ระบบฐานข้อมูล access

ระบบฐานขอมล (Database System)

เรองระบบฐานขอมล ขอเสนอเนอหาเปน 2 ฉบบ ดงน

1. เอกสารฉบบนจะกลาวถงเรองระบบฐานขอมลในมมมองของโปรแกรม Microsoft Access

2. เอกสารฉบบท 2 เกยวกบระบบฐานขอมลในแนวคดเชงเทคนค กอนทจะลงมอออกแบบฐานขอมลในระดบแนวคด (Conceptual Level Design)ตอไป หากมความประสงคจะขามไปอานฉบบท2 กคลกทน

สาหรบเรองเกยวกบฐานขอมล ม วชย ตฤษณาภทร และสมชย ชยสกลสรนทร (คมอเรยน Microsoft Access 2000 Step by Step กรงเทพฯ : ซเอดยเคชน, 2543 หนา 24-29) กลาวไววา

ฐานขอมล (Database) คอ กลมของขอมลทมความสมพนธเกยวของเปนเรองเดยวกน เชน กลมขอมลเกยวกบพนกงานบรษท ประกอบดวย รหสพนกงาน ชอ นามสกล เบอรโทรศพท และกลมขอมลดงกลาวถกจดเกบอยรวมกนหลาย ๆ กลม ซงอาจจะเกบอยในรปแฟมเอกสารหรออยในคอมพวเตอร

กลาวโดยสรปแลว ฐานขอมลมลกษณะสาคญ ดงน

เปนเรองเกยวกบการจดเกบขอมล

ขอมลทจดเกบมความสมพนธเกยวของเปนเรองเดยวกน

สามารถแสดงออกมาอยในรปแบบของตารางได

สวนประกอบของตารางขอมลในฐานขอมล

โดยทวไปแลวตารางขอมลทใชงานกนจะประกอบดวย แถว (Row) และคอลมน(Column) ตาง ๆ แตถามองกนในรปแบบของฐานขอมลแลว เราจะเรยกรายละเอยดในแถววา เรคอรด (Record) และเรยกรายละเอยดในแนวคอลมนวา ฟลด (Field)

ในฐานขอมล 1 ระบบ อาจประกอบดวยตารางขอมลมากกวา 1 ตาราง ฐานขอมลทมตารางขอมลมากกวา 1 ตาราง และมตารางตงแต 1 คขนไปทมความสมพนธกนดวยฟลดใดฟลดหนง เราเรยกฐานขอมลประเภทนวา “ฐานขอมลเชงสมพนธ” หรอ Relational Database

ประโยชนของระบบฐานขอมล

ฐานขอมลจะชวยสรางระบบการจดเกบขอมลขององคกรใหเปนระเบยบ แยกแยกขอมลตามประเภท ทาใหขอมลประเภทเดยวกนจดเกบอยดวยกน สามารถคนหาและเรยกใชไดงาย ไมวาจะนามาพมพรายงาน นามาคานวณ หรอนามาวเคราะห ซงทงนขนอยกบการใชประโยชนขององคกรหรอหนวยงานนน ๆ

จากประโยชนของระบบฐานขอมลดวยคอมพวเตอรขางตน อาจกลาวไดระบบฐานขอมลมขอดมากกวาการเกบขอมลในระบบแฟมขอมล ดงน

1. หลกเลยงความขดแยงของขอมลได

2. สามารถใชขอมลรวมกน

3. สามารถลดความซาซอนของขอมล

4. การรกษาความถกตองเชอถอไดของขอมล

5. สามารถกาหนดความเปนมาตรฐานเดยวกนได

6. สามารถกาหนดระบบรกษาความปลอดภยใหกบขอมลได

7. ความเปนอสระของขอมล

ประโยชนของฐานขอมลเชงสมพนธ

1. ชวยลดความซาซอนของการจดเกบขอมล

2. ชวยใหสามารถเรยกใชขอมลไดตรงกน(ขอมลอบเดทไดทนเวลา) เนองจากขอมลถกแกไขจากทเดยวกน

3. ชวยปองกนการผดพลาดจากการปอนขอมลและแกไขขอมล(ปอนขอมลทตารางหลก)

4. ชวยประหยดเนอทการจดเกบขอมลในคอมพวเตอร และอน ๆ (ไมเกบขอมลซาซอน เกบขอมลเทาทจาเปน)

โครงสรางของฐานขอมล

โครงสรางของฐานขอมลประกอบดวย

1. Character คอ ตวอกขระแตละตว / ตวเลข / เครองหมาย

2. Field คอ เขตขอมล / ชดขอมลทใชแทนความหมายของสอโครงสราง เชน ชอของบคคล ชอของวสดสงของ

3. Record คอ ระเบยน หรอรายการขอมล เชน ระเบยนของพนกงานแตละคน

4. Table /File คอ ตาราง หรอแฟมขอมล ประกอบขนดวยระเบยนตางๆ เชน ตารางขอมลของบคคล ตารางขอมลของวสดสงของ

5. Database คอ ฐานขอมล ประกอบดวยตาราง และแฟมขอมลตางๆ ทเกยวของหรอมความสมพนธกน

ชนดของขอมลของเขตขอมลในตารางขอมล (โปรแกรม Microsoft Access)

ชนดของขอมล (Data Type) แบงเปนและมความหมายดงน

1. Text เปนขอมลชนดตวอกษร ขนาดความกวาง 255 ตว ปกตโปรแกรมกาหนด(Default)ไว 50 ตว ใชกาหนดใหฟลดสาหรบเกบขอมลเปนอกขระ ไดแก ตวอกษร ตวเลข ชองวาง เครองหมายวรรคตอนหรอสญลกษณอนๆ

2. Memo ขอมลแบบขอความใชบนทกรายละเอยดปลกยอยทไมอาจกาหนดไดอยางแนนอน สามารถบนทกขอมลไดถง 64,000 ตว

3. Number ใชกาหนดใหฟลดทเกบขอมลเปนตวเลขทคานวณได เชน ราคาสนคา หรอจานวนสงของโดยฟลดทกาหนดดวยชนดของขอมลชนดนจะรบ เฉพาะตวเลขหรอจดทศนยมเทานน ตวเลขแบงออกเปนตวเลขตางๆชนด ซงมขนาดขอมลแตกตางกน ไดแก Byte Integer Long integer Single และ Double

การกาหนดขนาดฟลด (Field Size) ใหขอมลชนด Number

ตารางท .1 ตวเลขชนดตางๆ และขนาดขอมล

ขนาดเขตขอมล คาขอมลทบนทกได ตาแหนงทศนยม

ขนาดขอมล

Byte

Integer

Long Integer

Single

Double

0-255

-32,768 ถง 32,767

-22,147,483,648 ถง +2,147,483,648

-3.4 x 1038 ถง +3.4 x 1038

-1.797 x 10308 ถง +1.797 x 10308

-

-

-

7 ตาแหนง


1 Byte

2 Byte

4 Byte

4 Byte

8 Byte

ขอมลท Microsoft Access จะแสดงออกมาจากฟลดตางๆ จะถกกาหนดดวยรปแบบทแนนอน ซงขนอยกบชนดของขอมลทกาหนดใหฟลดนนๆ เชน ขอมลชนด Number จะถกจดใหชดขอบฟลดทางขวาเสมอ ในขณะทขอมลชนด Text จะถกจดใหชดขอบซายของฟลดเสมอ

4. Data / Time ใชกาหนดใหฟลดทตองการเกบขอมลประเภทวนท เวลา

5. Currency ตวเลขทางการเงน ใชกาหนดกบขอมลเกยวกบสกลเงนตราของประเทศตางๆ

6. AutoNumber ตวเลขทใชในการนบระเบยน เปนขอมลตวเลขเรยงลาดบทโปรแกรมกาหนดใหเองและจะเปนตวเลขทไมซากน ซงถาผใชเลอกทาเปน Primary Key จะมรปกญแจนาหนาชอฟลด

7. Yes/No เกบคาขอมลทางตรรกศาสตรม 2 คา ใชกาหนดใหฟลดทตองการเกบ ขอมล โดยใชตวอกษรตวเดยวทแสดงคาความจรงเปนใช (Yes, True) หรอไมใช (No, False) ซงฟลดทกาหนดดวยชนดของขอมลนจะรบคา Y หรอ y (Yes), N หรอ n (N), T หรอ t (True) และ F หรอ f (false) โดยความยาวฟลดนกาหนดไวเพยง 1 ตวอกษรเทานน

8. OLE Object ใชกาหนดใหกบฟลดทเกบขอมลเปนรปกราฟก

9. Hyperlink ชนดขอมลสาหรบเกบทอยของไฟล หรอเวบไซททอยในอนเทอรเนต

องคประกอบของระบบฐานขอมล

ระบบฐานขอมลโดยสวนใหญแลว เปนระบบทมการนาเอาคอมพวเตอรมาชวยในกระบวนการจดเกบขอมล คนหาขอมล ประมวลผลขอมล เพอใหไดสารสนเทศทตองการแลวนาไปใชในการปฏบตงานและบรหารงานของผบรหาร โดยอาศยโปรแกรมเขามาชวยจดการขอมล จากกระบวนการดงกลาวน

จากกระบวนการดงกลาวนระบบฐานขอมลจงมองคประกอบ 5 ประเภท คอ

1. ฮารดแวร(Hardware)

2. โปรแกรม ( Program หรอ Software) ซงมหนาทควบคมดแลการสรางฐานขอมล การเรยกใชขอมล และ การจดทารายงาน เรยกวา โปรแกรมระบบจดการฐานขอมล (Database Management System : DBMS)

3. ขอมล (Data) โปรดอานบทท 1 เรอง ."ขอมล"

4. บคลากร (Peopleware) คอ ผใชงาน (User) พนกงานปฏบตการ (Operator) นกวเคราะหและออกแบบระบบ (System Analyst) ผเขยนโปรแรมประยกตใชงาน (Programmer) และผบรหารฐานขอมล (Database Administrator : DBA)

5. ขนตอนการปฏบตงาน (Procedure) เปนขนตอนและวธการตาง ๆ ในการปฏบตงาน เพอการทางานทถกตองและเปนไปตามขนตอนทไดกาหนดไว จงควรทาเอกสารทระบขนตอนการทางานของหนาทตาง ๆ ในระบบฐานขอมล ทงขนตอนปกต และขนตอนในสภาวะทระบบเกดปญหา (Failure)

เมออานตรงนกคาดวา นกศกษามความรความเขาใจเกยวกบ ระบบฐานขอมล ทสรางดวยโปรแกรม Microsoft Access แลว

การสรางไฟลฐานขอมล

เนอหา (Contents)ชนดของ Object (วตถ) ของ Access

โครงสรางของฐานขอมล

ชนดของขอมลของเขตขอมลในตาราง

ขนตอนในการสรางฐานขอมล

การสรางตาราง (Table)

ตวอยางไฟล

คาวา Software, Program และ Application มผใชแทนกนไดในหลายโอกาส ในเอกสารนขอเรยกกวา Application ทงนกเนองมาจากเราจะพฒนาโปรแกรมกนบนโปรแกรมสาเรจรปทเรยกวา Microsoft Access 2000 การพฒนาโปรแกรมสาหรบจดการฐานขอมลดงกลาว เปนงานทไมงายและไมยากจนเกนไป ผใชทไมใช Programmer อาจใชโปรแกรม Microsoft Access 2000 นามาพฒนาเปนโปรแกรมสาหรบงานของตนเองได

สาหรบ Microsoft Access 2000 แลวเปนระบบการจดการฐานขอมล (Database Management System, DBMS) แบบสมพนธ (Relational Database Management System, RDBMS) ซงฐานขอมลของ Access จะมองแฟมขอมลเปนแบบตาราง (Table) ถาเปรยบเทยบกจะคลายๆ กบโปรแกรม dBase, Foxbase แตจะตางกนตรงทวา Access 1 แฟมขอมลจะสามารถเกบขอมลไดมากกวา 1 ตาราง ซงประกอบไปดวยฟลดหรอคอลมนและเรคอรดหรอแถว โดยในแตละตารางตองมคยทเหมอนกนจงจะสามารถเชอมโยงตาราง 2 ตารางหรอมากกวาใหสมพนธกนเพอทจะนามาใชงานไดตอไป

Microsoft Access เปนโปรแกรมการจดการฐานขอมลโปรแกรมหนงทมประสทธภาพในการจดการฐานขอมลไดดอยางยง มความสมบรณมากกวาโปรแกรมจดการฐานขอมลเดมๆ Microsoft Access เปนโปรแกรมททางานบน Microsoft Windows ทาใหการทางานทาไดงายสะดวก รวดเรว และม Tools ทชวยการทางานมากจงไมจาเปนตองจดจาคาสงในการทางาน คาวา Microsoft Access 2000 ตอไปนขอเรยกวา Access

