Правила документирования и управления...

(Нархоз Университет»» 5 5 Ы А Ю Ю 2 Акционерное обществоАкционер/ж когамы _ _ _ «Университет Нархоз»” ^УЫ1\ /ЕР5!ТУ

УтвержденыРешением Правления Акционерного общества «Университет Нархоз»

/'у19 октября 2016 года то кол № 13

Правиладокументирования и управления документацией в Акционерном обществе «Университет Нархоз»

Алматы 2016

Оглавление

2

Паспорт документа.................................................................................................. ..... 3Лист согласования......................................................................................................... 4Общие положения..........................................................................................................5Порядок документирования, подготовки и оформления документов .... 5Порядок оформления реквизитов документа..........................................................6Порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений)................ ..........10Порядок подготовки и оформления протокола.............................................. ....... 11Порядок подготовки и оформления ак та ......................................................... ........13Порядок подготовки и оформления справки.......................................................... 14Порядок подготовки и оформления письма.................................................... ........15Порядок управления документацией, требования к организациидокументооборота ......................................................................................................... 16Порядок обработки входящих документов....................................................... ......16Порядок обработки исходящих документов...........................................................18Порядок прохождения внутренних документов.............................................. ......19Порядок регистрации документов....................................................................... .....19Электронный документооборот........................................................................... .....20Порядок контроля исполнения документов...................................................... ..... 20Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков............................... ..... 21Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел ... 22Порядок формирования д е л ................................................................................... .... 23Порядок оформления д е л ....................................................................................... .... 25Порядок оперативного хранения документов........................................................26Порядок передачи дел в архив Университета........................................................ 27ПриложенияСхемы

Паспорт документа

3

Наименование документа:

Краткое описание:

Тема:

Статус:

Дата утверждения:

Дата завершения действия:

Дата аудита:

Ответственный за аудит:

Правила

Правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности с документами несекретного характера на бумажных и электронных носителях, управление документацией в Университете и распространяются на организационно-распорядительную документацию

Документационное обеспечение

действующий

19.10.2016г.

до момента отмены

20 декабря 2017 года

Зав.Канцелярией

Лист согласования

Проректор по административной работе

Начальник Отдела документационного обеспечения

Начальник Юридического отдела

.К.А. Аменова

О.Б. Турысжанов

А.А. Мулдашева

5

1. Общие положения

1. Правила документирования и управления документацией (далее - Правила) в Акционерного общества «Университет Нархоз» (далее - Университет) разработаны в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденный приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.

2. Правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности с документами несекретного характера на бумажных и электронных носителях, управление документацией в Университете и распространяются на организационно-распорядительную документацию.

3.' Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями Университета, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.

4. Введение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Университете осуществляются Отделом документационного обеспечения (далее - ОДО).

Ответственность за состояние документирования и управления документацией в структурных подразделениях возлагается на их руководителей, которые:

1) обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих структурных подразделений Университета;

2) обеспечивают сохранность сформировавшихся в текущем делопроизводстве документальных материалов до момента сдачи их в архив Университета.

5. При смене руководителей ОДО, Канцелярии и структурных подразделений документы и дела, а также журналы к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по Акту приема-передачи.

2. Порядок документирования, подготовки и оформления документов

6. Документы составляются на казахском языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык. В случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки.

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

7. При создании и оформлении документа используются бланки. Реквизиты на бланках располагаются в определенной последовательности в соответствии со

6

схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

8. Документы составляются на белых листах бумаги форматов А4 (210x297мм), А5 (148x210мм).

При составлении документов на листах бумаги указывается:1) официальное наименование Университета;2) наименование вида документа, за исключением письма;3) дата документа;4) регистрационный номер документа;5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и

расшифровка подписи;6) оттиск печати.9. В некоторых случаях вместо бланков допускается использовать штамп с

воспроизведением наименования Университета, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

10. В Университете применяются следующие бланки документов:1) бланк письма, согласно приложению 2 к настоящим Правилам;2) бланк приказа, согласно приложению 3 к настоящим Правилам;3) бланк распоряжения, согласно приложению 4 к настоящим Правилам;3) общий бланк, согласно приложению 5 к настоящим Правилам.Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме

письма.11. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью

средств оперативной полиграфии.12. Бланки документов подлежат учету, для чего в левом нижнем углу

каждого экземпляра бланка документа нумератором проставляется его номер, серия.13. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без

соответствующего разрешения Ректора/проректора не могут передаваться другим организациям или иным лицам.

14. Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, составляются на белых листах бумаги.

3. Порядок оформления реквизитов документа

15. Логотип (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами Университета.

16. Официальное наименование Университета включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационноправовую форму (Акционерное общество «Университет Нархоз»).

Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

17. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и другие) или события, зафиксированного в документе

7

(протокол, акт и другие). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и другие) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри Университета, датируются и подписываются.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности - день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами и оформляются следующим образом «02.02.2016г.».

Словесно-цифровой способ написания даты используется в нормативных правовых актах, правовых актах, протоколах, банковских и финансовых документах, документах касающихся прав и законных интересов граждан, при ссылке на нормативные правовые акты и оформляется следующим образом «02 февраля 2016 года».

18. Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел Университета, порядкового номера документа в журнале.

19. В ссылке на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

20. Место составления или издания документа указывается на всех видах документов, кроме письма. Место составления или издания документа не указывается на внутренних документах, за исключением распорядительных.

21. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю организации, ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа физическому лицу указывается почтовый адрес.При переписке внутри Университета допускается указание в дательном

падеже только инициала имени и фамилии должностного лица.При адресовании документа физическому лицу указывают инициал имени и

фамилию получателя, затем указывается почтовый адрес.22. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу

первого листа документа и оформляется строчными буквами.При утверждении документа конкретным должностным лицом, гриф

утверждения состоит из следующих элементов - слова Утверждаю (без применения кавычек), наименования должности, подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются на одном уровне в алфавитном порядке.

8

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (а, о, ы), вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

23. Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят инициал(ы) имени и фамилия(и) исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись автора резолюции и дата.

На документах, не требующих дополнительных указаний, предписываемых действий и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.

24. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»).

25. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словом или штампом «Бакылау» и проставляется в верхней левой части первого листа документа за пределами текстового поля.

26. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.

Таблицы имеют два уровня членения текста - вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В случае оформления таблицы на двух и более страницах, графы таблицы нумеруются, со второй страницы указываются только номера этих граф.

Пункты в документе располагаются по значимости в логической последовательности, с учетом хронологии этапов решения вопроса. Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов объединяются в главы, несколько глав - в разделы, а разделы - в части. В больших по объему главах могут выделяться параграфы, а в больших разделах - подразделы.

В тексте документов не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками.

Пункты, параграфы, главы, подразделы, разделы и части документов нумеруются арабскими цифрами с точкой следующим образом - 1., 2., 3. и далее.

Номера подпунктов в пунктах обозначаются арабскими цифрами со скобкой следующим образом - 1), 2), 3) и далее.

Нумерация пунктов, глав и разделов является сквозной, нумерация подпунктов в пункте, параграфов в главе, подразделов в разделе - самостоятельной.

Текст документа печатается при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Т'тгеа УУ̂ и’ Котап через один межстрочный интервал. В

9

отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала.

При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.

27. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения следующим образом:

«Приложение: на 3 листах в 1 экземпляре на казахском языке».В приложении к нормативному правовому, правовому акту (приказ,

распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) на первом листе в правом верхнем углу строчными буквами пишут слово «Приложение» с указанием его порядкового номера (если приложений больше одного), наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

28. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются Ректором или, по его поручению, Проректором.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются Ректором, Проректором или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией согласно Внутривузовскому документу «Порядок утверждения и согласования документов» утвержденные Решением Правления Акционерного общества «Университет Нархоз» от 19.10.2016г. протокол №13 (далее - «Порядок утверждения»).

Подпись документа включает:1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное

наименование структурного подразделения или Университета (если документ оформлен не на бланке);

2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается

подписание подлинника документа проставлением факсимиле.При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их

подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии.

Документы коллегиальных органов Университета (советов, правления, заседаний и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись). Протоколы аппаратных (оперативных) совещаний Университета и ее структурных подразделений подписываются председательствующим лицом.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписание документа с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровка подписей оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом. На внутренних документах наименования должностей могут не указываться.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, другими заинтересованными должностными лицами, при необходимости - руководителями финансовой и юридической служб Университета, курирующим Проректором согласно распределению обязанностей.

29. Оттиск печати Университета заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати Университета следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

30. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово «Исп.», инициал имени и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, в том числе внутреннего, при наличии - адрес электронной почты и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

31. Отметка о поступлении документа в Университет проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления (при необходимости - часы и минуты).

32. Реквизиты документа - дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст документа (без абзаца), отметка об исполнителе документа оформляются от левого поля, отметка о наличии приложения, подпись (наименование должностного лица, подписавшего документ), отметка о согласовании документа (гриф согласования), отметка о заверении копии документа оформляются с абзаца.

4. Порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений)

33. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий, изменение фамилии, поощрения, награждения, наложение дисциплинарных взысканий, оплата труда, премирование, различные выплаты, все виды отпусков работников, командировки) и по составу обучающихся Университета согласно «Порядка утверждения».

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений Ректора/проректора Университета, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Отдел кадрового администрирования, проекты приказов по составу обучающихся готовит Офис Регистратора на основании соответствующих документов.

10

Приказы оформляются на казахском языке, а также дополнительно могут оформляться на русском языке, которые имеют одинаковую силу.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу работников, по личному составу обучающихся регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».

Копии приказов рассылаются по структурным подразделениям по внутренней электронной почте.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью работников, проставляемых ниже реквизита «отметка о согласовании документа» или на оборотной стороне приказа.

Реквизит «отметка о наличии приложения к документу» после текста приказа самостоятельно не оформляется.

5. Порядок подготовки и оформления протокола

34. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, собрания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

Протокол, составленный внутри Университета и не выходящий за ее пределы, может оформляться не на бланке.

Реквизитами протокола являются:

12

1) официальное наименование Университета и (или) структурного подразделения;

2) наименование вида документа;3) дата;4) регистрационный номер протокола;5) место издания протокола;6) гриф утверждения (в некоторых случаях);7) заголовок к тексту;8) текст;9) подпись.В Университете протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.Текст полного протокола состоит из двух частей - вводной и основной.В вводной части после заголовка протокола указываются - инициалы имен и

фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания (собрания), список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 10 человек.

В протоколе заседания или иного консультативно-совещательного органа присутствовавшие члены коллегиального органа перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и наименования организации.

Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов), перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос печатается с абзаца, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О», «Об». В отдельных случаях повестка дня может прилагаться к протоколу, а в самом протоколе перед текстом делается запись - «Повестка дня прилагается».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме - СЛУШ АЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШ ИЛИ), которые пишутся прописными буквами, полужирным шрифтом от левого поля.

Принятое решение печатается полностью, при необходимости, приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

В разделе СЛУШ АЛИ приводятся - инициал имени и фамилия докладчика (наименование должности указывается в повестке дня), основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляется сноска «Текст выступления прилагается».

В разделе ВЫ СТУПИЛИ указываются инициалы имени, фамилия, при необходимости должности выступающих и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова «Вопрос», «Ответ» не пишутся, а указываются инициал имени и фамилия лица, от которого поступил вопрос или ответ.

13

В постановляющую часть с помощью глаголов неопределенной формы записываются принятые решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части повестка дня не указывается.

Основная часть краткого протокола включает наименования рассматриваемых вопросов и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О», «Об», печатается центровано (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения) и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются инициалы имен и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

В заголовок протокола входит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания сотрудников, заседания совета и другое).

Протокол подписывается председателем и секретарем(председательствующим и лицом, проводившим запись). Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов - протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса, и утверждается руководителем структурного подразделения. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью Университета.

6. Порядок подготовки и оформления акта

35. Содержанием акта является информация, подтверждающая установленные факты или события. Акт составляется несколькими лицами, подтверждающими данный факт (сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов), передачи, нарушения установленных правил ревизии инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, конкретизирующие (регламентирующие), технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа, сверки, предоставленных услуг, выполненных работ и так далее).

14

Акт оформляется на основе общего бланка по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам. Акт, составленный внутри Университета и не выходящий за ее пределы, может оформляться не на бланке.

Реквизитами акта являются:1) изображение логотипа Университета с учетом требований п. 18 настоящих

Правил;2) официальное наименование Университета;3) наименование вида документа;4) дата;5) регистрационный номер (индекс) акта;6) место издания акта;7) гриф утверждения (в некоторых случаях);8) заголовок к тексту;9) текст;10) подпись.Текст акта состоит из двух частей - введение, констатирующая часть.Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются

составители и, в случае необходимости, присутствующие при этом лица.В констатирующей части акта излагаются - суть и характер проведенной

работы, установленные факты, приводятся соответствующие данные.Акт может содержать выводы, рекомендации, а также мероприятия, которые

необходимо выполнить. В конце текста перед подписями помещаются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложения к акту (если они имеются).

Акт подписывается председателем и членами комиссии, либо лицом (ами), составившим (и) акт. Фамилии лиц, подписывающих акт, оформляются в алфавитном порядке, их должности не указываются.

Ознакомление лиц с актом производится под роспись. Лицо несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем не согласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

7. Порядок подготовки и оформления справки

36. Содержанием справки является информация в которой описываются факты, события или сведения. Справки, направляемые за пределы Университета, составляются на общем бланке. Внутренняя справка оформляется на белых листах бумаги без применения бланка.

Реквизитами справки являются:1) изображение логотипа с учетом требований п. 16 настоящих Правил;2) официальное наименование Университета;3) наименование вида документа;4) дата;5) регистрационный номер (индекс) справки;6) место издания;7) адресат;

15

8) заголовок к тексту;9) текст;10) подпись;11) отметка о согласовании (в случае необходимости);12) оттиск-печати (в случае необходимости);13) отметка об исполнителе.Текст справки может состоять из нескольких разделов, содержать таблицы,

пояснения, ссылки, иметь приложения.Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы,

должности, заработной платы и других сведений, должны начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка (запрещается указывать в справке - «Справка дана по месту требования»),

В тексте такой справки не должны использоваться обороты - «настоящая справка», «действительно проживает (учится, работает)».

В случае если справка подписывается исполнителем, то реквизит «отметка об исполнителе» не указывается.

8. Порядок подготовки и оформления письма

37. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения и другие.

Письма Университета готовятся на бланке:1) как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;2) как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;3) как инициативные письма;4) как сопроводительные письма к различным документам.Помимо реквизитов, входящих в бланк, при написании письма оформляются

реквизиты - адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе документа.

Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается исходящий (индекс) и дата поступившего (инициативного) письма.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

Отметки о согласовании письма проставляются на экземплярах, остающихся в Университете. Экземпляры таких писем также подписываются Ректором/Проректором Университета.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Ректора/ Проректора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а также в соответствии с установленным

16

регламентом. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями организаций или структурных подразделений.

Текст письма, как правило, имеет одну или две смысловые части.Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание

без преамбулы, сообщение без основания и другие.Если текст письма состоит из двух частей - констатирующей и

заключительной, в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Обратные конструкции текста (заключение - констатация) возможны в письмах-отказах.

В письмах используют следующие формы изложения:1) от первого лица множественного числа («просим предоставить»,

«направляем Вам»);2) от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю

необходимым»);3) от третьего лица единственного числа («университет не возражает»).

9. Порядок управления документацией, требования к организации документооборота

38. Движение документов в Университете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления, формирования дела и сдачи в архив Университета образует документооборот.

39. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих и внутренних документов за месяц, квартал, год.

За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий.

10. Порядок обработки входящих документов

40. Документы, поступающие в Университет, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

41. Прием, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение осуществляется централизованно Канцелярией.

42. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в Университет и подготовке их к передаче по назначению.

Канцелярией вскрываются конверты с документами, проверяется правильность доставки по назначению, целостность упаковки документов.

Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле его последнего листа, а также в журнале проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех

17

экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй - остается в Канцелярии, третий - передается исполнителю документа.

Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов.

Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

На поступивших документах (регистрируемых) проставляется регистрационный штамп Университета с указанием даты поступления.

43. При предварительном рассмотрении поступившие документы распределяются на требующие обязательного рассмотрения руководством Университета и не требующие этого. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

44. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в организации распределения обязанностей.

45. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения физических и юридических лиц.

46. Обращения физических и юридических лиц (предложения, заявления, жалобы, отклики и запросы) учитываются централизованно и регистрируются в журнале в день их поступления в Университет.

Письменные и устные обращения, полученные должностными лицами во время личного приема физических и юридических лиц, также подлежат централизованной регистрации, отдельно от общих документов.

Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса «АНМ» и порядкового номера в журнале.

47. При поступлении повторного обращения в течение календарного года проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием «второе», «третье» и так далее, а в журнале указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и в журнале проставляется пометка «Повторно». К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со времени его поступления истек установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен, указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

48. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну

18

организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь).

49. При предварительном рассмотрении документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается на основе Примерного перечня документов, не подлежащих регистрации в Канцелярии, согласно приложению 8 к настоящим Правилам и утверждается Ректором Университета.

Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения Университета.

50. Регистрируемые документы после их регистрации в журнале передаются на рассмотрение руководству Университета или структурному подразделению (должностному лицу) для принятия решения.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством Университета (структурного подразделения).

51. Документы, рассмотренные руководством Университета (структурного подразделения), возвращаются в Канцелярию, где в журнале вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям под роспись и/или по корпоративной электронной почте.

Документ, исполнение которого возложено на несколько структурных подразделений, передается им одновременно в копиях (по эл.почте) с соответствующей отметкой в журнале.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

При приеме телефонограммы оформляются следующие реквизиты - текст, отправитель, наименование вида документа, дата, номер, наименование должности, инициал имени и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи.

52. При решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе и в журнале - о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другие), о дате и результатах окончательного исполнения.

11. Порядок обработки исходящих документов

53. Документы для отправки передаются полностью оформленными. Канцелярия, принимающая документы для отправки, проверяет правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

19

54. Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы - незамедлительно.

Оригиналы исполненных документов вместе с отпуском документа передаются в те структурные подразделения, которые являлись основными исполнителями и производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел.

55. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в журнале.

12. Порядок прохождения внутренних документов

56. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, на этапе исполнения - входящих документов.

57. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется должностными лицами, ответственными за документационное обеспечение управления в структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале.

58. Оригиналы исполненных внутренних документов передаются в те структурные подразделения, которые, являлись основными исполнителями.

13. Порядок регистрации документов

59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, и использования в информационно-справочных целях.

60. Приказы по личному составу работников и о командировании регистрируются в Отделе кадрового администрирования, приказы по личному составу обучающихся, по основной деятельности, распоряжения регистрируются в Канцелярии.

Документы, поступающие в адрес структурных подразделений Университета, переписка за подписью руководства структурного подразделения регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам связи, регистрируются в Канцелярии.

61. Документы регистрируются в Университете один раз - входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания (утверждения).

Документы, незавершенные делопроизводством, или, требующие длительного срока исполнения, перерегистрации не подлежат.

При передаче документа для исполнения (ознакомления) из одного подразделения в другое на нижней стороне последнего листа документа или на его оборотной стороне и в журнале проставляется дата передачи, новый регистрационный номер на документе не проставляется.

20

62. Регистрация документов-ответов осуществляется в журнале регистрации исходящих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного журнала.

63. В Университете применяются журналы регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящих и внутренних документов по форме согласно приложению 9, 10 к настоящим Правилам.

Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри Университета перенос сроков исполнения и другие).

На кафедрах Университета отчеты по практике, дипломных и курсовых работ обучающихся регистрируются в журналах согласно приложениям 11, 12, 13 к настоящим Правилам.

Справки социально-правового характера выдаваемые студентам регистрируются в журнале согласно приложению 14 к настоящим Правилам.

