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(* testo pubblicato su Archivi e Computer 1/2012) Dimitri BRUNETTI – Roberto GRASSI – Maurizio SAVOJA – Salvatore

VASSALLO

Archimista.

Applicativo open-source per la descrizione di archivi storici.

Abstract

Viene presentato Archimista, nuovo applicativo multipiattaforma per la

descrizione di archivi storici e la realizzazione di inventari, censimenti e

guide, sviluppato sulla base di un accordo sottoscritto fra Regione

Lombardia, Regione Piemonte e Direzione generale per gli archivi.

Archimista viene rilasciato con licenza open source GPL, nella prospettiva di

consentirne a chiunque l'uso e l'eventuale sviluppo di moduli aggiuntivi; può

essere utilizzato sia in modalità stand alone sia in modalità client server,

prefigurando possibili nuovi scenari di organizzazione del lavoro

archivistico. Archimista è basato sugli standard descrittivi internazionali e

nazionali.

The new multi-platform software application for archival description

Archimista (the Archivist needs, in a way, to have Alchemist's abilities...) is

presented. Result of an agreement among Regione Lombardia, Regione

Piemonte and Direzione Generale per gli Archivi, the application will be

released under open source license (GPL) so that anybody interested could

use it and freely develop and add new modules in the perspective of a

“distributed” growth. It can be used both as a stand alone application and in

an on line environment, possibly inducing a shift in the archival work

practices. Archimista is based upon international and national descriptive

standards.

1. Il progetto

Negli anni scorsi la Direzione generale per gli archivi ha dato un nuovo

impulso alla Commissione tecnica paritetica nazionale, già istituita fin dal

2003 sulla base di un accordo fra il Ministero per i beni e le attività culturali,

le Regioni e le Province autonome, le Province, i Comuni e le Comunità

montane, per il censimento e l’inventariazione del patrimonio archivistico.

La DGA ha investito questo organo del compito di dare forma al Sistema

2

archivistico nazionale (SAN), così a partire dal 2008 si sono svolti numerosi

incontri e sono state istituite speciali sottocommissioni finalizzate alla

definizione di regole e tracciati.

La Commissione paritetica ha costituito un elemento importante di un

periodo caratterizzato da una grande vivacità nel mondo archivistico

nazionale, che ha portato ad una condivisione maggiore rispetto al passato

delle esigenze locali e nazionali e alla volontà di cooperare per sviluppare

progetti comuni1. In questo contesto si è discusso anche di software per la

descrizione archivistica, dando così l’occasione per confrontarsi anche in

sede regionale.

La Regione Lombardia, ai sensi della LR 81/1985, promuove la

valorizzazione del patrimonio documentario anche attraverso la

progettazione e il sostegno a interventi di censimento, riordino e

inventariazione di archivi storici. Analogamente, la Regione Piemonte, ai

sensi della LR 58/1978, promuove attività di valorizzazione delle fonti

documentarie anche con il sostegno ad iniziative di descrizione degli archivi

storici che favoriscano una maggiore conoscenza del territorio e della sua

storia.

La Regione Lombardia, al fine di garantire omogeneità nel trattamento

dei dati e adeguamento delle descrizioni archivistiche agli standard

internazionali, ha sviluppato e diffuso, a partire dal 1992, il software

Sesamo. Le banche dati di descrizione archivistica realizzate attraverso il

software vengono importate nell’ambiente web Plain (Progetto Lombardo

Archivi in Internet), sviluppato col supporto dell’Università degli studi di

Pavia, realizzato nei primi anni Duemila nell’ambito di un accordo con la

DGA, la Soprintendenza archivistica per la Lombardia e in collaborazione

con l’Archivio di Stato di Milano; l'ambiente web si è successivamente

evoluto, fino ad andare a costituire la sezione Archivi storici del portale

Lombardia Beni Culturali.

La Regione Piemonte, affiancata dal CSI-Piemonte, lavora fin dal 1992

all’incremento del proprio sistema informativo del patrimonio culturale, e

più di recente ha sviluppato l’applicativo Guarini-Archivi per offrire agli

operatori un software efficace per la schedatura, il riordino e

1 A seguito della Conferenza Nazionale degli Archivi del novembre 2009,

nel marzo 2010 è stato sottoscritto, tra Ministro per i Beni e le Attività Culturali,

Presidente della Conferenza delle Regioni e delle Province autonome, Presidente

dell'Unione delle Province d'Italia e Presidente dell'Associazione Nazionale Comuni

Italiani l'Accordo per la promozione e l'attuazione del Sistema Archivistico

Nazionale, nel cui contesto sono stati costituiti un Comitato paritetico nazionale di

coordinamento ed un Comitato paritetico tecnico-scientifico, all'interno dei quali è

proseguito e prosegue il confronto collaborativo.

3

l'inventariazione di archivi storici. Tale strumento ha consentito di inserire

nella banca dati regionale le informazioni sul patrimonio documentario

prodotto o conservato da comuni, istituzioni culturali, enti religiosi e altri

soggetti pubblici o privati, e di restituirle agli utenti attraverso una pagina

web di interrogazione e consultazione.

