1 apogée jeudi 18 décembre 2003. 2 apogée apogée séminaire référentiel (2)
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11
ApogApogéeée
Jeudi 18 Décembre 2003
22
ApogApogéeée
ApogéeApogée
Séminaire Référentiel (2)
33
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Référentiel(2)Plan
Référentiel et Inscriptions Administratives
Paramétrage
1. des inscriptions administratives
2. des droits d’inscription
3. des paiements
4. des exonérations
5. des remboursements
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1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
55
ApogApogéeée
1. Paramétrage des inscriptions administratives
L’inscription administrative (IA) c’est l’enregistrement de données propres à chaque étudiant,
Une Inscription Administrative
Annuelle(concerne l’étudiant)
Une ou plusieurs Inscriptions
Administratives/Etapes (concerne la formation)
+
L’étudiant s’inscrit dans
l’Etablissement chaque année à
une ou plusieurs
VET
VET1
IAA
IAE
VET2
qui aboutit, après validation de ces données
et paiement des droits,
à la délivrance d’une carte d’étudiant.
66
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1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
A = Utilisation des tables du référentiel
B = Variables applicatives
C = Règles de gestion
77
ApogApogéeée
Ces tables contiennent des informations, classées et normalisées, qui définissent l’Etablissement, son environnement et son organisation.Apogée y puise souvent pour faciliter de nombreuses opérations de saisie (fonction F9).
Ces tables sont livrées soit remplies, soit vides ( l’établissement doit les remplir), soit remplies et modifiables.
Elles sont visibles et on y effectue les modifications (y
compris le remplissage des tables vides) dans le domaine « référentiel »
1. Paramétrage des IAA = Tables du référentiel
88
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Inscriptions/individu
Inscriptions/Scolarité
Etablissement /environnement
Etablissement /environnement/
pays
Etablissement /environnement/
département
I. Paramétrage des IAA =Tables de référence
99
ApogApogéeée
1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
A = Utilisation des tables du référentiel
B = Variables applicatives
C = Règles de gestion
1010
ApogApogéeée
1. Paramétrage des IAB =Variables applicatives
Informations propres à chaque
établissement
1111
ApogApogéeée
1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
A = Utilisation des tables du référentiel
B = Variables applicatives
C = Règles de gestion
1212
ApogApogéeée
.En complément des Règles de Gestion vues au premier séminaire sur le Référentiel, il y a :
• 4 règles concernent la gestion des paiements : IA04, IA05 et IA14 (et IA16 pour la télématique et IA17 pour le Web)
• 3 autres concernent la gestion des exonérations (boursiers, profils…) : IA01, IA02, IA15
• Enfin les habilitations utilisateurs permettent de préciser la façon dont se feront les remboursements
1. Paramétrage des IAC = Règles de gestion (droits)
1313
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2 . PARAMETRAGE DES DROITS
D’INSCRIPTIONS
2. Paramétrage des droits
A = Principes du calcul des droits
B = Typologie des droits
C = Modélisation
D = La mise en œuvre €€
1414
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2. Paramétrage des droitsA = Principes
Les droits à payer par l’étudiant sont fonction :
- des caractéristiques liées à son individu (âge, activité salariée, sécurité sociale…)
- de sa situation sociale et de son (ses) profil(s)
- de ses choix (inscription aux étapes, droits optionnels..)
sa situation sociale
Son (ses) profil(s)
Ses choix
1515
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2. Paramétrage des droitsA = Principes
Principe de fonctionnement d’Apogée dans le
calcul du montant des droits à payer :
En fonction des données saisies, Apogée ADDITIONNE tous les droits activés lors de l’IAA et de l’IAE
Puis , il SOUSTRAIT s’il y a lieu le montant des exonérations accordées
• soit par l’application d’une situation sociale,
• soit par l’application d’un profil.
€€€
€€€
1616
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CGE
composante
2. Paramétrage des droitsA = Principes
Les droits ont des montants et sont associés à différentes entités: imputations, étapes, composante, centre de gestion, …
imputation
étapes
Aucun calcul n’est possible manuellement. Il est impossible d’intervenir directement par saisie pour faire varier le montant à payer dans l’écran « affichage des droits ».