14. Электронный документооборот

64. Согласование и регистрация документов по электронному документообороту (далее - ЭДО) проводится в Университете согласно прилагаемым схемам (прилагается):

1) согласование и регистрация договора (схема 1);2) согласование и регистрация кадровых документов (схема 2);3) согласование и регистрация документов Офис Регистратора (схема 4).

15. Порядок контроля исполнения документов

65. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов. Сведения об исполнении документов, подлежащих контролю, и сведения об исполнении обращений физических и юридических лиц заполняются по форме согласно приложениям 15 и 16 к настоящим Правилам.

66. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе документы прошлых лет, которые в силу различных причин не были исполнены и их исполнение перенесено на текущий год. В этих случаях перерегистрация документов не проводится, а в журнале указываются вновь установленные сроки.

67. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностные лица.

Контроль за сроками исполнения документов, за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц осуществляется Канцелярией.

21

68. При организации контроля исполнения используются журналы регистрации.

69. Документ снимается с контроля Канцелярией по поручению Начальника Отдела документационного обеспечения.

16. Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков

70. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов и средств защиты документов, осуществляются должностными лицами, назначаемыми приказами (распоряжениями) Ректора Университета.

7 Учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов и средств защиты документов ведется в регистрационных учетных формах, определенных настоящими Правилами.

72. Учет печатно-бланочной продукции, и выдача ведется в журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.

Данный журнал заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции.73. Выдача бланков производится под расписку в соответствующих журналах.74. Размножение и копирование средствами оперативной полиграфии

незаполненных бланков, не допускается.75. Учет печатей, штампов, а также их выдача ведется в журнале учета и

выдачи печатей согласно приложению 18 к настоящим Правилам.76. Заголовки регистрационных учетных форм включаются в номенклатуру

дел У ниверситета.Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.77. Передача другому должностному лицу неиспользованной печатно

бланочной продукции, печатей, штампов и регистрационных форм к ним оформляется актом приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов и регистрационных учетных форм к ним по форме согласно приложению19 к настоящим Правилам.

78. Печатно-бланочная продукция, печати, штампы хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

79. Уничтожение испорченной печатно-бланочной продукции, производится с составлением акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатнобланочной продукции по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам и проставлением соответствующих отметок в журналах учета и выдачи печатнобланочной продукции.

80. Уничтожение печатей и штампов производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей.

81. При реорганизации или ликвидации Университета уничтожение неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов производится с

22

составлением актов по формам согласно приложениям 21, 22 к настоящим Правилам, утверждаемых Ректором Университета или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.

Уничтожение или дальнейшее хранение журналов и других регистрационных учетных форм осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан по согласованию с РГУ «Центральный государственный архив» Агентства Республики Казахстан по связи и информации (далее - ЦГА).

82. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) Ректором Университета.

83. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи по формам согласно приложениям 17, 18 к настоящим Правилам.

84. При утере печати (штампа) Университета предпринимаются все необходимые меры по розыску, в случае отрицательного результата розыска составляется акт произвольной формы, утверждаемый Ректором Университета.

17. Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел

85. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

86. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в Университете и поступающие в Университет.

87. В номенклатуре дел фиксируется форма документа - электронная с указанием носителя информации, или бумажная.

88. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности Университета.

89. Номенклатура дел по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам составляется (не позднее 1 августа текущего года) Канцелярией на основе номенклатур дел структурных подразделений, представленными соответствующими подразделениями.

90. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Канцелярию.

91. Номенклатура дел Университета подписывается Заведующей Канцелярией, согласовывается с экспертной комиссией Университета (далее - ЭК), с экспертной проверочной комиссией ЦГА (далее - ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее 1

23

сентября текущего года) Ректором Университета. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в функциях и структуре Университета.

92. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в ЦГА, с которым она согласовывалась.

93. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается Ректором Университета и вводится в действие с 1 сентября учебного года.

94. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатное расписание) Университета. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие распорядительную документацию и документы консультативно-совещательных органов возглавляемых руководством.

18. Порядок формирования дел

95. Исполненные документы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.

96. Контроль за формированием дел осуществляет Отдел документационного обеспечения.

97. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:1) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные

документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

2) в дело помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3) совместно группируются версии документа на казахском, русском и иных языках;

4) группируются в дела документы одного календарного года, исключение составляют - переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Университете, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год.

5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

6) телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;

7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;

8) по объему дело постоянного срока хранения не должно превышать 180 листов;

24

9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

98. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем - документ с окончательным решением вопроса, далее - иные документы, освещающие ход решения вопроса.

99. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, формируются в отдельные дела по направлениям деятельности организации. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

100. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

101. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности формируются в отдельные дела.

102. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.

103. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ- ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

104. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

105. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

106. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.

107. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.

108. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

109. Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности.

25

19. Порядок оформления дел

110. Дела Университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственным лицом за ведение делопроизводства структурного подразделения, при методической помощи и под контролем Отдела документационного обеспечения.

111. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, составление внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 25 к настоящим Правилам, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

112. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются черным, мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

113. Порядок нумерации листов дела:1) лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в

правом верхнем углу;2) документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные

издания, могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

3) листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

5) подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются - сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

6) приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно;

7) в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист - заверитель, при этом старый лист - заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

8) при наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов.

26

114. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, изъятие документов) отмечаются в листе - заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

115. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.

116. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

20. Порядок оперативного хранения документов

117. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив Университета в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.

118. Канцелярия, руководители структурных подразделений Университета обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

119. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Университета, на корешках обложек указываются их индексы.

120. Выдача дел во временное пользование иным организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения Ректора Университета. Выдача дел другим подразделениям Университета производится с разрешения начальника Отдела документационного обеспечения, а внутри структурного подразделения - под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

121. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

122. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, ставится вопрос об ответственности виновного лица в их утрате.

27

21. Порядок передачи дел в архив Университета

123. Передача дел из структурных подразделений в архив Университета осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив Университета по номенклатуре дел.

124. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 26 к настоящим Правилам.

125. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.

126. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

127. Графа описи «Примечание» используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).

128. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Университета, а второй - остается в качестве контрольного в структурном подразделении.

129. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив Университета проверяется Отделом документационного обеспечения. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением Университета.

130. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив Университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив Университета и лица, передавшего дела.

131. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информациюо регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

132. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Университета независимо от сроков хранения.

133. В случае ликвидации Университета в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в ЦТ А.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

28

Разработчик: Даниярова Г.Н. Зав.Канцелярией

Отметка о проверке доку] ^Турысжанов О.Б Начальник ОДО

29

Приложение 1к Правилам документирования и управления документацией

в Акционерном обществе «Университет Нархоз»

Схема расположения реквизитов документа210

30

Примечание:

1 - изображение логотипа2 - официальное наименование Университета3 - справочные данные Университета4 - наименование вида документа5 - дата документа6 - регистрационный номер (индекс) документа7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа8 - место составления или издания документа9 - гриф ограничения доступа к документу10 - адресат11 - гриф утверждения документа12 - резолюция13 - заголовок к тексту документа14 - отметка о контроле15 - текст документа16 - отметка о наличии приложения к документу17 - подпись18 - отметка о согласовании документа19 - оттиск печати20 - отметка о заверении копии документа21 - отметка об исполнителе документа22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело23 - идентификатор электронной копии документа24 - отметка о поступлении документа в Университет

31

«Нархоз Университет!» Ы А Н Х 0 2 «Университет Нархоз»Акционерл1к когамы Ц N I V Е К 5 I Т У Акционерное общество



Казакстан Республикасы, 050035. Алм аты к., Ж андосов к-с1, 55 Те л. +7 727 3771119 3771255 ф а кс : +7 727 3771256 \ллллй/.пагхо2 .к2 е -та Н : пагхо2@ пагхог.к2

Республика Казахстан, 050035. г. Алм аты, ул. Жандосова. 55 Те л. >7 727 3771119 3771255 факс: +7 727 3771256 т*\л/.пагхог.кг е -та П : пагхо2@ пагхо2 .к2

Формат А4 (210X297)

32

«Нархоз Университет!» «Университет Нархоз»Акционерлж когамы - ------- Акционерное общество” 1 им1Уск51ТУ



БУЙРЫК ПРИКАЗ

20 ж. №

Алматы каласы город Алматы

Г

Формат А4 (210 X 297)

33

«Нархоз Университет!» 33 ЫАКХ02 «Университет Нархоз»Акционерлж когамы ЧИ - - - - — Акционерное общество

^ ^ иМ 1усКЬ 1ТУ



9К1М РАС П О Р Я Ж ЕН И Е

20 ж. №

Алматы цаласы город Алматы

Г И

Формат А4 (210X 297)

34

«Нархоз Университет!» 5 : ,ш а к х о 2 ; «Университет Нархоз»Акционерлж когамы — — " 7 ^ 7 -------- Акционерное общество^ ^ ипПУЕРБмУ



__________________________ 2 0 ____ ж. № _____________


Формат А4 (210 X 297)

35

«Нархоз Университет!» З ^ А К Х 0 2 Акционерное обществоАкционерлш когамы 1ЛЧ1УЕР51ТУ «Университет Нархоз»

Приложение 6к Правилам документирования и управления документацией в


ХАТТАМА ПРОТОКОЛ№

(дата)Алматы к. г. Ал маты

Г 1«Заседания комиссии по... »

Председатель - Ф.И.О.Секретарь - Ф.И.О.Присутствовали: (количество) человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ1. О разработке и принципах ...Доклад руководителя ...2 .0 6 ...

Вводная

ЛЧ

часть

1. СЛУШАЛИ:Ф.И.О. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:Ф.И.О. - краткая запись выступления. Ф.И.О.-

РЕШИЛИ:1. Одобрить ...2. . . .

2. СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:РЕШИЛИ:

Председатель подписьСекретарь подпись

Основная

часть

У

Расшифровка подписи Расшифровка подписи


36

«Нархоз Университет!» Акционерное обществоАкционертк к,огамы ^■ '11 \/ с о с «Университет Нархоз»

1 1 У N I V Ь К Ъ I I У



_________________________________ № ____________________________(дата)

Алматы к. г.Алматы

АКТГ 1

Заголовок

Основание: нормативный правовой акт или иной документ, послуживший основанием для составления акта.

Составлен комиссией в составе:Председатель комиссии_____________________________________________

должность, фамилия, инициалыЧлены комиссии: 1.________________________________________________

должность, фамилия, инициалы2.________________________________________________________________

должность, фамилия, инициалы

текст

Составлен в 2-х экземплярах:1-й экземпляр: в деле №2-й экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии (подпись) (расшифровка подписи)Члены комиссии (подпись) (расшифровка подписи)


37



УтверждаюРектор Акционерного общества«Университет Нархоз»

профессор—^К. Рыбиньски

2016 г.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрациив Канцелярии

Письма, направленные в копиях для сведения.Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии

Университета).Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем

структурном подразделении Университета).Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в

соответствующем структурном подразделении Университета).Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем

структурном подразделении Университета).Сообщения о совещаниях, заседаниях.Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные

билеты.Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).Документы с пометой на конверте «Лично».Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем

структурном подразделении Университета).Прейскуранты.Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и

организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении Университета).

Сводки.Учетные данные по кадрам.

38



Форма журнала регистрации входящих документов

Вход.№и

дата

№ и дата документа

Откуда (от кого) поступил докумен

т

Краткоесодержани

едокумента

Кол-во

листов

Резолюция руководств

а и срок исполнени

я

Расписка в получении документа

исполнителе м, дата

Каким исх.№

исполнен документ и

куда подшит

1 2 3 4 5 6 7 8

Формат АЗ (420 X 197)



Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

№исх

Дата и индекс

исходящего (внутренней о) документа

Краткоесодержани

едокумента

Куда и кому

адресова н

документ

Кол-во

листов

Какой входящи й номер

исполнен

Распискаисполнителя,

отдела(исполнител

я)в получении

копии (отпуска)

документа

№ дела, куда

подшит докумен

т

Приме

чание

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Формат АЗ (210X297)

39



Форма журнала регистрации отчетов по практике

Входящий № и дата

регистрации

Ф.И.О.студента

База практики Курс,группа

формаобучени

я

Кол-востр.

Подписьстудента

Подписьпреподава

теля1 2 3 4 5 6 7 8




Форма журнала регистрации дипломной работы

Входящий №

и дата регистрации


Темадипломной

работы(проекта)

Курс, группа формаобучения

Кол-востр.


Подписьпреподавателя

1 2 3 4 5 6 7 8




Форма журнала регистрации курсовой работы

Входящий № и дата

регистрации


Темакурсовойработы

Названиедисципл

ины

Курс,группа

Формаобуче

ния

Кол-во

стр.


Подписьпреподавате

ля1 2 3 4 5 6 7 8 9


40



Форма журнала регистрации выдачи справок студентам

№ справки Датавыдачи

Ф.И.О. студента Куда адресована справка Расписка о получении

1 2 3 4 5



СВЕДЕНИЯоб исполнении документов, подлежащих контролю

по состоянию н а_____________________(число, месяц, год)

№№п/п

Н аименованияструктурны х

подразделений

Д окум енты на контроле

Из них докум енты

всего поступило в преды ду

щ ем месяце

исполненные

находящ иес я на

исполнении

спродленны м сроком

исполнения

просроченные

1 2 3 4 5 6 7 8

Начальник отдела (личная Расшифровка подписидокументооборота и подпись)контроля

Примечание.Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы,

решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.

Формат А4 (210 X297)

41

СВЕДЕНИЯоб исполнении обращений физических и юридических лиц

по состоянию н а _____________________(число, месяц, год)



№№п/п

Наименованияструктурных


Находится на исполнении

Из них

всего поступилоза

предыдущиймесяц

исполняются в срок

прос эоченывсего срок

продлен

1 2 3 4 5 6 7

Всего:

Начальник отдела (личная Расшифровка подписидокументооборота и подпись)контроля

Формат А4 (210 X 297)

- Дата поступления

Поступление

ю Дата и номер сопроводительного документа

ил Наименование предприятия - изготовителя

Количество экземпляров

<̂1 Серия и номера бланков

сл Дата выдачи

Вы

дача

Дата и номер документа на выдачу

ооНаименованиеструктурного

подразделения

Кому вы

даночОФамилия и инициалы

получателя

о Количество экземпляров

-Серия и номера бланков

ю Расписка в получении

►— »Примечание, отметка об

уничтожении испорченных экземпляров печатнобланочной продукции

ео43а:

V ;чзЯ65ь65

V ;Лпн65

•§>о&

СОГ565х5ЯаX65нЯ01с\Ьа62Xо-сXоВСя■ооыV!ЯЯяя

с*>

-ккоа:Чзжо

0

1 <ъ ж

оо \

о

05Пй

?к05ок3СЪ

О05аж§К

Ч:^зй§лж§О' ^3 §

■ао

Ж2о

«кгЖе

о>а:ж

\ |

I

43


в Акционерном объцестве «Университет Нархоз»

Журнал учета и выдачи печатей и штампов Университета

№№

П .П .

Наименовани я и оттиски печатей и штампов

Кому выданоДата

возвратаи

расписк а в

приеме

Примечание

отметки об уничтожени

и печатей, штампов

Наименование структурного

подразделения, осуществляющег

о хранение печатей, штампов

Фамилия и инициалы

должностног о лица-

получателя

Дата и расписка

вполучени

и

1 2 3 4 5 6 7


44



название организации

АКТ

____________________ № ____________(дата)

Алматы к. г-Алматы

УтверждаюРектор Акцинерного общества «Университет Нархоз»_____________ Расшифровка(личная подпись) подписи Дата

Приема передачи печатнобланочной продукции,печатей, штампов, и регистрационных учетных форм к ним

Основание: приказ Ректора от (дата) № ______«О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).Составлен комиссией в составе:Председатель комиссии____________________________________________


должность, фамилия, инициалы2. _______________________________________________

должность, фамилия, инициалы____________________________________________________________ передал

Наименование организации (структурного подразделения), осуществляющего передачу)

Наименование организации (структурного подразделения), осуществляющего прием)

1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащуюзащите (отдельно по видам), серии ____ с № ___ по № ___ в количестве_________________ экземпляров.(цифрами и прописью)

45

2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатнобланочной продукции, подлежащей защите,_________________________________

(даты, номера, количество экземпляров

актов по видам бланков)3. Печати в количестве__________________ штук.

(цифрами и прописью)4. Штампы в количестве_________________ штук.

(цифрами и прописью)5. Регистрационные учетные формы:____________________________

(виды регистрационных учетных форм,

их номера по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи, количество

листов)Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями,

штампами

(общая характеристика состояния учетной работы)

Передал (а) ______________ Расшифровка подписи(личная подпись)

Принял (а) ______________ Расшифровка подписи(личная подпись)

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии подпись расшифровка подписиЧлены комиссии подпись расшифровка подписи


46




АКТ____________________ № ____________

(дата)г.Алматы

Утверждаю Ректор Акционерного общества «Университет Нархоз»_____________ Расшифровка(личная подпись) подписи Дата

О выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатнобланочной продукции

Основание: приказ Ректора от (дата) № ______ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:Председатель комиссии ____________________________________________


должность, фамилия, инициалы2. ________________________________________________


Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции:

№№п.п.

Наименование вида печатно-бланочной

продукции, подлежащей защите

Серия и номера экземпляров

печатнобланочной продукции

Количествоэкземпляровиспорченных

печатнобланочнойпродукции


1 2 3 4 5

47

Итого(цифрами и прописью)

испорченных экземпляров печатно-бланочной

продукции.

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии __

Члены комиссии(личная подпись)

(личные подписи)

Расшифровка подписи

Расшифровки подписей

Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве ________________ уничтожены путем ____________________.(цифрами и прописью) (вид уничтожения)

Наименование должности(личная подпись)

Дата

Расшифровка подписи


48




АКТ

____________________ № ____________(дата)

г.АлматыУтверждаю

Ректор Акционерного общества «Университет Нархоз»_____________ Расшифровка(личная подпись) подписи Дата

О выделении к уничтожению печатей и штампов

Основание: приказ Ректора от (дата) № ______ «О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии ___________________ ________________________должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1._______________________________________________должность, фамилия, инициалы

2. _________________________________________________________________________________________________


Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы:

№№п.п.

Наименование Количество Примечание

1 2 3 4

Составлен в ____экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

49

Председатель комиссии _____________ Расшифровка подписи(личная подпись)

Члены комиссии ______________ Расшифровки подписей(личные подписи)

Отметки в журнал внесены, печати и штампы в количестве(цифрами и прописью)

штук уничтожены путем_________________ .(вид уничтожения)

Наименование должности ______________ Расшифровка подписи(личная подпись)

Дата


50Приложение 22

к Правилам документирования и управления документациейв Акционерном обществе «Университет Нархоз»


АКТ№

(дата)г.Алматы

УтверждаюРектор Акционерного общества «Университет Нархоз»_____________ Расшифровка(личная подпись) подписи Дата

О выделении к уничтожению неиспользованной печатнобланочной продукции

Основание: приказ Ректора от (дата) № ___(или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:Председатель комиссии_________________________________________

«О проведении проверки ...»

должность, фамилия, инициалыЧлены комиссии: 1.

должность, фамилия, инициалы2 .

Отобраны


к уничтожению утратившие в связи

(ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование ___________ практическое значение следующие виды

государственного органа (организации) неиспользованной печатно-бланочной продукции:

№№п.п.

Наименование вида печатно-бланочной

продукции

Серия и номера экземпляров

печатнобланочной продукции

Количествонеиспользованных

экземпляров


1 2 3 4 5

Итого_________________ неиспользованных экземпляров печатно-бланочной(цифрами и прописью)

продукции.

51

Председатель комиссии ______________ Расшифровка подписи(личная подпись)

Члены комиссии _______________ Расшифровки подписей(личные подписи)

Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены,неиспользованные экземпляры в количестве __________________ весом ____ кг.

(цифрами и прописью)уничтожены путем_________________ .

