08 acc504-bai 5-v1.0

Bài 5: Kế toán các khoản chi và nguồn kinh phí trong đơn vị hành chính sự nghiệp

v1.0 111

0

Nội dung

Kế toán hoạt động đầu tư XDCB.

Những vấn đề chung về nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động.

Chứng từ và các khoản chi hoạt động trong đơn vị HCSN.

Hướng dẫn học Mục tiêu

Bài này sẽ giới thiệu cho học viên nội dung kế toán hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản; nội dung chứng từ sử dụng, sổ sách kế toán và phương pháp hạch toán các khoản chi và nguồn kinh phí hoạt

động trong đơn vị HCSN.

Thời lượng học

4 tiết

Bài này trang bị cho học viên các kiến thức cơ bản về hạch toán khoản chi và nguồn kinh phí sự nghiệp trong đơn vị HCSN bao gồm:

Nội dung nguồn kinh phí và các khoản chi sự nghiệp.

Hạch toán chi tiết nguồn kinh phí và các khoản chi sự nghiệp.

Hạch toán tổng hợp nguồn kinh phí và các khoản chi sự nghiệp.

BÀI 5: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI VÀ NGUỒN KINH PHÍ TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP


112 v1.0

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI

Tình huống dẫn nhập

Một người bạn của anh Dũng, chị Hà làm việc tại 1 đơn vị nghiên cứu về KHXH&NV, từ khi thành lập đến nay, tất cả hoạt động đều do ngân sách nhà nước cấp, ngoài ra không có nguồn thu nào khác. Nhưng năm nay, thực hiện theo NĐ43, đơn vị chị Hà lại được xếp là đơn vị sự nghiệp có thu, do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động. Gần đây đơn vị chị có nghiên cứu đề tài nghiên cứu Khoa học, đề tài này được Sở khoa học cấp kinh phí trực tiếp và chuyển vào tài khoản tiền gửi tại kho bạc nhà nước.

Chị Hà đã rút kinh phí về và chi lại hết cho Chủ nhiệm đề tài.

Câu hỏi

1. Khoản này có phải đưa vào hạch toán không?

2. Đây có phải là nguồn thu sự nghiệp không?

3. Nếu phải đưa vào hạch toán, chị Hà phải hạch toán thế nào?


v1.0 113

5.1. Kế toán chi và nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản

5.1.1. Nguyên tắc hạch toán

Đầu tư XDCB trong đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho hoạt động của đơn vị. Bài này trình bày hoạt động đầu tư XDCB ở các đơn vị hạch toán đầu tư XDCB phản ánh chung trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị.

Hạch toán đầu tư XDCB được thực hiện riêng cho từng công trình, hạng mục công trình.

Đối với các công trình, hạng mục công trình XDCB phải theo dõi chi tiết theo từng loại chi phí đầu tư công tác xây dựng, công tác lắp đặt, chi phí đầu tư cho công tác mua sắm thiết bị đầu tư XDCB và những chi phí kiến thiết cơ bản khác. Khi công trình hoàn thành phải phân bổ chi phí kiến thiết cơ bản khác cho từng công trình, từng hạng mục công trình, theo những tiêu thức thích hợp.

Chi phí đầu tư XDCB phải theo dõi được số luỹ kế từ khi khởi công xây dựng công trình đến khi hoàn thành, bàn giao đưa công trình vào sử dụng và khi quyết toán được duyệt.

Đơn vị phải hạch toán các khoản chi đầu tư XDCB phát sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án dùng cho đầu tư XDCB.

Đơn vị không được xét duyệt quyết toán ngân sách năm các khoản chi đầu tư XDCB từ các khoản tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án dùng cho đầu tư XDCB nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính.

5.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán xây dựng cơ bản sử dụng tài khoản 241 “XDCB dở dang’’, tài khoản 441 “Nguồn kinh phí đầu tư XDCB”.

Tài khoản 241 “XDCB dở dang’’

Tài khoản này để phản ánh chi phí đầu tư XDCB (bao gồm công tác mua sắm TSCĐ, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí đầu tư XDCB) và tình hình quyết toán công tác mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, quyết toán kinh phí đầu tư XDCB ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Nội dung phản ánh trên tài khoản 241 như sau:

Tài khoản 241

SDĐK:

– Chi phí XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ dở dang.

– Giá trị công trình XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao đưa vào sử dụng hoặc quyết toán chưa được duyệt y.

– Chi phí thực tế về đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh.

– Giá trị công trình bị loại bỏ và các khoản duyệt bỏ khác kết chuyển khi quyết toán được duyệt.


114 v1.0

– Chi phí đầu tư để cải tạo, nâng cấp TSCĐ.

– Các khoản ghi giảm chi phí đầu tư XDCB, chi phí sửa chữa lớn.

– Giá trị TSCĐ và các tài sản khác hình thành qua đầu tư XDCB, mua sắm đã hoàn thành đưa vào sử dụng.

– Giá trị công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành kết chuyển khi quyết toán được duyệt.

SDCK

Tài khoản 441 “ Nguồn kinh phí đầu tư XDCB”

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguồn kinh phí đầu tư XDCB của đơn vị hành chính sự nghiệp.


Tài khoản 441

SDĐK:

– Nguồn kinh phí đầu tư XDCB chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán.

– Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã được duyệt y.

– Chuyển nguồn kinh phí đầu tư XDCB thành nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ khi xây dựng mới, cải tạo, mở rộng nâng cấp và mua sắm TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.

– Kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi).

– Hoàn lại nguồn kinh phí đầu tư XDCB cho ngân sách hoặc cấp trên.

– Các khoản khác làm giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB.

– Nhận nguồn kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp.

– Chuyển các quỹ và các khoản thu khác theo quy định thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB.

– Các khoản khác làm nguồn kinh phí đầu tư XDCB tăng (biếu, tặng, viện trợ...).

SDCK

5.1.3. Phương pháp hạch toán

(1) Khi nhận được kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 112

Có TK 441 Số kinh phí được cấp

(2) Nhận vốn đầu tư XDCB do ngân sách cấp theo dự toán chi đầu tư XDCB được giao:

Khi được giao dự toán chi đầu tư XDCB, kế toán ghi:

Nợ TK 0092 “Dự toán chi đầu tư XDCB”.

(2.1) Khi rút dự toán chi đầu tư XDCB để sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 111: Số tiền mặt thực nhập quỹ

Nợ TK 152, 153: Giá trị vật liệu, dụng cụ nhập kho


v1.0 115

Nợ TK 241: XDCB dở dang

Nợ TK 331: Các khoản phải trả

Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB.

Đồng thời ghi Có TK 0092 “Dự toán chi đầu tư XDCB”

(2.2) Khi nhận được kinh phí đầu tư XDCB do cấp trên cấp bằng tiền, vật tư, thiết bị,

kế toán ghi:

Nợ TK 111: Số tiền mặt nhận được

Nợ TK 112: Số tiền gửi ngân hàng, kho bạc nhận được

Nợ TK 152, 153: Giá trị vật liệu, dụng cụ nhập kho

Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB.

(2.3) Chuyển quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB,

kế toán ghi:

Nợ TK 431 (4314)

Có TK 441 Số quỹ được chuyển đến

(2.4) Khi nhận kinh phí đầu tư XDCB để chuyển trả kinh phí đã tạm ứng từ kho bạc khi được giao dự toán, kế toán ghi:

Nợ TK 336

Có TK 441 Số kinh phí đã tạm ứng

(3) Khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án để đầu tư:

(3.1) Nếu đơn vị đã có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận tiền, hàng

viện trợ, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152...

Có TK 441 Số tiền hàng tiếp nhận

(3.2) Nếu đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152...

Có TK 521 (5212) Số tiền hàng tiếp nhận

(3.3) Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số tiền, hàng viện trợ, kế

toán ghi:

Nợ TK 521 (5212)

Có TK 441

Số tiếp nhận được ghi tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB

(3.4) Cuối kỳ, khi nộp nguồn kinh phí đầu tư XDCB cho cấp trên, kế toán ghi:

Nợ TK 441

Có TK 111, 112 Số kinh phí đầu tư XDCB nộp cho cấp trên

(4) Khi phát sinh chi phí đầu tư XDCB, khi tạm ứng tiền cho nhà thầu xây dựng theo

hợp đồng xây dựng, kế toán ghi:

Nợ TK 331: Các khoản phải trả nhà cung cấp

Có TK 111: Số tiền mặt xuất quỹ thanh toán


116 v1.0

Có TK 112: Số tiền gửi ngân hàng rút ra thanh toán

Có TK 441: Thanh toán bằng dự toán chi hoạt động, dự án

Nếu rút dự toán chi đầu tư XDCB để tạm ứng tiền cho bên nhận thầu thì đồng

thời ghi Có TK 0092 “Dự toán chi đầu tư XDCB”.

