìó,êîãäà è â êàêîé ôîðìå îíè ïåðåäàþòñÿ è ñîãëàñîâûâàþòñÿ.

Ðàçäåë «Îòâåòñòâåííîñòü è ñòèìóëèðîâàíèå» ñîäåðæèòîñíîâíûå ìåðû îòâåòñòâåííîñòè, êîòîðûå íåñåò ðàáîòíèê â ñëó-÷àå íåáðåæíîãî è íåñâîåâðåìåííîãî âûïîëíåíèÿ ñâîèõ îáÿ-çàííîñòåé è êðèòåðèè îöåíêè êà÷åñòâà òðóäà äîëæíîñòíîãî ëèöà.

Äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ïðîõîäèò îñíîâàòåëüíóþ ïðî-öåäóðó ñîãëàñîâàíèÿ è óòâåðæäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ñòðóêòóð-íîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, â êîòîðîì òðóäèòñÿ äàííûé ðàáîòíèê. Ååóòâåðæäåíèå â áîëüøèíñòâå ñëó÷àåâ — ïðåðîãàòèâà ïåðâîãîðóêîâîäèòåëÿ (ðàáîòîäàòåëÿ).

3. Èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó ñòðóêòóðíîãîïîäðàçäåëåíèÿ

Äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ (ÄÎÓ) â öå-ëîì ðåãëàìåíòèðóåòñÿ èíñòðóêöèåé ïî äåëîïðîèçâîäñòâó, êî-

– 57 –

òîðàÿ ðàçðàáàòûâàåòñÿ íà îñíîâå îáùåãîñóäàðñòâåííîé ñèñòå-ìû ÄÎÓ, îñíîâíûõ ïðàâèë ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ,êîìïëåêòà ÃÎÑÒ «Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè»,ìåòîäè÷åñêèõ è èíñòðóêòèâíûõ âåäîìñòâåííûõ ìàòåðèàëîâ.

 ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ,ðàñïîëàãàþùèõ òåõíè÷åñêèìè, ìàòåðèàëüíûìè è êàäðîâûìèðåñóðñàìè, ðàçðàáàòûâàþòñÿ è âíåäðÿþòñÿ ñïåöèàëèçèðîâàí-íûå èíñòðóêöèè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó, îòðàæàþùèå ñïåöèôè-êó è îáúåìû ðàáîò ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé. Òàêîâû îòäå-ëû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè, îáðàáîòêè è êîìïëåêñ-íîé çàùèòû èíôîðìàöèè, ïðîåêòíî-êîíñòðóêòîðñêèå è íàó÷-íî-èññëåäîâàòåëüñêèå ïîäðàçäåëåíèÿ, ðàñïîëàãàþùèå áîëüøè-ìè îáúåìàìè òåõíè÷åñêîé è òåõíîëîãè÷åñêîé èíôîðìàöèè.

Ëîãèêî-êîìïîçèöèîííîå ïîñòðîåíèå èíñòðóêöèé ïî äåëî-ïðîèçâîäñòâó ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, â ñóùíîñòè, àäåê-âàòíî òèïîâûì, íî îòäåëüíûå ðàçäåëû äîêóìåíòîâ ðàçðàáàòû-âàþòñÿ è ñîãëàñîâûâàþòñÿ ñ êîìïåòåíòíûìè âåäîìñòâåííûìèè ìåæâåäîìñòâåííûìè îðãàíèçàöèÿìè, âûïîëíÿþùèìè ñõîä-íûå äîêóìåíòàöèîííûå îïåðàöèè.

Èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó îòäåëà, ñëóæáû óêàçàí-íîãî ïðîôèëÿ ðàçðàáàòûâàåòñÿ è ñîãëàñîâûâàåòñÿ ñ ðóêîâîäè-òåëåì öåíòðàëèçîâàííîé ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå-÷åíèÿ. Îòäåëüíûå ïîëîæåíèÿ èíñòðóêöèè ìîãóò áûòü ïîëîæå-íû â îñíîâó ðàáîòû àòòåñòàöèîííûõ êîìèññèé è ïðîöåäóð îöåí-êè êà÷åñòâà òðóäà ïåðñîíàëà, çàíÿòîãî îáðàáîòêîé è õðàíåíè-åì äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.

Ëèòåðàòóðà

1. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷å-íèÿ óïðàâëåíèÿ. Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæ-áàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì., 1991.

2.  Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì.,1986.

3. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèîííàÿ êóëüòóðà ðóêîâî-äèòåëÿ. Âîëãîãðàä: ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1996.

4. Ðàéñáåðã Á.À., Ëîçîâñêèé Ë.Ø.,„ Ñòàðîäóáöåâà Å.Á. Ñîâðå-ìåííûé ýêîíîìè÷åñêèé ñëîâàðü. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1999.

– 58 –

ÒÅÌÀ 5 ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈßÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒÀ

Ïëàí ëåêöèè

1. Ïîíÿòèå, ñòðóêòóðà è îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà.2. Òåõíîëîãèÿ ïðèåìà, îáðàáîòêè è ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ.3. Îáðàáîòêà è äâèæåíèå èñõîäÿùèõ è âíóòðåííèõ äîêóìåí-

òîïîòîêîâ.

Äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûå ïîòîêè íà ïðåäïðèÿòèè,â îðãàíèçàöèè ÿâëÿþòñÿ ñîñòàâíîé ÷àñòüþ èíôîðìàöèîííîéñðåäû, â êîòîðîé íàõîäÿòñÿ äåñÿòêè, ñîòíè ïîäðàçäåëåíèé èñïåöèàëèñòîâ, òðåáóþùèõ êîëè÷åñòâåííîãî è êà÷åñòâåííîãî óïî-ðÿäî÷åíèÿ äîêóìåíòîâ ñ öåëüþ èõ ýôôåêòèâíîãî ïðèìåíåíèÿ.

1. Ïîíÿòèå, ñòðóêòóðà è îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà

Äîêóìåíòîîáîðîò â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒ 16487-83 îïðå-äåëÿëñÿ êàê äâèæåíèå äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè ñ ìîìåíòà èõñîçäàíèÿ èëè ïîëó÷åíèÿ äî çàâåðøåíèÿ èñïîëíåíèÿ èëè îò-ïðàâêè. Ñàìî ïîíÿòèå «äîêóìåíòîîáîðîò» âêëþ÷àåò â ñåáÿ ïðî-öåññ íåêîåãî êîëüöåîáðàçíîãî äâèæåíèÿ, ïðè êîòîðîì äîêó-ìåíò íà÷èíàåò ñâîå äâèæåíèå è çàâåðøàåò åãî â îäíîì è òîìæå ïóíêòå, êàêîâûì è ÿâëÿåòñÿ ñëóæáà ÄÎÓ, íåçàâèñèìî îòñâîåé îðãàíèçàöèîííîé ñòðóêòóðû èëè ñòàòóñà.

 ñâîþ î÷åðåäü, ñàìî äâèæåíèå äîêóìåíòîâ — ýòî ïðåæäåâñåãî ïåðåìåùåíèå óïðàâëåí÷åñêîé èíôîðìàöèè — íåîáõîäè-ìîãî ðóêîâîäèòåëÿì è ñïåöèàëèñòàì ðåñóðñà äëÿ ðåàëèçàöèèôóíêöèé óïðàâëåíèÿ, ïðèíÿòèÿ îáîñíîâàííûõ ðåøåíèé è ôàê-òè÷åñêîãî èõ èñïîëíåíèÿ.  ñóùíîñòè, öåëåíàïðàâëåííîå, ðà-öèîíàëüíîå äâèæåíèå äîêóìåíòîâ õàðàêòåðèçóåò óðîâåíü îðãà-íèçàöèè óïðàâëåíèÿ.

Ïåðåìåùåíèå äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè íå ìîæåò áûòüõàîòè÷íûì. Âûïîëíåíèå òâîð÷åñêèõ îïåðàöèé ñ äîêóìåíòàëü-íî-èíôîðìàöèîííûì ïîòîêîì äîëæíî îáåñïå÷èâàòüñÿ êîìï-ëåêñîì òåõíè÷åñêèõ è ôîðìàëüíî-ëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ïî ó÷åòó,ðåãóëèðîâàíèþ ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ ìåæäó äîëæíîñòíû-ìè ëèöàìè, êîíòðîëþ çà ñâîåâðåìåííûì ðàññìîòðåíèåì èèñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ, èõ ðàöèîíàëüíîìó õðàíåíèþ.

– 59 –

Òàêèì îáðàçîì, äîêóìåíòîîáîðîò — ýòî ðåãëàìåíòèðóå-ìàÿ òåõíîëîãè÷åñêàÿ ñõåìà äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ ïî óñòàíîâ-ëåííûì ìàðøðóòàì äëÿ ðåàëèçàöèè íåîáõîäèìûõ òâîð÷åñêèõ,ôîðìàëüíî-ëîãè÷åñêèõ è òåõíè÷åñêèõ îïåðàöèé ñ äîêóìåíòà-ìè. ×èñëî ïóíêòîâ îáðàáîòêè, ñêîðîñòü ïåðåìåùåíèÿ è îïåðà-òèâíîñòü âûïîëíåíèÿ îïåðàöèé îïðåäåëÿþò óðîâåíü ñîâåðøåí-ñòâà òåõíîëîãèè è ðåçóëüòàòèâíîñòü îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåí÷åñ-êîãî ïåðñîíàëà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé.

Ïðàêòèêà óïðàâëåíèÿ âûðàáîòàëà îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ êðåàëèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà:

1. Ïåðåìåùåíèå äîêóìåíòîâ êðàò÷àéøèì ïóòåì, ÷åðåç ìè-íèìàëüíîå êîëè÷åñòâî ïóíêòîâ îáðàáîòêè, èñêëþ÷àþùååäóáëèðîâàíèå òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé.

2. Èçáèðàòåëüíîñòü äîñòàâêè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèèðóêîâîäèòåëÿì è ñïåöèàëèñòàì â ñîîòâåòñòâèè ñ èõ ïîòðåá-íîñòÿìè è ôóíêöèîíàëüíûìè îáÿçàííîñòÿìè.

3. Òåõíîëîãè÷åñêàÿ è ïðàêòè÷åñêàÿ îáóñëîâëåííîñòü ïåðå-ìåùåíèÿ äîêóìåíòîâ.

4. Ïðîñòîòà è îäíîîáðàçèå ìàðøðóòîâ è ñîñòàâà òåõíîëî-ãè÷åñêèõ îïåðàöèé äëÿ ìàññîâûõ âèäîâ äîêóìåíòîâ, èíòåãðàëü-íûé ïðèíöèï îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ (îäíîêðàòíîñòü îáðàáîò-êè è ìíîãîêðàòíîñòü èñïîëüçîâàíèÿ).

Óêàçàííûå òðåáîâàíèÿ ñîõðàíÿþò ñâîþ ïðàâîìî÷íîñòü èïðè àâòîìàòèçèðîâàííîé (êîìïüþòåðíîé) îáðàáîòêå äîêóìåí-òíîé èíôîðìàöèè.  ýòîì ñëó÷àå âàæíåéøèì òðåáîâàíèåì êäîêóìåíòîîáîðîòó ÿâëÿåòñÿ ñîâìåñòèìîñòü è àäàïòèâíîñòü êïðèìåíåíèþ íîâûõ èíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé.

Äîêóìåíòîîáîðîò íà ïðàêòèêå ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé òåõíî-ëîãè÷åñêèé ïðîöåññ ñ åãî ñòðóêòóðíûìè ñîñòàâëÿþùèìè —äîêóìåíòîïîòîêàìè, êîòîðûå ìîãóò áûòü êëàññèôèöèðîâàíûñëåäóþùèì îáðàçîì:

- íèñõîäÿùèé (âõîäÿùèé, âõîäíîé) äîêóìåíòîïîòîê;- âîñõîäÿùèé (èñõîäÿùèé, âûõîäíîé) äîêóìåíòîïîòîê;-  ãîðèçîíòàëüíûé (âíóòðåííèé, öèðêóëèðóþùèé) äîêóìåí-

òîïîòîê.Ôóíêöèîíèðîâàíèå óêàçàííûõ äîêóìåíòîïîòîêîâ õàðàê-

òåðíî íå òîëüêî äëÿ ïðåäïðèÿòèÿ (îðãàíèçàöèè) â öåëîì, íî èäëÿ êîíêðåòíîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ èëèàâòîìàòèçèðîâàííîé ñèñòåìû.

– 60 –

Êàæäûé èç ïîòîêîâ õàðàêòåðèçóåòñÿ êîëè÷åñòâåííîé èêà÷åñòâåííîé îïðåäåëåííîñòüþ (âåêòîðîì, ñîñòàâîì è îáúå-ìîì) ïåðåìåùàþùèõñÿ äîêóìåíòîâ.

Òàê, íèñõîäÿùèé äîêóìåíòîïîòîê íåñåò ñ ñîáîé èñõîä-íóþ, ïåðâè÷íóþ èíôîðìàöèþ äëÿ óïðàâëåíèÿ è âêëþ÷àåò âñåáÿ: äîêóìåíòû âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ (ïîñòàíîâ-ëåíèÿ, ðåøåíèÿ, ïðèêàçû, óêàçàíèÿ, èíñòðóêòèâíî-ìåòîäè÷åñ-êèå ïèñüìà è ò. ä.), äîêóìåíòû äðóãèõ îðãàíèçàöèé (ïèñüìà,ðåøåíèÿ, àêòû), îáðàùåíèÿ ãðàæäàí, çàïðîñû äåïóòàòîâ.

Âîñõîäÿùèé äîêóìåíòîïîòîê (ïèñüìà, ïëàíîâî-îò÷åòíàÿäîêóìåíòàöèÿ) íåñåò èíôîðìàöèþ, âûðàáîòàííóþ â ïðîöåññåóïðàâëåíèÿ ñ öåëüþ åå ïåðåäà÷è âûøåñòîÿùèì è îáùåñòâåí-íûì îðãàíèçàöèÿì è îòäåëüíûì ôèçè÷åñêèì ëèöàì.

Ãîðèçîíòàëüíûé äîêóìåíòîïîòîê, îáåñïå÷èâàÿ ðåøåíèåóïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷ â ïðåäåëàõ äàííîé îðãàíèçàöèè, âêëþ÷à-åò â ñåáÿ ðàñïîðÿäèòåëüíóþ è ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííóþäîêóìåíòàöèþ. Ïðè ýòîì âíóòðåííÿÿ ïåðåïèñêà ìåæäó ñòðóê-òóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè, êàê ïðàâèëî, èñêëþ÷àåòñÿ. Ñóììàð-íîå êîëè÷åñòâî äîêóìåíòîâ êàæäîãî ïîòîêà çà îïðåäåëåííûéïåðèîä âðåìåíè (ìåñÿö, êâàðòàë, ãîä) ñîñòàâëÿåò îáúåì äîêó-ìåíòîîáîðîòà. Ãîäîâîé îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà ÿâëÿåòñÿ èñ-õîäíîé áàãðîâîé âåëè÷èíîé äëÿ ðàñ÷åòà ÷èñëåííîñòè ðàáîòíè-êîâ ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, ñðåäñòâ àâòîìà-òèçàöèè è îðãòåõíèêè, îïðåäåëåíèÿ êðóãà ñîòðóäíèêîâ ñòðóê-òóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, çàíÿòûõ èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöè-îííûìè ïðîöåññàìè. Ñîïîñòàâëåíèå ìíîãîëåòíèõ îáúåìîâ äî-êóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïîçâîëÿåò âûÿâèòü òåíäåíöèþ äèíà-ìèêè äîêóìåíòîîáîðîòà è ïðåäëîæèòü ìåðû ïî åãî ðàöèîíàëü-íîìó óìåíüøåíèþ.

Íà ïðàêòèêå åæåäíåâíûé êîëè÷åñòâåííûé ó÷åò îñóùåñòâ-ëÿåòñÿ äëÿ âñåõ áåç èñêëþ÷åíèÿ äîêóìåíòîâ: âõîäÿùèõ, èñõîäÿ-ùèõ (êàê ðåãèñòðèðóåìûõ, òàê è íåðåãèñòðèðóåìûõ). Ïðè ýòîìñëåäóåò èìåòü â âèäó, ÷òî âíóòðåííèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðó-þòñÿ ïî ìåñòó èõ ñîñòàâëåíèÿ.

Ñàì ïîäñ÷åò äîêóìåíòîâ ôèêñèðóåòñÿ ïî ãðóïïîâûì ïðè-çíàêàì (äîêóìåíòîâ è êîððåñïîíäåíòîâ) â âèäå ïðîñòîé äðî-áè, ÷èñëèòåëåì êîòîðîé ÿâëÿåòñÿ êîëè÷åñòâî îñíîâíûõ äîêó-ìåíòîâ, à çíàìåíàòåëåì — êîëè÷åñòâî êîïèé.

– 61 –

Ïîäñ÷åò êîëè÷åñòâà ìàøèíî÷èòàåìûõ äîêóìåíòîâ âûïîë-íÿåòñÿ ïî ó÷åòíûì êàðòî÷êàì è æóðíàëàì âû÷èñëèòåëüíîãî öåí-òðà (ÂÖ) èëè ñîîòâåòñòâóþùåãî ÀÐÌ.

Òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ îáðàáîòêè è ïåðåìåùåíèÿ íèñ-õîäÿùåãî äîêóìåíòàöèîííîãî ïîòîêà öåëåñîîáðàçíî îïòèìè-çèðîâàòü â âèäå ñëåäóþùèõ òèïîâûõ ïðîöåäóð:

- ïðèåì è ïåðâè÷íàÿ îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ;- ïðåäâàðèòåëüíàÿ ýêñïåðòèçà è ñåëåêöèÿ äîêóìåíòîâ;-  ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ ñ ñèíõðîííûì âåäåíèåì ñïðà-

âî÷íî-èíôîðìàöèîííîãî ôîíäà (ÑÈÔ), áàç äàííûõ è áàç çíà-íèé (ÁÄ, ÁÇ);

-  îçíàêîìëåíèå ðóêîâîäèòåëÿ è îòïðàâêà äîêóìåíòîâ âñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ;

-  âûïîëíåíèå çàäàíèé è ïîðó÷åíèé, îòðàæåííûõ â äîêó-ìåíòíîé èíôîðìàöèè;

-  êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ (ðåàëèçàöèÿ îáðàòíîéñâÿçè).

2. Òåõíîëîãèÿ ïðèåìà, îáðàáîòêèè ðàñïðåäåëåíèÿ äîêóìåíòîâ

Ïðèåì è ïåðâè÷íàÿ îáðàáîòêà äîêóìåíòîâ êîîðäèíèðó-þòñÿ â îäíîì èç ïîäðàçäåëåíèé öåíòðàëèçîâàííîé ñëóæáû ÄÎÓ(ýêñïåäèöèè, ñåêðåòàðèàòå — ïðè äåöåíòðàëèçàöèè).

Ñëóæåáíàÿ êîððåñïîíäåíöèÿ äîñòàâëÿåòñÿ â ýêñïåäèöèþ èçïî÷òîâîãî îòäåëåíèÿ ñàìîñòîÿòåëüíî ñ ñîîòâåòñòâóþùåé ðåãèñòðà-öèåé. Âñÿ êîððåñïîíäåíöèÿ âñêðûâàåòñÿ (çà èñêëþ÷åíèåì ïèñåìâ îáùåñòâåííûå îðãàíèçàöèè è ñ ïîìåòîé «ëè÷íî»).

Ïîñëå èçâëå÷åíèÿ äîêóìåíòà èç êîíâåðòà ïðîâåðÿåòñÿ ïðà-âèëüíîñòü åãî àäðåñîâàíèÿ, íàëè÷èå, êîìïëåêòíîñòü, öåëîñò-íîñòü äîêóìåíòà è ïðèëîæåíèé ê íåìó. Ïðè íåêîìïëåêòíîñòèèëè ïîâðåæäåíèè äîêóìåíòà íà íèæíåì ïîëå ïîñëåäíåãî ëèñòàäåëàåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùàÿ çàïèñü è èçâåùàåòñÿ êîððåñïîíäåíò.Êîíâåðòû, êàê ïðàâèëî, óíè÷òîæàþòñÿ, êðîìå òåõ, êîòîðûåõðàíÿò àäðåñíûå è ðåãèñòðàöèîííûå ïðèçíàêè. Êîíâåðòû îáðà-ùåíèé ãðàæäàí ïðàêòè÷åñêè âñåãäà ñîõðàíÿþòñÿ.

Ìàøèíî÷èòàåìûå äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ ïîñëå ýêñïåäè-öèîííîé îáðàáîòêè ñîïðîâîäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ. Íà âñåõ áåçèñêëþ÷åíèÿ äîêóìåíòàõ ïðîñòàâëÿåòñÿ ðåãèñòðàöèîííûé øòàìï

– 62 –

âõîäÿùåãî íîìåðà è òåêóùåé äàòû. Íà íåâñêðûâàåìûõ ïèñüìàõøòàìï ïðîñòàâëÿåòñÿ íà êîíâåðòå.

Íà äàííîì ýòàïå òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîöåññà îïðåäåëÿåòñÿíàèáîëåå êîðîòêèé ìàðøðóò ïåðåäâèæåíèÿ äîêóìåíòà ê èñïîë-íèòåëþ. Ïðè ñåëåêöèè (ðàñïðåäåëåíèè) äîêóìåíòîâ ïî àäðåñàòàìôîðìèðóþòñÿ ñëåäóþùèå ãðóïïû äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè:

1. Äîêóìåíòû, íàïðàâëåííûå ðóêîâîäñòâó áåç óêàçàíèÿñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ.

2. Îáðàùåíèÿ ãðàæäàí, â òîì ÷èñëå è àäðåñîâàííûå ñòðóê-òóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì.

3. Äîêóìåíòû, àäðåñîâàííûå ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì.Äîêóìåíòû âñåõ ãðóïï äî ïåðåäà÷è èõ ê äàëüíåéøåé îáðà-

áîòêå ìîãóò áûòü (â ïàêåòíîì ðåæèìå) ââåäåíû ÷åðåç ÀÐÌñïåöèàëèñòà-äîêóìåíòîâåäà â àâòîìàòèçèðîâàííóþ ñèñòåìóäîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ.

Äîêóìåíòû ïåðâîé è âòîðîé ãðóïï ïåðåäàþòñÿ êàíöåëÿ-ðèè, òðåòüåé — ñîðòèðóþòñÿ ïî ïîäðàçäåëåíèÿì ñ ïîìîùüþïàïîê-äîñüå èëè ñåêöèîííûõ øêàôîâ ñ ÿ÷åéêàìè àáîíåíòîâ.

Ðóêîâîäèòåëü êàíöåëÿðèè (ñåêðåòàðü-ðåôåðåíò) çíàêîìèò-ñÿ ñ ñîäåðæàíèåì è ðàñïðåäåëÿåò äîêóìåíòû â çàâèñèìîñòè îòèõ ñîäåðæàíèÿ è êëàññèôèêàöèè.

Ðóêîâîäèòåëþ æå îðãàíèçàöèè è åãî çàìåñòèòåëÿì íàïðàâ-ëÿþòñÿ íàèáîëåå âàæíûå è ñðî÷íûå äîêóìåíòû ïî íàèáîëååïðèíöèïèàëüíûì, ñëîæíûì è ïðèîðèòåòíûì âîïðîñàì îñíîâ-íîé äåÿòåëüíîñòè. Îáðàùåíèÿ (çàÿâëåíèÿ, ïèñüìà) ãðàæäàí —äîëæíîñòíîìó ëèöó, êîìïåòåíòíîìó â ðåøåíèè îòðàæàåìîãî âäîêóìåíòå âîïðîñà.

Äîêóìåíòû, íå òðåáóþùèå ðåøåíèÿ íà óðîâíå ðóêîâîäñòâàîðãàíèçàöèè, ðàñïðåäåëÿþòñÿ ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿìñ ïîìåòîé (èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ, ôàìèëèÿ ñïåöèàëèñòà-èñ-ïîëíèòåëÿ), êîòîðàÿ èäåíòè÷íà ðåçîëþöèè ðóêîâîäèòåëÿ.

 ïîäðàçäåëåíèè ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå è ðàñïðå-äåëåíèå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ îòâåòñòâåííûì ëè-öîì (ñåêðåòàðåì, äåëîïðîèçâîäèòåëåì, òåõíèêîì ïî ó÷åòó),îòâåòñòâåííûì çà èõ îáðàáîòêó.

Ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå è äèñïåò÷åðèçàöèÿ äîêó-ìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ ñ ïî-ìîùüþ äèñïëåÿ íà áàçå ÏÎ â ðåæèìå çàäà÷è «ïðîêëàäêà ìàðø-ðóòà» ïóòåì âíåñåíèÿ â áàçó äàííûõ îòìåòîê (êîìàíä) î íà-ïðàâëåíèè ïåðåäà÷è äîêóìåíòà.

– 63 –

Ïîðÿäîê ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè, òàê æå, êàê è èõ ñîñòàâ-ëåíèå è îôîðìëåíèå, äîñòàòî÷íî äåòàëüíî îïèñàí â íîðìàòèâ-íî-ìåòîäè÷åñêèõ äîêóìåíòàõ, ïàêåò êîòîðûõ ñîñòîèò èç äâóõ÷àñòåé.  ïåðâîé ÷àñòè ñîäåðæàòñÿ îáùåãîñóäàðñòâåííûå íîð-ìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèå äîêóìåíòû:

- « Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå-÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îñíîâíûå ïîëîæåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ êäîêóìåíòàì è ñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ»;

-  Òèïîâàÿ èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó â ìèíèñòåð-ñòâàõ è âåäîìñòâàõ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè;

- ÃÎÑÒ Ð 6.30-97;- «Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ»;-  Ïåðå÷åíü òèïîâûõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëü-

íîñòè ãîñêîìèòåòîâ, ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ è äðóãèõ ó÷ðåæäå-íèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ.

 ó÷ðåæäåíèÿõ, èìåþùèõ äåëî ñ ëþáûìè âèäàìè îáðàùå-íèé ãðàæäàí, ðåêîìåíäóåòñÿ ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ Òèïîâûì ïîëîæå-íèåì î âåäåíèè äåëîïðîèçâîäñòâà ïî ïðåäëîæåíèÿì, çàÿâëåíèÿì èæàëîáàì ãðàæäàí â ãîñóäàðñòâåííûõ îðãàíàõ, íà ïðåäïðèÿòèÿõ, âó÷ðåæäåíèÿõ è îðãàíèçàöèÿõ, â êîòîðûõ ðåãëàìåíòèðîâàí ïîðÿäîê èìåòîäèêà ðàáîòû ñ ýòîé êàòåãîðèåé äîêóìåíòîâ.

Âòîðàÿ ÷àñòü ïàêåòà ôîðìèðóåòñÿ îðãàíèçàöèîííûìè è íîð-ìàòèâíûìè äîêóìåíòàìè ñàìîé îðãàíèçàöèè. Ê íèì îòíîñÿòñÿ:

- óñòàâ (ïîëîæåíèå) îðãàíèçàöèè;- ïîëîæåíèå î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè;- äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè ðàáîòíèêîâ ñòðóêòóðíîãî

ïîäðàçäåëåíèÿ;- èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó äàííîé îðãàíèçàöèè;- íîìåíêëàòóðà äåë;- òàáåëü ôîðì äîêóìåíòîâ îðãàíèçàöèè èëè ïîäðàçäåëåíèÿ.

3. Îáðàáîòêà è äâèæåíèå èñõîäÿùèõ è âíóòðåííèõäîêóìåíòîïîòîêîâ

Îñíîâíàÿ öåëü ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ — ââîä â òðàäè-öèîííóþ (àâòîìàòèçèðîâàííóþ) èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþñèñòåìó èñõîäíûõ ñâåäåíèé î äîêóìåíòàõ äëÿ ðåàëèçàöèè ôóí-êöèé ïîèñêà, ó÷åòà, êîíòðîëÿ è ñïðàâî÷íîé ðàáîòû.

– 64 –

Ôàêò ñàìîãî ââîäà îòðàæàåòñÿ ïðèñâîåíèåì äîêóìåíòóðåãèñòðàöèîííîãî èíäåêñà, êîòîðûé ñëóæèò ó÷åòíûì è àäðåñ-íûì (êîîðäèíàòíûì) ïðèçíàêîì äîêóìåíòà. Ðåãèñòðàöèè ïîä-âåðãàþòñÿ âñå äîêóìåíòû, òðåáóþùèå ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíå-íèÿ (îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå, ïëàíîâî-îò÷åòíûå,ôèíàíñîâî-êðåäèòíûå, áóõãàëòåðñêèå) êàê ìàøèííîãî, òàê èòðàäèöèîííîãî (ðó÷íîãî) èñïîëíåíèÿ.

Îñíîâíûå òðåáîâàíèÿ ê ðåãèñòðàöèè: îäíîêðàòíîñòü, îïå-ðàòèâíîñòü, îòâåòñòâåííîñòü, ñî÷åòàíèå öåíòðàëèçàöèè è äå-öåíòðàëèçàöèè. Äåöåíòðàëèçîâàííàÿ ðåãèñòðàöèÿ õàðàêòåðíà äëÿïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé, îòëè÷àþùèõñÿ ñëîæíîé è äîñòà-òî÷íî ðàçîáùåííîé (òåððèòîðèàëüíîé) ñòðóêòóðîé è íàëè÷è-åì ìíîãî÷èñëåííûõ ïóíêòîâ ïåðåäà÷è äîêóìåíòíîé èíôîðìà-öèè. Äîêóìåíòû, ïåðåäàâàåìûå ðóêîâîäñòâó, ðåãèñòðèðóþòñÿ âêàíöåëÿðèè; îáðàùåíèÿ ãðàæäàí — â ñëóæáå çàÿâëåíèé è ïè-ñåì. Íàïðèìåð: ñåêðåòàðü äèðåêòîðà ïî ñáûòó.  ñòðóêòóðíûõïîäðàçäåëåíèÿõ äîêóìåíòû ðåãèñòèðóþòñÿ ñïåöèàëüíî íàçíà-÷åííûìè ëèöàìè.

Öåíòðàëèçîâàííàÿ ðåãèñòðàöèÿ ðàñïðîñòðàíåíà â ñðåäíèõè íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ â îäíîì ïóíêòå (êàíöåëÿðèÿ, áþðî,ãðóïïà, îòäåë ÄÎÓ).  ìèíèñòåðñòâàõ, âåäîìñòâàõ, ðåãèîíàëü-íûõ îðãàíàõ èñïîëíèòåëüíîé è çàêîíîäàòåëüíîé âëàñòè öåíò-ðàëèçàöèÿ ðåãèñòðàöèîííûõ ïðîöåäóð îñóùåñòâëÿåòñÿ â àâòî-ìàòèçèðîâàííîì ðåæèìå. Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò, ïîæàëóé,òîëüêî ïèñüìà ãðàæäàí.

Ýêîíîìè÷åñêàÿ ýôôåêòèâíîñòü öåíòðàëèçîâàííîéðåãèñòðàöèè î÷åâèäíà. Ýòî îùóòèìîå ñîêðàùåíèå òðóäîåìêîñ-òè îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ â ïîäðàçäåëåíèÿõ è ôîðìèðîâàíèååäèíîé èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû ïî ðàöèîíàëü-íîìó èñïîëüçîâàíèþ èíôîðìàöèîííûõ ðåñóðñîâ.

Òåõíîëîãèÿ è ìåñòà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ðåãëàìåíòè-ðóþòñÿ ñïåöèàëüíîé èíñòðóêöèåé ïî äîêóìåíòàöèîííîìóîáåñïå÷åíèþ, ê êîòîðîé â êà÷åñòâå ïðèëîæåíèÿ öåëåñîîáðàçíîïðèîáùèòü: ïåðå÷åíü íåðåãèñòðèðóåìûõ äîêóìåíòîâ (ïîçäðàâ-ëåíèÿ, ïàìÿòíûå àäðåñà, ðåêëàìíûå ëèñòêè, ïðîñïåêòû è êà-òàëîãè), êëàññèôèêàòîðû êîððåñïîíäåíòîâ, ñòðóêòóðíûõ ïîä-ðàçäåëåíèé, èõ ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ, âèäîâ (òèïîâ)äîêóìåíòîâ, íàïðàâëåíèé äåÿòåëüíîñòè è îáðàùåíèé ãðàæ-äàí — íîìåíêëàòóðà äåë.

– 65 –

Äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ â äåíü èõ ïîñòóïëåíèÿ â îðãà-íèçàöèþ. Ïðîöåäóðà ðåãèñòðàöèè ïðåäóñìàòðèâàåò èíäåêñè-ðîâàíèå äîêóìåíòà (ðåêâèçèò 10) è âíåñåíèå èñõîäíûõ äàííûõî äîêóìåíòå â îäíó èç ðåãèñòðàöèîííûõ ôîðì.

Òåõíîëîãèÿ ñàìîãî èíäåêñèðîâàíèÿ ñâîäèòñÿ ïðàêòè÷åñ-êè ê ïðèñâîåíèþ äîêóìåíòó èíäèâèäóàëüíîãî óñëîâíîãî îáî-çíà÷åíèÿ (îò ëàò. «èíäåêñ» — óêàçàòåëü, ñïèñîê), ñèìâîëèçèðó-þùåãî ïðèíàäëåæíîñòü äîêóìåíòà ê êîíêðåòíîé êëàññèôèêà-öèîííîé ãðóïïå è ïîðÿäêîâûé íîìåð â ýòîé ãðóïïå.

Êëàññèôèêàöèîííûå ãðóïïû ôîðìèðóþòñÿ â ñîîòâåòñòâèèñ ïðåäìåòíûìè, ñîäåðæàòåëüíûìè è àâòîðñêèìè ïðèçíàêàìèäîêóìåíòà. Èíäåêñû íàõîäÿò ñåáå ïðàêòè÷åñêîå ïðèìåíåíèå êàêâ òðàäèöèîííûõ, òàê è â àâòîìàòèçèðîâàííûõ òåõíîëîãèÿõ ó÷å-òà, ïîèñêà è ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ.

Ïðîöåäóðà èíäåêñèðîâàíèÿ äîêóìåíòà äîëæíà îòâå÷àòüêðèòåðèÿì óíèôèêàöèè è ñòàáèëüíîñòè, áàçèðóÿñü íà íîìåíê-ëàòóðå (îò ëàò. «ðîñïèñü èìåí») äåë êîíêðåòíîãî ïðåäïðèÿòèÿ(îðãàíèçàöèè). Òàêèì îáðàçîì, èíäåêñ êàê êîîðäèíàòíûé ïðè-çíàê äîêóìåíòà ñîñòîèò èç ïîðÿäêîâîãî íîìåðà è íîìåíêëà-òóðíîãî îáîçíà÷åíèÿ, îòäåëÿåìûå äðóã îò äðóãà êîñîé ÷åðòîé,íàïðèìåð: 127/05—12, ãäå

127 — ïîðÿäêîâûé íîìåð äîêóìåíòà â äåëå,05 — èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ,12 — íîìåð äåëà.Äëÿ ðàöèîíàëèçàöèè îáðàáîòêè äîêóìåíòíîé èíôîðìà-

öèè èíäåêñ ìîæåò óñëîæíÿòüñÿ çà ñ÷åò åãî äîïîëíåíèÿ è íåêî-òîðûìè äðóãèìè ïðèçíàêàìè: êîððåñïîíäåíòà, âèäà äîêóìåí-òà, ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ (ìåñòà õðàíåíèÿ). Íà ïðàêòèêåäîâîëüíî ÷àñòî ïðè èíäåêñèðîâàíèè îáðàùåíèé ãðàæäàí (ïè-ñåì, çàÿâëåíèé, æàëîá) äîáàâëÿåòñÿ ïåðâàÿ áóêâà ôàìèëèèçàÿâèòåëÿ. Íàïðèìåð: 35/22—27/Á.

Âûáîð êëàññèôèêàöèîííûõ ãðóïï äîëæåí ñîîòâåòñòâîâàòüðàçäåëàì èëè ðóáðèêàì ñïðàâî÷íîé áàçû äàííûõ (êàðòîòåêè).Ñêâîçíóþ (âàëîâóþ) íóìåðàöèþ âñåãî äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìà-öèîííîãî ïîòîêà ïðèìåíÿòü íå ðåêîìåíäóåòñÿ èç-çà îñëîæíå-íèÿ ïîèñêîâîé è ñïðàâî÷íîé ðàáîòû ñ ìàññèâîì äîêóìåíòîâ.

Îòâåòíûì äîêóìåíòàì ïðè èõ ïîñòóïëåíèè íà âõîä â ñèñ-òåìó ÄÎÓ íîâûé èíäåêñ, êàê ïðàâèëî, ïðèñâàèâàåòñÿ î÷åíüðåäêî, ò. ê. ôàêò ïîñòóïëåíèÿ îòðàæàåòñÿ â çîíå «îòìåòêà îá

– 66 –

èñïîëíåíèè» ñîîòâåòñòâóþùåé ðåãèñòðàöèîííîé ôîðìû (æóð-íàëüíîé, êàðòîòå÷íîé).