1717
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2 . PARAMETRAGE DES DROITS
D’INSCRIPTIONS
2. Paramétrage des droits
A = Principes du calcul des droits
B = Typologie des droits
C = Modélisation
D = La mise en oeuvre
1818
ApogApogéeée
Un droit est appliqué selon : sa typologie, ses caractéristiques, les entités qui lui sont liées.
Selon le type de droit, certaines informations seront obligatoires ou facultatives, et le lien avec d'autres entités sera autorisé ou non.
Pour tous les droits, sauf de type mutuelle, il est possible de gérer des exonérations par l’intermédiaire des profils et situations sociales.
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits
1919
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types
Niveau de regroupement
profils
Situations sociales
étapes
CGE
Composante
Imputations comptables
Mutuelles
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits
2020
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits
12 types de droitImpossible d’en rajouter
2121
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Les comptes d’imputationOn ne peut définir le montant d’un droit que si le
droit a d’abord été relié à une imputationIl faut donc commencer par créer la table des
imputations comptables (table livrée vide), d’après les données fournies par l’Agent comptable, avant de définir les droits
Les IA ne doivent pas démarrer avant la validation formelle de l’ensemble de la table par l’Agent comptable
Une fois les IA commencées, il est impossible de modifier la table des imputations !
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : imputations
2222
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : imputations
Table des
imputations
comptables
2323
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Deux grandes catégories de droits:
• les droits simples (liées à l’IAA)
• les droits « pédagogiques» (liées à l’IAE)
Et un droit « technique » : le « trop perçu »
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits
2424
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Droit Annuel systématique (AS) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué systématiquement et une seule fois à chaque IAA.
Droit Annuel optionnel (AO) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué seulement si la prestation correspondante a été choisie par
l'étudiant.
Droit Sécurité Sociale (SS) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué s’il y a affiliation à la sécurité sociale.
Droit mutuelle (MU) : associé à des imputations appliqué seulement si une mutuelle a été demandée par l'étudiant. le champ « mutuelle » est obligatoire pour les droits de ce type.
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : droits simples
2525
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits: droits pédagogiques
Vocabulaire :
L’ Etape première est déterminée par Apogée selon les règles suivantes dans l’ordre:
les diplômes nationaux avant les autres,
le cycle le plus élevé,
le « droit d’inscription » le plus élevé.
Toutes les autres sont dites « secondes ».
2626
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Droits « étape »
Droit premier étape (E1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes
appliqué sur l'étape première et sur elle seule.
Droit second étape (E2) : Associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes
appliqué sur toutes les IAE non premières.
Droit spécifique étape chaque inscription (ES) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes
appliqué pour chaque IAE.
Un droit de type E1, E2, ES ne sera pas appliqué s’il n’est pas relié à une étape.
Cette association droit / étape peut se faire de deux façons :
soit directement dans le référentiel, soit dans la SE, écran ETAPE
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits: droits pédagogiques
2727
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : entités associées
Association droit / étape via le
référentiel
2828
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits
Association droit/étape via
la SE
2929
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Droits « centre de gestion »
Droit centre de gestion première inscription (G1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des centres
de gestion (C.G.E.)
appliqué une seule fois pour chaque CGE propriétaire d'au moins une IAE.
Droit centre de gestion chaque inscription (GN) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des centres
de gestion .
appliqué autant de fois, pour un CGE, qu'il a d'IAE lui appartenant.
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits: droits pédagogiques
3030
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Droits « composante »
Droit composante première inscription (C1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des
composantes.
appliqué une seule fois pour chaque composante organisatrice d'au moins une IAE.
Droit composante chaque inscription (CN) : associé 'à des imputations, des profils, des situations sociales et des
composantes
appliqué autant de fois, pour une composante, qu'il y a d'IAE qu'elle organise.
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits: droits pédagogiques
3131
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits
Droits Simples (IAA) Droits Pédagogiques (IAE)
AS AO SS MU E1 E2 ES G1 GN C1 CN
Imputations
Profils
Situat. Soc
Etapes
C. G. E
Composante
Selon étud.
+sieurs fois
Une seule fois
3232
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : « trop perçu »
Le « trop perçu » est un type de droit automatiquement généré par Apogée lors de la saisie d’un paiement supérieur au montant calculé.
Sa particularité est d’avoir un montant déclaré égal à zéro. Sa seule entité de rattachement est l’imputation.
On peut choisir de le faire figurer ou non sur la carte d’étudiant.
