1 capÍtulo ii marco teÓrico
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
En esta etapa de la investigación se presenta los antecedentes y la
fundamentación teórica de este estudio, con el fin de sustentar el desarrollo
de la variable sistema de información bajo ambiente web, tal como se
muestra a continuación
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Los antecedentes de una investigación se refieren a todos aquellos
trabajos que sirvan para interpretar y aclarar el problema planteado. De allí la
importancia de realizar una síntesis conceptual de las investigaciones
realizadas sobre el problema formulado con el fin de poder determinar el
enfoque metodológico de la misma investigación.
De igual forma, Camacho y Colmenares (2009), realizaron un estudio
titulado: Sistema de información bajo la plataforma Web para la gestión
administrativa de los procesos operativos en la Biblioteca Pública del
Estado Zulia, en la Universidad Rafael Belloso Chacín. La presente
investigación tiene como finalidad fundamental el desarrollo de un sistema de
información bajo la plataforma Web para la gestión administrativa de los
procesos operativos en la biblioteca pública del estado Zulia.
Para el desarrollo de dicho sistema se utilizó como técnica de
recolección de datos una entrevista realizada a diez (10) empleados, cinco
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(5) supervisores y un (1) gerente, la cual es necesaria para el cumplimiento
de los objetivos de la investigación estudiada. La metodología manejada se
centró en una investigación de tipo descriptiva y de campo.
La metodología la define James Seen (1999), como un Análisis y
Diseño de Sistemas de Información (ADSI), esta define cinco (5) fases
principales: Investigación preliminar, determinación de los requerimientos del
sistema, diseño del sistema, desarrollo del software y prueba del sistema, los
resultados permitieron demostrar que el sistema serviría para controlar la
gestión de los procesos operativos de la Biblioteca Pública del Estado Zulia.
Asimismo, el antecedente anterior sirve de soporte a esta
investigación por cuanto esta fue diseñada para gestión administrativa
de los procesos operativos en la Biblioteca Pública del Estado Zulia, al igual
que está investigación será realizada en la Biblioteca Dr. Domingo Maza
Zavala del Banco Central de Venezuela subsede Maracaibo.
Asimismo, se tiene a Velásquez (2007), quién realizó una
investigación titulada: Sistema de Información Web para la Gestión
Logística de las Pequeñas y Medianas empresas, en la Universidad
Rafael Urdaneta. La presente investigación tuvo como propósito el desarrollo
de un sistema de información web para la gestión logística de las pequeñas y
medianas empresas, todo esto implementando un estudio de tipo aplicado,
descriptivo y de campo.
La población estudiada para el presente proyecto consta de dos (2)
supervisores de planificación de tareas dentro de la empresa, un (1)
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administrador financiero, cinco (5) analistas, un (1) supervisor de mercadeo,
cuatro (4) pasantes de liceo, un (1) pasante universitario y tres (3) ingenieros
en computación; todos ellos pertenecientes a la empresa Qualitex Servicios
Tecnológicos, así mismo los recursos utilizados fueron: Procesador Pentium
4. 2.8GHz, 512Mb de memoria RAM DDR, Disco Duro de 80Gb, Monitor 17”
CRT, Mouse, Teclado, Microsoft Windows Professional XP SP2, Internet
Information Service (IIS), Microsoft Visual Studio 2005, Microsoft SQL Server
Express 2005, Microsoft SQL Server Manager Express 2005, Photoshop
CS2, Explorador Firefox 2.0.
El aporte de la investigación citada anteriormente a la presente fue la
definición de las estructuras básicas que debe cumplir un sistema dinámico y
automático en una plataforma Web, el cual debe constar por los elementos a
continuación mencionados: Servidor HTTP capaz de procesar códigos en las
páginas Web y servidores de bases de datos capases de comunicarse con el
servidor Web.
Moreno (2006), realizó una investigación titulada: Sistema de gestión
de bibliotecas "Nikolaus Walczuch" bajo software libre en la universidad
de los Andes Este trabajo de grado lleva como nombre Sistema de Gestión
de Bibliotecas “Nikolaus Walczuch” bajo software libre, tiene como finalidad
la colaboración a Instituciones académicas públicas o privadas que quieran
incorporarse a la automatización de sus bibliotecas, a través de una página
Web definida en este proyecto. Todo lo referente a esta página está descrito
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de manera explícita en este trabajo, el sistema está dividido en tres módulos
que permiten automatizar los procesos administrativos y de consulta en
bibliotecas, además del proceso de elaboración de la página Web.
Este sistema está basado en módulos originalmente desarrollados en
SERBIULA y el Departamento de Computación de la Escuela de Sistemas de
la Facultad de Ingeniería de La Universidad de Los Andes, bajo el sistema
SIDULA y SIDULA 2000. Usando las bondades de software libre se permite
la descarga e instalación de estos módulos. Este proyecto fue desarrollado
aplicando el modelo de proceso “Reloj”, y el lenguaje de modelado UML
(Unified Modeling Languaje).
Asimismo, esta investigación sirve de soporte a esta investigación por
cuanto metodológicamente es descriptiva, de campo, con un diseño no
experimental, transeccional descriptivo y transversal, la técnica utilizada fue
la observación directa, mediante una entrevista estructurada a una población
determinada.
Morales, (2006), realizó una investigación titulada: Sistema de
información WEB para la gestión de procesos de la acería de
planchones de Sidor, C.A. en la universidad de los Andes. La
automatización de los procesos es un factor fundamental en cuanto al
desarrollo tecnológico competitivo de la empresa y por ende en la mejora de
los índices de producción. Como parte de este proceso se encuentran los
sistemas de información los cuales brindan servicios eficientes para la
recolección, procesamiento y análisis de datos que apoyan la toma de
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decisiones y el control en la empresa. Así pues, en este proyecto se muestra
una solución que permita el manejo automatizado de datos en la acería de
planchones de Sidor C.A.
Cabe destacar que el proceso de aceración constituye uno de los
procesos más importantes en la fabricación de acero, ya que es aquí donde
se obtiene el acero como tal, que será moldeado en distintas formas; entre
ellas se encuentran los planchones, los cuales son utilizados como materia
prima en los procesos subsiguientes de productos planos.
El sistema de información Web planteado permite la gestión
automatizada de los datos generados durante las estaciones operativas de
este proceso, éstas son horno eléctrico, horno cuchara, estación de argón y
colada continua. Para el desarrollo del sistema se utilizó el método Watch,
partiendo del análisis del proceso productivo y recolección de requerimientos,
seguido por el diseño y desarrollo de componentes, hasta su implementación
final en forma de una aplicación Web. Se efectuaron las pruebas del sistema
y se realizó exitosamente la puesta en producción del mismo, satisfaciendo
así las necesidades de los usuarios.
La investigación antes mencionada sirve de aporte por cuanto en
la presente investigación se tomará como metodología una investigación
proyectiva, descriptiva, de campo y documental, considerando los mismos
métodos y la forma de obtener los datos, que serán entrevistas. Infante
(2005). Realizó un estudio titulado: Sistema de información para la gestión
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de las prácticas operativas de SIDOR en la universidad de los Andes. El
desarrollo de sistemas de información destinados a satisfacer las
necesidades de la empresa forma parte de la constante inversión y la
búsqueda de una mejora en el nivel competitivo de la misma.
El Sistema de Información para la Gestión de Prácticas Operativas
destinado para la gestión de los documentos de Piso de Planta y controlar su
“ciclo de vida” de modo que sea posible una monitorización de los mismos. Al
mencionar gestión de documentos, se está refiriendo desde el momento en
que empieza a transcribir la información hasta que llega a manos de los
operadores, quienes son los usuarios finales del sistema.
En general el sistema abarca administración de áreas, usuarios,
perfiles, edición de documentos, aprobación de documentos y publicación de
documentos. Debido a la naturaleza de los proyectos de desarrollo en el área
de Automatización, se han de generar productos intermedios que satisfagan
las necesidades del cliente, es decir un desarrollo iterativo, razón por la cual
se afianza aún más la utilización del proceso unificado como metodología de
desarrollo Como herramientas estándares del área de la Gerencia de
Automatización se utilizaron para el soporte de la base de datos un servidor
de SQL SERVER 2000 y un servidor web sobre una plataforma Windows,
teniendo como herramienta de desarrollo el Microsoft Visual Studio.NET
Con referencia a lo anterior cabe destacar que el aporte de la misma
fue la introducción de un sistema de información bajo un ambiente Web, con
sus métodos y variables que manejan una página web y aun cuando el
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lenguaje para ello no es el mismo seleccionado para la investigación que se
va a realizar no carece de valor ya que es posible “traducirlo” al lenguaje a
usarse en la presente investigación.