Æóðíàëüíàÿ ôîðìà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ â îðãàíèçà-öèÿõ ñî çíà÷èòåëüíûì (áîëåå 10 òûñ. äîêóìåíòîâ â ãîä)äîêóìåíòîîáîðîòîì íå ðåêîìåíäóåòñÿ èç-çà òåõíîëîãè÷åñêèõ îñ-ëîæíåíèé: ôîðìàëüíîãî õàðàêòåðà âàëîâîãî óïîðÿäî÷åíèÿ äî-êóìåíòîâ, ñëîæíîñòè ïîèñêîâûõ è ñïðàâî÷íûõ îïåðàöèé, íå-èçáåæíîñòè ìíîãîêðàòíîé ðåãèñòðàöèè è ñëîæíîñòè êîíòðîëÿìàðøðóòîâ äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ â ïðîöåññå ðàññìîòðåíèÿ, äèñ-ïåò÷åðèçàöèè è èñïîëíåíèÿ.

Êàðòîòå÷íàÿ ôîðìà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ ëèøåíà íå-äîñòàòêîâ æóðíàëüíîé. Îäíîêðàòíîå çàïîëíåíèå ñ ïîìîùüþïèøóùåé ìàøèíêè èëè ÏÝÂÌ íåñêîëüêèõ ýêçåìïëÿðîâ ðåãè-ñòðàöèîííîé êàðòî÷êè íà êàæäûé äîêóìåíò ïîçâîëÿåò ëèêâè-äèðîâàòü ïîâòîðíóþ ðåãèñòðàöèþ â ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëå-íèè è ôîðìèðîâàòü ñïðàâî÷íûå è êîíòðîëüíûå êàðòîòåêè ïîðàçëè÷íûì òåìàòè÷åñêèì è àäðåñíûì ïðèçíàêàì.

Ìíîãîëåòíÿÿ ïðàêòèêà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòíîé èíôîðìà-öèè ñ ïîìîùüþ åäèíîé ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíîé êàðòî÷êè(ÐÊÊ) óáåäèëà â öåëåñîîáðàçíîñòè îòîáðàæåíèÿ ðåêâèçèòîâ:

- àâòîð (êîððåñïîíäåíò);- íàçâàíèå äîêóìåíòà;- äàòà äîêóìåíòà;- èíäåêñ äîêóìåíòà;- äàòà ïîñòóïëåíèÿ;- èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà;- çàãîëîâîê äîêóìåíòà (àííîòàöèÿ);- ðåçîëþöèÿ ðóêîâîäèòåëÿ;- ñðîê èñïîëíåíèÿ;- îòìåòêà îá èñïîëíåíèè;- íîìåð äåëà.Äîïîëíèòåëüíûìè ðåêâèçèòàìè ìîãóò áûòü: ðàñïèñêà â

ïîëó÷åíèè, îòìåòêà î âûïîëíåíèè, ïðèëîæåíèÿ.Ðàñïîëîæåíèå ðåêâèçèòîâ, ðàçìåðíîñòü çîí ðàçìåùåíèÿ

èíôîðìàöèè îïðåäåëÿþòñÿ îðãàíèçàöèåé ñàìîñòîÿòåëüíî èðåãëàìåíòèðóþòñÿ ñîîòâåòñòâóþùåé èíñòðóêöèåé.Ìàøèíîîðèåíòèðîâàííàÿ ôîðìà êàðòî÷êè ïðåäïî÷òèòåëüíà.

Îáðàùåíèÿ ãðàæäàí ðåãèñòðèðóþòñÿ íà ÐÊÊ ñ ðåêâèçè-òàìè: êîððåñïîíäåíò, îòìåòêà î ïðåäûäóùèõ îáðàùåíèÿõ, âèä

– 67 –

äîêóìåíòà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ; àâòîð, èíäåêñ ñîïðîâîäèòåëü-íîãî ïèñüìà, äàòà, èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà; êðàòêîåñîäåðæàíèå; îòâåòñòâåííûé èñïîëíèòåëü; ðåçîëþöèÿ, àâòîððåçîëþöèè; ñðîê èñïîëíåíèÿ (íà ëèöåâîé ñòîðîíå); äàòà ïåðå-äà÷è íà èñïîëíåíèå; îòìåòêà î ïðîìåæóòî÷íîì îòâåòå è äîïîë-íèòåëüíîì çàïðîñå; êîíòðîëüíûå îòìåòêè; äàòà, èíäåêñ îòâå-òà; àäðåñàò; ñîäåðæàíèå; îòìåòêà î ñíÿòèè ñ êîíòðîëÿ; ïîäïèñüêîíòðîëåðà; íîìåð äåëà, òîìà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ (íà îáîðîò-íîé ñòîðîíå).

Äëÿ èçãîòîâëåíèÿ ÐÊÊ ïðèìåíÿåòñÿ ôîðìàò À5 (148õ210 ìì).Êîëè÷åñòâî çàïîëíÿåìûõ ÐÊÊ íå äîëæíî ïðåâûøàòü ÷åòûðåõ. Äëÿââîäà â àâòîìàòèçèðîâàííóþ ñèñòåìó ÄÎÓ çàïîëíÿåòñÿ ìàøèíî-îðèåíòèðîâàííàÿ ÐÊÊ èëè îñóùåñòâëÿåòñÿ îïåðàöèÿ íåïîñðåä-ñòâåííîãî ââîäà ñ äîêóìåíòà áåç ïðåäâàðèòåëüíîãî çàïîëíåíèÿÐÊÊ.

Ïðè òðàäèöèîííîì ïîäõîäå ê îáðàáîòêå äîêóìåíòíîéèíôîðìàöèè ôîðìèðóåòñÿ ñïðàâî÷íàÿ, êîíòðîëüíî-ñïðàâî÷íàÿ(äëÿ ïèñåì ãðàæäàí) êàðòîòåêè è êàðòîòåêà äîêóìåíòîâ, íàõî-äÿùèõñÿ íà êîíòðîëå.

Ïðåäñòàâëÿåòñÿ öåëåñîîáðàçíûì ðàññìîòðåòü ñïåöèôèêó ïî-ñòðîåíèÿ ýòèõ êàðòîòåê äëÿ ðàöèîíàëèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà.

Ñïðàâî÷íàÿ êàðòîòåêà (ôàéë) ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: êàð-òî÷åê (ìàññèâà) íà íåèñïîëíåííûå äîêóìåíòû (â òîì ÷èñëå èíàïðàâëåííûå äëÿ îçíàêîìëåíèÿ) è ìàññèâà íà èñïîëíåííûåäîêóìåíòû.

 ãðóïïå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ êàðòî÷êè (äàííûå) ñè-ñòåìàòèçèðóþòñÿ ïî êîððåñïîíäåíòàì, à âíóòðè — ïî ñòðóê-òóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì, ðóêîâîäèòåëÿì, ñïåöèàëèñòàì, è,íàêîíåö, — ïî äàòàì ïîñòóïëåíèÿ. Âíóòðè ðàçäåëîâ êàðòî÷êèðàñïîëàãàþòñÿ ïî äàòàì ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòîâ.

Êîíòðîëüíî-ñïðàâî÷íàÿ êàðòîòåêà ïî ïèñüìåííûì îáðà-ùåíèÿì ãðàæäàí ôîðìèðóåòñÿ ïî àëôàâèòó ôàìèëèé çàÿâèòåëåé.Äëÿ îáîáùåíèÿ è àíàëèçà äàííûõ öåëåñîîáðàçíî ââåñòè àíàëè-òè÷åñêèé ðàçäåë (ïî òåìàòè÷åñêîìó ïðèíöèïó).  ïîäðàçäåëåíèèàíàëîãè÷íàÿ êàðòîòåêà èìååò ñïðàâî÷íûé ðàçäåë ñ ñèñòåìàòèçà-öèåé, ðåêîìåíäîâàííîé äëÿ ñïðàâî÷íîé êàðòîòåêè.

 óñëîâèÿõ àâòîìàòèçàöèè äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåññîâóêàçàííûå êàðòîòåêè ÿâëÿþòñÿ ñòðàõîâûìè èíôîðìàöèîííû-ìè ìàññèâàìè è ñðåäñòâàìè ñåðâèñíîãî íàçíà÷åíèÿ. Ïðè ýòîì

– 68 –

íåëüçÿ çàáûâàòü î òîì, ÷òî àâòîìàòèçàöèÿ òîëüêî ðåãèñòðà-öèîííûõ ïðîöåäóð ðåçêî (äî 50 %) ñíèæàåò èõ òðóäîåìêîñòü èîäíîâðåìåííî ïîâûøàåò îïåðàòèâíîñòü ôîðìèðîâàíèÿ è âåäå-íèÿ ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé ñèñòåìû â ðàìêàõ ÀÑ ÄÎÓ.

Îñíîâíàÿ ÷àñòü ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ (äî 80 %) íà-ïðàâëÿåòñÿ â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ äëÿ èñïîëíåíèÿ (îç-íàêîìëåíèÿ) è èñïîëüçîâàíèÿ â ðàáîòå. Íà äîêóìåíòàõ, òðåáó-þùèõ âîçâðàòà, ñòàâèòñÿ øòàìï «ÏÎÄËÅÆÈÒ ÂÎÇÂÐÀÒÓ».  ÐÊÊäåëàåòñÿ îòìåòêà î ïåðåäà÷å äîêóìåíòà: èíäåêñ ïîäðàçäåëåíèÿ,äàòà, ôàìèëèÿ ïîëó÷èâøåãî äîêóìåíò. Îäèí ýêçåìïëÿð ÐÊÊïîìåùàåòñÿ â ñïðàâî÷íóþ ãðóïïó êàíöåëÿðèè, âòîðîé — ïåðå-äàåòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ ïîäðàçäåëåíèÿ.

Äîêóìåíòû, òðåáóþùèå ðàññìîòðåíèÿ ðóêîâîäñòâîì, íà-ïðàâëÿþòñÿ ñåêðåòàðÿì ðóêîâîäèòåëåé. ÐÊÊ íà äîêóìåíòû ïî-ìåùàþòñÿ â ñïðàâî÷íóþ è ðàáî÷èå êàðòîòåêè ãðóïïû ðåãèñòðà-öèè. Ðóêîâîäèòåëü ðàññìàòðèâàåò äîêóìåíòû, êàê ïðàâèëî, âäåíü ïîñòóïëåíèÿ; ïî ñëîæíûì, ìíîãîàñïåêòíûì âîïðîñàì —â ñðîê, íå ïðåâûøàþùèé äâóõ äíåé.

Ðåøåíèå, ïðèíÿòîå ðóêîâîäèòåëåì, îòðàæàåòñÿ â åãî ðå-çîëþöèè. Êîððåñïîíäåíöèÿ ñ ïîìåòêîé «ËÈ×Íλ âñêðûâàåòñÿñàìèì ðóêîâîäèòåëåì.

Ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ òàêèå ïèñüìà ìîãóò ïåðåäàâàòüñÿðóêîâîäèòåëåì â ãðóïïó ðåãèñòðàöèè.

Ñðî÷íûå è îñîáî âàæíûå äîêóìåíòû ðåêîìåíäóåòñÿ ïåðå-äàâàòü ðóêîâîäèòåëÿì äî ðåãèñòðàöèè ñ âîçìîæíûì ïðåäâàðè-òåëüíûì îçíàêîìëåíèåì ñ èõ ñîäåðæàíèåì êîìïåòåíòíûõ ñïå-öèàëèñòîâ. Ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì äîêóìåíòû âîç-âðàùàþòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ (îáùèé îòäåë, êàíöåëÿðèÿ) äëÿ ïå-ðåíîñà ðåçîëþöèè â ÐÊÊ è âíåñåíèÿ îòìåòêè î äàëüíåéøåìïðîäâèæåíèè äîêóìåíòà, êîòîðûé ñ îäíèì ýêçåìïëÿðîì ÐÊÊíàïðàâëÿåòñÿ êîíêðåòíîìó èñïîëíèòåëþ.

Äîêóìåíòû, ñ êîòîðûìè äîëæíû ðàáîòàòü íåñêîëüêî ïîä-ðàçäåëåíèé, ïåðåäàþòñÿ èì ïîî÷åðåäíî ïî «êîëüöåâîé ïî÷òå»(â îðèãèíàëå) èëè îäíîâðåìåííî (â êîïèÿõ). Îðèãèíàë ïåðåäà-åòñÿ ñïåöèàëèñòó, íàçâàííîìó â ðåçîëþöèè ïåðâûì è îòâåò-ñòâåííîìó çà âûïîëíåíèå âñåõ çàäàíèé ïî äîêóìåíòó.  ñòðóê-òóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ ñîáëþäàåòñÿ àíàëîãè÷íûé ïîðÿäîê ðàñ-ñìîòðåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå ïîâòîðíî íå ðåãèñòðèðóþòñÿ.Âñå ìàðøðóòû ïåðåìåùåíèÿ îòðàæàþòñÿ â ÐÊÊ.  îòäåëüíûõñëó÷àÿõ äîïóñòèìî ðàññìîòðåíèå äîêóìåíòà ïîñëå çàâåðøåíèÿ

– 69 –

åãî èñïîëíåíèÿ îäíîâðåìåííî ñ ïîäãîòîâëåííûìè äëÿ ïîäïè-ñàíèÿ ïðîåêòàìè îòïðàâëÿåìûõ èëè âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ.

Àâòîìàòèçèðîâàííîå ðàáî÷åå ìåñòî (ÀÐÌ) ðóêîâîäèòåëÿâ ðåæèìå «Ðàáîòà ñ ìàøèííîé ïàïêîé äîêóìåíòîâ» ïîçâîëÿåò:

1. Ðàáîòàòü ñ âèäåîêàäðîì, èìåÿ âîçìîæíîñòü ðàñïå÷àòêè.2. Âûâîäèòü íà äèñïëåé áåç ïðåäâàðèòåëüíîé ïîäãîòîâêè

íåîáõîäèìóþ äîêóìåíòíóþ èíôîðìàöèþ (ïðàâîâóþ, íîðìàòèâ-íóþ, ðàñïîðÿäèòåëüíóþ è äð.) è åå ôðàãìåíòû.

3. Çíàêîìèòüñÿ ñ äîêóìåíòàìè ïî ìåðå èõ ââîäà (â óäîáíîåäëÿ ïîëüçîâàòåëÿ âðåìÿ).

4. «Ëèñòàòü» êàäðû, îòîáðàæàþùèå ìíîãîñòðàíè÷íûå äî-êóìåíòû.

5. Ââîäèòü ðåçîëþöèè â ðåæèìå «Ìåíþ» èç òèïîâîãî íà-áîðà (áàíêà) èñïîëíèòåëåé, çàäàíèé è ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ.

6. Ââîäèòü èíäèâèäóàëèçèðîâàííûå ðåçîëþöèè ñ êëà-âèàòóðû.

7. Ôîðìèðîâàòü íà ýêðàíå äèñïëåÿ òåêñò îòâåòíîãî äîêó-ìåíòà.

8. Õðàíèòü äîêóìåíòû â îïåðàòèâíîé ïàìÿòè ÝÂÌ ðåæè-ìîì îæèäàíèÿ (âûðàáîòêè ðåøåíèÿ) è ò. ä.

Äîñòàâêà òðàäèöèîííî ïîäãîòîâëåííûõ äîêóìåíòîâ â ñòðóê-òóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî ãðàôèêó âíóòðåííåãîðàñïîðÿäêà ñëóæáû ÄÎÓ êóðüåðàìè èëè ÿâî÷íûìè ñïîñîáàìè(ðàññûëêîé ïî ÿ÷åéêàì àáîíåíòñêèõ ñòåëëàæåé). Ðàçóìååòñÿ,ñðî÷íûå äîêóìåíòû äîëæíû äîñòàâëÿòüñÿ íåìåäëåííî, à îñ-òàëüíûå — ñ ðåàëèçàöèåé ïðèíöèïà ïðèîðèòåòíîñòè è àäìè-íèñòðàòèâíîé âàæíîñòè.

Ýòàï èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ — âàæíîå îðãàíèçàöèîííîåçâåíî â òåõíîëîãè÷åñêèõ ñõåìàõ äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷å-íèÿ.  îáðàáîòêå ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ ýòîò ýòàï — çàâåð-øàþùèé, à äëÿ îòïðàâëÿåìûõ è âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ — íà-÷àëüíûé.

Òåõíîëîãèÿ îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ îòïðàâëÿåìûõ è âíóò-ðåííèõ äîêóìåíòîâ íà ñòàäèè èõ ïîäãîòîâêè âêëþ÷àåò â ñåáÿñëåäóþùèå ïîñëåäîâàòåëüíî ðåàëèçóåìûå ïðîöåäóðû:

-  èñïîëíåíèå äîêóìåíòîâ (ñîñòàâëåíèå, îôîðìëåíèå, ñîãëà-ñîâàíèå, óòâåðæäåíèå îòâåòíûõ èëè èíèöèàòèâíûõ äîêóìåíòîâ);

-  ðåãèñòðàöèÿ;-  ýêñïåäèöèîííàÿ îáðàáîòêà (äëÿ îòïðàâëÿåìûõ äîêóìåíòîâ);

– 70 –

-  ïåðåäà÷à íà ðàññìîòðåíèå, ïðèíÿòèå ðåøåíèÿ è èñïîë-íåíèå (äëÿ âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ).

Ñîñòàâëåíèå îòâåòíîãî èëè èíèöèàòèâíîãî äîêóìåíòà (òåê-ñòà, ïðåæäå âñåãî) — íà÷àëüíàÿ òâîð÷åñêàÿ îïåðàöèÿ, âõîäÿ-ùàÿ â ýòàï èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîòîðàÿ îñóùåñòâëÿåòñÿðóêîâîäèòåëÿìè è ñïåöèàëèñòàìè â ïðåäåëàõ ñâîåé êîìïåòåí-öèè. Èíèöèàòèâíûå äîêóìåíòû àäåêâàòíî îòðàæàþò ðåøåíèÿðóêîâîäèòåëåé, ïðèíèìàåìûå ïðè ðåàëèçàöèè óïðàâëåí÷åñêèõôóíêöèé. Äîëÿ âñåãî îáúåìà òâîð÷åñêèõ îïåðàöèé íà ýòàïå èñ-ïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ îáû÷íî íå ïðåâûøàåò 10—12 %.

Îñòàëüíûå îïåðàöèè ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé èìåþòôîðìàëüíî-ëîãè÷åñêèé è òåõíîëîãè÷åñêèé õàðàêòåð è ñâÿçàíû ñìíîãîêðàòíûì ðåäàêòèðîâàíèåì, ïåðåïå÷àòêîé, ñ÷èòûâàíèåì èïðàâêîé òåêñòà, ïåðåìåùåíèåì äîêóìåíòà ïî âåðòèêàëè óïðàâëå-íèÿ â ïðîöåññå ñîãëàñîâàíèÿ, ïîäïèñàíèÿ è óòâåðæäåíèÿ.

Ìíîãèå ïîñòóïèâøèå äîêóìåíòû íå òðåáóþò îòâåòà è ïðåä-íàçíà÷åíû äëÿ ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ (íîðìàòèâíî-ìåòî-äè÷åñêèå, èíñòðóêòèâíûå è äð.), èíôîðìèðîâàíèÿ ïî îñíîâ-íûì âîïðîñàì äåÿòåëüíîñòè, îáîáùåíèÿ è îòðàæåíèÿ â ïëàíî-âûõ, îò÷åòíûõ è äðóãèõ äîêóìåíòàõ. Ðåçóëüòàò ïðàêòè÷åñêîãîèñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè óêàçûâàåòñÿ íà ñà-ìîì äîêóìåíòå è â ÐÊÊ (òèïîâûå çàïèñè: «îòðàæåíî â ïðèêà-çå», «îçíàêîìëåí», «âêëþ÷åíî â ïðîãðàììó») ñ óêàçàíèåì äàòûè ðàçìåùåíèåì ïîäïèñè îòâåòñòâåííîãî ëèöà.

 ðÿäå ñëó÷àåâ öåëåñîîáðàçíî îòêàçûâàòüñÿ îò îôîðìëå-íèÿ îòâåòíûõ äîêóìåíòîâ, ñîîáùàÿ íåîáõîäèìûå ñâåäåíèÿ ïîòåëåôîíó. Òåëåôîííûå ïåðåãîâîðû ïîçâîëÿþò ðàçúÿñíèòü äîïîë-íèòåëüíûå âîïðîñû è èçáåæàòü äàëüíåéøåé ïåðåïèñêè. Âîçâðà-ùàåìûå äîêóìåíòû îôîðìëÿþòñÿ ðåçîëþöèåé è ïå÷àòüþ è êî-ïèðóþòñÿ ñðåäñòâàìè îïåðàòèâíîé ïîëèãðàôèè äëÿ âíåñåíèÿ âñîîòâåòñòâóþùåå äåëî (äîñüå).

Ïðè ñîñòàâëåíèè äîêóìåíòîâ òðàäèöèîííûìè ñïîñîáàìèðåêîìåíäóåòñÿ ïðèìåíÿòü ñáîðíèêè (òåìàòè÷åñêèå ïîäáîðêè)òèïîâûõ òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ è äèêòîôîííóþ òåõíèêó.

Ïðîöåññ ñîñòàâëåíèÿ, ðåäàêòèðîâàíèÿ, èçãîòîâëåíèÿ äî-êóìåíòîâ â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ äîêóìåíòíîé èíôîð-ìàöèè êîîðäèíèðóåòñÿ ó ñïåöèàëèñòà, îñíàùåííîãî ÀÐÌ. Ðàáî-òàÿ â ñèñòåìíîì ðåæèìå, ñïåöèàëèñò, ïîìèìî ìàøèííîãî äèà-ëîãà ñ ÁÄ òèïîâûõ òåêñòîâ è ðåêâèçèòîâ äîêóìåíòîâ, ìîæåò âû-âîäèòü íà äèñïëåé íåîáõîäèìûå ñïðàâî÷íûå è íîðìàòèâíûå äàí-

– 71 –

íûå, âûïîëíÿòü ñ ïîìîùüþ ÏÝÂÌ àíàëèòè÷åñêèå è ðàñ÷åòíûåîïåðàöèè, ðåäàêòèðîâàòü òåêñòû íà ñòàäèè ñîãëàñîâàíèÿ ïðîåê-òîâ äîêóìåíòîâ, ïðîèçâîäèòü ðàçëè÷íûå îïåðàöèè ñ èíôîðìà-öèåé, âêëþ÷àåìîé â òåêñò îôîðìëÿåìîãî äîêóìåíòà.

Òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ â çíà÷èòåëüíîé ìåðå çàâèñèòîò óðîâíÿ ðàçâèòèÿ àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåì ÄÎÓ, êîòîðûéâ ðàçíîé ìåðå ïîçâîëÿåò îïåðàòèâíî ãîòîâèòü âñå âèäû äîêó-ìåíòîâ è ðàçëè÷íûå ïðèëîæåíèÿ ê íèì.

Ïðîåêò äîêóìåíòà ñîãëàñîâûâàåòñÿ (ðåêâèçèòû 22, 23)àâòîðîì ñ ðóêîâîäèòåëÿìè è ãëàâíûìè ñïåöèàëèñòàìè çàèíòå-ðåñîâàííûõ ñëóæá, ñ þðèäè÷åñêèì îòäåëîì, ïðîôñîþçíûìêîìèòåòîì è ãëàâíûì áóõãàëòåðîì (â íåîáõîäèìûõ ñëó÷àÿõ).Êîëè÷åñòâî ñîãëàñîâàíèé (âèç, ãðèôîâ ñîãëàñîâàíèÿ) äîëæíîáûòü îïòèìàëüíûì (íåîáõîäèìûì è äîñòàòî÷íûì) è îïðåäå-ëÿòüñÿ ïðàêòè÷åñêîé è þðèäè÷åñêîé íåîáõîäèìîñòüþ. Ñîãëà-ñîâàííûé ïðîåêò äîêóìåíòà âìåñòå ñ äðóãèìè íåîáõîäèìûìèìàòåðèàëàìè ïåðåäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëþ äëÿ ïîäïèñàíèÿ. Ðóêî-âîäèòåëü îðãàíèçàöèè ïîäïèñûâàåò íàèáîëåå âàæíûå äîêóìåí-òû, îòíîñÿùèåñÿ ê ñôåðå äåÿòåëüíîñòè äàííîãî ôîðìèðîâàíèÿ.Îñíîâíóþ ìàññó äîêóìåíòîâ, êàê ïðàâèëî, ïîäïèñûâàþò çà-ìåñòèòåëè ðóêîâîäèòåëÿ (ðàáîòîäàòåëÿ) è ðóêîâîäèòåëè ôóíê-öèîíàëüíûõ ïîäðàçäåëåíèé.

Äåìîêðàòèçàöèÿ óïðàâëåíèÿ íåèçáåæíî ñâÿçàíà ñî ñíè-æåíèåì óðîâíÿ ïîäïèñàíèÿ äîêóìåíòîâ è ïðåäîñòàâëåíèåì ýòîãîïðàâà âåäóùèì ñïåöèàëèñòàì (ìåíåäæåðàì) â ïðåäåëàõ èõ êîì-ïåòåíöèè.

Ïîñëå îôîðìëåíèÿ ïîäïèñè (ðåêâèçèò 21) èñõîäÿùèå èâíóòðåííèå äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ äëÿ ðåãèñòðà-öèè, ó÷åòà è ââîäà â èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ ñèñòåìó. Ðå-ãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ äåöåíòðàëèçîâàííî â ñî-îòâåòñòâèè ñî ñòàòóñîì äîëæíîñòíîãî ëèöà, èõ ïîäïèñàâøåãî.

Äîêóìåíòû çà ïîäïèñüþ ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè è åãîçàìåñòèòåëåé ðåãèñòðèðóþòñÿ â êàíöåëÿðèè, îñòàëüíûå äîêó-ìåíòû — â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ.

Ïåðåä ðåãèñòðàöèåé ñîòðóäíèê ñëóæáû ÄÎÓ ïðîâåðÿåòïðàâèëüíîñòü îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòà, íàëè÷èå íåîáõîäèìûõïîäïèñåé, âèç, ïðèëîæåíèé, êîìïëåêòíîñòè è ýêçåìïëÿðíîñ-òè. Íåâåðíî îôîðìëåííûå è íåêîìïëåêòíûå äîêóìåíòû âîçâðà-ùàþòñÿ èõ ñîçäàòåëþ.

– 72 –

Èíäåêñ èíèöèàòèâíîãî ïèñüìà ñòðîèòñÿ íà îñíîâå òåõ æåïðàâèë, ÷òî è èíäåêñ ïîñòóïèâøåãî äîêóìåíòà, îäíàêî ìîæåòäîïîëíÿòüñÿ è èíäåêñîì ïîäðàçäåëåíèÿ — àâòîðà äîêóìåíòà.Èíäåêñû ïðèêàçîâ, ïðîòîêîëîâ è àêòîâ ñîñòîÿò èç èõ ïîðÿäêî-âûõ íîìåðîâ è èíäåêñîâ äåë ïî íîìåíêëàòóðå. Äîêóìåíòû, íåîòïðàâëÿåìûå çà ïðåäåëû îðãàíèçàöèè, êàê ïðàâèëî, ïîðÿäêî-âîãî íîìåðà íå èìåþò, à èíäåêñèðóþòñÿ ïî íîìåíêëàòóðå. Èí-äåêñ ïðîñòàâëÿåòñÿ â áëàíêå è ÐÊÊ.

Îòâåòíîìó äîêóìåíòó ïðèñâàèâàåòñÿ èíäåêñ ïîñòóïèâøå-ãî äîêóìåíòà ñ äîáàâëåíèåì î÷åðåäíîãî ïîðÿäêîâîãî íîìåðà âêëàññèôèêàöèîííîé ãðóïïå. Îòäåëüíàÿ ÐÊÊ íà íåå íå çàïîë-íÿåòñÿ. Ôàêò îòïðàâêè îòâåòíîãî äîêóìåíòà ôèêñèðóåòñÿ ÐÊÊñîîòâåòñòâóþùåãî âõîäÿùåãî äîêóìåíòà.

Íà èíèöèàòèâíûå, îòïðàâëÿåìûå è âíóòðåííèå äîêóìåí-òû çàïîëíÿþòñÿ ÐÊÊ ñ âêëþ÷åíèåì â ðóáðèêó íåèñïîëíåííûõäîêóìåíòîâ ðàçäåëà ñïðàâî÷íîé êàðòîòåêè (ãðóïïà êîððåñïîí-äåíòîâ èëè àäðåñàòîâ). Êàðòî÷êè íà ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêó-ìåíòû ìîãóò ñòàòü áàçîé ôîðìèðîâàíèÿ òåìàòè÷åñêèõ (êîäè-ôèêàöèîííûõ) êàðòîòåê, ôàéëîâ.

Ðàñïîðÿäèòåëüíûå, èíñòðóêòèâíûå äîêóìåíòû, ïðîòîêî-ëû ðàññûëàþòñÿ â âèäå êñåðîêîïèé èëè çàâåðåííûõ âûïèñîê(ôðàãìåíòîâ). Ðàññûëêà îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî îðãàíèçàöèÿì è ïðåä-ïðèÿòèÿì ïî÷òîé, ïî ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì — êóðüå-ðàìè («êîëüöåâîé ïî÷òîé») èëè óïîëíîìî÷åííûìè ëèöàìè.Äîêëàäíûå çàïèñêè, ñïðàâêè è äðóãèå ïîäîáíûå äîêóìåíòûïåðåäàþòñÿ àäðåñàòàì âíóòðè ó÷ðåæäåíèÿ â ïîäëèííèêàõ.

Ðàáîòà ñ äîêóìåíòàìè, íñ îòïðàâëÿåìûìè çà ïðåäåëûîðãàíèçàöèè (âíóòðåííèìè äîêóìåíòàìè), ñîîòâåòñòâóåò òåõ-íîëîãèè îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ. Ïðè ïå-ðåäà÷å ðàçëè÷íûì çâåíüÿì óïðàâëåíèÿ îíè êîìïëåêòóþòñÿ ýê-çåìïëÿðàìè ÐÊÊ, ÷òî ïîçâîëÿåò èñêëþ÷èòü ïîâòîðíóþ ðåãèñò-ðàöèþ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ.

Îòïðàâêà äîêóìåíòîâ âåäåòñÿ, êàê ïðàâèëî, ýêñïåäèöè-åé, à â íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ — ñåêðåòàðåì. Äîêóìåíòû äîë-æíû áûòü íàïðàâëåíû àäðåñàòàì â äåíü ïîäïèñàíèÿ. Äëÿ ýêñïå-äèðîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðåäâàðèòåëüíî îñóùå-ñòâëÿþòñÿ ñëåäóþùèå îïåðàöèè:

-  ïðîâåðêà ïðàâèëüíîñòè êîìïëåêòîâàíèÿ è îôîðìëåíèÿäîêóìåíòîâ;

– 73 –

- ñîðòèðîâêà ïî àäðåñàòàì;- îôîðìëåíèå êîíâåðòà;- ñîñòàâëåíèå ðååñòðîâ íà çàêàçíóþ è öåííóþ êîððåñ-

ïîíäåíöèþ;-  òðàíñïîðòèðîâêà è ïåðåäà÷à êîððåñïîíäåíöèè ïî÷òîâîìó

îòäåëåíèþ.Äîêóìåíòû, íàïðàâëÿåìûå îäíîìó àäðåñàòó, îôîðìëÿþò-

ñÿ â îäíîì êîíâåðòå. Äëÿ ïîñòîÿííûõ êîððåñïîíäåíòîâ öåëåñî-îáðàçíî èìåòü êîíâåðòû ñ çàðàíåå îòïå÷àòàííûì àäðåñîì.

Ìàøèíî÷èòàåìûå äîêóìåíòû (äèñêåòû, àóäèî, âèäåî-êàññåòû) îòïðàâëÿþòñÿ ñ ñîïðîâîäèòåëüíûì ïèñüìîì è â óïà-êîâêå, ñîîòâåòñòâóþùåé òåõíè÷åñêèì òðåáîâàíèÿì è ãàðàíòè-ðóþùåé ñîõðàííîñòü íîñèòåëåé è çàôèêñèðîâàííîé íà íèõèíôîðìàöèè.

Òàêèì îáðàçîì, äîêóìåíòîîáîðîò ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé òðà-äèöèîííûé (ðó÷íîé) èëè àâòîìàòèçèðîâàííûé (êîìïüþòåðè-çèðîâàííûé) òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ ñëîæíîé è ìíîãîýòàï-íîé îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, êîòî-ðûé îáåñïå÷èâàåò ðåøåíèå óïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷ è ýôôåêòèâ-íîå ôóíêöèîíèðîâàíèå óïðàâëåí÷åñêîãî àïïàðàòà.

Ëèòåðàòóðà

1. ÃÎÑÒ Ð 6.30-97. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòà-öèè. Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäè-òåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Ì.: Ãîññòàíäàðò Ðîññèè, 1997.

2. Ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷å-íèÿ óïðàâëåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæáàìäîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì., 1991.

3. Êèðñàíîâà Ì.Â., Àêñåíîâ Þ.Ì. Êóðñ äåëîïðîèçâîäñòâà:äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ. Ì.,„ 1997.

4. Ïåðå÷åíü òèïîâûõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿòåëü-íîñòè ãîñêîìèòåòîâ, ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ è äðóãèõ ó÷ðåæäå-íèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ.Ì., 1989.

5. Ñåêðåòàðñêîå äåëî. Ì., 1996.6. Òèïîâàÿ èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó â ìèíèñ-

òåðñòâàõ è âåäîìñòâàõ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ì., 1994.

– 74 –

ÒÅÌÀ 6 ÊÎÍÒÐÎËÜ ÈÑÏÎËÍÅÍÈßÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ

Ïëàí ëåêöèè

1. Îðãàíèçàöèÿ òðàäèöèîííîé òåõíîëîãèè êîíòðîëÿ.2. Àâòîìàòèçèðîâàííûé êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ.

Âàæíåéøåé ñîñòàâíîé ÷àñòüþ êîíòðîëÿ êàê ôóíêöèè óï-ðàâëåíèÿ ÿâëÿåòñÿ êîíòðîëü èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû ïåð-ñîíàëà, ïðåäìåòíî ïîíèìàåìûé êàê ñðàâíåíèå ïðåäïèñû-âàåìîãî ñ ôàêòè÷åñêè ñîñòîÿâøèìñÿ âûïîëíåíèåì (èñïîëíå-íèåì) ðåøåíèé, çàäàíèé è ïîðó÷åíèé, ñîäåðæàùèõñÿ â äîêó-ìåíòíîé èíôîðìàöèè.

1. Îðãàíèçàöèÿ òðàäèöèîííîé òåõíîëîãèè êîíòðîëÿ

Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ (ðåêâèçèò 18) îñóùåñòâëÿþò ðóêîâî-äèòåëè ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé, ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëå-íèé, à òàêæå óïîëíîìî÷åííûå èìè ëèöà (ïîìîùíèêè, ðåôå-ðåíòû, êóðàòîðû, ñåêðåòàðè, òåõíèêè ïî ó÷åòó è äð.). Ðóêîâî-äèòåëè âñåõ óðîâíåé íåñóò ïåðñîíàëüíóþ îòâåòñòâåííîñòü çààäåêâàòíîå è ñâîåâðåìåííîå ïðèíÿòèå ðåøåíèé, îòðàæåííûõ âäîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè (â ïðåäåëàõ ñâîåé êîìïåòåíöèè).

Êîíòðîëü çà ñðîêàìè (ñðîêîâûé êîíòðîëü) âñåõ êàòåãîðèéîðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè ñîñðåäîòî÷åíâ öåíòðàëèçîâàííîé ñëóæáå ÄÎÓ è âåäåòñÿ ñîòðóäíèêàìè ãðóïïûêîíòðîëÿ (èíñïåêöèè, ñåêðåòàðèàòà, áþðî è ò. ä.), â ñòðóêòóð-íûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ — ñåêðåòàðÿìè, èíñïåêòîðàìè,äåëîïðîèçâîäèòåëÿìè.

Ñðîêîâûé êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ, îòíîñÿùèõ-ñÿ ê äðóãèì ñèñòåìàì äîêóìåíòàöèè (ïëàíîâîé, êîììåð÷åñêî-ñáûòîâîé, ôèíàíñîâîé è äð.) âîçëàãàåòñÿ íà òåõíè÷åñêèõ ðà-áîòíèêîâ ñîîòâåòñòâóþùèõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé.

