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Guía de actualización y uso de Ficha de Empleado, Manual de Gestión del Empleo,

2da. Edición, Acuerdo D-2015-104 Noviembre 2015

FICHA de

EMPLEADO

Guía de actualización y uso de

Ficha de Empleado Manual de Gestión del Empleo del

Organismo Ejecutivo

Guatemala Noviembre 2015

ONSEC-GE-Guía 06


2da. Edición, Acuerdo D-2015-104 Noviembre 2015

Contenido

Página

Presentación 1

1. Objetivo 2

2. Ámbito de aplicación 2

3. Ficha de Empleado 3

4. Requerimientos técnicos de la herramienta 4

5. Pasos para ingresar al sistema 5

6. Pasos para ingreso de datos a Ficha de Empleado 10

7. Pasos para la actualización de Ficha de Empleado 30

8. Flujograma de actualización de Ficha de Empleado 35


2da. Edición, Acuerdo D-2015-104

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Presentación

La Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC- pone a disposición de las

instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil la Segunda Edición de la Guía

del Proceso de Ficha de Empleado, instrumento técnico que conforma el Manual

de Gestión del Empleo de las instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil,

autorizado mediante Acuerdo D-2015-104.

El documento busca orientar al personal de recursos humanos de las

instituciones, en cuanto al procedimiento de actualización de datos y uso de la

aplicación del Sistema informático de Administración de Recursos Humanos -

SiARH- denominada Ficha de Empleado.

Está diseñada para que el personal responsable de los registros laborales pueda

utilizarla para aclarar y apoyar el proceso de ingreso de datos al sistema que

permita contar con información completa y actualizada de cada servidor público

para generar los reportes necesarios para la efectiva toma de decisiones, en el

marco de una gestión estratégica de recursos humanos.

Su contenido fue sometido a un proceso de revisión y mejora a la luz de la

funcionalidad del sistema, con el fin de que responda de mejor manera a las

necesidades de la gestión.

El procedimiento de actualización de datos tiene carácter de orientación, de

ninguna manera es limitativo, el personal responsable del proceso de

actualización de datos de los servidores públicos puede adaptarlos a la

naturaleza de las instituciones, según sus disposiciones internas para obtener los

mejores resultados en la adecuada administración de la información, siempre que

se cumpla con las normas establecidas para contar con información actualizada y

veraz.

Con estas acciones se da continuidad al programa de modernización de la

gestión de recursos humanos que la ONSEC impulsa, con el fin de desconcentrar

los procesos de gestión, transfiriendo poder de decisión a las instituciones, en la

medida que la Ley lo permite y con ello atender, en forma inmediata y eficiente, la

demanda de recursos humanos para ocupar vacantes y así ofrecer un servicio

oportuno y de calidad al usuario.




1. Objetivo

Orientar al usuario en el uso y administración de la aplicación del SiARH Ficha de

Empleado para su correcta utilización en todas las Instituciones del Organismo

Ejecutivo.

2. Ámbito de Aplicación

La presente Guía es aplicable para la administración de información de los

Servidores Públicos de las Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen

por la Ley de Servicio Civil.




3. Ficha de Empleado

Consolidación de información de los empleados de las Instituciones del

Organismo Ejecutivo en el Sistema informático de Administración de Recursos

Humanos, que conforman su expediente electrónico, actualmente se tiene la

posibilidad de registrar información relacionada con lo siguiente:

a) Datos personales

b) Formación y capacitación

c) Datos familiares

d) Datos de salud

e) Datos laborales y salariales

f) Archivo Digital




4. Requerimientos Técnicos para el Uso de la Aplicación

Para que el funcionamiento del Sistema informático de Administración de Recursos

Humanos sea el adecuado para el usuario la computadora en donde se utilice debe

contar como mínimo con lo siguiente:

Con cualquier sistema operativo en el cual se pueda instalar

Google Chrome.

Como mínimo 1 Gigabyte de Ram.