(вид уничтожения)

Наименование должности ______________ Расшифровка подписи(личная подпись)Дата


52



Официальное наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№(дата) (индекс)Г 1 Утверждаю

Н а _____ год Ректор Акционерного общества«Университет Нархоз»

(личная подпись) РасшифровкаподписиДата

Индексдела

Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов,

частей)

Срок хранения дела (тома,

части) и номер пункта по перечню


1 2 3 4 5

Заведующая Канцелярией __________ Расшифровка(личная подпись) подписи

дата

Визы руководителей структурных подразделений

Согласована Согласованапротоколом ЭК протоколом ЭПКАкционерного общества РГУ «Центральный государственный«Университет Нархоз» архив» Министерство культуры и

спорта Республики Казахстан (дата и номер протокола) (дата и номер протокола)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году

53

По срокам хранения Всего В том числепереходящих с отметкой

«ЭПК»Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Заведующая Канцелярией __________ Расшифровка(личная подпись) подписи дата

Итоговые сведения переданы в архив Университета.

Наименование должности работника, _____________ Расшифровкапередавшего сведения (личная подпись) подписи

дата


ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____

В дело подшито и пронумеровано _____________________ лист (ов), в том числе:литерные №№ листов__________________________________________________пропущенные №№ листов_______________________________________________пронумерованные чистые листы____________________________________________+ листов внутренней описи________________________________________________Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации



(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела

№№ листов

1 21. Брошюры и другие печатные издания2. Листовки3. Вырезки из газет4. Открытки5. Конверты6. Марки почтовые7. Марки гербовые8. Штемпели почтовые и другие9. Специальные почтовые отметки10. Сургучные, мастичные печати11. Фотодокументы12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническаядокументация13. Рисунки, гравюры, акварели14. Автографы видных деятелей15. Склеенные листы16. Утрата части листов17. Угасающий текст

Наименование должностилица, заполнившего лист- ________________ Расшифровка подписизаверитель дела (личная подпись)

дата


Примечание.1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации

особенностей их нумерации.2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в

конце дела.3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество

пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей

науки, техники и культуры;4) фотодокументы;5) рисунки, гравюры и акварели;6) крупноформатные документы;7) склеенные листы, повреждения документов;8) листы с наклеенными фотографиями, документами;9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и

типографские материалы), и количество их листов (страниц).5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления

документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

55



ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела № ___

№№п/п

Делопроизводственныйиндекс

Датадокумента

Заголовокдокумента

Номералистов

дела


1 2 3 4 5 6

Итого____________________________________________________листов документов(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_______________________________________(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,заполнившего внутреннюю опись (личная Расшифровка подписидокументов дела подпись)

дата




Официальное наименование структурного подразделения Университета

Опись №

УтверждаюНаименование должности руководителя структурного подразделения Университета ______________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

_ з а __________ год (ы)

№№п/п

Индексдела

Заголовок дела (тома, части)

Крайниедаты

(тома,части)

Срок хранения дела (тома,

части)

Количество

листов в деле

(томе, части)


1 2 3 4 5 6 7

В данную опись внесено

числе:литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности лица, составителя описи

дел с № по № __, в том(циф рам и и прописью )

(подпись)

Начальник ОД О

Зав. Архивом

(Ф.И.О.)

О.Б. Турысжанов

(дата)

(подпись) (дата)

К.М. Алимбетова(подпись) (дата)

Схема согласования и регистрации договора

Схема 1

-► Начало цикла —

Исполнителем составляется Служебная записка на имя

Ректора/Проректора на заключение договора с

Контрагентом

^ >4.Не одобрено . 4 - Г

Проект договора запускается на

согласование по ЭДО

Исполнитель•Да-

Естьзамечания?

Vнет

+Руководителиструктурных


Есть \ замечания?

После завершения согласования и подписания по ЭДО, Исполнитель распечатывает Договор с листом

согласования и подает на подпись Ректору/Проректору

ГНет

Ректор/---------На подпись— ► Курирующий^ ----------------------------—— проректор

После регистрации Специалист Канцелярии один экземпляр

подшивает в Дело, второй экземпляр передает

Исполнителю для передачи Контрагенту

гЧ— На регистрацию-

Помощник Проректора заверяет основной печатью

Университета подпись \ Руководителя

Схема 2

Схема согласования и регистрации кадровых документов

Схема 3

Схема согласования и регистрации документов Офис Регистратора:заявления на отчисление по собственному желанию, на предоставление академического отпуска и выход из него, на смену личной

информации: фамилии, имени, отчества

Начало цикла /<■

IСогласование

проекта приказа по ЭДО

На проверку....±... _

Канцелярия

IЕсть

После завершения этапа согласования приказа Канцелярия выводит

приказ на бланк и подает на подпись Проректору по

академической деятельности

После подписания приказа Канцелярия

регистрирует приказ и рассылает по

электронной почте структурным

подразделениям

Конец цикла

-Нет-Проректор по

академической деятельности

«Нархоз Университет»» Акционергнк когамы

И А КХ02У М 1 У Е Р 5 1 Т У

Акционерное общество «Университет Иархоз»

университет1»:рЛ 1К когамыныц

19 казан № 13 хаттама шеш1м1мен

ен

«Нархоз университет!» Акционерл 1 к когамында К^жаттау жэне кркаттаманы баскару

Ережелер!

Алматы 2016

Мазмуны

2

К^жаттьщ тел кркаты ............................................................................................................ 3Кел1с1м парагы ........................................................................................................................... 4Жалпы ереж елер....................................................................................................................... 5К^жаттарды дайындау мен рэс1мдеу жэне кркаттау тэрт1б1 ..................................... 5Кркат реквизиттерш рэам деу тэрт!б1.............................................................................. 6

Б^йрьщтарды (еюмдерд1) дайындау жэне рэам деу тэрт1б1........................................ 10Хаттаманы дайындау жэне рэс1мдеу тэрт1б1................................................................... 11А кпш дайындау жэне рэс1мдеу тэрт1б1............................................................................. 13Аньщтаманы дайындау жэне рэс1мдеу тэрт1б1................................................................ 14Хатты дайындау жэне рэсгмдеу тэрт1б1............................................................................. 15Кркаттаманы баскару тэрт1б1, кркат айналымын ^йымдастыру талаптары ........ 16Клрк кркаттарын ецдеу тэрт1б1 ........................................................................................... 17Шыгыс кркаттарын ецдеу тэрт1б1...................................................................................... 191шю кркаттардыц ©ту тэрт1б1 .............................................................................................. 19Кркаттарды т1ркеу тэрт1б1.................................................................................................... 19Электрондык кркат айналы м .............................................................................................. 2 0

Кркаттардыц орындалуын бакылау тэрт1б1.................................................................... 2 0

Мерлер, мертабандар мен бланктерд1 сактау жэне есепке алу тэрт1б1.................... 211стер номенклатурасын к^ру, ютерд1 калыптастыру жэне сактау тэрт1б1 ............... 2 2

1стерд1 калыптастыру тэрт1б1..................................................................................................231стерд1 рэам деу тэрт1б1............................................................................................................25Кркаттарды оперативок сактау тэрт1б1............................................................................. 26Университет м^рататына 1стерд1 беру тэрт1б1.................................................................. 27Крсымш алар................................................................................................................................. 29

3

К^ужаттын атауы:

Кыскаша сипаттамасы:

Такырыбы:

Статусы:

Бектшген куш:

Аякталу мерз1м1:

Тексеру мерз!м 1 :

Тексеруге жауапты:

К^жаттыц тел кужаты

Ереже

Ережелер к^пия емес сипаттагы кркаттармен байланысты баскарушылык кызмегп кагаз тасымалдаушылар туршде ^йымдастыру, жалпы Университеттеп кркаттаманы баскару тэрт1бш белг1лейд1 жэне ^йымдык-баскарушылык кркаттамага да катысты болады

К^жатпен камтамасыз ету

Агымдагы

19.10.2016г.

Куинн жойганга дешн

2017 жыл 2 0 желтоксан

Кецсе мецгеруш1С1

Келкмм парагы

4

К.А. Эменова

О.Б. Т^рысжанов

А.А. Мулдашева

5

1. Ж алпы ережелер

1. «Нархоз университетЬ> Акционерлж когамы (эр1 карай - Университет) кужаттау жэне кужаттаманы баскару Ережелер1 (эр1 карай - Ережелер) Кдзакстан Республикасы Мэдениет жэне спорт министршщ 2014 жылгы 22 желтоксандагы №144 буйрыгымен б е к тл ге н мемлекетпк жэне мемлекегпк емес уйымдарда кужаттау жэне кужаттаманы баскарудьщ Типтж ережелерше сэйкес эз1рленген.

2. Ережелер купия емес сипаттагы кужаттармен байланысты баскарушылык кызметп кагаз тасымалдаушылар туршде уйымдастыру, жалпы Университеттеп кужаттаманы баскару тэрт1бш белплейд1 жэне уйымдык-баскарушылык кужаттамага да катысты болады.

3. Баскарушылык кызметте колданылатын кужаттар курамы Университеттщ куз1реттЬпктер1 мен функциялары, мэселенщ шешшу тэрт1б1 (дербес, жекелей немесе коллегиалды тэртште шеилм шыгару), озге уйымдармен байланыстьщ колем1 жэне сипаты бойынша аныкталады.

4. Б1рьщгай техникалык саясат журпзу жэне кужаттармен жумыста заманауи техникальщ куралдарды пайдалану непзш де кужаттамамен камтамасыз ету жуйесш енпзу мен жетшд1руд1, Университетте кужаттармен жумыстьщ белг}ленген тэрт1бшщ катан сакталуын бакылау мен эдютемелж тургыдан басшылык етуд1

ЬОужаттармен камтамасыз ету бол1М1 (эр1 карай - КДЕБ) жузеге асырады.Курылымдык бол1мшелердеп кужаттау мен кужаттаманы баскару жагдайына

жауапкершйпк олардыц жетеюшлерше жуктелед1, олар:1) Университеттщ жогары турган курылымдык бел1мшелершщ

тапсырмалары мен баскару кужагтарыньщ дер кезшде жэне дурыс орындалуын камтамасыз етедц

2 ) агымдык 1с журпзуде калыптаскан деректж материалдардьщ олар Университет мурагатына отюзшгенге дешн сакталуын камтамасыз етед1, эр! оган жауапты болады.

5. КгКЕБ пен Кецсе жэне курылымдык бол1мшелер жетекшшер1 ауыскан жагдайда кужаттар мен ютер, сол сиякты оларга катысты журналдар жаца тагайындалган жетекппге немесе жауапты лауазымдык тулгага кабылдау-беру актю1

бойынша табысталады.

2. К^ужаттарды дайындау мен рэс 1 мдеу жэне кужаттау тэрт 1 б!

6 . Кужаттар казак тш н де эз1рленед1, казак тйнмен катар ресми турде орыс т ш де колданылады. Казакстан Республикасыныц 1997 жылгы 11 шшдедеп «Казакстан Республикасындагы тшдер туралы» Занында карастырылган жагдайларда баска да тшдер колданыста болады.

К,азак тш ндеп кужат пен орыс немесе баска тшде курылатын б1ртекп кужаттьщ эркайсысы жеке-жеке бланктерде (жеке парактарда) басылады жэне б1рыцгай реквизиттермен рэс1мделед1.

6

7. Кузкатты куру жэне рэс1мдеу кезшде бланктер пайдаланылады. Бланктердеп реквизиттер осы Ережелердщ 1-коеы м ш асы на сэйкес кужат реквизиттершщ орналасу сулбасына (схемасына) сэйкес белгш! б1р жуйелш кте орналасады.

8 . Кужаттар А4 (210x297мм), А5 (148x210мм) форматтарындагы кагаздьщ ак парактарында курастырылады.

Кдгаз парактарында кужатты куру барысында келесшер керсетшедп1) Университеттщ ресми атауы;2 ) кужат туршщ хаттарды коспагандагы атауы;3) кужатты ц датасы;4) кужаттьщ т1ркеу нем1рц5) кужатка кол койган тулга лауазымыньщ атауы, колы жэне колдьщ

тус1нд1рмес1;6) мердщ баспа-танбасы.

9. Кейб1р жагдайларда бланктер орнына Университеттщ атауын еске туаретш мортабан ак кагаздьщ жогары сол жагына оныц баспа-тацбасын кою жолымен пайдалануга руксат етшедг

10. Университетте кужат бланктершщ келес1 турлер1 колданылады:1 ) Осы Ережелердщ 2 -косы м ш асы на сэйкес хат бланкц2 ) Осы Ережелердщ З-косы м ш асы на сэйкес буйрык бланю;3) Осы Ережелердщ 4-косы м ш асы на сэйкес еюм бланю;3) Осы Ережелердщ 5-косы м ш асы на сэйкес жалпы бланк.Жалпы бланк кужаттардьщ хаттан езге кез келген турш эз1рлеу унпн

пайдаланылады.1 1 . Кужаттар бланктер1 оперативок полиграфия куралдарыньщ кемепмен

типографлык тэс1л бойынша эз1рленед1 немесе тжелей кужатты куру барысында жацгыртылады.

12. Кужаттар бланктер1 есепке алынады, ол ушш кужаттык бланктщ эр данасыныц теменп сол жагына типографлык тэсш немесе нумератор бойынша онын нем1р1, сериясы койылады.

13. Кужаттар бланктер1 белгшену1 бойынша катац турде колданылганы жен жэне Ректордьщ/проректордын тш ст1 руксатынсыз баска уйымдарга немесе езге де тулгаларга бершмеу1 тшс.

14. Баскарушылык кужаттардан езге барлык 1шю кужаттар ак кагаз парактарына куры лады.

3. К р к а т реквизиттерш рэам деу т зр т 1б1

15. Логотип (кызмет керсету белпс1) Университеттщ курылтайшылык кужаттарына сэйкес колданыста болады.

16. Университеттщ ресми атауына уйымдык-кукыктык турш керсету жолымен курылтайшылык кужаттарга сэйкес атауы енпзш ед1 («Нархоз университет!» Акционерлж когамы).

7

Курылымдык бел1мшенщ атауы ол кужаттыц авторы болып саналган жагдайда кврсетшед1 жэне уйым атауыньщ теменп жагында орналасады.

17. Кужаттыц датасы болып оган кол койылган кун (баскарушылык кужаттар, хаттар, аньщтамалар жэне баскалары) немесе кужатта айкындалган окигалар (хаттама, акт жэне баскалары) есептеледь Б е к тл м е к кужатта (ереже, регламент жэне баскалары) - беюту датасы.

Кужаттыц датасына кужатка кол коятын немесе беютетш лауазымдык тулга кол кояды. К ркат жобасын дайындау кезшде тек ай мен жыл б е л п а гана басылады.

Кужаттыц Университет 1шшде журу1 жэне орындалуымен (таныстырылуымен) байланысты оган койылатын кызмегпк белгшерге дата жэне кол койылады.

Кужаттыц датасы араб сандарымен, куш, айы, жылын б1р жуйелш кте корсету жолымен рэс1мделед1. Айдын куш жэне ай нуктемен болшген кос араб санымен, ал жыл - терт араб санымен рэс1мделед1 жэне «03.11.2016 ж.» деп жазылады.

Датаны жазудьщ создж-сандык тэсйп нормативтж-кукыктык актшер, кукыктык актшер, хаттамалар, банкпк жэне каржылык кужаттар мен азаматтардыц кукыктарына жэне зацды мудделерше катысты кужаттарда, нормативтж-кукыктык актшерге сштеме жасалганда пайдаланылады жэне «03 караша 2016 жыл» туршде рэс1мделед1.

18. Кркаттыц т1ркеу ном1р1 Университет 1стер1 номенклатурасы бойынша 1стер индексшен, журналдагы кужаттыц ретпк ном1ршен тирады.

19. Юрю кужатыныц т1ркеу ном1р1 (индекс!) мен датасына сштемеде оган жауап бершген кужаттыц т1ркеу нем1р1 мен датасы керсетшедг

20. Кркаттыц курылган немесе басылган орны кужаттардыц хаттардан езге барлык турлершде керсетшедг К^жаттын курылган немесе басылган орны оюмджтен баска барлык 1шю кужаттарда корсетшедг

21. Кужаттар уйымдарга, олардьщ курылымдык бол1мшелерше, лауазымды немесе жеке тулгаларга ж1бершед1.

Кужатты уйымга, оньщ курылымдык бол1мшесше Ж1берген кезде онын атауы Юнн эрштермен, каралау шрифтпен атау септтнде, ал кужат ж1бершген тулганын лауазымы барыс септшшде жазылады.

Кужатты уйымныц жетекипсше ж1бергенде оньщ атауы адресат лауазымы атауыньщ курамына енпзш едг

Кужатты жеке тулгага ж1берген кезде пошталык мекен-жайы корсетшедгУниверситет 1ш ш деп хат алмасу кезшде лауазымды тулганын тек аты мен

тепнщ инициалын гана барыс септшшде корсетуге руксат етшедьКужатты жеке тулгага ж 1бергенде алушыньщ аты мен тепнщ инициалы гана

корсет1лед1, содан кешн пошталык адрес корсетшедь22. Кужатты беюту гриф1 кужаттыц апгашкы парагыныц он жак бурышына

койылады жэне юцп эрштермен рэс1мделед1.Кужатты накты лауазымдык тулга беюткен жагдайда беюту гриф1 келесщей

элементтерден турады - Бекггемш соз1 (тырнакш асы з турде), лауазымныц атауы, колы, колдыц тус1нд1рмес1 жэне бекггу датасы.

8

Кужатты б1рдей лауазымдагы ек1 жэне одан да квп тулгалар беюткен жагдайда беюту гриф1 бгр денгейде, эр1 уйымдар атауларыньщ алфавитстк тэрт1бшде орналасады.

Кужат каулы, шеппм, буйрык жэне хаттамамен б ек тл ген жагдайда беюту гриф1 Б ектл ген (-мш, -м1з) сезшен, кемектес септ1пндеп баскарушы кужат туршен, оныц датасы мен ном1ршен турады.

23. Кдрар кужаттьщ алгашкы парагыньщ жогары жагында, мэтшнен бос жерде орналасады. Кдрардыц курамына орындаушыньщ (орындаушылардьщ) аты мен тепнщ инициалы (-дары), тапсырманыц (тапсырмалардыц) мазмуны, орындау мерз1м1, карар авторыныц колы жэне датасы юредг

Крсымша нускаулар, буйырылган ю-эрекеттер талап етшмейтш жэне орындаудыц типт1К мерз1м1не ие кужаттардыц карарларында орындаушы, карар авторыньщ колы, датасы корсетшедь

Тапсырма ею жэне одан да кеп тулгаларга бершген жагдайда непзп орындаушы тапсырмада б1р1нш1 корсет1лген тулга болып саналады (егер карардыц оз1нде езге б1реу белг1ленбесе).

24. Кужат мэтшшщ такырыбы кужаттыц сол жак шет1Н1ц шекарасынан бастап каралау шрифтпен, сездерд1 ауыстырмай рэс1мделед1 жэне эр жол 35-тен аспайтын белп иелену1 ТИ1С. Такырып сонында нукте койылмайды.

Мэт1нн1ц такырыбы кыска болганы, кужат мазмунын накты берген1 жен. Ол кужат туршщ атауымен сэйкес келу1 жэне «не туралы?» («к1м туралы?»), «нен1ц?» («К1МН1Ц?») деген сурактарга жауап беру1 ти1С.

25. Кужаттыц орындалуын бакылау туралы белг1 «Бакылау» сез1мен немесе мортабанмен белгшенед1 жэне мэтш шепнен тыс жерде, кужаттьщ б1ршш 1

парагыньщ жогары сол жагына койылады.26. Кужаттыц мэт1Н1 анкета, диаграмма, кесте, байланыстырушы мэт1н немесе

керсетшген формалардыц уйлес1М1 тур1нде рэс1мделед1.Кестелер мэтшд! болшектеуд1н ек1 децгей1не ие, вертикалды - багандар жэне

горизонталды - жол дар. Кестен1ц багандары мен жолдары атау септ1г1ндег1 зат ес1ммен белпленет1н такырыптар иеленед1. Багандар мен жолдардыц такырыпшалары такырыптармен сэйкест1кте болуы ти1С. Ек1 жэне одан да кеп беттен туратын кестелерд1 рэс1мдеу кез1нде кесте багандары нем1рленед1, екшил жолдан бастап осы багандардыц тек нвм1р1 гана керсет1лед1.