TK 441 TK 112

TK 111, 152, 153, 241, 331

TK 431

TK 336

TK 111, 112, 152, 153

(1) Nhận được kinh phí đầu tưXDCB do ngân sách cấp

(2.1) Khi rút dự toán chi đầu tư XDCB

(2.3) Chuyển quỹ phát triểnhoạt động sự nghiệp thành

nguồn kinh phí đầu tư XDCB

(2.4) Nhận được kinh phí đầu tưXDCB để chuyển trả kinh phí đã tạm

ứng từ kho bạc khi được giao dự toán

(2.2) Khi nhận được kinhphí đầu tư XDCB do cấptrên cấp

(4) Rút dự toán kinh phí đầu tư XDCB

Đồng thời ghi: Có TK 009


(3.1) Đã có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp

nhận tiền, hàng viện trợ

TK 5212

(3.2) Nếu đơn vịchưa có chứngtừ ghi thu, ghichi ngân sách

(3.3) Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sáchTK 111, 112

(3.4) Cuối kỳ, nộp kinh phí

đầu tư XDCB cho cấp trên

TK 331

TK 441 TK 112

TK 111, 152, 153, 241, 331

TK 431

TK 336

TK 111, 112, 152, 153

(1) Nhận được kinh phí đầu tưXDCB do ngân sách cấp

(2.1) Khi rút dự toán chi đầu tư XDCB

(2.3) Chuyển quỹ phát triểnhoạt động sự nghiệp thành

nguồn kinh phí đầu tư XDCB

(2.4) Nhận được kinh phí đầu tưXDCB để chuyển trả kinh phí đã tạm

ứng từ kho bạc khi được giao dự toán

(2.2) Khi nhận được kinhphí đầu tư XDCB do cấptrên cấp

(4) Rút dự toán kinh phí đầu tư XDCB



(3.1) Đã có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp

nhận tiền, hàng viện trợ

TK 5212

(3.2) Nếu đơn vịchưa có chứngtừ ghi thu, ghichi ngân sách

(3.3) Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sáchTK 111, 112

(3.4) Cuối kỳ, nộp kinh phí

đầu tư XDCB cho cấp trên

TK 331

(5) Khi nhận khối lượng XDCB hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao, căn cứ vào hợp đồng giao thầu, hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành hoặc phiếu giá công trình và biên bản nghiệm thu bàn

giao khối lượng, kế toán ghi:

(5.1) Nếu XDCB dùng cho hoạt động SXKD thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu

trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 241: Tập hợp chi phí XDCB dở dang

Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 (3311): Các khoản phải trả


v1.0 117

(5.2) Nếu XDCB dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp hoặc thuộc đối tượng chịu

thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:

Nợ TK 241: Tập hợp chi phí XDCB dở dang


(6) Khi trả thêm tiền cho bên nhận thầu, kế toán ghi:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112... Số tiền trả thêm cho bên nhận thầu

(7) Khi nhập kho thiết bị mua về, căn cứ vào hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho,

kế toán ghi:

Nợ TK 152 (1521)

Có TK 331 (3311) Số thiết bị nhập kho

(8) Trường hợp chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đến địa điểm thi công hoặc giao cho người nhận thầu hoặc bên sử dụng, kế toán ghi:


Nợ TK 311 (3113): (nếu có) Thuế GTGT được khấu trừ


(9) Khi tạm ứng hoặc thanh toán tiền cho người nhận thầu, nhà cung cấp thiết bị, vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ có liên quan đến đầu tư XDCB, kế

toán ghi:


Nợ TK 331 (3311): Phải trả người cung cấp

Có TK 111,112, 312...: Thanh toán bằng tiền, tạm ứng

Có TK 461, 462, 441: Thanh toán bằng dự toán chi hoạt động, dự án

Nếu rút dự toán chi đầu tư XDCB để trả trực tiếp cho bên nhận thầu đồng thời

ghi Có TK 0092 “Dự toán chi đầu tư XDCB”.

(10) Xuất thiết bị không cần lắp giao cho người nhận thầu, kế toán ghi:

Nợ TK 241

Có TK 152 Giá thiết bị không cần lắp xuất kho

(11) Đối với thiết bị cần lắp đặt, khi xuất kho thiết bị giao cho đơn vị nhận thầu lắp

đặt, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết thiết bị đưa đi lắp đặt)

Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết thiết bị trong kho)

(12) Khi có khối lượng lắp đặt hoàn thành của bên nhận thầu bàn giao, khối lượng lắp đặt đã được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán thì giá trị thiết bị đưa đi lắp mới

được coi là hoàn thành đầu tư, kế toán ghi:


Có TK 152: Nguyên vật liệu (chi tiết thiết bị đưa đi lắp đặt)

(13) Khi phát sinh chi phí khác có liên quan đến đầu tư XDCB:


118 v1.0

(13.1) Nếu XDCB phục vụ cho SXKD, kế toán ghi:


Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111, 112, 331...

(13.2) Nếu XDCB phục vụ cho HCSN, kế toán ghi:


Có TK 111, 112, 312, 331...: Chi phí bằng tiền, tạm ứng,…

Có TK 461, 462, 441...: Chi phí bằng dự toán

Nếu rút dự toán chi đầu tư XDCB, đồng thời ghi Có TK 0092 “Dự toán chi đầu tư

XDCB”

(14) Nếu trong quá trình đầu tư mà không sử dụng hết nguyên liệu, vật liệu đem về

nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 241 Số nguyên liệu, vật liệu nhập kho

(15) Khi quyết toán công trình hoàn thành đưa vào sử dụng, căn cứ quyết toán đã được duyệt, kế toán ghi tăng giá trị của TSCĐ đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử

dụng và những chi phí được duyệt bỏ, chi phí chi sai phải thu hồi, kế toán ghi:

Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình

Nợ TK 213: TSCĐ vô hình

Nợ TK 152: Giá trị vật liệu nhập lại kho

Nợ TK 441: Phần chi phí được duyệt bỏ

Nợ TK 311 (3118): Phần chi phí không được duyệt bỏ phải thu hồi

Có TK 241: XDCB dở dang

Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí hoặc quỹ để đầu tư XDCB, kế toán ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và ghi vào các tài khoản có liên quan:

Nợ TK 661: Nếu đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí hoạt động

Nợ TK 662: Nếu đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí dự án

Nợ TK 635: Số tiền đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của

Nhà nước

Nợ TK 441: Số tiền đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí đầu tư XDCB

Nợ TK 431: Nếu đầu tư XDCB bằng quỹ cơ quan

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

(16) Trường hợp công tác đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí hoạt động đến cuối năm

chưa hoàn thành:

(16.1) Trong năm báo cáo, căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành liên quan đến số kinh phí sự nghiệp cấp cho công tác XDCB trong năm được quyết toán vào kinh phí dùng cho XDCB năm báo cáo, kế toán ghi:

Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động

Có TK 337 (3373): Giá trị khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành


v1.0 119

(16.2) Đối với giá trị khối lượng XDCB hoàn thành đã quyết toán vào kinh phí năm

trước, sang năm sau khi công trình hoàn thành bàn giao, căn cứ vào biên bản

giao nhận TSCĐ, kế toán ghi tăng TSCĐ:

Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ hữu hình

Nợ TK 213: Nguyên giá TSCĐ vô hình


Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:

Nợ TK 337: Phần chi của khối lượng XDCB hoàn thành đã quyết toán năm trước

Nợ TK 661: Phần chi của khối lượng XDCB hoàn thành của năm nay tương

ứng với số kinh phí được cấp năm nay

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

(16.3) Trường hợp đầu tư XDCB kéo dài nhiều năm, khi quyết toán, chủ đầu tư phải

quy đổi vốn đầu tư đã thực hiện về mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao đưa

vào sử dụng để xác định giá trị TSCĐ mới tăng và giá trị TSCĐ bàn giao.

TK 331

TK 311

TK 241(5.1) Nếu XDCB dùng cho hoạt động SXKD

(chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

(5.2) Nếu XDCB dùng cho hoạt động HCSN(chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

TK 152

(7) Nhập khothiết bị mua về

(10) Xuất thiết bị không cầnlắp giao cho bên nhận thầu

(12) Khi có khối lượng lắpđặt hoàn thành của bênnhận thầu bàn giao,…

(8) Chuyển thẳng thiết bị khôngcần lắp đến địa điểm thi công,…

TK 111, 112, 331

TK 311

(13.1) Phát sinh chi phí liên quan đến XDCB (phục vụ cho SXKD)

(13.2) Nếu XDCB phục vụ cho HCSN

TK 241, 331

(9) Khi tạm ứng hoặc thanh toán tiền cho ngườinhận thầu, nhà cung cấp thiết bị, vật tư,…

TK 152

(14) Không sử dụng hếtNVL đem về nhập kho

TK 211, 213, 152, 441, 311

(15) Khi quyết toáncông trình hoàn thành

Đồng thời ghi tăng nguồnkinh phí đã hình thành TSCĐ

(16.2) Đối với giá trị khốilượng XDCB hoàn thànhđã quyết toán kinh phívào năm trước,…


TK 211, 213

TK 111, 112

(6) Trả thêmtiền cho bênnhận thầu

TK 111, 112, 312, 461, 462, 441

TK 331

TK 311

TK 241(5.1) Nếu XDCB dùng cho hoạt động SXKD

(chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

(5.2) Nếu XDCB dùng cho hoạt động HCSN(chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

TK 152

(7) Nhập khothiết bị mua về

(10) Xuất thiết bị không cầnlắp giao cho bên nhận thầu

(12) Khi có khối lượng lắpđặt hoàn thành của bênnhận thầu bàn giao,…

(8) Chuyển thẳng thiết bị khôngcần lắp đến địa điểm thi công,…

TK 111, 112, 331

TK 311

(13.1) Phát sinh chi phí liên quan đến XDCB (phục vụ cho SXKD)

(13.2) Nếu XDCB phục vụ cho HCSN

TK 241, 331

(9) Khi tạm ứng hoặc thanh toán tiền cho ngườinhận thầu, nhà cung cấp thiết bị, vật tư,…

TK 152

(14) Không sử dụng hếtNVL đem về nhập kho

TK 211, 213, 152, 441, 311

(15) Khi quyết toáncông trình hoàn thành


(16.2) Đối với giá trị khốilượng XDCB hoàn thànhđã quyết toán kinh phívào năm trước,…


TK 211, 213

TK 111, 112

(6) Trả thêmtiền cho bênnhận thầu

TK 111, 112, 312, 461, 462, 441


120 v1.0

Ví dụ 1:

Trích tài liệu kế toán tại một đơn vị hành chính sự nghiệp như sau: (ĐVT: 1.000đ)

Bộ phận xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao 1 nhà kho cho bộ phận sản xuất kinh doanh, trị giá 450.000 theo biên bản giao nhận số 20 ngày 15/3. Tài sản cố định được đầu tư bằng nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản.