Todos los antecedentes antes indicados, sirvieron de base de una u
otra forma a esta investigación, en cuanto al sistema a utilizar en la creación
del sistema de información bajo ambiente web para la gestión electrónica de
documentos, así mismo el presente proyecto podrá algún día servir como
instrumento de consulta y ser multiplicador de lo empleado y de lo creado.
2. BASES TEÓRICAS
A continuación se presentan y se dejan establecidos los fundamentos
teóricos que básicamente son necesarios y sobre los que se sustenta el
presente proyecto de investigación, los cuales harán que sea posible el mejor
entendimiento del mencionado proyecto,. Inicialmente se presentará la
estructura del dominio del proyecto en la que se describirá un sistema de
información bajo ambiente web para la gestión electrónica de documentos
en la biblioteca Dr. Domingo F. Maza Zavala del Banco Central de Venezuela
Caso Sub sede Maracaibo.
2.1. SISTEMA
Según Montilva (2004, p. 43), indica que un sistema es un conjunto de
componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Los
sistemas son todo lo que rodea al ser humano e incluso lo conforman. Así
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mismo, un sistema es un plan práctico y completo que utiliza datos para
generar, coordinar y controlar las actividades de una organización.
Por otra parte, Kendall y Kendall (2006, p. 28), define a los sistemas
como el conjunto de elementos organizados que se encuentran en
interacción los cuales buscan una meta o metas comunes, operando para
ellos sobre una información y sobre una energía o materias u organismo en
referencia temporal para producir como salida la información o energía,
materia u organismo.
En el mismo orden de ideas, Pressman (2002, p. 59), señala que un
sistema es simplemente un plan práctico y completo para generar, controlar y
coordinar las acciones de una organización, basado en sus políticas y
procedimientos, funciones y organigramas que son ejecutadas por el
elemento físico y humano, con un plan tácito de corrección.
De todo lo antes indicado, se puede decir que cualquier sistema tiene
que tener como sus objetivos principales el apoyo al elemento humano para
controlar, generar acción, proveer información, usar eficientemente los
recursos, fijar procedimientos, filtrar información adecuada, coordinar
acciones, movimientos, planear, evaluar y tomar decisiones.
2.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información en las empresas han experimentado un
cambio considerable en los últimos años, pasando de ser simples
herramientas de tratamiento de datos, a convertirse en la columna vertebral
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de cualquier organización, tanto a nivel interno como en lo referente a las
relaciones con el exterior: clientes, proveedores, administración o la sociedad
en general. Por otra parte, a través de una adecuada gestión del
conocimiento se facilita la innovación, el desarrollo de nuevos productos o
servicios, se mejora la eficiencia en el uso de los recursos y la calidad del
servicio o la toma de decisiones.
Pressman (2002, p. 14), indica que un sistema de información
comprende un conjunto o disposición de elementos que están organizados
para realizar un objetivo predefinido procesando información.
Según Montilva (2004, p. 30), “Un sistema de información es un
sistema hombre-máquina integrado que provee información para el apoyo de
las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una
organización”. Este sistema admite el uso de las computadoras, las cuales
permiten automatizar procesos rutinarios del hombre.
Otra forma de contribuir con los sistemas de información es el aporte
de Laudon (2004, p. 187), quien lo define como “un sistema integrado
usuarios-maquinas para proveer información en el apoyo de las operaciones,
administración y funciones de la toma de decisiones en una organización”.
Los sistemas de información son un conjunto de personas, datos y
procedimientos que trabajan juntos para restaurar, guardar, procesar y
diseminar la información para apoyar la toma de decisiones y el control.
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Por otro lado, Cohen (2002, p. 90), un sistema de información es un
conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de
información no necesariamente incluye el equipo electrónico (hardware). Sin
embargo, en la práctica se utiliza como un sinónimo de Sistema de
información computarizado. Un sistema de información realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de
información.
• Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el sistema de
Información toma los datos que requiere para producir la información luego
de ser procesada. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario,
mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son
tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina inter faces
automáticas.
• Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya
que a través de esta propiedad el sistema puede recordar los datos
guardados en la sección o proceso anterior. Estos datos suelen ser
almacenados en estructuras de datos denominadas archivos y/o bases de
datos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o
discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos
(CDROM).
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• Procesamiento de Información: Es la capacidad del sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecidas. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación
de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
• Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
disquetes, cintas magnéticas, la voz y los plotters, entre otros. Es importante
aclarar que la salida de un sistema de información puede constituir la entrada
a otro sistema de información o aplicación. En este caso, también existe una
interfaz automática de salida.
De todo lo antes mencionado, un sistema de información representa
todos los elementos que forman parte de la administración, el procesamiento,
el transporte y la distribución de la información dentro de las organizaciones.
A través del procesamiento de información, una compañía crea valor, en
especial si se trata de una empresa que ofrecen servicios.
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Tal como se ha visto en la Biblioteca Dr. Domingo Maza Zavala, del
Banco Central de Venezuela, Caso: Subsede Maracaibo, los procesos de
atención a usuarios se lleva en forma manual y no existe un verdadero
control de ellos, en especial el no permitir medir y evaluar la efectividad del
personal en los tiempos de atención, es recomendable instalar un sistema de
información automático, así de esta manera se llevaría una secuencia lógica
de los pasos (programas y procedimientos) a seguir para llevar a cabo las
funciones, las cuales cumplan con los objetivos deseados por la
organización.
2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Expone Senn (2000, p. 14), que la finalidad de los sistemas de
información es su existencia para alcanzar este objetivo estos se
caracterizan por:
Interactúan con su ambiente mediante el intercambio de información y
se adaptan a las necesidades del ambiente que los contiene (Sistema
Abierto).
Permite capturar y procesar los datos originados por las transacciones
y entidades (Procesamiento de transacciones); producir y diseminar
información para la organización y su ambiente (Procesamiento de
Información y Procesamiento de Datos).
Proporcionan información que facilita la ejecución de tareas,
operaciones y funciones de una organización en todos sus niveles a entes
internos y externos de la misma.
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En el mismo orden de ideas, Effy Oz (2008, p. 30), también plantea
cuatro etapas del proceso donde todos los sistemas de información operan
básicamente de la misma forma, incluyan computadora o no. Sin embargo, la
computadora proporciona un medio conveniente para ejecutar las cuatro
operaciones principales de un sistema de información:
Entrada y Registro de Transacción. El primer paso en la producción
consiste en recabar e introducir datos en el Sistema de Información, esto se
conoce como entra. Casi todos los datos que utiliza una organización como
entrada para su sistema de información se generan y recopilan dentro de la
organización pues provienen de transacciones realizadas en el curso del
negocio.
Una transacción es una actividad de un negocio: una venta, una
compra, la contratación de un nuevo empleado y sucesos similares. Estas
transacciones pueden registrarse en papel y más adelante capturarse en un
sistema de cómputo, o registrarse directamente en terminales de sistemas de
procesamiento de transacciones (SPT), como cajas registradoras y
terminales de entrada de pedidos. Un SPT es cualquier sistema que registra
transacciones. A menudo el mismo sistema también procesa las
transacciones al resumir y enviar la información a otros sistemas; por tanto,
éstos son sistemas de procesamiento de transacciones no sólo de registro de
transacciones.
Un dispositivo de entrada es la herramienta que se utiliza para
capturar datos en un sistema de información. Entre los dispositivos de
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entrada se incluyen el teclado, los dispositivos infrarrojos que leen códigos de
barra y los sistemas de reconocimiento de voz.
Procesamiento: La mayor contribución de la computadora a los
Sistemas de Información es el procesamiento de datos eficiente lo que
resulta esencial para un Sistema de Información sólido. La velocidad y
precisión de la computadora permite a las organizaciones procesar millones
de componentes de datos en algunos segundos; en el pasado, tales
cantidades de datos no se hubiesen procesado con la rapidez suficiente
como para resultar significativas.