Кужаттагы тармактар мэнд1Л1Г1 бойынша логикалык жуйел1л1кте мэселе ш еш 1М1 кезецдер1Н1ц хронологиясы ескер1ле отырып орналасады. Колем1 елеул1, мазмуны бойынша б1р-б1рше жакын кужаттар тармактары тарауларга, б1рнеше тараулар бел1мдерге, ал бол1мдер бел1ктерге б1р1кт1р1лед1. Колем бойынша улкен тарауларда параграфтар, ал улкен бвл1мдерде бол1мшелер ерекшелену1 мумк1н.

Кужаттар мэтшшде азат жолдарды дефис немесе езге де белплермен белплеуге руксат етшмейдг

Кужаттардыц тармактары, параграфтары, тараулары, бел1мшелер1, бол1мдер1

мен бел1ктер1 нукте кою жолымен араб сандарымен келес1 турде нем1рленед1 - 1 ., 2 .,3. жэне т.б.

9

Тармактардагы тармакшалар ном1рлер1 жакша комепмен, араб сандарымен келесщей турде белгшенед1 - 1 ), 2 ), 3) жэне т.б.

Тармактар, тараулар жэне бел1мдерд1 ном1рлеу толассыз, ал тармактагы тармакшалар, тараудагы параграфтар мен бел1мдеп бел1мшелерд1 нем1рлеу дербес болып саналады/

Кужат мэт1Н1 басу машинкасында 1,5 жоларалык интервал аркылы немесе компьютерлш техника куралыныц комепмен 14 квлемд '1 Типе* Nе̂ '̂ Котап шрифтпен б1р жоларалык интервал аркылы басылады. Жекелеген жагдайларда, сол сиякты кестелер, косымшалар, орындаушы туралы белплер мен ескертулерд1

рэс1мдеу кезшде озгертуге руксат бершедьЕю жэне одан да коп паракка ие кужатты рэс1мдеу кезшде еюнпп жэне кей1нп

парактар нем1рленед1. Н ем 1рлер тыныс белг1лершс13 парактын жогары шетшщ ортасына араб сандары тур1нде койылады.

27. К^жат мэттн1нде айтылган косымшалардын бар екенд1Г1 туралы белпде парактар саны, данасы, орындау тш 1 келесщей турде керсетшедк

«К,осымша: казак тш нде 3 паракта, 1 данадан».Нормативтж-кукыктык, кукыктык акт1ге (буйрык, ук1м, ережелер, нускау,

шеш1м) косымшада б1р 1нш1 парактын он жак жогары бурышына К1Ш1 эр1птермен «К,осымша» с©31 оныц реттж ном1р1 (егер косымша б1реуден коп болса), баскарушы кужаттыц атауы, оньщ датасы мен т1ркеу ном1р 1 корсетше отырып жазылады.

28. Жогары турган, вкш егп мен аткарушы органдарга жэне сот бил1пне багытталатын кужаттарга Ректор немесе оньщ тапсырмасы бойынша Проректор кол кояды.

«Нархоз универсиет1» Акционерлж когамыныц Бас карма шеш1М1 2016 жыл 19 казан №13 хаттамамен б ек тл ген «Кужаттарды бек1ту мен кел1С1м тэрт1бЬ> атты Университеттщ 1шк1 кужатына сэйкес (ары карай - Беюту тэрт1б1) ведомствога багынысты жэне озге де уйымдарга, азаматтарга багытталатын кужаттарга Ректор, Проректор немесе курылымдык бел1мшелер жетекнплер1 ез кузыретт1Л1Ктер1не байланысты кол кояды.

Кужатты беру орнына кужаттыц коипрмесш усынуга жол бер1лмейд1. Кужаткакол коюга томендегшер енед1:1) кужатка кол койган тулга лауазымыныц атауы, курылымдык бол1мшенщ

немесе Университетт1ц ресми атауы (егер кужат бланкте рэс!мделмесе);2 ) жеке колы мен колдыц магынасын ашу (аты мен тепнщ инициалы).Кужатка кун сэулес1не тез1мд1 сиямен кол койылады.Кужат тупнускасына кол коюда факсимилен! корсетуге руксат ет1лмейд1.Кужатка б1рдей лауазымдагы ею жэне одан да коп тулга кол койганда

олардыц колдары уйымдар немесе курылымдык бол1мшелердщ ресми атауларыныц алфавитт1к тэрт!б1нде орналасады.

Кужатка б1рнеше лауазымдык тулга кол койганда олардыц колдары лауазымдардыц кызметт1к иерархиясыныц кемуше сэйкес б1рш 1ц астына б1р1

орналасады.Комиссия курган кужатта оган кол койган тулгалар лауазымдарыныц

атаулары емес, олардыц комиссия курамындагы м1ндеттер1 керсетшедг

10

Университеттщ алкал ык органдарыныц (кецестер, баскармалар, мэжш стер жэне т.б.) кужаттарына торага мен хатшы (торагалык етупи жэне жазбаны журпзген тулга) кол кояды. Университет пен оньщ курылымдык бел1мшелершщ аппараттык (оперативтж) кецестершщ хаттамаларына торагалык етупи тулга кол кояды.

Егер кужат жобасында колы бар лауазымдык тулга орнында болмаса, онда кужат оньщ мшдетш аткарушы тулгага кайта рэс1мделу1 тшс. «У пин» шылауын колдану немесе лауазым атауыньщ алдына кигаш сызык кою жолымен кужатка кол коюга руксат етшмейдь

Кужатка кол коюшы тулгалар лауазымдарыньщ атауы мен колдар магынасын ашу К1Ш1 эрштермен, каралау шрифтпен рэс1мделед1. 1шю кужаттарда лауазымдар атаулары керсетшмеу1 мумкш.

Кол коюга усынылган кужаттарга орындаушы (жауапты орындаушы), кужат жобасы дайындалган бол1мшенщ жетекпис1, озге де муддел1 лауазымдык тулгалар, кажет жагдайда, болшген мшдеттерге сэйкес Проректор басшылык ететш Университеттщ каржы жэне зан кызметтершщ жетекшшер1 бурыштама согады.

29. Университет мерш щ баспа-тацбасы лауазымдык тулганын кужатта койылган колынын тупнускадан дурыс екенш куэландырады. Университет моршщ баспа-танбасын ол лауазым атауы мен койылган колдьщ бгр бел1пн иеленетшдей етш койган жен.

30. Кужатты орындаушы туралы белпге «Орынд.» кыскарган с©31, кужатты орындаушы аты-женшщ инициалы, оньщ телефоныныц ном1р1, оныц 1Ш1нде 1шю ном1р1, бар болса - электрондык пошта адрес1 енед1 жэне олар кужаттьщ соцгы парагыныц бетт1к немесе сырт жагында, сол жак томенп бурышында орналасады.

31. Кужаттыц уйымга кел!п тускеш туралы белп кужаттыц б1р1нш1 парагы бетт1к жагыныц сол жак теменп бурышына койылады жэне к1р1с кужатыныц ретпк ном1р1 мен кел1п тусу датасынан турады (кажет жагдайда - сагаты мен минутынан).

32. Кужаттыц реквизиттер1, ягни кужат датасы, Т1ркеу ном1р 1 мен к1р1с кужатыныц датасы, мэтш такырыптары, кужат мэт1Н1 (азат жолсыз), кужатты орындаушы туралы белп сол жак шетшде рэс1мделед1, ал косымшаныц барлыгы туралы белг1, колы (кужатка кол койган лауазымды тулганын атауы), кужатты келюу туралы белп (кел1су гриф1), кужаттыц кош1рмес1н растау туралы белп азат жолдан бастап рэс1мделед1.

4. Буйры ктарды (ек 1 !чдерд1 ) дайы ндау жэне рэс 1 \|деу тэрт1б1

33. Буйрыктар рет1нде кукыктык сипатка ие шеплмдер, сонымен катар Университет жумысыныц оперативок, уйымдык, кадрлык (кабылдау, кызмет1н ауыстыру, коса аткару, ауыстыру, жумыстан шыгару, аттестаттау, 61Л1КТ1Л1Г1Н арттыру, атак беру, тепн озгерту, котермелеу, марапаттау, тэртш тж жазага тарту, ецбекакы толеу, сыйакы беру, эртурл1 толемдер, жумыскерлер демалысыныц барлык турлер1, нег1зп кызмет бешш бойынша кезекшш1ктер, 1ссапарлар) жэне баска да мэселелер1 «Бек1ту тэрт1б1не» сэйкес рэс1мделед1.

Буйрыктар жобаларын Университет Ректоры/Проректорыныц тапсырмалары непз1нде, не ынталы, яки инициатив^ тэрт1пте бел1мшелер дайындайды жэне енпзед!. Кадрлык мэселелер бойынша буйрыктар жобаларын Кадрлык эю мш ш к

11

бвл1М1 ТИ1СТ1 кужаттар (ецбек шарттары, етш ш тер, кызметпк хаттар, усыныстар жэне т.б.) непзшде эз1рлейд1.

Буйрыктар казак тшшде рэам делед^ сол сиякты косымша турде орыс тшшде рэс1мделу1 мумюн, олардьщ екеу1 де б1рдей кушке ие.

Буйрыктар кунт1збел1к жыл шенбершде ретт1к сандармен нем1рленед1. Н епзп кызмет, жумыскерлердщ жеке курамы, бш 1м алушылардын жеке курамы бойынша буйрыктар ТИ1СТ1 журналдарда (мэл1меттер базасында) жеке-жеке т1ркелед1. Жеке курам бойынша буйрыктьщ ретпк ном1рше дефис аркылы «ж/к» не «к» литерлер1

косылады.Буйрыктар кош1рмелер1 корпоративтж электрондык поштамен курылымдык

бвл1мшелерге ж 1бер1лед1.Буйрыктьщ мэт1Н1, эдетте, белгшеуип, ягни констатациялаушы (преамбулалар)

жэне ОК1МШ1 ек1 бол1ктен турады.Белг1леуш1 бел1кте (преамбулада) буйрыкты шыгаруга нег1з болтан максаттар

мен М1ндеттер, деректер мен окигалар кыскаша мазмундалады. Егер буйрык баска б1р кужаттьщ нег1з1нде шыгарылса, онда белг1леуш1 бел1кте осы кужаттьщ ш к септ1Г1ндеп атауы, оньщ авторы, датасы, нем1р1 мен такырыбы корсетшедг Эд1лет органдарында т1ркелген нормативт1к-кукыктык акпге С1лтеме жасалганда, оньщ Нормативт1к-кукыктык акт1лерд1 мемлекетт1к т1ркеу реестр1нде т1ркелген нем1р1

косымша корсет1лед1.Буйрыктар жобаларындагы преамбула БУЙ Ы РАМ Ы Н сез1мен аякталады,

бас эрштермен, каралау шрифтпен жазылады жэне оны баска жолга ауыстыруга жол бершмейдг

©К1МШ1 бол1кте эрб1р 1с-эрекетт1н орындаушысын жэне орындалу мерз1м1н керсету жолымен тапсырылган 1С-эрекеттер санамаланады. 0к1мш1 болж тармак, тармакша мен азат жолдарга болшедг

Б1ртект1 сипатка ие 1С-эрекеттер б1р тармакта гана саналуы мумкш. Орындаушылар рет1нде курылымдык бел1мшелер немесе накты лауазымдык тулга керсет1лед1. вю мпп бол1кт1н сонгы тармагында бел1мше немесе буйрыктьщ орындалуын бакылау жуктелген лауазымдык тулга туралы мэл1меттер орын алуыМуМК1Н.

Жумыскерлерд1 кадрлык мэселелер бойынша буйрыктармен таныстыру жумыскерлер колдарымен расталады, олар «кужатты кел1су ж ен1ндег1 белп» реквизит1нен томен немесе буйрыктьщ сырткы жагына койылады.

Буйрык мэтш 1нен кеш нп «кужат косымшасыньщ барлыгы туралы белп» реквизип жеке-дара рэс1мделмейд1.

5. Хаттаманы дайы ндау жэне рэс 1 мдеу тэрт 1 б 1

34. Хаттама кенес (мэжш1с, жиналыс) кезшде жург131лген жазбалар, баяндамалар мен сейленген свздердщ усынылган тезистер1, аныктамалар, шеппмдер жобалары жэне баска да материалдар нег131нде осы Ережелерд1н 6 косымшасына сэйкес форма бойынша рэс1мделед1.

12

Университет 1шшде курылатын жэне одан тыс жерге шыгарылмайтын хаттаманы арнайы бланюс1з де рэс1мдеуге болады.

Хаттаманыц реквизиттер1 болып келесшер саналады:1) Университеттщ жэне (немесе) курылымдык бол1мшенщ ресми атауы;2 ) кужат турш щ атауы;3) датасы;4) хаттаманьщ т1ркеу ном1р1;5) хаттама шыгарылган жер;6 ) беюту гриф! (кейб1р жагдайларда);7) мэтшнщ такырыбы;8 ) мэтш;9) колы.Университетте хаттамалар толык немесе кыскаша формада басылуы мумюн.Толык хаттаманыц мэтш 1 ею, ягни юрюпе жэне н епзп белжтен турады.Юрюпе бол1мде хаттама такырыбынан кешн тораганыц (торагалык етушшщ)

жэне МЭЖ1Л1С (жиналыс) хатшысыныц аты мен тепнщ инициалдары, катысушылар Т131М1 немесе егер катысушылар саны 10 адамнан асса, онда коса бершген Т131мге сштеме керсетшед1.

Мэж1Л1ст1ц немесе баска б!р консультативт1к-кецест1к органныц хаттамасында алкалык органныц катысып отырган мушелер1 теп бойынша жеке-жеке, эр1

алфавиток тэртште санамаланады. Олардан соц лауазымын жэне уйым атауын корсету жолымен шакырылгандардыц тектер1 жазылады.

К1р1спе бол1к кун тэрт1б1мен (карастырылатын мэселелер Т131м1мен) аякталады, онда кун тэрт1б1Н1ц эрб1р тармагыныц баяндамашысы корсетше отырып, мэнд1л1п бойынша тэртште атап етшедь Эр мэселе азат жолдан басылады, араб санымен ном1рленед1 жэне оньщ атауы «Туралы», «Женшде» шылауларынан басталады. Жекелеген жагдайларда кун тэрт1б1 хаттамага коса бершу1 мумк1н, ал хаттаманыц оз1нде, мэтшнщ алдында «Кун тэрт1б1 коса бершген» деген жазба жасалады.

Хаттаманыц непзп бел1п кун тэрт1б1Н1Ц тармактарына сэйкес келетш бол1мдерден турады. Эрб1р бел1мнщ мэт1Н1 - ТЫ Н ДАЛ ДЫ - С 0И Л Е Д 1 - К^АУЛЫ ЦАБЫЛДАДЫ (Ш ЕШ Т1) сулбалары бойынша курылады, олар сол жак шетте бас эр1птермен, каралау шрифтпен жазылады.

К,абылданган шеш!м толык басылады, кажет жагдайда дауыс беру корытындысы келт1р 1лед1.

Талкылау кез1нде айтылган ерекше пш рдщ мазмуны хаттама мэт1н1нде тш ст1

каулыдан (шеш1мнен) кеЙ1н жазылады.ТЫ НДАЛДЫ бол1М1нде баяндамашыныц аты мен тепнщ инициалы

(лауазымныц атауы кун тэрт1бшде корсет1лед1) келт1ршед1, баяндамалар мен сездердщ нег1зг1 мазмуны хаттама мэт1н1нде орналастырылады немесе оган коса бер1лед1, соцгы жагдайда мэт1нде «Сойленген соз коса бершген» деген сштеме рэс1мделед1.

С 0И Л ЕД 1 бел1М1нде сойлеушшердщ аты мен тепнщ инициалдары, кажет жагдайда лауазымдары жэне мэж ш сте айтылу рет1 бойынша сейленген сездердщ мазмуны корсетшедь

Баяндамашы мен сойлеушшерге койылган сурактар жэне олардьщ жауаптары олардыц тусу ретше карай хаттамага тусед1 жэне сол ретпен жазылады, сонымен б1р мезгшде «Сурак», «Жауап» создер1 жазылмайды, тек сурак немесе жауап келш тускен тулганын аты мен тепнщ инициалдары гана керсетшедь

К,аулы кабылданатын бвлжте туйык етютжтщ комеп аркылы кабылданган шеппмдер жазылады.

К,ыскаша хаттаманыц мэтш 1 де ею болжтен турады. Клрюпе болшшде кун тэрт1б1 кврсетшмейдь

К,ыскаша хаттаманыц н еп зп болшше карастырылатын мэселелердщ атаулары мен олар бойынша кабылданган шеиимдер енпзш ед1.

Сурактыц атауы нвм1рленед1, «Туралы», «Жон1нде» шылауларынан басталады, орта тусында басылады (эр жолдыц басы мен соцы орналасу аумагы шекарасынан б1рдей кашьщтыкта болганы жон) жэне соцгы жолдыц томенг1 жагы б1р сызыкпен сызылады. Сызыктыц астында осы мэселеш талкылаган кезде сойлеген лауазымды тулганыц аты мен тепнщ инициалдары кврсетшедг Артынша мэселе бойынша кабылданган шепим корсетшед1.

Хаттаманыц такырыбына алкалык (коллегиалды) кызметт1ц тур1 мен алкалык органныц 1Л1К септ1г1ндеп атауы К1ред1 (кызметкерлер жиналысы, кецес мэж1Л1Стер1 жэне баскалары).

Хаттамага торага мен хатшы (торагалык етупи мен жазбаны журпзупп тулга) кол кояды. Хаттаманыц датасы болып м эж ш с датасы саналады. Егер ол б1рнеше кунге созылса, онда сызыкша аркылы мэж1Л1СТ1ц басталу жэне аякталу датасы корсет1лед1.

Хаттамаларга ю жург1зу жылыныц шецбер1нде хаттамалардыц келесщей эрб1р тобы бойынша жеке-жеке ретпк ном1рлер бер1лед1: жиналыстар хаттамалары, коллегиялар мэжш стер1, техникалык, гылыми жэне экспертпк (сараптау) кецестер1 жэне т.б. хаттамалары. Б1рлескен мэжш1стер хаттамалары курамдык нем1рлерге ие, оган мэж1Л1ске катыскан уйымдардыц реттж нем1рлер1 енед1.

Хаттамалар кеппрмелер1 немесе кабылданган шеш1мдер хаттамалардан узшд1

реОнде муддел1 уйымдар мен лауазымды тулгаларга ж1бер1л1м корсетк1Ш1не сэйкес таратылады. Ж1берш1м корсетк1Ш1н мэселен1ц карастырылуын эз1рлеген бол1мшен1Ц жауапты орындаушысы курады жэне оган кол кояды, соцынан курылымдык бел1мше жетекш1С1 оны бек1тед1. Хаттамалар кепирмелер1 жэне олар дан уз1ндшер Университет мор1мен расталады.

6. А кт 1 Н1 дайы ндау жэне рэс 1 мдеу тэрт 1 б!

35. Актшщ мазмуны белпленген деректер немесе окигалар расталатын акпарат болып есептелед1. Актш 1 осы дерект1 (тапсыру-кабылдау (жумысты, материалдык кундылыктарды, кужаттарды), зерттеу (техникалык жэне орт каушаздшшщ жагдайы, кызмет нэтижелершщ ецбек жагдайы), сынактар (улг1лерд1,

13

14

жуйелер мен технологияларды сынау), жоюга белш шыгару (материалдык кундыльщтар, кужаттар), беру, тугендеу ревизиясыныц белгшенген ережелерш бузу, апаттар мен кайгылы окигаларды тексеру, уйымды жою, нактылаушы (регламенттеупп), техникальщ (орындалган жумыстар, бас тарту, карау, бас тартуды болдырмау, усынылган кызметтерд1 салыстыру жэне т.б.) растайтын б1рнеше тулга курастырады.