เอกสารเรอง การสรางไฟลฐานขอมล น จะกลาวถงเนอหาดงน ชนดของ Object (วตถ) ของ Access โครงสรางของฐานขอมล ชนดของขอมลของเขตขอมลในตาราง ขนตอนในการสรางฐานขอมล การสรางตาราง (Table) ขอใหผศกษาใจเยน ๆ ศกษาเรองน ซงเปนพนฐานทสาคญมาก ใหเขาอยางถองแท

1. ชนดของ Object (วตถ) ของ Access

ระบบจดการในฐานขอมลของ Access ประกอบดวย Object ตางๆ ไดแก

1.1 Table (ตาราง) เปน Object ทเปนฐานการทางานหลกของ Access เพราะทกๆ Object ตองทางานรวมกบ Table ดวยกนเปนสวนใหญ

1.2 Query (แบบสอบถาม) เปน Object ทใชสาหรบเลอกขอมลจาก Table ทตองการจากขอมลทงหมด แลวรายงานออกมาเปนขอมลแคเพยงบางสวน ซงอาจเปนขอมลทมาจาก Table มากกวา 1 Table โดยใชความสมพนธของ Table หมายความวาสามารถเลอกขอมลทตองการดได

1.3 Form (แบบฟอรม) เปน Object ท ใชสาหรบเปนหนาตางควบคมการทางาน การปอนขอมลเขา Table การแกไขขอมลใน Table การแสดงผลขอมลจาก Table หรอ Query และอนๆ เกยวกบขอมล เพอความสะดวกและสวยงาม

1.4 Report (รายงาน) เปน Object ทใชสาหรบแสดงขอมลจาก Table หรอ Query ออกมาเปนรายงานตามทตองการในรปแบบตางๆ กน แลวแตผใชหรอผเขยน Application กาหนด

1.5 Macro (แมโคร) เปน Object ทเปนชดคาสงของ Access หลายๆ คาสงบรรจไวในหนง Macro โดยจะทางานเรยงตอกนไปเรอยๆ ตามคาสงทสรางไว โดยผใชไมตองสงทางานทละคาสง

1.6 Module (โมดล) เปน Object ทเปนคาสงทเขยนขนมาดวย Access Basic ซงสามารถเขยนเองและนาไปใช เพอใหการทางานของ Application ตามคาสงทเขยนไว

1.7 Page เปน Text file ประเภท HTML หรอเรยกวา เวบเพจ ใชสาหรบการดและการทางานกบขอมลจากระบบอนเตอรเนตหรออนทราเนต

2. โครงสรางของฐานขอมลโครงสรางของฐานขอมลประกอบดวย

1.8 Character คอ ตวอกขระแตละตว / ตวเลข / เครองหมาย

1.9 Field คอ เขตขอมล / ชดขอมลทใชแทนความหมายของสอโครงสราง เชน ชอของบคคล ชอของวสดสงของ

1.10Record คอ ระเบยน หรอรายการขอมล เชน ระเบยนของพนกงานแตละคน

1.11Table /File คอ ตาราง หรอแฟมขอมล ประกอบขนดวยระเบยนตางๆ เชน ตารางขอมลของบคคล ตารางขอมลของวสดสงของ

1.12Database คอ ฐานขอมล ประกอบดวยตาราง และแฟมขอมลตางๆ ทเกยวของหรอมความสมพนธกน

3. ชนดของขอมลของเขตขอมลในตารางชนดของขอมล (Data Type) แบงเปนและมความหมายดงน

3.1 Text เปนขอมลชนดตวอกษร ขนาดความกวาง 255 ตว ปกตโปรแกรมกาหนด(Default)ไว 50 ตว ใชกาหนดใหฟลด

สาหรบเกบขอมลเปนอกขระ ไดแก ตวอกษร ตวเลข ชองวาง เครองหมายวรรคตอนหรอสญลกษณอนๆ

3.2 Memo ขอมลแบบขอความใชบนทกรายละเอยดปลกยอยทไมอาจกาหนดไดอยางแนนอน สามารถบนทกขอมลไดถง 64,000

ตว

3.3 Number ใชกาหนดใหฟลดทเกบขอมลเปนตวเลขทคานวณได เชน ราคาสนคา หรอจานวนสงของโดยฟลดทกาหนดดวยชนดของ

ขอมลชนดนจะรบ เฉพาะตวเลขหรอจดทศนยมเทานน ตวเลขแบงออกเปนตวเลขตางๆชนด ซงมขนาดขอมลแตกตางกน ไดแก Byte Integer Long integer Single และ Double

การกาหนดขนาดฟลด (Field Size) ใหขอมลชนด Number

ตารางท .1 ตวเลขชนดตางๆ และขนาดขอมล

ขนาดเขตขอมล

คาขอมลทบนทกได ตาแหนงทศนยม

ขนาดขอมล

Byte

Integer

Long Integer

Single

Double

0-255

-32,768 ถง 32,767

-22,147,483,648 ถง +2,147,483,648

-3.4 x 1038 ถง +3.4 x 1038

-1.797 x 10308 ถง +1.797 x 10308

-

-

-



1 Byte

2 Byte

4 Byte

4 Byte

8 Byte

ขอมลท Access จะแสดงออกมาจากฟลดตางๆ จะถกกาหนดดวยรปทแนนอน ซงขนอยกบชนดของขอมลทกาหนดใหฟลดนนๆ เชน ขอมลชนด Number จะถกจดใหชดขอบฟลดทางขวาเสมอ ในขณะทขอมลชนด Text จะถกจดใหชดขอบซายของฟลดเสมอ

a. Data / Time ใชกาหนดใหฟลดทตองการเกบขอมลประเภทวนท เวลา

b. Currency ตวเลขทางการเงน ใชกาหนดกบขอมลเกยวกบสกลเงนตราของประเทศตางๆ

c. AutoNumber ตวเลขทใชในการนบระเบยน เปนขอมลตวเลขเรยงลาดบทโปรแกรมกาหนดใหเองและจะเปนตวเลขทไมซากน ซงถาผใชเลอกทาเปน Primary Key จะมรปกญแจนาหนาชอฟลด

d. Yes/No เกบคาขอมลทางตรรกศาสตรม 2 คา ใชกาหนดใหฟลดทตองการเกบ ขอมล โดยใชตวอกษรตวเดยวทแสดงคาความจรงเปนใช (Yes, True) หรอไมใช (No, False) ซงฟลดทกาหนดดวยชนดของขอมลนจะรบคา Y หรอ y (Yes), N หรอ n (N), T หรอ t (True) และ F หรอ f (false) โดยความยาวฟลดนกาหนดไวเพยง 1 ตวอกษรเทานน

e. OLE Object ใชกาหนดใหกบฟลดทเกบขอมลเปนรปกราฟก

f. Hyperlink ชนดขอมลสาหรบเกบทอยของไฟล หรอเวบไซททอยในอนเทอรเนต

4. ขนตอนในการสรางฐานขอมลในการสรางฐานขอมลพอจะสรปถงวธการหรอขนตอนในการสรางฐานขอมลไดดงน

4.1 กาหนดวตถประสงคของฐานขอมล

ขนตอนแรกในการสรางฐานขอมลนน คอ ผใชตองกาหนดวตถประสงคในการสรางและกาหนดวาฐานขอมลจะถกใชอยางไร ทสาคญคอตองทราบวาเราตองการขอมลใดบางจากฐานขอมล จงจะสามารถกาหนดหวเรองตางๆ ทจาเปนตองเกบขอมล และขอมลใดบางทจะตองเกบในแตละหวเรอง นอกจากนนจะตองมการปรกษากบผทจะใชฐานขอมลทเราสรางขนมา เพอทราบความตองการวาผใชตองการฐานขอมลอยางไร จากนนเรากรวบรวมขอมลตางๆ ทเปนประโยชนในการสรางฐานขอมล

4.2 สรางตารางทตองการ

การสรางตารางเปนขนตอนทยงยากทสดในขนตอนของการออกแบบฐานขอมล เนองจากตารางนนเปนสวนสาคญทสดในฐานขอมล ถาเราออกแบบตารางไดด กสามารถนาขอมลจากตารางนนไปทาประโยชนอยางอนได เชน Query, รายงาน, แบบฟอรม เปนตน อยางไรกตามเราควรจะรกฎหรอแนวทางปฏบตในการสรางตารางดวย เพอใหเกดประโยชนสงสดในการทางาน สาหรบแนวทางในการสรางตารางพอสรปไดดงน

- ขอมลทอยในตารางและระหวางตารางไมควรมซากน

- แตละตารางควรมขอมลเพยงหนงหวเรองเทานน

4.3 กาหนด Field ทตองการ

ในแตละตารางจะมขอมลทอยในเรองเดยวกน เชน ตารางนกเรยนอาจม Field ของชอนกเรยน ทอย วชาทลงทะเบยน เกรด เปนตน ถาตองการกาหนด Field ตางๆ ลงในตาราง ควรคานงถงขอกาหนดดงน

ในแตละ Field ควรมความสมพนธกบหวเรองของตาราง

ไมควรสราง Field ทเปนผลไดมาจากการคานวณ

รวบรวมขอมลทงหมดทตองการ

เกบขอมลในสวนทเลกทสด ตวอยางเชน การเกบทอย ควรเกบบานเลขท หมท ถนน อาเภอ จงหวด รหสไปรษณย แทนทจะเกบขอมลทงหมดไวรวมอยใน Field เดยวกน

4.4 ระบ Field ตางๆ ซงมคาทไมซากนในแตละ Record

เพอทจะให Microsoft Access เชอมตอกบขอมลทเกบในแตละตาราง เชน เชอมตอขอมลลกคากบขอมลการสงซอของลกคารายนนทงหมด แตละตารางในฐานขอมลจะตองม Field หรอชดของ Field ทสามารถระบถงแตละ Record ในตารางไดโดยทไมมคาทซากน ซงจะเรยก Field หรอชดของ Field ทมลกษณะเชนนนวา คยหลก หรอ Field หลก

4.5 กาหนดความสมพนธระหวางตาราง

เมอมการปอนขอมลลงในตารางตางๆ และมการระบ Field ทเปนคยหลกแลว ในกรณทมตารางมากกวา 1 ตารางททางานสมพนธกน จะตองมการกาหนดความสมพนธของตารางเหลานนดวย เพอทจะใหตารางเหลานนทางานรวมกนไดสะดวกขน

4.6 ปรบปรงการออกแบบ

หลงจากทไดสรางตาราง Field และความสมพนธตางๆ ทเราตองการแลว ขนตอนตอไปกจะเปนการปรบปรงการออกแบบและตรวจหาขอบกพรองทอาจยงคงเหลออย ซงจะเปนการงายหากมการเปลยนแปลงการออกแบบฐานขอมลของเราในตอนน ดกวาทจะเปลยนแปลงหลงจากทไดมการปอนขอมลลงไปในตารางแลว

4.7 ปอนขอมลและสรางสวนตางๆ ของฐานขอมลเพมเตม

เมอเราพอใจวาโครงสรางของตารางตรงกบหลกการออกแบบดงทอธบายมาแลว กถงเวลาทจะทางานตอไป และเพมขอมลทมอยทงหมดของเราในตาราง จากนนเรากสามารถสรางแบบสอบถาม ฟอรม รายงาน data access pages แมโคร และ โมดล ตามทเราตองการได

5. การสรางตาราง (Table)ตาราง (Table) หมายถง กลมของขอมลใดขอมลหนงทมความเกยวของกนหรอมความสมพนธกน และถกรวบรวมเปนเรองราวเดยวกน ถกจดมารวมอยในทเดยวกนอยางเปนระเบยบเรยบรอย ทาใหงายตอการคนหา เขาใจและนาไปใชงาน

ในแตละ Database สามารถม Table ไดตง 1 Table ขนไป ซงในแตละ Table จะมความสมพนธกนระหวาง Table หรอไมกได ทงนขนอยกบวตถประสงคและเรองราวของการใชงานและการนาขอมลใน Table ไปใชงานอกดวย

ในแตละ Table จะประกอบไปดวย Record ตงแต 1 Record ขนไป และในแตละ Record กจะประกอบไปดวย Field ตงแต 1 Field ขนไป จานวน Field ขนอยกบออกแบบ Table เพราะฉะนนกอนทจะทาการสราง Table กควรทจะออกแบบ Table ใหเรยบรอยกอนวา ใน Table จะม Field อะไรบาง จะนาไปใชประโยชนอะไร ในแตละ Field มความสมพนธกนหรอไม จะสรางก Table และจะสรางใหแตละ Table มความสมพนธกนหรอไมอยางไร

5.1 วธการสรางตาราง (Table)

การสรางตารางและฟลด เชน ตารางผปวยมขนตอนและวธการดงน

5.1.1 เปดโปรแกรม Access แลวเลอก Blank Access database ดงรป

รปท 1

5.1.2 ตงชอไฟลวา Ptdatabase เลอกทอย(Folder)ของไฟลดวย ดงรปท 2

รปท .2

เมอตอบ Create จะไดหนาตาง Ptdatabase : Database ดงรปท .3

รปท 3

5.1.3 จากหนาตางตามรปท 3

ใชเมาสกดปม Table และ New เพอสรางโครงสรางของตาราง และจะปรากฏ หนาตาง New table (ตารางใหม) ในรปท 4 ใหเลอก Design View และตอบ O.K.