Lời giải:

a. Nợ TK 211: 450.000 b. Nợ TK 441: 450.000

Có TK 241: 450.000 Có TK 411: 450.000.

5.2. Kế toán các khoản chi và nguồn kinh phí hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp

5.2.1. Những vấn đề chung về nguồn kinh phí và các khoản chi hoạt động trong đơn vị

Chi hoạt động là những khoản chi mang tính chất thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ chuyên môn, chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, liên hiệp hội...

Xét theo nội dung, tính chất hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp, chi hoạt động bao gồm các khoản chi cho:

Sự nghiệp kinh tế.

Sự nghiệp giáo dục.

Cho sự nghiệp y tế, văn hoá xã hội, thể thao và các sự nghiệp khác do nhà nước quản lý.

Chi cho quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội ...

Xét theo nội dung các khoản chi, chi hoạt động bao gồm các khoản chi về:

Tiền lương.

Phụ cấp lương.

Tiền làm thêm, làm ngoài giờ.

Nghiệp vụ chuyên môn.

Quản lý hành chính: Công tác phí, phụ cấp lưu trú, vật tư văn phòng...

Sửa chữa mua sắm TSCĐ...

Các khoản chi của đơn vị hành chính sự nghiệp phải được hạch toán chi tiết theo mục lục ngân sách mà nhà nước quy định theo dõi chi tiết theo từng nguồn kinh phí và đảm bảo chính xác với công tác lập dự toán.

Nguồn kinh phí hoạt động sự nghiệp được hình thành từ các nguồn sau:

Ngân sách nhà nước cấp hàng năm.

Các khoản thu hội phí và các khoản đóng góp của các hội viên.

Bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị theo quy định của chế độ tài chính.

Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính.

Tiếp nhận các khoản viện trợ phi dự án.


v1.0 121

Các khoản được biếu, tặng, tài trợ của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị. Hoạt động chuyên môn, quản lý trong đơn vị sử dụng nguồn kinh phí hoạt động để chi. Nguồn kinh phí hoạt động nhằm duy trì và đảm bảo hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp.

CHÚ Ý Chế độ kiểm soát chi đối với các cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu

trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính được quy định trong Thông tư số 18 /2006/TT–BTC ngày 13 tháng 03 năm 2006. Chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính được quy định trong Thông tư số 81/2006/TT–BTC ngày 06 tháng 09 năm 2006.

5.2.2. Chứng từ và sổ sách kế toán Để hạch toán chi hoạt động, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ (như tiền điện, điện thoại, văn phòng phẩm, vật tư,...). Phiếu chi, bảng kê thanh toán công tác phí, quyết toán

chi hội nghị, bảng kê chi trợ cấp khó khăn... Bảng thanh toán tiền lương, bảng kê trích nộp BHXH,

BHYT, phiếu xuất kho vật liệu. Giấy báo Có. Thông báo dự toán chi hoạt động được cấp, các thông

báo duyệt y quyết toán. Giấy rút dự toán chi hoạt động, phiếu xuất kho... Các chứng từ liên quan khác. Hạch toán chi tiết chi hoạt động, kế toán sử dụng các sổ sách sau: Sổ chi tiết chi hoạt động, mẫu số S61 – H. Sổ tổng hợp chi hoạt động. Sổ theo dõi dự toán ngân sách, mẫu số S41 – H. Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí, mẫu số S42 – H. Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí, mẫu số S43 – H.

Bộ:.............. Đơn vị:.......

SỔ CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG Năm:..... Nguồn kinh phí:......... Loại............khoản........................Nhóm mục..................

Chứng từ Ghi Nợ TK 661 Chia ra tiểu mục

Ngày tháng ghi sổ

Số hiệu

Ngày tháng

Diễn giải Tổng số ... ... ... ... ... ...

Ghi Có TK 661

A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu năm

Số phát sinh trong tháng ... Cộng phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Luỹ kế từ đầu năm

Mục:........................ Sổ này có.......trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... Ngày mở sổ:.....

Ngày....tháng..... năm...... Người ghi sổ (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)


122 v1.0

Các sổ sách chủ yếu này có mẫu như sau:

SỔ TỔNG HỢP SỬ DỤNG NGUỒN KINH PHÍ

Loại kinh phí:…………Nguồn kinh phí:……………

Năm:……………

Loại Khoản Nhóm mục

Mục

Kinh phí chưa

sử dụng kỳ trước

chuyển sang

Kinh phí thực nhận

trong kỳ

Kinh phí được

sử dụng trong kỳ

Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán kỳ này

Kinh phí giảm

trong kỳ

Kinh phí còn lại

giảm kỳ sau

A B C D 1 2 3 4 5 6 = 3 – 4– 5

Quý:…

– Sổ này có …..trang, đánh số từ trang 01 đến trang……..

– Ngày mở sổ:………………………

Người ghi sổ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Ngày....tháng….năm….

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên, đóng dấu)

SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG NGUỒN KINH PHÍ

Năm:...

Loại kinh phí:...... Nguồn kinh phí:....... Nơi cấp:......

Loại:....... Khoản:....... Nhóm mục:.........(Hoặc mục:.....)

Chứng từ Ngày tháng ghi sổ

Số hiệu

Ngày tháng

Diễn giải

Kinh phí chưa sử dụng kỳ trước

chuyển sang

Kinhphí

thựcnhận

Kinh phí được

sử dụng kỳ này

Kinh phí đã sử dụng đề nghị

quyết toán

Kinh phí

giảm

Kinh phí còn lại chuyển kỳ sau

A B C D 1 2 3 4 5 6

Số dư đầu kỳ

...

Cộng phát sinh trong kỳ

Số dư cuối kỳ

– Sổ này có:....trang, đánh số từ trang 01 đến trang....

– Ngày mở sổ:.........

Ngày:..... tháng:....năm:.....

Người ghi sổ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên)


v1.0 123


Để theo dõi hạch toán chi và nguồn kinh phí hoạt động sự nghiệp, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 661, TK 461, TK 008

Tài khoản 661 “Chi hoạt động”

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các khoản chi mang tính chất thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như: Chi cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn, bộ máy hoạt động của các cơ quan nhà nước, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do ngân sách nhà nước cấp hoặc do nguồn biếu, tặng, viện trợ, thu hội phí đảm bảo...


Tài khoản 661

SDĐK:

– Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc những khoản chi chưa được duyệt y.

– Các khoản chi hoạt động phát sinh tại đơn vị.

– Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không được duyệt phải thu hồi.

– Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y.

Tài khoản 461 “Nguồn kinh phí hoạt động”

Tài khoản này sử dụng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.


Tài khoản 461

SDĐK:

– Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có).

– Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán.

– Số kinh phí hoạt động nộp lại ngân sách nhà nước hoặc nộp lại cho cấp trên.

– Kết chuyển số chi hoạt động (số chi thường xuyên và số chi không thường xuyên) đã được quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động.

– Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi).

– Kết chuyển số kinh phí hoạt động thường xuyên còn lại (Phần kinh phí thường xuyên tiết kiệm được) sang tài khoản 421 “Chênh lệch thu chi chưa xử lý”.

– Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động.

– Số kinh phí hoạt động đã nhận của Nhà nước hoặc cấp trên.

– Số kinh phí hoạt động do hội viên đóng góp, do biếu, tặng, viện trợ, do bổ sung từ các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh, các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị.

Tài khoản 008 “Dự toán chi hoạt động”

Tài khoản này sử dụng để phản ánh số dự toán chi hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động ra sử dụng.


124 v1.0

Tài khoản 008 có kết cấu như sau:

Tài khoản 008

SDĐK:

– Dự toán chi hoạt động còn lại chưa rút.

– Dự toán chi hoạt động được giao.

– Số dự toán điều chỉnh trong năm.

– Rút dự toán chi hoạt động ra sử dụng.

– Số nộp khôi phục dự toán.


5.2.4.1. Kế toán nhận kinh phí

Nguồn kinh phí hoạt động được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng nguồn kinh phí. Khi nhận kinh phí, kế toán ghi theo trình tự sau:

(1) Khi nhận kinh phí hoạt động được cấp bằng hiện vật, tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152, 153...

