ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА СМК

ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА:

●Независимость – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.●Подход на основе свидетельств – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

КЛЮЧЕВЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОВЕДЕНИЯ АУДИТОРА:

●Этичное поведение – основа профессионализма.●Беспристрастность – обязательство представлять правдивые и точные отчеты.●Профессиональная осмотрительность – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.

РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТОВ НАПРЯМУЮ ЗАВИСЯТ ОТ КВАЛИФИКАЦИИ АУДИТОРОВ.

●Аудиторы должны быть опытными;●Быть компетентными в техниках ведения аудита;●Знать правила менеджмента качества;●Иметь экспертные знания;●Иметь опыт управления;●Знать правила общения и поведения.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

●Субъективизм и групповой субъективизм.●Не умение слушать собеседника.●Аудитор не обучен этическим и психологическим аспектам аудита.●Избавьтесь от аудиторов «ни рыба, ни мясо» и постоянно конфликтующих аудиторов.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ

●Методы проведения аудита путаются с методами работы аудиторов.●Неправильность отнесения несоответствий к п. МС ИСО.●Неправильность оценивания несоответствий.●Не отражение в документах аудита возможностей улучшения (потенциала улучшений).●Неправильность заполнения документов аудита.●Не ведутся личные карточки аудиторов.●Не включаются в группу технические эксперты, если аудитор плохо знает область проверки.

МЕТОДЫ РАБОТЫ АУДИТОРА

1.Наблюдение2.Опрос3.Доказательство (объективное свидетельство)4.Анализ5.Оценивание

МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА

1.Прослеживание вперед – обследование от начала процесса до его результата или до заданной точки. 2.Прослеживание назад – обследование от результата процесса к его началу.3.Прослеживание методом случайного отбора – обследование начинается с любой произвольно выбранной точки процесса.4.Обнаруживающая выборочная проверка.●Имеется единичный факт несоответствия. Ищутся аналогичные несоответствия в других местах (процессах, подразделениях).5.Выборочная проверка.●Планируется объем выборки, число проверяемых объектов и по результатам проверки делается вывод.

● Руководитель группы аудиторов при необходимости привлекает аудиторов и технических экспертов из структурных подразделений организации, согласовывает ее состав с главным аудитором.

● Руководитель группы распределяет роли между аудиторами внутри группы.

СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА АУДИТА

●Разработка, согласование с руководством проверяемого объекта плана проведения аудита и его согласование с главным аудитором

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПО ИСО 19011:2002

●Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований.

Критерии аудита

Политика в области качества

ПроцедурыВнутренние стандарты

.

Внешние стандарты

Законы и нормыКонтрактные требования

Требования СМКТребования

потребителейТребования

общества и т.д

ПОДГОТОВКА РАБОЧИХ ДОКУМЕНТОВ

●сбор и анализ документов, описывающих СМК или проверяемый процесс, а также проверка рабочих инструкций, технологической документации и других нормативных документов;●сбор и анализ нормативной документации, на соответствие которой будет проводиться проверка.●разработка опросника в соответствии с целями проверки.

ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА ДОКУМЕНТОВ

Ключевые точки анализа документов:● Возможные противоречия между действующими и вновь введёнными документами.●Возможные противоречия в распределении ответственности. ●Применение «общих фраз» при описании деятельности.

ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА ДОКУМЕНТОВ

●Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом главному аудитору и руководителю проверяемого подразделения для принятия дальнейшего решения.

ДЕЙСТВИЯ ПРИ АНАЛИЗЕ СОДЕРЖАНИЯ НОРММЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

●Каждое предложение каждого раздела документа разделить на отдельные требования!●Продумать каждое отдельное требование, проинтерпретировать его!●К каждому требованию сформулировать, записать соответствующее мероприятие менеджмента качества – требуемый способ, требуемые методы!●Составить компетентные вопросы (по существу), составить перечень, сравнить с текстом стандарта и проверить на точность!

КРИТЕРИИ ДЛЯ ОЦЕНКИ ДОКУМЕНТОВ

Оценка документации

Соответствие требованиям

ИСО

Полнота описания

процессов

Правильность

оформления

Взаимосвязь

документов

Результаты предыдущег

овнутреннего

аудита

Введение в

действие

Кто? Что? Как? Где?

Когда? Скольк

о?Почему

?

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ОПРОСНИКА

●Опросник – заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию о степени соответствия состояния области проверки установленным требованиям.

ЦЕЛЬ ОПРОСНИКА

●напомнить аудитору об информации, которую он должен получить, и о фактах, которые должны быть проверены.

● Контрольные вопросы разрабатываются с учетом масштаба аудита и ориентируются, прежде всего, на самые важные области деятельности.

● Вопросы должны быть сформулированы достаточно четко, и предоставлять возможность развернутых ответов.

У АУДИТОРА ДОЛЖНА БЫТЬ ВОЗМОЖНОСТЬ ЗАПИСАТЬ ПОЛУЧЕННЫЕ ОТВЕТЫ

Поэтому, построение опросника должно обеспечивать аудитору место для следующих записей:●Полученный ответ;●Комментарии и примечания;●Ссылки на доказательства (стандарт, Политика, процедура, опрашиваемое лицо);●Результаты практической работы или других проверок;●Наблюдения аудитора.

