МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ОДЕСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ

ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

ДО ЛАБОРАТОРНИХ ЗАНЯТЬ ЗА ТЕМОЮ

«MS Office Access»

ЗА КУРСОМ «ІНФОРМАТИКА ТА КОМП'ЮТЕРНА ТЕХНІКА»

Одеса ОНПУ 2009

МІНЕСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ОДЕСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ

ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Затвержено

на засіданні кафедри ІММЗІС

протокол №2 від 29 вересня 2009р.

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

ДО ЛАБОРАТОРНИХ ЗАНЯТЬ ЗА ТЕМОЮ

«MS Office Access»

ЗА КУРСОМ «ІНФОРМАТИКА ТА КОМП'ЮТЕРНА ТЕХНІКА»

для студентів спеціальності 6.020101

Одеса ОНПУ 2009

Методічні вказівки до лабороторних робіт за темою «MS Access» за курсом

«Інформатика та комп'ютерна техніка». / Укл. О.В. Ніколаєнко - Одеса: ОНПУ, 2009 —

22с.

Укладач: О.В. Ніколаєнко

ЗМІСТЛабораторна робота № 1..............................................................................................................3Тема "Ассеss. Створення структури таблиці (бази даних) і введення даних у таблицю"..3Лабораторна робота № 2...............................................................................................................8Тема "Ассеss. Робота з фільтрами і запитами".......................................................................8Лабораторна робота № 4.............................................................................................................18Тема "Ассеss. Оформлення звітів. Створення меню.".............................................................18Список літератури.......................................................................................................................22

Лабораторна робота № 1

Тема " ss. Ассе Створення структуритаблиці( ) "бази даних і введення даних утаблицюМета Уміти створювати структуру бази даних, модифікувати її, вводити дані в таблицю і форму, уміти налагоджувати реляційні зв'язки між таблицями.

Теоретичні відомостіБаза даних (БД)—це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної

галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо треба опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з результатами їх успішності, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД складається зі слідуючих етапів:1) створення структури БД;2) введення даних;3) редагування структури і даних;4) відшукання інформації в БД;5) оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FохРго, dВase -системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних (СКБД).

В Ассеss база даних — це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, файл БД має такі об'єкти: форми, запити, звіти, макроси, модулі.

Рис.1. Головне вікно програми Ассеss та вікно БД.Базу даних в Ассеss створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього

після запуску програми треба виконати таку послідовність команд: Файл Создать закладка Общие Новая база данных ОК.

Вибрати потрібну папку і надати файлу назву: Создать закладка Таблицы Создать. Файли БД мають розширення .mbd (його можна не зазначати).

Крім того, усі об'єкти БД (таблиці, форми, запити тощо)мають власні імена.

Розглянемо структуру таблиці. Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців. Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Запис складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці і всієї БД, якщо в ній є лише одна таблиця. Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім'я, значення, характеризується типом і низкою додаткових властивостей. Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів.

Назви полям дає користувач (при створенні імен полів бажано не використовувати пропусків), назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.Назва поля Тип поля ПрикладПрізвище Текстовий Сидоренко С.С. Телефон Числовий 972216 Дата народженння Дата 12.12.80 Меморандум МЕМО текст про хобіОклад Грошовий 290 грн.Номер у списку Лічильник 5Нагороди Логічний ТакБіографія Гіперпосилання Текстовий файлФотографія Об'єкт ОLЕ файл .bmp

Роботу з програмою Ассеss розпочинають у головному вікні на закладці Таблицы зі створення структури командою Создать. Є декілька способів створення структури: - режим таблицы ;- режим конструктора ;- використання майстра бази даних.

Перехід між режимами - команда Вид або відповідні кнопки. Найчастіше структуру створюють у режимі Конструктора (Рис.2). Користувач у

цьому випадку задає: назви полів методом введення назви; тип даних методом вибору типу з запропонованого списку; описи, які є необов'язковими; додаткові властивості (характери-стики) полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей:

- довжину поля; - значення за

умовчанням; - умови на

значення, яке вводитимуть;

- формат поля; - індексованість

поля - тощо.

Рис.2. Режим Конструктора.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з принципом замовчування.

Структуру подалі можна модифікувати як у Режиме таблицы, так у Режими конструктора. Вставити нове поле командою Вставить Строки. Виокремлене поле вилучають командою Редактировать Удалять строки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в Режиме таблицы з головного вікна бази даних: закладка Таблицы виберіть таблицю Открыть.

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стопців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат Скрыть столбец/Отабразить столбцы. Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат Закрепить чи звільняють — Формат Освободить все столбцы.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби — майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова.

Для опрацювання даних розташованих у різних таблицях треба здійснити зв'язок між таблицями. Зв'язок може бути: один-до-одного, один-до-богатьох (частіше використовується), багато-до-одного та багато-до-багатьох. Для зв'язку використовують поля, в яких значення не повторюються,

наприклад, числове поле типу лічильник, поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). Таке поле називають ключовим полем, воно позначаеться символом ключа. Встановити ключ можно або поле кнопка або Правка Ключевое поле або командою з контекстного меню поля. За умовчанням ключі відображаються у першому полі.