Có TK 461 Số kinh phí được cấp

(2) Nhận kinh phí hoạt động do cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp và chuyển thanh toán trực tiếp cho nguời bán hàng, nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (3311)

Có TK 461 Số thanh toán

(3) Khi nhận kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước hoặc cấp trên cấp bằng TSCĐ hữu hình, nhận biếu, tặng, viện trợ chi dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 211

Có TK 461 Số kinh phí nhận được

Đồng thời ghi:

Nợ TK 661

Có TK 466 Số chuyển nguồn

(4) Khi nhận được quyết định của cấp có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động, kế toán ghi Nợ TK 008 “ Dự toán chi hoạt động”.

Khi rút dự toán chi hoạt động để chi, kế toán ghi:

Nợ TK 111: Nếu rút về nhập quỹ

Nợ TK 152, 153: Nếu mua nguyên vật liệu, dụng cụ nhập kho

Nợ TK 211, 213...: Nếu mua TSCĐ


Nợ TK 661: Nếu chi trực tiếp

Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

Đồng thời ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động”

Nếu mua TSCĐ phải ghi bút toán chuyển nguồn:

Nợ TK 661, 662...

Có TK 466 Số kết chuyển nguồn

(5) Nhận kinh phí hoạt động khi ngân sách nhà nước cấp bằng lệnh chi, khi nhận được tiền, kế toán ghi:


v1.0 125

Nợ TK 112 Có TK 461

Số kinh phí được cấp

(6) Khi đơn vị tiến hành thanh toán tạm ứng với kho bạc, chuyển số đã thanh toán tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động, kế toán ghi:


Số thanh toán tạm ứng

Đồng thời ghi: Có TK 008 (7) Khi thu hội phí, thu đóng góp của các hội viên, hoặc được tài trợ, viện trợ phi dự

án, được biếu tặng của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Nợ TK 152, 153: Vật liệu, dụng cụ Nợ TK 155: Sản phẩm, hàng hoá

Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động. (8) Khi phát sinh các khoản thu khác bổ sung nguồn kinh phí thường xuyên, kế toán ghi:

Nợ TK 511 (5118) Có TK 461

Số bổ sung nguồn kinh phí

(9) Khi phản ánh số phí, lệ phí được bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động, kế toán ghi:

Nợ TK 511 (5111) Có TK 461

Số bổ sung nguồn kinh phí

(10) Số lãi từ hoạt động SXKD bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động, kế toán ghi:


Số lãi bổ sung nguồn kinh phí

TK 461 TK 111, 112, 152, 153, …

TK 3311

TK 211

TK 111, 112, 152, 153, 211, 213, 331, 661

TK 112

TK 336

TK 511

TK 421

(1) Nhận kinh phí hoạt động

(7) Thu hội phí hoặc được tài trợ,

viện trợ chi phí dự án


chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán hàng

(3a) Nhận kinh phí hoạt

động bằng TSCĐ hữu hình

(4) Khi rút dự toán chi hoạt động


do NSNN cấp bằng lệnh chi

(6) Tiến hành thanh toán tạm ứng

với kho bạc, chuyển số đã thanh toán thành nguồn kinh phí hoạt động

(8) Phát sinh các khoản thu khác bổsung nguồn kinh phí thường xuyên

(9) Phản ánh số phí, lệ phí được bổ

sung vào nguồn kinh phí hoạt động

(10) Số lãi từ hoạt động SXKD bổsung vào nguồn kinh phí hoạt động

TK 466 TK 661

Đồng thời


(3b)


TK 461 TK 111, 112, 152, 153, …

TK 3311

TK 211

TK 111, 112, 152, 153, 211, 213, 331, 661

TK 112

TK 336

TK 511

TK 421


(7) Thu hội phí hoặc được tài trợ,

viện trợ chi phí dự án


chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán hàng

(3a) Nhận kinh phí hoạt

động bằng TSCĐ hữu hình

(4) Khi rút dự toán chi hoạt động


do NSNN cấp bằng lệnh chi

(6) Tiến hành thanh toán tạm ứng

với kho bạc, chuyển số đã thanh toán thành nguồn kinh phí hoạt động

(8) Phát sinh các khoản thu khác bổsung nguồn kinh phí thường xuyên

(9) Phản ánh số phí, lệ phí được bổ

sung vào nguồn kinh phí hoạt động

(10) Số lãi từ hoạt động SXKD bổsung vào nguồn kinh phí hoạt động

TK 466 TK 661

Đồng thời


(3b)



126 v1.0

Ví dụ 2:


1. Rút dự toán kinh phí hoạt động về quỹ tiền mặt là 800.000.

2. Nhận viện trợ phi dự án một tài sản cố định hữu hình trị giá là 400.000, đơn vị đã nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. Tài sản đưa vào sử dụng ở bộ phận hành chính sự nghiệp theo biên bản giao nhận số 49 ngày 10/3.

Lời giải:

1. Nợ TK 111: 800.000

Có TK 461: 800.000

Đồng thời ghi: Có TK 008: 800.000

2a. Nợ TK 211: 400.000 2b. Nợ TK 661: 400.000

Có TK 461: 400.000 Có TK 466: 400.000

5.2.4.2. Kế toán tình hình chi tiêu và quyết toán kinh phí

(1) Khi xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động của đơn vị, kế toán ghi:

Nợ TK 661

Có TK 152, 153 Số vật liệu, dụng cụ xuất kho

Nếu xuất kho công cụ, dụng cụ ra sử dụng đồng thời ghi Nợ TK 005 “Công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng”.

(2) Khi tính tiền lương, phụ cấp lương,... phải trả cho cán bộ, viên chức trong đơn vị, kế toán ghi:

Nợ TK 661

Có TK 334 Số phải trả

(3) Hàng tháng khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi hoạt động sự nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 661

Có TK 332 Số phải nộp theo lương

(4) Khi nhận cung cấp các dịch vụ điện nước, điện thoại, bưu phí... đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 661

Có TK 331 (3311) Số phải trả

(5) Khi phát sinh các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc cho hoạt động của đơn vị, kế toán ghi:

Nợ TK 661: Chi hoạt động

Có TK 111: Tiền mặt

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

(6) Khi thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động của đơn vị, kế toán ghi:

Nợ TK 661

Có TK 312 Số tạm ứng tính vào chi phí hoạt động

(7) Trường hợp mua sắm TSCĐ bằng kinh phí hoạt động hàng năm, các nghiệp vụ kinh tế liên quan được phản ánh như sau:


v1.0 127

(7.1) Khi mua sắm TSCĐ đưa vào sử dụng ngay, kế toán ghi:

Nợ TK 211, 213

Có TK 111, 112, 461 Nguyên giá TSCĐ

Đồng thời, kế toán ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ:


Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

Nếu rút dự toán chi hoạt động để mua đồng thời kế toán ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động”.

(7.2) Khi rút dự toán chi hoạt động để chi trực tiếp cho hoạt động, kế toán ghi:


Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

Đồng thời ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động”.

(8) Đối với các loại vật tư, hàng hoá tồn kho, giá trị sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành đến thời điểm cuối năm thuộc kinh phí quyết toán trong năm được hạch toán như sau:

(8.1) Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá ngày 31/12 kế toán lập chứng từ ghi sổ phản ánh toàn bộ giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho liên quan đến số kinh phí được cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo (trong đó ghi rõ: Giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho cuối ngày 31/12):

Nợ TK 661 (6612)

Có TK 337 (3371) Kinh phí đã quyết toán chuyển cho năm sau

(8.2) Sang năm sau, nếu vật tư, hàng hoá còn sử dụng được, khi xuất để dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 337 (3371)

Có TK 152 Số vật tư, hàng hóa xuất kho

Nếu vật tư, hàng hoá không còn sử dụng được thì đơn vị phải lập hội đồng thanh lý, tổ chức thực hiện các thủ tục cần thiết liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán.

Đối với chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, XDCB xem lại phần tài sản cố định.

(9) Cuối năm, quyết toán số chi hoạt động với nguồn kinh phí, kế toán ghi:

Nợ TK 461 (4612)

Có TK 661 (6612) Quyết toán số chi hoạt động

(10) Nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước (chi tiết cho chi thường xuyên và chi không thường xuyên), kế toán ghi:

Nợ TK 661 (6611)

Có TK 661 (6612) Số chuyển năm nay thành năm trước

(11) Năm sau, khi báo cáo quyết toán được duyệt, kế toán ghi:

Nợ TK 461 (4611)

Có TK 661 (6611) Số quyết toán


128 v1.0

(12) Khi phát sinh các khoản chi sai,... không được duyệt phải thu hồi, kế toán ghi:

Nợ TK 311 (3118)

Có TK 661 Số thu hồi

TK 111, 112, 461

TK 661 (6611, 6612)

(9) Cuối năm, quyết toán số

chi hoạt động với nguồn kinh phí

(10) Chuyển số chi hoạt

động năm nay thành số

chi hoạt động năm trước

(12) Phát sinh các khoản chi sai,

không được duyệt phải thu hồi

(11) Năm sau, khi báo cáo

quyết toán được duyệt

TK 4612

TK 6611

TK 4611

TK 311

TK 152, 153

TK 334

TK 332

TK 331

TK 111, 112

TK 312

TK 466

TK 461

TK 3371

(1) Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động của đơn vị

(2) Tính tiền lương, phụ

cấp lương cho CNV

(3) Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi hoạt động sự nghiệp

(4) Nhận cung cấp các dịch vụ điện nước, điện thoại… đã sử dụng

nhưng chưa thanh toán

(6) Khi thanh toán tạm ứng tính vào chi hoạt động

(7.1)

