010761001 Projektinhallintahttp://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/

Luento 2

Kalle Ikkelä

Sisältö

• Projektin valinta yrityksessä• Projektin hallinnan tehtäviä• Projektin aloitus• Ryhmätyöskentely projektissa• Palaverikäytännöt

Strategiasta projektinvalintaan

Asiakkaantarpeet

OsaaminenTietotaito

Teknologia-strategia

Liiketoiminta-strategia

Kaupallisettekijät

Kehitys-projektit

Tuotekehitysprojektin valinta

• Asiakkaan tarve tärkein näkökohta• ”Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein, on tehdä

oikeita asioita.” (Peter Drucker)• Kilpailijoiden toimenpiteet• Yhteiskunnan ja ympäristön muutokset• Uudet innovaatiot ja teknologiat• Tuotteen ominaisuudet, kustannukset,

tuotekehitykseen menevä aika sekä kustannukset

Projektien valintaryhmän tehtävät

• Hyväksyä käynnistettävät tehtävät• Selvittää projektien sopivuus yrityksen strategiaan• Asettaa projektin liiketoiminnalliset tavoitteet• Nimetä projektipäällikkö• Valvoa projektia tai nimetä valvontaryhmä• Suorittaa kehitysprojektien välinen priorisointi

(T&K) Projektin rahoitus

• Asiakasprojektissa asiakas maksaa• Sisäisessä tuotekehitysprojektissa mukana

– TEKES, KERA– EU

• Yliopistojen tutkimusprojektien rahoittajat– TEKES– EU– Firmat

Rinnakkainen tuotekehitys

• Tuoteprojektin kaikissa vaiheissa alusta alkaen on mukana– Markkinointi– Tuotekehitys– Materiaalitoiminnot– Valmistus

• Projektin jokaisen vaiheen yhteydessä arvioidaan kaikki osa-alueet ja päätetään jatkosta.

Sisältö

• Projektin valinta yrityksessä• Projektinhallinnan tehtäviä• Projektin aloitus• Ryhmätyöskentely projektissa• Palaverikäytännöt

Project Management: The 4 P’s

People — the most important element of a successful project

Product — the software to be built Process — the set of framework activities and software

engineering tasks to get the job done Project — all work required to make the product a reality

Projekti

Suunnittelu

Käynnistäminen

Seuranta ja ohjaus

Päättäminen

Projektisuunnitelma* ja muu projektiin liittyvä

materiaali

Loppuraportti

Lähtötiedot:tavoitteet, reunaehdot,

rajoitteet...

Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio

Tuote

Seurantaraportit

Ohjaus

Päätösraportti

Projektin kulku

•Huom! Projektisuunnitelman aloitus voidaan tehtä linjaorganissa, •mutta viimeistellään yleensä projektiorganisaatiossa.

Linjajohdon henkilöstötehtävät

• Päättää seuraavista työntekijän asioista:– nimike ja ylennykset organisaatiossa– palkka– bonukset– ylityöt– vastuut– työtehtävät

• Projektipäälliköllä ei siis ole vastuuta näistä!– Vai onko?

TOIMITTAJA

TILAAJA

ALI-HANKKIJAT

Projektiorganisaatio

Projekti-ryhmä

Käyttäjät

Linja-johto

Projekti-päällikkö

Projekti-päällikkö

JOHTO-RYHMÄ

Projektiryhmä Projektiryhmä

Osa-projekti 2

Osa-projekti N

Osa-projekti 1

Projektiryhmä

Projektinvalvoja

Tuki-henkilöt

IT-projektiorganisaatio

Projektinasettaja

Projektin valvoja tai

ohjausryhmä

Projekti-sihteeri

Projekti-päällikkö

Osaprojekti-päällikkö 1

Osaprojekti-päällikkö 2

Osaprojekti-päällikkö N

Arkkitehti (elitekninen pp)

Suunnittelija

Testaaja

Dokumentoija

Tukitoiminnot• asiantuntijat • laatuinsinööri• konfiguraationhallintainsinööri• muut tarvittavaterikoisroolit

Matriisiorganisaatio

• Projektijohtamisorganisaatio muodostuu usein matriisiorganisaation tyyppiseksi

• Soveltuu jos organisaatiossa on yli 100 henkilöä ja projekteja yli 10

• Matriisiorganisaatiossa osaaminen jakautuu kolmeen toiminta-alueeseen– Tulosyksikön johto– Projektien johto– Asiantuntijat

Matriisiorganisaatio

Tulosyksikönjohto

Ryhmänjohto

Ryhmänjohto

Ryhmänjohto

Asiantuntija Asiantuntija Asiantuntija

AsiantuntijaAsiantuntijaAsiantuntija

Projektienjohto

Projekti-päällikkö

Projekti-päällikkö

Projekti-päällikkö

Projekti 1

Projekti 2

Matriisiorganisaation edut

• Ammatillinen erikoistuminen voidaan viedä pitkälle• Työkuormitus saadaan tasaiseksi, kun heitä voidaan