Створити зв'язок та переглянути його можно Сервис Схема данных. У вікно Схема даних вставляють потрібні таблиці, а зв'язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву поля в іншій. Зв'язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв'язку і виконавши команду Delete. Вікно Схема данных закривають зі збереженням зв'язків.

Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні Конструктори, у вікно конструктора вводять погрібні таблиці і лише тоді формують зв'язки. Після цього у конструктор таблиці заносять назви полів з різних таблиць (методом перетягування чи іншим).

Рис.3.

Послідовність виконання роботиПід час виконання роботи треба створити структуру бази даних у вигляді чотирьох

таблиць: Результаты, Студенты, Предметы, Преподователи. Встановити типи полів, ввести дані в відповідні таблиці, виконати дії над записами: вилучення, доповнення, сортування, модифікувати структури таблиць і ввести нові дані. Також встановити зв'зки між таблицями.

1. Запустіть програму для опрацювання бази даних Ассеss.2. Використайте майстр для створення стандартної БД «Студенты и занятия» (або

іншу) Пуск Программы MsAccess вікно Создание базы данных Запуск мастера або якщо вже відкрит Access Файл Создать базу данных… закладка Базы данных Студенты и занятия. У вікні Файл новой базы данных дайте назву файлові, наприклад, БД1_1.

3. Спостерігайте за роботою майстра, який працюватиме за вас. Натискайте на кнопку Далее. Задаючи вигляд оформлення екрана, виберіть стиль Облака (але перегляньте й інші картинки-заставки). Які щє заставки існують? Коли майстер запитає про заголовок бази даних, уведіть: Студенты. Натисніть на кнопку Готово і відкрийте створену БД, якщо вона не відкриється автоматично.

4. Розгляньте головну кнопкову форму і натисніть на кнопку введення даних. Розгляньте створену БД, яка має вигляд форми на двох сторінках, і введіть дані в поля форми. Погортайте записи форми. Користуйтеся кнопками гортання, які є внизу форми.

5. Створіть нову базу даних самостійно з ім'ям файлу — БД1_2. Файл Создать б.д…. закладка Общие Новая база данных. Виберіть свою папку, дайте назву файлу.

6. Розгляньте головне вікно БД. Які закладки є у ньому? Активізуйте закладку Таблицы.

7. Створіть таблицю Студенты за допомогою режима Таблицы. У вікні БД Создать у вікні Новая таблица виберіть Режим таблицы .

8. У вікні Таблица змінить назви полів на ті які повинні бути у вашої таблиці. Формат Переименовать столбец.

9. Введіть дані у таблицю. Закритйте та надайте їй ім'я Студенты. Якщо потрібно змінити типи полів (за умовчанням, вони текстовые), перейдіть у режим Конструктора Панель інстументів . Встановить ключове поле Номер_книжки Правка Ключевое поле. Які є ще методи щоб встановити ключа?

10. Тапблицю Предметы створить за допомогою Майстра таблиць. У вікні БД Создать у вікні Новая таблица виберіть Мастер таблиц.

11. У вікні Создание таблиц виберіть Образец таблиці потім Образец полей таперенесить у віконце Поля новой таблицы. Спостерігайте за діями майстра. Надайте таблиці ім'я Предметы.

12. Далі у режимі Таблицы введіть дані і для зміни властивостей полів та призначення ключового поля перейдіть у режим Конструктора.

13. Створить таблицю за результатами сесії Результаты у режимі Конструктора. Вікно базы данных Создать вікно Новая таблица Конструктор відкриється вікно конструктора таблиці.

14. Утворіть структуру бази даних. Уведіть назви полів: Номер_книжки, Код Предмета, Оценка (чи їм подібні згідно з умовою задачі). Задайте типи полів, користуючись списком типів. Усім полям надайте тип Числовой. Користуйтесь вертикальним прокручуванням робочого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю структуру.

15. Закрийте вікно Конструктора таблиці (але не переплутайте з вікном Ассеss) і збережіть структуру таблиці

на диску. Закрыть дайте назву таблиці Результаты.

16. Відкрийте створену таблицю для введення даних. У вікні БД виберіть закладку Таблицы Открыть. Уведіть у таблицю дані. Якщо потрібно, зменшіть ширину стовпців.

17. Таблицю Преподаватели створіть будь-яким з цих способів. Порівняти усі способи створення таблиць та зробити висновки.

18. Виберіть одну з таблиць та виконайте слідуючі дії: заховайте стовпець, поновіть стовпець на екрані, вилучіть другий запис з таблиць, доповніть таблицю ще записами.

19. Увімкніть панель інструментів Таблиця, якщо вона вимкнена. Вид Панели инструментов Таблица.