Sul finire degli anni Duemila entrambe le Regioni si sono trovate ad

affrontare la necessità di sviluppare una nuova versione di Sesamo e di

Guarini-Archivi perché, mentre negli ambienti di presentazione web le

interfacce di visualizzazione e le pagine di interrogazione dei dati e degli

inventari risultavano ancora adeguate, il software di immissione dei dati

necessitava di un deciso e inderogabile intervento di rifacimento per renderlo

idoneo alle esigenze degli operatori, per allinearlo ai nuovi standard

internazionali e ai progetti nazionali e per garantire l'interoperabilità con gli

altri progetti e sistemi, in particolare con il SAN. Inoltre, era necessario

rendere disponibile il software on-line e ripensare e riorganizzare il

meccanismo di alimentazione dei portali. Senza interventi di aggiornamento

non sarebbe più stato possibile proporre l’applicativo agli operatori,

rischiando di vanificare gli sforzi di molti anni. Ad oltre un decennio dalla

nascita degli applicativi di schedatura e riordino di archivi storici della

Regione Piemonte e della Regione Lombardia, quindi, si era manifestata

l'esigenza per entrambi gli enti di riflettere sul modello organizzativo delle

attività di inventariazione e di ragionare sulla revisione di architettura e

piattaforma dei rispettivi applicativi.

In seguito ai primi incontri è parso opportuno coinvolgere la Direzione

generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali, che

vedeva anch’essa con favore lo sviluppo di strumenti software per

l’inventariazione archivistica, liberamente utilizzabili, caratterizzati

dall’adesione agli standard nazionali e internazionali e compatibili con il

SAN. Perciò nel 2009 si è sviluppata l’idea di condividere l’impegno e le

risorse per realizzare di un nuovo applicativo per il censimento e il riordino

degli archivi da distribuire gratuitamente sul territorio regionale e nazionale.

Si è andato così a definire un progetto che prevedeva la creazione di un

applicativo multipiattaforma e open source destinato a raccogliere l'eredità di

Guarini-Archivi e di Sesamo, con lo scopo di supportare gli operatori nella

schedatura, nell'ordinamento e nella produzione di inventari, censimenti e

guide di archivi storici. Un software innovativo, che segnasse un salto

generazionale e che potesse essere utilizzato sia modalità web che in locale;

un prodotto che gestisse anche descrizioni di tipologie documentarie

particolari e che consentisse la massima interoperabilità con il SAN e il

Portale archivistico nazionale (PAN).

In occasione della tavola rotonda di chiusura della Seconda Conferenza

nazionale degli archivi, svoltasi a Bologna nel novembre 2009, è stata

4

annunciata l’imminente sottoscrizione di una convenzione fra la DGA e le

Regioni Lombardia e Piemonte per lo sviluppo di un nuovo software

archivistico. Crediamo che sia stato giusto anticipare la nascita di Archimista

proprio in quell’occasione per almeno due motivi: la Conferenza di Bologna

sanciva l’avvio di molti nuovi progetti che nel corso dei due anni successivi

hanno visto la luce fino ad approdare alla presentazione del SAN a Pescara

nel dicembre 2011, e poi perché il motto della Conferenza era «Fare

sistema» e quindi rispecchiava perfettamente l’idea di cooperazione che ha

mosso i tre soggetti a condividere un obiettivo e il percorso per raggiungerlo.

Nel gennaio 2010 il Direttore Generale per gli Archivi ha sottoscritto

l’accordo con la Direzione culture, identità e autonomie della Regione

Lombardia e la Direzione cultura, turismo e sport della Regione Piemonte

con cui le parti si sono impegnate a realizzare in due anni «un software

open-source web-oriented per il censimento, la schedatura, il riordino e

l’inventariazione degli archivi». Mentre le caratteristiche e le funzionalità

minime venivano indicate in un documento allegato, l’accordo specificava

che erano elementi indispensabili la capacità di dialogo con Guarini-Archivi

e Sesamo e di recupero delle basi dati archivistiche già realizzate con questi

stessi applicativi, nonché l’integrazione con il Sistema archivistico nazionale

e, in genere, la massima interoperabilità con i portali e i sistemi nazionali

archivistici e culturali. L’accordo individuava nel Dipartimento storico

geografico dell’Università degli Studi di Pavia e nel CSI-Piemonte i soggetti

preposti alla realizzazione del software.

Nel corso del 2010 e del 2011 il Comitato di gestione, composto dai

rappresentanti dei soggetti firmatari, insieme all’Università di Pavia e alla

Società Cooperativa Codex, che nel frattempo era stata incaricata della

messa a punto del software, hanno portato avanti il progetto affrontando i

numerosi aspetti e i molti problemi di ambito disciplinare e tecnologico2. Le

prime fasi di progettazione del nuovo software di descrizione archivistica

hanno riguardato la valutazioni dei costi, del modello di sviluppo e della

sostenibilità nel tempo del software. Ci si è poi soffermati sulla scelta della

licenza di rilascio e nell’ipotizzare i casi di utilizzo; sono state definite le

entità che il software doveva descrivere, le relazioni che potevano

intercorrere fra di esse e i campi descrittivi che le caratterizzano; infine è

stata redatta una matrice di confronto fra i campi descrittivi delle entità del

nuovo applicativo, gli standard descrittivi archivistici e gli standard di

2 Per la definizione del modello concettuale, dei tracciati e delle funzioni è

stato costituito un gruppo di lavoro costituito da: Saverio Almini, Cristiano Animosi,

Dimitri Brunetti, Roberto Grassi, Simone Merli, Maurizio Savoja e Salvatore

Vassallo; tracciati e vocabolari delle schede speciali (ICCD) sono stati proposti da

Barbara Bergaglio ed Enzo Minervini.