”joustavasti” siirtää projektien välillä• Yhdessä projektissa opittu siirtyy muille projekteille• Johdolla paremmat mahdollisuudet ohjata resurssien

käyttöä ja priorisoida projekteja• Matriisiorganisaatio voi poistaa päällekkäistä kehitystyötä ja

siten alentaa kustannuksia• Asiantuntijoiden linjaesimies pysyy samana vaikka projekti

vaihtuu

Matriisiorganisaation haitat

• Päätöksenteko monimutkaistuu• Projektien väliset kiistat resursseista ovat yleisiä• Organisaatio voi byrokratisoitua• Matriisiorganisaatio vaatii luotettavasti toimivaa

projektien aika- ja resurssisuunnittelua– Mikäli resurssi ei vapaudu suunnitellusti

saattaa toinen projekti myöhästyä

Projektinhallinnan tehtävät

projektin henkilöresurssit

kustannusten arviointi

projektin aikataulu

projektin etenemisen seuranta

projektin muut resurssit

kommunikointi ja raportointi

projektin riskit

projektin laatu

projektimittarit

Projektipäällikkö

• Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimintajohtajaan:– motivaatio saada projekti onnistuneesti

toteutetuksi– projektiryhmän sitouttaminen tavoitteen

saavuttamiseksi– projektille voidaan järjestää

tulospalkkausjärjestelmä

Projektipäällikön tehtävät

• Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa

• Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää• Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa

työn edistymistä• Raportointi• Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella• Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin

päättäminen

Projektipäällikön on…

• Tunnettava projektin johtamis- ja ohjausmenettelyt • Tehtävä päätöksiä jämäkästi• Tunnettava projektin tehtäväalue ja käytettävät tekniikat• Nautittava luottamusta ja avustettava projektihenkilöstöä• Pyrittävä ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia ja hallita

muutoksia

Projektiryhmän jäsenen tehtävät

• Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta

• Huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista

• Raportoida työn edistymisestä pp:lle• Dokumentoida työnsä tulokset• Noudattaa päätettyjä teknisiä standardeja• Kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä

Projektin asettajan tehtävät

• Päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä

• Nimeää projektin johtoryhmän• Vastaa viimekädessä, että projektilla on

käytettävissä tarvittavat resurssit• Ratkaisee mahdolliset projekti- ja

linjaorganisaation väliset kiistat

Johtoryhmän tehtävät

• Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet

• Nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä

• Hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma• Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit• Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset• Hyväksyä projektin tulos• Päättää projektin lopettamisesta

Projektien sudenkuoppia 1/2

• Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi• Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat

linjapäälliköt• Projekti annetaan henkilöille ”muiden töiden

ohella”• Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä• Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu

Projektien sudenkuoppia 2/2

• Ei ole projektiohjeistoa, kukin toimii miten parhaaksi näkee

• Asenteet ”Ei minun työtäni voi aikatauluttaa”• Johdon informaatiojärjestelmät puutteellisia, ei

tunneta projektien tilannetta tai henkilöstön kuormitusta

• Projektien aloitus ja lopetus lipsuvia• Ammattitaitoisten projektipäälliköiden puute

Projektijohtamiskulttuuri 1/2

• Projektien itsenäisyyttä ja omajohtoisuutta tuetaan

• Projektipäälliköille annetaan riittävät valtuudet ja toimintaedellytykset

• Projektit perustuvat strategisiin suunnitelmiin ja toteuttavat niissä asetettuja tavoitteita

• Käytetään projektinhallinnan menetelmiä

Projektinjohtamiskulttuuri 2/2

• Tulosjohtaminen on viety projektitasolle• Projektien ohjaukseen on yhteiset toimintamallit ja

pelisäännöt• Henkilöstö on koulutettu projektitoimintaan• Projektipäällikölle on suunniteltu urakehitys

Nelostie Oy (1/2)

• Valtatie 4 rakennettiin projektimaisesti. Nelostie Oy rakensi tien ja vastaa sen ylläpidosta vuoteen 2012 saakka, jolloin valtio saa tien omakseen. Nelostie Oy saa 2,5 euroa jokaisesta autosta, joka ajaa Järvenpäästä Lahteen. Koska automaksut alkoivat vasta kun tie valmistui, oli projektin nopea toteutus rahallisesti merkittävää.

Nelostie Oy (2/2)

• Tie valmistui marraskuussa 1998 vuoden aikataulustaan edellä!

• On arvioitu että kustannukset ovat 15-20% pienemmät kun rahoitus järjestetään koko projektille kerrallaan, sen sijaan että rahat jaetaan vuosittain

» lisätietoja: www.nelostie.net