20. Упорядкуйте введені записи за зростанням значень деякого поля. Виокремте поле, клацнувши на назві, і натисніть на стандартній панелі на кнопку упорядочить (Сортировка) за зростанням або навпоки . У якому полі виконали впорядкування?

21. Упорядкуйте записи за спаданням значень деякого поля. Зауважимо, що в деяких старих локалізованих версіях програми впорядкування відбувається неправильно.

22. Модифікуйте структуру таблиці. Перейдіть режим Конструктора. Натисніть на кнопку або виконайте команду ВидКонструктор. Змініть назву першого поля—напишіть її великими буквами.

23. Створіть зв'язок між таблицями. У вікні БД Сервис Схема данных (аба кнопка ).

24. Закрийте свою БД, зберігаючи дані на диску. 25. Закінчіть роботу.

Лабораторна робота № 2

Тема " ss. "Ассе Робота зфільтрами і запитами Мета Уміти конструювати фільтри і запити для відшукання даних, створювати

різні типи запитів (на вибірку, параметричними, на внесення змін у БД, на доповнення, вилучення, копіювання, створення, обчислення).

Теоретичні відомостіДля відшукання потрібних даних використовують фільтри і запити. Фільтри

застосовують у випадку простих умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів (ввідкривши спочатку таблицю, запит або форму):

1. командами основного меню Записи Фильтр ;2. командами з контекстного меню;3. (найліпший) скористатися кнопками на панелі інструментів:- Фильтр по выделенному ;- Изменить фильтр ;- Расширенный фильтр ;- Применить/Удалить фильтр .

Рис. 4.Як користуватися кнопками, ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час

експериментів застосовуйте команду Записи Удалить фильтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.

Для пошуку даних користувач будує умови: прості і складені. Прості умови - це числа, тексти, вирази, математичні співвідношення, наприклад,

«Иванов»; >3; <>4; date()— усі дати до вчора включно; Like[А-Г] — прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like «Ив*» — слова, які починаються на Ив; 69???? — шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо. Умови записують відповідно до правил мови SQL (Structured Query Language).

Складені умови — це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), аnd (і), оr (або). Наприклад, not 2; between 3 and 4; between date()30 and date ()1—дата за минулі 30 днів від сьогоднішньої, between 21/4/99 and 21/5/99 — між двома датами.

У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник (логічну операцію) «і», записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник «або», розташовують одну під одною.

Запит — це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових.

Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запрос на выборку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.

Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення чи архівування записів, створення обчислювального

поля тощо) використовують запросы на изменение (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action quiries).

Тип запиту можна змінювати у режимі Конструктора Запрос або кнопкою Тип запрса (рис.5 ).

Рис. 5.Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така:

1. виконують звичайний запрос на выборку записів;2. змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці;3. запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними

записами.Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра

запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи

з головного вікна бази даних: вікно БД вкладка Запросы Создать Конструктор вікно Добавление таблицы, наприклад, вибрати таблицу Оценки Добавить вікно Конструктора запросов.

Конструювання запиту складається з декількох етапів.- У вікні Конструктора запросов з таблиці Оценки вибирають усі чи потрібні поля і

перетягують їх у рядок Поле таблиці конструктора (рис. ). Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувшу у ньому і вибравши назви полів з запропонованого списку.

- Задають, якщо потрібно, режим упорядкування (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полів на екрані.

- Вводять умови в рядок умов.- Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запрос Запуск чи

натискають на кнопку запуску .- Для редагування загалу треба повернутися в режим костктруктора.- У разі потреби змінюють тип запиту.- Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з деякою назвою у

файлі БД.

Послідовність виконання роботиЗавдання. На підставі таблиці Оценки з попередніх робіт створити запити на

вибірку з простою умовою та умовою по текстовому полю, запит з параметром, запит на створення нової таблиці, запит на доповнення таблиці, запит на створення таблиці з обчислювальним полем, запити на відшукання повторень та їх вилученням, запити на копіювання частини таблиці.

1. Запустіть програму Ассеss і відкрийте БД, що містить таблицю Оцінки чи іншу задану таблицю.

Рис.5. Таблиця "Оценки".2. Розгляньте таблицю і зробіть зміни в ній. Якщо в таблиці немає відмінників,

змініть дані так, щоб вони були, а також, щоб були студенти, які вчаться лише на «4» і «5». У таблиці повинно бути не менше десяти записів.

3. Виведить на екран (відфільтруйте) записи про студентів, які мають з математики оцінку «5». Виберіть потрібне поле (клацніть мишею у будь-якому полі з оцінкою «5» по математики будь-якого студента) і натисніть на кнопку Фильтр пол выделенному . Перепишіть номери записів у протокол. Відновіть вигляд таблиці кнопкою Удалить фильтр .

4. Відфільтруйте записи про студентів, що не мають «2» з математики. Виберіть поле з оцінкою «2» з математики і виконайте команду Записи Фильтр Исключить выделенное. Вилучіть фільтр.