5

struttura dati. In seguito alla definizione della configurazione del pacchetto

di primo rilascio, trasmessa alla DGA nel luglio 2010, è stato avviato lo

sviluppo vero e proprio che ha comportato un lungo lavoro e successive fasi

di test, che hanno coinvolto anche alcuni archivisti lombardi e piemontesi a

cui deve essere rivolto un ringraziamento.

Uno degli ultimi aspetti ad essere definiti è stato quello del nome da

attribuire all’applicativo. Bisogna dire che fin dai primi momenti il problema

del nome è stato evidente, perché occorreva scegliere qualche cosa che

evocasse la professione archivistica e gli archivi, un nome con cui

identificare facilmente il software e che potesse essere ben indicizzato dal

web anche grazie alla possibilità di acquisire domini liberi. Dopo molte

proposte, e dopo averlo chiamato Guaresimo (Guarini + Sesamo...) per oltre

due anni, nell’imminenza della prima presentazione pubblica è stato scelto il

nome Archimista, da un’idea di Salvatore Vassallo. Il nome Archimista

richiama le difficoltà che ogni giorno gli archivisti affrontano nel loro

lavoro, pari, se non superiori, agli sforzi degli alchimisti nel conquistare

l’onniscienza o nel trasformare in oro i metalli vili.

Nel corso del 2011 la Comunità archivistica nazionale ha sollecitato più

volte maggiori informazioni circa un progetto di cui ormai si sapeva molto,

ma di cui non si era visto ancora nulla. Così, dopo un vivace dibattito interno

sull’opportunità di illustrare Archimista in una fase ancora non definitiva, il

4 novembre scorso presso l’Archivio di Stato di Milano è avvenuta la

presentazione di Archimista. Dopo un saluto di Barbara Bertini, direttrice

dell’Archivio di Stato, Maurizio Savoja, Roberto Grassi e Dimitri Brunetti

hanno illustrato il progetto generale e i suoi obiettivi, accennando anche

all’adozione di Archimista da parte della Regione Lombardia e della

Regione Piemonte. Poi Salvatore Vassallo si è soffermato sulla licenza

adottata per il rilascio e sugli aspetti legati alla partecipazione ai progetti di

sviluppo; infine Simone Merli e Cristiano Animosi, della cooperativa Codex,

hanno mostrato in anteprima il programma illustrandone gli elementi e le

funzionalità. In occasione della presentazione è stata attivata anche la pagina

web www.archimista.it, che diventerà il sito di riferimento per quanti

vorranno utilizzare l’applicativo e metterà a disposizione gli strumenti per

dialogare nell’ottica dello sviluppo di Archimista.

Ora, a un mese dalla presentazione, si ritiene ancora che la scelta di far

vedere qualche cosa di quello che sarà Archimista 1.0 nell’estate del 20123

sia stata corretta. Anche se taluni hanno visto nelle poche parti non ancora

pronte e nella grafica abbozzata un segnale negativo circa il buon esito del

progetto, da molte parti i riscontri sono stati incoraggianti. La presentazione,

3 Il rilascio della versione 1.0 è previsto per aprile 2012

6

seguita da alcune giornate di formazione promosse dalla Regione Lombardia

per gli operatori del territorio, ha permesso di condividere maggiormente gli

obiettivi raggiunti e quelli programmati, e ha dato modo al Comitato di

gestione e agli sviluppatori di definire meglio tempi e modi per il primo

rilascio ufficiale.

2. La scelta e la visione open source. Perché un software open source?

Il mercato dei software archivistici in Italia è piuttosto affollato, con

davvero tante soluzioni e opzioni disponibili per gli operatori, all’interno di

un mercato tutto sommato ristretto se pur con caratteristiche peculiari e con

sensibilità di descrizione tale da renderlo completamente diverso rispetto alle

situazioni (e ai software) americani.

È certamente vero che le diverse soluzioni proposte si differenzino per

utilizzo e scopo, alcune più orientate al lavoro sul campo e alla produzione

di inventari e altri strumenti di corredo4, altre maggiormente indicate per la

pubblicazione di banche dati archivistiche online5, variamente integrate con

le prime; infine sono presenti soluzioni per la gestione e visualizzazione di

oggetti digitali6, anche se non orientate in modo specifico agli archivi.

Fino ad oggi, però, un fattore comune era l’assenza di un software open

source tra i prodotti italiani dedicati al mondo degli archivi e in particolar

modo nell'ambito dei software orientati al lavoro sul campo e alla

produzione di strumenti di corredo (obiettivo principale di un software come

Archimista)7.