รปท 4

เมอตอบ O.K.จะไดหนาตารางสาหรบสรางฟลด ดงรปท 5

รปท 5 ตารางโครงสราง (Table Structure)

5.1.4 ใหพมพชอ (Field name) และชนดของขอมล (data type) สวนคาอธบายจะใสหรอไมใสกได สวนลางจะเปนสวนระบคณสมบตของฟลด (Field Properties) เชน ความกวางของฟลด (Size) ควรพมพในชอง Caption เพอความสะดวกในการสรางแบบฟอรมและรายงานตอไป

รปท 6

การกาหนด Properties ใหกบชนดของขอมลแบบตางๆ ไดตามตองการ ซงในแตละชนดของแบบขอมลจะม Properties ทใหสาหรบกาหนดตางกนไป ตวอยางของ Windows ทใหกาหนด Properties ไดแก

ตารางท 2 Properties ทสามารถกาหนดการทางานของเขตขอมล

Properties ลกษณะการทางานAllow Zero Length

สาหรบการกาหนดวายอมใหเขตขอมลนมความยาว เปน 0 หรอไม

Caption สาหรบตงชอเขตขอมลเวลาแสดงใน Table ทแตกตาง

ไปจากชอเขตขอมลทกาหนด เชน ชอ Singer_ID ตงชอใหมเปน รหสประจาตว เปนตน

Decimal Places สาหรบกาหนดจดทศนยมทตองการใหกบขอมลทเปน Numeric

Default Value สาหรบกาหนดคาตงตนทใหแสดงในเขตขอมลField Size สาหรบกาหนดขนาดของเขตขอมลตามทตองการFormat สาหรบกาหนดรปแบบของเขตขอมลทจะใชสาหรบการ

แสดงขอมลIndexed สาหรบกาหนดวาเขตขอมลนเปนเขตขอมลทกาหนด

เปน Indexed Key หรอไมInput Mask สาหรบกาหนดรปแบบของเขตขอมลทจะใชสาหรบ

เวลาปอนขอมลRequired สาหรบกาหนดวาเขตขอมลนตองการขอมลหรอไมValidation Rule สาหรบกาหนดหรอตงคาทจะสามารถปอนไดในเขต

ขอมลนนๆ Validation Text สาหรบกาหนดขอความแสดงเมอปอนขอมลเกนคา

ทตงหรอกาหนดใหสามารถปอนขอมลไดUnicode Compression

สาหรบใชหรอไมใชขอมลทมชดอกษรทเปน Unicode

5.1.5 บนทกโครงสรางตาราง

การบนทกโครงสรางของตาราง ใหกด เมน File และ Save จะมหนาตาง Save As ใหพมพชอตาราง pt หรอใชชอทโปรแกรมกาหนดให คอ Table 1 เสรจแลวกดปม OK

ทฟลดใหใส Primary Key โดยกด Icon รป กญแจ (ถาลมใสโปรแกรมจะสอบถามใหกาหนด Primary Key ถาตองการใหกด Yes จากนน Access จะกาหนดฟลดใหมใหชอ IDI ชนดขอมล Counter(Autonumber) และมรปลกกญแจขางหนาแสดงวาเปน Primary Key)

5.1.6 การสราง Combo box

รปท 7

ในการออกแบบตารางทแถบ Lookup ของ Field Properties สามารถกาหนดใหนาขอมลจากแหลงขอมลอนมาบนทกได เพอประหยดเวลาในการพมพขอมล และเพมความถกตองของขอมล ตวอยางในรปขางตน เปนการสราง combo Box ใหนาขอมลจาก Value List ซงมรายการขอมลสถานภาพสมรส ทเตรยมเอาไวในรายการ Row Source เมอถงเวลาบนทกขอมลลงในตาราง กเพยงกดเลอกขอมลทตองการ โดยไมตองพมพ

นอกจากน ยงสามารถนาขอมลจากตาราง หรอแบบสอบถามอนๆ เขามาบนทกได โดยกาหนดให Row Source Type เปน Table/Query และระบชอ Table หรอ Query ทตองการ วธการดงกลาวนเรยกวา การใชตารางอางอง หรอ Table Lookup ซงจะเกบขอมลทใชบอยๆ โดยกาหนดเปนรหส และชอเตมเอาไว เชน ขอมลรหสจงหวด ชอจงหวด รหสตาบล รหสอาเภอ ชออาเภอ รหสหนวยงาน ชอหนวยงาน เปนตน ขอมลทเกดขนซาๆ กนในระบบสารสนเทศ จงนยมบนทกเพยงรหส เพอประหยดเนอทจดเกบขอมล และใช Table Lookup ไวอางอง เมอตองการบนทกขอมล หรอแสดงขอมลทเปนชอเตม กเชอมโยงและดงมาใชงานไดตามตองการ

รายการทา Combo box ตามโครงสรางตาราง pt (ดไดจากไฟล Ptdatabase)

ตารางท 3 รายการขอมลสาหรบกาหนดไวใหเลอกปอนโดยอตโนมตบนเขตขอมลแตละเขตขอมล

เขตขอมล กลมรายการขอมลสถานะภาพสมรส

โสด, สมรส, หยา, มาย

สญชาต ไทย, จน, อนๆ ระบ……………………….ศาสนา พทธ, ครสต, อสลาม, อนๆ ระบ…………….อาชพ บคคลในปกครอง, รบราชการ, รฐวสาหกจ, คาขาย,

รบจางทวไป, แมบาน, เกษตรกร, อนๆ ระบ……………..กลมคนไข คนไขนอก, คนไขในประเภทคนไข ผปวยผใหญ

เดกอาย 0-5 ป 11 เดอน จายเอง

เดกอาย 0-5 ป 11 เดอน สงเคราะห

เดกอาย 6-11 ป 11 เดอน จายเอง

เดกอาย 6-11 ป 11 เดอน สงเคราะหสทธรกษาพยาบาล

ผประกนสงคม, ผประกนสขภาพ, ผประกนบรษทเอกชน, ผประกนภยรถยนต, ผสงอาย, บตรสงเคราะหผมรายไดนอย, เดก 0-12 ป, ขาราชการและครอบครว, รฐวสาหกจและครอบครว, ทหารผานศกและครอบครว, อาสาสมครสาธารณสขและครอบครว , ผพการและทพพลภาพ, ผจายเงนดวยตนเอง, อนๆ ระบ…………….

5.2 การปอนขอมล

การปอนขอมลใหเลอกชอตาราง และกดปม Open ในหนาตาง Database เมอเปดตาราง pt หรอ Table 1 จะมชองวางใหเตมขอมล จากนนใหบนทกขอมลลงในตารางตามตวอยางตอไปน จานวน 13 ระเบยน

ตารางท 4 ขอมลปอนลงตาราง pt

Hn วนแรกรบ ชอ - นามสกล อาย สถานภาพ

สมรส

สญ

ชาตศาสนา อาชพ ทอย กลม

คนไข

ประ

เภทคนไข

45003529 22/4/45 นายกงวล สารกนฑ

25 โสด ไทย พทธ คาขาย 696 ถ.ราชพฤกษ อ.วงทอง จ.พษณโลก

ใน ผใหญ

45003530 23/4/45 นายประมล พนธเทศน

30 หยา ไทย ครสต คาขาย 55 ถ.มตรภาพ อ.วงทอง จ.พษณโลก

ไน ผใหญ

45003531 25/4/45 นางแสงเดอน จานงสน

28 หมาย จน ครสต ราชการ 20 หม 8 ถ.มตรภาพ อ.วงทอง จ.พษณโลก

นอก ผใหญ

45003532 28/4/45 นางจต แจมเจรญ

36 สมรส ไทย อสลาม ราชการ 425 ถ.ราชดาเนน อ.วงทอง จ.พษณโลก


45003533 30/4/45 นางสมใจ หนอไทย

40 สมรส ไทย พทธ แมบาน 31 ถ.ชยพฤกษ อ.วงทอง จ.พษณโลก


45003534 1/5/45 นายโกโต ไทยเจรญ

45 สมรส ญปน ครสต เกษตรกรฯ

50 หม 3 ถ.ประชา อ.วงทอง จ.พษณโลก


45003535 3/5/45 นายจนทร เพชรสน

52 โสด อนเดย อสลาม รบจางฯ 99 หม 1 อ.วงทอง จ.พษณโลก

ใน ผใหญ

45003536 12/5/45 นางสาวศร เจรญเทยน

18 โสด ไทย ไทย คาขาย 248 หม 2 อ.วงทอง จ.พษณโลก

ใน ผใหญ

45003537 15/5/45 นางสาวลดดา ทวโชค

20 โสด จน ครสต รบจางฯ 357 หม 3 อ.วงทอง จ.พษณโลก

ใน ผใหญ

45003538 20/6/45 นางโสภต ภสตตา

29 สมรส ไทย ไทย แมบาน 468 หม 4 อ.วงทอง จ.พษณโลก

ใน ผใหญ

45003539 25/8/45 นายสวสด โกสนทรสข

35 หมาย ไทย ไทย ราชการ 357 หม 5 อ.วงทอง จ.พษณโลก


45003540 25/8/45 นายนาวน มทรพย

36 สมรส จน ไทย เกษตรกร 258 หม 3 อ.วงทอง จ.พษณโลก

ใน ผใหญ

45003541 25/8/45 นายภผา ดงเจรญ

28 โสด ไทย ไทย ราชการ 159 หมท 3 อ.วงทอง จ.พษณโลก


การบนทกขอมลใชเมน Filc และเลอก Save เสรจแลวเปดหนาตาง pt หรอ โปรแกรมจะกลบมาทหนาตางๅ ptdatabase : Database (ตารางท 3)

5.2.1 ขอมลในแตละแถวจะไมซากน

ขอมลทจดเกบในแตละแถวจะไมมขอมลทซากน ทงนเพราะการจดการฐานขอมลทดไมควรจะมขอมลทซาซอนกนปรากฏอยใน Table โดยระบบจดการฐานขอมลจะมกลไกทใชในการควบคมไมใหมความซาซอนเกดขน เพราะถาเกดการซากนระบบจะมการเตอนผใชใหทราบไมวาจะเปนเสยงเตอน หรอมขอความแสดงความผดพลาดใหผใชทราบวาเกดขอมลทซากน

ตารางท 5 รหส hn เปนแอททรบวตทไมอนญาตใหมขอมลซากนได

รหสนกศกษา ชอ – นามสกล อาย วนเดอนปเกด380105501100 อโรชา ชรนร

วณชย18 15/9/1980

380105501110 สาเภา มสมบต 18 27/04/1980380105501120 อรณศร วช

ชภทร17 09/11/1981

380105501100 เมธ วชชภทร 18 02/01/1980

จะเหนไดวารหสนกศกษาหมายเลข 38010551100 มซากน 2 คน คอ อโรชา ชวนรวณชย และ เมธ วชชภทร ขอมลของเมธจะไมสามารถบนทกลงในฐานขอมลได เพราะรหสนกศกษาเปนคยของรเลชนน ฉะนนจะมขอมลทมรหสเดยวกน 2 Table ได

5.2.2 การเรยงลาดบของขอมลในแตละแถวไมเปนสาระสาคญ

การจดเกบขอมลใน Table จะถกจดเรยงตามลาดบลงบนสอทเกบขอมลไมวาจะเปนฮารดดสกหรอแผนดสกกตามแตการเรยกใชขอมลใน Table สามารถเรยนใชขอมลหรอดงขอมลจาก table ไดตามทความตองการของผใช

5.2.3 การเรยกลาดบของแอททรบวตจะเรยกลาดบกอนหลงอยางไรกได

การเรยกลาดบของแอททรบวตแตละแอททรบวตของ Table จะเรยงลาดบอยางไรกได ไมมการระบวาแอททรบวตซายสดจะตองเปน แอททรบวตแรก หรอแอททรบวตขวาสดจะตองเปนแอททรบวตสดทาย ทงนเพราะการอางถงแอททรบวตใดๆ จะตองใชชอของแอททรบวตนนๆ ในการอางถงไมไดใชลาดบทของแอททรบวตนนทปรากฏอยในการอางถงแอททรบวต