5. Відфільтруйте записи про студентів, які мають з математики і інформатики «4». Виконайте команду Изменить фильтр . Задайте в полях умов для математики і фізики оцінки (4 і 4). Застосуйте фільтр . Перепишіть номери записів у протокол. Вилучіть фільтр.

6. Застосуйте розширений фільтр, щоб вивести записи про студентів, які вчаться на «4» або «5» з математики або інформатики. Записи Фильтр Расширенный фильтр введіть умову в таблицю. Застосувати фільтр. Перепишіть номери шуканих записів. Вилучити фільтр.

7. Створіть і виконайте Запрос на виборку записів про студентів, які мають «5» з інформатики. У вікні БД вкладка Запросы Создать Конструктор вікно Добавление таблицы таблицу Оценки Добавить (рис.6.). Виберіть та перенесить відповідні поля та введіть умову. Запустіть запис. Перепишіть номери записів. Закрийте вікно запиту зі збереженням структури запиту з назвою Запрос1.

8. Модифікуйте Запрос1, щоб вибрати записи про студентів, які вчаться на «4» або «5» з математики і історії. Вікно бази даних закладка Запросы Запрос1 Конструктор. Оцінки «4» і «5» введіть одну під одною (у двох рядках) в умовах для полів Предмет1 і Предмет3. Запустіть запит. Перепишіть номери записів. Закрийте запит без збереження.

9. Створіть і виконайте Запрос на виборку лише номерів і прізвищ студентів, у яких сьогодні день іменин. Виберіть якесь ім'я (яке вважатимемо іменем іменинника і бажано, щоб воно повторювалося, наприклад, Петр за умову пошуку. Вимкніть режим виведення на екран оцінок, якщо їхні поля занесені в структуру запиту. Запрос1 за основу не брати. Виконайте і збережіть Запрос2.

10. Створіть Запит з параметром для шукання записів про студентів, які мають деяку, задану параметром, оцінку з математики. Значення параметра повинен вводити користувач в окремому діалоговому вікні після запуску запиту. Виконайте цей пункт методом модифікації Запрос1. У полі математики задайте параметричну умову — введіть у ньому такий вираз: [оценка] та зліквідуйте числову умову в іншому полі (інформатики).

11. Запустіть Запрос3 двічі, щоб визначити, хто має з математики "5", а хто— «2». 12. Закрийте Запрос3, Файл Сохранить как… зберігаюче його.13. Сконструюйте і виконайте Запрос на создание новой таблицы Отличники, куди

треба з таблиці Оценки скопіювати записи усіх відмінників за алфавітом. У вікні БД вкладка Запросы Создать Простой запрос з таблиці Оценки перенесить усі поля дайте назву Запрос4. Перейдіть у режим конструктора та задайте умову вибірки відмінників. Змініть Тип запроса Запрос Создание таблицы… или кнопка . Введіть назву нової таблиці Отличники і запустіть запит. Закрийте конструктор запиту, зберігаючи його, і переконайтесь, що на закладці Таблицы є нова таблиця. Відкрийте цю таблицю і переконайтесь, що в ній є записи про відмінників.

14. Доповніть таблицю Отличники записами про студентів, що вчаться на «4» або «5» з усіх предметів. Відкрийте конструктор Запрос4, змініть тип запиту — Добавление… змініть умови вибірки (4 Or 5), і запустіть його на. виконання. Перегляньте таблицю Відмінники. Скільки в ній є записів? Чи є запису, що повторюються? Закрийте запит без збереження.

15. Створіть на базі таблиці Оценки нову таблицю з назвою Рейтинг з обчислювальним полем СрБалл — середнє оцінок студентів з усіх предметів. Створіть Запрос у режимі конструктора. Перенесить у нього усі поля з таблиці Оценки. Після останього поля у порожню клітинку нового поля введіть формулу = (Предмет1+Предмет2+Предмет3)/3.

16. Підпишіть нове поле. Контекстне меню Свойства закладка Общие Подпись введіть назву поля: СрБалл. Виконайте запит.

17. Упорядкуйте список студентів за рейтингам. Поверніться в режим конструктора запиту, для поля СрБалл установіть параметор Сортировка по убыванию. Виконайте запит. Перепишіть номери студентів за спаданням рейтингу у протокол.

18. Збережіть отримані результати в таблиці Рейтинг. В режимі конструктор змініть тип запиту на тип Создание таблицы… задайте ім'я таблиці Рейтинг Запуск запиту. Закрийте запит зі збереженням як Запит5.

19. Виконайте запит на відшукання в таблиці Отличники записів, що повторюються. Вікно бази даних закладка Запросы (але нічого не вибирати) Создать режим Появторяющиеся записи виберіть таблицю Отличники задайте поля, де можна виявити небажані повторення, наприклад, Номер, перевівши цю назву у поле пошуку

повторень. Перепишіть номери записів, що повторюються, враховуючи кратність повторень, у протокол. Закрийте запит як Запит6.