Акт жалпы бланк непзш де осы Ережелердщ 7 косымшаеына сэйкес форма бойынша рэс1мделед1.

Университет 1шшде курылатын жэне одан тыс жерге шыгарылмайтын хаттаманы арнайы бланюс1з де рэс1мдеуге болады.

Актшщ реквизиттер1 болып келесшер саналады:1) осы Ережелердщ 18 тармагыньщ талаптары ескершген логотип

кесюндемесц2) Университеттщ ресми атауы;3) кужат туршщ атауы;4) дата;5) актш1 т1ркеу ном1р1 (индекс!);6 ) акт1 курылган жер;7) бек1ту гриф1 (кейб1р жагдайларда);8 ) мэт1нн1н такырыбы;9) мэт1н;1 0 ) колы.Актшщ мэт1Н1 ек1 бел1ктен, ягни К1р 1спе мен белгшеуш1 бол1ктен турады.Клрюпеде акт1Н1 куру га арналган нег1з корсетшед1, курастырушылар жэне,

кажет жагдайда, осы кезде катыскан тулгалар атап етшедьАкт1н1н белг1леуш1 бол1пнде жург1зшген жумыстыц мэн1 мен сипаты,

белгшенген фактшер мазмундалады, ТИ1СТ1 мэл1меттер келт1р1лед1.А кпге тужырымдар, усыныстар, сол сиякты орындалуы М1ндетт1 1с-шаралар

ену1 мумюн. Мэтш соцында, койылган колдар алдында акт даналарыньщ саны жэне олардыц жайгаскан жер1 туралы мэл1меттер орналастырылады. Акт даналарыныц саны туралы белпден соц акт косымшаларыныц барлыгы туралы белп койылады (егер олар бар болса).

Акт1ге торага мен комиссия мушелер1, я болмаса акт1Н1 курган тулга (-лар) кол кояды. Акт1ге кол койган тулгалар тектер1 алфавитт1к тэртште рэс1мделед1, олардыц лауазымдары к©рсет1лмейд1.

Тулгалардыц акт1мен танысуы кол кою жолымен жург131лед1. Акт1 мазмунымен кел1спейт1н тулга оган ©31 кел1спейт1нд1пн келт1ре отырып, кол коюга М1ндетт1. Комиссия мушесшщ ерекше П1к1р1н жеке паракта рэс1мдеген жэне акт1ге коса берген жен.

7. Аныктаманы дайындау жэне рэс 1 мдеу тэрт 1 б!

36. Аныктаманыц мазмуны акпарат болып есептелед1, онда деректер, окигалар немесе мэл1меттер сипатталады. Университеттен тыс жерлерге Ж1бершетш

15

аныктамалар жалпы бланкте курылады. 1шю аныктама ак кагаз парактарында, бланк колданылмай-ак рэс1мделедь

Аныктаманьщ реквизиттер1 болып келесшер саналады:1) осы Ережелердщ 16 тармагынын талаптары ескершген логотип

кесюндемесц2) Университеттщ ресми атауы;3) кужат туршщ атауы;4) дата;5) аныктаманьщ пркеу ном1р1 (индекс!);6 ) шыгарылган жерц7) адресат;8) мэтшнщ такырыбы;9) мэтш;10) колы;1 1 ) келюу туралы белп (кажет жагдайда);12) мордщ баспа-тацбасы (кажет жагдайда);13) орындаушы туралы белп.Аныктама мэтш 1 б1рнеше бол1мнен туруы, кестелер, тусшжтемелер,

сштемелер, косымшалар иелену1 мумк1н.Азаматтарга оньщ жумыс орнын, лауазымын, енбекакысын жэне баска да

мэл1меттерд1 растау туралы бершетш аныктамалар мэт1ндер1 мэл1мет бер1Л1п отырган тулганьщ аты-жен1н атау септжте керсету жолымен басталуы тшс. Мэт1нн1н сонында немесе жогары он жак бурышында аныктама усынылган уйым керсет1лед1 (аныктамада «аныктама сураган жерге бершдЬ> деп жазылмайды).

Осындай аныктаманьщ мэтшшде «бул аныктама», «шынында турады (окиды, жумыс 1стейд1)» деген т1ркестер колданылмауы кажет.

Егер аныктамага орындаушы кол койса, онда «орындаушы туралы белп» реквизит! керсет1лмейд1.

8 . Х атты дайы ндау жэне рэс1мдеу тэр т 1б1

37. Хаттардьщ мазмуны сурау салу (сурату), ескерту хат (уведомление), кел1с1м, шагым (рекламациялар), тапсырма, хабарлама, еске салу (напоминание), жауап, 6ТШ1Ш, п1к1р, усыныс (оферта), ескерту, хабарлау хат (извещение), шакыру, растау жэне т.б. туралы болуы мумк1н.

Университетт1н хаттары бланкте дайындалады:1) жогары турган уйымдар тапсырмаларыньщ орындалуы туралы жауап

ретшде;2 ) эр турл1 уйымдар мен жеке тулгалардьщ сурау салуларына жауап ретшде;3) ынталы хаттар ретшде;4) эр турл! кужаттарга катысты 1леспе хаттар тур1нде.

16

Хатты жазу барысында бланкке енпзшетш реквизиттерден тыс адресат, такырып, мэтш, косымшаныц бар екещ цп туралы белп (егер олар бар болса), колы, кужатты орындаушы туралы белп сиякты реквизиттер де рэЫмделедь

Егер хат жауап хат болып табылса, онда бланк реквизиттершде шыгыс белпс1

(индекс) жэне келш тускен (ынталы) хаттыц датасы корсетшедгЕю жэне одан да коп уйымдардьщ жетеюшлер1 кол коятын кызмегпк хаттар

А4 форматындагы кагаз парагында рэс1мделед1. Сонымен б1р мезплде хатка кол койган уйымныц атауы туралы мэл1меттер «колы» реквизитшдеп лауазым атауына енпзшедг

Хатты келюу ж енш деп белплер Университетте калатын даналарга койылады. Осындай хаттар даналарына сонымен катар Университеттщ Ректоры/Проректоры кол кояды.

Жауап хаттарды дайындау мерз1мдер1 тапсырмаларды орындаудьщ бар, эр1 накты мерз1мдер1, сурау салулар немесе карар авторыньщ шеш1М1 бойынша, сол сиякты белпленген регламентке сэйкес Ректор/ Проректор карарымен белгшенедг Ынталы хаттарды дайындау мерз1мдерш уйымдардьщ немесе курылымдык бел1мшелердщ жетеюшлер1 аныктайды.

Хат МЭТ1Н1, эдетте, б1р немесе ею магыналык болжке ие.Б1р ган а б о л ж те н ту р аты н хат, бул - тус1Н1Ктемес13 о т 1Н1ш , п реам б у л асы з еске

салу, еш непзсхз х аб ар л ам а ж эн е б аскалары .Егер хат мэтш1 ею бел1ктен, ягни белгшеуш1 жэне корытынды бол1ктерден

турса, онда б1ршпп бел1кте хатты эз1рлеуд1ц себеб1, оньщ непз1 немесе непздемес1

мазмундалады, хатты дайындау непз1 болып саналатын кужаттарга С1лтемелер келт1р1лед1. Азат жолдан басталатын ек1нш1 бол1кте корытындылар, усыныстар, от1Н1Штер, шеш1мдер орналасады.

Мэт1нн1н кер1 курылымы (конструкциялары), ягни корытынды мен фаКТ1Н1 аныктау (констатация) бас тарту хатында гана болуы мумк1н.

Хаттарда мазмундаудыц келес1 турлер1 пайдаланылады:1) копше турдщ б1р1нш1 жагы («берулер1Ц13д1 отшем13», «С1здерге ж1берем1з»);2) жекеше турдщ б1ршцп жагы («Ж1беруд1 от1нем1н», «кажет деп есептеймш»);3) жекеше турдщ уипнип жагы («университет карсы емес»).

9. Кужаттаманы баскару тэрт 1 б 1 , кужат айналымын уйы мдасты ру талаптары

38. Университеттеп кужаттардыц олар курылган немесе алынган сэт1нен бастап 1СТ1 орындау, ж1беру, калыптастыру жэне Университет мурагатына тапсыру аякталганга дей1н п козгалысы кужат айналымын курайды.

39. Кужат айналымыныц колем1 ай, токсан, жыл 1Ш1ндеп юрю, шыгыс жэне 1ШК1 кужаттардыц жалпы санымен айкындалады.

Кужаттар санын есептеу б1рл1п рет1нде кужаттыц ез1 (кеппрмелер есеб1

ескершмеген) кабылданады.

17

10. Ю рк кужаттарын ецдеу тэрт 1 б 1

40. Университетке келш тусетш кужаттар алгашкы ецдеуден, алдын ала карастырудан, т1ркеуден, басшылыктыц карауынан етед1 жэне орындаушыларга жетюзшедг

41. Кужаттарды кабылдау, алгашкы ецдеу мен алдын ала карастыруды Кецсе б1р орталыктан жузеге асырады.

42. К1р1С кужаттарын алгашкы ендеу жетюзшудщ дурыстыгын жэне 1шше салынганньщ толыктыгын тексеруде, кужаттардын Университетке келш тусу дерепн тиянактау мен оларды тагайындалуы бойынша ж 1беруге эз1рлеуде жатады.

Кенсе кужаттар бар конверттер ашылады, тагайындалуы бойынша жетюзшу дурыстыгы мен кужаттар каптамасыньщ толыктыгы тексершедг

Егер кужаттьщ толык еместш немесе булшу1 орын алса, онда оньщ сонгы парагыньщ теменп жагына, сонымен катар журналда тш ст1 белгшер койылады жэне ыктиярлы турде уш дана етш акт толтырылады. Б1р данасы Ж1беруш1ге багытталады, екшппсп Кенседе калдырылады, уш ш 1ш с1 кужатты орындаушыга бершедь

Конверттер олар бойынша ж1беруш1 мекен-жайын, кужатты ж1беру мен оны алу датасын аньщтау мумк1н болган, сол сиякты жеке кужаттар кел1п тускен жагдайларда гана жойылмайды.

«Жеке» белг1С1не ие конверттер ашылмаган куйде, тагайындалуы бойынша ж1бер1лед1. К,ате жетк1зшген корреспонденция пошта бел1мшесше кайтарылады.

Кел1п тускен (т1ркелген) кужаттарга кел1п тусу датасы керсетше отырып, Университетт1н т1ркеу мертабаны койылады.

43. Алдын ала карау кезшде кел1п тускен кужаттар Университет басшылыгыныц М1ндетт1 турде карауы талап етшетш жэне талап ет1лмейт1н болып бел1нед1. Басшылыктыц м1ндетт1 турде карауы талап етшмейтш кужаттар т1келей курылымдык бол1мшелерге немесе жауапты орындаушыларга багытталады.

44. Кужаттарды алдын ала карау олардыц мазмунын, авторлыгын, курделш1Г1н жэне мшдеттемелердщ бол1ну1н уйымдастыруда белпленген непзде алга койылган мэселелерд1н жацалыгын багалаудан шыгарыла отырып жузеге асырылады.

45. Басшылык М1ндетт1 турде карастыратын кужаттарга Кдзакстан Республикасы Президент1н1н Э к1мш1Л1Г1, Казакстан Республикасыныц Парламент!, К,азакстан Республикасы Премьер-Министр1н1ц Кецсес1, орталык жэне ж ерпл1кт1

мемлекетт1к органдар, жогары турган уйым мен жеке жэне зацды тулгалардан кел1п тускен кужаттар жатады.

46. Жеке жэне зацды тулгалардыц ундеулер1 (усыныстар, етш ш тер, арыздар, ун косу мен сурау салулар) б1р орталыкта каралады жэне олар Университетке келш тускен куш журнал га т 1ркелед1.

Жеке жэне зацды тулгаларды жеке кабылдау кезшде лауазымды тулгалар алган жазбаша жэне ауызша ундеулер де жалпы кужаттардан белек, б!р орталыкта Т1ркелуге жатады.

Анонимдж ундеуд1ц т1ркеу нем 1р1 «АНМ» эрш тж индекс1нен жэне журналдагы ретт1к нем 1ршен турады.

18

47. Кунт1збел1к жыл 1шшде ундеу кайтадан келш тускен жагдайда «екшпп», «уипнип» деп эр1 карай корсету жолымен алгашкы ундеудщ т1ркеу нем1р1

койылады, ал журналда алгашкы кужаттыц нем1р1 керсетшедь К,айталама ундеудщ б1рш1ш парагыныц оц жак жогары бурышына жэне журналга «К,айталама» белпс1

койылады. К,айталама ундеулерге алдыцгы ундеулерд1 карастыру материалдары коса Т1ркелед1.

Кайталама деп сол б1р мэселе бойынша ундеу жэне б1рден-б1р тулгадан кем дегенде ею рет келш тускен ундеу болып есептелед1, онда алдыцгы ундеу бойынша кабылданган шеипм устшен шагым бершед1, бурын Ж1бершген ундеудщ дер кезшде карастырылмаганы туралы хабарланады. Егер ол тускен уакыттан бер1

карастырудыц белгшенген мерз1м1 отш кетсе, алайда жауапты мэл1мдеуш1 алмаса, онда алдыцгы ундеуд1 карау жше шеш1м1н табу кезшде орын алган баска да кемшшктер корсетшед1 .

48. Б1рден-б1р мэселе бойынша б!р гана тулгадан эр турл1 адресаттарга багытталган жэне карау ушш бгр уйымга гана келш тускен ундеулер кисык сызык (белшек) аркылы койылатын ретт1к ном1рш косу жолымен алгашкы ундеуд1Ц Т1ркеу ном1р1 астында ескершед1.

49. Кужаттарды алдын ала карау кезшде оларга т1ркелетш жэне т1ркелмейт1н деген 1р1ктеу жург131лед1. Т1ркелмейт1н кужаттар Т131М1 Кецседе т1ркелуге жатпайтын кужаттардыц Болжалды Т131М1 непз1нде осы Ереж елерд 1 ц 8 косымшасына сэйкес эз1рленед1 жэне оны Университет Ректоры бек1тед1.

Т1ркелмейт1н кужаттар Университеттщ тшст1 курылымдык б©л1мшелер1не Ж1бершед1.

50. Т1ркелет1н кужаттар олар журналда т1ркелгеннен кей1н шеш1м кабылдау ушш Университет басшылыгыныц немесе курылымдык бел1мшенщ (лауазымдык тулганыц) карауы уш 1н оган (-ларга) бер1лед1.

Кел1п тускен кужаттыц юд1рюс13 орындалуы кажет болган жагдайда Университет (курылымдык бел1мше) басшылыгы кужатты карастырганга дей!н оньщ мазмуны жэне орындаушысымен танысуга руксат беред1.

51. Университет (курылымдык бел1мше) басшылыгы караган кужаттар Кецсеге кайтарылады, онда журналга карарлар мазмуны енг131лед1, ал кужаттар кол кою жолымен жэне/немесе корпоративт1к электрондык пошта бойынша ж 1бер1лед1.

Б1рнеше курылымдык бол1мшелерге орындау уш1н жуктелген кужат оларга б!р мезплде, эр1 журналда ТИ1СТ1 белп кою жолымен коппрмелер тур1нде Ж1бер1лед1

(эл. пошта бойынша).Келш тускен жеделхаттар кабылдау датасы мен уакытын кою жолымен колхат

аркылы кабылданады, Т1ркелед1, соцынан басшылыктыц карауына жэне орындауына бершедг Кел1п тускен телефонаграмманыц МЭТ1Н1Н алушы жазып алады (басады), Т1ркейд1 жэне ол ж1бершген жетекш1ге жедел турде бершедг

Телефонаграмманы кабылдау кез1нде келес1 реквизиттер рэс1мделед1: мэт1н, Ж1беруш1, кужат туршщ атауы, дата, нем1р, лауазым атауы, кужатка кол койган тулганыц аты мен тепнщ инициалы. Сонымен катар телефонаграмманы Ж1берген жэне кабылдаган тулгалардыц лауазымдары мен тектер1, кабылдау-беру сагаты мен минуты керсет1лед1.

19

5 2 . Косымша кужаттар эз1рлемей-ак мэселелердщ шеппмш табу кезшде орындаушы кужатта жэне журналда темендепдей белплер жасайды: келш тусу датасы туралы (егер кужаттын, келш тусу!мен оньщ орындаушыга жетюзшуГ арасында уакыт интервалы орын алса), аралык орындау даталары туралы (мэл1меттерге сурау салу, телефондык келюсездер жэне т.б.), акыргы орындалу датасы жэне нэтижелер1 туралы.

11. Ш ыгыс кужаттарын ецдеу тэрт 1 б 1

5 3 . Жлберуге арналган кужаттар толык рэс1мделш Ж1бершед1. Ж1беру упин кужаттар кабылдайтын Кецсе олардыц рэамделу дурыстыгын, н еп зп кужатта керсетшген косымшалардыц бар екещцпн тексередг Дурыс рэ1мделмеген кужаттар орындаушыларга кайтарылады.

5 4 . К,ол койылган кужаттар Т1ркелед1 жэне оларга кол койылган (б е к тл ге н ) куш немесе келес1 жумыс кушнен кеш 1кт1р 1лмей адресатка (адресаттарга) Ж1бершед1, жеделхаттар мен телефакстар - жедел турде.

Орындалган кужаттардыц тупнускалары кужатты б1рге беру жолымен нег1зг1

орындаушылар болып саналатын жэне 1стер номенклатурасына сай сэйкес ютерд1

калыптастыруды ж урпзет1н курылымдык бел1мшелерге бершед1.5 5 . Егер баска уйымга багытталган кужат кайтарылуы тшс болса, онда

кужаттыц б1р1нш1 парагыныц оц жак жогары бурышына, мэтш шетшен бос жерге мертабан немесе кайтарылуы туралы белп койылады, сол сиякты журналга да белп жасалады.

12. 1 ш к 1 кужаттардыц ету тэрт1б1

5 6 . 1шк1 кужаттардыц оларды дайындау мен рэс1мдеу кезецдер1нен ету1 шыгыс кужаттарыныц, ал орындау кезец1нде - юр1С кужаттарыныц ету1не сэйкесКелу1 ТИ1С.

5 7 . 1шк1 кужаттарды к у р ы л ы м д ы к бел1мшелер арасында б1р-б1р1не беру 1С1Н

осы бел1мшелердег1 баскаруды к у ж а т т а м а л ы к камтамасыз етуге жауапты л а у а з ы м д ы к тулгалар жузеге асырады. Кужаттар журналда тш ст1 белг1 кою жолымен бершед1.

5 8 . Орындалган 1ШК1 кужаттардыц тупнускалары н еп зп орындаушылар болып саналатын курылымдык бел1мшелерге гана бер1лед1.

13. К^ужаттарды Г1ркеу тэрт1б1

5 9 . Акпараттык-аныктамалык максатта колданылатын жэне есептеу мен орындалуын талап етет1н барлык кужаттар Оркеуге жатады.

6 0 . Кужаттардыц т1ркелу1н Кецсе б1р ортальщтан жузеге асырады.Университет курылымдык бел1мшелершщ адрес1не кел1п тусетш кужаттар,

курылымдык бел1мше басшылыгы кол койган хат алмасу ТИ1СТ1 курылымдык бел1мшелерде Т1ркелед1.

20

Байланыс каналдары бойынша бершетш немесе кабылданатын кужаттар Кецседе Т1ркеледг

61. Университетте юрю кужаттары б!р рет, келш тускен куш, ал шыгыс жэне 1ШК1 кужаттар - кол койылган (б ек тл ген ) куш т1ркелед1.