Como herramientas esenciales para la entrada, el procesamiento y la
salida de los Sistemas de Información de la mayor parte de las empresas, las
computadoras también agregan un componente a los sistemas de
información: la necesidad de traducir instrucciones de lenguajes naturales (o
humanos) a lenguajes de computadora. Los programas de computadora,
listas de instrucciones que las computadoras comprenden, instruyen a las
computadoras sobre la manera de interpretar y manipular los datos, y la
forma (visual, auditiva u otra) de proporcionar información a la organización.
Salida: La salida es la información producida y desplegada por un
Sistema de Información en un dispositivo de salida en el formato más útil
para una organización. El dispositivo de salida más utilizado en la pantalla o
monitor de video que despliega la salida de manera visual. Sin embargo, las
computadoras pueden comunicar salidas mediante parlantes, en forma de
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música o voz y también transmitirla a otra computadora o dispositivo
electrónica codificado especialmente para su interpretación.
Almacenamiento: Uno de los mayores beneficios del uso de
computadoras es su capacidad para almacenar grandes cantidades de datos
e información.
De todo lo antes mencionado, se puede decir que un sistema de
información propone diversos componentes que deben interactuarse entre sí
para un correcto desarrollo del sistema de información, este podría estar
compuestos de varias etapas.
2.2.2. TIPOS DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
Effy Oz. (2008, p. 38), los sistemas expertos aplican conocimiento de
los encargados de la toma de decisiones para solucionar problemas
estructurados específicos. Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS,
Executive Support Systems) se encuentran en el nivel estratégico de la
administración. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo
(GDSS, Group Decision Support Systems) y los sistemas de trabajo
corporativo apoyados por computadora (CSWS, Computer-Supported
Collaborative Work Systems), descriptores de manera más general, auxilian
la toma de decisiones semiestructuradas o no estructuradas a nivel de grupo.
Sin embargo el creciente desarrollo del comercio electrónico así como
el desplazamiento de las distintas organizaciones hacia la Web ha traído en
la actualidad una constante evolución de las aplicaciones Web. Cada día se
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incrementan las transacciones financieras, la transferencia de información
confidencial y ejecución de procesos online, entre otros, las cuales exigen
funcionalidad, confiabilidad, usabilidad y eficiencia por mencionar algunas
características de calidad.
Ahora bien, Pressman (2002, p. 14), señala que un sistema de
información web (SIW), es un sistema hombre-máquina para el
procesamiento de datos a fin de registrar los detalles originados por las
transacciones ocurridas en las entidades que intervienen en las actividades
de una organización para proporcionar información, facilitando la ejecución
de actividades, operaciones y funciones en dicha organización; además, de
permitir a los usuarios el acceso a la documentación e información basado en
hipermedia.
Para Rojas (2003, p. 89), la clasificación de los sistemas de
información Web es importante porque permite distinguir o reflexionar sobre
las distintas necesidades y expectativas de los grupos meta que tienen cada
uno de los tipos definidos. Dependiendo de estas necesidades y expectativas
es que se debe diseñar y construir el sitio Web. Siempre se tiene que tener
perfectamente claro cuál es el grupo meta principal al cual se quiere dirigir en
el Internet. Sin esta claridad de cuál es la principal meta no podremos lograr
una efectiva difusión de información y por ende el modelo de información
podría ser ineficiente o poco claro. Los sistemas de información se clasifican
de la siguiente manera.
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Sistema de Comunicación. Transmite información entre diferentes
subsistemas de una organización. Estos subsistemas pueden ser personas
de la organización o equipos electrónicos (computadores, terminales,
impresoras, teles, entre otros.). La información producida como salida por
uno o varios de estos subsistemas pueden ser utilizadas como datos de
entrada por otro de ellos.
Sistema de Información Informal. Es una red no estructurada de
comunicaciones informal entre personas dentro o en el ambiente de la
organización. No tiene un objetivo definido, aunque puede ser utilizado como
medio muy eficiente pero poco confiable, de transmisión y divulgación de
información útil a la organización.
Sistema de Información Organizacional. El objetivo de este tipo de
sistema de información es transmitir las directivas organizacionales desde los
niveles gerenciales hasta los operativos y proveer la información de
retroalimentación necesaria para controlar la organización.
Sistema de Información Operativos. Son definidos como sistema de
información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la
realización de operaciones básicas en la organización. El objetivo primordial
de este tipo de sistema es el de preparar y mantener los registros de datos
originados por las operaciones elementales (rutinarias) de la organización.
Sistema de Información Gerencial. Es un tipo de sistema que
proporciona la información necesaria para que gerentes o directivos puedan
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ejecutar los procesos de toma de decisión y solución de problemas en una
organización. El objetivo de este tipo de sistema es proporcionar a los
gerentes información confiable, a tiempo y completa relacionada con el
rendimiento y estado de la organización.
Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones. Es un tipo muy
especial de sistema de información caracterizado por procesar datos para
realizar automáticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e
indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro
de las condiciones normales de funcionamiento.
Sistema de Procesamiento de Datos. Es un tipo de sistema de
información cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en información fácil
de entender y utilizar. La información producida puede ser utilizada por el
usuario, con algún fin específico, en la realización de sus tareas o
actividades. Dependiendo de la complejidad y tamaño de la organización,
estos tipos de sistemas de información se integran para configurar un
sistema de información global, tal es el caso de los sistemas de información
operacional, gerencial, y el de apoyo para la toma de decisiones, cuya
integración se debe prácticamente a dos razones: El diseño de sistema y el
uso de computadores que permite manipular grandes bases de datos.
De lo antes mencionado, los tipos de sistema de información podrían
indicar conocimientos para la toma de decisiones, como para la solución de
problemas estructurados, además señala que un sistema web es un sistema
hombre-máquina para el procesamiento de datos, de igual forma permiten
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distinguir sobre las distintas necesidades o metas en la Biblioteca Dr.
Domingo Maza Zavala, del Banco Central de Venezuela, Caso: Subsede
Maracaibo
2.2.3. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Torres (2006, p. 102), describe los elementos de los sistemas de
información en cuatro puntos:
Entrada: Es la actividad que consiste en recopilar datos primarios
cuando se elaboran cheques de pagos, por ejemplo, antes de procesar
cálculos o realizar la impresión debe recolectar el número de horas
trabajadas por el empleado en un sistema.
Procesamiento: En sistema de información, el procesamiento supone
la conversión o transformación de datos en salida útiles. Esto puede implicar
ejecutar cálculos, realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, y el
almacenamiento de los datos para su uso posterior.
Salida: La salida implica producir información útil, por lo general en
forma de documento y reporte.
Retroalimentación: La retroalimentación es la salida que se utiliza
para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. La
presencia de errores o problemas. En la siguiente figura se mostraran los
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elementos que intervienen en un sistema de información según Senn (2000,
p.130),
Gráfico 1 Elementos de un sistema de Información
Fuente: Senn (2000, p. 132)
2.2.4. FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y
salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos
están determinados por el propósito u objetivo del sistema, el cual es
establecido a su vez, por la organización. A pesar de las diferencias que
puedan existir entre distintos sistemas de información, en todos ellos se
puede encontrar un conjunto de funciones: Según Senn (2000, p. 75), son:
Procesamiento de transacciones: la cual consiste en capturar,
recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir, y almacenar los datos
originados por las transacciones que tienen lugar durante la realización de
actividades en la organización.
Entrada Proceso Salida
Retroalimentación
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Definición de archivos: consiste en almacenar los datos capturados,
por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u
organización de almacenamiento adecuada, un método que facilite su
almacenamiento, actualización y acceso; y un dispositivo apropiado de
almacenamiento.
Mantenimiento de archivos: los archivos o base de datos del sistema
deben mantenerse actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento
son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de
almacenamiento.
Generación de reportes: la realización de esta función es esencial
para el sistema de información, ella se encarga de producir la información
requerida y transmitirla a los puntos o centros de información que lo soliciten.
Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento
físico de los elementos de almacenamiento o mediante la comunicación de
señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores.
Procesamiento de consulta: parte de la información requerida por
los usuarios responden a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas
son generalmente cortas por lo que no requieren un formato complejo como
el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas
interactivas y constituyen un medio directo de comunicación hombre-
máquina. Esta función es generalmente ejecutada por los subsistemas de
administración de datos, que facilita el acceso a los datos, y de
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procesamiento de información, que transforman los datos almacenados en
información.