20. Вилучіть з таблиці Отличники записи, що повторюються, за допомогою Запроса на удаление. Відкрийте Запит1 у режимі конструктора. Доповніть запит таблицею Отличники. Вилучіть з конструктора таблицю Оценки командою Правка Удалить. Перетягнить у Поле значок * (Усі поля таблиці). Виберіть Тип запроса Удаление. Додайте ті поля, в яких слід створити умову вилучення (на приклад, Номер). В умові пошуку по полю Номер зазначте один під одним номери записів, які треба вилучити, враховуючи кратність. Запустіть запит на вилучення.

21. Збережіть таблицю Отличники2 як новостворену без записів, що повторюються.22. Скопіюйте в нову таблицю Адреси три перші поля усіх записів з таблиці

Рейтинг. Створіть новий Запит7, у який занесіть три перші поля. Змініть тип запиту на Создание таблицы. Запустіть запит.

23. Відкрийте таблицю Адреси і перегляньте її. Додайте до структури таблиці чотири нові поля: Група, Місто, Вулиця, Телефон (у режимі конструктора).

24. Відкрийте таблицю Адреси в режимі таблиці і доповніть записи даними. Уведіть будь-які дані в нові поля, але так, щоб було по декілька студентів з різних груп.

25. Збережіть таблицю Адреси у файлі. Закрийте базу даних. 26. Закінчіть роботу.

Лабораторна робота № 3Тема Ассеss. Створення форм.Мета Уміти виводити на екран дані зі створеної раніше таблиці у вигляді форми,

вставляти у форми елементи керування, використовувати макроси для створення форм, використовувати форми для введення та редагування записів.

Теоретичні відомостіЄ два основні способи відображення даних з БД для візуального огляду: 1) у вигляді таблиці; 2) у вигляді форми. Форма подібна до бланка чи карточки (рис. ). Прикладами форми є будь-який

бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису.

Рис. Форма Оценки.У програмі Ассеss прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а

пізніше відображати її у вигляді форм (в інших програмах, наприклад, MS Word навпаки).Перехід до форм, окрім кращої візуалізації даних, дає низку додаткових

можливостей. Виявляється, що на формі можна зручно розташувати:- поля типу OLЕ з картинками, фотографіями тощо;- елементи керування: кнопки, перемикачі тощо.- надписи: заголовки форми, рубрик (а також розрисувати форму чи задати

фоновий рисунок-заставку: сутінки, глобус, хмари тощо);- обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення

результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;- закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних

закладках).Є декілька способів створення форм, а саме:- автоматично за допомогою команди Автоформа;- за допомогою Майстра форм;- вручну за допомогою Конструктора форм;- комбінованим способом.Наприклад, виконавши команду Автоформа: в столбец, отримаємо форму, в якій

усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні до лівого краю.Користувач за допомогою Конструктора може змінити розташування полів

методом їх перетягування.Щоб перемістити об'єкт у вікні Конструктора форми, треба його активізувати і

вести над ним курсор, доки останній не набуде вигляду долоні. Після цього можна

виконати переміщення методом перетягування.

Використання Майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць.

Початківцям створювати форму вручну не рекомендують. Спочатку варто створити форму командою Автоформа або Мастер форм, а пізніше зробити зміни у формі за допомогою Конструктора форм.

Розглянемо можливості Конструктора форм. Для конструювання форми використовують панель елементів керування з кнопками.

Рис. Панель елементів керування.Щоб вставити елемент керування, його треба вибрати на панелі і клацнути на

формі у точці вставляння.За допомогою кнопки Запуск мастера можна вставити у форму в діалоговому

режимі інші елементи: підписи, поля, кнопки, перемикачі, вкладки, рисунки тощо. Також методом перетягування можна вставити у форму (головну) іншу форму (підформу).

Встановлення або зміни параметрів елементів керування виконуються за допомогою команди Свойства (права кнопка або команда Вид).

З метою виконнання обчислення над полями у формі створюють нове поле, наприклад, з назвою СрБалл - для обчислення середнього бала студента з усіх предметів.

Для виконання дій, шо повторюються, використовують макроси. Макроси - певна послідовність дій, що виконуються автоматично.

Мокроси виконують такі дії: відкривання і закривання таблиць, запитів, форм,

звітів, фільтрування, пошук та перехід до певного запису, виведення на екран інформаційних повідомлень, запуск та вихід із додатків та інш.

Створюються макроси у вікні БД вибирають вкладку Макросы Создать. У вікні макросів у першому стовпці вибирають одну з 50 макрокоманд та задають їй потрібні параметри. Макрос може містити кілько макрокоманд.