(7.2) Rút dự toán chi hoạt động

để chi trực tiếp cho hoạt động

(8.1) Lập chứng từ phản ánh toàn bộ giátrị vật tư, hàng hóa tồn kho liên quan

đến số kinh phí được cấp trong năm

(5) Phát sinh các khoản chi phí

cho hoạt động của đơn vị

(7.1) Mua sắm

TSCĐ đưa vào sử dụng ngay

Đồngthời

TK 211, 213

TK 152(8.2) Sang năm sau, nếu vật tư, hàng hóa còn sử

dụng được khi xuất dùng

TK 111, 112, 461

TK 661 (6611, 6612)

(9) Cuối năm, quyết toán số

chi hoạt động với nguồn kinh phí

(10) Chuyển số chi hoạt

động năm nay thành số

chi hoạt động năm trước

(12) Phát sinh các khoản chi sai,

không được duyệt phải thu hồi

(11) Năm sau, khi báo cáo

quyết toán được duyệt

TK 4612

TK 6611

TK 4611

TK 311

TK 152, 153

TK 334

TK 332

TK 331

TK 111, 112

TK 312

TK 466

TK 461

TK 3371

(1) Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động của đơn vị

(2) Tính tiền lương, phụ

cấp lương cho CNV

(3) Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi hoạt động sự nghiệp

(4) Nhận cung cấp các dịch vụ điện nước, điện thoại… đã sử dụng

nhưng chưa thanh toán

(6) Khi thanh toán tạm ứng tính vào chi hoạt động

(7.1)

(7.2) Rút dự toán chi hoạt động

để chi trực tiếp cho hoạt động

(8.1) Lập chứng từ phản ánh toàn bộ giátrị vật tư, hàng hóa tồn kho liên quan

đến số kinh phí được cấp trong năm

(5) Phát sinh các khoản chi phí

cho hoạt động của đơn vị

(7.1) Mua sắm

TSCĐ đưa vào sử dụng ngay

Đồngthời

TK 211, 213

TK 152(8.2) Sang năm sau, nếu vật tư, hàng hóa còn sử

dụng được khi xuất dùng

Ví dụ 3:


1. Giấy báo nợ số 255 ngày 10/4 thanh toán tiền điện tháng 3 sử dụng cho bộ phận hành chính sự nghiệp 22.000 (trong đó thuế GTGT với thuế suất 10% là: 2.000).

2. Phiếu chi số 167 ngày 15/4 thanh toán tiền vệ sinh môi trường là 12.000.

3. Tính tiền lương phải trả cho bộ phận hành chính sự nghiệp là 180.000.

Lời giải:

1. Nợ TK 661: 22.000 2. Nợ TK 661: 12.000

Có TK 112: 22.000 Có TK 111: 12.000

3. Nợ TK 661: 180.000

Có TK 334: 180.000


v1.0 129

5.3. Kế toán các khoản chi và nguồn kinh phí dự án

5.3.1. Nguyên tắc hạch toán

Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp với chức năng là quản lý Nhà nước và làm nhiệm vụ do Nhà nước giao. Ngoài chức năng nhiệm vụ thường xuyên, trong từng kỳ, đơn vị còn thực hiện các chương trình, dự án, đề tài được Đảng và Nhà nước giao như: Chương trình giáo dục, y tế, văn hoá xã hội... Kế toán chi dự án phải tôn trọng một số nguyên tắc sau:

Nguồn kinh phí thực hiện các chương trình, dự án, đề tài đã được Nhà nước phê duyệt là nguồn kinh phí dự án. Kinh phí này phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung hoạt động và trong phạm vi dự án đã được duyệt.

Nguồn kinh phí dự án được hình thành từ các nguồn sau:

o Do ngân sách nhà nước, cấp trên cấp.

o Nguồn viện trợ quốc tế, nguồn huy động của các tổ chức và nhân dân trong nước hỗ trợ.

o Các khoản thu khác được phép bổ sung nguồn kinh phí dự án.

o Nguồn kinh phí dự án chỉ dùng chi cho hoạt động dự án, chương trình, đề tài.

Đơn vị không được ghi tăng nguồn kinh phí dự án các khoản tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án đã nhận nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính.

Kế toán chi dự án phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí của từng chương trình, dự án, đề tài và tập hợp chi phí cho việc quản lý dự án, chi phí thực hiện dự án theo mục lục ngân sách nhà nước và theo nội dung chi trong dự toán được duyệt của từng chương trình, dự án, đề tài.

Kế toán chi dự án phải theo dõi số chi phí dự án từ khi bắt đầu thực hiện chương trình, dự án cho đến khi kết thúc chương trình, dự án.

Cuối kỳ kế toán hoặc kết thúc chương trình, dự án đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài với cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và nhà tài trợ.

5.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng

Kế toán chi dự án sử dụng các chứng từ kế toán sau:

Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ (như tiền điện, điện thoại, văn phòng phẩm, vật tư,...).

Phiếu chi, bảng kê thanh toán công tác phí, quyết toán chi hội nghị, bảng kê chi trợ cấp khó khăn...

Bảng thanh toán tiền lương, bảng kê trích nộp BHXH, BHYT, phiếu xuất kho vật liệu.

Giấy báo Có...


130 v1.0


Để theo dõi kế toán về chương trình, dự án, đề tài, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 662, TK 462, TK 313, TK 009.

Tài khoản 662 “Chi dự án”

Tài khoản này sử dụng để phản ánh số chi quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài ở đơn vị bằng nguồn kinh phí thực hiện chương trình, dự án, đề tài.


Tài khoản 662

SDĐK:

– Số chi của chương trình, dự án, đề tài chưa hoàn thành, hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được quyết toán.

– Chi thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài.

– Số chi của chương trình, dự án, đề tài đã được quyết toán với nguồn kinh phí dự án.

– Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi.

SDCK:

Tài khoản 462 “Nguồn kinh phí dự án”

Tài khoản này sử dụng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài.

Nội dung và kết cấu tài khoản 462 như sau:

Tài khoản 462

SDĐK:

– Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có).

– Nguồn kinh phí dự án chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán.

– Số kinh phí dự án sử dụng không hết đã nộp lại ngân sách nhà nước hoặc cấp trên.

– Kết chuyển số chi của chương trình, dự án, đề tài đã được quyết toán với nguồn kinh phí của chương trình, dự án, đề tài.

– Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí dự án, chương trình, đề tài.

– Đơn vị cấp trên kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp trong kỳ cho đơn vị cấp dưới.

– Số kinh phí dự án đã nhận được của Nhà nước hoặc cấp trên cấp.

– Khi kho bạc thanh toán số kinh phí tạm ứng, chuyển số đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí dự án.

SDCK:

Tài khoản 009 “Dự toán chi chương trình, dự án”

Tài khoản này dùng cho các đơn vị sự nghiệp được ngân sách cấp kinh phí chương trình, dự án, đề tài khoa học để phản ánh số dự toán kinh phí ngân sách nhà nước giao cho các chương trình, dự án, đề tài khoa học và việc rút dự toán chi chương trình, dự án ra sử dụng.



v1.0 131

Tài khoản 009

SDĐK:

– Dự toán chi chương trình, dự án còn lại chưa rút.

– Dự toán chi chương trình, dự án được giao.

– Số dự toán điều chỉnh trong năm.

– Rút dự toán chi chương trình, dự án ra sử dụng.

– Số nộp khôi phục dự toán.

SDCK:


5.3.4.1. Kế toán nhận kinh phí

(1) Khi nhận nguồn kinh phí dự án được cấp bằng vật tư, hàng hoá hoặc bằng tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152, 155

Có TK 462 Nguồn kinh phí nhận được

(2) Nhận kinh phí dự án được cấp bằng dự toán chi chương trình, dự án, đề tài:

(2.1) Khi nhận được quyết định của cấp có thẩm quyền giao dự toán chi chương trình,

dự án, đề tài, kế toán ghi:

Nợ TK 0091 “Dự toán chi chương trình, dự án, đề tài”

(2.2) Khi rút dự toán chi chương trình, dự án, đề tài để chi trả trực tiếp hoặc thanh toán trực tiếp tại ngân hàng, kho bạc, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153: Vật liệu, dụng cụ


Nợ TK 662: Chi dự án

Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án.

Đồng thời ghi Có TK 0091 “Dự toán chi chương trình, dự án, đề tài”

(2.3) Khi rút dự toán chi chương trình, dự án, đề tài về quỹ tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ TK 111

Có TK 462 Số nhập quỹ tiền mặt

Đồng thời ghi Có TK 0091 “Dự toán chi chương trình, dự án, đề tài”

(2.4) Khi chưa được giao dự toán, đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí để chi, kế toán ghi:

Nợ TK 111: Tiền mặt

Nợ TK 152, 153: Vật liệu, dụng cụ



Có TK 336: Tạm ứng kinh phí

(2.5) Đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc, khi đã có dự toán, kế toán ghi:

Nợ TK 336

Có TK 462 Số thanh toán tạm ứng


132 v1.0

(2.6) Khi nhận kinh phí dự án bằng TSCĐ hữu hình do ngân sách cấp, cấp trên cấp hoặc nhận biếu, tặng, viện trợ... kế toán ghi:

Nợ TK 211

Có TK 462: Nguồn kinh phí nhận được

Đồng thời, kế toán ghi:

Nợ TK 662

Có TK 466 Số chuyển nguồn

(2.7) Các khoản thu trong quá trình thực hiện các chương trình, dự án, đề tài được bổ sung nguồn kinh phí, kế toán ghi:

Nợ TK 511

Có TK 462 Số bổ sung nguồn kinh phí

(3) Khi phản ánh nguồn kinh phí viện trợ theo chương trình, dự án:

(3.1.) Nếu đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152, 155, 211

Có TK 462

Nhận bằng TSCĐ thì phải chuyển nguồn.