Apogée permet d’encaisser plus que ce qui est dû par l’étudiant (… et de rembourser moins que ce qu’il a payé…).
Apogée ne gère ni les paiements fractionnés ni les prélèvements automatiques.
3333
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Le niveau de regroupement est utilisé lors de l’affichage des droits dans certaines fenêtreslors de l'édition des droits sur la carte d’étudiant
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : niveau de regroupement
Si cette notion n’existe pas dans l’établissement, utiliser le type de droit.
3434
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un droit est associé à un ou plusieurs comptes d'imputation comptable.
Un compte d’imputation peut être associé à un ou plusieurs droits différents
A chaque compte d'imputation est associé :un montant à payer,un montant remboursable (pris en compte
dans les cas d'annulation d’une inscription).
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : imputations
3535
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : imputations
Un même droit sur deux comptes
d’imputation différents
3636
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2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : imputations
Plusieurs droits sur le même
compte d’imputation
3737
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Un droit a un montant à payer et un montant remboursable (égal ou inférieur au montant à payer)
En cas de modification du montant d’un droit, le nouveau montant est pris immédiatement en compte; mais aucune donnée des comptes « étudiant » n’est mise à jour (même en cas de modification du dossier) (pas de rétroactivité)
Si un nouveau droit est créé, il peut s’appliquer lors d’une modification de dossier de l’étudiant.
Conseil : NE PAS MODIFIER LES MONTANTS DES DROITS APRES LE DEBUT DES IA ! (et donc attendre de connaître les montants de l’année avant de commencer les IA)
2. Paramétrage des droitsB =Typologie des droits : montants
3838
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2 . PARAMETRAGE DES DROITS
D’INSCRIPTIONS
2. Paramétrage des droits
A = Principes du calcul des droits
B = Typologie des droits
C = Modélisation
D = La mise en oeuvre
3939
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Un droit « au sens habituel » peut se décomposer en plusieurs droits. Alors le montant global est égal à la somme des montants des droits faisant l’objet de la modélisation
Exemple :
Le droit « légal » de scolarité se décompose en :- une part pour la « scolarité »- une part affectée à la bibliothèque- une part affecté au fonds d’amélioration de la vie étudiante (FSDIE) (ex FAVE)
L’établissement doit modéliser le droit de scolarité en 3 droits différents.
2. Paramétrage des droitsC = modélisation des droits
4040
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2 . PARAMETRAGE DES DROITS
D’INSCRIPTION
2. Paramétrage des droits
A = Principes du calcul des droits
B = Typologie des droits
C = Modélisation
D = La mise en oeuvre
4141
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LES DOCUMENTS A RASSEMBLER
textes réglementant les exonérations (nationaux et propres à l’établissement),
inventaire des droits existants,
circulaires internes (ou « tradition orale ») réglementant les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements).
2. Paramétrage des droitsD = La mise en oeuvre
4242
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2. Paramétrage des droitsD = La mise en oeuvre
AS E1 E2 E1 SS AO AO
BU Fsdie MPU
montant remboursable
inférieur de 15,24€
E2 FC SS sport culture
NO Normal EXO
ER Erasmus EXO EXO EXO EXO EXO EXO EXO ? ?
ICinscription
conditionnelleEXO EXO
FC
Formation continue
droits payés par employeur
EXO EXO EXO EXO EXO EXO
BO Boursier EXO EXO EXO ? EXO EXO
PN Pupille EXO EXO EXO EXO EXO
DIDécision
individuelleEXO EXO EXO ? EXO
PROFILS / SITUATIONS SOCIALES
NB : Codage des profils et situations sociales sur 2 caractères seulement !
4343
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2. Paramétrage des droits : Résumé du processus de calcul
1. Détermination de l’étape première 2. Détermination des droits simples: ceux de type AS,
AO, SS et MU,
3. Détermination des droits pédagogiques: ceux de type E1(applicable à l’étape 1ère), E2 (applicable aux autres étapes), ES, C1, CN, G1 et GN,
4. Détermination des exonérations en fonction du statut, de la situation sociale et du (des) profil(s).
Le montant à payer résultera de la différence entre le total des droits à payer et les exonérations dont bénéficie l’étudiant.