Îñíîâíûìè çàäà÷àìè êîíòðîëÿ çà ñðîêàìè èñïîëíåíèÿäîêóìåíòîâ ÿâëÿþòñÿ:

-  çàïîìèíàíèå (ó÷åò) âñåõ ïîñòàâëåííûõ íà êîíòðîëü äî-êóìåíòîâ (óêàçàíèé, ïîðó÷åíèé, çàäàíèé, ìåðîïðèÿòèé) è ñî-õðàíåíèå èõ äî ôàêòè÷åñêîãî èñïîëíåíèÿ;

– 75 –

-  êîððåêòèðîâêà ìàññèâà õðàíèìîé êîíòðîëèðóåìîé èí-ôîðìàöèè ïðè èçìåíåíèè ðåàëüíîé ñèòóàöèè, ñâÿçàííîé ñ èç-ìåíåíèåì ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ, ñîñòàâà îòâåòñòâåííûõ èñïîë-íèòåëåé è äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ â ïðîöåññå ðàáîòå ñ íèìè;

-  èíôîðìàöèÿ ðóêîâîäèòåëåé, ñïåöèàëèñòîâ è ñîòðóäíè-êîâ ñëóæáû ÄÎÓ î ñîñòîÿíèè è ðåàëüíîì õîäå èñïîëíåíèÿ äî-êóìåíòîâ, ðåàëèçàöèÿ îïåðàòèâíîãî ïîèñêà ñâåäåíèé î äîêó-ìåíòàõ ïî çàïðîñàì;

-  íàïîìèíàíèå ðóêîâîäèòåëÿì, ñïåöèàëèñòàì è èíñïåê-òèðóþùèì (êîíòðîëüíûì) ïîäðàçäåëåíèÿì î íàëè÷èè íåèñ-ïîëíåííûõ äîêóìåíòîâ è ïîðó÷åíèé;

-  ðåãèñòðàöèÿ ôàêòîâ èñïîëíåíèÿ èëè íåèñïîëíåíèÿ êîí-òðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ;

-  àíàëèç óðîâíÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû ïî îðãà-íèçàöèè â öåëîì, ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì, ñïåöèàëèñòàì,âèäàì äîêóìåíòîâ è äðóãèì àñïåêòàì.

 ïðàêòèêå îòå÷åñòâåííûõ ïðåäïðèÿòèé íàêîïëåí îïûòïðèìåíåíèÿ êîýôôèöèåíòîâ èñïîëíèòåëüíîñòè â îöåíêå êà÷å-ñòâà òðóäà óïðàâëåí÷åñêîãî ïåðñîíàëà (ïîäñèñòåìà óïðàâëåíèÿïåðñîíàëîì â ñèñòåìàõ êà÷åñòâà).

Îñíîâíûìè ôóíêöèÿìè ñëóæá ÄÎÓ â ïðîöåññå ðåàëèçà-öèè îáðàòíîé ñâÿçè äîêóìåíòàöèîííûõ ïðîöåäóð ÿâëÿþòñÿ:âåäåíèå ïðåäóïðåäèòåëüíîãî (òåêóùåãî) è ïîñëåäóþùåãî (èòî-ãîâîãî) êîíòðîëÿ.

Ïðåäóïðåäèòåëüíûé êîíòðîëü èìååò àêòèâíîå óïðàâëåí-÷åñêîå âëèÿíèå íà õîä èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà è îñóùåñòâëÿåò-ñÿ ïóòåì ïåðèîäè÷åñêîé ïðîâåðêè è ðåãóëèðîâàíèÿ ïðîöåññàèñïîëíåíèÿ, ñèãíàëà ðóêîâîäèòåëþ ïîäðàçäåëåíèÿ (îðãàíèçà-öèè) î ïðèáëèæåíèè ñðîêà èñïîëíåíèÿ è íåîáõîäèìîñòè çà-âåðøåíèÿ ðàáîò.

Ïîñëåäóþùèé êîíòðîëü ïðîâîäèòñÿ ïåðèîäè÷åñêè (åæåíå-äåëüíî, åæåìåñÿ÷íî, åæåêâàðòàëüíî). Ýòî àíàëèòè÷åñêîå îáîá-ùåíèå äàííûõ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû â ñòðóêòóðíûõïîäðàçäåëåíèÿõ. Ðåçóëüòàòû ïîñëåäóþùåãî êîíòðîëÿ íàõîäÿòîòðàæåíèå â èòîãîâûõ êîëè÷åñòâåííûõ è ñïèñî÷íûõ ñâîäêàõñîñòîÿíèÿ èñïîëíåíèÿ çàäàíèé è ïîðó÷åíèé êîíòðîëèðóåìûõäîêóìåíòîâ.

Ïîñëåäóþùèé êîíòðîëü äîëæåí îðãàíè÷åñêè ñî÷åòàòüñÿ ñïðåäóïðåäèòåëüíûì êîíòðîëåì è ÿâëÿåòñÿ ýôôåêòèâíûì ñðåä-

– 76 –

ñòâîì ïîâûøåíèÿ êà÷åñòâà óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà è ðåàëüíûìñòèìóëÿòîðîì èíèöèàòèâû ïåðñîíàëà. Ïðàêòèêà óáåæäàåò, ÷òîâåäåíèå â îðãàíèçàöèè òîëüêî ïîñëåäóþùåãî êîíòðîëÿ íåäî-ñòàòî÷íî ýôôåêòèâíî.

 îñíîâå òåõíîëîãèè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâëåæèò äîñòàòî÷íî ðàçâèòàÿ ñèñòåìà öåíòðàëèçîâàííîãî è äå-öåíòðàëèçîâàííîãî ó÷åòà (ðåãèñòðàöèè) äîêóìåíòîâ. Çàðåãè-ñòðèðîâàííûå äîêóìåíòû êîíòðîëèðóþòñÿ, êàê ïðàâèëî, ïîäâóõóðîâíåâîìó ïðèíöèïó: â êîíòðîëüíîì ïîäðàçäåëåíèè (ñïå-öèàëüíî âûäåëåííûì ïåðñîíàëîì) è â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäå-ëåíèÿõ (ñåêðåòàðèàò, òåõíèê ïî ó÷åòó, äåëîïðîèçâîäèòåëü).

Êîíòðîëþ èñïîëíåíèÿ ïîäëåæàò âñå çàðåãèñòðèðîâàííûåäîêóìåíòû, òðåáóþùèå ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ è ñîâåðøåíèÿ îï-ðåäåëåííûõ óïðàâëåí÷åñêèõ äåéñòâèé, ïîäãîòîâêè îòâåòíûõ èäðóãèõ äîêóìåíòîâ, âíåñåíèÿ äîïîëíåíèé è èçìåíåíèé â íîð-ìàòèâíûå, ìåòîäè÷åñêèå, èíñòðóêòèâíûå è äðóãèå äîêóìåíòû.

Óïðàâëåí÷åñêîìó ïåðñîíàëó âàæíî óñâîèòü, ÷òî îáúåêòîìêîíòðîëÿ ñëóæàò íå ñàìè äîêóìåíòû, à ñîäåðæàùèåñÿ â íèõçàäàíèÿ è ïîðó÷åíèÿ. Ñàìà æå ïðîöåäóðà êîíòðîëÿ äîëæíà âêëþ-÷àòü â ñåáÿ ñîîòíåñåíèå è ñðàâíåíèå çàäàííûõ ïîêàçàòåëåé ñðåàëüíî ïîëó÷åííûìè, à òàêæå îïðåäåëÿòü ïðîèçâîäñòâåííûåïðèîðèòåòû. Òàê, îáÿçàòåëüíîìó êîíòðîëþ èñïîëíåíèÿ ïîäëå-æàò îáðàùåíèÿ ãðàæäàí, çàïðîñû äåïóòàòîâ è ðåøåíèÿ êîëëå-ãèàëüíûõ îðãàíîâ. Êîíòðîëèðóåòñÿ è ñàì ïðîöåññ îçíàêîìëå-íèÿ èñïîëíèòåëåé ñ äîêóìåíòàìè.

Ñîñòàâ íàèáîëåå ìàññîâûõ êàòåãîðèé êîíòðîëèðóåìûõ äî-êóìåíòîâ ñ óêàçàíèåì òèïîâûõ ñðîêîâ èõ èñïîëíåíèÿ èëè ïðåä-ñòàâëåíèÿ çàêðåïëÿåòñÿ â ñïåöèàëüíîì ïåðå÷íå-ïðèëîæåíèè êèíñòðóêöèè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó è â òàáåëå äîêóìåíòîâ. Óêàçà-íèåì ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè èëè êîíêðåòíîãî ïîäðàçäåëå-íèÿ íà êîíòðîëü ìîæåò áûòü ïîñòàâëåí ëþáîé äîêóìåíò, íåâêëþ÷åííûé â ïåðå÷åíü, â òîì ÷èñëå çàôèêñèðîâàííûå óñòíûåè ïèñüìåííûå ïîðó÷åíèÿ.

Ñðîê èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà èñ÷èñëÿåòñÿ êàëåíäàðíûìè äíÿ-ìè ñ ìîìåíòà ïîëó÷åíèÿ äîêóìåíòà îðãàíèçàöèåé èëè æå (äëÿèñõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ) ñ äàòû åãî ïîäïèñàíèÿ è óòâåðæäåíèÿ.

Òèïîâûå ñðîêè èñïîëíåíèÿ óñòàíàâëèâàþòñÿ ïðàâîâûìèàêòàìè âûñøèõ îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, öåíòðàëüíûõ,ôóíêöèîíàëüíûõ (ìåæîòðàñëåâûõ), îòðàñëåâûõ è ðåãèîíàëüíûõîðãàíîâ óïðàâëåíèÿ. Â ïðàêòèêå àäìèíèñòðàòèâíûõ îðãàíîâ äëÿ

– 77 –

äîêóìåíòîâ, íå îòðàæåííûõ â ïåðå÷íå êîíòðîëèðóåìûõ, ñðîêèèñïîëíåíèÿ íå äîëæíû ïðåâûøàòü 10 äíåé.

 îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ ñðîê èñ-ïîëíåíèÿ îãîâàðèâàåòñÿ êàæäûì ïóíêòîì, ñîäåðæàùèì çàäà-íèÿ è ïîðó÷åíèÿ. Èíäèâèäóàëüíûé ñðîê èñïîëíåíèÿ ÷àùå âñå-ãî îïðåäåëÿåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì â ñîîòâåòñòâóþùåé ðåçîëþöèè.Ñðîê èñïîëíåíèÿ íå äîëæåí ïðåâûøàòü òèïîâîãî äëÿ äàííîéêàòåãîðèè äîêóìåíòîâ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ïîìíèòü î òîì, ÷òîïðîäëåíèå òèïîâûõ è èíäèâèäóàëüíûõ ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ âîâñåõ ñëó÷àÿõ äîïóñêàåòñÿ ñ ðàçðåøåíèÿ óñòàíîâèâøèõ èõ ðóêî-âîäèòåëåé è îðãàíèçàöèé. Ïðîäëåíèå ñðîêà îôîðìëÿåòñÿ ïèñü-ìåííî ïîñëå ïîëó÷åíèÿ äîêóìåíòà èëè çà 2—3 äíÿ äî èñòå÷å-íèÿ ñðîêà. Ìîòèâàöèÿ ïðîäëåíèÿ îáÿçàòåëüíà. Ïðè ïðîäëåíèèñðîêà ðåøàåòñÿ âîïðîñ îá èçìåíåíèÿõ â ñîäåðæàíèè çàäàíèÿ èâ ñîñòàâå èñïîëíèòåëåé.

Òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ âêëþ÷àåò âñåáÿ ñëåäóþùèå ñòàäèè:

-  ïîñòàíîâêó äîêóìåíòà íà êîíòðîëü;-  íåïîñðåäñòâåííîå âåäåíèå êîíòðîëÿ;-  ñíÿòèå äîêóìåíòîâ ñ êîíòðîëÿ;-  àíàëèç è îáîáùåíèå ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ.Ðàññìîòðèì ýòè ñòàäèè ïîäðîáíåå.Ïîñòàíîâêà äîêóìåíòîâ íà êîíòðîëü ñîñòîèò èç ñëåäóþ-

ùèõ îïåðàöèé:1)  âûÿâëåíèå îáúåìà è íîìåíêëàòóðû äîêóìåíòîâ, ïîäëå-

æàùèõ êîíòðîëþ;2) çàïîëíåíèå ÐÊÊ ñ äîïîëíèòåëüíûìè ýêçåìïëÿðàìè äëÿ

ôîðìèðîâàíèÿ êîíòðîëüíîé êàðòîòåêè;3) êîíòðîëü ñðîêîâ äîêóìåíòàöèè, íàõîäÿùåéñÿ íà ðàñ-

ñìîòðåíèè ðóêîâîäñòâà. Âíåñåíèå â ÐÊÊ ðåçîëþöèè è ïåðåäà-÷à äîêóìåíòà èñïîëíèòåëþ;

4) ðàçìåùåíèå ÐÊÊ â êîíòðîëüíûå êàðòîòåêè ñëóæáû ÄÎÓè ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ.

Âûÿâëåíèå êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ ïðîèçâîäèòñÿñëóæáîé ÄÎÓ îäíîâðåìåííî ñ èõ ïðåäâàðèòåëüíûìè îöåíêàìèè ðàññìîòðåíèåì. Îïðåäåëÿþùèé êðèòåðèé îòáîðà — ñîäåðæà-íèå ñàìîãî äîêóìåíòà. Äîêóìåíòû îáÿçàòåëüíîãî êîíòðîëÿîïðåäåëÿþòñÿ ñîîòâåòñòâóþùèì ïåðå÷íåì. Íåîáõîäèìîñòü êîí-òðîëÿ ñðîêîâ ïîëó÷åíèÿ îòâåòîâ íà èíèöèàòèâíûå äîêóìåíòûîïðåäåëÿåòñÿ ïðè èõ ïîäïèñàíèè.

– 78 –

Íà÷àëîì öèêëà êîíòðîëüíûõ îïåðàöèé ñëåäóåò ñ÷èòàòüìîìåíò ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòû, ïîñòàâëåííûå íàêîíòðîëü íåïîñðåäñòâåííî ðóêîâîäèòåëåì, îáåñïå÷èâàþòñÿäîïîëíèòåëüíûì ýêçåìïëÿðîì ÐÊÊ.

Ïðè êîíòðîëå èñïîëíåíèÿ ñëîæíûõ äîêóìåíòîâ (ïðèêà-çîâ, ïðîãðàìì, àêòîâ ýêñïåðòèçû, òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèõ çàê-ëþ÷åíèé, áèçíåñ-ïëàíîâ è ò. ï.) çàïîëíÿþòñÿ äîïîëíèòåëü-íûå ÐÊÊ. Êîìïëåêòû êîíòðîëüíûõ êàðò îôîðìëÿþòñÿ è â ñëó-÷àÿõ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ óñòíîãî ïîðó÷åíèÿ èëè ïðè âîçâðà-òå ê èñïîëíåííîìó ðàíåå äîêóìåíòó.

Ôîðìèðîâàíèå êîíòðîëüíîé êàðòîòåêè ïðîèçâîäèòñÿ ïîêàëåíäàðíûì ñðîêàì èñïîëíåíèÿ, ðàçìåùåíèå — â 31 ÿ÷åéêå(ïî äíÿì ìåñÿöà) è äâóõ äîïîëíèòåëüíûõ îòäåëåíèÿõ (äëÿ êàð-òî÷åê ïðîñðî÷åííûõ è ïåðåõîäÿùèõ íà ñëåäóþùèé ìåñÿö çàäà-íèé è ïîðó÷åíèé). Âíóòðè ÿ÷ååê ÐÊÊ ìîãóò ðàçìåùàòüñÿ ïîèíäåêñàì ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé ëèáî ïî ôàìèëèÿì îò-âåòñòâåííûõ èñïîëíèòåëåé (â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå). Äëÿ êàðòî-òåêè öåëåñîîáðàçíî è ñîçäàíèå ðóáðèê (ïîäðóáðèê).

Êàðòîòåêà â êîíöå êàæäîãî ìåñÿöà (çà 2—3 äíÿ äî åãî îêîí-÷àíèÿ) ïîïîëíÿåòñÿ ÐÊÊ äîïîëíèòåëüíîãî îòäåëåíèÿ, îòðà-æàþùèìè äîêóìåíòû, èñïîëíåíèå êîòîðûõ íàìå÷åíî íà ñëå-äóþùèé ìåñÿö.

Ïðàêòèêà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óáåæäàåò â òîì,÷òî ñïåöèàëèñòû-èñïîëíèòåëè íå äîëæíû âåñòè êîíòðîëüíûå(ëîêàëüíûå) êàðòîòåêè èç-çà èõ òðóäîåìêîñòè. Ïàïêè-äîñüåäîêóìåíòîâ â ýòîì ñëó÷àå ïðåäïî÷òèòåëüíåå. Ïëàíèðîâàíèå ðà-áîòû è ñàìîêîíòðîëü ñïåöèàëèñòà ïðîùå îðãàíèçîâàòü íà îñ-íîâå ïðåäìåòíîé ñèñòåìàòèçàöèè äîêóìåíòîâ ïî êðèòåðèÿìàêòóàëüíîñòè è ñðî÷íîñòè (ïðèîðèòåòíîñòè). Ñïåöèàëèñòû-äî-êóìåíòîâåäû íåðåäêî øóòÿò ïî ýòîìó ïîâîäó: «Ýôôåêòà ìîæ-íî äîñòèãíóòü äàæå îò ïîäâåñíîãî õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ».

Íåïîñðåäñòâåííîå âåäåíèå êîíòðîëÿ çàêëþ÷àåòñÿ â âûïîë-íåíèè ðÿäà îïåðàöèé ïî ïðåäóïðåäèòåëüíîìó íàáëþäåíèþ çàõîäîì èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà è ðåãóëèðîâàíèþ ïðîöåññà èñ-ïîëíåíèÿ:

1) âíåñåíèå â ÐÊÊ îòìåòîê î ïåðåìåùåíèè äîêóìåíòà;2)  óñòíîå (ïèñüìåííîå) íàïîìèíàíèå èñïîëíèòåëþ î ïðè-

áëèæåíèè ñðîêà îêîí÷àíèÿ ðàáîò íàä äîêóìåíòîì (çà 10, 5, 2äíÿ), âíåñåíèå çàïèñè î ñîñòîÿíèè èñïîëíåíèÿ â çîíå ÐÊÊ«Êîíòðîëüíûå îòìåòêè»;

– 79 –

3) ñîñòàâëåíèå ñèãíàëüíûõ ïåðå÷íåé äîêóìåíòîâ è çàäà-íèé, íàõîäÿùèõñÿ â ïîäðàçäåëåíèè è ïîäëåæàùèõ èñïîëíå-íèþ â òåêóùåì èëè ïîñëåäóþùåì ïåðèîäå âðåìåíè;

4) ðåãóëÿðíîå èíôîðìèðîâàíèå ðóêîâîäèòåëåé î õîäå èñ-ïîëíåíèÿ çàäàíèé è ïîðó÷åíèé, ïðè÷èíàõ çàäåðæåê â èñïîë-íåíèè, ìåðàõ ïî îáåñïå÷åíèþ ñâîåâðåìåííîãî èñïîëíåíèÿ äî-êóìåíòîâ;

5) âíåñåíèå â ÐÊÊ îòìåòîê îá èçìåíåíèè ñðîêîâ èñïîë-íåíèÿ, ñîñòàâà ðàáîòàþùèõ ñ äîêóìåíòàìè ñïåöèàëèñòîâ, ñî-äåðæàíèÿ çàäàíèÿ è ò. ï., ïåðåñòàíîâêà ÐÊÊ â ìàññèâàõ èí-ôîðìàöèè;

6) âûäà÷à îïåðàòèâíîé èíôîðìàöèè î êîíòðîëèðóåìûõäîêóìåíòàõ ïî çàïðîñàì ðóêîâîäèòåëåé.

Ñíÿòèå äîêóìåíòîâ ñ êîíòðîëÿ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñîâî-êóïíîñòü ñëåäóþùèõ îïåðàöèé:

1) ïðèíÿòèå ðóêîâîäèòåëåì ðåøåíèÿ î ñíÿòèè äîêóìåíòà ñêîíòðîëÿ è îòäà÷à ñîîòâåòñòâóþùåãî ðàñïîðÿæåíèÿ ñëóæáå ÄÎÓ;

2) âíåñåíèå îòìåòêè îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà â ÐÊÊ;3) èíôîðìèðîâàíèå ñëóæáû ÄÎÓ îá èñïîëíåíèè êîíòðî-

ëèðóåìîãî (öåíòðàëèçîâàííîãî) äîêóìåíòà;4) ïåðåìåùåíèå ÐÊÊ èç êîíòðîëüíîé â ñïðàâî÷íóþ êàð-

òîòåêó;5) ôîðìèðîâàíèå êîíòðîëèðóåìîãî äîêóìåíòà â äåëî.Äîêóìåíò ñ÷èòàåòñÿ èñïîëíåííûì è ñíèìàåòñÿ ñ êîíòðî-

ëÿ ïîñëå ðåàëüíîãî è îêîí÷àòåëüíîãî âûïîëíåíèÿ âñåõ çàäà-íèé, ïîðó÷åíèé è ðåøåíèé, ñîäåðæàùèõñÿ â äîêóìåíòå (ðåçî-ëþöèè ðóêîâîäèòåëÿ), ñîîáùåíèÿ ðåçóëüòàòîâ çàèíòåðåñîâàí-íûì îðãàíèçàöèÿì è ëèöàì èëè íàëè÷èÿ äîêóìåíòèðîâàííîãîïîäòâåðæäåíèÿ ôàêòà èñïîëíåíèÿ. Äàòà èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòàäîëæíà ñîîòâåòñòâîâàòü äàòå ïîäïèñàíèÿ èñõîäÿùåãî èëè âíóò-ðåííåãî äîêóìåíòà.

Íà ïðàêòèêå îïåðàöèè ïî ñíÿòèþ ñ êîíòðîëÿ íà÷èíàþòñÿâ ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè. Îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêó-ìåíòà (ïîðó÷åíèÿ) ïåðåíîñèòñÿ ñåêðåòàðåì èç êîíòðîëèðóå-ìîãî îáúåêòà â ñîîòâåòñòâóþùóþ çîíó ÐÊÊ. Ñíèìàòü äîêóìåíòñ êîíòðîëÿ áåç ïðàâèëüíî îôîðìëåííîãî ðåçóëüòàòà êîíòðîëÿíåäîïóñòèìî.

Ïðè öåíòðàëèçîâàííîì êîíòðîëå èñïîëíåíèÿ ñåêðåòàðü(óïîëíîìî÷åííûé) íàïðàâëÿåò îôîðìëåííóþ êàðòî÷êó èëè ïî

– 80 –

òåëåôîíó ñîîáùàåò ôàêò èñïîëíåíèÿ â ñëóæáó ÄÎÓ äëÿ ñíÿòèÿäîêóìåíòà ñ êîíòðîëÿ.

Îñâîáîæäàþùàÿñÿ ïîñëå ñíÿòèÿ ñ êîíòðîëÿ ÐÊÊ äîëæíàèñïîëüçîâàòüñÿ äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷-íîãî àïïàðàòà, îáëåã÷àþùåãî ðåòðîñïåêòèâíûé ïîèñê.

Àíàëèç è îáîáùåíèå ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ ñîñòîÿò èç ñëå-äóþùèõ îïåðàöèé:

- ñîñòàâëåíèÿ èòîãîâûõ ïåðå÷íåé, êîëè÷åñòâåííûõ ñâîäîêè ñïðàâîê î ðåçóëüòàòàõ êîíòðîëüíîé ðàáîòû (çà ìåñÿö, êâàð-òàë, ãîä);

-  ïåðåäà÷è èòîãîâûõ äîêóìåíòîâ ïî ðåçóëüòàòàì êîíò-ðîëüíîé ðàáîòû è ìàòåðèàëîâ àíàëèçà èñïîëíèòåëüñêîé äèñ-öèïëèíû íà ðàññìîòðåíèå ðóêîâîäñòâà;

-  âûðàáîòêè è îñóùåñòâëåíèÿ ìåð ñòèìóëèðîâàíèÿ ïîâû-øåíèÿ óðîâíÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû (êîýôôèöèåíòàèñïîëíèòåëüíîñòè).

Àíàëèç ñîñòîÿíèÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ — âàæíàÿ ôóí-êöèÿ ñëóæáû ÄÎÓ. Îí äîëæåí îáåñïå÷èòü ãëàñíîå, ñîïîñòàâè-ìîå è äåìîêðàòè÷íîå îáñóæäåíèå ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ è ñòàòüâàæíûì êðèòåðèåì îïðåäåëåíèÿ ôîðì è ñòåïåíè ìîðàëüíîãî èìàòåðèàëüíîãî ñòèìóëèðîâàíèÿ ðàáîòíèêîâ àïïàðàòà óïðàâëå-íèÿ è ýôôåêòèâíîñòè óïðàâëåí÷åñêèõ ïðîöåññîâ.

2. Àâòîìàòèçèðîâàííûé êîíòðîëüèñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ

Àâòîíîìíûå (ëîêàëüíûå) àâòîìàòèçèðîâàííûå ñèñòåìû(ïîäñèñòåìû) êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ â ñëîæèâøåéñÿàðõèòåêòóðå ÀÑÓ (ÀÑ ÊÈÄ, ÀÑÊ, ÀÊÈÄ è äð.), à òàêæå ïîä-ñèñòåìà ÀÑ ÄÎÓ ïðåäíàçíà÷àëèñü â îñíîâíîì äëÿ îïåðàòèâíî-ãî îáåñïå÷åíèÿ ðóêîâîäñòâà ïîëíîé è äîñòîâåðíîé èíôîðìà-öèåé îá îáúåìàõ è íîìåíêëàòóðå êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ,çàäàíèé, ïîðó÷åíèé è ñîñòîÿëè â èñïîëíåíèè, âåäåíèè ïðå-äóïðåäèòåëüíîãî êîíòðîëÿ, àíàëèòèêî-ñèíòåòè÷åñêîé îáðàáîòêåèíôîðìàöèè î ñîñòîÿíèè èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû â êîí-êðåòíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ.

Âíåäðåíèå àâòîìàòèçèðîâàííûõ ðàáî÷èõ ìåñò ñïåöèàëèñ-òîâ ïî äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè íà áàçå ñîâðåìåííûõ ÏÝÂÌòðåáóåò âíèìàòåëüíîãî è êðèòè÷íîãî îòíîøåíèÿ ê îïûòó âíå-

– 81 –

äðåíèÿ è ýêñïëóàòàöèè àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåì äîêóìåíò-íîé èíôîðìàöèè (ê ïðèìåðó, ÀÑ ÊÈÄ), êîíòðîëÿ èñïîëíè-òåëüñêîé äèñöèïëèíû è åãî øèðîêîãî èñïîëüçîâàíèÿ â ðàçâè-òèè èíòåãðèðîâàííûõ ñèñòåì óïðàâëåíèÿ ñ âåäåíèåì ðàçëè÷-íûõ áàç äàííûõ è çíàíèé (ÁÄ è ÁÇ).

Òàê, îñíîâíûìè çàäà÷àìè ÀÑ ÊÈÄ ÿâëÿëàñü ðåàëèçàöèÿñëåäóþùèõ òåõíîëîãè÷åñêèõ ïðîöåññîâ:

-  ôîðìèðîâàíèÿ è âåäåíèÿ ÁÄ ïî âñåì ìàññèâàì äîêó-ìåíòîâ, ïîñòàâëåííûõ íà êîíòðîëü;

-  ñèãíàëüíîãî èíôîðìèðîâàíèÿ ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèà-ëèñòîâ î äîêóìåíòàõ, ïîñòàâëåííûõ íà êîíòðîëü, è äîêóìåíòàõñ èñòåêøèìè (èñòåêàþùèìè) ñðîêàìè èñïîëíåíèÿ;

-  ïåðèîäè÷åñêîé âûäà÷è èíôîðìàöèè î ñîñòîÿíèè âûïîë-íåíèÿ òåêóùèõ è ðàíåå âûäàííûõ ïîðó÷åíèé, çàôèêñèðîâàííûõîðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûìè äîêóìåíòàìè;

-  âûäà÷è öåëåâîé (ôàêòîãðàôè÷åñêîé) èíôîðìàöèè ïî ðà-çîâûì çàïðîñàì î õîäå âûïîëíåíèÿ êîíêðåòíûõ äîêóìåíòîâ(çàäàíèé);

-  ñïðàâî÷íî-èíôîðìàöèîííîé ðàáîòå ïî èñïîëíåííûì äî-êóìåíòàì;

-  âûäà÷è èòîãîâûõ èëè ïðîìåæóòî÷íûõ ðåçóëüòàòîâ êîíò-ðîëÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû (êîýôôèöèåíòîâ èñïîë-íèòåëüíîñòè) ïî ïîäðàçäåëåíèÿì è êîíêðåòíûì èñïîëíèòåëÿì.

Ôóíêöèîíèðîâàíèå ÀÑ ÊÈÄ îáåñïå÷èâàëîñü íå ïîòåðÿâ-øèì àêòóàëüíîñòè ïàêåòîì ïðèêëàäíûõ ïðîãðàìì â ñîñòàâå:

-  ââîäà è êîíòðîëÿ èñõîäíîé èíôîðìàöèè;-  îáðàáîòêè è ôîðìèðîâàíèÿ ìàøèííîãî àðõèâà (ÁÄ) äî-

êóìåíòîâ;-  âåäåíèÿ (êîððåêòèðîâêè) èíôîðìàöèîííîãî ìàññèâà;-  îáðàáîòêè çàïðîñîâ, â òîì ÷èñëå â ðåæèìå äèàëîãà («çàï-

ðîñ — îòâåò»);-  ôîðìèðîâàíèÿ âûõîäíûõ ìàññèâîâ äàííûõ è äð.Ðàçðàáîòêå àâòîìàòèçèðîâàííîé ñèñòåìû êîíòðîëÿ èñïîë-

íèòåëüíîñòè äîëæíî ïðåäøåñòâîâàòü ñîçäàíèå èíôîðìàöèîí-íî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ â âèäå ñîâîêóïíîñòèêëàññèôèêàòîðîâ è ïåðâè÷íûõ ôîðì âõîäíîé (ïåðâè÷íîé),ìàøèíîîðèåíòèðîâàííîé èíôîðìàöèè è ñîîòâåòñòâóþùèõ ôîð-ìàòîâ: ìàøèíî- è âèäåîãðàìì äëÿ ðåàëèçàöèè ïðåäóïðåäèòåëü-íîãî è èòîãîâîãî êîíòðîëÿ.

– 82 –

 ïðàêòèêå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷å-íèÿ øèðîêî ðàñïðîñòðàíåíû êëàññèôèêàòîðû:

- êîððåñïîíäåíòîâ;-  ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé;-  ðóêîâîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ;-  òåìàòèêè (ñîäåðæàíèÿ) êîíòðîëèðóåìîé äîêóìåíòàöèè è äð.Ñîñòàâëåíèþ êëàññèôèêàòîðîâ äîëæíî ïðåäøåñòâîâàòü

ãëóáîêîå èçó÷åíèå ãîñóäàðñòâåííûõ êëàññèôèêàòîðîâ òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé èíôîðìàöèè. Ïðè ýòîì ñîõðàíÿåòñÿ îñíîâíîåòðåáîâàíèå ê êîìïëåêñó âõîäíûõ è âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ, ôèê-ñèðóþùèõ êîíòðîëüíóþ èíôîðìàöèþ, — èíôîðìàöèîííàÿñîâìåñòèìîñòü äîêóìåíòîâ ïî ñîñòàâó è íîìåíêëàòóðå ôîðìà-ëèçîâàííûõ ïîêàçàòåëåé. Ñîñòàâ èíôîðìàöèè âõîäíûõ äîêóìåí-òîâ äîëæåí áûòü ìèíèìèçèðîâàí, íî ïðè ýòîì äîëæåí îáåñïå-÷èâàòü ñîâîêóïíîñòü ïîòåíöèàëüíûõ çàïðîñîâ ïîòðåáèòåëåé èèíôîðìàòèâíîñòü (ñîäåðæàòåëüíîñòü) âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ.

Äîñòàòî÷íî ðàñïðîñòðàíåííûì íà ïðàêòèêå óñëîâèåì ðå-àëèçàöèè ÀÑ ÊÈÄ ÿâëÿåòñÿ ñîâìåùåíèå òðàäèöèîííîé, ðó÷-íîé (â ïîäðàçäåëåíèÿõ) è àâòîìàòèçèðîâàííîé (â ñëóæáå ÄÎÓ)ñèñòåì óïðàâëåíèÿ äîêóìåíòîïîòîêàìè.

Âõîäíûå äîêóìåíòû ÀÑ ÊÈÄ íåñóò, êàê ïðàâèëî, ïåðå-ìåííóþ èíôîðìàöèþ è âêëþ÷àþò â ñåáÿ ìàøèíîîðèåíòè-ðîâàííûå ÐÊÊ è êîíòðîëüíûå êàðòî÷êè (ñ çîíîé «îáðàòíàÿñâÿçü»), ïåðå÷íè äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ êîíòðîëþ è äðóãèåäîêóìåíòíûå ôîðìû, ïðåäíàçíà÷åííûå äëÿ ôîðìèðîâàíèÿìàøèííîãî ìàññèâà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè è åãî íåîáõî-äèìîé êîððåêòèðîâêè.

Íàèáîëåå ýôôåêòèâíûì äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ ÁÄ àâòîìàòè-çèðîâàííûõ ñèñòåì êîíòðîëÿ ÿâëÿåòñÿ òèïîâàÿ ÐÊÊ ñ íàáîðîìîïòèìàëüíîãî êîëè÷åñòâà ðåêâèçèòîâ, âõîäÿùàÿ â ñîñòàâ óíè-ôèöèðîâàííîé ñèñòåìû îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîéäîêóìåíòàöèè, ðåãëàìåíòèðóåìîé ñîîòâåòñòâóþùèì ÃÎÑÒîì.Ïðèìåíåíèå òèïîâîé ÐÊÊ ïîçâîëÿåò èçáàâèòü êîíòðîëüíóþãðóïïó ñïåöèàëèñòîâ îò ñîñòàâëåíèÿ äðóãèõ âõîäíûõ äîêóìåí-òîâ, ñâîäÿ îïåðàöèè êîððåêòèðîâêè (âíåñåíèÿ èçìåíåíèé) èñíÿòèÿ äîêóìåíòà ñ êîíòðîëÿ ê ñîñòàâëåíèþ íîâîé ÐÊÊ è ââî-äó åå íåïîñðåäñòâåííî ñ äèñïëåÿ.

Ðàçóìååòñÿ, ââîä â êà÷åñòâå âõîäíûõ ñàìèõ êîíòðîëèðóå-ìûõ äîêóìåíòîâ, óíèôèöèðîâàííûõ ïî ôîðìå è ñîäåðæàíèþ,ÿâëÿåòñÿ áîëåå ïåðñïåêòèâíûì.

– 83 –

Âûõîäíûå äîêóìåíòû ñèñòåì àâòîìàòèçàöèè êîíòðîëüíûõïðîöåäóð ôèêñèðóþò êàê ïðîìåæóòî÷íóþ, òàê è ðåçóëüòàòèâ-íóþ èíôîðìàöèþ î ôóíêöèîíèðîâàíèè ñàìîé ñèñòåìû (ïå-ðå÷íè, ñâîäêè, íàïîìèíàíèÿ). Áóìàæíûé íîñèòåëü â âèäåìàøèíîãðàììû — òèïè÷íàÿ ôîðìà âûõîäíîãî äîêóìåíòà. Âû-õîäíàÿ èíôîðìàöèÿ ïî çàïðîñàì îòîáðàæàåòñÿ íà äèñïëåå èðàñïå÷àòûâàåòñÿ â ôîðìàòå, ïðåäïî÷òèòåëüíîì äëÿ ïîëüçîâà-òåëÿ. Îäíàêî âî ìíîãèõ ñëó÷àÿõ áûâàåò äîñòàòî÷íî âèäåîãðàì-ìû äëÿ îöåíêè ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ.

Âûõîäíàÿ èíôîðìàöèÿ àâòîìàòèçèðîâàííîãî êîíòðîëÿ èñ-ïîëíåíèÿ ïî èíòåðâàëàì âûäà÷è äåëèòñÿ íà ðåãëàìåíòèðóåìóþ(ïåðèîäè÷åñêóþ) è íåðåãëàìåíòèðóåìóþ (íåïåðèîäè÷åñêóþ).

Ðåãëàìåíòèðóåìàÿ èíôîðìàöèÿ âûäàåòñÿ, êàê ïðàâèëî, âîïðåäåëåííûå ñðîêè (ïî ãðàôèêó). Ïîòðåáíîñòü â íåðåãëàìåíòè-ðóåìîé èíôîðìàöèè âîçíèêàåò õàîòè÷íî è îòîáðàæàåòñÿ çàï-ðîñîì, êîòîðûé ðåàëèçóåòñÿ ëèáî ïèñüìåííî, ëèáî ââîäèòñÿ ñïîìîùüþ êëàâèàòóðû äèñïëåÿ. Çàïðîñû ìîãóò ìîòèâèðîâàòüñÿñðî÷íîñòüþ, âàæíîñòüþ, ïðèîðèòåòíîñòüþ è äðóãèìè êðèòå-ðèÿìè óïðàâëåíèÿ.

