Обмен электронными счетами-фактурами и первичными документами.

Опыт внедрения в ОАО "ММК"

Игорь Петров

5 июня 2014г.

О компании HIT-Service

• Внедрение СЭД с 2001 года;• Партнеры DocsVision, Microsoft, OpenText,

Captaris, ABBYY, Digital Design, СКБ Контур, TerraSoft;

• Сертифицированные специалисты по внедряемым системам и управлению проектами;

• Основные направления деятельности: • СЭД;

• Порталы на базе MS SharePoint;

• Управление бизнес-процессами (BPM);

• Управление проектами;

• CRM.

Клиенты HIT-Service

Процесс согласования договора «в СЭД»В СЭД За пределами СЭД

Контрагент приносит проект договора

Регистрация проекта договора в СЭД

Внутреннее согласование Передача замечаний контрагенту

Внесение изменений, новый текст

Передача новой редакции договора

Внесение новой версии в СЭД

Печать договора и листа согласования Наш Директор подписывает договор

Передача бумаги контрагенту

Контрагент подписывает

Передача подписанного договора

Сканирование

Сохранение скана в СЭД Выгрузка данных в учетную систему

Проблемы «смешанного» документооборота

• Много операций выполняемых вручную;

• Ошибки ввода данных;

• Затраты ресурсов на печать и сканирование;

• Возможность подлогов и мошенничества;

• Непрогнозируемые сроки завершения

процессов;

• Размывание ответственности;

• Высокая стоимость обработки документов.

Стоимость обработки документов на ММК

Внутренний документооборот между компаниями Группы ММК – 150 000 пакетов документов в год.

Стоимость обработки одного документа на бумаге –80 рублей.

Стоимость обработки электронного документа – 10 рублей.

Экономия при переходе к электронным документам – более 10 млн. рублей в год.

Проблемы «смешанного» документооборота

1. Размер переплаченного налога при отсутствии одногосчета-фактуры на 100 тыс.руб. составит 15254,24 руб.

2. Размер штрафа, если вы приняли к зачету, нодокументально не подтвердили составит 20% + пеня. Внашем примере штраф – 3050,85 руб. + пеня

3. Среднее время, потраченное бухгалтерами на проверкусчет-фактур составляет от 3 до 60 часов в месяц.

4. Средняя стоимость 1 пакета документов, отправленногочерез Почту России с учетом всех затрат составляет:67 рублей.

5. Время выездной проверки одного предприятиясотрудниками ИФНС составляет 2 месяца.

6. Количество неподписанных накладных/актов можетсоставлять до 20%. Это в среднем 4 звонка,дополнительный комплект документов, нервы, штраф…

Пилотный проект в группе ММК

• Пять предприятий Группы ММК;

• Обработка электронных счетов-фактур;

• Сквозная интеграция учетных систем, СЭД DocsVision,

Диадок;

• Реализация своих процессов согласования как для

различных обществ, так и для различных товаров/услуг в

рамках ОАО ММК.

Исполнителя по проекту:

• СКБ-Контур, г.Екатеринбург (Диадок);

• HIT-Service, г.Челябинск (внедрение DocsVision, интеграция

систем)

Архитектура системы

• Документы создаются

автоматически на основе

данных их учетных систем

Продавцов;

• Согласование и подписание

в СЭД DocsVision;

• Обеспечение юридической

значимости – Диадок;

• Автоматическая загрузка в

учетную систему

Покупателя.

Развитие проекта

• Расширение на другие общества Группы ММК.

• Реализация обмена первичными

документами:

• акты;

• накладные;

• доверенности и т.п.

• Обмен документами со сторонними

компаниями, использующими Диадок.

Как разделить функционал

Учетная система Система управления задачами (СЭД / Портал / BPM)

Хранение данных по материальным и финансовым потокам

Формирование архива документов, обмен с внешними сервисами

Минимум пользователей вносящих изменения

Работа основной массы пользователей

Автоматическая загрузка проверенных данных

Выполнение задач по подготовке, проверке, согласованию, утверждению и подписанию (ЭЦП) документов

Выгрузка отчетов по налоговому и управленческому учету

Формирование отчетов по исполнительской дисциплине, статистики бизнес-процессов

Вопросы?

Игорь Петровpetrov@hit-service.ru+7 (351) 278-28-61

Спасибо за внимание