Quali sono dunque i motivi che hanno spinto le due Regioni e i loro

partner, in primis la Direzione Generale per gli Archivi, a scegliere in modo

radicale questa strada, a tal punto da inserirla come elemento di novità

imprescindibile per il nuovo software? E qual è il modello di sviluppo e il

modello economico sottesi che si intendono innescare attraverso questo

nuovo prodotto?

4 In questo gruppo ricadono i predecessori di Archimista, Guarini Archivi e

Sesamo, e software come, ad esempio, Arianna. 5 Come, a titolo di esempio, Gea, XDams, Arianna Web etc.

6 Oltre alle soluzioni integrate in altri ambienti si può ricordare CodeX[ml],

sviluppato da Cilea, integrato tra l'altro in Divenire. 7 In campi trasversali al mondo degli archivi, come i software per la gestione

dei digital asset, ci sono invece prodotti italiani open source, come il già citato

CodeX[ml] rilasciato dal Cilea sotto licenza Apache.

7

Il motivo principale da parte della Regione Lombardia e della Regione

Piemonte è evitare il così detto vendor lock-in8, ossia legarsi completamente

ad una sola ditta sviluppatrice con il rischio che il software venga poi

dismesso o abbandonato o in ogni caso non più sviluppato e venendo così

costretti a costosi aggiornamenti o, peggio, a comprarsi il sorgente per poter

continuare ad aggiornarlo in proprio.

In senso lato anche questo può essere ritenuto un single point of failure9,

un punto critico il cui malfunzionamento (i.e. il fallimento della ditta

sviluppatrice o la dismissione del software) mina l’intero sistema.

Questi non sono semplici esempi teorici di scuola, ma rappresentano

situazione reali che si ripetono ciclicamente nel mondo del software a

sorgente chiuso.

Intendiamoci: la situazione, svantaggiosa per il committente, che può

venirsi a creare è risultato di pratiche commerciali diffuse e pienamente

legittime, che non si vuole necessariamente connotare negativamente. Sono

tuttavia situazioni in cui le Regioni non possono e non vogliono più cadere.

I precedenti software, di cui Archimista è l’erede, Guarini e Sesamo, non

erano comunque più aggiornabili né migliorabili, soprattutto perché per

troppo tempo rimasti fermi. L’ultima versione di Sesamo (la 4.2) è del 2004,

mentre quella di Guarini Archivi (2.2) è del 2007: cinque anni sono quasi

un’era geologica dal punto di vista dell’evoluzione tecnologica. In questo

modo lo scalino tecnologico era ormai troppo ampio da colmare e, anche ad

averne avuto il possesso giuridico dei sorgenti, era più semplice e economico

costruire un nuovo software.

Con la scelta open source si sono volute evitare le due difficoltà

evidenziate. Da un lato infatti un eventuale abbandono del software da parte

della ditta incaricata della sua realizzazione non rappresenterebbe la fine di

Archimista, perché lo sviluppo può essere portato avanti da una qualunque

altra ditta interessata. Dall’altro, la sfida è che Archimista, grazie alla sua

licenza, possa diventare un progetto vivo, che avanzi costantemente senza

che si formi un gradino tecnologico insuperabile. Lo sviluppo potrà magari

seguire strade diverse tra loro, o procedere in maniera non diretta, come un

8 Sul differente impatto del modello Opensource e del modello a codice

chiuso sull’innovazione, sulla competitività e sulla sostenibilità nel tempo di un

software si veda European Commission. Economic impact of open source software

on innovation and the competitiveness of the Information and Communication

Technologies sector in the EU. Bruxelles, 2006. Disponibile all’indirizzo

<http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/files/2006-11-20-flossimpact_en.pdf>. 9 G. Lynch. Single Point of Failure: The 10 Essential Laws of Supply Chain

Risk Management. New York: Wiley, 2009.

8

moto browniano, come un brusio di un bazaar10

dove si scambiano merci e

cultura: l'auspicio però è che possa comunque avanzare costantemente

Dal punto di vista di chi sviluppa il software questa è una vera e propria

sfida: non si può negare che sia un modello difficile, una strada in salita.

Non si possono vendere licenze d’uso – poiché il software è a disposizione

di tutti; bisogna provare a vendere servizi, personalizzazioni11

, con la

consapevolezza che non si agirà in un regime di monopolio. Certo, la

Cooperativa Codex, avendo sviluppato il software, ha già il know how per

attivare una serie di servizi collegati, ma, proprio perché si tratta di un

software open source, qualunque ditta potrà creare e vendere

personalizzazioni di Archimista o servizi ad esso connessi, in regime di

libero mercato.