Завдання Створити форму, що відповідає таблиці Оценки.У форму вставити: заголовок ОЦЕНКИ СТУДЕНТОВ, номер групи, нове поле

СрБалл, де буде обчислюватися середній бал.На формі розмістити елементи керування: кнопки Вперед, Назад, Добавить запись,

Закрыть форму. Послідовність виконання роботи

1. Запустіть програму опрацювання бази даних.2. Відкрийте БД, у якій є таблиця Оценки.3. Створіть форму для таблиці Оценки. У головному вікні БД виберіть закладку

Формы Создать. 4. Активізуйте Мастер форм і виконайте всі його вказівки (кроки). У вікні Новая

форма виберіть Мастер форм, а також источник данных таблицю Оценки ОК.5. Виберіть поля, які повинні бути у формі. У вікні Создание форм виберіть усі

поля кнопкою >> Далее.6. Виберіть зовнішній вигляд форми. Виберіть в один столбец Далее. Які ще є

способи розташування полів у формі?7. Виберіть стиль форми (фон, заставку), на приклад, облака. Які є стилі форми? 8. Надайте формі ім'я. Уведіть ім'я: Оценки увімкніть режим открытия формы

для просмотра и ввода данных (перший вимикач) Готово.9. Виконайте слідцючі дії. Перегляньте усі записи використовуя кнопки гортання у

нижній частині форми, вставте новий запис тощо.10. Перейдіть у режим Конструктора для вставляння нових елементів у форму. Вид

Конструктор. Переконайтеся, що на екрані є панель елементів керування. Якщо її немає, то виконайте команди Вид Панель элементов.

11. Форма може містити заголовок і примітки. Якщо потрібно, підготуйте форму для введення заголовка і приміток Вид Заголовок/Примечание формы.

12. Збільшіть розміри вікна конструктора і його частин. Як ви це зробили?13. Уведіть заголовок форми "ОЦЕНКИ СТУДЕНТОВ" і розмалюйте його. Для

цього натисніть на кнопку Аа на панелі елементів і клацніть у полі Заголовок формы, введіть текст заголовка, натисніть на клавішу вводу. Клацніть над текстом, щоб перетворити заголовок в об'єкт. Змініть його розміри і розташування. Змініть розмір шрифту і його стиль, кольори букв, фону, меж тощо. У правому нижньому куті Заголовок формы вставте текст з назвою групи.

14. Вставте рисунок у Заголовок формы. Виберіть на панелі елементів Рисунок . Для розміщення рисунка у полі контекстне меню Свойства Установка размеров.

15. У полі Примечание формы вставте текст: Выполнил (нила) Фамилия. Якщо немає вільного місця у полі Заголовка чи Примечание, то треба перетягнути об'єкти у формі на інші місця, щоб звільнити місце. Однак ліпше задати розміри усіх частин форми контекстне меню Свойства Макет Высота ввести потрібне значення.

16. Перегляньте результати роботи на екрані, задавши режим Форми Вид Режим формы або відповідна кнопка на панелі інстументів.

17. Поверніться в режим Конструктора Вид Конструктор. 18. Вставте у форму обчислювальний елемент керування. Вставте поле з назвою

СрБалл, значення якого є середнє для кожного студента з усіх предметів. Для цього натисніть на кнопку аб| . Клацніть на формі там, де повинне бути значення поля СрБалл. Перемістіть об'єкти, якщо треба, на вільні місця. Введіть ліворуч назву поля, а в рамку праворуч - формулу для обчислення =([Предмет1] + [Предмет2] + [Предмет3])/3.

19. Додайте елемент Поле со списком. На панелі елементів увімкніть режим Мастера, виконуйте послідовність дій Мастера: у вікні Создание полей со списком Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит поле со списком виберіть поля Номер и Фамилия, залишить прапорець Скрыть ключевой столбец. Елемент Подпись перейменуйте,як Поиск по фамилии.

20. Розташуйте на формі кнопку для огляду наступного запису. Натисніть на кнопку Кнопка на панелі елементів і клацніть на формі, де треба розмістити кнопку. Відкриється вікно Мастер создания кнопок (кнопка ). У категорії Переходы по записям виберіть дію Следующая запись введіть текст підпису кнопки: Вперед, і виберіть рисунок кнопки з меню зразків. Ім'я кнопці можете не давати. Також розташуйте на формі кнопки з назвами Назад, Добавить запись і кнопку Закрыть форму з категорії Работа с формой.

21. Додайте в області Примечание форми кнопки для вибору данних за певною літерою. Відкрити форму Оценки в режимі Конструктор. На панелі елементів керування відключить режим Мастера та виберіть елемент Группа переключателей, надайте йому ім'я Отбор (Свойства вкладка Другие Имя). У середині группи розташуйте 29 елементів Выключатель, надайте їм підписи - відповідні літери та номера от 1 до 29 (Свойства Подпись и Значение параметров).

22. Створіть макрос для роботи з кнопками вибору. Виберіть елемент Группа Свойства вкладка События После обновления кнопка … вікно Построителя макросов додайте стовпець Условие Вид Условия. Для 1-28 Выключателей запишить слідуючі 28 макросів:

Для 29 - таку макрокоманду:

Закрийте вікно Построителя макросов та збережіть макроси. Перейдіть у режим форми та перевірте роботу макроса.

23. Перейдіть у режим форм і погортайте записи форми, користуючись своїми кнопками. Уведіть два нових записи у режимі форм. Вилучіть будь-який запис з БД Правка Удалить запись .