4444
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3. PARAMETRAGE DES
PAIEMENTS
4545
ApogApogéeée
3. PARAMETRAGE DES
PAIEMENTS
A =Règles de gestionB = Modes de paiement
C= Organisation des paiements
4646
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L ’établissement doit se poser les questions suivantes :Le paiement se fait-il à la suite de la saisie de
l’inscription administrative et à la même personne ?
L’établissement accepte-t-il des dossiers en attente de paiement ?
Qui va être habilité à faire des remboursements ? Cette personne aura t-elle le droit de décider ou non du remboursement de tel ou tel droit (modulation des remboursements) ?
Va t-on utiliser le paiement systématique ou le paiement différentiel ?
Suite à la modification d’un dossier devra-t-on enchaîner directement avec l’écran de remboursement de l’étudiant ?
3. Paramétrage des paiementsA = concepts et règles de gestion
4747
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Vocabulaire:
Paiement systématique :
l'étudiant paie toujours la totalité du montant à payer calculé.
il sera éventuellement remboursé de la totalité du montant à rembourser calculé
3. Paramétrage des paiementsA = concepts et règles de gestion
€
4848
ApogApogéeée
Paiement différentiel :En cas de modification d ’IA, Apogée calcule la
différence entre le total à payer et le total à rembourser.
Cette différence s'appelle la balance.une balance positive entraîne une demande de paiement.une balance négative entraîne une demande de remboursement.une balance nulle entraîne automatiquement un paiement nul .
3. Paramétrage des paiementsA = concepts et règles de gestion
4949
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Paiement nul : L'étudiant n'a aucun paiement à effectuer, mais
l'ensemble des opérations comptables concernées par les modifications sont générées.
L'étudiant n'est plus en attente de paiement, sa situation administrative est « en règle »
Cette fonctionnalité est transparente pour l'utilisateur. Il n'y a pas de saisie de paiement à faire.
Une quittance de montant nul est établie pour enregistrer les éventuels mouvements comptables issus de la modification du dossier de l'étudiant.
3. Paramétrage des paiementsA = concepts et règles de gestion
5050
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IA04 : Dossier en attente de paiement
Variante 1 : L'établissement gère les dossiers en attente de paiement . Il est possible de valider l’IA sans que le paiement des droits ait été effectué. Le dossier sera alors en "attente de paiement".
Variante 2 : L'établissement ne gère pas les dossiers en attente de paiement. Après le calcul des droits, l'écran des paiements est directement affiché.
Traitements concernés : • Affiliation sécurité sociale (IAA2)•Calcul et Affichage des droits, Saisie des paiements.
Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA
5151
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IA05 : Interdiction de saisie de plusieurs paiements
Si elle est active, il est impossible de saisir plusieurs paiements pour une même demande de paiement.
Traitement concerné : Saisie des paiements
Cette règle est optionnelle.
Séminaire référentiel (2)Règles de gestion IA
5252
ApogApogéeée
IA14 : Gestion des paiementsLa gestion des paiements différentiels s'applique selon
Variante 1 : Pas de paiement différentiel.
Variante 2 : Paiement différentiel sans remboursement immédiat.
Variante 3 : Paiement différentiel avec remboursement immédiat.
Traitements concernés : • Édition de la carte étudiant et du certificat de scolarité
Séminaire référentiel (2)Règles de gestion IA
5353
ApogApogéeée
IA16 (resp. IA17) : Gestion du mode de paiement télématique (resp. Web)
Active : utilisation du mode de paiement télématique (resp.Web) en saisie des paiements IA
Traitements concernés : calcul des droits
Séminaire référentiel (2)Règles de gestion IA
€
5454
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3. PARAMETRAGE DES
PAIEMENTS
A =Règles de gestion
B = Modes de paiementC= Organisation des paiements
5555
ApogApogéeée
Le Recensement des modes de paiement autorisés : se fait impérativement en liaison avec l’Agence comptable. On peut en créer autant que l’on veut Un mode de paiement est caractérisé par :
un code et deux libellés,par son type (chèque, carte bancaire, espèces, ....)
Un mode de paiement doit être associé à un compte d'imputation
La table est livrée vide, il faut saisir tous les modes de paiement y compris le mode de paiement nul si l'établissement gère les paiements différentiels
3. Paramétrage des paiementsB = les modes de paiement
5656
ApogApogéeée
Le Paramétrage des modes de paiement se fait au niveau de l'établissement pour déclarer l'ensemble
des modes de paiement admis, au niveau du CGE, pour spécifier, parmi tous les
modes de paiement autorisés au niveau de l’établissement, lesquels chaque CGE pourra utiliser.