3. La licenza scelta: scenari futuri

Nella discussione che ha portato alla definizione della licenza di Archimista,

sono state prese in considerazione diverse licenze open source,

interrogandosi su quale fosse la prospettiva da perseguire e il modello che si

intendeva sostenere. Tra queste possiamo distinguere tre macrogruppi12

:

licenze libere non copyleft (copyleft è il termine inventato da Don

Hopkins in una lettera a Richard Stallman che sostanzialmente ribalta il

termine copyright13

, si potrebbe tradurlo come dovere di autore). Le

licenze libere non copyleft sono licenze estremamente libere, che

10

Si veda E. Raymond. La cattedrale e il bazaar. 1998, all’indirizzo

<http://www.apogeonline.com/openpress/cathedral> e P. Himanen. L' etica hacker e

lo spirito dell'età dell'informazione. Milano: Feltrinelli, 2003. 11

Per I principali aspetti del modello economico open source si vedano S.

Engelhardt. The Economic Properties of Software. In Jena Economic Research

Papers 2008-45. Jena: University of Jena, 2008. Disponibile all’indirizzo

<http://ideas.repec.org/p/jrp/jrpwrp/2008-045.html > e D. Riehle. The Economic

Motivation of Open Source Software: Stakeholder Perspectives. «IEEE Computer »,

40(4), 2007, p. 25-32. Disponibile all’indirizzo <http://www.riehle.org/computer-

science/research/2007/computer-2007-article.html>. 12

Si veda anche P. Abrahamsen. How to choose a free software license.

2001. Disponibile all’indirizzo

<http://www.dina.kvl.dk/~abraham/rants/license.html>. E K. Fogel. Producing Open

Source Software: How to Run a Successful Free Software Project. Cambridge: O’

Reilly, 2005. Disponibile in una versione aggiornata all’indirizzo

<http://producingoss.com/en/index.html>. 13

R Stallman. The GNU Project. In Open Sources. Cambridge: OʼReilly,

1999. Disponibile all’indirizzo <http://www.gnu.org/gnu/thegnuproject.html>.

9

permettono di modificare il software, di venderlo anche senza rilasciare le

modifiche apportate o di incorporarlo in altri progetti a sorgente chiuso;

licenze libere a copyleft debole: sono licenze che permettono di

modificare, distribuire, vendere il software a patto che le modifiche del

software stesso siano anch’esse distribuite come open source; eventuali

estensioni invece possono essere a sorgente chiuso;

licenze libere a copyleft forte: sono chiamate anche licenze a pervasività

globale, perché la licenza “contagia” qualunque software con cui viene in

contatto. Cioè anche in questo caso è possibile modificare, distribuire,

vendere il software, a patto che qualora si distribuisca il software

modificato o un modulo/estensione ad esso collegato anche questi siano

rilasciati con licenza open source.

La licenza più nota di quest'ultimo tipo è la GPL14

(GNU Pubblic

License) ed è proprio questa la licenza che è stata scelta per Archimista. O

meglio una delle licenze poiché Archimista sarà rilasciato anche sotto la

EUPL15

(European Union Public Licence), la prima licenza libera ad essere

approvata e suggerita dalla Commissione Europea. Del resto la stessa licenza

scelta, la GPL versione 2 o superiore, si configura come una multi licenza

capace di adattarsi alle evoluzioni e aggiornamenti della GPL superando le

eventuali incompatibilità fra le diverse versioni16

.

Un possibile scenario, appena saranno a disposizione i sorgenti di

Archimista (il rilascio è previsto per aprile 2012), è che da esso nasca una

serie di fork, ossia di nuovi progetti derivati che si staccano, come tante

biforcazioni, dall’originale17

. Questi fork potranno prendere strade diverse:

quale, ad esempio, orientando lo sviluppo del software nella direzione della

pubblicazione di banche dati archivistiche, quale invece, magari,

implementando le funzioni previste dallo standard ISDF (International

Standard for Describing Functions), o ancora facendolo evolvere in un

software adatto anche per catalogare altre tipologie di beni culturali, o infine

sviluppando in base ad esso uno strumento per gestire una digital library.

Tutti questi rami che si staccheranno dal fiume originario, grazie alla

licenza scelta, non saranno – si auspica - esclusivamente dei defluenti che

portano acque chissà dove (in un naviglio chiuso, ad esempio), ma potranno

a loro volta diventare nuovi affluenti, nuova linfa vitale in un continuo

14

<http://www.gnu.org/licenses/old-licenses/gpl-2.0.html>. 15

<http://ec.europa.eu/idabc/eupl.html>. 16

Si veda Is GPLv3 compatible with GPLv2?

<http://www.gnu.org/licenses/gpl-faq.html#v2v3Compatibility>. 17

J. Dizon. Forking Protocol: Why, When, and How to Fork an Open Source

Project. 2009. <http://jamesdixon.wordpress.com/forking-protocol-why-when-and-

how-to-fork-an-open-source-project/ >.

10

scambio idrico o, fuori di metafora, di conoscenza e, andando sul concreto,

di funzionalità software.

Ovviamente non ci si attendono solo fork, ossia progetti paralleli, ma ci si

aspetta che, come detto all’inizio dell’intervento, questo software possa

essere vivo e vitale. Ciò significa una comunità attiva di utenti e di

sviluppatori18

. Solo così il software potrà evolvere in un progresso continuo

e non terminare la sua carriera (pur nobile e gloriosa) come accaduto ai suoi

predecessori Sesamo e Guarini.