АУДИТОРУ СЛЕДУЕТ ИЗБЕГАТЬ ОБЩИХ, НЕДОСТАТОЧНО КОНКРЕТНЫХ ВОПРОСОВ!

Пример неправильного вопроса:

●Имеется ли в подразделении необходимая документация по СМК?

ПРИМЕР ПРАВИЛЬНЫХ ВОПРОСОВ:

●Какой порядок формирования в подразделении фонда документации по СМК?●Каким образом проводится ознакомление сотрудников подразделения с документами?●Какими данными это подтверждается?●Кто несет ответственность за актуализацию перечня документов СМК, обязательных для выполнения в подразделении?

ПРИМЕР ПРАВИЛЬНЫХ ВОПРОСОВ:(ПРОДОЛЖЕНИЕ)

●Подтверждается ли наличие документов в соответствии с актуализированным перечнем?●Поддерживаются ли документы в рабочем состоянии?●Обеспечен ли свободный доступ к документам?●Обеспечены ли условия, исключающие использование отмененных документов?

СЛОВА-ПОМОЩНИКИ АУДИТОРА:

●«ЧТО?» - ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.●«КТО?»- ответ, раскрывающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу.●«ГДЕ?» - ответ о месте выполнения работы.●«КОГДА?» - ответ о времени действия.●«КАК?» - ответ о методе и способе работы.●«ПОЧЕМУ?» - ответ, раскрывающий причину события. ●«ПОКАЖИТЕ» - наглядное подтверждение той информации, которая содержится в ответах собеседника.

ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА СМК

●Уведомление руководителя проверяемого объекта●Проведение вводной беседы●Проведение аудита●Проведение беседы по результатам аудита●Составление итогового отчета по аудиту

УВЕДОМЛЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОВЕРЯЕМОГО ОБЪЕКТА

●Уведомление руководителя проверяемого объекта о предстоящей проверке в форме служебной записки.

ПРОВЕДЕНИЕ ВВОДНОЙ БЕСЕДЫ

●Рассмотрение задач и объема проводимого аудита;●Согласование плана аудита

ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА

●Проверка наличия документов СМК на рабочих местах●Проверка соответствия документов СМК установленным требованиям●Проверка выполнения требований, установленных в документах СМК●Выявление и регистрация несоответствий●Оформление документов по результатам аудита

НЕСООТВЕТСТВИЯ (ОТКЛОНЕНИЯ)

●Зарегистрируйте несоответствие в случае, если не выполняется требование.●Записывайте только факты.●Записывайте все факты полностью и точно.●Не проводите обобщение отдельных отклонений, продолжайте проверку, если у вас возникнут сомнения.●Не сравнивайте количество несоответствий. Главное – вид несоответствия.

ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ

●Данный вид отклонения говорит о том, что система качества либо не внедрена в соответствии с практическими возможностями, либо необходимый порядок выполнения отсутствует.● В данном случае корректирующее действие необходимо провести в течение разумного промежутка времени.

ПРИМЕРАМИ ЗНАЧИТЕЛЬНОГО НЕСООТВЕТСТВИЯ ЯВЛЯЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ ФАКТЫ:

●не проводится анализ системы менеджмента со стороны руководства организации;●процессы системы менеджмента не обеспечиваются ресурсами;●не выполняется анализ результативности корректирующих воздействий;●отсутствует обязательная документированная процедура

НЕЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ

●Не влияет на правильное функционирование СМ или на результаты деятельности или качество продукции/услуги.●Корректирующие действия для таких отклонений обычно требуют лишь пересмотра инструкции или мотивирующей информации для сотрудников.

ПРИМЕРАМИ НЕЗНАЧИТЕЛЬНЫХ НЕСООТВЕТСТВИЙ ЯВЛЯЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ ФАКТЫ:

●некоторое корректирующее действие не закончено в соответствии с графиком;●обнаружен случай отсутствия обязательных записей.

ГРАДАЦИЯ НЕСООТВЕТСТВИЙ

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА

●Документы по обнаруженным несоответствиям оформляются каждым аудитором и сводятся в итоговый отчет руководителем группы по аудиту.● После проведения аудита проводится совещание группы с целью подведения итогов аудита и подготовки к заключительной беседе.

СОСТАВЛЕНИЕ ИТОГОВОГО ОТЧЕТА ПО АУДИТУ

●Ответственным за составление итогового отчета является руководитель группы по аудиту.

ПРОЦЕСС 2.5 «ПРОВЕДЕНИЕ БЕСЕДЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА»

●предоставление аналитических выводов о выявленных несоответствиях проверяемого объекта, о функционировании системы менеджмента качества руководству проверяемого объекта.

ПРОЦЕСС 3 «ПРОВЕРКА ВЫПОЛНЕНИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ»

●Составление руководителем проверяемого объекта плана корректирующих мероприятий по результатам аудита.●Ответственность за реализацию коррекции и корректирующих действий несет руководитель проверяемого объекта.●Отметка о результатах реализации корректирующего действия делается аудитором в соответствующем протоколе о несоответствии и в плане устранения несоответствий. ●Проверка реализации корректирующих действий должна проводиться не позднее следующего планового аудита объекта.