Îáèëèå èíôîðìàöèîííûõ ïîòðåáíîñòåé ïîëüçîâàòåëÿîáúÿñíÿåò øèðîòó íîìåíêëàòóðû è òåìàòèêè âûõîäíûõ äîêó-ìåíòîâ (òðàäèöèîííûõ è áåçáóìàæíûõ). Ýòî êàñàåòñÿ, ê ïðèìå-ðó, âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ ðåãëàìåíòèðóåìîãî (çà 30, 15, 10, 3äíÿ) ïðåäóïðåäèòåëüíîãî êîíòðîëÿ, âêëþ÷àþùåãî â ñåáÿ: íà-ïîìèíàíèå èñïîëíèòåëþ î ïðèáëèæåíèè ñðîêà îêîí÷àíèÿ ðà-áîòû, ïåðå÷åíü êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ ñî ñðîêàìè îêîí-÷àíèÿ ðàáîò â ñëåäóþùåì îò÷åòíîì ïåðèîäå; ïåðå÷åíü (ñâîä-êà) äîêóìåíòîâ ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè èñïîëíåíèÿ; ìàøèíî-ãðàììà çàïîëíåííîé ÐÊÊ íà èñïîëíåííûé äîêóìåíò.

Äðóãîé ãðóïïîé âûõîäíûõ äîêóìåíòîâ ÀÑ ÊÈÄ ÿâëÿåòñÿäîñòàòî÷íî ïðåäñòàâèòåëüíàÿ ñîâîêóïíîñòü ðåãëàìåíòèðóåìûõè íåðåãëàìåíòèðóåìûõ ïåðå÷íåé è ñâîäîê î ñîñòîÿíèè èñïîë-íåíèÿ çàäàíèé, ïîðó÷åíèé, îòðàæåííûõ â äîêóìåíòíîé èíôîð-ìàöèè çà îïðåäåëåííûé ïåðèîä âðåìåíè. Àíàëèòè÷åñêèå ïðè-çíàêè äîêóìåíòîâ ïðè ýòîì ìîãóò áûòü ñàìûìè ðàçëè÷íûìè.

Ãðóïïèðîâî÷íûìè ïðèçíàêàìè ñâåäåíèé î ñîñòîÿíèè èñ-ïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ ìîãóò áûòü:

- ñðîêè èñïîëíåíèÿ;- íåèñïîëíåíèå (ïðîñðî÷åííîå è íåïðîñðî÷åííîå);

– 84 –

- ñâîåâðåìåííîñòü (íåïðîñðî÷åííîå èñïîëíåíèå);- ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ;- ôàìèëèè ñïåöèàëèñòîâ, ðàáîòàþùèõ ñ äîêóìåíòàìè;- ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ;- àâòîðñòâî äîêóìåíòîâ;- âèäû (òèïû) äîêóìåíòîâ.Ðàçóìååòñÿ, ïîèñê äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïî ãðóïïèðî-

âî÷íûì ïðèçíàêàì ïðîùå âåñòè ñ ïîìîùüþ äèñïëåÿ, íà êîòî-ðîì â ïðîöåññå ìàøèííîãî äèàëîãà âûñâå÷èâàåòñÿ èõ òèïîâîéñîñòàâ («ìåíþ») ñ óêàçàíèåì ïîñëåäîâàòåëüíîñòè äàëüíåéøå-ãî ïîèñêà ïî ïîäïðèçíàêàì.

Òåõíîëîãèÿ îáðàáîòêè è äâèæåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîð-ìàöèè â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ êîíòðîëÿ èñïîëíè-òåëüñêîé äèñöèïëèíû (ÀÑ ÊÈÄ) âêëþ÷àåò â ñåáÿ òðè ïîñëåäî-âàòåëüíûõ ýòàïà: äîìàøèííûé, ìàøèííûé è ïîñëåìàøèííûé. òðàäèöèîííûõ àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ (íå èñïîëüçóþ-ùèõ âèäåîòåðìèíàëîâ íà ðàáî÷èõ ìåñòàõ ïîëüçîâàòåëÿ) äîìà-øèííûé è ïîñëåìàøèííûé ýòàïû ñîäåðæàëè êîìïëåêñ ðó÷-íûõ îïåðàöèé, ñâÿçàííûõ ñ ïîäãîòîâêîé ïàêåòîâ èñõîäíîé,êîððåêòèðóþùåé è çàïðîñíîé èíôîðìàöèåé.

Äîìàøèííûé ýòàï òåõíîëîãèè ÄÎÓ, êàê ïðàâèëî, ñîäåð-æàë: îòáîð è ñèñòåìàòèçàöèþ äîêóìåíòîâ (ñ ó÷åòîì ïðèîðèòå-òîâ âàæíîñòè è ñðî÷íîñòè); ðåãèñòðàöèþ äîêóìåíòíîé èíôîð-ìàöèè íà ìàøèíîîðèåíòèðîâàííûõ ÐÊÊ; çàïîëíåíèå êàðòî-÷åê ñ èçìåíåíèÿìè äàííûõ, îôîðìëåíèå áëàíêîâ è ò. ä.

Àâòîìàòèçèðîâàííûé êîíòðîëü, â ñóùíîñòè, íà÷èíàëñÿ ñìîìåíòà ïåðåäà÷è äîêóìåíòîâ ñïåöèàëèñòàì ïîäðàçäåëåíèé,íå îõâàòûâàÿ ïåðèîäà ðàññìîòðåíèÿ äîêóìåíòîâ ðóêîâîäñòâîì,êîãäà íàáëþäàþòñÿ ñóùåñòâåííûå çàäåðæêè â ðåøåíèè àêòó-àëüíûõ âîïðîñîâ.

Ýòàï ìàøèííîé îáðàáîòêè ñîñòîÿë èç îïåðàöèé ïåðåíîñàäàííûõ íà ìàøèííûé íîñèòåëü, êîíòðîëÿ äîñòîâåðíîñòè äàí-íûõ, îáðàáîòêè èíôîðìàöèè ïî çàäàííîé ïðîãðàììå è âûâîäåïðîìåæóòî÷íîé èëè ðåçóëüòàòèâíîé èíôîðìàöèè äëÿ ïðåäâà-ðèòåëüíîé îöåíêè.

Íà ïîñëåìàøèííîì ýòàïå ðàñïå÷àòàííûå ìàøèíîãðàììûïåðåäàâàëèñü â ñëóæáó ÄÎÓ äëÿ îòïðàâêè ðóêîâîäèòåëÿì ñòðóê-òóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé.

Ïîäñèñòåìà ÀÑ ÄÎÓ «Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ»ïîçâîëÿëà ìàêñèìàëüíî ñîêðàòèòü òðóäîåìêîñòü è äëèòåëüíîñòüäîìàøèííîãî è ïîñëåìàøèííîãî ýòàïîâ, âåñòè êîíòðîëü èñ-

– 85 –

ïîëíåíèÿ ñ ìîìåíòà ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Âàæíîå òåõíî-ëîãè÷åñêîå äîñòîèíñòâî ïîäñèñòåìû — áåçáóìàæíàÿ ðåàëèçàöèÿïðÿìîãî äîñòóïà ïîëüçîâàòåëÿ ê äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.

 îòäåëüíûõ êðóïíûõ îðãàíèçàöèÿõ íàêîïëåí îïûò îáåñ-ïå÷åíèÿ ðóêîâîäñòâà èòîãîâûìè äîêóìåíòàìè ÀÑ ÊÈÄ ïî ïðèí-öèïó «êîíòðîëÿ ïî îòêëîíåíèÿì», êîãäà îòñóòñòâèå èíôîðìà-öèè («îáðàòíîé ñâÿçè») ðàññìàòðèâàåòñÿ êàê ðåàëüíîå ñîîá-ùåíèå î íîðìàëüíîì õîäå êîíòðîëèðóåìîãî ïðîöåññà. Ýòî ïî-çâîëÿåò íå îòÿãîùàòü ðóêîâîäèòåëåé èçáûòî÷íîé èíôîðìàöè-åé è ïåðåäàâàòü ñîîáùåíèÿ òîëüêî î íåñòàíäàðòíûõ ñèòóàöèÿõ(ïðåäïîëàãàåìîì ñðûâå èñïîëíåíèÿ çàäàíèé, îòñóòñòâèè èñïîë-íèòåëÿ è ïð.).

Ïðè èíòåãðàöèè ëîêàëüíûõ ÀÐÌ, ðåàëèçîâàííûõ íà áàçåñîâðåìåííûõ ÏÝÂÌ, ðóêîâîäèòåëü ïîëó÷àåò âîçìîæíîñòü èç-áèðàòåëüíîãî ðàññìîòðåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè è, â÷àñòíîñòè, î õîäå èñïîëíåíèÿ ëþáîãî äîêóìåíòà.

Íåñîìíåííî, ïðèìåíåíèå ñîâðåìåííûõ èíôîðìàöèîííûõòåõíîëîãèé ïîçâîëÿåò äîñòàòî÷íî ýôôåêòèâíî îðãàíèçîâàòüêîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ â àïïàðàòå óïðàâëåíèÿ. Ýòîêàñàåòñÿ òåõíè÷åñêîãî è ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ êîíò-ðîëüíûõ ïðîöåäóð, êîòîðîå áûëî íàìè ðàññìîòðåíî ðàíåå.

 íàñòîÿùåå âðåìÿ íåò íåäîñòàòêà â ðàçëè÷íîãî ðîäà ïðî-åêòàõ, ñâÿçàííûõ ñ ëèêâèäàöèåé áóìàæíîãî íîñèòåëÿ äîêóìåí-òíîé èíôîðìàöèè è ïðèîðèòåòîì áåçáóìàæíûõ äîêóìåíòíûõòåõíîëîãèé. Îáèëèå ïðåäëîæåíèé ïî èñïîëüçîâàíèþ âîçìîæ-íîñòåé Èíòåðíåòà, ýëåêòðîííîé ïî÷òû è äðóãèõ âïå÷àòëÿþùèõäîñòèæåíèé íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé ðåâîëþöèè íå ìîæåò, îäíà-êî, çàìåíèòü ðåàëüíî ñëîæèâøèåñÿ òåõíîëîãèè, ñâÿçàííûå ñèñïîëüçîâàíèåì áóìàæíîãî íîñèòåëÿ èíôîðìàöèè. Ïðè÷èí òîìóìàññà: ýòî è ïðîáëåìû þðèäè÷åñêîé ïðèðîäû äîêóìåíòà, åãîäîëãîëåòèÿ è çàùèùåííîñòè îò ðàçëè÷íîãî ðîäà ïîääåëîê èôàëüñèôèêàöèé. Çíà÷èòåëüíàÿ ÷àñòü ïðîáëåì ñâÿçàíà ñ èäåí-òèôèêàöèåé ïîäïèñåé, ïå÷àòåé è äðóãèõ àòðèáóòîâ óïðàâëåí-÷åñêèõ ïðîöåäóð, ðåàëüíîé çàìåíû êîòîðûì ñîâðåìåííîå îá-ùåñòâî åùå íå ïðåäëîæèëî.

Ëèòåðàòóðà

1. Åäèíàÿ ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñ-ïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì è ñëóæ-áàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì.: Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1988.

– 86 –

2. Êâàëèôèêàöèîííûé ñïðàâî÷íèê äîëæíîñòåé ðóêîâîäè-òåëåé, ñïåöèàëèñòîâ è ñëóæàùèõ. Ì.: Ãîñêîìòðóä ÑÑÑÐ, 1989.

3. Êóòÿïèí Ë.È., Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèÿ òåõíè÷å-ñêîãî òâîð÷åñòâà íà ïðîìûøëåííîì ïðåäïðèÿòèè. Âîëãîãðàä:ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1998.

4. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîâ íà âû÷èñëèòåëüíîì öåíòðå. Ì.:Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1981.

5. Õàðèòîíîâ Â.Ä. Îðãàíèçàöèÿ áåçáóìàæíîé òåõíîëîãèèäîêóìåíòèðîâàíèÿ õîçÿéñòâåííûõ îïåðàöèé íà îñíîâå ïåðñî-íàëüíûõ ÝÂÌ // Êëàññèôèêàòîðû è äîêóìåíòû. 1988. ¹ 4.

– 87 –

ÒÅÌÀ 7 ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈßÄÎÊÓÌÅÍÒΠÈÈ ÈÕ ÕÐÀÍÅÍÈÅ

Ïëàí ëåêöèè

1. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ. Íîìåíêëàòóðà äåë.2. Ôîðìèðîâàíèå äåë.3. Õðàíåíèå äåë.4. Ïåðåäà÷à äîêóìåíòîâ â àðõèâ. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äî-

êóìåíòîâ.

Ñèñòåìàòèçàöèÿ è õðàíåíèå äîêóìåíòîâ ÿâëÿþòñÿ âàæíû-ìè îðãàíèçàöèîííî-òåõíîëîãè÷åñêèìè ïðîöåäóðàìèäîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ, ò. ê. òåñíî ñâÿçàíû ñ âîïðî-ñàìè ñîçäàíèÿ àðõèâîâ è áàç äàííûõ ñàìîãî ðàçëè÷íîãî íàçíà-÷åíèÿ è ðàöèîíàëüíîãî èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìà-öèè â ïðîöåññàõ óïðàâëåíèÿ ðàçëè÷íûìè çâåíüÿìè íàðîäíîãîõîçÿéñòâà Ðîññèè. Ïðîáëåìà ñèñòåìàòèçàöèè ðàññìàòðèâàåòñÿ âïðåäëàãàåìîì êóðñå êàê êîìïëåêñ âîïðîñîâ, ñâÿçàííûõ ñóïîðÿäî÷åííîñòüþ, êëàññèôèêàöèåé è ýøåëîíèðîâàíèåì äî-êóìåíòíîé èíôîðìàöèè äëÿ ïðàêòè÷åñêîãî ïðèìåíåíèÿ íàïðåäïðèÿòèÿõ è â îðãàíèçàöèÿõ ðàçëè÷íîãî ñòàòóñà.

 ðàññìàòðèâàåìîé òåìå ïðåäëàãàåòñÿ ïîäîéòè ê ïðîáëåìåñèñòåìàòèçàöèè è õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ êàê ê ñàìîñòîÿòåëüíîéñîâîêóïíîñòè äîêóìåíòèðîâàíèÿ.

1. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ. Íîìåíêëàòóðà äåë

Ñèñòåìàòèçèðîâàòü — çíà÷èò ðàñïðåäåëèòü ýëåìåíòû îáúåêòà(äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè) ïî ïðèçíàêàì ðîäñòâà, ñõîäñòâà,ò. å. êëàññèôèöèðîâàòü è òèïèçèðîâàòü èõ. Íà ïðàêòèêå ïðîñòåé-øåé êëàññèôèêàöèåé äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ ãðóïïèðîâêà èõ âîïðåäåëåííûå ïðåäìåòíûå êîìïëåêñû, òàê íàçûâàåìûå «äåëà».

 ñïåöèàëüíîé ëèòåðàòóðå â êà÷åñòâå òåðìèíîëîãè÷åñêèõïðèíÿòû ñëåäóþùèå ïðèçíàêè ãðóïïèðîâîê äîêóìåíòíîé èí-ôîðìàöèè: íîìèíàëüíûé, ïðåäìåòíî-âîïðîñíûé, àâòîðñêèé,êîððåñïîíäåíòñêèé, ãåîãðàôè÷åñêèé, õðîíîëîãè÷åñêèé è ýêñ-ïåðòíûé.

– 88 –

Íîìèíàëüíûé ïðèçíàê — ýòî ãðóïïèðîâêà â îäíî äåëî äî-êóìåíòîâ îäíîãî âèäà. Ïðèìåðîì òàêîãî ðîäà ìîæåò ñëóæèòüîðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿ (ïðèêàçû,ïðîòîêîëû, àêòû è ò. ä.).

Ïðåäìåòíî-âîïðîñíûé ïðèçíàê — ýòî ñîâîêóïíîñòü äîêó-ìåíòíîé èíôîðìàöèè, åå îáúåäèíåíèå ïî òèïèçèðîâàííîìóâèäó. Íàïðèìåð: ïàïêè, ôàéëû ñ äîêóìåíòàìè î ñòðîèòåëüñòâåïðîìûøëåííîãî îáúåêòà.

Àâòîðñêèé ïðèçíàê ÿâëÿåòñÿ ïðèîðèòåòíûì ïðè ïîäáîðå äî-êóìåíòîâ îäíîãî àâòîðà, åäèíîãî òâîð÷åñêîãî êîëëåêòèâà (ñòà-òüè, äèññåðòàöèè, ïàòåíòû, òåçèñû äîêëàäîâ è ñîîáùåíèé è ò. ï.).

Êîððåñïîíäåíòñêèé ïðèçíàê ïðåâàëèðóåò ïðè ôîðìèðîâà-íèè ïåðåïèñêè ñ êîíêðåòíûì þðèäè÷åñêèì èëè ôèçè÷åñêèìëèöîì (ê ïðèìåðó, ñ îáëàñòíûì êîìèòåòîì ïî óïðàâëåíèþ èìó-ùåñòâîì).

Ãåîãðàôè÷åñêèé ïðèçíàê öåëåñîîáðàçåí ïðè ãðóïïèðîâêåäîêóìåíòîâ íåñêîëüêèõ êîððåñïîíäåíòîâ íà òåððèòîðèè äàí-íîãî ðåãèîíà (íàïðèìåð, ïåðåïèñêà ñ ïðåäïðèÿòèÿìè-ïîòðå-áèòåëÿìè ïðîäóêöèè Âîëãîãðàäñêîé îáëàñòè).

Õðîíîëîãè÷åñêèé ïðèçíàê óìåñòåí ïðè ôîðìèðîâàíèè äî-êóìåíòîâ ïî êîíêðåòíûì âðåìåííûì ïàðàìåòðàì (ê ïðèìåðó,áàëàíñîâûå îò÷åòû ïðåäïðèÿòèÿ çà 2000—2005 ãîäû).

Ýêñïåðòíûé ïðèçíàê ó÷èòûâàåò ñðîêè õðàíåíèÿ äîêóìåí-òîâ (ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ — ñâûøå 10 ëåò è âðåìåííîãî õðà-íåíèÿ — äî 10 ëåò).

Ïðè êëàññèôèêàöèè äîêóìåíòîâ, îäíàêî, èñïîëüçóþò íå-ñêîëüêî ïðèçíàêîâ â ðàçëè÷íûõ ñî÷åòàíèÿõ (ñ îáÿçàòåëüíûìó÷åòîì ýêñïåðòíîãî). Òàêîâ, íàïðèìåð, çàãîëîâîê (ðóáðèêà) äåëà(ôàéëà): «Îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿïðåäïðèÿòèÿ çà 1999 ãîä», ñî÷åòàþùèé â ñåáå íîìèíàëüíûé,êîððåñïîíäåíòñêèé è õðîíîëîãè÷åñêèé ïðèçíàêè.

 ïðàêòèêå èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷å-íèÿ ñïåöèàëüíûì êëàññèôèêàöèîííûì ñïðàâî÷íèêîì, çàêðåï-ëÿþùèì çàãîëîâêè äåë è îïðåäåëÿþùèì ïîðÿäîê ôîðìèðîâà-íèÿ äîêóìåíòîâ â äåëà, ÿâëÿåòñÿ íîìåíêëàòóðà äåë, îïðåäåëÿå-ìàÿ êàê «ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü íàèìåíîâàíèé äåë,çàâîäèìûõ â îðãàíèçàöèè, ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ èõ õðàíåíèÿ,îôîðìëåííûé â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå» (ÃÎÑÒ 16487-83).

Îñíîâíîå òðåáîâàíèå ê íîìåíêëàòóðå — ìàêñèìàëüíûéîõâàò äîêóìåíòîâ, ïîëó÷àåìûõ è ñîçäàâàåìûõ â ïðîöåññå äåÿ-

– 89 –

òåëüíîñòè îðãàíèçàöèè. Íîìåíêëàòóðà ñîçäàåò ðåàëüíóþ âîç-ìîæíîñòü ðàçìåùåíèÿ ëþáîãî äîêóìåíòà è êîìôîðòíîãî ïîëüçî-âàíèÿ èì.

Òåîðèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà íàñ÷èòûâàåò òðè âèäà íîìåíê-ëàòóð: êîíêðåòíàÿ, ïðèìåðíàÿ è òèïîâàÿ. Êðóïíûå îðãàíèçàöèèäîïîëíÿþò èõ íîìåíêëàòóðàìè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé èíîìåíêëàòóðîé âñåãî ïðåäïðèÿòèÿ êàê îáúåêòà èíôîðìàöèîí-íî-äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ.

Øèðîêîå ïðàêòè÷åñêîå ðàñïðîñòðàíåíèå òèïîâûõ è ïðè-ìåðíûõ íîìåíêëàòóð ñâÿçàíî ñî ñòðåìëåíèåì ê óíèôèêàöèèñàìèõ ñïîñîáîâ êîìïëåêòîâàíèÿ ðàçëè÷íûõ áàç äàííûõ (ÁÄ).Ïðè ýòîì ñóùåñòâåííî òî, ÷òî òèïîâàÿ íîìåíêëàòóðà äåëóñòàíàâëèâàåò òèïîâîé ñîñòàâ äåë, çàâîäèìûõ â äåëîïðîèçâîä-ñòâå îïðåäåëåííîé êàòåãîðèè îðãàíèçàöèé, åäèíóþ èíäåêñà-öèþ ýòèõ äåë â îòðàñëè (ñèñòåìå) è ÿâëÿåòñÿ íîðìàòèâíûìäîêóìåíòîì.

Òèïîâûå è ïðèìåðíûå íîìåíêëàòóðû äåë ïîçâîëÿþò óñ-òàíîâèòü åäèíóþ ñõåìó ôîðìèðîâàíèÿ, óíèôèêàöèè çàãîëîâ-êîâ îäíîðîäíûõ äîêóìåíòîâ, óñòàíîâëåíèÿ åäèíûõ ñðîêîâ õðà-íåíèÿ èñòî÷íèêîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.

Ïîäîáíûå íîìåíêëàòóðû ðàçðàáàòûâàþòñÿ ñïåöèàëèçèðî-âàííûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè (ñëóæáàìè) è àðõèâàìè îáùåðîñ-ñèéñêèõ âåäîìñòâ ñ óòâåðæäåíèåì ðóêîâîäñòâîì àðõèâíûõ îð-ãàíîâ. Êàæäàÿ îðãàíèçàöèÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðàêòè÷åñêîé öå-ëåñîîáðàçíîñòüþ äîëæíà èìåòü ñâîþ êîíêðåòíóþ íîìåíêëà-òóðó äåë, ñîñòàâëÿåìóþ íà îñíîâå òèïîâîé èëè ïðèìåðíîé.

Çàãîëîâêè äåë, åñòåñòâåííî, äîëæíû îòâå÷àòü ñïåöèôèêåñàìîé îðãàíèçàöèè. Ñðîêè æå õðàíåíèÿ äåë ïåðåíîñÿòñÿ â êîí-êðåòíóþ íîìåíêëàòóðó èç òèïîâîé áåç èçìåíåíèé. Çàãîëîâîêäåëà äîëæåí àäåêâàòíî îòðàæàòü åãî ñîäåðæàíèå è îòâå÷àòü òðà-äèöèîííûì òðåáîâàíèÿì, ïðåäúÿâëÿåìûì ê äîêóìåíòíîé èí-ôîðìàöèè: êðàòêîñòè, òî÷íîñòè, àäðåñíîñòè, ò. ê. èìåííî ïîçàãîëîâêó â áîëüøèíñòâå ñëó÷àåâ âåäåòñÿ ñïðàâî÷íî-èíôîðìà-öèîííûé ïîèñê. Ñòðóêòóðà çàãîëîâêà, êàê ïðàâèëî, îòðàæàåòñëåäóþùèå àñïåêòû:

-  ðîä îôîðìëÿåìîãî äåëà (ïåðåïèñêà, äîñüå, ïîäáîðêà äî-êóìåíòîâ);

-  êîíêðåòíûé âèä äîêóìåíòîâ (ïðèêàçû, ïðîòîêîëû, ïëà-íîâî-îò÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ);

– 90 –

-  àâòîð, òåìà, êîððåñïîíäåíò;- êàëåíäàðíûé ïåðèîä ñåëåêöèè (îòáîðà) äîêóìåíòîâ.Íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêàÿ è èíñòðóêòèâíàÿ äîêóìåíòàöèÿ

ïî îôîðìëåíèþ íîìåíêëàòóðû ðåêîìåíäóåò âíà÷àëå ðàçìåùàòüäåëà ñ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèåéäèðåêòèâíûõ è âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ, çàòåì — äåëà ñ îðãàíè-çàöèîííîé äîêóìåíòàöèåé (óñòàâû, ïîëîæåíèÿ, èíñòðóêöèè),äàëåå — äåëà ñ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòà-öèåé ñàìîé îðãàíèçàöèè (ïðèêàçû, óêàçàíèÿ, ðàñïîðÿæåíèÿ,ðåøåíèÿ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ — ïðàâëåíèÿ ñîâåòà äèðåêòî-ðîâ è ò. ä.) è, íàêîíåö, äåëà, ñîäåðæàùèå ïëàíîâî-îò÷åòíóþäîêóìåíòàöèþ è ïåðåïèñêó.

Íîìåíêëàòóðà äåë ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ ïîñëå ðå-äàêòèðîâàíèÿ è ñîãëàñîâàíèÿ ñ àðõèâîì ïðåäïðèÿòèÿ, îðãà-íèçàöèè àïðîáèðóåòñÿ ýêñïåðòíîé êîìèññèåé è âèçèðóåòñÿðóêîâîäèòåëåì ïîäðàçäåëåíèÿ — õðàíèòåëÿ äîêóìåíòàöèè.

Íà îñíîâå ñïåöèàëèçèðîâàííûõ íîìåíêëàòóð ñòðóêòóðíûõïîäðàçäåëåíèé ñëóæáà ÄÎÓ îðãàíèçàöèè ñîñòàâëÿåò åäèíóþ(ñâîäíóþ) íîìåíêëàòóðó äåë, ðàçäåëàìè (ðóáðèêàìè) êîòîðîéìîãóò áûòü íàçâàíèÿ (óñëîâíûå îáîçíà÷åíèÿ) ñòðóêòóðíûõ ïîä-ðàçäåëåíèé, ðàñïîëîæåííûå â ñîîòâåòñòâèè ñ îðãàíèçàöèîí-íî-ôóíêöèîíàëüíîé ñòðóêòóðîé è øòàòíûì ðàñïèñàíèåìîðãàíèçàöèè ñóáúåêòà óïðàâëåíèÿ. Ïðè ýòîì ïåðâûì ðàçäåëîìïîìåùàåòñÿ ñëóæáà ÄÎÓ, à ïîñëåäíèìè — îáùåñòâåííûå îðãà-íèçàöèè.

Èíäåêñàöèÿ äåë ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé óñëîâíîå îáîçíà÷åíèåêàæäîãî ñôîðìèðîâàííîãî äåëà. Îäíîðîäíûì äåëàì ïðèñâàè-âàþòñÿ îäèíàêîâûå èíäåêñû.

Ïîä îäíèì è òåì æå èíäåêñîì èç ãîäà â ãîä â íîìåíêëàòó-ðó âíîñÿòñÿ ïåðåõîäÿùèå äåëà. Èíäåêñ îáîçíà÷àåòñÿ êîìáèíà-öèåé àðàáñêèõ öèôð.

Ê ïðèìåðó, èíäåêñ «03—09» îáîçíà÷àåò, ÷òî äåëî ïðè-íàäëåæèò ñòðóêòóðíîìó ïîäðàçäåëåíèþ «03» è çàíèìàåò äåâÿ-òûé ðàçäåë â íîìåíêëàòóðå.

 ñîîòâåòñòâèè ñ «Îñíîâíûìè ïðàâèëàìè ðàáîòû ãîñóäàð-ñòâåííûõ àðõèâîâ...», íîìåíêëàòóðà äåë óíèôèöèðóåòñÿ ïî ñëå-äóþùèì ãðàôàì:

ãðàôà 1 — èíäåêñ äåëà,ãðàôà 2 — íàçâàíèå çàãîëîâêîâ äåë,

– 91 –

ãðàôà 3 — êîëè÷åñòâî òîìîâ,ãðàôà 4 — ñðîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ,ãðàôà 5 — ïðèìå÷àíèå (îá óíè÷òîæåíèè äåë, ïåðåäà÷å â

àðõèâ). ñëó÷àÿõ, êîãäà îðãàíèçàöèÿ â ñèëó ñâîåãî ñòàòóñà è ïîä-

÷èíåííîñòè íå ñäàåò äîêóìåíòû íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå,åå íîìåíêëàòóðà äîëæíà ñîãëàñîâûâàòüñÿ ñ ýêñïåðòíîé êîìèñ-ñèåé âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè (âåäîìñòâåííîé, ðåãèîíàëü-íîé).

Êàê ïðàâèëî, íîìåíêëàòóðà äåë ââîäèòñÿ â äåéñòâèå ñ 1ÿíâàðÿ ñëåäóþùåãî êàëåíäàðíîãî ãîäà. Ïðè íåèçìåííîñòè ôóí-êöèé è öåëåé îðãàíèçàöèè íîìåíêëàòóðà îñòàåòñÿ ïîñòîÿííîé,íî ïîäëåæèò ðåäàêòèðîâàíèþ, ïåðåñîñòàâëåíèþ è ñîãëàñîâà-íèþ íå ðåæå îäíîãî ðàçà â ïÿòèëåòèå. Åæåãîäíî â íîìåíêëàòó-ðå äåëàåòñÿ èòîãîâàÿ çàïèñü î êàòåãîðèÿõ è êîëè÷åñòâå çàâåäåí-íûõ äåë.

2. Ôîðìèðîâàíèå äåë

Ïîä ôîðìèðîâàíèåì äåë ïîíèìàåòñÿ îòíåñåíèå äåë ê îï-ðåäåëåííîìó êîìïëåêñó è èõ ñèñòåìàòèçàöèÿ âíóòðè äåëà, ïî-ñâÿùåííîãî êîíêðåòíîìó âèäó è êëàññó äîêóìåíòíîé èíôîð-ìàöèè.

Äåëà ôîðìèðóþòñÿ è õðàíÿòñÿ, êàê ïðàâèëî, â ñòðóêòóð-íûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ, ÿâëÿþùèõñÿ ìåñòîì ñîçäàíèÿ è îáðàáîò-êè äîêóìåíòîâ. Ïðè ýòîì ñëåäóåò ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ ïðàâèëîì:îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå è âàæíåéøèå âíóòðåííèåäîêóìåíòû, ïåðåïèñêà ðóêîâîäñòâà ôîðìèðóþòñÿ â öåíòðàëè-çîâàííîé ñëóæáå ÄÎÓ. Â íåáîëüøèõ îðãàíèçàöèÿõ — ó ñåêðåòà-ðÿ, ïîìîùíèêà, ðåôåðåíòà ðóêîâîäèòåëÿ.

Íà êàæäîå ïîèìåíîâàííîå â íîìåíêëàòóðå äåëî ê êîíöóãîäà çàâîäèòñÿ ïàïêà (äîñüå), íà êîòîðóþ ïåðåíîñèòñÿ çàãîëî-âîê, óêàçûâàåòñÿ íàçâàíèå îðãàíèçàöèè (ïðåäïðèÿòèÿ), ñòðóê-òóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, èíäåêñ ïî íîìåíêëàòóðå è ñðîê õðà-íåíèÿ (äëÿ ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ — «Õðàíèòü ïîñòîÿííî»).

Ïî ìåðå èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòû ðàçìåùàþòñÿ â ñîîò-âåòñòâóþùèå ïàïêè, ïîäøèâêà äîêóìåíòîâ â äåëî îñóùåñòâëÿ-åòñÿ, êàê ïðàâèëî, ê êîíöó ðàáî÷åãî äíÿ. Èñïîëíåííûå äîêó-ìåíòû (çàäàíèÿ, ïîðó÷åíèÿ) äîëæíû èìåòü îòìåòêó îá èñïîë-

– 92 –

íåíèè. Åñëè äîêóìåíòû íå âïèñûâàþòñÿ â óòâåðæäåííóþ íî-ìåíêëàòóðó, òî îíè îôîðìëÿþòñÿ ïîä ðåçåðâíûì íîìåðîì.

Äîêóìåíòû ôîðìèðóþòñÿ â äåëî â îäíîì ýêçåìïëÿðå, çàèñêëþ÷åíèåì ÷åðíîâûõ è äóïëåòíûõ ýêçåìïëÿðîâ îñîáî âàæ-íûõ èç íèõ. Êîïèè ïîäøèâàþòñÿ â òîì ñëó÷àå, åñëè îíè ñîäåð-æàò ïîìåòû (âèçû, ðåçîëþöèè, äîïîëíåíèÿ), äîïîëíÿþùèåäàííûå ïåðâîãî ýêçåìïëÿðà.

Òîëùèíà êàæäîãî äåëà íå äîëæíà ïðåâûøàòü 250 ëèñòîâ(30—40 ìì). Ñ ïîÿâëåíèåì äîïîëíèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ ôîðìè-ðóþòñÿ íîâûå òîìà. Äîêóìåíòû ôîðìèðóþòñÿ â îáúåìå îäíîãîêàëåíäàðíîãî ãîäà. Èñêëþ÷åíèå ñîñòàâëÿþò ïåðåõîäÿùèå (ñóäåá-íûå, àðáèòðàæíûå, ëè÷íûå) äåëà, ôîðìèðóåìûå â òå÷åíèå âñåãîïåðèîäà, â òîì ÷èñëå è ðàáîòû êîíêðåòíîãî äîëæíîñòíîãî ëèöà.Äîêóìåíòû âûáîðíûõ îðãàíîâ è ïîñòîÿííûõ êîìèññèé ôîðìè-ðóþòñÿ çà ïåðèîä èõ ñîçûâà, â ó÷åáíûõ çàâåäåíèÿõ — ïî ó÷åá-íûì ãîäàì, â òåàòðàõ — ïî òåàòðàëüíûì ñåçîíàì è ò. ä.

Äîñòàòî÷íî ñïåöèôè÷íû ïî ôîðìèðîâàíèþ äîêóìåíòû îð-ãàíîâ çäðàâîîõðàíåíèÿ (èñòîðèè áîëåçíè), èçäàòåëüñòâ (äåëàíà ðóêîïèñè), òåëåâèçèîííûõ è êèíîêîìïàíèé (ôèëüìû è êî-ïèè) è ò. ä.

Ïëàíîâî-îò÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ íåçàâèñèìî îò âðåìåíè ååñîçäàíèÿ ïîìåùàåòñÿ â äåëî òîãî ãîäà, ê êîòîðîìó îíà îòíîñèòñÿ.

Âíóòðè äåëà äîêóìåíòû ðàçìåùàþòñÿ â õðîíîëîãè÷åñêîìïîðÿäêå, ñî÷åòàÿñü ñ âîïðîñíî-ëîãè÷åñêèì, ò. å. äîêóìåíòû ïîä-øèâàþòñÿ ïî ìåðå ðåøåíèÿ âîïðîñà, ïðè÷åì ïðè ôîðìèðîâà-íèè ïåðåïèñêè äîêóìåíò-îòâåò ïîäøèâàåòñÿ çà äîêóìåíòîì-çàïðîñîì.

Õðîíîëîãè÷åñêîå ðàñïîëîæåíèå õàðàêòåðíî äëÿ èíè-öèàòèâíûõ äîêóìåíòîâ. Ïðèêàçû, ðàñïîðÿæåíèÿ, ïîñòàíîâëå-íèÿ ôîðìèðóþòñÿ ñòðîãî ïî õðîíîëîãèè. Àëôàâèòíàÿ ñèñòåìà-òèçàöèÿ îäíîðîäíûõ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ âíóòðè äåë ïðèèñïîëüçîâàíèè òàêèõ ãðóïïîâûõ ïðèçíàêîâ, êàê ôàìèëèè àâ-òîðîâ, íàçâàíèÿ îðãàíèçàöèé, êîððåñïîíäåíòîâ, íàèìåíîâà-íèÿ àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíûõ åäèíèö è ò. ä. Äîêóìåí-òû ñ ïîðÿäêîâîé íóìåðàöèåé (áèëåòû, êâèòàíöèè, íàêëàäíûåè ò. ï.) ãðóïïèðóþòñÿ â íóìåðàöèîííîì ïîðÿäêå.

Äåëà ïî ïèñüìåííûì îáðàùåíèÿì ãðàæäàí (çàÿâëåíèÿ,ïðîñüáû, æàëîáû) ôîðìèðóþòñÿ îòäåëüíî îò îáùåé ïåðåïèñ-êè îðãàíèçàöèè.

– 93 –

3. Õðàíåíèå äåë

Äåëà ñ÷èòàþòñÿ çàâåäåííûìè (îòêðûòûìè äëÿ ôîðìèðî-âàíèÿ) ñ ìîìåíòà âêëþ÷åíèÿ â íèõ ïåðâîãî èñïîëíåííîãî äî-êóìåíòà.