24. Перегляньте базу даних в режимі таблиці Вид Режим таблицы.25. Закрийте базу даних зберігаючи форму. Закінчіть роботу.

Лабораторна робота № 4

"Тема ss. . Ассе Оформлення звітів Створення."меню

Мета Створювати та оформляти звіти, створювати кнопкові форми - меню.Теоретичні відомості

Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір (рис. ).

Звіти можна побудувати на основі значень таблиць і запитів, розрахувати загальні для всіх записів звіту функції (Max, Min, Avg тощо), а також проміжні підсумки для груп значень. Звіти можно створювати, користуючись значеннями таблиці, зв'язаних таблиць або запитів.

Для роботи зі звітами існує два режима: Констрктора та Предварительного просмотра.

Є такі способи створення звітів: - Конструктор; - Мастер отчетов;- Автоотчеты.Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за

допомогою Мастера отчетов, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою Конструктора.

Звіт складається із таких частин (не всі вони є обов'язковими):- Заголовок отчета - містить назву звіту;- Верхний колонтитул - містить назву полів звіту, повторюється на усіх сторінках);- Заголовок группы (якщо записи групуються);- Область данных - імена полів, значення яких є у звіті;- Нижний колонтитул - мітить поточну дату, номер поточної сторінки кількість усіх сторінок звіту;- Примечание отчета - містить загальний підсумок звіту.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати розрахункові поля, рисунки, діаграми та інші об'єкти. Дані БД редагувата у звіті не можна.

При створенні бази даних користувач може організувати форму-меню (Кнопочную форму) програми, яка дозволяє переміщуватися по базі (відкривати форми, запити, звіти тощо).

Існує два способу створення Кнопочной формы:- на базі порожньої форми растошовують кнопки (елементи керування);- з допомогою Диспетчера кнопочных форм (майстер) Сервис Служебные

программы (Настройки у Ms Office 97) Диспетчер кнопочных форм .

ЗавданняНа базі створених у лаборатоній роботі №3 таблиць: Рейтинг, Адреса створити

реляційний запит, використовуючи для цього різні способи створення запитів: Автотчет, Мастер отчетов, Конструктор отчетов. Создать меню (рис. ), яке буде складатися из трех пунктів (сторінок) і пукт Просмотр отчетов матиме подменю та макрос для запуска БД та роботи з нею.

Послідовність виконання роботи 1. Запустіть програму Ассеss і відкрийте БД, що містить таблиці Рейтинг та

Адреса.2. Відкрийте по черзі Конструкторы цих таблиць і зробіть поле Номер у них

ключовим (якщо це не зроблено раніше).3. Створіть реляційний запит. У запиті повинні бути такі поля з двох таблиць:

Номер, Группа, Фамилия, Имя з таблиці Адреса і поле СрБалл з таблиці Рейтинг. Задайте режим впорядкування за спаданням рейтингу (поле СрБалл).

4. Запустіть запит на виконання і перегляньте результати.5. Перейдіть у режим Конструктора. Змініть тип запиту на Создание новой

таблицы…, утворіть її з назвою Расчет збережіть запит Запрос8.6. Додайте в упорядковану за полем СрБалл таблицю Расчет поле з назвою Город

(тип Счетчик). Перегляньте таблицю. У кого зі студентів 5-й рейтинг?7. Утворіть рядковий Автозвіт на базі таблиці Расчет. Вікно БД Закладка

Отчеты Создать Автоотчет: ленточный источник данных таблица Расчет ОК.

8. Розгляньте звіт. Виконайте команду Вид Предварительный просмотр. Розгляньте структуру звіту.

9. Перейдіть у режим конструктора. Закрийте конструктор і збережіть звіт з назвою Отчет1.

10. Почніть створювати Отчет2 за допомогою Мастера отчетов. Вікно БД Закладка Отчеты Создать Мастер отчетов источник данных таблица Расчет ОК. Виконайте всі вимоги майстра (див. пункти 11-17).

11. Сформуйте структуру звіту з таких полів і в такому порядку: Группа, Фамилия, Имя, СрБалл, Город. Вибирайте по черзі поля у вікні Доступные поля і натискайте на кнопку з позначкою > и Далее.

12. Задайте групування записів у звіті по полю Группа і натисніть на кнопку Далее.13. Упорядкування можете не задавати.14. Задайте вигляд макета звіту. Макет задайте ступенчатый, Ориентацию книжная,

увімкніть режим Настроить ширину полей для розмещения на одной странице (за замовчуванням усе це вже повинно бути задано) Далее.

15. Виберіть стиль, який вам більше до вподоби Далее. Який стиль ви вибрали?16. Звіту дайте ім'я Отчет2, виберіь режим Просмотр отчета і натисніть на

кнопку Готово. Розгляньте звіт і його структуру.

