Примерно месяц назад у нас возникла необходи-мость поиска нового секретаря приемной. Пара-метры для поиска были заданы стандартные:

23–25 лет, высшее/неполное высшее образование, хорошее знание английского, опыт работы желате-лен от года. Вакансия была срочная, но в силу кризиса и повального сокращения персонала задача не казалась такой уж невыполнимой. Однако все оказалось сложнее.

После двух недель безуспешного копания в резюме мы еще немного отредактировали описание вакансии. Однако то опыт работы кандидата оказывался не очень подходящим, то заявленный уровень знания английско-го никак не подходил под наши требования. Интересно, на что рассчитывает человек, когда пишет в резюме, что свободно владеет английским языком, а на собеседова-нии его английский тянет только на «пишу, читаю, но го-ворю с трудом»? Разумеется, что всю бизнес-лексику в 25 лет невозможно знать, особенно если вы не рабо-таете 24 часа в сутки с иностранцами. Но когда человек не может спокойно поговорить или хотя бы рассказать о своем опыте работы и о себе, то начинают закрады-ваться сомнения по поводу адекватности оценки знаний.

Мы уже начали думать о том, чтобы обратиться за по-мощью в кадровое агентство, но тут из отдела персонала раздался звонок, и коллеги предложили рассмотреть кан-дидатуру девушки, которая была в списке «финалистов», когда искали секретаря в прошлый раз, но предпочтение отдали другому кандидату. Сначала меня смутил имею-щийся у нее опыт работы, и я решила встретиться лично. А все дело в том, что опыт работы в административной сфере у моей теперь уже коллеги был равен нулю. Мало того что человек никогда не работал ни секретарем, ни помощником, ни офис-менеджером, он вообще не рабо-тал на земле, если можно так выразиться. Лиана про-работала два года в авиакомпании бортпроводницей. Через пару дней после встречи мы выслали ей предложе-ние о работе. И вот почему.

ЧТО СДЕЛАТЬ, ЧТОБЫ ВАС ВЗЯЛИ НА РАБОТУ?

Мотивация. Желание работать, развиваться и учиться новому там, где ты себя дальше видишь, но где тебя раньше не было, играет огромную роль. То есть это, в принципе, оказывается чуть ли не единственным факто-ром, который в дальнейшем будет способствовать успеху. Потому что только человек, одержимый идеей изменить свою жизнь, поменять кардинально сферу своей деятель-ности, способен добиться чего бы то ни было. Стремление и желание – это то, что важно продемонстрировать во время собеседования. У потенциального работодателя не должно даже закрасться мысли о том, что вы можете где-то недоработать, опоздать, не выйти не в свою сме-ну вместо заболевшего коллеги, не прийти раньше или не уйти позже, если того требует рабочий процесс.

В данном случае лояльность к компании, которую вы демонстрируете, – то, что необходимо. Ведь, как прави-ло, потенциальных сотрудников выбирают в первую оче-редь исходя из опыта работы, оно и понятно. А когда его нет, то должны быть другие – очень весомые – аргумен-ты в пользу вашей кандидатуры. И тут как раз ваши мо-тивация и способность грамотно объяснить, с чего вдруг после пары-тройки лет достаточно успешной карьеры в одной сфере вы решили «переметнуться» в другую, при-дутся как нельзя кстати. Причины должны быть действи-тельно весомые (например, низкий уровень заработной платы, отсутствие возможности карьерного роста и т.д.).

Вы должны также очень четко формулировать, как дальше видите себя на административной площадке. Не поленитесь и почитайте на различных форумах, сайтах о должности, на которую вы претендуете, пообщайтесь в Интернете. Вы должны знать, куда идете и как дальше хотите развиваться, иначе вы никого не убедите.

К.А. Маслова,

персональный ассистент главы филиала

Что делать, если вы хотите устроиться на работу в престижную международную компанию на административную позицию, и как начинать там работать (если вас взяли), когда опыта работы в этой сфере у вас ровно ноль? Рассказываю.