Õðàíåíèå äîêóìåíòîâ îáåñïå÷èâàåòñÿ ðàçëè÷íûìè ñïîñî-áàìè, íî ÷àùå âñåãî òðàäèöèîííî: â çàïèðàþùèõñÿ øêàôàõ èñåéôàõ, â âåðòèêàëüíîì ïîëîæåíèè. Íà êîðåøêå äåëà ïðîñòàâ-ëÿåòñÿ èíäåêñ ïî íîìåíêëàòóðå, à íà âíóòðåííåé äâåðöå øêà-ôà — íîìåíêëàòóðà äåë.

Ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ðàñïîëîæåíèÿ äåë íà ïîëêàõ (ñòåë-ëàæàõ) äîëæíà òî÷íî ñîîòâåòñòâîâàòü íîìåíêëàòóðå äåë. Ïîèñêíåîáõîäèìîãî äîêóìåíòà îñóùåñòâëÿåòñÿ âíà÷àëå ïî íîìåðóíóæíîãî äåëà (ïî íîìåíêëàòóðå), à çàòåì ïî íîìåðó ñîîòâåò-ñòâóþùåé ïàïêè ñ äîêóìåíòàìè.

Äëÿ äåë ñ îñîáî öåííûìè è âàæíûìè äîêóìåíòàìè (ïðî-òîêîëàìè, ïðèêàçàìè, ëè÷íûìè äåëàìè, òðóäîâûìè êíèæêà-ìè è ò. ä.) ñîñòàâëÿåòñÿ è ñèñòåìàòè÷åñêè âåäåòñÿ âíóòðåííÿÿîïèñü, ïîìåùàåìàÿ, êàê ïðàâèëî, â íà÷àëå äåëà. Îïèñü ñîäåð-æèò èíäåêñ äîêóìåíòà, åãî äàòèðîâêó, êðàòêîå ñîäåðæàíèå èíîìåð ëèñòà.

Äåëà ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ ãðóïïèðóþòñÿ îòäåëüíîîò äîêóìåíòîâ âðåìåííûõ ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Ïîäëèííèêè îòäå-ëÿþòñÿ îò êîïèé, ãîäîâûå ïëàíû è îò÷åòû — îò ìåñÿ÷íûõ èêâàðòàëüíûõ, óòâåðæäåííûå äîêóìåíòû — îò ïðîåêòîâ, ïðèêà-çû, ðàñïîðÿæåíèÿ, óêàçàíèÿ âûøåñòîÿùèõ îðãàíîâ, ñâÿçàííûåñ ïðÿìîé äåÿòåëüíîñòüþ îðãàíèçàöèè, — îò òàêîãî æå òèïàîðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ, ïðèñëàííûõäëÿ ñâåäåíèÿ.

Ïðèëîæåíèÿ ãðóïïèðóþòñÿ âìåñòå ñ äîêóìåíòàìè, ê êî-òîðûì îíè îòíîñÿòñÿ. Ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ôîð-ìèðóþòñÿ â äåëà è õðàíÿòñÿ îòäåëüíî îò ïðèêàçîâ ïî ëè÷íîìóñîñòàâó.

Åñëè â íà÷àëå êàëåíäàðíîãî ãîäà ïîòðåáîâàëñÿ êîíêðåò-íûé äîêóìåíò (óæå âêëþ÷åííûé â äåëî), îí ìîæåò áûòü èçâëå-÷åí òîëüêî ëèöîì, îòâåòñòâåííûì çà ôîðìèðîâàíèå è õðàíåíèåäåë, à íà åãî ìåñòî ïîìåùàåòñÿ ëèñò ñ óêàçàíèåì àäðåñàòà, äàòûè ñðîêà âûäà÷è äîêóìåíòà. Ïðè âûäà÷å æå öåëîãî äåëà ñîñòàâëÿ-

– 94 –

åòñÿ êàðòà-çàìåíèòåëü, ñîäåðæàùàÿ ðåêâèçèòû èíäåêñà, äàòû èñðîêà âûäà÷è ñ ðàñïèñêîé ïîëó÷àòåëÿ êîìïëåêòà äåëà.

Ñëåäóåò èìåòü â âèäó, ÷òî äåëà, ñîäåðæàùèå ó÷åòíî-áóõ-ãàëòåðñêèå äîêóìåíòû, ìîãóò áûòü âûäàíû òîëüêî ïî ðàñïîðÿ-æåíèþ ãëàâíîãî áóõãàëòåðà. Âûäà÷à æå äåë çà ïðåäåëû äàííîéîðãàíèçàöèè ìîæåò ñîñòîÿòüñÿ òîëüêî ñ ðàçðåøåíèÿ åå ðóêî-âîäèòåëÿ.

Ïðè îôîðìëåíèè äåë íà õðàíåíèå èç íèõ óäàëÿþòñÿ ìå-òàëëè÷åñêèå è ïëàñòìàññîâûå ñêðåïêè è äåðæàòåëè.

Ôîðìèðîâàíèå äåë ñ äîêóìåíòàìè âðåìåííûõ ñðîêîâ õðà-íåíèÿ ìîæåò âåñòèñü óïðîùåííî: ðàçðåøàåòñÿ îñòàâëÿòü äîêó-ìåíòû â ñêîðîñøèâàòåëÿõ, íå íóìåðîâàòü ëèñòû è íå äåëàòüçàâåðèòåëüíûõ íàäïèñåé, íå ñîñòàâëÿòü îïèñè.

4. Ïåðåäà÷à äîêóìåíòîâ â àðõèâ, ýêñïåðòèçàöåííîñòè äîêóìåíòîâ

Äåëà õðàíÿòñÿ â ìåñòå èõ ôîðìèðîâàíèÿ äî ïåðåäà÷è âàðõèâ îðãàíèçàöèè. Ïîäãîòîâêà äåë ê ñäà÷å â àðõèâ — çàâåð-øàþùèé ýòàï ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè â òåõíîëîãèè äîêóìåíòà-öèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ.

Äåëà äëÿ ñäà÷è â àðõèâ ãîòîâÿòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ îáùå-ãîñóäàðñòâåííûìè òðåáîâàíèÿìè, èçëîæåííûìè â äîêóìåíòàõÃîñàðõèâà.  àðõèâ îðãàíèçàöèè ïåðåäàþòñÿ äåëà ïîñòîÿííîãî èâðåìåííîãî õðàíåíèÿ ÷åðåç ãîä ïîñëå çàâåðøåíèÿ èõ äåëîïðî-èçâîäñòâîì ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé.

Äåëà âðåìåííîãî õðàíåíèÿ (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî)ïåðåäàþòñÿ â àðõèâ ïî óñìîòðåíèþ ðóêîâîäñòâà îðãàíèçàöèè.

Ñäà÷à äåë â àðõèâ îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî çàðàíåå óòâåðæäåííîìóðóêîâîäñòâîì ãðàôèêó. Äåëà ïðèíèìàþòñÿ ïî îïèñÿì è íîìåíê-ëàòóðàì ñ ïðèëîæåíèåì ðåãèñòðàöèîííûõ êàðòî÷åê íà äîêóìåí-òû (äëÿ ïîïîëíåíèÿ èìè ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àðõèâà).

Åñëè îòäåëüíûå äåëà ïî ïðàêòè÷åñêîé íåîáõîäèìîñòè öå-ëåñîîáðàçíî îñòàâèòü â ïîäðàçäåëåíèè äëÿ òåêóùåé ðàáîòû, àð-õèâ îôîðìëÿåò âûäà÷ó ýòèõ äåë âî âðåìåííîå ïîëüçîâàíèå.

Çàâåäóþùèé àðõèâîì ðàñïèñûâàåòñÿ â ïðèåìå äåë íà âñåõýêçåìïëÿðàõ ãîäîâûõ ðàçäåëîâ îïèñåé, óêàçûâàÿ äàòó ïðèåìà èêîëè÷åñòâî ïðèíÿòûõ äåë. Îäèí ýêçåìïëÿð ãîäîâûõ ðàçäåëîâîïèñåé âîçâðàùàåòñÿ ïîäðàçäåëåíèþ-ñäàò÷èêó, îñòàëüíûå îñ-òàþòñÿ â àðõèâå îðãàíèçàöèè.

– 95 –

Ïîäãîòîâêà äåë è ñäà÷à èõ â àðõèâ âêëþ÷àåò â ñåáÿ: ïðîâå-äåíèå ýêñïåðòèçû íàó÷íîé è ïðàêòè÷åñêîé öåííîñòè äîêóìåí-òîâ, îôîðìëåíèå äåë, ñîñòàâëåíèå îïèñåé íà äåëà ñ ïîñòîÿí-íûì è äîëãîâðåìåííûì ñðîêàìè õðàíåíèÿ. Ýòè ðàáîòû ïðîâî-äÿòñÿ ïîä êîíòðîëåì è ìåòîäè÷åñêèì ðóêîâîäñòâîì ñîòðóäíè-êîâ àðõèâà îðãàíèçàöèè.

Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ. Áîëüøàÿ ÷àñòü äîêóìåí-òîâ íåñåò èíôîðìàöèþ, èìåþùóþ ðàçîâîå çíà÷åíèå, ïîñëåèñïîëüçîâàíèÿ êîòîðîé äîêóìåíòû òåðÿþò ñâîþ àêòóàëüíîñòü.

Äðóãèå äîêóìåíòû ñîäåðæàò èíôîðìàöèþ, êîòîðàÿ ìîæåòïîòðåáîâàòüñÿ â îáîçðèìîì áóäóùåì. Îïðåäåëåííàÿ ãðóïïà äîêó-ìåíòîâ ñîäåðæèò èíôîðìàöèþ, öåííóþ è â íàó÷íîì, è â ïðàê-òè÷åñêîì îòíîøåíèÿõ. Òàêèå äîêóìåíòû, åñòåñòâåííî, äîëæíûõðàíèòüñÿ ïîñòîÿííî.

Äëÿ îïòèìàëüíîãî îòáîðà öåííûõ äîêóìåíòîâ è ïðîâî-äèòñÿ ýêñïåðòèçà ñ ïîçèöèé îïðåäåëåíèÿ ãîñóäàðñòâåííîãî,ñîöèàëüíî-êóëüòóðíîãî è èíîãî çíà÷åíèÿ äîêóìåíòîâ ñ öåëüþîòáîðà èõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå èëè óñòàíîâëåíèÿ ñðî-êîâ èõ õðàíåíèÿ (ÃÎÑÒ 16. 487—83).

Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ ïîýòàïíî,íà÷èíàÿ ñ òåêóùåãî äåëîïðîèçâîäñòâà è çàâåðøàÿ ãîñóäàð-ñòâåííûì àðõèâîì.

1 ýòàï — ñîñòàâëåíèå íîìåíêëàòóðû, ïðåäîïðåäåëÿþùåéñðîêè õðàíåíèÿ ñîçäàâàåìûõ äîêóìåíòîâ.

2 ýòàï — ïîäãîòîâêà äîêóìåíòîâ ê ñäà÷å â àðõèâ îðãà-íèçàöèè.

3 ýòàï — óòî÷íåíèå öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïðè ïåðåäà÷å èõíà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå èç àðõèâà îðãàíèçàöèè â ãîñó-äàðñòâåííûé àðõèâ.

Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè ïðîâî-äèòñÿ ïîä ðóêîâîäñòâîì ïîñòîÿííî äåéñòâóþùåé ýêñïåðòíîéêîìèññèè.  êðóïíûõ îðãàíèçàöèÿõ ñî ñëîæíîé îðãàíèçàöèîí-íî-ôóíêöèîíàëüíîé ñòðóêòóðîé äåéñòâóþò öåíòðàëüíûå ýêñ-ïåðòíûå êîìèññèè, îáúåäèíÿþùèå è êîîðäèíèðóþùèå ðàáîòóýêñïåðòíûõ êîìèññèé ïîäðàçäåëåíèé. Êîìèññèÿ ñîçäàåòñÿ ïðè-êàçîì ðóêîâîäèòåëÿ èç íàèáîëåå êâàëèôèöèðîâàííûõ ñïåöèà-ëèñòîâ, à òàêæå çàâåäóþùåãî êàíöåëÿðèåé, âåäîìñòâåííûìàðõèâîì è ãëàâíîãî áóõãàëòåðà. Îñíîâíûìè çàäà÷àìè ýêñïåðò-íîé êîìèññèè ÿâëÿþòñÿ:

– 96 –

-  ðàññìîòðåíèå ïðîåêòîâ êëàññèôèêàòîðîâ è íîìåíêëàòóðäåëîïðîèçâîäñòâà (öåíòðàëèçîâàííîãî è äåöåíòðàëèçîâàííîãî);

-  ðàññìîòðåíèå äîêóìåíòîâ, âûäåëÿåìûõ ê óíè÷òîæåíèþ,è àêòîâ óíè÷òîæåíèÿ äîêóìåíòîâ è äåë, ñðîê õðàíåíèÿ êîòî-ðûõ çàâåðøèëñÿ;

-  ïîäãîòîâêà è âûíåñåíèå íà ðàññìîòðåíèå ýêñïåðòíûõ êî-ìèññèé Ãîñàðõèâà ïðåäëîæåíèé î ñðîêàõ õðàíåíèÿ äîêóìåíò-íîé èíôîðìàöèè;

-  ó÷àñòèå â ïîäãîòîâêå è ðàññìîòðåíèè ïðîåêòîâ íîðìà-òèâíî-ìåòîäè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó è àð-õèâèðîâàíèþ: íîìåíêëàòóð, êëàññèôèêàòîðîâ, ïåðå÷íåé äîêó-ìåíòîâ è èíñòðóêöèé ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ ðàç-ëè÷íûõ óðîâíåé óïðàâëåíèÿ;

-  ïðîâåäåíèå êîíñóëüòàöèîííî-ìåòîäè÷åñêîé è îðãàíè-çàöèîííîé ðàáîòû ñ ïîäâåäîìñòâåííûìè ñòðóêòóðàìè.

Ýêñïåðòíàÿ êîìèññèÿ — êîëëåãèàëüíûé îðãàí, çàñåäàíèÿêîòîðîãî ïðîòîêîëèðóþòñÿ è óòâåðæäàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãà-íèçàöèè.

Ýêñïåðòèçà íàó÷íîé è ïðàêòè÷åñêîé öåííîñòè äîêóìåí-òîâ ïðîâîäèòñÿ ñèñòåìàòè÷åñêè, íàðÿäó ñ îöåíêîé ïðàâèëüíî-ñòè è îïåðàòèâíîñòè âåäåíèÿ äåë è èõ ñîîòâåòñòâèÿ óòâåðæäåí-íîé íîìåíêëàòóðå.

Ïðîöåäóðà ïîäãîòîâêè è îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ ÿâëÿåò-ñÿ òðàäèöèîííîé äëÿ îòå÷åñòâåííîé ïðàêòèêè: â íà÷àëå êàæ-äîãî êàëåíäàðíîãî ãîäà ñîòðóäíèêè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëå-íèé, îòâåòñòâåííûå çà ðàáîòó ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé,ïðîñìàòðèâàþò è îòáèðàþò äîêóìåíòû äëÿ äàëüíåéøåãî õðàíå-íèÿ èëè óíè÷òîæåíèÿ. ×ëåíû ýêñïåðòíûõ êîìèññèé îáÿçàíûïðîñìàòðèâàòü íå òîëüêî îïèñè è àêòû î âûäåëåíèè äåë ê óíè÷-òîæåíèþ, íî è ïîëíîñòüþ ïðîâåðÿòü íàèáîëåå âàæíûå äåëà èäîêóìåíòû, ñðîê õðàíåíèÿ è ôèçè÷åñêîå ñîñòîÿíèå êîòîðûõâûçûâàåò ñîìíåíèÿ.

Îïðåäåëåíèå öåííîñòè äîêóìåíòîâ òðåáóåò êîìïåòåíòíî-ñòè è ïðîôåññèîíàëèçìà: çíàíèÿ èñòîðèè è ïåðñïåêòèâ îðãà-íèçàöèè, åå ôóíêöèé, çàäà÷, îðãàíèçàöèîííîé ñòðóêòóðû,èíôîðìàöèîííûõ ñâÿçåé ñ äðóãèìè îðãàíèçàöèÿìè, ñëîæèâ-øåéñÿ ïðàêòèêè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ.

Ïðè ïðîâåäåíèè äîêóìåíòíîé ýêñïåðòèçû ñëåäóåò ïîìíèòüî ïðèíöèïàõ îáúåêòèâíîñòè, èñòîðèçìà, êîìïëåêñíîñòè è óíè-

– 97 –

âåðñàëüíîñòè äîêóìåíòîâ, î êðèòåðèÿõ îòáîðà ïî ïðîèñõîæ-äåíèþ, ñîäåðæàíèþ è âíåøíèì îñîáåííîñòÿì äîêóìåíòîâ.

Êîíêðåòíî ñðîêè õðàíåíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèèîïðåäåëÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ ñïåöèàëüíî ðàçðàáîòàííûõ è íàó÷íîîáîñíîâàííûõ ïåðå÷íåé äîêóìåíòîâ. Òèïîâûå ïåðå÷íè óñòàíàâ-ëèâàþò, êàê ïðàâèëî, ñðîêè õðàíåíèÿ, õàðàêòåðíûå äëÿ áîëü-øèíñòâà îðãàíèçàöèé è îòðàæàþò îðãàíèçàöèîííî-ôóíêöèî-íàëüíûå âîïðîñû èõ ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè (ðóêîâîäñòâî,ïëàíèðîâàíèå, ó÷åò, êîíòðîëü, îò÷åòíîñòü, ôèíàíñèðîâàíèå,îðãàíèçàöèÿ òðóäîâîãî, ìàòåðèàëüíî-òåõíè÷åñêîãî îáåñïå÷å-íèÿ è ò. ï.)

Ðàçóìååòñÿ, òèïîâûå ïåðå÷íè íå ñïîñîáíû ïîëíîñòüþîõâàòèòü âñå ìíîãîîáðàçèå äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Ïî ýòîéïðè÷èíå íà áàçå òèïîâûõ âåäîìñòâåííûìè îðãàíàìè ðàçðàáà-òûâàþòñÿ ïåðå÷íè îòðàñëåâîãî è ìåæîòðàñëåâîãî õàðàêòåðà. Âçàâèñèìîñòè îò çíà÷èìîñòè (âàæíîñòè, àêòóàëüíîñòè) äîêó-ìåíòîâ óñòàíàâëèâàþòñÿ äèôôåðåíöèðîâàííûå (ïîñòîÿííûå èëèâðåìåííûå) ñðîêè õðàíåíèÿ: ãîä, òðè ãîäà, ïÿòü, äåñÿòü ëåò èò. ä. Ñðîê õðàíåíèÿ èñ÷èñëÿåòñÿ ïî ñîñòîÿíèþ íà 1 ÿíâàðÿ ãîäà,ñëåäóþùåãî çà ãîäîì îêîí÷àíèÿ äåëà.

Ýêñïåðòèçó öåííîñòè äîêóìåíòîâ íåìûñëèìî ïðîâîäèòüòîëüêî ïî çàãîëîâêàì äåë (÷òî, ê ñîæàëåíèþ, íå ðåäêîñòü íàïðàêòèêå), òàê êàê â òå÷åíèå ãîäà ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë ìî-ãóò áûòü äîïóùåíû îøèáêè ðàçëè÷íîãî õàðàêòåðà.  ñâÿçè ñ ýòèìíåîáõîäèì òùàòåëüíûé àíàëèç ôàêòè÷åñêîãî ñîäåðæàíèÿ äåëàïóòåì ôðîíòàëüíîãî, ïîëèñòíîãî ïðîñìîòðà, êîòîðûé ìîæåòïðèâåñòè ê ïåðåîôîðìëåíèþ âñåãî ìàññèâà äîêóìåíòîâ ñ âû-äåëåíèåì åäèíèö ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî õðàíåíèÿ.

Îòå÷åñòâåííàÿ ïðàêòèêà àðõèâîâåäåíèÿ âûäåëÿåò (ñ ïî-çèöèé õðàíåíèÿ) ÷åòûðå ãðóïïû äåë:

-  ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ, ïîäëåæàùèå ïåðåäà÷å ÃîñàðõèâóÐîññèéñêîé Ôåäåðàöèè;

- äëèòåëüíîãî õðàíåíèÿ (ñâûøå 10 ëåò) â àðõèâå îðãàíè-çàöèè;

- âðåìåííîãî õðàíåíèÿ (äî 10 ëåò);- ïîäëåæàùèå óíè÷òîæåíèþ (ïî èñòå÷åíèè ñðîêîâ õðàíåíèÿ).Îôîðìëåíèå ñàìèõ äåë íå ìîæåò ñîñòîÿòüñÿ áåç óòî÷íå-

íèÿ ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Äåëà ñ ïîñòîÿííûì è äîëãî-âðåìåííûì ñðîêàìè õðàíåíèÿ ãîòîâÿò ê ñäà÷å â àðõèâ îðãàíè-çàöèè-ñîçäàòåëÿ è ïîëó÷àòåëÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.

– 98 –

Íà äåëà ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ, îòîáðàííûìè êóíè÷òîæåíèþ, ñîñòàâëÿþò àêò, ôîðìà êîòîðîãî òèïèçèðîâàíà«Îñíîâíûìè ïðàâèëàìè ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ»... Àêòðàññìàòðèâàåòñÿ è ðåêîìåíäóåòñÿ ê óòâåðæäåíèþ íà çàñåäàíèèýêñïåðòíîé êîìèññèè îðãàíèçàöèè è çàòåì óòâåðæäàåòñÿ ýêñ-ïåðòíîé êîìèññèåé ñîîòâåòñòâóþùåãî ôîðìèðîâàíèÿ àðõèâíîéñëóæáû è ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè, ïîñëå ÷åãî äåëà, âêëþ-÷åííûå â àêò, ïîäëåæàò óíè÷òîæåíèþ.

Ñóùåñòâåííûì îáñòîÿòåëüñòâîì ÿâëÿåòñÿ òî, ÷òî ðàññìîò-ðåíèå è óòâåðæäåíèå àêòîâ î âûäåëåíèè äîêóìåíòîâ ê óíè÷òîæå-íèþ ïðèõîäèòñÿ ïðîâîäèòü îäíîâðåìåííî ñ ðàññìîòðåíèåì è óò-âåðæäåíèåì îïèñåé äåë ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ çà ýòîò æå ïåðèîä.

Ôîðìèðîâàíèå äåë ôàêòè÷åñêè çàâåðøàåòñÿ ïî îêîí÷à-íèè ãîäà, êîãäà ïîäøèòû ïîñëåäíèå äîêóìåíòû ïðîøåäøåãîãîäà, ïîñëå ÷åãî äåëà åùå ãîä (ìèíèìóì) õðàíÿòñÿ â ñòðóêòóð-íûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ. Ïîñëå ïðîâåäåíèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòèäîêóìåíòîâ è äèôôåðåíöèàöèè ìàññèâîâ ïîñòîÿííîãî è äîë-ãîâðåìåííîãî õðàíåíèÿ ïðèñòóïàþò ê îôîðìëåíèþ äåëà.

Îôîðìëåíèå äåëà âî ìíîãîì çàâèñèò îò îáúåìà è öåííîñòèïðåäñòàâëåííîãî â íåì ìàññèâà äîêóìåíòîâ è ñîîòâåòñòâóþùèõñðîêîâ õðàíåíèÿ. Òàê, äåëà âðåìåííîãî (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëü-íî) õðàíåíèÿ îôîðìëÿþòñÿ ïî óïðîùåííîé ñõåìå: ïðîâåðÿåò-ñÿ èõ íàëè÷èå (â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé äåë), ïðîâî-äèòñÿ ñèñòåìàòèçàöèÿ è ñäà÷à â àðõèâ. Äåëà îñòàþòñÿ â ñêîðîñ-øèâàòåëÿõ è íå íóìåðóþòñÿ.

Äåëà ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) õðàíåíèÿ èïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïîäëåæàò ïîëíîìó îôîðìëåíèþ, âêëþ÷àþ-ùåìó â ñåáÿ: ïîäøèâêó èëè ïåðåïëåò äåëà, íóìåðàöèþ ëèñòîâ,îôîðìëåíèå âñåõ ðåêâèçèòîâ îáëîæêè (òèòóëüíîãî ëèñòà).

Äëÿ ïîäøèâêè äåë (ïîñëå óäàëåíèÿ ìåòàëëè÷åñêèõ è ïëà-ñòìàññîâûõ ñêðåïëåíèé) â åãî êîíöå âêëàäûâàåòñÿ ÷èñòûé áëàíêôîðìû ëèñòà-çàâåðèòåëÿ (äëÿ ñîîòâåòñòâóþùåé çàïèñè), äåëîïîäøèâàåòñÿ â òâåðäóþ îáëîæêó (â ÷åòûðå ïðîêîëà) è ïåðåïëå-òàåòñÿ. Ëèñòû äåëà íóìåðóþòñÿ ÷åðíûì ãðàôè÷åñêèì êàðàíäà-øîì (èëè íóìåðàòîðîì) â ïðàâîì âåðõíåì óãëó. Çàâåðèòåëüíàÿíàäïèñü (öèôðàìè è ïðîïèñüþ) ëèñòîâ è îñîáåííîñòåé íóìåðà-öèè ñîñòàâëÿåòñÿ ñ ó÷åòîì äîïóùåííûõ ïðîïóñêîâ è îøèáîê.

Îñîáî öåííûå äåëà (ëè÷íûå, ñóäåáíûå, î ïðèñóæäåíèèñòåïåíåé è çâàíèé, ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ) ïðè ïîäãîòîâêåê ñäà÷å â àðõèâ ñîäåðæàò âíóòðåííèå îïèñè. Ýëåìåíòû îáëîæ-

– 99 –

êè îïðåäåëåíû ÃÎÑÒîì 17.914—72 «Îáëîæêè äåë äëèòåëüíî-ãî ïîëüçîâàíèÿ». Åñëè â äåëå èìåþòñÿ îñîáî öåííûå äîêóìåí-òû, ïðèëîæåíèÿ ê îñíîâíîìó äîêóìåíòó è ò. ï., íàëè÷èå êî-òîðûõ íå ìîæåò ðàñïîçíàâàòüñÿ ïî çàãîëîâêó äåëà, òî ê çàãî-ëîâêó äîáàâëÿåòñÿ àííîòàöèÿ, îôîðìëÿåìàÿ ïîñëå çàãîëîâêàñ êðàñíîé ñòðîêè.

Íàïðèìåð: «Îò÷åò î ðàáîòå ýêîíîìè÷åñêîé ëàáîðàòîðèè çà1999 ãîä. Ê îò÷åòó ïðèëîæåíà ñïðàâêà ðåòðîñïåêòèâíîãî àíàëè-çà ðàáîòû ëàáîðàòîðèè ñ ìîìåíòà åå ñîçäàíèÿ â 1980 ãîäó».

Êîëè÷åñòâî ëèñòîâ â äåëå âûíîñèòñÿ íà îáëîæêó èç äàí-íûõ çàâåðèòåëüíîé íàäïèñè äåëà. Àðõèâíûé øèôð ïðîñòàâëÿ-åòñÿ â àðõèâå îðãàíèçàöèè (íîìåð ôîíäà, îïèñè, äåëà).

Ñîñòàâëåíèå îïèñåé. ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì 16487—83 «Äåëîïðîèçâîäñòâî è

àðõèâíîå äåëî. Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ» ïîä îïèñüþ ïîíèìàþò«àðõèâíûé ñïðàâî÷íèê, ñîäåðæàùèé ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïå-ðå÷åíü åäèíèö õðàíåíèÿ, à òàêæå ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ èõ ó÷å-òà è çàêðåïëåíèÿ ñèñòåìàòèçàöèè». È ïî ñåé äåíü îïèñü ôàêòè-÷åñêè ÿâëÿåòñÿ îñíîâíûì ó÷åòíûì è ñïðàâî÷íûì ïîñîáèåì âðàáîòå ñ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèåé â òåõíîëîãèè äåëîïðîèç-âîäñòâà è â àðõèâå. Íà äåëà ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ, ñî ñðîêàìèõðàíåíèÿ áîëåå 10 ëåò è äåëà ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó îïèñè ñîñòàâ-ëÿþòñÿ ðàçäåëüíî. Åñëè äåëà îáîáùàþò çà íåñêîëüêî ëåò, òîñíà÷àëà èõ ðàñêëàäûâàþò ïî ãîäàì, à â ïðåäåëàõ ãîäà — ïîñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì.  òàêîì ñëó÷àå ðåàëèçóåòñÿ õðî-íîëîãè÷åñêî-ñòðóêòóðíàÿ ñèñòåìàòèçàöèÿ.

Âíóòðè êàæäîé ñòðóêòóðíîé ÷àñòè äåëà ðàñïîëàãàþòñÿïî ïðèîðèòåòó (çíà÷èìîñòè) ñîäåðæàùèõñÿ â íèõ äîêóìåí-òîâ. Ïðè ñèñòåìàòèçàöèè ñàìèõ äåë ïîëüçóþòñÿ íîìåíêëàòó-ðîé äåë èëè âåäîìñòâåííûì ïåðå÷íåì äîêóìåíòîâ ñ óêàçà-íèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ.

Ëè÷íûå äåëà, ëè÷íûå êàðòî÷êè óâîëåííûõ, íåâîñòðåáî-âàííûå òðóäîâûå êíèæêè ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ ñòðîãî ïî àëôà-âèòó. Ïî êàæäîìó äåëó â îïèñü âíîñÿòñÿ: ïîðÿäêîâûé íîìåð,èíäåêñ, çàãîëîâîê (àííîòàöèÿ), äàòà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ ïðè-ëîæåíèÿ.  îïèñè äåë ñî ñðîêàìè õðàíåíèÿ ñâûøå 10 ëåò ïåðåäïðèìå÷àíèåì ïîìåùàåòñÿ ãðàôà «Ñðîê õðàíåíèÿ äåëà». Äàííûåïåðåíîñÿòñÿ ñ îáëîæêè äåëà, à äåëà âíîñÿòñÿ â îïèñü â òîìïîðÿäêå, â êîòîðîì îíè áûëè ñèñòåìàòèçèðîâàíû. Êàæäîå äåëî

– 100 –

ñîñòîèò â îïèñè èç ñâîåãî íîìåðà, ïðîñòàâëÿåìîãî íà îáëîæêå.Åñëè äåëî ñîñòîèò èç íåñêîëüêèõ òîìîâ, òî êàæäîìó òîìó âîïèñè ïðèñâàèâàåòñÿ èíäèâèäóàëüíûé íîìåð.

 îðãàíèçàöèÿõ, íå èìåþùèõ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé,ñîñòàâëÿåòñÿ êîìïëåêò îáùèõ îïèñåé.  êðóïíûõ îðãàíèçàöèÿõîïèñè ñîñòàâëÿþòñÿ íà äåëà êàæäîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëå-íèÿ â îòäåëüíîñòè.

Íà îñíîâå îïèñåé ïîäðàçäåëåíèé âåäîìñòâåííûì àðõè-âîì ñîñòàâëÿþòñÿ ãîäîâûå ðàçäåëû ñâîäíîé îïèñè äåë îðãàíè-çàöèè (ó÷ðåæäåíèÿ), ïî êîòîðîé âåäîìñòâåííûé àðõèâ ïåðåäà-åòñÿ ãîñàðõèâó. Ñäà÷à äåë ïî ñõåìå «ïîäðàçäåëåíèå — àðõèâ»ïðîâîäèòñÿ åæåãîäíî ïî ãðàôèêó, ðàçðàáîòàííîìó àðõèâîì èóòâåðæäåííîìó ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè.

Äåëà ñî ñðîêîì õðàíåíèÿ ñâûøå 10 ëåò è ïî ëè÷íîìó ñîñòà-âó ïðèíèìàþòñÿ â àðõèâ ñîîòâåòñòâåííî îïèñÿì.

Äåëà âðåìåííîãî õðàíåíèÿ ïåðåäàþòñÿ ïî óòâåðæäåííîéíîìåíêëàòóðå äåë.

Ëèòåðàòóðà

1. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâÑÑÑÐ. Ì.: Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1984.

2. ÃÎÑÒ 17.914—72 «Îáëîæêè äëÿ äëèòåëüíîãî ïîëü-çîâàíèÿ». Ì.: Ãîññòàíäàðò ÑÑÑÐ, 1972.

3. ÃÎÑÒ 16487—83 «Äåëîïðîèçâîäñòâî è àðõèâíîå äåëî.Òåðìèíû è îïðåäåëåíèÿ». Ì.: Ãîññòàíäàðò ÑÑÑÐ, 1983.

4. Äîêóìåíòû è äåëîïðîèçâîäñòâî. Ì.: Ýêîíîìèêà, 1991.5. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îñíîâû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå-

÷åíèÿ. Âîëãîãðàä: Èçä-âî ÂîëÃÓ, 1997.

– 101 –

ÒÅÌÀ 8 ÒÅÕÍÈ×ÅÑÊÀßÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈß ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒÅ

Ïëàí ëåêöèè

1. Êîíñòðóêòîðñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ.2. Ïðîåêòíî-ñìåòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ.3. Òåõíîëîãè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ.4. Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ.5. Ñòàíäàðòû è ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ.6. Òåõíîëîãèÿ èçãîòîâëåíèÿ, îôîðìëåíèÿ è ðàçìíîæåíèÿ òåõ-

íè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.7. Îðãàíèçàöèÿ õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ òåõíè÷åñêîé äîêó-

ìåíòàöèè â âåäîìñòâåííûõ àðõèâàõ.8. Ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâûé (íàó÷íî-ñïðàâî÷íûé) àïïàðàò ê äî-

êóìåíòàì ñèñòåìû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÑÍÄÒ).9. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.10. Öåëåâûå è îðãàíèçàöèîííûå ôîðìû èñïîëüçîâàíèÿ àðõè-

âíîé òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.

Ïîä òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèåé ïðèíÿòî ïîíèìàòü îáîá-ù¸ííîå íàçâàíèå ãðàôè÷åñêèõ è òåêñòîâûõ äîêóìåíòîâ, â êî-òîðûõ çàôèêñèðîâàíû òåõíè÷åñêèå èäåè è ðåøåíèÿ.

Òåõíè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ âîçíèêàåò â ïðîöåññå ïðîåêòè-ðîâàíèÿ çäàíèé è ñîîðóæåíèé, êîíñòðóèðîâàíèÿ ìàøèí è ìå-õàíèçìîâ, ïðîâåäåíèÿ íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèõ ðàçðàáîòîê(ÍÈÐ), îðãàíèçàöèè ïðîìûøëåííîãî ïðîèçâîäñòâà, âî âðåìÿïðîâåäåíèÿ òîïîãðàôî-ãåîäåçè÷åñêèõ ðàáîò, èíæåíåðíî-ãåîëî-ãè÷åñêèõ è ãåîëîãî-ðàçâåäî÷íûõ èçûñêàíèé. Äîêóìåíòàöèÿ òà-êîãî ðîäà ÿâëÿåòñÿ íåîòúåìëåìîé ÷àñòüþ äîêóìåíòîîáîðîòàïðîìûøëåííûõ ïðåäïðèÿòèé.

Îñíîâíîé âèä òåõíè÷åñêîãî äîêóìåíòà — ÷åðòåæ, îòîáðà-æàþùèé ïðåäìåò íà ïëîñêîñòè, ïîçâîëÿþùèé ïðåäñòàâèòü âíå-øíèé âèä ïðåäìåòà â ïðîñòðàíñòâå, ïîíÿòü åãî êîíñòðóêòèâ-íîå óñòðîéñòâî, óñòàíîâèòü, èç êàêèõ ìàòåðèàëîâ è êàêèì ñïî-ñîáîì îí èçãîòîâëåí.

– 102 –

1. Êîíñòðóêòîðñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ

Ñîñòàâ êîíñòðóêòîðñêîé äîêóìåíòàöèè ðåãëàìåíòèðîâàíÃÎÑÒîì, êîòîðûì îïðåäåëåíû, êðîìå òîãî, âèäû è êîìïëåê-òíîñòü êîíñòðóêòîðñêèõ äîêóìåíòîâ íà èçäåëèÿ âñåõ îòðàñëåéïðîìûøëåííîñòè: ÷åðòåæè äåòàëåé, ñáîðî÷íûé, îáùåãî âèäà,òåîðåòè÷åñêèé, ãàáàðèòíûé, ìîíòàæíûé; ÷åðò¸æ-ñõåìà; ñïå-öèôèêàöèÿ, òåõíè÷åñêîå îïèñàíèå, âåäîìîñòè, ïîÿñíèòåëüíàÿçàïèñêà è äð.

Òåêñòîâàÿ äîêóìåíòàöèÿ ìîæåò ñîäåðæàòü ñïëîøíîé òåêñò(òåõíè÷åñêîå îïèñàíèå, ïàñïîðò, ðàñ÷åòû, ïîÿñíèòåëüíûåçàïèñêè, èíñòðóêöèè è ò. ï.) è òåêñò, ðàçáèòûé íà ãðàôû(ñïåöèôèêàöèè, âåäîìîñòè, òàáëèöû è äð.).