5.2.4 คาของขอมลในแตละแอททรบวตของระเบยนหรอแถวหนงๆ จะบรรจขอมลไดเพยงคาเดยว (Single Value)

ขอมลในแตละแอททรบวตของระเบยนหนงๆ จะตองบรรจขอมลเพยงคาเดยวไมใชกลมของขอมลทแสดงคาทมากกวาหนงแถว (Repeating Group)

จากตารางขางลางจะเหนวา แอททรบวตทไมอนญาตใหมขอมลมากกวา 1 คาไดในแอททรบวตหนงๆ ฉะนนขอมลของแอททรบวตวนเดอนปเกดของเมธจะไมสามารถเกบลงฐานขอมลได เพราะมคามากกวา 1 คา ในแอททรบวต

ตารางท 6 แอททรบวตทไมอนญาตใหมขอมลมากกวา 1 คา


วณชย18 15/9/1980

380105501110 สาเภา มสมบต 18 27/04/1980380105501120 อรณศร วช

ชภทร17 09/11/1981

380105501100 เมธ วชชภทร 18 02/01/1980

04/01/1980

5.2.5 คาของขอมลในแตละแอททรบวตจะบรรจคาของขอมลชนดเดยวกน

ขอมลในแตละแอททรบวตจะเปนคาของขอมลประเภทเดยวกน ซงถกกาหนดใหไมสามารถทจะรบคาของขอมลตางประเภทกนได

จากตารางขางลาง แอททรบวตแตละแอททรบวตกาหนดคาของขอมลเปนดงน

รหสนกศกษา กาหนดใหรบคาขอมลทเปนตวอกษรและตวเลข (character)

ชอ – นามสกล กาหนดใหรบคาขอมลทเปนตวอกษรและตวเลข (character)

อาย กาหนดใหรบคาขอมลทเปนตวเลขเทานน (Numeric)

วนเดอนปเกด กาหนดใหรบคาขอมลทเปนวนทเทานน (Data)

ตารางท 7 แอททรบวตตองบรรจขอมลชนดเดยวกน


วณชย18 15/9/1980

380105501110 สาเภา มสมบต สบแปด 27/04/1980380105501120 อรณศร วช

ชภทร17 09/11/1981

380105501100 เมธ วชชภทร 18 02/01/1980

5.3 การจดการเกยวกบ Table

5.3.1 การแกไขโครงสรางของ Table

โครงสรางฐานขอมลทเราออกแบบและสรางเรยบรอยแลวนน เมอนามาวเคราะหหรอตรวจสอบกบขอมลจรงๆ แลว อาจมการเปลยนแปลงโครงสรางเกดขนได เชน เพมฟลด ลบฟลด ทไมตองการทง หรอเปลยนแปลงคณลกษณะตางๆ (ชอ ชนดของขอมล ความยาว หรอตาแหนง ทศนยม) ในทนสมมตวาตองการเพมขอมลเกยวกบรหสการวนจฉยโรค (DXID)

จากความตองการในการเพมเตมขอมลทาใหตองเปลยนแปลงโครงสรางของฐานขอมล โดยกดทปม Design ในหนาตาง Database : ptdatabase จะปรากฏหนาตาง จากนนใชลกศรเลอนเลอกททจะใหฟลดใหมเพมเขาไป แลวกดแปน Insert หรอ อาจเลอกฟลดวางทอยตอจากฟลดสดทายของโครงสรางฐานขอมลเดม หลงจากนนใหกาหนดลกษณะแกฟลดใหมตามขนตอนตอไปน

1. พมพ “รหส” ในชองชอฟลดจากนนกด Tab

2. เลอกชนดขอมล text ในชองชนดของขอมลและกด Tab

3. ในชอง Size บรเวณ Field Properties กาหนด 5 ถาตองการเคลอนยายฟลดเดมทมอยแลวทาไดโดย เลอกตาแหนงใหมโดยการลากเมาสทปมซายสด คอ field selector โดยขณะทกดปมเมาสคางอยนน ทหวของแถบเลอนของเมาสใหเลอนฟลด (ยงกดเมาสคางอย) ไปยงตาแหนงใหมทตองการ

เมอแกไขเสรจแลวใชเมน File และ Save

ตอจากนใหเพมเตมขอมลในตาราง โดยกดปม Open ในหนาตาง Database : ptdatabase แลวเพมเตมขอมล

5.3.2 การเปลยน Font

- เปด Table ทตองการ

- เลอก Font จาก Menu Format (รปแบบ-แบบอกษร)

- กาหนดรายละเอยดตามตองการ

5.3.3 การกาหนดสพนและตาราง

- เลอก Cells จาก Menu Format (รปแบบ – เซลล)

- กาหนดลกษณะและสตางๆ ตามตองการ ไดแก การแสดงเสนตรง (แนวนอน แนวตง) ลกษณะของเซลล (แบน ยก ยบตว) สเสนตาราง สพนหลง

5.3.4 การเลอน Record Pointer

- เลอก Goto จาก Menu Edit (แกไข-ไปท)

- เลอก First, Last, Next, Previous, New

5.3.5 การกาหนดความกวาง Coumn

- เลอน Mouse ไปยงเสนแบง Column

- กด Mouse คางไวพรอมกบลากซาย-ขวา หรอ Double click ใหความกวางพอดกบขอมล หรอ

- Click Mouse ทชอ column

- เลอก Column Width จาก Menu Format (รปแบบ-ความกวางของเซลล)

- กาหนดความสงตามตองการ ดวยคาสง รปแบบ-ความสงของเซลล

5.3.6 การซอน (Column

- เลอก Column ทตองการ

- เลอก Hide Columns จาก Menu Format

5.3.7 การยกเลกการซอน Column

- เลอก Unhide Columns จาก Menu Format

- ยกเลกการซอนหรอซอน Column ทตองการ

- Close

5.3.8 Freeze Column

- เลอก Column / กลม Column ทตองการ

- เลอก Freeze Columns จาก Menu Format

5.3.9 Unfreeze Column

- เลอก Unfreeze All Columns จาก Menu Format

5.3.10การเปลยนชอ Column / Field

- เลอก Field ทตองการ

- เลอก Rename Column จาก Menu Format หรอ Double Click ทชอ Field

- แกไขชอตามตองการ

โปรแกรมจะเปลยนชอฟลดในโครงสรางของ Table ตามชอใหมใหทนท

5.3.11การเพมระเบยน

- เลอก Record จาก Menu Insert หรอ

- เลอก Data Entry จาก Menu Records

5.3.12การลบระเบยน

- Click ชองดานหนาของ Record ทตองการลบ

- กด Delete

5.3.13การเรยงลาดบขอมลทละฟลด

- เลอก Field ทตองการเรยง

- เลอก Sort จาก Menu Record

- เลอก Ascending/Descending

5.3.14การเรยงลาดบขอมลหลายๆ ฟลด

- เลอก Filter จาก Menu Records

- เลอก Advanced Filter/Sort

- กาหนด Field ทจะเรยงในชอง Field

- กาหนดลกษณะการเรยงในชอง Sort

- เลอก Apply Filter/Sort จาก Menu Filter

5.3.15การเลอกขอมลโดยใช Filter

- เลอก Filter จาก Menu Record

- เลอก Filter By Form

- กาหนดเงอนไขใน Field ทตองการ เชน ชองอาย = 20 เพศ = ชาย

- เลอก Apply Filter/Sort จาก Menu Filter

5.3.16การยกเลก Filter

- เลอก Remove Filter/Sort จาก Menu Records

5.3.17การเพมความถกตองใหขอมลในตาราง

วธหนงทชวยเพมความถกตองใหการปอนขอมลลงในตารางกคอการกาหนดคณสมบตใหกบฟลดขอมล สมมตวาผทกรอกขอมลเปนคนขลม บางครงมการลมเตมขอมลลงในฟลด ดงนนเพอกาหนดใหระบบการทางานคอยเตอนผกรอกขอมบใหรตววาตองปอนขอมลลงในฟลดขอมลดงกลาว เราสามารถกาหนดคณสมบตจาเปน (required) ใหกบฟลด โดยคณสมบตจาเปนจะทาใหตารางไมยอมรบขอมลเรคอรดนนๆ หากผใชงานไมปอนขอมลลงในฟลดทกาหนด

กระบวนการทางานเกดขนเนองจากคาของฟลดทไมถกปอนขอมลใดๆ ไวจะมคาเปน Null ซงการกาหนดคณสมบตจาเปนใหกบฟลดจะทาใหฟลดขอมลไมยอมรบคา Null และจะแจงเตอนขนเมอตรวจพบ การกาหนดคณสมบต จาเปน ใหกบฟลดทาไดดงน

เปดตารางขนในมมมองการออกแบบ คลกเลอกทฟลดขอมล ชอ- นามสกล คลกเลอกทปมลกศรดานขวาชองรายการ Required เพอเปลยนตวเลอกในชองรายการเปน ใช(Yes) แลวปดตารางประวตผปวยเอง สาหรบฟลด hn เมอกาหนดเปน Primary key จะไมปอนขอมลไมไดเชนกน

การเชอมโยงความสมพนธ (Relationship)

เนอหา (Content)

ความสมพนธแบบ One-to-Many

การสรางแบบฟอรมจากตารางทเชอมโยง

ความสมพนธแบบ One-to-One

การสรางฟอรมจากตาราง Tax

การสรางความสมพนธแบบ Many-To-Many

การสราง Query (แบบสอบถาม) จากตารางทเชอมโยงแบบ Many-to-Many


เรอง การเชอมโยงความสมพนธเปนตอนตอจากการสรางตาราง ถาระบบงานนนมขอมลทจาแนกเกบไว

หลายตาราง เรามความจาเปนตองสรางการเชอมโยงความสมพนธ เพอการใชขอมลรวมกน ระบบฐานขอมลจะม

ขอมลในแฟม หรอตารางตางๆ จานวนมาก โดยแยกออกตามลกษณะของงาน ในการทารายงานหรอการเพมเตม

ขอมลสามารถเรยกใชขอมลจากตารางตางๆ เขามาใชงานรวมกนได ทาใหประหยดเวลาลดความซาซอนของ

ขอมล เพมความถกตองของขอมลมากขน การใชประโยชนจากตารางหรอแฟมขอมลรวมกนจะตองมขอมลซงเปน

ตวเชอมโยง (Linked Field) เพราะฉะนนตอนออกแบบตารางจะตองคานงถงฟลดทเปนตวเชอมโยงดวย และ

ดาเนนการเชอมโยงความสมพนธตามวธการดงตอไปน

1 ความสมพนธแบบ One-to-Many (ตวอยางไฟล)

ความสมพนธดงกลาวนขอมล 1 ระเบยนในตาราง Table 1 จะปรากฎในตารางท 2 ไดหลายระเบยน ดง

ตวอยางตาราง Project มโครงสรางประกอบดวยฟลดดงน

Pid รหสโครงการ เปน Primary Key

Project Name ชอโครงการ

Id รหสอาจารย

Project Lead หวหนาโครงการ

Project Description ประเภทโครงการ

Note หมายเหต

Start Data วนทเรมโครงการ

New Project เปนโครงการใหมหรอไม

Id เปนขอมลของ Id ในตาราง Table 1 ฉะนนจะตองมชนดและขนาดเทากบ Id ในตาราง PersonTable ซงจะ

ใชเปนฟลดเชอมโยงตารางทงสองในตารางใหมนมรหสประจาตวอาจารยไดหลายระเบยนหมายความวาอาจารยรวม

ทางานหลายโครงการ โครงสรางตาราง และตวอยางขอมลแสดงในรปตอไปน

Table: ProjectsPid Projects Name ID Project Load Project Description101 COMSA 101 สชาต การอบรม

102 การพฒนาสงแวดลอม 102 สมพร การวจย

103 การอบรมครประจาการ 107 สมคด การอบรม

104 การสารวจความคดเหนการเลอกตง 104 สมชาย การวจย

105 บทบาทของนกศกษา 102 สมประสงค การสมนา

107 คายอาสาพฒนาชนบท 107 สายใจ คายอาสาสมคร

108 คอมพวเตอรเบองตน 107 วชาญ อบรม

การเชอมโยงความสมพนธใชเมนคาสง Tools > Relationships (เครองมอ > ความสมพนธ) เมอปรากฏ

หนาตาง Add Table ใหเลอกตาราง Project และ PersonTable แลวใชเมาสลากโยงฟลด ID จากตารางทง 2

เขาหากน จะมเสนโยงความสมพนธใหเปนดงรปตอไปน จากนนกดปม Create

จากนนใหบนทกความสมพนธลงไฟดดวยเมน File > Save (แฟม > บนทก)