С НЕБЕС НА ЗЕМЛЮ:начало административной карьеры

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 6 ИЮНЬ / 2015 7

ПРОФЕССИЯ

Быть вовремя! Это в рав-ной степени относится ко всем, кто уже отправляется на собеседова-ние. Исключение составляют, пожа-луй, кандидаты, которых «перемани-вают» и которые еще работают на старом месте. А вот всем остальным опаздывать на встречу с потенци-альным работодателем категориче-ски возбраняется. И не важно, с кем вы собираетесь встречаться (хоть с младшим помощником старшего дворника!), – разницы нет никакой. Это ваш имидж, это ваше отношение к работе, это ваше отношение ко вре-мени других людей.

Пунктуальность – вежливость королей!

Пунктуальность – это то, что в первую очередь характеризует вашу способ-ность планировать свое собственное время. Речь не идет об обстоятель-ствах, когда, например, вы вышли заранее, запланировали время на возможное стояние в пробке, но за-стряли в метро, потому что поезд оста-новился в тоннеле на минут двадцать. Это называется форс-мажор. Это то, что мы не можем ни предвидеть, ни запланировать и что, слава богу, слу-чается достаточно редко. А вот все остальное – это чистой воды ваша не-состоятельность в планировании соб-ственного времени. И мысль «А не будет ли этот кандидат также опазды-вать на работу?» обязательно появит-ся в голове вашего потенциального работодателя, будьте уверены.

Помните: «Дело не в том, чтобы быстро бегать, а в том, чтобы выбе-жать пораньше» (Ф. Рабле*).

Уверенность в знаниях. Это относится и к пресловутому англий-скому языку, хорошее знание которо-го, как правило, присутствует в опи-сании вакансий всех международных компаний. То есть если написано, что английский нужен свободный, то он должен быть именно таковым. Если написано, что уровень intermediate, уже проще. Вы можете сказать, что сейчас активно занимаетесь и гото-вы совершенствовать знание ино-странного языка. Жили и работали

за границей (пусть даже не в той должности, на которую претендуете)? Отлично! Обязательно скажите об этом на собеседовании. Ваша задача – предоставить о себе максимум информации, которая поможет убедить сидя-щего напротив вас человека, что вы – тот, кто нужен.

«В подтверждение заявленного…»

То, что вы написали в резюме о ваших знаниях, должно подтвердиться во время встречи. В противном случае у потенциального работодателя возникнет вполне по-нятное недоумение, а это не будет способствовать успешному прохождению вами интервью. То же самое относится к знанию компьютера. В данном случае, конеч-но, имеет значение, где вы до этого работали. Но если, например, вы не вылезаете дома из-за компьютера сутками, активно изучая офисные программы и рисуя план собственной квартиры в Microsoft Visio, то смело пишите о том, что умеете (в смысле перечень программ). Да, вы это знаете и готовы продемонстрировать, подготовив презентацию или таблицу. Возможно, вас попросят сделать это дома и прислать все на следующий день по электронной почте. Важно, чтобы вы действительно могли это сделать. Учиться с нуля офисным при-ложениям, устроившись на работу, не вариант – вам будет чему учиться. Поэтому, если собрались менять профессию, активнее изучайте все, что вам может приго-диться. В Интернете полно онлайн-курсов и видеоуроков. Главное – захотеть все это найти и потратить собственное время на обучение. Да, нам всем иногда бывает лень, но это – инвестиции, причем в себя.

Умение общаться с людьми. Те, кто работают в административ-ной сфере, должны обладать таким качеством, которое я называю «про лю-дей». Потому что административная сфера – это поддержка бизнеса и людей, которые «делают» деньги. И люди эти, как правило, сложные. А умение вы-страивать правильную коммуникацию с абсолютно разными и сложными людьми – один из залогов успешной работы административного сотрудника.

Работа с людьми – это всегда проверка на стрессоустойчивость. Поэтому, если вы остро реагируете на любую критику и замечания, если «заводитесь» только потому, что коллега по цеху что-то не успел сделать и свалил часть работы на вас, возможно, это место вам не подходит. Потому что такие ситуации – это чуть ли не ежедневная рутина в работе секретаря, и к этому тоже надо быть готовым. Да, порой это жутко несправедливо. Да, может быть совсем не обоснованно. Но если вы способны пройти мимо этих ситуаций и не воспринимать все как личное оскорбление – честь вам и хвала, и вперед дальше по карьерной лестнице. Если нет, то, наверное, эта работа не для вас.