(3.2.) Nếu đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152, 155, 211

Có TK 521

(3.3.) Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về khoản tiền, hàng đã chấp nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí dự án:

Nợ TK 521

Có TK 462

(4) Khi đơn vị cấp trên tổng hợp số kinh phí đã cấp cho các đơn vị cấp dưới trên cơ sở báo cáo kế toán của đơn vị cấp dưới, kế toán ghi:

Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới


(5) Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, đề tài căn cứ vào số thực chi dự án của đơn vị cấp dưới đã được đơn vị cấp trên duyệt y báo cáo quyết toán, kế toán đơn vị cấp trên ghi:

Nợ TK 462

Có TK 341 Số chi của đơn vị cấp dưới

(6) Cuối niên độ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, đề tài nếu đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết, khi nộp lại kinh phí, ghi:

Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án




v1.0 133

TK 462 TK 111, 112, 152, 155

TK 111

TK 336

TK 211

TK 511

TK 341

TK 152, 153, 331, 662

TK 111, 112, 152, 155, 211

(1) Nhận nguồn kinh phí dự án

(2.2) Rút dự toán chi chương trình, dự án để chi hoặc thanh toán

trực tiếp tại ngân hàng

(2.3) Rút dự toán chi chương

trình, dự án về quỹ tiền mặt

(2.5) Khi đã có dự toán,

đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc

(2.6) Nhận kinh phí dự án

bằng TSCĐ hữu hình

(2.7) Các khoản thu được

bổ sung nguồn kinh phí

(3.1) Phản ánh nguồn kinh phí viện trợ theo chương trình, dự án (nếu đã có

chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách

(4) Đơn vị cấp trên tổng hợp kinh phí

của các đơn vị cấp dưới



TK 521

(3.3) Nếu có chứng

từ ghi thu, ghi chi ngân sách

(3.2) Nếu chưa có


TK 341

TK 111, 112

(5) Cuối kỳ kế toán, kế toán

đơn vị cấp trên ghi

(6) Cuối niên độ kế toán, nộp lại

số kinh phí không sử dụng hết

(2.4) Khi chưa được giao dự toán, đơn vị được

kho bạc cho tạm ứng kinh phí để chi

TK 111, 112, 662,… TK 336

TK 662TK 466



TK 462 TK 111, 112, 152, 155

TK 111

TK 336

TK 211

TK 511

TK 341

TK 152, 153, 331, 662

TK 111, 112, 152, 155, 211

(1) Nhận nguồn kinh phí dự án

(2.2) Rút dự toán chi chương trình, dự án để chi hoặc thanh toán

trực tiếp tại ngân hàng

(2.3) Rút dự toán chi chương

trình, dự án về quỹ tiền mặt

(2.5) Khi đã có dự toán,

đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc



(2.7) Các khoản thu được

bổ sung nguồn kinh phí

(3.1) Phản ánh nguồn kinh phí viện trợ theo chương trình, dự án (nếu đã có


(4) Đơn vị cấp trên tổng hợp kinh phí

của các đơn vị cấp dưới



TK 521

(3.3) Nếu có chứng

từ ghi thu, ghi chi ngân sách

(3.2) Nếu chưa có


TK 341

TK 111, 112

(5) Cuối kỳ kế toán, kế toán

đơn vị cấp trên ghi

(6) Cuối niên độ kế toán, nộp lại

số kinh phí không sử dụng hết

(2.4) Khi chưa được giao dự toán, đơn vị được

kho bạc cho tạm ứng kinh phí để chi

TK 111, 112, 662,… TK 336

TK 662TK 466



Ví dụ 4:

Trích tài liệu kế toán tại một đơn vị hành chính sự nghiệp như sau: (ĐVT: 1.000đ).

Nhận được kinh phí dự án bằng tiền mặt là 100.000, bằng tiền gửi là 65.000, bằng công cụ dụng cụ là 50.000.

Lời giải:

Nợ TK 111: 100.000

Nợ TK 112: 65.000

Nợ TK 153: 50.000

Có TK 462: 215.000

5.3.4.2. Kế toán chi tiêu và quyết toán kinh phí

(1) Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho chương trình, dự án, đề tài, kế toán ghi:

Nợ TK 662

Có TK 152, 153 Số vật liệu, dụng cụ xuất kho


134 v1.0

Nếu xuất kho công cụ, dụng cụ ra sử dụng đồng thời ghi Nợ TK 005 “Công cụ, dụng cụ

lâu bền đang sử dụng”.

(2) Khi phát sinh chi phí thực tế cho chương trình, dự án, đề tài bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,

kho bạc,… kế toán ghi:




Có TK 312: Số tạm ứng

(3) Dịch vụ, lao vụ mua ngoài sử dụng cho chương trình, dự án, đề tài chưa thanh

toán, kế toán ghi:


Có TK 331: Các khoản phải trả

(4) Tiền lương, phụ cấp phải trả và các khoản trích nộp theo lương của người tham

gia chương trình, dự án, đề tài, kế toán ghi:


Có TK 334: Phải trả công nhân, viên chức

Có TK 332: Các khoản phải nộp theo lương

(5) Trường hợp mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí dự án:

(5.1) Khi rút dự toán chi dự án để mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng, ghi Có TK 0091

“Dự toán chi dự án”, đồng thời ghi:



(5.2) Khi mua TSCĐ bằng tiền đưa ngay vào sử dụng cho hoạt động dự án, ghi:




(5.3) Cả hai trường hợp mua sắm tài sản trên đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hình

thành TSCĐ:



(6) Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ của dự án hoàn thành, kế toán ghi:



(7) Những khoản chi không đúng chế độ, không đúng định mức, không được duyệt phải thu hồi, kế toán ghi:

Nợ TK 311

Có TK 662 (6621, 6622) Số phải thu


v1.0 135

(8) Khi dự án kết thúc, căn cứ vào báo cáo quyết toán, kế toán ghi:

Nợ TK 462

Có TK 662 Số được duyệt

TK 152, 153

TK 111, 112, 312

TK 331

TK 334, 332

TK 466

TK 241

TK 311TK 662

(1) Xuất vật liệu sử dụng cho

chương trình, dự án

(2) Phát sinh chi phí thực tế cho

chương trình, dự án, đề tài

(3) Dịch vụ, lao vụ mua ngoài

chưa thanh toán

(4) Tiền lương, phụ cấp phải trả

và các khoản trích nộp theo lương

(6) Kết chuyển chi phísửa chữa lớn TSCĐ

(5.3) Ghi tăng nguồn kinh phí

hình thành TSCĐ

TK 211

TK 111, 112

TK 462

(5.1) Mua TSCĐ bằng nguồn kinh

phí dự án. Khi rút dự toán mua TSCĐ vào sử dụng ngay

(5.2) Mua TSCĐ bằng tiền đưa ngay

vào sử dụng cho hoạt động dự án

(7) Những khoản chi không

được duyệt phải thu hồi

Đồng thời ghi Có TK 0091

TK 462

(8) Số được duyệt

TK 152, 153

TK 111, 112, 312

TK 331

TK 334, 332

TK 466

TK 241

TK 311TK 662

(1) Xuất vật liệu sử dụng cho

chương trình, dự án

(2) Phát sinh chi phí thực tế cho

chương trình, dự án, đề tài

(3) Dịch vụ, lao vụ mua ngoài

chưa thanh toán

(4) Tiền lương, phụ cấp phải trả

và các khoản trích nộp theo lương

(6) Kết chuyển chi phísửa chữa lớn TSCĐ

(5.3) Ghi tăng nguồn kinh phí

hình thành TSCĐ

TK 211

TK 111, 112

TK 462

(5.1) Mua TSCĐ bằng nguồn kinh

phí dự án. Khi rút dự toán mua TSCĐ vào sử dụng ngay

(5.2) Mua TSCĐ bằng tiền đưa ngay

vào sử dụng cho hoạt động dự án

(7) Những khoản chi không

được duyệt phải thu hồi


TK 462

(8) Số được duyệt

Ví dụ 5:


1. Xuất quỹ tiền mặt chi cho hoạt động sự nghiệp là 60.000, hoạt động dự án là 60.000.

2. Xuất vật liệu sửa chữa nhỏ nhà văn phòng của bộ phận dự án là: 500.

3. Tiền lương phải trả cho công nhân viên chức của bộ phận dự án là 100.000.

Lời giải:

1. Nợ TK 661: 60.000

Nợ TK 662: 60.000

Có TK 111: 120.000

2. Nợ TK 662: 500

Có TK 152: 500

3. Nợ TK 662: 100.000

Có TK 334: 100.000.

5.4. Kế toán chi và nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước


Kế toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước sử dụng các tài khoản kế toán sau: Tài khoản 635, Tài khoản 465.

Tài khoản 635: “Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước”

Tài khoản này phản ánh các khoản chi theo đơn đặt hàng của nhà nước (như điều tra, quy hoạch, thăm dò, khảo sát, thiết kế...) theo chi phí thực tế của đơn vị.