การสรางแบบฟอรมจากตารางทเชอมโยง

เมอเชอมโยงความสมพนธกนแลว จะนาแบบความสมพนธนไปใชประโยชนในการสราง

แบบฟอรม (Form) แบบสอบถามขอมล (Query) และรายงาน

ตวอยางตอไปนแสดงการนารปแบบความสมพนธไปสรางแบบฟอรมดวยตามขนตอนดงน

1. จากหนาตาง Database เลอก Form และ New

2. จากหนาตาง New Form กดปม Auto Form : Columnar

3. เลอกตาราง Projects เปนสาหรบสรางฟอรมหลก และตอบ OK จะไดฟอรม จากนนใหออกแบบแกไข

ฟอรม ดวยคาสง View > Form Dasign (มมมอง > มมมองออกแบบฟอรม) จะไดฟอรมตามตวอยาง

ในรป

4. จากรปขางบน กดปม Subform/Subreport (ฟอรมยอย/รายงานยอย) จากกลองเครองมอแลวกดเมาสวาด

กลองสเหลยมดานลางของฟอรม เพอกาหนดพนทในการวางฟอรมยอย

5. ระบตารางทจะนามาสรางฟอรมยอย ทรายการ Table/Query ตามรป

6. เลอก Table สาหรบสรางฟอรมยอย และเลอกฟลดตางๆ ของตาราง PersonTable สาหรบแสดงใน

ฟอรมยอย ดงรปตอไปน

7. ตงชอฟอรมยอย เชน แบบฟอรมขอมลอาจารย

8. บนทกไฟลฟอรมหลก ดวย เมน File > Save

9. เรยกดฟอรมหลกและฟอรมยอยทสรางขน ดวยเมน View > Form ดงแสดงรปตอไปน

2 ความสมพนธแบบ One-to-One (ตวอยางไฟล)

ความสมพนธดงกลาวนขอมล 1 ระเบยนในตารางท 1 จะปรากฏในตารางท 2 ไดเพยง 1 ระเบยน ดง

ตวอยางตาราง Tax มโครงสรางประกอบดวยฟลดดงน

Id รหสอาจารย เปน Primary key

Salary เงนเดอน

Income รายไดอนๆ

Id เปนขอมลของ Id ในตาราง Tax ฉะนนจะตองมชนดและขนาด

เทากบ Id ใน ตาราง PersonTable ซงจะใชเปนฟลดเชอมโยงตารางทงสอง ในตารางใหมนมรหสประจาตว

อาจารยไดเพยง 1 ระเบยน โครงสรางตารางและตวอยางขอมล แสดงในรปตอไปน

ID SALARY INCOME101 225000 112300102 354000 263000103 462000 25430104 236400 15300105 365800 35420106 456000 12350107 236000 23600108 398000 23400109 235000 15300110 124000 12350

การเชองโยงความสมพนธใชเมนคาสง Tools > Relationships เมอปรากฏหนาตาง Add Table ใหเลอก

ตาราง PersonTable และ Tax แลวใชเมาสลากโยงฟลด ID จากตารางทง 2 เขาหากน จะมเสนโยงความสมพนธ

ใหเหน จากนนกดปม Create ในหนาตาง Relationships

เมอสรางความสมพนธแลว ใหบนทกดวยเมน File > Save ผลของการเชอมโยงไฟลแสดงใหเหนตามรป

การสรางฟอรมจากตาราง Tax

กอนทจะนารปแบบความสมพนธไปสรางแบบฟอรม ลองสรางฟอรมจากตาราง Tax กอนโดยเลอก

ชนด ตาราง และคานวณหาคาตางๆ ดวย ตามขนตอนดงน

1. จากหนาตาง Database เลอก Form > New

2. จากหนาตาง New Form เลอกฟอรมชนด Auto Form : Tabular และ เลอกตาราง Tax เพอสราง

ฟอรม

3. เลอก Style ตามตองการ

4. ตงชอฟอรม เชน frmTax (แบบฟอรมภาษ)

5. บนทกฟอรม ดวย เมน File > Save ตงชอ frmTax (แบบฟอรมภาษ)

6. เรยกดฟอรมทสราง ดวยเมน View > Form

7. ปรบรปแบบฟอรมใหมดวยเมน (มมมอง > มมมองออกแบบ)

8. พมพหวคอลมนในสวนหวของฟอรม โดยใชแถบเครองมอ A Tool หวคอลมนท

พมพ ไดแก Total Income, Expense, Discount, Net Income และ Tax

9. เตมชอง Text Box โดยใชแถบเครองมอ ab ในบรเวณ Detail ของฟอรม เพอใสคาจากการ

คานวณ ซงจะปรากฏขอความวา Unbound

10. เรยกใชคาสงควบคม ดวยเมน View > Properties (มมมอง > คณสมบต) เพอกาหนดคณสมบตใหกบ

ชอง Text Box

11. กดทชอง Unbound และกาหนดคณสมบต โดยตงชอ และระบการคานวณแตละชองดงน

ชองท 1

Name Total Income

Control Source = [Salary]+[Income]

ชองท 2

Name Expense

Control Source = [Total Income]* 0.4

ชองท 3

Name Discount

Default Value 30000

ชองท 4

Name Net Income

Control Source = [Total Income]-[Expense]-[Discount]

ชองท 5

Name Tax

Control Source = [Net Income]* 0.05

3 การสรางความสมพนธแบบ Many-To-Many (ตวอยางไฟล)

ความสมพนธดงกลาวนมขอมลจากตารางท 1 ไปปรากฏในตารางท 2 หลายระเบยน และมขอมลจาก

ตารางท 2 ไปปรากฏในตารางท 1 หลายระเบยนเชนกน ดงตวอยางเชน อาจารยคนเดยวกนสอนหลายวชา และ

วชาเดยวกน มอาจารยสอนหลายคน ฉะนนการออกแบบตารางเชนน จะใชวธการเดมไมได เพราะแตละตารางม

ฟลด เชองโยง ซงเปน Primary key จะมขอมลซากนไมไดจงตองใชวธสรางตารางท 3 เพอเชอมโยงตารางท 1 กบ

ตารางท 2

ตวอยางตอไปน PersonTable เปนตารางท 1 Curicul เปนตารางท 2 และ StCurri เปนตารางท 3

วธการและขนตอนมดงตอไปน

1. สรางตารางหลกสตร Curricul

ตาราง Curricul เปนตวอยางตารางหลกสตร หรอโปรแกรมการศกษา มโครงสรางประกอบดวยฟลด ดงน

Cid รหสวชา เปน Primary key

Cname ชอวชา

Credit จานวนหนวยกต

Description คาอธบายรายวชา

Roomno หองทเรยน

Day วนทเรยน

Time เวลาเรยน

2. บนทกโครงสรางของตาราง ชอ Curricul

3. เปดตารางดวยคาสง มมมอง > มมมองแผนขอมล พรอมกบพมพขอมลหลกสตร ดงตวอยางตอไปน

CID CNAME CREDIT DESCRIPTION ROOMNO DAY TIME

ค02 โปรแกรมภาษา 3 หลกการเขยนโปรแกรม 4405 จนทร 13:00-16:00

ค03 ระบบสารสนเทศ 3 ขอมลและสารสนเทศ 3304 องคาร 9:00-12:00

ค04 โปรแกรมประมวลผล 1 การใชโปรแกรม 3403 พธ 8:00-9:00

ค05 การพฒนาระบบ 3 การออกแบบ 3605 ศกร 13:00-16:00

ค06 การวเคราะห 3 การศกษาวเคราะห 4401 องคาร 9:00-12:00

ค10 คอมพวเตอร 2 ระบบคอมพวเตอร 4402 จนทร 8:00-10:00

ท01 หลกภาษาไทย 3 ไวยากรณ 3301 พฤหสบด 9:00-12:00

ท02 วรรณกรรมไทย 3 วรรณคดและวรรณกรรม 3401 ศกร 13:00-16:00

อ01 วรรณกรรมอเมรกน 2 ประวตวรรณกรรม 3402 พธ 10:00-12:00

อ02 การเขยนภาษาองกฤษ 2 การรวบรวมขอมล 3401 พฤหสบด 8:00-10:00

4. สรางตารางใหม ชอ StCuric ตามตวอยางในรปตอไปน

ตาราง StCuric เปนตารางทเชอมโยง ตาราง PersonTable และ Curricul จะเปนตารางทบนทกขอมลซา คอ

ผสอนคนเดยวกนมขอมลซาเพราะสอนหลายวชา และวชาเดยวกนมขอมลซาเพราะมผสอนหลายคน ในตารางท

3 นจะบนทาขอมลเฉพาะรหสอาจารย และรหสวชาเทานน และ

ม IDI เปน Primary Key ชนด Counter(AutoNumber) ซงโปรแกรมจะเตมขอมลใหเอง โดยเรยงตามลาดบ

5.พมพขอมลลงในตารางดงตอไปน

Table: StCurricIDI ID CID

1 101 อ012 101 อ023 102 ค014 102 ค035 103 ค046 103 ค057 104 ค028 104 ค069 105 ท01

10 105 ท0211 106 ค0612 107 อ0113 108 อ0214 109 ท0115 110 ท02

จากตารางขอมล จะเหนวาอาจารย รหส 101 มซา 2 ระเบยน เพราะสอน 2 วชา คอ รหสวชา อ

01 และ อ02 ในขณะเดยวกน วชา อ01 กมซา 2 ระเบยน เพราะมผสอน 2 คน คอ รหส 101 และ 107

การเชอมโยงความสมพนธ

การเชอมโยงความสมพนธใชคาสงและขนตอนดงทกลาวมาแลวเพมตาราง ทง 3 เขามาใน

หนาตาง Relationships และลากเสนเชอมโยงตาราง PersonTable กบ StCurric ดวยฟลด Id เชอมโยง

ตาราง StCurric กบ Curricul ดวยฟลด Cid ผลของการเชอมโยงแสดงในรปตอไปน

รปแบบการเชอมโยงนนาไปใชประโยชนในการสรางแบบสอบถาม (Query)

การสราง Query (แบบสอบถาม) จากตารางทเชอมโยงแบบ Many-to-Many

1. จากหนาตาง Database เลอกรป Query และกดปม New เลอก Design View

2. ระบตารางทง 3 ในหนาตาง Add Table โดยกดชอตารางและกดปม Add (เพม)

3. ลากฟลดทตองการแสดงในตาราง Query

4. การแสดงผลขอมลทเชอมโยงตาราง ใชเมน View > Datasheet เพอดขอมลจากตาราง Query ทได

จากความสมพนธ แบบ Many-to-Manyดงแสดงในรปตอไปน

Select Query: Query1ID NAME CID CNAME CREDIT101 กอบชย สขใจ อ

01

วรรณกรรมอเมรกน 2

101 กอบชย สขใจ อ02 การเขยนภาษาองกฤษ 2102 สมใจ ชนบาน ค03 ระบบสารสนเทศเพอการจดการ 3103 แรมสมร สถาพร ค04 โปรแกรมประมวลผลคา 1103 แรมสมร สถาพร ค05 การพฒนาระบบคอมพวเตอรชวยสอน 3104 ธระ นพคณ ค02 โปรแกรมภาษาแอสเซมบล 3104 ธระ นพคณ ค06 การวเคราะหและออกแบบ 3105 นตยา ศรงาม ท01 หลกภาษาไทย 3105 นตยา ศรงาม ท02 วรรณกรรมไทย 3106 พล แสนสข ค06 การวเคราะหและออกแบบระบบ 3107 อรวรรณ แสงระว อ01 วรรณกรรมอเมรกน 2108 สรพล เอกราช อ02 การเขยนภาษาองกฤษ 2109 สวมล แรมสมร ท01 หลกภาษาไทย 3110 เอก โอบออม ท02 วรรณกรรมไทย 3

จากตาราง Query สามารถกาหนดเงอนไขในการสบคนขอมล และนาไปสรางรายงานตอไป

แบบสอบถาม (QUERY)


วธการสราง Query

ตวอยางท 1 แบบ Boolean logic AND

ตวอยางท 2 แบบ เงอนไขทผใชเลอกได

ตวอยางท 3 แบบ Boolean logic OR

ตวอยางท 4 แบบ คาสง Like

การกาหนด Parameter สาหรบการสบคนขอมล

การแกไขแบบสอบถาม

การสรางเขตขอมลจากการคานวณ

การจดรปแบบตวเลข

การบนทก Query


เรองท 3 ตอเนองจากการสรางตาราง และการสรางความสมพนธ กคอ เรองแบบสอบถาม แบบสอบถามใชเพอการ

สบคนขอมลทตองการ และจดเตรยมตาราง หรอรวมขอมลจากตารางตางๆ ทความสมพนธกน คลายกบการสรางตารางใหมโดยใช

ขอมลจากตารางทมอยแลว ดงตวอยางในเรอง การสรางความสมพนธ ดไดจากหวขอ การสราง Query (แบบสอบถาม) จากตารางท