4. Le principali caratteristiche del software

4.1. Le caratteristiche di base

Archimista è un software open source che in prima istanza mira a

sostituire nell’uso i software Guarini Archivi e Sesamo. Si tratta dunque di

un software orientato agli operatori sul campo per la creazione di banche dati

e per la stampa di inventari e censimenti.

immagine 1

“Maschera per la descrizione di un complesso archivistico”

Archimista in questa prima fase non è dunque un sistema di

pubblicazione o di aggregazione di banche dati, anche se è ipotizzabile che

questo possa essere uno dei suoi primi sviluppi futuri. Del resto la sua

licenza libera permetterà di adattarlo anche a, e di integrarlo con, sistemi di

pubblicazione e aggregazione di descrizione archivistiche già esistenti.

Nonostante non sia attualmente un sistema di pubblicazione di descrizioni

archivistiche, Archimista è interamente orientato al web come programma

web based funzionante con un qualunque browser moderno. La natura web

based non è esclusivamente un connotato tecnico, ma potrà impattare sul

modo di lavoro e sul workflow del riordino e descrizione di un archivio: il

lavoro potrà infatti essere condiviso, incrociato con altre informazioni e

indici e, laddove richiesto, monitorato dal committente nelle sue varie fasi e

non soltanto a prodotto finito.

Nell’analisi dei software open source per la descrizione archivistica

esistenti (in particolare Archon19

, Archivists’ Toolkit20

, Ica-AtoM21

) è

18

M. Mascord. How to build an open source community. OSS Watch. 2008.

<http://www.oss-watch.ac.uk/resources/howtobuildcommunity.xml>. 19

<http://www.archon.org/>. 20

<http://www.archiviststoolkit.org/>. 21

< http://ica-atom.org/>.

11

emerso come non vi sia una particolare attenzione all’installazione locale, su

un singolo computer, del software. Ciò probabilmente è dettato sia dalla

diffusione del lavoro in rete, sia dalla possibilità di concentrarsi sulla

pubblicazione delle descrizioni senza imperniare il lavoro sulle operazioni di

riordino. Ciò non è ipotizzabile nel contesto italiano ed è per questo motivo

che parallelamente alla versione server è stata messa a punto una versione

stand alone di facile installazione che sia particolarmente utile per il lavoro

sul campo, per le prime operazioni di riordino, ecc. In seguito è poi possibile

sincronizzare la versione stand alone con una specifica versione server a cui

ci si collega per riversare i dati.

Infatti, dato l’obiettivo principale di Archimista, gran parte del lavoro e

delle funzionalità del software sono concentrate sulle operazioni di riordino,

classificazione e gestione massiccia delle unità (anche attraverso viste

tabellari che semplifichino le operazioni ripetitive).

Le principali entità che entrano in gioco sono i complessi archivistici, le

unità archivistiche, i soggetti produttori e i soggetti conservatori, descritti nel

rispetto degli standard internazionali (rispettivamente ISAD per i primi due,

ISAAR e ISDIAH, tenendo naturalmente conto di EAD ed EAC); nella

delineazione del modello concettuale e delle singole schede si è altresì tenuto

conto dei sistemi informativi archivistici di riferimento (LBC, Guarini,

SIUSA, SIAS, SAN) oltre che, in genere, del panorama italiano ed

internazionale nel campo.

Le descrizioni dei soggetti e dei complessi archivistici di primo livello

sono poi collegate tutte ad una sorta di scheda introduttiva – la scheda

progetto22

– che fornisce informazioni complessive e di contesto

sull’intervento che ha portato alla raccolta dei dati ed alla redazione delle

descrizioni, e che assume particolare importanza soprattutto una volta che il

lavoro dovesse confluire in un sistema informativo più ampio (LBC, SAN,

ecc.).

Accanto a queste schede principali sono previste una serie di schede

accessorie per aumentare le potenzialità descrittive e per creare banche dati

ricercabili e indicizzabili con maggiore semplicità.

In primo luogo è prevista una scheda risorsa/fonte bibliografica: uno

sforzo di sommare in un’unica scheda la descrizione di fonti bibliografiche

edite, fonti normative, fonti archivistiche e strumenti di corredo.

22

La scheda progetto è già implementata nella sezione Archivi del portale

Lombardia Beni Culturali, fin dalle sue prime versioni (portale PLAIN, poi

Lombardia Storica): cfr. M. Savoja, P. G. Weston, Progetto Lombardo Archivi in

INternet (PLAIN): identificazione, reperimento e presentazione dei soggetti

produttori e dei complessi archivistici, in Authority Control. Atti del convegno

internazionale, Firenze, 10-12 febbraio 2003, Firenze, 2003, pp. 387-399.

12

Sono inoltre previste una serie di schede (profili istituzionali, profili

documentari23

) e di strumenti (indici, tesauri, vocabolari controllati) per

favorire una descrizione distribuita, al fine di creare banche dati con maggior

potenziale in fase di ricerca e aggregazione di dati, e che ancora una volta si

potranno rivelare importanti soprattutto in occasione della confluenza delle

descrizioni in un sistema informativo più vasto.