Mantenimiento de la integridad de los datos: los datos mantenidos
por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una
de sus funciones debe garantizar la integridad de datos y protegerlos contra
accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal
intencionado.
Se puede señalar que en la Biblioteca Dr. Domingo Maza Zavala, del
Banco Central de Venezuela, Caso: Subsede Maracaibo, se desea dar
coherencia a las funciones propias del trabajo administrativo, es decir,
planear, organizar, dirigir, controlar, evaluar las acciones hacia el logro de los
objetivos planteados.
2.2.5. TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Senn (2000, p. 145), el analista de sistemas, desarrolla diferentes
tipos de sistemas de información para satisfacer las diferentes necesidades
de una empresa.
Sistemas para el control de transacciones: El sistema basado en
computadora, más importante dentro de una organización, está relacionado
con el procedimiento de las transacciones. Los sistemas de procesamiento
de transacciones (TPS) tienen como finalidad mejorar las actividades
rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organización. Una
transacción es cualquier suceso o actividad afectando a toda la organización.
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Los tipos de transacciones cambian en cada una de las diferentes
organizaciones.
Las empresas con mayor éxito llevan este trabajo de forma ordenada y
eficiente. El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de
procedimientos para el manejo de éstas, incluyen entre otras las siguientes
actividades: Cálculos, clasificación, ordenamiento, almacenamiento y
recuperación y generación de resúmenes. Todas estas actividades forman
parte del nivel operacional de cualquier organización.
El estudio de un grupo de organizaciones también muestra la
existencia de características similares entre ellas: a) Gran volumen de
transacciones, b) Gran similitud entre transacciones, c) Los procedimientos
para el procesamiento de transacciones están bien comprendidos y se
pueden describir con detalle, d) Existen muy pocas excepciones a los
procedimientos normales.
Sistemas de información administrativa: estos sistemas están
orientados hacia operaciones. En contraste, los sistemas de información
administrativa (MIS) ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver
problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como
consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean
otra información. En cualquier organización se debe tomar decisiones sobre
muchos asuntos que se presentan con regularidad y para hacerlo se requiere
de cierta información. Dados que los proceso de decisión están claramente
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definidos, entonces se puede identificar La información para formular las
decisiones.
Con frecuencia, los especialistas en SI describen las decisiones
apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto
estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de
ante mano los factores que deben de tenerse en cuenta para la toma de
decisiones así como las variables con influencia más significativa sobre el
resultado de una decisión. A su vez, los analistas de sistemas desarrollan
reportes bien estructurados que contienen la información necesaria para las
decisiones o que indican el estado de las variables importantes.
Sistemas para el soporte de decisiones: Estos sistemas ayudan a
los directivos a deber tomar decisiones no muy estructuradas, también
denominadas no estructuradas o decisiones semi- estructuradas. Un factor
clave en el uso de estos sistemas es determinar la información necesaria.
Los sistemas para soporte de decisiones deben tener flexibilidad mayor de
los SI. El usuario debe ser capaz de solicitar informes definiendo su
contenido y especificando la forma para producir la información.
Por otra parte, Rojas (2003, p. 48), define tres tipos de sistemas de
información con las siguientes características:
Sistemas transaccionales: se definen con las siguientes
características: a) A través de estos suelen lograrse ahorros significativos de
mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la
organización, b) Con frecuencia son el primer tipo de SI que se implanta en
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las organizaciones. Se empieza a poyando a las tareas a nivel operativo de
la organización para continuar con los mandos intermedios, c) Son intensivos
en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser
simples y pocos sofisticados. Estos sistemas requieren mucho manejo de
datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también
grandes volúmenes de información.
También tienen la propiedad de ser recolectores de información, es
decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información
para su explotación posterior. Estos sistemas son los encargados de integrar
gran cantidad de información que se maneja en la organización, la cual será
utilizada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos, e)
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables, f) Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación
que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos básicos
que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones.
Sistemas de apoyos a las decisiones: puede definirse mediante las
siguientes características:
Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas
transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos
constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirven de apoyo a los mandos intermedios
y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
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Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entrada y salida de
información.
No Suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación
económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se
conocen los ingresos del proyecto de inversión.
Suelen ser sistemas de interactivos y amigables, con altos estándares
de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son
repetitivas y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.
Sistemas estratégicos: definido por sus principales características
las cuales son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos
operativos sino proporcionar la información para apoyar la toma de
decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas
funciones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por
lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es con base a incremento y a
través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o
función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o
procesos.
44
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales
como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores. En este contexto, los sistemas estratégicos son creadores de
barreras de entrada al negocio.
Visto desde la perspectiva, los sistemas de información se pueden
clasificar de varias formas, con el fin de destacar los principales papeles que
cada uno desempeña en las operaciones de una organización con la
propósito de disminuir los procesos del recurso humano dentro de la
Biblioteca Dr. Domingo Maza Zavala, del Banco Central de Venezuela,
Caso: Subsede Maracaibo
2.2.6. CICLO DE DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
De acuerdo a O`brien (2002, p. 145), los sistemas de información se
desarrollan con una serie de pasos detallados analizados para el buen
resultado del sistema. Estos pasos son: investigación de sistemas, análisis
de sistemas, diseño de sistemas, implementación de sistemas y
mantenimiento del sistema, los cuales serán descritos a continuación:
• Investigación de sistemas: Esta etapa puede abarcar la consideración
de propuestas generadas en un proceso de plantación de sistemas de
información, para deben ser analizados.• Análisis de sistemas: Donde se
utilizan algunos de los mismos métodos de recolección de información, más
algunas herramientas nuevas que deban ser analizadas.
45
• Diseño de sistemas: Es donde se especifica como lograra el sistema el
objetivo. El diseño de los sistemas consta de varias actividades de diseño
generando especificaciones de los satisfaciendo los requerimientos
funcionales desarrollados en la etapa de análisis de sistemas.
• Implementación de sistemas: Es donde se comprende la adquisición
de software y hardware, la prueba de programas y procedimientos, el
desarrollo de documentación y una variedad de actividades de instalación.
• Mantenimiento del sistema: El mantenimiento de los sistemas es la
etapa final del ciclo de desarrollo de sistemas. Comprende la supervisión,
evaluación y modificación de un sistema para realizar mejoramientos
deseables o necesarios.
Incluye también la modificación de un sistema debido a cambios
internos en una empresa o cambios externos en el entorno empresarial, de
otra forma lo comprende el autor Cohen (2002, p. 17), el cual determina
varios pasos a seguir para el desarrollo del sistema. Estos son:
Nacimiento: Esta fase de comienzo al ciclo de vida con el surgimiento
de una necesidad o de un requerimiento por parte del usuario.
Desarrollo: Una vez realizado el estudio de factibilidad, se procede al
desarrollo del sistema en el cual se analizan los requerimientos y se elabora
en diseño que servirá de base para el desarrollo.
Operación: En esta etapa del sistema ya está terminando y el usuario
trabaja introduciendo datos y obteniendo información y reportes que apoyen
la operación de la empresa.
46
Mantenimiento: Consiste en corregir los errores destacados en los
procesos en las funciones realizadas por el sistema. En esta fase además el
usuario puede agregar nuevos requerimientos.
Muerte: Un sistema de información llega a esta fase cuando deja de
ser necesario o cuando deben remplazarse por otro mejor. Si al sistema
original se le hacen mejoras o cambios radicales se indica nuevamente el
proceso.
Por último, Montilva (2004, p. 45), describe un sistema de información
muestra un proceso de nacimiento y muerte bien definido. Tiene un origen
(nacimiento), generalmente ocasionan por necesidades, a partir del cual se
emprende su desarrollo desde la definición del proyecto hasta la puesta en
operación (crecimiento).
Seguidamente se inicio su operación y mantenimiento por un período
mayor a los demás durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible
(maduración); luego, factores tales como la dinámica de la organización, los
avances tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e
ineficaz al sistema (decaimiento); lo cual origina su paralización (muerte).