136 v1.0


Tài khoản 635

SDĐK: – Phản ánh chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước chưa được kết chuyển.

– Chi phí thực tế phát sinh để thực hiện khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước.

– Kết chuyển chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước vào tài khoản 5112 khi được nghiệm thu thanh toán.

SDCK:

Tài khoản 465: “Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước”

Tài khoản này phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và thanh quyết toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước.


Tài khoản 465

SDĐK: – Phản ánh nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước hiện còn chưa được quyết toán.

– Phản ánh giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước khi được nghiệm thu thanh toán. – Kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi). – Số kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước không sử dụng hết phải nộp lại Nhà nước (do không hoàn thành khối lượng).

– Phản ánh nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước tăng trong kỳ.

SDCK:


(1) Khi nhận nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước.

(1.1) Khi nhận được kinh phí Nhà nước cấp bằng tiền, vật liệu, công cụ dụng cụ... cho chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331,...

Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Khi nhận dự toán Nhà nước giao theo đơn đặt hàng, kế toán ghi: Nợ TK 008 “Dự toán chi hoạt động”

(1.2) Khi rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước để sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331,...

Có TK 465


(1.3) Nếu mua TSCĐ phải chuyển nguồn, kế toán ghi:

Nợ TK 635

Có TK 466

(1.4) Khi nhận kinh phí bằng lệnh chi tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước.


v1.0 137

TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331

TK 112

TK 465

(1.1) Nhận nguồn kinh phí Nhà nước cấp cho chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

(1.2) Rút dự toán Nhà nước chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước để sử dụng

(1.4) Nhận lệnh chi tiền

Đồng thời ghi: Nợ TK 008


(1.3) Mua TSCĐ phải chuyển nguồn

TK 466 TK 635

TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331

TK 112

TK 465

(1.1) Nhận nguồn kinh phí Nhà nước cấp cho chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

(1.2) Rút dự toán Nhà nước chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước để sử dụng

(1.4) Nhận lệnh chi tiền

Đồng thời ghi: Nợ TK 008


(1.3) Mua TSCĐ phải chuyển nguồn

TK 466 TK 635

Ví dụ 6:


Nhận được kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước cấp bằng tiền mặt là 100.000, bằng tiền gửi là 65.000, bằng công cụ dụng cụ là 50.000.

Lời giải:

Nợ TK 111: 100.000

Nợ TK 112: 65.000

Nợ TK 153: 50.000

Có TK 465: 215.000

(2) Khi chi tiêu và quyết toán kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước:

(2.1) Xuất kho vật liệu, dụng cụ cho hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:

Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước

Có TK 152: Vật liệu, dụng cụ

(2.2) Xác định lương, tiền công, phụ cấp... phải trả công nhân viên; trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN ghi:

Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Có TK 334: Phải trả viên chức

Có TK 332: Các khoản phải nộp theo lương

(2.3) Phải trả dịch vụ mua ngoài, chưa thanh toán, ghi:


Có TK 331: Các khoản phải trả.

(2.4) Khi phát sinh các khoản chi bằng tiền:




Có TK 331: Các khoản phải trả (3312 “Tiền vay”)

(2.5) Các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:


Có TK 312: Tạm ứng.


138 v1.0

(2.6) Mua sắm TSCĐ bằng kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:


Nợ TK 213: TSCĐ vô hình



Có TK 331: Các khoản phải trả.

Đồng thời, ghi:



(2.7) Giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành được nghiệm thu, kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:

Nợ TK 511 (5112)

Có TK 635 Số kết chuyển

(2.8) Giá trị đơn đặt hàng được Nhà nước nghiệm thu thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 465

Có TK 511 (5112) Số được thanh toán

(2.9) Chênh lệch thu chi khi thực hiện đơn đặt hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 511 (5112)

Có TK 421 Số được thanh toán

TK 635TK 152

TK 334, 332

TK 331

TK 111, 112, 331

TK 312

TK 466

TK 5112

TK 211, 213

(2.1) Xuất kho vật liệu, dụng cụ cho

hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước

(2.2) Xác định lương, tiền công… phải trả

CNV; trích BHXH, BHYT, KTCĐ, BHTN

(2.3) Phải trả dịch vụ mua ngoài, chưa thanh toán

(2.5) Các khoản tạm ứng chi cho hoạt động

(2.4) Phát sinh các khoản

(2.6) Mua sắm TSCĐ bằng kinh phí

(2.7) Kết chuyển chi phí thực tế

(2.6)

Đồng thời ghi:

TK 421

(2.9) Chênh lệch thu chi khi

thực hiện đơn đặt hàng

TK 456

(2.8) Giá trị đơn đặt hàng được Nhà nước nghiệm thu, thanh toán

TK 635TK 152

TK 334, 332

TK 331

TK 111, 112, 331

TK 312

TK 466

TK 5112

TK 211, 213

(2.1) Xuất kho vật liệu, dụng cụ cho

hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước

(2.2) Xác định lương, tiền công… phải trả

CNV; trích BHXH, BHYT, KTCĐ, BHTN

(2.3) Phải trả dịch vụ mua ngoài, chưa thanh toán

(2.5) Các khoản tạm ứng chi cho hoạt động

(2.4) Phát sinh các khoản

(2.6) Mua sắm TSCĐ bằng kinh phí

(2.7) Kết chuyển chi phí thực tế

(2.6)

Đồng thời ghi:

TK 421

(2.9) Chênh lệch thu chi khi

thực hiện đơn đặt hàng

TK 456

(2.8) Giá trị đơn đặt hàng được Nhà nước nghiệm thu, thanh toán


v1.0 139

Ví dụ 7:


1. Tiền lương phải trả công chức, viên chức ở các bộ phận:

– Bộ phận hành chính sự nghiệp: 50.000

– Bộ phận dự án: 25.000

– Bộ phận xây dựng cơ bản: 30.000

– Bộ phận đơn đặt hàng nhà nước: 35.000

2. Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, có trị giá là 38.000 theo phiếu xuất kho số 16 ngày 20/8.

Lời giải:

1. Nợ TK 661: 50.000

Nợ TK 662: 25.000

Nợ TK 241: 30.000

Nợ TK 635: 35.000

Có TK 334: 140.000

2. Nợ TK 635: 38.000

Có TK 152: 38.000


140 v1.0

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Bài học này giúp học viên nắm được phương pháp hạch toán các khoản chi và nguồn kinh phí trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Để hiểu rõ bài học học viên cần nắm được các vấn đề sau: Thứ nhất, học viên cần nắm được đặc điểm từng nguồn kinh phí và các khoản chi do nguồn kinh phí đó đảm nhận, nguồn hình thành nên từng nguồn kinh phí và các nguyên tắc trong hạch toán đối với từng loại kinh phí. Thứ hai, học viên cần nắm chắc các chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán từng khoản chi và nguồn kinh phí. Đặc biệt cần chú ý hạch toán các khoản chi và nguồn kinh phí phải tuân thủ chu trình “Tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí”.


v1.0 141

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Trình bày nguyên tắc hạch toán các khoản chi và nguồn kinh phí hoạt động sự nghiệp.

2. Khái quát hạch toán chi phí XDCB và nguồn kinh phí XDCB.

3. Trình bày khái quát sơ đồ hạch toán quá trình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán kinh phí dự án.

4. Nêu sự giống và khác nhau trong hạch toán nguồn kinh phí dự án và nguồn kinh phí sự nghiệp.

5. Nêu sự giống và khác nhau trong hạch toán chi dự án và chi sự nghiệp.

6. Khái quát trình tự hạch toán nguồn kinh phí, chi phí và quyết toán kinh phí đơn đặt hàng của Nhà nước khi đơn đặt hàng được nghiệm thu thanh toán.

7. Hạch toán chi và nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước có gì giống và khác với hạch toán chi và nguồn kinh phí sự nghiệp?

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 5.1:

Cho tài liệu tại một đơn vị hành chính sự nghiệp trong tháng 12/N như sau (đơn vị tính: 1.000đ).

1. Phiếu chi số 510 ngày 10/12: Thanh toán tiền điện thoại trong tháng cho các bộ phận theo giá chưa có thuế GTGT 10% như sau:

– Bộ phận sự nghiệp: 2.000.

– Bộ phận dự án: 1.800.

– Bộ phận XDCB (sửa chữa lớn nhà U): 1.000.

2. Mua văn phòng phẩm sử dụng ngay cho bộ phận sự nghiệp giá có thuế GTGT là 5.500, thuế suất thuế GTGT 10%, đã thanh toán theo phiếu chi số 511 ngày 11/12.

3. Phiếu xuất kho số 25 ngày 12/12: Xuất vật liệu sử dụng cho các bộ phận:

– Phòng hành chính: 3.500.


– Bộ phận sửa chữa lớn nhà U: 8.000.

4. Hoá đơn GTGT số 9871 ngày 13/12: Tiền điện phải trả trong tháng cho các bộ phận theo giá chưa có thuế GTGT 10% như sau:

– Bộ phận sự nghiệp: 12.000.


– Bộ phận sửa chữa lớn nhà U: 1.800.