1с журпзуде аякталмаган немесе орындаудыц узак мерз1мш талап ететш кужаттар кайта т1ркеуге жатпайды.

Кужатты орындау (таныстыру) ушш б1р бол1мшеден екшнпсше беру кезшде кужаттыц б1ршш1 парагыньщ теменп жагына немесе оньщ сырт жагына жэне журналга беру датасы койылады, жаца Т1ркеу нем1р1 кужатта койылмайды.

62. Жауап-кужаттарды пркеу шыгыс кужаттарын Т1ркеу журналында жузеге асырылады. Жауап-кужатка тшст1 т1ркеу журналы шецбершде реттж ном1р бершедг

63. Университетте осы Ережелердщ 9, 10 косымш алары на сэйкес юрю кужаттарын Т1ркеу журналдары мен шыгыс жэне 1шю кужаттарды т1ркеу журналы колданылады.

М1ндетт1 мэл1меттер курамы кужаттыц сипаты мен акпаратты пайдалану м1ндеттер1не байланысты баска да мэл1меттермен, атап айтканда косымшалардыц барлыгы, парактар саны, кужаттыц Университет 1Ш1нде орын ауыстыруы, мерз1мдер1Н1ц кей1нге калдырылуы жэне баскаларымен тольщтырылуы мумюн.

Университет кафедраларында б1л1м алушылардыц практикасы, дипломдык жэне курстык жумыстары журналдарда осы Ережелердщ 11, 12, 13 косымшаларына сэйкес Т1ркелед1.

Студенттерге бер!лет1н элеуметт1к-кукыктык сипаттагы аныктамалар журналда осы Ережелерд1Н 14 косымш асына сэйкес т1ркелед1.

14. Электронды к кужат айналым

64. Университетте кужаттар электронды кужат айналым аркылы (ары карай - ЭКД) усынылган схемаларга сэйкес (косымшада) кел1С1м жасалады жэне т1ркеледк

1) кел1С1м-шартты кел1с1м жасау жэне т1ркеу (1-Ш1 схема);2) кадрлык кужаттарды кел1С1м жасау жэне т1ркеу (2-Ш1 схема);3) Т1ркеуш1 Офис кужаттарына кел1с1м жасау жэне т1ркеу (3-Ш1 схема).

15. Кужаттардыц орындалуын бакы лау тэрт1б1

65. Кужаттардыц орындалуын бакылауга кужатты бакылауга кою, орындалу барысын реттеу, орындалган кужатты бакылаудан алып тастау, орындалган кужатты 1ске багыттау, кужаттыц орындалу барысы мен нэтижелер1н1ц есеб1н жург1зу, жинактау жэне талдау, кужаттардыц орындалу жагдайы туралы басшылыкты хабардар ету юредг Бакылауга жататын кужаттардыц орындалуы туралы мэл1меттер мен жеке жэне зацды тулгалар ундеулер1И1ц орындалуы туралы мэл1меттер осы Ережелерд 1 ц 1 5 ,16 косымш алары на сэйкес толтырылады.

6 6 . Орындалуын талап ететш барлык т1ркелген кужаттар, оныц 1ипнде эр турл1 себептерд1н эсер1нен орындалмай калган жэне олардыц орындалуы агымдагы жылга ауыстырылган откен жылдар кужаттары мтндетт! турде бакыланады. Бул

21

жагдайларда кайта т1ркеу ж урпзтм ецщ , ал журналда жанадан белгшенген мерз1мдер керсетшедг

67. Кужаттардыц мэселенщ мэш бойынша орындалуын бакылау курылымдык бел1мшелер жетекшшер1 мен лауазымдык тулгаларга жуктеледь

Кужаттардьщ орындалу мерз1мдер1 мен жеке жэне зацды тулгалар ундеулершщ каралу мерз1мдерш бакылауды Кецсе жузеге асырады.

68. Орындалуын бакылауды уйымдастыру кезшде т1ркеу журналдары пайдаланылады.

69. Кужат тек ККрБ бастыгыныц тапсырмасы бойынша гана бакылаудан алынады.

16. М ерлер, мертабандар мен бланктерд! сактау жэне есепке алу тэрт |б 1

70. Баспалык-бланктж ешм, мерлер, мертабандар мен кужаттарды коргау куралдарын есепке алу, колдану, сактау жэне жою юш Университет Ректорыньщ буйрыгымен (ек1м1мен) тагайындалатын лауазымдык тулгалар жузеге асырады.

71. Баспалык-бланктж ешм, мерлер, мертабандар мен кужаттарды коргау куралдарыньщ есеб1 осы Ережелерде аныкталган т1ркеу-есептеу формаларында журпз1лед1.

72. Баспалык-бланктж ен 1мд1 есепке алу жэне беру осы Ережелердщ 17 косымшасына сэйкес баспалык-бланктж ешмд1 есепке алу жэне беру журналында журпзшед!.

Бул журнал баспалык-бланктж ешмнщ эрб1р тур1не жеке арналады.73. Бланктерд1 беру тш ст1 журналдарда колхат алу жолымен журпзшедь74. Толтырылмаган бланктерд1 оперативт1к полиграфия куралдарымен

кебейтуге жэне кеш1руге жол бершмейдг75. Мерлер мен мертабандар есеб1, сонымен катар оларды беру осы

Ережелердщ 18 косымш асына сэйкес мерлерд1 есепке алу жэне беру журналында журпзшедь

76. Иркеу-есептеу формаларыньщ такырыптары Университетан 1стер номенклатурасына енпзш едг

Журналдар парактары нем1рленед1, Т1плед1 жэне оларга мор койылады.77. Крлданылмаган баспалык-бланктж ешм, мерлер, мертабандар мен

олардыц т1ркеу-есептеу формаларын баска б1р лауазымдык тулгага беру осы Ережелердщ 19 косымш асына сэйкес кабылдау-беру акт1ам ен рэс1мделед1.

78. Баспальж-бланкт1к ен1м, мерлер, мертабандар сурп салынган сейфтер мен металл шкафтарда сакталады.

79. Булшген баспалык-бланктж ен 1мдерд1 жою осы Ережелердщ 20 косымшасына сэйкес формалар бойынша баспалык-бланктж ешмдердщ бул1нген даналарын жоюга белш шыгару туралы акт куру жолымен жэне баспалык-бланктж 6 Н1МД1 есепке алу мен беру журналында тшст1 белгшер кою аркылы журпзш ед1.

80. Мерлер мен мертабандарды жою осы Ережелердщ 21 косымшасына сэйкес формалар бойынша мерлер мен мертабандардыц булшген даналарын жоюга

22

белш шыгару туралы акт куру жолымен жэне морлер мен мертабандарды есепке алу мен беру журналында тш ст1 белгшер кою аркылы журпзш едг

81. Университет кайта курылган немесе жойылган жагдайда пайдаланылмаган баспалык-бланкпк ешм, морлер мен мертабандарды жою Университет Ректоры немесе ликвидациялык комиссия терагасы беютетш осы Ережелердщ 21, 22 косымшаларына сэйкес формалар бойынша акт куру жолымен жэне есепке алу мен беру журналында ТИ1СТ1 белгшер кою аркылы журпзш едь

Журналдар мен баска да Оркеу-есептеу формаларын жою немесе эр1 карай сактау Казакстан Республикасыныц Байланыс жэне акпарат женш деп агентппнщ «Орталык мемлекетпк мурагат» РМБ-мен (эр1 карай - ОММ) келку бойынша Кдзакстан Республикасы зацнамасына сэйкес жузеге асырылады.

82. Баспальщ-бланктж ешм, морлер мен мертабандар даналарыныц бар екещцпн тексеруд1 Университет Ректорыныц буйрыгымен (ек1м 1мен) курылатын комиссия кем дегенде жылына б1р рет журпзедг

83. Тексеру нэтижелер1 туралы белп осы Ережелердщ 17, 18 косымшаларына сэйкес формалар бойынша есепке алу мен беру журналына койылады.

84. Университеттщ мер1 (мертабаны) жогалган жагдайда оны 1здеу бойынша барлык кажетп шаралар колга алынады, ал 1здеу терю нэтиже бергенде Университет Ректоры беютетш ыктиярлы турдеп акт толтырылады.

1 7 .1стер номенклатурасын куру,1 стерд 1 калыптастыру жэне сактау тэрт 1 б 1

85. 1стер номенклатурасы орындалган кужаттарды ютерге топтастыруга, 1стерд1 есептеу мен жуйелеуге, оларды сактау мерз1мдерш аныктауга арналган, эр1

теракты жэне уакытша ( 1 0 жылдан астам) сакталатын ютер Т131МШ жасау, сонымен катар уакытша ( 1 0 жылга деш нплерд1 коса алганда) сакталатын ютер есебш алу уппн непз болып саналады.

8 6 . 1стер номенклатурасына Университетте курылатын жэне Университетке келш тусетш барлык кужаттар енед1.

87. 1стер номенклатурасында кужат тур1, ягни акпарат тасымалдаушысы керсетшген электрондык немесе кагаздык екещцп белгшенедь

8 8 . 1стер номенклатурасын куру кезшде курылтайшылык кужаттар, курылымдык бел1мшелер туралы ережелер, жумыскерлердщ лауазымдык нускаулары, сактау мерз1мдер1 керсетшген кужаттардыц типтж (ведомстволык) Т131мдер1, ютердщ типтж (улгшж) номенклатурасы, курылым (штаттык кесте), жумыс женш деп жоспарлар мен есептер басшылыкка алынады, Университет кызметшде калыптасатын кужаттар турлер1, курамы мен мазмуны зерттеледь

89. 1стер номенклатурасын осы Ережелердщ 23 косымшасына сэйкес формалар бойынша Кецсеге тшст1 курылымдык бел1мшелер усынган ютер номенклатурасы непзш де курайды (агымдагы жылдыц 1 кыркуйепнен кепиютрмей).

90. Жацадан курылган бел1мше б!р ай мерз1м 1ппнде бел1мшенщ ютер номенклатурасын жасауга жэне оны Кецсеге усынуга мш детп.

91. Университеттщ ютер номенклатурасына Кенсе мецгерушю1 кол кояды, ол Университеттщ сараптау комиссиясымен (эр1 карай - СК) жэне ОММ сараптау- тексеру комиссиясымен (эр1 карай - СТК) келюшед1 (кужаттар соцгысына, ягни мурагатка туракты сактауга бершед1) жэне оны Университет Ректоры беютед1

(агымдагы жылдьщ соцынан кеийкпрмей). Егер Университет курылымы мен кызметшде кандай да б1р концептуалды езгерютер болмаса, онда ютер номенклатурасы СТК-мен кем дегенде 5 жылда б!р рет келюшед1,

92. 1стер номенклатурасы кажетп колемдеп дана етш басылады. Б ектл ген номенклатураньщ озара келюшген б!р данасы ОММ-да сакталады.

9 3 .1стер номенклатурасы эр жылдьщ соцында нактыланады, оны Университет Ректоры бек1тед1 жэне ол оку жылыныц кыркуйепнен юке косылады.

94. 1стер номенклатурасы бел1мдершщ атаулары болып курылымдык бол1мшелер атаулары саналады, олар Университеттщ б ек тл ген курылымына (штаттык кестесше) сэйкес орналасады. Номенклатураньщ б1рш 1ш бвл1мше баскарушыльщ кужаттама мен басшылык баскаратын консультативтж-кецестж органдардьщ кужаттары бар ютер такырыптары енпзш едг

1 8 .1стерд1 калыптастыру тэрт 1 б!

95. Орындалган кужаттарды орындаушы ютер номенклатурасына сэйкес ютер етш калыптастырады. 1стер номенклатурасынан тыс 1стерд1 калыптастыруга жол бершмейд1.

9 6 .1стер калыптастыруга бакылауды ККЕБ журпзед1.9 7 .1стерд1 калыптастыру кез1нде келес1дей жалпы талаптар сакталады:1) 1ске тек орындалган, дурыс рэс1мделген, ез мазмуны бойынша 1стер

номенклатурасындагы 1стер такырыптарына сэйкес келетш кужаттар орналастырылады;

2) 1ске б!р мэселен1н шеш1М1н табуга катысты барлык кужаттар б1рге орналастырылады.

Кужаттардыц косымшалары оларды бек1ту немесе куру датасына тэуелс1з турде ездер1 жататын кужаттарга барып косылады.

180 парактан астам колемге ие косымшалар жеке том курайды, кужатта ол туралы арнайы белп койылады.

3) кужаттыц казак, орыс жэне озге де тш дердеп версиялары б1рлест1ре топтал ады;

4) б!р кунт1збел1к жыл 1Ш1ндег1 кужаттар жэне оку орындарыныц оку жылы 1Ш1нде калыптасатын кужаттары 1стерге топталады, тек ауысатын 1стер, сот ютер1 мен жеке 1стерд1 коспаганда, соцгылары осы тулганыц Университетте жумыс ютеген барлык кезец1 барысында калыптасады.

5) туракты жэне уакытша сактау мерз1мдерше ие кужаттар болек топтастырылады;

6 ) жеделхаттар, факсограммалар ксерокопиялары, телефонограммалар ютер номенклатурасына сэйкес жалпы непздеп 1стерге орналастырылады;

23

24

7 ) кайтаруга жататын кужаттар, шимай кагаздар мен артык даналар юке орналастырылмауы тшс;

8 ) сактаудьщ туракты мерз1мше ие ю колем1 бойынша 180 парактан аспауыкерек;

9 ) 1сте б1рнеше том (бол1к) бар болса, онда 1стщ ном1р1 (индекс!) мен такырыбы эрб1р томда томдардьщ (болжтердщ) ном1рленуш косу жолымен койылады, соцгы томда (болште) «соцгы» сез1 косып жазылады.

98. 1стщ 1ппндеп кужаттар мэселенщ шешшу жуйел1л 1пне сэйкес (шешшетш мэселелер бойынша хронологиялык тэртште) жогарыдан томен карай орналасады немесе ютщ басында ынталы кужат, одан кешн - мэселенщ соцгы шеппмше ие кужат, эр1 карай - мэселенщ шешшу барысын баяндайтын озге де кужаттар орын тебедь

99. Уйым н еп зп орындаушы болып саналатын жогары турган уйымдардыц акт1лер1 мен тапсырмаларын орындау бойынша есепт1к жэне акпараттык сипатка ие барлык кужаттар уйым кызметшщ багыттары бойынша жеке-жеке ктер ретшде калыптастырылады. Калган жагдайларда бул кужаттар агымдагы жыл 1ипндеп хат алмасулар 1С1не коса Т1гшед1.

1 0 0 . Баскарушылык кужаттар оларга жататын косымшаларымен коса турлер1

жэне хронологиясы бойынша жеке 1стерге топтастырылады. Баскарушылык кужаттармен б ек тл ген нускаулар, ережелер, жаргылар оларга косымшалар болып есептелед1 жэне керсетшген кужаттармен б1рге топтастырылады. Егер олар дербес кужат ретшде б е к тл с е , онда оларды жеке 1стерге топтастырады.

101. Н епзп кызмет бойынша буйрыктар (ок1мдер), жеке курам, эк1мш1л1к- шаруашылык кызмет бойынша буйрыктар (ок1мдер) жеке 1стер рет1нде калыптастырылады.

102. Хаттамалар 1сте нем1рлер1 бойынша, хронологиялык тэртште, эр! оздерше катысты кужаттармен б1рге орналасады.

103. Хат алмасу ю жург1зу жылы бойынша топталады жэне хронологиялык б1р1здш кте жуйеленед1, сонымен б1р мезгшде жауап кужаты сурау салу кужатынан кеЙ1Н орналасады. Белгш 1 б!р мэселе бойынша алдагы откен жылда басталган хат алмасуды жацгырткан жагдайда кужаттар агымдагы жылдыц 1С1не болып откен жыл 1С1Н1Ц индекс1н корсету жолымен енг1з1лед1.

104. Жеке ютердеп кужаттар олардыц кел1п тусу1не сэйкес хронологиялык тэртште орналасады.

105. Ецбекакы бойынша есеп-шоттар дербес 1стерге калыптастырылады жэне оларда жумыскерлер тектер1Н1ц алфавиттж тэрт1б1 бойынша орналасады.

106. Ецбек шарттары жеке 1стер курамында немесе дербес турде жумыскерлер тектершщ алфавитпк тэрт1б1 бойынша калыптасады.

107. Жеке тулгалардыц Т131М1 жэне мш дегп зейнетакы жарналары мен м1ндетт1 кэсштж зейнетакы жарналарыныц б1ртутас жинактаушы зейнетакы корына аударылганын растайтын кужаттар б!р 1с болып калыптасады.

Жеке тулгалардыц Т131М1 жэне элеуметт1к аударымдардыц (жарналардыц) аударылганын растайтын кужаттар б!р ю болып калыптасады.

25

108. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер жэне штаттык кестелер олардын курылу, беютшу немесе келш тусу датасынан тэуелс13 турде, кай жылга арнап курылуымен байланысты сол жылдьщ сэйкес ютер1 болып калыптасады.

109. Жеке жэне зацды тулгалардыц ундеулер1 кызмет багыттары жэне мэселелер1 бойынша 1стер болып калыптасады.

1 9 .1стерд! рэс 1 мдеу тэрт1б1

110. Университет ютер1 олар козгалган кезде жэне жыл аякталысымен рэамдеуге жатады. 1ст1 рэс1мдеу - ют1 сактауга дайындау. 1ст1 рэс1мдеуге мукабада 1СТ1 сипаттау, брошюрлеу, парактарды ном1рлеу жэне куэландыру жазбасын куру бойынша жумыстар кешеш енед1. 1стерд1 рэс1мдеуд1 курылымдык бел1мшенщ ю журпзуге жауапты тулгасы 1ЖУ секторыныц эдютемелж комеп жэне оныц бакылауымен журпзедь

111. Сакталу мерз1мдерше байланысты ютерд1 тольщ немесе 1шшара рэс1мдеу отюзшедг Толык рэс1мдеуге туракты, уакытша сактау мерз1мдерше ие ( 1 0 жылдан астам) жэне жеке курам бойынша 1стер жатады. 1ст1 толык рэс1мдеу осы Ережелердщ 24 косымш асына сэйкес 1с мукабасыныц реквизиттер1н рэс1мдеу, 1степ парактарды ном1рлеу мен 1ст1ц растау парагын куруды, осы Ережелерд 1 ц 25 косьшш асына сэйкес 1С кужаттарыныц 1ШК1 Т131М1Н жасауды, 1СТ1 т1гу мен тыстауды, 1с мукабасыныц реквизиттер1не кажетт1 дэлелдемелер енг1зуд1 камтиды.

112. 1ске енпз1лген кужаттардыц орналасу тэрт1б1н сактау жэне беюту максатында оныц барлык парактары, оныц 1шшде жеке паракта (фишкалар) курылган карарлар да, куэландырушы парагы мен 1шю Т131мнен баскалары, ном1рленед1. Парактар кара, жумсак, графито карындашпен нем1рленед1, сандар парактыц оц жак жогары бурышына койылады.