Acceso a Internet o Red privada de datos del Gobierno (Red

Metro).

Contar con mínimo de velocidad de 1 Megabyte

por Segundo.

Navegador de Internet Google Chrome.




5. Pasos para Ingresar al Sistema

Para actualizar o ingresar los datos a la Ficha de Empleado, se recomienda

seguir los siguientes pasos.

5.1 Ingresa a

https://siarh.minfin.gob.gt

5.2 Ingresa tu usuario que es el

Número de Identificación

Tributaria -NIT- sin guión y la

contraseña asignada por el

administrador.

5.3 Selecciona la opción SiARH

para ingresar al Sistema

informático de Administración

de Recursos Humanos y

observa las opciones del

mismo.

https://siarh.minfin.gob.gt/




De las opciones que te aparecen

selecciona la opción Ficha de Empleado para ingresar y poder observar

información de los trabajadores de tú institución.

Al seleccionar la opción Ficha

de Empleado, te aparecerá un

buscador inteligente en el cual

podrás ubicar a los empleados a

través de código de empleado,

NIT, nombre o DPI.

Para localizar al empleado se debe ingresar

el dato por medio del cual se desea realizar

la búsqueda, luego presiona la tecla Enter o

selecciona el ícono.




Al realizar una búsqueda desplegará todas las coincidencias encontradas

con el dato consultado.

Entre los resultados resaltará aquellos que no han tenido una actualización

en los últimos 6 meses.

Para observar los datos de un trabajador se debe presionar el nombre para

abrir la información.

En la parte superior izquierda del sistema te aparecerá el nombre de la

Institución a la cual ha sido asignado tu usuario. Verifica que estés

asignado a la institución correcta antes de continuar.




Luego de seleccionar el nombre del trabajador desplegará la información

relacionada con el mismo. Inicialmente se contará con información que se

obtiene del Sistema Guatenóminas.

Dicha información deberá ser ACTUALIZADA con los datos

proporcionados por los trabajadores.

Los pasos a seguir son los siguientes:




Ingreso de datos a

Ficha de Empleado



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6. Pasos para el Ingreso de Datos a Ficha de Empleado

6.1 Descripción de Íconos

Editar datos precargados en apartados generales.

Agregar nuevos datos a la Ficha de empleado.

Guardar datos ingresados al editar o agregar información.

Cerrar ventana de edición o de creación de registro sin guardar

cambios.

Observar detalle de información agregada.

Editar información agregada.

Eliminar registro de información agregada.

Agregar una fotografía a la Ficha de Empleado.

Guardar

x Cerrar

.




35

6.2.

Actualmente la Ficha de Empleado cuenta con opción para almacenar

información de los trabajadores de la institución, relacionada con:

a) Datos personales

b) Formación y capacitación

c) Datos familiares

d) Datos de salud

e) Datos laborales y salariales

f) Archivo Digital

Para ingresarlos debes seleccionar el ícono de color azul que se

encuentra en la parte superior izquierda de los datos del trabajador.




35

6.3 Para modificar o agregar información que se requiera se debe ubicar los

siguientes íconos.

Al presionar los íconos desplegará una pantalla emergente en donde se

podrá visualizar los datos actuales y al mismo tiempo se pueden modificar.

.




35

Al presionar el ícono de edición

que se encuentra al lado

derecho de la información general, aparecerá una ventana

emergente en donde se podrá

modificar algunos datos

personales del trabajador.

El nombre, NIT y el código de

empleado no se pueden

modificar en la herramienta,

por el momento se debe

modificar a través de

Guatenóminas.

. Al finalizar con la edición debes presionar el ícono guardar y los datos que fueron modificados

quedarán guardados.

Guardar




La Ficha de Empleado cuenta con la

opción de agregar la

fotografía del trabajador para

una mejor identificación.

Para agregarla es necesario

presionar el ícono que se

encuentra al lado izquierdo de

los datos personales en donde

se abrirá una ventana

emergente para ubicar el

archivo en formato JPG O

JPEG.