เชอมโยงแบบ Many-to-Many เปนตน

ผลจากการสรางแบบสอบถาม จะนาไปใชงานตางๆ ไดตามความตองการ เชน การสรางฟอรม การทารายงาน เปนตน

วธการสราง Query (ดตวอยางไดจากไฟล ptdatabase1)

1. คลกเลอก Queries จากหนาตาง Database และ Click ปม New ดงรป

2. เลอก Design View จากหนาตาง New Query แลวตอบ OK

3. เลอกตารางทตองการ เชน pt แลว คลก ปม Add และ Click ปม Close

4. เลอกเขตขอมล (Field) ทตองการแสดงในชองเขตขอมล (Field)

5. เลอกลกษณะการเรยงลาดบ ในชอง Sort ถาตองการ

6. กาหนดเงอนไขทตองการ ในชอง Criteria ดงตวอยางตอไปน

ตวอยางท 1 ตองการแสดงขอมลเฉพาะระเบยนทม

อาย “>30” และสถานภาพสมรส “โสด” ใหพมพของมลลงใน

แถว Criteria ทตองกบคอลมนเพศ และอาย ดงตวอยาง

ตอไปน การกาหนดเงอนไขลงในแถว Criteria แถวเดยวกน เปนการ

ระบวาเงอนไขตองเปนจรงทง

ค เรยกวา Boolean logic AND

ตวอยางท 2 ตองการแสดงขอมลจากเงอนไขทผใชเลอกได

เอง เชน ถาตองการคนขอมล อาย และ สถานภาพ ทตองการ ในกรณ

นไมตองกาหนดเงอนไขเฉพาะลงในชอง Criteria แตให

กาหนด parameter โดยพมพคาชแจงใหผใชปฏบตลงใน

เครองหมาย [ ] ลงในแถว Criteria ทตรงกบคอลมน เพศ และ

อาย ซงเปนการกาหนด Parameter สาหรบเงอนไขแบบไม

เจาะจง

เมอดผลทไดจากเงอนไข โดยกดคาสง View > Query view จะมขอความ Parametet ใหระบขอมลทตองการ เชน พมพคา

วา 25 ในชองวางของ Parameter แรก และพมพสถานภาพสมรส เชน โสด ในชองวางของ Parameter ท 2 เมอระบขอความ

ใน Parameter เสรจแลว จะแสดงผลขอมลทตองการ

ตวอยางท 3 ตองการแสดงขอมลจากเงอนไขอยางใดอยางหนงทผใช

เลอกไดเอง เชน ตองการคนหาขอมล ชอผปวย กได หรอ จะคนหากลม

ของผปวยกได (คนไขใน/คนไขนอก)กได ให

กาหนด Parameter โดยพมพคาอธบายหรอคาชแจง

ใน เครองหมาย [ ] ในแถว Criteria ทตรงกบ

คอลมน ชอ และพมพคาชแจงใน เครองหมาย [ ] ในแถว Or ทตรง

กบคอลมนกลมคนไข ซงเปนการกาหนด Parameter สาหรบ

เงอนไขแบบไมเจาะจงเชนเดยวกบตวอยางท 2 แตแตกตางกนท

กาหนด Parameter ตางแถวกน ในการคนหาขอมล โปรแกรม

จะตรวจสอบเงอนไขใดเงอนไขหนงทเปนจรง เรยกวา

ใช Boolean logic OR ดงตวอยางตอไปน

เมอขอดผลทไดจากเงอนไข โดยกดคาสง View > Query view จะมขอความ Parameter ใหระบขอมลทตองการ คอใหพมพ

ชอลงในชองวางของ Parameter แรก และพมพ ”คนไขใน หรอ คนไขนอก” ในชองวางของ Parameter ท 2

การกาหนด Parameter สาหรบการสบคนขอมล

การกาหนด Parameter สาหรบการสบคนขอมล ดงตวอยางท 2 และ 3 จะตองพมพขอมลทตองการคนหาใหครบถวน ถาคน

จากเขตขอมลชอ สถานภาพ หรอ กลมคนไข ตองพมพเตม เชน “กงวล สารกณฑ” “โสด” “คนไขใน” จะพมพยอ เชน

“ก” “กงวล” “สารก” ไมได อยางไรกตามโปรแกรมมฟงกชนสาหรบตดคาเพอความสะดวกในการคนหาขอมล ดงตวอยางตอไปน

Like & [โปรดชอ-นามสกลทตองการคนหา]&”*”

คนหาชอบคคลทลงทายดวยคาอะไรกได ระบเพยงคาตน เชน “ก” “กง” “กงว”

Like “*” & [โปรดระบชอ-นามสกลทตองการคนหา]

คนหาชอบคคลทขนตนดวยคาอะไรกได ระบเพยงคาทาย เชน “ฑ” “กณฑ” “สารกณฑ”

Like “*” & [โปรดระบชอ-นามสกลทตองการคนหา] & “*”

คนหาชอจงหวดทขนตนและลงทายดวยคาอะไรกได ระบเพยงคาทมอยในขอความนนๆ หรอระบเพยงอกษรสระเพยงตวเดยวทมอยในชอนนก

ได ตวอยางดงรป

การระบคาคนยอ สนมากๆ จะตองใชวจารณญาณใหด มฉะนน ขอมลทคนไดจะมมากมายจนเกนความตองการ หรอไม

ตรงกบความตองการ

ตวอยางท 4 นเปนการกาหนด Parameter ทตองการคนหา

ขอมลทระบเพยงคาสนๆ และสอบถามเงอนไขแบบเลอกอยางใดอยางหนง

ใช Boolean logic OR

Between [ระบอายทตองการคนหาตงแต อาย] and [ถงอาย]

คนหาขอมลตวเลข โดยระบชวงอายทตองการ เชน คนหาผปวยทมอาย ระหวาง 20 ถง 45 เปนตน

การแกไขแบบสอบถาม

- คลก Query ทตองการแกไข จากนนคลกปม Design บนเมนของหนาตาง Database

- หรอเอาเมาสชใหตรง Query ทตองการแกไข แลวคลกขวา เลอก Design View

การสรางเขตขอมลจากการคานวณ

- ขนตอนการสรางแบบสอบถามเหมอนเดม โดยเพมขนในคอลมนวางถดไปในตาราง Query

เขตขอมล เลขประจาตว เงนเดอน รายไดอน รายไดรวม : [เงนเดอน]+[รายไดอน]

ตาราง เงนเดอน เงนเดอน เงนเดอน

เรยงลาดบ

แสดง

เงอนไข

หรอ

- พมพชอเขตขอมล (Field) ใหมและสตรในการคานวณ ตามรปแบบตอไปน

ชอเขตขอมลใหม : [เขตขอมล] การคานวณ

ตวอยาง

รายไดรวม : [เงนเดอน]+[รายไดอน

การจดรปแบบตวเลข

- Click เลอกเขตขอมลทตองการ

- เลอก Properties จาก Menu View

- เลอกรปแบบในชอง Format

การบนทก Query

- เลอก Save จาก Menu File

- ตงชอ Query ควรตงชอใหสอความหมายทกาหนดเงอนไขในการคนหา เวลาใชงานจะไดสะดวก

การสรางฟอรม


ความหมายของฟอรม

วธการสรางฟอรม

คาอธบาย Navigator

การกาหนด Properties ของฟอรม

การจดการเกยวกบฟอรมตาง ๆ

การสราง Command Button

การเปลยน Format

ตวอยางไฟลทสรางฟอรม

เมอทาการสราง Table และ Query เปนทเรยบรอยแลว สาหรบการทางานในขนตอไป กคอนา Table ไปใชงาน

อนๆ การนา table ไปใชงานไดมหลายวธ วธหนงทจะนา Table ไปใชไดแก การสราง Form จาก Table ทไดมการสราง

เอาไวแลว

นอกจากน สามารถสรางฟอรมจาก Query ทกลาวไวแลว ในเรอง การสรางความสมพนธ และ การสราง Query

ในเรองตอไปนจะกลาวถงวธการตางๆ ทเกยวกบ Form อนไดแก ความหมายของ Form, วธการสราง Form, การ

แกไขเปลยนแปลงใน Form, การจดการเกยวกบ Form ฯลฯ ตอนทายเรองนจะม Link ไปยงตวอยางไฟล

1. ความหมายของฟอรมการสรางหนาตางหรอรปแบบสาหรบการแสดงขอมล การปอนขอมล การแกไขเปลยนแปลงขอมล ใน Table บน

Database ททางานอยโดยจะเปนในลกษณะขอมล (Record) ตอ ขอมล (Record) ซง Form ดงกลาวสามารถทจะ

ทาการสรางขนมาไดเองตามความตองการหรอจะใชเครองมอชวยในการสรางกได แตละวธจะมวธการสรางแตกตางกนออกไป

ในแตละ Form จะสรางมาจาก Table หรอ Query เพยง 1 Table หรอ Query เทานน และในแตละ

Form กจะประกอบไปดวย Option ในการแสดงและการทางานตางๆ กน ทงนขนอยกบวาการสราง Form นนๆ ใชเพออะไร

ตองการใหม Option อะไรอยบน Form นนตองการทจะใหประกอบไปดวย Option อะไรบาง สาหรบทาอะไร เพออะไร

Form ทดไมควรทจะดแลวรกมากเกนไป ไมใชวาตองการอะไรกใสลงไปใน Form ทงหมด ตองคานงถงความเหมาะสม ความ

สวยงาม ไมเลอะเทอะ ดแลวรสกวารกหรกตาจนเกนไป

2. วธการสรางฟอรมวธการออกแบบและสรางฟอรม ทาดงตอไปน

คลกท Object Forms ตามรป

รปท 1

คลก ท New จะไดหนาตาง New Form ตามรปตอไปน

รปท 2

เลอกรปแบบฟอรม เชน Autoform : Columnar เพอใหโปรแกรมสรางฟอรมเอง โดยอตโนมต

ระบชอตารางในชอง Choose the table or query where the object’s data comes from : แลวตอบ OK

จากนนจะไดฟอรมตามรปตอไปน แลวใหปอนขอมลจากฟอรมน (ถายงไมไดพมพ)

รปท 3

ฟอรมทไดจะแสดงระเบยนแรก ถาตองการดตอไปน คลก ปมของ Navigator ดงน

รปท 4 Navigator

รปลกศรซายมอ คลกแลวจะเปดระเบยนแรก

รปลงศรถดมา คลกแลวจะเปดระเบยนกอนหนานน

รป ใหใสหมายเลขระเบยน จากนน Enter จะเปดระเบยนหมายเลขนน

รปลกศรขวา คลกแลวจะเปดระเบยนถดไป

รปลกศรขวา คลกแลวจะเปดระเบยนสดทาย

รปลกศรขวามอสด จะเปนการกรอกขอมลใหม

หมายเลข แสดงจานวนระเบยนทงหมด จากภาพแสดงวามทงหมด 4 ระเบยน

บนทกฟอรม ใช Menu File > Save จากนนจะมหนาตาง Save As ใหพมพชอ ptform จากนน คลก OK แลวปดหนาตางของ Ptform

การเรยนใช ptform ให คลก ท ptform แลว คลก Open ของหนาตาง Database (ดตวอยาง

ptform ในไฟล ptdatabase1.mdb)

3. การกาหนด Properties ของฟอรมProperties คอ การกาหนดคณสมบตตางๆ ใหกบเครองมอทใชสาหรบสราง Form ซงเครองมอแตละอยางจะม

คณสมบตแตกตางกนไปดวย การเรยกหนาตางการกาหนดคณสมบตหรอ Properties นนทาใหโดยการกดปมทางดานขวาของ

Mouse แลวเลอก Properties

คณสมบตทใหกาหนดมมากมายหลายอยาง ทงนจะขนอยกบเครองมอใดจะมคณสมบตใด คณสมบตทใชกน

มากๆ ไดแก

ตารางท 1 การกาหนดคณสมบตของฟอรม

คณสมบต การกาหนดคณสมบตAfter Update กาหนดการทางานสาหรบการทางานกบ Macro หรอ Event Procedure