113.1с парактарын ном1рлеу тэрт1б1:1) А4 форматынан улкешрек, б1р шет1 гана т1плген парак оц жак жогары

бурышына б1р гана парак рет1нде ном1рленед1;2) дербес нем1рленген парактарга ие кужаттар, оныц 1шшде баспа он1мдер1

жалпы тэртште ном1рлену1 немесе 031НД1К ном1рленуш сактап калуы мумк1н, эрине, егер ол парактардыц 1сте орналасу тэрт1бше сэйкес келсе;

3) б1рнеше томдардан немесе белжтерден туратын 1стер парактары эрб!р том немесе бел1к бойынша жеке-жеке нем 1рленед1;

4) фотографиялар, сызбалар, диаграммалар мен 1сте жеке парак болып саналатын иллюстративт1к жэне айрыкша кужаттар сырт жагында, сол жак жогары бурышына нем1рленед1;

5) 1шше салынганы бар, 1ске т1гшген конверттер былайша ном1рленед1: басында конверт, соцынан кезект1 ном1рмен конверттеп эрб1р салым;

6) тысталып барып кел1п тускен 1С косымшалары дербес том ретшде рэс1мделед1 жэне жеке ном1рленед1;

7) 1С парактарын ном1рлеуде кателерд1н коп кеткенд1п байкалган жагдайда оларды кайта нем1рлеу журпз1лед1. Парактарды кайта ном1рлеу кез1нде еск1

ном1рлер ош1ршед1 жэне жанына парактыц жаца ном1р! койылады, тс соцында жана

26

растаушы иарак курылады, сонымен б!р мезплде есю растаушы иарак сызылады, ал айда 1сте сакталады;

8 ) парактарды нем1рлеуде жекелеген кателжтер кездессе, онда парактардьщ литерлж ном1рлерш колдануга руксат етшедг

114. Парактарды ном1рлеу аякталганнан соц растау жазбасы курылады, оган оны курастырушы кол тусш д1рмесш, лауазымы мен курылу датасын корсету жолымен кол кояды.

1стщ курамы жэне жагдайы туралы кеш нп барлык езгерютер (булшу1, кужаттарды алу) растаушы паракта сэйкес актше сштеме жасау жолымен белгшенедь

1степ парактар саны 1с мукабасында корытынды жазбага сэйкес койылады.115. 1ст1 курайтын кужаттар картоннан жасалган кап ы мукабага кем дегенде

торт тесж жасау жолымен Т1плед1 немесе туптелед1, эрине, барлык кужаттар мэтшдершщ ерюн окылу мумющ цп ескершедь Б 1ршии жэне соцгы тесж парактьщ жогаргы (томенп) шекарасынан б!р сантиметр кашыктыкта жасалады. 1стерд1 т1гуге (туптеуге) дайындау кезшде металл беютпелер (туйреу1штер, шгектер жэне баскалары) кужаттардан алый тасталады.

116. Уакытша (10 жылга дешн) сактау ктерш тезтжпелерде (скоросшиватель) сактауга, ютеп кужаттардыц кайта жуйеленуш отюзбеуге, ютер парактарын нем1рлемеуге, растау жазбаларын курмауга руксат етшедг

20. Кужаттарды оперативтж сактау тэрт!б 1

117. 1с журпзудеп кызмет1 аякталганнан кешн кужаттар Университет мурагатына етюзгенге дешн б1р жыл бойы олар ездер1 калыптаскан жердщ 1стершде сакталады.

118. Кецсе, Университет курылымдык бол1мшелершщ жетекиилер1 кужаттар мен ктердщ сакталуын камтамасыз етедг 1стер жумыс кабинеттершдеп немесе осы максат уиин арнайы болшген болмелердеп шкафтар мен сейфтерде сакталады.

119. 1стер Университет ютершщ б ек тл ген номенклатурасына сэйкес орналасады, мукабалар тыстарында олардыц индекстер1 корсетшедг

1 2 0 . 1стерд1 озге уйымдарга уакытша пайдалануга беру жазбаша отш 1ш непзшде жэне Университет Ректорыныц руксатымен гана жузеге асырылады. 1стерд1 Университеттщ баска бел1мшелерше беру Кецсе мецгеругшсшщ руксатымен гана, ал курылымдык бел1мшелер 1шшде - колхат алу жолымен журпзш едг

Бершген 1ске ютщ карта-орынбасары жасалады. Онда курылымдык бол1мше, 1СТ1Ц индекс!, оныц бершген датасы, ютщ юмге бершгеш, оныц кайтарылган датасы керсет1лед1, 1СТ1 алу жэне кабылдау женш деп колхаттарга арналган багандар карастырылады.

121. 1стерден кужаттарды алу Кдзакстан Ресиубликасыныц зацнамасына сэйкес журпзш ед1, сонымен б!р мезплде юке алынган кужаттардыц кегшрмелер1

мен тупнускаларды алу туралы акт (хаттама) салынады.

27

1 2 2 . 1стер мен кужаттар жогалган жагдайда кызметпк тергеу журпзшед1, оньщ нэтижелер1 бойынша олардыц жогалуына юнэл1 тулганыц жауапкершшш туралы мэселе алга койылады.

21. Университет мурагатына 1 стерд 1 беру тэрт1б!

123. 1стерд1 курылымдык бел1мшелерден Университет мурагатына беру ю журпзуде аякталган кужаттар мен ютердщ кундылыгын сараптау нэтижелер1

бойынша курылатын ютер жазбалары непзш де жузеге асырылады. Уакытша ( 1 0

жылга дешн) сактау кужаттары Университет мурагатына ютер номенклатурасы бойынша бершедг

124. 1стер жазбалары осы Ережелердщ 26 косымшасына сэйкес туракты, уакытша сактау мерз1мдерше ие ( 1 0 жылдан астам) жэне жеке курам бойынша ютер болып жеке-жеке курылады.

125. 1стер жазбаларыныц багандары ктер мукабасына шыгарылган мэл1меттермен тура сэйкестште толтырылады. Жазбага енпзу кезшде б1рдей такырыптарга ие катар ютерде б1ршцп ютщ такырыбы толык жазылады, калган барльщ б1ртект1 ютер «соныц езшдей» сез1мен белпленед1, сонымен б1р мезплде олар туралы мэл1меттер жазбага толык енпзш едг Жазбаныц жаца парагында б1ртект1 1стерд1ц такырыптары толыгымен жацгыртылады.

126. Эрб1р 1С (том, 1СТ1Ц б о л т ) жазбага дербес ретт1к ном1р1 бойынша енпзшедь

127. «Ескерту» жазбасыныц баганы 1СТ1Ц физикалык жагдайыныц ерекшел1ктер1 туралы, ют1 баска курылымдык бел1мшеге (озге уйымга) беру жон1нде белг1 кою уппн пайдаланылады.

128. 1стер жазбалары ею дана ет1п курылады, олардыц б!реу1 1стермен коса Университет мурагатына бершед1, ал ек1нш1С1 курылымдык бол1мшеде калады.

129. 1стерд1 Университет мурагатына беру ушш калыптастыру мен дайындаудыц дурыстыгын К,К,ЕБ тексеред1. Орын алган кемш1Л1ктерд1

Университетт1ц курылымдык бол1мшес1 жояды.130. Эрб1р 1СТ1 кабылдауды Университет мурагатына жауапты жумыскер

курылымдык бол1мше кызметкер1Н1ц катысуымен жург1зед1. Сонымен б!р мезг1лде жазбаныц ек1 данасына, оган енпзшген эр юке карсы жерге ютщ бар екещцпн растайтын белп согылады. Жазбаныц эрб1р данасыныц соцында накты кабылданган 1стер саны, ютерд1 кабылдау-беру датасы, сонымен катар Университет мурагатына жауапты жумыскер мен ют1 берген тулганыц колдары сандармен жэне жазбаша турде корсетшед1.

131. 1стермен б1рге мурагатка кужаттардыц т1ркеу картотекалары жэне (немесе) бер1лет1н кужаттардыц орындалуы жэне т1ркелу1 туралы акпараттарга ие багдарламалык куралдар мен мэл1меттер базасы бер1лед1. Эрб1р картотеканыц немесе мэл1меттер базасыныц такырыптары жазбага енг131лед1.

132. Курылымдык бел1мше жойылган немесе кайта уйымдастырылган жагдайда осы курылымдык бел1мшенщ 1с жург1зуге жауапты тулгасы жою ю-

28

шаралары журпзшген кезецде калып койган барльщ кужаттарды ютер ретшде калыптастырады, 1стерд1 рэс1мдейд1 жэне оларды сакталу мерз1мдерше тэуелс13 турде Университет мурагатына бередь

133. Университет жойылган жагдайда, жою ю-шаралары журпзшген кезецде жеке курам бойынша кужаттар рэс1мделед1 жэне Орталык мемлекегпк мурагатка бершедг

1стерд1 беру ютер жазбалары мен ютер номенклатурасы бойынша жузеге асырылады.

Даниярова Г.Н. Кецсе мецгеруиис!

Кужатты тексергеш туралы белп: Турысжанов О.Б. ККЕБ бастыгы

29

«Нархозуниверситет!» Акционерлж цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

1-цосымша

К^жат реквизиттерш щ орналасу с^лбасы (схемасы)210

|® 2

3

73=1

20

(§><§)

78

Ескерту:

30

1 - логотип кескшдемеа2 - Университеттщ ресми атауы3 - Университеттщ аныктамалык мэл1меттер1

4 - кужат туршщ 'атауы5 - кужат датасы6 - кужаттыц т1ркеу нем1р1 (индекс!)7 - юрю кужатыныц т1ркеу ном1р1 (индекс!) мен датасына сштеме8 - кужаттыц курылган немесе басылган жер19 - кужатка кол жетк1зуд1 шектеу гриф110 - адресат11 - кужатты беюту гриф112 - карар13 - кужат мэтшшщ такырыбы14 - бакылау туралы белп15 - кужат м эт1Н1

16 - кужатка косымшаныц барлыгы туралы белп17 - колы18 - кужатты келюу туралы белп19 - мор баспа-тацбасы20 - кужат кепнрмесш растау туралы белп21 - кужаттыц орындаушысы туралы белп22 - кужатты орындау жэне оны юке багыттау туралы белп23 - кужаттыц электрондык кенпрмесшщ идентификаторы24 - кужаттыц Университетке келш тусу! туралы белп

«Нархоз Университет!» ^ ЫАКХ02 «Университет Нархоз»Акционерлк когамы ^ иН.УЕЯБ.ТУ Акционерное общество

31

«Нархоз университета» Акционерлгк цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерше

2-цосымша

Казацстан Республикасы, 050035, Алматы к , Жандосов к-с». 55 Республика Казахстан, 050035. г. Алматы, ул. Жандосова. 55Тел.: +7 727 3771119 3771255 факс: +7 727 3771256 Тел : +7 727 3771119 3771255 факс: +7 727 3771256ууум.пагхог.кг е-таН: пагхо2@пагхог кг VVVV\л̂ па̂ xо2 .к2 е-таН: пагхо2@пагхог.к2

№

А4 форматы (210 X 297)

32

«Нархоз Университет!» ЧЧЫАЮС02 «Университет Нархоз»Акционерлт когамы Шч Гу Ё ! ? 5 1тГу Акционерное общество

«Нархоз университет!» Акционерлгк цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

3-цосымша

БУЙРЫК, ПРИКАЗ

20 ж. N8_____________________


И


33

«Нархоз Университет!» «Университет Нархоз» Акционерлж когамы Г7ТГ7777- 7 -ТТТ;--- Акционерное общество

«Нархоз университетг» Акционерлж цогамындацужаттау жэне кужаттаманы басцару Ережелерше

4-цосымша

0К1М РАСПОРЯЖЕНИЕ

20 ж. №


Г 1


34

«Нархозуниверситет!» Акционерльк цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

5-цосымша

«Нархоз Университет!» «Университет Нархоз»АкционерЛ1К когамы "Ц 77777:, -“г 'г- --- Акционерное общество” ^иН1УЕн51ТУ

_____________________ 20___ж. № ____________



«Нархоз Университет!» ЗЗ.ЫАКХ02 Акционерное обществоАкционерлж когамы '̂ 1 ^ 1 н к н и с о с а у «Университет Нархоз»1 л V/ >'« I V С_ ГС О I I I

35

«Нархоз университетI» АкционерлЫ когамындацужаттау жэне цужаттаман ы басцару Ережелерте

6-цосымша

ХАТТАМ А

(дата)Алматы к.

П РОТОКОЛ№

г.Алматы

П«... бойынша комиссия мэжьгнсЬ>

Торага - Ф.И.О.Хатшы - Ф.И.О.Кдтыскандар: адам (саны) (т131м коса бершедГ)

КУН ТЭРТ1Б11 . ... эз1рлеу жзне кагидаттары туралы Жетекнн баяндамасы ...2 . ... туралы

Юрюпе

б е л 1м

1. ТЫ НДАЛДЫ :Аты-жош - баяндама мэ'пш коса бершген.

СОЙЛЕГЕНДЕР:Аты-жош - сойленген создщ кыскаша жазбасы. Аты-жош -

ШЕШ1М ЦАБЫ ЛДАДЫ :1. Макулдансын ...2. ...

2. ТЫ НДАЛДЫ : СОЙЛЕГЕНДЕР:ШЕШ1М КАБЫ ЛДАДЫ :

Торага колыХагшы колы

Жолдыц тус1нд1рмес1 К^ОЛДЫЦ ТуС1НД1рмеС1

Н епзп

боЛ1М


«Нархоз Университет!» Акционерлж когамы

36

«Нархоз университет[» Акционерлт цогамындацужаттау жэне цужаттаман ы басцару Ережелерте

7-цосымша

У М У Е Р 5 1 Т У

Акционерное общество «Университет Нархоз»

(дата)Алматы к.

Г 1Такырыбы

№

г.Алматы

АКТ

Непз: акт жасауга непз болган нормативтж-кукыктык акт немесе баска б!р кужат.

Келес1 курамдагы комиссия курастырган:Комиссия торагасы _______________________________________________

Комиссия мушелерк 1.

2 .

лауазымы, теп, инициалдары

лауазымы, теп , инициалдары


МЭТ1Н

2 дана етш курылган:1-дана: №. . . ютеп2 -дана: (адресат)

Комиссия торагасы Комиссия мушелер!

(колы)(колы)

(колдыц ТуС1НД1рмеС1)

(колдыц ТуС1НД1рмеС1)

А4 форматы (210X 297)

37

«Нархоз университет!» АкционерлЫ цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

8-цосымша

Беютемш - «Нархоз университет!»

кдионерлш когамыньщ ректоры, О докторы, профессор

У/ -------

К. Рыбиньски 2016 ж.

Кенседе Т1ркеуге жатпайты н кужаттардыц болжалды п зб еа

Мзл1меттер унпн коипрмелер туршде ж1бершген хаттар.Жарнамалык хабарламалар, проспектшер, плакаттар, кецестер багдарламалары.Бухгалтерл1к есептщ алгашкы кужаттары (Университет бухгалтериясында

Т1ркелед1).Оку жоспарлары, багдарламалары (Университеттщ сэйкес курылымдык

бвл1мшесшде т1ркелед1).Айлык, токсандык жэне баска да есептер (Университеттщ сэйкес курылымдык

бвл1мшесшде Т1ркелед1).Статистикалык есептш к формалары (Университеттщ сэйкес курылымдык

бел1мшес1нде т1ркелед1).Кенестер, мэж ш стер туралы хабарламалар.Куттыктау хаттары, куттыктау жеделхаттары, шакыру билеттергБаспа ешмдер1 (ютаптар, журналдар, газеттер, бюллетендер).Конвертте «Жеке» белпс1 койылган кужаттар.Такырыптар бойынша гылыми есептер (Университеттщ сэйкес курылымдык

бвл1мшесшде Т1ркелед1).Прейскуранттар.Материалдар шыгыныньщ нормалары, кецсе жабдыктары мен уйымдастыру

техникасына усынымдар (Университеттщ сэйкес курылымдык бол1мшесшде т1ркелед1).

А кп ар л ар.Кадрлар бойынша есептж мэл1меттер.

38


9-цосымша

Ю р к кркаттарын Т1ркеу ж урналыныц формасы

К1рю№жэне

датасы

Кужатт ын № жзне

датасы

Кужаткайдан

(юмнен)келштуст1

Кужаттыцкыскашамазмуны

Парактар

саны

Басшылыккарары

жзнеорындалу

мерз1м1

Орындаушын ьщ кужатты алу ко л хаты,

датасы

Кужат кандай

шыгыс № орындалган жэне кайда

Т1Г1ЛГеН

1 2 3 4 5 6 7 8

АЗ форматы (420 X 197)

«Нархоз университетI» АкционерлЫ цогамында цужаттау жэне цужаттаман ы басцару Ережелерте

10-цосымша

Ш ы гы с жэне 1ШК1 кужаттарды Т1ркеу журналыныц формасы

Шыгыс№

Шыгыс(1ШЮ)

кужатынын датасы мен

индека

Кужаттын

кыскашамазмуны

Кужаткайда

(юмге)Ж1бершге

н

Парактар

саны

Кандайю ркнем1р

орындалган

Орындаушын ыц, бел1мнщ

кужаттыц кеинрмесш

алганы туралы колхаты

1с № ..., кужат кайда

Т1Г1ЛГеН

Ескерту

1 2 3 4 5 6 7 8 9


39

«Нархозуниверситет!» Акционерлгк цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелергне

11 -цос ымша

Практика бойы нш а есептерд! Т1 ркеу журналы ны н формасы

К1р1с № жэне тпркеу

датасы

Студенттщ аты- ж ен1

Практика базасы Курс,топ

Оку тур1* Бетсаны

Студенттщколы

Окытушы Н ЬЩ колы

1 2 3 4 5 6 7 8


«Нархоз университет!» Акционерлгк цогамында цужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелергне

12-цосымша

Диплом ж^мысын тчркеу журналы нын формасы

К1р1с № жэне т1ркеу

датасы

Студенттщаты-жеш

Дипломжумысыньщ(жобасыньщ)

такырыбы

Курс, топ Оку тур1 Бетсаны

Студенттщколы

Окытушыньщколы

1 2 3 4 5 6 7 8


«Нархоз университет!» Акционерлж цогамында цужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

13-цос ымша

Курсты к жумысты Т1 ркеу журналы ны н формасы

Ю р ю № жэне т1ркеу

датасы

Студенттщ аты- жеш

Курсжумысынын

такырыбы

Пэнатауы

Курс,топ

Оку тур1 Бетсаны

Студент ТЩ колы

Окытушы н ьщ колы

1 2 3 4 5 6 7 8 9


40

«Нархоз университет!» Акционерлж цогамындацужаттау жэне кужаттаманы басцару Ережелерте

14-цосымша

Студенттерге аны ктама беруд! т1ркеу журналы ны ц формасы

Аныктама № Бершгендатасы

Студенттщ аты-жеш Аныктама юмге Ж1бер1лген

Алганы туралы колхат

1 2 3 4 5

«Нархоз университет!» Акционерлж цогамында цужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

15-цосымша

______________________ жагдайы бойынш а(куш , айы, жылы)

бакы лауга жататын кужаттардыц орындалуы туралыМ ЭЛ1М ЕТТЕР

Р/Р

№№

Курылымдыкбел1мш елердщ

атаулары

Бак!эшаудагыэкаттар

О ньщ 1Ш1нде кужаттар

барлыгы

Алдьщ гыайда

тускендер1

оры ндалгандары

О ры ндаууст ш д еп л ер

О ры ндаумерз1м1

узарты лгандары

Мерз1м1еткендер1

1 2 3 4 5 6 7 8

Кружат айналымы (жеке Крлдыц тусшд1рмес1

жэне бакылау колы)бвл 1 мшщ бастыгы

Ескерту.Мэл1меттер кужаттар турлер1 бойынша (буйрыктар, алка шеш1мдер1 жэне т.б.)

багандар, кужаттардьщ т 1ркеу ном1рлер1 жэне орындаушылар аты-жендер1мен толыктырылуы М уМ КШ .


41

_______________________ жагдайы бойынш а(куш , айы, жылы)

жеке жэне занды тулгалар ундеулерш щ оры ндалуы туралыМ 0Л 1М Е Т ТЕ Р

«Нархозуниверситет!» Акционерлгк цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

16-цосымша

Р//Р№№

Курылымдыкбел1мшелердщ

атаулары

Орындалу устш деп кужаттар

Олардьщ 1шшде

барлы гы б тк е н айда келш

тускендер1

М ерз1М1ндеорындау

устш д еп л ер

Мерз1м1узарты лгандар

барлыгы узартылганМер31М1

1 2 3 4 5 6 7

Барлыгы:

Кужат айналымы (жеке К,олдыц тусшд1рмес1

жэне бакылау колы)бел 1 мшщ бастыгы


42

«Нархоз университет!» Акционерлж цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелергне

17-цос ымша

Баспа-бланктж ешмд! есептеу жэне беру журналынын формасы

Келш тусу! Бершу!