МНЕНИЕ

В.Ю. Ильман,

секретарь приемной

Трудовые будни секретаря приемной могут оказаться весьма непростыми, несмотря на кажущуюся легкость работы. Главные сложности связаны, бесспорно, с людьми, поскольку к каждому необходимо найти свой подход, и какие-то опре-деленные алгоритмы и привычные инструкции могут попросту не работать. Да, су-ществует должностная инструкция, поясняющая основные моменты работы. Однако некоторые руководители (а секретарь приемной взаимодействует почти со всеми в офисе) имеют свое мнение о том, как именно необходимо доносить до них ин-формацию о пришедших клиентах, о приехавшем такси, о пропущенных звонках и т.д. Плюс есть ассистенты руководителей, чьи указания также могут идти вразрез с должностной инструкцией секретаря приемной. Главное в такой работе – вовремя проявить смекалку и гибкость, чтобы не допустить конфликтной ситуации. Работа в какой-то степени напоминает циркача-канатоходца – постоянно приходится балансировать, чтобы не упасть.

ПРОФЕССИЯ

8 СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 6 ИЮНЬ / 2015

*Французский писатель эпохи Ренессанса.

Внешний вид. Секретарь – это лицо офиса. Поэто-му на собеседовании вы должны выглядеть так, как будто уже работаете в этой компании. Во внимание принима-ется все – от цвета лака на ногтях до цвета колготок.

К сожалению, не всегда все это будет способствовать получению вами желаемой работы. Но шансы, тем не ме-нее, существенно повышаются.

ВЫ ПОЛУЧИЛИ ДОЛГОЖДАННОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

О РАБОТЕ. ЧТО ДАЛЬШЕ?

А дальше начинаются суровые трудовые будни. Перво-наперво, если в компании есть система тренингов для но-вых сотрудников, обязательно постарайтесь получить от них максимум информации. Как правило, тренинги про-водятся по программам, которые предстоит использо-вать в работе, и они отличаются от стандартных офисных приложений (например, работа с внутренней базой дан-ных, внутренним сайтом компании и пр.).

Если проводится вводный курс и вам рассказывают о структуре компании – обязательно все записывайте. Сразу вы все не запомните, хотя что-то все равно отло-жится в голове.

После тренингов и сдачи всех необходимых докумен-тов в отдел персонала – ура, здравствуй, новое рабочее место! Как правило, за новеньким сотрудником закреп-ляют коллегу, которая на первых порах все рассказы-вает, показывает, мониторит и т.д. Тут главное слушать, записывать, запоминать, задавать уточняющие вопро-сы по ходу дела. Плюс если вы не единственный секре-тарь компании и у вас есть коллеги по приемной, то вам повезло: всегда рядом есть тот, кто может помочь в не-понятных ситуациях, которых будет великое множество. А тут как назло обязательно затеется корпоративное мероприятие, в офисе будет суматоха и аврал, и до вас никому не будет дела. Как же тут не потеряться и не на-делать дел?

Не бойтесь спрашивать. В компании помимо вас полно административных сотрудников. Подумайте, к кому логичнее обратиться с возникшим вопросом? Например, парковкой для гостя занимаются либо секретари, либо офис-менеджер. Во всех компаниях по-разному, но, как правило, это так. Если другие секретари заняты, позво-ните офис-менеджеру. Вас сориентируют, что делать или с кем еще надо поговорить.

В любом случае и вне зависимости от ситуации – спрашивайте. Не молчите в тряпочку. Вас будут отчиты-вать, если потом выяснится, что ошибка произошла пото-му, что вы «молчали» о чем-то. Но никто не станет ругаться, если вы задали вполне конкретный вопрос по вполне ра-бочей ситуации. Да, иногда вам может казаться, что ваши вопросы коллег раздражают. Их раздражают не вопросы и не вы лично – просто у всех полно работы и всем хо-чется, чтобы новый сотрудник как можно быстрее адапти-ровался или спросил у кого-то другого. Не воспринимайте ничего лично на свой счет. Вы учитесь, у вас адаптация. А чтобы она прошла быстрее и успешнее, вам надо об-щаться и задавать вопросы.

Читайте инструкции. В крупных компаниях, как правило, таких инструкций масса – начиная от правиль-ного приветствия по телефону и заканчивая формати-рованием документа в формат .pdf. Изучите их все. Если есть подозрение, что инструкция устаревшая (такое может быть), спросите у коллег, насколько эта информация ак-туальна и можно ли ее использовать. Распечатайте себе те документы, которые пригодятся в ежедневной работе, чтобы нужная информация всегда была перед глазами.