Saisie de plusieurs modes de paiement:
Si la règle IA 05 est active, on peut saisir plusieurs lignes de paiement lors des inscriptions administratives.
(regroupées sur une seule quittance).
3. Paramétrage des paiementsB = les modes de paiement
5757
ApogApogéeée
Un mode de paiement très particulier : le paiement nul
Le paiement nul est un MODE de PAIEMENT indispensable à la gestion du paiement différentiel. Il ne faut surtout pas le supprimer !
Il est utilisé automatiquement par l’application pour clore la situation « comptable » d’un étudiant dont le « total à rembourser » calculé est égal au « total à payer » calculé (balance égale à zéro).
Son application entraîne l’émission d’une quittance d’un montant nul.
3. Paramétrage des paiementsB = les modes de paiement
5858
ApogApogéeée
3. PARAMETRAGE DES
PAIEMENTS
A =Règles de gestion
B = Modes de paiement
C= Organisation des paiements
5959
ApogApogéeée
Paiement sur le même poste.
Sur la fenêtre "Centre de gestion", il y a une sélection possible des Paiements sur le même poste.
Cette sélection activera la fonction de Saisie des paiements à la suite d'une inscription administrative.
Si la sélection n'est pas active et si l'établissement autorise les dossiers en attente de paiement, c’est la fonctionnalité d'affichage des droits qui permettra la validation de l'inscription.
3. Paramétrage des paiementsC = L’organisation des paiements
6060
ApogApogéeée
4 . PARAMETRAGE DES
EXONERATIONS
4. Paramétrage des exonérations
6161
ApogApogéeée
4 . PARAMETRAGE DES
EXONERATIONS
4. Paramétrage des exonérations
A = Règles de gestionB = Situation sociale
C= Profil
6262
ApogApogéeée
. 3 règles influent sur les exonérations :
IA01 : Exonération des boursiers
IA02 : Modification du profil étudiant déduit
IA15 : Gestion des profils étape
d'étudiant
4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion
6363
ApogApogéeée
IA01 : Exonération des boursierspour les droits de type « droit premier étape » et « droit second étape ».
L’étudiant :
Variante 1 : est exonéré seulement pour l'étape pour laquelle il a obtenu sa bourse.
Variante 2 : est exonéré pour les étapes de diplômes nationaux.
Variante 3 : est exonéré pour toutes les étapes.
4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion
6464
ApogApogéeée
IA02 : Modification du profil étudiant déduit
Le profil peut être modifié :
Variante 1 : seulement si le profil déterminé automatiquement d'après les informations déjà saisies est "normal".
Variante 2 : dans tous les cas.
Variante 3 : si l ’établissement gère les profils étapes, ceux-ci sont modifiables dans tous les cas
4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion
6565
ApogApogéeée
IA15 : Gestion des profils à l’étape
Si la règle de gestion est inactive, l ’établissement ne permet pas l’utilisation des profils étapes
Si la règle de gestion est active, l’utilisation des profils étapes est possible et le mode d ’exonération des droits de type AS, AO, SS, C1, G1 est déterminée à partir de la variante sélectionnée :
Variante 1 : Un droit est exonéré si tous les profils de type universel l ’exonèrent
Variante 2 : Un droit est exonéré si au moins un profil de type universel l ’exonère.
4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion
6666
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion
Le montant des droits à payer par l’étudiant est :
soit le total de tous les droits activés par Apogée lors de la saisie des diverses informations le concernant ,
soit un montant inférieur, en fonction de :
sa situation sociale
son / ses profils
et/ou
6767
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion
En cas d’application d’un profil ou d’une situation sociale exonérante, l’étudiant est EXONERE de LA TOTALITE du montant du droit
Les exonérations liées à la situation sociale et celles liées au profil se cumulent
6868
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion
Mécanisme « Apogée » pour activer une exonération
et donc soustraire un montant à payer théoriquement :
Apogée reconnaît une situation ou un profil exonérant à partir des données saisies dans le Référentiel, sous la responsabilité de l’utilisateur Référentiel qui a associé, pour chaque droit, un profil et/ou une situation sociale exonérante.