ЛосЗняч<иЬйу>•н

ч<и

х<и

&

фхX3&03 * Ь*

<исо<и4

XАXX3о .ох

'3аЬйX(Яи.лдх3

«03

даXЯоа.СЗX03

х<и22о«хо .<ио

ЧО.ч>нЬЙX034 из

изоаЗНЛЧX<ии2

'а .ииз

оСЗн03

X*0 о .ннсЗ ф* X

>ь гг(и

X 2

нг»1=3О-«и

иэ

Ю мге берш ген

ЬЙ2

2253о -

-аазнаЗ

чю

X <и2 _

-ои О.Ч) сЗН ЧX §2 я5 =г■Д X3 * >> ^4

<

иЭXсЗОО.л

XсЗ

10

X<и22о«Xс .оо

ча.г»нЬЙXлчиэ

11

нлXчфЬЙ

’и<иЧх

’хф*

ч<

12

нахсвч

юIСЗСоаЗЮ •

-аОмсЗД Б аЗ

а.>>н2

П. X Ф <и •— ьй ьй х ^щ . |

Ф

13


43

«Нархоз университет!» Акционерлж цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

18-цосымила

Университет мерлер! мен мертабандарын беру жэне есептеу журналы

№№п.п.

Мерлер мен мертабандардыц атаулары жэне

баспа-тацбалары

Клмге бершгенКдйтарудатасыжэне

кабылдауженшдеп

колхат

Ескерту, мерлер мен мертабанда

рды жою туралы

белп

Мерлер мен мертабандардын

сакталуын жузеге асыратын

курылымдык бел1мшен1н

атауы

Алушы лауазымдык

тулганыц теп мен

инициалдары

Алуженшдеп

колхатжэне

датасы

1 2 3 4 5 6 7


44

«Нархоз университет!» Акционерлгк цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

19-цосымша

уиымныц атауы

АКТ

№(датасы)


Беютемш «Нархоз университет!»Акционерлш когамыныц ректоры

Кдлдыц (жеке колы) тусш д1рмес1

ДатаБаспа-бланкпк еш м дер, мерлер, мертабандар жэне олардыц пркеу-есептж формаларын кабылдау

Непз: Ректордын (датасы) № ______«Тексеруд1 ... журпзу туралы» буйрыгы (немесе баска кужат: жумыс жоспары, жогары турган органньщ тапсырмасы жэне т.б.).

Келес1 курамдагы комиссия курастырган:Комиссия терагасы ______________________________________________

лауазымы, теп , инициалдары Комиссия мушелерк 1._________________________________________________ _

лауазымы, теп, инициалдары2 .

лауазымы, теп, инициалдары

беруд1 жузеге асырган уйымньщ (курылымдык бел1мшенщ) атауы

кабылдауды жузеге асырган уйымньщ (курылымдык бел1мшенщ) атауы темендег1лерд1 бердг

1 .Коргауга жататын баспа-бланкпк ешмдер (турлер1 бойынша жеке-жеке), ____сериялы аралыгындагы ___________________ дана.

(санмен жэне жазбаша)

2 ._Крргауга жататын баспа-бланкпк ешмдердщ булшген даналарын жоюга болу туралы актшер _________________________________ ____________

(даталары, нем1рлерк бланктер турлер! бойынша актшер

даналарыныц саны)

45

3. Мерлер, саны дана.(санмен жзне жазбаша)

4. Мертабандар, саны дана.(санмен жэне жазбаша)

5. Т1ркеу-есептеу формалары:(т1ркеу-есептеу формаларыньщ турлерц

олардыц ютер номенклатурасы бойынша нем1рлери томдар нвм1рлер1, алгашкы жэне сонгы жазба датасы,

парактар саны)Баспа-бланктж ешмдер, мерлер жэне мертабандармен е с е п т ж жумыс журпзу

жагдайы ______________________________________________________

(есептж жумыс жагдайыныц жалпы сипаттамасы)

Берген

Кдбылдаган(жеке колы)

К,олдыц т у с 1 н д 1 р м е с 1

К,ОЛДЬЩ ТуС1НД1рмеС1(жеке колы)

дана етш курылган:

1-дана: №. . . ютеп2 -дана: (адресат)

Комиссия торагасы Комиссия мушелер!

колыколдары

КОЛДЫЦ т у ст д ф м ес! колдар тус1НД1рмес!


46


20-цосымша

уиымньщ атауы

АКТ№

(датасы)Алматы к. г.Алматы

Бекггемш «Нархоз университет!»Акционерлж когамыныц ректоры_____________ Крлдыц(жеке колы) туащ ц рм еа Дата

Баспа-бланктж еш мдердщбулшген даналарын жоюга болу туралы

Непз: Ректордьщ (датасы) № ______«Тексеруд1 ... журпзу туралы» буйрыгы (немесе баска кужат: жумыс жоспары, жогары турган органньщ тапсырмасы жзне т.б.).


лауазымы, теп, инициалдарыКомиссия мушелерк 1.

2.лауазымы, теп, инициалдары


Баспа-бланктж ешмдердщ темендепдей булшген даналары жою ушш тацдап алынды:

Р/Р№№

Крргауга жататын баспа-бланктж ешм

туршщ атауы

Баспа-бланюпк ешмдер

даналарыньщ сериялары мен

нем1рлер1

Баспа-бланючкешмдердщ

булшгенданаларыньщ

саны

Ескерту

1 2 3 4 5

Баспа-бланктж ешмдердщ булшген даналары, барлыгы ____________________(санмен жэне жазбаша)

____ дана етш курылган:

47

1-дана: № ... 1степ2-дана: (адресат)

Комиссия торагасы

Комиссия мушелер!(жеке колы)

(жеке колдары)

Колдыц ГуСШД1рмеС1

Колдар туащцрмес!

Коргауга жататын баспа-бланктш ошмдерд1 есептеу жэне беру журналынабелплер енпзщщ,_____________________________колемдеп булшген даналары

(санмен жэне жазбаша)_____________________ жолымен жойылды.

(жою тур1)

Лауазым атауы ________________ Колдыц туащ црмеа(жеке колы)

Датасы


48

«Нархоз университетI» Лкционерлгк цогамындацужаттау жэне цужаттачаны басцару Ережелергне

21-цосымша

уйымньщ атауы

АКТ

__________________________ № _______________(датасы)

Алматы к. • г.Алматы

Беютемш«Нархоз университет!»Акционерлж когамыныц ректоры_____________ Колдыц(жеке колы) туЫцщрмес!Дата

М ерлер мен мертабандарды жоюга белу туралы

Непз: Ректордыц (датасы) № ______«Тексеруд1 ... журпзу туралы» буйрыгы (немесе баска кужат: жумыс жоспары, жогары турган органныц тапсырмасы жэне т.б.).


лауазымы, теп, инициалдарыКомиссия мушелерк 1._____________________________________________

лауазымы, теп, инициалдары2. _____________________________________________


Мерлер мен мертабандардыц темендепдей булшген даналары жою ушш тацдап алынды:

р/р Атауы Саны Ескерту

1 2 о 4

дана етш курылган:

1-дана: № ... ютеп2-дана: (адресат)

Комиссия торагасы

Комиссия мушелер1

Белгшер журналга енпзщщ,

49

(жеке колы)

(жеке колдары)

Колдыц ГуСШД1рМСС1

К^олдар туспадрмес!

(санмен жзне жазбаша)дана морлер мен мертабандар

жолымен жоиылды.(жою тур1)

Лауазым атауы(жеке колы)

Колдыц тусшд1рмес!

Датасы


50

«Нархоз университет!» Акционерлт цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

22-цосымша

уиы м ньщ атауы

АКТ

№(датасы )


Беютемш«Нархоз университета Акционерлж когамыныц ректоры_____________ Крлдыц(жеке колы) туащ и рм еа Дата

Баспа-бланкгпк пайдаланбаган жоюга болу туралы

о н ш д е р д тданаларын

Непз: Ректордьщ (датасы) №«Тексеруд1 ... журпзу туралы» буйрыгы (немесе баска кужат: жумыс жоспары, жогары турган органньщ тапсырмасы жэне т.б.).

Келес1 курамдагы комиссия курастырган:Комиссия торагасы ______________________________________________

лауазымы, теп, инициалдарыКомиссия мушелерк 1.

лауазымы, теп , инициалдары2.

лауазы мы , те п , инициалдары

(мемлекетпк органньщ (уйымньщ) ресми атауы)_________ байланысты пайдаланылмаган баспа-бланктж

(жойылуымен, кайта куры луы мен)ОН1МН1Ц практикалык мэн!н жогалткан келес! турлер! жою ушш тацдап алынды:

Р/Р№№

Баспа-бланкт1к ен1м тур1Н1н атауы

Баспа-бланкпк0Н1М

даналарынын сериясы мен

нем1рлер1

Пай дал ан ылмаган даналар саны

Ескерту

1 2 3 4 5

Баспа-бланкт1к ошмнщ пайдаланылмаган даналары, барлы гы __________________(санмен жэне жазбаша)

Комиссия терагасы _______________ Ь^олдыц тусш д 1 рмес 1(жеке колы)

Комиссия муш елер 1 ________________ К^олдар тусшд1рмес!(жеке колдары)

Баспа-бланктж ошмдерд1 есептеу жэне беру журналына белгшер енпзщщ, ___________ ______ Квлемдеп,________ кг. салмакгагы пайдалынбаган даналары

51

(санмен жэне жазбаш а)_____________________ жолымен жойылды.

(жою тур1)

Лауазым атауы ________________ Ь^олдьщ тусшд1рмес1(жеке колы)

Датасы


52

Уйымныц ресми атауы

Ю ТЕР Н ОМ ЕН КЛАТУРАСЫ

«Нархоз университет!» Акционерлт цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

23-цосымша

И

___________ № _________________(датасы) (и н д е к а )

Г "I_ жылга арналган

Беютемш «Нархоз университет!» А кционерлк когамыныц ректоры_____________ Колдьщ(жеке колы) тусш д1рмес1

Дата

1стщиндекс!

1СТЩ (ТОМНЫЦ, бвЛЖТЩ)такы ры бы

1стердщ(томдардыц,бел1ктерд1н)

саны

1стщ (томный, бел 1 кт 1 и) сакталу

мерз1м1 жэне Т131М1 бойынша

тармагыньщН0М1р1

Ескерту

1 2 о 4 5

Кенсе мецгеруилс!(жеке колы)

КдлдыцТуС1НД1рмеС1

датасы

Курылымдык бел1мшелер жетекшшершщ бурыштамалары

«Нархоз университет!» Акционерлж когамыныц СК-ныц хаттамасымен Келюшген

(хаттаманьщ датасы мен нем1р1)

Казакстан Республикасы ЖЭНе СПОрТ МИНИСТрЛШШЩмемлекегпк мурагат»хаттамасыменКелюшген(хаттам аньщ датасы мен н ем 1р1)

Мэдениет«Орталык

РММ

53

басталган ютер категориялары мен саны туралы корытынды жазба

Сакталу мерз1мдер1 бойынша Барлыгы Онын, 1Ш1НДеауыспалы «СТК»

белпс1менТуракты

Уакытша (10 жылдан астам)

Уакытша (10 жылга дешн)

Барлыгы:

Кецсе мецгеруипс! _______________ К,олдыц(жеке колы) тусш д1рмес1

датасы

Корытынды мэл1меттер Университет мурагатына берщдь

М эл 11четтерд 1 берген жумы скер ___________ ____ Кдлдыцлауазымыныц атауы (жеке колы) тусш д1рмес1

датасы


54

1СТЩ КУ Э Л А Н Д Ы РУ П А РА ГЫ

№ ____ кор № ____ жазба № ____ ю

1 с т е _______________________ парак (-тар) Т 1 г ш г е н ж э н е н е м 1 р л е н г е н , о н ь щ 1 ш ш д е :

литерлш парактар № № _______________________________________________________парактардьщ ж1бершген № № __________________________________________ном1рленген таза парактар________________________________________________+ 1шк1 жазба парактары ____________________________________________________Н ем 1рлеуге жатпайтын, салымдар мен косымшалар турш де есептелген кужаттар

«Нархоз университетI» Акционерлгк цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

24-цосымша

(куж аттар турлер! ж зне оларды ц саны )

1с кркаттарын калыптастыру, рэс1мдеу, есептеу мен олардыц физикалык жагдайыныц ерекшел1ктер1

Парактар №№

1 2

1. Брошюралар жэне баска да баспа ©шмдер12 . Унпарактар3. Газет уз1ндшер1

4. Ашык хаттар (открыткалар)5. Конверттер6. Пошта маркалары7. Гербт1к маркалар8. Пошталык жэне озге де моркалыптар (штемпелдер)9. Арнайы пошталык белгшер10. Сург1шт1к (сургуч), мастикалык морлер11. Фотокужаттар12. Карталар, жоспарлар, сызбалар жэне баска да гылыми- техникалык кужаттама13. Суреттер, гравюралар, акварельдер14. Корнект1 кайраткерлер колтацбалары15. Клейленген парактар16. Парактардьщ б!р бол1пн жогалту17. 0Ш1П бара жаткан парактар

1спн куэландыру парагынтолтырган тулга _________________ Колдыц тус1нд1рмес1

лауазымыныц атауы (жеке колы)датасы

А4 форматы (210X 297)

55

Ескерту1. Куэландыру парагы ютеп парактар санын есептеу жэне оларды ном1рлеу

ерекшелктерш тиянактау уипн курастырылады.2. Куэландыру парагы жеке паракта (парактарда) курастырылады жэне ютщ

соцына Т1плед1. •3. Куэландыру парагында ютщ ном1рленген парактарыньщ саны, сонымен катар

жекеше турде, «+» (плюс) белп а аркылы ю кужаттарыныц 1ШК1 жазбасы парактарыньщ саны жазбаша турде жэне санмен корсетшедг

4. Куэландыру парагында ю кужаттарын ном1рлеу, рэамдеу мен олардьщ физикалык жагдайыньщ темендепдей ерекшел1ктер1 атап керсетшедк

1) пошталык айналым куралдары (марканьщ барлык турлер1, конверттер, ашык хаттар (открыткалар), бланктер, меркалыптар (штемпелдер), мертабандар, б1темелер (пломбтар));

2) морлер жэне олардьщ баспа-танбалары;3) корнект1 мемлекегпк жэне когамдык кайраткерлер мен гылым, техника жэне

мэдениет кайраткерлершщ колтацбалары;4) фотокужаттар;5) суреттер, гравюралар мен акварельдер;6) 1р1 форматты кужаттар;7) к1лейленген парактар, закымданган кужаттар;8) кужаттар, фотосуреттер жапсырылган парактар;9) 1шше салынгандары бар конверттер жэне салынган парактар (заттар) саны;10) дербес нем1рленетш кужаттар, (оныц 1шшде типографиялык материалдар да),

жэне олардьщ парак (бет) саны.5.Егер 1СТ1Ц б 1р парагында кужатты рэс1мдеуд1ц б1рнеше ерекшел1ктер1 бар болса,

онда куэландыру парагыныц 2-баганында 1-баганныц эрб!р позициясына карсы осы парактыц ном1р1 койылады.

6. Егер кужатта б1р паракта б1рнеше марка тур1 немесе баска да материалдар бар болса, онда 2-баганда жакша 1Ш1нде 1С парагыныц ном1ршен соц олардьщ саны корсет1лед1.

7. Егер 1сте олар орындалган материалдыц (шыпы, металл, мата жэне баскалары) ерекшелжтерше байланысты оларды нем1рлеу мумк1н емес заттар бар болса, онда 2- баганда олардьщ арасында осы зат орын тебет1н парактар ном1рлер1 корсет1лед1.

8. 1с т 1ц курамы мен жагдайына (закымдалуы, тупнуска кужаттардыц кегшрмелермен ауыстырылуы, жаца кужаттардыц косылуы) енг131лет1н барлык келес1 озгер1стер тиют1 акт1ге сштеме жасау жолымен куэландыру парагында атап етшедг

9. Куэландыру парагы нем1рленбейдг

№ ___ 1 с кужаттарыныц1ШК1 Ж АЗБАСЫ

56

«Нархоз университетI» Акционерлт цогамындацужаттау жэне цужаттаманы басцару Ережелерте

25-цосымша

Р/Р№№

1с журпзу индекс!

Кужаттьщдатасы

Кужаттыц такырыбы 1спарактарынын

ном1рлер1

Ескерту

1 2 3 4 5 6

Кужаттар, барлыгы _________________________________________ _парак(санмен ж эне жазбаш а)

1шк1 жазба парактарынын саны ___________________________________________(санмен ж эне ж азбаш а)

1с кужаттарыныц 1 ШК1жазбасын толтырган тулга ________________ К,олдыц тусшд1рмеалауазымыныц атауы (жеке колы)

датасы


57

Университеттщ Беютемшкурылымдык бвЛ1м ш е с ш щ Университеттщресми атауы курылымдык бел1мшесшщ

ж етекш 1 С 1 лауазымыньщ атауы

______________ К,олдьщ(ж еке колы ) тусшд1рмес1

Д атасы

«Нархоз университет\» Акционерлгк цогамындацужаттау жэне цу.жаттаманы басцару Ережелерте

26-цосымша

жыл (-дар) бойы нш а № ______ж азба

Р/Р№ №

1СТЩиндекс!

1СТ1Н (томньщ , бел1кт1н) такы ры бы

(Томньщ , белгктщ ) ен сонгы даталары

1стщ (томньщ ,бОЛ1КТЩ)

сакталу мерз1м1

1степ(томдагы ,б елш теп )парактар

саны

Ескерту

1 2 3 4 5 6 7

Осы жазбага аралыгындагы___________________ 1с енпзшд1, оньщ(санмен жэне жазбаш а)

1Ш1Нде:

литерлж нем1рлер:Ж1бершген нем1рлер:

Жазбаны курастыруш ы тулгалауазымыньщ атауы __________ ______________ _______________

(колы) (аты-жеш.) (датасы)

К К Е Б б а с т ы г ы ______________ О.Б. Туры сж анов _________________(колы) (датасы)

Мурагат м е н г е р у ш 1С1 __________(колы)

К.М . Э л 1мбетова(датасы)

1-ип схема

Келюм-шартты келюм жасау жэне тчркеу схемасы

-► Циклдщ басы

Мерд1гермен келгам-шарт^а отыру ушш

Ректордыц/Проректордыцатына орындаушы

К,ызметпк хат жазадыКелюм бер1лд|

Э^А арк,ылы келюм-шарт

келюм жэсауга ж|бер|лед|

Зан, бел1м!

I

-Иэ-

-Иэ-

Ескерту бар ма?

тЖокI

Курылымдыкб0л1мшелерд|ц

басшылары


Жок,

Конец цикла

2-ил схема

3-ил схема

Т|ркеуш1 Офис цужаттарына келюм жасау жэне т1ркеу схемасы:ез ертмен ок,удан шыгу, академиялык, демалысца шыгу жэне одан шы^у, жеке мэл1меттерш езгерту (аты-жеш, теп) туралы елшштер

Циклд|цбасы ',-4-

' гБуйрыцтыц

жобасын ЭКА арк,ылы кел1см

жасау

Тексеруге

Кецсе

тЕскерту бар ма? -Иэ-

Иэ


Жоц+Бас бухгалтер

-Иэ-

Буйрык,тыц келюм жасау кезец| аяцталганнан кейж, Кецсе буйрык,ты бланк^а

басып шыгарып Академиялык, к,ызмет

женшдеп проректорга к,ол к,оюга ж1беред1

Буйрык,к,а к,ол к,ойылганнан кейЫ,

Кецсе буйрык,ты т1ркеп, цурылымдык, бел1мшелерге

электрондык, пошта аркылы ж1беред1

Циклдщ соцыУ

Ескерту бар ма?\ у? -Жок,-Академиялык,

к,ызмет женшдеп проректор

Правила документирования и управления...

Documents