Íà ÷åðòåæå äåòàëè ñîäåðæàòñÿ åå èçîáðàæåíèå è äàí-íûå, íåîáõîäèìûå äëÿ åå èçãîòîâëåíèÿ â íàòóðå: ðàçìåðû, ìà-òåðèàë, òåðìîîáðàáîòêà äî çàäàííîé ïðî÷íîñòè (â êã/ìì2),÷èñòîòà îáðàáîòêè ïîâåðõíîñòè, êëàññ òî÷íîñòè è äîïóñêè.

Íà ñáîðî÷íîì ÷åðòåæå èçîáðàæàåòñÿ ñáîðî÷íàÿ åäèíèöà,äàþùàÿ ïðåäñòàâëåíèå î ðàñïîëîæåíèè è âçàèìíîé ñâÿçè ååñîñòàâíûõ ÷àñòåé è îáåñïå÷èâàåò âîçìîæíîñòü ñáîðêè è êîíò-ðîëÿ. Íà íåì èíîãäà ïîìåùàþòñÿ ñõåìû ñîåäèíåíèÿ èëè ðàñ-ïîëîæåíèÿ ñîñòàâíûõ ÷àñòåé èçäåëèÿ (åñëè îíè íå îôîðìëåíûñïåöèàëüíûìè äîêóìåíòàìè) è ïîêàçûâàþòñÿ êðàéíèå ïîëî-æåíèÿ ïîäâèæíûõ ÷àñòåé êîíñòðóêöèè.

Íà ÷åðòåæå îáùåãî âèäà èçîáðàæåíî èçäåëèå ñ ðàçðåçàìèè ñå÷åíèÿìè, òåêñòîâàÿ ÷àñòü è íàäïèñè, íåîáõîäèìûå äëÿïîíèìàíèÿ êîíñòðóêòèâíîãî óñòðîéñòâà, à òàêæå âçàèìîäåé-ñòâèå åãî îñíîâíûõ ÷àñòåé è ïðèíöèïà ðàáîòû, äàííûå î ñî-ñòàâå èçäåëèÿ. Íà ÷åðòåæàõ îáùåþ âèäà ïîìåùàþòñÿ è òåõíè-÷åñêèå õàðàêòåðèñòèêè.

 ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒîì òåîðåòè÷åñêèé ÷åðòåæ — äî-êóìåíò, îïðåäåëÿþùèé ãåîìåòðè÷åñêóþ ôîðìó (îáâîäû) èç-äåëèÿ è êîîðäèíàòû ðàñïîëîæåíèÿ åãî ñîñòàâíûõ ÷àñòåé.

Ãàáàðèòíûé ÷åðòåæ — òåõíè÷åñêèé äîêóìåíò, ñîäåðæà-ùèé êîíòóðíîå (óïðîùåííîå) èçîáðàæåíèå èçäåëèÿ ñ óêàçàíè-åì ãàáàðèòíûõ, óñòàíîâî÷íûõ è ïðèñîåäèíèòåëüíûõ ðàçìåðîâ.

Íà ìîíòàæíîì ÷åðòåæå ïðèâîäÿòñÿ êîíòóðíîå èçîáðàæå-íèå èçäåëèÿ è äàííûå, íåîáõîäèìûå äëÿ åãî óñòàíîâêè (ìîíòàæà).

×åðòåæ-ñõåìà — óïðîùåííîå èçîáðàæåíèå ìàøèí, ìåõà-íèçìîâ, óñòàíîâîê è ïð., äàþùåå ëèøü îáùåå ïðåäñòàâëåíèå

– 103 –

îá èõ óñòðîéñòâå è ïðèíöèïàõ äåéñòâèÿ. Íà ñõåìàõ ïîêàçàíû ââèäå óñëîâíûõ èçîáðàæåíèé èëè îáîçíà÷åíèé ÷àñòè èçäåëèé èñâÿçè ìåæäó íèìè.

Ýëåêòðîòåõíè÷åñêèå ñõåìû — îñíîâíîé âèä ÷åðòåæíîé äî-êóìåíòàöèè. Ñõåìû íå äîëæíû äàâàòü ïðåäñòàâëåíèå î âíåøíåìâèäå êîíñòðóêöèè, óñòðîéñòâå è ðàáîòå åå îòäåëüíûõ ÷àñòåé.

Ñïåöèôèêàöèÿ — äîêóìåíò, îïðåäåëÿþùèé ñîñòàâ èçäå-ëèÿ, òåõíîëîãè÷åñêîé ñõåìû, ñáîðî÷íîé åäèíèöû, êîìïëåêñàèëè êîìïëåêòà.

Ïîÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà — òåêñòîâûé òåõíè÷åñêèé äîêó-ìåíò, ñîäåðæàùèé îïèñàíèå óñòðîéñòâà è ïðèíöèïà äåéñòâèÿðàçðàáàòûâàåìûõ èçäåëèé, òåõíîëîãèè, à òàêæå îáîñíîâàíèåïðèíÿòûõ òåõíè÷åñêèõ, òåõíîëîãè÷åñêèõ è òåõíèêî-ýêîíîìè-÷åñêèõ ðåøåíèé.

Âåäîìîñòè — ýòî ñïèñêè ðàçëè÷íûõ äîêóìåíòîâ,ñãðóïïèðîâàííûõ ïðåäìåòíûìè ïðèçíàêàìè. Ñîãëàñíî ÃÎÑÒÅÑÊÄ (åäèíîé ñèñòåìû êîíñòðóêòîðñêîé äîêóìåíòàöèè) ñî-ñòàâëÿþòñÿ âåäîìîñòè ñïåöèôèêàöèé, ññûëî÷íûõ äîêóìåíòîâ,ïîêóïíûõ èçäåëèé. Âåäîìîñòè òåõäîêóìåíòàöèè, âîøåäøåé âñîñòàâ òåõíè÷åñêîãî ïðåäëîæåíèÿ, ýñêèçíîãî è òåõíè÷åñêîãîïðîåêòîâ, íàêîïèòåëüíûå âåäîìîñòè èçìåíåíèé òåõäîêóìåí-òàöèè, âåäîìîñòè äåðæàòåëåé ïîäëèííèêîâ, ñîãëàñîâàíèÿ ïðè-ìåíåíèÿ èçäåëèé è ò. ä. îòíîñÿòñÿ ê ýòîìó âèäó òåõíè÷åñêîéäîêóìåíòàöèè.

 ñîîòâåòñòâèè ñ ÍÒÄ, êîíñòðóêòîðñêèå äîêóìåíòû â çàâè-ñèìîñòè îò ñïîñîáà èõ âûïîëíåíèÿ è õàðàêòåðà èñïîëüçîâàíèÿïîäðàçäåëÿþòñÿ íà îðèãèíàëû, äóáëèêàòû è êîïèè.

Îðèãèíàë — ýòî äîêóìåíò, âûïîëíåííûé íà áóìàãå è ïðåä-íàçíà÷åííûé äëÿ èçãîòîâëåíèÿ ïî íåìó ïîäëèííèêà (êàëüêè,òèïîãðàôñêîãî îòòèñêà è ò. ä.).

Ïîäëèííèê — ýòî òåõíè÷åñêèé äîêóìåíò, ïîäïèñàí-íûé îòâåòñòâåííûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè è âûïîëíåí-íûé íà ìàòåðèàëå, ïîçâîëÿþùåì ìíîãîêðàòíîå èçãîòîâëå-íèå ñ íåãî êîïèé.

Äóáëèêàò — ýòî êîïèÿ ïîäëèííèêà, ïîçâîëÿþùàÿ ñíè-ìàòü ñ íåãî ìíîãîêðàòíûå êîïèè, ïîäïèñûâàåìûå îòâåòñòâåí-íûìè ëèöàìè.

Êîïèè — ýòî äîêóìåíòû, âûïîëíåííûå ñïîñîáîì,îáåñïå÷èâàþùèì èõ èäåíòè÷íîñòü ñ ïîäëèííèêîì (ñâåòî-,

– 104 –

ìèêðî-, ôîòî-, êñåðîêîïèè è äð.), ïðåäíàçíà÷åííûå äëÿ íå-ïîñðåäñòâåííîãî èñïîëüçîâàíèÿ ïðè ðàçðàáîòêå, ýêñïëóàòàöèè,ðåìîíòå èçäåëèÿ.

2. Ïðîåêòíî-ñìåòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ

Ïðîåêòíî-ñìåòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ ñîçäàåòñÿ ïðè ðåøåíèèâîïðîñà î âîçâåäåíèè, ðåêîíñòðóêöèè è ðåìîíòå îáúåêòîâ êàïè-òàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà.

Ïðîåêòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ äëÿ ñòðîèòåëüñòâà õàðàêòåðèçó-åò âèä ñòðîèòåëüñòâà, âíåøíèé âèä è òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèåïîêàçàòåëè îáúåêòà, àðõèòåêòóðíî-ïëàíèðîâî÷íûå è òåõíîëî-ãè÷åñêèå ðåøåíèÿ, ñòîèìîñòü ðàáîò.

Óêàçàííàÿ äîêóìåíòàöèÿ ïîäðàçäåëÿåòñÿ íà äîêóìåíòàöèþïî ïëàíèðîâêå è çàñòðîéêå ãîðîäîâ è íàñåëåííûõ ïóíêòîâ; ïîæèëèùíî-ãðàæäàíñêîìó, ïðîìûøëåííîìó è ñåëüñêîõîçÿé-ñòâåííîìó, ýíåðãåòè÷åñêîìó è ãèäðîòåõíè÷åñêîìó, òðàíñïîð-òíîìó ñòðîèòåëüñòâó.

 ïðîöåññå ñàìîãî ïðîåêòèðîâàíèÿ îáúåêòîâ êàïèòàëüíî-ãî ñòðîèòåëüñòâà ñîçäàþòñÿ èíäèâèäóàëüíûå, ýêñïåðèìåíòàëü-íûå, òèïîâûå ïðîåêòû, ïðîåêòû-ýòàëîíû, ïðîåêòû-ïðèâÿçêèè ïðîåêòû ìàëûõ àðõèòåêòóðíûõ ôîðì.

Îñíîâíûå âèäû ïðîåêòíîé äîêóìåíòàöèè — ãåíåðàëüíûéïëàí, ÷åðòåæè ôàñàäîâ, ïëàíîâ, ðàçðåçîâ çäàíèÿ, ïàñïîðòàïðîåêòîâ, ðèñóíêè, ïîÿñíèòåëüíûå çàïèñêè, ýñêèçû, ðàñ÷å-òû, ñõåìû, êàðòîãðàôè÷åñêèå äîêóìåíòû, ñìåòû.

Ãåíåðàëüíûé ïëàí äàñò èçîáðàæåíèå âñåãî ó÷àñòêà ñòðîè-òåëüñòâà, íà êîòîðîì â êîíòóðàõ âèäà ñâåðõó ïðåäñòàâëåíî ðàç-ìåùåíèå ñóùåñòâóþùèõ è ïðîåêòèðóåìûõ îáúåêòîâ, îòðàæàþ-ùèõ áëàãîóñòðîéñòâî, îçåëåíåíèå, à èíîãäà è òîïîãðàôè÷åñêîåñîñòîÿíèå ìåñòà ñòðîèòåëüñòâà.

Äëÿ ñòðîèòåëüñòâà êîíêðåòíîãî îáúåêòà ïðîìûøëåííî-ãðàæäàíñêîãî íàçíà÷åíèÿ ðàçðàáàòûâàþòñÿ îáùèå ÷åðòåæè è÷åðòåæè äåòàëåé. Ê íèì îòíîñÿòñÿ ÷åðòåæè ôàñàäîâ, ïîýòàæ-íûõ ïëàíîâ, ïîïåðå÷íûå è ïðîäîëüíûå ðàçðåçû çäàíèÿ.

Ôàñàä — âíåøíèé âèä çäàíèÿ ñ ôðàãìåíòàìè åãî àðõè-òåêòóðíîãî îôîðìëåíèÿ. Íà îáùèõ ÷åðòåæàõ (ïëàíàõ, ðàçðåçàõ)óêàçûâàþòñÿ: ðàñïîëîæåíèå îáîðóäîâàíèÿ, èíæåíåðíûõ êîììó-íèêàöèé, èõ âçàèìíàÿ óâÿçêà, ìàðêèðîâêà è ãàáàðèòû. Äëÿ ïðî-

– 105 –

âåäåíèÿ ñïåöèôè÷åñêèõ âèäîâ ñòðîèòåëüñòâà (îòîïëåíèå è âåí-òèëÿöèÿ, âîäîïðîâîä è êàíàëèçàöèÿ, ñâÿçü è ýëåêòðîñíàáæåíèåè äð.) âûïîëíÿþòñÿ ÷åðòåæè ñïåöèàëüíîãî îñíàùåíèÿ çäàíèéè ñîîðóæåíèé ñ äåòàëèðîâêîé ñëîæíûõ óçëîâ, ñî ñïåöèôèêà-öèÿìè íà îáîðóäîâàíèå è ìàòåðèàëû.

Íà äåòàëèðîâî÷íûõ ÷åðòåæàõ óêàçûâàþòñÿ ðàçìåðû äåòà-ëåé è ýëåìåíòîâ çäàíèÿ èëè ñîîðóæåíèÿ, èõ ñîïðÿæåíèÿ, ñå-÷åíèÿ êîíñòðóêòèâíûõ ýëåìåíòîâ è ñïåöèôèêàöèè. Äëÿ îöåíêèàðõèòåêòóðíîé ñîñòàâëÿþùåé ïðîåêòà ñîçäàþòñÿ â êðàñêàõ ðè-ñóíêè ôàñàäîâ ïðîåêòèðóåìûõ çäàíèé. Ðèñóíêè, êàê è ÷åðòåæè,ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé ìàñøòàáíîå èçîáðàæåíèå ïðåäìåòà íà ïëîñ-êîñòè, íî â îòëè÷èå îò ÷åðòåæà (â îðòîãîíàëüíîé ïðîåêöèè)ðèñóíêè äàþò ðåëüåôíîå èçîáðàæåíèå ïðåäìåòîâ.

Ðàçëè÷àþò ðèñóíêè õóäîæåñòâåííûå è òåõíè÷åñêèå. Õóäî-æåñòâåííûå ðèñóíêè èçîáðàæàþò ïðåäìåò â ïåðñïåêòèâå, òåõ-íè÷åñêèå — â àêñîíîìåòðèè (êîîðäèíàòíîé ñèñòåìå).

Ýñêèçàìè (êðîêàìè) íàçûâàþòñÿ ÷åðòåæè, âûïîëíåííûåîò ðóêè (îáû÷íî íà ìèëëèìåòðîâîé áóìàãå) è ÿâëÿþùèåñÿ÷åðíîâèêàìè, ñîäåðæàíèå êîòîðûõ ïîòîì ïåðåíîñèòñÿ íà âàò-ìàí ñ ïîìîùüþ ÷åðòåæíûõ èíñòðóìåíòîâ (èëè ãðàôîïîñòðîè-òåëåé ÑÀÏÐ).

Ïàñïîðò ïðîåêòà — äîêóìåíò, â êîòîðîì äàåòñÿ ñõåìàòè-÷åñêîå èçîáðàæåíèå îáúåêòà ñ êðàòêèì îïèñàíèåì îñíîâíûõòåõíè÷åñêèõ ïîêàçàòåëåé.

 ïîÿñíèòåëüíîé çàïèñêå ñîäåðæàòñÿ ñïðàâêà, îòðàæàþ-ùàÿ ïðîåêòèðîâàíèå îáúåêòà, ñâåäåíèÿ î åãî íàçíà÷åíèè, âíåø-íåì âèäå, âíóòðåííåì óñòðîéñòâå; ñîîáùàþòñÿ îñîáåííîñòèîáúåêòà, åãî îñíîâíûå òåõíè÷åñêèå ïîêàçàòåëè, íàçíà÷åíèå,îïèñûâàåòñÿ âíóòðåííåå óñòðîéñòâî è ðàáîòà îòäåëüíûõ ÷àñ-òåé, îñîáåííîñòè êîíñòðóêöèè.

 ïîÿñíèòåëüíîé çàïèñêå èçëàãàþòñÿ ñîöèàëüíî-ýêîíîìè-÷åñêèå óñëîâèÿ è ïðåäïîñûëêè ñîçäàíèÿ îáúåêòà, àðãóìåíòà-öèÿ âûáîðà ïðåäëàãàåìîãî âàðèàíòà.

Ðàñ÷åòû (ãèäðàâëè÷åñêèå, òåïëîâûå, àýðîäèíàìè÷åñêèå,èíæåíåðíî-ãåîëîãè÷åñêèå è äð.) óêàçûâàþò ïàðàìåòðû ñîîðó-æåíèÿ è åãî ñîñòàâíûõ ÷àñòåé â çàâèñèìîñòè îò çàäàííûõ ðàñ-÷åòíûõ äàííûõ. Ðàñ÷åòû èñïîëüçóþò äîñòèæåíèÿ ôèçèêî-õèìè-÷åñêèõ, áèîëîãè÷åñêèõ, ýêîëîãè÷åñêèõ è äðóãèõ îòðàñëåé íàóêè.

 ñîñòàâ ïðîåêòîâ ìíîãèõ ñîîðóæåíèé (äîðîã, ýëåêòðî-ñòàíöèé, ãèäðîòåõíè÷åñêèõ îáúåêòîâ) âõîäÿò òîïîãðàôî-

– 106 –

ãåîäåçè÷åñêèå, êàðòîãðàôè÷åñêèå äîêóìåíòû: êàðòû, ïëàíûãîðîäà, íàñåëåííîãî ïóíêòà, ìåñòíîñòè.

Ê ïðîåêòíîé äîêóìåíòàöèè îáÿçàòåëüíî ïðèëàãàþòñÿ ñìå-òû, íå ÿâëÿþùèåñÿ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèåé, íî íåîáõî-äèìûå äëÿ ïðåäâàðèòåëüíîãî óñòàíîâëåíèÿ ôèíàíñîâûõ çàòðàò.Ñìåòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ (ãåíåðàëüíàÿ, ðàáî÷àÿ ñìåòà, êàëüêó-ëÿöèÿ) ñîñòàâëÿåòñÿ íà îñíîâå åäèíè÷íûõ ðàñöåíîê ñòðîèòåëü-íûõ ðàáîò è íîðìàòèâíîé äîêóìåíòàöèè.

3. Òåõíîëîãè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ

Òåõíîëîãè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ — ñîâîêóïíîñòü ãðàôè÷åñ-êèõ è òåêñòîâûõ òåõíè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, êîòîðûå îòäåëüíîèëè â êîìïëåêñå îïðåäåëÿþò ïðîöåññ èçãîòîâëåíèÿ èçäåëèéïðîìûøëåííîãî ïðîèçâîäñòâà èëè ïðîöåññ ñîîðóæåíèÿ îáúåê-òîâ êàïèòàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà. Íîìåíêëàòóðà òåõíîëîãè÷åñ-êîé äîêóìåíòàöèè îïðåäåëÿåòñÿ ÃÎÑÒàìè ÅÑÒÄ (Åäèíîé Ñè-ñòåìû Òåõíîëîãè÷åñêîé Äîêóìåíòàöèè), âõîäÿùèìè â ñèñòåìóóíèôèöèðîâàííîé äîêóìåíòàöèè.

Òåõíîëîãè÷åñêàÿ äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ îòðàæàåò ñïî-ñîáû èçãîòîâëåíèÿ äåòàëåé, ñáîðêè ïðîìûøëåííûõ èçäåëèé,ñòðîèòåëüñòâà, ýêñïëóàòàöèè è ðåìîíòà ñîîðóæåíèé, ñïîñîáûîðãàíèçàöèè ïðîèçâîäñòâåííîãî ïðîöåññà.

Ê òàêîãî ðîäà èíôîðìàöèè îòíîñÿòñÿ: òåõíîëîãè÷åñêèåêàðòû, ðåãëàìåíòû, ðàáî÷èå ÷åðòåæè îáîðóäîâàíèÿ è èíñòðó-ìåíòà, ãðàôèêè ðàáîòû öåõîâ, ñìåí è áðèãàä, òåõíè÷åñêèå óñ-ëîâèÿ è ñõåìû òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîöåññà è äðóãèå îðãàíèçà-öèîííî-íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû ïî ñîñòàâëåíèþ òåõíîëîãèè.

Îñíîâíîé òåõíîëîãè÷åñêèé äîêóìåíò — òåõíîëîãè÷åñêàÿêàðòà, êîòîðàÿ äàåò ïîäðîáíîå îïèñàíèå è â êîòîðîé ïðèâî-äÿòñÿ ðàñ÷åòû âñåõ òåõíîëîãè÷åñêèõ îïåðàöèé ïî èçãîòîâëå-íèþ èçäåëèÿ.

Òåõíîëîãè÷åñêèå êàðòû â ïðàêòè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè ðóêî-âîäèòåëåé è ñïåöèàëèñòîâ ïðåäñòàâëåíû ñëåäóþùèìè ðàçíî-âèäíîñòÿìè:

1) îïåðàöèîííîé, ôèêñèðóþùåé îòäåëüíûå ïðîèçâîäñò-âåííûå îïåðàöèè (ñâåðëåíèå, øëèôîâàíèå, êðåïëåíèå, ìîí-òàæ è ò. ï.);

2) îáùåé (ìàðøðóòíîé) ñ ïîñëåäîâàòåëüíîñòüþ îïåðàöèé;

– 107 –

3) öèêëîâîé ñ ïåðå÷èñëåíèåì ãðóïïû îïåðàöèé îäíîãîðàáî÷åãî èëè îäíîãî öåõà;

4) òèïîâîãî òåõíîëîãè÷åñêîãî ïðîöåññà, ñîäåðæàùåãî ñâåäå-íèÿ î ñðåäñòâàõ òåõíîëîãè÷åñêîãî îñíàùåíèÿ è ìàòåðèàëüíûõ íîð-ìàòèâàõ äëÿ èçãîòîâëåíèÿ ãðóïïû äåòàëåé è ñáîðî÷íûõ åäèíèö.

Îáùàÿ (ìàðøðóòíàÿ) òåõíîëîãè÷åñêàÿ êàðòà òðåáóåò áî-ëåå ïîäðîáíîãî ðàññìîòðåíèÿ, ò. ê. ñîñòàâëÿåòñÿ íà êàæäîå èç-äåëèå è ÿâëÿåòñÿ îáîñíîâàíèåì îïåðàöèîííûõ è äðóãèõ òåõíî-ëîãè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, ïðîåêòèðîâàíèÿ ïðèñïîñîáëåíèé, èí-ñòðóìåíòà, ïîäáîðà îáîðóäîâàíèÿ, ñõåìàòè÷åñêè ïîêàçàííûõíà îáùèõ êàðòàõ.

 òåõíîëîãè÷åñêèõ êàðòàõ ïîäðîáíî è ïîñëåäîâàòåëüíî ïå-ðå÷èñëåíû âñå ïðîèçâîäñòâåííûå îïåðàöèè ïî èçãîòîâëåíèþêàæäîé äåòàëè, ñáîðî÷íîé åäèíèöû è èçäåëèÿ â öåëîì.

 òåõíîëîãè÷åñêèõ êàðòàõ äîëæíû óêàçûâàòüñÿ: íàçâàíèåîïåðàöèé, ñõåìà óñòàíîâêè è îáðàáîòêè èçäåëèÿ, ïðèìåíÿå-ìîå îáîðóäîâàíèå (ñòàíêè, èíñòðóìåíò, ïðèñïîñîáëåíèÿ), ðå-æèì ðàáîòû (ñêîðîñòü, òåïëîâîé ðåæèì è ò. ä.), âðåìÿ îáðà-áîòêè (ìàøèííîå è âñïîìîãàòåëüíîå), ñïåöèàëüíîñòü è ðàçðÿäðàáî÷åãî, ñòîèìîñòü êàæäîé îïåðàöèè.

Ïî òåõíîëîãè÷åñêèì ðåãëàìåíòàì èäåò ïðîìûøëåííîåïðîèçâîäñòâî íà õèìè÷åñêèõ, ìåòàëëóðãè÷åñêèõ, öåëëþëîçíî-áóìàæíûõ, íåôòåïåðåðàáàòûâàþùèõ è äðóãèõ ðîäñòâåííûõ ïîîòðàñëè ïðåäïðèÿòèÿõ.  ðåãëàìåíòå êàê èñòî÷íèêå äîêóìåíò-íîé èíôîðìàöèè îïèñûâàþòñÿ, íîðìèðóþòñÿ è â îòäåëüíûõñëó÷àÿõ èçîáðàæàþòñÿ òå ôèçèêî-õèìè÷åñêèå ïðîöåññû (ðåàê-öèè, êîìïîíåíòû, àïïàðàòóðà è äð.), êîòîðûå ðåàëèçóþòñÿ ïðèïîëó÷åíèè êîíå÷íîãî ïðîäóêòà.

Ñîâåðøåíñòâîâàíèå óïðàâëåíèÿ ïðîèçâîäñòâîì, ñâÿçàí-íîå ñ ïðèìåíåíèåì ÝÂÌ, ïðèâåëî ê ïîÿâëåíèþ äîêóìåíòà-öèè íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ (â ïåðâóþ î÷åðåäü äëÿ àâòîìàòè-çèðîâàííûõ è ðîáîòèçèðîâàííûõ ïîòî÷íûõ ëèíèé): ïåðôîêàð-òàõ, ìàãíèòíûõ ëåíòàõ, äèñêàõ è ò. ä.

Êèíîôîòîïëåíêè èçìåðèòåëüíûõ ñèñòåì è îñöèëëîãðàììû(ïî èñïûòàíèþ îïûòíûõ îáðàçöîâ), êèíîïëåíêè îáû÷íûõ, çà-ìåäëåííûõ è óñêîðåííûõ ñúåìîê ïðîèçâîäñòâåííûõ ïðîöåññîâñëóæàò íåîáõîäèìûì èíñòðóìåíòîì â îðãàíèçàöèè òðóäà è ïðè-ìåíåíèè ïðîãðåññèâíûõ òåõíîëîãèé. Êèíîôîòîäîêóìåíòû íà-õîäÿò ïðèìåíåíèå â ïðîèçâîäñòâåííîì äèçàéíå, â äèñïåò-

– 108 –

÷åðñêîé ñëóæáå (â êà÷åñòâå ñðåäñòâà ôîòîãðàôèè è êèíî) ïî-çâîëÿþò îïåðàòèâíî îñóùåñòâëÿòü ïåðåäà÷ó äîêóìåíòíîé èí-ôîðìàöèè íà çíà÷èòåëüíûå ðàññòîÿíèÿ (ñ ïðèìåíåíèåì íîâûõèíôîðìàöèîííûõ òåõíîëîãèé).

Ìû ñîçíàòåëüíî íå îñòàíàâëèâàåìñÿ íà âîçìîæíîñòÿõ òå-ëåâèçèîííûõ ñðåäñòâ îáìåíà äàííûìè, ò. ê. îíè øèðîêî ïîïó-ëÿðèçèðîâàíû âîçìîæíîñòÿìè âñåìèðíîé ñåòè Èíòåðíåò.

4. Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ

Íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ ñîçäàåòñÿ â ïðî-öåññå ÍÈÐ è ÎÊÐ â ðàçëè÷íûõ îòðàñëÿõ òåõíèêè è ïðîèçâîä-ñòâà, îòîáðàæàÿ òåîðåòè÷åñêîå è ïðàêòè÷åñêîå ðåøåíèå àêòó-àëüíûõ íàó÷íî-òåõíè÷åñêèõ ïðîáëåì, â òîì ÷èñëå è âíåäðåíèåèõ ðåçóëüòàòîâ â ïðîìûøëåííîå è ñåëüñêîõîçÿéñòâåííîå ïðî-èçâîäñòâî.

Ïðèìåðàìè òàêîãî âèäà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ìîãóò áûòü:-  òåõíè÷åñêèå îò÷åòû (ñ ïðèëîæåíèÿìè), îòçûâû è ðå-

öåíçèè, àííîòàöèè;- ïàñïîðòà, ðåãëàìåíòû ÍÈÐ;- ìîíîãðàôèè, äèññåðòàöèè è îòçûâû íà íèõ;- òåõíè÷åñêèå çàäàíèÿ íà ÍÈÐ, ïðîãðàììû ÍÈÐ;- îò÷åòû, äîêëàäû î âûïîëíåííûõ ÍÈÐ;- òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèå îáîñíîâàíèÿ (ÒÝÎ);- ïåðâè÷íàÿ äîêóìåíòàöèÿ (æóðíàëû, âåäîìîñòè, äíåâ-

íèêè; êèíîäîêóìåíòû, ôîòîãðàôèè, ðåíòãåíîãðàììû, ìàãíèò-íûå ëåíòû, äèñêè, äèñêåòû).

Îñíîâíîé äîêóìåíò — îò÷åò î ÍÈÐ, â êîòîðîì èçëàãàþò-ñÿ èñ÷åðïûâàþùèå, ñèñòåìàòèçèðîâàííûå è îáîáùåííûå ñâå-äåíèÿ î ïðîâåäåííîé â îðãàíèçàöèè íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñ-êîé ðàáîòå, ïîäëåæàùåé ðåãèñòðàöèè âî Âñåðîññèéñêîì íàó÷-íî-èíôîðìàöèîííîì öåíòðå (ÂÍÒÈÖåíòð).

Ñòðóêòóðà è ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ îò÷åòîâ î ÍÈÐ óñòà-íîâëåíû ÃÎÑÒ 7.32-81.

5. Ñòàíäàðòû è ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ

 ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒ 1.0-85 ñòàíäàðòû â çàâèñèìîñòè îòìàñøòàáà ïðèìåíåíèÿ áûâàþò ãîñóäàðñòâåííûìè, ðåñïóáëè-êàíñêèìè, îòðàñëåâûìè, ìåñòíûìè (ÑÒÏ).

– 109 –

Ñòàíäàðò — ýòî îñîáûé âèä òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèèþðèäè÷åñêîãî õàðàêòåðà. Îòäåëüíûå ñòàíäàðòû, â òîì ÷èñëå èíà óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè, ìîãóò íîñèòüîðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêèé õàðàêòåð. Ïðèìåðîì òàêîãî ðîäàìîãóò ñëóæèòü ìåæäóíàðîäíûå ñòàíäàðòû íà ñèñòåìû êà÷åñòâàñåðèè ÈÑÎ 9000—9004.

Íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûìè âèäàìè òåõíè÷åñêîé äîêó-ìåíòàöèè ÿâëÿþòñÿ çàÿâêè íà ïðåäïîëàãàåìûå èçîáðåòåíèÿ,ïàòåíòû, óäîñòîâåðåíèÿ íà ðàöèîíàëèçàòîðñêèå ïðåäëîæåíèÿ,îáîáùåííûå ïîíÿòèåì ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ.

Çàÿâêà íà ïðåäïîëàãàåìîå èçîáðåòåíèå âêëþ÷àåò â ñåáÿ çà-ÿâëåíèå î âûäà÷å ïàòåíòà íà èçîáðåòåíèå, òåõíè÷åñêîå îïèñà-íèå, ðàñ÷åò è ÷åðòåæ îáùåãî âèäà êîíñòðóêöèè.

Çàÿâëåíèå ñîäåðæèò: ïðîñüáó î âûäà÷å ïàòåíòà íà èçîá-ðåòåíèå, åãî êðàòêîå íàçâàíèå, ôàìèëèþ, èìÿ, îò÷åñòâî àâòî-ðà (àâòîðîâ), ìåñòî ðàáîòû, çàíèìàåìóþ äîëæíîñòü, îáðàçîâà-íèå, ó÷åíóþ ñòåïåíü è äîìàøíèé àäðåñ (ñ óïîìèíàíèåì ôàêòàïðåäûäóùåãî ðàññìîòðåíèÿ, åñëè îíî èìåëî ìåñòî).  çàÿâëå-íèè ïðèâîäÿòñÿ ñâåäåíèÿ î íàëè÷èè òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòà-öèè, îá èçãîòîâëåíèè îïûòíîãî îáðàçöà, åãî èñïûòàíèÿõ èðåçóëüòàòàõ: ñâåäåíèÿ î ïðèëîæåíèÿõ (÷èñëî ýêçåìïëÿðîâ èëèñòîâ).

Îïèñàíèå èçîáðåòåíèÿ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé òåõíèêî-ïðà-âîâîé äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé ôîðìóëó (ïðåäìåò) èçîáðåòåíèÿ,èëëþñòðèðóåìûé ÷åðòåæàìè.

Ïàòåíò — ýòî äîêóìåíò, óäîñòîâåðÿþùèé àâòîðñòâî îïðå-äåëåííîãî ëèöà (ãðóïïû ëèö) íà äàííîå èçîáðåòåíèå, äàþùèéýòèì ëèöàì èñêëþ÷èòåëüíîå ïðàâî èçãîòîâëÿòü è ïðîäàâàòüèçîáðåòåííûé èìè îáúåêò.

Ïàòåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ïîçâîëÿåò ñîñòàâèòü ïðåäñòàâëå-íèå î íàó÷íîé øêîëå, êðóãå íàó÷íûõ èíòåðåñîâ îòäåëüíîãîàâòîðà èëè òâîð÷åñêîãî êîëëåêòèâà, îïðåäåëèòü ïðèîðèòåò òåõ-íè÷åñêîãî ðåøåíèÿ, ñîçäàåò áëàãîïðèÿòíûå óñëîâèÿ äëÿ ñî-çäàíèÿ êðèòè÷åñêîãî óðîâíÿ ðóêîâîäèòåëÿ è ñïåöèàëèñòà âîïðåäåëåííîé îòðàñëè íàóêè è òåõíèêè.

– 110 –

Òåõíîëîãèÿ èçãîòîâëåíèÿ,îôîðìëåíèÿ è ðàçìíîæåíèÿ òåõíè÷åñêîé

äîêóìåíòàöèè

Ïåðâè÷íûìè â ïðîöåññå òåõíè÷åñêîãî è èíæåíåðíîãî òâîð-÷åñòâà ÿâëÿþòñÿ íàáðîñêè, ñõåìû, ýñêèçû è ïðåäâàðèòåëüíûåðàñ÷åòû. Ïî ñóòè, ýòîò âèä äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðåä-ñòàâëÿåò ñîáîé ñâîåîáðàçíûé ïîëóôàáðèêàò äëÿ ñîçäàíèÿ òåõ-íè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.

Òàê, ïðîèçâîäñòâåííûå ÷åðòåæè âûïîëíÿþòñÿ íà áóìàãåñòàíäàðòíîãî ôîðìàòà (ÃÎÑÒ 2.301-68) ñëåäóþùèõ ðàçìåðîâ:ÀÎ (841õ1189); À1 (594õ841); À2 (420õ594); À3 (297õ420); À4(210õ297); À5 (148õ210) (â ìèëëèìåòðàõ).

Äëÿ ïîëó÷åíèÿ ñòàíäàðòíûõ ðàçìåðîâ äîïîëíèòåëüíûõôîðìàòîâ ñëåäóåò óâåëè÷èòü ðàçìåð êîðîòêîé ñòîðîíû îñíîâ-íîãî ôîðìàòà íà âåëè÷èíó, êðàòíóþ èõ ðàçìåðàì:

ÀÎ õ 2 (1189 õ 1682),À4 õ 8 (297 õ 1682).×åðòåæè ìîãóò âûïîëíÿòüñÿ êàê íà ñïåöèàëüíîé áóìàãå

ìàøèííûìè ñðåäñòâàìè ÑÀÏÐ, òàê è íà âàòìàíå, êàëüêå (îáû÷-íîé è ýìóëüñèðîâàííîé) òóøüþ è êàðàíäàøîì ñ ÷åòêèìè ëè-íèÿìè, ïîçâîëÿþùèìè ñíèìàòü ñâåòî- è êñåðîêîïèè.

×åðòåæíàÿ ðàìêà: îò êðàåâ ëèñòà îòñòàåò íà 5 ìì, à ñëå-âà — íà 20 ìì. ×åðòåæè áîëüøîãî ôîðìàòà äëÿ õðàíåíèÿ èòðàíñïîðòèðîâêè ñêëàäûâàþòñÿ äî ôîðìàòà À4 ñ óãëîâûìøòàìïîì ÷åðòåæà â åãî ïðàâîé íèæíåé ÷àñòè.

Âñå íàäïèñè íà ÷åðòåæàõ ñîñðåäîòî÷åíû â îäíîì ìåñòå âñïåöèàëüíî ðàçãðàôëåííûõ òðàôàðåòàõ èëè óãëîâûõ øòàìïàõ.