«Здравствуй, иностранец!» Даже те, кто прекрас-но общается на иностранном языке и жили за границей, иногда впадают в ступор, когда слышат на другом конце провода голос с жутким акцентом и труднопроизносимым именем непонятного происхождения.

Иностранцы очень лояльно относятся к трудностям телефонного общения. Поэтому если вы попросите зво-нящего повторить вам его имя по буквам, он повторит столько раз, сколько это будет нужно, особенно если имя явно сложнее, чем Джон или Билл. Ваша задача – гра-мотно донести информацию о звонящем человеке.

МНЕНИЕ

Л.А. Рамазанова, секретарь приемной

Для меня это первый опыт работы именно в должности се-кретаря. Раньше мне приходилось много работать с людьми, попадать в нестандартные рабочие ситуации. В этом смыс-ле работа стюардессы и секретаря чем-то похожи. Благо-даря проживанию за границей я научилась распознавать иностранную речь, но при работе «на телефоне» все рав-но возникают определенные сложности. Например, многие иностранцы очень быстро говорят. В этом случае я вежливо прошу их повторить имя и наименование компании, порой по несколько раз. Иногда возникают комичные ситуации, когда я неправиль-но записываю имя человека, а мне потом коллега говорит: «Я такого не знаю». К счастью, люди, как правило, перезва-нивают, и я сразу соединяю их с нужным сотрудником, пото-му что ко второму звонку выясняется, кто именно звонил.

Секретарь делает все… и при этом ничего не де-

лает. К тому, что вы можете столкнуться с таким расхожим мнением, увы, нужно быть готовым. Секретарь – он кто? Мастер на все руки и при этом еще человек-невидимка. А когда мы идем на ресепшн с очередным заданием для секретаря, то редко задумываемся, что до нас там уже были человек десять наших коллег – что уже есть кому что сканировать, брошюровать, кому нести кофе, кого про-водить в переговорную, кому заказать парковку, какому курьеру объяснить, что он забрел не туда, еще и ответить на непрерывно звонящий телефон, умудриться правиль-но записать имя звонящего коллеги из Китая, улыбнуться входящему в двери партнеру, срочно найти таблетку от го-ловной боли и т.д.

Конечно, не всегда такой аврал – случаются нормаль-ные рабочие дни. Но всегда должна быть готовность по максимуму включить режим многозадачности и еще успеть пообедать.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 6 ИЮНЬ / 2015 9

ПРОФЕССИЯ

Сообрази! Учитесь соображать на лету. Ваша преды-дущая работа не требовала от вас такого? Поздравляем! Теперь у вас другая работа, и она требует, возможно, больших усилий, чем приходилось прилагать раньше. На-пример, вам прислали что-то для печати на мероприятие, которое будет проходить в офисе. Не поленитесь и вчитай-тесь в текст, который отправляете на печать. Часто попа-даются глупые ошибки в именах людей, в наименованиях компаний и пр. Все мы люди, и ваши коллеги тоже могут допустить ошибку. А вы напечатаете пятьдесят экземпля-ров, и ошибка «всплывет» в самый последний момент.

Работа над ошибками. Вот оно и случилось: вы до-пустили ошибку, кто-то из сотрудников сообщил об этом вашему руководителю, а руководитель, разумеется, спро-сил у вас – что произошло и почему так получилось. Для начала: ошибки ошибкам рознь. Просто работа секрета-ря всегда на виду и заметны даже самые мел-кие недочеты. Но что делать, если действи-тельно ошибка? Проанализируйте, почему она была допущена. Не пытайтесь выкру-чиваться, особенно если вы действительно забыли выслать, например, схему проезда или вовремя позвонить и предупредить.

Лучше честно об этом сказать, изви-ниться и поставить галочку в па-мяти (и блокноте) на будущее, что «вот тут» надо доработать – лишний раз позвонить, прове-рить, уточнить и т.д. Человек, ко-торый нормально реагирует на замечания и выказывает неза-урядное стремление работать над собой, вызывает больше уважения, чем тот, кто постоян-но валит все на других. Поверь-те, белым и пушистым вы не останетесь навсегда, а вот впе-чатление, что у вас всегда кто-то виноват, может сложиться.