17. Змініть структуру звіту у режимі Конструктора так, щоб покращити вигляд звіту: клацніть один раз у вікні заголовка групи (виберіть назву групи Группа) і зменшіть заголовок методом зменшення об'єкта; зменшіть і вигідніше розташуйте (перетягніть) інші об'єкти на свій розсуд; перемістіть через буфер обміну об'єкт Группа з верхнього колонтитулу в заголовок групи; розмалюйте різними кольорами різні структурні частини звіту; задайте прізвища товстим шрифтом 16 пунктів; зробіть інші зміни на свій розсуд.

Постійно перемикайте режими Конструктор на Предварительный просмотр і навпаки, щоб оглянути результат кожного кроку.

18. Створіть меню з допомогою Диспетчера кнопочных форм. Сервис Настройки Диспетчер кнопочных форм. Підтвердити запрошення яке з'явиться.

19. Створить 2 сторінки кнопочної форми: Главная кнопочная форма, Кнопочная форма отчетов. У вікні Диспетчер кнопочных форм Создать….

20. Створіть головне меню. Виберіть сторінку Главная кнопочная форма у вікні Изменение страницы кнопочной формы Создать…. Послідовно создайте 3 пункта головного меню:

- Ввод/просмотр формы Оценки, - Просмотр отчетов, - Выход из БД.

21. Задайте кнопкам головного меню текст та команди. У вікні Изменение страницы кнопочной формы виберайти послідовно елементи Изменить… у вікні Изменение элементов кнопочной формы ведіть текст, команду, кнопочная форма:

Елемент Текст Команда Об'єктВвод… Ввод/промотр формы

ОценкиОткрытие формы в режиме редактирования

Оценки

Просмотр отчетов…

Просмотр отчетов… Переход к кнопочной форме

Кнопочная форма отчетов

Выход Выход Выход из приложения22. Створіть підменю Кнопочная форма отчетов. Аналогічно з пунктом 21.

Елемент Текст Команда Об'єктОтчет Отчет успеваемости Открыть отчет Отчет1

успеваемостиОтчет по группам

Отчет по группам Открыть отчет Отчет2

Выход в главное меню

Выход в главное меню Переход к кнопочной форме

Главная кнопочная форма

23. Закінчить створення кнопкової форми. Натиснить кнопку Закрыть.24. Запустіть меню. Вікно БД закладка Формы Кнопочная форма

Открыть. Вона буде автоматично з'являтися на екрані після відкриття БД.25. Закрийте меню. Перейдіть у режим Конструктора та додайте у кнопкову форму

рисунок.26. Створіть макрос для автоматичного запуска Главной кнопочной формы при

відкритті бази даних. Макросы Создать у вікні макроса встановить слідуючі параметри

Макрокоманда Аргументы макрокоманды ПримечаниеСвернуть Свернуть окно БДОткрыть форму Поле Имя: Главная кнопочная форма Открыть меню

27. Зберегти макрос. При збереженні надайте йому ім'я Autoexec. Перевірте роботу макроса. Закрийте та знов відкрийте БД.

28. Закінчіть роботу.

Список літератури1. С.А. Каратыгин, А.Ф. Тихонов, В.Г. Долголаптев. Базы данных. т.1 и 2, М., "ABF",

1995.2. Информатика. Учебное пособие и сборник задач с решениями. Под общей ред.

проф. В.А. Каймина и Л.А. Муравья. М., "БРИДЖ", 1994.3. В.Б. Комягин, А.О. Коцюбинский. Самоучитель работы на персональном

компьютере. М., Изд. "Триумф", 1996.4. Информатика. Под ред. проф. Н.В. Макаровой. 2-е изд. "Финансы и статистика",

М., 1998.5. Ю.А. Шафрин. Информационные технологии. М., Лаборатория Базовых Знаний,

1998.6. Пэтти Винтер. MicroSoft Word 97. Справочник. "Питер", С-Пб, 1998.7. О.В. Ефимова, Ю.А. Шафрин. Практикум по компьютерной технологии. М.,

"ABF", 1997.8. А.М. Кенин, Н.С. Печёнкина. IBM PC для пользователей или как научиться

работать на компьютере. 4-е издание. Екатеринбург, Изд. "АРД ЛТД", 1997.9. Ю.М. Платонов, Ю.Г. Уткин. IBM PC в вопросах и ответах. "Радио и связь", М.,

1998.10. Дибкова Л.М. Інформатика та комп'ютерна техніка: Посібник для студентів вищих

навчальних закладів. - К.: Видавничий центр “Академія”, 2002. 11. Інформатика: Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. Посіб./За ред.

О.І.Пушкаря - К.: Видавничий центр “Академія”, 2001. 12. Попов В.Б. Основи комп'ютерних технологій. - М.: Фінанси та статистика, 2002. -

704с. 13. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики. –

К.: Фенікс, 1997. – 304 с.14. Стоцкий Ю. Самоучитель по Office 2000. - СПб: Питер, 1997. – 576 с.15. С. Коупстейк. MS Office 97. – М.: Бином, 1997. – 224 с.