Allow Editing กาหนดวาจะใหมการแกไขเปลยนแปลงขอมลหรอไม

Allow Updating

กาหนดวาถามการแกไขเปลยนขอมลแลวจะใหไปทาการแกไขขอมลท Table

Auto Center กาหนดวาจะใหมการจดกงกลางใหโดยอตโนมตหรอไม

Auto Resize กาหนดวาจะใหมการ Resize โดยอตโนมตหรอไม

Back Color กาหนดสของสวนทเลอก

Back Style กาหนดรปแบบของสวนทเลอก

Before Update

กาหนดการทางานสาหรบการทางานกบ Macro หรอ Event Procedure

Border color กาหนดสของเสนกรอบ

Border Line Style

กาหนดรปแบบของเสน

Border Style กาหนดรปแบบของเสนกรอบ

Border Width

กาหนดความกวางของเสนกรอบ

Can Grow กาหนดขนาดของสวนทเลอกจะสามารถลดลงจากขนาดทสรางเอาไวได ถาไมมขอมล

Can Shrink กาหนดขนาดของสวนทเลอกจะสามารถเพมขนจากขนาดทสรางเอาไวได ถาขอมลมขนาดใหญ

กวาสวนทเลอก

Caption กาหนดขอความทจะแสดงในสวนของ Title

Column Count

กาหนดจานวนของ Column ทแสดง

Column Heads

กาหนดขอความในสวนหวของ Column ทแสดง

Column Widths

กาหนดความกวางของ Column ทแสดง

Control Box กาหนดวาจะใหมการแสดงในสวนของ Control Box หรอไม

Control Source

กาหนดแหลงขอมลเพอเปนสวนควบคม

Decimal Places

กาหนดจานวนของจดทศนยมทจะแสดง

Default Value

กาหนดคาเรมตน

Default View กาหนด View ทจะแสดงวาจะใหแสดงแบบประเภทใด

Display Type กาหนดประเภทของการแสดง

Display When

กาหนดใหแสดงเมอใด

Font ltalic กาหนดวาตวอกษรทแสดงจะเปนตวเอยงหรอไม

Font Name กาหนดชอของตวอกษรทจะแสดง

Font Size กาหนดขนาดของตวอกษรทจะแสดง

Font Underline

กาหนดวาตองการใหมการขดเสนใตขอความหรอไม

Font Weight กาหนดนาหนกของตวอกษรทจะแสดง

Fore Color กาหนดสของตวอกษรทจะแสดง

Format กาหนดรปแบบการแสดงของขอมลทจะแสดง

Height กาหนดความสง

Input Mask กาหนดรปแบบการรบคาของขอมล

Left กาหนดตาแหนงทางดานซาย

Link Child Fields

กาหนดเขตขอมลทใชเชอมโยง

Link master Fields

กาหนดเขตขอมลหลกทจะใชเชอมโยง

List Rows กาหนดจานวนแถวใน List ทสรางวาจะแสดงกแถวใน List หนง

List Width กาหนดความกวางของ List

Locked กาหนดวาสวนทเลอกนนๆ จะสามารถแกไขเปลยนแปลงไดหรอไม

Max Button กาหนดวาจะใหมการแสดงในสวนของ Max Button หรอไม

Min Button กาหนดวาจะใหมการแสดงในสวนของ Min Button หรอไม

Name กาหนดชอของเครองมอในการสราง Form

Navigation Buttons

กาหนดวาจะใหมการแสดงในสวนของ Navigation Buttons หรอไม

On Change กาหนดการทางานสาหรบการทางานกบ Macro หรอ Event Procedure

On Click กาหนดการทางานสาหรบการทางานกบ Macro หรอ Event Procedure

On Dbl click กาหนดการทางานสาหรบการทางานกบ Macro หรอ Event Procedure

On Enter กาหนดการทางานสาหรบการทางานกบ Macro หรอ Event Procedure

On Exit กาหนดการทางานสาหรบการทางานกบ Macro หรอ Event Procedure

On Got Focus


On Key Down


On Key Press


On Key Up กาหนดการทางานสาหรบการทางานกบ Macro หรอ Event Procedure

On Lost Focus


On Mouse Down


On Mouse Down


On Mouse Up


Picture กาหนดแหลงหรอชอของรปภาพทจะใชกบ Form

Record Locks

กาหนดวาจะใหทาการ Lock ขอมลใหมการแกไขเปลยนแปลงไดหรอไม

Record Selectors

กาหนดวาจะใหมการแสดงในสวนของ Record Selectors หรอไม

Record Source

กาหนดแหลงขอมลวามาจาก Table หรอ Query ใด

Row Source กาหนดแหลงขอมลในแถวแตละแถว

Row Source Type

กาหนดชนดของแหลงขอมลในแตละแถว

Scroll Bars กาหนดวาตองการใหการแสดงสวนของ Scroll Bars บน Form หรอไม

Top กาหนดตาแหนงทางดานบนของสวนทเลอก

Visible กาหนดวาจะใหมการแสดงสวนทเลอกหรอไม บน Form

Width กาหนดความกวางของสวนทเลอก

4. การจดการเกยวกบฟอรมตาง ๆ ดงน การแสดง Form

- คลกชอฟอรม

- คลกเมน View > Form View หรอจะใชคลกขวากได โดยใชเมาสชใหตรง Object : Form แลว

คลก Open

การแกไข Form

- คลก ปม Form design (ออกแบบ) หรอจะใชคลกขวา โดย ใชเมาสชใหตรง Title bar ของ Form ท

จะเปดแลวคลกขวาเลอก Form View

การเพมฟลด

- เลอก Field List จาก Menu View

- ลากชอ Field มาวาง ณ ตาแหนงทตองการในชอง Detail

- ปดหนาตางแสดงชอ Field

การพมพขอความ

- คลกในชอง Text Box หรอ Text Tool

- พมพขอความ

การจด Font, Size, Style

- คลก ขอความ หรอ ชอฟลดทตองการ

- เลอก font, Size, Style จาก Toolbar

การกาหนดสตวอกษร, สพน, สกรอบ

- คลก เลอกขอความ

- คลก ICON ทตองการ เชน

Fore Color

Back Color

Border Color

- เลอกสทตองการ

การสราง Command Button

- คลก ปม Command Button

- คลก ตาแหนงทตองการบน Form

- เลอกชดคาสงและคาสงทตองการ ดงแสดงในภาพและตวอยางคาสง ตอไปน

Record Navigation - Go to First Record

- Go to last Record

- Go to Next Record

- Go to Previous Record

Record Operations - Add New Record

- Delete Record

Form Operations - Close Form

- Open Form

- Print Form

Report Operations - Preview Report

- Print Report

รปท

5 รปท 6

- คลก ปม Next>

- เลอกแสดงขอความ หรอรปภาพ ทอธบาย Button

- คลก ปม Finish

การนาภาพมาไวใน Form

- คลก ปม Image (Icon กรอบวตถไมมกรอบ) จาก Tool box

- วาดกรอบแสดงภาพ ณ ตาแหนงทตองการ

- เลอกชนดของวตถ เชน จาก Microsoft Clip Gallery

- เลอกชอรปภาพทตองการ

การบนทก Form

- เลอก Save จาก Menu file

- ตงชอ Form

การแสดง Form Header/Footer

- เลอก Form Header/Footer จาก Menu View

- พมพขอความทตองการใน Form Header/Footer

การสราง Form Wizard

- คลก เลอก Form

- คลก ปม New

- เลอก form Wizard

- เลอกชอ Table (เลอก Table ไดมากกวา 1 Table)

- เลอก Field ทตองการแสดงบน Form โดยคลก > หรอ >>


- เลอกลกษณะการแสดงทตองการ


- พมพชอ (Title) ของ Form


การสราง AutoForm แบบตางๆ



- เลอก AutoForm

Columnar

Tabular

Datasheet

- เลอกชอ Table

การเปลยน Format

- เลอกฟอรมทตองการและเลอกปมการออกแบบ (Design บนหนาตาง Database)

- เลอก AutoFormat จาก Menu Format

- เลอกลกษณะทตองการจากรายการ ตามตวอยางในภาพตอไปน

รปท 7

การสราง Chart Wizard



- เลอก Chart Wizard

- เลอกชอ Table

- เลอก Field ทตองการทากราฟ เชน อาย

- Click>

- คลก ปม New>

- เลอกชนดของกราฟทตองการ


- พมพ Title


การสรางรายงาน (Report)


วธการสรางรายงาน

การพมพรายงาน

ไฟลตวอยาง

การสราง Report นเปนสวนหนงทสาคญของฐานขอมล เพราะในบางครงเราจาเปนทจะตองทาหลกฐานเกบไวในลกษณะของ

เอกสาร หรออาจจะเปนการนาเสนอเพอรายงานใหกบหวหนางาน เปนตน การสรางรายงานนมไฟลตวอยางไวในโฟลเดอร report ชอไฟล

Report.mdb

วธการสรางรายงาน สาหรบขนตอนแรกทออกรายงานนนทานตองทาการตรวจสอบกอนวาขอมลทตองการนามา สรางเปนรายงานนนอยทตารางใดบาง

และมตารางใดบางทเกยวของ จะออกแบบ(Desing)รายงานใหมรปแบบอยางใด จาเปนตองสราง Query จากตารางทมขอมลหรอไม สมมตเชน ถา

เราตองการสรางรายงานเพอทจะพมพใบสงสนคาดงรปท 1

ใบสงซอรหสใบสงซอ 1 ผสงซอ สทธศกด

วนทสงซอ 1 April 2002สนคา จานวน ราคา จานวนเงน

Mouse 2 150 300.00

Disk 1 96 96.00

CD ROM 3000 3 9,000.00

รวมเงน 9396.00 บาท

รปท 1

จากรปท 1 จะเปนตวอยางรายงาน ถาตองการออกรายงานดงรปเราจะตองมาดวาเราจะใชฟลดไหนบางในรายงาน ซงผเขยนจะ

สรปใหเปนตารางดงตอไปน คอ

ฟลดทแสดง

ตารางทฟลดนนเกบอย

รหสใบสงซอ

ชอผซอ

วนทสงซอ

ชอสนคาทสงซอ

จานวนทสง

ราคาตอหนวย

จานวนเงน

รวมเงน

Orders

Customer

Orders

Product

OrderDetail

Product

ไมมในตารางใด แตจะใชจานวนทสงซอคณกบราคาสนคา

ไมมในตารางใด แตจะนาจานวนเงนทสงซอสนคาแตละอยางมาคณกน

ตารางท 1

จากตารางท 1 เราจะสงเกตเหนวาขอมลทเราตองการนามาออกใบสงซอจะประกอบไปดวยฟลดตาง ๆ ซงอยในทก ๆ ตาราง

ดงนน เราจงมความจาเปนตองสราง Query ขนมาเพอทจะเลอกฟลดตาง ๆ เหลานนมาทาเปนใบสงซอ ดงรปท 2

รปท 2

จากรปท 1 ใหสงเกตดในคอลมนสดทาย (คอลมนจานวนเงน) จะเปนการนาจานวนทสงซอกบราคาสนคามาคณกน ซงจะ

เทากบจานวนเงนทสงซอนนเอง (ตรงนเราจะใชหลกการคานวณใน Query) เมอสราง Query เสรจเรยบรอยแลวให Save ลงในชอ

qryReport จากนนเรากจะนา Query ทเราสรางขนมาไปสรางเปน Report โดยการ Click ท Report แลว Click ท

หมายเลข แลว Click ทหมายเลข จากรปท 3 แลวจะไดดงรปท 4

รปท 3

รปท 4

¶ รปแบบของรายงานทจะสราง

· ชอ Query หรอ Table ทจะนามาสรางเปน Report

จากรปท 4 ให Click ท “ตวชวยสรางรายงาน (Report Wizard)” และเลอก Query ทเราสรางขนดงรป

ท 2 แลวตอบ “ตกลง (OK)” จะไดดงรปท 5

รปท 5

¶ ชอ Query หรอ Table ทตองการนาไปสรางเปน Report ใหตรวจสอบเพอความถกตอง

· ชอฟลดทมใน Query หรอ Table ทเลอกมาในหลายเลข ¶

ชอฟลดทจะเลอกเขามาทาเปน Report

จากรปท 5 ใหเลอกทก ๆ ฟลดทจะนามาทา Report แลว Click ทปม “ถดไป> (Next)” จะไดดงรปท 6

รปท 6

จากรปท 6 ใหเลอกฟลดทจะมาจดเปนกลม แตสาหรบการออกรายการสงซอของเราไมจาเปนตองมการแบงกลม ดงนน ใน

ขนตอนนเราจง Click ทปม “ถดไป > (Next)” แลว จะไดดงรปท 7

รปท 7

จากรปท 7 ถาหากตองการเรยงลาดบการแสดงผลของขอมลในรายงานกสามารถเลอกได เชน ถาตองการใหเรยงลาดบตามชอ

สนคากใหเลอก Product.Name แตสาหรบตวอยางนเราไมมการเรยงลาดบ จากนนให Click ท “ถดไป > (Next)” จะไดดงรปท 8

รปท 8

จากรปท 8 ใหเลอกรปแบบการในการเรยงฟลดทจะแสดงผลในรายงานจาก “เคาโครง (LayOut)” และใหเลอกแนวการ

พมพบนกระดาษจากรายการเลอกของ “การวางแนว (Orientation)” จากนนให Click ทปม “ถดไป > (Next)” แลวจะไดดงรปท 9