Óãëîâîé øòàìï ñîäåðæèò îñíîâíûå ñâåäåíèÿ î ÷åðòåæå:îáùèé âèä, ÷åðòåæ ñáîðî÷íîé åäèíèöû, äåòàëüíûé ÷åðòåæ;àâòîð êîíñòðóêöèè, äàòà óòâåðæäåíèÿ ÷åðòåæà, ýëåìåíòû òåõ-íè÷åñêèõ õàðàêòåðèñòèê; ïîäïèñè ëèö, îòâåòñòâåííûõ çà ïðà-âèëüíîñòü ðàçðàáîòêè è îôîðìëåíèÿ òåõíè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ.

ÃÎÑÒ 2.104-68 îïðåäåëÿåò ôîðìó, ðàçìåð, ïîðÿäîê çàïîë-íåíèÿ îñíîâíîé íàäïèñè äëÿ ÷åðòåæåé è ñõåì êîíñòðóêòîðñ-êîé äîêóìåíòàöèè; óñòàíàâëèâàåò äîïîëíèòåëüíûå ãðàôû, ñî-äåðæàùèå ñâåäåíèÿ îá èíâåíòàðíûõ íîìåðàõ ïîäëèííèêà (äóá-ëèêàòà) äàííîãî äîêóìåíòà, âçàìåí èëè íà îñíîâàíèè êîòîðîãîâûïóùåí äàííûé äîêóìåíò, è ïîäïèñè ëèö, ïðèíÿâøèõ ïîä-

– 111 –

ëèííèê â àðõèâ. Äîïîëíèòåëüíûå ãðàôû ðàñïîëàãàþòñÿ âäîëüëåâîãî ïîëÿ ÷åðòåæà. Ïðîèçâîäñòâåííûå îáîçíà÷åíèÿ (íîìåðà)ïðèñâàèâàþòñÿ êîíñòðóêòîðñêîé äîêóìåíòàöèè â ñîîòâåòñòâèèñ ÅÑÊÄ ñîãëàñíî ÃÎÑÒ 7201—68, óñòàíàâëèâàþùèì äâå ñèñòå-ìû îáîçíà÷åíèÿ — îáåçëè÷åííóþ (äåñÿòè÷íóþ) è ïðåäìåòíóþ.

Ñïåöèôèêàöèÿ îôîðìëÿåòñÿ âûøå îñíîâíîé íàäïèñè èëèíà îòäåëüíîì ëèñòå (â âèäå ïðèëîæåíèÿ) è îïðåäåëÿåò ñîñòàâñáîðî÷íûõ åäèíèö, êîìïëåêñà è êîìïëåêòà ñ óêàçàíèåì:

- ôîðìàòà ÷åðòåæà è çîíû;- ïîðÿäêîâîãî íîìåðà è ïîçèöèè ñâàðî÷íîé åäèíèöû;-  ïðîèçâîäñòâåííîãî íîìåðà äåòàëåé, èõ íàèìåíîâàíèÿ è

êîëè÷åñòâà åäèíèö;- ïðèìå÷àíèÿ (âàðèàíòû çàìåíû, çàèìñòâîâàíèÿ èç äðó-

ãèõ ïðîåêòîâ, àííóëèðîâàíèå ÷åðòåæåé è ïð.).Îôîðìëåíèå ïðîåêòíîé äîêóìåíòàöèè äëÿ ñòðîèòåëüñòâà

óíèôèöèðîâàíî òðåáîâàíèÿìè ÃÎÑÒ ÑÏÄÑ 21.101-79, â êîòî-ðîì îòðàæåíû ïàðàìåòðû îôîðìëåíèÿ ÷åðòåæåé â ïðîåêòíûõ èïðîåêòíî-ñòðîèòåëüíûõ îðãàíèçàöèÿõ. Îñíîâíûìè ñâåäåíèÿìèñòðîèòåëüíûõ ÷åðòåæåé ÿâëÿþòñÿ:

- íàèìåíîâàíèå ñòðîèòåëüíîé ïðîåêòíîé îðãàíèçàöèè èåå âûøåñòîÿùåãî îðãàíà;

- íàçâàíèå êîìïëåêñà, îáúåêòà, ÷åðòåæà; ïðîèçâîäñòâåí-íûé íîìåð êîìïëåêñà;

- ñòàäèÿ ïðîåêòèðîâàíèÿ;- ÷àñòü ïðîåêòà, íîìåð ëèñòà, ôîðìàò ÷åðòåæà.Òåêñòîâûå òåõíè÷åñêèå äîêóìåíòû ìîãóò âûïîëíÿòü ôóí-

êöèþ óòî÷íåíèÿ, ðàçúÿñíåíèÿ è ñîçäàþòñÿ ðóêîïèñíûì, ìà-øèíîïèñíûì, ìàøèíî÷èòàåìûì (êîìïüþòåðíûì) è òèïîã-ðàôñêèì ñïîñîáîì.

Òåêñòîâàÿ òåõíè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ îôîðìëÿåòñÿ â ñîîò-âåòñòâèè ñ òðàäèöèîííîé òåõíîëîãèåé äîêóìåíòèðîâàíèÿ:

- ñîñòàâëåíèå àâòîðñêîãî ïðîåêòà äîêóìåíòà;- ïåðåïå÷àòêà (îôîðìëåíèå) äîêóìåíòà;- ñîãëàñîâàíèå è êîððåêòèðîâêà;-  ïîäïèñàíèå (óòâåðæäåíèå) ðóêîâîäèòåëåì.Ðàñ÷åòíî-ïîÿñíèòåëüíûå çàïèñêè, ñìåòû è äðóãèå òåêñòî-

âûå äîêóìåíòû ïå÷àòàþòñÿ ñ ïîìîùüþ ìåõàíè÷åñêèõ è ýëåêò-ðîííî-âû÷èñëèòåëüíûõ óñòðîéñòâ ñ ðàçìíîæåíèåì íà êîïèðî-âàëüíî-ìíîæèòåëüíîé òåõíèêå.

– 112 –

Íà ïðàêòèêå ïðè îòñóòñòâèè ÝÂÌ íåêîòîðûå ïðîåêòíî-êîíñòðóêòîðñêèå îðãàíèçàöèè ïðèáåãàþò ê êàëüêèðîâàíèþ èç-çà íàëè÷èÿ â òåêñòàõ áîëüøîãî êîëè÷åñòâà ìàòåìàòè÷åñêèõ èõèìè÷åñêèõ ñèìâîëîâ, áóêâ èíîñòðàííîãî àëôàâèòà, ðàçëè÷-íûõ ôîðìóë, îòñóòñòâóþùèõ íà êëàâèàòóðå ïèøóùèõ ìàøèí. Âîòäåëüíûõ ñëó÷àÿõ èñïîëüçóþòñÿ îñíîâíûå òðàôàðåòû, áëàíêèñ çàðàíåå ïîäãîòîâëåííûìè ðåêâèçèòàìè (íàèìåíîâàíèå, èñ-ïîëíèòåëè, äàòà è ïð.).

 ÍÈÈ, ÊÁ, íà ïðåäïðèÿòèÿõ ñîçäàþòñÿ äîêóìåíòû íàó÷-íî-èññëåäîâàòåëüñêîãî õàðàêòåðà, îñíîâíûì èç êîòîðûõ ÿâëÿåò-ñÿ îò÷åò ïî òåìå. ÃÎÑÒ 732—81 óñòàíàâëèâàåò îáùèå òðåáîâàíèÿè ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ îò÷åòà î ÍÈÐ ñëåäóþùåé ñòðóêòóðû:

- òèòóëüíûé ëèñò, ñïèñîê èñïîëíèòåëåé, ðåôåðàò, ñîäåð-æàíèå (îãëàâëåíèå), ïåðå÷åíü ñîêðàùåíèé, ñèìâîëîâ, ñïåöèàëü-íûõ òåðìèíîâ ñ èõ îïðåäåëåíèÿìè, óñëîâíûõ îáîçíà÷åíèé;

- ââåäåíèå, îñíîâíàÿ ÷àñòü, çàêëþ÷åíèå, ñïèñîê èñïîëü-çîâàííûõ èñòî÷íèêîâ è ëèòåðàòóðû, ïðèëîæåíèÿ.

Íà òèòóëüíîì ëèñòå îò÷åòà óêàçûâàþòñÿ:1) îôèöèàëüíîå íàçâàíèå îðãàíèçàöèè-èñïîëíèòåëÿ, âû-

øåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè;2) èíäåêñ ÓÄÊ, íîìåð ãîñóäàðñòâåííîé ðåãèñòðàöèè, èí-

âåíòàðíûé íîìåð îò÷åòà;3) íàäïèñè î ñîãëàñîâàíèè è óòâåðæäåíèè îò÷åòà (äîëæ-

íîñòè, Ô.È.Î., ó÷åíûå ñòåïåíè è çâàíèÿ ëèö, óòâåðäèâøèõ èïîäïèñàâøèõ äîêóìåíò);

4) íàèìåíîâàíèå òåìû, îò÷åòà (ïðè íåñîâïàäåíèè ñ íàè-ìåíîâàíèåì òåìû) è â ñêîáêàõ — òèï îò÷åòà (ïðîìåæóòî÷íûé,çàêëþ÷èòåëüíûé, ýòàïíûé è ò. ï.);

5) íîìåð (øèôð) òåìû, ïðèñâîåííîé åé â îðãàíèçàöèè(âåäîìñòâå);

6) äîëæíîñòè, ó÷åíûå ñòåïåíè è çâàíèÿ, ôàìèëèè, èíè-öèàëû ðóêîâîäèòåëåé ïîäðàçäåëåíèé îðãàíèçàöèè, ðóêîâîäè-òåëåé è îòâåòñòâåííûõ èñïîëíèòåëåé ÍÈÐ;

7) ìåñòî è ãîä âûïóñêà îò÷åòà.Èñïîëíèòåëè ïåðå÷èñëÿþòñÿ ïî àëôàâèòó (Ô.È.Î., çàíè-

ìàåìàÿ äîëæíîñòü, ó÷åíàÿ ñòåïåíü è ó÷åíîå çâàíèå, âûïîë-íåííàÿ ÷àñòü ðàáîòû).

 ðåôåðàòå èçëàãàþòñÿ êðàòêèå ñâåäåíèÿ îá îñíîâíîì ñî-äåðæàíèè ðàáîòû, ñóùíîñòü è ìåòîäû èññëåäîâàíèÿ, êîí-êðåòíûå äàííûå (òåõíè÷åñêèå õàðàêòåðèñòèêè, ïàðàìåòðû èçäå-

– 113 –

ëèÿ, ïðîöåññû è ïð.), êðàòêèå âûâîäû î ïðèìåíåíèè ïîëó÷åí-íûõ ðåçóëüòàòîâ; îáúåì îò÷åòà (â ìàøèíîïèñíûõ ñòðàíèöàõ),êîëè÷åñòâî òîìîâ, èëëþñòðàöèé, òàáëèö è ò. ä. [ââåäåíèÿ îáèëëþñòðàöèÿõ êîíêðåòèçèðóþòñÿ óêàçàíèåì èõ âèäà (ñõåìà,÷åðòåæ, ãðàôèê, òàáëèöà, ôîòî)]

Îñíîâíàÿ ÷àñòü îò÷åòà î ÍÈÐ ñîñòîèò èç ââåäåíèÿ, ðàç-äåëîâ è ãëàâ, â êîòîðûõ èçëîæåíû ìåòîäèêà, ñîäåðæàíèå èðåçóëüòàòû âûïîëíåííîé ðàáîòû.

 çàêëþ÷åíèè äàþòñÿ âûâîäû è ðåêîìåíäàöèè, ïðåäëîæå-íèÿ ïî ïðàêòè÷åñêîìó ïðèìåíåíèþ ðåçóëüòàòîâ ÍÈÐ.

Îò÷åò ïî òåìå ñîäåðæèò îãëàâëåíèå ñ óêàçàíèåì ðàçäåëîâ(÷àñòåé) ñî ññûëêàìè íà ñîîòâåòñòâóþùèå ñòðàíèöû òåêñòà.

Íà îáëîæêå ñôîðìèðîâàííîãî è îôîðìëåííîãî îò÷åòà ïîòåìå ñîîáùàþòñÿ òå æå ñâåäåíèÿ, ÷òî è íà òèòóëüíîì ëèñòå,êðîìå ôàìèëèé ðóêîâîäèòåëåé è èñïîëíèòåëåé. Íà ïðàêòèêåïðè îôîðìëåíèè çàãîëîâêîâ ïî òåìàì èñïîëüçóþòñÿ òðàôàðåò-íûå çàãîòîâêè, íàêëåèâàåìûå íà îáëîæêè.

Ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ, êàê ïðàâèëî, ðåãëàìåíòèðîâà-íà â îôîðìëåíèè ñîîòâåòñòâóþùèìè ïîëîæåíèÿìè âåäîìñòâàïî äåëàì îòêðûòèé è èçîáðåòåíèé.

Äëÿ ïðîìûøëåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ, ñòðîèòåëüíîãî îáúåê-òà è äðóãèõ ôîðìèðîâàíèé íàðîäíîãî õîçÿéñòâà Ðîññèè òðåáó-åòñÿ çíà÷èòåëüíîå êîëè÷åñòâî êîìïëåêòîâ òåõíè÷åñêîé äîêó-ìåíòàöèè. Íåîáõîäèìîå äëÿ êàæäîãî èç íèõ êîëè÷åñòâî êîïèéïîäëèííèêîâ ìîæåò áûòü ïîëó÷åíî ðàçëè÷íûìè ñïîñîáàìèêîïèðîâàíèÿ è ðàçìíîæåíèÿ: îò òèïîãðàôñêèõ è ôîòîãðàôè-÷åñêèõ äî êñåðî- è òåðìîãðàôè÷åñêèõ.  íàñòîÿùåå âðåìÿ â ïîä-ãîòîâêå è äîâåäåíèè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè øèðîêî èñïîëü-çóþòñÿ ñîâðåìåííûå èíôîðìàöèîííûå òåõíîëîãèè è åùå íå äîêîíöà îñîçíàííûå âîçìîæíîñòè Èíòåðíåòà.

7. Îðãàíèçàöèÿ õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿòåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè â âåäîìñòâåííûõ

àðõèâàõ

 ïðîöåññå äåÿòåëüíîñòè ÍÈÈ, ÊÁ, ïðîìûøëåííûõ ïðåä-ïðèÿòèé îáðàçóåòñÿ ïðàêòè÷åñêè íåîáîçðèìîå êîëè÷åñòâî òåõ-íè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè. Äëÿ õðàíåíèÿ, ó÷åòà, ðàçìíîæåíèÿ èèñïîëüçîâàíèÿ ÍÒÄ â îðãàíèçàöèÿõ ñîçäàþòñÿ ñëóæáû íàó÷íî-

– 114 –

òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÑÍÒÄ), ñòàòóñ êîòîðûõ â âîñüìè-äåñÿòûå ãîäû îïðåäåëÿëñÿ ïðàâèòåëüñòâåííûì Ïîñòàíîâëåíè-åì îò 4 àïðåëÿ 1980 ãîäà ( ¹ 274).

 çàâèñèìîñòè îò ñîñòàâà è êîëè÷åñòâà äîêóìåíòîâ â îðãà-íèçàöèÿõ ìîãóò ôîðìèðîâàòüñÿ ñëåäóþùèå ñòðóêòóðíûå çâåíüÿñëóæáû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÑÍÒÄ): îòäåëû,áþðî, ãðóïïû, àðõèâû.

ÑÍÒÄ îðãàíèçóåòñÿ è ôóíêöèîíèðóåò íà ïðàâàõ ñàìîñòî-ÿòåëüíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ ñ ïîä÷èíåíèåì ñîîòâåòñòâóþùåìóðóêîâîäèòåëþ.

Ïîëîæåíèåì î ñëóæáå îïðåäåëÿåòñÿ ÷èñëåííîñòü ñîòðóä-íèêîâ (îñíîâíîé êðèòåðèé ðàñ÷åòíîé ÷èñëåííîñòè — îáúåì èñïåöèôèêà äîêóìåíòàöèîííûõ îïåðàöèé) è íàïðàâëåíèÿ èõîñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè:

- ïðèåì òåõäîêóìåíòàöèè íà õðàíåíèå;-  êîíòðîëü çà ïðàâèëüíîñòüþ îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ, ïîä-

ëåæàùèõ õðàíåíèþ;-  ðàçìíîæåíèå è äîâåäåíèå òåõäîêóìåíòàöèè äî ïîòðåáè-

òåëåé;- ñèñòåìàòèçàöèÿ, îïèñàíèå è òåêóùèé ó÷åò ïîñòóïàþùèõ

íà õðàíåíèå äîêóìåíòîâ;-  îáåñïå÷åíèå ðåæèìà õðàíåíèÿ (òåìïåðàòóðíîãî, îáúåì-

íîãî, áåçîïàñíîãî);-  ñîçäàíèå ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâîãî àïïàðàòà (ÑÏÀ) — êà-

òàëîãîâ, êàðòîòåê, óêàçàòåëåé, äîñüå è äðóãèõ àðõèâíûõ èñòî÷-íèêîâ;

- îðãàíèçàöèÿ ðàöèîíàëüíîãî èñïîëüçîâàíèÿ òåõíè÷åñêîéäîêóìåíòàöèè (ïðèåì-âûäà÷à, êîïèðîâàíèå, ïîäáîðêà äîêó-ìåíòîâ, ðåòðîñïåêòèâíûé è òåìàòè÷åñêèé ïîèñê, ïîäãîòîâêàñïðàâîê è ò. ä.);

-  ñáîð è ðàñïðîñòðàíåíèå íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìà-öèè (ÍÒÈ);

- âíåñåíèå èçìåíåíèé â ïîäëèííèêè;-  ýêñïåðòèçà öåííîñòè òåõäîêóìåíòàöèè;- ïîäãîòîâêà äîêóìåíòîâ ê ñäà÷å íà àðõèâíîå õðàíåíèå. ñîîòâåòñòâèè ñ óïîìÿíóòûì ðàíåå ïîëîæåíèåì âñå èìå-

þùèåñÿ â îðãàíèçàöèè ïîäëèííèêè, äóáëèêàòû è êîïèè òåõ-íè÷åñêèõ äîêóìåíòîâ ïîäëåæàò ïåðåäà÷å íà öåíòðàëèçîâàííîåõðàíåíèå â ÑÍÒÄ.

– 115 –

Ïðè ïðèåìå äîêóìåíòàöèè íà õðàíåíèå ñîòðóäíèêè ñëóæ-áû ÍÒÄ òùàòåëüíî ïðîâåðÿþò:

1) êîìïëåêòíîñòü äîêóìåíòîâ, ñîäåðæàíèå òîìîâ;2) íàëè÷èå óñòàíîâëåííûõ ïîäïèñåé è äàò;3) ïðàâèëüíîñòü îôîðìëåíèÿ îñíîâíûõ íàäïèñåé òèòóëü-

íîãî ëèñòà;4) ôèçè÷åñêîå ñîñòîÿíèå äîêóìåíòîâ ñ ïîçèöèè èõ ïðè-

ãîäíîñòè äëÿ õðàíåíèÿ, êîïèðîâàíèÿ è ìèêðîôèëüìèðîâàíèÿ.Íà õðàíåíèå â ñëóæáó ÍÒÄ ïðèíèìàþòñÿ:- îò÷åòû î íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèõ è îïûòíî-êîíñòðóê-

òîðñêèõ ðàçðàáîòêàõ (ÍÈÎÊÐ);- òåõíîëîãè÷åñêàÿ, ïðîåêòíî-ñòðîèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿ;- êèíîôîòîäîêóìåíòû, äîêóìåíòû íà ìàãíèòíûõ íîñèòå-

ëÿõ, ôèêñèðóþùèå ÍÈÎÊÐ è ïðîåêòèðîâàíèå îáúåêòîâ êàïè-òàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà;

- ïàòåíòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ;- ñúåìî÷íî-ãåîäåçè÷åñêèå, êàðòîãðàôè÷åñêèå, èíæåíåð-

íî-ãåîëîãè÷åñêèå è äðóãèå äîêóìåíòû.Òåìïåðàòóðíî-âëàæíîñòíûé ðåæèì õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ

èíôîðìàöèè îïèñûâàåòñÿ ñëåäóþùèìè ïàðàìåòðàìè:

Òåìïåðàòóðà Âëàæíîñòü1. Äîêóìåíòû íà áóìàæíûõ íîñèòåëÿõ +14–20°Ñ 45–60 %2. Ìèêðîôèëüìû +12–15°Ñ 40–55 %3. Êèíîôîòîäîêóìåíòû +12–15°Ñ 40–60 %4. Ôîòîäîêóìåíòû +15–25°Ñ 30–60 %5. Ôîíîäîêóìåíòû +18–20°Ñ 40–70 %

Ïîìåùåíèÿ äëÿ õðàíåíèÿ ÍÒÄ îáîðóäóþò ìåòàëëè÷åñêè-ìè, ñòàöèîíàðíûìè èëè ïåðåäâèæíûìè ñòåëëàæàìè, ìåòàëëè-÷åñêèìè øêàôàìè è ñåéôàìè (äëÿ õðàíåíèÿ ïîäëèííèêîâ). Âêà÷åñòâå ñïåöèàëüíîãî îáîðóäîâàíèÿ èñïîëüçóþò ñòàöèîíàð-íûå îòñåêè-áîêñû ñ ìåòàëëè÷åñêèìè ïåðåãîðîäêàìè è ïîëêà-ìè. Äîïóñòèìû äåðåâÿííûå øêàôû è ñòåëëàæè, îáðàáîòàííûåîãíåçàùèòíûì ñîñòàâîì (ê ïðèìåðó, àñáåñòîì).

Ó÷åòó ïîäëåæàò âñå õðàíÿùèåñÿ â àðõèâå äîêóìåíòû, èç-âåùåíèÿ îá èçìåíåíèÿõ ÍÒÄ, ñòðàõîâûå ýêçåìïëÿðû (êîïèè),ôîíä ïîëüçîâàòåëÿ, ïåðå÷íè òåì, êîòîðûå ïîäëåæàò ïåðåäà÷åíà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå, îïèñè äîêóìåíòîâ ïîñòîÿííîãîõðàíåíèÿ.

Åäèíèöåé ó÷åòà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ÿâëÿþòñÿ:- äëÿ íàó÷íîé äîêóìåíòàöèè — îò÷åò ïî ÍÈÐ, ñáðîøþ-

ðîâàííûé â òîì (ïàïêó);

– 116 –

- äëÿ êîíñòðóêòîðñêîé, òåõíîëîãè÷åñêîé è ïðîåêòíîé äî-êóìåíòàöèè — ëèñò ÷åðòåæà, òåêñò, ñáðîøþðîâàííûå â òîì(ïàïêó) ñâåòîêîïèè.

Êàæäàÿ åäèíèöà ó÷åòà îôîðìëÿåòñÿ îòäåëüíûì íîìåðîì. Âïîäëèííèêå èíâåíòàðíûé íîìåð ïðîñòàâëÿåòñÿ íà êàæäîì ëèñòå.

Ïðèíÿòûå â ñëóæáó ÍÒÄ äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ èó÷èòûâàþòñÿ â èíâåíòàðíûõ êíèãàõ, çàïîëíÿåìûõ íà îñíîâà-íèè äàííûõ îñíîâíîé íàäïèñè ÷åðòåæåé è òèòóëüíûõ ëèñòîâïåðåïëåòåííûõ ó÷åòíûõ åäèíèö.

Èíâåíòàðíûå êíèãè âåäóòñÿ îòäåëüíî íà êàæäóþ ãðóïïóàðõèâíîé äîêóìåíòàöèè: íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêóþ, êîíñòðóê-òîðñêóþ, òåõíîëîãè÷åñêóþ, ïðîåêòíóþ (äëÿ ñòðîèòåëüñòâà).

 îòäåëüíûõ, ñïåöèàëèçèðîâàííûõ èíâåíòàðíûõ êíèãàõó÷èòûâàþòñÿ òèïîâûå ïðîåêòû, ìèêðîôèëüìû, äîêóìåíòû ñòî-ðîííèõ îðãàíèçàöèé, ïðèñëàííûå â êà÷åñòâå îáÿçàòåëüíûõ èëèäëÿ ñâåäåíèÿ; äîêóìåíòàöèÿ ñ îãðàíè÷èòåëüíûìè ãðèôàìè(«ÄÑÏ», «ÊÒ» è äð.). Äëÿ íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé äîêó-ìåíòàöèè âåäóòñÿ îòäåëüíî èíâåíòàðíûå êíèãè: äëÿ îò÷åòîâÍÈÎÊÐ è äðóãèõ, äîïîëíÿþùèõ èõ äîêóìåíòîâ. Îò÷åòû ïî òå-ìàì âíîñÿòñÿ â èíâåíòàðíûå êíèãè ïî ìåðå ïîñòóïëåíèÿ.

Èíâåíòàðíàÿ êíèãà èìååò ñëåäóþùèå ãðàôû:- èíâåíòàðíûé íîìåð;- äàòà ïîñòóïëåíèÿ; ýòàï ðàáîòû;- îáîçíà÷åíèå;- íàèìåíîâàíèå è íîìåð òåìû;- íîìåð ãîñóäàðñòâåííîé ðåãèñòðàöèè;- íàèìåíîâàíèå èíñòèòóòà, îòäåëà, ëàáîðàòîðèè-

ðàçðàáîò÷èêà;- ôàìèëèè ðóêîâîäèòåëåé è îòâåòñòâåííûõ èñïîëíèòåëåé

òåìû;- êîëè÷åñòâî ëèñòîâ, ýêçåìïëÿðîâ;- ïðèìå÷àíèÿ.Äëÿ êîíñòðóêòîðñêîé è òåõíîëîãè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè

ó÷åò ïîäëèííèêîâ âåäåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ÃÎÑÒ ÅÑÊÄ 2.501-88: îòäåëüíî íà èçäåëèÿ îñíîâíîãî è âñïîìîãàòåëüíîãî ïðîèç-âîäñòâ. Äîïóñêàåòñÿ âåäåíèå îòäåëüíûõ èíâåíòàðíûõ êíèã ïîâèäàì ïðîèçâîäñòâà. Ïîäëèííèêè ðåãèñòðèðóþòñÿ ïîëèñòíî, íàêàæäûé äîêóìåíò ñîñòàâëÿåòñÿ êàðòî÷êà ó÷åòà.

Íà äîêóìåíòàöèþ âñïîìîãàòåëüíîãî è èíäèâèäóàëüíîãîïðîèçâîäñòâà êàðòî÷êà ó÷åòà íå ñîñòàâëÿåòñÿ. Êîïèè äîêóìåí-

– 117 –

òàöèè, èçãîòîâëåííûå îðãàíèçàöèåé-ðàçðàáîò÷èêîì, â îòäåëü-íûõ èíâåíòàðíûõ êíèãàõ íå ðåãèñòðèðóþòñÿ, à ó÷èòûâàþòñÿ âêàðòî÷êàõ ïî îáîçíà÷åíèÿì èëè èíâåíòàðíûì íîìåðàì, ïðè-ñâîåííûì èõ ïîäëèííèêàì.

Êîïèè, ïîëó÷åííûå îò äðóãèõ îðãàíèçàöèé, ðåãèñòðèðó-þòñÿ â îòäåëüíîé èíâåíòàðíîé êíèãå è ó÷èòûâàþòñÿ â ñïåöè-àëüíûõ êàðòî÷êàõ ó÷åòà (àëüáîìàõ, ïàïêàõ è ò. ä.).

Èíâåíòàðíàÿ êíèãà äëÿ ðåãèñòðàöèè ñòðîèòåëüíîé ïðîåê-òíîé äîêóìåíòàöèè àíàëîãè÷íà êíèãå äëÿ êîíñòðóêòîðñêîéäîêóìåíòàöèè, ïðè ýòîì äîïóñêàåòñÿ ïîîáúåêòíîå âåäåíèåèíâåíòàðíûõ êíèã. Ðåãèñòðàöèÿ êîïèé ïî òîìàì (ïàïêàì) âêàðòî÷êàõ ó÷åòà (ñì. ÃÎÑÒ 21.203-78).

Ïðèíÿòûå íà õðàíåíèå ìèêðîôèëüìû ðåãèñòðèðóþòñÿ âñïåöèàëüíîé êíèãå ó÷åòà (ñì. ÃÎÑÒ 13.401-73). Äîïóñêàåòñÿ âå-äåíèå îòäåëüíûõ êíèã äëÿ ó÷åòà ìèêðîôèëüìîâ íà èçäåëèÿ îñ-íîâíîãî è âñïîìîãàòåëüíîãî ïðîèçâîäñòâà. Êàæäîìó ìèêðî-ôèëüìó ïðèñâàèâàåòñÿ èíâåíòàðíûé íîìåð, ïðîñòàâëÿåìûé íàíà÷àëüíîì è êîíå÷íîì ó÷àñòêàõ ðóëîíà íà ñòðîãî îòâåòñòâåí-íîì ïîëå ìèêðîôèëüìà (ìèêðîôèøè).

Ó÷åò ÍÒÄ íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ îñóùåñòâëÿåòñÿ â ñîîò-âåòñòâèè ñ ÐÄ 50—524—83.

8. Ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâûé (íàó÷íî-ñïðàâî÷íûé)àïïàðàò ê äîêóìåíòàì ñèñòåìû

íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÑÍÒÄ)

Ñ öåëüþ îïåðàòèâíîãî ïîèñêà äîêóìåíòîâ è ýôôåêòèâíî-ãî èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè â ñëóæáàõ ÍÒÄñîçäàåòñÿ ñïðàâî÷íî-ïîèñêîâûé àïïàðàò (ÑÏÀ) ê äîêóìåíòàì,âêëþ÷àþùèì â ñåáÿ ñïðàâî÷íèêè ïî ó÷åòó è ñîäåðæàíèþ äî-êóìåíòîâ. Ñîñòàâ ÑÏÀ îïðåäåëÿåòñÿ ñîäåðæàíèåì õðàíÿùåéñÿäîêóìåíòàöèè, öåëüþ ïîèñêà è èñïîëüçîâàíèÿ äîêóìåíòîâ.

Îñíîâíîé ÷àñòüþ ÑÏÀ ÿâëÿþòñÿ ñïðàâî÷íèêè ïî ñîñòàâóè ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ: ïåðå÷íè «óçêèõ ìåñò» (ïðîáëåì),îïèñè åäèíèö õðàíåíèÿ; êàòàëîãè, óêàçàòåëè, ðåòðîñïåêòèâ-íûå è òåìàòè÷åñêèå îáçîðû, â êà÷åñòâå äîïîëíåíèÿ ê íèì ìî-ãóò ñëóæèòü èíôîðìàöèîííûå äîêóìåíòû ïî ìàòåðèàëàì àðõè-âà [òåìàòè÷åñêèå ïåðå÷íè, ïèñüìà, ñïðàâêè î ñîñòàâå è ñîäåð-

– 118 –

æàíèè äîêóìåíòîâ è âåäîìñòâåííûå (îòðàñëåâûå) ïå÷àòíûåèçäàíèÿ (ðåôåðàòèâíûå ñáîðíèêè, ïîäáîðêè àííîòàöèé ÍÈÐ)].

Ïåðå÷íè ïðîåêòîâ, ïðîáëåì (òåì), ÍÒÄ, ïî êîòîðûì äî-êóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿ ïîäëåæèò ïåðåäà÷å íà ãîñóäàðñòâåí-íîå õðàíåíèå, èíâåíòàðíûå êíèãè è îïèñè — ãëàâíûé èñòî÷-íèê îïðåäåëåíèÿ ó÷åòà è ñîõðàííîñòè, ïîèñêà ÍÒÄ.  êàêîé-òîìåðå îíè ðàñêðûâàþò è ñîäåðæàíèå õðàíÿùèõñÿ äîêóìåíòîâ.

Íàèáîëåå ðàöèîíàëüíûì âèäîì ÑÏÀ ÿâëÿþòñÿ êàòàëîãè âòåõíè÷åñêèõ àðõèâàõ — ïðåäìåòíî-òåìàòè÷åñêèå, îáúåêòíûå,àâòîðñêèå, ãåîãðàôè÷åñêèå. Ñèñòåìàòèçàöèÿ ðàçäåëîâ â êàòàëî-ãå ïðîèçâîäèòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñî ñõåìîé êëàññèôèêàöèè èëèîòðàñëåâûì êëàññèôèêàòîðîì.

Êàòàëîãè îòðàæàþò ñîñòàâ äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèÿõ èðàçëè÷àþòñÿ ïî íàçíà÷åíèþ, ãðóïïàì îòðàæåíèÿ äîêóìåíòíîéèíôîðìàöèè, ïðèíöèïàì ãðóïïèðîâêè äîêóìåíòîâ.

Ïî ïðèíöèïàì ãðóïïèðîâêè êàòàëîãè äåëÿòñÿ íà ïðåä-ìåòíûå, àâòîðñêèå, ñèñòåìàòè÷åñêèå, èíâåíòàðíûå, îáúåêòíûå,ãåîãðàôè÷åñêèå, òåìàòè÷åñêèå. Ïî ãðóïïàì îòðàæàåìîé èíôîð-ìàöèè — íà êàòàëîãè ïðîåêòíîé, êîíñòðóêòîðñêîé, òåõíîëî-ãè÷åñêîé, íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêîé, êàðòîãðàôè÷åñêîé, ãåî-ëîãè÷åñêîé, ìèêðîôèëüìèðîâàííîé, ôîòîãðàôè÷åñêîé è äð.

Êàòàëîãè áûâàþò ñëóæåáíûå (äëÿ âíóòðåííåãî ïîëüçîâà-íèÿ) è îáùèå, êàðòî÷íîãî è êíèæíîãî òèïà, ðó÷íîãî è àâòî-ìàòèçèðîâàííîãî ïîèñêà.

Íàèáîëüøåå ðàñïðîñòðàíåíèå â òåõíè÷åñêèõ àðõèâàõ èíàó÷íî-òåõíè÷åñêèõ áèáëèîòåêàõ èìååò ïðåäìåòíî-òåìàòè÷åñ-êèé êàòàëîã, ñîäåðæàùèé ñëåäóþùèå îñíîâíûå ñâåäåíèÿ:

- íàèìåíîâàíèå îáúåêòà (èçäåëèÿ, òåìû ÍÈÐ, ïðîåêòà);- îáîçíà÷åíèå (èíäåêñ, øèôð) îáúåêòà, äîêóìåíòà; ñòà-

äèÿ, ýòàï (ðàçðàáîòêè ÍÈÐ, ïðîåêòà, èçäåëèÿ);-  äàòà ðàçðàáîòêè, íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè-ðàç-

ðàáîò÷èêà;-  ïîèñêîâûå äàííûå, òåõíè÷åñêèå ïîêàçàòåëè, àííîòàöèÿ;- ôîðìàëüíàÿ õàðàêòåðèñòèêà äîêóìåíòîâ (ðàñ÷åòû, ñìå-

òû, ïîÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà, ñâåòî-, êñåðîêîïèè, ìèêðîôèëü-ìû è ò. ï.).

Àííîòàöèÿ, êàê ïðàâèëî, ñîäåðæèò îáùåå ïðåäñòàâëåíèåîá îáúåêòå èëè èçäåëèè â öåëîì, ñîîáùàåò ñâåäåíèÿ îá èõ îò-äåëüíûõ ÷àñòÿõ, óêàçûâàåò îñíîâíûå òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêèåïîêàçàòåëè, êîíñòðóêòèâíûå îñîáåííîñòè íåêîòîðûõ ýëåìåí-

– 119 –

òîâ, îòìå÷àåò îòëè÷èå äàííûõ îáúåêòîâ îò äðóãèõ, îáúÿñíÿåòìîòèâû âûáîðà âàðèàíòà. Êðîìå òîãî, â àííîòàöèè äàþòñÿ ñâå-äåíèÿ îá îáúåìå è ñîñòàâå òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.  îñíîâåàííîòàöèè ëåæàò òåõíè÷åñêèå îïèñàíèÿ ïðîåêòîâ è ïîÿñíè-òåëüíûõ çàïèñîê.

Àâòîðñêèå êàòàëîãè áûâàþò äâóõ òèïîâ:1. Êàòàëîãè ðàáîò ñïåöèàëèçèðîâàííûõ ïðîåêòíûõ îðãàíè-

çàöèé (ñóáïîäðÿä÷èêîâ). Íà îäíó êàðòî÷êó òàêîãî êàòàëîãà âû-íîñÿòñÿ ñâåäåíèÿ î òåõäîêóìåíòàöèè, ñîçäàííîé ñóáïîäðÿäíîéîðãàíèçàöèåé è îòíîñÿùåéñÿ ê äàííîìó ïðîåêòó. Êàðòî÷êè â êàð-òîòåêå ðàñïîëîæåíû ïî íàçâàíèÿì ñïåöèàëèçèðîâàííûõ îðãàíè-çàöèé, à â ïðåäåëàõ êàæäîé èç íèõ — ïî íàçâàíèÿì îáúåêòîâ.