De lo indicado con anterioridad, se puede decir que el ciclo de vida de
un sistema de información muestra el proceso bien definido de su nacimiento
y muerte, generalmente es ocasionado por sus necesidades, a partir del cual
se desprende su desarrollo que va desde la definición del proyecto hasta la
puesta en operación
47
2.2.7. RECURSOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Acorde a lo establecido por O’Brien (2002, p. 66), un sistema de
información posee los siguientes recursos:
Recursos Humanos: las personas que se requieren para la operación
de todos los sistemas de información. Estos recursos humanos incluyen
usuarios finales, que son aquellos los cuales utilizan el sistema o la
información generada por este y especialistas en sistemas de información,
que son las personas que desarrollan y operan sistemas de información
como por ejemplo analistas de sistemas, programadores, operadores de
computadoras.
Recursos de Hardware: incluye todo los dispositivos físicos y
materiales utilizados en el procesamiento de información. Abarca no sólo el
computador sino también todos los medios de datos tangibles en los cuales
se graban datos, desde hojas de papel hasta discos magnéticos.
Recursos de Software: Los recursos de software incluyen todas las
series de instrucciones de procesamiento de información. Este concepto de
software incluye sólo la serie de instrucciones operacionales llamadas
programas, los cuales dirigen y controlan el hardware del computador,
también la serie de instrucciones de procesamiento de información que
necesitan las personas, llamadas procedimientos.
48
Recursos de datos: los datos no son más que materia prima de los
sistemas de información. Los datos pueden adoptar muchas formas,
incluidos los datos alfanuméricos tradicionales, los cuales se componen de
números, letras y otros signos, estos describen transacciones comerciales y
otros acontecimientos y entidades. Los datos de texto que constan de
oraciones y párrafos en las comunicaciones escritas; datos de imágenes
como formas y figuras, y los datos de audio, la voz humana y otros sonidos
también formas importantes de datos.
Recursos de Red: Las redes de telecomunicación, como Internet,
Intranet y la extranet, se han vuelto esenciales para las operaciones exitosas
de todos los tipos de organización y sus sistemas de información basados en
el computador. Las redes de telecomunicaciones y otros dispositivos
interconectados por medio de comunicadores y controlados por software de
comunicaciones.
Igualmente, se menciona que los recursos de un sistema de
información consisten en un estudio preliminar que investiga las necesidades
de información de usuarios potenciales y determina los requerimientos de
recursos, los costos, los beneficios y la factibilidad de un proyecto propuesto.
2.2.8. ASPECTOS GENERALES DE LAS BASES DE DATOS
El concepto de base de datos se define según Montilva (2004, p. 18),
como un modelo que representa a las entidades (objetos y eventos), sus
49
atributos (características de cada entidad), y las relaciones, asociaciones
existentes entre esas entidades, traduciéndose el modelo de datos en un
esquema, esto es, un programa que describe las estructuras lógicas de los
datos y su correspondiente estructura de almacenamiento e indica los
métodos de acceso que se utilizaron, en términos de lenguaje de descripción
de datos del SMBD.
Las bases de datos pueden tener una estructura jerárquica, si existen
unos elementos subordinantes de los que dependen otros subordinados,
como los organigramas, pueden ser también de tipo relacional si están
organizadas mediante fichas o registros con una misma estructura y rango o
pueden ser de tipo documental si utiliza descriptores y su finalidad es
almacenar grandes volúmenes de información documental. En cualquier
caso, según sea la forma de acceder a la información se pueden distinguir
dos tipos:
Base de datos convencionales: tienen la información almacenada en
ficheros, mapas o gráficos, que el usuario puede recorrer según su criterio
para recopilar información.
Base de datos tipo sistema experto: son bases de datos muy
especializadas que recopilan toda la información existente de un tema
concreto y además asesoran al usuario cuando accede buscando
determinadas respuestas.
Se podría decir de todo lo antes plasmado que los aspectos generales
de una base de datos es un conjunto de información estructurada en
50
registros y almacenados en un sistema electrónico legible y consultable
desde una computadora. Cada registro constituye una unidad autónoma de
información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o
tupos de datos que se recogen y están disponibles para su consulta.
2.2.8.1. COMPONENTES PRINCIPALES
Para, Montilva (2004, p. 85). Los datos son la Base de Datos
propiamente dicha.
Hardware. El hardware se refiere a los dispositivos de
almacenamiento en donde reside la base de datos, así como a los
dispositivos periféricos (unidad de control, canales de comunicación, etc.)
necesarios para su uso.
Software. Está constituido por un conjunto de programas que se
conoce como Sistema Manejador de Base de Datos (DMBS: Data Base
Management System). Este sistema maneja todas las solicitudes formuladas
por los usuarios a la base de datos.
Usuarios. Existen tres clases de usuarios relacionados con una Base
de Datos:
1. El programador de aplicaciones, quien crea programas de aplicación
que utilizan la base de datos.
2. El usuario final, quien acceda la Base de Datos por medio de un
lenguaje de consulta o de programas de aplicación.
51
3. El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base Administrator),
quien se encarga del control general del Sistema de Base de Datos.
2.2.8.2. VENTAJAS EN EL USO DE BASES DE DATOS
1. Globalización de la información. Permite a los diferentes usuarios
considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños
específicos.
2. Eliminación de información redundante.
3. Eliminación de información inconsistente. Si el sistema esta
desarrollado a través de archivos convencionales,
4. Permite compartir información. Varios sistemas o usuarios pueden
utilizar una misma entidad.
5. Permite mantener la integridad en la información. Solo se almacena la
información correcta.
6. Independencia de datos. La independencia de datos implica un
divorcio entre programas y datos; es decir, se pueden hacer cambios a la
información que contiene la base de datos o tener acceso a la base de datos
de diferente manera, sin hace cambios en las aplicaciones o en los
programas.
Se podría mencionar que las ventajas de la base de datos permiten
mejorar la calidad de la prestación de los sistemas de informáticos y
aumentar su rendimiento, tiene como ventaja independencia de los datos, de
52
los programas y procesos, esto permite modificar los datos sin alterar el
código de las aplicaciones, así como redundancia en la información.
2.2.8.3. TIPOS DE MODELOS DE DATOS
Para, Montilva (2004, p. 98), existen fundamentalmente tres alternativas
disponibles para diseñar las bases de datos: el modelo jerárquico, el modelo
de red y el modelo relacional.
El modelo jerárquico: la forma de esquematizar la información se
realiza a través de representaciones jerárquicas o relaciones de padre/hijo,
de manera similar a la estructura de un árbol. Así, el modelo jerárquico puede
representar dos tipos de relaciones entre los datos: relaciones de uno a uno y
relaciones de uno a muchos.
En el primer tipo se dice que existe una relación de uno a uno si el
padre de la estructura de información tiene un solo hijo y viceversa, si el hijo
tiene solamente un padre. En el segundo tipo se dice que la relación es de
uno a muchos si el padre tiene más de un hijo, aunque cada hijo tenga un
solo padre.
El modelo de red: el modelo de red evita esta redundancia en la
información, a través de la incorporación de un tipo de registro denominado
el conector, que en este caso pueden ser las calificaciones que obtuvieron
los alumnos de cada profesor. La dificultad surge al manejar las conexiones o
ligas entre los registros y sus correspondientes registros conectores.
53
El modelo relacional: Se está empleando con más frecuencia en la
práctica, debido el rápido entendimiento por parte de los usuarios que no
tienen conocimientos profundos sobre Sistemas de Bases de Datos y a las
ventajas que ofrece sobre los dos modelos anteriores. En este modelo toda
la información se representa a través de arreglos bidimensionales o tablas.
De todo lo antes mencionado, los tipos de modelos de datos, son un
modelo o representación de un sistema físico con el cual también interactúa,
pueden contemplarse como subsistemas de un sistema organizativo más
amplio.
2.2.8.4. BASES DE DATOS DISTRIBUIDAS
Montilva (2004 p. 38), en un sistema centralizado, el administrador de
base de datos de la localidad central controla la base de datos. En un
sistema distribuido existe un administrador global de la base de datos que se
encarga de todo el sistema. Parte de esta responsabilidad se delega al
administrador de base de datos de cada localidad. Dependiendo del diseño
del sistema distribuido, cada administrador local podrá tener un grado de
autonomía diferente, que se conoce como autonomía local. La posibilidad de
contar con autonomía local es en muchos casos una ventaja importante de
las bases de datos distribuidas.