Lo scenario della confluenza del risultato del lavoro, sia esso di

inventariazione, censimento o guida, in un sistema informativo più vasto, più

volte richiamata, costituisce ormai uno scenario di riferimento

imprescindibile, come l’esperienza degli ultimi anni ha confermato, sia in

generale che, in particolare, nei sistemi che vedono coinvolti i soggetti

promotori dello sviluppo del software. Archimista è stato pensato sia, da una

parte, per raccogliere i dati in modo tale da rendere il più fluido possibile il

passaggio in un sistema più ampio, sia, dall’altra, per consentire a chi lavora

di accedere in modo agevole alle risorse già disponibili nel sistema di

riferimento: vocabolari controllati, indici, tesauri, e ancora schede profilo

istituzionale e documentario, descrizioni bibliografiche, e così via. Si

immagina che la messa a punto ed il perfezionamento di funzionalità

aggiuntive di tal genere possa costituire uno dei primi sviluppi ulteriori

dell’applicativo.

4.2 Gli oggetti digitali

Un’altra entità accessoria di indubbia importanza sono gli oggetti digitali,

collegabili con qualsiasi livello dei complessi archivistici, con le unità

archivistiche, con i soggetti produttori e conservatori e con le risorse stesse.

Archimista comunque non è originariamente progettato per la gestione

completa dei digital assets e per la creazione di digital library frutto di

digitalizzazioni di materiale archivistico, tuttavia la possibilità di collegare

oggetti digitali ad ognuna delle entità principali ha l’obiettivo di garantire, su

questo fronte, alcune funzionalità sia pur minimali.

immagine 2

“Oggetti digitali connessi ad una scheda Soggetto produttore”

Certamente questa base potrà essere usata in futuro per far evolvere

Archimista in una completa gestione degli oggetti digitali o per integrarlo in

software (con licenza compatibile) che abbiano questo obiettivo, ma già

23 Già presenti e da tempo implementate in sistemi come SIUSA e LBC.

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attualmente è possibile una gestione degli oggetti digitali sufficientemente

articolata da rispondere interamente alle specifiche e al formato proposto per

la gestione degli oggetti digitali in SAN24

. Infatti gli elementi di

contestualizzazione da esso richiesti sono presenti nella descrizione

archivistica, e gli elementi per l’indicizzazione possono a loro volta essere

ricavati dalle descrizioni di complessi archivistici e unità. Per quanto

riguarda i diritti sull’oggetto digitale (e non solo sul suo corrispettivo

analogico) è possibile darne conto direttamente nella relativa scheda (è

possibile indicare diritti relativi all’intero gruppo di oggetti associati a quella

specifica entità).

Al di là del limite imposto alla dimensione dei file associati (che può

essere in ogni caso modificato da parte dei gestori del sistema25

), bisogna

comunque sottolineare come Archimista al momento non si occupi di

estrazione di informazioni e metadati tecnici ai fini della conservazione, né

di creare derivate specifiche per la fruizione al di là delle anteprime

utilizzate all’interno del programma.

4.3. Le schede speciali

Anche se Archimista è un applicativo dedicato in modo esclusivo alla

descrizione di archivi storici, non si poteva non tenere conto delle esigenze

che hanno alcuni archivi di una maggiore precisione e granularità descrittiva.

In particolare, gli archivi del Novecento hanno assunto ormai la

connotazione di archivio ibrido, ossia di un complesso non più solo

costituito da documenti tradizionali e carte, ma composto anche da oggetti di

natura diversa quali fotografie, disegni, stampe, manifesti, supporti

audiovisivi e oggetti, riferiti al medesimo soggetto produttore del quale

testimoniano le attività, le vicende e le funzioni; materiali eterogenei

collegati solidalmente da un vincolo al complesso dell’archivio, per i quali

deve essere offerta all’operatore la possibilità di rappresentarli sia con

categorie descrittive di matrice archivistica, sia con altre più specifiche ed

appropriate.

Per restituire la complessità degli archivi ibridi, Archimista include al suo

interno il tracciato ICCD delle schede F, D, S, OA e BDM corredate dai loro

specifici vocabolari. Le schede catalografiche dell’Istituto Centrale per il

24

Cfr. intervento in merito nella sezione Gli standard del SAN alla

Conferenza I poli archivistici e le reti informative, Pescara 15-17 dicembre 2011. 25

Nella versione attuale il limite è stato impostato a 8 Mb, sia per la versione

Server che per la versione stand alone; limiti anche più bassi potranno dover essere

configurati in funzione del contesto di utilizzo (server impiegati, connessioni, carico

previsto, ecc.)

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Catalogo e la Documentazione sono state adottate in una versione ridotta,

pur presentando tutti i campi obbligatori. Come per le schede archivistiche,

anche alle schede speciali possono essere associati gli oggetti digitali

corrispondenti.

All’interno del software ciò è reso come una differente faccetta

descrittiva: una determinata unità (archivistica o documentaria) può essere

descritta contemporaneamente dal punto di vista archivistico e nell’ottica di

una visione catalografica basata su ICCD. Alcuni campi saranno identici,

altri sovrapponibili previo un cambio di etichetta, altri ancora avranno

vocabolari controllati specifici a seconda del “punto di vista” con cui le si

descrive e, infine, altri elementi saranno specifici del dominio archivistico o

di quello catalografico basato sugli standard ICCD.