รปท 9

จากรปท 9 ใหเลอกรปแบบของรายงานทตองการแลว Click ทปม “ถดไป > (Next)” แลวจะไดดงรปท 10

รปท 10

“แสดงตวอยางรายงาน (Preview the report)” ใหแสดงรายงานทนทเรา Click ทปม Finish

“ปรบเปลยนการออกแบบรายงาน (Modify the report’s design)” ใหแสดง Report ใน Design Mode

“แสดงวธใชในขณะททางานกบรายงานหรอไม (Display Help on working with report ?)” ถาหาก

เลอกรายงานนจะเปด Help File ใน Report เมอเรยกใชงาน

จากรปท 10 ใหพมพขอความทจะทาเปน Report Title และ Report Title นจะหมายถงชอของรายงานดวย

ดงนน ถาหากเราตองการเปลยนชอของรายงานทเราสรางขน กสามารถทาไดโดย Click Mouse ปมขวาทชอของรายงานทตองการเปลยนชอแลวให

เลอก Rename แลวพมพชอรายงานใหมลงไปไดเลย (ในตวอยางจะเปลยนชอเปน repReport)

เมอไดรายงานทออกแบบมาใหแลวขนตอนตอไปกคอ การปรบแตงรายงานใหเหมาะสมดงรปท 11

รปท 11

จากรปท 11 ดทฟลด “=SUM ([จานวนเงน])” ฟลดนจะเปนยอดเงนรวมของรายการสงซอแตละใบ ทาไดโดยการ

ใช Mouse ลาก Text Box ใน Toolbox มาวางลงใน Report จากนนใหพมพคาสงการคานวณลงในชอง Control Source ดงรปท 12

รปท 12

จากรปท 12 “=SUM ([จานวนเงน])” หมายถง การเรยกใช Function Sum เพอคานวณหายอดเงนรวมใน

ใบสงซอแตละใบ

การสรางรายงานจาเปนหรอไมทจะตองสราง Query ? ถาหากวามสงทเราตองการอยในตารางเดยวกไมมความจาเปนทจะตองสราง

Query แตถาหากวาสงทจะตองใชในการออกรายงานนนอยในหลายตาราง เรากจาเปนจะตองสราง Query

การพมพรายงาน เมอไดปอนรายละเอยดตาง ๆ ลงในใบสงซอแลวเราจะใหผใช Click ทปมพมพเพอพมพใบสงซอออกไปทเครองพมพ แตกอนท

จะสงพมพเราตองไปออกแบบรายงานใหมหนาตาเหมอนกบใบสงซอทเราไดออกแบบเกบไวแลวในชอ qryReport แตการทจะเรยกใชรายงานทเราได

ออกแบบไวอยางถกวธนนเราตองสรางปมขนมาเพอใหผใชไดทราบ

รปท 13

ดงจะเหนไดจากรปท 13 ซงเปนรปเครองพมพ การสรางปมทเปนรปเครองพมพแบบนนเราจะใช Command Button จาก Toolbox ซง

ขนตอนในการสรางเราจะเรมจากการเปดฟอรมหลก (frmOrderMain) ของใบสงซอในโหมดของการออกแบบ (Design Mode) โดยการ

Click ทปม “ออกแบบ” จากนนให Click ท Command Button ใน Toolbox แลว Drag Mouse ลงในฟอรมหลกแลว

ทาตามขนตอนของ Wizard ตอไปน

ขนท 1 ให Click ท Report Operation และ Print Report แลว Click ทปม “ถดไป > (Next)” ดง

รปท 14

รปท 14

จากรปท 14 การเลอกประเภท (Categories) ตาง ๆ จะม Action ดงตอไปน

1. Record Navigation

- Find Next ใชในการคนหา Record ตอไป

- Find First ใชในการคนหา Record แรก ทตรงตามเงอนไข

- Go to First Record ยายไปท Record แรก

- Go to Last Record ยายไปท Record สดทาย

- Go to Next Record ไป Record ตอไป

- Go to Previous Record ถอยหลงไป 1 Record

2. Record Operations

- Add New Record เพม Record ใหม

- Delete Record ลบ Record ปจจบน

- Duplicate Record เพม Record เขามาใหมโดยใหมขอมลเหมอนกบ Record กอนหนา

- Print Record พมพ Record

- Save Record จดเกบ Record ทกาลงแสดงลงในฐานขอมล

- Undo Record ยกเลกการกระทากบ Record ครงหลงสด

3. Form Operation

- Apply Form Filter ใชในการเลอกกลมขอมลขนมาแสดงบน Form

- Close Form ใชปด Form ทตองการ

- Edit Form Filter ใชในการแกไข Form Filter

- Open Form ใชในการเปด Form

- Open Page ใชในการเปด Page ขนมาแสดงผล

- Print A Form ใชในการพมพ Form

- Print Current Form ใชในการพมพ Form ทกาลงแสดงอย

- Refresh Form Data ใชในการปรบปรงขอมลทไดทาการแกไขครงลาสดใหบนทกลงในฐานขอมล

4. Report Operation

- Mail Report ใชในการสง Report ออกไปทางจดหมายอเลกทรอนกส (E - Mail)

- Preview Report พมพรายงานออกไปทออกรป

- Print Report พมพรายงานออกไปทเครองพมพ

- Send Report to File พมพรายงานออกไปทแฟมขอมล

5. Application

- Quit Application ใชออกจาก Microsoft Access

- Run Application ใชในการเรยก Application อนขนมาทางาน

- Run MS Word ใชในการเรยก Microsoft Word ขนมาทางาน

- Run MS Excel ใชในการเรยก Microsoft Excel ขนมาทางาน

- Run NotePad ใชในการเรยก NotePad ขนมาทางาน

6. Miscellaneous

- Auto Dialer ใชในการหมนโทรศพท

- Print Table ใชในการพมพตาราง

- Run Macro ใชในการเรยกใชงาน Macro

- Run Query ใชในการเรยกใชงาน Query

ขนท 2 Click ทชอ Report ทตองการพมพในรปท 15 แลว Click ทปม “ถดไป > (Next)“ แลวจะไดดงรป

ท 16

รปท 15

รปท 16

¶ ถาเลอกท “ขอความ (Text)” จะเปนการแสดงขอความบน Command Button โดยพมพขอความลงในชองน

· รายชอรปรปทตองการแสดงบน Command Button ถาตองการใชรปอนทนอกเหนอจากทมมาให ให Click ทปม

“เรยกด (Browse)”

ขนท 3 Click ท Printer แลว Click ท “เสรจสน (Finish)” (ถาตองการทจะเปลยนรปหรอใหแสดงเปน

ขอความแทนให Click ทปม “ถดไป (Next)”) กเปนอนสรางเสรจเรยบรอย จากนนใหปดฟอรมใบสงซอ แลว Double Click ทชอฟอรม

ใบสงซอเพอเปดฟอรมในการรบขอมล หรอจะ Click ทชอฟอรมแลว Click ทปม “เปด (Open)” กได เมอเลอกรายการสงซอแลวใหไดดงรป

ท 13 แลวให Click ทปมพมพทสรางขนเพอพมพขอมลออกไปทเครองพมพ แตปญหามนอยทวา ขอมลทสงพมพออกมานนไมถกตองเพราะการพมพ

จะพมพรายการสงซอออกมาทงหมด วธแกไขกคอ ใหเปดฟอรมในการรบรายการสงซอในโหมดของการออกแบบ (Design Mode) อกครงหนง

จากนนให Click ทปมพมพใบสงซอทสรางขน แลวมา Click ท Event On Click จาก Properties (ถาหากมองไม

เหน Properties ให Click ทเมน “มมมอง (View)” แลวเลอก “คณสมบต (Properties)”) ดงรปท 17

รปท 17

เมอ Click ทตาแหนง ... ขาง Combo Box ของ On Click ในรปท 17 จากนนเลอก Code แลวจะเขาสจอภาพ

ของ Visual Basic Editor ไดขอความดงตอไปน และขอความทเหนนเรยกวา Access Basic ซงเปน Code ท Access สรางขนมา

เพอใชในการพมพรายงาน

Sub Command 12_Click()

On Error Go To Err_Command12_Click

Dim stDocName As String

StDocName = “repReport”

DoCmd.OpenReport stDocName, acNormal,, “[OrderID]=forms![frmOrderMain].[OrderID]”

Exit_Command12_Click:

Exit Sub

Err_Command12_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command12_Click

End Sub

“[OrderID]=forms![frmOrderMain].[OrderID]” คอสวนทจะตองพมพเพมเพอใหการพมพรายงานได

ถกตอง และขอความนมความหมายวาเลอกเอา OrderID ทตรงกนกบ OrderID ทกาลงเลอกอยในฟอรม frmOrderMain สาหรบปมท

เปนรปลกศรชไปทประตนนจะเปนปมในการปดฟอรมใหทาเหมอนกบปมพมพ และใหเลอก Form Operation จาก “ประเภท Categories)” และเลอก Close From จาก Actions แทน ทดลองทานะครบ

การกาหนด Form แรก

ใหทางานเมอไฟลฐานขอมลถกเรยกใชงาน

เปนการกาหนด Form ทสรางขน ปรากฎแทนทจอภาพของ Database ซงจะตองกาหนดใหโปรแกรม Microsoft Access ทราบวา Form ใด ททาหนาท Form แรกเมอไฟลฐานขอมลถกเรยกใชงาน

วธการกาหนด มดงน

1. เลอก Tools > Startup ตามลาดบ

2. จะปรากฎจอภาพดงรป

3. กาหนด Form ทจะทาหนาท เปน Form เ รมตนในการทางาน โดยกาหนดในชอง Display Form/Page: ดงรป

4. เลอก Form ชอ Title และ ปลด Check Box ตามตวอยาง

5. คลกทปม OK

6. ปดไฟลฐานขอมล

7. เปดไฟลฐานขอมลใหมอกครงหนง จะปรากฎ Form “title” บนจอภาพทนท โดยจะไมปรากฎจอภาพของ Database อกดวย (เนองจากปลด Display Database Window ออก)

8. ในกรณทเปดไมใช Startup ดงกลาว .ใหกดแปน Shift คางไวขณะทเปดไฟลฐานขอมล

การสรางเมน(Menu)ใหกบฟอรม(Form)

1. เลอก View>Toolbar>Customize ตามลาดบ

2. คลกทปม New จะปรากฎกรอบโตตอบ สาหรบกาหนดชอใหกบ Toolbar ทตองการสรางขน

3. กาหนดชอ ในชอง Toolbar name :

4. คลกทปม OK จะปรากฎตวของ Toolbar ทกาหนดขนใหมบนจอภาพ ตามชอของ Toolbar ทกาหนด

5. คลก Tab : Commands เลอก Built-in Menu ในชอง Categories

6. ลากเมน File ในชอง Commands มาวางไวบนแถบเมนทสรางขน ดงรป

7. คลก Tab : Toolbars และเลอก “Custom2” ในชอง Toolbars จากนนคลกปม Properties จากปรากฎจอภาพดงรป

8. เปลยนประเภทของ Toolbar ในชอง Type จาก Toolbar เปน Menu Bar ดงรป

9. คลกปม Close

10.คลกทปม Close อกครง แลวเปด Form ใหม ใน Mode Design

11.กาหนดชอของเมนทสรางขนใน Property “Menu Bar” ของ Form ในทนกคอ ใสชอ Custom2

12.บนทกแลว Open Form จะสงเกตเหนเมนทสรางขนบนจอภาพแทน Menu ของ Microsoft Access

การสรางแถบเครองมอ(Toolbar)ใหกบฟอรม(Form)

1. เลอก View>Toolbar>Customize ตามลาดบ

2. คลกทปม New จะปรากฎกรอบโตตอบ สาหรบกาหนดชอใหกบ Toolbar ทตองการสรางขน

3. กาหนดชอ ในชอง Toolbar name :

4. คลกทปม OK จะปรากฎตวของ Toolbar ทกาหนดขนใหมบนจอภาพ ตามชอของ Toolbar ทกาหนด

5. คลก Tab ชอ Commands

6. เลอก Categories แลว ลาก Icon ของ Commands: ไปไวยง Toolbar ทสรางขน

7. เลอกเสรจแลว คลกปม Close

8. เปด Form ใหม แลวกาหนดชอของ Toolbar ทสรางขนใน Property “Toolbar” ของ Form

9. บนทกแลวทาการเปด Form จะสงเกตเหน Toolbar ทสรางขนแทน Toolbar ของ Microsoft Access

10.หากตองการให Toolbar ทสรางขนปรากฎทใดกได เชน ปรากฎทใต Title Bar ของ Form ใหลาก Toolbar นนไปวางยงตาแหนงทใต Title Bar เปนตน

ระบบฐานข้อมูล access

Documents