Para, O’Brien (2002, p. 34), el diseño de un sistema de base de datos
distribuido implica la toma de decisiones sobre la ubicación de los programas
54
que accederán a la base de datos y sobre los propios datos que constituyen
esta última, a lo largo de los diferentes puestos que configuren una red de
ordenadores. La ubicación de los programas, a priori, no debería suponer un
excesivo problema dado que se puede tener una copia de ellos en cada
máquina de la red (de hecho, en este documento se asumirá que así es).
Sin embargo, cuál es la mejor opción para colocar los datos: en una
gran máquina que albergue a todos ellos, encargada de responder a todas
las peticiones del resto de las estaciones − sistema de base de datos
centralizado, o podría pensar en repartir las relaciones, las tablas, por toda
la red. Tradicionalmente se ha clasificado la organización de los sistemas de
bases de datos distribuidos sobre tres dimensiones:
El nivel de participación: las características de acceso a los datos y
el nivel de conocimiento de esas características de acceso.
El nivel de participación: presenta tres alternativas: inexistencia,
es decir, cada aplicación y sus datos se ejecutan en un ordenador con
ausencia total de comunicación con otros programas u otros datos; se
comparten sólo los datos y no los programas, en tal caso existe una réplica
de las aplicaciones en cada máquina y los datos viajan por la red; y, se
reparten datos y programas, dado un programa ubicado en un determinado
sitio.
Enfoque de la distribución: servicio a otro programa localizado en un
segundo lugar, el cual podrá acceder a los datos situados en un tercer
emplazamiento.
55
Respecto a las características de acceso a los datos existen dos
alternativas principalmente, el modo de acceso a los datos que solicitan los
usuarios puede ser estático, es decir, no cambiará a lo largo del tiempo, o
bien, dinámico. El lector podrá comprender fácilmente la dificultad de
encontrar sistemas distribuidos reales que puedan clasificarse como
estáticos. Sin embargo, lo realmente importante radica, estableciendo el
dinamismo como base, cómo de dinámico es, cuántas variaciones sufre a lo
largo del tiempo. Esta dimensión establece la relación entre el diseño de
bases de datos distribuidas y el procesamiento de consultas.
La tercera clasificación es el nivel de conocimiento de las
características de acceso. Una posibilidad es, evidentemente, que los
diseñadores carezcan de información alguna sobre cómo los usuarios
acceden a la base de datos. Es una posibilidad teórica, pero sería muy
laborioso abordar el diseño de la base de datos con tal ausencia de
información. Lo más práctico sería conocer con detenimiento la forma de
acceso de los usuarios o, en el caso de su imposibilidad, conformarse con
una información parcial de ésta.
El problema del diseño de bases de datos distribuidas podría
enfocarse a través de esta trama de opciones. En todos los casos, excepto
aquel en el que no existe compartición, aparecerán una serie de nuevos
problemas que son irrelevantes en el caso centralizado. A la hora de abordar
el diseño de una base de datos distribuida podremos optar principalmente
por dos tipos de estrategias: la estrategia ascendente y la estrategia
56
descendente. Ambos tipos no son excluyentes, y no resultaría extraño a la
hora de abordar un trabajo real de diseño de una base de datos que se
pudiesen emplear a todo, se resumirán brevemente las etapas por las que se
transcurre.
Según, Cohen (2002, p. 20), la estrategia ascendente podría aplicarse
en aquel caso donde haya que proceder a un diseño a partir de un número
de pequeñas bases de datos existentes, con el fin de integrarlas en una sola.
En este caso se partiría de los esquemas conceptuales locales y se
trabajaría para llegar a conseguir el esquema conceptual global. Aunque este
caso se pueda presentar con facilidad en la vida real, se prefiere pensar en el
caso donde se parte de cero y se avanza en el desarrollo del trabajo
siguiendo la estrategia descendente.
Señala en mismo autor, que la estrategia descendente, comienza con
un análisis de los requisitos que definirán el entorno del sistema en aras a
obtener tanto los datos como las necesidades de procesamiento de todos los
posibles usuarios del banco de datos. Igualmente, se deberán fijar los
requisitos del sistema, los objetivos que debe cumplir respecto a unos grados
de rendimiento, seguridad, disponibilidad y flexibilidad, sin olvidar el
importante aspecto económico.
Como se observa, los resultados de este último paso sirven de
entrada para dos actividades que se realizan de forma paralela. El diseño de
las vistas trata de definir las interfaces para el usuario final y, por otro lado, el
57
diseño conceptual se encarga de examinar la empresa para determinar los
tipos de entidades y establecer la relación entre ellas. Existe un vínculo entre
el diseño de las vistas y el diseño conceptual. El diseño conceptual puede
interpretarse como la integración de las vistas del usuario, este aspecto es de
vital importancia ya que el modelo conceptual debería soportar no sólo las
aplicaciones existentes, sino que debería estar preparado para futuras
aplicaciones.
En el diseño conceptual y de las vistas del usuario se especificarán las
entidades de datos y se determinarán las aplicaciones que funcionarán sobre
la base de datos, así mismo, se recopilarán datos estadísticos o
estimaciones sobre la actividad de estas aplicaciones. Dichas estimaciones
deberían girar en torno a la frecuencia de acceso, por parte de una
aplicación, a las distintas relaciones de las que hace uso, podría afinarse
más anotando los atributos de la relación a la que accede. Desarrollado el
trabajo hasta aquí, se puede abordar la confección del esquema conceptual
global. Este esquema y la información relativa al acceso a los datos sirven de
entrada al paso distintivo: el diseño de la distribución.
El objetivo de esta etapa consiste en diseñar los esquemas
conceptuales locales que se distribuirán a lo largo de todos los puestos del
sistema distribuido. Sería posible tratar cada entidad como una unidad de
distribución; en el caso del modelo relacional, cada entidad se corresponde
con una relación. Resulta bastante frecuente dividir cada relación en
subrelaciones menores denominadas fragmentos que luego se ubican en uno
58
u otro sitio. De ahí, que el proceso del diseño de la distribución conste de dos
actividades fundamentales: la fragmentación y la asignación.
El último paso del diseño de la distribución es el diseño físico, el cual
proyecta los esquemas conceptuales locales sobre los dispositivos de
almacenamiento físico disponibles en los distintos sitios. Las entradas para
este paso son los esquemas conceptuales locales y la información de acceso
a los fragmentos. Por último, se sabe que la actividad de desarrollo y diseño
es un tipo de proceso que necesita de una monitorización y un ajuste
periódicos, para que si se llegan a producir desviaciones, se pueda retornar a
alguna de las fases anteriores.
De todo lo antes indicado, son las Bases de Datos que no están
almacenadas totalmente en un solo lugar físico, (esta segmentada) y se
comunican por medio de enlaces de comunicaciones a través de una red de
computadoras distribuidas geográficamente. La ventaja principal de compartir
los datos por medio de la distribución es que cada localidad pueda controlar
hasta cierto punto los datos almacenados localmente.
2.3. SISTEMA DE INFORMACIÓN WEB
La evolución de Internet como red de comunicación global y el
surgimiento y desarrollo del Web como servicio imprescindible para compartir
información, creó un excelente espacio para la interacción del hombre con la
información hipertextual, a la vez que sentó las bases para el desarrollo de
una herramienta integradora de los servicios existentes en Internet. Los sitios
59
Web, como expresión de Sistemas de Información debe poseer los
siguientes elementos: a) usuario, b) mecanismo de entrada y salida de
información, c) almacenes de datos, información y conocimiento, d)
mecanismos de recuperación de información.
Según Cohen (2002, p. 78), los sistemas de Información Web son una
serie de elementos que interactúan entre sí, con el fin de apoyar actividades
de una empresa o negocio. Así mismo O’Brien (2002, p. 3), define un
Sistema de Información Web como una serie de pasos detallados que son
analizados para el buen funcionamiento del sistema con un propósito
especifico.
Por último, Pressman (2002, p. 89), preciso que un sistema de
información Web como un sistema hombre-máquina que procesa datos a fin
de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren en las
entidades que intervienen en las actividades de la organización para
proporcionar información y facilitar así las actividades operacionales y
funciones en dicha organización, además de permitir el acceso a información
basado en hipermedia.
Por otro lado, para Gorni (2007, p. 45), es un sistema que sigue el
modelo cliente servidor donde estos se conectan utilizando la red mundial de
ordenadores. Estos pueden estar lejos unos de otros, conectados a través de
Internet. Indica que los sistemas de información web constituye una
60
importante herramienta para la alineación entre los modelos de procesos de
negocios de alto nivel y las tecnologías de la información.