On peut à tout moment rajouter des profils ou de situations exonérantes pour traiter des cas inattendus
6969
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsA = concepts et règles de gestion
Ajout à un droit d’un profil ou plusieurs
profils exonérants
7070
ApogApogéeée
4 . PARAMETRAGE DES
EXONERATIONS
4. Paramétrage des exonérations
A = Règles de gestion
B = Situation socialeC= Profil
7171
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsB = Situation sociale
est liée à l’étudiant en tant que personne. Elle prend en compte ses ressources ou son contexte familial.
Il existe 2 situations sociales figées :• normale (NO)• boursier (BO)
On peut en créer d’autres, par exemple :• pupille de la nation• décision individuelle (arrêté du 05/01/1984)
LA SITUATION SOCIALE
Un étudiant restera une Pupille de la nation, qu’il s’inscrive dans une université A ou B.
7272
ApogApogéeée
4 . PARAMETRAGE DES
EXONERATIONS
4. Paramétrage des exonérations
A = Règles de gestion
B = Situation sociale
C= Profil
7373
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsC = Profil
est (sont) lié(s) à une situation particulière pour l’année en cours (échange, ajourné autorisé à continuer, inscription parallèle….)
Ces situations peuvent être tellement complexes, qu’on a été amené à définir DEUX TYPES DE PROFILS :
• Un profil « général » ou « universel »• Un profil pouvant être appliqué sur chaque IAE, appelé « profil étape »
LE(s) PROFIL(s)
7474
ApogApogéeée
Le Profil étape permet de tenir compte de situations particulières que le seul profil général ne permet pas de prendre en compte ( notamment lors d ’inscriptions à plusieurs formations).
Il permet d’associer des profils différents par étape.
Exemple d’application d’un profil étape pour résoudre une situation particulière
Inscription conditionnelle en licence :
• licence : profil NO (normal)• Deug : profil AJ (exonération de l’étape seconde)
+ Inscription supplémentaire : profil NO (normal) pour l’inscription à la troisième étape.
4. Paramétrage des exonérationsC = Profil
7575
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsC = Profil
Distinction entre profil universel et profil étape :
C’est Apogée qui décide lui-même de quel type est le profil : universel ou étape, en fonction du type de droit exonéré :
-Si un profil exonère d’au moins un droit de type AS, AO, SS, C1, G, il sera universel
- Si un profil exonère uniquement des droits de type E1, E2, ES, CN, GN, il sera de type étape
7676
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsC = Profil
Profils étapes
7777
ApogApogéeée
Caractéristiques techniques du profil :
Si aucun profil n’est « déduit » ou « calculé » par le système à partir des informations déjà saisies, le profil affiché par défaut est NORMAL (NO)
(voir règles de gestion correspondantes pour les autorisations de modification)
L’utilisateur peut en saisir un autre.
Dans ce dernier cas, le profil est dit « spécifique »
4. Paramétrage des exonérationsC = Profil
7878
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsC = Profil
Profil déduit du statut
7979
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsC = Profil
Profils déduits d’un programme d’échange
8080
ApogApogéeée
4. Paramétrage des exonérationsC = Profil
Profil universel, déduit ou spécifique
(saisi)Profil étape
8181
ApogApogéeée
Exonérations
Type de carteDroit à Sécu
Remontée SISEExonérations…
4- Paramétrage des exonérationsRésumé : Les « attributs » de l’étudiant
Statut
ProfilExonérations
Situation
sociale
Aucune incidence sur exonérations
Accès aux VETRemontée SISE
Régime d’études
8282
ApogApogéeée
3 statuts livrés :01 formation initiale
02 auditeur libre03 formation continue
…..
4- Paramétrage des exonérationsRésumé : Les « attributs » de l’étudiant
8383
ApogApogéeée
2 régimes livrés :1 formation
initiale2 formation
continue…..
4- Paramétrage des exonérationsRésumé : Les « attributs » de l’étudiant
8484
ApogApogéeée
5. PARAMETRAGE DES DES
REMBOURSEMENTS
8585
ApogApogéeée
Pour chaque droit, Apogée définit :
- le montant à payer ( et un seul )
- un montant remboursable ( et un seul ), égal ou inférieur au montant à payer (ceci permet de gérer les retenues en cas d’abandon d’inscription)
- un droit est déclaré remboursable ou non par l’établissement (par exemple pour les droits perçus pour le compte d’organismes extérieurs à l’établissement)
5. Paramétrage des remboursementsA = Montants
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ApogApogéeée
En cas de remboursement d’un étudiant,
Apogée PROPOSE de rembourser le montant déclaré remboursable.