Posteriormente la imagen estará

cargada a la Ficha de Empleado

del trabajador seleccionado, tanto

al consultar los datos como en los

resultados de búsqueda.




Para modificar los datos de dirección y contacto se debe presionar el ícono

ubicado en la parte superior derecha de los datos, para que aparezca la ventana

emergente de modificación en donde se podrá modificar o agregar los datos que

se requiera. Al finalizar con la edición debes presionar el ícono guardar y los datos que fueron

modificados quedarán almacenados.

Guardar




Íconos que se deben

presionar para agregar

información

En el apartado Identificación se puede modificar los datos del documento

Personal de Identificación, Número de afiliación al IGSS, Pasaporte, Registro

de perito contador, datos de Licencias de conducir y los datos de registro en la

Contraloría General de Cuenta.

Guardar




Para modificar los datos de formación académica se presiona el ícono

señalado, aparecerá una ventana emergente en donde es necesario

completar los campos marcados con el asterisco rojo, los cuales son

obligatorios por lo que no se pueden quedar en blanco. Al finalizar con la edición se debe presionar el botón guardar para almacenar

la información agregada o modificada.

Guardar




Descripción de

íconos que

aparecen Ver detalle Modificar Eliminar

Para agregar o modificar los datos

de las capacitaciones se presiona los

íconos señalados, se desplegarán

ventanas emergentes dependiendo

del seleccionado, en donde se deben

completar los datos marcados con

asterisco rojo (*).

Al finalizar con la edición o

modificación se presiona el botón

guardar para almacenar la

información.

.




profesionales, para ello se debe presionar el botón señalado.

En ésta se deben agregar los datos señalados con (*) asterisco

rojo, y al finalizar se presiona el botón guardar para almacenar la

información agregada o modificada.

6.10 Dentro del apartado de formación y capacitación se encuentran la

opción para registrar y controlar el colegiado activo de los

Guardar




Para completar este apartado se

debe seleccionar el idioma a

registrar y colocar el porcentaje en el

que el trabajador habla, escribe y lee

el mismo.

Al concluir con el ingreso de la

información se debe presionar el

botón guardar para almacenar la

información.

Guardar

6.11 Al final del apartado de Formación y

capacitación se encuentra la opción

para agregar o modificar los datos

del conocimiento de otros idiomas.




El tercer apartado de Ficha de

empleado es Datos familiares,

en donde se puede registrar

información sobre los padres,

conyugue, hijos y hermanos del

trabajador.

Al finalizar de agregar o modificar la

información se debe presionar el botón

guardar para almacenar la información.

Guardar

Es necesario resaltar la importancia que tiene el registro del DPI, debido que a

través del mismo se podrán buscar coincidencias de parentescos y detectarlos

oportunamente.




El cuarto apartado de Ficha de empleado

es Datos salud, en donde se puede

registrar información sobre el tipo de

sangre, la tarjeta de salud y tarjeta de

pulmones de los trabajadores.

Adicional la Ficha de Empleado cuenta

con la opción de registrar y controlar las

suspensiones médicas de los

trabajadores, permitiendo así contar con

un histórico de las mismas.

Guardar




El quinto apartado de Ficha de empleado es Datos laborales y

salariales, en donde se pueden consultar la información

nominal del puesto asignado al trabajador y ubicación

presupuestaria. Adicional se puede tener un registro

actualizado del puesto funcional desempeñado por el

trabajador.

Guardar

En ésta opción también se puede tener un registro actualizado del salario

devengado por los trabajadores, se muestra el detalle de ingresos y descuentos

que dan como resultado el salario líquido.




La Ficha de Empleado muestra el detalle de bonos y descuentos aplicados al

salario de los trabajadores.

Se muestra un detalle de los puestos desempeñados por el trabajador en el

Organismo Ejecutivo, éstos no se pueden modificar y solo muestran información

ingresada desde la implementación del sistema informático Guatenóminas.