2. Èìåííûå êàòàëîãè, ïîçâîëÿþùèå íàéòè äîêóìåíòàöèþ,ñîçäàííóþ êðóïíûìè êîíñòðóêòîðàìè, ó÷åíûìè, àðõèòåêòî-ðàìè. Êàðòî÷êè â êàðòîòåêå ðàñïîëîæåíû â àëôàâèòíîì ïîðÿä-êå ôàìèëèé àâòîðîâ èëè íàçâàíèé ïðîåêòíûõ îðãàíèçàöèé. Âíóò-ðè ðóáðèê — ïî àëôàâèòó íàèìåíîâàíèé ðàáîò.

Ãåîãðàôè÷åñêèå êàòàëîãè ñîçäàþòñÿ â àðõèâàõ, ãäå òåõäî-êóìåíòàöèÿ îòíîñèòñÿ ê ðàçëè÷íûì ïî÷òîâûì ðåêâèçèòàì èìîæåò ðàçûñêèâàòüñÿ ïî ãåîãðàôè÷åñêîìó ïðèçíàêó. Ýòî ÷àùåâñåãî ÍÈÈ è ÏÊÎ ïî ïðîåêòèðîâàíèþ ïðîìûøëåííûõ ïðåä-ïðèÿòèé, äîðîã, èíæåíåðíûõ ñîîðóæåíèé è îáúåêòîâ, òåõäî-êóìåíòàöèÿ êîòîðûõ ïîçâîëÿåò âîçâîäèòü ñòðîèòåëüíûå îáúåê-òû â ðàçëè÷íûõ ðåãèîíàõ Ðîññèè è çà ðóáåæîì. Êàòàëîãè ôîð-ìèðóþòñÿ ïîîáúåêòíî. Îñíîâíàÿ ðóáðèêà êàòàëîãà — íàèìåíî-âàíèå ãåîãðàôè÷åñêèõ ïóíêòîâ, ðàñïîëîæåííûõ ïî àëôàâèòó. Âïðåäåëàõ êàæäîãî ãåîãðàôè÷åñêîãî ïóíêòà êàðòî÷êè ñèñòåìà-òèçèðóþòñÿ ïî íîìåðàì èëè ïî íàçâàíèÿì îáúåêòîâ.

Îáúåêòíûå êàòàëîãè ñîçäàþòñÿ â ñòðîèòåëüíûõ îðãàíè-çàöèÿõ. Êàðòî÷êè â ìàññèâàõ ðàñïîëàãàþòñÿ ïî íàçâàíèÿì îáúåê-òîâ ñòðîèòåëüñòâà è ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðè-íÿòîé â îðãàíèçàöèè ñõåìîé êëàññèôèêàöèè. Êàðòî÷êà îôîðì-ëÿåòñÿ íà êàæäûé ïðîåêò è íà êàæäóþ ÷àñòü (ìàðêó) ïðîåêòà.Êðîìå òèïè÷íûõ äëÿ âñåõ êàòàëîãîâ ãðàô â êàðòî÷êå ïðåäóñ-ìàòðèâàþòñÿ ñëåäóþùèå ýëåìåíòû: øèôð îáúåêòà, åãî ìåñòî-íàõîæäåíèå, ñîñòàâ ïðîåêòà, ñòàäèè ïðîåêòèðîâàíèÿ, äàòà ðàç-ðàáîòêè. Êàðòî÷êè êàòàëîãà ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ ïî øèôðàìîáúåêòîâ, ïî àëôàâèòó èõ íàèìåíîâàíèé, ãåîãðàôè÷åñêèõ ïóí-êòîâ ðàñïîëîæåíèÿ îáúåêòîâ.

– 120 –

Çíà÷èòåëüíî ðåæå â ñôåðå òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè ïðè-ìåíÿþòñÿ ñèñòåìàòè÷åñêèå êàòàëîãè, â êîòîðûõ êàðòî÷êè ãðóï-ïèðóþòñÿ ïî îòðàñëÿì äåÿòåëüíîñòè, âíóòðè — ïî òåìàì, êîì-ïëåêñàì, ãðóïïàì.  êàðòî÷êå ñèñòåìàòè÷åñêîãî êàòàëîãà îòðà-æàþòñÿ: ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà, òåõíè÷åñêàÿ õàðàêòåðèñòèêà,îñíîâíûå òåõíîëîãè÷åñêèå ïîêàçàòåëè, ñòåïåíü âíåäðåíèÿ âïðîèçâîäñòâî è òî íîâîå, ÷òî áûëî ïðèìåíåíî â ïðîöåññå ðàç-ðàáîòêè ïðîåêòà èëè îòäåëüíîé òåìû.

Ñàìîñòîÿòåëüíûé êàòàëîã âåäåòñÿ â êà÷åñòâå ÑÏÀ äëÿôîíäà òèïîâûõ ïðîåêòîâ è ñòàíäàðòíûõ êîíñòðóêöèé, óçëîâ èäåòàëåé.

Ñïåöèàëèçèðîâàííûé êàòàëîã ñîçäàåòñÿ ïðè ôîðìèðîâà-íèè ìàññèâà ôîòîãðàôèé, ìèêðîôèëüìîâ, êàðòîãðàôè÷åñêîãîìàòåðèàëà, äàííûõ àýðîôîòîñúåìêè.

Ïðåäìåòíî-òåìàòè÷åñêèå êàòàëîãè ôîíî- è ôîòîäîêóìåí-òîâ ñîçäàþòñÿ, êàê ïðàâèëî, â ïðîåêòíî-àðõèòåêòóðíûõ îðãà-íèçàöèÿõ è èçûñêàòåëüñêèõ ïàðòèÿõ.

Èíôîðìàöèîííî-ïîèñêîâûå ñèñòåìû (ÈÏÑ) ê íîðìàòèâ-íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè íà ìàøèííûõ íîñèòåëÿõ ñîçäà-þòñÿ ïî ÐÄ 50—524—84 êðóïíûìè êîíñòðóêòîðàìè, ó÷åíûìè,àðõèòåêòîðàìè.

Òåìàòè÷åñêèé îáçîð ÿâëÿåòñÿ åùå îäíèì èç âèäîâ ñïðà-âî÷íèêîâ ïî äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè. Îí, êàê ïðàâèëî, ðàñ-êðûâàåò ñîäåðæàíèå è ñîñòàâ òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè òîëü-êî ïî çàäàííîé òåìå. Ñòðóêòóðà îáçîðà: ââåäåíèå, õàðàêòåðèñ-òèêà äîêóìåíòîâ, ÑÏÀ (îãëàâëåíèå, ñïèñîê ñîêðàùåíèé, óêà-çàòåëè, áèáëèîãðàôèÿ).

9. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè íàó÷íî-òåõíè÷åñêîéäîêóìåíòàöèè

Ýêñïåðòèçà öåííîñòè íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèèïðîâîäèòñÿ ñ öåëüþ îïðåäåëåíèÿ åå êîíêðåòíîãî çíà÷åíèÿ âäàííîé îðãàíèçàöèè.

Ïîä ýêñïåðòèçîé öåííîñòè ÍÒÄ ïîíèìàåòñÿ âñåñòîðîí-íÿÿ, êîìïëåêñíàÿ îöåíêà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè íà îñíîâåêðèòåðèåâ, ðàçðàáîòàííûõ íàóêîé è ïðàêòèêîé, èñõîäÿ èç îá-ùèõ ìåòîäîëîãè÷åñêèõ ïðèíöèïîâ îòáîðà äîêóìåíòîâ äëÿ îï-ðåäåëåíèÿ íàðîäíî-õîçÿéñòâåííîãî, íàó÷íîãî, ñîöèàëüíî-êóëü-

– 121 –

òóðíîãî è èñòîðè÷åñêîãî çíà÷åíèÿ ÍÒÄ, óñòàíîâëåíèÿ ïðèåì-ëåìûõ ñðîêîâ õðàíåíèÿ è îïòèìàëüíîãî îáúåìà è íîìåíêëàòó-ðû äëÿ ïåðåäà÷è íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. Îñíîâíûìè ìå-òîäîëîãè÷åñêèìè ïðèíöèïàìè ýêñïåðòèçû ÿâëÿþòñÿ èñòîðèçìè êîìïëåêñíàÿ îöåíêà ìàññèâà äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.

Ïðèíöèï èñòîðèçìà ïðåäïîëàãàåò îòáîð äîêóìåíòíîé èí-ôîðìàöèè, îòðàæàþùåé îáúåêòèâíûå çàêîíîìåðíîñòè ðàçâè-òèÿ íàóêè è òåõíèêè â ðàçëè÷íûå ïåðèîäû ðàçâèòèÿ îáùåñòâà.

Êîìïëåêñíîñòü ýêñïåðòèçû ðåàëèçóåòñÿ ïðèâëå÷åíèåì êîì-ïåòåíòíûõ ñïåöèàëèñòîâ è ïðåäñòàâèòåëüíîñòüþ îöåíèâàåìûõâèäîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè.

Ýêñïåðòèçà îñóùåñòâëÿåòñÿ â äâà ýòàïà:1. Âûáîð ïðîáëåì, ïðîåêòîâ èçäåëèé, îáúåêòîâ ïëàíèðîâ-

êè è êàïèòàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà, äîêóìåíòíàÿ èíôîðìàöèÿêîòîðûõ ïîäëåæèò ïåðåäà÷å íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå.

2. Ýêñïåðòèçà ÍÒÄ, îòîáðàííûõ ïðîåêòîâ ïî ïðîáëåìàì èâûáîð äîêóìåíòàöèè, ïîäëåæàùåé ãîñóäàðñòâåííîìó õðàíåíèþ.

Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè îñóùå-ñòâëÿåòñÿ íà îñíîâå îáùèõ è ñïåöèôè÷åñêèõ êðèòåðèåâ.

Îáùèìè êðèòåðèÿìè ÿâëÿþòñÿ:-  ïðîèñõîæäåíèå (ðîëü è ìåñòî îðãàíèçàöèè â íàðîäíîì

õîçÿéñòâå ñòðàíû, îòðàñëè, çíà÷èìîñòü åå ôóíêöèé, âðåìÿ èìåñòî îáðàçîâàíèÿ, àâòîðñòâî äîêóìåíòîâ);

- ñîäåðæàíèå (çíà÷èìîñòü ñîáûòèÿ, ÿâëåíèÿ, ïðåäìåòà,îòðàæåííîãî â äîêóìåíòàõ);

- çíà÷åíèå ñâåäåíèé, ñîäåðæàùèõñÿ â èíôîðìàöèè, ååîðèãèíàëüíîñòü, öåëåâîå íàçíà÷åíèå, âèä è ðàçíîâèäíîñòüäîêóìåíòà;

-  âíåøíèå îñîáåííîñòè (þðèäè÷åñêàÿ äîñòîâåðíîñòü äî-êóìåíòà — íàëè÷èå ïîäïèñåé, äàò, ïå÷àòåé);

- íàëè÷èå ðåçîëþöèè, ïîìåò;- îñîáåííîñòè ïåðåäà÷è òåêñòà;- ïîäëèííîñòü äîêóìåíòà, îñîáåííîñòè ìàòåðèàëüíîé îñ-

íîâû äîêóìåíòà;- îñîáåííîñòè ôèçè÷åñêîãî ñîñòîÿíèÿ, ïîëíîòà, ñîõðàí-

íîñòü äîêóìåíòà.Ñïåöèôè÷åñêèìè êðèòåðèÿìè ïåðâîãî ýòàïà ýêñïåðòèçû ïî

âñåì íàó÷íûì èññëåäîâàíèÿì è ðàçðàáîòêàì ÿâëÿþòñÿ:-  ñòåïåíü îòðàæåíèÿ óðîâíÿ íàóêè è òåõíèêè, ïðîèçâîä-

ñòâà â êîíêðåòíûé èñòîðè÷åñêèé ïåðèîä;

– 122 –

-  çíà÷èìîñòü ïðîáëåì (òåì), ïðîåêòîâ, ìîäåëåé, êîíñò-ðóêöèé, òåõíîëîãèé íà ìîìåíò âíåäðåíèÿ äëÿ ðàçâèòèÿ íàðîä-íîãî õîçÿéñòâà ñòðàíû;

- ïðèíöèïèàëüíàÿ íîâèçíà, óíèêàëüíîñòü, îðèãèíàëüíîñòüðåøåíèÿ ïðîáëåìû, êîíñòðóêöèè, òåõíîëîãèè, ïðîåêòà;

-  ýêîíîìè÷åñêàÿ ýôôåêòèâíîñòü âíåäðåíèÿ ðåçóëüòàòîâ èñ-ñëåäîâàíèÿ èëè òåõíè÷åñêîãî ðåøåíèÿ;

-  ñîöèàëüíàÿ çíà÷èìîñòü èññëåäîâàíèé è ðàçðàáîòîê, îò-ðàæåííûõ â íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.

Ñïåöèôè÷åñêèìè êðèòåðèÿìè âòîðîãî ýòàïà ýêñïåðòèçûÿâëÿþòñÿ:

- ýòàïíîñòü, ñòàäèéíîñòü èññëåäîâàíèé è ðàçðàáîòîê;-  èíôîðìàòèâíîñòü âèäîâ è ðàçíîâèäíîñòåé äîêóìåíòîâ

íà ðàçëè÷íûõ ýòàïàõ èññëåäîâàíèé è ðàçðàáîòîê;- ñòåïåíü îòðàæåíèÿ â ÍÒÄ ðåàëüíî ñóùåñòâóþùèõ ÿâëå-

íèé è îáúåêòîâ.Ñîñòàâ ÍÒÄ, îòáèðàåìîé íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå â

ñîîòâåòñòâèè ñ óêàçàííûìè êðèòåðèÿìè, îïðåäåëÿåòñÿ íà îñ-íîâå âåäîìñòâåííûõ ïåðå÷íåé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ñîñðîêàìè õðàíåíèÿ è ïåðå÷íåé ÍÒÄ ïî ñòðîèòåëüñòâó è ìàøè-íîñòðîåíèþ, ïîäëåæàùèì ïðèåìó â ãîñóäàðñòâåííûå àðõèâûÐîññèè.

Äëÿ îðãàíèçàöèè è ïðîâåäåíèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòè âñåõâèäîâ äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè è åå îòáîðà äëÿ ãîñóäàðñòâåí-íîãî õðàíåíèÿ ñîçäàåòñÿ ýêñïåðòíàÿ êîìèññèÿ (äàëåå — ÝÊ), âñîñòàâ êîòîðîé âõîäÿò íàèáîëåå êâàëèôèöèðîâàííûå ñïåöèà-ëèñòû, õîðîøî çíàêîìûå ñ ñîäåðæàíèåì ÍÒÄ è íàïðàâëåíèÿ-ìè ïðåäñòîÿùåé ðàáîòû áàçîâîé îðãàíèçàöèè.

 ÝÊ â îáÿçàòåëüíîì ïîðÿäêå âêëþ÷àþòñÿ: íà÷àëüíèê èîäèí èç ñîòðóäíèêîâ ñëóæáû ÍÒÄ, íàçíà÷àåìûé ñåêðåòàðåìÝÊ, äåëîïðîèçâîäèòåëü, ïðåäñòàâèòåëü ñëóæáû çàùèòû èíôîð-ìàöèè, ïðåäñòàâèòåëü Ãîñàðõèâà.

Ïðåäñåäàòåëåì ÝÊ íàçíà÷àåòñÿ îäèí èç ðóêîâîäèòåëåéîðãàíèçàöèè (çàìåñòèòåëü äèðåêòîðà ïî íàóêå, ãëàâíûé èíæå-íåð, ãëàâíûé êîíñòðóêòîð). ÝÊ — îðãàí êîëëåãèàëüíûé èñîâåùàòåëüíûé, ðàáîòàþùèé â íåïîñðåäñòâåííîì êîíòàêòå ñðóêîâîäñòâîì ñîîòâåòñòâóþùåãî àðõèâíîãî ó÷ðåæäåíèÿ è ïî-ëó÷àþùèé îò íåãî îðãàíèçàöèîííî-ìåòîäè÷åñêóþ ïîìîùü.

Îñíîâíûìè ôóíêöèÿìè ÝÊ îðãàíèçàöèè è ïðåäïðèÿòèÿÿâëÿþòñÿ:

– 123 –

- îðãàíèçàöèÿ è ïðîâåäåíèå íåïîñðåäñòâåííîé ýêñïåðòè-çû öåííîñòè ÍÒÄ;

-  îòáîð äîêóìåíòàöèè íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå ñ âûäåëåíè-åì ÍÒÄ, ïîäëåæàùåé óíè÷òîæåíèþ è óòðàòèâøåé ïðàêòè÷åñêîåçíà÷åíèå è íå èìåþùåé íàó÷íî-èñòîðè÷åñêîãî çíà÷åíèÿ.

Çàñåäàíèÿ ÝÊ ïðîâîäÿòñÿ ïåðèîäè÷åñêè (ïî ìåðå íåîáõî-äèìîñòè), íî íå ðåæå îäíîãî ðàçà â ãîä. Ïðè îïðåäåëåíèè öåí-íîñòè ÍÒÄ è óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïðè-ñóòñòâóþò âñå ÷ëåíû êîìèññèè. Ðåøåíèÿ êîìèññèè ïðèíèìàþòñÿáîëüøèíñòâîì ãîëîñîâ è óòâåðæäàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíè-çàöèè è âñòóïàþò â ñèëó ïîñëå ðàññìîòðåíèÿ íà ÝÊ ó÷ðåæäå-íèÿ Ãîñàðõèâà.

 ñîîòâåòñòâèè ñ Ïîëîæåíèåì î ãîñóäàðñòâåííîì àðõè-âíîì ôîíäå îò 04.04.80, ÍÒÄ ïåðåäàåòñÿ íà ãîñóäàðñòâåííîåõðàíåíèå ïî ìèíîâàíèè ïðàêòè÷åñêîé íàäîáíîñòè, íî íå ïî-çäíåå äâàäöàòèïÿòèëåòíåãî ñðîêà âåäîìñòâåííîãî õðàíåíèÿ.

Îðãàíèçàöèÿ (ïðåäïðèÿòèå) ïî èñòå÷åíèè ñðîêîâ õðàíå-íèÿ äîêóìåíòîâ îñóùåñòâëÿåò ïåðåäà÷ó èõ íà ãîñóäàðñòâåííîåõðàíåíèå â óïîðÿäî÷åííîì ñîñòîÿíèè ñî ÑÏÀ è ñòðàõîâûìèêîïèÿìè íà îñîáî öåííûå äîêóìåíòû.

Äîêóìåíòàöèÿ ïðèíèìàåòñÿ ïî îïèñÿì, óòâåðæäåííûìýêñïåðòíî-ïðèåìíîé êîìèññèåé (ÝÏÊ) àðõèâíîãî îðãàíà, âõîðîøåì ôèçè÷åñêîì ñîñòîÿíèè (ïîñëå ðåñòàâðàöèè, ïåðåïëå-òà, äåçèíôåêöèè, äåçèíñåêöèè). Âñå ðàñõîäû ïî òðàíñïîðòè-ðîâêå è ïåðåäà÷å äîêóìåíòîâ íåñåò ñäàþùàÿ îðãàíèçàöèÿ.

ÍÒÄ, íå èìåþùàÿ íàó÷íî-ïðàêòè÷åñêîé öåííîñòè, íîñîõðàíÿþùàÿ ïðàêòè÷åñêîå çíà÷åíèå, õðàíèòñÿ â ñëóæáå ÍÒÄ(ÄÎÓ) â òå÷åíèå ñðîêîâ, ïðåäóñìîòðåííûõ îòðàñëåâûìè (âåäîì-ñòâåííûìè) ïåðå÷íÿìè, çàòåì îòáèðàåòñÿ ê óíè÷òîæåíèþ âóñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå. Àêòû íà óíè÷òîæåíèå ÍÒÄ ðàññìàòðè-âàþòñÿ ÝÊ è óòâåðæäàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè ïîñëåóòâåðæäåíèÿ îïèñåé äåë ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ è ñîãëàñîâà-íèÿ àêòà íà ÝÏÊ àðõèâíîãî îðãàíà.

10. Öåëåâûå è îðãàíèçàöèîííûå ôîðìûèñïîëüçîâàíèÿ àðõèâíîé òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè

ÍÒÄ, õðàíÿùàÿñÿ â àðõèâå, èñïîëüçóåòñÿ â íàðîäíî-õîçÿé-ñòâåííûõ, íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèõ öåëÿõ, ïóáëèêóåòñÿ â ñðåä-

– 124 –

ñòâàõ ìàññîâîé èíôîðìàöèè. ÍÒÄ ñëóæèò äëÿ ðåøåíèÿ íàó÷íî-òåõíè÷åñêèõ ïðîáëåì ðàçëè÷íîãî ìàñøòàáà, âîçâåäåíèÿ íîâûõçäàíèé è ñîîðóæåíèé, èçãîòîâëåíèÿ ïðåäìåòîâ ïðîìûøëåí-íîãî ïðîèçâîäñòâà.

Ñëåäóåò èìåòü â âèäó î÷åíü âàæíîå îáñòîÿòåëüñòâî: òåõíè-÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ ñîõðàíÿåò ñâîå ïðàêòè÷åñêîå çíà÷åíèå èïîñëå îêîí÷àíèÿ ýêñïëóàòàöèè îáúåêòà. Ñòàðûå òåõíè÷åñêèåïðîåêòû èñïîëüçóþòñÿ è ïðè óòâåðæäåíèè íîâûõ ïðîåêòîâ âêà÷åñòâå ñðàâíåíèÿ è äëÿ ïîëó÷åíèÿ ñïðàâî÷íûõ ñâåäåíèé.

Àðõèâíàÿ ÍÒÄ íåîöåíèìà ïðè ðàçðàáîòêå íîâûõ ñòàíäàð-òîâ, ïîäãîòîâêå äèññåðòàöèé, ìîíîãðàôèé, äèïëîìíûõ ðàáîò,ó÷åáíî-ìåòîäè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.

Àêòóàëüíîñòü îáðàùåíèÿ ê ÍÒÄ îáúÿñíÿåòñÿ è òåì, ÷òîïóáëèêóåìûå â êíèãàõ è ïåðèîäèêå ñâåäåíèÿ, ïî êðàéíåé ìåðå,îòñòàþò îò ïîñëåäíèõ äàííûõ, ñîäåðæàùèõñÿ â àðõèâíûõ äîêó-ìåíòàõ. Èñòîðèêî-òåõíè÷åñêèå âûâîäû ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé íåî-öåíèìóþ áàçó äëÿ ïðîãíîçèðîâàíèÿ ðàçâèòèÿ òåõíîëîãèè èîðãàíèçàöèè ïðîèçâîäñòâà, ïåðåäîâûõ ìåòîäîâ è ôîðì òðóäà.

Îñîáûì íàïðàâëåíèåì èñïîëüçîâàíèÿ ÍÒÄ â èñòîðè÷åñ-êèõ öåëÿõ ÿâëÿåòñÿ ðåñòàâðàöèÿ ïàìÿòíèêîâ àðõèòåêòóðû, îðãà-íèçàöèÿ ìàññîâûõ òîðæåñòâ è ïðàçäíèêîâ, ñîçäàíèå ìåìîðè-àëüíûõ è èñòîðèêî-êðàåâåä÷åñêèõ ìóçååâ.

Äëÿ ó÷åòà ëèö, ïîëüçóþùèõñÿ ÍÒÄ, â àðõèâàõ âåäóòñÿêíèãè ó÷åòà ïîñåùàåìîñòè. Íà âñåõ ïîëüçîâàòåëåé äîêóìåíòíîéèíôîðìàöèåé çàïîëíÿþòñÿ ôîðìóëÿðû áèáëèîòå÷íîãî îáðàç-öà, ôîðìèðóåìûå â àëôàâèòíóþ êàðòîòåêó. Íà êàæäûé âûäàí-íûé äîêóìåíò îôîðìëÿåòñÿ êîíòðîëüíàÿ êàðòî÷êà (â ïîðÿäêåâîçðàñòàíèÿ îáîçíà÷åíèé).

Íå ñëåäóåò çàáûâàòü è î âîçìîæíîñòÿõ îáùåãîñóäàðñò-âåííîé ñèñòåìû íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîðìàöèè (ÃÑ ÍÒÈ),ïîçâîëÿþùåé ïîëó÷èòü ñâåäåíèÿ îá èìåþùåéñÿ â Ðîññèè äî-êóìåíòíîé èíôîðìàöèè ïî ðàçëè÷íûì îòðàñëÿì çíàíèé.

Íåñîìíåííûì äîñòèæåíèåì ÷åëîâå÷åñòâà ÿâëÿþòñÿ ïðàê-òè÷åñêè íåïðåäñêàçóåìûå âîçìîæíîñòè âñåìèðíîé èíôîðìà-öèîííîé ñåòè Èíòåðíåò.

Ëèòåðàòóðà

1. Åäèíàÿ ñèñòåìà äåëîïðîèçâîäñòâà // Îñíîâíûå ïîëîæå-íèÿ. Ì., 1975.

– 125 –

2. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èíôîð-ìàöèè ïðîìûøëåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ. Âîëãîãðàä, 1998.

3. Êóçèí Ë.À., Ôèëèïïîâ Í.Ã. Òåõíè÷åñêîå äîêóìåíòèðîâà-íèå. Ì., 1973.

4. Êóòÿíèí Ë.È., Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèÿ òåõíè-÷åñêîãî òâîð÷åñòâà íà ïðîìûøëåííîì ïðåäïðèÿòèè. Âîëãîãðàä, 1998.

5. ÐÄ 502524—84. Ïîðÿäîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ íà ìàøèí-íûõ íîñèòåëÿõ. Ì., 1985.

– 126 –

ÇÀÊËÞ×ÅÍÈÅ

Ðàññìîòðåííûå íàìè òåîðåòè÷åñêèå è ïðàêòè÷åñêèå àñ-ïåêòû ñîçäàíèÿ, õðàíåíèÿ, ïîèñêà è äîâåäåíèÿ äîêóìåíòíîéèíôîðìàöèè äî ïîòðåáèòåëåé äàþò ïîëíîå îñíîâàíèå óòâåð-æäàòü, ÷òî äîêóìåíò ÿâëÿåòñÿ íåçàìåíèìûì èñòî÷íèêîì è ïðî-äóêòîì óïðàâëåí÷åñêîãî òðóäà.

Ôåíîìåí äîêóìåíòíîé èíôîðìàöèè, êàê è èíôîðìàöèèâîîáùå — ïëîä ðàçâèòèÿ öèâèëèçàöèè è åñòåñòâåííîãî ðàçâè-òèÿ èåðàðõèè óïðàâëåíèÿ, êîòîðûé òðåáóåò áîëåå ïðèñòàëüíî-ãî âíèìàíèÿ ó÷åíûõ è ñïåöèàëèñòîâ êàê â ñôåðå äîêóìåíòîâå-äåíèÿ, òàê è â òåõíîëîãèè äåëîïðîèçâîäñòâà.

Ñëåäóåò îò÷åòëèâî ñîçíàâàòü, ÷òî â ñîâðåìåííûõ íåïðîñ-òûõ ýêîíîìè÷åñêèõ óñëîâèÿõ ðóêîâîäèòåëü (ìåíåäæåð) è ñïå-öèàëèñò-äîêóìåíòîâåä ïðàêòè÷åñêè íå â ñîñòîÿíèè îáðàáîòàòüâñå äîêóìåíòàëüíî-èíôîðìàöèîííûå ïîòîêè, ïîýòîìó ðàöèî-íàëüíîå è ýôôåêòèâíîå äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå ÿâëÿ-åòñÿ ïðèîðèòåòíûì íàïðàâëåíèåì ðàçâèòèÿ ïðîöåññîâ óïðàâ-ëåíèÿ â íàðîäíîì õîçÿéñòâå Ðîññèè.

– 127 –

ÑÏÈÑÎÊ ËÈÒÅÐÀÒÓÐÛ ÏÎ ÊÓÐÑÓ

1. ÃÎÑÒ 16487-83. Äåëîïðîèçâîäñòâî è àðõèâíîå äåëî. Òåð-ìèíû è îïðåäåëåíèÿ. Ì.: Ãîññòàíäàðò, 1983.

2. ÃÎÑÒ 6.10.3-83. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòà-öèè. Çàïèñü èíôîðìàöèè óíèôèöèðîâàííûõ äîêóìåíòîâ âêîììóíèêàòèâíîì ôîðìàòå. Ì.: Ãîññòàíäàðò, 1983.

3. ÃÎÑÒ 6.10.4.-84. Ïðèäàíèå þðèäè÷åñêîé ñèëû äîêóìåí-òàì íà ìàøèííîì íîñèòåëå è ìàøèíîãðàììå, ñîçäàâàåìûìèñðåäñòâàìè âû÷èñëèòåëüíîé òåõíèêè. Ì.: Ãîññòàíäàðò, 1984.

4. ÃÎÑÒ 6.01.1-87. Åäèíàÿ ñèñòåìà êëàññèôèêàöèè è êîäè-ðîâàíèÿ òåõíèêî-ýêîíîìè÷åñêîé èíôîðìàöèè. Îñíîâíûå ïîëî-æåíèÿ. Ì.: Ãîññòàíäàðò, 1987.

5 . ÃÎÑÒ Ð 6.30-97. Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåí-òàöèè. Ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòà-öèè. Òðåáîâàíèÿ ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ. Ì.: ÃîññòàíäàðòÐîññèè, 1997.

6. Åäèíàÿ ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äîêóìåíòàöèîííîãîîáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ. Îáùèå òðåáîâàíèÿ ê äîêóìåíòàì èñëóæáàì äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ. Ì.: Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ,1988.

7. Åäèíàÿ ãîñóäàðñòâåííàÿ ñèñòåìà äåëîïðîèçâîäñòâà. Îñ-íîâíûå ïîëîæåíèÿ. Ì., 1974.

8. Êëàññèôèêàöèîííûé ñïðàâî÷íèê äîëæíîñòåé ðóêîâîäè-òåëåé, ñïåöèàëèñòîâ è ñëóæàùèõ. Ì.: Ãîñêîìòðóä, 1989.

9. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîâ íà âû÷èñëèòåëüíîì öåíòðå. Ì.:Ãëàâàðõèâ ÑÑÑÐ, 1981.

10. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì.,1988.

11. Ïåðå÷åíü òèïîâûõ äîêóìåíòîâ, îáðàçóþùèõñÿ â äåÿ-òåëüíîñòè ãîñêîìèòåòîâ, ìèíèñòåðñòâ, âåäîìñòâ è äðóãèõ ó÷-ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðà-íåíèÿ. Ì., 1989.

12. Ïîðÿäîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ íà ìàøèííûõ íîñèòå-ëÿõ. ÐÄ 502524—84. Ì., 1985.

13. Òèïîâàÿ èíñòðóêöèÿ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó â ìèíè-ñòåðñòâàõ è âåäîìñòâàõ. Ì., 1994.

14. Àëåêñååâ Ä.È. è äð. Ñëîâàðü ñîêðàùåíèé ðóññêîãî ÿçûêà.Ì.: Ðóññêèé ÿçûê, 1984.

– 128 –

15. Äåìèäîâà À.Ê., Ñìèðíîâ Ý.À. Ðóññêàÿ êîììåð÷åñêàÿêîððåñïîíäåíöèÿ. Ì.: Ðóññêèé ÿçûê, 1985.

16. Äîêóìåíòû è äåëîïðîèçâîäñòâî: Ñïðàâ. ïîñîáèå. Ì.: Ýêî-íîìèêà, 1991.

17. Êèðñàíîâà Ì.Â., Àêñåíîâ Þ.Ì. Êóðñ äåëîïðîèçâîä-ñòâà: äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ. Ì., 1997.

18. Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îñíîâû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñ-ïå÷åíèÿ. Âîëãîãðàä: ÂîëÃÓ, 1997.

19. Êîíñòàíòèíîâ Þ.È. Ñèñòåìà íàó÷íî-òåõíè÷åñêîé èí-ôîðìàöèè ïðîìûøëåííîãî ïðåäïðèÿòèÿ. Âîëãîãðàä: ÎÀÎ «Õèì-ïðîì», 1998.

20. Êóäðÿâöåâ Â.À. è äð. Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè.Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1998.

21. Êóçèí À.À., Ôèëèïïîâ Í.Ã. Òåõíè÷åñêîå äîêóìåíòè-ðîâàíèå. Ì., 1973.

22. Êóçíåöîâ Ò.Â., Ëîñåâ Â.È. Óïðàâëåí÷åñêàÿ äîêóìåíòà-öèÿ. Ì.: Ýêîíîìèêà, 1985.

23. Êóòÿíèí Ë.È., Êîíñòàíòèíîâ Þ.Í. Îðãàíèçàöèÿ òåõíè-÷åñêîãî òâîð÷åñòâà íà ïðîìûøëåííîì ïðåäïðèÿòèè. Âîëãîãðàä:ÎÀÎ «Õèìïðîì», 1998.

24. Ìåëþõèí È.Ñ. Ãîñóäàðñòâåííàÿ èíôîðìàöèîííàÿ ïîëè-òèêà... // Èíôîðìàöèîííûå ðåñóðñû Ðîññèè. 1996. ¹ 4—5.

25. Îñíîâíûå ïðàâèëà ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ì., 1986.26. Ðàéêîâ À.Í. Áîëüøèå èíôîðìàöèîííûå ñèñòåìû... //

Íàó÷íî-òåõíè÷åñêàÿ èíôîðìàöèÿ. Ñåð. 1. 1995. ¹ 10.27. Ðàéñáåðã Á.À. è äð. Ñîâðåìåííûé ýêîíîìè÷åñêèé ñëî-

âàðü. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì, 1999.28. Ñåêðåòàðñêîå äåëî. Ì., 1996.29. Ñïðàâî÷íèê äèðåêòîðà ïðåäïðèÿòèÿ. Ì.: ÈÍÔÐÀ-Ì,

1998.30. Ñòåíþêîâ Ì.Â. Äîêóìåíòû. Äåëîïðîèçâîäñòâî. Ì.: ÏÐÈ-

ÎÐ, 1995.31. Òåðìèíîëîãè÷åñêèé ñëîâàðü ïî èíôîðìàòèêå. Ì.:

ÌÖÍÒÈ, 1975.32. Óíèâåðñàëüíîå ïîñîáèå ïî äåëîïðîèçâîäñòâó. Ì.: ÖÍÈ-

ÈÒÝÈëåãïðîì, 1991.33. Õàðèòîíîâ Â.Ä. Îðãàíèçàöèÿ áåçáóìàæíîé òåõíîëîãèè

îïåðàöèé íà îñíîâå ïåðñîíàëüíûõ ÝÂÌ // Êëàññèôèêàòîðû èäîêóìåíòû. 1988. ¹ 4.

ÑÎÄÅÐÆÀÍÈÅ

Ââåäåíèå.................................................................................. 3

Òåìà 1. Èíôîðìàöèîííî-äîêóìåíòàöèîííîåîáåñïå÷åíèå óïðàâëåíèÿ êàê òåõíîëîãè÷åñêèé ïðîöåññ..... 6

Òåìà 2. Èíôîðìàòèçàöèÿ (êîìïüþòåðèçàöèÿ)îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîéè àäìèíèñòðàòèâíîé äåÿòåëüíîñòè ..................................... 21

Òåìà 3. Ñîñòàâëåíèå è îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ ............... 31

Òåìà 4. Îðãàíèçàöèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà .............................. 53

Òåìà 5. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà ............................. 58

Òåìà 6. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ ......................... 74

Òåìà 7. Ñèñòåìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîâ è èõ õðàíåíèå .......... 87

Òåìà 8.  Òåõíè÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿâ äîêóìåíòîîáîðîòå ........................................................... 101

Çàêëþ÷åíèå ......................................................................... 126

Ñïèñîê ëèòåðàòóðû ïî êóðñó ............................................ 127

ÄËß ÇÀÌÅÒÎÊ

ÄËß ÇÀÌÅÒÎÊ

Ó÷åáíîå èçäàíèå

Êîíñòàíòèíîâ Þðèé Íèêîëàåâè÷

ÒÅÎÐÈß È ÏÐÀÊÒÈÊÀÄÎÊÓÌÅÍÒÍÎÉ ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÈ

Êóðñ ëåêöèé

Ãëàâíûé ðåäàêòîð À.Â. ØåñòàêîâàÐåäàêòîð È.È. Íåçíàåâà

Òåõíè÷åñêèé ðåäàêòîð Í.Ã. ÐîìàíîâàÕóäîæíèê Í.Í. Çàõàðîâà

ËÐ ¹ 020406 îò 12.02.97

Ïîäïèñàíî â ïå÷àòü 12.12 2000 ã. Ôîðìàò 60x84/16.Áóìàãà òèïîãðàôñêàÿ ¹ 1. Ãàðíèòóðà Òàéìñ. Óñë. ïå÷. ë. 7,6.

Ó÷.-èçä. ë. 8,2. Òèðàæ 200 ýêç. Çàêàç . «Ñ» 85.

Èçäàòåëüñòâî Âîëãîãðàäñêîãî ãîñóäàðñòâåííîãî óíèâåðñèòåòà.400062, Âîëãîãðàä, óë. 2-ÿ Ïðîäîëüíàÿ, 30.