L’utilisateur PEUT (sous réserve d’avoir l’habilitation correspondante)
1. rembourser le montant déclaré remboursable
2. rembourser le montant payé (l’intégralité du droit)
3. ne rien rembourser du tout (montant remboursé = 0).
-La différence entre montant payé et montant remboursable permet de gérer des sommes retenues au titre de frais de gestion (ex: retenue en cas de transfert)
5. Paramétrage des remboursementsB = Habilitations des utilisateurs
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ApogApogéeée
CONCLUSION
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ApogApogéeée
Séminaire référentiel (2)Conclusion
Votre établissement a probablement déjà commencé , après réflexion et discussion, à
• choisir sa « cartographie » Apogée
• définir ses groupes d’utilisateurs et ses premiers utilisateurs.
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ApogApogéeée
Séminaire référentiel (2)Conclusion
Il va devoir, après avoir
• recensé les textes réglementant les exonérations,
• fait l’inventaire des droits existants,
• et défini les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements),
•définir les règles de gestion (ou leur variante) à activer,
•et construire les grilles de droits, les imputations comptables, les situations sociales, les profils, … nécessaires. € …
€ …
€ …€ …
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ApogApogéeée
Le document « Paramétrage des droits et saisie des paiements » détaille la gestion des paiements
il présente toutes les combinaisons possibles en fonction des choix de l’établissement et les impacts sur les paiements et les remboursements
il indique également les impacts sur l’organisation des chaînes d ’inscription
A ETUDIER IMPERATIVEMENT AVEC L ’AGENT COMPTABLE ET LES RESPONSABLES DE SCOLARITE
Séminaire référentiel (2)Conclusion
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ApogApogéeée
Séminaire référentiel (2)Conclusion
Il sera nécessaire d’avoir effectué la saisie de ces informations avant de commencer le reste du travail, en particulier les tests, mais elles peuvent être modifiées sans aucun problème tant que la véritable exploitation n’a pas commencé.
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Les séminaires suivants auront pour objet :
•La récupération d’historique ( jeudi 15 janvier 2004),
•Les Inscriptions Pédagogiques (jeudi 25 mars 2004),
•Les groupes (jeudi 25 mars 2004),
•Les règles de calcul et Résultats (mercredi 5 mai 2004)
•Anonymat (mercredi 12Mai 2004)
Séminaire référentiel (2)Conclusion
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ApogApogéeée
Séminaire référentiel (2)
ANNEXE:
petit exercice
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ApogApogéeée
Séminaire référentiel (2)ANNEXE: petit exercice
Deux problèmes pour un même étudiant
Problème 1 : L’étudiant Rousseau est inscrit à l’IUFM et s’inscrit à l’université Apogée en maîtrise d’informatique. (Exemple de la documentation de formation « module 03 : Réaliser une inscription administrative et le paiement des droits » Exercice 3.6)
Selon la réglementation, il doit payer chez Apogée un droit d’inscription réduit (68.60 €) pour sa maîtrise d’info, en rapport avec son cursus à l’IUFM.
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ApogApogéeée
Mais Apogée va qualifier obligatoirement d’inscription première l’inscription de cet étudiant dans l’établissement :
Un fichier APOGEE ne peut pas communiquer avec le fichier étudiant d’un autre établissement (la CNIL l’interdit) !
Et Rousseau va donc devoir payer 85.68 €.
Cela ne lui convient pas !
Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général
CNIL
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Solution : Combinaison de la création d’un DROIT ad hoc et d’un PROFIL général spécial pour cette population d’étudiants
1ère phase : création du droit ad hoc
Créer dans le référentiel un droit « IUFM » de type ES (spécifique étape) du montant voulu (68.60 €), qui coïncide avec celui du droit réduit.
2ème phase : association du droit à l’étape
Ne pas oublier d’associer le droit IUFM aux étapes auxquelles tous les étudiants des IUFM sont susceptibles de s’inscrire (= les maîtrises. Inutile de le faire pour les autres diplômes, car le cas ne se présentera pas).
Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général
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3ème phase :
Exonération de tous les autres étudiants du droit ad hoc
Le droit ad hoc ne va servir que pour les étudiants de l’IUFM. Aucune autre catégorie d’étudiants ne le paiera.
On doit donc exonérer de ce droit IUFM tous les autres étudiants (Si on ne le faisait pas, Apogée, qui procède par addition, appliquerait ce droit supplémentaire spécifique à l’étape à tous les étudiants qui s’inscriraient en maîtrise d’informatique !)
Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général
Dans le référentiel, ajouter en profils exonérants du droit IUFM tous les profils existant dans l’établissement (Normal, Erasmus, CPGE, etc.)
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ApogApogéeée
4ème phase : Création d’un profil spécial
On a fait en sorte qu’aucune autre population d’étudiants ne paie le droit IUFM, mais comment faire pour que les étudiants IUFM paient ce droit et ce droit seulement ?
On crée un profil général spécial (code 10)
On balaie tous les droits sauf le droit IUF et on ajoute à chacun de ces droits le profil exonérant codé 10.
Résultat : l’application du profil général 10 à l’étudiant l’exonérera de tous les droits sauf du droit IUFM d’un montant de 68.60 €.
10
Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général
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ApogApogéeée
Application du profil général « 10 »
Le profil à l’étape est initialisé à la valeur du profil général
Voilà ce que je l’on doit voir sur l’écran IAE ….
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ApogApogéeée
Il devra normalement payer dans l’université Apogée un droit réduit de 68.60 €.
Mais l’université Apogée ne voit pas pourquoi il ne paierait pas pour cette deuxième inscription, sans rapport avec l’IUFM, son droit de bibliothèque de 17.23 €.
Problème 2 : Rousseau veut ensuite s’inscrire en maîtrise de physique (inscription sans rapport avec son cursus à l’IUFM)
Séminaire référentiel (2)Problème 2 : profil étape
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ApogApogéeée
Ce que l’on veut : Que l’étudiant paie pour sa deuxième inscription 68.60 € (le droit réduit) plus 17.23 € de bibliothèque.
Pour les 68.60 €, pas de problème : le droit réduit de type étape seconde (E2), va s’appliquer automatiquement lors de la deuxième inscription.
Mais pas le droit bibliothèque !…qui est un droit annuel systématique (AS) et s’applique une seule fois lors de l’IAA. Or Rousseau en a été exonéré lors de sa 1ère inscription.
On vérifie que dans le référentiel la règle de gestion IA 15 est active selon la variante 1 : un droit est exonéré si tous les profils de type général l’exonèrent.
Séminaire référentiel (2)Problème 2 : profil étape
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ApogApogéeée
Pour lui faire payer le droit de bibliothèque :
On crée un profil, codé par exemple « IU »,dans le but d’exonérer de tous les droits sauf du droit réduit de 68.60 € et du droit de la bibliothèque.
Pour cela on parcourt tous les droits du référentiel et on applique le profil exonérant IU à tous les droits, sauf au droit réduit et au droit bibliothèque.
IU
Séminaire référentiel (2)Problème 2 : profil étape
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ApogApogéeée
Le profil 10 exonère de la bibli, le profil IU n’exonère pasDroit
bibliothèque
Séminaire référentiel (2)Problème 2 : profil étape
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ApogApogéeée
Lors de l’inscription de Rousseau à la deuxième étape choisie, appliquer le profil à l’étape « IU » lors de l’« inscription à l’étape »
Séminaire référentiel (2)Problème 2 : profil étape
Puisque ce profil exonère de tout sauf du droit réduit et de la bibliothèque, APOGEE calculera :
pour la maîtrise d’info : 68.60 €
et pour la maîtrise de physique : 68.60 + 17.23 €.
plus divers droits de type « composante » et « CGE »
172.72 €
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ApogApogéeée
Problème 2 : fenêtre IAE
suppression du profil général 10 et saisie du profil à l’étape « IU »
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ApogApogéeée
Problème 1 + 2 :les profils utilisés
Le profil général
Le profil étape
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ApogApogéeée
Conclusion
Pour gérer ces situations complexes, « raisonnez à l’envers » !
Ne dites pas : « je veux faire payer ce droit à telle population »,
Dites : « je veux que tous les autres étudiants ne le paient pas » !
Séminaire référentiel (2)Problème 2 : profil étape