Igualmente se menciona que un sistema de información Web va
mucho más allá del diseño y desarrollo del subsistema informático. Además
se puede indicar que es un conjunto de componentes interrelacionados que
permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la
toma de decisiones y el control de una organización-
2.4. AMBIENTE WEB
Según Torres (2006, p. 45), define que “es un conjunto de cosas o
partes afines que ordenadas, relacionadas o dispuestas según una ley o
principio, sirven a un fin o función, funcionando como un todo”. Tal es el caso
de los sistemas multiplataforma que fueron originarios en la década de los
setenta y ochenta, específicamente en USA, es por ello que surge la
necesidad de diseñar y desarrollar plataformas que sustenten aplicaciones
de índole propietario y libre.
También, Rojas (2003, p. 77), la evolución de las nuevas tecnologías
como la importancia de la aplicabilidad y apropiación que hacen las
diferentes instituciones con el uso de sistemas multiplataforma bajo ambiente
Web, dan origen a estudios específicos que permiten ante el gran cambio
lograr la aceptación del usuario por ello es tan importante el uso de sistemas
de fácil manejo y de gran capacidad de adaptación a tecnologías bien sean
software, hardware, aplicaciones, pero el motivo más importante para el
61
desarrollo de estas tecnologías es la atención que brinde al usuario, tanto en
su fácil uso como en su integración generalizada a la organización
En el mismo orden de ideas, Boisard (2007, p. 28), quien dice que
poseer una página en ambiente Web permite colocar muchos tipos de
información en forma gráfica o dinámica. Esto le permitirá a cualquier usuario
visitante de la página acceder a cualquier información que le parezca
interesante mediante hipervínculos en el momento que lo desee, y en
algunos casos, incluso puede editar dicha información.
Tal como lo señala Kendall y Kendall (2006, p. 199), “los sistemas y
tecnologías de información bajo un ambiente web, respaldan las estrategias
al utilizar los procesos en una organización, incorporando el avance
tecnológico con el propósito de mejorar el desempeño, calidad, eficiencia,
eficacia, rapidez y mayor control”.
De lo mencionado con anterioridad, los sistemas de información bajo
ambiente Web se han vuelto rápidamente comunes, la Internet ha permitido
la migración de aplicaciones de escritorio a la WWW a través de distintas
tecnologías, las empresas han querido ampliar su mercado aprovechando
este medio; la mayoría de las organizaciones consideran importante el tener
participación en la Red de redes. Estos entes se dan a conocer por medio de
páginas Web, sitios Web o aplicaciones Web.
2.4.1. DISEÑO
En la Web no existe una metodología concreta para crear
hiperdocumentos o SIW. Por el contrario, existen multitud de estructuras
62
organizativas tanto en lo visual como en lo conceptual, que pueden utilizarse
pero considerando que pueden provocar una gran desorientación al usuario;
es por eso, que a la hora de elaborar un SIW se deben establecer una serie
de reglas para que el sistema sea coherente (visual y cognoscitivamente),
para que no se produzca confusión a la hora de recopilar o introducir la
información.
Así mismo, Pressman (2002, p. 20), sugiere que en esta parte es
donde se diseña y construye la página Web y todos los hiperenlaces que
conforman la totalidad y el diseño, comúnmente a la página Web también se
denominan WEB SITE o HOME PAGE. En la Internet las páginas Web son
actualizadas y administradas por un WEB MASTER o persona encargada de
su mantenimiento. En el caso de la página Web de la organización, la
información mostrada será toda aquella recopilada y los aspectos más
importantes que se requieran resaltar dentro de ella.
Este autor afirma que esta parte quizás es la más crítica de todas,
pues de ellos depende la aceptación y permanencia de la página en el
WORLD WIDE WEB. Es aquí donde se construyen todos los hiperenlaces
tanto internos como externos y se crea la estructura general de la pagina
también se eligen los tipos de letras, estilos, colores, es decir, toda la
diagramación del arte gráfico.
Es previamente que el analista que desarrolle el sistema tenga a su
lado un diseñador gráfico para sí colaboración en la realización de los
63
bosquejos con los textos y dibujos (Arte Gráfica) para poder cumplir con los
requerimientos determinados y sea el analista el encargado de desarrollarlo
en el Web. El producto final de esta parte es la construcción de la pagina
Web de allí la importancia de su correcto desarrollo.
De igual forma, se puede decir que el diseño de un sistemas orientado
a objetos, seguridad informática, redes, auditoría de sistemas, entre otros,
permitirá a la Biblioteca Dr. Domingo Maza Zavala, del Banco Central de
Venezuela, Caso: Subsede Maracaibo, obtener experiencia en la producción
de un software, bajo ambiente web para la gestión electrónica de
documentos.
2.4.2. EVALUACIÓN
De acuerdo con Powell (2006, p. 14), se hace difícil separar esta etapa
del diseño, ya que la misma permite revisar continuamente el funcionamiento
de la interacción, dar el producto o resultado posterior a la consideración de
todo tipo de errores de la aplicación. Aquí es donde se comienza a realizar
una serie de presentaciones de la página Web a los directivos de la
organización quienes evalúan el avance de la página y harán las
correcciones necesarias para poder alcanzar la imagen que ellos desean
tener para la empresa. Lo esencial de esta fase es obtener una
retroalimentación con los principales directivos del proyecto y departamentos
relacionados.
64
Por otra parte, Regalado (2006, p.12), afirma que una vez culminada la
presentación de la Página Web.
Es necesario revisar la coherencia general del sitio, que no haya
links "rotos" que no conduzcan a ninguna parte; revisar la redacción y
ortografía de las páginas, hacer los ajustes necesarios para separar las
páginas que sean demasiado extensas en páginas más pequeñas.
Para esta etapa, lo mejor es tratar de buscar usuarios que vayan a
utilizar el sitio en la práctica, a fin de que opinen acerca de la estructura y
funcionabilidad del mismo, en este caso los alumnos y docentes son los más
idóneos para aportar opiniones con respecto al diseño del SIW.
En concordancia con este autor, Pressman (2002, p. 30), afirma que
después de haber realizado todas las correcciones necesarias por parte de
los directivos a la SIW se procede entonces a su aprobación, con ello se ha
alcanzado el objetivo final, obtener el visto bueno. Luego debe observarse
con un grupo de usuario de prueba del sitio si este es fácil de navegar y si
responde adecuadamente debe hacerse que los usuarios traten de completar
tareas reales aunque sea con resultados simulados. Si los usuarios tienen
dificultades para la realización de sus tareas, debe pensarse en la posibilidad
de rediseñar el proyecto o volver a retomar la etapa de desarrollo para refinar
bien el sitio.
Es necesario reflexionar lo expresado por Mcleod (2004, p. 105), quien
asume que la información suministrada por el SIW, “…develará la imagen de
la organización, así como su carácter, sus valores y paradigmas…”. Por lo
65
tanto evaluar cuidadosamente su imagen, estructura y contenido es
importante, considerando claro está, las opiniones y sugerencias de los
involucrados con dicho sistema.
En cuanto a la evaluación del sistema de información bajo un
ambiente Web, a implementar en la Biblioteca Dr. Domingo Maza Zavala,
del Banco Central de Venezuela, Caso: Subsede Maracaibo, es importante
que comprenda un examen del objetivo general de la organización, también
se requiere información sobre el impacto del proyecto a ejecutar.
2.5. GESTIÓN ELECTRÓNICA
Mcleod (2004, p. 12), uno de los requerimientos del sistema es
mantener la estructura de la gestión del circuito de aprobación de los
documentos. Para ello debe tenerse en cuenta cada uno de los estados en
que pueda estar el documento, mantener el orden de aprobación y
publicación de los mismos. Incluye el manejo del ciclo de vida de los
documentos, esto es desde que sale del proceso de edición, hasta que se
inactiva o elimina del sistema; tomando en cuenta que la trayectoria que
siguen no siempre es constante.
Los sistemas GED suelen estar basados en microordenadores de alto
nivel y en memorias ópticas y sirven para automatizar diversos procesos de
la cadena documental, desde la entrada de la información, hasta la
reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y
consulta en monitores de alta resolución. Su ventaja es que evitan la
66
manipulación repetida de papel, ahorran espacio de almacenamiento y
garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información corporativa
de la empresa.