È dunque possibile descrivere l'unità archivistica/documentaria da due

distinti punti di vista contemporaneamente: sarà poi possibile scegliere se

stampare un inventario con la descrizione archivistica o con la descrizione

ICCD o se richiedere l’esportazione dei dati pertinenti nel formato testuale

previsto da ICCD, ecc.

4.4. Funzionalità di data entry rapido

Molti sforzi, all’interno del programma, sono orientati alla velocizzazione

delle operazioni di data entry, in particolare per le attività di inserimento di

unità archivistiche e documentarie.

Ad esempio è prevista una speciale sintassi per l’importazione di strutture

archivistiche, proponendo anche alcuni schemi preimpostati (ad esempio:

Titolario Comunale “Astengo”; Struttura archivio ECA; Struttura ONMI).

Per semplificare l’inserimento di gruppi di unità dalle caratteristiche

simili (come le unità di una serie di registri, o di fascicoli, tutte con lo stesso

titolo e distinte, ad esempio, in base alle date estreme) è stata introdotta una

funzionalità di duplicazione unità ed inoltre una funzione di aggiunta di unità

multiple che consente di creare, con una sola operazione, fino a 100 unità per

le quali può essere predefinito titolo e tipologia. Sempre con l’obiettivo di

facilitare l’inserimento dati per le unità archivistiche è in fase di definizione

una procedura di import di dati descrittivi da formato CSV, quindi ad

esempio da software di gestione di fogli di calcolo.

Si può operare sulle unità, oltre che in formato scheda, all’interno di una

presentazione tabellare.

Immagine 3

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“Visione tabellare delle unità con - in alto - i filtri per selezionare le

unità”

In questa modalità sono presentati un numero configurabile di campi (ad

eccezione dei campi ripetibili) ed è possibile sia filtrarli per selezionare

alcune specifiche unità, sia navigare attraverso la tabella e inserire dati, come

se si trattasse di un comune foglio di calcolo.

4.5. La modalità censimento

Infine uno degli aspetti che si ritengono di maggiore interesse in

Archimista è la possibilità di utilizzare il programma per la gestione non solo

di dati inventariali ma anche di dati descrittivi raccolti nel contesto di

operazioni di censimento, o destinati alla predisposizione di guide.

In passato ci sono stati solo alcuni tentativi di creare software specifici

per la produzione di questi strumenti (un esempio è Nautilus), ma sempre più

spesso – almeno nelle regioni interessate - per la realizzazione di guide e

censimenti non ci si è avvalsi di un programma dedicato ma si sono

utilizzati, con qualche forzatura, software pensati per l’inventariazione come

Guarini e Sesamo.

Presentare questa duplice funzionalità all’interno di un unico software

risponde sia all’esigenza di un applicativo che si occupi di censimenti (sia

pur non configurato – nell’attuale versione – per la raccolta di dati più

specificamente gestionali), sia alla possibilità che queste descrizioni

sommarie vengano man mano approfondite in specifici lavori di riordino e

inventariazione o, viceversa, dando la possibilità di predisporre delle guide

partendo dall’estrazione di una parte delle informazioni da degli specifici

inventari già esistenti.

5. Conclusioni

Frutto di un progetto collaborativo, Archimista nasce con l'obiettivo di

continuare ad essere tale: la scelta di distribuirlo come open source, ed il tipo

di licenza scelto, si propongono di creare le condizioni perché non solo i

soggetti che l'hanno promosso, ma anche altri sviluppatori ed altre comunità

di utenti possano servirsene e sostenerne lo sviluppo. Le caratteristiche del

software cercano di renderlo uno strumento facilmente utilizzabile, e le

scelte nell'architettura concettuale e nelle funzionalità si sono ispirate agli

standard internazionali ed alle esperienze nazionali. Al di là delle specifiche

prestazioni del prodotto, un elemento che è stato tenuto presente, e sul quale

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la riflessione è ancora in corso, è se e come l'impiego di uno strumento con

queste caratteristiche potrà inserirsi nel flusso di lavoro degli archivisti e

nella “filiera” della descrizione archivistica che, dalle prime rilevazioni,

passando attraverso le diverse fasi del riordino e della descrizione, approda

alla pubblicazione in Internet, spesso nell'ambito di sistemi complessi e

dall'orizzonte allargato, non limitato agli archivi e a volte neanche ai soli

beni culturali, interagendo con essi in modo dinamico. Ad alcune possibili

future linee di sviluppo si è fatto cenno nel testo, su altre la discussione e il

confronto nel gruppo di lavoro sono ancora in corso; altre ancora, può darsi,

potranno emergere da parte di altri soggetti, in direzioni forse ancora non del

tutto prevedibili. Con questo intervento, così come con la presentazione del 4

novembre, ci si augura in primo luogo di contribuire ad un dibattito e ad un

confronto che vede impegnata, in un momento non facile, la comunità

archivistica ed in genere il mondo culturale del nostro paese.