5. Phiếu chi số 512 ngày 13/12: Thanh toán lương kỳ I cho cán bộ công nhân viên: 50.000.

6. Thanh toán tiền sửa chữa thường xuyên máy móc thiết bị của phòng hành chính: 11.000 theo phiếu chi 513 ngày 14/12.

7. Cuối tháng tính ra lương và các khoản phải trả khác theo bảng thanh toán lương số 12 ngày 25/12:

– Bộ phận hành chính sự nghiệp: Lương 100.000, thưởng từ nguồn kinh phí: 30.000.

– Bộ phận dự án: lương: 20.000.

– Bảo hiểm xã hội phải trả: 8.000.

8. Các khoản trích theo lương tính theo tỷ lệ quy định.


142 v1.0

9. Biên bản kiểm kê số 04 ngày 31 tháng 12 nguyên vật liệu tồn kho cuối năm thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp 30.000.

10. Giá trị khối lượng sửa chữa lớn nhà U dở dang được quyết toán với kinh phí sự nghiệp năm hiện tại theo chi phí thực tế phát sinh.

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Bài 5.2:

Cho tài liệu tại một đơn vị hành chính sự nghiệp quý IV như sau (đơn vị tính : 1.000 đ):

I. Số dư đầu kỳ của một số tài khoản trong quý IV:

TK 461: 7.120.000, trong đó:

TK 4612: 2.996.800

TK 4611: 4.123.200

TK 661: 7.095.000, trong đó:

TK 6611: 4.098.200

TK 6612: 2.996.800

Các tài khoản khác có số dư phù hợp.

II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý như sau:

1. Rút dự toán kinh phí hoạt động về quỹ 3.000.000 theo giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt số 10 ngày 2/10.

2. Số lệ phí được giữ lại sử dụng 4.000.000.

3. Tiền lương phải trả cán bộ công nhân viên bộ phận hành chính sự nghiệp quý IV:

– Lương: 2.500.000

– Thưởng từ nguồn kinh phí: 200.000

– Thưởng từ quỹ: 50.000.

4. Học bổng phải trả cho sinh viên: 1.100.000


6. Dùng tiền mặt thanh toán hết lương cho cán bộ nhân viên và học bổng cho sinh viên theo phiếu chi 780 ngày 20/10.

7. Phiếu chi số 781 ngày 20/12: Thanh toán tiền điện nước quý IV 150.000.

8. Phiếu xuất kho 60 ngày 21/10: Xuất công cụ, dụng cụ cho hoạt động sự nghiệp: 150.000 (phân bổ một lần)

9. Mua một thiết bị bảo vệ sử dụng ở phòng kế toán tài vụ chưa thanh toán cho người bán, giá mua có thuế GTGT 10 % là 150.000. Tài sản đưa vào sử dụng ngay, được đầu tư bằng kinh phí hoạt động sự nghiệp.

10. Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới: 500.000 bằng tiền mặt.

11. Quyết toán chi hoạt động năm trước được duyệt 4.075.000, số còn lại phải thu hồi. Phần kinh phí sử dụng không hết chuyển sang kinh phí hoạt động năm nay.

12. Kinh phí cấp cho cấp dưới được duyệt theo số thực tế cấp phát.

13. Kinh phí hoạt động chuyển sang năm sau: 3.000.000.

14. Kinh phí và chi hoạt động năm nay chuyển thành số năm trước chờ quyết toán.

Yêu cầu:

1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2. Nếu chi hoạt động năm nay được phê duyệt ngay thì hạch toán như thế nào biết: Số chi được phê duyệt 95% số còn lại phải thu hồi. Kinh phí sử dụng không hết chuyển sang năm sau.


v1.0 143

Bài 5.3:

Tại 1 đơn vị hành chính sự nghiệp có tài liệu như sau: I. Số dư đầu kỳ của một số tài khoản:

– TK 241 (SCL nhà làm việc): 300.000 – TK 337: 350.000, trong đó:

+ TK 3371: 50.000 + TK 3372: 300.000

– TK 635 (635M): 500.000 – TK 465: 790.000

II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 1. Xuất nguyên vật liệu sử dụng:

– Cho bộ phận sản xuất sản phẩm: 100.000 – Cho đơn đặt hàng M: 82.000 – Cho phòng hành chính: 5.000 – Cho sửa chữa lớn nhà làm việc: 20.000

2. Tiền lương phải trả các bộ phận như sau: – Bộ phận sản xuất sản phẩm: 80.000 – Bộ phận hành chính sự nghiệp: 50.000 – Đơn đặt hàng M: 58.000 – Bộ phận xây dựng cơ bản (sửa chữa lớn nhà làm việc): 3.000 – Bảo hiểm xã hội trả thay lương: 8.500 – Thưởng từ quỹ khen thưởng: 2.500

3. Các khoản trích nộp theo lương tính theo tỷ lệ quy định. 4. Chi phí dịch vụ mua ngoài chưa thanh toán theo giá mua chưa bao gồm thuế GTGT 10% là:

– Dùng cho bộ phận sản xuất sản phẩm: 2.000 – Dùng cho bộ phận hành chính sự nghiệp: 12.000 – Dùng cho đơn đặt hàng M: 18.000 – Dùng cho sửa chữa lớn nhà làm việc: 3.500 – Sửa chữa nhỏ máy tính của phòng tài vụ: 1.200

5. Thu lãi từ dự án cho vay bằng tiền mặt: 63.000. Số lãi thu được bổ sung nguồn vốn cho vay. 6. Bán số vật liệu tồn từ cuối năm trước với giá 23.000 người mua chưa thanh toán, chi phí

nhượng bán bằng tiền mặt 1.500. Phân chênh lệch bổ sung quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. 7. Công trình sửa chữa lớn nhà làm việc đã hoàn thành bàn giao. Đơn đặt hàng chưa hoàn thành. Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Khái quát thành sơ đồ hạch toán chi và nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Bài 5.4: Cho tài liệu tại một đơn vị hành chính sự nghiệp quý IV/ N như sau: 1. Nhận phân phối dự toán kinh phí hoạt động 3.900.000. 2. Rút dự toán kinh phí hoạt động về quỹ tiền mặt 2.320.000. 3. Rút dự toán kinh phí hoạt động: mua vật liệu nhập kho sử dụng cho bộ phận sự nghiệp giá có

thuế GTGT là 86.000, thuế suất thuế GTGT 10% mua công cụ, dụng cụ dùng ngay cho hoạt động sự nghiệp 144.000.

4. Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng tiền mặt 992.000. 5. Nhận bàn giao từ nhà thầu công trình sửa chữa lớn phòng họp cơ quan trị giá 210.000. 6. Rút dự toán kinh phí hoạt động thanh toán cho nhà thầu xây dựng 210.000.


144 v1.0

7. Tổng tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên: 860.000.


9. Rút dự toán kinh phí hoạt động mua tài sản cố định hữu hình dùng ngay cho phòng hành chính giá thanh toán là 300.000.

10. Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sự nghiệp 14.000.

11. Rút dự toán kinh phí hoạt động về quỹ tiền mặt 120.000

12. Điện nước dùng cho hoạt động sự nghiệp 220.400 trong đó chi bằng tiền mặt 33.200, còn lại đơn vị rút dự toán kinh phí hoạt động thanh toán.

13. Báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dưới được duyệt theo số thực tế cấp phát.

14. Quyết toán năm trước được duyệt theo số thực chi là 3.789.970, phần kinh phí còn lại chuyển sang năm nay.

15. Kết chuyển chi và nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay chờ duyệt ở năm sau.

Yêu cầu:

1. Định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế trên.

2. Lập chứng từ ghi sổ vào sổ các TK 661, 461.

Biết rằng: Số dư đầu kỳ của TK 461 là: 3.800.000.

Bài 5.5:

Cho tài liệu tại một đơn vị hành chính sự nghiệp quý IV như sau (đơn vị tính: 1.000đ):

I. Số dư đầu kỳ của một số tài khoản trong quý IV:

TK 461: 7.120.000, trong đó:

TK 4612: 2.996.800

TK 4611: 4.123.200

TK 661: 7.095.000, trong đó:

TK 6611: 4.098.200

TK 6612: 2.996.800

Các tài khoản khác có số dư phù hợp.

II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý IV như sau: 1. Rút dự toán kinh phí hoạt động về quỹ 2.560.000 theo giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt số

10 ngày 2/10.

2. Số lệ phí được giữ lại sử dụng 2.750.000.

3. Tiền lương phải trả cán bộ công nhân viên bộ phận hành chính sự nghiệp quý IV:

a) Lương: 2.408.000

b) Thưởng từ nguồn kinh phí: 200.000

c) Thưởng từ quỹ khen thưởng: 50.000.


5. Phiếu chi số 781 ngày 20/12: Thanh toán tiền điện nước quý IV 180.170.

6. Phiếu xuất kho 60 ngày 21/10: Xuất công cụ, dụng cụ cho hoạt động sự nghiệp: 30.480 (phân bổ một lần).

7. Mua một thiết bị bảo vệ sử dụng ở phòng kế toán tài vụ chưa thanh toán cho người bán, giá mua chưa thuế GTGT 10 % là 50.000. Tài sản đưa vào sử dụng ngay, được đầu tư bằng kinh phí hoạt động sự nghiệp.

8. Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới: 500.000 bằng tiền mặt.

9. Kinh phí cấp cho cấp dưới được duyệt theo số thực tế cấp phát.

10. Kinh phí và chi hoạt động năm nay kết chuyển chờ quyết toán ở năm sau.

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

08 acc504-bai 5-v1.0

Economy & Finance