Para, Pressman (2002, p. 34), los GED permiten almacenar, recuperar
y reproducir los documentos de una forma totalmente automatizada y sin
desplazamiento al archivo de papeles, con estaciones de trabajo que utilizan
discos ópticos worm (write once read many o escritura única y lectura
múltiple) o discos magneto-ópticos reescribibles como subsistema de
almacenamiento masivo, escáneres para la introducción de la imagen y
monitores de alta resolución e impresoras láser para la reproducción facsímil
de los documentos. Entre sus ventajas podemos destacar:
ahorro de espacio, ya que un disco óptico de 12 cm, por ejemplo,
puede contener unos 20.000 documentos, el equivalente a 20 archivadores
de carpetas colgantes con cuatro cajones,
aumento de la velocidad de recuperación de información en relación a
los sistemas manuales, posibilidad de múltiples criterios de recuperación de
la información gracias a los distintos índices de la bdd asociada a la imagen
de los documentos, seguridad, ya que los discos worm pueden proporcionar
siempre copias exactas del original, con una vida garantizada entre 10 y 100
años.
Para Regalado (2006, p. 78), la gestión documental no implica que los
documentos sean realmente textos aunque éste será el caso más habitual.
67
Podemos gestionar, en principio, cualquier tipo de documento; ya sean
textos, fotografías, pinturas, mapas, o documentos de tipo mixto.
Los documentos en principio podrán estar en cualquier formato. Aunque,
como hemos mencionado, si son documentos actuales ya estarán en formato
electrónico. Cuando se trata de archivos antiguos, colecciones de pintura,
fotografías, es necesario convertirlos a formato electrónico. Este proceso es
lo que se denomina digitalización y en general se puede decir que lo que se
consigue es una copia electrónica del documento en cuestión, además de
una primera homogenización de los documentos ya que los tenemos todos
en formato electrónico.
En el caso de los documentos de texto el proceso de digitalización,
definida ésta de forma genérica como la obtención de una copia electrónica
del documento, admite un paso más, que es su conversión a formato de texto
electrónico. Es lo que se denomina OCR o reconocimiento óptico de
caracteres (Optical Character Recognition). Además, la integración de los
documentos en sistemas de gestión documental exige normalmente
procesos como la extracción de información estructurada, en forma de
valores por campos o la homogenización de los formatos de los documentos
o la indexación. Todos estos procesos son procesos automatizables en
diferentes grados.
En el mismo orden de ideas, Powell (2006, p. 54), un sistema GED es un
software que le posibilita guardar toda la información de su empresa; por un
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lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en
ficheros informáticos. Utilizando un sistema GED, puede crear una serie de
estructuras clasificatorias donde organizar su información, según las
necesidades propias de la empresa y permitir su localización de forma
precisa e inmediata.
Para que la implantación de estos sistemas resulte exitosa, es
necesario contar con los conocimientos de profesionales que le asesoren en
la fase de definición de las estructuras, en las que posteriormente organizará
toda la información de su asesoría.
2.5.1. UTILIZACIÓN
Pressman (2002, p. 6), la gestión electrónica de documentos se
articula en torno a dos ejes principales: un sistema de
grabación/recuperación de la imagen/documento y otro de gestión de las
descripciones textuales asociadas a los documentos, que constituyen la parte
facsímil y la parte referencial respectivamente. El proceso de trabajo
comienza por la exploración del documento mediante un escáner, su
digitalización y almacenamiento provisional en disco magnético.
En esta fase, algunos sistemas permiten una cierta manipulación de la
imagen: aumentos, reducciones y giros. Si se requieren otros cambios debe
utilizarse un programa de gráficos. Una vez dada de alta una imagen, se
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procede a su descripción en una base de datos textual, de tipo documental o
relacional.
En la fase de descripción se crea un registro por cada documento o
grupo de documentos y es en este registro donde se anotan los parámetros
más importantes del documento, que servirán para su localización. Una vez
verificada esta operación, se traslada la imagen del documento al disco
óptico, junto con su descripción asociada. Los índices se conservan en el
disco magnético, de forma que el programa de gestión pueda conocer en qué
disco se encuentra cada documento. Para la recuperación se consulta la
base textual y una vez ha sido localizado el documento, se visualizan en un
monitor de alta resolución. En caso necesario, se reproduce el documento
sobre papel mediante una impresora láser.
3. SISTEMA DE VARIABLES
Bavaresco (2001, p. 35), expresa: “Las variables representan las
diferentes condiciones, características, cualidades y modalidades que
asumen los objetivos en estudio desde el inicio de la investigación.
Constituyen la imagen inicial del concepto dado dentro del marco teórico.
Ellas en sí, son el producto de un flujo de ideas que pueden tener su asiento
en la creatividad de quien investiga, donde es posible la captación del
fenómeno, brindando significado a los fenómenos observados por medio de
relación perceptibles
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3.1. DEFINICION NOMINAL
El desarrollo de la presente investigación atiende la interrelación de tres
variables:
Sistema de Información
Ambiente Web
Gestión Electrónica de Documentos
3.2. DEFINICION CONCEPTUAL
Un sistema de información es un sistema hombre-máquina para el
procesamiento de datos a fin de registrar los detalles originados por las
transacciones ocurridas en las entidades que intervienen en actividades de
una organización para proporcionar información facilitando la ejecución de
actividades, operaciones y funciones en dicha organización; además, de
permitir a los usuarios el acceso a la documentación e información basada en
hipermedia. (Pressman 2002, p. 76).
Es un conjunto de cosas o partes afines que ordenadas, relacionadas
o dispuestas según una ley o principio, sirven a un fin o función, funcionando
como un todo. Tal es el caso de los sistemas multiplataforma que fueron
originarios en la década de los setenta y ochenta, específicamente en USA,
es por ello que surge la necesidad de diseñar y desarrollar plataformas que
sustenten aplicaciones de índole propietario y libre. (Torres 2006, p. 38).
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Por otro lado, un ambiente web un conjunto de cosas o partes afines
que ordenadas, relacionadas o dispuestas según una ley o principio, sirven a
un fin o función, funcionando como un todo. Tal es el caso de los sistemas
multiplataforma que fueron originarios en la década de los setenta y ochenta,
especialmente en USA, es por ello que surge la necesidad de diseñar y
desarrollar plataformas que sustenten aplicaciones de índole propietario y
libre (Torres 2006, p. 38).
Así mismo, la Gestión Electrónica de Documentos es uno de los
requerimientos del sistema es mantener la estructura de la gestión del
circuito de aprobación de los documentos. Para ello debe tenerse en cuenta
cada uno de los estados en que pueda estar el documento, mantener el
orden de aprobación y publicación de los mismos. Incluye el manejo del ciclo
de vida de los documentos, esto es desde que sale del proceso de edición,
hasta que se inactiva o elimina del sistema; tomando en cuenta que la
trayectoria que siguen no siempre es constante (Mcleod 2004, p. 12).
3.3. DEFINICION OPERACIONAL
Sistema de información: consiste en el desarrollar un sistema para la
gestión electrónica de documentos comprendido en 6 fases, las cuales son
ejecutadas comenzando por las fases del dominio de aplicación y finalizando
en la fase de prueba del sistema para la Biblioteca Dr. Domingo F. Maza
Zavala del Banco Central de Venezuela subsede Maracaibo, con la finalidad
de facilitar a sus usuarios, en tiempo deseado la información solicitada.
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Ambiente Web: es un conjunto de cosas o partes afines que
ordenadas, relacionadas o dispuestas según una ley o principio, sirven a un
fin o función, funcionando como un todo. Tal es el caso de los sistemas
multiplataforma que fueron originarios en la década de los setenta y ochenta,
específicamente en USA, es por ello que surge la necesidad de diseñar y
desarrollar plataformas que sustenten aplicaciones de índole propietario y
libre para la Biblioteca Dr. Domingo F. Maza Zavala del Banco Central de
Venezuela subsede Maracaibo.
Un sistema Gestión Electrónica de Documentos GED: es un
software que permite manejar digitalmente toda la información de la
Biblioteca Dr. Domingo F. Maza Zavala del Banco Central de Venezuela
subsede Maracaibo; por un lado la que procede de archivos físicos en papel
y por otro la contenida en ficheros informáticos.