Если вы действительно сде-лали все от вас зависящее, но все равно получилось не так, спросите: как еще можно на будущее подстра-ховаться в подобных ситуациях. Ведь вам банально не хватает опыта, а предви-деть развитие событий мы учимся именно с опытом и все также наступая на грабли.

Ваша задача – получить максимум ин-формации обо всех нестандартных ситуа-циях, с которыми вы будете сталкиваться в работе, и особенно о тех, где вы допусти-ли ошибку.

И помните, что признаться самим себе в том, что чего-то не знаешь и не умеешь, – это большая победа на пути к тому, чего вы действительно хотите добиться.

Удачи на новой работе!

P.S. А если с земли в небеса?

Вы всю жизнь мечтали летать, но стать пилотом так и не полу-чилось. Насколько велики шансы хоть чуть-чуть прикоснуться к небу? Оказывается, нет ничего невозможного. Вот что рас-сказала мне Лиана:

Работа бортпроводника включает в себя не только идеальный внешний вид стю-ардессы с ее белоснежной улыбкой, но и множество других ответственных поруче-ний, среди которых обеспечение комфорта и безопасности пассажиров, а также пре-доставление первой медицинской помощи в случае необходимости.

Среди населения принято считать, что стюардессы выполняют на самолете весьма несложную работу, предлагая пассажирам чай и кофе, но большинство людей даже не имеют представле-ния, насколько ответственна работа стюардесс и сколько тру-да и терпения они в нее вкладывают. Одной из основных за-дач бортпроводников является обеспечение безопасности на борту. Для этого необходимо пройти целый комплекс обучаю-щих тренингов в авиационной школе. Умению правильно ве-сти себя в той или иной ситуации при общении с пассажирами, а также в конфликтных ситуациях обучают на уроках психоло-гии. Обучению оказания первой медицинской помощи тоже уделяется достаточное время. Таким образом, можно заметить, что работа стюардессы многофункциональна.По каким же критериям происходит отбор девушек в столь романтичную и в то же время ответственную профессию?

Вот основные из них: презентабельный внешний вид, выс-шее (неполное высшее) образование, английский язык

(не ниже intermediate), грамотная речь, возраст 18–35 лет, рост от 160 см, отличное здоровье.

После успешного прохождения первого этапа со-беседования, где девушек проверяют на зна-

ние английского языка и оценивают внешний вид, будущие стюардессы проходят второй – наиболее важный – этап. Это проверка здоровья

в медицинском центре. Вот тут и возникают трудности. Отметим, что даже мельчайшие откло-

нения в показателях могут повлиять на дальней-шую судьбу претенденток. Необходимо понимать, что

работа в авиакомпании подразумевает преимуще-ственно физический труд, поэтому бортпроводница долж-

на иметь хорошую физическую подготовку, высокую вы-носливость и крепкое здоровье. Плюс перепады давления каждый раз, когда вы поднимаетесь в воздух и обратно, и так несколько раз за день.Не менее важной является психологическая подготовка. Всем известно, что девушкам во время рейса приходится постоян-но общаться с пассажирами при обслуживании и консульти-

ровании их по различным вопросам. Все люди разные в силу их характера, возраста, национальности или статуса, но каждому нужно уделить максимум внимания и проявить заботу. Поэтому, проходя психологический тест, девушки должны быть готовы отвечать даже на самые безрассудные вопросы, ответы на кото-рые помогут определить, сможет ли кандидат работать с большим потоком людей и достойно выходить из конфликтной ситуации.Успешно пройдя все этапы, девушки приступают к двухмесяч-ному обучению в авиационной школе. Закончив полный под-готовительный курс, получают долгожданную форму, перчатки, пилотку и приступают к полетам. Начинается самое интересное – полеты в разные точки мира! Что может быть прекраснее? Но не стоит забывать, что за всем этим стоят бессонные ночи и постоянная работа на ногах. Кто-то поймет, что это не то, о чем они мечтали, и, возможно, поменяет место работы че-рез какое-то время, а кто-то осознает, что это работа их мечты и поблагодарит судьбу за такой вираж!

ПРОФЕССИЯ

10 СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 6 ИЮНЬ / 2015