La Ficha de Empleado cuenta con la opción de

tener un expediente digital de los documentos

personales de los trabajadores. En ésta se puede

registrar la información siguiente:

a) Datos personales

b) Datos Laborales

c) Datos familiares

d) Formación y Capacitación

e) Relaciones Laborales

f) Evaluaciones del Desempeño

g) Datos de Salud




En la parte superior Derecha se

encuentra la opción para cerrar el

Archivo digital.

Descripción de Íconos

Este ícono te permite Agregar

documentos digitalizados.

Este ícono te permite Reordenar los


Este ícono te permite Descargar la

página seleccionada de los


Este ícono te permite Descargar

todos los documentos digitalizados

guardados en la sección

seleccionada.

Este ícono te permite Eliminar las

páginas seleccionadas que se

encuentren guardados en la sección

seleccionada.

Conforme se van agregando documentos digitalizados irán apareciendo

al lado izquierdo del expediente digital.




Al presionar el botón cargar páginas aparecerá una

ventana para seleccionar el archivo digitalizado para

agregarlo al expediente digital. Es necesario mencionar

que solo se pueden cargar archivos en formato PDF.

Al presionar el botón Seleccionar archivo

desplegará una ventana para buscar el archivo

digitalizado a agregar.

La opción Posición permite seleccionar el lugar

en donde se desea ubicar el documento

digitalizado. Al inicio del Archivo digital, al final o

después de una página en específico.

Al tener listo el archivo que se desea cargar al

archivo digital se debe presionar el botón

Guardar. Si en algún momento se desea

cancelar el proceso se debe presionar el botón

Cancelar para salir sin guardar.

Una vez se cargue los documentos deseados

aparecerá una vista previa al lado izquierdo del

Archivo Digital.




Para salir de los datos consultados se presiona la

opción “Regresar”, que le mostrará nuevamente la

opción de búsqueda avanzada, para que se pueda

consultar la información de otro trabajador.




Actualización

Ficha de Empleado



7. Pasos para la Actualización de Ficha de Empleado

7.1

7.2

Para iniciar, busca los expedientes de los trabajadores. Esto puede ser

por medio de registros físicos con los que cuente la Institución o bien

alguna herramienta informática, para trasladar la información a la Ficha

Verifica y analiza la información con la que se cuenta para iniciar con la

digitación de la misma a la Ficha de Empleado.


de Empleado.




7.3

7.4

Inicia con la publicación de información relacionada con la actualización

de datos y la importancia que tiene para la Institución el contar con

registros actualizados en los lugares de mayor afluencia de personal.

Ingresa o actualiza los datos por defecto que se encuentran cargados a la

Ficha de Empleado de acuerdo con los registros con los que se cuente.




7.5

Al finalizar con la digitación de la

información, obtén un reporte de la

información que fue almacenada en el

sistema y trasládala al personal de tu

Institución para que verifiquen la

veracidad y actualización de

7.6

Se recomienda imprimir en hojas

recicladas.

Establece un período de tiempo y publícalo en los lugares de más afluencia

de personal, para que se acerquen a tu unidad administrativa a modificar o

agregar alguna información pendiente.

información.




7.7 Recibe a los trabajadores con los documentos que respalden las

modificaciones o actualizaciones que requiere su información e ingresa la

información al sistema.

7.8

Obtén un nuevo reporte sobre la

información que ha sido almacenada en

la Ficha de empleado, y solicita al

empleado o funcionario que firme como

respaldo de la información que fue

registrada.




7.9 Añade los nuevos documentos o los documentos

actualizados al archivo físico del trabajador.

Una vez se tenga integrado el

expediente completo se puede

digitalizar para agregar los

documentos al Archivo Digital en la

Ficha de Empleado.

Al finalizar con la digitación de los documentos se

puede regresar los expedientes a los archivos físicos

de la Institución.




8. Flujograma de Procedimiento de Actualización de Ficha de Empleado

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